PROCEDIMIENTO OPERATIVO

ESTÁNDAR (POE)
Fecha de modificación
17/10/2018

Autor
Paula Giovanna Gallo Quintana/PE/CNCH/Chocolates/NUTRESA

Estado
Publicado

Revisión
5

Fecha de vigencia

Título
Procedimiento De Compras Y Egresos

Sistemas

Otros
Sedes
Perú
Procesos
MB - Planear y administrar negocios (Sistema integrado de gestión)
L - Administrar logística (Logística)

Tipo documento
Procedimiento
Condiciones generales
A continuación se resume, cómo funciona la compra de un bien o de un servicio:
1. Se solicita la autorización de la compra, de acuerdo con los topes y conceptos
establecidos en la Política de Egresos.
2. Se cotiza el bien o servicio.
3. Se elabora la orden de compra para adquirir un bien o aceptar una oferta de
servicios.
4. Se recibe el bien o servicio.
5. Se registra la factura según proceso contable o logístico.
6. Se paga la factura.
Objetivo
Orientar a los funcionarios, en la adquisición de bienes y servicios para la Compañía.
Alcance
Todos los funcionarios que requieran, tramiten o negocien compras de bienes y
servicios en Compañía Nacional de Chocolates de Perú S.A.

Contenido
DEFINICIONES

SERVICIOS DISCONTINUOS: SE ENTENDERÁ POR ESTOS, LOS SERVICIOS QUE INVOLUCREN LA

FABRICACIÓN, MONTAJE, MODIFICACIÓN O REPARACIÓN DE UN BIEN, Y QUE SE CONTRATEN
POR UNA SOLA VEZ U OCASIONALMENTE, Y QUE SE PRESTAN POR FUERA DE LA
COMPAÑÍA. ESTOS SE SOLICITARÁN A TRAVÉS DE REQUERIMIENTO Y SERÁN ADQUIRIDOS
POR LA GERENCIA DE OPERACIONES EN EL ÁREA DE COMPRAS. (COMO EJEMPLOS DE ESTOS
SERVICIOS SE ENCUENTRAN: REPARACIÓN MAQUINARIA Y EQUIPO, VEHÍCULOS, EQUIPO DE
CÓMPUTO, MUEBLES, TELÉFONOS, ETC.). TAMBIÉN SE CONSIDERAN SERVICIOS
DISCONTINUOS, AQUELLOS QUE REQUIEREN LAS DIFERENTES ÁREAS POR UN EVENTO
ESPECÍFICO, DENTRO O FUERA DE LAS INSTALACIONES DE LA COMPAÑÍA, TALES COMO:
SERVICIOS DE ASESORÍAS TÉCNICAS Y PROFESIONALES DISCONTINUAS, AFILIACIONES,
SUSCRIPCIONES, LOS SERVICIOS DE PAUTA PUBLICITARIA, INVESTIGACIONES DE MERCADO,
PRODUCCIÓN DE COMERCIALES, ARRENDAMIENTO DE INMUEBLES, TRANSPORTE, ETC.

SERVICIOS CONTINUOS: SON AQUELLOS SERVICIOS QUE SE REQUIEREN POR MÁS DE 3 MESES
(PERMANENTEMENTE) DENTRO DE LAS INSTALACIONES DE LAS COMPAÑÍAS Y QUE
INVOLUCRAN EL MANEJO DE RECURSOS DEL PROVEEDOR (MANO DE OBRA, HERRAMIENTAS,
MATERIALES, SISTEMAS DE INFORMACIÓN U OTROS). ALGUNOS EJEMPLOS DE ESTOS
SERVICIOS CONTINUOS SON: ASEO EN OFICINAS, MANTENIMIENTO DE EDIFICIOS,
SUMINISTRO DE PERSONAL TEMPORAL, SERVICIO DE RESTAURANTE, TRANSPORTE DE
PERSONAL, ETC.

ESTOS SERVICIOS SERÁN ADQUIRIDOS EN CONJUNTO ENTRE EL ÁREA QUE LO REQUIERE Y EL

ANALISTA DE COMPRAS RESPECTIVO EL CUAL APOYARÁ LA SELECCIÓN DE LA MEJOR OFERTA
EN TÉRMINOS CUANTITATIVOS Y CUALITATIVOS.

SERVICIOS DEL EXTERIOR: SON AQUELLOS SERVICIOS PRESTADOS DENTRO O FUERA DEL
PAÍS POR UN PROVEEDOR DEL EXTERIOR. UNA VEZ SE DEFINA EL PROVEEDOR Y EL VALOR
DEL SERVICIO, DEBE ANUNCIARSE AL ÁREA DE ASISTENCIA LEGAL, CON DOS MESES DE
ANTICIPACIÓN AL PAGO DEL MISMO, PARA ASEGURAR EL CUMPLIMIENTO DE LOS
REQUERIMIENTOS EXIGIDOS POR LA LEY.

ORDEN DE COMPRA DE SERVICIOS: ES EL DOCUMENTO MEDIANTE EL CUAL LA EMPRESA

CONTRATANTE SOLICITA EL SERVICIO A LA EMPRESA OFERENTE. CON DICHA COMUNICACIÓN
SE ACEPTAN LAS CONDICIONES Y TÉRMINOS DE LA OFERTA DE SERVICIOS (SERVICIO A
PRESTAR, VALOR TOTAL ESTIMADO, DURACIÓN, ETC.)

1.1 COTIZACIONES Y/O OFERTA DE SERVICIOS.

Las cotizaciones deben contener en forma detallada, entre otros, los siguientes aspectos:
descripción del bien o servicio que se cotiza, valor, tiempo en que se presta, vigencia de la
cotización y garantías o responsabilidades que se generen. Se debe proceder así:

1. En la compra de bienes y/o servicios con valor inferior e igual a una (1) UIT, el número de
cotizaciones será a criterio del comprador.
2. La compra de bienes y/o servicios con valor entre tres (1) y cinco (5) UIT, requerirá
mínimo de dos cotizaciones por escrito.
3. La compra de bienes y/o servicios con valor superior a cinco (5) UIT requerirá mínimo de
tres cotizaciones por escrito.

Para bienes se podrán acordar precios por un período máximo de un año, en tal caso, se deben
solicitar mínimo tres cotizaciones independientemente del valor del bien. Después de este
tiempo, se deben solicitar nuevas cotizaciones.

Las áreas solicitantes podrán proponer cotizaciones de los bienes o servicios solicitados,
atendiendo en todo momento lo establecido por el Reglamento Interno de Trabajo.(CAPITULO
I Declaración de Principios inc 10)

Las Ofertas para la prestación de servicios continuos deben ajustarse a los términos y
condiciones indicados por la empresa contratante, que requiere entre otros, la presentación de la
siguiente información: Objeto del servicio requerido, vigencia de la oferta, políticas y programas
de gestión humana, obligaciones, responsabilidades, garantías, etc. Ver MOHP: SS-220
Contratación de Servicios Continuos.

Siendo los servicios continuos, requeridos por periodos de tiempo prolongados y de gran cuantía,
siempre se debe contar con mínimo tres (3) propuestas. Se podrán acordar condiciones por un
período máximo de un año, prorrogables 1 año más, después de este plazo se solicitarán nuevas
ofertas.

Las áreas solicitantes podrán sugerir proveedores potenciales para la prestación del servicio,
atendiendo en todo momento lo establecido por el Reglamento Interno de Trabajo.(CAPITULO
I Declaración de Principios inc 7 y 8), así como la Lista de requisitos de SST para contratistas. En
este punto se consideran las Compras Especializadas.

OBSERVACIONES:

 Quedan excluidos del requisito del número de cotizaciones y/o ofertas de servicio aquellos bienes y/o
servicios cuyos proveedores sean los únicos conocidos o que sus condiciones técnicas sean exclusivas.
 Las compras de bienes y/o servicios que se coticen como un paquete integrado de conceptos,
materiales y/o recursos, se otorgarán a la mejor oferta según el valor del paquete y no por sus
componentes individuales. Cuando, una vez negociado el paquete, surjan conceptos relacionados no
considerados en él, se otorgarán al proveedor seleccionado y se adicionarán al paquete para las
futuras cotizaciones y negociaciones.
 Se consideran compras especializadas, aquellas que por su naturaleza deben ser negociadas y
definidas por el area competente en el tema (Ej. Pautas televisivas, publicidad, licencias, facebook, etc
deberán de negociadas y el proveedor definido por el Area de Marketing. Proyectos civiles,
matenimientos de maquinaria específica, etc deberá ser regociado y definido por el Area de
Mantenimientos. Compras de capacitaciones, campañas médicas, etc deberán ser negociadas y
definidas por el Area de Gestión Humana)

2. AUTORIZACIÓN DE LA COMPRA

2.1. BIENES Y SERVICIOS

La autorización de la compra de bienes y/o servicios se hará con el visto bueno del Ordenador del Gasto en
la solicitud de compra respectiva o por el sistema y debe ser tan clara que permita validar los aspectos
cualitativos y cuantitativos en el momento de su recepción. Los niveles de autorización están detallados en la
política de egresos, Ver Anexo 1.

NOTA
Los conceptos que tienen un formato previamente establecido, tales como: gastos de viaje, formación,
salarios, vales de consumo, etc., seguirán tramitándose con dicho formato siguiendo las prácticas
particulares en cada caso.

Cuando el valor de un servicio sea igual o superior a 20 UIT, se deberá elaborar un contrato. El Área
Jurídica determinará la modalidad de contratación que se requiera e informará al área de Impuestos los
contratos que no tengan una cuantía determinada o que tengan una cuantía superior a US$ 60,000 (cifra
año 2010), para que se fijen las obligaciones tributarias pertinentes.
Todo servicio que requiera un adelanto de pago, deberá asimismo contar con un contrato que garantice el
importe otorgado y salvaguarde los intereses de la empresa en el servicio que deberá ser brindado.

En cualquier caso que se elaboren contratos, éstos deben ser firmados únicamente por el Representante
Legal de la Compañía.

Los compradores deberán comunicar los requisitos de SST para los bienes a ser adquiridos, de acuerdo a lo
establecido en el Anexo 02 y los requisitos de la Lista de requisitos de SST para contratistas (ver
procedimiento “Gestión de Contratistas”).

2.1.1 COMPRAS DE SIGNIFICATIVO VALOR E INVERSIONES NO FINANCIERAS

Las compras de bienes o de servicios que sobrepasen las 5 UIT, deberán estar amparada en el presupuesto
de inversión que se prepara al final de cada año, para ejecutarse al año siguiente.

El Presupuesto de Inversión debe ser presentado a la Gerencia General para su aprobación;

mensualmente se le debe informar sobre el avance de los proyectos.

2.1.2 GARANTIAS

En la compra de algunos bienes y servicios y en especial para la prestación de servicios continuos que se
prestan dentro de las instalaciones de las Compañías, es de gran importancia solicitar garantías
representadas en cartas fianza emitidas por una entidad bancaria acreditada por la Superintendencia de
Banca y Seguros según el riesgo asociado a cada bien o servicio.

Por lo anterior, cuando se tenga duda frente a qué tipo de garantía exigir según el bien o servicio, sumas
aseguradas, vigencias y reclamaciones, se debe solicitar Asesoría la Gerencia de Riesgos y Seguros de Servicios Nutresa
con Jefe de Administración de Riesgos y ramos técnicos.

2.2 RECEPCIÓN DEL BIEN O SERVICIO

Los bienes y servicios en general se darán por recibidos cuando a través del sistema se apruebe la HES
(Hoja de Entrada de Servicios) o MIGO (Entrada de Materiales). Posteriormente, las facturas deben ser
enviadas al Área de Gestión Documentaria de La Compañía para hacerles el registro preliminar.

Cuando las Compañías cuentan con Almacenes, los bienes se recibirán a través de estos.

Finalmente las facturas se envían al área de Cuentas por Pagar para su causación y así la Tesorería pueda
proceder al pago correspondiente.

Las firmas en el sello sobre la factura o documento para pago y la aprobación de la HES o la MIGO, darán
constancia de la adquisición del bien o de la prestación del servicio para La Compañía, de que los precios y
cantidades son iguales a los acordados en la solicitud de compra o en la orden de servicio y que no ha sido
pagado anteriormente.

El Responsable de Almacén, gestiona que los bienes recepcionados cumplan con los requisitos de SST
establecidos en el anexo 02.

2.3. PAGO

El pago de toda compra o gasto se hace según se acuerde con el proveedor y la condición de pago que
indique la orden. Cuando se autorice un término diferente, debe comunicarse al área de tesorería.

La periodicidad del pago a proveedores, así como la toma de descuentos, debe consultar las definiciones
anuales que hace el área de Tesorería.

Los pagos son a través de transferencia electrónica y cheques a nombre del proveedor y debe asegurarse
previamente el descuento de los anticipos.

Al comprobante de pago se le deben anexar todos los soportes de compra, tales como: factura y
documentos que evidencien la recepción satisfactoria de los bienes o servicios adquiridos.
3. OTRAS CONSIDERACIONES

3.1. CONFLICTOS DE INTERES

Las compras que eventualmente pudieran generar conflicto de interés, se tratarán de acuerdo a lo
establecido en el Reglamento Interno de Trabajo.(CAPITULO I Declaración de Principios inc 8 y 9).

3.2. AUSENCIA DEL ORDENADOR DEL GASTO

Cuando se autoricen gastos en ausencia del Ordenador del Gasto, éste debe quedar enterado de tales
autorizaciones.

3.3. SELECCIÓN Y REGISTRO DE PROVEEDORES

Para los proveedores nuevos se debe anexar la información en el Portal Workflow de proveedores.

En el siguiente
Link http://ncapp023.gruponutresa.com/Aplicaciones/CAM/dnbdAdmonCAM2.nsf

Carta de autorización para el traslado de fondos: cuenta SUNAT y cuentas propias firmadas y
autorizadas por el Representante Legal.
Copia registro único contribuyente -FICHA RUC + Consulta Ruc de la SUNAT debe tener los
padrones visibles (2 Archivos).
Estado de cuenta o documento bancario donde se identifique el número de cuenta cliente.
Fotocopia de Documento Nacional de Identificación-DNI del Representante Legal.

3.4. ANTICIPOS

3.4.1. A PROVEEDORES Y/O ACREEDORES

Ver norma para la gestión de Anticipos a proveedores.

3.4.2 A VIAJEROS

Se rigen por la política de gastos de viaje.

3.4.3. A EMPLEADOS

Eventualmente se otorgarán anticipos para el pago de contado de un bien o servicio, siempre que la solicitud
se encuentre debidamente justificada ante la Gerencia de Finanzas.

Estos anticipos deben quedar legalizado máximo a la semana de haberse otorgado.

4. ANEXOS

ANEXO 1. NIVELES DE AUTORIZACION POR COMPRA

ANEXO 2. INSTRUCTIVO DE COMPRAS DE MATERIALES ORGANICOS

ANEXO 1

1. Los niveles de aprobación son los siguientes:

PRIMER NIVEL: De US$ 0 hasta US$ 9,999

SEGUNDO NIVEL: De US$ 10,000 hasta US$ 49,999

TERCER NIVEL: De US$ 50,000 hasta US$ 199,999

2.Las aprobaciones se dan desde el primer nivel hasta el tercer nivel de acuerdo a los montos establecidos en el
siguiente adjunto:

3. Los documentos deben ser diligenciados de acuerdo a los niveles de aprobación de cada área.

ANEXO 02
LISTA DE REQUISITOS DE SEGURIDAD, SALUD OCUPACIONAL PARA BIENES
TIPO DE SERVICIO O RUBRO REQUISITOS
Verificación
Hoja MSDS Certificados Manual de
BIEN Ficha técnica del personal
(en español). de seguridad uso
de SISO

Equipos y accesorios de izaje.

Considerar que el factor de seguridad para cadenas y
x x
eslingas nueva s, será por lo menos de 5, bajo la carga
nominal total.

Equipos de protección personal.

Considerar que el EPP cumpla con la normativa de x
elaboración relacionada.

Maquinarias y equipos. x

Equipos de emergencia. x

Materiales peligrosos. x x

Nuevas herramientas y utensilios. x

Elaborar el formato para la Verificación de nuevas herramientas y utensilios.