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Checkliste erforderlicher obligatorischer

Dokumentation für ISO 14001:2015


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Inhaltsverzeichnis

GRUNDLEGENDER ÜBERBLICK............................................................................................................ 4
Welche Dokumenteund Aufzeichnungen sind erforderlich?.................................................................... 5
Häufig verwendetenicht-obligatorische Dokumente..................................................................................... 6
Wie Dokumente undAufzeichnungen zu strukturieren sind ....................................................................... 7
Nützliche Quellen............................................................................................................................ 11

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GRUNDLEGENDER ÜBERBLICK
Viele Unternehmen übertreiben es mit der Dokumentation, in dem Glauben, dass sie jeden einzelnen
Prozess, der in ihrer Organisation eingerichtet ist, dokumentieren müssen, ohne zu realisieren, dass dies
nicht notwendig ist, um den Anforderungen des ISO 14001-Standards zu entsprechen. Im Standard gibt
es mehrere obligatorische Prozesse, doch wird von diesen nicht verlangt, dokumentierte Verfahren zu
sein. Der Standard nennt auch viele zu führende Aufzeichnungen, welche von den Prozessen des
Umweltmanagementsystems generiert werden. Im Folgenden wird besprochen, welche Dokumente und
Aufzeichnungen obligatorisch und welche optional sind.

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Welche Dokumente und Aufzeichnungen
sind erforderlich?

Obligatorische Dokumente ISO 14001:2015 -Klausel


Umfang des Umweltmanagementsystems 4.3

Umweltpolitik 5.2
Verfahren zur Identifizierung und Evaluierung von Umweltaspekten
6.1.2
(einschließlich Kriterien zur Bestimmung der Signifikanz)
Umweltziele und Pläne zur Erreichung derselben 6.2.1

Verfahren zur operativen Kontrolle 8.1

Verfahren zur Notfallvorsorge und Gefahrenabwehr 8.2

Obligatorische Aufzeichnungen ISO 14001:2015 -Klausel


Liste interessierter Parteien, rechtliche und andere Anforderungen 4.2, 6.1.3

Risiken und Möglichkeiten, die zu adressieren sind 6.1.1

Aufzeichnung Compliance-Verpflichtungen 6.1.3, 9.1.2

Aufzeichnung Kompetenzen 7.2

Kommunikationsnachweise 7.4

Informationen der Performance-Überwachung 9.1.1


Kalibrierungsaufzeichnungen für die Überwachung & Messung von
Geräten 9.1.1

Aufzeichnung der Einhaltungsbewertung 9.1.2

Internes Audit-Programm und Ergebnisse 9.2.2

Ergebnisse Management Review 9.3

Nichtkonformitäten und Korrekturmaßnahmen 10.2

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Dies sind die Dokumente und Aufzeichnungen, von denen gefordert wird, dass sie für das ISO 14001-
Umweltmanagementsystem unterhalten werden, Sie sollten jedoch auch alle anderen Aufzeichnungen
führen, die Sie als notwendig erachtet haben, damit Ihr Managementsystem funktioniert, es gewartet
werden kann und sich mit der Zeit verbessert.

Häufig verwendete nicht-obligatorische


Dokumente

Nicht-obligatorische Verfahren ISO 14001-Klausel

Bestimmung des Kontexts der Organisation und beteiligter Parteien 4.1, 4.2

Verfahren für Kompetenzen, Schulung und Sensibilisierung 7.2, 7.3

Nachweise über UMS-Kommunikation 7.4

Verfahren zur Lenkung von Dokumenten und Aufzeichnungen 7.5

Verfahren für Überwachung & Messung 9.1


Verfahren für die Compliance-Evaluierung (gesetzliche & andere
Anforderungen) 9.1.2

Verfahren für interne Audits 9.2

Verfahren für Nichtkonformitäten und Korrekturmaßnahmen 10.2

Obwohl ISO 14001 nicht verlangt, dass Sie alle der Verfahren dokumentieren, gibt es mehrere Prozesse,
die obligatorisch einzurichten sind, um die erforderlichen Aufzeichnungen zu erstellen, die im ersten
Abschnitt angeführt werden. Denken Sie daran, für diese Prozesse und Verfahren wird nicht verlangt, dass
sie dokumentiert werden, allerdings entscheiden sich viele Unternehmen, das dennoch zu tun. Eine
Daumenregel bei der Entscheidung, ob Sie einen Prozess dokumentieren möchten, lautet: wenn Ihr
Unternehmen ein schriftliches Dokument benötigt, um die Konsistenz zwischen den Mitarbeitern
sicherzustellen, dann sollten Sie ihn dokumentieren. In vielen Fällen ist dies die beste Möglichkeit
sicherzustellen, dass Ihr Umweltmanagementsystem zuverlässig implementiert ist.

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Wie Dokumente und Aufzeichnungen zu
strukturieren sind
Bestimmung des Kontexts der Organisation und beteiligter Parteien

Das ist eine neue Anforderung des Standards und es ist eine gute Idee, den Prozess zur Bestimmung des
Kontexts und der Identifizierung beteiligter Parteien und deren Erwartungen zu dokumentieren, da dies
das erste Mal gemacht wird. Dieses Dokument sollte alle internen und externen Punkte enthalten, die zu
berücksichtigen sind, sowie den Prozess und die Verantwortlichkeiten für die Identifizierung beteiligter
Parteien und deren Bedürfnisse und Erwartungen. Das Verfahren zur Bestimmung des Kontexts der
Organisation und interessierter Parteien kann bei der Implementierung dieser neuen Anforderungen eine
große Hilfe sein.

Für weitere Informationen siehe: Bestimmung des Kontexts der Organisation in ISO 14001 und Wie man
gemäß ISO 14001:2015 interessierte Parteien bestimmt.

UMS-Umfang

Dieses Dokument ist für gewöhnlich ziemlich kurz und wird am Beginn der ISO 14001-Implementierung
erstellt. Normalerweise ist es ein eigenständiges Dokument mit dem Namen Anwendungsbereich des
UMS, kann aber auch mit einem Umwelthandbuch zusammengelegt werden; dieses beschreibt die
Begrenzungen des Umweltmanagementsystems innerhalb Ihres Unternehmens und identifiziert, welche
Elemente inkludiert sind und wie diese interagieren.

Erfahren Sie mehr über den UMS-Umfang und die Strukturierung der Dokumentation in unserem
kostenlosen ISO 14001:2015 Foundations Online Course.

Umweltpolitik

Die Umweltpolitik ist vorgesehen als dokumentierte Intention des Unternehmens, der gesetzlichen
Compliance zu entsprechen, Umweltbelastungen zu vermeiden und eine kontinuierliche Verbesserung
durchzuführen. Die Politik ist eine Fokussierung des Unternehmens darauf, in diese Richtung zu arbeiten
und sollte die Zielsetzung der Organisation klar vermitteln. Sie wird oft in einem Umwelthandbuch
dokumentiert und manchmal in der gesamten Organisation veröffentlicht, als eine Art der
Kommunikation mit allen Mitarbeitern, da es wichtig ist, dass jeder Mitarbeiter versteht, inwieweit sich

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die Politik auf seinen oder ihren Job bezieht. Für weitere Informationen siehe How to write an ISO 14001
environmental policy.

Risiken und Möglichkeiten, die adressiert werden müssen

Gemäß 2015-Überarbeitung von ISO 14001 müssen Risiken und Möglichkeiten in Bezug auf das UMS
identifiziert und adressiert werden, es gibt jedoch keine Anforderung, eine bestimmte Methodik
anzuwenden oder ein Verfahren zu erstellen. Der Standard verlangt nur, dass Risiken und Möglichkeiten,
die adressiert werden, dokumentiert werden. Der Prozess der Adressierung von Risiken und
Möglichkeiten beinhaltet die Berücksichtigung interner und externer Punkte, die für das UMS, beteiligte
Parteien, den Umfang des UMS, sowie für Umweltaspekte und die Compliance-Verpflichtungen relevant
sind. Der einfachste Weg, diese Anforderung zu erfüllen, ist den Prozess der Risiko- und Möglichkeiten-
Adressierung mit der Identifizierung und Evaluierung von Umweltaspekten zu verbinden.

Für weitere Informationen lesen Sie bitte: Die Rolle des Risikomanagements in der ISO 14001:2015 Norm
und Risikomanagement in ISO 14001:2015 – Was, warum und wie?

Verfahren zur Identifizierung und Evaluierung von Umweltaspekten (mit Kriterien zur Bestimmung der
Signifikanz)

ISO 14001:2015 verlangt von Unternehmen, alle Umweltaspekte im Unternehmen zu dokumentieren und
diese mit Umweltaspekten, sowie auch signifikanten Umweltaspekten und Kriterien zur Bestimmung der
Signifikanz der Aspekte zu assoziieren. Der beste Weg, Kriterien zu dokumentieren, ist über das Verfahren
zur Identifizierung und Evaluierung von Umweltaspekten und Risiken, das Dokumentieren von
Umweltaspekten und Auswirkungen, zusammen mit signifikanten Umweltaspekten kann mit dem
Prozessaspekte-Diagramm vorgenommen werden. Für weitere Informationen zu den Umweltaspekten
werden Sie bitte einen Blick auf 4 Schritte bei der Identifizierung und Evaluierung von Umweltaspekten.

Aufzeichnung Compliance-Verpflichtungen

Es ist wichtig für Ihr Unternehmen, die gesetzlichen Anforderungen, die für Ihre Geschäftspraktiken
gelten, zu kennen und zu verstehen. Damit das funktioniert, müssen Sie eine Möglichkeit entwickeln, die
sicherstellt, dass Sie wissen, welche Gesetze gelten und wie Sie auf dem letzten Stand in Bezug auf
gesetzliche Änderungen bleiben. Neben den gesetzlichen Verpflichtungen müssen die Verpflichtungen
gegenüber beteiligten Parteien ebenso identifiziert werden. Dies ist ein Teil der Identifizierung beteiligter
Parteien und deren Bedürfnissen und Erwartungen, es sollte daher während dieses Prozesses geschehen.
Der Standard verlangt, dass Compliance-Verpflichtungen dokumentiert und regelmäßig evaluiert werden.

Für weitere Informationen siehe Compliance requirements according to ISO 14001:2015 – What has
changed? und Demystification of legal requirements in ISO 14001.

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Umweltziele und Pläne zur Erreichung derselben

Die Ziele sind von der in der Umweltpolitik genannten Zielsetzung abgeleitet und sind die hauptsächlich
von Unternehmen verwendete Methode, diese Zielsetzung in Pläne zur Verbesserung zu lenken. Die Ziele
sind vorgesehen, S.M.A.R.T. (spezifisch, messbar, erreichbar, realistisch und zeitbasiert) zu sein und
sollten auf allen Ebenen des Unternehmens von Relevanz sein, was bedeutet, dass alle Mitarbeiter
verstehen sollten, wie ihr Job dazu beträgt, die Umweltziele und Zielsetzungen zu erfüllen. Der Artikel
How to Use Good Environmental Objectives stellt mehr Informationen zu diesem Prozess bereit.

Aufzeichnungen Kompetenzen, Schulungen und Sensibilisierung

Die Einführung von Umweltpraktiken in einer Organisation verlangt oft zusätzliche Schulungen der
relevanten Mitarbeiter. Der beste Weg, diesen Prozess zu definieren, ist über ein Verfahren, das die
Identifizierung von Schulungsbedarf, die Schulungsplanung, die Durchführung und Evaluierung der
Schulungseffektivität definiert, sowie die Zuweisung von Verantwortlichkeiten dafür. Obwohl es keine
Anforderung des Standards ist, zeigt die Praxis, dass das Verfahren für Kompetenzen, Schulung und
Sensibilisierung eine große Hilfe für Unternehmen sein kann. Der Standard verlangt nur ausdrücklich den
Nachweis der Kompetenz und das ist die Schulungsaufzeichnung.

Nachweis der UMS-Kommunikation

Hand in Hand mit der Sensibilisierung geht, wie Sie mit internen und externen Parteien kommunizieren.
Wie wollen Sie das machen und welche Informationen müssen kommuniziert werden? Der Standard
verlangt vom Unternehmen nur, soweit angemessen Nachweise seiner Kommunikation zu führen, doch
berücksichtigt man die Wichtigkeit des Kommunikationsprozesses im UMS, wird empfohlen, ein
dokumentiertes Kommunikationsverfahren zu haben, das diese beschreibt.

Für weitere Informationen siehe: How to perform communication related to the EMS.

Verfahren zur Lenkung von Dokumenten und Aufzeichnungen

Wie genehmigen, aktualisieren und genehmigen Sie erneut Ihre Dokumente? Wenn ein Dokument
geändert wurde, wie identifizieren Sie Änderungen und stellen sicher, dass Personen, die das aktuelle
Dokument benötigen, es bekommen und ältere Dokumente nicht mehr verwenden? Wie stellen Sie
sicher, dass das Dokument gelesen werden kann und wie kontrollieren Sie zu verwendende Dokumente,
die von außerhalb Ihrer Organisation kommen?

Wie bewahren Sie Ihre Aufzeichnungen auf, die zeigen, dass Ihr UMS implementiert und gewartet ist,
sowie wie Sie die Aufzeichnungen identifizieren, speichern und schützen, so dass diese nach Bedarf und
für die vorschriftsmäßige Dauer entnommen werden können und vernichtet werden, wenn sie nicht
länger gebraucht werden, jedoch nicht früher? Wenn Sie weitere Informationen benötigen siehe A new
approach to documented information in ISO 14001:2015 und ISO 14001 Control of Records.

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Verfahren zur operativen Kontrolle

Wenn Sie festgestellt haben, dass Ihre operativen Vorgänge negative Auswirkungen auf die Umwelt (auch
signifikante Umweltaspekte genannt) haben können, müssen Sie Kontrollen einrichten, um
sicherzustellen, dass die Auswirkungen nicht auftreten und der Umweltschaden nicht passiert. Um über
einen bekannten und konsistenten Weg zu verfügen, das Nötige zu tun, um ein Auftreten zu verhindern,
müssen Sie Verfahren zur operativen Kontrolle erstellen. Sind keine derartigen Situationen vorhanden,
müssen Sie sicherstellen, dass es keine Abweichungen von der Politik, den Zielen & Zielsetzungen oder
damit verbundenen signifikanten Aspekten gibt und diese Verfahren sind nicht erforderlich.
Für weitere Informationen siehe: Understanding relationship between environmental aspects and
operational procedures.

Verfahren zur Notfallvorsorge und Gefahrenabwehr

Wenn das Risiko besteht, dass ein Notfall eintreten könnte (wie z.B. ein Chemieunfall), müssen Sie Pläne
bei der Hand haben, um den Notfall abzuwehren und darauf zu reagieren und den Umweltschaden, den
Sie verursachen, zu beschränken. Außerdem ist sicherzustellen, dass der Notfallplan von den Mitarbeitern
befolgt wird und das geschieht durch Testen des Gefahrenabwehrplans und periodischer Überprüfung
und Überarbeitung der Prozesse und Pläne. Erfahren Sie mehr mit ISO 14001 Notfallvorsorge und
Gefahrenabwehr und 5 steps to set up an emergency plan according to ISO 14001.

Überwachung der Performancedaten

Wenn Sie ein Schlüsselmerkmal eines Prozesses identifizieren, werden Sie auch bestimmen müssen, ob
dieses Merkmal signifikante Umweltauswirkungen haben kann, wenn es nicht durch das Unternehmen
kontrolliert wird. Wenn das der Fall ist, muss die Organisation dokumentieren, welche Daten überwacht
werden müssen, so dass die Mitarbeiter auf Performanceänderungen reagieren und
Umweltauswirkungen vermeiden können.

Für weitere Informationen siehe: Environmental performance evaluation und 5 Tips to improve your
environmental management system performance.

Kalibrierungsaufzeichnungen

In Ihren Prozessen müssen Sie vielleicht kritische Elemente des UMS überwachen und messen, um die
Einhaltung gesetzlicher Anforderungen sicherzustellen. Vielleicht müssen Sie, zum Beispiel, die
Konzentration einer Chemikalie in Ihrem Abwasser messen. Wenn Sie das tun, müssen Sie kalibrierte
Geräte verwenden, um sicherzustellen, dass Ihre Messungen präzise sind und Aufzeichnungen dieser
Kalibrierungen führen.

Internes Audit

Wie auditieren Sie Ihr Umweltmanagementsystem, um sicherzustellen, dass es wie geplant läuft und
effektiv ist? Wer ist für die Planung und Durchführung der Audits verantwortlich? Wie berichten Sie die

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Ergebnisse und welche Aufzeichnungen werden aufbewahrt? Wie gehen Sie den in den Audits
angeführten Korrekturmaßnahmen nach? Erfahren Sie in diesem Artikel mehr über die Internal Audits in
the EMS: Five Main Steps. Führen Sie Aufzeichnungen über diese Aktivitäten, um die UMS-Konformität,
sowie Verbesserungen nachzuweisen.

Probieren Sie auch unseren praktischen ISO 14001:2015 Internal Auditor Online Course, um zu erfahren,
wie Sie dieses Verfahren in Ihrem Unternehmen anwenden können.

Nichtkonformitäten und Korrekturmaßnahmen

Welche Kontrollen sind eingerichtet und wer ist dafür verantwortlich sicherzustellen, dass eine
umweltbedingte Nichtkonformität adressiert wird? Wie stellen Sie sicher, dass Korrekturen
vorgenommen werden und welche Aufzeichnungen werden von diesem Prozess aufbewahrt? Erfahren
Sie hier mehr: Environmental Nonconformity Management: How is ISO 14001 different from ISO 9001.
Korrekturmaßnahmen: Wie überprüfen Sie Nichtkonformitäten, stellen die Ursachen fest und evaluieren
die Notwendigkeit für Maßnahmen, um diese korrigieren? Wie setzen Sie die notwendigen Maßnahmen
um, überprüfen, ob die Maßnahmen effektiv waren und bewahren Aufzeichnungen der getroffenen
Maßnahmen auf? Mit dem Umweltmanagementsystem werden Sie herausfinden, dass in Ihren Prozessen
Nichtkonformitäten auftreten, die Sie korrigieren müssen und wenn Sie die Grundursache dieser
Probleme untersuchen, werden Sie Korrekturmaßnahmen und Vorbeugungsmaßnahmen ergreifen
müssen. Sie werden Aufzeichnungen dieser Maßnahmen führen müssen, um Verbesserungen
aufzuzeigen. Erfahren Sie, wie dies getan wird, mit Corrective and Preventive Actions to Support
Environmental Management.

Nützliche Quellen
Diese Online-Materialien helfen Ihnen bei der Umsetzung von ISO 14001:2015:

 Hier können Sie eine kostenlose Vorschau des ISO 14001 Dokumentations-Toolkits herunterladen - in
dieser kostenlosen Vorschau können Sie das Inhaltsverzeichnis jedes einzelnen angeführten
dokumentierten Verfahrens sowie einige Abschnitte aus jedem Dokument sehen.
 Conformio - Online-Software, die als Dokumentenverwaltungssystem (DMS) verwendet werden kann
und eine detaillierte Liste der ISO 14001-Umsetzungsschritte bietet.

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