3.

1 ACTIVIDADES DE REFLEXIÓN INICIAL

Actividad Individual Lea el siguiente texto y conteste las preguntas.

La Compañía Correa y asociados tiene una trayectoria en el mercado de 25 años, a la fecha no

tiene establecido ningún Proceso para la Ordenación Documental, motivo por lo cual tiene una
cantidad de documentos que han sido generados a lo largo del tiempo y no sabe qué hacer con
ellos. Usted como Aprendiz del Área Documental que le puede recomendar para que organice y
archive sus documentos de una manera eficiente, garantizando la conservación y fácil consulta
de los mismos. Conteste las siguientes preguntas:

¿Para comenzar a organizar este archivo usted que haría?

 Como aprendiz del área Documental, para la compañía crearía un organigrama y las
funciones de las dependencias.
¿Qué recursos solicitaría para poder desarrollar bien su trabajo?
 Solicitar un lugar específico en una oficina.
 Los componentes que solicitaría:
a) Elementos Mobiliarios: (Escritorio, silla, archivador)
b) Programas Tecnológicos (Office, Windows, Software, etc.)
c) Equipos de oficina (Computador, impresora, Scanner, estabilizador, Teléfono,
ups)
d) Elementos de oficina: Papel, cinta, tinta, esfero, lápiz, carp0etas, A Z,
perforadora, cosedora, saca gancho, clic, etc.)

¿Cómo organizaría los documentos?

 Por medio de la clasificación como Alfabético, Numérico, Cronológico y Mixto

¿Cómo organizaría la información en las carpetas?

 Ordenar los documentos por Código, serie y subserie

¿Qué haría con los documentos impresos en hojas a media carta?

 Lo plasmaría en una hoja tamaño carta, para que en un solo folio y no se extravié
3.2 ACTIVIDADES DE IDENTIFICACIÓN DE CONOCIMIENTOS:

consulte cada uno de los conceptos del grafico del PGD y verifique que implementos tecnológicos
que se utilizarían en cada fase del PGD.

Producción

Planeación Gestión y Trámite

Valoración Organización
Documental Documental

Preservación a Transferencia de
largo plazo Documentos

Disposición Final de
los Docuemntos

Producción: Actividades destinadas al estudio de los documentos en la forma de

producción o ingreso, formato y estructura, finalidad, área competente para el trámite,
proceso en que actúa y los resultados esperados

Gestión y Tramite: Conjunto de actuaciones necesarias para el registro, la vinculación

a un trámite, la distribución incluidas, las actuaciones o delegaciones, la descripción, la
disponibilidad, recuperación y acceso para consulta de los documentos, el control y
seguimiento a los trámites que surte el documento hasta la resolución de los asuntos.
Implementar un sistema de distribución de los documentos que ingresan a la
Organización de manera que sus destinarios puedan darle tramite.

Organización Documental: Conjunto de operaciones técnicas para declarar el

documento en el sistema de gestión documental, clasificarlo, ubicarlo en el nivel
adecuado, ordenarlo y describirlo adecuadamente.
Transferencias de Documentos: Conjunto de operaciones adoptadas por la entidad
para transferir los documentos durante las fases de archivo, verificando la estructura, la
validación del formato de generación, la migración, emulación o conversión, los
metadatos técnicos de formato, los metadatos de preservación y los metadatos
descriptivos.

Disposición Final de los Documentos: Selección de los documentos en cualquier

etapa del archivo, con miras a su conservación temporal, permanente o a su eliminación,
de acuerdo con lo establecido en las tablas de retención documental o en las tablas de
valoración documental.

Preservación a largo plazo: Conjunto de acciones y estándares aplicados a los

documentos durante su gestión para garantizar su preservación en el tiempo,
independientemente de su medio y forma de registro o almacenamiento.

Valoración Documental: Proceso permanente y continuo, que inicia desde la

planificación de los documentos y por medio del cual se determinan sus valores primarios
y secundarios, con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del archivo
y determinar su destino final (eliminación o conservación temporal o definitiva).