DISEÑO DE PROCESOS

IDENTIFICACIÓN DE PROBLEMAS EMPRESARIALES PARA EL DISEÑO DE PROCESOS

Presentado Por

María Magnolia Rodríguez Betancur

Luz Amparo Rodríguez Parra
Tatiana Escobar Huérfano

Docente

Zulma Bibiana Rojas Prieto

Fundación Universitaria Del Área Andina

Administración De Empresas

Modalidad Virtual

2019

GRUPO 077 - EJE 2

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Introducción

El presente trabajo tiene como objetivo analizar resultados en base a una investigación que
realizamos por medio de una encuesta. Con los resultados que se analizaron proponemos un
diseño de proceso e identificamos las posibles oportunidades, que pueden ayudar a aumentar la
competitividad y a sí mismos garantizar la permanencia en el mercado.

Las empresa encuestada es Galaico S.A.S dedicada a la distribución de maquinaria para el agro
colombiano (Fumigadoras, guadañadoras, Bombas de Fumigación etc.)

Se realiza una encuesta, a tres áreas (administrativa-ventas-compras) se tabula y analiza la

información obtenida y en base a este análisis identificamos y diseñamos una propuesta de
mejoramiento para aumentar la competitividad.

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1. Relación que existe entre el proceso de investigación de mercados y el diseño de

procesos operativos

En la investigación de mercados se registra, procesa, y analiza la información, esta nos

proporciona herramientas para la recopilación, el análisis y la aplicación de este tipo de
información.

El diseño de procesos se basa en la información que nos arroja la investigación de mercados,

sobre todo acerca de las características, necesidades y deseos de los consumidores; con esta
información tomamos la decisión de qué diseño o estructura de proceso aplicaremos (¿qué
hacer?, ¿cómo hacerlo?, Con qué medios? ¿Cuánto hacemos? ¿Dónde?, de qué manera?).

2. Encuesta para la investigación de mercados

Encuesta #1 AREA ADMINISTRATIVA
Señor empresario.

Con el fin de determinar claramente las necesidades e interés de los empresarios relacionados
con el diseño de procesos operativos, agradecemos a usted el diligenciamiento de la presente
encuesta. Con la información por usted suministrada se podrá orientar eficientemente la labor de
diseñar procesos.

1. Identificación.

· Nombre o razón social de la empresa: Galaico S.A.S

. Nit: 900804082-1

· Actividad económica: Comercialización de productos agrícolas

· Ciudad: Funza

· Dirección: Parque Empresarial celta Trade Park Kilometro 6 autopista Medellín

· Correo electrónico: www.galaico.com.co

· La empresa realiza gestión de procesos.

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Si __x__ No ____

2. Identifique cuáles son los tres principales procesos que realiza su empresa:

1) Proceso administrativo. X

2) Gestión de mercadeo. X

3) Gestión de ventas. X

4) Gestión de producción.

5) Gestión de compras.

6) Gestión de inventarios.

7) Gestión de la innovación.

8) Gestión contable y financiera.

9) Gestión de capital humano.

10) Otro ___ Cuál ____________

3. De las siguientes características, cuáles describen mejor los procesos que realiza su
empresa.

1) Los procesos están identificados y documentados. X

2) Los procesos tienen un responsable y objetivos definidos. X

3) Los procesos son largos.

4) Los procesos son complicados con alta posibilidad de cometer errores.

5) Los procesos tienen muchos controles.

6) El costo del proceso es desconocido.

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7) Existe mucha separación entre los puntos de decisión y de ejecución de estos con el
cliente.

8) No incluyen actividades que entreguen valor añadido complementario.

4. Que beneficio espera usted que el diseño de un proceso innovador brinde a la empresa.
Ordene del más importante al menos importante, siendo 1 el más importante y 7 al menos
importante.

· Disminuir los costos unitarios de producción y distribución de los productos

(bienes o servicios).

a) Aumentar la calidad de los productos (bienes o servicios). _4

b) Producir o distribuir nuevos productos o servicios. _3_

c) Optimizar la eficiencia y/o la calidad de una actividad de apoyo. _

d) Sobreponerse o superar la obsolescencia tecnológica. __2

e) Competir en mercados nacionales e internacionales. ___

f) Sustituir importaciones. 5___

g) Contribuir con el desarrollo económico y social del país. 6__

h) Aprovechar las ventajas competitivas. __1_

i) Generar mayor valor económico para una compañía. __7_

j) Facilitar procesos de adaptación y transparencia tecnológica. ___

5. ¿Estaría dispuesto a reestructurar o reinventar alguno de los procesos que ya tiene

establecido en su empresa?

Si __X__ No ____

6. ¿Estaría dispuesto a realizar un proyecto para el diseño de un proceso innovador para su

empresa?

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Si su respuesta es afirmativa, diga cuál y por qué: podría ser en el área de marketing porque
vivimos en una sociedad en constante evolución en materia de innovación y cada vez se ve más
ligada a la creatividad, ya sea mediante ideas o diseños.

7. Identifique cuál cree que es su ventaja competitiva

Calidad Costo Distinción otra ¿Cuál?

X Respaldo y garantía, asesoría especializada.

Muchas gracias por su valioso tiempo e información.

Encuesta #2
Señor empresario.

Con el fin de determinar claramente las necesidades e interés de los empresarios relacionados
con el diseño de procesos operativos, agradecemos a usted el diligenciamiento de la presente
encuesta. Con la información por usted suministrada se podrá orientar eficientemente la labor de
diseñar procesos

AREA VENTAS

1. La empresa realiza gestión de procesos.

Si __X_ No ____

2. Identifique cuáles son los tres principales procesos que realiza su empresa:

1) Proceso administrativo.

2) Gestión de mercadeo. X

3) Gestión de ventas. X

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4) Gestión de producción.

5) Gestión de compras.

6) Gestión de inventarios.

7) Gestión de la innovación.

8) Gestión contable y financiera.

9) Gestión de capital humano X

10) Otro ___ Cuál ____________

3. De las siguientes características, cuáles describen mejor los procesos que realiza su
empresa.

1) Los procesos están identificados y documentados

2) Los procesos tienen un responsable y objetivos definidos.

3) Los procesos son largos. X

4) Los procesos son complicados con alta posibilidad de cometer errores.

5) Los procesos tienen muchos controles. X

6) El costo del proceso es desconocido.

7) Existe mucha separación entre los puntos de decisión y de ejecución de estos con el
cliente.

8) No incluyen actividades que entreguen valor añadido complementario.

4. Que beneficio espera usted que el diseño de un proceso innovador brinde a la

empresa. Ordene del más importante al menos importante, siendo 1 el más importante y 7
al menos importante.

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· Disminuir los costos unitarios de producción y distribución de los productos

(bienes o servicios).

a) Aumentar la calidad de los productos (bienes o servicios). _2

b) Producir o distribuir nuevos productos o servicios. __3

c) Optimizar la eficiencia y/o la calidad de una actividad de apoyo. 6_

d) Sobreponerse o superar la obsolescencia tecnológica. _7_

e) Competir en mercados nacionales e internacionales. __

f) Sustituir importaciones. 5___

g) Contribuir con el desarrollo económico y social del país. __

h) Aprovechar las ventajas competitivas. _4__

i) Generar mayor valor económico para una compañía. __1

j) Facilitar procesos de adaptación y transparencia tecnológica. ___

5. ¿Estaría dispuesto a reestructurar o reinventar alguno de los procesos que ya tiene

establecido en su empresa?

Si __X__ No ____

6. ¿Estaría dispuesto a realizar un proyecto para el diseño de un proceso innovador

para su empresa?

Si su respuesta es afirmativa, diga cuál y por qué: El proceso o estrategia comercial porque en un
entorno competitivo no nos podemos dar el lujo de quedarnos sentados creyendo que nuestro
negocio no requiere cambios o alguna mejora, solo por el hecho de que aun vendemos.

7. Identifique cuál cree que es su ventaja competitiva

Calidad Costo X Distinción otra ¿Cuál?

Muchas gracias por su valioso tiempo e información.

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Encuesta #3
Señor empresario.

Con el fin de determinar claramente las necesidades e interés de los empresarios relacionados
con el diseño de procesos operativos, agradecemos a usted el diligenciamiento de la presente
encuesta. Con la información por usted suministrada se podrá orientar eficientemente la labor de
diseñar procesos

1 AREA COMPRAS
· La empresa realiza gestión de procesos.

Si __X_ No ____

2. Identifique cuáles son los tres principales procesos que realiza su empresa:

1) Proceso administrativo.

2) Gestión de mercadeo.

3) Gestión de ventas.

4) Gestión de producción.

5) Gestión de compras. X

6) Gestión de inventarios. X

7) Gestión de la innovación.

8) Gestión contable y financiera. X

9) Gestión de capital humano.

10) Otro ___ Cuál ____________

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3. De las siguientes características, cuáles describen mejor los procesos que realiza su
empresa.

1) Los procesos están identificados y documentados

2) Los procesos tienen un responsable y objetivos definidos. X

3) Los procesos son largos.

4) Los procesos son complicados con alta posibilidad de cometer errores.

5) Los procesos tienen muchos controles.

6) El costo del proceso es desconocido.

7) Existe mucha separación entre los puntos de decisión y de ejecución de estos con el
cliente.

8) No incluyen actividades que entreguen valor añadido complementario.

4. Que beneficio espera usted que el diseño de un proceso innovador brinde a la

empresa. Ordene del más importante al menos importante, siendo 1 el más importante y 7
al menos importante.

· Disminuir los costos unitarios de producción y distribución de los productos

(bienes o servicios).

a) Aumentar la calidad de los productos (bienes o servicios). _3

b) Producir o distribuir nuevos productos o servicios. __1

c) Optimizar la eficiencia y/o la calidad de una actividad de apoyo. 6_

d) Sobreponerse o superar la obsolescencia tecnológica. _7_

e) Competir en mercados nacionales e internacionales. __

f) Sustituir importaciones. 2__

g) Contribuir con el desarrollo económico y social del país. __5

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h) Aprovechar las ventajas competitivas. _4__

i) Generar mayor valor económico para una compañía. __

j) Facilitar procesos de adaptación y transparencia tecnológica. ___

5. ¿Estaría dispuesto a reestructurar o reinventar alguno de los procesos que ya tiene

establecido en su empresa?

Si _X___ No ____

6. ¿Estaría dispuesto a realizar un proyecto para el diseño de un proceso innovador

para su empresa?

Si su respuesta es afirmativa, diga cuál y por qué: El proceso o estrategia comercial porque
somos un equipo y tenemos que estar apoyando al personal de ventas

7. Identifique cuál cree que es su ventaja competitiva

Calidad X Costo X Distinción otra ¿Cuál?

Muchas gracias por su valioso tiempo e información.

3. Tabulación de encuesta

Después de aplicar las encuestas a la empresa Galaico S.A.S las tres áreas dedicadas a la
Comercialización de productos agrícolas, se procedió a realizar la tabulación de los datos y
posteriormente a graficarlos, como se relaciona a continuación:

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Se puede evidenciar que la

respuesta en las tres áreas fue
afirmativa, lo cual permite ver que
para las tres áreas es claro que
realizan gestión de procesos.

Las tres áreas coinciden en que

Identifique cuáles son los tres
los procesos que
principales procesos que
principalmente realiza la
empresa es gestión de ventas y
realiza su empresa:
mercadeo, por otra parte, Otro
Gestión de capital humano
tienen diferencia entre el
Gestión contable y financiera
proceso de gestión contable y Gestión de la innovación
Gestión de inventarios
financiera y el proceso
Gestión de compras
administrativo. Gestión de producción
Gestión de ventas
Gestión de mercadeo
Proceso administrativo

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De las siguientes características, ¿cuáles

describen mejor los procesos que realiza su
empresa?
No incluyen actividades que entreguen valor añadido
complementario
Existe mucha separación entre los puntos de decisión y
de ejecución de estos con el cliente

El costo del proceso es desconocido

Los procesos tienen muchos controles

Los procesos son complicaos con alta posibilidad de

cometer errores

Los procesos son largos

Los procesos tienen un responsable y objetivos

definidos

Los procesos están identificados y documentados

Se puede evidenciar que las tres áreas tienen perspectivas diferentes frente a la descripción de
sus procesos, para el área administrativa unas de las características que identifican el área es los
procesos documentados y los procesos con un objetivo principal. Para el área de ventas las
características importantes serán los procesos largos y aquellos que conllevan un control. Y para
el área de compras será importante la característica que se identifica que tienen procesos
objetivos definidos.

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Que beneficio espera usted que el diseño de un proceso

innovador brinde a la empresa. Ordene del más importante al
menos importante, siendo 1 el más importante y 7 al menos
importante (Disminuir los costos unitarios de producción y
distribución de los pro
Facilitar procesos de adaptación y…
Generar mayor valor económico para una…
Aprovechar las ventajas competitivas
Contribuir con el desarrollo económico y…
Sustituir importaciones
Competir en mercados nacionales e…
Sobreponerse o superar la obsolescencia…
Optimizar la eficiencia y/o la calidad de una…
Producir o distribuir nuevos productos o…
Aumentar la calidad de los productos (bienes…

Al ordenar los ítems de mas importante al menos importante podemos ver que las tres áreas
tienen en común que no son considerados importantes facilitar procesos de adaptación y
transparencia tecnológica y competir en mercados nacionales e internacionales, con lo cual
podemos determinar que no es su prioridad, y que es de total importancia aprovechar ventajas
competitivas, generar mayor valor económico, optimizar la eficiencia entre otros.

Para las tres áreas encuetadas, es de

¿Estaría dispuesto a realizar
un proyecto para el diseño de
un proceso innovador para su
empresa?
No
vital importancia aportar a su empresa
la innovación de proyectos, pues será
un de gran ayuda no solo para la
compañía sino para que cada área
avance en su desempeño.

Si

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Si su respuesta es afirmativa, diga cuál y por

qué

Podría ser en el área de marketing

porque vivimos en una sociedad
en constante evolución en
materia de innovación y cada vez
se ve más ligada a la creatividad,
ya sea mediante ideas o diseños

El proceso o estrategia comercial

porque en un entorno
competitivo no nos podemos dar
el lujo de quedarnos sentados
creyendo que nuestro negocio no
requiere cambios o alguna
mejora, solo por el hecho de que
aun vendemos

Para las tres áreas la respuesta fue afirmativa. Para el área de compras es importante porque
vivimos en una sociedad de constante evolución y el marketing puede ser una opción fácil ya que
va ligada a la creatividad de los nuevos proyectos a realizar en la compañía. Para el área de
compras y ventas es importante el proceso o estrategia comercial ya que esta en el entorno
competitivo y esto hace que la compañía pueda generar mejoras para ganar ventajas a la hora de
competir.

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¿Estaria dispuesto a reestructurar o Las tres áreas están

reinventar alguno de los procesos que ya dispuestas a reestructurar o
tiene establecido en su empresa?
reinventar algún procesos
en la compañía ya que este
¿Estaria puede ser un proceso el cual
dispuesto a
restructurar o pueda mejorar y ayudar
reinverntar para innovar en las áreas
alguno de los…
establecidas.
SI NO

A la hora de identificar la ventaja Identifique cuál cree que

competitiva de cada área, la
es su ventaja competitiva
administrativa y compras identificaron
que la calidad era importante pues de aquí
depende el resto de flujo de proceso. Para
otra ¿Cuál? Respaldo
el área de ventas y compras será y garantía, asesoría…
importante el costo y la distinción, ya que
se va a ver reflejado el presupuesto y la Distinción
ganancia de la compañía.
Costo

Calidad

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4. Informe ejecutivo

FECHA: Bogotá D.C 06 de mayo de 2019

Objetivos:

Identificar, analizar, aplicar herramientas para identificar necesidades y problemas que permitan
buscar propuestas para solucionar con el diseño de procesos.

Diseñar una propuesta de mejoramiento de los procesos que sirva de base para aumentar la
competitividad de la empresa.

Informe

En base a los resultados anteriores evidenciados con la aplicación de la encuesta permite que
podamos determinar que procesos tiene claros cada área la empresa y que procesos presentan
falencias y sería pertinente mejorar, y los más importante saber si áreas apostarían a diseñar
procesos innovadores que permitan alcanzar un grado elevado de competitividad a la hora de
compararse con otra compañía, contribuir al logro de los objetivos y metas organizacionales.

Es muy importante llevar de la mano la investigación de mercados que puede tomarse como el
diseño de un proceso para poner en práctica las tantas herramientas que existen encaminadas a
buscar el éxito de las empresas. La investigación de mercados relaciona al público con el

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vendedor a través de la información que esta genera y facilita la toma de decisiones de cara al
cliente y la competencia.

Por lo anterior se puede determinar que mediante esta investigación de mercados realizada y
aplicada al interior de la empresa para evaluar los procesos internos se evidenció que las áreas
están enfocadas en ofrecer calidad a la compañía y así satisfacer las necesidades del cliente, cada
una aplica diferentes procesos algunos coincidentes, en otros no tanto, pero definitivamente se
puede evidenciar que una de las ventajas es que están dispuestas a la invocación, reestructuración
y reinventar procesos donde puedan tener falencias y así poder mejorar la competitividad de la
compañía.

Es muy importante aclarar que al preguntarles si estarían dispuestos a desarrollar procesos

innovadores expresaron su interés en hacerlo.

Por tanto, el grupo cree que es pertinente diseñar un proceso innovador que pueda ser aplicado
en la compañía para ser orientado a la satisfacción de los clientes, es pertinente hacer antes de
ello una investigación de mercados, establecer los objetivos que se esperan alcanzar, logar la
interacción con el mercado conocer, deseos, gustos, preferencias, actitudes, opiniones,
percepciones, logrando así tomar las mejores decisiones para diseñar los procesos acordes a sus
necesidades y que esto impacte directamente a los clientes logrando su satisfacción, de esta
manera se podría innovar en el saturado mercado actual generando diferenciación frente a la
competencia y añadiendo valor agregado.

También es muy importante estar a la vanguardia tecnológicamente, buscar satisfacer las

necesidades no solo del cliente externo sino también de cliente interno, se considera que una
empresa con procesos internos bien definidos, fundamentados es de vital importancia para
fortalecer y consolidar la misión y visión de las empresas logrando su permanencia en el
mercado.

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CONCLUSIONES

Se puede concluir que podríamos llevar de la mano la investigación de mercados y el diseño de

procesos, al aplicar un instrumento de recolección de datos como la encuesta resulta ser muy
importante ya que nos permite conocer más a fondo al clientes interno como externo, podemos
analizar sus necesidades, gustos, preferencias, percepciones de calidad, precio, producto, es muy
importante conocer los dos escenarios que le compete a las empresas el cómo funciona su interior
y exterior, esto permite que se implementen nuevos procesos y que se puedan mejorar lo ya
existentes convirtiéndolos en procesos más efectivos y con gran impacto positivo para la
compañía.

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REFERENCIAS

Diseño de procesos operacionales de negocio

Alberto la Calle

http://albertolacalle.com/diseno-procesos.htm

Eumed.net
Diseños de procesos administrativos, Martha Murillo
http://www.eumed.net/cursecon/ecolat/ec/2017/martha.html

Diseño Innovador un proceso Sistemático

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