APROVISIONAMIENTO

AUXILIAR DE COMPRAS: Daizuly

Recibo de Mercancía

Orden de compra = Viene la orden del Jefe de compras (Factura)

- Primero mirar en el sistema de donde viene la mercancía.

- Verificación de cantidades y precios.
- Revisión del producto afuera para mirar en qué estado llega, si es lo que se pidió y si el
precio es correcto. Se hace firmar al proveedor de que se responsabiliza por lo que
viene dentro del empaque en caso que la mercancía se encuentre defectuosa.
- Ingresa el producto al sistema y relación de factura.
- Entrega a cada área los respectivos productos.
Ejm: Materia prima al Ingeniero de Producción.

Problemas:

- Espacio al momento de recibir la mercancía de los camiones, como diariamente se está

despachando los productos a los clientes ellos mantienen prioridad de espacio, a menos
que lo que la mercancía que traiga el proveedor sea de prioridad para enviar algún
pedido al cliente. Hora de carga despacho cliente 10:00 am.
- Los diferentes proveedores están llegando al mismo tiempo lo que complica el
recibimiento de la mercancía ocasionando demoras en el proceso.
- El proveedor incumple con las fechas de entrega.
- Llega producto defectuoso.
- Con la tela no llega la factura, la factura llega 2 o 3 días después o en ocasiones llega
primero la factura y luego el pedido.
- Alguna mercancía llega a nombre de Jairo, es decir no a nombre de Maximuebles lo que
dificulta el recibimiento de mercancía debido a que no siempre la persona está
disponible.
- No existe manual de funciones o responsabilidades.
- Problema al momento de sacar copias de las facturas para archivo, debido a que el
proveedor solo trae una factura y se necesitan varias para que completar el proceso de
recepción de mercancía, debido a esto la única impresora cerca que esté disponible se
encuentra en la parte de DISEÑO, lo que demora todo el proceso por el traslado que a
merita sacar las copias.

JEFE DE COMPRAS: Natalia

Compras

- Identificar la necesidad de materiales y materia prima que se necesite (Visual)

- Los jueves se hace el listado de necesidades.
- Presupuesto y reunión financiera.
- Se ausenta del trabajo para ir y compras algunas cosas que se necesitan y solo ella las
puede comprar (Lunes-Martes).
 - Cuadres de caja y entrega en contabilidad de las compras

Problemas

- Frecuencia de órdenes urgentes por falta de mercancía.

- Retraso en permisos de pagos o créditos para pagar proveedores (1-10 días) y poder
contar con la mercancía. Hay créditos pendientes de 30 días a 90 días y 60 días a 120
días.
- En todo momento hay que pedir permiso para poder efectuar la compra.
- No hay forma de saber que necesito, tengo que salir y mirar que hace falta.
- Los departamentos tienen formatos para llenar la orden de pedido, pero algunos no los
llenan.
- Hay 1 día de demora en actualización de inventarios lo cual en todo momento se
encuentran desactualizadas las cantidades de inventario y es muy difícil al momento de
hacer el pedido de mercancía saber cuánta tengo disponible para no pedir más de lo
necesario o que me haga falta.
- No existen contratos con ningún proveedor salvo que se mantienen algunos
proveedores fijos en cuanto a la calidad para las materias primas fundamentales.
- Comunicación con proveedores debido a que no son exactos en sus tiempos de entrega,
por lo tanto las prioridades en algunos son 1. Precio (Descuentos por cantidad), 2.
Calidad, 3.Tiempo de entrega.
- Actualizar el manual de funciones y responsabilidades.

FACTURACION

- Factura de telas
- Todas las facturas (Es la última cadena del ciclo, por lo tanto la comunicación es
fundamental desde el principio para que todo el proceso sea eficiente).
- Salida de almacén
- Salidas de garantía

Problemas:

- Al momento de ingreso de mercancía en el sistema, no me informan si hay algún cambio

de referencia nueva una vez ingresado el producto o con qué referencia se encuentra
registrado, lo que demora el proceso de despacho.
- Por falta de comunicación se ve afectado el inventario de producto terminado debido a
que no se encuentra actualizado.

DESPACHOS

- Mirar tablero y empezar a despachar.

- Alistamiento desde el día anterior
- Mirar que hace falta y se pregunta al área comercial para saber lo que está pendiente.
- Se cargan los carros
Problemas:

- Producción no cumple con la entrega y demora despachos.

- Los productos los entregan a última hora.
- Proveedores comerciales incumplen con las entregas de producto para poder
despachar.
- No hay referencia por parte de producción del producto para el almacenamiento.
- Es difícil identificar el producto para proceder al alistamiento de la orden por falta de
etiquetas.
- Hace falta organizar la mercancía de tal manera que únicamente solo sea cargarla al
camión.
- Poco espacio de almacenamiento al momento de alistar el producto.
- Se colocan los productos de varios camiones en un solo lugar y por falta de etiqueta
puede confundirse y enviar un producto equivocado.
- Como cada producto viene sin etiqueta al momento de cargar y descargar el camión se
confunden los productos.
- Los camiones se cargan de acuerdo al producto que esté listo, no por orden de entrega.

Soluciones:

- Primero cargar la garantía por devolución

- Colocar un timbre para llamar los operarios debido a que por la distancia y los tapa oídos
es difícil la comunicación.

GERENTE GENERAL: Deisy

- Poco espacio de almacenamiento

- No existe etiquetas de producto
- Falta personal capacitado
- Problemas de producción
- Demora en los tiempos de entrega
- Falla en compras por no planificar mínimos y máximos.
- Problemas de comercialización con proveedores pequeños, por fechas de entrega.
- No existe comunicación
- No hay evaluación de cargos para identificar falencias.

Problemas: