15 secretos de la gente exitosa

sobre la gestión del tiempo

(15 Secrets Successful People Know About Time Management)
Kevin Kruse
Kruse Group © 2015
202 páginas
[@] getab.li/27155
Libro:

Rating Ideas fundamentales

8
10 Aplicabilidad • Las personas altamente exitosas ven el tiempo como el bien más valioso.
7 Innovación • Un calendario bien programado ayuda a la liberación del estrés y a incrementar la
8 Estilo concentración intelectual.

• Identificar su meta más importante le ayudará a priorizar sus tareas.

  • Muchos de los empresarios más ricos del mundo llevan libretas para anotar sus ideas en
Enfoque el momento en que les vienen a la mente.

• Los encuentros breves en equipos pequeños pueden remplazar las juntas largas, reducir
Liderazgo y Gestión los correos electrónicos y unificar a su equipo.
Estrategia
Ventas y Marketing
• El principio 80/20 sostiene que el 20% del trabajo genera el 80% de los resultados.
Finanzas • Delegar tantas tareas como le sea posible libera su tiempo para poder dedicárselo a sus
Recursos Humanos metas más lucrativas.
TI, Producción y Logística
• Muchos empresarios le asignan temas a los días de la semana.
Desarrollo Profesional
PYME • Las personas muy exitosas resuelven las tareas de corto plazo instantáneamente para
Economía y Política evitar trabajo extra y acumulación.
Industrias
• Renovar su energía física y mental con relajación y sueño mejora su productividad.
Negocio Global
Conceptos y Tendencias

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Relevancia
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¿Qué aprenderá?
En este resumen usted aprenderá:r1) Cómo los grandes triunfadores usan su tiempo como si fuera un bien; 2) Cómo
deshacerse de distracciones para poder enfocar su energía en prioridades y metas personales y 3) Cómo el descanso
y la recreación pueden ayudarlo a tener éxito.
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Reseña
Kevin Kruse –el autor de mejores ventas del New York Times, colaborador en Forbes y empresario ganador del premio
Inc. 500– combina sus habilidades como director ejecutivo y periodista en busca de algunos lazos comunes del éxito al
entrevistar personas con grandes logros. En respuestas sorprendentemente personales, multimillonarios, empresarios
y atletas olímpicos enfatizan que obtienen el máximo de cada minuto, en el trabajo y en el juego. Los grandes
triunfadores siguen una mentalidad fundamental: consideran el tiempo como un bien más valioso que el dinero y
ocupan cada minuto de manera juiciosa. Se enfocan en sus metas más importantes, eliminan el acumulamiento en
su lugar de trabajo y rechazan compromisos que les quiten tiempo. Incluso, los empresarios más prácticos delegan
la mayoría de las tareas. En esta guía que desborda sabiduría, los triunfadores enfatizan la necesidad de descansar,
ejercitarse e incluso divertirse. Quizás por eso Kruse incluyó algunas apps intrigantes. getAbstract recomienda sus
consejos prácticos a quien quiera ser más eficiente y más exitoso.
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Resumen
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Quince consejos para una administración del tiempo de primera
En una serie de entrevistas reveladoras, siete multimillonarios, 13 atletas olímpicos,
29 estudiantes estrella y 239 empresarios explican sus 15 secretos más útiles para
administrar el tiempo.
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“Las personas
altamente exitosas no 1. El tiempo es su recurso más valioso y más escaso
piensan mucho en el Como director ejecutivo molesto por constantes interrupciones, Kevin Kruse colocó un
tiempo. En vez de eso,
piensan en valores, letrero enorme en el que se leía “1440”. Descubrió que ver su día como mil 440 minutos
prioridades y hábitos de éxito potencial lo ayudaba a concentrarse en las tareas esenciales. Sus empleados
consistentes”.
getabstract empezaron a emular su mentalidad de mil 440 minutos y así incrementar la productividad en
toda su compañía. Las encuestas y entrevistas de Kruse con grandes triunfadores confirman
que ellos comparten este punto de vista. Reconocen el tiempo como su bien más valioso.
La pérdida de dinero, incluso el fracaso de un negocio, todavía dejan oportunidades futuras
para recobrar terreno, pero la pérdida de tiempo es irreparable.

2. Identifique su tarea más importante y hágala primero

getabstract Las personas exitosas se concentran en sus prioridades principales, metas a largo plazo e
“Si usted no está identifican las metas a corto plazo que deben lograr primero. Dividir las metas a corto plazo
ocupado trabajando
en sus propias metas, en pasos medibles lleva a los grandes triunfadores a sus tareas más importantes (TMI). Se
estará trabajando para concentran en completar todas o parte de sus TMI antes de seguir con otras actividades.
lograr las metas de
alguien más”.
getabstract Los directores ejecutivos más inteligentes confirman la teoría científica de que el cerebro
funciona a su mayor capacidad durante las dos primeras horas de cada mañana. Nathan
Blecharczyk, fundador de Airbnb, usa esta explosión de energía para concentrarse en sus
prioridades principales. Empezar temprano cada día le dará a usted un periodo de trabajo
de paz relativa antes de que los problemas del diario surjan para distraerlo de sus TMI.

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 Trabaje desde su calendario, no desde una lista de cosas por hacer
Una lista de cosas por hacer se puede convertir en un monstruo. Derrotar un problema solo
crea muchos más para añadir a la lista. Investigaciones indican que la mayoría de quienes
getabstract
“Las entradas en hacen listas nunca completan el 41% de sus tareas planeadas. Las listas diarias tienden
una lista de cosas a aleatorizar el orden de importancia entre sus tareas, enturbiando así su concentración.
por hacer pueden
quedarse ahí para La mayoría de los directores ejecutivos exitosos dependen de calendarios estrictamente
siempre, empujadas programados. Apegarse a un calendario permite que usted tenga tiempo para sus TMI.
constantemente por
cosas que parecen Decidir qué tareas merecen espacio en el calendario o bloques de tiempo evita que usted
urgentes en el pierda tiempo. Los empresarios reportan que calendarios bien organizados reducen el estrés.
momento”.
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Los deportistas de alto rendimiento hacen que sus calendarios trabajen duro y ellos juegan
duro al reservar tiempo para concentrarse en soledad, para la comunicación de uno a uno
y para retroalimentación en equipo. Las personas altamente exitosas apartan tiempo para
cuidar su salud y su vida personal, su familia y su comunidad.

4. Para superar la procrastinación, derrote a su yo futuro

getabstract La mayoría de las personas dice que la procrastinación es por lo que escogen las tareas
“Las personas fáciles primero o creen que se desempeñarán mejor después, pero no cumplen. En lugar de
altamente exitosas
no tienen una lista de postergar, intente esto:
cosas por hacer, pero
tienen un calendario
muy bien organizado”. • Haga ahora lo que prometa hacer después – Vencer la procrastinación significa hacer
getabstract lo que debe hacer en este minuto en vez de confiar en que una versión futura de usted
mismo hará lo correcto después. Si dice que empezará la dieta, el ejercicio o ese trabajo
fastidioso en cinco minutos, hágalo ahora. Pida una ensalada antes de ordenar el helado,
salga a correr antes de desplomarse en el sillón y lea ese reporte antes de ver videos. Las
personas creen que serán mejores después, pero probablemente no lo sean. Para tener
éxito, sea mejor ahora.
• Para motivarse, imagine sus resultados – Ya sea que terminar una tarea le dé placer o
el fracasar en hacerla le cause dolor, imagine el resultado de sus acciones.
getabstract
“Cuando las • Comparta la carga – Ser responsable ante alguien más que comparta su meta, como un
personas hablan de compañero de carreras, crea un compromiso emocional. Consiga un compañero solidario
‘administración del
tiempo’, lo que en
para no estar solo en el esfuerzo.
realidad quieren es • Tome la zanahoria; evite el castigo – La promesa de una recompensa futura atrae a
hacer más con menos algunas personas, pero a menudo, el temor al castigo funciona mejor. Crear un castigo
estrés”.
getabstract personal por no completar una tarea, en la forma de una donación a una organización de
caridad, puede convertir sus fallas en un bien para la comunidad.
• Compórtese como la persona en la que espera convertirse – Adopte las conductas de
su versión ideal de sí mismo para afianzar sus valores y comprometerse con ellos. Incluso
cumplir con el mero trámite de hacer las tareas lo ayudará a lograr lo mejor de usted.
• Acepte la imperfección – El deseo se perfección podría llevarlo a la inacción. Un
getabstract
primer gran paso para reducir el estrés que le impide siquiera empezar es reconocer
“Las personas exitosas y aceptar el trabajo imperfecto, incluso lo que está medianamente bien. Todo siempre
actúan inmediatamente
en casi cualquier
puede mejorarse después.
asunto con el que se
encuentran. Saben que 5. Siempre habrá algo más qué hacer
para ser eficientes,
quieren gastar la menor Las personas exitosas aceptan sus limitaciones. Escogen sus prioridades diarias, tratan
cantidad posible de de lograrlas y dejan el resto en la oficina para otro día. Aunque el trabajo pueda nunca
tiempo y energía mental
al procesar las cosas”. tener fin, saben que deben establecer límites razonables. Sobreponerse a la carga de la
getabstract responsabilidad constante ayudará a que usted lleve una vida normal y se encargue de sí
mismo y de su familia sin culpa.

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 6. Siempre lleve una libreta
getabstract Algunos de los multimillonarios más famosos del mundo, incluyendo a sir Richard Branson,
“El acto de tomar
notas a mano implica
atribuyen su éxito a tener una libreta a la mano. Escribir pensamientos fugaces, notas
escuchar activamente, de las juntas y grandes ideas crea impresiones indelebles, tanto en el papel como en su
procesamiento mente. Investigaciones demuestran que el cerebro usa varias funciones interconectadas para
cognitivo y finalmente
recordar… Las procesar la información escrita a mano. Esto da como resultado un recuerdo más preciso que
personas que toman cuando se teclea. Ya que haya capturado sus ideas, notas o lecciones en papel, transfiéralas
notas con una laptop
tienden solo a registrar a una computadora para referencia futura permanente. Ponga la fecha en sus cuadernos para
como robots palabras que pueda referirse a ellos de nuevo.
habladas, sin realizar
el trabajo mental de
procesarlas”. 7. Controle su bandeja de entrada
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Una encuesta del Instituto Global McKinsey indica que los trabajadores de oficina pasan
hasta un tercio de su día leyendo y respondiendo emails. Tenga en cuenta que el correo
electrónico es una forma muy buena de que otros pongan sus prioridades en su vida. Utilice
el sistema 321-0 para mantener al email en su lugar: tres veces al día, pase 21 minutos
revisando sus mensajes. Su meta es una bandeja de entrada con cero correos nuevos.
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“La capacidad
cognitiva decae a Este límite de tiempo arbitrario lo forzará a devolver respuestas sucintas y claras. Reaccione
lo largo del día;
usted debe crear a cada correo cuando lo abra. Decida si debe trabajar en él inmediatamente, regístrelo
pausas mentales en el calendario para atenderlo después, deléguelo o archívelo. El uso frugal de las
frecuentes para
recargarse y mantener instrucciones de copiar y reenviar lo ayudará a evitar respuestas que formen bolas de nieve
la productividad”. que congestionen su bandeja de entrada. El uso inteligente del espacio para el asunto puede
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alertar al receptor si su correo requiere acción urgente, una respuesta más tarde o es una
simple nota informativa.

8. Programe y asista a juntas como último recurso

Eliminar las juntas formales puede ahorrarle a todo mundo la pérdida de tiempo. No
convoque o vaya a juntas a menos que ninguna de las otras formas de comunicación
funcione. Muchos empresarios prefieren tener charlas breves todos los días. Mark Cuban,
empresario multimillonario, aconseja: “Nunca haga juntas a menos que alguien esté
getabstract escribiendo un cheque”.
“Si usted envía menos
emails, también
recibirá menos emails”. 9. Diga no a todo lo que no apoye sus metas inmediatas
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El magnate de negocios Warren Buffet aconseja: “Las personas muy exitosas dicen que no a
casi todo”. Cada compromiso de su tiempo pude producir la pérdida de otras oportunidades.
Proteja su bien más valioso, el tiempo, de toda petición que no haga avanzar sus prioridades
a largo plazo.

10. Siga el poderoso principio de Pareto

El principio de Pareto sostiene que el 20% de sus esfuerzos es responsable del 80% de
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sus resultados. Los aspirantes a multimillonarios aplican este principio económico para
“Cada sí será un identificar las formas más eficientes de desplegar sus habilidades excepcionales o para
no para otra cosa,
cuando llegue el
completar tareas importantes. Utilice este principio e identifique el 20% de las actividades
momento. Entender que que le dan el 80% de recompensa por sus esfuerzos.
siempre hay un costo
de oportunidad lo hará
dudar y en realidad ser 11. Concéntrese en sus fuerzas y pasiones únicas
más cuidadoso ante lo Un director ejecutivo que regularmente delega a los empleados más confiables gana más
que accede a poner en
su calendario”. energía y productividad y padece menos estrés. Externalizar las tareas más fáciles libera su
getabstract tiempo y energía para que pueda concentrarse en las metas significativas y en los proyectos
y metas de alto rendimiento.

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 12. Agrupe el trabajo en temas recurrentes
Los empresarios innovadores asignan temas a sus días de oficina de modo que sus
empleados puedan concentrarse en un tipo de trabajo específico. Temas programados
semanal y mensualmente pueden incluir días de juntas para discusiones uno a uno,
reuniones en equipo o seminarios de capacitación en grupo. Otros temas incluyen un día de
concentración y días de ponerse al corriente. Dustin Moskowitz, cofundador de Facebook,
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implementa los miércoles sin juntas. Dedicar un día completo del personal a un tipo de
“Las personas trabajo promueve la concentración colectiva y estimula la productividad.
que activamente
buscan delegar
las cosas reportan 13. Si puede hacer la tarea en menos de cinco minutos, hágala inmediatamente
mayores niveles de Los grandes triunfadores buscan un rendimiento inmediato de su tiempo. Para acelerar el
productividad, felicidad
y energía.”. trabajo entrante, hacen efectivo el principio de “pieza tocada, pieza jugada”:
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• Maneje los correos electrónicos inmediatamente – Delegue tanto como pueda.
Complete cualquier cosa que pueda manejar en solo unos minutos. Si no puede, añádala
al calendario.
• Actualice su calendario según sea necesario – Mueva las tareas que consumen tiempo
del email a su calendario. Aparte bloques de tiempo semanales para lidiar con esas tareas.
• Elimine la acumulación – Tenga presente el tiempo que se pierde buscando artículos
fuera de su lugar. Mantenga el orden en su entorno. Un ambiente desordenado puede
getabstract causar estrés.
“Si usted no tiene un
administrativo, usted es
un administrativo”. 14. Use la primera parte de la mañana para fortalecer su mente, cuerpo y espíritu
getabstract La mayoría de los empresarios adopta una rutina matinal para energizarse. Se recargan con
mucha agua, comida saludable y ejercicio. Los directores ejecutivos ocupados vigorizan su
mente con lectura o meditación. El triunfador extremo, Arnold Schwarzenegger, se levanta
al amanecer para leer varios periódicos, hacer un entrenamiento cardiovascular y desayunar
fruta y avena.

15. La productividad equivale a energía y concentración, no al tiempo

Quienes trabajan duro dejan espacio en sus horarios para la relajación. Pasar más tiempo
en el trabajo no garantiza más o mejores resultados. Mantener los niveles máximos de
getabstract
“Lo más importante energía y trabajar en aceleres cortos ayuda a la productividad. La capacidad del cerebro
cuando se trata para procesar datos eficientemente flaquea durante el día, cayendo de energía total a fatiga
del tiempo y de la
productividad no es una cada 90 minutos. Descansos frecuentes para tomar agua, bocadillos nutritivos y ejercicio
táctica o un truco, es un ligero rejuvenecen la mente y alientan mayor productividad.
cambio de mentalidad”.
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Tómese el suficiente tiempo libre para acumular la energía que necesita para desempeñarse.
Los atletas olímpicos dependen del sueño para revitalizar sus cuerpos. La gimnasta Shannon
Miller, medallista olímpica en siete ocasiones, toma breves siestas revitalizadoras. Tener
consistentemente comida saludable, diversión, descanso y recreación, renuevan su vigor
físico y su concentración mental. Esto promueve una productividad mayor y mejora su
vida en el juego y en el trabajo. La gente exitosa construye la energía y la concentración
necesarias para hacer que cada minuto cuente.
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Sobre el autor
getabstract
Kevin Kruse es uno de los autores con mejores ventas del New York Times, colaborador de Forbes, consultor,
conferencista y ganador del premio Inc. 500. Fundó varias compañías multimillonarias.

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