¿CÓMO COLOCAR IDENTIFICACION A 2900 ACTIVOS DE PROPIEDAD DE LA

CAJA DE SUELDOS DE RETIRO DE LA POLICIA NACIONAL?

EMIRO TORRES BUITRAGO

C.C. 4.116.605
QUINTO SEMESTRE

DOCENTE

LUIS ANDRES DIAZ SOTO

PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS

PROCESO DE PRÁCTICA 2
BOGOTA
2019
DIAGNOSTICO Y PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

PLACAS.

La Caja de sueldos de Retiro de la Policía Nacional en la actualidad posee un total de 7.300

activos distribuidos en 155 Servidores Públicos de los cuales existe un 40% elementos sin el
número de identificación o estique.
En una Entidad como la Caja de sueldos de Retiro de la Policía nacional, se requiere tener un
control continuo sobre los activos fijos (Bienes muebles) de tal manera que la realidad del estado
de los mismos se refleje en los estados financieros de la organización, en cuanto a su
depreciación, ubicación, y con su respectiva placa de identificacion, a cargo de cada servidor
Publico de la Entidad.
Dado que en la actualidad los activos fijos que requieren en cada área de trabajo para el
cumplimiento de sus funciones, alguno de ellos por el tiempo y uso, el número de identificacion
no se refleja en el bien, se hace necesario que el grupo de almacén y suministro identifique el
100% de los activos, es decir 7.300 bienes muebles y enseres en un tiempo no mayor a 01 meses
y con esto tener un control eficaz de los mismos. Como planteamiento de del problema, es como
el grupo de Almacén y Suministro debe ejecutar el procedimiento para la identificación de los
bienes que a la fecha no cuenten con el número de identificación o estique.

JUSTIFICACIÓN

Es imperativo que la Entidad controle y administre de manera eficiente sus activos, por cuanto
son bienes del Estado y están al servicio de la ciudadanía y de los servidores públicos de la
Entidad, por ende este plan de mejoramiento busca que los 7.300 activos que posee la Caja de
Sueldos de Retiro de la Policía Nacional estén controlados en su totalidad y así cumplan con las
funciones necesarias del activo y sean conservados en buen estado por quienes sean los director
responsables del bien.
Este plan de mejoramiento es con el fin de que cada servidor público se responsabilice de los
activos que tienen a su cargo y les den el manejo adecuado, y también evitar la pérdida parcial o
total de los elementos que tienen a su disposición.
Una vez todos los servidores públicos que laboran en la Caja de sueldos de Retiro de la Policía
Nacional, tengan todos los bienes totalmente identificados con la respectiva placa y estén bajo su
responsabilidad, el riesgo de pérdida o deterioro de los mismos se mitigara al punto de explotar
dichos activos hasta el último día de su vida útil.

OBJETIVO GENERAL

Etiquetar el 100% de los activos fijos de la Caja de Sueldos de Retiro de la Policía Nacional.
OBJETIVOS ESPECIFICOS

 Que el 100% de los activos de la entidad cuenten con su correspondiente identificación.

 Etiquetar los 2.900 elementos que faltan por su identificación.
 Verificar el estado de los bienes, con el fin de evaluar su funcionalidad y su vida útil.
 Responsabilizar a cada Servidor Público por el estado del activo.
.

METODOLOGIA

Para el logro de nuestro plan de mejoramiento, la metodología para facilitar la resolución del
problema y que nos permita desarrollar el cumplimiento del objetivo está encaminada al ciclo

PHVA

Teniendo como herramienta principal, la base de datos generada por el software de Activos fijos
de la Entidad, se hará toma física de cada centro de costos con el 100% de los activos con su
número de identificacion teniendo como soporte un acta que al final de la verificación de cada
inventario, se firmara por quien realizo la actividad, y el servidor público que lo tiene en uso.

Una vez terminada la distribución de las plaquetas en cada uno de los bienes de la Entidad se
procede al levantamiento del inventario de todos los centros de costos, y con actas de
verificación de cada uno se los bienes firmados.

Se generaran los comprobantes de entradas, salidas y nuevos inventarios de cada centro de

costos, los cuales se harán firmar por cada colaborador, teniendo como soporte las actas de
verificación, y se documentaran en el archivo de Gestión documental de la Entidad
responsabilizando así a todos los servidores públicos que laboran en la Entidad de todos los
elementos devolutivos.

Este trabajo de plaquetas en los activo se realizara gracias a los conocimientos adquiridos en la
Corporación Unificada Nacional de Educación Superior CUN, durante los primeros cinco
semestres de Administración de Empresas y será aplicado en el manejo y control de los activos
fijos de la Caja de Sueldos de Retiro de la Policía Nacional, y la finalidad de esta labor es que
cada servidor público tenga sus bienes bajo su responsabilidad en un 100% identificados.

CICLO PHVA

PLANEAR. Al momento de identificar el problema, para la implementación del presente plan de

mejoramiento es imperativo tener claro la cantidad de activos distribuidos a cada dependencia,
así como cuantas dependencias existen en la organización y el número de colaboradores
nombrados en la planta de la caja de sueldos de retiro de la policía nacional.

HACER. El Grupo de almacén y suministro de la caja de sueldos de retiro de la Policía Nacional

hará un informe detallado al Señor Director de la Entidad indicando cuantos activos se
encuentran sin el número de identificación, con cuantos funcionarios se realizara la actualización
y en qué tiempo llevaremos a cabo el pan de actualización, esto con el fin de obtener autorización
y algún recuro si fuere necesario.

VERIFICAR Comprobando la base de datos de propiedad planta y equipo de la Entidad, se

evidencio que existen 7.300 elementos devolutivos, distribuidos en rubros como, Muebles y
Enseres, Equipo de Comunicación y Cómputo, Equipo de Comedor, Cocina y Despensa, Equipo
de Oficina, Equipo de Transporte y Tracción, entre otros existiendo un 40% sin placa de
identificacion, es decir 2.900 activos.

ACTUAR. El grupo de Almacén y Suministro de la Caja de Sueldos de Retiro de la Policía

Nacional cuenta con tres servidores publico disponibles durante 01 meses a partid de la fecha que
el Señor director disponga para llevar a feliz término la identificacion del 40% de los activos que
faltan por la obtención de placa.

En la Caja de Sueldos de Retiro de la Policía Nacional, es una Entidad descentralizada y adherida

a la Policía Nacional de Colombia que depende del Ministerio de defensa, cuya organización es
jerárquica, dividida en Oficinas asesoras de Dirección, Subdirecciones, y Coordinaciones, que
para el Grupo de Almacén y Suministros son centros de costos, y al día de elaboración de este
documento, hay 155 inventarios con bienes muebles bajo la responsabilidad de los funcionarios
de la Entidad.

Según el Régimen de Contabilidad Pública, emanado por la Contaduría General De La Nación

los Activos fijos “Son los activos utilizados en el negocio y no adquiridos con fines de venta,
como maquinarias y bienes inmuebles”, por lo anterior, el Grupo de Almacén y Suministros,
según resolución interna número 494 de 2002, “Es el encargado de la custodia y administración
de los bienes muebles de la Caja de Sueldos de Retiro de la Policía Nacional”, es decir, que
cuando en este plan de mejoramiento se habla de activo fijo no se refiere a los bienes inmuebles
propiedad de la Entidad, sino que únicamente a los bienes muebles.

RESULTADOS

El grupo de almacén y suministro de CASUR, empezó a realizar el plan de plaqueteo a 2900

activos que carecían del mismo, de 7300, el dia 2 de Septiembre del 2019 y concluyo el 11 de
Octubre del 2019.
Resultados que se evidencian en las gráficas 1 y 2 adjuntas.
 Total de Activos fijos en CASUR
8000
7000
Título del eje 6000
5000
4000
3000
2000
1000
0
Total Activos sin
Total Activos
stiquers
Total de Activos fijos en
7300 2900
CASUR

Resultados del Plan de Plaqueteo a

los activos fijos de CASUR
Resultados del Plan de Plaqueteo a los activos fijos de CASUR

700
600 570
450
300 280

Semana 1 Semana2 Semana 3 Semana 4 Semana 5 Semana 6

CONCLUCIONES Y RECOMENDACIONES

 El grupo de almacén y suministro de la Caja de Retiro de La Policía Nacional, realizara el

seguimiento y control de los activos que fueron etiquetados con el fin de que haya un
mejor control de los mismos.

 Se sugiere expedir una circular interna para sensibilizar a los servidores públicos de la
entidad, en el manejo eficiente de las herramientas para los bienes de la entidad.