ACTIVIDAD COLABORATIVA- PASO 4

Controlar y cerrar las adquisiciones del proyecto

Presentado por:

Edgardo Fabian Martínez – 98380724

Erix Dayanny Urrego Jiménez – 1074414226

Jhon Freddy Mendoza - 1096483368

Juan Jose Castro Gutiérrez – 1065645746

Alfredo Nova Merchan – 79623947

Presentado a:

Eunice Esther Robles Cantillo

Grupo:

104005_13

Universidad Nacional Abierta Y A Distancia - UNAD

Ciencias Administrativas, Contables, Económicas Y de Negocios - ECACEN

Esp. En Gestión de Proyectos

Julio de 2019
Introducción

Con el fuerte auge que ha proporcionado la globalización, las empresas en la

actualidad se enfrentan a una fuerte competencia de mercado, por esta razón es de vital

importancia reducir costos y lograr un desempeño eficiente y eficaz en las organizaciones;

por consiguiente, con el desarrollo de muchas actividades, la función de compras o

adquisiciones, representa una gran oportunidad para reducir costos y aumentar beneficios.

En este orden de ideas, la compra ha dejado de ser una actividad más para

convertirse en una estrategia para las organizaciones y el objetivo de esta estrategia es

conseguir para las empresas los mejores proveedores que puedan abastecer los productos y

servicios, con precios rentables.

Es por esto, que el propósito del proceso de efectuar las adquisiciones, es analizar y

seleccionar las mejores cotizaciones, en base a las respuestas, ofertas o propuestas de los

proveedores, negociando y adjudicando el mejor contrato posible con cada uno de los

vendedores seleccionados.

De lo anterior se deduce la importancia que tiene la gestión de las adquisiciones en

el desarrollo de los proyectos para cualquier organización por lo cual, el presente informe

tiene como finalidad presentar de forma concisa todos los aspectos relevantes a efectuar las

adquisiciones como área del conocimiento en la Gestión de Proyectos.

Justificación

Luego de realizar la planificación para la gestión de adquisiciones donde se

documentaron las decisiones pertinentes a las adquisiciones del y con el objetivo de

especificar el enfoque y/o identificar a los proveedores potenciales, se siguen algunos pasos

que permitirán realizar una selección adecuada; de tal manera que se procede a efectuar las

adquisiciones esperando una respuesta de los proveedores, seleccionados y proceder con la

adjudicación del contrato.

Las adquisiciones son el paso, a través del cual se obtienen los recursos necesarios

para la ejecución del proyecto, de tal manera que se asegura el éxito del mismo al

seleccionar de manera consciente y objetiva los proveedores y el recurso humano más

apropiado según el interés del proyecto.

Objetivos

Objetivo general

Desarrollar las adquisiciones, mediante la gestión de las mismas para el proyecto Colegio

Bilingüe “Creciendo y aprendiendo”.

Objetivos específicos

 Describir los criterios de selección necesarios para los proveedores a contratar

dentro del proyecto Colegio Bilingüe “Creciendo y aprendiendo”.

 Indagar acerca de las herramientas tecnológicas que permiten realizar una correcta

gestión de los Stakeholders (proveedores) para el proyecto Colegio Bilingüe

“Creciendo y aprendiendo”.

 Comparar las herramientas de selección de proveedores a utilizar en el proyecto

Colegio Bilingüe “Creciendo y aprendiendo”.

 Elaborar el contrato de carácter nacional e internacional según los requerimientos

del proyecto Colegio Bilingüe “Creciendo y aprendiendo”.

Contenido

En esta fase del proyecto se realiza el control de las adquisiciones que consiste en

gestionar las relaciones de adquisiciones; se realiza el monitoreo de los contratos, se

efectúan los cambios y correcciones pertinentes según corresponda, se realiza el cierre de

los contratos, algo muy importante dentro de esta etapa es garantizar el buen desempeño

tanto del vendedor como del comprador cumpliendo con los requisitos tanto como del

vendedor como del comprador dentro de los términos del acuerdo legal.

Dentro de la gestión para realizar el control de las adquisiciones se establecen los

siguientes procesos:

Entradas:

1. Plan para la dirección del proyecto

2. Documentos del proyecto

3. Acuerdos

4. Documentación de las adquisiciones

5. Solicitudes de cambio aprobadas

6. Datos de desempeño del trabajo

7. Factores ambientales de la empresa

8. Activos de los procesos de la organización

Herramientas y Técnicas:

1. Juicio de expertos
 2. Administración de reclamaciones

3. Análisis de datos

4. Inspección

5. Auditorias

Salidas:

1. Adquisiciones cerradas

2. Información de desempeño del trabajo

3. Actualizaciones de la documentación de las adquisiciones

4. Solicitudes de cambio

5. Actualizaciones para la dirección del proyecto

6. Actualizaciones a los documentos del proyecto

7. Actualizaciones a los activos de los procesos de la organización

Todos los procesos establecidos en el plan de gestión de adquisiciones contienen

las actividades a emprender durante la ejecución del contrato.

Entregables

Entregable 1- Cuadro de Roles

CUADRO DE ROLES
ESTUDIANTE NOMBRE ROL
Estudiante 1 Jhon Freddy Mendoza Vargas Líder
Edgardo Fabian Martínez
Estudiante 2 Relator
Córdoba
Estudiante 3 Alfredo Nova Merchan Utilero

Estudiante 4 Erix Dayanny Urrego Jiménez Vigía del tiempo

Estudiante 5 Juan Jose Castro Gutierrez Revisor y entregas

Entregable 2- Cronograma de trabajo del grupo

Cronograma de entrega para efectuar las adquisiciones del proyecto

ASPECTOS
NOMBRE DEL FECHA DE FECHA DE ASPECTOS ASPECTOS
ENTREGABLE Actividad POR
ESPECIALISTA SOCIALIZACIÓN RETROALIMENTACIÓN POSITIVOS NEGATIVOS
MEJORAR
Cuadro con Se realizo en el
nombres y roles Elección de
tiempo
roles y
Alfredo Nova Entregable de todos los establecido y se
24/07/2018 24/07/2018 - cumplimiento
Merchan No 01 miembros socializó con todo
de sus
activos del el equipo de
funciones
trabajo.
grupo
Se realizo en el
Cronograma de tiempo
Cumplimiento
Alfredo Nova Entregable establecido y se
trabajo del 24/07/2019 26/07/2019 en alas fechas
Merchan No 02 socializó con todo
estipuladas
grupo el equipo de
trabajo.
Presente las Se realizo en el
Más
entradas del tiempo
específicos en
Entregable establecido y se Demasiada
Fabian Martinez proceso de 29/07/2019 30/07/2019 los
No 03 socializó con todo información
documentos
control del el equipo de
del proyecto
proyecto trabajo.
Aplique las Se realizo en el Muy escueto
Más
herramientas y tiempo la
información
Jhon Freddy Entregable establecido y se información
técnicas al 30/07/2019 31/07/2019 de las
Mendoza No 04 socializó con todo de las
herramientas
proyecto para el equipo de herramientas
a utilizar
realizar el trabajo. a utilizar
 Cronograma de entrega para efectuar las adquisiciones del proyecto

ASPECTOS
NOMBRE DEL FECHA DE FECHA DE ASPECTOS ASPECTOS
ENTREGABLE Actividad POR
ESPECIALISTA SOCIALIZACIÓN RETROALIMENTACIÓN POSITIVOS NEGATIVOS
MEJORAR
control de las
adquisiciones

Se realizo en el
Salidas del tiempo Especificidad
Entregable establecido y se Demasiada de las salidas
Dayanny Urrego proceso de 31/07/2019 1/08/2019
No 05 socializó con todo información aplicadas al
control el equipo de proyecto
trabajo.
Ampliar el
Se realizo en el
tiempo para
Revisión tiempo
Consolidación revisar,
establecido y se Tiempo
de los de socializó con todo reducido
valorar,
entregables Entregas clasificar los
el equipo de
diferentes
trabajo.
entregables.
Entregable No 3 - Entradas del proceso de control del proyecto

La administración de los procesos de adquisición abarca todo lo concerniente a la dirección

de proyectos apropiados a las diferentes relaciones contractuales, y con esto busca la

integración de las salidas de estos procesos que es el concepto de la gestión general del

proyecto, esta mezcla se puede presentar en diferentes niveles cuando tenemos varios

proveedores, productos, servicios y resultados.

Los procesos de dirección de proyectos de mayor aplicación incluyen:

 Dirigir y gestionar la ejecución del proyecto, para viabilizar el trabajo del contratista en

el momento oportuno.

 Realizar el control de la calidad para inspeccionar y verificar la conformidad del

producto entregado por el contratista

 Realizar el control integrado de los cambios y de esta manera garantizar que las

modificaciones estén cabalmente aprobadas.

 Control extremo de los riegos para que su incidencia sea mínima

 Controlar las adquisiciones.

3.1. Proceso de controlar las adquisiciones: Entradas, herramientas y técnicas, y

salidas

Entradas Herramientas y Técnicas Salidas

Plan para la dirección del Sistemas de control de Información de desempeño

proyecto cambios del contrato de trabajo

Documento de las Revisiones del desempeño Solicitudes de cambio

adquisiciones de las adquisiciones
 Entradas Herramientas y Técnicas Salidas

Acuerdos Inspecciones y auditorias Actualizaciones al plan para

la dirección del proyecto

Solicitudes de cambio Informar el desempeño Actualizaciones a los

aprobadas documentos del proyecto

Informes de desempeño del Administración de Actualizaciones a los

trabajo reclamaciones activos del proceso de la
organización

Datos de desempeño del Sistemas de gestión de

trabajo registros

Entradas

1. Plan para la dirección del proyecto

Fecha 25-07-2019

Proyecto Construcción dela infraestructura para el funcionamiento del

colegio Bilingüe “Creciendo y Aprendiendo”, en el municipio
de Vélez, departamento de Santander.

Dirección responsable J MENDOZA S.A.S Carrera 6 # 9 -68 Velez - Santander

Líder del proyecto Grupo Gestión de las adquisiciones

Fuente de financiamiento Gobierno Nacional de Colombia

1.1. Alcance del proyecto

Especificaciones/Características Criterios de aceptación Medio de verificación

 Memorias de
Topografía detallada: realización
 Sistema Magna sirgas cálculo del levantamiento y
delos diseños, en el cual se debe
IGAC y origen correspondiente carteras topográficas en
aportar la delimitación excta de
medio físico y electrónico
Especificaciones/Características Criterios de aceptación Medio de verificación

linderos, del área y perímetro de la  Levantamiento  Plano topográfico

edificación altimétrico de los puntos para la debidamente firmado por el
generación de modelo de curvas profesional en topografía,
de nivel según requerimiento con matricula o licencia
técnico vigente.
 Plano topográfico
general con curvas de nivel.
 Planos de
 Norma sismo resistente elementos estructurales y
NSR -10 no estructurales
constructivos
 Cuadro resumen
 Descripción de las
Diseño estructural de cantidades de obra en
teorías y análisis estructurales
concordancia con los
aplicados
planos
 Descripción del sistema
estructural usado
 Hipótesis de cargas
 Planta general de
 Memorias de
localización de redes: Hidráulica,
verificación, estudio y
sanitaria, aguas lluvias, y red
cálculo del diseño
contra incendio
 Isométrico de redes:
 Documentos
donde se aprecie claramente los
validados por los
recorridos, dimensiones y
ingenieros diseñadores
Diseño hidrosanitario y red contra accesorios
incendios  Memorias de
 Cuadros de cantidades responsabilidad del
de obra validados por el diseñador, adjuntando
ingeniero diseñador copia de matrícula
profesional
 En el caso de red contra
incendios debe cumplir con la
norma NFPA vigente
 Se debe desarrollar  Documento con la
cumpliendo normas eléctricas firma del diseñador
Diseño eléctrico, voz y datos RETIE Y RETILAP responsable
 Norma técnica  Cuadro de
colombiana NTC 2050 cantidades de obra
Especificaciones/Características Criterios de aceptación Medio de verificación

Estudio bioclimático,
recomendaciones ambientales y
paisajísticas
 En cso de sistemas de
voz y datos se debe cumplir con  Memorial de
la norma internacional de responsabilidad del
EIA/TIA 568 A/B, ROUTERS, diseñador
SWITCHES, VLANS Y VPN
 Diseño arquitectónico
teniendo en cuenta los conceptos  Memoria
a nivel bioclimático, ambiental y descriptiva de diseño
paisajístico
 Operación y
mantenimiento a fin de garantizar  Manual de
el adecuado funcionamiento de procedimiento
las instalaciones
 Código de recursos
naturales renovables, decreto ley  cartilla
2811 de 1974
 Ley 99 de 1993

1.2. Alcance de producto

Especificaciones/características Criterio de aceptación Medio de verificación

 Documentos validados
Construcción de una edificación que por los ingenieros
posea las condiciones necesarias para Área construida 3630 metros  Planos
que se desarrollen actividades de tipo construidos  Memorias
académico  Cartillas
 Registro fotográfico
Edificación que cumpla con los  Planos estructurales
 Diseño acorde al
requisitos necesarios que satisfagan las
cumplimiento de las  Memorias
necesidades de alumnos, docentes,  Registros fotográficos
necesidades educativas
personal administrativo y padres de
vigentes
familia
 Ubicación
Institución educativa con la suficiente  Encuesta
geográfica
capacidad para atender las necesidades
 Vías de ingreso  Registros de ingresos
Especificaciones/características Criterio de aceptación Medio de verificación

educativas del municipio de Vélez,  Medios de

departamento de Santander comunicación
 Generación de
 Registro fotográfico
energía
Preservación del medio ambiente
 Instalación de
 Diseños 
paneles solares

1.3. Exclusiones

 Este proyecto se realiza con el fin de mejorar un servicio, en este caso es el

educativo, en el cual los niños y niñas del municipio de Vélez, departamento de

Santander, accedan a los saberes necesarios para el desarrollo y crecimiento

académico orientados a obtener una mejor calidad de vida y bienestar social

 El diseño de la nueva infraestructura, está encaminada a satisfacer las necesidades

educativas y de confort de los diferentes integrantes de la población que ocupara sus

instalaciones como son: estudiantes, docentes, administrativos, padres de familia y

visitantes.

 La estructura es amigable con el medio ambiente, posee un sistema especial para el

manejo de las aguas residuales encargada de regresar el preciado líquido con los

menores índices de contaminación y en cuanto a la generación de energía, su

abastecimiento será a través de paneles solares o células fotovoltaicas.

 El nuevo diseño de infraestructura en donde funcionara el centro educativo “

creciendo y aprendiendo”, busca ser un modelo de construcción para los futuras

Instituciones educativas del municipio, departamento y del país en general.

1.4. Restricciones
  El personal de mano de obra no calificada a utilizar en el desarrollo de las diferentes

actividades que hacen parte de los componentes del proyecto, deben ser del

municipio, en el supuesto caso de que no exista oferta se recurrirá a personal de

regiones aledañas. Con esto se busca la generación de empleo con la ejecución del

proyecto y que la población beneficiada sea de la región.

 Durante la ejecución del cronograma de trabajo, el personal de operaciones, solo

podrán ejecutar labores de lunes a viernes, en jornada laboral de 8 horas diarias.

 En el desarrollo de las diferentes labores el personal de obra no calificada, debe

contar con los diferentes utensilios y elementos de protección que evite la

presentación de accidentes y minimice los accidentes laborales.

 El presupuesto no puede exceder los Diez mil millones de pesos m/cte ($

10.000.000.000).

 Los proveedores encargados de los suministros de los elementos, equipos y

herramientas necesarias, deberá acreditar experiencia en este campo no menor a 3

años, los cuales deben ser certificados por organizaciones e instituciones a las

cuales les hallan prestado el servicio.

 Se deberá informar por medio de avisos radiales, televisivos, y vaya informativa a la

comunidad sobre: el inicio de labores, fecha presupuestada de terminación, el objeto

del proyecto, el presupuesto asignado y el fondo de financiación.

1.5. Actividades principales y cronograma de ejecución

 Margen de
Fecha de Fecha de reajuste del Fecha Entidad
Actividad
inicio finalización cronograma por definitiva encargada
actividad
Laboratorio de
Estudio de suelos 8/07/2019 9/08/2019 01 mes 9/09/2019
la UIS
J. Mendoza
Ejecución de la obra 10/09/2019 20/09/2022 03 meses 20/12/2022
S.A.S
Evaluación y
22/12/2022 29/12/2022 N/A 29/12/2022 Contratante
aprobación
J. Mendoza
Entrega de la obra 6/01/2023 6/01/2023 N/A 6/01/2023 S.A.S.
Contratante

1.6. Plan de adquisiciones del proyecto

Matriz de Adquisiciones

Proye Colegio Bilingüe "Creciendo y aprendiendo"

cto:

ID: 1096483368

Modali Fechas Estimadas

Códig Producto o Tipo de dad de Presupuesto
o EDT Entregable Adquisición Adquisi Estimado
ción Inicio Fin

1 Proveer infraestructura
de calidad
 1,1 1 Colegio construido

1.1.1 Licitación Empresas Servicios LPI 8/06/20

Construcción Firmas 19 6/01/2023 $4.999.500.000,00

1,2 Escuelas con

Equipamiento

1.2.1 Licitación Compras Laboratorio de LPI 8/07/20

suelos 19 9/08/2019 $500.000,00

1.2.3 Adquisición de materiales Servicios LPN 10/09/2 20/09/2022:00:

e insumos Firmas 019 00 p. m. $5.000.000.000,00

Total $10.000.000.000,00

Luego de realizar el análisis se identificaron las actividades y procesos para la revisión y

clasificación de las necesidades del proyecto de construcción para lo cual se genero el

listado de los formatos para la gestión de adquisiciones.

Listado de Formatos para Gestión de Adquisiciones

CODIGO NOMBRE DE FORMATO

CO-FR-01 REQUISICION DE COMPRAS
CO-FR-02 LISTADO DE PROVEEDORES DE MATERIALES E INSUMOS
CO-FR-03 LISTADO DE PROVEEDORES DE SERVICIOS
CO-FR-04 ORDEN DE COMPRA
CO-FR-05 DEVOLUCIONES A PROVEEDORES
CO-FR-06 EVALUACION INICIAL DE PROVEEDORES DE MATERIALES E INSUMOS
CO-FR-07 EVALUACIÓN INICIAL DE PROVEEDORES SUBCONTRATISTAS
CO-FR-08 EVALUACIÓN INICIAL DE PROVEEDORES (ESPECIALISTAS)
EVALUACIÓN INICIAL DE LABORATORIOS DE PRUEBAS Y ENSAYOS Y DE
CO-FR-09
METROLOGÍA
CO-FR-10 ENTREGA DE PEDIDOS
CO-FR-11 REEEVALUACION DE PROVEEDORES DE MATERIALES E INSUMOS
REEVALUACIÓN DE LABORATORIOS DE PRUEBAS Y ENSAYOS Y DE
CO-FR-12
METROLOGÍA
CO-FR-13 CUADRO COMPARATIVO DE PROPUESTAS
Organigrama para la verificación del Proceso para la gestión de Adquisiciones.
 Tabla - Planificación de las adquisiciones.

Aplicar a
PMI Proceso Actual
Proceso

Implementación Impacto -
Acción
Planificación de Implementación
si no Observación si no
las Adquisiciones
Reducción de
imprevistos -
Generar el Tiempo para
Plan Dirección
X En proceso X formato de realizar
proyecto
Documento adquisiciones -
limita alcance de
adquisiciones
Generar el Evita costos
Documentación
X En proceso X formato de adicionales y evita
de Requisitos
Documento problemas legales
Acuerdos para Generar el Incrementar
Trabajar en X En proceso X formato de generación de
Equipo Documento nuevos proyectos
Generar el
Registro de Evita sobrecostos
X En proceso X formato de
Riesgos o reproceso
Documento
Requisitos de
Recursos de la X X
Entrada

Actividad
Cronograma del
X X
Proyecto
Estimación de
Costos de las X X
Actividades
Modificar
formato de
Línea Base del cuadros
Desempeño de X X comparativos Reducción costos
Costos donde se
incluyan estos
costos
Factores Generar el
Mejores
Ambientales de X En proceso X formato de
negociaciones
la Empresa Documento
Activos de los
Mejores
Procesos de la X En proceso X Comunicarse
negociaciones
Organización
 Análisis de Hacer Establecer
X En proceso X Reducción costos
o Comprar procedimiento
Técnica

Reducción costos
Juicio de Establecer
X En proceso X mejores
Expertos procedimiento
negociaciones
Tipo de Contrato X X
Plan de Gestión Negociaciones
Establecer
de las X En proceso X oportunas -
formato
Adquisiciones reducción costos
Enunciados de Negociaciones
Establecer
Trabajo Relativo X En proceso X oportunas -
formato
a Adquisiciones reducción costos
Decisiones de Establecer Mejores
X En proceso X
Hacer o Comprar procedimiento negociaciones
Negociaciones
oportunas -
Establecer
Documentos de reducción costos-
Salidas

X En proceso X procedimiento y
la Adquisición reducción
formatos
problemas
contractuales
Criterios de Establecer Mejores
Selección de X En proceso X procedimiento y negociaciones y
Proveedores formatos adjudicaciones -
Reduce riesgos
negativos
Solicitudes de Establecer relacionados con
X En proceso X
Cambio procedimiento las negociaciones y
ejecución
actividades

1.7. Plan de los recursos humanos

Miembros del equipo del proyecto

Código Nombre/ cargo Rol Área

1 Pedro Pérez Autorizador del gasto Directiva
2 Egan Quintana Director del proyecto Directiva
3 Carlos murillo Jefe de personal Talento Humano
 Miembros del equipo del proyecto

Código Nombre/ cargo Rol Área

4 Ruby Martínez Responsable financiera Administrativa
5 Adriana Londoño Responsable contabilidad Administrativa
6 Diego Agredo Pagador Administrativa
7 Carlos Legarda Ingeniero residente Construcción
8 Roció Mosquera Topógrafo Construcción
9 Ricardo Cruz Arquitecto Construcción
10 Fabio Luque Jefe de maestros Construcción
11 Alejandra Mogollón Salud ocupacional Talento Humano
12 Marlene Erazo Psicólogo Talento Humano

1.8. Plan de comunicaciones

Tipo de comunicaciones Canal

 Informes de interventoría
 Informe de avances
Escritos  Plegables
 Comunicados
 Cartillas
 Junta Directiva
 Comunicados y entrevistas
Orales  Visita a la obra
 Auditoría 
 Reuniones

 Página Web / Redes sociales

Página Web / Redes sociales
 Espacios de capacitación
 Tipo de comunicaciones Canal

 Intranet Corporativa / Medios internos

1.9. Plan de gestión de riesgos

Construcción de la infraestructura para el funcionamiento del colegio Bilingüe

“Creciendo y Aprendiendo”, en el municipio de Vélez, departamento de Santander.
Probabilidad de
Riesgo Ocurrencia 0 a impacto Efecto
100 %

Que no se realice un Realizar a tiempo el

probable Moderado
análisis adecuado de suelos diagnóstico del estudio.

Planificaciones no Los objetivos centrales del

ajustadas a la realidad
debido a: estimaciones
erróneas, movilidad de los
recursos, insuficiencia de
recursos
Falta de compromiso de los
responsables directos del
proyecto
proyecto no se podrían
Relativamente realizar y tomar forma, dado
Bajo
Probable a la mala administración de
los recursos y gestión integral
del proyecto
Validar el plan de trabajo con
la comunidad, estableciendo
Relativamente compromisos del contratista
Bajo
Probable para el proyecto y definiendo
su participación dentro del
mismo

Cerrar las adquisiciones - Entradas

Para el cierre de adquisiciones como entrada se realiza la Recopilación de Documentos

Para el cierre de adquisiciones como entrada esta Plan para la Dirección del Proyecto

Para el cierre de adquisiciones como entrada se establece la Documentación de la

Adquisición
 Entregable No 4 - Herramientas y técnicas al proyecto para realizar el control de las
adquisiciones.

Sistema de Control de Cambios del Contrato. Este proceso indica como como las

adquisiciones pueden ser modificadas, donde se incluyen los formularios, sistemas de

rastreo, y niveles de aprobación necesarios para autorizar los cambios.

Proyecto Colegio Bilingüe “Creciendo y Proceso Administrativo Para Ordenes de

Clave:
aprendiendo”. Cambio
Formato V0 Fecha: 01 agt 2019 Revisión:

Orden de Cambio del Contrato

Contratista: Oficio No:

Contrato No:
Dirección: Orden de Cambio No:

Por la presente el Contratista y la Resistencia de Obra acuerdan, incorporar los cambios siguientes:

$
Monto:
-

Plazos:

Otros:

Anexos:

Oficios de Solicitud (Contratista, Supervisión, Área Solicitante, etc.)

Ingeniería de Planos Modificación a Programas

Proyecto Colegio Bilingüe “Creciendo y Proceso Administrativo Para Ordenes de
Clave:
aprendiendo”. Cambio
Formato V0 Fecha: 01 agt 2019 Revisión:
Precios Unitarios Análisis de precios Unitarios

Notas de Bitácora Notificaciones de Cambio

Sanciones de Campo Modificación de tiempo

________________________ ________________________
Elaboro Autorizo

________________________ ________________________
Supervisor Residente

Firma Autorizada del Contratista: Nombre y Cargo

Fecha: ________________________

Revisiones del Desempeño de las Adquisiciones. Permite revisión del avance del

vendedor con el objetivo de cumplir con el alcance y la calidad del proyecto, dentro del

costo y el plazo acordado.

Inspecciones y Auditorias. Se generan mediante la solicitud del comprador para

verificar la conformidad de los procesos del vendedor.

Informes de Desempeño. Proporcionan información sobre la efectividad del

vendedor en el logro de los objetivos contractuales.

Sistemas de Pago. Pagos al vendedor procesados por el sistema de cuentas

por pagar del comprador al certificar que el trabajo es satisfactorio conforme a

los términos del contrato.

 Administración de Reclamaciones. Cambios impugnados solicitados respecto de

los cuales el comprador y el vendedor no pueden llegar a un acuerdo sobre la compensación

por el cambio.

Sistemas de Gestión de Registros. Procesos, funciones de control y herramientas

de automatización como parte del sistema de información de la dirección del proyecto.

Cerrar las adquisiciones – Herramientas y Técnicas

Auditorías de la Adquisición. Revisión desde la planificación hasta la

administración, con el fin de identificar los éxitos o fracasos.

Acuerdos Negociados. Acuerdo definitivo y equitativo de todas las reclamaciones y

controversias pendientes a través de la negociación.

Sistema de Gestión de Registros

Tabla para efectuar las adquisiciones

Aplicar a
PMI Proceso Actual
Proceso

Implementación Impacto -
Acción
Efectuar las Implementación
si no Observación si no
Adquisiciones
Negociaciones
Plan Gestión de las
X X Establecer formato oportunas -
Adquisiciones
reducción costos
Recopilarlos
Documentos de la Establecer
X forma más X Ya está establecido
Adquisición Procedimiento
organizada
Entrada

Criterios de Selección Establecer Mejores

X X
de Proveedores Procedimiento Negociaciones
Propuestas de los
X X Ya esta establecido
Vendedores
Documentos del
X X Ya esta establecido
Proyecto
Decisiones de Hacer o Establecer Mejores
X X
Comprar Procedimiento Negociaciones
 Enunciados del Negociaciones
Trabajo relativo a X X Establecer formato oportunas -
Adquisiciones reducción costos
Activos de los
Mejores
Procesos de la X X Comunicarse
Negociaciones
Organización
Conferencia de
X X
Oferentes
Técnicas de Negociaciones
Establecer
Evaluación de las X X oportunas -
Procedimiento
Propuestas reducción costos
Negociaciones
Estimaciones Establecer
X X oportunas -
Independientes Procedimiento
reducción costos
Técnica

Reducción de Costos
Establecer
Juicio de Expertos X X - Mejores
Procedimiento
Negociaciones
Publicidad X X
Reducción de Costos
Establecer
Técnicas Analíticas X X - Mejores
Procedimiento
Negociaciones
Reducción de Costos
Negociación de Revisar
X - Mejores
Adquisiciones Procedimiento
Negociaciones
Vendedores
X X Ya está establecido
Seleccionados
Acuerdos X X Ya está establecido
Negociaciones
Calendarios de
X X Establecer Formato oportunas -
Recursos
reducción costos
Reduce riesgos
negativos
Establecer relacionados con las
Solicitudes de Cambio X X
Procedimiento negociaciones y
ejecución
Salidas

actividades
Reduce riesgos
negativos
Actualizaciones al
Establecer relacionados con las
Plan para la Dirección X X
Procedimiento negociaciones y
del Proyecto
ejecución
actividades
Reduce riesgos
negativos
Actualizaciones a los
Establecer relacionados con las
Documentos del X X
Procedimiento negociaciones y
Proyecto
ejecución
actividades
 En el proyecto Colegio Bilingüe, “creciendo y aprendiendo”, se deben realizar el

control de las adquisiciones mediante unas herramientas, técnicas e instrumentos que

permitan ejecutar de manera organizada y sistemática las adquisiciones; mitigando los

riesgos que se pueden ocasionar debido a una mala gestión, en tal sentido se ha establecido

con anterioridad la implementación de herramientas tales como; Juicio de expertos,

publicidad, conferencia de oferentes, análisis de datos, habilidades interpersonales y de

equipo. Las mismas serán aplicadas ante la posible necesidad de un cambio de las

adquisiciones si el vendedor no cumpliese con los criterios de selección establecidos

previamente. Antes de ello es importante definir brevemente las herramientas a utilizar:

Juicio de expertos: Esta hace referencia a la concertación de opiniones entre

personas conocedoras y expertas de las temáticas trabajadas, de tal manera que se

desarrollen estrategias que permitan llegar a una resolución de las problemáticas

presentadas en el marco de la ejecución del proyecto.

Publicidad: Se hace necesario que el proyecto sea conocido por la sociedad ya que

finalmente es ella quien disfrutara de los beneficios del mismo, de igual manera los

proveedores podrán así conocer y ofertar sus productos para tener la posibilidad de que

sean adquiridos por los líderes del proyecto, mediante contratación.

Rueda de negocios: Esta se refiere al hecho de permitir a los proveedores exponer

los precios de cada producto, para que los líderes del proyecto puedan elegir libremente el

más conveniente y ajustable a la estructura.

 Análisis de datos: En esta herramienta se evalúan los criterios de selección

planteados para el proyecto, de tal manera que se logran sistematizar los datos ofrecidos por

los posibles proveedores y así llegar a la concertación de adjudicar el contrato a

determinado proveedor.

Habilidades interpersonales y de equipo: en esta herramienta evaluaremos las

aptitudes de cada miembro del equipo, para lograr los objetivos propuestos, según el

cronograma de trabajo establecida y en concordancia con el perfil establecido.

Adquisición de materiales para la ejecución del proyecto Colegio Bilingüe

“creciendo y aprendiendo”, consiste en ejecutar las acciones necesarias mediante contrato

de los suministros para la elaboración y construcción de la estructura donde funcionara el

Colegio, en tal sentido, se establecen unos criterios para determinar los cambios que se

deben realizar.

Posible cambio Definición Herramienta a desarrollar

Daño o avería de los
materiales
Insumos en una cantidad
distinta a la prevista
Retrasos en la entrega de los
materiales
Si el material o insumo
Juicio de expertos y cambio del
presenta algún signo de
material de inmediato.
daño o avería
Si la cantidad de
materiales e insumos es Publicidad, análisis de datos,
mayor de la solicitada habilidades interpersonales y de equipo
inicialmente
Juicio de expertos, nueva publicidad,
Si la empresa no cumple
conferencia de expertos, análisis de
con los tiempos
datos, habilidades interpersonales y de
establecidos
equipo

En el primer riesgo se implementará el juicio de expertos, ya que ellos serán quienes

determinen si el material puede servir para la obra o si es necesario un cambio del material,
de esta manera se examinará también si el contrato con la empresa continúa y se cambia

únicamente el insumo o si definitivamente se debe cambiar de proveedor.

En el segundo riesgo, se debe implementar las herramientas tales como publicidad,

análisis de datos, habilidades interpersonales y de equipo, las anteriores son

herramientas que permiten mitigar el impacto directamente.

En el tercer riesgo se deben implementar las siguientes técnicas juicio de expertos,

nueva publicidad, conferencia de expertos, análisis de datos, habilidades

interpersonales y de equipo, ya que en el contrato se establecen fechas de cumplimiento

exactas, por tanto, el juicio de expertos determinara las acciones a tomar en tal caso que

estos decidan anular el contrato y contratar con un nuevo proveedor se implementaran las

demás estrategias.
Entregable No 5 - Salidas del proceso de control

Documentación de la Adquisición. Cosiste en realizar la actualización de la

correspondencia, los cronogramas y solicitudes de pago y la documentación sobre la

evaluación del desempeño del vendedor.

Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organización. Permite

realizar la actualización de la correspondencia, los cronogramas y solicitudes de pago y la

documentación sobre la evaluación del desempeño del vendedor.

Solicitudes de Cambio. Puede generar solicitudes de cambio al plan para la

dirección del proyecto, sus planes subsidiarios y el plan de gestión de las adquisiciones.

Actualizaciones al Plan para la Dirección del Proyecto. Pueden actualizarse el

plan de gestión de las adquisiciones y la línea base del cronograma.

Cerrar las adquisiciones – Salidas

Adquisiciones Cerradas. El comprador proporciona al vendedor un aviso formal

por escrito de que los entregables han sido aceptados o rechazados.

Actualizaciones a loa Activos de los Procesos de la Organización. Pueden

actualizarse el archivo de la adquisición, la aceptación de los entregables y la

documentación sobre lecciones aprendidas.

Actualizaciones al plan para la dirección del proyecto

Información del Proyecto

Empresa / Organización J Mendoza S.A.S

Proyecto Colegio Bilingüe. “Creciendo y aprendiendo”
Fecha de preparación 1/08/2019
Niños y niñas de la provincia de Vélez, Santander
Beneficiarios
y sus núcleos familiares
Ubicación Vélez, Santander
Gerente de Proyecto Ingeniero Jhon Freddy Mendoza

Metodología

1. Entrevistas directas con las personas asociadas directamente con la

construcción del colegio Bilingüe. “Creciendo y aprendiendo, brindándole la
oportunidad de un mejor aprendizaje a niños y niñas de Vélez Santander.

2. Buzón de sugerencias

3. Capacitaciones

Roles y Responsabilidades

EQUIPO DE ADQUISICIÓN DEL

PREPARADO POR:
PROYECTO
REVISADO POR: GOBIERNO NACIONAL DE COLOMBIA
APROBADO POR: GOBIERNO NACIONAL DE COLOMBIA

Presupuesto

Para el desarrollo de este proyecto se tiene un presupuesto de:

$10.000.000.000. diez mil millones de pesos MCTE
 Categorías de Riesgo

- Riesgos técnicos, de calidad o de rendimiento

- Riesgos en la gerencia de proyectos

- Riesgos organizacionales

- Riesgos externos

Estructura de Desglose de Riesgos (RBS)

- Riesgos técnicos, de calidad o de rendimiento:

No contar con la suficiente experiencia para el desarrollo del trabajo.

Implementación de nuevas técnicas del servicio de programación.
3. No contar con personal especializado.
4. Desconocimiento de las normas de calidad.

- Riesgos en la gerencia de proyectos:

1. Cumplimiento del tiempo Programado.

2. No contar con recursos adecuados para el desarrollo del proyecto.
3. Mal uso de los recursos asignados.

- Riesgos organizacionales:

1. Disponibilidad de fondos para la ejecución del proyecto.

2. Poco entendimiento por parte del equipo de trabajo.
3. Interrupción del financiamiento del proyecto para priorizar otros
proyectos.

- Riesgos externos:

1. Cambio de Políticas de Gobierno en el desarrollo del proyecto.

3. Cambio de Autoridades para el inicio del Proyecto.
Tabla de Control de Adquisiciones

Lo que corresponde la tabla hace referencia al control, indica si se debe realizar un

procedimiento para su adecuada recopilación de los documentos a manera de expedientes

donde se indican los documentos principales que deben estar de forma adecuada para su

control dentro de cada vigencia del contrato junto con sus pólizas.

Aplicar a
PMI Proceso Actual
Proceso

Implementación Impacto -
Acción
Control de las Implementación
si no Observación si no
Adquisiciones
Reducción de
imprevistos - Tiempo
Generar el
Plan Dirección para realizar
X En proceso X formato de
proyecto adquisiciones - limita
Documento
alcance de
adquisiciones
Documentación de Establecer el
X En proceso X Ya esta establecido
Entrada

Requisitos procedimiento
Generar el Implementar
Acuerdos para
X En proceso X formato de generación de nuevos
Trabajar en Equipo
Documento proyectos
Solicitudes de Modificar el Menores Problemas
X En proceso X
Cambio Aprobadas Procedimiento Legales
Informes de
Modificar el Mayor Calidad,
Desempeño del X X
Procedimiento Menores Costos
Trabajo
Sistema de Control
Modificar el Menores Problemas
de Cambios del X En proceso X
Procedimiento Legales
Contrato
Revisiones del
Incluirlo en el Cumplimiento Entregas
Desempeño de las
proceso Programadas
Adquisiciones
Técnica

Incluirlo en el
Inspecciones y Cumplimiento Entregas
proceso y
Auditorías Programadas
contratos
Administración de
X En proceso X No aplica
Reclamaciones
Sistemas de Gestión
X X No aplica
de Registros
Permite tomar medidas
Información de Generar el
Salidas

rápidamente respecto
Desempeño del X En proceso X formato de
a costo tiempo y
Trabajo Documento
calidad
 Reduce riesgos
Solicitudes de Establecer negativos relacionados
X En proceso X
Cambio procedimiento con las negociaciones y
ejecución actividades
Actualizaciones al Reduce riesgos
Plan para la Establecer negativos relacionados
X En proceso X
Dirección del procedimiento con las negociaciones y
Proyecto ejecución actividades
Reduce riesgos
Actualizaciones a los Establecer
negativos relacionados
documentos del X En proceso X procedimiento y
con las negociaciones y
Proyecto formatos
ejecución actividades
Actualizaciones a los Reduce riesgos
Establecer
Activos de los negativos relacionados
X En proceso X procedimiento y
Procesos de la con las negociaciones y
formatos
Organización ejecución actividades

Tabla de Cierre de Adquisiciones

Corresponde al cierre, indicando que se deben establecer auditorias de las adquisiciones

para identificar las fortalezas, debilidades y acciones de mejora, su importancia radica en

generar un comunicado que formalice el cierre de las adquisiciones con el proveedor o

vendedor donde se indique el recibo a satisfacción del bien suministrado o el servicio

prestado.

Aplicar a
PMI Proceso Actual
Proceso

Implementación
Acción Impacto - Implementación
Cerrar las
si no Observación si no
Adquisiciones
Reducción de imprevistos -
Generar el
Plan Dirección Tiempo para realizar
X X formato de
proyecto adquisiciones - limita alcance
Entrada

Documento
de adquisiciones
Recopilarlos
Documentación Establecer Evita problemas legales y
X forma más X
de Requisitos procedimiento sobrecostos
organizada
Auditorías de la Establecer Evita problemas legales y
X X
Técnica

Adquisición procedimiento sobrecostos

Negociación de Mejorar
X
Adquisiciones procedimiento
 Sistemas de Generar el
Gestión de X X formato de Reduce riesgos
Registros Documento
Adquisiciones
X
Cerradas
Salidas

Actualizaciones a Reduce riesgos negativos

los Activos de los Establecer relacionados con las
X X
Procesos de la procedimiento negociaciones y ejecución de
Organización actividades
Conclusiones

En esta fase del proyecto lo que pretendemos es controlar las adquisiciones

gestionando las relaciones de adquisiciones, mediante el monitoreo de los contratos,

efectuando los cambios y correcciones según el evento, el beneficio de este proceso es

garantizar el desempeño del vendedor como del comprador satisfaciendo los requisitos del

proyecto mediante los términos de acuerdo legal.

La implementación de un sistema de gestión de adquisiciones en el proyecto, permite

mitigar los riesgos vinculados con la contratación, lo que en un futuro minimizaría el riesgo

evitando que se generen costos adicionales y situaciones legales que puedan afectar el

proyecto, por lo que una buena gestión de adquisiciones fortalecerá el proyecto frente a la

competencia.

En el proceso de efectuar las adquisiciones se obtiene el resultado de los

proveedores con los cuales se van a trabajar durante el proyecto, pero para llegar a este

punto se establecieron unos criterios, realizando una selección y una calificación tomando

en cuenta unos factores que permitan realizar una evaluación idónea con el fin de contar

con un criterio seguro que permita elegir el mejor proveedor.

Para las adquisiciones de un proyecto aparte de tener en cuenta los distintos

suministros que nos permiten la ejecución del mismo en el cual se ve reflejado al momento

de la selección del producto o servicio en su (tipo, calidad, vida útil), lo anterior es muy

importante para dar cumplimiento, garantía y satisfacción a la hora de la entrega de un

proyecto de infraestructura puesto que se deben cumplir con los más altos estándares de

calidad de acuerdo a la norma.

Bibliografía

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de http://hdl.handle.net/10596/22841

Herrera, R. F., Muñoz-La Rivera, F. C., Vargas, C. F., & Antio, M. M. (2017). Uso e
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Sistema de control de cambios

https://www.google.com/search?rlz=1C1CHZL_esCO740CO740&q=formato+de+Sistema+d
e+Control+de+Cambios+del+Contrato – Consultado 01 agosto 2019