UNIDAD 2: FASE 3 - APLICACIONES DE LAS FUNCIONES GERENCIALES.

ADMINISTRACION PÚBLICA

ANGIE PAOLA MELO CC 1.024.500.312

ALEXANDER GOMEZ ROSADO CC 1.048.208.762
LEYDI RUBIELA PULIDO CC 1.071.166.162
SANDRA MILENA SOSA CC 52.980.126
JAIRO DAVID VILLOTA PEÑA CC 1.143.870.926
Estudiantes Administración de Empresas

Tutora
MARISOL OROZCO PINO
Administradora de Empresas y especialista en Gerencia de Proyectos

UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA – UNAD

ESCUELA DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS, CONTABLES, ECONÓMICAS Y
DE NEGOCIOS – ECACEN
GRUPO 102033_3
COLOMBIA
2019
 TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCION .................................................................................................................. 3
OBJETIVOS ........................................................................................................................... 4
GENERAL .......................................................................................................................... 4
ESPECIFICOS .................................................................................................................... 4
DESARROLLO DEL TRABAJO .......................................................................................... 5
FUNCIONES DEL CICLO ADMINISTRATIVO ............................................................. 5
RELACIONA DE LAS FUNCIONES ADMINISTRATIVAS CON EL MIPG ............... 9
CONCLUSIONES ................................................................................................................ 14
REFERENCIAS ................................................................................................................... 16
 INTRODUCCION

La administración pública, determina la forma en que las entidades públicas, el

gobierno y el Estado regulan los procesos y procedimientos que van orientados hacia el
bienestar de la población, es debido a esto que siguen muchas de las directrices que regulan
a una empresa privada, ya que de igual manera ellos deben planear, organizar, controlar y
dirigir los recursos financieros para mejorar las condiciones de vida, los recursos humanos
que permiten la correcta realización de los objetivos que desarrollan y basan sus estrategias
y tácticas.

En esta fase se relaciona el ciclo administrativo (Planear, organizar, dirigir y

controlar) con las funciones de una dependencia de la Alcaldía del Municipio de La Calera,
en este caso la Secretaría de Educación y Desarrollo social, para que de esta forma los
estudiantes logremos identificar la relación de la administración con estas entidades
públicas.

A través de todo este proceso logramos evidenciar que las Alcaldías determinan sus
estrategias, tácticas y funciones, basados en objetivos específicos que se determinaron por
un exhaustivo análisis administrativo de las condiciones, fortalezas, debilidades, amenazas
y oportunidades que tienen sus dependencias y que están encaminados a mejorar la calidad
de vida de los habitantes del municipio.
 OBJETIVOS

GENERAL

Aplicar en un contexto organizacional las funciones gerenciales dentro del proceso

administrativo, generando transparencia, aseguramiento de la calidad, eficiencia, eficacia y

efectividad en las entidades públicas.

ESPECIFICOS

 Identificar a través de las funciones de la Secretaría de Educación y Desarrollo

Social en la Alcaldía del Municipio de La Calera, el Ciclo Administrativo

(planeación, organización, dirección y control).

 Hacer un análisis de como este ciclo se relaciona con el Modelo Integrado de

Planeación y Gestión MIPG, teniendo en cuenta sus 7 dimensiones, (decreto 1499

del 2017).
 DESARROLLO DEL TRABAJO

1. FUNCIONES DEL CICLO ADMINISTRATIVO (planeación, organización,

dirección y control).

Ciclo Actividades Interrelación en la práctica- Secretaría de

Administrativo Secretaría de Educación Educación y Desarrollo Social
y Desarrollo Social
-Identificar los planes y  Desarrollar los instrumentos técnicos y
proyectos a desarrollar en normativos requeridos para la implementación
la Administración de las políticas públicas que le sean asignadas.
-Definir los objetivos a  Proponer acciones tendientes a la
alcanzar administración y distribución de productos
-Establecer los recursos alimenticios y bienes de consumo con el fin de
(humanos, financieros) mejorar las condiciones de vida de la población
Planeación para llevar a cabo los más pobre y vulnerable del Municipio, de
¿Qué se va a hacer? objetivos conformidad con las normas legales vigentes.
-Establecer los criterios  Desarrollar las acciones necesarias que
(políticas) necesarios para garanticen la calidad, cobertura y permanencia
la toma de decisiones. de la población en edad escolar en el Sistema
-Diseñar premisas, las Educativo Municipal, acordes con el Plan de
actividades a realizarse a Gobierno y las normas legales vigentes en la
futuro en diversas materia.
condiciones
-Definir las metas,
políticas, procedimientos,
tareas, asignaciones,
recursos y todo aquellos
que se necesita para llevar
acabo las acciones
-Poner en marcha los
 proyectos y evaluar los
resultados
-Delimitar las actividades  Dirigir, coordinar y controlar la ejecución de
a realizarse, para obtener las políticas, planes programas y proyectos de
mayor precisión, eficiencia educación, salud, desarrollo comunitario,
y el mínimo trabajo. deportes, recreación y cultura, conforme al Plan
-Describir los procesos, el de Gobierno y las normas legales vigentes en
orden y manera de cada materia.
realizarlas.  Promover la afiliación al Régimen Contributivo
-Identificar la disposición del Sistema General de Seguridad Social en
de las funciones según la Salud de las personas con capacidad de pago y
jerarquía u orden de coordinar acciones tendientes a evitar la
mando. evasión y elusión de aportes.
Organización -Dividir y/o agrupar de  Coordinar acciones conjuntas con el Secretario
¿Cómo se va a actividades por de Educación del Departamento de
hacer? dependencias. Cundinamarca y/o con el Director de Núcleo
-Describir las habilidades para realizar el seguimiento al funcionamiento
para desarrollar las de los Centros Educativos Oficiales del
actividades. Municipio, de acuerdo con las prescripciones
-Coordinar los procesos legales y reglamentarias sobre la materia.
para sincronizar esfuerzos  Coordinar, con la Unidad de Contratación, la
en la realización de tareas elaboración de estudios de conveniencia,
de manera eficiente. términos de referencia y demás documentos
relacionados con el proceso contractual para los
proyectos que se desarrollen en su
dependencia, de conformidad con los procesos
y procedimientos establecidos, el Plan Anual
de Adquisiciones aprobado en la Alcaldía y las
normas legales vigentes en la materia.
-Elegir el curso de acción  Dirigir la ejecución y seguimiento de las
entre varias opciones políticas, planes, programas y proyectos de
 -Integrar las actividades salud, con el fin de contribuir a un
considerando el mejoramiento de las condiciones de vida de la
conocimiento y población, reducción de tasas de mortalidad y
capacitación de los morbilidad y facilitar el acceso a los servicios
funcionarios y las de salud, de conformidad con las normas
herramientas de trabajo vigentes sobre la materia.
-Intercambiar información  Dirigir la identificación de la población pobre y
mediante un canal de vulnerable del municipio y seleccionar a los
Dirección comunicación, con la beneficiarios del régimen subsidiado,
¿Cómo se respectiva atendiendo las disposiciones que regulan la
está haciendo? retroalimentación materia.
-Impulsar mediante  Dirigir la aplicación de políticas, el
actividades al personal cumplimiento de las normas y la ejecución de
para el desarrollo de las programas y proyectos educativos y asesorar a
tareas. los centros e instituciones educativas en el
-Verificar que las desarrollo de programas de carácter
actividades se estén institucional y pedagógico acordes con las
desarrollando normas sobre la materia.
 Dirigir la recolección, procesamiento, análisis y
reporte de la información del sector educativo y
cultural, mediante la organización del Sistema
de Información Educativo Municipal.
 Dirigir la aplicación de políticas, el
cumplimiento de las normas y la ejecución de
programas y proyectos de desarrollo social de
la comunidad, acordes con las normas sobre la
materia.
 Dirigir la organización e implementación de
programas de beneficio social con instituciones
públicas y privadas nacionales o
internacionales y controlar la ejecución de
 estos, conforme al Plan de Gobierno, a los
procesos y procedimientos establecidos, con las
instrucciones del jefe inmediato y las normas
legales vigentes.
 Dirigir la aplicación y evaluación de las
políticas y adoptar planes, programas y
proyectos que fomenten la formación
recreativa, cultural y deportiva de la población
del Municipio, conforme al Plan de Gobierno y
las normas legales vigentes sobre las materias.
15. Fortalecer los procesos de información,
investigación, comunicación y formación de las
expresiones multiculturales, con el fin de
fomentar el acceso, la innovación y la
producción artística del municipio.
 Dirigir y orientar la elaboración de los
conceptos e informes relativos al desarrollo de
las funciones, planes y programas de la
dependencia que deba presentar, en el tiempo
señalado, a las instancias que lo soliciten, de
conformidad con los procesos y procedimientos
establecidos en la entidad.
-Establecer los niveles de  Supervisar y vigilar las acciones de promoción,
medida, que sirve de guía prevención, vigilancia y control de vectores,
para efectuar el control zoonosis y ejercer control sanitario el control
-Cuantificar la ejecución y sanitario en su jurisdicción, conforme a las
los resultados de acuerdo normas vigentes sobre la materia.
Control con los niveles de medida  Mantener informado al Alcalde Municipal
¿Cómo se hizo? establecidos sobre los avances y estado de las actividades
-Realizar las acciones de que se adelanten en la dependencia para los
corrección necesarios en el fines pertinentes.
 caso de no aportar al  Representar al alcalde, cuando éste lo designe,
cumplimiento del plan. en reuniones de Comités, Juntas, Consejos y
-Realizar demás órganos donde tenga asiento el
retroalimentación de los municipio.
resultados obtenidos en el  Cumplir con las políticas, procedimientos y
proceso. directrices del Sistema de Gestión Integrado
establecido en la Alcaldía.

La planeación: en esta etapa se deben identificar los objetivos que se desean cumplir con
la realización y que se necesita para alcanzarlos.

La organización: en esta parte de ciclo se debe subdividir el trabajo, agrupar las

obligaciones operativas y saber organizar y colocar los trabajadores en el puesto adecuado.

La dirección: en este punto el encargado deberá motivas a sus empleados para que hagan
su mayor esfuerzo y trabajen en pro del cumplimiento de los objetivos.

Control: comparar resultados, verificar las actividades que se estén realizando de la

manera más adecuada, sugerir acciones correctivas cuando sea necesario

2. RELACIONA DE LAS FUNCIONES ADMINISTRATIVAS CON EL MIPG

Las funciones administrativas y el MIPG se relacionan por que buscan responder las

necesidades de entidades y servidores que quieren ser más eficientes, transparentes y

generar valor a la ciudadanía.

El MIPG integra el sistema de desarrollo administrativo y el sistema de gestión de calidad y

lo articula con el sistema de control interno para unificar procesos y tener un manejo

integral de la gestión de las entidades, de esta forma hay una mejor conexión entre las

actividades internas por lo tanto el personal sentirá que hay un propósito claro, se trabajara

más articuladamente con las áreas y otras entidades para lograrlo.

Aprenderán a gestionar el motor de todas las entidades un talento humano integro capas de

definir las metas a largo plazo de la entidad y una estrategia clara para impactar a los

grupos de valor logrando ejecutar con eficiencia de manera transparente, administrar los

recursos con eficiencia ejecutar con orden y contundencia siempre pensando en las

necesidades de los ciudadanos.

El modelo orienta hacia el manejo de la comunicación “estrategia de comunicación” para

trabajar más organizados y visibilizar el impacto de sus acciones haciendo énfasis en la

relevancia del control interno.

De sus roles y de la gestión de riesgo aplicada a cualquier entidad territorial o nacional,

desarrollando la capacidad de aprender de experiencias para tener mejores resultados y

fortaleciendo los modelos de medición para obtener información de calidad que facilite la

toma de decisiones siendo un modelo unificado se evitaran reproceso para dedicar más

tiempo a gestionar con calidad.

El MIPG se divide en 7 dimensiones:

 La dimensión 1 (Talento humano): En esta se determina que el talento humano

debe estar bien orientado y motivado para lograr ejecutar de forma correcta el plan

de acción que tenga la organización, todo el proceso esta enfocado en el logro de

objetivos, el recurso humano debe tener claro esto para lograr desarrollar de forma

correcta los objetivos seleccionados.

En el ciclo administrativo esta dimensión esta determinada en los 4 momentos

(Planeación, organización, dirección y control), ya que la planeación se realiza en

base a los recursos humanos con los cuales se cuenta y las que puede llegar a
 requerir para desarrollar las actividades y a través de la dirección y control se evalúa

cómo se está haciendo todo el proceso y que corrección y retroalimentaciones deben

hacerse para que todo funcione correctamente.

 La dimensión 2 es el direccionamiento estratégico y planeación: A través de esto

se desarrollan los planes, se diagnostica las capacidades y el entorno, y se da un

primer vistazo a la situación en que se encuentre la organización, y en base a esto se

comienzan a desarrollar las estrategias para la corrección o mejoramiento de los

objetivos.

Esta dimensión esta directamente relacionada con la planeación en el ciclo

administrativo, ya que es en esta donde se desarrollan indicadores, se programa

presupuestos, se definen lineamientos, es decir se hace el desarrollo de los planes

para cumplir con las necesidades encontradas.

 La dimensión 3 es la gestión con valores para resultados: Donde se maneja la

información que tenga la organización para que a través de esto se pueda dar un

desarrollo de los resultados de la mejor manera posible, por eso se toma en cuenta

tanto factores internos como la mejora normativa, la seguridad digital, el manejo de

TICs, como factores externos, participación ciudadana, servicio al ciudadano,

transparencia, entre otros.

Esto esta relacionado directamente con la dirección en el Ciclo Administrativo, ya

que es a través de este, donde se integra el conocimiento para mejorar el plan de

acción y poder ejecutarse de la forma mas efectiva posible, y se verifica que todo se

esta desarrollando correctamente enfocado hacia los mejores resultados.

 La dimensión 4 es la evaluación de resultados: Como su nombre lo indica se

revisan los resultados, se actualizan indicadores, se manejan y definen responsable,

es decir, a través de accionares anteriores se determinan las acciones actuales de una

manera más efectiva.

Esta dimensión se relaciona con la planeación y control, es decir con la finalización

y el comienzo del ciclo, ya que la planeación se determina por procesos históricos,

es decir, muchas de las funciones y estrategias en la planeación están basadas en

resultados anteriores y en análisis de estos, análisis que se realizan y se evidencian

durante el control.

 La dimensión 5 es la información y comunicación: Esta se relaciona con la gestión

documental, los documentos que se generan, como se transfiere la información y

como es recibida e interpretada por lo interesados.

Esta dimensión se relaciona con la organización en el Ciclo Administrativo, ya que

es durante este que la organización determina la información y la esparce por los

interesados, para que todos tengan el conocimiento que requieran y se puedan

desarrollar las funciones de la mejor manera.

 La dimensión 6 es la gestión del conocimiento y la innovación: A través del

conocimiento que se obtiene de los procesos y funciones se busca realizar un

mejoramiento que lleve a mejores resultados sea corto o largo plazo.

En el Ciclo Administrativo, esto se efectúa durante todo el proceso, ya que toma el

conocimiento sea de ciclos anteriores o del proceso actual para determinar la

estrategia y las funciones, mejorarlas si es necesario y determinar fallos en los

 procesos y actividades, por eso también se relaciona con la planeación,

organización, dirección y control.

 La dimensión 7 es el control interno: Se determinan los lineamientos que se deben

seguir para que se desarrolle correctamente la estrategia, en esto se toma en cuenta

actividades de control, actividades de monitoreo, información y comunicación, entre

otros.

Este se relaciona directamente con el control en el Ciclo Administrativo, ya que al

tener unos resultados dados en procesos anteriores o en el proceso en curso, se

puede hacer un control de como se está desarrollando y poder determinar falencias

antes de que afecten negativamente la operación.

 CONCLUSIONES

 El Ciclo Administrativo se da en cualquier organización sea publica o privada que

cuenta con un fin, en la administración pública, este puede considerarse un poco

más complejo, ya que los interesados incluyen a la población por lo cual deben

tener un análisis muy exhaustivo de las situaciones para no afectar negativamente a

la población, la economía y al Estado en sí. (ANGIE PAOLA MELO).

 La administración pública, en cuanto a campo de estudió concierne a la parte más

visible del estado moderno que se relaciona de modo directo con los habitantes de la

sociedad civil, su naturaleza es social y colectiva, situación que la define como una

institución que tiene a su cargo tareas de orden público y con ese fin, sus

atribuciones se vinculan con los distintos renglones de la vida productiva

(ALEXANDER GOMEZ ROSADO)

 Las expectativas que tiene la población con las entidades públicas son de gran

magnitud, por lo cual es de gran importancia y responsabilidad el planteamiento de

un plan de gobierno adecuado, equilibrado y coherente con la realidad de la

comunidad y capacidad económica con el que cuenta una administración, no solo es

pretender llegar a los mandos sino que se administre bajo un ciclo administrativo de

planeación, organización, dirección y control que permita cumplir y satisfacer en su

mayoría, bajo los lineamientos jurídicos y legales establecidos por la ley.

 La utilidad del Ciclo Administrativo, debe estar acompañado con disciplina y

constancia de las personas responsables de cada uno de los programas o proyectos,

que oriente a los demás empleados en el desarrollo y aplicación de los procesos

 señalados, tome las decisiones pertinentes que corrijan posibles errores, evite las

desviaciones y pérdida de recursos, en tiempo y dinero y esfuerzo de los empleados.

 Las expectativas que tiene la población con las entidades públicas son de gran

magnitud, por lo cual es de gran importancia y responsabilidad el planteamiento de

un plan de gobierno adecuado, equilibrado y coherente con la realidad de la

comunidad y capacidad económica con el que cuenta una administración, no solo es

pretender llegar a los mandos sino que se administre bajo un ciclo administrativo de

planeación, organización, dirección y control que permita cumplir y satisfacer en su

mayoría, bajo los lineamientos jurídicos y legales establecidos por la ley.

 REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS

Alcaldía La Calera. (s.f.). Secretaría De Educación Y Desarrollo Social. Recuperado 23

octubre, 2019, de http://www.lacalera-
cundinamarca.gov.co/NuestraAlcaldia/Dependencias/Paginas/Secretaria-De-
Educacion-Y-Desarrollo-Social.aspx

Alvarez C. &, Chica V. (2008), Gestión de las organizaciones públicas. Escuela Superior de
Administración Pública – ESAP. Recuperado de http://www.esap.edu.co/portal/wp-
content/uploads/2017/10/3-Gestion-de-las-Organizaciones-publicas.pdf

Ayala Villegas, S. (2019, 5 agosto). El proceso administrativo y sus funciones básicas –

GestioPolis. Recuperado 20 octubre, 2019, de https://www.gestiopolis.com/el-

proceso-administrativo-y-sus-funciones-basicas/

DAFP (2018). Modelo integrado de planeación y gestión MIPG. Recuperado de

http://www.funcionpublica.gov.co/web/mipg

Planeación y control de los sistemas administrativos, gestiopolis

https://www.gestiopolis.com/planeacion-y-control-de-los-sistemas-administrativos/