1.

1 IMPORTAR EN EXCEL EL BALANCE SUMAS Y SALDOS DE UNA FILIAL Y PREPARAR SUS

ESTADOS FINANCIEROS

Importar un balance de sumas y saldos de una filial extranjera en un archivo de datos en

formato texto (.txt, .html…)

Se abre el fichero “Balance sumas y saldos.txt” con Excel. Si el fichero tiene formato texto la
importación se realiza con el asistente para importar ficheros de texto, si el formato es .html
Excel lo abre directamente.

Se eliminan las columnas sin datos y se inserta una columna con la cuenta equivalente del PGC
2007 con una fórmula BUSCARV, que la selección del fichero “Equivalencias Cuentas
Italianas.xlsx”:

=BUSCARV(valor buscado;matriz de búsqueda;columna a devolver;ordenado)

Shortcuts
-Seleccionar columna: CTRL + barra espaciadora
-Seleccionar fila: ALT + barra espaciadora
-Seleccionar área: ALT + *
-Insertar fila o columna: CTRL + “+” (con la fila o columna donde se va a insertar seleccionada)
-Cambiar de hoja: CTRL + “Re Pág” ó “Av Pág”
-Cambiar de programa: ALT + SHIFT
-Aplicar formato número con 2 decimales y separación millares: CTRL+ALT+1
-Ver las fórmulas de una hoja: ALT + º
Se inserta otra columna con el código financiero utilizando la fórmula BUSCARV en
“CodigosFinancieros.xlsx”.

Se inserta otra columna con el nombre de la sociedad (CDI), y para el siguiente ejercicio se
copian todos los valores seleccionándolos con CTRL+ALT+* varias veces y se cambian los
nombres de las empresas.

Aplicar filtros avanzados

Ir a Datos/Avanzados

Hay que incluir las lineas con las cabeceras en los rangos seleccionados, y todas las condiciones
en cada línea.

Ojo con los valores incompletos que Excel filtra por todo lo que empiece por ese valor
(ejemplo: CDI, filtra CDI2, CDI3…).

Ventajas sobre el filtro tradicional: permite ver los valores que se están filtranto y exportar los
valores filtrados a otra hoja.

Generar un balance y una cuenta de resultados

Se abre el archivo “Modelo Balances Filial.xlsx” y se suman los valores de cada epígrafe del
balance y cuenta de resultados con la función SUMAR.SI:

=SUMAR.SI(rango;criterio;rango suma)
1.2 CONSOLIDACION DE SOCIEDADES CON TABLAS DINAMICAS

Se copian los asientos de las 2 sociedades del grupo y los ajustes de consolidación que se
encuentran en los ficheros: “Asientos Clinicas Dentalia España.xlsx”, “Asientos Clinicas Dentalia
Italia.xlsx” y “Asientos Clinicas Dentalia Ajustes de Consolidación.xlsx”, en una hoja añadiendo
una columna con la identificación de la sociedad de origen.

Se genera una tabla dinámica agrupada por cuenta contable y que permita filtrar la sociedad y
la fecha. Filtrar los datos acumulados hasta 30/6/2009. Delante se inserta una columna con el
código financiero (utilizando la formula SI.ERROR, para poder arrastrar hasta el final sin que se
generen errores).

Hacemos que la tabla dinámica se actualice automáticamente cuando se añadan filas con la
fórmula DERSREF y CONTARA:

=DESREF(celda;num filas;num columnas;alto;ancho)

=CONTARA(rango)

Se nombra el rango de la hoja (en Fórmulas/Asignar nombre de un rango) donde están los
movimientos contables utilizando la fórmula:

=DESREF(ASIENTOS!$A$1;;;CONTARA(ASIENTOS!$A:$A);CONTARA(ASIENTOS!$1:$1))
En el origen de datos de la tabla dinámica se indica el nombre del rango definido DATOS (no
“=ASIENTOS”), en lugar de definir el rango, o se cambia el origen de datos una vez creada la
tabla dinámica en “Herramienta de tabla dinámica/Opciones/Cambiar origen de datos”.NO
FUNCIONA SI SE CAMBIA EL RANGO POR UN NOMBRE

Ojo:
-No poner al rango el nombre de ningún objetos del archivo.
-Cuando se actualizan los datos los nuevos datos aparece al final.
-A veces da un error de referencia.
Se crea el informe de cuenta de resultados utilizando la fórmula de SUMAR.SI o la fórmula
matricial de SUMAPRODUCTO en le archivo “Modelo Cuenta Resultados.xlsx”:

=+SUMAPRODUCTO(('[Consol Asientos.xlsx]SYS ASIENTOS'!$A$7:$A$200=F5)*('[Consol

Asientos.xlsx]SYS ASIENTOS'!$D$7:$D$200)*(-1))

Ojo, no coger columnas completas con fórmulas matriciales porque no funcionan, y no coger la
línea de cabecera, sino no funciona.

Las fórmulas matriciales se activan con CTRL+SHIFT+ENTER y aparece la fórmula entre

corchetes.

Ventajas de la fórmula matricial, permite utilizar varias condiciones mientras que la fórmula de
SUMAR.SI solo permite aplicar una condición.

Ver como cambia la cuenta de resultados en función de la empresa seleccionada en la tabla

dinámica.
Consolidación tablas dinámicas

EN LAS HOJAS DE ASIENTOS SE DEJA EN LA PRIMERA COLUMNA LA CUENTA CONTABLE EN LA

ULTIMA LOS IMPORTES, (AUNQUE EL RESTO DE COLUMNAS SE PUEDEN BORRAR), ES EL DATO
QUE LUEGO APARECERÁ EN LA TABLA DINÁMICA.

Se nombran los distintos rangos que se van a consolidar, pueden ser de distintas hojas o
incluso libros. Los llamamos “España”, “Italia” y “Ajustes”.

Se abre una nueva hoja Excel y se ejecuta el “Asistente de tablas y gráficos dinámicos”,
“Rangos de consolidación múltiples” y “Campos de página personalizados”.
Examinar, se selecciona el libro y se le añade el nombre del rango editado “España”, “Italia” o
“Ajustes”.

Se indica el campo de filtro de cada una de las hojas: “España”, “Italia” o “Ajustes” y el periodo
que se quiere filtrar.

Se finaliza y se obtiene la tabla dinámica.

1.3 ENLACE DE EXCEL CON OTRAS BASES DE DATOS ATRAVES DE ACCESS

Crear la base de datos en Access

Se abre una sesión de Access y se crea una nueva base de datos. En Datos Externos/Excel se
importan los archivos de ASIENTOS, CODIGOS FINANCIEROS y PRESUPUESTO 2009 y
PRESUPUESTO 2010. En realidad se deberían vincular a las tablas donde se encuentran las
transacciones contables de la base de datos del programa de contabilidad mediante una
consulta OCDB.

En Crear/Consultas/Diseño de consulta, se crea una consulta que llamaremos “FiltroContable”

con los datos asientos contables de 2009, otra con los datos del presupuestos de 2009 que
llamaremos “FiltroPresupuesto2009” y otra con los del presupuesto de 2010 que llamaremos
“FiltroPresupuesto2010”.

Para ello se seleccionan las tablas de asientos y códigos financieros y se vincular por la clave de
identificación “Cuenta contable”, arrastrando un campo de una tabla a otra.
A continuación se seleccionan los campos que se van a necesitar para el análisis:

-La sociedad. Se podría filtrar para no coger los datos de alguna sociedad con <> “Nombre
sociedad”

-El número de asiento.

-El año y mes de la fecha de cada registro. Se pueden añadir campos calculados como el año o
el mes en función de la fecha u otros datos.

Explicar primero como funcionan es Excel

AÑO: Año(ASIENTOS![Fecha])

MES: Mes(ASIENTOS![Fecha])

Ojo: No se indica Tabla

-La cuenta contable.

-El texto de la transacción.

-El importe.

-El Código Financiero.

-La descripción financiera del código.

-El grupo de la cuenta contable.

-El origen del dato. Se pueden rellenar columnas con campos de texto.

DATOS: "CONTABILIDAD"

Se repite la operación con las tablas de presupuestos teniendo cuidado de mantener la misma
estructura de columnas.

Se crea una Consulta de Unión, que una los datos de “FiltroContable” y

“FiltroPresupuesto2009” en una sola consulta, y otra que una “FiltroContable” y
“FiltroPresupuesto2010” en otra consulta, que serán de las que luego tomarán los datos las
tablas dinámicas que se utilicen.

TABLE [CONSULTA1] UNION ALL TABLE [CONSULTA2];

Crear origen de datos

Se va a Inicio/ Panel de control/ Rendimiento y mantenimiento/ Herramientas Administrativas/

Origen de datos (ODBC).

Se va a DSN de archivo y se agrega el tipo de origen que se va a crear: “Microsoft Access Driver
(*.mdb, *.accdb).
Se indica el nombre (OrigenDatosDentalia) y dónde se quiere guardar el Origen de datos que
se va a crear.

Se selecciona la base de datos que se ha creado anteriormente en Access (Clínicas

Dentalia.accdb).
Se genera el mensaje

Vincular una tabla dinámica al origen de datos creado

Se abre una hoja Excel y se inserta una tabla dinámica seleccionando una tabla de datos
externa.

Se selecciona el Origen de datos creado.

Se selecciona la consulta de unión creada en la base de datos y se acepta.

Crear una tabla dinámica para análisis de gestión

Se inserta una tabla dinámica con origen de datos externo en una consulta de unión entre los
datos contables y el presupuesto de 2010.

Crear la siguiente tabla para análisis del margen bruto obtenido por CDE los primeros 6 meses
de 2010 en comparación con los importes presupuestados.
Con filtro de informe: GrupoCta, CodFin, Sdad y Fecha. En las filas DescFin, y en las columnas
Datos y Año. En la fecha se seleccionan los 6 primeros meses de 2009 y 2010.

Se ordenan las filas arrastrándolas y se configura para que no se cambien cada vez que se
actualizan los datos.

Poniéndose sobre las filas, se va a Ordenar (en el menú Opciones o apretando el botón
izquierdo del ratón).

Se selecciona “Más opciones” y se desmarca ordenar automáticamente.

Hacer doble click sobre alguno de los datos que se quieren analizar y ver los datos origen.

Copiar la tabla y filtrar por gastos de explotación en GrupoCta.

Crear tablas dinámicas para generar estados financieros

Se crea una tabla dinámica con los códigos financieros en las filas y las fechas en las columnas,
las fechas se pueden agrupar por año y mes.

Ojo: coger desde el 31/12/08, no ocultar 2008 y 2009 porque sino no hay asiento de apertura,
sobretodo en la hoja del acumulado

Ojo: poner en la consulta el origen y seleccionar CONTABILIDAD

Para el balance los valores tienen que ser acumulados. Se sitúa sobre una celda de valores de
la tabla y se va a Configurar campo, en Mostrar valores como se selecciona Total, en fecha que
es el dato que está en las columnas.
Para la cuenta de resultados los datos no tienen que estar acumulados por lo que se genera
una tabla normal.

Se abre el archivo MODELO EEFF y se completan las columnas con los datos de la cuenta de
resultados, activo y pasivo para los meses de enero y febrero utilizando la fórmula matricial:

{=SUMA((Cuadro Datos EEFF.xlsx]Mensual'!$A$8:$A$64=$AD5)*(Cuadro Datos

EEFF.xlsx]Mensual'!$O$8:$O$64))}

Se revisa la hoja del cash flow para el mes de febrero. Ojo, no todas las celdas están vinculadas
ya que existen operaciones que hay que ajustar manualmente (ventas de inmovilizado,
obtención de financiación, etc.).

IMPRIMIR HOJA MOSTRANDO FORMULAS CASH-FLOW