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PROCEDIMIENTO GESTIÓN DE
EMERGENCIAS Y IPSE-SGSST-P04 1/5
CONTINGENCIAS SG-SST Y Fecha
AMBIENTAL
08/07/2015

1. OBJETIVO:

Establecer los mecanismos de actuación para la identificación de situaciones potenciales

de emergencia, su prevención, respuesta y mitigación de los impactos generados
posterior a su ocurrencia.

2. DEFINICIONES:

Brigada de emergencia: Es el grupo de trabajadores organizados, entrenados y

equipados para identificar las condiciones de riesgo que puedan generar emergencias y
actuar adecuadamente controlando o minimizando sus consecuencias.

Valoración del riesgo: Proceso de evaluar el (los) riesgo(s) que surgen de un(os)
peligro(s), teniendo en cuenta la suficiencia de los existentes, y de decidir si el (los)
riesgo(s) es (son) aceptable(s) o no.

Lugar de trabajo: Cualquier espacio físico en el que se realizan actividades relacionadas

con el trabajo, bajo el control de la organización.

Simulacro: Representación simulada de una emergencia, para evaluar el

comportamiento y efectividad de los planes de emergencia.

Acción Correctiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad

detectada u otra situación no deseable.

Acción Preventiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad

potencial u otra situación potencial no deseable.

Parte Interesada: Persona o grupo, dentro o fuera del lugar de trabajo involucrado o
afectado por el desempeño en seguridad y salud en el trabajo de una organización.

Emergencia: Todo estado de perturbación, que pueda poner en peligro la estabilidad del
normal desarrollo de las actividades y la seguridad de los funcionarios, instalaciones y
equipos del IPSE.

Estado de Perturbación: El estado de perturbación puede tener origen en diversos

factores de riesgos o amenazas identificadas en el Plan de emergencias y evacuación las
cuales son: Atrapamiento de personal, Incidentes graves, incendios, fenómenos naturales,
Amenaza terroristas / Atracos, Accidentes de tránsito, situación de emergencias en
Trabajos de alto riesgo como. Trabajos en alturas, espacios confinados y Alteraciones del
orden público.

Emergencia Interna: Todo incidente que ocurra dentro de las instalaciones deberán ser
avisadas de acuerdo con la Cadena de llamadas mediante el teléfono 6397888, para la
sede de la calle 99 y al teléfono 6449300 para la calle 84.
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EMERGENCIAS Y IPSE-SGSST-P04 2/5
CONTINGENCIAS SG-SST Y Fecha
AMBIENTAL
08/07/2015

Emergencia en Comisión: En los eventos presentados en las visitas a comisión para

seguimiento y control en las ZNI, se deberá proceder de acuerdo al Manual del Viajero
Seguro.

Comunicación de Emergencias: Todas las formas de intercambio de información

referente a la ocurrencia de una emergencia, tanto a nivel interno como externo.
Incidente: Evento(s) relacionado(s) con el trabajo, en el (los) que ocurrió o pudo haber
ocurrido lesión o enfermedad (3.8) (independiente de su severidad), o víctima mortal.

Equipos de Respuesta a Emergencia: Herramientas que permiten manejar una

emergencia para controlarla.

Peligro: Fuente, situación o acto con potencial de daño en términos de enfermedad o

lesión a las personas, o una combinación de estos.

Identificación del Peligro: Proceso para reconocer si existe un peligro y definir sus
características.

Riesgo: Combinación de la probabilidad de que ocurra un (os) evento (es) o exposición

(es) peligrosa (es), y la severidad de la lesión o enfermedad que puede ser causada por el
evento o exposición.

Evaluación de Riesgos: Proceso de evaluar el (los) riesgos que surgen de un (os)

peligro (s) teniendo en cuenta la suficiencia de los controles existentes y de decidir si el o
(los) riesgos es (son) aceptables o no.

Manual de Emergencia: Documento que contiene el conjunto de normas, procedimientos

administrativos y operativos, destinados a prevenir y controlar en forma oportuna y
adecuada las situaciones de riesgo del Instituto.

Planes de Contingencia: Son un componente del plan de emergencia que contiene los
procedimientos específicos para la pronta respuesta en caso de presentarse un evento
como una fuga, un derrame, un incendio, entre otros.

Incendio: es el fuego de grandes proporciones que destruye aquello que no está

destinado a quemarse. El surgimiento de un incendio implica que la ocurrencia de fuego
fuera de control, con riesgo para los seres vivos, las viviendas y cualquier estructura.

Evacuación: Conjunto de procedimientos y acciones tendientes a que las personas

amenazada de un peligro protejan su vida e integridad física, mediante su desplazamiento
hasta y a través de lugares de menor riesgo o rutas seguras.

Ruta de Evacuación: Camino o dirección que se toma para un propósito, SALIR. Es un

camino continuo que permite el traslado desde cualquier punto de un edificio o estructura
hasta el exterior y a nivel del suelo
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08/07/2015

Búsqueda y Rescate: es una operación llevada a cabo por servicio de emergencia, civil o
militar, para encontrar a alguien que se cree que está perdido, enfermo, o herido en áreas
lejanas, remotas o poco accesibles.

Primeros Auxilios: Se entiende como primeros auxilios a las técnicas y procedimientos

de carácter inmediato, limitado, temporal, profesional o de personas capacitadas o con
conocimiento técnico que es brindado a quien lo necesite, víctima de un accidente o
enfermedad repentina.

Preparación: Se lleva a cabo mediante la organización institucional, predicción de

eventos y planificación de acciones de alerta, búsqueda, rescate, traslado, evacuación y
asistencia de personas, salvamento de bienes y de rehabilitación y reconstrucción de la
empresa o comunidad.

Medio ambiente: Entorno en el cual una organización opera, incluidos el aire, el agua, el
suelo, los recursos naturales, la flora, la fauna los seres humanos y sus interrelaciones.

Aspecto ambiental: Elemento de las actividades, productos y servicios de una

organización que puede interactuar con el medio ambiente.

Impacto ambiental: Cualquier cambio en el medio ambiente ya sea adverso o

beneficioso, como resultado total o parcial de los aspectos ambientales de una
organización.

3. DESARROLLO
SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
No ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS
ANTES
Identificación de situaciones potenciales
Matriz de identificación de
causantes de emergencias.
peligros, valoración de
De acuerdo al instructivo identificación de Líder del proceso de
riesgos y determinación de
peligros, valoración de riesgos y Gestión de seguridad,
1 los controles.
determinación de los controles y la visita salud en el trabajo y
Manual de Emergencias y
de vulnerabilidad de las instalaciones del Bienestar social
Contingencias IPSE-SGSST
IPSE para identificar el análisis de
y Ambiental
vulnerabilidad.
Elaboración del Manual de Emergencias y
Contingencias.
Con base en las situaciones potenciales
identificadas en la matriz de identificación
Líder del proceso de
de peligros, valoración de riesgos y Manual de Emergencias y
Gestión de seguridad,
2 determinación de los controles, los Contingencias IPSE-SGSST
salud en el trabajo y
principios de instituto y requisitos legales y Ambiental
Bienestar social
aplicables, se procede a la definición de
los componentes del manual de
emergencia y contingencias para su
elaboración.
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08/07/2015

SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

No ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS
Formato para la inscripción
Inscripción de los integrantes de la Líder del proceso de
de candidatos para
Brigada de Emergencias IPSE mediante el Gestión de seguridad,
3 Brigadistas IPSE-SGSST-
formato para inscripción de candidatos salud en el trabajo y
F12 FORMATO HOJA PARA
para Brigadistas IPSE. Bienestar social
BRIGADISTAS IPSE.
Desarrollo de estrategias para la
implementación del Manual de
Emergencias y Contingencias.
Evaluación de los recursos físicos para la
atención y respuesta ante emergencias
(elementos de primeros auxilios, Sistema de Gestión de
extintores, sistemas contra incendio), Líder del proceso de Seguridad y Salud en el
4 elementos a brigadistas, capacitación para Gestión de seguridad, Trabajo
la prevención, atención y respuesta ante salud en el trabajo y Manual de Emergencias y
emergencias, la cual debe incluir Bienestar social Contingencias IPSE-SGSST
capacitaciones a todas las partes y Ambiental
interesadas pertinentes y formación
específica para la brigada de
emergencias.
Programación de simulacro para evaluar
las respuestas a eventuales emergencias.
Revisión, evaluación y actualización del
Manual de Emergencia y Contingencias
Por medio de visitas de inspección visual
y a través de inspecciones planeadas en Formato Inspecciones
Líder del proceso de
el instituto, se verifica que el actual Planeadas de Seguridad
Gestión de seguridad,
5 Manual de Emergencia y Contingencias Manual de Emergencias y
salud en el trabajo y
sea ajustado a las necesidades del Contingencias IPSE-SGSST
Bienestar social
Instituto. Otro objetivo de las inspecciones y Ambiental
en las instalaciones es verificar la
infraestructura para la atención de
emergencias.
DURANTE
Detección del evento
Notificar el evento de acuerdo con la Persona que detecta
cadena de llamadas relacionada. y avisa a
6 N.A.
Posteriormente la persona encargada de recepcionista.
recepción da aviso al Jefe de brigada de Jefe de brigada
emergencia.
Notificación del Evento:
Se convoca la brigada por medio de
Brigada de
7 radios de comunicación y se procede de N.A.
emergencia
acuerdo al Manual de Emergencias y
Contingencias del IPSE.
Verificación e identificación de la Manual de Emergencias y
8 emergencia: Jefe de la brigada Contingencias IPSE-SGSST
Se establece el tipo de Emergencia y y Ambiental
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08/07/2015

SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

No ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS
grado de la misma para tomar la decisión
de activar o no el Manual de Emergencia y
Contingencias.
Activación del Manual de Emergencias y
Contingencias:
Se siguen las instrucciones del Manual de
Emergencia y Contingencias de acuerdo
al tipo de situación, y se establece si
puede controlarse internamente o hay que Brigada de
Manual de Emergencias y
acudir a los entes locales para solicitar emergencias,
9 Contingencias IPSE-SGSST
apoyo. Y en coordinación de la administración del
y Ambiental.
administración del edificio, activar el edificio.
protocolo de la administración que
consiste en: - Activación de la alarma
sonora automática por lo que se debe
estar alerta para evacuar cuando se
presente un evento.
Control de la emergencia:
Actuar de acuerdo al Manual de
Emergencias y Contingencias y al Manual de Emergencias y
Brigada de
10 Reglamento de la Brigada de Emergencia, Contingencias IPSE-SGSST
emergencias
según la amenaza que se presente. Y en y Ambiental.
coordinación de la seguridad del edificio,
según sea el caso.
Activación del plan de restablecimiento:
De acuerdo al tipo de emergencia se da la Jefe de brigada de
11 Acta de retroalimentación
orden de regreso a las actividades emergencias
normales en el Instituto.
DESPUÉS
Investigación y evaluación de la
Acta de reporte de la
emergencia: Brigada de
12 investigación de la
Se establecen las causas que dieron emergencias
emergencia
origen a la situación de emergencia.
Identificación de Consecuencias
Se realiza un inventario de las pérdidas
y/o afectación a los recursos físicos,
humanos y naturales. Con base en el Acta de reporte de la
Brigada de
13 inventario se realiza una evaluación de la investigación de la
emergencias
situación, de la eficacia del plan y se emergencia
establecen planes de acción para su
mejoramiento y la mitigación de los daños
causados por la situación.
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GESTION AMBIENTAL
No ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS
ANTES
Matriz de identificación y
Identificación de situaciones potenciales evaluación de aspectos e
causantes de emergencias y/o accidentes impactos ambientales.
1 Líder de CEGAS.
potenciales que pueden tener impactos en Manual de Emergencias y
el medio ambiente. Contingencias IPSE-SGSST
y Ambiental
Análisis de riesgos
Actualización del Manual de Emergencias
Líder de CEGAS. Manual de Emergencias y
2 y Contingencia en el componente
Contingencias IPSE-SGSST
ambiental.
y Ambiental
Planillas de asistencia,
Participación con la Brigada de capacitaciones sobre riesgos
3 Emergencias en temas de formación Líder de CEGAS. ambientales, participación en
componente ambiental. simulacros, situaciones
reales de emergencia.
Definición de mecanismos de respuesta
ante situaciones de emergencia o Manual de Emergencias y
4
accidentes reales para prevenir o mitigar Líder de CEGAS. Contingencias IPSE-SGSST
impactos ambientales, con el fin de y Ambiental
incorporarlos al Manual de Emergencias.
Implementación del Manual de
Emergencias: Evaluación de los recursos
físicos para la atención y respuesta ante Líder del CEGAS Manual de Emergencias y
emergencias, capacitación para la Profesionales del Contingencias IPSE-SGSST
5
prevención, atención y respuesta ante área ambiental del y Ambiental
emergencias ambientales, a todas las CEGAS Registro capacitaciones
partes interesadas y formación específica
para la brigada de emergencias.
Programación de simulacros incluyendo Líder del CEGAS
6 los simulacros para evaluar las respuestas Brigada de Acta de reunión
a eventuales emergencias ambientales. Emergencia IPSE
Acta de reunión
Revisión, evaluación y actualización del
Manual de Emergencias y
7 Manual de Emergencias en el Líder de CEGAS.
Contingencias IPSE-SGSST
componente ambiental.
y Ambiental

3.1 Consideraciones generales.

Este procedimiento es compartido con el proceso de Gestión Ambiental y Social

(CEGAS) en cuanto a las responsabilidades de las actividades.

El IPSE debe revisar periódicamente, modificar y actualizar cuando se necesario el

Manual de Emergencia y Contingencias del Instituto, igualmente el procedimiento de
Gestión de Emergencias y Contingencias.
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08/07/2015

Este procedimiento es de obligatorio cumplimiento y debe ser conocido por todo el

personal que mantenga un vínculo laboral con el Instituto.

Los eventos que se consideran emergencias en el IPSE son:

- Incendios y/o explosiones (*). Todo aquel incendio que no pueda ser controlado
con un extintor y requiera de la participación de más de dos personas y el uso de
equipo especial contra incendio, por ejemplo Auto contenido, traje de bomberos,
etc.

- Accidente Personal: (*). Una o más personas lesionadas de gravedad o halladas

inconscientes o en atrapamientos.

- Amenaza de bomba o actos terroristas

- Desastres naturales

- Emergencias de transporte de personal.

- Terrorismo / Atracos.

- Impacto sobre fuentes de agua (canales, sumideros, tuberías).

- Impacto sobre suelo (contaminación con aceites, óxidos, químicos).

- Derrame de materiales peligrosos (aceites, grasas).

(*) Emergencias internas que en caso de ocurrir deberán ser avisadas de acuerdo la
Cadena de llamadas respetiva, teniendo en cuenta la ubicación de la sede.

Sede calle 99: teléfono 6397888 - 2575724

Sede calle 84: teléfono 6449300

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08/07/2015

Ilustración 1 Cadena de llamada

(*) Emergencias externas que en caso de ocurrir deberán atenderse de acuerdo a las
recomendaciones dadas en los cursos de rescate y supervivencia y manual del viajero
seguro.

La vigencia del listado de teléfonos de emergencia deberá ser verificada con una
periodicidad mínima de un año.

3.2. Responsabilidad

El responsable de la atención de las emergencias en el IPSE será el Director de

Emergencias, quien tendrá a su cargo el Jefe de Brigada, en caso de no estar el titular,
junto con el grupo de brigadistas encargados de coordinar la atención de las emergencias
y el Líder de CEGAS en caso de ser una emergencia ambiental.
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PROCEDIMIENTO GESTIÓN DE
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CONTINGENCIAS SG-SST Y Fecha
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08/07/2015

4. FLUJOGRAMA PROCEDIMIENTO GESTIÓN DE EMERGENCIAS Y

CONTINGENCIAS SG-SST
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CONTINGENCIAS SG-SST Y Fecha
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08/07/2015

FLUJOGRAMA PROCEDIMIENTO GESTIÓN DE EMERGENCIAS Y CONTINGENCIAS

AMBIENTALES
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EMERGENCIAS Y IPSE-SGSST-P04 11/5
CONTINGENCIAS SG-SST Y Fecha
AMBIENTAL
08/07/2015

5. IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS
- Identificación de situaciones potenciales de emergencia en el plan de
emergencias.
- Desconocimiento del Manual de Emergencia y Contingencias IPSE - SGSST y
Ambiental del Instituto
- Desconocimiento del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.
- Desconocimiento de la Matriz de Aspecto s e Impactos Ambientales.
- Desconocimiento de la actuación en una eventual emergencia.
- Falta de divulgación de los planes de acción para la atención de emergencias.

6. DOCUMENTOS ANEXOS
- Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo
- Manual de emergencias y Contingencias del IPSE - SGSST y Ambiental
- Reglamento de la brigada de emergencia
- Formato Hoja de Vida inscripción Brigada de Emergencia
- Formatos de Inspecciones Planeadas

CONTROL DE CAMBIOS

FECHA MOTIVO DEL CAMBIO

Septiembre 12 de 2012 Actualización por cambio de brigadistas
Agosto de 2013 Actualización por cambio de Organigrama de Brigadistas.
Cambio de terminología en el documento, pasa de seguridad y salud
Febrero 24 de 2014 ocupacional a Sistema de Seguridad y salud en el trabajo. Según Ley
1562/2012 y Decreto 1443 de 2014.
- Actualización por cambio de Organigrama y por inclusión de
Reglamento de la Brigada de Emergencia.
Octubre 02 de 2014
- Modificación del código del encabezado del documento
- Modificación en Actividades 1,2,3,8 y 9
Actualización del P04 evaluado conforme a la Guía Técnica Colombiana
104 "GESTIÓN DEL RIESGO AMBIENTAL -PRINCIPIOS Y PROCESO"
y se definió responsabilidades para cada Líder de proceso.
Agosto 19 de 2015
Cambio del Nombre del procedimiento, incluyendo el componente
ambiental.
Se modifica el numeral 3,1.
Se reemplazó la palabra Coordinador por Líder en lo referente a SGSST
Octubre 15 de 2016 Se ajustó el protocolo de alarma de acuerdo al procedimiento de la
Administración del Edificio para la sede de la Calle 99.

REVISÓ APROBÓ
NOHORA PEDRAZA ROZO NOHORA PEDRAZA ROZO