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DOCUWARE TRAINING CENTER
DSC Training Guide – 2013
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Version 2.0
July 24, 2013
Table of Content / Tabla de Contenido
1. Introduction / Introducción .......................................................................... 1
2. Prepare Virtual Machine before Installing DocuWare / Preparar La Máquina
Virtual Antes de Instalar DocuWare..................................................................... 1
System Requirements / Requisitos Del Sistema ............................. 1
Preparing IIS 7 in Windows 2008 / Preparar IIS 7 en Windows 20081
3. Install DocuWare 6 / Instale DocuWare 6 ................................................... 5
4. Web Client Configuration / Configuración Del Cliente Web ...................... 19
Web Connection Settings / Configuración de la conexión Web............ 20
Create Standard Web Instance / Crear instancia Web Estándar ......... 20
5. Install Web Client Applications / Instalar Aplicaciones Para Cliente Web . 25
6. The Administration Tool Overview / La Herramienta de Administración
General ............................................................................................................. 28
7. Preparation of Windows Folders / Preparación de Carpetas de Windows 29
8. Create Storage Locations (System) / Crear Ubicaciones De
Almacenamiento (System) ................................................................................ 29
9. User Synchronization for Active Directory / Sincronización de Usuarios de
Active Directory ................................................................................................. 31
10. Create an User Called Peggy / Creación Usuario Llamado Peggy ........... 34
11. Create PE Document File Cabinet (Organization) / Crear Archivador PE
Document (Organización).................................................................................. 35
12. Create a Windows Client Basket (Organization) / Crear Una Bandeja de
Windows Client (Organización) ......................................................................... 45
13. Create a Select List for Field Cost Center / Crear Una Lista de Selecion
Para el Campo Cost Center .............................................................................. 46
14. Create a TIFFMAKER Port (Windows Client) / Crear un puerto
TIFFMAKER (cliente Windows) ......................................................................... 52
15. Create RECOGNITION Template / Crear Plantilla RECOGNITION ......... 60
16. ACTIVE-IMPORT Job with ODBC Database / Trabajo ACTIVE-IMPORT
con base de datos ODBC .................................................................................. 70
17. ACTIVE-IMPORT Jobs with Metaindex Description File / Trabajos de
ACTIVE-IMPORT con Archivos de Descripción de Metaindex .......................... 80
18. AUTOINDEX Job with MSSQL 2008 / AUTOINDEX Job con MSSQL 2008
87
19. Create a Task List for Peggy / Crear una lista de tareas para Peggy ..... 100
20. Create Database Connection for Web Baskets (System) / Crear Conexión
Para Base de Datos Para Las Bandejas de Web (System) ............................. 104
21. Create a Web Basket for Peggy / Crear Una Bandeja Web Para Peggy 108
22. Creating an Upload Server Job For Peggy / Creación de un trabajo de
carga del servidor Para Peggy ........................................................................ 113
© DocuWare Corporation, New Windsor – New York Page 2 of 291

23. Create an Email Notification For Peggy Jenkins / Cree una notificación de
correo electrónico para Peggy Jenkins ............................................................ 117
24. Practice of DocuWare 6 Modules - Group Project / Práctica de DocuWare
6 Módulos - Grupo de Proyectos ..................................................................... 124
25. Create a Smart Search for Peggy / Crear un Smart Search para Peggy 128
26. Create a Smart Index for Peggy Jenkins / Crear un índice inteligente para
Peggy Jenkins ................................................................................................. 138
27. CONNECT to Outlook ............................................................................ 143
Creating a Quick Store task / Creación Una Tarea De Quick Store143
Creating a Quick Search task / Creación de una tarea de búsqueda rápida 146
Using / Uso DocuWare Connect to Outlook ................................ 148
28. DocuWare Desktop Overview / Descripción ........................................... 149
29. Configure DocuWare Desktop – Printer ................................................. 150
30. Configure / Configurar DocuWare Desktop – Scanner .......................... 157
31. Configure / Configurar DocuWare Desktop – Import .............................. 168
32. DocuWare REQUEST in/en DocuWare version 6 .................................. 174
33. DocuWare Intelligent Indexing Service ................................................... 180
34. CONNECT to Mail (Gmail) ..................................................................... 188
35. Document Link ....................................................................................... 198
36. Enable Version Management in PE Documents / Activar la gestión de
versiones de PE Documents ........................................................................... 201
37. Group Project for DocuWare version 6 Modules / Proyecto Grupo de
DocuWare versión 6 módulos.......................................................................... 204
38. User Administration – Field Dependent Access Rights with SQL Script /
Administración de usuarios - Campo Los accesos dependientes con SQL Script
206
39. User Administration - Field Dependent Access Rights with SQL Script and
DocuWare Groups / Administración de usuarios - Campo Los accesos
dependientes con SQL Script y DocuWare Grupos ......................................... 209
40. File Cabinet – Field Mask / Archivador - Máscara de campo .................. 218
41. Configuring Web Client for URL Integration / Configuración del cliente Web
de Integración URL ......................................................................................... 220
42. Settings Mobile Application / Configuración de aplicaciones móviles ..... 222
Install Platform Services / Instalar Platform Services .................. 222
Apple Devices (Using an App) / Los dispositivos de Apple (usando una aplicación)
.................................................................................................... 223
Using HTML 5 Ready Device / Uso de HTML 5 Device Ready .. 224
In Windows 8 App / En Windows 8 App ...................................... 225
43. Backup DocuWare 5 MySQL Database (Internal Database) / Backup
DocuWare 5 Base de datos MySQL (base de datos interna)........................... 230

44. Restore a DocuWare MySQL database ................................................. 239
45. Restore a file Cabinet / Restaurar un archivador ................................... 240
46. Connect to File Host (Dropbox) .............................................................. 249
47. Explorer Client........................................................................................ 250
48. Workflow Manager – Designer Practice Guide / Workflow Manager - Guía -
Práctica de Diseñador ..................................................................................... 256
49. General Troubleshooting Tools / Herramientas para solucionar problemas
generales ........................................................................................................ 282

T R A I N I N G G U I D E
1. Introduction / Introducción
DSC 2013 is designed to give participants hands on latest features of DocuWare software. Trainees will be
provided the latest software along with the latest software features and solutions guides. The VMware shells
have been created with preconfigured snapshots that simulate each a server installation. Participants using
VMware Workstation should be able to take part in helping find a solution for each problem. The overall idea
is to give participants hands on DocuWare applications and the latest features of the current software
version. / DSC 2013 está diseñado para dar a los participantes las últimas características de software en DocuWare.
Los alumnos serán proporcionados el software más reciente, junto con las últimas características de software y guías
de soluciones. Las conchas de VMware han sido creadas preconfiguradas para que simulen una instalación de
servidor. Los participantes que utilicen VMware Workstation deben ser capaces de tomar parte y en ayudar a encontrar
una solución para cada problema. La idea general es dar a los participantes experiencia en las aplicaciones de
DocuWare y las nuevas características de la versión actual del software.
2. Prepare Virtual Machine before Installing DocuWare / Preparar

La Máquina Virtual Antes de Instalar DocuWare
System Requirements / Requisitos Del Sistema
Please look at the following link for configuring and preparing the machine before installing DocuWare 6.
1. Check DocuWare - system requirements: http://www.docuware.com/support_faq/index.php?solution_id=1654
2. What IIS 7 Components (modules) are required for Web Client :
http://www.docuware.com/support_faq/index.php?solution_id=2407
3. If you are installing DocuWare with an external database, make sure that you prepare the external database
before installing DocuWare: http://www.docuware.com/support_faq/index.php?solution_id=2638
4. Now, go down the check-list and see all the components are working in that machine: Planning a DocuWare
Install : http://www.docuware.com/support_faq/index.php?solution_id=2637
- -
Por favor, mire el siguiente enlace para configurar y preparar la máquina antes de instalar DocuWare 6.
1. Compruebe DocuWare - requisitos del sistema:
2. ¿Qué se requiere IIS 7 componentes (módulos) para el Cliente Web:
3. Si va a instalar DocuWare con una base de datos externa, asegúrese de que se prepara la base de datos externa
antes de instalar DocuWare:
4. Ahora, ir por la lista de verificación y ver todos los componentes están trabajando en esa máquina: Planificación
de una instalación de DocuWare:
Preparing IIS 7 in Windows 2008 / Preparar IIS 7 en Windows 2008
There few components that needs to be enabled in Windows Server 2008 before installing DocuWare. Here
are few things that you have to in Virtual Machine before installing DocuWare. / Hay algunos componentes que
necesitan ser habilitadso en Windows Server 2008 antes de instalar DocuWare. Aquí hay algunas cosas que usted tiene
en la máquina virtual antes de instalar DocuWare.

• First of make sure that the virtual machine has allocated enough memory (assuming that you
physical machine has enough memory / En primer lugar asegúrese de que a la máquina virtual se le ha
asignado suficiente memoria (si se asume que la máquina física tiene suficiente memoria.)
• Here is the list of components required in IIS 7. We have to install IIS and the IIS modules required
for DocuWare (Start / Administrative Tools / Server Management / Rules / Add Roles). / Esta es la lista
de componentes necesarios en IIS 7. Tenemos que instalar IIS y los módulos de IIS necesarios para DocuWare
(Inicio / Herramientas administrativas / Administración / Reglas / Servidor Agregar funciones).
NOTE: More information about preparing a machine before installing DocuWare can be found at / Más
información sobre la preparación de una máquina antes de instalar DocuWare se puede encontrar en:
Select the following modules (part 1) / Seleccione los siguientes módulos (parte 1)

Select the following modules (part 2) / Seleccione los siguientes módulos (parte 2)
If you are planning to install DocuWare in Windows 2008/2012 server then we have to install
the additional components (only to be able to run DocuWare Desktop in the server). / Si usted
está planeando instalar DocuWare en un servidor Windows 2008/2012, entonces tenemos que
instalar los componentes adicionales (sólo para ser capaz de ejecutar DocuWare escritorio en el
servidor).

NOTE: This requirement is only if you are going to open DocuWare Desktop (printer,
scanner, DocuWare Import) in a Windows 2008/2012 server. / Este requerimiento sólo si se va a
abrir DocuWare escritorio (impresora, escáner, DocuWare Importación) en un equipo con Windows
2008/2012 del servidor.
• After selecting these components please restart the machine. / Después de seleccionar estos
componentes, por favor reinicie la máquina
• Install Java Runtime-6 (jre-6u21-windows-i586.exe), which it should come in DocuWare
installation files (In our case: C:\DocuWare\DocuWare 6 - Setup\DocuWare and Modules\jre-7u9-
windows-i586.exe). / Instalar Java Runtime-6 (jre-6u21-windows-i586.exe), que debe entrar en los
archivos de instalación de DocuWare (en nuestro caso: C: \ DocuWare \ DocuWare 6 - Setup \ DocuWare y
módulos \ jre-7u9-windows-i586.exe).

3. Install DocuWare 6 / Instale DocuWare 6

Here is the screenshots for a standard DocuWare installation / Aquí están las imágenes para una instalación
estándar de DocuWare.
1. The license file and setup files are located here / El archivo de licencia y los archivos de configuración se
encuentran aquí:
2. Right click on the setup file and elevate to run as administrator / Haga clic derecho sobre el archivo de instalación
y elevar a ejecutar como administrador.
3. You will be using the following three accounts during DocuWare installation / Usted va a utilizar las siguientes
tres cuentas durante la instalación DocuWare.
a. Windows:
i. User / usuario: Administrator
ii. Password / contrasena: admin
b. Database / base de datos:

i. User / usuario: admin

ii. Password / contrasena: admin
c. DocuWare:
i. User: admin
ii. Password: admin
4. Here are the installation screenshots / Estan son las capturas de pantalla para instalación

Select all components that you have license for (In our case Peters Engineering has license to all modules).
/ Seleccione todos los componentes que tiene la licencia (en nuestro caso Peters Engineering tiene licencia para todos
los módulos).

Since we are installing DocuWare with MySQL (DocuWare Internal database), this database account will
be created automatically in the database / Dado que estamos instalando DocuWare con MySQL (base de datos
interna DocuWare), esta cuenta de base de datos se crea automáticamente en la base de datos.

Five databases will be created in the database server / Cinco bases de datos se crean en el servidor de base de
datos.

Change the temporary path for DocuWare services in a location where is easy to find and/or accessible.
The Windows user that is running the DocuWare services must have full access rights to this location. /
Cambie la ruta temporal para servicios de DocuWare en un lugar donde es fácil de encontrar y / o accesibles. El
usuario de Windows que ejecuta los servicios de DocuWare debe tener derechos de acceso a esta localidad

Change the temporary path / Cambie la ruta temporal

This configuration will be done afterwards (just take the default settings). / Esta configuración se hará después
(sólo toma la configuración predeterminada).


The fulltext storage location where tomcat (fulltext engine) will store the fulltext catalogs files. / La ubicación
de almacenamiento de texto completo en tomcat (motor de texto completo) almacenará los archivos a texto
completo catálogos

Select the website where DocuWare settings instance will be created. The website has to be prepared
ahead of time before installing this part. In other words, you must have a functional website before installing
this component. / Seleccione el sitio Web donde se creará instancia ajustes DocuWare. El sitio web tiene que estar
preparado de antemano antes de instalar esta parte. En otras palabras, debe tener un sitio web funcional antes de
instalar este componente.



All services must be running alter you finish installing. / Todos los servicios deben ejecutar alterar termine de
instalar

NOTE: If the DocuWare service control manager is not in the Windows system tray go to Startup folder of
Windows and you should be able to start from that location.
NOTA: Si el administrador de control de servicios DocuWare no está en la bandeja del sistema de Windows ir a la carpeta de inicio de
Windows y usted debería ser capaz de iniciar desde esa ubicación.
4. Web Client Configuration / Configuración Del Cliente Web

Make sure the following components are accessible and working. You can test each one of them by
selecting the URL and the testing in a browser. The URL address can be found in the Administration tool of
DocuWare. / Asegúrese de que los siguientes componentes están disponibles y de trabajo. Puede probar cada uno de
ellos mediante la selección de la dirección y de la prueba en un navegador. La dirección URL se puede encontrar en la
herramienta Administración de DocuWare.

Web Connection Settings / Configuración de la conexión Web

Try accessing the following URL and by doing this you will test and see if the settings instance is accessible
(http://DWSERVER:80/Docuware/SettingsUI/). After accessing the URL you should see the following
screenshot to the right. / Intenta accede las siguientes URL y al hacer esto se prueba si la instancia de configuración es
accesible (http://DWSERVER:80/Docuware/SettingsUI/). Después de acceder la URL que debería ver la siguiente captura
de pantalla a la derecha.
Create Standard Web Instance / Crear instancia Web Estándar

In in the administration tool create a new web instance. Follow the screenshots for this process. / En la
herramienta de administración hay que crear una nueva instancia web. Siga las capturas de pantalla para este proceso.

1. Right click on it and select New Web Instance. IIS will be automatically restarted after a creation. / Haga
clic derecho sobre él y seleccione Nueva instancia Web. IIS se reiniciará automáticamente después de una
creación.
2. Follow the following screenshots to finish this creation. / Siga las siguientes capturas de pantalla para
terminar esta creación.

NOTE: You should be able to see the default file cabinet and you can also try performing a search and
displaying documents. By displaying document you will know that the Imaging server is working
correctly.

NOTA: Usted debe ser capaz de ver el gabinete de archivo predeterminado y usted puede también intentar llevar a cabo una
búsqueda y visualización de documentos. Al mostrar el documento que usted sabrá que el servidor generador de imágenes está
funcionando correctamente.
5. Install Web Client Applications / Instalar Aplicaciones Para Cliente

Web
In DocuWare all web client components are installed from a web instance. Components like Connect to
Outlook, DocuWare Desktop (printer & scanner & import), and etc. are installed from the link called Install client
programs (image below). / En DocuWare todos los componentes del cliente Web se instalan atravez de la instancia
web. Componentes como conectarse a Outlook, DocuWare escritorio (impresora y escáner y de importación), etc y se
instalan en el enlace llamado Instalar programas cliente (imagen de abajo).
Follow the following screenshot for installing DocuWare web components. / Siga la siguiente captura de pantalla
para la instalación de los componentes Web de DocuWare.
If the installation fails with an error and you have not rebooted since the services install. Please reboot the
machine and try again (it worked for me). / Si la instalación falla con un error y no se ha reiniciado desde los servicios
de instalación. Reinicie la máquina y vuelva a intentarlo (que trabajó para mí).

NOTE: If the initial setup still fails make sure that
you have enabled network in your virtual machine
to “NAT: Used to share the host’s IP address” and
that it is “Connected” and “Connected at power on”
checked. Once you have enabled these options
you may want perform an ipconfig /release-renew
or re-start your virtual machine.
NOTA: Si la configuración inicial sigue sin asegurarse de
que se ha habilitado la red en su máquina virtual a "NAT:
Se utiliza para compartir la dirección IP de la máquina" y
que es "Conectado" y "conectado al encendido" marcada.
Después de habilitar estas opciones es posible que desee
realizar un ipconfig / release, renovar o volver a iniciar la
máquina virtual.
To be able to uninstall you can simple uncheck the ones that you don’t want and it will be uninstalled
automatically. / Para poder desinstalar puedas sencilla desactive los que no desee y se desinstala automáticamente.

6. The Administration Tool Overview / La Herramienta de Administración
General
DocuWare Administration tool is divided in two levels, the system level and organization level. You can have
multiple organizations connect to one system. In system level you can configure storage locations, database
connections, web connections, and others system wide settings. In organization level a file cabinet will need a
storage location or a select-list will need a database connection. In other words, you need to configure and
check that everything is working in the system level before creating anything in the organization level. /
Herramienta de administración de DocuWare está dividido en dos niveles, el nivel de sistema y el nivel de organización.
Puede tener varios clientes a conectarse a un sistema. A nivel del sistema puede configurar las ubicaciones de
almacenamiento, conexiones de base de datos, conexiones de Internet y otros sistemas de configuración de ancho. A
nivel de la organización de un archivador tendrá un lugar de almacenamiento o de una lista de selección será necesario
una conexión de base de datos. En otras palabras, usted necesita para configurar y comprobar que todo funciona en el
nivel del sistema antes de crear cualquier cosa en el nivel de organización.
Only enterprise license allow to how multiple organization in one system. Likewise, DocuWare enterprise
comes with two licenses for its services. / Sólo la licencia Enterprise permite múltiples organizaciones en un sistema.
Del mismo modo, DocuWare empresa dispone de dos licencias para sus servicios.
By default the first user that was used during the installation becomes the system administrator of DocuWare.
/ Por defecto, el primer usuario que se utilizó durante la instalación se convierte en el administrador del sistema de
DocuWare.

7. Preparation of Windows Folders / Preparación de Carpetas de
Windows
The storage location will be created under C:\DWStorage\. As best practice it is recommended that you create
a storage location for each object(s). / La ubicación de almacenamiento se crea en C: \ DWStorage \. Como mejor
práctica, se recomienda crear un lugar de almacenamiento para cada objeto (s).
Under C:\DWStorage create the following folders / En C: \ DWStorage crear las siguientes carpetas:
1. DocuWare REQUEST
2. File Cabinet images
3. File Connections Files
4. Logging Files
5. Web Basket Images
8. Create Storage Locations (System) / Crear Ubicaciones De

Almacenamiento (System)
Now create a store location in the Administration tool to point to each corresponding folder. Here are sample
screenshots for of one the folder. You have to do the same process for other four folders. / Ahora crear una
localidad para almacenamiento en la herramienta de administración para apuntar a cada carpeta correspondiente. Estas
son imágenes de ejemplo para uno de la carpeta. Usted tiene que hacer el mismo proceso para otras cuatro carpetas.
1. Right click in Storage Location and select Create New Storage Location / Haga clic derecho en la ubicación
de almacenamiento y seleccione Crear Nueva Ubicación de almacenamiento

2. Follow the following screenshots to create the storage locations / Siga las siguientes capturas de pantalla
para crear las ubicaciones de almacenamiento:
At the end of the configuration you should have six storage locations. Keep in mind that each location
was created to each object type (E.g.: Files Cabinet to File Cabinets Images folder) / Al final de la
configuración usted debe tener seis lugares de almacenamiento. Tenga en cuenta que cada lugar fue creado
para cada tipo de objeto (por ejemplo: los archivos del Gabinete para archivadores carpeta Imágenes)

9. User Synchronization for Active Directory / Sincronización de
Usuarios de Active Directory
DocuWare can transfer users from Active Directory by creating synchronization jobs. The
synchronization tasks are created in DocuWare Administration tool. / DocuWare puede transferir a los
usuarios de Active Directory mediante la creación de puestos de trabajo de sincronización. Las tareas de
sincronización se crean en la herramienta de administración de DocuWare.
1. DocuWare recommends creating similar group names in DocuWare so that it can reflect its group
names in Active Directory. There are no tools or method to create groups in DocuWare
automatically; therefore, we have to create them manually. To create groups in Administration
tool go to Organization level --> User Administration --> Groups (right click). / DocuWare
recomienda la creación de nombres de grupos similares en DocuWare para que pueda reflejar sus
nombres de grupo en Active Directory. No hay herramientas o métodos para crear grupos en DocuWare de
forma automática, por lo tanto, tenemos que crear manualmente. Para crear grupos en herramienta de
administración, ve al nivel de la Organización -> Administración de usuarios -> Grupos (clic derecho).
2. Next, we need to create link (bridge) between DocuWare and Active Directory. This link is done
under DocuWare System --> External User Directories (right click). / A continuación, tenemos que
crear un enlace (puente) entre DocuWare y Active Directory. Este enlace se realiza bajo sistema DocuWare
-> Directorios de los usuarios externos (clic derecho).

NOTE: It is also recommended to check the accessibility first before creating a synchronization
job.
NOTA: También se recomienda comprobar la accesibilidad antes de crear un trabajo de sincronización.
3. Now go to <Organization level> User Administration Synchronization. Right click on it and

select Create new Workflow. / Ahora ve al nivel organización> dministración usuario> Sincronización.
Haga clic derecho sobre él y seleccione Crear nuevo flujo de trabajo.
4. Now enter the necessary information and then click in Apply to save the configuration. / introduzca
la información necesaria y haga clic en Aplicar para guardar la configuración.

5. Right in the configured job and select “Start Synchronization once”. This will process will be very
fast and to see if the user are transfer to DocuWare you have to re-open the Administration tool. /
haga click derecho el trabajo configurado y seleccione "Iniciar sincronización una vez." Esto proceso será
muy rápido y para ver si el usuario es la transferencia a DocuWare tiene que volver a abrir la herramienta
de administración.

NOTE: In order to confirm that the user has been transfer to DocuWare group you have to reopen or
refresh the DocuWare Administration tool.
NOTA: Con el fin de confirmar que el usuario ha sido transfirido a un grupo en DocuWare tiene que abrir o actualizar la
herramienta de administración de DocuWare.
10. Create an User Called Peggy / Creación Usuario Llamado Peggy

1. Login in DocuWare Administration as admin / Entrar en Administración de DocuWare como admin

2. Go to Peters Engineering User Administration right click on Users and select Create New User /
Ir a Peters Engineering -> Administración de Usuarios -> haga clic derecho en Usuarios y seleccione Crear nuevo
usuario.
a. Creating User - General Information (window / ventana)
i. DocuWare login = Peggy
ii. User ID = Peggy
iii. Network Id = blank
iv. Password = admin
v. Press next
b. Creating User - Assignment Groups
i. Press Next
c. Creating User - Assignment Roles
i. Assign Organization Administration
ii. Press Next
d. Creating User - Assignment Profiles
i. Assign Document Pool - Owner
ii. Press Next
e. Creating User - Function Rights
i. Assign all rights
ii. Press Next
f. Creating User - Stamp
i. Press Finish
g. Click Apply to save the changes / Haga clic en Aplicar para guardar los cambios.
11. Create PE Document File Cabinet (Organization) / Crear

Archivador PE Document (Organización)
Once the system level has been configured with a storage location (where the images will live), and you have
an accessible database connection we can now proceed to create a file cabinet. / Una vez que el nivel de sistema
se ha configurado con una ubicación de almacenamiento (donde vivirán las imágenes), y usted tiene una conexión a base
de datos accesible ahora podemos proceder a crear un archivador.
File Cabinet needs to be planned carefully and you need to know what information you will be storing as
metadata with images. In another words, the question that you should ask before creating a file cabinet …what
information (data) do I need to associate with these images so that I can find quickly and efficiently at later
time? Do I need data or fields to create workflow tasks? You may need fields such as Status, Document Type,
Document Date, Company Name, Contact, and etc. The file cabinet structure can be exported from another
organization or from another system that already has a file cabinet with those fields. / Necesita archivador que
planificarse con cuidado y lo que necesita saber qué tipo de información va a almacenar como metadatos con imágenes.
En otras palabras, la pregunta que usted debe preguntar antes de crear un archivador ... qué información (datos) ¿tengo
que asociar con estas imágenes para que yo pueda encontrar de manera rápida y eficiente a la hora más tarde? ¿Necesito
datos o campos para crear tareas de flujo de trabajo? Es posible que tenga campos como Tipo Estado, Documento, Fecha
de documento, nombre de compañía, contactos, etc, y la estructura del gabinete de archivos se pueden exportar de otra
organización o desde otro sistema que ya tiene un archivador con esos campos.
For training purpose I have an ADF field that has those fields that we are going to need for creating a new file
cabinet. The name of the file cabinet is called PE Documents. Please follow the screenshots below for creating

a file cabinet called PE Document. / Con fines de entrenamiento tengo un campo ADF con los campos que vamos a
necesitar para crear un nuevo archivador. El nombre del archivador se llama Documentos PE. Por favor, siga las capturas
de pantalla a continuación para crear un gabinete de archivo llamado PE del documento.
Right click on the File Cabinets and select Crate new File Cabinet and proceed. / Haga clic derecho sobre
los gabinetes de archivo y seleccione nuevo archivador y proceder.

NOTE: You may get a warning that the settings has been changed and may be IIS need to be restarted
to in the web client.
NOTA: Usted puede obtener una advertencia de que la configuración se ha cambiado y puede ser que IIS necesita ser
reiniciado en el cliente web.

1. This particular file cabinet needs to be configured with some predefined entries such as Store User,
Store Date, Modify User, Modify Date, Access User and Access Date. These fields are
automatically filled up with meta-data when certain actions are taken against a document. In most
cases this will be a requirement because of compliance or security. / Este particular archivador
necesita estar configurado con algunas entradas predefinidas tales como almacén de usuarios, Fecha de
almacenamiento, Modificar usuario, modificar fecha, acceso de usuarios y accesos Fecha Modificar. Estos
campos se rellenan automáticamente con los metadatos cuando se toman ciertas acciones en contra de un
documento. En la mayoría de los casos será un requisito por el cumplimiento o la seguridad

Notice that the message that you will get and applying this changes / Observe que el mensaje que
recibirá y la aplicación de estos cambios.
You have to repeat the same process for all six field (once you make changes to this field hit apply):
/ Hay que repetir el mismo proceso para todos los seis campos (una vez que haga cambios en este campo
hit aplicar):
1. Changed by with Modification user (long name)
2. Changed on with Modification Date
3. Last accessed by with Access user (long name)
4. Last accessed on with Access Date
5. Stored by with Store user (long name)
6. Stored on with Store date
2. (Optional) If you don’t want those fields to be visible in the dialogs you can also go to each dialogs
and hide those predefined fields. / (Opcional) Si no desea que los campos sean visibles en los cuadros de
diálogo también se puede ir a cada uno de los cuadros de diálogo y ocultar los campos predefinidos.

12. Create a Windows Client Basket (Organization) / Crear Una
Bandeja de Windows Client (Organización)
Baskets in DocuWare are a temporary repository for documents where you can store documents before storing
in the file cabinet. Baskets are also the location from where you can scan or index or perform any type of
manipulation before storing in a file cabinet. Most of the modules pre-process documents in the baskets. /
Bandejas de DocuWare son un depósito temporal para los documentos en los que se pueden almacenar los documentos
antes de guardar en el archivador. Las bandejas son también el lugar desde donde se puede explorar o índice o realizar
cualquier tipo de manipulación antes de guardarlo en un archivador. La mayoría de los módulos preprocesan los
documentos en los las bandejas.
DocuWare has two types of baskets (web client and Windows client). In this process we will focus in Windows
Client baskets. The Windows client baskets can also be created using the client itself or centrally by using the
Administration tool. / DocuWare cuenta con dos tipos de bandejas (cliente Web y el cliente de Windows). En este proceso

nos centraremos en bandejas de cliente de Windows. Las bandejas de cliente de Windows también se pueden crear
mediante el mismo cliente o de forma centralizada mediante el uso de la herramienta de administración.
Windows client baskets are just directories; therefore, we do not control or have any type of managing-process
for accessibility. If you are going to manipulate large amount of documents in a basket you should also try
using a basket with local path not UNC path. / Bandejas de cliente de Windows son directorios, por lo tanto, no
controla ni tiene ningún tipo de gestión basada en procesos para la accesibilidad. Si usted va a manipular gran cantidad
de documentos en una bandeja también debe tratar de usar una bandeja con la ruta local no ruta UNC.
Here is a demonstration how to create Windows client basket using the Administration tool. Right click on
Baskets and select New Basket and assign the user Admin and Peggy to it. If the directory does not exist in
Explorer you will need to create one. / Aquí está una demostración de cómo crear bandeja de cliente de Windows
utilizando la herramienta de administración. Haga clic derecho sobre Bandejas y seleccione Nuevo Basket y asignar el
usuario Admin y Peggy a la misma. Si el directorio no existe en el Explorador tendrá que crear una.
13. Create a Select List for Field Cost Center / Crear Una Lista de
Selecion Para el Campo Cost Center
Select Lists are just like the name says “select list”. It is a unique way to allow or facilitate users to be able to
select predefined data from a select for indexing or changing indexed documents. Select list can be created
from flat file or it could also come from a database table or it could also be predefined entries that you can type-
in. / Listas de selección son como su nombre lo dice "lista de selección". Es una manera única de permitir o facilitar que
los usuarios puedan seleccionar los datos predefinidos de un selecto para indexar o cambiar documentos indexados. Listas
de Selecciones se pueden crear desde archivo plano o también podría venir de una tabla de base de datos o también
podría ser entradas predefinidas que se pueden escribir.

In this process I am going to demonstrate how to create a select list from a flat file (FAQ# 2636). / En este
proceso, voy a demostrar cómo crear una lista de selección atravez de un archivo plano (FAQ # 2636).
1. Copy the file called C:\DocuWare\Costcenter.txt to C:\DWStorage\File Connection Files. This is the
storage location that was created before. / Copie el archivo llamado C: \ DocuWare \ Costcenter.txt a C: \
Archivos de DWStorage \ archivos de conexión. Este es el lugar de almacenamiento que se creó antes.
2. Place the file in a storage location folder that used for file connections. This folder and storage location
was created in task 7 and 8. / Coloque el archivo en una carpeta de la ubicación de almacenamiento que
utiliza para las conexiones de archivos. Esta carpeta y zona de almacenamiento se ha creado en la tarea 7 y 8.
3. Since this select list will be based on a flat file we need to create File Connections first. Right click on
File Connections and select Create New File Connection (follow the screenshots). / Como esta lista de
selección se basará en un archivo plano necesitamos crear conexiones de archivo primero. Haga clic derecho
sobre Conexiones de archivo y seleccione Crear nueva conexión de archivos (siga las capturas de pantalla).

Hit apply after identifying. / Seleccione applicar despues de seleccionar indenticar.

4. Now, right click in the Select List and follow the rest of the screenshots to create a select list. / Ahora,
haga clic derecho en la lista de selección y siga el resto de las capturas de pantalla para crear una lista de
selección.

5. Next, we will add to the file cabinet field. Under the field itself you have an option to add for
storing/modifying or searching documents. I am just adding to the storing/modifying actions. / A
continuación, vamos a añadir en el campo archivador. En el campo mismo tiene la opción de agregar/ guardar
/ modificar o búsqueda de documentos. Estoy añadiendo a las acciones que almacenan / modificación.
6. Finally you have to add to the dialogs. Select list can be added to Search, Store, and Info dialogs. I am
just adding for fields with my store dialog for a field called Cost Center. / Por último hay que añadir a los
diálogos. La lista de selecciones puede ser agregada a la búsqueda, almacenamiento, y los diálogos de
información. Estoy añadiendo a los campos de diálogo con mi campo de alacenamiento denominado Centro de
Costo.

7. To be able to test the select list you can open the web client or the thick client. Here is an example. /
Para poner a prueba la lista de selección puede abrir el cliente Web o el cliente de espesor. He aquí un ejemplo.

14. Create a TIFFMAKER Port (Windows Client) / Crear un puerto
TIFFMAKER (cliente Windows)
DocuWare TIFFMAKER will only work with the Windows Client and only under 32 bit operating systems.
TIFFMAKER is used as Windows printer to generate TIFF files and transfer them to a basket or file cabinet. /
DocuWare TIFFMAKER sólo funcionará con el sólo bajo sistemas operativos de 32 bits y Windows Client. TIFFMAKER se
utiliza como impresora de Windows para generar archivos TIFF y transferirlos a una canasta o gabinete.
You can also install TIFFMAKER in a Windows machine that is running 32bit OS and the share like a network
printer from a 64bit machines. DocuWare does provide the drivers for TIFFMAKER that are shared as network
printer to be able to access from those machines running Windows 64bit. / También puede instalar TIFFMAKER
en una máquina Windows que se ejecuta 32 bits del sistema operativo y la participación como una impresora de red

desde una máquina de 64 bits. DocuWare proporciona los controladores para TIFFMAKER que se comparten como
impresora de red para poder acceder a los equipos que ejecutan Windows de 64 bits.
You can also create TIFFMAKER port (individual printers) for specific task or specific document types. One
TIFFMAKER port can be configured to send document to a basket while other TIFMAKER port can be
configured to send to file cabinet and index documents. / También puede crear el puerto TIFFMAKER (impresoras
individuales) para la tarea específica o los tipos de documentos específicos. Un puerto TIFFMAKER puede ser configurado
para enviar el documento a una bandeja, mientras que otro puerto TIFMAKER puede ser configurado para enviar a
presentar gabinete y documentos de índice.
Here I will demonstrate how to create a new TIFFMAKER port. / Aquí voy a mostrar cómo crear un nuevo puerto
TIFFMAKER.
1. Open DocuWare Windows client (the only reason you open is to see if there a basket available). / Abrir
DocuWare cliente de Windows (la única razón por la que se abre para ver si hay una bandeja disponible).
2. Open DocuWare Administration and follow the screenshots. / Abra Administración de DocuWare y siga las
capturas de pantalla.
Type / escribe DWTIFF2

If you don’t see a basket, perhaps, the user does not have access to a basket. Here you can also make
other configuration like assign RECOGITION template, send to another physical printer, or add
letterhead or pages to the print job (while printing). / Si usted no ve una bandja, tal vez, el usuario no tiene
acceso a una bandeja. Aquí también se puede hacer otra configuración como asignación de plantilla recogition,
enviar a otra impresora física, o añadir membrete o páginas del trabajo de impresión (al imprimir).

3. Now, we need a Printer in Windows to link to this DocuWare TIFFMAKER port. / Ahora, necesitamos
una impresora en Windows para conectar a este puerto TIFFMAKER DocuWare.

Now, if you print any document it should be delivered to the scan basket. / Ahora, si imprime un
documento este debe de ser entregado a la bandeja de scan.

15. Create RECOGNITION Template / Crear Plantilla
RECOGNITION
DocuWare RECOGNITION is a module that will allow you to extract OCR or Barcode data from a TIFF file. A
RECOGNITION template can also be combined with another module like TIFFMAKER, ACTIVE-IMPORT,
and a Windows client basket. / DocuWare RECOGNITION es un módulo que le permitirá extraer datos via OCR o de
código de barras de un archivo TIFF. Una plantilla RECOGNITION también se puede combinar con otro módulo como
TIFFMAKER, ACTIVE-IMPORT, y una bandeja de cliente de Windows.
Here I will demonstrate how to create a RECOGNITION template. / Le voy a demostrar cómo crear una plantilla
RECOGNITION.
1. Open DocuWare RECOGNITION Editor and login with the user admin. / Abra DocuWare Editor
RECOGNITION y conexión con el usuario admin.
2. Follow the following screenshots for creating a new template. / Siga las siguientes capturas de pantalla
para crear una nueva plantilla.

The name of the template is called SepInBC. The reason of that name is because it is restricted to 8
characters long. The actual name will be “Separation base on barcode”. Meaning that these types of
documents comes as multi single page document and I want to separate everything I find a barcode
within those documents. So, I am using RECOGNITION to extract separate when a barcode is found
and at the same time extract the barcode information and OCR data (from some part of the image). /
El nombre de la plantilla se llama SepInBC. La razón de este nombre se debe a que se limita a 8 caracteres de
longitud. El nombre real será "base Separación de código de barras". Lo que significa que este tipo de
documentos se presenta como documento de una sola página múltiple y quiero separar todo lo que encuentre
un código de barras en los documentos. Por lo tanto, estoy usando RECOGNITION para extraer por separado
cuando se encuentra un código de barras y al mismo tiempo extraer la información de código de barras y los
datos OCR (de alguna parte de la imagen).

Now, create a zone around the barcode and follow the screenshots. / Ahora, crear una zona alrededor
del código de barras y siga las capturas de pantalla.

Now, extract the company name. Create a zone around name of the company and select OCR. / Ahora,
extraer el nombre de la empresa. Crear una zona alrededor de nombre de la empresa y seleccionar OCR.

Now, save and close RECOGNITION Editor. Afterward test the template in Windows client basket. /
Ahora, guarde y cierre el RECOGNITIO Editor. Después probar la plantilla en la bandeja de cliente de Windows.

3. Testing the RECOGNITION template. / Prueba de la plantilla RECOGNITION.

Import some documents into the scan basket. Right click in the basket and select Import. / Importe
algunos documentos en la bandeja de importacion. Haga clic derecho en la canasta y seleccione Importar.
Select the document and then go to Edit and select Run RECOGNITION or Ctrl + R. You should have
few more documents now. / Seleccione el documento y luego ir a Edición y seleccione Ejecutar reconocimiento
o Ctrl + R. Debe tener unos documentos más ahora.

Select all of them and perform an automatic storage. / Seleccione todos ellos y realizar una almacenamiento
automático.
The end result, all documents stored in a file cabinet with index data. / El resultado final, todos los
documentos almacenados en el gabinete de archivos con los datos de índice.
16. ACTIVE-IMPORT Job with ODBC Database / Trabajo ACTIVE-

IMPORT con base de datos ODBC
ACTIVE-IMPORT can monitor documents in a basket or Windows directory and store them automatically into
a file cabinet or basket or a Windows directory. While processing it can perform additional tasks such as

execute RECOGNITION template in documents or perhaps connect to a database to extract data for
documents. / ACTIVE-IMPORT puede supervisar documentos en una bandeja o un directorio de Windows y
almacenarlos automáticamente en un archivador o una bandeja o un directorio de Windows. Mientras que el
procesamiento se puede realizar tareas adicionales como la ejecución de plantilla de reconocimiento en los documentos
o tal vez conectarse a una base de datos para extraer datos de documentos.
In this process I will show how to create a file job that will monitor a folder and store documents into a file
cabinet automatically. This job will monitor a Windows directory and extract the file name. Using that file name
it will connect to an ODBC database to pull the rest of the data such as company-name, total, and so on. / En
este proceso, voy a mostrar cómo crear un archivo de trabajo que supervisará una carpeta y almacenara documentos en
un archivador de forma automática. Este trabajo va a supervisar un directorio de Windows y extraer el nombre del
archivo. Con ese nombre de archivo que se conectará a una base de datos ODBC para tirar el resto de los datos como el
nombre-compañía, total, y así sucesivamente.
Requirements / Requerimientos:
1. You will need to install ODBC driver in that machine where ACTIVE-IMPORT will be running the jobs.
The driver needs to be 32bit version / Usted tendrá que instalar el controlador ODBC en la máquina donde
ACTIVE-IMPORT se ejecuta los trabajos. El conductor debe ser de la versión de 32 bits.
2. You will need identical accounts in both systems DocuWare and that database. Once you have that
account established in DocuWare under the user administration you have set the ODBC password for
this user. DocuWare ACTIVE-IMPORT will connect to an external ODBC database using that
credential (User ID and ODBC password). / Usted necesitará cuentas idénticas en ambos sistemas de
DocuWare y que la base de datos. Una vez que tenga la cuenta establecida en DocuWare bajo la administración
de usuarios que ha configurado la contraseña de ODBC para este usuario. DocuWare ACTIVE-IMPORT se
conectará a una base de datos ODBC externa con esa credencial (ID de usuario y contraseña ODBC).
3. Copy the folder IMPORT-JOBS into C:\ (the folder should be located in ...\DSC\DSCFiles\) / Copia la
carpeta IMPORT-JOBS en C: \ (la carpeta debe estar ubicado en ... \ DSC \ DSCFiles \)
In this scenario for demonstration purpose I am going to use an MS Access database / En este caso con fines de
demostración voy a utilizar una base de datos MS Access.
1. The following screenshots show how to configure the ODBC driver. Keep in mind that every database
has its own driver and they are configured different (the GUI interface). / Las siguientes imágenes muestran
cómo configurar el controlador ODBC. Tenga en cuenta que cada base de datos tiene su propio controlador y
que se configuran diferentes (la interfaz gráfica de usuario).

(The folder was copied as part of the requirements) / (La carpeta se copia como parte de los requisitos)

2. Now in DocuWare Administration you have set the ODBC password for this user that will be running
ACTIVE-IMPORT jobs. In our case the Microsoft Access database is not configured with a password,
therefore, we don’t have to anything. But if the database server requires entering a user-name and
password then the screenshot below shows what needs to be configured in the administration tool. /
Ahora en DocuWare Administration ha establecido la contraseña de ODBC para el usuario que va a ejecutar
trabajos activos e Importación. En nuestro caso, la base de datos de Microsoft Access no está configurado con
una contraseña, por lo tanto, no tenemos para nada. Sin embargo, si el servidor de bases de datos necesita
ingresar un nombre de usuario y contraseña a continuación, la pantalla de abajo muestra lo que se debe
configurar en la herramienta de administración.
3. Now, the following screenshots shows how to create a file job for processing invoices by gathering the
file-name as matched-code. / Ahora, las siguientes imágenes se muestra cómo crear un trabajo de archivo
para el procesamiento de facturas, reuniendo el nombre del archivo como de código compatible.
a. Open DocuWare Windows client and the Open ACTIVE-IMPORT. It should place an icon in
the Windows system tray. / Abra DocuWare cliente de Windows y Active-IMPORT Abrir. Se debe
colocar un icono en la bandeja del sistema de Windows.

Select the source location / Seleccione la ubicación de origen:

This is the location where you will extract the file name for documents that been processed.
You will need this information to compare against the database. / Este es el lugar donde se va a
extraer el nombre del archivo para los documentos que se procesan. Usted necesitará esta información
para compararla con la base de datos.

At the end of the job you should have these documents indexed. / Al final del trabajo se debe
tener estos documentos indexados.
17. ACTIVE-IMPORT Jobs with Metaindex Description File /

Trabajos de ACTIVE-IMPORT con Archivos de Descripción de
Metaindex
DocuWare ACTIVE-IMPORT has a unique feature that will allow to process images with meta data if the files
names are named identical. / DocuWare ACTIVE-IMPORT tiene una característica única que le permitirá procesar las
imágenes con metadatos si los nombres de los archivos tienen nombres idénticos.
Image/n:

The files could be generated from a multifunctional device (MFP) or any other type of applications. In this case
the csv file has the data for the image with the same name / Los archivos pueden ser generados a partir de un
dispositivo multifuncional (MFP) o cualquier otro tipo de aplicaciones. En este caso, el archivo csv con los datos de la
imagen con el mismo nombre.
Image/n:
a. [METAINDEXFIELDS] = This name will always be there / Este nombre siempre estará ahí.
b. COUNT=3 = How many columns does the csv file have / ¿Cuántas columnas tiene el archivo csv
tiene
c. 1=RecNo = The field within csv file that hold the file name. 1 represents the first column within
the data file. / El campo dentro csv que mantenga el nombre del archivo. 1 representa la primera
columna en el archivo de datos.
d. 2=1056715 = This represents the second column in the data file. The number to the right
represents the unique internal-index-number of the file cabinet. You can get this information
from the Administration tool. / Esto representa la segunda columna del archivo de datos. El número
de la derecha representa la única-index-número interno del archivador. Usted puede obtener esta
información de la herramienta de administración.

e. 3=64 = The third field with the data file. The number to the right represent the internal-index
number of the file cabinet field. / El tercer campo con el archivo de datos. El número de la derecha
representa el número interno-índice del campo archivador.
Once you have configured the ini file and the images with the data are located into a folder then you can follow
the following screenshots in configuring this type of jobs. / Una vez que haya configurado el archivo ini y las imágenes
con datos de estas propiedades se encuentran en una carpeta, entonces usted puede seguir las siguientes capturas de
pantalla en la configuración de este tipo de trabajos.

This the window where you will configure the metaindex-description-file. / Esta es la ventana donde se configurará
la descripción de archivos metaindex.

Results:

18. AUTOINDEX Job with MSSQL 2008 / AUTOINDEX Job con
MSSQL 2008
DocuWare AUTOINDEX is used to enhance documents index-data for documents that has already been
stored. In other words, you could store a documents with just one index data (E.g.: Customer Number) and
later after document has been stored you could index the rest of the field such as Company-Name, Amount,
and another fields that may need to be indexed. / DocuWare AUTOINDEX se utiliza para mejorar los documentos,
los datos de índice de los documentos que ya se han almacenado. En otras palabras, se puede almacenar un documentos
con solo un dato de índice (por ejemplo: número de cliente) y más tarde, después documento ha sido almacenado que
podía indexar el resto del campo, tales como nombre-compañía, la cantidad, y otros campos que pueden necesitar ser
indexados.
For demonstration purpose I am going to create an AUTOINDEX job that runs on documents that was
processed by Task 17. If you have not done task 17 please go back one step back and perform such task
before creating an AUTOINDEX job. / Para fines de demostración que voy a crear un trabajo AUTOINDEX que se
ejecuta en los documentos que se procesan por el Grupo 17. Si usted no ha hecho la tarea 17, por favor retroceder un
paso atrás y realizar dicha tarea antes de crear un trabajo AUTOINDEX.
1. We need to prepare the database before creating the AUTOINDEX job. Typically in a live system you
will have to ask the customer for the following information: / Tenemos que preparar la base de datos antes
de crear el trabajo AUTOINDEX. Normalmente, en un sistema en vivo, tendrá que pedir al cliente la siguiente
información:
a. What type of database / Qué tipo de base de datos (MSSQL, Oracle, MySQL, or ODBC)
i. If ODBC then you may have to install the ODBC driver where DocuWare server is
running. / Si ODBC, entonces usted tendrá que instalar el controlador ODBC en DocuWare
servidor está en ejecución.
b. Server-Name (in our case DWSERVER) / Nombre-servidor (en nuestro caso DWSERVER)
c. Database port number / Número de puerto de base de datos (1433)
d. User-name and password to connect to the database (in our case sa/admin) with rights to read
data and manipulate data. / Nombre de usuario y contraseña para conectarse a la base de datos (en
nuestro caso sa / admin) los derechos para leer los datos y manipular datos.
e. What object in the database hold the data? Is it coming from a table or multiple tables or table-
views or multiple table-views? Do they know that information? / ¿Qué objeto en la base de datos
contienen los datos? ¿Viene de una tabla o varias tablas o vistas de tabla o múltiples vistas de tabla?
¿Conocen esa información?
i. In some instances you or they may have to hire someone to create those table views
specifically for DocuWare. / En algunos casos, usted o ellos puede tener que contratar a
alguien para crear aquellos tabla ve específicamente para DocuWare.
2. I have already prepared an SQL script for MSSQL, therefore, you just need to open the script and run
in a query window. This SQL script will create the following objects inside SQL server. / Ya he preparado
un script SQL para MSSQL, por lo tanto, sólo tiene que abrir la secuencia de comandos y ejecutar en una ventana
de consulta. Esta secuencia de comandos SQL creará los siguientes objetos en el interior del servidor SQL.
a. Database = PEData
i. Table = INVOICE
ii. Table = Purchase_orders
1. Table View = invoice_view

b. Below is a list of screenshot in how to run the SQL script. / A continuación se muestra una lista de
captura de pantalla en la manera de ejecutar el script SQL.

Now, you should have a new database with new objects under PEData. Once you have those
objects created in the SQL Server you can close “SQL Server Management Studio” / Ahora,

usted debe tener una base de datos con nuevos objetos bajo PEdata. Una vez que tenga los objetos
creados en el servidor SQL Server se puede cerrar "SQL Server Management Studio"
3. Now in the Administration tool we need to create a database connection. Go to Data Connections
Database Connections and right click and select Create New Configuration. Follow the screenshots to
finish the configuration. / Ahora, en la herramienta de administración, necesitamos crear una conexión de base
de datos. Ir a conexiones de datos  Conexiones de base de datos y haga clic derecho y seleccione Crear nueva
configuración. Siga las capturas de pantalla para completar la configuración.

User name is sa and password is admin. / Nombre de usuario es sa y la contraseña es admin.

4. Now, we can go and create a new AUTOIDEX job. Under the Predefined Workflows right click on
AUTOIDEX workflow and select Create new Workflow. Follow the screenshots to complete the
configuration. / Ahora, podemos ir y crear un nuevo puesto de trabajo AUTOIDEX. En los flujos de trabajo
predefinidos click derecho en AUTOIDEX flujo de trabajo y seleccione Crear nuevo flujo de trabajo. Siga las
capturas de pantalla para completar la configuración.

Open the web client and perform a retrieval to see the results. / Abra el cliente web para realizar una
recuperación para asi ver los resultados.

19. Create a Task List for Peggy / Crear una lista de tareas para Peggy
Task Lists are predefined searches that you can create in a form of a result list and it can only be used with
web client. Here are few screenshots for configuring a Task List and assigning to Peggy. / Las listas de tareas
son búsquedas predefinidas que se pueden crear en forma de una lista de resultados y sólo se pueden utilizar con el cliente
web. Aquí hay algunas capturas de pantalla para la configuración de una lista de tareas y la asignación de Peggy.

20. Create Database Connection for Web Baskets (System) / Crear
Conexión Para Base de Datos Para Las Bandejas de Web (System)
As best practice it is recommended that you create a separate database just for web baskets. If you do not
have a database you can access the database using any database tool and create a blank database (name
the database like dwbaskets). / Como mejor práctica, se recomienda crear una base de datos separada sólo para
bandejas web. Si usted no tiene una base de datos se puede acceder a la base de datos utilizando cualquier herramienta
de base de datos y crear una base de datos en blanco (el nombre de la base de datos como dwbaskets).
In our case we are going to install MySQL GUI Tools and access the database server and create a blank data
that will be used just for web baskets. Follow the following guide lines. / En nuestro caso vamos a instalar MySQL
Query Browser y acceder al servidor de base de datos y crear una base de datos en blanco que se utilizarán sólo para
bandejas web. Siga las siguientes pautas.
1. Creating a blank database in MySQL. If you do not have MySQL Administration tool (the program
listed in the image below) you can install from the following path
…\DSC\DSCFiles\DOWNLOADS\mysql-gui-tools-5.0-r12-win32.msi (assuming that you copied
the folder into the virtual machine). He are some screenshots to illustrate the process / Creación de
una base de datos en blanco en MySQL. Si usted no tiene herramienta de administración de MySQL (el
programa que aparece en la imagen siguiente), puede instalar desde la siguiente ruta ... \ DSC \ DSCFiles \
Downloads \ mysql-gui-tools-5.0-r12-win32.msi (suponiendo que copió la carpeta en la máquina virtual). Se
están algunas capturas de pantalla para ilustrar el proceso de:
The user name and password / El nombre de usuario y contraseña: admin/admin

2. Create database connection in DocuWare Administration tool. Right click in Database Connections
and select Create New Configuration (look screenshots below) / Creación de una conexión de base de
datos en la herramienta de administración de DocuWare. Haga clic derecho en Conexiones de base de datos
y seleccione Crear nueva configuración (siga imágenes abajo).
Check the accessibility after you are done creating any database connection. / Comprobar la
accesibilidad cuando haya finalizado la creación de una conexión de base de datos.

21. Create a Web Basket for Peggy / Crear Una Bandeja Web
Para Peggy
Baskets are temporary repositories for documents. Baskets are the ideal place for manipulating documents
likewise all documents before going to a file cabinet has go through a basket. / Las bandejas son repositorios
temporales para los documentos. Las bandejas son el lugar ideal para la manipulación de documentos del mismo modo
todos los documentos antes de ir a un archivador se tenga que ir a través de una bandeja.
Open the Web Client Settings instance (http://DWSERVER:80/Docuware/SettingsUI) and login with user
admin. Follow the screenshots below for creating a web basket. / Abra la instancia Configuración del cliente Web
(http://DWSERVER:80/Docuware/SettingsUI) e ingresar con el usuario admin. Siga las capturas de pantalla a
continuación para crear una bandeja web.
1. First, create a storage location within the web basket creation. If you have lots users, it typically
recommended that you create storage location for every 40 users. / En primer lugar, crear un lugar de
almacenamiento dentro de la creación de bandeja web. Si tiene muchos usuarios, por lo general se recomienda
que cree una ubicación de almacenamiento por cada 40 usuarios.

2. Now, let create a web basket using that previously created basket location. / Ahora, vamos a crear una
bandeja web utilizando ese lugar de almacenamiento creado previamente.

Now, if you login as Peggy in web client you should be able to see the basket. / Ahora, si inicia la sesión
como Peggy en el cliente web debe ser capaz de ver la canasta.
22. Creating an Upload Server Job For Peggy / Creación de un trabajo

de carga del servidor Para Peggy
Upload service works in conjunction with web baskets and it is designed to upload documents
directly to web basket. Upload service does not require DocuWare thick client and it can be
installed as a windows service. / Carga de servicio trabaja en conjunto con las bandejas web y está
diseñado para cargar documentos directamente a la bandeja web. Carga de Servicio de carga no requiere
cliente pesado DocuWare y se puede instalar como un servicio de Windows.
1. The Upload Services is a Desktop Application that is typically installed from the web client. /
Los servicios de carga es una aplicación de escritorio que se instala por lo general desde el cliente web.
a. Open DocuWare Client and login with the user Peggy. / Abrir DocuWare cliente y entrar
con el usuario Peggy.

b. From the user drop menu select “Install client programs“. / En el menú desplegable
usuario selecciona "Instalar programas cliente".
i. Select Upload Service and install the applications. Now, it should be in the
Windows Start menu program group. / Seleccione Cargar servicio e instalar las
aplicaciones. Ahora bien, debe estar en el grupo de programas del menú Inicio de
Windows.
c. Start the application from Start All Programs DocuWare and it should place an
icon in the system tray / Inicie la aplicación desde Inicio  Todos los programas  DocuWare y se
debe colocar un icono en la bandeja del sistema .
d. Right click on the icon and select “Open configuration window…” / Haga clic derecho
sobre el icono y seleccione "Abrir ventana de configuración ..."
e. Configured the upload service with the user Peggy. / Configurado el servicio de carga con el
usuario Peggy.

f. Click “Add new watcher …” / Haga clic en "Agregar nuevo vigilante ..."
g. Configure the watch-folder with the following settings and click Ok. If the directory
does not exist in windows you have create one. / Configurar la carpeta de inspección con la
configuración siguiente y haga clic en Ok. Si el directorio no existe en las ventanas que ha crear uno.

h. In “DocuWare Upload Service – Configuration” main window save the settings. / En
"Servicio Upload DocuWare - Versión" ventana principal de guardar la configuración.
i. To test the Upload Service copy documents into C:\DWUpload Invoices\ from
…\DSC\DSCFiles\PE-Invoices\ folder and wait for one minute until it gets uploaded to
the web basket. / Para comprobar los documentos impresos servicio de carga en C: \ DWUpload
Facturas \ de ... \ DSC \ DSCFiles \ carpeta \ PE-Facturas y espere durante un minuto hasta que se
carga en el bandeja web.
j. Login in the web client as Peggy to see if documents have been uploaded to the web
basket. / Inicia sesión en el cliente web como Peggy para ver si los documentos se han subido a la
bandeja web.

23. Create an Email Notification For Peggy Jenkins / Cree una
notificación de correo electrónico para Peggy Jenkins
There are a few requirements that need to be followed before configuring an email notification
tasks, please follow these guidelines for configuring an email notification task. / Hay algunos
requisitos que deben seguirse antes de configurar un trabajo de notificación de correo electrónico, por favor, siga
estas direcciones para la configuración de una tarea de notificación por correo electrónico.
Some of these configurations may already be configured for you; you just need to be aware
where they are located. / Algunas de estas configuraciones puede ser que ya estén configuradas para usted,
sólo tiene que ser consciente de dónde se encuentren.
1. DocuWare users that are going to subscribe to email notification must have a valid email
address. Please make sure that Peggy has a valid email address, in our case we will use
admin’s email address. / DocuWare usuarios que van a suscribirse a notificaciones por correo
electrónico deben tener una dirección de correo electrónico válida. Por favor, asegúrese de que Peggy tienga
una dirección de correo electrónico válida, en nuestro caso vamos a utilizar la dirección de correo electrónico
del administrador.
2. A SMTP connection has to be configured in DocuWare Administration tool. The SMTP

connection is configured during the notification server or it could also be configured
afterwards. The SMTP server is called hMailServer and it is already installed and configured.
Test the accessibility and by default it will send a test email to the listed email-address in the
SMPT settings. / Una conexión SMTP debe estar configurado en la herramienta de administración de
DocuWare. La conexión SMTP se configura durante el servidor de notificación o también podría ser

configurado después. El servidor SMTP se llama hMailServer y ya está instalado y configurado. Prueba de la
accesibilidad y por defecto se enviará un correo electrónico de prueba a la dirección de correo electrónico en
las configuraciones de SMPT.
3. The DocuWare Notification Server has to be installed and the SMTP connection has to be
assigned. / El Notification Server DocuWare tiene que ser instalado y la conexión SMTP tiene que ser
asignado.
4. A database connection is required, which typically is created when notification server is

installed. In our case the database connection is already installed. It is also recommended to
use a dedicated database. / Se necesita una conexión de base de datos, que normalmente se crea
cuando se instala Notification Server. En nuestro caso ya está instalada la conexión de base de datos.
También se recomienda utilizar una base de datos dedicada.

5. A notification check-box has to be turn on the file cabinet (PE Documents), which
incorporates in assigning a web client once the check-box has been turn on. / Notificacion de
email tiene que estar dada de alta ene el gabinete (PE Documents), el cual se incorpora al cliente Web ya
que que este este activado en ele cuadro.
6. A check-box in the Content Server has to be turn on to be able to handle e-mails. In our case
it has already been enabled. / Una casilla en el servidor de contenido tiene que ser a su vez a ser capaz
de manejar mensajes de correo electrónico. En el caso de que ya se ha activado.

7. Start the Web Client using the user admin, which is the DocuWare system administrator. /
Inicie el cliente Web con el usuario admin, que es el administrador del sistema DocuWare.
8. From user preferences drop-down menu click in Web Client Settings / A partir de las preferencias
de usuario haga clic en el menú desplegable en la configuración del cliente Web
9. Select Email Notifications and this will open a list of notifications previously created (if any) a
window similar to this one. / Seleccione notificaciones por correo electrónico y se abrirá una lista de las
notificaciones previamente creado (en su caso) una ventana similar a ésta.
10. Click on Create / Haga clic en Crear

a. Under the General tab configure the setting based on the image listed below. / En la
ficha General, configure el ajuste en base a la imagen de la lista a continuación

b. Under the Trigger Condition tab configure the setting based on the image below. / En la
ficha condición de disparo configurar el ajuste en base a la imagen de abajo.
c. Under the Email Properties tab configure the setting based on the image below. / En la
ficha Propiedades Email configurar la configuración basada en la imagen de abajo.

d. Under the Permissions tab configure the setting based on the image listed below. / En
la ficha Permisos de configurar el ajuste en base a la imagen de la lista de abajo.
e. Under the Scheduling configure the setting based on the image listed below. Click
finish and it should bring the main configuration window. / En virtud de la programación de
configurar el ajuste sobre la base de la imagen de la lista a continuación. Haga clic en Finalizar y se
debe llevar a la ventana de configuración principal.
f. For testing purposes store a document with the company name fill up and status equal
to “new”. You can use the web client or the Windows client to store a document. / Para
propósitos de prueba guardar un documento con el nombre de la empresa y llenar el mismo estatus
"new". Usted puede utilizar el cliente Web o el cliente de Windows para guardar un documento.

g. Open Microsoft Outlook and you should get an email with a link to those document(s).
/ Abra Microsoft Outlook y que debe recibir un e-mail con un enlace a las del documento (s).
24. Practice of DocuWare 6 Modules - Group Project / Práctica

de DocuWare 6 Módulos - Grupo de Proyectos
We are going to use ACTIVE-IMPORT, Upload Service, Web Baskets, Email Notification, and
Smart Connect (optional) process. Make sure that you test every task before moving to the next
one. / Vamos a usar ACTIVE-IMPORT, Servicio de Upload, bandejas Web, notificación por correo electrónico, y el
proceso de Smart Connect (opcional). Asegúrese de que prueba cada tarea antes de pasar a la siguiente.
This particular task does not have detail description. It will have brief summary of what need to be
done and you have to brainstorm in how or what actions to take to accomplish such task. / Esta tarea
en particular no tiene descripción detallada. Tendrá breve resumen de lo que tenga que hacer y hay que piensen en
cómo o qué acciones tomar para llevar a cabo dicha tarea.
User Peggy needs to have a basket TEMP created or assigned to her / usuario Peggy tiene que
tener una bandeja TEMP creada o asignada
Create the following folder / Cree la siguiente carpeta:
C:\DWProcess\incoming\
C:\DWProcess\Uploads\
Register the folder Uploads as DocuWare basket in DocuWare client / Registre los Cargas carpeta
como bandeja DocuWare en el cliente de DocuWare
The image are located in / La imagen se encuentra en …\DSC\DSCFiles\PE-Invoices\
The Web Basket (invoice) for Peggy must be empty / La bandeja de Web (factura) para Peggy debe
estar vacío
1 - Task:
a. Open DocuWare Client and login as Peggy / Abra DocuWare Client e inicie sesión como Peggy

b. Run ACTIVE-IMPORT and switch to server mode / Ejecutar ACTIVE-IMPORT y cambiar a
modo de servidor
c. Copy images from / Copie las imágenes desde …\DSC\DSCFiles\PE-Invoices\ to
C:\DWProcess\incoming\
d. Create an ACTIVE-IMPORT file job that monitors C:\DWProcess\incoming\ with its
target to Uploads basket. Name the file job “Extract File Name - Job”. When processing
documents, ACTIVE-IMPORT should extract the file name without the extension and
assign to a text field 255 with the index value of 1056714. / Crear un trabajo de archivo
activo-IMPORT que monitorea C: \ DWProcess \ incoming \ con su objetivo a la badeja Upload. Asigne
un nombre al archivo de trabajo "Extract File Name - Job". Al procesar documentos, ACTIVE-IMPORT
debe extraer el nombre del archivo sin la extensión y asignar a un campo de texto 255, con el valor del
índice de 1.056.714
e. Onece you finish running the job you should have 6 documents in Uploads baskets / Un
vez que termine de ejecutar el trabajo que debe tener 6 documentos en bandeja de Upload Baskets
2 - Task:
a. Create a upload job using the DocuWare Upload Service with following settings:
Image / Crear un trabajo de carga utilizando el servicio de carga de DocuWare con los siguientes ajustes:
imagen:
Note: You should have a total of 6 documents and the Custiomer Number field must be
fill-up with file name value.
Nota: Usted debe tener un total de 6 documentos y el campo Número custiomer debe ser relleno con valor de
nombre de archivo.
b. Login in web client and there must be 6 documents in the web basket (invoices). / Inicia
sesión en el cliente web y debe haber 6 documentos en la bandeja web (facturas).
3 - Task: Storage of documents / Almacenamiento de documentos

a. From the web client select all documents in the web basket and select automatic
storage. / Desde el cliente web, seleccione todos los documentos en la bandeja web y seleccionar el
almacenamiento automático
4 - Task:
a. Create an ODBC connection using Microsoft Access Driver that connects to … / Crear
una conexión ODBC con Microsoft Access Driver que se conecta a la… C:\Demo Data Peters
Engineering\Peters Invoices\Peters Invoice EN.accdb database.
b. Create a database connection in DocuWare Administration tool that connects to the MS
Access database using the ODBC connection that was created in 3-Task (a). You can
name the database connection anything you want. Make sure that you select
AUTOIDEX and ODBC driver as connection type. / Crear una conexión de base de datos en la
herramienta de administración de DocuWare que se conecta a la base de datos MS Access usando la
conexión ODBC que se creó en 3-Task (a). Usted puede nombrar a la conexión de cualquier base de
datos que desee. Asegúrese de que selecciona controlador AUTOIDEX y ODBC como tipo de conexión.
c. Create an AUTOINDEX job using the resources from above steps. Here are some guide
lines / Crear un trabajo AUTOINDEX utilizando los recursos de los pasos anteriores. Estas son algunas
de las líneas de guía:
i. AUINDEX – General (window / bentana)
1. Name = PE - Index Documents
2. Type of external data source = Database Connection
3. Iterated records are in = External database
4. Press next
ii. AUTOINDEX – File Cabinet
1. File cabinet = PE Documents
2. Check use filter
3. Press next
iii. AUTOINDEX – File Cabinet Login
1. Enter user name and password (admin/admin).
2. Press next
iv. AUTINDEX – Filter: File Cabinet
1. Click Open Search Dialog
a. Assign EMPTY() to field company:
v. AUTOINDEX – External Data Source : Database Connection

1. Database connection = (connection that was created in step b)
2. Table = tbl_invoices_in
3. Press next
vi. AUTINDEX – External Data Source Filter: Database Connection
1. Press next
vii. AUTINDEX – Definition Match Code
1. Customer Number = BARCODE
2. Press Next
viii. AUTOINDEX – Options
1. Process All documents option

2. Press next
ix. AUTOINDEX – Assignment Index Replacement
1. Company = Company
2. Amount = Amount
3. Voucher Number = INV_NUMBER
4. Status = Status
5. Subject = fixed value with “DW51c Modules”
x. AUTOINDEX – Replace External Data Without Matching Documents
1. Press next
xi. AUTOINDEX – Scheduling
1. Press Scheduling button
a. Schedule to run every 10 seconds
xii. Click in finish
5 - Task:
a. Create an Email Notification job for Peggy for a document that gets changed with status
booked. / Crear un trabajo de notificación por correo electrónico de Peggy por un documento que se
cambia con el estado de reservado.
b. Your Email Notification must be linked to a Task-List. The Task-List will be linked to all
documents with status Booked. / Su notificación de e-mail debe estar vinculado a un grupo-Lista
de tareas. La lista de tareas se vinculará a todos los documentos con estatus de reserva.
6 - Task:
a. To test the whole process delete the documents from the file cabinet drop documents in
the initial folder. / Para poner a prueba todo el proceso elimina los documentos de la gabineta,
ponga documentos en la carpeta inicial.
b. Once the document web basket perform an automatic storage / Una vez que el documento
este en la bandeja web realizar un almacenamiento automático
c. You should receive a new email with new documents at the end of the process / Usted
debe recibir un nuevo correo electrónico con documentos nuevos al final del proceso
7 - Task: (opcional) Create Smart Connect for searching documents so when the user can search
directly from MS Access. / Cree Smart Connect para buscar documentos de modo que el usuario puede
buscar directamente desde MS Access
Process Overview:

25. Create a Smart Search for Peggy / Crear un Smart Search
para Peggy
DocuWare Smart Connect uses the latest Microsoft Silverlight technology and it is designed for
retrieving and storing documents directly from/to DocuWare. In the future we will use HTML 5
technology. It works in conjunction with the Web Client and its configurations are done via
browser. The application is installed from Web Client under user preference drop-down menu
(image below). / DocuWare Smart Connect utiliza la última tecnología de Microsoft Silverlight y está diseñado
para recuperar y almacenar documentos directamente desde / a DocuWare. En el futuro vamos a utilizar la
tecnología HTML 5. Funciona en conjunto con el cliente Web y sus configuraciones se realizan a través del
navegador. La aplicación se instala de cliente Web en el menú desplegable de la preferencia del usuario (imagen
de abajo).
Smart Connect can also be installed and used in Terminal Server environment but is requires a
special installation. You find more information at:
Smart Connect también se puede instalar y utilizar en entorno de Terminal Server, pero se requiere una instalación especial.
Puedes encontrar más información en: http://www.docuware.com/support_faq/index.php?solution_id=1641

NOTE: You only will do this task if Smart Connect is not installed in that machine. If Smart
Connect is installed then you need to go to the next step.
NOTA: Sólo se va a hacer esta tarea si Smart Connect no está instalado en esa máquina. Si Smart Connect está instalado,
entonces usted necesita para ir al siguiente paso.

Once you finish installing you should be able to see an icon in Windows system tray. /
Una vez finalizada la instalación debe ser capaz de ver un icono en la bandeja del sistema de Windows.
Right click in the icon and change the Connection Settings to be able to login as the user
Peggy (or user of your choice). / Haga clic derecho en el icono y cambiar la configuración de
conexión para poder iniciar la sesión como usuario Peggy (o usuario de su elección).

We need to have the application running from where we will be retrieving and storing
documents to DocuWare. In our case we will use a Microsoft Access database. The
Microsoft Access database is located under C:\DocuWare\Peters Invoice EN.accdb.
Open the Access database and leave running while you perform other configuration in
Smart Connect. / Tenemos que tener la aplicación en ejecución desde donde vamos a recuperar y
almacenar documentos en DocuWare. En nuestro caso vamos a utilizar una base de datos Microsoft
Access. La base de datos Microsoft Access se encuentra en C: \ DocuWare \ Peters Factura EN.accdb.
Abra la base de datos y salir corriendo mientras se realiza otra configuración de Smart Connect.

Next, In Windows system tray right click on Smart Connect icon ( ) and select “Start
the Smart Connect Configurator” / A continuación, en la bandeja del sistema de Windows, haga
clic derecho en el icono inteligente Connect () y seleccionar "Iniciar el Smart Connect Configurator".
NOTE: If Smart Connect is not running you can start from Start All Programs
DocuWare Smart Connect.
NOTA: Si Smart Connect no está en funcionamiento puede iniciar desde Inicio Todos los programas
DocuWare Smart Connect
The above link will display the following window, which is the main window of a Smart
Connect configuration. / El enlace de arriba se muestra la siguiente ventana, que es la ventana
principal de una configuración Smart Connect.

Click in Smart Search and follow these guidelines. / Haga clic en Smart Search y seguir estas
directrices.
Click in Search Dialog Assign and it will display all fields available in right side. Then
click Next / Haga clic en Búsqueda de diálogo Asignar y mostrará todos los campos disponibles
en el lado derecho. A continuación, haga clic en Siguiente
Next click in “Start capture now!” button and select the windows and confirm the
selection. / A continuación haga clic en "Iniciar captura ahora" botón y seleccionar las ventanas y
confirmar la selección.

Click in the Peters Invoice window / Haga clic en la ventana Peters Invoice
After capturing the windows click Next / Después de la captura de las ventanas Haga clic en
Siguiente
Drag a zone around the company name and then link the arrow to field Company on the
right side. / Arrastre una zona alrededor del nombre de la empresa y luego vincular la flecha de
campo Empresa en el lado derecho.

Assign a button to the external application and then click Next / Asignación de un botón a la
aplicación externa y luego haga clic en Siguiente
In tab “Test and Assign” click Save and Close. This Smart Connect retrieval is available
only for Peggy and she is also the owner. / En la pestaña "Test y asignar", haga clic en Guardar
y cerrar. Esta recuperación de Smart Connect está disponible sólo para Peggy y ella es también el
propietario.

Finally try saving the configuration under the name “Retrieval by Company Name” and
click in Save / Por último intente guardar la configuración con el nombre de "Recuperación de
Nombre de la empresa" y haga clic en Guardar
Now, you should have a new Smart Connect listed in the main window / Ahora, usted debe
tener un nuevo Smart Connect aparece en la ventana principal

To test the configuration close Microsoft Access database and reopen and you should
have a button in the window that was used for Smart Connect configuration. / Para probar
la configuración de base de datos Microsoft Access cierre y vuelva a abrir y usted debe tener un botón
en la ventana que se utiliza para la configuración Smart Connect.
Results (the company name called Imaging System has to exist in DocuWare file cabinet): /
Resultados (el nombre de la empresa denominada Sistema de Imagen tiene que existir en el archivador
DocuWare)

26. Create a Smart Index for Peggy Jenkins / Crear un índice inteligente
para Peggy Jenkins
1. In Windows system tray right click on Smart Connect icon ( ) and select “Start the Smart
Connect Configurator” / En la bandeja del sistema de Windows, haga clic derecho en el icono
inteligente Connect () y seleccionar "Iniciar el Smart Connect Configurator"
2. The above link will display the following window. / El foro se mostrará la siguiente ventana

3. Now, open the application that you will gather the information to store documents to a
DocuWare file cabinet. In This case we will use a Microsoft Access database called Peters
Invoices. / Ahora, abra la aplicación que va a recopilar la información para almacenar documentos en un
archivador DocuWare. En este caso vamos a utilizar una base de datos Microsoft Access denominada
Peters facturas.
4. Click in Smart Index and follow these guidelines / Haga clic en Índice inteligente y siga estas
directrices.

5. Click in Standard Store Dialog Assign and it will display all fields available in right side.
Then click Next / Haz clic en el Stardard Store Dialog y selecione Assing y mostrará todos los campos
disponibles en el lado derecho. A continuación, haga clic en Siguiente
6. Next, click in “Start capture now!” button and select the windows and confirm the selection. /
A continuación, haga clic en "Iniciar la captura de ahora" y seleccione las ventanas y confirmar la selección.
7. After capturing the windows click Next / Después de la captura de la ventana haga clic en Siguiente
8. Drag zones for Company, Barcode, and Invoice Date. Assign predefined entries to Subject
and Doc-Type. The image below illustrates the fields that need to be indexed. / Arrastre zonas

para la empresa, código de barras, y la fecha de factura. Asignar entradas predefinidas de Asunto y Doc-
Type. La imagen de abajo ilustra los campos que necesitan ser indexado.
9. In tab “Test and Assign” click Save and Close. This Smart Connect retrieval is available only
for Peggy and she is also the owner. / En la pestaña de "prueba y asignar" haga clic en Guardar y
cerrar. Esta recuperación de Smart Connect está disponible sólo para Peggy y ella es también el
propietario.
10. Finally name this Smart Index with “Store Invoices – Peggy” and click in Save / Por último
nombrar este índice inteligente con "Store Invoices – Peggy" y haga clic en Save.

11. Now, you should have a new Smart Connect listed in the main window / Ahora, usted debe
tener un nuevo Smart Connect aparece en la ventana principal
12. To test the configuration close and reopen Microsoft Access database. Then login to the
web client as Peggy and from one of your web basket start storing a document using the
dialog Pe Document. / Para probar la configuración de cierre y vuelva a abrir la base de datos de
Microsoft Access. Despues a iniciar sesión en el cliente web como Peggy y de una de su badejas web
guardar un documento con el archivador llamado PE Document.

13. When you get the store dialog window click in Smart Index button / Cuando aparezca la ventana
del diálogo de almacenamiento, haga clic en el botón inteligente Index
27. CONNECT to Outlook

Make sure that your desktop application for the web client is configured properly. Connect to Outlook is
typically downloaded from the web client from “Install desktop applications” link. Please install this module and
then continue to the next step (this module was installed in step 5). / Asegurese de Que Su Aplicación De Escritorio
Para El Cliente web está configurado correctamente. Conectar a Outlook es tipicamente descargada desde el Cliente web
desde el enlace "Instalar Aplicaciones de Escritorio". INSTALE Este módulo y LUEGO continúe con el paso siguiente (Este
módulo sí Instalo en el paso 5).
Creating a Quick Store task / Creación Una Tarea De Quick Store

1. From Web Client open the Settings instance management web instance. / En Cliente Web abra la
instancia instancia web de gestión de configuración.

2. Click on / hacer clic en Connect to Outlook:
3. Follow configuration screenshots / Siga las capturas de configuración.

a. General setting / Selección básica
b. Store Option1

c. Store target
d. Permission (Peggy and / y Admin)

Click in Finish once you are done creating the task. / Haga clic en Finalizar una vez que haya terminado de
crear la tarea.
Creating a Quick Search task / Creación de una tarea de búsqueda rápida

1. In the main configuration window of Connect to Outlook click in search views. / En la ventana
principal de configuración de conectar con Outlook clic en las vistas de búsqueda.
2. Then click in plus sign / A continuación, haga clic en el signo más .

3. Follow configuration screenshots / Siga las capturas de configuración.
a. General

b. Search Options
c. Permissions (admin and peggy)

Using / Uso DocuWare Connect to Outlook

NOTE: You should be select email and search or drop the email on the personal folder called “DWAuto
Archive” to be able to store emails.
NOTA: Usted debe ser selecto correo electrónico y la búsqueda o dejar el mensaje en la carpeta personal llamada "DWAuto
Archivo" para ser capaz de almacenar mensajes de correo electrónico.
28. DocuWare Desktop Overview / Descripción

DocuWare Desktop is a client component that is used to process documents. The documents can be scanned,
printed, or by monitoring a Windows directory. / DocuWare Desktop es un componente de cliente que se utiliza para
el proceso de documentos. Los documentos se pueden escanear, imprimir, o mediante el control de un directorio de
Windows.
DocuWare Desktop services is used with these three components / Servicios de DocuWare Desktop utiliza
con estos tres componentes:
a. DocuWare Printer – It installs a printer driver for Windows so that the user can print to
DocuWare Printer and import documents directly to a file cabinet or a web basket. / Se
instala un controlador de impresora para Windows de modo que el usuario puede imprimir a
DocuWare impresora y documentos de importación directamente a un archivador o una bandeja
web.
b. DocuWare Scanner – It will provide a standard interface to interact with local scanner
drivers to be able to scan directly into a web basket or store directly to a file cabinet. / Se
proporciona una interfaz estándar para interactuar con los controladores del escáner de la zona
para ser capaz de escanear directamente en una bandeja web o almacenar directamente a un
archivador.
c. DocuWare Import – It provide an interface to configure and monitor directories in local
machine and directly import documents into a web basket or a file cabinet. / Se proporciona
una interfaz para configurar y supervisar los directorios en la máquina local y la importación directa
de documentos en una bandeja web o un archivador.

29. Configure DocuWare Desktop – Printer
In order to demonstrate the how DocuWare Printer works and what it can do, we are going to create a
configuration where it will read the barcodes, separate documents, index, and store into a file cabinet. / Con el
fin de demostrar el funcionamiento de la impresora de DocuWare y lo que puede hacer, vamos a crear una configuración
en la que se leerá el código de barras, documentos separados, índice y almacenar en un archivador.
The image (sample) that we are going to use is located in …\DSC\DSCFiles\DocuWare Desktop - Printer\ and
it is a word document. / La imagen (muestra) que se va a utilizar se encuentra en ... \ DSC \ DSCFiles \ DocuWare
Escritorio - Impresora \ y es un documento de Word.
1. Open the Word document and print to DocuWare Printer / Abra el documento de Word e imprimir en
DocuWare Printer.

2. Right click in the document and select / Haga clic derecho en el documento y seleccione “For new
DocuWare Printer Configuration”

3. Under the General tab (look at the images below) / En la ficha General (ver las imágenes a continuación)
4. Indexing tab for the document that you have selected from the web basket. / Ficha Indización para el
documento que se ha seleccionado de la bandeja de web.

NOTE: If you cannot read any data you have to add the local machine name to the safe intranet zone
and make sure the Compatibility View settings is on in the browser (IE).
NOTA: Si no puede leer todos los datos que hay que añadir el nombre del equipo local a la zona de intranet seguro y
asegúrese de que los ajustes de Vista de compatibilidad está activada en el navegador (IE).
5. In Form/Letterhead (default settings / configuración predeterminada)

6. In Processing (uncheck Redirect to Printer if checked). / En Procesmiento (desmarque redirección a la
impresora si está seleccionado)

7. In Identification. This printer configuration will only be activated when there is a Word document
and it contains a word called “Project_No.”. / En la identificación. Esta configuración de la impresora sólo
se activa cuando hay un documento de Word y que contiene una palabra llamada "Project_No.".
8. In Splitting. We are not splitting the document because it will only extract values from the first page.
/ En Splitting. No somos dividir el documento, ya que sólo va a extraer los valores de la primera página.

9. In Permissions. We are going to assign to the user Peggy and Admin then same and close the
settings instance. / En Permisos. Vamos a asignar al usuario Peggy y administración continuación misma
y cierre la instancia de configuración.
10. Now for testing purpose you should be able to print the same document from Word and then it will
be stored automatically in the PE Document file cabinet. / Ahora, para el propósito de prueba debe ser
capaz de imprimir el mismo documento de Word y luego se almacenan automáticamente en el archivador
de documentos PE.

30. Configure / Configurar DocuWare Desktop – Scanner
DocuWare Desktop is also has an interface that will allow users to scan documents directly into a DocuWare
system. With DocuWare version 6 you have to create store configuration to combine with your scan job(s). /
DocuWare Desktop también se dispone de una interfaz que permitirá a los usuarios escanear documentos directamente
en un sistema DocuWare. Con la versión 6 DocuWare tiene que crear configuración del almacén para combinar con el
trabajo de exploración (s).
Since we are working in a Virtual Environment we are going to use a simulation version of the DocuWare
Desktop scanner. Please follow the guidelines below for practicing scanning with DocuWare Desktop. / Dado
que estamos trabajando en un entorno virtual, vamos a utilizar una versión de simulación del escáner de escritorio
DocuWare. Por favor, siga las siguientes pautas para la práctica de exploración con DocuWare Desktop.
Preparation in Virtual Machine / Preparación de la máquina virtual:
• Make you have copied the DSC folder to the root of the C:\ drive (E.g.: C:\DSC). This was typically
done at the beginning of the course. / Haga que usted ha copiado la carpeta DSC a la raíz de la unidad C: \
(Por ejemplo: C: \ DSC). Esto se realiza típicamente en el comienzo del curso.
• Open the following file / Abra el archivo siguiente:
o C:\Program
Files\DocuWare\Desktop\Plugins\Scanner\DocuWare.Desktop.CaptureService.Host.exe.conf
ig
o Change the following xml tag value (see image below): / Cambie el valor de la variable xml
siguiente (ver imagen a continuación):
Image:
o Close DocuWare Desktop from Windows system tray / Cerrar DocuWare escritorio desde la
bandeja del sistema de Windows.
o Re-start DocuWare Desktop Services in Windows services management console / Re-inicio

DocuWare servicios de escritorio en la consola de administración de servicios de Windows.

o Re-open DocuWare Desktop (system tray icon) / Re-abierto DocuWare escritorio (icono de la
bandeja del sistema).
Create Import Configuration for scanned documents / Crear Importar configuración para documentos escaneados:
1. Open DocuWare Settings Web Instance (E.g.: http://dwserver/Docuware/SettingsUI) and login

with the user admin / Abrir DocuWare Configuración Instancia Web (Ej:
http://dwserver/Docuware/SettingsUI) y entrar con el usuario admin.
2. Click in / Haga clic en “Import Configurations”
3. Create a new configuration by clicking in Plus sign / Crear una nueva configuración, haga clic en el signo
más.

4. Select the file cabinet and the store dialog / Seleccione el archivador y el diálogo de almacenamiento
5. Under the Document tab select the following options / En la ficha Documento seleccionar las siguientes
opciones

6. Under Splitting tab / En la pestaña de división
Select a sample standardized document as template. It has to be a PDF file. / Seleccionar una
muestra documento normalizado como plantilla. Tiene que ser un archivo PDF.

Then you will get the following window / A continuación, usted recibirá la siguiente ventana.
Select the barcode icon and draw a zone around the entire page. We will use the barcode in these
documents to separate as the start of a new document. / Seleccione el icono de código de barras y
dibujar una zona alrededor de toda la página. Vamos a utilizar el código de barras en estos documentos
para separar como el inicio de un nuevo documento.

7. Under Direct Indexing / Bajo indexación directa

8. Under Form/Letterhead (nothing / nada)

9. Under Permissions Tab select Peggy as the user and Save and close / En la pestaña Permisos,
seleccione Peggy como el usuario y Guardar y cerrar
Scan Configuration in / Escanear Configuración en DocuWare Desktop:
1. Open DocuWare Desktop interface from Windows system tray icon (double click). Now, you may
get a message that says that a scan configuration has not been created yet and if you would like
to create one, select no. / Abrir la interfaz DocuWare_Desktop de icono de la bandeja del sistema de
Windows (doble clic). Ahora, usted puede recibir un mensaje que dice que una configuración de escaneo no
se ha creado todavía y si usted desea crear una, seleccione no.
2. Select the Scan button and then the Settings button. / Seleccione el botón Scan y luego en el botón
Configuración.
3. Select / Seleccionar New

4. Name the configuration and save the settings / Nombre de la configuración y guardar los ajustes
5. Now, select Scan button again and match the Import Configuration with Scan Configuration and
start scanning. / Ahora, seleccione Escanear botón de nuevo y emparejar la importación de configuración
de configuración de escaneo y comenzar a escanear.

Press Upload to send document to DocuWare system / Pulse Cargar para enviar el documento al
sistema de DocuWare

You should have a message that those documents were process once they are stored in a
DocuWare system. / Usted debe de ver un mensaje de que los documentos fueron procesados una vez
que se almacenan en un sistema DocuWare.
6. Finally, since this configuration is separating, grabbing data from images, and at the same time
sending to a file cabinet you should login as a DocuWare user and see if the document has been
stored successfully in a file cabinet. / Por último, ya que esta configuración está separando, tomando los
datos de imágenes, y al mismo tiempo enviar a un archivador que debe iniciar la sesión como un usuario
DocuWare y ver si el documento ha sido almacenado con éxito en un archivador.

31. Configure / Configurar DocuWare Desktop – Import
DocuWare Import uses the services of DocuWare Desktop and it will also need an import configuration
template to be assigned to the job. / DocuWare Importación utiliza los servicios de DocuWare escritorio y también
tendrá una plantilla de configuración de importación que se asignará al trabajo.
Even though we could have used the same import configuration that was used for scanning, we are going to
create a new one. / A pesar de que podríamos haber usado la misma configuración de importación que se utilizó para
el análisis, vamos a crear una nueva.
Preparation / preparación:
• Copy the folder named “DocuWare Desktop – Import” to C:\. The folder is located under
…\DSC\DSCFiles\ / Copia de la carpeta con el nombre "DocuWare escritorio - Import" en C: \. La carpeta se
encuentra en ... \ DSC \ DSCFiles \
Create Import Configuration template / Crear plantilla de importación de configuración / Crear plantilla de
importación de configuración / Crear Plantilla de Importación de configuracion:
1. Open the web client setting instance (http://dwserver/Docuware/SettingsUI) and login with the user
admin. / Abra la instancia de configuración del cliente web (http://dwserver/Docuware/SettingsUI) e iniciar
sesión con el usuario admin.
2. Click in Import Configurations and start the process of creating a new template. / Haga clic en
Importar configuraciones e iniciar el proceso de crear una nueva plantilla.
3. Under / dentro General tab

4. Under / dentro Document tab
5. Under / dentro Splitting tab

Select a sample standardized document as template. It has to be a PDF file. / Seleccionar una
muestra documento normalizado como plantilla. Tiene que ser un archivo PDF.
Then you will get the following window. / A continuación, usted recibirá la siguiente ventana.
Select the barcode icon and draw a zone around the entire page. We will use the barcode in these
documents to separate as the start of a new document. / Seleccione el icono de código de barras y
dibujar una zona alrededor de toda la página. Vamos a utilizar el código de barras en estos documentos
para separar como el inicio de un nuevo documento.

6. Under / dentro Direct Indexing

7. Under / dentro Form/Letterhead tab
<take the default values / tomar los valores por defecto >
8. Under/ dentro Permissions tab
Assign the user Admin and Peggy and Save and close / Asigne el usuario Admin y Peggy y Guardar y
cerrar
Create Import Job / Crear empleo Importación:

1. Now, open DocuWare Desktop client interface. / Ahora, la interfaz de cliente de escritorio DocuWare
abierto.

2. Once the interface in open under the Import click in Settings and the click in New. Look at the image
below for illustration. / Una vez que la interfaz en abierto bajo la Importación clic en Configuración y haga
clic en Nuevo. Mira la siguiente imagen para la ilustración.
3. Last, from one multi page single document once is processed by DocuWare Import you should get
five documents once they are stored in file cabinet. / Por último, de un documento único de varias
páginas, una vez se procesa por Import DocuWare usted debe conseguir cinco documentos una vez que se
almacenan en archivador.
NOTE: If you are getting file documents in your file cabinet after they are processed by DocuWare
Import you may want to check you Import template. Perhaps, the zone that read the barcode is too
small.
NOTA: Si usted está recibiendo los documentos del expediente en su gabinete de archivo después de ser procesados
por DocuWare Importación es posible que desee examinarlo Importar plantilla. Tal vez, la zona que lee el código de
barras es demasiado pequeña.

32. DocuWare REQUEST in/en DocuWare version 6
DocuWare REQUEST in DocuWare version 6 is a very light version of a retrieval software. It is build using IIS
Express, Sumatra PDF Viewer, and SQLite. DocuWare REQUEST can only be create from result list (web
client only) or from web client settings instance. Unlike the old version there is no predefines workflow job that
you need to create. / DocuWare REQUEST DocuWare en la versión 6 es una versión muy ligera de un software de
recuperación de datos. Está construido utilizando IIS Express, Sumatra PDF Viewer y SQLite. DocuWare REQUEST sólo se
puede crear a partir de la lista de resultados (sólo cliente web) o por ejemplo la configuración del cliente web. A diferencia
de la versión anterior que no hay trabajo de flujo de trabajo predefine que usted necesita para crear.
The new DocuWare REQUEST requires that you have a storage location created using UNC path (to be able
to create within an intranet) or storage location with an ftp url (for external usage). The reason once the
REQUEST is created from the web client setting instance it will give an URL to where it can be downloaded
(once the REQUEST job is completed). / La nueva solicitud de DocuWare se requiere que haya un lugar de
almacenamiento creada usando la ruta UNC (para ser capaz de crear dentro de una intranet) o la ubicación de
almacenamiento con una url ftp (para uso externo). La razón, una vez que la solicitud se crea a partir de la instancia de
configuración de cliente Web que le dará una dirección URL a donde se puede descargar (una vez que se complete el
trabajo PETICION).
Create Storage Location:

The storage location needs to be created using an UNC path or using an FTP address. The FTP address
needs to be accessible to all web users. You can create a storage location in Administration tool with the FTP
connection string like the one listed below: /
Cree Ubicación de almacenamiento:

El lugar de almacenamiento debe crearse utilizando una ruta UNC o el uso de una dirección FTP. La dirección de FTP tiene que ser
accesible a todos los usuarios de la web. Puede crear una ubicación de almacenamiento en la herramienta de administración de la
cadena de conexión FTP como el que se enumeran a continuación:
Sample / Ejemplo:
ftp://username:password@ftp.server.com/Request.
In our case we are going to create a storage location using a UNC path to a shared folder. Here are the steps:
/ En nuestro caso vamos a crear un lugar de almacenamiento utilizando una ruta UNC a una carpeta compartida. Estos
son los pasos:
1. First you need to create a folder and the share to everyone. The folder was created in previous
steps. / En primer lugar es necesario crear una carpeta y la participación de todos. La carpeta se ha creado
en los pasos anteriores.

Add Everyone (in our case) / Añadir todos (en nuestro caso).
2. Now in DocuWare Administration tool. If you don’t have a storage location for REQUEST then you
may have to create a new one. We are just modifying the existing one. / Ahora en la herramienta de
administración de DocuWare. Si usted no tiene un lugar de almacenamiento para la REQUEST entonces es
posible que tenga que crear una nueva. Sólo estamos modificando el existente.

3. Now, creating a REQUEST job in Settings Instance / Ahora bien, la creación de una Bolsa de Trabajo
en Configuración Instancia.
a. Open DocuWare setting instance interface / Abrir la interfaz instancia ajuste DocuWare
(http://DWSERVER:80/Docuware/SettingsUI)
b. Click in DocuWare Request button and proceed creating a new configuration. You can
create a job from a result list. / Haga clic en el botón Solicitar DocuWare y continuar creando una
nueva configuración. Usted puede crear un trabajo de una lista de resultados.
c. In/en General tab

d. In/en Filter tab
e. In/en Permissions tab. These are just the users that can use this job / Estos son sólo los
usuarios que pueden utilizar este trabajo.

f. In/en Schedule tab
g. The job should be running / El trabajo debe estar funcionando.

You should get a popup window and a link from where you can download the request. You
can download file anywhere in your machine and run the program. / Usted debe obtener una
ventana emergente y un enlace desde donde se puede descargar la solicitud. Puede descargar el
archivo en cualquier parte de la máquina y ejecutar el programa
4. Once the zip file is downloaded you have to unzip and then run the following the
DocuWareRequest.exe. / Una vez que el archivo zip se descarga hay que descomprimirlo y ejecutar el
siguiente a la DocuWareRequest.exe.
5. The results / los resultados.

33. DocuWare Intelligent Indexing Service
With Intelligent Indexing, DocuWare classifies documents into different types and automatically searches for
the relevant index words in or for the documents. You either just confirm the suggested terms or improve them.
Using this feedback, the system learns constantly so that the recommended index words for known document
types can be automatically and reliably assigned after a very short time. / Con indexación inteligente, DocuWare
clasifica los documentos en diferentes tipos y busca automáticamente los términos de índice correspondientes o en los
documentos. O se acaba de confirmar los términos sugeridos o mejorarlos. El uso de este realimentación, el sistema
aprende constantemente de manera que las palabras de índice recomendadas para tipos de documentos conocidos
pueden ser de forma automática y fiable asignado después de un tiempo muy corto.
Intelligent Indexing is a service that you can use with DocuWare Web Client, regardless of whether it is an on-
premises installation, or via DocuWare Online. / Indexación inteligente es un servicio que se puede utilizar con
DocuWare Web Client, independientemente de si se trata de una instalación local, oa través de DocuWare Online.
In order to start using Intelligent Indexing services within an organization you have download the XML file that
later it needs to be uploaded to DocuWare Administration tool. The XML will always be linked to one
modelspace with a user/password and organization. The xml file usually have encrypted data, however, in our
case we have an xml file that can be edited and changed to an individual user name and password so that you
get the full experience in how Intelligent Indexing services works and the configuration part. This xml file is only
for Peters Engineering organization. / Para comenzar a usar los servicios de indexación inteligente dentro de una
organización que ha descargue el archivo XML que luego tiene que ser subido a DocuWare herramienta de
administración. El XML siempre estará vinculada a uno ModelSpace con un usuario / contraseña y organización. El archivo

XML suelen tener los datos cifrados, sin embargo, en nuestro caso tenemos un archivo XML que se puede editar y cambiar
a un nombre de usuario y contraseña individual para que usted obtenga la experiencia completa en la forma inteligente
de servicios de obras de indexación y la parte de configuración. Este archivo xml es sólo para la organización Peters
Engineering.
Steps in configuration in A/DSC Training virtual machine / Pasos en la configuración de una máquina virtual de
formación A/DSC:
1. Make sure that your Virtual Machine has internet access. Typically make sure that the network
adapter is set to “NAT: Used to share the host’s IP Address”. / Asegúrese de que la máquina virtual
tiene acceso a internet. Normalmente, asegúrese de que el adaptador de red se establece en "NAT: Se utiliza
para compartir la dirección IP del host".
Image:
2. Open the xml file…\DSC\DSCFiles\Intelligent Indexing\XML\intellix-DWCTraining.xml with

Notepad or any text editor. / Abra el archivo xml ... \ DSC \ DSCFiles \ indexación inteligente \ XML \ Intellix-
DWCTraining.xml con el Bloc de notas o cualquier editor de texto.
a. You need to change the user-name like the image listed below. You just need to change
the last 1 or 2 number (if you go pass two digits). / Es necesario cambiar el nombre de usuario
como la imagen se enumeran a continuación. Sólo tiene que cambiar el último número 1 ó 2 (si vas
pasar dos dígitos).
Sample:

3. Once the XML file has been changed with your unique user-name we need to open the
Administration tool. In Administration tool you can go to Data Connection Intelligent Indexing
Services connections. / Una vez que el archivo XML se ha cambiado con su nombre de usuario único que
necesitamos para abrir la herramienta de administración. En la herramienta de administración se puede ir
a la conexión de datos  conexiones de Servicios de Index Server inteligentes.
Image/n:
4. Right click on “Intelligent Indexing Service connection” and select “Install Intelligent Indexing
Service file”. We have to upload you edited xml file that was done in step 2. Once uploaded save
the changes and you can close the Administration tool. / Haga clic derecho sobre "Conexión de servicio
de indexación inteligente" y seleccione "Instalar archivo de Servicios de Index Server Inteligente". Tenemos
que subir el archivo xml editado que se hizo en el paso 2. Una vez cargado guardar los cambios y se puede
cerrar la herramienta de administración.

NOTE: DocuWare services will use this information to connect to the Intelligent Indexing Service.
NOTA: Los servicios de DocuWare utilizarán esta información para conectar con el servicio de indexación inteligente.
5. Now, open the Setting instance (http://dwserver/Docuware/SettingsUI) and create new web basket
called “Intelligent Indexing Basket”. Assign this basket to Peggy and admin user. / Ahora, abra la
instancia de ajuste (http://dwserver/Docuware/SettingsUI) y crear nueva bandeja web llamada " Bandeja
de indexación inteligente". Asigne esta canasta de Peggy y usuario administrador.
NOTE: You can name the basket with any name. / NOTA: Usted puede nombrar a la bandeja con
cualquier nombre.

Enable “Use Intelligent Indexing” and mix-n-match with the file cabinet fields. The fields with the
asterisk are mandatory. / Habilitar "Use indexación inteligente" y mezcla-n-partido con los campos de
archivador. Los campos marcados con un asterisco son obligatorios.

Using Intelligent Indexing within web basket and HTML5 viewer: / El uso de indexación inteligente en la compra
web y visor de HTML5:
1. Login in the web client as Peggy and enable the newly created web basket. / Inicia sesión en el cliente
web como Peggy y permitir la compra web recién creado.

2. Import the document into the newly created web basket and try storing with HTML5 viewer. Sample
documents can be located in …\DSC\DSCFiles\Intelligent Indexing\Images\. Once the document
is imported into a web basket it will take few seconds before it runs and if it is the first time you will
get a document with red flag. / Importar el documento en la canasta web recién creado y tratar de
almacenar con visor de HTML5. Documentos de ejemplo se pueden ubicar en ... \ DSC \ DSCFiles \ indexación
inteligente \ Images \. Una vez que el documento se importa en una bandeja web tardará unos segundos
antes de que se ejecute y si es la primera vez que va a obtener un documento con bandera roja.
3. Now you need to teach Intelligent Indexing services from what parts of the document the data will
come. You will do this process by trying to storing the document into a file cabinet using HTML5
viewer the new point-n-shoot feature. / Ahora tiene que enseñar a los servicios de indexación inteligente
de lo que las partes del documento los datos vendrán. Que va a hacer este proceso, tratando de guardar el
documento en un archivador con HTML5 visor de la nueva característica de apuntar y disparar.
Image/n:

4. Now, assuming that you need to store the same document (few days later or from different
customer but the same structure). You may have to do few times until you teach Intelligent Index
and you are satisfied with results. / Ahora, suponiendo que usted necesita para guardar el mismo
documento (unos días más tarde o desde clientes diferentes, pero la misma estructura). Es posible que tenga
que hacer varias veces hasta que enseñas Índice inteligente y está satisfecho con los resultados.
The document flag will changed from red yellow and green. If the flag is green it means that
you have thought Intelligent Indexing services how to extract data from that strutted document./ La
bandera documento será cambiado de rojo   amarillo y verde. Si la bandera es de color verde, significa
que usted ha pensado servicios inteligentes de indexación cómo extraer los datos de que se plavoneaba
documento.
Storing documents / Almacenamiento de documentos:

34. CONNECT to Mail (Gmail)
CONNECT to Mail is a new module that was introduced in DocuWare 6 and it is designed to work with mail
servers using IMAP (Internet Message Access Protocol). However, at this time it only works with Gmail
accounts. / CONNECT to Mail es un nuevo módulo que se introdujo en DocuWare 6 y está diseñado para trabajar con
servidores de correo mediante IMAP (Internet Message Access Protocol). Sin embargo, en este momento sólo funciona
con cuentas de Gmail.
This new module enables to transfer emails from an IMAP account folder (label) into DocuWare file cabinet.
Here are screenshots in configuring and processing emails from Gmail. / Este nuevo módulo permite la
transferencia de mensajes de correo electrónico desde una carpeta de la cuenta IMAP (etiqueta) en el archivador
DocuWare. Estas son las capturas de pantalla que permite configurar y procesar mensajes de correo electrónico de Gmail.
1. Install DocuWare Services / Instalar servicios de DocuWare

a. You need to install / Es necesario instalar “DocuWare CONNECT to Mail”.

In Administration tool it will show in the list of servers / En la herramienta de administración
que se mostrará en la lista de servidores
2. Google account configuration / Configuración de cuentas de Google

a. Create a new Google Account to be used with Gmail / Crear una nueva cuenta de Google para
utilizar con Gmail
b. You need to enable IMAP in Gmail account / Necesita habilitar IMAP en la cuenta de Gmail

c. Now, you need to get an “application-specific password” from Google account to be able
to use “CONNECT to Mail” with Gmail. Here are few screenshots. / Ahora, usted necesita
para obtener una "contraseña específica de la aplicación" de la cuenta de Google para poder utilizar
"CONNECT to Mail" con Gmail. Aquí hay algunas capturas de pantalla.
First, within the Security area you need to enable the “2-step verification” so that you can
generate application-specific passwords. Google will not allow generating application-
specific passwords if this option is off. / En primer lugar, dentro de la zona de seguridad que
necesita para que la "verificación de 2 pasos" para que pueda generar contraseñas específicas de
aplicaciones. Google no permitirá generar contraseñas específicas de aplicaciones, si esta opción
está desactivada.
Under the same Security area click on Manage access / En la misma zona de seguridad, haga
clic en Administrar el acceso
Then it will ask to confirm the password / A continuación, se le pedirá que confirme la contraseña

You can name this configuration with any name (label) / Usted puede nombrar a esta
configuración con cualquier nombre (etiqueta)
You will need this application-specific password** for DocuWare COONECT to Mail. / Usted
necesitará esta contraseña específica de la aplicación ** de DocuWare coonect de correo.
NOTE: The application-specific password can be deleted or created multiple times and it
will be different ones every time. It is recommended that you create these passwords per
application. / NOTA: La contraseña específica de la aplicación se puede suprimir o creado varias
veces y será diferentes cada vez. Se recomienda que cree estas contraseñas por aplicación.
Create a folder (label) in Gmail and flag the emails with this new label so that it will be
processed by DocuWare CONNECT to Mail. / Crear una carpeta (etiqueta) en Gmail y la
bandera de los mensajes de correo electrónico con la nueva etiqueta de forma que será procesada
por DocuWare CONNECT to Mail.

3. Configuration in DocuWare / Configuración en DocuWare
a. Open the web settings instance (E.g.: http://dwserver/docuware/settingsui/) and login with
system administrator account. / Abra la instancia de configuración web (Ej.:
http://dwserver/docuware/settingsui/) e iniciar sesión con la cuenta de administrador del sistema.
b. There are two part of this configuration. / Hay dos partes de esta configuración.

i. In this area you can create storage configurations and assign users. Here will have
options to select storage target (what file cabinet to store into) and storage options
such deleting emails or moving the emails or just process the attachments. / En esta
zona se pueden crear configuraciones de almacenamiento y asignar usuarios. Aquí tendrá
opciones para seleccionar destino de almacenamiento (lo archivador para almacenar en)
y las opciones de almacenamiento tales eliminar mensajes de correo electrónico o mover
los mensajes de correo electrónico o simplemente procesar los archivos adjuntos.
ii. In this area the DocuWare users who have access to the above configuration(s)
can subscribe with their Gmail account. / En esta área los usuarios de DocuWare que
tienen acceso a la configuración anterior (s) pueden suscribirse con su cuenta de Gmail.
c. CONNECT to Mail (Storage configuration / configuración del almacenamiento)

After you finish the configuration is listed in the list. / Después de terminar la configuración
aparece en la lista.

d. CONNECT to Mail (Subscribing / suscribirse)
Here you will have a list of configurations that you have subscribed. The configuration that
has not been linked to a Gmail account will be gray out. / Aquí tiene una lista de
configuraciones que se ha suscrito. La configuración que no se ha relacionado con una cuenta de
Gmail será de color gris a cabo.
To subscribe a Gmail account you need to click in plus sign / Para suscribir una cuenta de
Gmail es necesario hacer clic en el signo más ( ).
To register a Gmail account you need to have your Google account information. / Para
registrar una cuenta de Gmail es necesario tener la información de su cuenta de Google.

4. Troubleshooting / Solución de problemas
a. The service will connect to Gmail every 5 minutes; it cannot be changed at this time. / El
servicio se conectará a Gmail cada 5 minutos, no se puede cambiar en este momento.
b. Try using Firefox instead if IE. IE has issues refreshing (in some instances). / Trate de usar
Firefox en su lugar si IE. IE tiene problemas de restauración (en algunos casos).
c. Try running the “DocuWare CONNECT to Mail” under an account that local administrative
rights / Trate de ejecutar el "DocuWare CONNECT to Mail" en una cuenta que los derechos
administrativos locales.
d. Firewall or antivirus may also interfere with this process (not usually). / Firewall o antivirus
también pueden interferir con este proceso (no generalmente).
e. You can enable debug level logging for this service: / Puede habilitar el registro de nivel de
depuración para este servicio:

f. If Settings services URL is missing from C2Mail.settings (location E.g.: C:\Program Files
(x86)\DocuWare\CONNECT to Mail\). The service will run with no errors but no emails will
be processed. / Si la configuración de los servicios URL no se encuentra en C2Mail.settings
(ubicación ejemplo: C: \ Archivos de programa (x86) \ DocuWare \ connect to Mail \). El servicio
funcionará sin errores, pero será procesado ningún correo electrónico.
35. Document Link

Document Links provide an easy way of displaying the documents related to a document from the result list or
from the Viewer on both the DocuWare Windows client and on DocuWare Web Client. The related documents
can be from the same file cabinet or from another one within the same organization. You define the
configuration for a link in DocuWare Administration [Organization] File Cabinet [File Cabinet Name]
Options Links. / Documentos Links proporcionan una manera fácil de mostrar los documentos relacionados con
un documento de la lista de resultados o en el visor en el cliente DocuWare Windows y en DocuWare Web Client. Los
documentos relacionados pueden ser del mismo gabinete de archivo o de otra dentro de la misma organización. Para

definir la configuración de un enlace en DocuWare Administration [Organización] Archivadores [Nombre
archivador] Opciones Links.
Here are few screenshots in confirming Document Links / Aquí hay algunas capturas de pantalla de confirmación
de documentos Links.
1. Right click on the Links and select Create New Link Configuration / Haga clic derecho sobre los enlaces
y seleccione Crear nueva configuración de Enlace
2. Here you can provide the name and if you are going to use filter. / Aquí usted puede proporcionar el
nombre y si usted va a utilizar el filtro.
3. Select the File Cabinet and result list of that file cabinet / Seleccione el archivaror y la lista de resultados
de ese archivador
4. Specify the link criteria. In our case I want to retrieve documents that match the current company-
name. In other words, I have a field in my file cabinet called company and that field will have data
on it. When I am in a result list and I select the company-name value I should get another result list
with only that company name (E.g.: Bring all documents that matches the current company name).
/ Especifique los criterios de enlace. En nuestro caso, yo quiero recuperar los documentos que coinciden con
el nombre de la empresa actual. En otras palabras, tengo un campo en mi gabinete de archivo llamado
empresa y que el campo se tienen datos. Cuando estoy en una lista de resultados y seleccione el valor de la
empresa-nombre que debería tener otra lista de resultados con sólo que el nombre de la empresa (Ej.: Traiga
todos los documentos que coinciden con el nombre actual de la empresa).

5. Now, you can open the web client and test the retrieval / Ahora, usted puede abrir el cliente web y
probar la recuperación de
Note: You can use document link in the Web Client, Windows Client, or Explorer Client

Nota: Puede usar el enlace del documento en el cliente Web, cliente de Windows o el Explorador de cliente
Sample results / resultados de las muestras:
36. Enable Version Management in PE Documents / Activar la gestión

de versiones de PE Documents
DocuWare version management works with DocuWare Explorer Client and DocuWare web client only. Once
version management is enabled in a file cabinet you cannot disable. / Gestión de versiones DocuWare trabaja con
DocuWare Explorer Client y único cliente web DocuWare. Una vez que la gestión de versiones está habilitado en un
gabinete de archivos no se puede desactivar.
1. Go into the file cabinet general setting and click on Enable version management. / Entra en la
configuración general de archivador y haga clic en Activar la gestión de versiones.

a. Click on Enable automatic document history / Haga clic en Habilitar historial automático de
documentos
2. Store a Word document in a file cabinet and test the versioning. Once an editable document
has been stored you can check-out to file system or to a web basket. / Guardar un documento de
Word en un archivador y probar el control de versiones. Una vez que un documento editable se ha
almacenado puede salida al sistema de archivos oa una bandeja web.
3. You can also use the Explorer Client to check-out a document and check a document. /
También puede utilizar el cliente de explorador a la salida de un documento y comprobar un documento.
a. When document are check out to file system they have to retain the file name because
when checking-in the system will noticed if it has been changed. The file name has the
meta-data for that document. / Cuando el documento se echa un vistazo al sistema de archivos
que tienen que mantener el nombre del archivo ya la hora del registro en el sistema se cuenta si se
ha cambiado. El nombre del archivo tiene los metadatos para ese documento.
b. Enable check-in function: / Habilitar la función de check-in:

c. Creating a new version (if cannot check-out you may have to store a editable file (not
image): / Creación de una nueva versión (si no puede el check-out es posible que tenga que
guardar un archivo editable (no de imagen):
d. To check-in, you can use the Check-in dialog (if the document has been check-out to
file system). From web basket you can simple right in the document and select “Check
in”. / Para el registro, puede utilizar el Check-in de diálogo (si el documento ha sido la salida al
sistema de archivos). Desde la compra web puede simple derecho en el documento y seleccione
"Check in".

37. Group Project for DocuWare version 6 Modules / Proyecto
Grupo de DocuWare versión 6 módulos
We are going to create a process where we utilize the new DocuWare version 6 modules. / Vamos a crear un
proceso en el que utilizamos la nueva versión DocuWare 6 módulos
Overview: / Información general:
Modules used for this project: / Los módulos utilizados para este proyecto:
• DocuWare Import (Desktop)
• AUTOIDEX
• Email Notification
• Stamps

• Task List
• Data files
NOTE: You are creating this configuration for Peggy. / NOTA: Usted está creando esta configuración para
Peggy.
Overview of the process: / Descripción general del proceso:

1. Copy the folder …\DSC\DSCFiles\DWImportProject to your C:\. Inside that folder you will find a folder
named Documents which contains the images for this process. / Copia la carpeta ... \ DSC \ DSCFiles \
DWImportProject a la unidad C: \. Dentro de esa carpeta se encuentra una carpeta llamada documentos que
contiene las imágenes de este proceso.
a. Using one of the images you need to create an Import Job template that will read the barcode
and assigns to “Customer Number” field for PE Documents file cabinet. / Utilizando una de las
imágenes que necesita para crear una plantilla de Trabajo de importación que leerá el código de
barras y cesionarios de campo "Número de cliente" para archivador PE Documentos.
2. Create an Import Job that monitors c:\DWImportProject\Documents and stores the documents into
PE Documents file cabinet. When the documents are stored in a file cabinet they should have the
Customer Number field fill up. / Crear una Importar tarea que supervisa c: \ \ Documents DWImportProject
y almacena los documentos en PE archivador documentos. Cuando los documentos se guardan en un
archivador que debe tener el campo Número de cliente llene.
3. Check the file cabinet and you should have five documents indexed. / Compruebe el archivador y usted
debe tener cinco documentos indexados.
4. The flat file that will be used for AUTOINDEX / El archivo plano que se utilizará para AUTOINDEX
a. You need to a store location where you will place the flat file (you can use the existing one)
/ Usted necesita un lugar de almacenamiento donde se colocará el archivo plano (puedes usar la
existente)
b. You need a file connection that connects to the flat file and formats the columns based on
fields that you will be indexing. / Usted necesitará una conexión de archivo que se conecta a la lima
plana y formatos de las columnas en base a los campos que va a ser indexado.
5. You need to create an AUTOINDEX job that updates the documents for documents where the
company name is blank. The match-code is the Customer Number field with Customer_PO. / Es
necesario crear un trabajo AUTOINDEX que actualiza los documentos para los documentos donde el nombre
de la empresa está en blanco. El código de coincidencia es el campo Número de cliente con Customer_PO.
a. You also assign a fixed value of “Indexed” to the status field if the documents are indexed. /
También asigna un valor fijo de "indexado" para el campo de estado si se indexan los documentos.
6. Create a Task List for documents that modified with status “Indexed”. Make sure that you publish to
the web instance and give access rights to users (Peggy). / Crear una lista de tareas para los documentos
que modificaron con el estado "indexado". Asegúrese de que usted publica en la instancia web y dar derechos
de acceso a los usuarios (Peggy).
7. Create a Notification Job that notifies Peggy when documents are changed to status “Indexed”. /
Crear un trabajo de notificación que notifica a Peggy cuando los documentos se cambian al estado "indexed".
a. The notification will send a Task List link instead of a document link. / La notificación se enviará
un enlace de Lista de tareas en lugar de un enlace del document.
8. An email will be send to users with a link to a Task List. If you are in a stage of configuration you may
have to modify documents to trigger the Notification. / Un correo electrónico será enviado a los usuarios
con un enlace a una lista de tareas. Si se encuentra en una etapa de configuración puede que tenga que
modificar documentos para desencadenar la notificación.

9. Create a stamp for changing the status value column to Approved. This stamp should be assigned
to Peggy. / Crear un sello para el cambio de valor de la columna del estado a Aprobado. Este sello se debe
asignar a Peggy.
10. Create a stamp for changing the status value column to Rejected. This stamp should be assigned
to Peggy. / Crear un sello para el cambio de valor de la columna del estado de Rechazado. Este sello se debe
asignar a Peggy.
Testing and presentation: / Pruebas y presentación:
To be able to test the whole process you can delete the content of the file cabinet and the re-copy the
content of the Documents folder to … \DWImportProject\Documents\. When the configuration is done
properly you should get an email.
Para poder comprobar que todo el proceso se puede eliminar el contenido del archivador y volver a copiar el contenido de la
carpeta Documents to ... \ DWImportProject \ Documents \. Cuando la configuración se hace correctamente usted debe recibir
un correo electrónico.
38. User Administration – Field Dependent Access Rights with SQL

Script / Administración de usuarios - Campo Los accesos dependientes
con SQL Script
Franco and Joe are consultants that will start working for your company and they needs to have access
to the following document types; Installation Guide, Technical, General, eInfo. Using the new feature
Free SQL Statement in combination with File Cabinet Filter Profiles create a procedure where these
users can only have access to those document types mentioned above. / Franco y Joe son consultores que
empezar a trabajar para su empresa y que necesita tener acceso a los siguientes tipos de documentos, Guía de
instalación, técnico, general, einfo. Con la nueva característica de SQL Statement libre en combinación con perfiles de
archivador Filtro crear un procedimiento en el que estos usuarios sólo pueden tener acceso a estos tipos de documentos
antes mencionados.
General Information / Información General:

Make sure you enable “Allow database access via SQL statement” in General system level /
Asegúrese de habilitar "Permitir el acceso de base de datos a través de SQL" en el nivel de sistema general
File Cabinet name / Nombre del archivador : PE Documents
Test documents / documentos de prueba: …\DSC\DSCFiles\FC-Filter-Access-
Rights\TEST_Images\
o There are 11 mixed documents with 29 pages in total and they have already been
indexed / Hay 11 documentos mezclados con 29 páginas en total y ya se han indexado.
Administration tool / Herramienta de administración:

1. Create a user in DocuWare / Crear un usuario en DocuWare
a. Create a user called Joe and another called Franco. When creating these users don't assign
to any profile or roles (except public) and do not give any right to anything. / Cree un usuario
llamado Joe y otro llamado Franco. Al crear estos usuarios no asignar a cualquier perfil o funciones
(excepto público) y no da derecho a nada.
b. Click apply to save the changes / Haga clic en Aplicar para guardar los cambios

2. Create a group in DocuWare / Crear un grupo de DocuWare
a. General
i. Name = DWConsultants
ii. Active = checked
iii. Assign Users / Asignar usuarios = Joe and Franco
b. Click apply to save the changes / Haga clic en Aplicar para guardar los cambios
3. Find PE Documents file cabinet expand PE Documents and select Profiles and right click on
Profiles and select Create New Profile / Encuentra archivador PE Documents ampliar PE Documents y
seleccione Perfiles y haga clic derecho en perfiles y seleccione Crear nuevo perfil.
a. Create FC Profile – General Information (window/ventana)
i. Name = PE Docs - Rights by DocType
ii. Check “Use Index Filter”
1. Click on “Open General Search Dialog”
2. Click on Free SQL Statement
a. Click Yes in message
3. In the WHERE clause window you will type the following script / En la ventana
WHERE Clause se escriba la siguiente secuencia de comandos:
DOC__TYPE IN ('Installation Guide', 'Technical', 'General', 'eInfo') AND

DOC__TYPE IS NOT NULL
Example (DOC__TYPE has two underscore on it):
4. Press OK
iii. Press Next
b. Create FC Profile – General FC Rights
i. Give All rights (except store) and Press Next / Dar todos los derechos (excepto la store) y
presione Siguiente
c. From here on take the default settings and finish creating the profile. Once you click on
finish make sure that you click Apply to save the changes. / A partir de aquí tomar la
configuración predeterminada y terminar de crear el perfil. Una vez que haga clic en Finalizar asegúrese de
que hace clic en Aplicar para guardar los cambios.
d. Create another file cabinet profile, right click on Profiles and select Create New Profile / Cree
otro perfil archivador, haga clic derecho sobre perfiles y seleccione Crear nuevo perfil.
e. Create FC Profile – General Information
i. Name = PE Docs - Dialogs with no Rights
ii. Click Next
f. Create FC Profile – Administrative Rights
i. None / nada and Next
g. Create FC Profile – General FC Rights
i. Remove All rights except for Store and then Next / Retire todos los derechos a excepción
de la store y luego Siguiente

h. Create FC Profile – Access Rights on Index Fields
i. Take defaults and Next / Tomar valores por omisión y Siguiente
i. Create FC Profile – Overlays
i. Remove All and then Next / Quitar todo y luego Siguiente
j. From here on take the default settings and finish creating the profile. Once you click on
que hace clic en Aplicar para guardar los cambios.
4. Create a new function profile (not file cabinet profile). Click on User Administration Profiles and
select Create New Profile / Crear un nuevo perfil de la función (no perfil de archivador). Haga clic en
Administración de usuarios  Profiles y seleccione Crear nuevo perfil.
a. Create General Profile – General Information
i. Name = Consultants - Program Function Rights
ii. Press Next
b. Create General Profile – Functional Rights
iii. Check all for “DocuWare main window”, “ACTIVE-IMPORT”, “Viewer”, and “Web
Client”
iv. Press Next
c. From here on take the default settings and finish creating the profile. Once you click on
que usted haga clic en Aplicar para guardar los cambios.
5. Create a Role. Right click on Roles and select Create New Role / Crear una función. Haga clic derecho
en Funciones y seleccione Crear nuevo role.
a. Name = Consultants - Role
b. Organization profile = Consultants – Program Function Rights
c. File Cabinet Profile = PE Documents – PE Docs – Rights by DocType
PE Documents – PE Docs – Dialogs with no Rights
d. Groups = DWConsultants
e. Click Apply
DocuWare Windows Client / DocuWare de Windows Client

1. (Test1) – Login into DocuWare client as system administration and import documents from …
\DSC\FC-Filter-Access-Rights\TEST_Images\ into a basket and store them by using the function
“Automatic Storage”. Test the retrieval and you should be able to see all documents types. / (Prueba1) -
Ingresar a cliente DocuWare como la administración del sistema y de los documentos de importación de ... \ DSC \ FC-
Filter-Access-Derechos \ TEST_Images \ en una bandeja y almacenarlos mediante la función "Automatic Storage".
Pruebe la recuperación y usted debería ser capaz de ver todos los tipos de documentos.
2.(Test2) Login into DocuWare client as Franco or Joe and perform a retrieval and you should be able
to see only the documents types that were specified into the filter profile (11 documents). / (Test2)
Ingresar a cliente DocuWare como Franco o Joe y realizar una recuperación y usted debería ser capaz de ver sólo los
tipos de documentos que se han especificado en el perfil de filtrado (11 documentos).
Analyze process that you took in accomplishing this task. Fill the blocks with DocuWare object names
and link base on how they relate to each other / Analizar el proceso que ha tomado en el cumplimiento de

esta tarea. Rellene los bloques con nombres de objetos DocuWare y la base de acoplamiento en la forma en que se
relacionan entre sí.
39. User Administration - Field Dependent Access Rights with SQL Script
and DocuWare Groups / Administración de usuarios - Campo Los
accesos dependientes con SQL Script y DocuWare Grupos
Assuming that you have two departments (Accounting and IT), therefore, you also have a group in
DocuWare called Accounting and IT. Now, neither user from each department is allowed to see those
documents. If the document is flagged with IT then Accounting personnel should not be able to see those
documents and vice versa (as example). / Asumiendo que usted tiene dos departamentos (contabilidad e
informática), por lo tanto, también tiene un grupo de DocuWare llamada contabilidad e informática. Ahora bien, ni el
usuario de cada departamento se le permite ver estos documentos. Si el documento se encuentra en posición con él,
entonces el personal de contabilidad no debe ser capaz de ver esos documentos y viceversa (como ejemplo).
Here is an overview of the content of the file cabinet without those filters / He aquí un resumen del contenido del
archivador sin esos filtros:

• The sample documents are in …\ DSC\DSCFiles\FC-Filter-Access-Rights\TEST_Images\ they are all
indexed. They just need to be drag into a Windows Client basket and stored into PE Documents file
cabinet. / Los documentos de la muestra están en ... \ DSC \ DSCFiles \ FC-Filter-Access-Derechos \
TEST_Images \ todos están indexados. Sólo tienen que ser arrastrados en una bandeja de cliente de Windows y
se almacenan en PE archivador documentos.
• File Cabinet called PE Documents (or with similar structure) / Cabina de archivos llamados Documentos
de educación física (o con una estructura similar)
• Make sure you enable “Allow database access via SQL statement” in General system level /
Asegúrese de habilitar "Permitir el acceso de base de datos a través de SQL" en el nivel de sistema general
DocuWare Administration tool / Herramienta de administración de DocuWare:
1. Creating object under organization level / Crear objeto bajo nivel de organización
a. Create Users (when creating these users take default setting and do not give any rights
or assign to anything): / Crear usuarios (al crear estos usuarios tener valor predeterminado y no
otorga ningún derecho o ceder a cualquier cosa):
i. Andy
ii. Tom
iii. Matt
iv. Fred
b. Create the following groups and assign user to it / Cree los siguientes grupos y asignar usuarios
i. IT
1. Assign / asignar Andy and Tom

ii. Accounting
1. Assign / asignar Matt and Fred
c. Create a Function Profile called “General Users” and do not give rights to the administration
tool. This profile will be assigned to a Role, eventually. / Crear un perfil de función llamada
"usuarios generales" y no dan derecho a la herramienta de administración. Este perfil se asigna a
un rol, con el tiempo.
2. Creating objects under the file cabinet level / Creación de objetos bajo el nivel del archivador
a. Login into Administration tool as the system administrator and find PE Documents file
cabinet. Expand PE Documents and select Profiles and right click on Profiles and select
Create New Profile (screenshots below). / Inicia sesión en la herramienta de administración
como administrador del sistema y encontrar PE archivador documentos. Ampliar Documentos PE
y selección de perfiles y haga clic derecho en perfiles y seleccione Crear nuevo perfil (imágenes
inferiores).

SQL Script (copy and paste) / SQL Script (copiar y pegar): DEPARTMENT IN (SELECT
NAME FROM dwsystem.dwgroup WHERE gid IN (SELECT gid FROM

dwsystem.DWUserToGroup WHERE uid IN (SELECT uid FROM dwsystem.dwuser
WHERE name = CURRENTUSERLONGNAME()))AND NAME <> 'Public' )

b. Now, we need to create another file cabinet profile but only to give rights to the dialogs. In
a filter profile you cannot assign dialogs, therefore, another profile is required. This
particular profile will not have any rights (just the dialogs). Here are some screenshots to
demonstrate the process. / Ahora, tenemos que crear otro perfil de archivador, pero sólo para
dar derechos a los diálogos. En un perfil de filtrado no se puede asignar cuadros de diálogo, por lo
tanto, se requiere otro perfil. Este perfil particular no tendrá ningún derecho (sólo los diálogos).
Aquí hay algunas capturas de pantalla para demostrar el proceso.

Finish and Apply / Finalizar y aplicar
3. Now we need to merge these configurations and to do that we will use a Role under the User
Administration (organization level). / Ahora tenemos que combinar estas configuraciones y para ello
vamos a utilizar un papel bajo la administración de usuarios (nivel táctico).
a. Create a New Role and name / Crear un nuevo rol y el nombre “Rights by Department
Role”.
Notice of the assignments / Notificación de las asignaciones:

i. Organization profile = General Users
ii. File cabinet profiles
1. PE Documents – Profile for Dialogs
2. PE Documents – Rights by Department Names
iii. Groups
1. Accounting
2. IT
4. (Test1) - Login into DocuWare thick client as system administration and import documents from …
…\DSC\DSCFiles\FC-Filter-Access-Rights\TEST_Images\ into a basket and store them by using
the function "Automatic Storage". Test the retrieval and you should be able to see all documents
from all departments. / (Prueba1) - Ingresar a DocuWare cliente pesado como la administración del

sistema y de los documentos de importación de ...... \ DSC \ DSCFiles \ FC-Filter-ACCESS de Derechos
TEST_Images \ en una bandeja y almacenarlos mediante la función "Automatic Storage". Pruebe la
recuperación y usted debería ser capaz de ver todos los documentos de todos los departamentos.
5. (Test2) Login into DocuWare client (web or thick client) as Andy or Fred and perform a retrieval
and you should be able to see only the documents to the group that the user belongs (IT or
Accounting). / (Test2) Ingresar a cliente DocuWare (web o cliente pesado) como Andy o Fred y realizar una
recuperación y usted debería ser capaz de ver sólo los documentos al grupo que pertenece el usuario (IT o
contabilidad).
6. Analysis / análisis:
40. File Cabinet – Field Mask / Archivador - Máscara de campo

File Cabinet Field Mask are settings that you can enable in a text field of a file cabinet to be able to control what
the user can enter or specify a specific format for entering data. / Archivo máscara Campo Gabinete son ajustes
que se pueden activar en un campo de texto de un archivador para poder controlar lo que el usuario puede introducir o
especificar un formato específico para la introducción de datos.

a. Proceed to <Organization Name> File Cabinet PE Documents Dialogs Store
Dialogs Standard Store Dialog / Proceda a <organización> / File Cabinet / PE Documents /
Dialogs / Store Dialogs / Standard Store Dialog / Fields Layout
i. Expand ‘Status’ field and find ‘Field mask’ / Ampliar el campo "Estado" y encontrar "la
máscara de Campo '
ii. Click on general selection form […] / Haga clic en el formulario de selección general [...]
1. Click Add / Haga clic en Agregar
a. Name = Document Status
b. Mask definition = (New|Stored|Archived|Sent|Processed)
c. Place holder = _
d. Try it = New
e. Sample = New
f. Error message for invalid input = Please enter New, Stored, Archived,
Sent, Processed
g. Click on Save
2. Click Add
a. Name = PO Numbers
b. Mask definition = [A-Z]{2}-\d{8}
c. Place holder = #
d. Try it = AA-12345678
e. Sample = AA-12345678
f. Error message for invalid input = Please enter on this format ...
Sample AA-12345678
g. Click on Save
h. And click Ok
iii. Click apply / Haga clic en Aplicar
iv. Mix and match the field mask definition with its corresponding Mask definition /
Mezclar y combinar la definición de la máscara de campo con su definición correspondiente
máscara:
1. Status = Document Status
2. Click apply
3. CustNum-PO = PO Numbers
4. Click apply
b. Open the DocuWare client test the mask definition by storing two documents. / Abra el cliente
de prueba DocuWare la definición de la máscara mediante el almacenamiento de dos documentos.
Note: If the field mask definition is not working please check your administration tool and check
the settings, perhaps reopening the administration tool.
Nota: Si la definición de máscara de campo no funciona revisar su herramienta de administración y verificar la
configuración, tal vez volver a abrir la herramienta de administración, por favor.
More info: / Más información:

http://en.wikipedia.org/wiki/Regular_expression

41. Configuring Web Client for URL Integration / Configuración del cliente
Web de Integración URL
URL Integration is a unique from to integrate DocuWare with another application. Perhaps you have
a customized application (if it can be modified) by placing a button in that application and give users
the option to press that button and it will bring documents from DocuWare file cabinet that are
associated with that data that they are viewing. / Integración URL es única de integrar DocuWare con otra
aplicación. Tal vez usted tiene una aplicación a medida (si se puede modificar) mediante la colocación de un botón
en el que la aplicación y dar a los usuarios la opción de pulsar ese botón y traerá los documentos del archivador
DocuWare que están asociados con los datos que se están viendo.
The button has to be programmed by someone who knows how to program. The purpose of this
demonstration to show what needs to be configured in DocuWare Administration so that it is ready
for integration likewise we provide an test tool (URLCreator.exe) to be able to test the configuration.
/ El botón tiene que ser programado por alguien que sabe cómo programar. El propósito de esta demostración
para mostrar lo que se debe configurar en Administración de DocuWare para que esté listo para la integración del
mismo modo se proporciona un instrumento de medida (URLCreator.exe) para poder probar la configuración.
1. Go to Peters Engineering General Web Instance select DocuWare Web Client and
right click on it and select Create New Integration. Configure with the following configuration
(image): / Ir a Peters Engineering / General de Instancia Web / seleccionar DocuWare Web Client y haga
clic derecho sobre él y seleccione Crear nueva integración. Configurar con la configuración siguiente
(imagen):
a. Click apply and then in Windows select Run type RESETIIS to restart IIS / Haga
clic en Aplicar y luego en Windows seleccione Ejecutar  RESETIIS tipo para reiniciar IIS
2. Now, test the configuration by opening the URL configuration tool from the following
location: …\DSC\DSCFiles\URL Integration\UrlCreator\UrlCreator.exe / Ahora, pruebe la
configuración, abra la herramienta de configuración de URL desde la siguiente ubicación: ... \ DSC \
DSCFiles \ Integración URL \ UrlCreator \ UrlCreator.exe

a. In / en URL Type
b. In / en Common Parameters
c. In / en Integration Parameters
d. In /en Other Parameters

i. None / nada
e. Click on / hacer clic en
f. Finally copy or click open the URL just generated and you should get results in the
browser, similar to the image below: / Por último copiar o hacer clic en la URL se abrirá
acaba de generar y usted debe obtener resultados en el navegador, de forma similar a la siguiente
imagen:

42. Settings Mobile Application / Configuración de aplicaciones móviles
All the reading can be done here: http://help.docuware.com/en/#b53796t56452n45425 / Todas las lecturas
se puede hacer aquí: http://help.docuware.com/en/#b53796t56452n45425
1. Make sure that you have “Mobile for iPhone/iPad” license in your administration tool / Asegúrese
de que usted tiene "Mobile para iPhone / iPad" licencia de la herramienta de administración
2. Download and install the Apple App in you device (iPhone/iPad/iPod) / Descarga e instala la
aplicación de Apple en su dispositivo (iPhone / iPad / iPod)
3. Download Windows 8 app (if under Windows 8) / Descarga 8 aplicación de Windows (si es menor
de Windows 8)
4. The platform services can also be used with mobile devices that support HTML 5. / Los servicios
de la plataforma también se pueden utilizar con dispositivos móviles que soportan HTML 5.
5. Supported devices / dispositivos compatibles:
a. Mobile devices with Android version 2.3.3 or later / Los dispositivos móviles con Android
versión 2.3.3 o posterior;
b. BlackBerry phones with version 6 or later with HTML5 browser / Teléfonos BlackBerry con la
versión 6 o posterior con el navegador HTML5
c. iPhone 4S, 4, 3G, 3GS, 3rd and 4th generation iPods, iPad and iPad2, with iOS 4.3 or
later, Windows 8 / 3GS iPhone 4S, 4, 3G, iPod 4 ª generación y tercera, iPad y iPad 2,
con iOS 4.3 o posterior, Windows 8
Install Platform Services / Instalar Platform Services

If the installation is done properly, then when you hit the URL you should get the following: / Si
la instalación se realiza correctamente, entonces cuando llegue a la URL que debe obtener la siguiente:
NOTE: YOU CAN ALSO HIT THE URL IN THE MOBILE DEVICE AND SEE IF IT IS
ACCESSABLE. From a mobile device you have make use an IP address of the server running
the platform services. The IIS box has to be accessible via internally or externally URL
address.
Nota: Puede también golpeó la URL en el dispositivo móvil y ver si es accesible. Desde un dispositivo móvil que ha hacer uso de una
dirección IP del servidor que ejecuta los servicios de la plataforma. El cuadro de IIS tiene que ser accesible a través interna o
externamente dirección URL.
Apple Devices (Using an App) / Los dispositivos de Apple (usando una aplicación)
There are two version of the Apple App, one is for the iPhone and the one with the word Plus is for
the iPads. / Existen dos versiones de la aplicación de Apple, uno es para el iPhone y el que tiene la palabra Plus es para
los iPads.
The organization name is case sensitive. Please look at the image for illustration. / El nombre de la
organización es sensible a mayúsculas. Por favor, mire la imagen para la ilustración.

Using HTML 5 Ready Device / Uso de HTML 5 Device Ready
For Android or Windows Phone or Blackberry devices you just have to hit a special URL. Look
at the images for illustration.
E.g.: http://IP-ADDRESS/DocuWare/Mobile/ (Sample: http://192.168.2.214/DocuWare/Mobile/)
Para los dispositivos del teléfono Blackberry o Android o Windows sólo tienes que golpear una URL especial. Mira las imágenes con
fines ilustrativos.
Por ejemplo: http://IP-ADDRESS/DocuWare/Mobile/ (muestra: http://192.168.2.214/DocuWare/Mobile/)
Sample Image: / Imagen de ejemplo:

In devices that support HTML 5 (overview)
In Windows 8 App / En Windows 8 App

The Windows App is an application that is designed for Windows 8 RT. It is a mobile app that (similar to apple
app) that allows to retrieve documents and display them. It is primarily designed for retrievals. Using this mobile
you are not going to be able to store documents. / La aplicación de Windows es una aplicación diseñada para
Windows 8 RT. Se trata de una aplicación móvil que (similar a la de aplicaciones de Apple) que permite recuperar
documentos y mostrarlos. Está diseñado principalmente para las recuperaciones. El uso de este móvil no va a ser capaz
de almacenar los documentos.
In Windows 8 you can still install and run the DocuWare thick client. / En Windows 8 todavía puede instalar y
ejecutar la aplicación cliente DocuWare.

This is not part of the training process but for demonstration purpose it will be demonstrated using a different
DocuWare server. / Esto no es parte del proceso de formación, pero con fines de demostración se puede demostrar
utilizando un servidor de DocuWare diferente.
Here are few steps in how this app was installed and its usability./ Éstos son algunos pasos en la forma en que se
instaló la aplicación y su usabilidad.
1. In Windows 8 go to the App Store / En Windows 8 ir a la App Store
2. In the App store search for DocuWare / En la App Store búsqueda DocuWare
3. Click in Install / Haga clic en Instalar

4. Now, we are going to look at the configuration. Start the DocuWare mobile app. / Ahora, vamos a ver
la configuración. Inicie la aplicación móvil de DocuWare.
5. From the setting section you need to enter the DocuWare server URL in connection settings./ En la
sección de configuración que necesita para entrar en la dirección URL del servidor DocuWare en la
configuración de conexión.
6. Once you have configured the connection you should get login page where you have to enter the
user name and password. / Una vez que haya configurado la conexión que debe conseguir la página de
inicio de sesión en el que deberá introducir el nombre de usuario y contraseña.

7. Now, you can open the search dialogs. / Ahora, usted puede abrir los cuadros de diálogo de búsqueda.
8. Enter the search criteria and you should be able to get the results. / Introduzca los criterios de búsqueda
y usted debería ser capaz de obtener los resultados.

9. The results page with the viewer. / La página de resultados con el espectador.

In the bottom of the Window you should have additional option. / En la parte inferior de la ventana debe
tener opción adicional.
43. Backup DocuWare 5 MySQL Database (Internal Database) /

Backup DocuWare 5 Base de datos MySQL (base de datos interna)
The database tool MySQL Administrator can be downloaded for free at www.mysql.com. If this tool is
not available you ask DocuWare support. Please use the version 1.0.21or higher. / La base de datos
MySQL herramienta de administrador se puede descargar de forma gratuita en www.mysql.com. Si esta herramienta
no está disponible pides apoyo DocuWare. Por favor utilice la versión 1.0.21or superior.
Start the MySQL Administrator with the user admin (or the user that was specified during the
installation) or root! If you are using DocuWare Internal database the password will be the same for
both users. / Inicie el Administrador de MySQL con el usuario admin (o el usuario que se especificó durante la
instalación) o la raíz! Si está utilizando la base de datos interna DocuWare la contraseña será la misma tanto para los
usuarios.

This steps will guide in creating immediately backups. Please chose the point Backup, create a new
project and enter a project name. / Estos pasos le guiará en la creación de copias de seguridad de inmediato. Por
favor, elegir el punto de copia de seguridad, crear un proyecto nuevo e introduzca el nombre del proyecto.
Select the databases which should be backup. Normally it will be dwdata, dwlogging, dwnotification,
DWNotificationBackup, dwsystem, and dwthumbnail. All databases that are used by a DocuWare
system starts with prefix DW. Please backup all DocuWare databases or you can also select single
tables. / Seleccione las bases de datos que deben ser copia de seguridad. Normalmente será dwData, dwlogging,
dwnotification, DWNotificationBackup, dwsystem, y dwthumbnail. Todas las bases de datos que son utilizados por un
sistema DocuWare comienza con el prefijo DW. Por favor, copia de seguridad de todas las bases de datos de DocuWare
o también puede seleccionar las tablas individuales.

Please activate the following Options on the Advanced Options tab. / Por favor, activa las siguientes
opciones de la ficha Opciones avanzadas.

You can save the project or now you can initiate the immediately backup with the Execute Backup
Now button. / Puede guardar el proyecto o empresa puede iniciar inmediatamente la copia de seguridad con el botón
Ejecutar copia de seguridad ahora.
• Schedule Backup with MySQL Administrator / Backup Schedule con MySQL Administrator
o You will need to enable to be able to store the password in Obscured method in MySQL
Administration tool / Usted tendrá que activar para poder almacenar la contraseña en el método
oculta en la herramienta de administración de MySQL

o You will also need a Windows account (local or domain) with local administrator rights to
be able to create “Task Scheduler” tasks in Windows. / Usted también necesitará una cuenta
de Windows (local o dominio) con derechos de administrador local para poder crear tareas
"Programador de tareas" en Windows.
o You need to create an stored connection in MySQL Administration tool / Es necesario crear
una conexión almacenada en la herramienta de administración de MySQL

Start the MySQL Administrator using that stored connection that you just created with the user admin or
root! Choose the point Backup, create a new project and enter a project name.Select the databases
which should be backup (dwdata, dwlogging, dwnotification, DWNotificationBackup, dwsystem, and
dwthumbnail.)
Inicie el Administrador de MySQL utilizando esa conexión almacenada que acaba de crear con el usuario admin o root! Seleccione la
copia de seguridad de punto, cree un nuevo proyecto e introduzca un proyecto name.Select las bases de datos que deben ser copia
de seguridad (dwData, dwlogging, dwnotification, DWNotificationBackup, dwsystem y dwthumbnail.)

Please activate the following Options on the Advanced Options tab. / Por favor, activa las siguientes opciones
de la pestaña Opciones avanzadas.

Activate the point Schedule this backup project on the Schedule tab. If the error message occurs you
need to go back to the first step in this process and create a stored connection or enabled the option
obscured password. / Activar el punto Planificar el proyecto de copia de seguridad en la ficha Programación. Si el
mensaje de error tiene que ir de nuevo a la primera etapa de este proceso y crear una conexión almacenada o activar la
opción oculta contraseña.
If the project is saved you have to enter the Windows (domain or local) user who will start the backup
jobs./ Si se guarda el proyecto que tienes que entrar en el de Windows (dominio o local) del usuario que va a iniciar las
tareas de respaldo.
If you work in a domain you have to enter the User like this:
Huber@DocuWare.AG or DocuWare_AG\Huber
For a local user you have to enter the user like this:
PCName\Username
Si usted trabaja en un dominio que tiene que introducir el usuario así:

Huber@DocuWare.AG o DocuWare_AG \ Huber
Para un usuario local tiene que introducir el usuario así:
Pcname \ nombre de usuario

• If you do not enabled obscured password or you did not created a stored connection you may
get an error like the one listed below. / Si no activar la contraseña oculta o no ha creado una conexión
almacenada puede obtener un error como el que aparece a continuación.

44. Restore a DocuWare MySQL database
Open the MySQL Administrator tool and select Restore. Now choose your backup file and then the
Target Schema. With the schema you define, in which database the backup is restored. / Abra la
herramienta Administrador de MySQL y seleccione Restaurar. A continuación, seleccione el archivo de copia de
seguridad y luego el esquema de destino. Con el esquema que defina, en el que la base de datos se restaura la copia de
seguridad.
On the Restore Content Tab you can analyze the backup file and can define which tables or databases
will be restored. / En la ficha Restaurar contenido puede analizar el archivo de copia de seguridad y puede definir que
se restaurarán las tablas o bases de datos.

If all configurations have been made, you can click on the Start Restore button to start the restore
process. / Si se han realizado todas las configuraciones, puede hacer clic en el botón Iniciar restauración para iniciar el
proceso de restauración.
45. Restore a file Cabinet / Restaurar un archivador
If you have not got a backup from the database. You have to get at least a backup of the file cabinet
logical disks containing the documents. Without this information you cannot restore the file cabinet.
In our case we are going to restore the file cabinet from the following location:
Si usted no tiene una copia de seguridad de la base de datos. Usted tiene que conseguir por lo menos una copia de seguridad de los
discos lógicos gabinete de archivos que contienen los documentos. Sin esta información no se puede restaurar el archivo de
gabinete.
En nuestro caso vamos a restaurar el gabinete de archivo de la siguiente ubicación

NOTE: The greatest challenge is the creation of a file cabinet with the same structure. You
need the column names of the index fields inside the database. Please be aware that usually
the column names are different from the display names of the index fields. If you do not have
documentation about the structure, there are several ways to find out.
NOTA: El mayor reto es la creación de un gabinete de archivos con la misma estructura. Usted necesita los nombres de las
columnas de los campos de índice dentro de la base de datos. Tenga en cuenta que por lo general los nombres de columna
son diferentes de los nombres para mostrar de los campos de índice. Si usted no tiene la documentación acerca de la
estructura, hay varias maneras de averiguar.
o If you have used the option “Export settings" for the concerned file cabinet once, so you
can use the XML-File to read out the structure. / Si ha utilizado la opción "Exportar
configuración" para el archivador en cuestión una vez, para que pueda utilizar el archivo XML para leer
la estructura.
o Furthermore a temporary ADF file exists in the cache of every client, where the
according file cabinet has been registered and at least has been used once. This ADF
file you can find at %temp%\ CtSCache\Content Server\<USERNAME>\<FC-GUID>\ /
Por otra parte existe un archivo ADF temporal en la caché de cada cliente, donde el gabinete de
archivo de acuerdo ha sido registrado y, al menos, se ha utilizado una vez. Este archivo ADF se pueden
encontrar en% temp% \ CtSCache \ Content Server \ <NOMBREUSUARIO> \ <FC-GUID> \
Steps in restoring a file cabinet / Pasos en la restauración de un archivador:

1. Create a folder where the new file cabinet will be created / Crear una carpeta donde se creará el
nuevo gabinete de archivo
2. Open the Administration tool and create a store location to that just created folder. / Abra la
herramienta de administración y crear un lugar de almacenamiento a esa carpeta recién creada.

3. Create a file with the same structure as your old file cabinet by using the old ADF file. The
ADF has all the fields’ layout. Here are some guidelines: / Cree un archivo con la misma estructura
que su gabinete de archivo antiguo con el archivo ADF edad. El ADF tiene disposición todos los campos. Aquí
hay algunas pautas:

NOTE: From here you can take the default values and finish creating the file cabinet.
NOTA: A partir de aquí se puede tomar los valores predeterminados y terminar de crear el archivador.
4. Now, since the old file cabinet had two logical disk we are going to create one more logical
disk. / Ahora bien, como el archivador de edad tenía dos disco lógico vamos a crear uno de los discos más
lógico.

5. Copy the content of old logical disk to the new logical disk for the newly created file cabinet. /
Copie el contenido del disco lógico antiguo al nuevo disco lógico para el gabinete de archivo recién creado.
6. Finally run a restore job against that file cabinet (Predefined Workflow Restore Services
(right click)) . / Finalmente ejecutar una tarea de restauración contra ese archivador (flujo de trabajo
predefinido  Servicios de restauración (clic derecho)).

7. Test the file cabinet by opening the web client. / Pruebe el archivador abriendo el cliente web.
46. Connect to File Host (Dropbox)

Connect to File Host (Dropbox only for now) allow to synchronize or transfer file between a DocuWare
system and File Host Server (Dropbox). / Conéctate a archivo Host (Dropbox sólo por ahora) permiten
sincronizar o transferir archivos entre un sistema DocuWare y File Server Host (Dropbox).
Overview / visión de conjunto:

NOTE: It is only available for DocuWare Online customers (SaaS).
More information can be found here: http://cfh.cloudapp.net/
NOTA: Sólo está disponible para los clientes de DocuWare en línea (SaaS).
Más información se puede encontrar aquí: http://cfh.cloudapp.net/
47. Explorer Client

DocuWare Explorer Client also gives you the option of searching documents in a hierarchical view. You specify
different hierarchical levels and info fields for a file cabinet, dividing the file cabinet into shelves, folders, sub-
folders and documents. You assign a database field to each of these levels. In a hierarchical search you can
expand the various levels (just as in MS Explorer) and then view a document by double-clicking on it. You can
define result lists for each file cabinet, and assign them to individual users. / DocuWare Explorer Client también le
da la opción de buscar documentos en una vista jerárquica. Puede especificar diferentes niveles jerárquicos y los campos
de información para un gabinete de archivos, dividiendo el archivo en el gabinete de estantes, carpetas, subcarpetas y
documentos. Se asigna un campo de base de datos para cada uno de estos niveles. En una búsqueda jerárquica se puede
expandir los distintos niveles (al igual que en MS Explorer) y ver un documento haciendo doble clic sobre ella. Se pueden
definir listas de resultados para cada archivador, y asignarlos a usuarios individuales.
1. Installation and configuration / Instalación y configuración

a. The installation is executed from the Web Client (images below) / La instalación se ejecuta
desde el cliente web (imágenes de abajo)

Right click in the Explorer Client and select Properties / Haga clic derecho en el cliente de
explorador y seleccione Propiedades
Change the login / Cambiar el nombre de usuario

Refresh the connection / Actualizar la conexión
2. In Administration tool / En la herramienta de administración
Right click on the Results Views dialogs / Haga clic derecho sobre los resultados Visitas diálogos

Specify the tree layout / Especificar el diseño de árbol
Re-arrange the folder using the file cabinet names / Vuelva a arreglar la carpeta con los nombres de
archivador

Add to the dialog to the file cabinet profile(s) that you want to give rights / Añadir al diálogo con el
perfil archivador (s) que desea otorgar derechos
3. Usability / Usabilidad
a. Right click in Explorer Client and select / Haga clic derecho en el Explorador de cliente y
seleccione

b. You should be able to expand the tree look the folder representing the field names and
eventually the document level / Usted debe ser capaz de expandir el árbol de mirar la carpeta
que representa los nombres de los campos y, finalmente, el nivel de documento
NOTE: You should be able to use the drag-n-drop to any level if you want to store. You can
also use the Save As option from any application and same to a document level folder.
You can also right click on the document and open the document with the Web Client. Here
are lists of options that you get when you right click in a document.
NOTA: Usted debe ser capaz de utilizar el drag-n-drop a cualquier nivel si desea almacenar. También puede
utilizar la opción Guardar como desde cualquier aplicación y en el mismo a una carpeta de nivel de
documentos. También puede hacer clic derecho sobre el documento y abrir el documento con el Cliente Web.
Aquí hay una lista de opciones que se obtiene cuando se hace clic derecho en un documento.
Image/n:

48. Workflow Manager – Designer Practice Guide / Workflow
Manager - Guía - Práctica de Diseñador
Workflow Manager is not part of the training course. There some additional documentation available in the
following folder: …DSC\DSCFiles\Workflow Manager\. Due to the complexity of the module DocuWare
Corporation offers its configuration task as Professional Service for a fee. / Workflow Manager no es parte del
curso de capacitación. Hay algún tipo de documentación adicional disponible en la carpeta siguiente: ... DSC \ DSCFiles \
Workflow Manager \. Debido a la complejidad del módulo DocuWare Corporation ofrece su tarea de configuración como
Servicio Profesional de pago.
For demonstration purpose here is a quick guide how a sample process was created. / Para fines de
demostración aquí hay una guía rápida de cómo se creó un proceso de muestra.

In Workflow Designer: / En el Diseñador de flujo de trabajo:
Steps / pasos:
1. I have created two Substitution rules. I am assuming that I have a Sales and Finance Department
and I have assigned user to it. The reason we create this rules is because when you are creating a
workflow process anyone within that rule should be able to take action in those documents. / He
creado dos reglas de sustitución. Supongo que tiene un departamento de Finanzas y Ventas y he asignado por
el usuario a la misma. La razón por la que creamos este reglamento se debe a que cuando se crea un proceso
de flujo de trabajo de cualquier persona dentro de ese Estado debe ser capaz de actuar en esos documentos.

2. Install DocuWare Workflow Designer from the web client / Instale DocuWare Diseñador de flujo de
trabajo desde el cliente web
3. Start DocuWare Workflow Designer and login with an administrator user / Iniciar DocuWare Diseñador
de flujo de trabajo y conéctate con un usuario administrador

4. Name the job and select the following settings / Asigne un nombre al trabajo y seleccione los siguientes
ajustes
5. Create a Global Variable that it will be to hold the total while the document in workflow task. / Cree
una variable global que sea para mantener el total, mientras que el documento en la tarea de flujo de trabajo.

6. Assign to the initial department or group of users in our case it will be the Substitution Rule. / Asignar
al departamento inicial o grupo de usuarios en nuestro caso será la regla de sustitución.
7. Create a Task step to assign the amount. / Cree una etapa de tarea de asignar la cantidad.

8. Now we are going to create an IF and ELSE condition to be able to check the amount. / Ahora vamos
a crear una condición IF y ELSE para poder comprobar la cantidad

9. Now we need to create two Tasks. It could also be parallel task where multiple user can approve or
reject the document. The tasks will be very similar. / Ahora tenemos que crear dos tareas. También podría
ser tarea paralela donde múltiples usuarios pueden aprobar o rechazar el documento. Las tareas serán muy
similares.
a. Task for Sales Group / Grupo de Ventas:

b. Task for Finance / Grupo de Finanzas:

10. Now that you have those two task created we need to link to each other. If the job is rejected we will
send back to the initial process else it will be send to the final stage and the workflow will be done.
Please look at the image below. (Save and close) / Ahora que ya tiene los dos tarea creada necesitamos
vincular entre sí. Si se rechaza el trabajo se enviará de nuevo al proceso inicial de lo contrario será enviado a
la etapa final y el flujo de trabajo que se hará. Por favor, mire la imagen de abajo. (Guardar y cerrar)

Test the workflow process / Pruebe el proceso de flujo de trabajo:
1. You need to store sample documents to be able to test. The test images are in this location:
…\DSC\DSCFiles\Workflow Manager\scan\. The documents are already indexed and you can use
the thick client to store them automatically. Another option you can also use the Upload Service to
upload to a web basket and then store them automatically. / Necesita almacenar documentos de muestra
para poder realizar la prueba. Las imágenes de prueba se encuentran en la siguiente ubicación: ... \ DSC \
DSCFiles \ Workflow Manager \ scan \. Los documentos ya están indexados y se puede usar la aplicación
cliente para almacenar de forma automática. Otra opción que también puede utilizar el servicio de carga para
cargar a una bandeja web y luego almacenarlos automáticamente.
2. Once the documents have been stored you can login with Peggy and start the workflow process. /
Una vez que los documentos se han almacenado se puede acceder con Peggy y comenzar el proceso de flujo
de trabajo.
Image/n:
49. General Troubleshooting Tools / Herramientas para solucionar

problemas generales
DOS Command line applications: / Aplicaciones de línea de comandos de DOS:
Ping [servername]
o A utility to determine whether a specific IP address is accessible. It works by
sending a packet to the specified address and waiting for a reply. PING is used
primarily to troubleshoot Internet connections (http://www.webopedia.com) / Una
utilidad para determinar si una dirección IP específica es accesible. Funciona
enviando un paquete a la dirección especificada y esperando una respuesta. PING
se utiliza principalmente para solucionar problemas de conexión a Internet
(http://www.webopedia.com)

Telnet [servername] [port]
o This command will help you determine if there is a process listing in that server
with specific port. We used this command in DocuWare to help find a service
such Authentication server is listing in that DocuWare server. It is typically done
from a machine that you think you do not have a connection. / Este comando le
ayudará a determinar si hay una lista de procesos en el servidor con un puerto específico.
Utilizamos este comando en DocuWare para ayudar a encontrar un servicio como servidor de
autenticación está listando en ese servidor DocuWare. Esto se hace normalmente a partir de
una máquina que piensa que no tiene una conexión.
Tracert [servername]
o A utility that traces a packet from your computer to an Internet host, showing how
many hops the packet requires to reach the host and how long each hop takes. If
you're visiting a Web site and pages are appearing slowly, you can use
traceroute to figure out where the longest delays are occurring. (source:
http://www.webopedia.com) / Una utilidad que traza un paquete desde el ordenador a un
servidor de Internet, mostrando cuántos saltos requiere el paquete para llegar a la acogida y
la duración de cada toma hop. Si usted está visitando un sitio Web y las páginas están
apareciendo poco a poco, se puede usar traceroute para averiguar dónde los mayores
retrasos se producen. (fuente: http://www.webopedia.com)
Netstat
o netstat –ano ... This command displays process IDs (PIDS) that are associated
with active TCP or UDP network connections. / Este comando muestra los ID de
proceso (PIDS) que están asociados con las conexiones de red TCP o UDP activa.
o netstat -abn ... This command displays the process names that associated with
an active TCP or UDP network connections.
NOTE: The option " > c:\PortsList.txt" after above command will allow to
generate a text file. /
Este comando muestra los nombres de los procesos que se asocian con una conexión de red TCP y UDP
activa o.
NOTA: La opción "> c: \ PortsList.txt" después comando anterior permitirá generar un archivo de texto.
Hostname
o It displays the machine name in command line. / Se muestra el nombre de la máquina
en la línea de comandos.
SET
o It will display the current variables set on that machine. In DocuWare we usually
use this command to find the internal domain name and the current user login in
windows (network or local user). / Se mostrará las variables actuales establecidos en esa
máquina. En DocuWare que suelen utilizar este comando para encontrar el nombre de
dominio interno y el inicio de sesión del usuario actual de Windows (de red o de usuario local).
WinDBG
o WinDbg is a multipurpose debugger for Microsoft Windows, distributed on the
web by Microsoft. It can be used to debug user mode applications, drivers, and

the operating system itself in kernel mode (source: http://en.wikipedia.org). /
WinDbg es un depurador de usos múltiples para Microsoft Windows, distribuido en la web de
Microsoft. Se puede utilizar para depurar aplicaciones de usuario modo, los controladores y el
sistema operativo en modo kernel (fuente: http://en.wikipedia.org).
INETMGR
o Start Internet Information Services Manager
SERVICES.MSC
o Start service management console / Iniciar el Administrador de Internet Information
Services
Eventvwr
o Start windows event viewer / Inicio de Windows el Visor de sucesos
Forfiles
o Selects and executes a command on a file or set of files. This command is useful
for batch processing. / Selecciona y ejecuta un comando en un archivo o conjunto de
archivos. Este comando es útil para el procesamiento por lotes.
Mstsc
o Start Remote Desktop
o Mstsc /admin … for installing applications under Windows 7/2008/Vista / para la
instalación de aplicaciones en Windows 7/2008/Vista
o Mstsc /console … for installing application Windows 2003/XP/Vista / Para la
instalación de aplicaciones de Windows 2003/XP/Vista
Accessing for accessing the database / Acceso para acceder a la base de datos:
Fiddler
o Fiddler is a free web debugging proxy which logs all HTTP(s) traffic between your
computer and the Internet. Use it to debug traffic from virtually any application
that supports a proxy like IE, Chrome, Safari, Firefox, Opera, and more. / Fiddler
es un proxy de depuración web gratuito que registra todo el tráfico HTTP (s) entre su
computadora y el Internet. Se usa para depurar el tráfico desde prácticamente cualquier
aplicación que admita un proxy como IE, Chrome, Safari, Firefox, Opera y otros.
VMware Converter
o Convert VMware shells from one VMware version to another. VMware converter
can also perform a P2V or Physical to Virtual machine conversion. / Convertir
VMware conchas de una versión VMware a otro. VMware Converter también puede realizar
una conversión de máquina virtual P2V o física.
MySQL GUI Tools
o It is the default GUI application for MySQL database. It could also be used for
managing database users and performing database maintenance such us
backups or optimizations. / Es la aplicación GUI predeterminado para la base de datos
MySQL. También podría ser utilizado para la gestión de usuarios de la base de mantenimiento
de bases de datos y la realización de copias de seguridad tales somos u optimizaciones.
MYSQL Query Browser

o It is a graphical tool provided by MySQL for running queries against the
database. In a DocuWare system you may want to run commands to check the

file cabinet data (SELECT) or fix data within a file cabinet (UPDATE) or delete
records that you no longer need (DELETE) from a file cabinet. These SQL
commands are categorized as DML (Data Manipulation Language). / Es una
herramienta gráfica proporcionada por MySQL para ejecutar consultas contra la base de
datos. En un sistema DocuWare es posible que desee ejecutar comandos para comprobar los
datos de archivador (SELECT) o corregir los datos dentro de un archivador (UPDATE) o
eliminar registros que ya no necesita (DELETE) de un archivador. Estos comandos SQL se
clasifican como DML (Data Manipulation Language).
SQL Server Management Studio

o It is an integrated GUI application for accessing, configuring, managing,
administering, and developing all components of SQL Server. It is a very good
tool for maintaining and optimizing DocuWare databases in Microsoft SQL
environment. / Es una aplicación con interfaz gráfica integrada para acceder, configurar,
gestionar, administrar y desarrollar todos los componentes de SQL Server. Es una muy buena
herramienta para mantener y optimizar las bases de datos de DocuWare en el entorno de
Microsoft SQL.
SQL Profiler by MSSQL

o Microsoft SQL Server Profiler is a graphical user interface to SQL Trace for
monitoring an instance of the Database Engine or Analysis Services. For
example you can trace why your file cabinet searches are getting slower. This
tool is part of a SQL install. / Microsoft SQL Server es una interfaz gráfica de usuario de
Traza de SQL para supervisar una instancia del motor de base de datos o Analysis Services.
Por ejemplo, usted puede rastrear qué tus búsquedas de archivador son cada vez más lento.
Esta herramienta forma parte de una instalación de SQL.
Oracle SQL Developer

o Oracle SQL Developer is a free integrated development environment that
simplifies the development and management of Oracle Database. SQL
Developer offers complete end-to-end development of your PL/SQL applications,
a worksheet for running queries and scripts, a DBA console for managing the
database, a reports interface, a complete data modeling solution, and a migration
platform for moving your 3rd party databases to Oracle. / Oracle SQL Developer es un
entorno de desarrollo integrado gratuito que simplifica el desarrollo y gestión de base de
datos Oracle. SQL Developer ofrece un desarrollo completo de extremo a extremo de las
aplicaciones PL / SQL, una hoja de cálculo para ejecutar consultas y scripts, una consola de
DBA para la gestión de la base de datos, una interfaz de informes, una solución completa de
modelado de datos y una plataforma de migración para mover el bases de datos 3 ª parte a
Oracle.
SqlDbx
o SqlDbx is built around an advanced SQL Editor and Database Object Explorer.
SqlDbx provides a consistent user interface between different DBMS Systems.
The intuitive and straight-forward interface allows developers to improve their
productivity by having easy access to commonly used features. Run queries,
execute scripts, and browse database objects without leaving the editor window.
SqlDbx is a standalone executable file, so no installation is necessary.
Furthermore, SqlDbx does not install or modify anything on the user's computer. /

SqlDbx está construido alrededor de un avanzado editor de SQL y el Explorador de objetos de
base de datos. SqlDbx proporciona una interfaz de usuario consistente entre diferentes
sistemas DBMS. La interfaz intuitiva y sencilla permite a los desarrolladores para mejorar su
productividad al tener fácil acceso a las funciones más utilizadas. Ejecutar consultas, ejecutar
scripts, y buscar objetos de base sin salir de la ventana del editor. SqlDbx es un archivo
ejecutable independiente, por lo que no es necesaria la instalación. Además, SqlDbx no instala
ni modifica nada en el ordenador del usuario.
o Supported DBMS Systems / DBMS soportados Sistemas:
Oracle ® 8i - 11g R2
Microsoft ® SQL Server 6.5 - 2012
Microsoft ® Azure
IBM DB2 LUW ® 7.x - 10.x
IBM DB2 z/OS ® 7.x - 10.x
IBM DB2 iSeries ® 5.x - 7.x
Sybase ASE ® 10.x - 15.x
Sybase Anywhere ® 9.x - 12.x
Sybase IQ ® 12.5 - 15.x
MySQL ® 5.x
PostgreSQL ® 8.2.x - 9.x.x
Informix ® 9.x - 11.x
Kdb+ ®
ODBC 3.0 compliant sources
Performance monitoring tools / Herramientas de supervisión del rendimiento:
perfmon
It demonstrates how to monitor local or remote system performance. It shows how to

dynamically create timers, context menus, and graphic displays. It also demonstrates the
following activities / Demuestra cómo supervisar el rendimiento del sistema local o remoto. Se
muestra cómo crear dinámicamente temporizadores, menús contextuales y pantallas gráficas.
También se muestran las siguientes actividades:
o Including new C# classes derived from other components / Incluyendo nuevas
clases de C # derivados de otros componentes.
o Dynamically adding and removing event handlers and components /
Dinámicamente agregar y quitar controladores de eventos y componentes.
o Using the TreeView control, TreeNode class, and Timer component / Utilizando el
control TreeView, la clase TreeNode, y el componente Timer.
o Using the PerformanceCounterCategory and PerformanceCounter components.
/ Uso de los componentes PerformanceCounterCategory y PerformanceCounter.
Source: http://msdn.microsoft.com
Additional Resources:
Knowledge base articles currently available from www.docuware.com or from the following
resources: / Artículos de la base de conocimientos disponibles en la actualidad de www.docuware.com o de
los siguientes recursos:
• http://help.docuware.com

• http://www.docuware.com/support_faq/

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DOCUWARE TRAINING CENTER

DSC Training Guide – 2013

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2. Prepare Virtual Machine before Installing DocuWare / Preparar

Preparing IIS 7 in Windows 2008 / Preparar IIS 7 en Windows 2008

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3. Install DocuWare 6 / Instale DocuWare 6

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i. User / usuario: admin

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Change the temporary path / Cambie la ruta temporal

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4. Web Client Configuration / Configuración Del Cliente Web

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Web Connection Settings / Configuración de la conexión Web

Create Standard Web Instance / Crear instancia Web Estándar

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5. Install Web Client Applications / Instalar Aplicaciones Para Cliente

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8. Create Storage Locations (System) / Crear Ubicaciones De

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3. Now go to <Organization level> User Administration Synchronization. Right click on it and

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10. Create an User Called Peggy / Creación Usuario Llamado Peggy

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11. Create PE Document File Cabinet (Organization) / Crear

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