MANUAL DE PROCESOS

PROCESO DE
GESTIÓN DE PROCESOS

Aspectos Generales del Proceso

GPR-M-001

Versión 1.3
Caracas, Febrero 2013
 MANUAL DE PROCESOS
Proceso de Gestión de Procesos

Código: GPR-M-001
Aspectos Generales del Proceso Fecha: 26/02/2013
Versión: 1.3

PROCESO DE
GESTIÓN DE PROCESOS

Aspectos Generales del Proceso

GPR-M-001

APROBACIÓN
ELABORADO REVISADO APROBADO CONSEJO DIRECTIVO
Oficina de Oficina de Sesión Nº Punto Cuenta Fecha
Planificación y Presupuesto Planificación y Presupuesto
Responsable Responsable Responsable/s
ARNOLDO PIÑA ARNOLDO PIÑA ELÍAS ELJURI
Firma y Sello Firma y Sello Firma y Sello

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TABLA DE CONTENIDO

1. INTRODUCCIÓN ................................................................................................................ 4
2. PROPÓSITO ....................................................................................................................... 4
3. ALCANCE .......................................................................................................................... 4
4. GLOSARIO DE TÉRMINOS ............................................................................................... 5
5. BASE LEGAL Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA......................................................... 7
6. CARACTERIZACION DEL PROCESO .............................................................................. 9
7. MAPAS DEL PROCESO .................................................................................................. 10

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1. INTRODUCCIÓN
La Oficina de Planificación y Presupuesto, con el propósito de dar cumplimiento a uno de
sus objetivos como es el de asesorar y participar en la definición, implantación y
documentación de políticas, normas y procedimientos que apoyen la ejecución de los
procesos del INE, presenta la siguiente guía “Aspectos Generales del Proceso”.

Esta guía busca integrar los diferentes elementos, criterios, métodos e información básica
necesaria para comprender los distintos componentes del proceso en referencia.

Cabe resaltar que la elaboración de esta guía se basó en los principios emitidos en la
Norma ISO 9001:2000, en las mejores prácticas y recomendaciones a nivel nacional y
latinoamericano y en las metodologías y técnicas más utilizadas en la investigación
administrativa.

2. PROPÓSITO
El presente Manual tiene por objeto describir la estructura, funciones, responsabilidades y
base documental que integran el Proceso de Gestión de la Documentación y su
interacción con el resto de los procesos que en los distintos niveles establecidos
conforman, en conjunto, la estructura general enfocada a procesos que ha adoptado el
INE como base fundamental de su Sistema de Gestión.

3. ALCANCE
Lo descrito en el presente Manual abarca desde la determinación y establecimiento
formal de los lineamientos, políticas, directrices de control y el aseguramiento de la
calidad de los procesos a través de la asesoría continua que brinda la Oficina de
Planificación y Presupuesto a todas las áreas del INE en lo concerniente al desarrollo,
actualización y control constante de su base documental, la adecuación y mejora
sostenida de las estructuras de procesos (Mapas de Procesos) y el establecimiento de
elementos de medición a lo largo de todos los procesos con el objeto de monitorear y
asegurar los niveles de calidad esperados.

Todos los procesos desarrollados metodológicamente y en detalle en el presente Manual

de Procesos, abarcan las labores de control de publicación, acceso y distribución de las
versiones en uso de los manuales, procedimientos, instructivos, formatos, políticas,
lineamientos y reglamentos internos que conforman la base documental de origen interno
del Sistema de Gestión del INE. En este sentido, lo descrito en este procedimiento es de
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obligado cumplimiento por parte de todos los miembros del INE con responsabilidad
directa en el manejo y acceso a los diversos documentos del Sistema de Gestión.

Todos los aspectos y pautas de actuación incluidas en el Manual de Procesos, son

aplicables a todo el personal del INE en lo concerniente al diseño, desarrollo, adopción,
implementación, seguimiento y control general de los lineamientos establecidos dentro de
la Institución en materia de Gestión de la Documentación y Registros; entendiendo por lo
tanto que la calidad en la gestión, significa para la Institución, el compromiso formal y la
implicación constante de todos sus miembros, partiendo de una cultura organizacional
que fomenta las mejores prácticas de Gestión de la Calidad en todos sus ámbitos.

4. GLOSARIO DE TÉRMINOS
DOCUMENTO: Información y su medio de soporte, ya sea papel, disco magnético, óptico
o electrónico, fotografía, muestras patrón, o una combinación de éstos.

FLUJOGRAMA: Es un diagrama que expresa gráficamente las distintas operaciones que

componen un procedimiento o parte de este, estableciendo su secuencia cronológica.
Tiene la ventaja de indicar la secuencia del proceso en cuestión, las unidades
involucradas y los responsables de su ejecución. Es de importancia ya que permite la
visualización de las actividades innecesarias y verifica si la distribución del trabajo está
equilibrada, o sea, bien distribuida en las personas, sin sobrecargo para algunas mientras
otros trabajan con mucha holgura.

MAPA DE PROCESOS: Representación gráfica de los procesos de una organización,

pueden presentarse en varios niveles de desagregación.

PROCEDIMIENTO: Forma especificada de llevar a cabo una actividad o proceso.

Conjunto de actividades que son ejecutadas para lograr un objetivo específico, los
procedimientos indican el cómo y quiénes desarrollan las actividades, e indican un flujo
de información claramente identificable en sus entradas y salidas. Los procedimientos
pueden estar documentados o no.

PROCESO: Conjunto de recursos y procedimientos relacionados entre sí que

transforman elementos de entrada en elementos de salida, para el logro de un propósito
común.

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RECURSOS: Totalidad de los medios que se dispone para financiar el presupuesto de

una entidad, nivel institucional, región o sector. Están constituidos por la suma de
ingresos corrientes, recursos de capital y fuentes financieras.

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5. BASE LEGAL Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA

El presente manual está enmarcado bajo las siguientes normativas legales que rigen los
entes del Sector Público

 Ley de la Función Pública de Estadística. (Decreto con Fuerza de Ley Nº 1.509 de 01-11-
01 / Gaceta Oficial Nº 37.321 de 09-11-01)
 Constitución de la República Bolivariana de Venezuela. (Gaceta Oficial 5.453 del 24-03-
00)
 Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de
Control Fiscal.(Gaceta Oficial Nº 37.347 del 17-12-01)
 Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público. (Gaceta Oficial Nº
39.465 del 14-07-2010)
 Ley Orgánica de la Administración Pública. (Gaceta Oficial Nº 5.890 Extraordinaria del
31-07-2008)
 Ley Orgánica de Procedimientos Administrativos. (Gaceta Oficial N° 2.818 Extraordinario
del 01-07-81)
 Ley Contra la Corrupción. (Gaceta Oficial Nº 5637 Extraordinaria del 07-04-03)
 Ley sobre el Estatuto de la Función Pública. (Gaceta Oficial N° 5.557 del 13-11-2001)
 Ley de Simplificación de Trámites Administrativos. (Gaceta Oficial Nº 38.984 del 31-07-
2008)
 Reglamento N° 1 de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público,
sobre el Sistema Presupuestario. (Decreto N° 3.776 de18-07-05 / Gaceta Oficial Nº 5.781
Extraordinario del 12-08-05)
 Reglamento N° 3 de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Publico
sobre el Sistema de Tesorería. (Gaceta Oficial N° 37.419 del 09-04- 2002)
 Reglamento N° 4 de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Publico
sobre el Sistema de Contabilidad Pública. (Gaceta Oficial N° 38.333 del 12-12-2005)
 Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema
Nacional de Control Interno. (Gaceta Oficial Nº 37.169 del 29-03-01)
 Reglamento General de la Ley de la Función Pública de Estadística. (Gaceta Oficial N°
39.163 del 22-04-2009)
 Reglamento Interno del Instituto Nacional de Estadística. (Gaceta Oficial Nº 38.138 del
02-03-05)

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 Reglamento sobre la Organización del Control Interno en la Administración Pública

Nacional. (Gaceta Oficial N° 37.783 del 25-09-2003)
 Normas Generales de Control Interno. (Gaceta Oficial N° 36.229 del 17-06-1997)
 Normas Generales de Emisión de Facturas y otros Documentos. (Gaceta Oficial N°
38.997 del 19-08-2008)
 Normas Generales de Contabilidad del Sector Público. (Gaceta Oficial N° 36.100 del 04-
12-1996)
 Manual Organizacional del INE. (Julio del 2004)

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6. CARACTERIZACION DEL PROCESO

INSUMOS PRINCIPALES SUB-PROCESOS RESULTADOS
Directrices, Lineamientos, Premisas y GPR-1 Gestión de Documentación Documentación correctamente
Orientaciones controlada y disponible
Solicitudes de Cambio, Incorporación De Procesos Registros correctamente controlados
o eliminación de Documentos y disponibles
Documentos en Formato Electrónico
o Papel
Registros Generados

ORGANIZACIONES RESPONSABLES INTERACCIONES PRINCIPALES

Oficina de Planificación y Presupuesto Proceso Gestión de la Calidad
Coordinación de Gestión de la Calidad Proceso Gestión de Evaluación y Mejora Integral
Coordinación de Control de Documentos Todos los Procesos

ASPECTOS CLAVES DE CONTROL

Control de tiempos de archivo y condiciones de almacenamiento de documentos y registros.
Control de cumplimiento de requerimientos de cambio, incorporación o eliminación de documentos.
Control de la disponibilidad de documentos y registros.

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7. MAPAS DEL PROCESO

Mapa Nivel 0:
A continuación se ilustra el Mapa de Procesos Nivel 0 de la institución, indicando la posición, interacciones y flujo general del Proceso de Gestión de
Procesos:
GOBIERNO LEGISLACION ENTORNO INTERNO ENTORNO EXTERNO
ESTRATÉGICOS
PROCESOS

GPP GPR
GPP GPR
GESTIÓN DE GESTIÓN DE
GESTIÓN DEY
PLANIFICACIÓN GESTIÓN DE
PROCESOS
PLANIFICACIÓN Y
PRESUPUESTO PROCESOS
PRESUPUESTO

TODOS LOS
PROCESOS
MEDULARES
PROCESOS
PROCESOS DE SO-
PORTE MEDULAR

PROCESOS
MEDULARES
APOYO RECURSOS
PROCESOS DE

GRH GSA GCO GFI GFC

GRH GSA GCO GFI GFC
GESTIÓN DE GESTIÓN DE GESTIÓN DE GESTIÓN DE GESTIÓN DE
GESTIÓN DE
RECURSOS GESTIÓN DE
SERVICIOS GESTIÓN DE
CONTABILIDAD GESTIÓN DE
FINANZAS GESTIÓN
FONDOS DE
DE
RECURSOS
HUMANOS SERVICIOS
ADMINISTRATIVOS CONTABILIDAD FINANZAS FONDOS
CAJA DE
CHICA
HUMANOS ADMINISTRATIVOS CAJA CHICA

TODOS LOS
PROCESOS

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Mapa Nivel 1:
De la desagregación del Proceso de Gestión de Procesos, se obtienen los Subprocesos que lo integran, estos son ilustrados en el Mapa Nivel 1, en
donde se indica la posición, interacciones y flujo general de los Procesos entre sí.
GPP GPR
GPPDE
GESTIÓN GPRDE
GESTIÓN
GESTIÓN DEY
PLANIFICACIÓN GESTIÓN DE
PROCESOS
ESTRATÉGICOS

PRESUPUESTO Y
PLANIFICACIÓN PROCESOS
PRESUPUESTO
PROCESOS

GPP-1 GPP-2 GPR-1 GPR-2

GESTIÓN DE GESTIÓN DE GESTIÓN DE GESTIÓN DE
PLANIFICACIÓN PRESUPUESTO DOCUMENTACIÓN DE INDICADORES DE
PROCESOS PROCESOS
MEDULARES
PROCESOS
PROCESOS DE SO-
PORTE MEDULAR

GRH GSA GCO GFI GFC

GRH GSA GCO GFI GFC
GESTIÓN DE GESTIÓN DE GESTIÓN DE GESTIÓN DE GESTIÓN DE
RECURSOSDE
GESTIÓN SERVICIOSDE
GESTIÓN GESTIÓN DE
CONTABILIDAD FINANZASDE
GESTIÓN GESTIÓN
FONDOS DEDE
APOYO RECURSOS

RECURSOS
HUMANOS SERVICIOS
ADMINISTRATIVOS CONTABILIDAD FINANZAS FONDOS
CAJA DE
CHICA
PROCESOS DE

HUMANOS ADMINISTRATIVOS CAJA CHICA

GRH-1 GRH-3 GSA-1 GCO-1 GFI-1 GFC-1

GESTIÓN DE ADMINISTRACIÓN GESTIÓN DE GESTIÓN DE GESTIÓN DE ADMINISTRACIÓN
ORGANIZACIÓN DE NÓMINA COMPRAS LIBRO MAYOR PAGOS DE FONDOS DE
DEL PERSONAL DEL PERSONAL CAJA CHICA

GRH-2 GRH-4 GSA-2 GCO-2 GFI-2 GFC-2

GESTIÓN DE ADMINISTRACIÓN GESTIÓN DE GESTIÓN DE GESTIÓN DE CONTROL DE
DESARROLLO DE BENEFICIOS BIENES Y CUENTAS POR INGRESOS PROPIOS FONDOS DE
DEL PERSONAL DEL PERSONAL MATERIALES PAGAR CAJA CHICA

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Mapa Nivel 2:
Desagregando aún más el Proceso de Gestión de Procesos, se obtienen ahora los Procedimientos que integran cada Subproceso, los cuales
contienen las distintas actividades y tareas que en cada caso se ejecutan.
ENTRADAS PROCEDIMIENTOS RESULTADOS
GPR-1 Subproceso de Gestión de Documentación de Procesos
Directrices, Lineamientos, Premisas y
Orientaciones (Socios) Maestro de Documentos Actualizado (Todos
los Procesos)
Solicitudes de Cambio, Incorporación o
eliminación de Documentos (Todos los Registro de Documentos Obsoletos (Todos los
Procesos) Procesos)
Documentos en Formato Electrónico o Papel Registros de Control de la Documentación
(Todos los Procesos) GPR-P-101 Interna y Externa (Todos los Procesos)
Normativas, Leyes Aplicables y demás ELABORACIÓN Comunicación de Documentos Actualizados
Documentos de Referencia (Entidades Y CONTROL DE (Todos los Procesos)
Externas) DOCUMENTOS
Planes de Mejoras – Acciones Correctivas,
Preventivas y de Mejora (Proceso de Gestión,
Evaluación y Mejora Integral)
Lineamientos de Protección en Seguridad
Lógica (Proceso Gestión de Protección) Propósito:

Documentación correctamente
controlada y disponible

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