CÓDIGO: BS-P20-PR08 VERSIÓN: 1 FECHA: Marzo de 2014

PROCEDIMIENTO DE COMPRAS POR IMPORTACIÓN

OBJETIVO ALCANCE
Realizar la importación de los bienes en general requeridos por Inicia con la identificación de la necesidad de la compra por parte de una
PUNTOS DE INTERÉS las unidades de la Universidad, mediante el cumplimiento de la unidad y termina con la liquidación de la importación para bienes de
legislación nacional e internacional y lineamientos consumo, la conciliación de la importación y entrega de documentación a
 La negociación se realizará institucionales vigentes en materia de importación. la Oficina de Activos Fijos para el caso de activos.
únicamente con
proveedores legalmente DEFINICIONES
constituidos.  Agencia de Aduana: Son las personas jurídicas autorizadas por la Dirección de Impuestos y Aduana Nacionales para ejercer el
 Para la creación de una agenciamiento aduanero, actividad auxiliar de la función pública aduanera de naturaleza mercantil y de servicio, orientada a
referencia envíe la garantizar que los usuarios de comercio exterior que utilicen sus servicios cumplan con las normas legales existentes en materia de
solicitud al correo importación, exportación y tránsito aduanero y cualquier operación o procedimiento aduanero inherente a dichas actividades.
creacionreferencias@javeria
 Importación: Es el ingreso de mercancías de procedencia extranjera al territorio aduanero nacional. También se considera
importación el ingreso de mercancías procedentes de la Zona Franca Industrial de Bienes y de Servicios, al resto del territorio
na.edu.co
aduanero nacional.
 Preliquidación de la importación: Cálculo estimado del costo total de la mercancía importada en moneda local.
 Liquidación de importación: Es el valor total de la importación en pesos, teniendo en cuenta los gastos de trámite de la importación,
nacionalización, impuestos y demás gastos en que se incurra.
CONDICIONES GENERALES
Índice de Flujo de
Procedimiento  Solamente se realizará la compra de bienes a los proveedores que se encuentren registrados como proveedores de la Pontificia
Universidad Javeriana.
Importaciones  En lo posible se realizará la compra directamente al fabricante o al distribuidor autorizado.
 El número de cotizaciones requeridas, las cuantías y las instancias facultadas para la aprobación de pedidos están definidos en la matriz
de atribuciones del Manual de Contratación (LE-P11-MN01).
 Para la aprobación de los pedidos por parte de las instancias correspondientes se requiere contar con cotizaciones vigentes, en caso
contrario se deberá cotizar nuevamente el bien. La unidad podrá enviar a la Oficina de Suministros las cotizaciones de los bienes
cuando se cuentan con ellas.
 La clasificación arancelaria de las mercancías a importar es realizada directamente por la Agencia de Aduana quien determinará la
subpartida arancelaría del bien y de acuerdo a ésta determinará el porcentaje de arancel e IVA a pagar.
 El seguro de la mercancía durante el transporte está contemplado dentro del programa de seguros con el que cuenta la Pontificia
Universidad Javeriana.

Aviso Legal: La información contenida en este documento, será para el uso exclusivo de la Pontificia Universidad Javeriana, quien será responsable por su custodia y conservación en razón de que contiene información de carácter confidencial o
privilegiada. Esta información no podrá ser reproducida total o parcialmente, salvo autorización expresa de la Oficina de Organización y Métodos de la Pontificia Universidad Javeriana.

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PROCEDIMIENTO DE COMPRAS POR IMPORTACIÓN

CONDICIONES GENERALES

 Para la creación de códigos durante la compra de equipos especializados solicitados por las unidades de la Universidad, se deberá anexar el concepto técnico emitido por
escrito por la unidad que tenga la competencia en la tecnología asociada al equipo en cuestión; dicho concepto deberá incluir los motivos y criterios que sustentan la elección
y la pertinencia de la compra. Tanto la justificación y el concepto técnico de la compra del equipo deberán ser descritos en el Formato Concepto técnico y justificación de la
compra de equipos (BS-P11-F24).
 La Oficina de Suministros adelantará el proceso de importación cumpliendo la normatividad vigente aplicable en materia de importaciones.
 La Oficina de Suministros deberá verificar con el proveedor las condiciones especiales de la mercancía (características físicas, químicas y manejos especiales de la carga).
 El Auxiliar de Importaciones deberá asegurar la obtención de los permisos y documentos que se requieran de acuerdo a la naturaleza del bien a importar, con el apoyo de la
unidad solicitante.
 De acuerdo a la modalidad de negociación realizada (términos inconterms) el Auxiliar de Importaciones deberá realizar las gestiones adicionales que se requieran para
asegurar la entrega del pedido en el sitio de destino indicado por el solicitante.
 Las compras por importación derivadas de proyectos de investigación que le aplique exención de IVA, se regirán por el Procedimiento Solicitud de Calificación de Proyectos
de Ciencia y tecnología para trámite de exención de IVA (BS-P20-PR14).
 La formalización del negocio jurídico de compra de bienes por importación, se realiza con los siguientes documentos legales:
Rango Documento contractual
0 – 20 smmlv Formato Orden de compra (LE-P11-F25)

21 smmlv – 200 smmlv Formato Orden de compra (LE-P11-F25) y/o Oferta mercantil

Superior a 200 smmlv Contrato y/o Oferta Mercantil

 El cálculo de los valores se definirá de acuerdo con la TRM establecida por la Dirección Financiera para el ejercicio presupuestal del año siguiente.
 El formato Orden de Compra (LE-P11-F25) será diligenciado manualmente y se utilizará su versión en inglés según se amerite, el contenido cuenta con la aprobación de la
Dirección Jurídica, cualquier modificación deberá ser de su conocimiento y evaluación legal.
 La carta de crédito será utilizado, cuando se hayan agotado sin éxito todos los recursos para la aceptación por parte del proveedor de un documento contractual. Lo anterior
previo concepto de la Oficina de Tesorería y revisión por parte de la Dirección Jurídica.
 La elaboración y suscripción tanto de la orden de compra, oferta mercantil como la carta de crédito, esta última en conjunto con la Oficina de Tesorería, será responsabilidad
de la Oficina de Suministros, quien adicionalmente tendrá bajo su control, seguimiento la custodia y conservación de estos documentos.
 Cualquier modificación de los términos iniciales pactados en el negocio jurídico deberá ser informada a la Dirección Jurídica para la elaboración de los otrosíes o adiciones
pertinentes.
 Periódicamente la Dirección Jurídica realizará revisión de cumplimiento del uso de los formatos jurídicos, así como de las ofertas presentadas cumpliendo los elementos
esenciales recomendados esta Unidad.

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PROCEDIMIENTO DE COMPRAS POR IMPORTACIÓN

Importaciones

INICIO Se generan 2
solicitudes:
¿Se
¿Se identifican
identifican alternativas
alternativas - Una en pesos
para
para el
el producto?
producto? Responsable asignado para pago de
Responsable Asignado 10
1 Unidad conceptos
Unidad
Si Elabora las solicitudes en logísticos
Identifica el producto y las La cotización deberá - Otra en la
especificar las PeopleSoft, verifica la
cantidades a comprar. Auxiliar de Importaciones módena de
condiciones de 6 disponibilidad presupuestal y la
Oficina de Suministros negociación.
negociación: aprobación de la solicitud.
- Sitio Informa a la Unidad las
Auxiliar de Importaciones
2 - Fecha de entrega alternativas identificadas sobre la
Oficina de Suministros - Precio de la solicitud. Auxiliar de Importaciones
Contacta a los proveedores y les mercancía 11
Oficina de Suministros
solicita la cotización del - Fletes
producto - Seguros) Solicita a la Oficina de
Responsable Asignado No Contabilidad la clave contable de
7
Unidad la importación
Responsable Asignado Revisa las alternativas
3
Unidad presentadas y envía mediante
Solicita la creación de la Envíe el formato al correo electrónico la respuesta
correo
Coordinador
referencia del producto de aceptación o rechazo de estas. 12
creacionreferencias Oficina de Contabilidad
adjuntando el formato Solicitud
@javeriana.edu.co Asigna la clave contable y la
creación de bienes y servicios
en Peoplesoft (BS-P20-F26). informa a la Oficina de
Auxiliar de Importaciones Suministros
8
Oficina de Suministros
¿La
¿La cotización
cotización cumple
cumple Elabora la pre-liquidación del
las
las condiciones?
condiciones? producto acordado en el formato A
Pre-liquidación de la importación
No (BS-P20-F21.)

Auxiliar de Importaciones
4
Oficina de Suministros
Auxiliar de Importaciones
Solicita al proveedor el envío de 9
Oficina de Suministros
la cotización con la información
Si completa. Entrega a la unidad la
información requerida para
elaborar la solicitud de compras
Auxiliar de Importaciones en PeopleSoft.
5
Oficina de Suministros
Imprime la cotización del
producto

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PROCEDIMIENTO DE COMPRAS POR IMPORTACIÓN

A
Auxiliar de Importaciones ¿La
17 Se preparan
¿La compra
compra es
es mayor
mayor
Oficina de Suministros aa 20
- Tres (3) cotizaciones 20 smmlv
smmlv yy menor
menor aa 200
200
Prepara cotizaciones y presenta smmlv?
¿Es
¿Es compra
compra de
de menor
menor oo al Jefe de la Oficina de
- Comparativos smmlv?
Compra menor cuantía - Verificaciones técnicas
mayor
mayor cuantía?
cuantía? Suministros como aprobador SI

Compra mayor cuantía Auxiliar de Importaciones

-Cotizaciones Auxiliar de Importaciones 21
18 Oficina de Suministros
-Avales y justificaciones Oficina de Suministros
Auxiliar de Importaciones emitidas por las unidades de Prepara información para el giro
13 Convierte a pedido la solicitud
Oficina de Suministros correspondientes directo al importador.
-Solicitud en el sistema PeopleSoft. No
Prepara la información - Con anticipo, sin
requerida para presentar a - Fichas técnicas pólizas, ni contratos, ni
junta de compras y entrega al -Descripciones de los bienes a ofertas mercantiles. Jefe Oficina
comprar Auxiliar de Importaciones 22
Jefe de la Oficina de 19 Oficina de Suministros
Suministros. - Modalidad de pago Oficina de Suministros - La orden de compra
acordada con el proveedor. será enviada en Ingles Aprueba la solicitud y autoriza
Diligencia el formato Orden de
al Proveedor. el pago mediante tarjeta de
Compra (LE-P11-F25) y envía al
Jefe de Oficina crédito Remítase al
14 Proveedor.
Oficina de Suministros procedimiento Compra de
bienes para pago con tarjeta de
Presenta la información de la crédito de la Oficina de
importación en la junta de Suministros (BS-P20-PR25)
compras. Auxiliar de Importaciones
20
Oficina de Suministros
Genera la orden de compra de a
¿La
¿La Junta
Junta aprueba?
aprueba? la solicitud en el sistema
PeopleSoftt realizada por la
No Unidad
Si
Auxiliar de Importaciones Con anticipo y con representante: aplica la
15
Oficina de Suministros Oferta Mercantil, debe tener pólizas, con firma
En caso de no estar del representante local y, solo si es posible, firma
¿La
¿La compra
compra esta
esta entre
entre 21
21 B
Realiza los ajustes No
creado, debe surtir el del exportador smmlv
smmlv yy 200
200 smmlv?
smmlv?
correspondientes para proceso con la Oficina
presentar nuevamente. de Contabilidad, de Con anticipo y sin representante: aplica orden de Sí
acuerdo con el compra con carta de aceptación por parte del
Auxiliar de Importaciones Procedimiento Registro exportador. Auxiliar de Importaciones
16 Tributario de 23
Oficina de Suministros Cuando la representación no esté inscrita en la Oficina de Suministros
Proveedores (BS-P10- Cámara de Comercio, quedará explícita la cláusula
Verifica la creación del Diligencia la Oferta Mercantil
PR11) de representatividad sugerida por la Dirección
proveedor para realizar la (LE-P11-F26) o Formato orden de
solicitud de la compra. Jurídica.
compra (LE-P11-F25) y envía al
En caso de alguna dificultad para la constitución
proveedor.
de la garantía se expondrá el caso a la Dirección
Jurídica.
a

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B
Auxiliar de Importaciones
24
Oficina de Suministros
Consolida los documentos y realiza
la solicitud de elaboración de
contrato a la Dirección Jurídica.
Remítase al Procedimiento
Verificación y Radicación de
documentos ( LE-P10-PR03).
Auxiliar de Importaciones
25
Oficina de Suministros
Revisa el contrato elaborado y
envía a la Unidad solicitante, en
caso que aplique, para revisión
técnica.
Jefe Oficina
26
Oficina de Suministros
Revisa el contrato y registra su
firma en señal de aprobación.
Auxiliar de Importaciones
27
Oficina de Suministros
Radica en la Dirección Jurídica
para firma de la instancia
respectiva.
Auxiliar de Importaciones
28
Oficina de Suministros
Formaliza la orden de compra con
el proveedor con el envío de esta.
Oficina de Organización y Métodos
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PROCEDIMIENTO DE COMPRAS POR IMPORTACIÓN
Auxiliar de Importaciones
29 - La orden de compra solo se envía al Proveedor
- La orden de compra solo se envía al Oficina de Suministros cuando al contrato este firmado por las partes (no
Proveedor cuando al contrato este firmado aplica para montos entre $0 y $200 smmlv).
por las partes. Radica en la Oficina de Cuentas por
pagar la solicitud de causación del
- Si es un anticipo parcial o por el monto completo
debe radicarse en la Oficina de Cuentas por Pagar
Con anticipo y con representante: debe tener pago al proveedor. Remítase al la cotización o proforma y la hoja de vida de la
pólizas, con firma del representante local y, Procedimiento Administración de liquidación.
solo si es posible, firma del exportador
Cuentas por Pagar (FI-P13-PR32).
Con anticipo y sin representante: en caso de
que el exportador se niegue a firmar cualquier
Auxiliar de Importaciones
documento contractual, la compra se debe 30
realizar con carta de crédito. Oficina de Suministros
Solicita el código Swift generado
por la Oficina de Tesorería y lo
envía al proveedor.
Auxiliar de Importaciones
31
Oficina de Suministros
Confirma con el proveedor que el
pago haya sido exitoso y coordina
el despacho de la mercancía.
Auxiliar de Importaciones
32
Oficina de Suministros
Realiza seguimiento al
cumplimiento de las condiciones
de negociación.
33 Proveedor
Confirma que se encuentra listo
a
para realizar el despacho de la
compra.
C
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C Auxiliar de Importaciones
Auxiliar de Importaciones
34
Oficina de Suministros
Recibe de la Agencia de Aduanas
la pre-liquidación del anticipo.
Auxiliar de Importaciones
35
Oficina de Suministros
Radica la solicitud de giro en la
Oficina de cuentas por pagar el
anticipo, relacionando el
relacionando el número de la
solicitud realizada.
Auxiliar de Importaciones
36
Oficina de Suministros
Coordina la logística internacional
de despacho con el proveedor, el
Agencia de carga, Agencias de
Aduana
Analista de Importaciones
37
Oficina de Suministros
Envía y confirma la recepción de
la documentación con la Agencia
de Aduanas.
Auxiliar de Importaciones
38
Oficina de Suministros
Presenta la documentación
soporte ante la DIAN, pago de
tributos aduaneros y obtención de
levante de mercancía
Oficina de Organización y Métodos
No
Se confirma:
- Instrucciones
relacionadas la
importación
- El pago realizado
El proceso de
nacionalización esta a
cargo del Agencia de
Aduanas, sin
embargo debe desde
la Oficina de
Suministros realizar
seguimiento y brindar
la información que se
requiera.
CÓDIGO: BS-P20-PR08 VERSIÓN: 1 FECHA: Marzo de 2014
PROCEDIMIENTO DE COMPRAS POR IMPORTACIÓN
Auxiliar de Importaciones
39 44
Oficina de Suministros Oficina de Suministros
Coordina la Unidad solicitante el Realiza la legalización de la
lugar, fecha y hora de entrega de factura de compra al proveedor
la solicitud y luego coordina con con el Auxiliar de Facturación de
la Agencia de Aduanas. la Oficina de Suministros.
La información de
legalización incluye:
- ID pedido
40 Unidad Solicitante Auxiliar de Importaciones - ID de recepción
45
Oficina de Suministros - No. de Factura
Recibe los productos o equipos - Valor
Legaliza los anticipos de la
de la solicitud. Agencia de Aduanas con la - No. de comprobante
factura y los demás gastos de
importación.
- Si es sobre el pago
¿Hay
¿Hay inconsistencias?
inconsistencias? completo:
Entrega Factura original
Auxiliar de Facturación
Si 46 - Si es para un segundo
Oficina de Suministros pago:
Radica las facturas en la Oficina Adjunta factura y hoja de
41 Unidad Solicitante vida de la importación
de cuentas por pagar para el
trámite de la misma y actualiza el -Legalización anticipo de
Informa a la Oficina de control que se tiene de estas. Agencia de Aduana:
Suministros las inconsistencias Adjunta Factura de Agencia
que se presenten. de Aduana.
Coordinador de
47 Importaciones
Auxiliar de Importaciones Oficina de Suministros
42
Oficina de Suministros
Solicita al Auxiliar de
Contacta al proveedor, informa
Importaciones y/o Auxiliar de
la inconsistencia y realiza
Facturación la liquidación de la
seguimiento a la solución de la
importación
misma.
Auxiliar Importaciones /
Auxiliar de Importaciones
43 48 Auxiliar de Facturación
Oficina de Suministros
Oficina de Suministros
Elabora, firma y envía a la Oficina Recibe de la Oficina de
de Suministros Acta de entrega y Contabilidad el listado de las
recibido a satisfacción. importaciones contabilizadas en
el mes.
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PROCEDIMIENTO DE COMPRAS POR IMPORTACIÓN

D
El proceso de conciliación
se realiza en conjunto
Auxiliar Importaciones / con la Oficina de
49 Auxiliar de Facturación Contabilidad
Oficina de Suministros
Verifica que las liquidaciones
contengan la totalidad de los
gastos en los que se incurrieron.

Auxiliar Importaciones /
50 Auxiliar de Facturación
Oficina de Suministros
Envía a la Oficina de Activos Fijos
copia de la factura, hoja de
liquidación y declaraciones de
importación.
Remítase al Procedimiento alta,
codificación y personalización
de Activos Fijos FI-P50-PR01

Auxiliar Importaciones /
51 Auxiliar de Facturación
Oficina de Suministros
Solicita la liberación de saldos al
Analista de la Oficina de
Suministros.

FIN

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PROCEDIMIENTO DE COMPRAS POR IMPORTACIÓN

REVISADO POR APROBADO POR

Jefe de la Oficina de Suministros
Director de Servicios Universitarios
Coordinador de Importaciones

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