MANUAL DE GESTIÓN DOCUMENTAL

ARIAS HAROLD ANDRES

GARCIA LAMPREA NATALY
LÓPEZ MORENO JOHANNA PATRICIA
RODRIGUEZ HERNANDEZ NELSON ADOLFO

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

TÉCNICO EN ASISTENCIA ADMINISTRATIVA
ORGANIZAR DOCUMENTOS
BOGOTÁ D.C.
2019
 INTRODUCCIÓN

En el presente manual de gestión documental de la empresa Edyhar

Ferretería SAS, daremos a conocer el papel fundamental que desempeñan
los documentos como fuente de información, de transparencia y de
evidencia en el cumplimiento de sus objetivos, con el ánimo de obtener que
cada empleado dentro de la empresa tenga claro todas las funciones que
tiene que cumplir y la importancia de registro la entrada y salida de
cualquier tipo de documento, también de afianzar una cultura archivística
que permita fortalecer la calidad, la pertinencia y la cobertura de la
información en la toma de decisiones en sus diferentes niveles de la
empresa.
 PROPÓSITO

El propósito fundamental de este manual es tener un orden estricto de

todos los documentos de la empresa, este manual busca tener una
conservación y fácil acceso al personal bien sea de archivo o de otras áreas
que en algún momento puedan llegar a necesitar algún tipo de información
accedan a el de manera fácil. El cual sirva para guiar a los colaboradores
en las actividades que realicen.

ALCANCE

El siguiente manual, proyecta servir como un objeto sencillo y eficaz que

busca orientar a quienes realizan actividades de gestión de archivo en la
empresa, mediante el establecimiento de exigencias mínimas para las
funciones a desarrollar. Igualmente, busca establecer normas de aplicación
de forma sencilla y efectiva. Conservación de documentos y recuperación
de información.
 OBJETIVO GENERAL

Establecer y suministrar las pautas, principios para la conservación de los

documentos en la empresa Edyhar Ferretería SAS con sus diferentes
soportes que regulan la función archivística, lineamientos para la
administración y control desde su origen hasta su disposición final.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

● Implementar un manual de gestión documental y medidas inclinadas

a estandarizar los procedimientos de conservación de los
documentos.
● Suministrar una herramienta de fácil que permita a cada uno de los
empleados de la empresa Edyhar Ferretería SAS una buena
administración y gestión de los documentos.
● Obtener que cada empleado dentro de la empresa tenga claro de
todas las funciones que tiene que cumplir en el puesto que ocupa, la
importancia de registro la entrada y salida de cualquier tipo de
documento.
 MARCO LEGAL

Acuerdo 007 de 1994

Adopta el reglamento general de archivo, como norma reguladora del que
hacer archivístico.
Ley 594 de 2000
Ley general de archivos y se dictan otras deposiciones artículo 4. Principios
generales. TITULO IV. Administración de archivos. TITULO V. gestión de
documentos. TITULO VI. Acceso y consulta de los documentos. TITULO
VII .salida de documentos.
Acuerdo 042 de octubre de 2002
Archivo general de la nación, por el cual se establecen los criterios para la
organización de los archivos de gestión en las ent6idades públicas y las
privadas que cumplen funciones del mismo tipo se regula por medio del
inventario único documental.
Ley 527 de 1999
Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los
mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se
establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones.
Vigencia. Esta disposición fue reglamentada por el Decreto 1747 de 2000.
Decreto 2150 de 1999
Articulo 46 decreto nacional 2150 de 1995 supresión de las licencias
públicas o privadas según las exigencias de la ley.

Decreto 2290 de 1995

Utilización del correo para envió de información Sobre servicios postales y
sus resoluciones reglamentarias.
Acuerdo 060 2001
ART 3. Centralización de los servicios de distribución de las
comunicaciones oficiales.
Código de comercio
Todos los documentos (libros, expedientes etc. deben ser conservados
cuando menos 10 años.
Ley 58 1982
Art 25 facilita la recepción y envió de documentos con su respectiva
respuesta por medio de correo certificado.
Acuerdo 060 2001
Por medio del cual se establecen pautas para la administración de las
comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que
cumplen funciones públicas”. Se establecen los lineamientos y
procedimientos que permiten a las unidades de correspondencia, cumplir
con los programas de gestión documental, para la recepción, distribución,
seguimiento, conservación y consulta de los documentos.
Acuerdo 004 de 2013
Por el cual se reglamentan parcialmente los decretos 2578 y 2609 de 2012
se modifica el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación,
aprobación e implementación de las tablas de retención documental.
Decreto 3354 de 1954.
Podrán microfilmarse los documentos y expedientes que han sido
sometidos al trámite normal y los que encontrándose en trámite, por su
importancia merezcan un especial cuidado en la conservación y
autenticidad; pero no podrán ser destruidos sus originales hasta cuando
haya transcurrido el tiempo que la prudencia y la costumbre aconsejen en
cada caso, de acuerdo con su naturaleza.
Ley 068 de 2008.
Sobre la asignación espacio físico para el archivo de gestión y
responsabilidades del profesional, tecnólogo y auxiliar administrativo.
Ley 030 de 2006.
Acerca de los tipos de archivos, y sus funciones.

Decreto 21 de1995
Establece que las entidades de la administración pública deberán facilitar
la recepción y envió de documentos o solicitudes y sus respectivas
respuestas por medio de correo certificado.
Acuerdo 07 2000
Organización y conservación documentos de archivo art 23 formación de
archivos de acuerdo a su ciclo vital de los documentos que se clasifican en
gestión, central e histórico.
Acuerdo 048 2000
Conservación preventiva y restauración de la información.
Ley 39 1981
Art 1 2 3 microfilmación y certificación de los archivos.
Decreto 3354 1994
Se microfilman los documentos y expedientes que han sido sometidos a
trámites normales y por lo tanto deben ser conservados.
Código de comercio.
Art 48 y 60 autoriza la utilización del microfilm para conservar y almacenar
libros y papeles de comercio.
Decreto 2150 de 1995.
Suprime autenticación de documentos originales y el uso de sellos, prohíbe
exigir copias o fotocopias de documentos que la entidad tenga en su poder
prohíbe copiar o retirar documentos.
Acuerdo AGN 048 de 2000.
Conservación preventiva, conservación y restauración documental.
Decreto 2527 de 1950.
Por el cual se autoriza el procedimiento de microfilm en los archivos y se
concede valor probatorio a las copias fotostáticas de los documentos
microfilmados.
Acuerdo 004 DE 2013.
Por el cual se reglamentan parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012
se modifica el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación,
aprobación e implementación de las Tablas de Retención Documental.

Código de Comercio

Artículo 51.
Comprobantes y correspondencia como parte integral de la contabilidad.

Artículo 54.
Obligatoriedad de conservar la correspondencia comercial.
Decreto 1584 de 1994
Documentación indispensable Registro proponentes Cámaras de Comercio

GLOSARIO

Administración de archivos. Operaciones administrativas y técnicas

relacionadas con la planeación, dirección, organización, control,
evaluación, conservación, preservación y servicios de todos los archivos de
una institución.
Almacenamiento de documentos. Depósito de los documentos en
estanterías, cajas, archivadores, legajos, etc., para su conservación física
y con el fin de ser extraídos posteriormente para su utilización.
Archivo. Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, su forma y
soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o
institución pública o privada, en el transcurso de su gestión.
Archivo central. Unidad administrativa donde se agrupan documentos
transferidos o trasladados por los diferentes archivos de gestión de la
entidad respectiva, una vez finalizado su trámite, que tienen vigencia y son
objeto de consulta por las propias oficinas y los particulares en general.
Archivo de gestión. El de las oficinas productoras de documentos, en el
que se reúne la documentación en trámite en busca de solución a los
asuntos iniciados, sometida a continua utilización y consulta administrativa
por las mismas oficinas u otras que la soliciten.
Archivo general de la nación. Desde el punto de vista institucional y de
acuerdo con la categoría de archivos oficiales, es el establecimiento público
encargado de formular, orientar y controlar la política archivística a nivel
nacional. Es el organismo de dirección y coordinación del Sistema Nacional
de Archivos.
Archivo histórico. Aquel al cual se transfiere la documentación del archivo
central o del archivo de gestión que por decisión del correspondiente
Comité de Archivo, debe conservarse permanentemente, dado el valor que
adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura.
Archivo público. Conjunto de documentos pertenecientes a entidades
oficiales y aquellos que se deriven de la prestación de un servicio público
por entidades privadas, así como los archivos privados declarados de
interés público.
Archivo total. Concepto que hace referencia al ciclo vital de los
documentos. Proceso integral de la formación del archivo en su ciclo vital.
Producción, recepción, distribución, consulta, retención, almacenamiento,
preservación y disposición final.
Archivista. Persona especializada en el manejo de los archivos
Catálogo. Instrumento de consulta que describe los documentos
seleccionados de uno o varios fondos, tomando en cuenta un criterio
determinado.
Ciclo vital del documento. Etapas sucesivas por las que atraviesan los
documentos desde su producción o recepción en la oficina y su
conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo
permanente.
Clasificación. Labor intelectual de disposición de cualquier elemento
según un esquema, plan o marco preestablecido. Puede ser: clasificación
de fondos al interior de un depósito determinado; clasificación de piezas en
el interior de un fondo; clasificación de documentos individuales en el
interior de una pieza.
Clasificación documental. Labor intelectual mediante la cual se
identifican y establecen las series que componen cada agrupación
documental (fondo, sección y subsección), de acuerdo con la estructura
orgánico – funcional de la entidad.
Colección de archivo. Reunión artificial de documentos, formada por un
individuo, familia o institución.
Comité interno de desarrollo administrativo. Grupo asesor de la alta
dirección, responsable de definir las políticas, los programas de trabajo y la
toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los
archivos.
Conservación de archivos. Conjunto de medidas adoptadas para
garantizar la integridad física de los documentos que alberga un archivo.
Conservación de documentos. Conjunto de medidas tomadas para
asegurar el buen estado de los documentos. Puede ser preventiva o de
intervención directa. Métodos utilizados para garantizar la durabilidad física
de los documentos, por medio de controles efectivos, incluyendo los
atmosféricos.
Consulta de documentos. Derechos de los usuarios de la entidad
productora de documentos y de los ciudadanos en general a consultar la
información.
Dependencia. Dirección, Secretaría, Oficina, Subdirección, Subsecretaría,
División o Grupo Ejecutor, legalmente establecidos y que cumplen
funciones predeterminadas.
Depósito de archivo. Espacio destinado a la conservación de los
documentos en una institución archivística.
Depuración. Operación por la cual se separan los documentos que tienen
valor permanente de los que no lo tienen.
Descripción documental. Es el proceso de análisis de los documentos de
archivo o de sus agrupaciones, materializado en representaciones que
permitan la identificación, localización y recuperación de su información
para la gestión o la investigación.
Documento activo. Es aquel utilizado habitualmente con fines
administrativos.
Documento de archivo. Registro de información producida o recibida por
una persona o entidad en razón de sus actividades o funciones, que tiene
valor administrativo, fiscal o legal, o valor científico, económico, histórico o
cultural, y debe ser objeto de conservación.
 ANTECEDENTES

Edyhar Ferretería SAS fue constituida el 11 de agosto del 2015, en estos 4

años de función comercial no ha creado un programa de gestión
documental, tampoco se han realizado capacitaciones para dicho proceso.
En la actualidad el manejo del archivo se ha realizado sin conocimiento, no
se tiene en claro cuál es el ciclo vital del documento, sus empleados no
tienen conocimiento sobre la gestión documental ni sobre la organización
del archivo.
Tiene una única persona encargada de la parte documental, la cual ha
realizado su función de manera empírica, asignando así un orden numérico
y dejando a un lado documentos de importancia como certificados, cartas
de reclamación, etc.
El proceso actual incluye la digitación de los documentos en el programa
contable Siigo por parte del personal encargado y la unificación de los
documentos según su número consecutivo, manejando documentos que
son cuentas por pagar en una carpeta independiente los cuales son
ingresados al consecutivo en el momento de la cancelación.
 ESTRUCTURA ORGANICA

ADMINISTRACIÓN RECURSOS HUMANOS SERVICIOS

DPTO.ADMINISTRACIÓN
Y FINANZAS

FINANZAS CONTABILIDAD TESORERIA

GERENCIA

DPTO. VENTAS AUX. DE VENTAS LOGÍSTICA DE ENVÍO

DPTO. DE PRODUCCIÓN PLANTA