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Inhaltsverzeichnis

Vorwort 3

Über den Autor 3

Was ist SmartForms? 4

Was unterscheidet SmartForms von SAPscript? 4

Allgemein 4

Texte 5

Übersetzungen / Mehrsprachigkeit 5

Versionsverwaltung 5
Barcodes 5

Preconfigured Forms 6

Schachtsteuerung 6

Terminologie 7

Stärken und Schwächen 8

Framework-Ansatz: Vor- und Nachteile 9

Best Practices zur Einführung 10

Fazit 12
VORWORT
Ohne Formulare kommt kein Unternehmen aus. Lieferscheine, Rechnungen, Warenbegleitscheine
– überall werden Formulare benötigt. SmartForms ist die zweitälteste Formulartechnologie der SAP
und daher in fast jedem Unternehmen mit SAP-System im Einsatz.
Zwar wurde SmartForms 2007 durch Adobe Forms abgelöst, doch sind die Formulare auch heute
noch – mehr als zehn Jahre nach Ende der Weiterentwicklung – verbreitet im Einsatz. Und sie haben
ihre Berechtigung. Ist SmartForms die richtige Technologie für Ihr Unternehmen?
In diesem E-Book erhalten Sie einen Überblick über die Technologie SmartForms, ihre Einsatzgebie-
te, Vor- und Nachteile sowie die Abgrenzung gegenüber anderen Formularthemen im SAP-Umfeld.
Dabei teile ich auch Best Practices zum Umgang mit bekannten SmartForms-Problemen mit Ihnen
und stelle Ihnen die Stärken und Schwächen des Framework-Ansatzes vor. Ziel dieses E-Books ist es,
Sie dabei zu unterstützen, eine fundierte Entscheidung zu treffen, ob SmartForms für Ihr Unterneh-
men die passende Technologie ist.
Ich wünsche Ihnen viel Spaß beim Lesen

Jeremia Girke, B. Sc.


Fachbereichsleiter MINDFORMS

Über den Autor


Jeremia Girke (B. Sc.), ist Fachbereichsleiter MINDFORMS und langjähriger SAP
Formularberater. Sein Team von Entwicklern und Beratern ist das größte Formu-
larteam im deutschsprachigen Raum. Die Suche nach der besten Lösung, treibt
ihn auch nach 10 Jahren im Formularbusiness an: „Es ist großartig zu sehen,
welches Potenzial für Unternehmen im strategischen Einsatz neuer Formular-
technologien steckt.“

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WAS IST SMARTFORMS?
SmartForms ist der Nachfolger der ersten Formulartechnologie im SAP-Umfeld: SAPscript. Smart-
Forms wurde im April 2001 zusammen mit SAP R/3 Enterprise Edition 4.6C eingeführt. Die Wei-
terentwicklung dieser Technologie ist seit 2005 eingestellt, da SAP hier bereits mit Hochdruck an
der neuen Formulartechnologie Adobe Forms gearbeitet hat. Diese Technologie ist seit 2007 am
Markt.

WAS UNTERSCHEIDET SMARTFORMS VON


SAPSCRIPT?
SmartForms ist eine Weiterentwicklung von SAPscript und der ersten Formulartechnologie in
vielen Punkten überlegen. Doch was heißt das konkret? Im Folgenden finden sie eine Übersicht
über die Architektur von SmartForms in Abgrenzung zu SAPscript.

Grafischer Editor sowie Symbolik


In SmartForms kann erstmals mit einem grafischen Layout Editor gearbeitet werden. Zwar sind
die Elemente aus SAPscript noch größtenteils namentlich erhalten geblieben, jedoch haben
sämtliche Elemente nun ihren Weg in einen Designer gefunden. Der Designer beschleunigt die
Layoutgestaltung und damit die Entwicklungszeit maßgeblich.

Hier kurz die wichtigsten neuen Symbole von SmartForms in der Übersicht.

Außerdem lassen sich Tabellen nun als „echte“ Tabellen darstellen. SAPscript kennt keine ech-
ten Tabellen als Objekte. Hier müssen Sie jede Zeile und jedes Feld so ausrichten bzw. positi-
onieren, dass es ungefähr wie eine Tabelle aussieht. Mit SmartForms können sie Tabellen als
Objekte erzeugen.
SmartForms bietet erstmal eine Übersicht in Form einer Baum-Anzeige, in der jedes Element des
Formulars abgebildet wird. In SAPscript waren dagegen alle Elemente nur als Text festgehalten.
Grundsätzlich wäre es mit SmartForms möglich, eine saubere Trennung von Datenbeschaffung
und Aufbereitung zu gewährleisten. Jedoch ist es aufgrund der „Quellcodeblöcke“ auch hier wie-
der möglich, sämtliche Daten zur Laufzeit im Layout nachzulesen. Dies wurde auch häufig einge-

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- Was unterscheidet Smartforms von SAPscript? -

setzt. Vor allem, um über die internen Tabellen zu gehen und hier Daten zu ergänzen, wodurch
die Lesbarkeit der SAP Formular Templates leidet. Das ist für die Wartbarkeit sehr schlecht.
Sofern Sie SmartForms einsetzen, achten Sie bitte darauf, die Trennung von Datenbeschaffung
und Aufbereitung/Ausgabe strikt einzuhalten. Ihre Kollegen werden es Ihnen danken.
Im Gegensatz zu SAPscript lässt sich ein SmartForms-Formular komplett per ABAP Debugger
analysieren. Dies vereinfacht die Fehlersuche in SmartForms für Nicht-Formular-Entwickler.

Texte
SmartForms hat auch die SAPscript-Texte SO10 abgelöst. Es ist nun möglich, direkt in der Trans-
aktion für die Layoutgestaltung (Transaktion SMARTFORMS) auch die Texte zu pflegen. Diese
nennen sich SmartForms-Textbausteine. Auch der bekannte STIL aus den SO10 Texten ist äqui-
valent in SmartForms mit STYLES übersetzt. Der größte Vorteil dieser neuen Texte ist jedoch der
Transport. Jeder Text verlangt bei einer Anpassung einen Transportauftrag. Dadurch werden
Schiefstände der Texte, wie sie mit SO10 Alltag passieren, überflüssig. Sowohl die Texte aus SO10
wie auch die SmartForms Textbausteine können in der neuen Formulartechnik Adobe Forms
direkt genutzt werden.

Übersetzungen / Mehrsprachigkeit
Mit SmartForms ist erstmals ein Übersetzen von Formularen möglich. In SAPscript war es noch
notwendig, sämtliche Sprache durch die Kopie des Formulars zur Verfügung zu stellen. Sobald
hier eine Anpassung für alle Formulare notwendig war, mussten alle Formulare manuell kor-
rigiert werden. Ein enormer Wartungsaufwand. SmartForms können, wie andere SAP-Objekte
auch, nativ über die Transaktion SE63 übersetzt werden.
Eine Möglichkeit, diese kompletten Übersetzungen zu umgehen, ist das konsequente Nutzen der
SmartForms-Textbausteine für sämtliche Labels und Beschriftungen. Dadurch können Sie die
Textbausteine übersetzen/übersetzen lassen und müssen nicht das Formular übersetzen.

Versionsverwaltung
SmartForms ermöglicht zwar nicht die gewohnte Versionsverwaltung, wie Sie sie von anderen
Objekten wie Reports oder Funktionsbausteinen gewohnt sind. Es ist allerdings nun möglich,
über die verschiedenen Stände in Form von Struktur-Uploads bzw. -Downloads ein manuelles
Backup zu erstellen. Dadurch lassen sich die Stände zumindest lokal ablegen. Eine echte und
native Versionsverwaltung ist erst mit Adobe Forms umgesetzt worden.

Barcodes
Barcodes sind auch mit SmartForms nur bedingt zu nutzen. Für die Ausgabe von Formularen mit
Barcode-Elementen wird ein spezielles Hardwaremodul für den Drucker benötigt, damit dieser
auch ausgegeben werden kann. Bei Adobe Forms können Formulare auf jedem Drucker ausge-
druckt werden. Hier wird keine zusätzliche Hardware benötigt. SmartForms stößt vor allem bei
2D Barcodes an seine Grenzen. Hier ist eine Umstellung auf Adobe Forms von Vorteil, da diese
bereits mehr als 34 Barcode-Arten nativ unterstützt.

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Preconfigured Forms
Insgesamt existieren 1711 Templateformulare mit EHP6 im SAP. Darunter sind auch vereinzelt
Templateformulare für den leichten und schnellen Umstieg von SAPscript auf SmartForms. Im
Best-Practice-Paket für die Logistik sind weitere 50 Templateformulare enthalten. Der Dateiname
der Entwicklungsobjekte beginnt immer mit /SMB40/*.

Schachtsteuerung
Im SAPscript konnten Sie noch für die jeweilige Seite den jeweiligen Schacht fest mitgeben (TRY01
etc.). Diese Technik stammt aus den frühen 1990er-Jahren. Damals war es günstiger, vorgedruck-
tes farbiges Briefpapier für das Firmenlogo zu verwenden. Inzwischen sind die Kosten für den
Farbdruck jedoch so stark gesunken, dass es günstiger ist, die Formulare nativ mit einem Farbla-
serdrucker zu erzeugen.
Mit SmartForms ist es erstmals möglich, Schächte dynamisch mitzugeben. Es ist jedoch zwin-
gend notwendig, dass hierfür auch der Drucker in der Transkation SPAD sauber mit den Schäch-
ten konfiguriert ist. Wie stellen Sie dies sicher? Sie können das Attribut in der Transaktion Smart-
Forms -> Formularname eingeben -> Ändern -> Seite (FIRST oder NEXT) finden und anschließend
auf „Ausgabeoptionen“ klicken. Hier gibt es auch wie im SAPscript das Feld Ressourcenname.
Hier tragen Sie den korrekten Schacht ein.

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TERMINOLOGIE
Das SAPscript-Umfeld verfügt über eine eigene Terminologie. Um sicher in der Thematik zu na-
vigieren, finden Sie hier die wichtigsten Begriffe.

Textbausteine
Textbausteine bezeichnen die SmartForms-Textbausteine. Nicht zu verwechseln mit den
SO10-Texten. Diese werden häufig als Textbausteine bezeichnet, sind aber keine.
SO10-Texte = SAPscript, Textbausteine = SmartForms-Textbausteine (Transkation SMARTFORMS)

Form Builder
Als Formbuilder wird die Einstiegsmaske nach der Transaktion SMARTFORMS bezeichnet.

Style Builder
Der Style Builder ermöglicht das Erstellen und Ändern von Formularstilen, zum Beispiel für
Absatz und Zeichenformate.

Form Painter
Der Form Painter ist der Layout Editor des Formulars. Mit ihm werden die
SmartForms-Formulare gestaltet.

PC-Editor
Der PC-Editor wird eingesetzt, um Texte und Ausgabefelder zu editieren.

Table Painter
Der Table Painter wird zur Erstellung von Schablonen und Tabellen genutzt.

Rohdatenstrom / XSF
Als Rohdatenstrom wird die reine Datenausgabe von SmartForms bezeichnet. Er wird mit dem
Format XSF (XML for SmartForms) genutzt. Die Schnittstelle wird verwendet, um SmartForms im
Massendruck mit externen Dienstleistern wie jetforms und Stream-Server einzusetzen. Bei
dieser Nutzung werden nur die aufbereiteten Daten übermittelt, keine Layout-Informationen.
Dadurch kann die Datenmenge sehr klein gehalten werden. Die komplette Aufbereitung der
Formulare übernimmt in diesem Fall dann ein Dienstleister.

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STÄRKEN UND SCHWÄCHEN
Wie schneidet SmartForms im Vergleich zur älteren SAPscript-Technologie und dem neueren
Adobe Forms ab? Nur weil eine Technologie jünger ist, ist sie nicht zwingend die bessere. Hier
wesentliche Stärken und Schwächen von SmartForms im Vergleich zu SAPscript und Adobe Forms
in der Übersicht.

SmartForms vs SAPscript
(+) Es ist endlich möglich, nativ Tabellen als wirkliche Tabellen darzustellen.
(+) Die Auftrennung von Datenbeschaffung und Aufbereitung mit Ausgabe ist ein großer
Fortschritt
(+) Die Möglichkeit Ständer herunterzuladen ermöglichen eine Versionierung manuell durch
zu führen
(+) Übersetzung nativ möglich
(+) Saubere Anbindung ans Transportwesen inkls. der Textbausteine
(+) Mehr Übersicht durch grafischen Editor und Baum-Ansicht
(+) Leichtere Fehleranalyse durch Übersetzung in ABAP Code
(-) Weitaus weniger Templateformulare der SAP zur Verfügung. Somit ist der Umstieg von
SAPscript auf SmartForms ggf. mit mehr Entwicklungsaufwand notwendig, da SAP die
Template-Erstellung recht schnell für SmartForms eingestellt hat, aufgrund der Entwicklung
für Adobe Forms.

Teilweise sind mehr Templates mit den SAP Best Practices Paketen verfügbar. Dies gilt es
jedoch vorher zu prüfen

SmartForms vs. Adobe Forms


(+) Mehr Möglichkeiten, Barcode-Strichbreiten, Abstände etc. zu definieren
(+) ggf. keine Zusatzkosten durch eine Java-Maschine notwendig, da nativ im SAP komplett in
der GUI integriert. Eine Java-Instanz ist jedoch aufgrund des Solution Managers oder SAP
Portals meist ohnehin schon im Haus.
(+) Mehr Entwicklerressourcen, da alles in ABAP entwickelt ist
(-) Performance ist inzwischen aufgrund der Weiterentwicklung von Adobe Forms im Vergleich
zu dieser Technologie schlechter – vor allem im Massendruck
(-) Fehlende Auftrennung von Aufbereitung/Businesslogik und Ausgabe verursacht weitere
Fehlerquellen
(-) Versionsverwaltung von Adobe Forms findet nativ im SAP statt und ist damit eine echte
Versionsverwaltung.
(-) Adobe Forms wird weiterentwickelt und ist somit zukunftsfähig.

(-) Im direkten Vergleich werden bei Adobe Forms mehr als 3.700 Standard SAP Templates
kostenfrei zur Verfügung gestellt, was den Entwicklungsaufwand drastisch reduziert und
einen schnellen Umstieg ermöglicht.
(-) Layout Editor von Adobe Forms ist ein echter WYSIWYG-Editor

—8—
Die Einführung von SmartForms kann dann einen Mehrwert liefern, wenn Sie eine kleine
IT-Abteilung mit wenigen Entwicklern haben. Da Ihre Mitarbeiter meistens über ABAP-Knowhow
verfügen, fällt es ihnen nicht schwer, sich auf SmartForms einzustellen. Im Gegensatz zu
SAPscript ist die Entwicklung deutlich einfacher und schneller. Zukunftsfähiger ist jedoch eine
Umstellung auf Adobe Forms. Auch hier hält sich der Einarbeitungsaufwand in Grenzen und
ersten Ergebnisse werden in der Regel schon nach wenigen Stunden sichtbar.

FRAMEWORK-ANSATZ: VOR- UND


NACHTEILE
Mit SmartForms ist es möglich, einen Framework-Ansatz zu realisieren. Hierfür werden auf den
SmartForms Platzhalter definiert. Die entsprechende Befüllung findet komplett über die Daten-
beschaffung statt, natürlich schon alles im korrekten Ausgabeformat aufbereitet. Dabei wird das
Formular extrem generalisiert. Die individuelle Aussteuerung findet vorher in der Datenbeschaf-
fung statt.
(+) Die Wartbarkeit steigt enorm, da nur noch wenige Formulare angepasst werden müssen.
Beispiel: Fußtexte bei Formularen können zentral geändert werden.
(+) Formulare haben keine harte Businesslogik mehr. Die saubere Trennung von Datenbeschaf-
fung und Aufbereitung sorgt für wartbare Formulare.
(+) Übersetzungen der Formulare werden überflüssig, da die sprachabhängigen Texte in der
Datenbeschaffung bereits korrekt ermittelt und die Rückgabe der Daten schon in der korrekten
Sprache in das Formular erfolgt.
(-) Das Framework schränkt die Individualisierungsmöglichkeiten des Formulars extrem ein. Hier
kann es vorkommen, dass nicht alle Kundenwünsche realisierbar sind, ohne das Framework
Template zu stark anzupassen.
(-) Der hohe Grad der Generalisierung bedingt auch, dass bei einer Anpassung, alle davon be-
troffenen Landesgesellschaften das Formular erneut testen müssen. Eine Anpassung löst einen
hohen Bedarf an Testing aus.

Insgesamt kann ein Formularframework durchaus einen Mehrwert liefern. Gute Frameworks
sind ohne großen Aufwand leicht von SmartForms auf Adobe Forms umzustellen. Dafür benö-
tigen Sie eine saubere Architektur im ABAP-Backend, sodass die Informationen klar gekapselt
aufbereitet werden können.

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BEST PRACTICES ZUR EINFÜHRUNG
Unsere langjährige Erfahrung in SmartForms ermöglicht einen reibungslosen Umstieg von SAP-
script auf SmartForms. Nutzen Sie unsere Best-Practice-Checklisten für eine erfolgreiche Tech-
nologieumstellung. Gerne schulen wir Ihre Mitarbeiter in der Technologie und gehen gemeinsam
die möglichen Vorgehensmodelle für eine Umstellung durch.

Eine grundsätzliche Empfehlung: Verwenden Sie die Templates der SAP. Denn diese entspre-
chen den gesetzlichen Anforderungen und Sie haben einen Großteil der Daten bereits durch das
Druckprogramm der SAP abgedeckt. Unsere Erfahrung hat gezeigt, dass 70-80% der benötigten
Informationen auf den Formularen vorhanden ist. Der Entwicklungsaufwand, um die restlichen
20% zu ermitteln, ist ein Bruchteil dessen, was bei einer Neuerstellung des Formulars notwendig
wird.

Eine häufige Quelle von Problemen ist die nur halbherzig erfolgte Auftrennung von Datenbe-
schaffung und Aufbereitung. Diese können Sie auf den ersten Blick erkennen, wenn im Formu-
lar-Designer viele Logik-Blöcke in Form von den zwei Zahnrädchen zu erkennen sind.

Ein weiteres Problem kann die unterschiedliche Darstellung von Elementen sein. Zum Beispiel
der Info-Block. Sofern dieser in einem anderen Land statt links auf einmal rechts dargestellt wer-
den soll, wird häufig einfach das Formular 1 zu 1 kopiert und es beinhaltet sämtliche Logik aus
dem alten Formular. Dadurch wird es extrem komplex und die Wartbarkeit leidet enorm.

Des Weiteren gilt es zu vermeiden, die Elemente im Formular zu tief zu verschachteln. Strukturen
mit mehr als fünf Ebenen sind schwer zu durchblicken und erhöhen die Wartungskosten.

Formulare haben häufig wechselnde Entwickler. Mal hilft ein Dienstleister aus, mal wechselt der
eigene MA die Abteilung. Hier keine Richtlinien in dem Umfeld zu besitzen kostet viel Zeit und
Energie. Jeder entwickelt nach bestem Wissen und Gewissen. Nutzen Sie unsere Entwicklungs-
richtlinien speziell für Formularentwicklung im SmartForms. Durch diese Richtlinien können Sie
eine Grundlage bei den Entwicklungen sicherstellen.

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FAZIT
Sie haben nun einen Überblick über die Vor- und Nachteile von SmartForms im Vergleich zu an-
deren Formulartechnologien im SAP-Umfeld und kennen die wichtigsten SmartForms-Objekte.
Sie sollten nun besser in der Lage sein abzuschätzen, ob SmartForms für Ihr Unternehmen die
richtige Technologie ist und Ihre Anforderungen langfristig und nachhaltig abdecken kann.
Dieses E-Book bietet allerdings nur einen Einstieg ins Thema. Für Entwickler, die sich detailliert
mit SmartForms auseinandersetzen wollen, bieten wir unser E-Books SmartForms Best Practices,
in dem wir unsere Erfahrungen der vergangenen vier Jahre gebündelt haben und Ihnen zur Ver-
fügung stellen.
Wenn Sie nach der Lektüre noch offene Fragen haben, schreiben Sie mir bitte direkt eine Mail an
girke@mind-forms.de. Wünschen Sie eine Telefonberatung, in der wir auf Ihre individuellen An-
forderungen eingehen, können wir dies in einer kostenfreien Telefonberatung oder einer Web-
session realisieren. Melden Sie sich einfach per Mail und wir vereinbaren einen gemeinsamen
Termin.

Sollten noch weitere Fragen zu SAPscript, zum Technologiewechsel und Ihrer individuellen Aus-

gangssituation haben, schreiben Sie mir bitte direkt eine Mail an girke@mind-forms.
de. Wünschen Sie eine individuelle Telefonberatung oder eine Websession, können wir dies
ebenfalls realisieren.

KONTAKT

MINDFORMS
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Ansprechpartner
Jeremia Girke
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