DESARROLLO E IMPLEMENTACIÓN DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN DE

CALIDAD EN BIOHERBS C.I S.A.S

CHIA- CUNDINAMARCA.

Johana Carolina Méndez Contreras*

ABSTRACT

Ensuring the innocuousness, quality and preservation of the environment in food production
processes, is currently a responsibility of BioHerbs, a company established in 2004 in the
rural area of Chía - Colombia with the purpose of producing and exporting aromatic herbs
and fruits to the international market. The purpose of this project was to standardize processes
through the design, development and implementation of quality management systems, setting
out in detail the steps to be followed, starting with the identification of the requirements and
the different evaluation channels of a certification process These parameters constitute a
guarantee in the protection of human health by developing alternative production models
which involve social, economic, environmental, administrative and regulatory components,
deploying activities that allow the production regulation and distribution processes.

RESUMEN

Velar por la inocuidad, calidad y preservación del ambiente en los procesos de producción
alimentaria, es actualmente, una responsabilidad de BioHerbs, una compañía establecida en
2004 en el área rural de Chía - Colombia con el propósito de producir y exportar hierbas
aromáticas y frutas al mercado internacional. El propósito de este proyecto radicó en la
estandarización de procesos a través del diseño, desarrollo e implementación de sistemas de
gestión de calidad, exponiendo en detalle los pasos a seguir, empezando con la
identificación de los requerimientos y las distintas vías de evaluación para un proceso de
certificación. Estos parámetros constituyen una garantía en la protección de la salud
humana desarrollando modelos alternativos de producción que involucran componentes de
tipo social, económico, ambiental, administrativo y normativo, desplegando actividades que
permitan la regulación de los procesos de producción y distribución.
Palabras clave

Mejoramiento, alta gerencia, principios, eficiencia, cultura, calidad, Políticas, enfoque al

cliente, compromiso de partes interesadas.

INTRODUCCIÓN

Actualmente Colombia viene en un crecimiento importante de exportación de plantas

aromáticas, con la llegada del conocimiento y técnicas en medicina alternativa, gastronomía
y el auge de la homeopatía, aromaterapia, se da a conocer un sector diferente en modelos de
negocio.

Sin embargo, este sector aún no está formalizado y los requerimientos del mercado y la
legislación establecen cumplir con requisitos específicos para el adecuado funcionamiento.
Esta situación ha hecho necesario profundizar en la investigación de los procesos de diseño
e implementación de sistemas de gestión de calidad en cultivos de plantas de procesos de
aromáticas en fresco, las operaciones de transformación y el aseguramiento de la calidad, de
manera que se logre garantizar a lo largo de su cadena la inocuidad y bioseguridad los
alimentos.

La necesidad que tienen los productores de ampliar sus mercados y las posibilidades de tener
mercados más sostenibles ha generado el problema a solucionar, el cual consiste, en el
desconocimiento de los productores, de los requisitos obligatorios y de mejora que deben
cumplir tanto como productores, como exportadores. La implementación de un sistema de
gestión de calidad de acuerdo con estándares internacionales es de vital importancia para la
empresa acogida en este proyecto, ya que con él se podrá definir claramente una estructura
eficaz y competitiva en los diferentes procesos desarrollados, generando técnicas de mejora
continua en su sistema de gestión, desarrollando metodologías de gestión eficiente, enlazado
directamente en la satisfacción del cliente y el cumplimiento de metas organizacionales.

Requisitos Generales

La competitividad de una empresa se emite principalmente por la calidad, ya sea del

producto o servicio que ofrezca. Pero hablar de calidad no es un evento fortuito. Asimismo,
se hace referencia a una estructura organizacional minuciosa, que hace atento caso de un
proceso de trabajo efectivo y confiable (González, 2015). Este proceso de producción es
quien permite la implementación de estándares de calidad. Implementar un Sistema de
Gestión de la Calidad, conforme a los requisitos que establece la norma de calidad ISO
9001:2008 y la norma de certificación Primus GFS, ayuda a resolver problemas prácticos.
Estas normas servirán para mejorar y estandarizar la calidad y la gestión de BioHerbs.

METODOLOGIA

Tipo de investigación: Descriptiva.

Enfoque de investigación: Mixta (Cualitativa/Cuantitativa)

Esta metodología permitirá realizar un análisis de las normas que se requieren implementar
(NTC ISO 9001: 2015 y norma internacional de BPM Primus GFSI), esto con el fin de
definir que documentos se requieren para su aplicación e identificación de los diferentes
procesos involucrados.

Así mismo, este proyecto sirve como inicio de planificación de procesos de certificación y
mejora continua de los procesos establecidos, de esta manera lograr cumplir con los
requerimientos y especificaciones de las normas que se quieren aplicar.

Población y muestra
Población. Correspondió a la empresa Semillas del Llano S.A.S., ubicada en la calle 5B
No. 22-36 La Alborada, municipio de Villavicencio.

Muestra. Se diseñó, elaboró y aplicó una entrevista al Gerente, con la finalidad de conocer
e identificar los aspectos relacionados con la aplicabilidad de los lineamientos de la NTC -
ISO 9001:2015.

Fuentes y técnicas de recolección de la información

Fuentes primarias. Se diseñó, elaboró y aplicó una entrevista a las directivas de BioHerbs
logrando identificar los aspectos más relevantes de la compañía.
Fuentes secundarias. Norma NTC - ISO 9001:2015. Internet, libros y documentación de la
empresa.

Dentro del desarrollo del proceso metodológico se tendrá en cuenta los siguientes puntos
de investigación:

Diagnostico
Realizar un diagnóstico acerca de los procesos implementados, el nivel de cumplimiento
respectos a las normas a implementar.

✓ Revisión y análisis de la norma y los requisitos requeridos para cubrir las diferentes
necesidades.

✓ Identificación de los procesos a tener en cuenta en el alcance y los productos de la

compañía.

Análisis de procesos
Desarrollar un análisis acerca de los procesos productivos de la compañía con el fin de
establecer los mapas de proceso y el alcance de las normas a implementar.

✓ Elaboración del diagnóstico guía por medio de listas de verificación.

Elaborar los manuales, políticas, procedimientos y formatos necesarias exigidos por la

norma NTC ISO 9001: 2015 y norma internacional de BPM Primus GFSI

Diseño documental
Se establecerán los elementos necesarios para la elaboración del sistema de gestión
documental para ello se tendrán en cuenta:

✓ Definición de la jerarquía, autoridad y responsabilidad de la elaboración de la

documentación.

✓ Definición de los formatos que demostraran a través de los registros el

cumplimiento de los lineamientos establecidos.

• Elaboración documental
Elaboración de manuales de calidad
Elaboración de políticas, procedimientos, instructivos y formatos
Revisión y aprobación de los documentos creados por parte del personal autorizado.
Divulgación de documentos a las áreas involucrados en el alcance de la norma.

Seguimiento y control
Realizar el seguimiento y control de los procesos a través de auditorías internas.

Sensibilizar a los colaboradores en la importancia del sistema de gestión de calidad en la

compañía
Capacitar a líderes de procesos en el manejo de auditoria interna.
Desarrollar auditoria interna en BioHerbs CI SAS
Generar informes de gestión de auditoria.
 RESULTADOS

Fase 1: Diagnostico
Cumplimiento de requisitos Norma ISO 9001:2015 /Primus GFS

Nivel de cumplimiento Fase 1: 37%

Fase 1
Critico 28%
Mayor 58%
Menor 25%
Promedio cumplimiento 37%

CUMPLIMIENTO FASE 1
DIAGNOSTICO
70%

60% 58%

50%

40% 37%

30% 28%
25%

20%

10%

0%
Critico Mayor Menor Promedio cumplimiento

Análisis: Validando la estructura de la norma ISO 9001:2015 y Primus GFS se logra

evidenciar que durante su proceso de diagnóstico cuenta con un bajo cumplimiento
respecto a los requerimientos cumplidos, es decir que sus puntos fundamentales aún
no se encuentran establecidos, ni adoptados dentro de la compañía. Por lo tanto, es de
gran importancia realizar el desarrollo de los documentos necesarios y la
implementación de procesos de mejora.
 Fase 1: Implementación
Cumplimiento de requisitos Norma ISO 9001:2015 /Primus GFS

Nivel de cumplimiento Fase 1: 87%

Fase 2
Critico 90%
Mayor 85%
Menor 85%
Promedio cumplimiento 87%

CUMPLIMIENTO FASE 2
100%
90%
90% 85% 85% 87%

80%

70%

60%

50%

40%

30%

20%

10%
Critico Mayor Menor Promedio cumplimiento

Análisis: De acuerdo a la revisión de estándares y requisitos es necesario realizar la

implementación de los siguientes puntos críticos que dentro del proceso se
distribuyeron como “Críticos”, esto debido a que dentro de la identificación de la
gestión de riesgos en la empresa, se denota cuando a partir de éste, se toman las
decisiones para el mantenimiento y mejora del Sistema de Gestión de Calidad,
asociado al tratamiento de los riesgos y la responsabilidad de los cargos críticos
identificados en el proceso de diagnóstico de manera que permita gestionar el
tratamiento de los riesgos competentes a sus actividades
 PUNTO DE EVALUACIÓN
¿La planta se encuentra alejada de
focos de contaminación?
¿La edificación se encuentra
diseñada y construida de manera
que protege los ambientes de
producción de plagas, animales y
otros agentes contaminantes?
¿Se cuenta con filtro sanitario (lava
bota) a la entrada de áreas de
proceso o manipulación?
El agua utilizada en la planta es
potable, existe control diario del
cloro y se llevan registros
CLASIFICACIÓN Plan de trabajo
Se deberá realizar una limpieza de las
áreas externas de modo que no se
evidencien residuos y equipos en sitios
CRITICO
inadecuados, es importante y obligatorio
realizar la recolección de lodos que
están al ingreso de la poscosecha
Se evidencia foco de contaminación en
CRITICO
la entrada de poscosecha
Pendiente realizar su implementación
CRITICO
hasta el término de las obras
Elaborar formato de registros de control
CRITICO
de cloro en agua potable

RECOMENDACIONES
 Implementar las actividades descritas en la documentación de manera que se realice
el desarrollo correcto del sistema integrado de gestión, teniendo en cuenta , esta
implementación contribuirá a la acreditación de los sistemas descritos.
 Inspeccionar periódicamente la documentación establecida en los procesos con el
fin de ir actualizando y mejorando los procesos y actividades realizadas en la
empresa.
 Se recomienda a la gerencia emprender actividades en donde se realice
planificación estratégica de calidad, de manera que se mantenga constante
comunicación con los diferentes procesos a fin de ir generando la documentación
necesaria que permita la mejora de cada área BioHerbs acorde a los criterios de
certificaciones de las normas implementadas.
 Implementar los programas de capacitación continua del personal permitirá de
modo que se logre consolidar un mayor compromiso en el desarrollo de su trabajo,
creando herramientas de calidad que aseguren el desarrollo eficiente y eficaz del
sistema.
 BioHerbs debe mantener la implementación del Sistema de Gestión de Calidad
generando, usando correctamente la documentación creada para el sistema,
garantizando el continuo seguimiento y evaluación.
 CONCLUSIONES

 El enfoque basado en proceso de la versión NTC – ISO 9001.2015 y la norma

internacional Primus GFS , permite a la BioHerbs incrementar la flexibilidad y
capacidad de respuesta a los requerimientos de los clientes, minimizando los costos
de operación, debido a que se previenen los efectos generados por los riesgos
inherentes a cada etapa del proceso.

 Con los procedimientos que se implementan en la empresa, se logrará evitar las

prácticas erróneas o aquellas actividades que se están ejecutando de manera
equivocada y se podrá establecer un modelo de mejora continua en cada proceso.
Así mismo, se tendrá parte de la documentación necesaria para la certificación en
cuanto a la gestión de la calidad, lo cual es realmente importante para la empresa, ya
que con ello, podrán obtener una empresa altamente competitiva, organizada y
consolidada, ofreciendo a sus clientes servicios principalmente de alta calidad.

 Un Sistema de Gestión de Calidad debe ser considerado por la organización como

una herramienta preventiva, por ello la norma NTC – ISO 9001:2015, integra la
gestión de riesgos para fomentar en las compañías la identificación de todos los
riesgos potenciales que tiene en el actuar de sus funciones. La integración de gestión
de riesgos en la norma NTC - ISO 9001:2015, permite que la organización sea
conforme a los requisitos de otras normas certificadores de carácter ambiental, de
seguridad, entre otras.
 REFERENCIAS

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