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10 claves para optimizar tu agenda diaria

Eficacia: Da prioridad a lo importante

Como dice Stephen Covey, lo fundamental en una administración eficaz del

tiempo es “poner primero lo primero”. Este pilar es tan obvio como obviado.
Las personas solemos tener un sentido de culpabilidad sobre el 40% del tiempo
consumido durante el día como media, y tendemos a pensar que si
tuviésemos una segunda oportunidad haríamos cosas diferentes. Sin
embargo, la paradoja es que, al día siguiente, caemos en los mismos
errores.

Los siguientes consejos te ayudarán a que esto cambie:

# 1. Planifica en base a prioridades

Muchas veces pasamos buena parte del día atendiendo a demandas de otros
que no son realmente importantes, postergando tareas que, pese a ser
importantes, no nos apetece realizar, viviendo en base a imprevistos o
“apagando fuegos”. Esto suele suceder porque no tenemos definido qué es
realmente lo prioritario, es decir, lo importante, lo que nos ayuda a alcanzar
nuestros objetivos.

Por tanto, tener una planificación diaria, semanal, mensual en base a

prioridades te ayudará a centrar el tiempo en aquello que consideras
importante y postergar, delegar o incluso renunciar indefinidamente a aquellas
tareas que no proveen valor a tu agenda. Algunos consejos que te pueden
ayudar a planificarte con eficacia son:

 Planifica por escrito (agenda diaria y semanal, como mínimo)

 Define claramente cuáles son tus objetivos, y distribuye el tiempo
atendiendo a la priorización de tus objetivos
 Sé realista en la definición de los tiempos asignados
 Piensa que el equilibrio es un elemento fundamental de tu
planificación por objetivos, por tanto ten en cuenta todas tus áreas de
vida, tanto personal como profesional
 Considera las dificultades que te puedes encontrar para cumplir tu
planificación y piensa las soluciones de antemano
# 2. Sé flexible y analiza continuamente

El objetivo de la planificación es que llegues a tus resultados, no atarte a una

agenda personal.

 Por eso tu planificación debe ser flexible, siempre en continua

revisión. Evalúa con cierta periodicidad si tu planificación se ajusta a tu
realidad, así como si te está ayudando o no a alcanzar tus objetivos

Eficiencia racional: busca la concentración a toda costa

El segundo pilar es conseguir trabajar concentrado. Seguro que eres

consciente de que esos días en los que te has “metido” de lleno en tus tareas
diarias, en los que nada te ha despistado de ellas, son aquellos en los que más
rindes. ¿Cómo puedes conseguir esto de forma eficaz?

# 3. Evita la multitarea

Cuando le das a tu cerebro la oportunidad de centrarse en una única tarea, lo

agradece aumentando la calidad y velocidad del rendimiento. Por ello éste
debe ser un objetivo estratégico básico en tu agenda diaria. Desde no
trabajar en varios proyectos a la vez como el no tener demasiadas ventanas en
el ordenador abiertas, hasta el no trabajar con el email activado de forma
continua. Algunos de los consejos siguientes te ayudarán también a ello.

# 4. Agrupa las tareas

Es muy útil agrupar en un mismo bloque de trabajo tareas similares que no

requieran que bajes tu nivel de concentración para “arrancar” con una temática
o tipo de trabajo nuevo. Por ejemplo, si tienes que realizar 5 informes de
temáticas relacionadas para tus clientes, te resultará más productivo hacerlos
en el mismo bloque de tareas. Si los realizas seguidos, conforme vayas
avanzando, cada vez serás más rápido, y tu cerebro te lo agradecerá con un
mayor nivel de concentración.

5. No dejes una tarea hasta finalizarla

Cuando empezamos una tarea nuestro nivel de concentración -y por tanto de

rendimiento- va en aumento, llegando a su punto álgido entre 15 y 45 minutos
después de haber empezado la tarea, dependiendo de la persona. Si
fraccionas demasiado, estarás perdiendo mucha productividad, pues
estarás continuamente “arrancando” (puede costar en realizarla un 300 % –
500 % más de tiempo). Ten en cuenta, también, que el nivel de concentración
sufre una caída después de 60-90 minutos de haber comenzado. Para evitarlo,
tómate pequeños períodos de descanso de entre 5 y 10 minutos.
# 6. Evita las interrupciones y planifica los imprevistos

Las interrupciones son todo aquello que corta tu flujo de trabajo y

concentración. Evita las tareas que te interrumpan. Muchas son evitables si
se planifican.

 Planifica un tiempo al día sin teléfono o revisa los emails sólo en

momentos determinados de la jornada, o incluso pide a tus
colaboradores, compañeros, subalternos, etc. que no te interrumpan en
ciertas horas.

Los imprevistos son tareas importantes que debes hacer y con las que no
contabas.

 Lo mejor es que planifiques en tu agenda un tiempo para los

imprevistos (puede ser a final del día o de la semana), y de este tiempo
vayas cogiendo porciones según las necesites.

Eficiencia emocional. Trabaja la motivación y la gestión emocional

El tercer pilar es el relacionado con la gestión de las emociones. Sobre todo

hablamos de la motivación, pero también de los estados emocionales que nos
ayudan o perjudican en nuestro rendimiento personal (tristeza, angustia,
desánimo, etc.).

Estas cuatro pautas clave te seguirán ayudando a planificar tus objetivos:

# 7. En los proyectos largos ve paso a paso

Una tarea o proyecto de largo recorrido puede resultar desmotivadora porque,

aunque la satisfacción de terminarla será grande, al encontrarse “tan lejos”,
cuesta mantener la perspectiva y la motivación.

 Divide el proyecto en partes intermedias y propón un plan de

trabajo y plazos coherentes para cada etapa del recorrido. Es una
de las formas más útiles de mantener la motivación en los proyectos
largos.
# 8. Prémiate

Complementario con el consejo anterior, todos merecemos disfrutar de la

recompensa de nuestro esfuerzo, aunque sólo sea el pararnos y darnos un
reconocimiento a nosotros mismos por nuestra constancia.

 Prémiate por los logros conseguidos, sean grandes o pequeños,

sean finalizaciones absolutas o la consecución exitosa de pequeñas
etapas. El premio lo eliges tú, pero te lo das porque refuerza tu
autoestima.

# 9. Ten un sentido de urgencia con tus propios plazos

Es normal que estés más concentrado y seas más productivo cuando los
plazos apremian (por la reacción natural de estrés de nuestro organismo). Sin
embargo, este tipo de estrés no es beneficioso a medio y largo plazo.

 Planifica tus tareas con tiempo e imponte fechas límite anteriores a

la fecha final. Conseguirás un punto de motivación y estrés positivo que
te ayudará a rendir también al máximo nivel sin producir desgaste
personal. Es más, aumenta cada día más la motivación por la confianza
en tus capacidades profesionales y tu determinación para conseguir los
retos personales.

# 10. Asume la realidad

En muchas ocasiones, el entorno que te envuelve tiene demasiada influencia

sobre tu agenda y llegas a la conclusión de que no es posible “luchar
contracorriente”. Hay que ser realistas:

 Admite que hay veces que las circunstancias están fuera de tu marco de
suficiencia (aquello que depende de ti) y readapta tu gestión de la
agenda a esta realidad. De este modo no te frustrarás ni te desmotivarás
tan pronto por algo que no estaba en tus manos.

Si lo que quieres es poder gestionar eficazmente el tiempo en redes sociales,

tómate en serio estos consejos.

¿Sigues ya alguno de ellos? ¿Quieres compartir alguna idea que te esté

funcionando? Si quieres, puedes dejarla en los comentarios.

COMO ORGANIZAR TU AGENDA DIARIA

Organizar una agenda es muy útil para tener anotadas todas las cosas que
debes hacer durante el día, de manera que ya no dependes de tu memoria
para realizar todo lo que tienes que cumplir.

También, sirve para recordarte cosas importantes que debes hacer un día en
particular, durante la semana, el mes o el año.
Te ayuda a administrar mejor tu tiempo, para que así puedas hacer más de lo
que prefieras.

Y sirve para muchas cosas más que tu creatividad le puede dar.

En este artículo y posterior video, te voy a explicar cómo organizar tu agenda

diaria y te daré algunos consejos para que lo hagas de la mejor manera.

Es simple en realidad.

Lo Principal

Ten un horario semanal. Con este, tu trabajo ya se hace mucho más fácil dado
que ya sabes las principales cosas que debes realizar diariamente para el
cumplimiento de tus metas.

Todos los días

Al finalizar o comenzar cada día, anota todas las cosas que debes realizar desde la hora
en que te levantas hasta cuando te vayas a dormir.

Te recomiendo que lo hagas al finalizar el día para que así tengas tiempo para pensar en
todo lo que tienes que hacer al día siguiente.

Un Ejemplo

Organizar tu agenda puede ser más o menos así:

5:30 am – 7:00 am:Ejercicios + Baño

7:00 am – 7:30 am:Desayuno

7:30 am – 5:00 pm: Trabajo, Negocio o Estudios

 10:00 am – 11:30 am: Reunión

 1:00 pm – 1:30 pm: Almuerzo

5:00 pm – 6:00 pm: Cena

6:00 pm – 7:30 pm: Tiempo con la familia

7:30 pm – 9:30 pm: Cosas del trabajo, tiempo para aprender, estudios, hobbie, etc.

9:30 pm – 10:00 pm: Horario del día siguiente.

10:00 pm – 5:30 am: Dormir.

Usa tu creatividad a la hora de hacer tu horario para que el tiempo te alcance para hacer
lo que desees.
Consejos

Prioriza

Haz primero lo primero.

Utiliza los cuadrantes del tiempo:

 Haz primero lo más importante y urgente que tengas que hacer.

 Luego, lo importante pero no tan urgente.

 Después, lo no importante pero sí urgente (si puedes delega estas tareas).

 Y por último, lo no importante y no urgente.

Anota los tiempos

 Siempre anota los tiempos (inicio y fin de cada actividad), es fundamental para que
puedas terminar con todo lo que te propongas en el día.

 Si al principio no sabes cuánto tiempo te va a tomar hacer algo, elige un aproximado y

ya cuando lo hagas y tengas más experiencia, lo cambias.

Deja espacio entre tus actividades

 No seas tan rígido con las horas. En vez de dedicarle 10 o 15 minutos a desayunar,
ponle 30 minutos. Y así con las demás cosas que tengas que hacer. Esto es para que al
final del día tengas más tiempo para hacer lo que te apetezca o para cubrir cualquier
imprevisto que suceda (que casi siempre hay).

Si no cumples

 Si por algún imprevisto no cumples con algo un día, pásalo para el siguiente
reemplazándolo por algo no tan prioritario.

Enfócate

 No intentes hacer varias cosas a la vez. Esto disminuye tu productividad dado a que no
te puedes concentrar lo suficiente.

 Aprende a disfrutar el momento. No te apures. Recuerda que la felicidad no está en la

meta sino en el camino a ella.

Pero, ¿Todo esto es suficiente?

Hay algo más importante que puedes hacer para que tu agenda sea excelente y tu
productividad explote.

En vez de hacer una agenda común, crea una Agenda de Resultados.

¿Cómo?

¿En qué se diferencian?

Todo te lo explico en este video, no pierdas la oportunidad de verlo aquí:

Cómo trabajar con tu agenda

para lograr tus metas
Una de las actividades que más nos va a ayudar en nuestra búsqueda
de la mejor organización en nuestras vidas es el manejo de una agenda.
Con una agenda puedes tener a la mano TODO lo referente a tu vida y
a tus actividades.
La mejor manera de lograr nuestras metas es organizar nuestros pendientes y
ayudarnos de la agenda para llevarlos a cabo. El manejo más efectivo de tu tiempo y
del calendario te asegurarán el éxito de todos tus proyectos.
Una agenda nos da la posibilidad de:

- Controlar el cuándo y el cómo de nuestras actividades.

- Llevar un registro de nuestras llamadas telefónicas y

apuntes al respecto de ellas.

- No olvidar nunca una fecha importante, un aniversario,

cumpleaños o evento.

- Poder tener detalles para con los demás, apuntando

sus preferencias.

- Manejar los gastos y los pagos pendientes.

- Controlar los vencimientos de tarjetas, seguros, etc.

- Ganarle tiempo a cada día en nuestras actividades al

organizarnos.
Una agenda puede guardar para nosotros parte de la información que debemos tener
a la mano, pero no necesariamente en la memoria. Ocupemos nuestra memoria para
cosas más importantes. El mejor ayudante con el que puedes contar en el momento
en el que tengas alguna actividad, proyecto o evento a desarrollar, es tu agenda. Y
los pasos que puedes seguir para aprender a organizar tu agenda son los siguientes:

1. Definir exactamente el proyecto que debes realizar, con lujo de detalles.

Dibujar un mapa mental puede ser lo más recomendable, para lograr una visión más
clara del total del proyecto y lograr mayor productividad. (Utiliza el link que te
llevará a una explicación breve de lo que es un mapa mental) ¿Qué necesitas hacer?
¿Cómo lo vas a hacer? ¿A quienes vas a reclutar y de quienes requerirás
información?¿Qué cosas necesitas? Todo lo que tu proyecto requiere para llevarse a
cabo en el momento planeado, absolutamente todo.
mapas mentales

2. Desglósalo el proyecto en tareas pequeñas que puedan ser realizadas

independientemente y que incluso puedas delegar de ser posible.

3. Ordénalas las tareas jerárquicamente y calcula los tiempos necesarios para

cada una de ellas.

4. Anóta en tu agenda la primera tarea de tu lista y si para ella tienes calculados 3

días de trabajo, por ejemplo, en el cuarto día anota la segunda tarea, y así
sucesivamente.

5. Dedícate por entero, en los momentos que tengas destinados para este proyecto a
la tarea número uno de tu lista. Si logras terminarla antes de los días que tenías
planeados, habrás ganado tiempo parab lo que sigue.

6. Calcula tus tiempos de manera que termines el proyecto antes del tiempo en el
que es requerido, para que puedas revisar calmadamente, si todo ha sido concluido
como lo planeaste. En caso de alguna omisión o problema, tendrás todavía tiempo
para solucionarlo.

7. No te adelantes con tu lista a menos que dentro de ella tengas planeado

conseguir algo y se te presente la oportunidad de obtenerlo antes de tiempo, en tal
caso no lo dejes pasar, soluciónalo de una vez!

8. En caso de poder delegar alguna de las tareas, ahorrarás tiempo en conseguir tu

objetivo. Sigue el mismo orden de jerarquía de tu lista al delegar tareas.

9. Lleva tu agenda siempre contigoy apunta en ella todas las ideas que surjan, todo
lo que recuerdes que no habías anotado en tu planeación. Cuando vas manejando se
te vienen a la mente muchas cosas, yo te recomiendo que lleves siempre una
grabadora de mensajes que te permitirá captar esa idea que le puedes añadir a tu
proyecto, y llegando a tu oficina o al hogar, la anotarás en tu agenda y en tu lista.

10. Revisa contínuamente tu mapa mental y tu lista de tareas, para atacar todos
los puntos hasta el último detalle.

Tu proyecto quedará tan completo y tú tan satisfecho que a partir de ese momento,
estos serán los pasos que realizarás para cualquier actividad que debas desarrollar. Si
deseas aprender cómo lograr organizar tus pendientes en la agenda, toma nuestro
taller, abajo encontrarás más información al respecto.
Maca

Tips para organizar la agenda

¿De qué nos sirve una agenda si no nos podemos organizar? A continuación te damos
variostips para organizar la agenda.

Lo primero que necesitamos es tener una agenda, llevarla siempre encima y, sobre
todo, decidir para qué queremos utilizarla. No se trata de apuntar sin criterio todo
aquello que necesitemos o se nos pase por la cabeza, si no que tenemos que decidir
cuándo y dónde: Controlar el cuándo y el cómo de nuestras actividades.

Las más comunes suelen ser los registros de llamadas telefónicas que tenemos que
hacer, fechas importantes, manejar gastos y pagos pendientes, compras… No nos
olvidemos que lo más importante es ganar tiempo con una buena organización de
nuestra vida, y nuestra agenda.

Algunos tips que podemos aplicar para organizar la agenda son:

1) Las agendas suelen tener una zona donde puedes ver el listado de todo el mes,
utiliza esta para apuntar aniversarios, cumpleaños o eventos importantes.

2) Utiliza bolígrafos de colores diferentes para cada tipo de actividad:

personal, trabajo, clases, hobbies, universidad, compras, cosas muy
importantes… De un vistazo veremos qué tipo de tareas tenemos cada
día.
3) Coloca las tareas en el orden de preferencia o importancia. De esta manera, será más
sencillo ir terminándolo.

4) Utiliza post-its para aquellas notas muy importantes, pueden ser de esos que tienen
formas, o los tradicionales cuadrados para añadir datos en caso de que no entren.

5- Las cosas no siempre salen como las tenemos pensadas y pueden salir tareas imprevistas.
Haz que tu agenda sea flexible y no te agobies con los imprevistos, simplemente déjales un
pequeño hueco en el día a día.¡Por lo que pueda pasar

Cómo ser más productiva con una

agenda en papel
Aunque tengas una muy buena memoria, una agenda es un excelente elemento de
trabajo. Si no estás acostumbrada a utilizar una, piensa seriamente en empezar una vida
NUEVA en su grata compañía.

No tiene que ser la agenda más moderna, ni la más cara, ni la más grande. Debería ser la
agenda que más se ajuste a tus necesidades. Hay muchas opciones en el mercado.

Hoy te compartimos ideas prácticas para ser más productiva con una agenda en
papel.

Nunca mejor dicho: ¡toma nota!

Ponte en acción para ser más productiva!
Cómo ser más productiva con una agenda en papel
Autor: Paola Díaz para Organizarte Magazine.

Aunque tengas una muy buena memoria, una agenda es un excelente elemento de
trabajo. Si no estás acostumbrada a utilizar una, te sugerimos que pienses seriamente
en empezar una vida NUEVA en su grata compañía.

Una agenda te ayudará a organizar tus actividades diarias, a tener presente tus
obligaciones como ama de casa o como mujer trabajadora. Te ayudará a tomar nota de
aquellas cosas que surgen durante el día y no sabemos dónde registrarlas o… bien lo
hacemos en decenas de papelitos que luego no sabemos dónde están. Será tu aliada para
mantenerte en control de tu tiempo y no al revés.

Veamos algunas ideas prácticas para ser más productivas con una agenda en
papel.

Define la utilidad de tu agenda.

Me dirás: “¡Organizarme!”. Pero seamos más específicas. Antes de salir corriendo a

comprar la agenda más moderna del mercado, define cuál será su utilidad, para qué
quieres una agenda en papel. ¿Será tu única agenda? ¿Será solo personal o solo
laboral? ¿La usarás para organizar toda tu vida? ¿O acaso necesitas un apoyo en papel
para tomar nota de tus apuntes e ideas?

 Tip:utiliza una sola agenda para ser más productiva con tu tiempo. De lo contrario
estarás cargando información en varias agendas, anotadores, etc. y esto no resulta
productivo. Si te olvidas de registrar algo en una de ellas, ya estarás perdiendo el
control de tu tiempo.

Define el tamaño de tu agenda.

Utiliza una agenda de bolsillo si eres de las personas que no necesita registrar en
detalle sus actividades o únicamente necesita un “ayuda memoria” para desempeñarse
durante la jornada. También es una cuestión de practicidad para movernos. Muchos
caballeros prefieren las agendas pocket -o de bolsillo- porque son fáciles de trasladar. Y
muchas mujeres también las prefieren por el mismo motivo. De pronto, si no eres de las
que gustan ir cargando un gran bolso de mano o la guardas en un delgado portafolios,
pues ve ahora mismo detrás una agenda pequeña.

 Tip: compra una agenda mediana a grande si eres más detallistas con el registro de tus
actividades y si te sientes cómoda integrando TODAS tus actividades en un solo lugar.

Define el modelo de tu agenda.

Por supuesto: ¡cómprala a tu gusto! Después de todo también se han convertido en

lindos accesorios de moda además de ser elementos que ayudan a la productividad
diaria. Evalúa si prefieres aquéllas con espiral que al finalizar el año pues… tendrás
que hacer una nueva compra. O bien, una con ganchos que tal vez te permita hacer una
inversión más fuerte pero con la ventaja de que el año siguiente solo deberás reponer
sus hojas.
  Tip: cerciórate de que al comprar tu agenda con ganchos sea fácil conseguir su
repuesto el año siguiente.

Utiliza un calendario anual.

Nada mejor que tener un panorama del año siempre a mano. La mayoría de las agendas
trae un calendario anual pero verifica este detalle antes de comprar una. Coloca el
calendario inmediatamente después de la carátula, así será más sencillo consultarlo.

 Tip: incluye un calendario anual del año anterior y el siguiente.

Utiliza colores para organizarte.

Ponle color a tu agenda y a su vez, sé más productiva. Utiliza diferentes colores para
tus diferentes actividades. Facilítate las tareas del día encontrando más fácil qué hacer
cada día. Utiliza lapiceras, fibras o bien, post-it o etiquetas adhesivas.

 Tip: emplea post-itrojos para tus actividades urgentes.

Utiliza un folio como archivo temporal.

Coloca un folio inmediatamente después de la caráctula o al final de la agenda. Guarda

en él los papeles, folletos, facturas, etc. que vayas acumulando durante la jornada.
Al final del día, encárgate de vaciar el folio y decide qué hacer con cada papel: lo
archivas donde corresponda, haces algo con él en el momento, agendas qué hacer con él
más adelante o bien, ¡lo tiras!

 Tip: compra un folio fuerte que resista todo el año y que sujete bien tus papeles.

Agrega tus notas.

La mayoría de las agendas traen algunas hojas sueltas al final para tomar notas. Si no es
así, compra algunas en tu librería. Te servirán para registrar tus ideas. Tu agenda NO
es un cuaderno de notas. Pero las ideas nos llegan en cualquier momento, por ello, sé
previsora y déjales un espacio TAMBIÉN en tu agenda diaria.

 Tip: intercala la hoja con tus anotaciones en el día correspondiente. Al flinalizar el día,
al igual que con tus papeles, decide qué hacer con estas notas. No dejes que se
acumulen. Haz algo con ellas.

Define la sincronicidad con tu agenda online.

En el caso de que te sientas cómoda trabajando en Internet, sólo en este caso, utiliza la
aplicación más simple y que realmente aporte a tu sistema de organización. No
queremos pasar nuestro tiempo dilucidando cómo usar un complejo método de
organización. ¡Todo lo contrario! Busca un método que facilite registrar tus actividades.
Recuerda: si lo tuyo no es Internet, manéjate únicamente con tu “aliada” en papel.

 Tip: utiliza tu agenda en papel para registrar tus actividades semanales y diarias, y
tu agenda online, para tus eventos mensuales y anuales. Estas aplicaciones suelen
 permitirte crear recordatorios que llegarán uno, dos o varios días -según lo crees-
previos al evento en cuestión. ¡Son MUY útiles para no perderte nada!

Semanalmente revisa tu agenda para ver cómo vas con tus actividades. Fíjate que te
quedó de la semana anterior y deberás pasarlo a la siguiente. Vacía tu folio y haz algo
con tales papeles. Revisa tus anotaciones con frecuencia y registra las actividades que
sean necesarias realizar en consecuencia. Mantén al día tu agenda y ¡disfruta una vida
más productiva!

10 claves para organizar tu agenda diaria

Transcripción de 10 claves para organizar tu agenda diaria
10 claves para organizar tu agenda diaria
planifica en base a prioridades
planifica por escrito (Agenda diaria y semanal como mínimo)
Define claramente cuáles son tus objetivos y distribuye el tiempo atendiéndolos por prioridad
se realista en la asignación de tiempos asignados
Toma en cuenta las áreas personal y profesional para mantener el equilibrio como un
elemento fundamental
Considera las dificultades que podrías encontrarte para cumplir los objetivos y busca
soluciones de antemano
Sé flexible y analiza continuamente
Haz una planificación flexible
No te ates a tu agenda personal
evalúa tu planificación para ver si logras tus objetivos
ajusta tu planificación a la realidad
Evita la multitarea
convierte este punto en un elemento estratégico de tu agenda
Intenta no trabajar en varios proyectos a la vez
No tengas abiertas varias ventanas en la P.C.
Intenta, en la medida de lo posible no trabajar con el correo abierto o el internet.
Agrupa las tareas
Agrupa las tareas por bloques temáticos
Mantén tu nivel de concentración
Serás más productivo y más rápido
Asume la realidad...
Admite que hay circunstancias que están fuera de tu marco de suficiencia
Readapta tu gestión de la agenda a la realidad
No dejes una tarea hasta finalizarla
al inicio de la tarea la concentración aumenta
el nivel de concentración baja después de los 30 min
tómate pequeños descansos
Evita interrupciones
Planifica tus tareas sin interrupciones
Paso a Paso
Los proyectos largos resultan desmotivadores porque la satisfacción final está lejos
Divide el proyecto, propón un plan de trabajo y plazos coherentes
Prémiate
Prémiate por los logros obtenidos, sean pequeños o grandes.
Sentido de Urgencia!
Planifica tus tareas con tiempo y ponte fechas límite con anterioridad
Conseguirás un punto de motivación y estrés positivo
aumenta la confianza en tus capacidades profesionales

10 consejos para manejar tu agenda y

controlar tu vida
El objetivo primordial para un directivo es concretar cada uno de los
pendientes de su día a día, conoce qué debes hacer para que esto sea
efectivo.

Algo tan sencillo como no saber llevar una agenda puede ocasionar problemas
desastrosos en el rendimiento profesional de las personas y, de manera directa, en la
productividad de las empresas. Lo importante de tener un organizador, es delimitar
tiempos y espacios para tus actividades, pero sobre todo, cumplir con ello.

¿Cuántos de ustedes podrían asegurar que saben manejar su agenda? Para lograrlo se
debe tener una definición bien estructurada de tus quehaceres para estar a un paso
adelante a las circunstancias: te anticipas a las reuniones, sabes cuáles son tus objetivos
primordiales del día, adelantas tareas imprescindibles y respetas tus tiempos libres.

Es decir, saber controlar una agenda e impedir que las circunstancias controlen tus
tiempos y al final de cuenta, tu vida, posibilita el tan anhelado equilibrio. En ese
sentido, Juan Sherwell, director de la Escuela de Graduados en Alta Dirección de
Empresas Business School del Tecnológico de Monterrey, ofrece 10 consejos básicos
para que ejecutivos y altos directivos puedan tener el control de su vida a través de su
agenda:

1. Organízate

“Lo más importante para tener una agenda bien estructurada es la organización, es
necesario aprender a priorizar las actividades de tu día a día, a saber diferenciar entre
aquellas tareas que pueden esperar y aquellas que es necesario tratarlas al instante”,
comenta Sherwell. Realiza una lista de los pendientes a realizar al día siguiente, marca
aquellos que se deben de tratar con urgencia, separa los que puedes realizar en el
transcurso del día y aquellos que puedes realizar si te da tiempo.

2. Realiza juntas cortas

La mayoría de los tiempos muertos se van en juntas innecesarias o juntas extendidas,

evita que esto suceda. Bien dicen que una junta productiva no necesita durar más de una
hora. Para ello, el experto te recomienda enlistar los temas a tratar y designar un tiempo
específico para tratarlos. Asimismo, realizar una junta con liderazgo podría evitar
extensiones de tiempo innecesarias, encárgate de que no existan distractores y de que
los comentarios de tus colaboradores tengan qué ver con el tema y sean objetivos.

3. Aprende a delegar

¿Sabes cuánto tiempo te ahorras al delegar tareas a tus colaboradores? La respuesta

es: más del 30%. Recuerda que ser directivo no significa que tengas que hacerlo todo,
aprende a diferenciar entre tareas operativas y tareas estratégicas, esto ayuda a saber qué
cosas puedes dejar en manos de tus colaboradores y cuáles son necesarias para que las
trates de manera personal. Lee:¿Qué, cómo y cuándo delegar?

4. Aprovecha la tecnología

Organiza tu agenda de manera inteligente, en la actualidad existen Apps que pueden

ayudarte a hacerlo de una manera más eficiente y precisa. Sin embargo, cuando
hablamos de tecnología no sólo significa que cuentes con lo último en el mercado,
también puedes utilizar herramientas que te permitan acortar tiempos y espacios.

“Ahora ya no es necesario tener reuniones presenciales todos los días, existen

herramientas que pueden evitar traslados y horas excesivas de tráfico. Skype, Facetime
y ahora los hangouts, son herramientas que permiten hablar de manera directa con los
clientes y socios sin tener que ir a un punto de reunión”, agrega el experto del
Tecnológico de Monterrey.

5. Aprende a decir NO

La vida social de un directivo casi siempre está saturada, sin embargo, también es bueno
aprender a priorizar estas reuniones. Aclarar cuándo es importante asistir y en qué
momento decir NO, agilizará tus tiempos en la agenda y así podrás contar con espacios
que te permitan realizar tareas trascendentes. Evita atender personas no agendadas, esto
quita mucho tiempo y te distrae de tus tareas más importantes.

6. Que lo urgente no esté por encima de lo importante

“Muchas veces se tiende a poner atención en lo operativo y dejamos a un lado las

cuestiones estratégicas. Las tareas estratégicas son aquellas que tienen qué ver con la
visión y el rumbo de la organización, éstas son primordiales para tratar en la agenda
diaria”.

7. Apaga los distractores

Si tu distracción es Twitter o Facebook, apágalos. Ponte horarios para tuitear o para

entrar a tus redes sociales, esto ayudará a tener menos tiempos muertos en tu agenda.
8. Llega más temprano que los demás

Adelantarte a los horarios de trabajo podría ayudarte a realizar tareas de manera más
eficiente, así evitarás distracciones causadas por tus colaboradores y asistentes. Se
recomienda aplicarlo por las mañanas, no por las noches.

9. Respeta tus tiempos

Si dices que va a durar una hora la reunión, tiene que durar una hora. Evita extender
tiempos que sean innecesarios en tu agenda, el respeto a estos horarios son los que te
darán el éxito para llevarla al pie de la letra y para concluir cada uno de los objetivos
diarios. La puntualidad también es una forma de respetar tu tiempo y el de los demás.

10. Siempre aparta un espacio para ti

Ya sea con la familia, con tu esposa o sólo para ti, es importante apartar un tiempo
específico para liberarte del estrés laboral y de la rutina diaria, esto te ayudará a iniciar
mejor el siguiente día y así hacer más eficiente tu trabajo. Y estos espacios también se
agendan.

¿Conoces otros puntos que podrían ayudar a hacer de tu agenda algo exitoso?
¿Cómo organizas tu agenda?

Herramientas para gestionar el tiempo y

organizar nuestra agenda diaria
¿Por qué la frase más recurrente cuando hablamos con profesionales, empresarios/as,
empleados/as es “no tengo tiempo”?

El mundo va muy deprisa, y no tenemos tiempo para preocuparnos del tiempo y sin
embargo lo perdemos con mucha más frecuencia de lo que somos conscientes.

El tiempo es un recurso, y de cómo lo administremos dependerá no solo nuestro éxito

profesional, sino nuestro bienestar personal.

¿Cuántas veces nos hemos parado a pensar en los últimos años si estamos dedicando el
tiempo necesario a las actividades que son importantes en nuestro puesto de trabajo?

¿Cuánto tiempo dedicamos a la planificación diaria, semanal y mensual?

¿Acabamos el día habiendo realizado todas las tareas que nos habíamos propuesto?

¿Trabajamos demasiadas horas porque son otros los que manejan nuestro tiempo?

Esta entrevista va precisamente de eso, cómo gestionar de la mejor manera nuestro

tiempo, y qué herramientas podemos utilizar para ayudarnos.
Entrevistamos a Javier Arnal, de Depro Consultores, economista y experto en
organización y productividad personal.

En primer lugar, para encuadrar el tema, explícanos ¿qué significa el concepto de

“gestión del tiempo”?

El tiempo es un bien finito, imprescindible para cualquier actividad. No se puede

almacenar, ni sustituir o cambiar por cualquier otro recurso.

Quien gestiona bien su tiempo, gestiona bien su vida. Quien no encuentra tiempo para
reflexionar, planificar o programar, es difícil que saque adelante un proyecto de cierta
envergadura. Seguramente no encuentre tiempo ni para si mismo.

Cuando hablamos de gestión del tiempo, nos referimos a todas aquellas actividades de
planificación y organización que tenemos que hacer para conseguir los objetivos que
nos hemos propuesto.

Realmente, el tiempo no se puede gestionar, porque el tiempo va pasando y no puedo

frenarlo ni estirarlo ni almacenarlo para usarlo más adelante. En si de lo que podemos
hablar es de gestión de actividades o tareas, pues sólo empezando, haciendo y
terminando tareas es cómo podemos conseguir lo que nos planteemos, nuestros
objetivos.

¿Por qué crees que muchos de nosotros no somos capaces de gestionar nuestro
tiempo correctamente?

La gestión de nuestra atención y el compromiso que nos imponemos hacia ciertas tareas
es algo que no nos han enseñado ni en el colegio, la universidad o en escuelas de
negocio y resulta que estas son habilidades personales que marcan la diferencia en los
resultados profesionales.

¿Gestionar nuestra agenda diaria y semanal es realmente tan difícil?

No es tan difícil en el sentido que requiere tener unos conocimientos sobre cómo
gestionar objetivos, proyectos y tareas que hay que aprender utilizándolos. Lo que más
nos cuesta a las personas es el esfuerzo de incorporar esas actividades y convertirlas en
rutinas.

Es como si me preguntas si es difícil hacer 30 minutos de ejercicio todos los días. Habrá
una componente que sea conocer cómo debo hacer correctamente el calentamiento, los
estiramientos y las tablas de ejercicios, pero normalmente el principal obstáculo va a ser
mi motivación para cada día hacer el esfuerzo de ponerme a hacer ejercicio. Cuando
esto lo logro durante un tiempo, empieza a convertirse en una rutina y resulta menos
difícil.

¿Existen herramientas informáticas que nos pueden ayudar a mejorar esto.

Explícanos 2 o 3?

Sí, algunas de las herramientas son:

RememberTheMilk

Wunderlist

FacileThings-Para el método GTD

EverNote

La lista de la compra – CAPTURAR, hacer listas repetitivas,..

¿Qué hacen?¿Para qué sirven?

Capturar (Anotar, registrar) las cosas que nos pasan por la cabeza y se pueden convertir
en tareas.

Organizarlas y priorizarlas

Asignarles tiempo de realización

Asignarles fecha

Plantear objetivos y hacerlos trozos más digeribles como son los proyectos y tareas

Sincronizar con tu agenda o calendario

Darte estadísticas de tiempos empleados y tareas hechas por día, semana, etc.

Sirven para relajarnos sabiendo que hemos capturado una cosa y dejar de preocuparme
por esa cosa para poder centrarme en lo que estoy haciendo ahora. Y también ayudan a
gestionar tareas y proyectos igual que lo podemos hacer en papel pero con la ventaja de
que está accesible en la nube, lo puedo sincronizar en varios ordenadores, tablet o
móvil, lo puedo compartir con otras personas de mi equipo incluso que estén a
distancia.

Estas herramientas son más a nivel profesional, ¿pero a nivel personal, qué nos
puedes aconsejar? (¿las mismas?)

Sí, yo siempre comento que no distingo al profesional de la persona, es decir, al igual

que en el ámbito profesional yo tengo objetivos y hago tareas, también ocurre a nivel
personal. Por ejemplo, si me siento con mi mujer 10 minutos a plantear qué vamos a
hacer el fin de semana seguramente no difiere mucho de cuando me siento a
organizarme un día de trabajo, en ambos casos persigo un objetivo y defino acciones
para lograrlo e incluso las distribuyo a lo largo de las horas del día.

Si nos vamos a ir un fin de semana de turismo rural con la familia, seguramente unos
días antes tendré que definir a qué destino, buscar casa u hoteles en la zona, hacer una
llamadas para ver precios y disponibilidad, reservar, pagar una señal, buscar en internet
cosas chulas que ver en la zona, buscar un restaurante, hacer la maleta, comprar alguna
cosa que me hace falta para llevarme al sitio, etc., son una serie de cosas para asegurar
que el fin de semana va a ser un éxito. Y esas cosas a hacer las tendré que organizar en
mi agenda unos días antes si no quiero llegar al día de irnos de fin de semana rural y
tener un estrés tremendo porque me faltan muchas cosas por hacer. Si me ocurre ésto,
ya no estoy disfrutando con ese fin de semana. Es el mismo proceso que cuando abordo
cualquier tarea o proyecto en el ámbito profesional.

Hay personas que argumentan que es quitarle espontaneidad a tu faceta personal, pero
yo creo que saldrá mejor un fin de semana y lo disfrutaré más si lo preparo un poco que
si lo dejo todo al azar y la improvisación.

¿Qué barreras o miedos crees que pueden existir a la hora de implantar en la

empresa este tipo de herramientas?

Los mismos que cuando quieres hacer cualquier cambio. A las personas no nos gusta
cambiar porque implica un esfuerzo de aprendizaje y eso cuesta.

Si lo pintamos como un cambio tal cual, no triunfa, tenemos que ayudar a las personas a
visualizar los beneficios que reporta utilizar estas herramientas. Cuando vean en
concreto cada persona, en qué les va a ayudar y lo traducen en un beneficio “con
nombre y apellidos”, entonces tendrán interés por el cambio.

Por ejemplo, si yo veo que por utilizar una herramienta de este tipo voy a bajar mi nivel
de estrés porque tengo visibilidad de todas las tareas pendientes, querré utilizarla.

Otro ejempo, es que si puedo compartir las tareas de un proyecto con un compañero de
trabajo y eso hace que no nos tengamos que reunir para actualizarnos porque ya lo
vemos a través de internet, eso hace que ahorremos tiempo para dedicarlo a otras tareas
o para terminar antes de trabajar. Si termino antes en el trabajo puedo hacer otras cosas
que también me gusten.

4 trucos para organizar mejor tu agenda

y ahorrar tiempo
A continuación encontrarás algunas claves que te harán la vida más fácil en cuanto a la
gestión de esta poderosa herramienta llamada agenda:

1.- Elige un momento a diario para revisarla y actualizarla

Todos somos diferentes y es válido que las personas quieran organizar su agenda de
manera semanal o quincenal, sin embargo, lo ideal es que aun seas de estas personas, la
revises y actualices a diario. El seguimiento de la misma te permitirá avanzar en
concreto hacia las metas que en ella coloques.

El momento del día que dediques para esto es indiferente. Elige el que mejor te funcione
según tus preferencias, lo ideal es que todos los días sea a la misma hora, así se volverá
un hábito.
2.- Establece horarios

Esto no quiere decir que si no realizaste la actividad en el momento que lo tenías

previsto en la agenda lo perdiste, sino más bien te ayudará a qué organices tus
prioridades y también que lo hagas tomando en cuenta tus preferencias y estilo de vida.
Por ejemplo, yo sé que mi momento más productivo del día está entre la 1 y las 6 de la
tarde, por lo que durante ese tiempo me avoco a trabajar y distribuyo el resto de mis
obligaciones durante las demás horas.

“Te sorprenderás de la cantidad de tiempo que puedes perder al no fijarte en el reloj

Twitéalo

También si quieres ser un poco más flexible contigo mismo puedes colocarte metas un
poco más espaciadas a lo largo del día, tipo una lista de actividades y un límite de
tiempo para cada una de ellas sin ponerlas en un momento del día ya establecido.

Las ventajas de los horarios es que te harán ser más consciente del tiempo que le
dedicas a tus tareas y esto te volverá más productivo, procurándonos más tiempo libre
para invertir en otras actividades. Te sorprenderás de la cantidad de tiempo que puedes
perder al no fijarte en el reloj. Por supuesto, no es convertirte en el conejo blanco de
Alicia, que vaya el equilibrio por delante.

3.- Se realista

Cuando escribas el tiempo que utilizarás para cada actividad es recomendable que dejes
cierto margen para realizarla con holgura. Si calculas que una tarea pueda llevarte 20
minutos, coloca 30, así tendrás espacio para chequear que esté bien hecha y si sobra
tiempo podrás emplearlo en alguna otra tarea en la cual se te haya presentado algún
inconveniente o hayas tenido que tardar más de lo previsto.

Algo que también tiene mucha importancia es la cantidad de actividades que asignes por
día. Hazlo con realismo, aunque quieras, tengas las ganas y el empuje, colocar más de
20 actividades en un día hará que te sientas frustrado si no logras realizarlas todas. Lo
más saludable es que se coloque una cantidad prudencial, la cual tú irás descubriendo a
medida que le des un uso responsable a la agenda. Tal vez para ti sí funcione agendar 20
tareas diarias, mientras que para otros el número ideal será 8 y para otros 25.

4.- Organiza las actividades por prioridad

He escuchado de personas que se quejan al seguir una agenda porque dicen que siempre
están realizando actividades cotidianas y esto no les deja tempo para realizar cosas
extraordinarias. Esto ocurre cuando la persona no organiza bien las prioridades o
cuando dejan que el tiempo se les escurra entre los dedos sin hacerse responsables de
tomar el control.

Los días de todas las personas tienen 24 horas, está en cada quien el administrarlas
eficazmente o no. Es importante el primer truco de la lista porque cuando dedicas un
tiempo a revisar tu agenda podrás clasificar a diario tus tareas por prioridad, sin dejar de
lado las cosas que también son importantes, pero no urgentes, pon a funcionar ese
criterio objetivo que tal vez ni sabías que existía. Si no tienes claro cómo hacerlo, mira
estos consejos para establecer prioridades en Gananci.

Si crees que es prioritario ir al cine, ¡mételo en tu agenda! Así cumplirás ese objetivo.
Las cosas que escribas en ella no tienen solo que ser de trabajo o estudios, se trata de un
manejo más eficiente y productivo de tu propio tiempo en todos los sentidos.

Las 12 claves para organizar tu vida y

eliminar el estrés
Tanto la organización extrema como el desorden son factores que nos pueden estresar.
Reduce este problema con estos consejos.

Sara Menéndez Espina

Tanto en la vida laboral, como en la personal, un exceso de tareas, incertidumbre, de

tiempo continuado dedicado a la misma labor, la presión, etc., son factores que
favorecen el desarrollo de estrés. Además, si al final del día hemos dejado tareas sin
cumplir, sentiremos ansiedad porque nos culparemos a nosotros o a los demás se no
haber podido hacerlas, y la falta de orden no nos dejará repasar con calma el día y
reorganizarnos para el día siguiente.

El estrés en sí no es malo, es una respuesta del organismo que nos activa y nos pone en
alerta ante cualquier situación que nos está presionando. En cantidades bajas nos
permite trabajar con cierta concentración y actividad, pero, en exceso, produce el efecto
contrario. Y un estrés continuado en el tiempo nos traerá, seguro, serios problemas de
salud.

Objetivos claros y asumibles

Organizar nuestro día a día, tanto en el trabajo como en la vida diaria, nos permite
establecer unos objetivos claros y realistas, asumibles. Escapamos así de la
incertidumbre y la frustración, además nos permitirá realizar las tareas más relajados y
dando lugar a la creatividad: no podemos pensar bien si estamos atareados, nos
bloqueamos. No debemos olvidar que para el éxito en el ámbito laboral, de estudio y
también el personal, el tiempo dedicado a despejar la mente y el cuerpo, así como a
dormir y alimentarnos correctamente, son tan importantes como el tiempo dedicado en
sí a las tareas. Nos permitirá trabajar más rápido, con mayor concentración y con las
ideas más claras, y la única forma de comprobarlo es probando.

En el ámbito laboral y/o escolar/universitario, este orden deberá ser más minucioso que
en la vida personal, porque no debemos poner horarios a las personas de nuestro
alrededor, pero cierto orden sí que nos ayudará en muchas tareas. Sobre todo, nos
permitirá disfrutar de horas de descanso, que de otra manera es muy probable que
ocupáramos con más trabajo u obligaciones.
1. Hazte con una agenda

Claramente, este es el primer consejo para ordenar nuestro día a día. Puede ser una
clásica agenda de papel, una app del móvil, un programa del ordenador o cualquier cosa
que nos permita organizarnos de la manera que sea más cómoda para nosotros.

2. Revisa la agenda cada mañana

Hay actividades que programaremos a medio plazo, por ejemplo, lo que haremos
durante el resto de la semana. Sin embargo organiza y readapta tu horario al inicio de
cada jornada para adaptarlo al nuevo día, y los cambios imprevistos que hayan surgido.

3. No te agobies con los horarios

No conviertas la organización en un nuevo elemento estresante, por tanto, no seas

excesivamente rígido con el cumplimiento de tus horarios ni las tareas. Deja siempre
lugar al imprevisto, es común que ocurran hechos que no esperábamos y nos
interrumpan el trabajo, por ello, no intentes ser demasiado exigente ni estableciendo tus
tareas y objetivos, ni cumpliéndolos. Disfruta de la espontaneidad, y de las
interrupciones de los demás.

4. Permite la introducción de pausas de 10-15 minutos cada 2 horas

Descansará el cuerpo y la mente, y evitará que te sobrecargues. Además, en estos

descansos estaremos aprovechando para cambiar de postura, estirarnos un poco y
prevenir lesiones derivadas de ciertas posturas.

5. Procura tener nos horarios fijos para cada tipo de actividad.

Por ejemplo, los horarios de descanso, de comida, de trabajo, de tareas del hogar, etc.
Tener unos horarios más o menso marcados es muy beneficioso para el cuerpo y para la
mente, nos adaptamos a ese ritmo y, así, nos facilita ir cumpliéndolo día a día,
combatiendo a nuestra enemiga la pereza.

6. Lleva el orden también a tu entorno

En el trabajo, limpia tu escritorio de cosas que no necesites y ordénalo, cada cosa tiene
un lugar y saber dónde se encuentra te hará perder menos tiempo buscándolo. En casa
igual, no podemos estar relajados en un hogar desordenado, así como tampoco podemos
estudiar en una habitación caótica. Nos distrae y no permite tener bien a mano e
identificadas las cosas que necesitaremos para nuestro rato de estudio.

7. Establece prioridades

Para las diferentes tareas que tengamos que realizar, piensa cuáles son más
significativas y urgentes y dales más importancia. No pospongas tareas importantes
aunque sean más tediosas, descubrirás que cuando las quitas de en medio pronto, la
satisfacción es mayor.
8. Subdivide las tareas más complejas en subtareas

Así, convertiremos objetivos muy amplios y complejos, en objetivos más claros y

asumibles, como decíamos al principio. Por ejemplo "Terminar lo atrasado de la semana
pasada en el trabajo" es un objetivo difuso y, seguramente, largo si tenemos mucho
atrasado. Lo cambiaremos por: "Hoy redactar los dos informes más urgentes que he
dejado atrasados"; "Mañana llamar por teléfono a las 2 personas que no había llamado
para consultar tal asunto", etc. Irás completándola poco a poco y evitarás el agobio y el
estrés de hacerlo a última hora.

9. Se acabaron las comidas rápidas para salir del paso

Si eres tú quien se prepara la comida, dedica tiempo a cocinar platos nutritivos y que te
aporten todo lo que necesitas para tener energía, sobre todo en el desayuno. Huye de las
comidas pre cocinadas, hay un sinfín de platos rápidos y nutritivos esperándote.
Alimentarse bien es clave para tener éxito en todo.

10. Establece horas de descanso, sobre todo al final del día

Dedícalas a actividades de ocio, como jugar con tus hijos, charlar con tu pareja o
alguien de tu hogar, leer, ver la televisión, escuchar música, realizar ejercicios de
relajación, etc. Cualquier cosa placentera y que, además, te relaje. Esto te ayudará a
dormir mejor y a tener la mente más despejada.

11. Delega o anula algunas de tus tareas

No podemos acapararlo todo, aunque pensemos que nosotros manejamos mejor las
situaciones. Pide ayuda, si es posible, a compañeros en el trabajo o a otras personas de
tu hogar para hacer aquello con lo que no puedas. También debemos aprender a
rechazar peticiones de los demás que no puedas cumplir, haciéndelos entender que no
tenemos tiempo.

12. Cuando termines el día, repasa lo que has conseguido

Sentirás una enorme satisfacción, tranquilidad y alivio. Si ha quedado alguna tarea sin
realizar, no sentirás la ansiedad que se te generaba antes, porque ahora sabes lo que
hiciste, por qué, y por qué era imposible cumplir hoy todo lo que tenías programado.

Verás que, habiendo organizado el día, en realidad tienes mucho más tiempo del que
esperabas. Te proponemos, entonces, introducir alguna actividad deportiva, aunque sea
poco tiempo: caminar, correr, nadar, andar en bicicleta, etc. Si no, deja estas actividades
para el fin de semana, pero el ejercicio es, junto a la organización, el mejor remedio
para el estrés.