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COMPRAS Y SUMINISTROS

CARTILLA DIGITAL

DAYANA FERNÁNDEZ ID: 578944

HERYCA OSORIO SALAMANCA ID:569852

FLAVIA PATRICIA MARTIN VARELA

PROFESORA

CORPORACIÓN UNIVERSITARIA MINUTO DE DIOS

ADMINISTRACIÓN EN SALUD OCUPACIONAL- VII SEMESTRE

FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES

BOGOTÁ D.C

2019-2

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Introducción

En esta cartilla se encuentra plasmada la creación de la empresa D&H CENTER con su

respectiva misión, visión, valores, objetivos y servicios que presta, además tiene información de

cadena de suministro, pliego de proceso de licitación con su respectivo formulario, política de

inventarios, programación de compras y cadena de valor, proveedores y su gestión con cada

proveedor, sistema de almacenamiento y su manejo y su respectiva disposición final de los

suministros y las mercancías finalizando con la política y procedimientos de las compras.

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Empresa E&D ERGONOMIC

Datos generales

Somos una empresa habilitada como IPS de Salud ocupacional, con licencia para

prestación de servicios en Seguridad y Salud n el trabajo, según Resolución No. 808 del 06 de

Junio de 2017, expedida por la Secretaria Departamental de Salud.

Contamos con gran experiencia, calidad, infraestructura y tecnología de vanguardia, que

nos permite ofrecerle con total confianza el apoyo que su empresa necesita. Contamos con

excelente grupo humano, con un alto nivel científico y técnico que garantiza la prestación de

servicios médicos con altos estándares de calidad para satisfacer las expectativas de su empresa.

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Misión

D&H CENTER es una organización comprometida con la gestión de servicios de

seguridad y salud en el trabajo dirigida a empresas de diferentes actividades económicas del

sector publico y privado. A nivel regional, se brinda atención mediante convenios y alianzas

estratégicas.

Promovemos en nuestro equipo de trabajos la formación permanente, el mejoramiento

continuo y la reafirmación de los valores institucionales generando servicios oportunos con altos

estándares de calidad y credibilidad, con ajustes permanentes a la dinámica del entorno, lo que se

refleja en el bienestar de los trabajadores.

Visión

Para el 2022 seremos una empresa líder y con mayor reconocimiento a nivel regional,

destacada por la calidad de sus servicios médicos ocupacionales, su cobertura nacional y el

constaste desarrollo de herramientas tecnológicas asegurando modelos de excelencia operativa

que garanticen nuestra permanencia en el tiempo, la fidelización de nuestros clientes y la

rentabilidad financiera para los accionistas.

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Valores

Nuestros valores son reflejo de la empresa que aspiramos ser y hacen sostenible nuestra

razón de ser. Estos nos distinguen y nos acercan más a lograr nuestra misión y visión, la cual esta

basada en nuestros principios empresariales y de conducta

 Honestidad: Realización nuestros procesos con transparencia y rectitud.

 Lealtad: Trabajamos con actitud de compromiso buscando la fidelización de

nuestros clientes, con acompañamiento permanente.

 Trabajo en equipo: Todos los que intervienen en nuestra operación aportan en

los diferentes procesos, buscando el logro de los objetivos organizacionales.

 Responsabilidad: Nuestro compromiso es tener un servicio de calidad, obrando

con seriedad y cumplimiento con nuestros colaboradores, clientes y usuarios.

 Respeto: Escuchamos, entendemos y valoramos a nuestros clientes,

colaboradores y usuarios, buscando armonía en las relaciones interpersonales,

laborales y comerciales.

 Confianza: Cumplimos con nuestra promesa ofreciendo el mejor servicio a un

precio justo y razonable.

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Objetivos

 Crecer en cobertura.

 Mejorar los niveles de satisfacción del cliente.

 Fidelizar el cliente.

 Mejorar las competencias del personal.

 Asegurar y optimizar el funcionamiento de la infraestructura.

 Mejorar continuamente la eficacia del sistema de gestión de la calidad.

 Alcanzar y mantener los más altos estándares de satisfacción al cliente en nuestra.

industria, a través de los servicios innovadores.

Servicios que presta D&H CENTER

Medicina preventiva y del trabajo

En D&H CENTER contamos con un completo programa de actividades medicas

dirigidas a promover y mejorar la salud de sus trabajadores.

Evaluamos la capacidad laboral del trabajador de acuerdo a sus aptitudes fisiológicas y

psicológicas, además diagnosticamos y tratamos precozmente las alteraciones de la salud

derivadas de las condiciones de trabajo, garantizando así el optimo desempeño laboral.

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Nuestro programa incluye:

 Exámenes médicos de ingreso, periódico y de retiro.

 Exámenes paraclínicos (audiometría, espirometría y visiometría)

 Pruebas de laboratorio clínico.

Para brindar la máxima comodidad a su empresa y sus empleados, D&H CENTER puede

llevar a sus instalaciones nuestro equipo de profesionales para la realización de exámenes a

grupos mayores de 20 personas.

Exámenes médicos ocupacionales

Son realizados por médicos especialistas en Salud Ocupacional con una duración de 20

minutos por consulta, donde generamos el certificado de aptitud laboral de cada trabajador,

constituyendo su historia clínica ocupacional.

Estos exámenes son realizados el mismo día de la solicitud, o para el día siguiente si se

solicita después de 12:00 m.

Para los exámenes periódicos y pensando en la comodidad de sus trabajadores, D&H

CENTER ofrece la posibilidad de desplazar nuestro equipo de profesionales a su empresa previa

programación.

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De acuerdo con la resolución No. 13894 del primero de Diciembre de 2014, D&H

CENTER ha definido una serie de protocolo de estricto cumplimiento para la realización de los

exámenes ocupacionales tales como:

a) Examen Médico Ocupacional De Ingreso: Es aquel que se realiza para determinar las

condiciones de salud física, mental y social del trabajador antes de su contratación, en

función de las condiciones de trabajo a las que estaría expuesto.

b) Examen Médico Ocupacional Periódico: Son las que se realizan con el fin de

monitorear la exposición a factores de riesgo e identificar en forma precoz, posibles

alteraciones temporales, permanentes o agravadas del estado de salud del trabajador

ocasionadas por la labor desempeñada, así como detectar enfermedades de origen común

con el din de establecer un manejo preventivo.

c) Examen Médico Ocupacional De Retiro: Su objetivo es valorar y registrar las

condiciones de salud en las que el trabajador se retira de las tareas o funciones asignadas.

d) Examen Médico Ocupacional para El Trabajo En Alturas.

e) Examen Médico Ocupacional con énfasis Osteomuscular.

f) Examen Médico Ocupacional para El Trabajo en Espacios Confinados.

Exámenes paraclínicos

Disponemos de toda una serie de pruebas de laboratorios para valorar órganos y sistemas

corporales.

Exámenes Médicos para Trabajos en Alturas

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Necesarios para todos los trabajadores que se desempeñaran en cargos que requieran

tareas por encima de 1.50 mts. Comprenden la encuesta de salud, valoración médica, exámenes

paraclínicos y las pruebas de laboratorio clínico mínimas obligatorias exigidas por la Resolución

1409 de 2012.

Tipo de examen

 Glicemia

 Perfil lipídico ( HDL, LDL, colesterol y triglicéridos)

 Visiometría

 Audiometría

 Electrocardiograma (Si la empresa lo desea realizar)

Cadena de suministros

Proceso de la cadena de suministros que se debe implementar

Alcance

Este procedimiento aplica para todos los contratistas y proveedores actuales y nuevos. Va desde

la identificación de necesidad de compra de productos y servicios suministrados externamente

para la presentación del servicio, así como herramientas de equipos y elementos de protección

personal para la necesidad de los colaboradores en el desarrollo de su trabajo, hasta la

reevaluación de proveedores y contratistas que los suministran, con el ánimo de dar

cumplimiento a los requerimientos de nuestros clientes internos y externos garantizando la salud

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de las personas involucradas (trabajadores, asociados, contratistas, visitantes, clientes entre

otros).

Condiciones a tener en cuenta en cuanto a seguridad y salud en el trabajo en el momento

de realizar adquisiciones

 Guardas de seguridad para equipos con partes en movimiento, que puedes afectar la

seguridad de las personas (heridas, atrapamientos) deben contar con su respectivo guarda

de seguridad.

 Niveles sonoros o dispositivos de mitigación de ruido en equipos.

 Insumos biodegradables y que su nivel de afectación a la seguridad y salud de los

trabajadores sea mínimo.

 Los proveedores de los químicos deben hacer entrega de las hojas de seguridad de los

productos vendidos.

 Inducción personal sobre uso y almacenamiento adecuado para los proveedores de

químicos

 Cuando se adquieren equipos el proveedor debe garantizar capacitación al personal

involucrado sobre el manejo, mantenimiento y almacenamiento seguro de dichos equipo.

 Para la adquisición de equipos en calidad de alquiler o préstamo, el proveedor debe

presentar con el equipo:

 Ficha técnica de la maquina y/o equipo

 Hoja de vida: certificado de verificación y/o calibración si aplica donde garantice

su estado óptimo.

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 Certificado del proveedor donde especifique la competencia de la persona que

imparte la información sobre el funcionamiento y las medidas de seguridad de la

maquina y/o equipo.

 Los elementos de protección personal deben ser adquiridos en lugares

especializados, igualmente al momento del hacer entrega del EPP, el proveedor

debe entregar la ficha técnica del mismo.

 Los equipos adquiridos por compra, alquiler o en calidad de préstamo para

relación de actividades deben cumplir con los requerimientos normativos y el

proveedor debe entregar certificados dude los mismos en caso de ser requeridos.

 Al momento de comprar elementos para oficinas y/o bodegas se debe verificar

con el responsable de seguridad, que estos cumplan los requerimientos

normativos.

 Al momento de contratar con IPS la realización de exámenes médicos

ocupacionales, se debe solicitar el documento que garantice que tanto la entidad

como el medico están avaluados por las autoridades competentes.

 Los abogados, contadores, revisores fiscales y en general, los contratistas cuya

profesión lo requiera, deben presentar licencia profesional, así como su hoja de

vida actualizada y exámenes médicos ocupacionales.

Selección de proveedor y/o contratistas

Cuando se presenta la necesidad de seleccionar un proveedor y/o contratista, la

gerencia, coordinador de operaciones y/o asistente del SGSST buscan en el medio proveedores

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y/o contratistas que suplan la necesidad requerida, y que cumplan con los requerimientos

normativos en cuanto a seguridad y salud en el trabajo

Los criterios utilizados para la selección de proveedores son los siguientes:

 Calidad: Comprende disponibilidad y tiempo.

 Técnica: Comprende producto, soporte, requisitos de seguridad y salud en el trabajo.

 Comercial: Comprende precio, garantía y atención al cliente.

 Seguridad y salud e el trajo: Cumplimiento de requerimientos normativos, de acuerdo a

la actividad a realizar.

Evaluación y aprobación de proveedor y/o contratista

La evaluación del proveedor y/o contratista se realiza con la calificación de la encuesta

selección de proveedor, la cual para su aprobación tiene una calificación del 80%.

Creación de proveedor y/o contratista

Una vez seleccionado y aprobado el proveedor y/o contratista se comunica con el mismo

para solicitarle los siguientes documentos soportes para su creación en la base de los datos de la

empresa o en su defecto para la elaboración del contrato respectivo.

Para proveedores:

 RUT actualizado.

 Cámara de comercio que no sea superior a 3 meses.

 Fotocopia de la cedula del representante legal.

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 Certificado bancario.

 Registro de aprobación para autorización de manejo de datos.

 Certificados que avalen por entidad competente para la realización de actividad.

Para persona natural:

 Hoja de vida con soportes de educación, formación y experiencia si aplica.

 Fotocopia del RUT.

 Fotocopia de la cedula.

 Licencia en SST u otra dependiendo del tipo de servicio.

Para contratistas:

 Contar con manual especifico.

 Certificados de calidad del producto.

 Hoja de vida del equipo.

Para persona jurídica:

 Portafolio de productos y/o servicios.

 Certificado de cámara de comercio.

 Fotocopia del RUT.

 Certificaciones del sistema de gestión.

 Licencia

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Lo anterior con el fin de garantizar que los productos, servicios y/o procesos

suministrados externamente cumplen con los requisitos de calidad y SST.

Realización de compras

Tabla 1

Pasos para la realización de compras.

Pasos Descripción Responsable

1 Necesidad de insumo o elementos de trabajo Líderes de proceso
2 Se verifica el inventario de insumos y elementos. Gerencia.
Si la compra es aprobada, ir al cuarto paso, si no al
3 Responsable en SST
tercero.
Se comunica con el líder del proceso la no
4 autorización de la compra con los argumentos Gerencia.
pertinentes.
5 Se da la autorización para realizar la compra. Gerencia.
Se procede hacer transferencia al coordinador de
6 Gerencia
lavado para la disponibilidad de recursos.
Se procede a diligenciar y firmar el formato de
7 Gerencia.
solicitud y verificación de productos y/o servicios.
Se procede a la realización y verificación de la Gerencia-Coordinador de
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compra. operaciones.
Se hace entrega de los insumos y/o elementos de
Jefe-Coordinador de
9 trabajo al jefe operativos para el ingreso del
operaciones.
inventario.
Se hace entrega del soporte de las compras al área Coordinador de operativo-
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contable. responsables de compras.
Se almacena los soportes en la respetiva hoja de vida
11 Líder de compras.
de proveedor.

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Revaluación de proveedores y/o contratistas

Esta se realiza cada doce meses, teniendo en cuenta los siguientes criterios de

reevaluación:

 Técnica 25%

 Cumplimiento de especificaciones 25%

 Calidad 60%

 Cumplimiento en cantidad 30%

 Cumplimiento en tiempo de entrega 30%

 SG-SST 15%

 Cumplimiento en requisitos en SG-SST en 15%

Proceso de licitación

 Si la adquisición de activos fijos y/o realización de mantenimientos supera el monto de

1’500.000 se debe generar licitación con tres proveedores diferentes.

 Realizar comparativo para validar que proveedor cumple con los requerimientos

solicitados, cual brinda un mejor servicio, mejor calidad y mejores precios.

 Se da aviso al proveedor que gano la licitación para empezar con el proceso interno.

Política de inventarios

Determinar las directrices y lineamientos para la correcta administración y control de inventarios

incluyendo la medición del reconocimiento, deterioro y manifestaciones de las transacciones

relacionadas con estos bienes.

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D&H center medirá el costo de los inventarios, utilizando los métodos de primera entrada

primera salidas (PEPS) o costo por medio ponderado. Para los inventarios con una naturaleza o

uso diferente, puede estar justificada la utilización de fórmulas de costo distintas.

Lista de chequeo:

D&H CENTER

LISTA DE CHEQUEO DE INVENTARIOS

ITEM C NC N/A OBERVACIONES

Se realiza inventario en las instalaciones

(registro en acta de reunión)
Se establece el shock final de los insumos

Se encuentran los productos debidamente

protegidos contra el deterioro físico
Se cuenta con estantes para el
almacenamiento de los insumos
Se revisa el diligenciamiento del formato de
control de factoras ambientales
Firma: ____________________________

Realizo: ___________________________ Aprobó: _____________________

Programación de compras y cadena de valor

Pautas para realizar la compra del algún producto o servicio:

 Necesidad de la compra

 Levantamiento de requisitos

 Preselección del proveedor

 Negociación

 Selección del proveedor

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 Análisis de riesgos

 Compra

 Evaluación de proveedor

 Desarrollo de proveedor

Información sobre cadena de valor y proveedores

 Evaluación de proveedores

 Listado de proveedores de acuerdo con las particularidades de la empresa

 Procedencia del proveedor (nacional e internacional)

 Gestión con cada proveedor (ubicación, tiempo y forma de entrega)

 Gestión de proveedores

Sistema de almacenamiento y manejo

Proceso de almacenamiento:

 Recepción de productos: Se prueba e inspecciona el estado de los suministros entrantes,

la cantidad, calidad, de acuerdo con los requerimientos del cliente y los requisitos de

norma.

 Almacenamiento: Se guardan los insumos de forma que sean de fácil acceso

 Conservación y mantenimiento: Los insumos se conservarán en un buen estado durante

su almacenamiento, empleando las normas de la seguridad, salud y o tras obligaciones

vigentes.

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 Gestión de inventarios: Se implementa un registro de insumos para conservar

informando de los productos y la cantidad que tiene el almacén.

 Transporte: Una vez que se solicite el insumo, se registrara la salida del almacén y se

envía a su destino sea externo o al interior de la empresa.

Tipo de almacenamiento

El almacenamiento estará ubicado en el interior de la empresa, los insumos estarán

protegidos antes cualquier situación climática, de temperatura e iluminación.

El material agregado y/o químico, en los cuales se encuentran lo insumos de limpieza y

mantenimiento, que requieren procesos especializados que aseguren su correcto manejo.

Transporte interno de los suministros y mercancías

Para el transporte interno y externo de los suministros y la mercancía se debe estructurar

un proceso logístico por medio de cinco etapas operacionales fundamentales: Compras,

servicio al cliente, gestión de inventarios, almacenamiento y transporte.

Compras

Por medio del programa de compras, este proceso comprende la etapa de abastecimiento,

en la cual se identifican los materiales y suministros necesarios para la comercialización del

servicio que ofrece la organización, además de la evaluación e identificación de los

proveedores, en función de precios, plazos de entrega, garantía y medio de pago.

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Funciones del departamento de compras:

 Planificar compras

 Selección de proveedores

 Realizar pedido

 Controlar compras

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