Microsoft Dynamics 365

Andreas Luszczak
Microsoft Dynamics 365

for Finance and Operations,
Enterprise Edition
Anwenderwissen zur
Unternehmenslösung von Microsoft
Microsoft Dynamics 365 for Finance and
Operations, Enterprise Edition
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Andreas Luszczak
Microsoft Dynamics 365

for Finance and Operations,
Enterprise Edition
Anwenderwissen zur
Unternehmenslösung von Microsoft
Andreas Luszczak
Wien, Österreich
ISBN 978-3-658-19799-5 ISBN 978-3-658-19800-8 (eBook)

https://doi.org/10.1007/978-3-658-19800-8
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lierte bibliografische Daten sind im Internet über http://dnb.d-nb.de abrufbar.
Springer Vieweg
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Die Anschrift der Gesellschaft ist: Abraham-Lincoln-Str. 46, 65189 Wiesbaden, Germany
Vorwort
Zu diesem Buch
Das vorliegende Buch bietet einen umfassenden Einstieg in die Bedienung und in
die Abwicklung von Geschäftsprozessen mit Microsoft Dynamics 365 for Finance
and Operations. Daneben wird über eine durchgehende Betrachtung der
Kernprozesse aber auch erfahrenen Benutzern die Möglichkeit gegeben, zentrale
Themen rasch nachschlagen zu können. Konsequent aufeinander aufbauende
Übungsaufgaben unterstützen das Verständnis der Zusammenhänge.
Anwendungsversion und Übungsaufgaben

Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations, Enterprise Edition, in der im
Juli 2017 veröffentlichten Version ist die Anwendungsversion, die diesem Buch
zugrunde liegt. Der Name der Anwendung wird nachfolgend mit „Dynamics 365“
abgekürzt.
Als Basis für die Hinweise zu Neuerungen dient ein Vergleich mit der Version
Dynamics AX 2012 R3. Für Abbildungen und Übungsaufgaben ist das
Unternehmen USMF im Standard-Demosystem von Microsoft herangezogen
worden. Davon ausgenommen sind die Abbildungen zur Steuereinrichtung, für
die der deutsche Mandant DEMF genutzt worden ist.
Detailliertere Beschreibungen und Unterstützung bei der Lösung der Aufgaben
können im Online-Service des Verlags oder über folgende Internetadresse erhalten:
http://www.luszczak.net
Unter dieser Adresse finden Sie auch Hinweise zu Änderungen in Updates von
Microsoft Dynamics 365, falls diese im Zusammenhang mit diesem Buch relevant
sind. Bei Fragen oder Anregungen zu diesem Buch kontaktieren Sie mich über
diese Webseite oder per E-Mail an meine Adresse lua@addyn.com.
Danksagung
Abschließend möchte ich die Gelegenheit wahrnehmen, mich bei allen zu
bedanken, die bei der Entstehung dieses Buches mitgewirkt haben.
Insbesondere erwähnen möchte ich Matthias Gimbel (STZ IT Business Consulting)
und Ingo Maresch (Solutions Factory Consulting) auf fachlicher Seite sowie Sabine
Kathke auf Seite des Verlags Springer Vieweg. Besonderer Dank gilt auch meiner
Familie – Sonja, Felix und Caroline.
Andreas Luszczak
Inhaltsverzeichnis
1 Microsoft Dynamics 365/AX im Überblick ............................................................. 1

1.1 Dynamics 365, Dynamics AX und Axapta ................................................... 1
1.2 Übersicht zur Dynamics 365 ERP-Lösung .................................................... 2
1.2.1 Funktionsumfang.................................................................................. 3
1.2.2 Implementierung .................................................................................. 3
1.2.3 Datenstruktur ........................................................................................ 4
1.2.4 Belegprinzip .......................................................................................... 4
2 Grundlagen und allgemeine Funktionen ................................................................ 7

2.1 Benutzeroberfläche und Systembedienung .................................................. 7
2.1.1 An- und Abmeldung ............................................................................ 7
2.1.2 Navigation ............................................................................................. 7
2.1.3 Elemente der Benutzeroberfläche ..................................................... 12
2.1.4 Systembedienung................................................................................ 21
2.1.5 Filter und Sortierung .......................................................................... 27
2.1.6 Hilfefunktion ....................................................................................... 33
2.1.7 Übungen zum Fallbeispiel ................................................................. 34
2.2 Druckfunktionen und Auswertungen ........................................................ 36
2.2.1 Druck von Berichten ........................................................................... 36
2.2.2 Integration von Microsoft Office ...................................................... 41
2.2.3 Übung zum Fallbeispiel ..................................................................... 43
2.3 Weiterführende Funktionen ......................................................................... 43
2.3.1 Benutzeroptionen und Personalisierung ......................................... 43
2.3.2 Datensatzinformationen und Vorlagen ........................................... 47
2.3.3 Übungen zum Fallbeispiel ................................................................. 50
2.4 Globales Adressbuch ..................................................................................... 50
2.4.1 Parteien und Adressen ....................................................................... 50
2.4.2 Adressbücher....................................................................................... 52
2.4.3 Übung zum Fallbeispiel ..................................................................... 54
3 Beschaffung ............................................................................................................... 55
3.1 Geschäftsprozesse im Beschaffungswesen ................................................. 55
3.1.1 Grundkonzept der Beschaffungsprozesse....................................... 55
3.1.2 Auf einen Blick: Abwicklung von Einkaufsbestellungen.............. 58
VIII Inhaltsverzeichnis
3.2 Lieferantenverwaltung ................................................................................. 60

3.2.1 Kreditorenstammdaten ..................................................................... 60
3.2.2 Skonto und Zahlungsbedingung ..................................................... 65
3.2.3 Integration von Haupt- und Nebenbuch ........................................ 68
3.2.4 Übungen zum Fallbeispiel ................................................................ 70
3.3 Produktdaten in der Beschaffung ............................................................... 70
3.3.1 Verwaltung von Beschaffungskategorien....................................... 71
3.3.2 Einkaufsbezogene Produktdaten ..................................................... 73
3.3.3 Einkaufspreisverwaltung .................................................................. 79
3.3.4 Übungen zum Fallbeispiel ................................................................ 84
3.4 Einkaufsbestellung ........................................................................................ 85
3.4.1 Grundlagen der Bestellabwicklung ................................................. 85
3.4.2 Verwalten von Einkaufsbestellungen ............................................. 87
3.4.3 Änderungsmanagement und Bestellungsgenehmigung .............. 96
3.4.4 Storno und Löschfunktion ................................................................ 98
3.4.5 Einkaufsabfrage und Bestellbestätigung ........................................ 99
3.4.6 Übungen zum Fallbeispiel .............................................................. 103
3.5 Wareneingang .............................................................................................. 103
3.5.1 Grundlagen des Wareneingangs.................................................... 103
3.5.2 Zugangsliste...................................................................................... 105
3.5.3 Lager-Erfassung ............................................................................... 105
3.5.4 Produktzugang ................................................................................. 109
3.5.5 Eingang abweichender Mengen..................................................... 111
3.5.6 Bestellungsstatus und Abfragen .................................................... 114
3.6 Rechnungseingang ...................................................................................... 118
3.6.1 Erfassen und Buchen des Rechnungseingangs ............................ 118
3.6.2 Bestellungsstatus und Abfragen .................................................... 124
3.7 Einkaufsgutschrift und Rücklieferung ..................................................... 127
3.7.1 Gutschrift mit Rücklieferung.......................................................... 128
3.7.2 Gutschrift ohne Rücklieferung ....................................................... 130
3.7.3 Übung zum Fallbeispiel .................................................................. 131
3.8 Rahmenbestellung, Bestellanforderung, Angebot .................................. 131
3.8.1 Rahmenbestellung ........................................................................... 131
3.8.2 Bestellanforderung........................................................................... 133
3.8.3 Angebotsanforderung ..................................................................... 135
3.8.4 Übung zu Fallbeispiel ...................................................................... 138
Inhaltsverzeichnis IX
4 Vertrieb .................................................................................................................... 139

4.1 Geschäftsprozesse im Vertrieb ................................................................... 139
4.1.1 Grundkonzept der Vertriebsprozesse ............................................ 139
4.1.2 Auf einen Blick: Abwicklung von Verkaufsaufträgen................. 142
4.2 Kundenverwaltung ...................................................................................... 144
4.2.1 Debitorenstammdaten...................................................................... 144
4.2.2 Übung zum Fallbeispiel ................................................................... 148
4.3 Produktdaten im Vertrieb ........................................................................... 148
4.3.1 Verkaufsbezogene Produktstammdaten und Kategorien ........... 149
4.3.2 Verkaufspreise und Rabattverwaltung.......................................... 150
4.3.3 Übungen zum Fallbeispiel ............................................................... 156
4.4 Verkaufsauftrag und Verkaufsangebot..................................................... 156
4.4.1 Grundlagen der Auftragsabwicklung............................................ 157
4.4.2 Verkaufsangebot ............................................................................... 158
4.4.3 Auftragserfassung ............................................................................ 160
4.4.4 Preis- und Rabattermittlung ............................................................ 168
4.4.5 Zuschläge und Belastungen ............................................................ 170
4.4.6 Auftragsbestätigung ......................................................................... 173
4.5 Versandabwicklung ..................................................................................... 175
4.5.1 Grundlagen und Einrichtung des Versands ................................. 175
4.5.2 Entnahmeformular und Kommissionierliste ................................ 177
4.5.3 Entnahmeworkbench ....................................................................... 181
4.5.4 Lieferschein........................................................................................ 183
4.6 Verkaufsrechnung........................................................................................ 186
4.6.1 Rechnung zum Verkaufsauftrag..................................................... 186
4.6.2 Sammelrechnung im Verkauf ......................................................... 188
4.6.3 Freitextrechnung ............................................................................... 190
4.7 Verkaufsgutschrift und Rücklieferung ..................................................... 193
4.7.1 Rücklieferungsverwaltung .............................................................. 193
4.7.2 Einfache Verkaufsgutschrift ............................................................ 196
4.8 Direktlieferung ............................................................................................. 198
4.8.1 Durchführen einer Direktlieferung ................................................ 198
4.9 Rückvergütung ............................................................................................. 201
X Inhaltsverzeichnis
4.9.1 Handelsvergütung ........................................................................... 202

4.9.2 Kreditorenrückvergütung ............................................................... 209
4.9.3 Brokervertrag .................................................................................... 209
4.9.4 Lizenzvereinbarung ......................................................................... 210
5 Produktionssteuerung .......................................................................................... 211

5.1 Geschäftsprozesse in der Produktionssteuerung.................................... 211
5.1.1 Grundkonzept der Produktionsprozesse ..................................... 211
5.1.2 Auf einen Blick: Abwicklung von Produktionsaufträgen .......... 214
5.2 Produktdaten und Stücklisten in der Produktion .................................. 216
5.2.1 Produktionsbezogene Produktstammdaten................................. 216
5.2.2 Stücklisten ......................................................................................... 219
5.3 Ressourcen und Arbeitspläne .................................................................... 228
5.3.1 Kalender und Schichtmodelle ........................................................ 228
5.3.2 Ressourcengruppen und Ressourcen ............................................ 230
5.3.3 Arbeitsgänge und Arbeitspläne ..................................................... 236
5.4 Produktionsauftragsabwicklung ............................................................... 247
5.4.1 Grundlagen der Produktionsauftragsabwicklung ...................... 247
5.4.2 Produktionsauftragserfassung ....................................................... 249
5.4.3 Bearbeitung von Produktionsaufträgen ....................................... 252
5.5 Materialverbrauch und Ressourceneinsatz ............................................. 258
5.5.1 Journaleinrichtung und Sachkontenintegration .......................... 259
5.5.2 Kommissionierliste .......................................................................... 260
5.5.3 Arbeitsgang-Rückmeldung ............................................................ 262
5.6 Fertigmeldung und Beenden ..................................................................... 264
5.6.1 Fertigmeldung .................................................................................. 264
5.6.2 Beenden und Nachkalkulation....................................................... 267
5.6.3 Übung zum Fallbeispiel .................................................................. 269
5.7 Fremdfertigung............................................................................................ 269
5.7.1 Ausgelagerte Ressource .................................................................. 270
5.7.2 Eingekaufte Fremdleistung ............................................................ 270
5.8 Formelverwaltung und Chargenauftrag .................................................. 273
5.8.1 Formelverwaltung ........................................................................... 274
5.8.2 Chargenauftrag ................................................................................ 276
Inhaltsverzeichnis XI
6 Planung und Disposition....................................................................................... 277

6.1 Geschäftsprozesse in Planung und Disposition ...................................... 277
6.1.1 Grundkonzept der Produktprogrammplanung ........................... 277
6.1.2 Auf einen Blick: Durchführen der Produktprogrammplanung . 278
6.2 Absatzplanung ............................................................................................. 279
6.2.1 Grundlagen der Absatzplanung ..................................................... 279
6.2.2 Einrichtung der Absatzplanung ..................................................... 281
6.2.3 Absatzplanung und Absatzplanungslauf ..................................... 283
6.3 Produktprogrammplanung ........................................................................ 286
6.3.1 Grundlagen der Disposition ............................................................ 286
6.3.2 Einrichtung der Produktprogrammplanung ................................ 289
6.3.3 Dispositionssteuerungsgruppe und Artikeldeckung .................. 291
6.3.4 Produktprogrammplanungslauf und Bestellvorschläge ............. 295
7 Lagerverwaltung und Produktverwaltung ........................................................ 303

7.1 Lagerbuchungen und Lagerbestand ......................................................... 303
7.1.1 Grundkonzept der Bestandsführung ............................................. 303
7.1.2 Auf einen Blick: Journalbuchung im Lager ................................... 306
7.2 Produktverwaltung ..................................................................................... 308
7.2.1 Allgemeine Produktstammdaten ................................................... 308
7.2.2 Lagerungsdimensionen und Dimensionsgruppen ...................... 318
7.2.3 Lagersteuerungsgruppen ................................................................ 322
7.2.4 Lagerbuchungen und Lagerbestand .............................................. 324
7.3 Lagerbewertung und Kostenkalkulation .................................................. 329
7.3.1 Bewertung und Bewertungsverfahren .......................................... 330
7.3.2 Lagerabschluss und Regulierung ................................................... 335
7.3.3 Kostenkalkulation von Produkten ................................................. 337
7.4 Grundlegende Geschäftsprozesse im Lager ............................................. 344
7.4.1 Lagerstrukturen und Parameter ..................................................... 344
7.4.2 Journalbuchungen ............................................................................ 346
7.4.3 Inventur .............................................................................................. 349
7.4.4 Umlagerungsaufträge ...................................................................... 352
7.4.5 Artikel-Reservierung ........................................................................ 354
7.4.6 Quarantäne und Lagerbestand-Sperre .......................................... 356
7.4.7 Qualitätsmanagement ...................................................................... 358
XII Inhaltsverzeichnis
7.4.8 Konsignationsbestand ..................................................................... 361

8 Erweiterte Lagerortverwaltung ........................................................................... 365

8.1 Einrichtung der Lagerortverwaltung ....................................................... 365
8.1.1 Einrichtung für Mobilgeräte und Lagerorte ................................. 365
8.1.2 Lagerarbeiter und Einstellungen im Produktstamm .................. 375
8.2 Geschäftsprozesse innerhalb der Lagerortverwaltung .......................... 380
8.2.1 Grundablauf von Wareneingang und Warenabgang ................. 380
8.2.2 Varianten im Geschäftsprozess von Zugängen und Abgängen 386
8.2.3 Aktivitäten innerhalb des Lagers ................................................... 395
9 Finanzbuchhaltung................................................................................................ 405
9.1 Geschäftsprozesse im Finanzwesen.......................................................... 405
9.1.1 Grundkonzept der Finanzprozesse ............................................... 405
9.1.2 Auf einen Blick: Journalbuchung im Hauptbuch ........................ 406
9.2 Einrichtung der Finanzbuchhaltung ........................................................ 407
9.2.1 Steuerkalender und Sachkontokalender ....................................... 407
9.2.2 Währungen und Wechselkurse ...................................................... 409
9.2.3 Finanzdimensionen ......................................................................... 411
9.2.4 Kontostrukturen und Kontenplan ................................................. 414
9.2.5 Debitoren, Kreditoren und Bankkonten ....................................... 421
9.2.6 Mehrwertsteuereinrichtung............................................................ 422
9.2.7 Einrichtung der Buchungsjournale................................................ 426
9.3 Geschäftsprozesse im Finanzwesen.......................................................... 430
9.3.1 Allgemeine Sachkontobuchung ..................................................... 430
9.3.2 Buchung von Rechnungen .............................................................. 436
9.3.3 Zahlung ............................................................................................. 441
9.3.4 Storno und Rückbuchung ............................................................... 445
9.4 Sachkontenintegration ................................................................................ 448
9.4.1 Grundlagen der Sachkontenintegration ....................................... 448
9.4.2 Sachkontenintegration zum Lagerwesen...................................... 449
9.4.3 Sachkontenintegration zur Produktion......................................... 454
Inhaltsverzeichnis XIII
10 Zentrale Einstellungen und Funktionen ............................................................. 457

10.1 Organisationsstrukturen ............................................................................. 457
10.1.1 Gliederung des Organisationsmodells .......................................... 458
10.1.2 Elemente der internen Organisation .............................................. 459
10.1.3 Organisationshierarchien ................................................................ 461
10.1.4 Juristische Personen (Unternehmen).............................................. 463
10.1.5 Standorte ............................................................................................ 465
10.2 Benutzerverwaltung und Berechtigungen ............................................... 468
10.2.1 Zugriffsteuerung ............................................................................... 468
10.2.2 Benutzerverwaltung ......................................................................... 468
10.2.3 Rollenbasiertes Berechtigungskonzept .......................................... 472
10.3 Allgemeine Einstellungen ........................................................................... 475
10.3.1 Nummernkreise ................................................................................ 475
10.3.2 Kalender ............................................................................................. 477
10.3.3 Adresseinstellungen ......................................................................... 478
10.3.4 Parameter ........................................................................................... 479
10.4 Workflow-Verwaltung ................................................................................ 479
10.4.1 Einrichten von Workflows............................................................... 480
10.4.2 Arbeiten mit Workflows .................................................................. 484
10.5 Weitere Funktionen ..................................................................................... 485
10.5.1 Dokumentverwaltung ...................................................................... 486
10.5.2 Anfrageverwaltung .......................................................................... 487
10.5.3 Aufgabenaufzeichnung und Aufgabenleitfäden.......................... 491
Anhang ............................................................................................................................. 493

Einrichtungs-Checkliste ........................................................................................ 493
Basiskonfiguration....................................................................................... 493
Erweiterte Konfiguration und Stammdaten ............................................ 497
Befehle und Tastenkombinationen ...................................................................... 499
Literaturverzeichnis ........................................................................................................ 501
Sachwortverzeichnis ....................................................................................................... 503

1 Microsoft Dynamics 365/AX im Überblick
Microsoft Dynamics 365 ist als zentrale Unternehmensplattform konzipiert, die

ERP- und CRM-Funktionen zusammenfasst. Innerhalb von Dynamics 365 werden
die einzelnen Funktionsbereiche durch unterschiedliche Anwendungen (Apps)
unterstützt. Dynamics 365 for Finance and Operations, Enterprise Edition, ist hier
die ERP-Anwendung für mittelständische und internationale Unternehmen. Durch
einen hohen Integrationsgrad der Anwendung und eine moderne Architektur
bietet sie umfassende Funktionalität bei hoher Benutzerfreundlichkeit.
Ursprünglich unter dem Namen Dynamics ‘AX 7’ (in offiziellen Bezeichnungen
ohne Versionsnummer) auf den Markt gebracht, sind in Dynamics 365 for Finance
and Operations wesentliche Änderungen der Systemarchitektur im Vergleich zu
Dynamics AX 2012 realisiert worden: Ursprünglich als reine Cloud-Lösung auf
Basis der Microsoft Azure-Plattform realisiert, kann die aktuelle Version sowohl in
der Cloud als auch auf unternehmenseigenen Servern bereitgestellt werden. Ein
browserbasierter Client, der den Windows-Client aus früheren Versionen ersetzt,
ermöglicht einen Zugriff mit verschiedenen Webbrowsern und Betriebssystemen.
1.1 Dynamics 365, Dynamics AX und Axapta

Die Enterprise-ERP-Anwendung in Dynamics 365 wurde ursprünglich von
Damgaard A/S, einem dänischen Unternehmen, unter der Produktbezeichnung
Axapta entwickelt und im März 1998 neu auf den Markt gebracht. Die beiden
Firmengründer, Erik und Preben Damgaard, hatten damals schon mehr als zehn
Jahre Erfahrung in der Entwicklung von ERP-Systemen – unter anderem mit
Navision (Dynamics NAV) als Mitgründer von PC&C, das sie 1994 verließen.
In Version 1.0 war Axapta für die USA und Dänemark erhältlich, die im Oktober
1998 vorgestellte Version 1.5 bot Unterstützung für eine Reihe weiterer
europäischer Staaten. Im Laufe der Zeit wurde Axapta kontinuierlich
weiterentwickelt, und zwar sowohl hinsichtlich der Funktionalität mit Version 2.0
im Juli 1999 und Version 3.0 im Oktober 2002 als auch – durch länderspezifische
Versionen für wichtige Regionen – hinsichtlich der internationalen Verbreitung.
Damgaard A/S wurde nach Unterzeichnung eines Fusionsvertrags im November
2000 mit der aus der PC&C hervorgegangenen Navision A/S zusammengeführt.
Das fusionierte Unternehmen Navision-Damgaard wurde wiederum im Mai 2002
durch Microsoft übernommen. Damit kamen deren Hauptprodukte, Navision und
Axapta, als Eckpfeiler des ERP-Angebots in das Produktportfolio von Microsoft.
Während Navision (Dynamics NAV) technisch und funktional für kleinere Firmen

A. Luszczak, Microsoft Dynamics 365 for Finance and
Operations, Enterprise Edition, https://doi.org/10.1007/978-3-658-19800-8_1
2 1 Microsoft Dynamics 365/AX im Überblick
konzipiert war, wurde Axapta (Dynamics AX) als Produkt für mittelständische
Unternehmen und international tätige Konzerne geführt.
Mit dem Erscheinen von Version 4.0 im Juni 2006 erhielt Axapta den neuen Namen
„Dynamics AX“. Version 4.0 unterscheidet sich von Vorgängerversionen durch
funktionale Erweiterungen und die grundlegend überarbeitete Benutzeroberfläche,
die dem Office-Design weitgehend angeglichen worden ist.
Im Juni 2008 wurde die Version Dynamics AX 2009 mit Rollencentern, Workflow-
Unterstützung und einer weiter aktualisierten Oberfläche präsentiert. Funktional
wurden die Anforderungen internationaler Unternehmen durch die Einführung
des Standort-Konzepts und zusätzlicher Module berücksichtigt.
Dynamics AX 2012, das im August 2011 freigegeben worden ist, bot mit einer auf
die aktuellen Versionen von Microsoft Windows und Office abgestimmten
Oberfläche eine nochmals verbesserte Bedienbarkeit. Rollenbasierte Berechtigung,
eine neue Architektur im Bereich des Finanzwesens, mandantenübergreifende
Datenstrukturen und eine Reihe weiterer Funktionen erleichtern die Verwaltung
und Zusammenarbeit über Unternehmensgrenzen hinweg. Im Lauf der Zeit wurde
aktualisierte Versionen von Dynamics AX 2012 freigegeben – das Feature Pack im
Februar 2012 (mit Zusatzfunktionen für die Branchen Einzelhandel/Retail und
Prozessfertigung), R2 im Dezember 2012 (mit Datenpartitionen und Windows 8-
Unterstützung) und R3 im Mai 2014 (mit der erweiterten Lagerortverwaltung).
Im Februar 2016 ist die erste Version des aktuellen Produkts – eine cloudbasierte
Anwendung mit einem Web-Client – unter dem Namen Dynamics ‘AX 7’
freigegeben worden. Sie unterscheidet sich in der technischen Systemarchitektur
stark von den früheren Versionen, funktional sind nur kleinere Änderungen im
Vergleich zu Dynamics AX 2012 R3 realisiert worden. In Übereinstimmung mit
den Prinzipien zu einer cloudbasierten Lösung werden aber laufend
Aktualisierungen (Korrekturen, Änderungen, neue Funktionen) zur Verfügung
gestellt. Im November 2016 wurde Dynamics AX unter dem neuen Namen
„Dynamics 365 for Operations“ als Anwendung in die Dynamics 365-Plattform
integriert. Eine weitere Namensänderung ist im Juli 2016 erfolgt, ab diesem
Zeitpunkt trägt die Anwendung den Namen „Dynamics 365 for Finance and
Operations, Enterprise Edition“.
1.2 Übersicht zur Dynamics 365 ERP-Lösung

Mit Dynamics 365 bietet Microsoft eine betriebswirtschaftliche Komplettlösung,
die auch komplexe internationale Installationen unterstützt. Design und
Funktionsprinzipien von Dynamics 365 sind den meisten Benutzern nach kurzer
Zeit vertraut. Damit ist eine rasche Einarbeitung und eine intuitive Bedienung
gewährleistet, die durch eine enge Integration zu den Cloud-Diensten von
Microsoft unterstützt wird. Dashboards, die als Startseite der Anwendung gezeigt
1.2 Übersicht zur Dynamics 365 ERP-Lösung 3
werden, geben einen Überblick und ermöglichen einen raschen Zugriff auf alle
benötigten Bereiche.
1.2.1 Funktionsumfang
Eine durchgängige Unterstützung von Geschäftsprozessen ermöglicht die
Einbindung von externen Geschäftspartnern wie Kunden und Lieferanten und von
internen Stellen wie Abteilungen und Niederlassungen.
Mehrwährungs- und Mehrsprachenfähigkeit, das Organisationsmodell zum
Verwalten paralleler Unternehmenshierarchien innerhalb einer Datenbank, sowie
die Möglichkeit, mehrere Standorte innerhalb eines Unternehmens zu führen,
erlauben es auch weltweit vertretenen Unternehmen mit Tochterfirmen und
Zweigniederlassungen auf einem gemeinsamen System zu arbeiten.
Der Funktionsumfang der ERP-Anwendung umfasst hierbei folgende Bereiche:
 Vertrieb und Marketing
 Logistik
 Beschaffung
 Produktion
 Produktprogrammplanung (Materialbedarfsplanung / MRP)
 Lagerverwaltung
 Finanzmanagement
 Budgetverwaltung
 Kostenrechnung
 Personalverwaltung
 Projektverwaltung
 Serviceverwaltung
Zusätzlich sind branchenspezifische Funktionen für Produktion, Vertrieb,
Einzelhandel/Retail, Serviceindustrie und den öffentlichen Bereich bereits in der
Standardapplikation enthalten und bieten damit eine breite Basis für den Einsatz
in unterschiedlichsten Unternehmen und Organisationen.
Zur Lokalisierung werden länderspezifische Funktionen zur Verfügung gestellt,
die bei der Einrichtung eines Unternehmens über die Länderzuordnung der
Unternehmensadresse und über Parameter aktiviert werden.
Integrierte Funktionen zu Business Intelligence und Reporting ermöglichen eine
schnelle und gezielte Aufbereitung von Geschäftszahlen. Die entsprechenden
Funktionen stehen nicht nur für Analysen im Finanzmanagement zur Verfügung,
die Business Intelligence Funktionen sollen Benutzer in allen Geschäftsbereichen
beim Zugriff auf die jeweils benötigten Daten unterstützen.
1.2.2 Implementierung
Mit der in Juli 2017 veröffentlichten Version „Dynamics 365 for Finance and
Operations, Enterprise Edition“, kann die Anwendung sowohl auf Microsoft
4 1 Microsoft Dynamics 365/AX im Überblick
Azure in der Cloud als auch auf unternehmenseigenen Servern („On-Premise“)

bereitgestellt werden.
Microsoft Dynamics Lifecycle Services, eine auf Microsoft Azure basierende
Portallösung zum Verwalten von Dynamics 365-Anwendungen, dient hierbei als
Basis für die Implementierung von Dynamics 365.
Der Vertrieb von Microsoft Dynamics 365 an Kunden erfolgt in einem indirekten
Vertriebskonzept, bei dem Microsoft Dynamics-Partner ihre Unterstützung zur
Einführung und laufenden Wartung von Dynamics 365 anbieten.
Im Internet können Produktinformationen, Kundenreferenzen und Online-Demos
auf der Web-Seite https://www.microsoft.com/de-de/dynamics365/home von Microsoft
abgerufen werden:
1.2.3 Datenstruktur
Bei der Nutzung von ERP-Lösungen werden sowohl solche Daten verwaltet, die
Vorgänge beschreiben (z.B. Lieferscheine), als auch solche Daten, die Objekte (z.B.
Kunden) beschreiben. Um diese Informationen zu gliedern, kann eine
Unterscheidung in drei verschiedene Arten von Daten vorgenommen werden:
 Konfigurationsdaten
 Stammdaten
 Transaktionsdaten
Über die Konfiguration (Einstellungen) wird festgelegt, wie Geschäftsprozesse
ablaufen. Ein Beispiel für die Konfiguration ist die Einstellung, ob Lagerplätze
oder Seriennummern im System geführt werden sollen. Die Konfiguration bietet
somit eine Möglichkeit, das System nach den Bedürfnissen eines Unternehmens
einzurichten. Normalerweise erfolgt die Systemkonfiguration einmalig vor dem
Produktiveinsatz, spätere Änderungen müssen sorgfältig geprüft werden.
Stammdaten beschreiben Objekte wie Hauptkonten, Produkte oder Kunden. Sie
werden nur dann verändert, wenn sich das entsprechende Geschäftsobjekt ändert
– zum Beispiel, wenn ein Kunde eine neue Adresse erhält. Vor dem Beginn Start
des Produktiveinsatzes des Systems werden Stammdaten initial angelegt oder
übernommen, im laufenden Betrieb erfolgen Änderungen und Neuanlage im
Anlassfall.
Transaktionsdaten oder Bewegungsdaten entstehen laufend im Rahmen des
Produktiveinsatzes. Als Beispiel für Bewegungsdaten können Kundenaufträge,
Rechnungen oder Lagerbuchungen angeführt werden. Bewegungsdaten entstehen
in Dynamics 365 bei jedem Geschäftsfall, die Erfassung und Buchung von
Bewegungsdaten erfolgt hierbei in Übereinstimmung mit dem Belegprinzip.
1.2.4 Belegprinzip
Damit eine Transaktion gebucht werden kann, muss ein Beleg mit einem Kopfteil
und mindestens einer Position erfasst werden.
1.2 Übersicht zur Dynamics 365 ERP-Lösung 5
Die Verarbeitung von Belegen erfolgt hierbei in zwei Schritten:

 Erfassung – Eintragen des Belegs (ursprüngliches Dokument)
 Buchung – Buchen des Belegs (Erzeugen des gebuchten Belegs)
Belege basieren hierbei auf Stammdaten wie Hauptkonten, Kunden und Produkten
und können erst gebucht werden, wenn sie formal richtig sind – also den
Grundregeln in Dynamics 365 und den in der Konfiguration festgelegten Regeln
entsprechen. So kann beispielsweise eine Lagerbuchung nicht ohne Seriennummer
erfolgen, wenn die Seriennummernführung für den betroffenen Artikel aktiviert
ist. Gebuchte Belege können nicht verändert werden. Je nach Einrichtung kann vor
dem Buchen auch eine Genehmigung erforderlich sein, die beispielsweise über die
Workflow-Funktionalität in Dynamics 365 eingeholt wird.
Beispiele für Erfassungsbelege in Dynamics 365 sind Aufträge und Bestellungen,
oder Erfassungsjournale in Hauptbuch und Lagerverwaltung. Nach dem Buchen
liegen die entsprechenden Belege in Form von Lieferscheinen, Rechnungen,
Lagerbuchungen oder Sachkontobuchungen vor.
Eine Ausnahme hinsichtlich der Erfassungsstruktur bilden manche Hilfsbelege wie
die Quarantäneverwaltung, in der keine Trennung in einen Kopfteil und einen
Positionsteil erfolgt.
2 Grundlagen und allgemeine Funktionen
Microsoft Dynamics 365 ist von Grund auf so gestaltet worden, dass es einfach zu
bedienen ist. Es ist jedoch zu berücksichtigen, dass betriebswirtschaftliche
Standard-Software zur Unterstützung von Geschäftsprozessen dient, die vom
organisatorischen Ablauf her sehr komplex sein können.
2.1 Benutzeroberfläche und Systembedienung

Bevor in den anschließenden Kapiteln die Abwicklung von Geschäftsprozessen
gezeigt wird, beschreibt dieses Kapitel die Grundsätze zur Bedienung der
Anwendung.
2.1.1 An- und Abmeldung

Microsoft Dynamics 365 basiert auf der Azure-Plattform von Microsoft und
erfordert eine Anmeldung mit einem Microsoft Azure Active Directory-Benutzer
(Microsoft Office 365-Benutzer). Um sich anzumelden, wird ein geeigneter
Webbrowser wie Microsoft Edge, Internet Explorer oder Google Chrome benötigt.
Nach Aufruf der Dynamics 365-Webadresse des Unternehmens wird ein
Anmeldedialog gezeigt, in dem Azure Active Directory-Benutzer und Passwort
einzutragen sind.
Nach der Anmeldung werden aktuelles Unternehmen (Mandant) und Sprache
entsprechend den Einstellungen in den Benutzeroptionen gezeigt. Parameter in der
Dynamics 365-Webadresse bieten zusätzliche Optionen und können die
Einstellungen aus den Benutzeroptionen übersteuern. Die Adresse
https://XXX.com/?&cmp=FRSI&lng=fr (XXX.com = Dynamics 365-URL) öffnet zum
Beispiel das Unternehmen „FRSI“ in französischer Benutzeroberfläche.
Zum Abmelden von Dynamics 365 dient ein Klick auf das Symbol mit den
Benutzer-Initialen ( im Beispiel aus Abbildung 2-1) rechts oben in der Menüleiste
und die dann verfügbare Option Abmelden.
2.1.2 Navigation
Der Aufruf von Seiten und Formularen in Dynamics 365 kann alternativ über
folgende Optionen erfolgen:
 Arbeitsbereiche (Workspaces) und Dashboard
 Navigationsbereich
 Navigationssuche
 Favoriten

8 2 Grundlagen und allgemeine Funktionen
Das Dashboard (siehe Abschnitt 2.1.3) ist die Startseite beim Öffnen von
Dynamics 365 for Finance and Operations. Es enthält alle Arbeitsbereiche
(Workspaces), auf die der jeweilige Benutzer entsprechend seiner Berechtigungen
Zugriff hat. Nach Aufruf einer Arbeitsbereichsseite kann der Benutzer in weiterer
Folge die Listenseiten und Formulare des Arbeitsbereiches öffnen.
2.1.2.1 Navigationsbereich
Der Navigationsbereich zeigt alle Arbeitsbereiche, Listenseiten und Formulare, für
die der Benutzer entsprechende Berechtigung besitzt. Neben dem Ordner Module
mit allen verfügbaren Menüpunkten und dem Ordner Arbeitsbereiche mit allen
verfügbaren Arbeitsbereichen enthält er den Ordner Favoriten, in denen der
Benutzer wenige, häufig benutzte Menüpunkte hinterlegen kann.
Die Schaltfläche (Navigationsbereich einblenden) auf der linken Seite und die
Tastenkombination Alt+F1 dienen dazu, den Navigationsbereich einzublenden.
Folgende Elemente können anschließend zur Navigation in Dynamics 365 benutzt
werden (vgl. Abbildung 2-1):
 Menüleiste [1]
 Navigationsbereich [2]
 Favoriten [3]
 Zuletzt [4]
 Arbeitsbereiche [5]
 Module [6]
 Menü zum gewählten Modul [7]
Abbildung 2-1: Navigation in Dynamics 365 for Finance and Operations

2.1 Benutzeroberfläche und Systembedienung 9
Wenn der Navigationsbereich ständig im Vordergrund gezeigt werden soll, kann

er über der Schaltfläche (Anheften) rechts oben im Navigationsbereich fixiert
werden. Über die Schaltfläche (Reduzieren) rechts oben im Navigationsbereich
kann der Navigationsbereich dann gegebenenfalls wieder ausgeblendet werden.
2.1.2.2 Module und Menüstruktur

Der Navigationsbereich in Dynamics 365 ist nach Arbeitsgebieten funktional in
Modulen gegliedert, die typischen Rollen in Unternehmen wie
Kreditorenbuchhaltung, Budgetierung oder Produktionssteuerung entsprechen.
Die Module Organisationsverwaltung und Systemverwaltung beinhalten
grundlegende Einstellungen und Verwaltungsaufgaben, die nicht zu einem
bestimmten funktionalen Arbeitsgebiet gehören.
Das Modul Allgemeines enthält allgemeine Menüpunkte, die für jeden Benutzer
relevant sind. Dazu gehören das Globale Adressbuch (siehe Abschnitt 2.4), die
Arbeitsaufgaben (Workflow-Bearbeitung, siehe Abschnitt 10.4.2), die Anfragen (siehe
Abschnitt 10.5.2), die Aktivitäten (für Vertrieb und Marketing) und die
Dokumentverwaltung (siehe Abschnitt 10.5.1).
Nach Auswahl eines Moduls werden die entsprechenden Menüpunkte gezeigt. Die
Menüstruktur ist für alle Module grundsätzlich nach einem einheitlichen Schema
gestaltet, die Detailelemente sind funktionsbezogen unterschiedlich aufgebaut.
Der erste Ordner im Menü eines Moduls ist der Order Arbeitsbereiche, in dem alle
Arbeitsbereiche (Workspaces) des jeweiligen Moduls enthalten sind. Falls ein
Modul keinen einzigen Arbeitsbereich enthält, wird dieser Ordner nicht gezeigt.
Unterhalb des Ordners mit den Arbeitsbereichen befinden sich weitere Ordner
und Menüpunkte zum Aufruf von häufig benötigen Listenseiten im jeweiligen
Modul (beispielsweise zur Kreditorenverwaltung im Modul Beschaffung)
Im Ordner Abfragen und Berichte werden Auswertungen zusammengefasst. Das
Ergebnis von Abfragen wird hierbei direkt auf dem Bildschirm gezeigt, während
Berichte als Ausdruck, also in Papierform, ausgegeben werden. Anstelle eines
tatsächlichen Ausdrucks ist auch eine Seitenansicht auf dem Bildschirm oder eine
Dateiausgabe möglich.
Der Ordner Periodisch enthält Funktionen, die weniger häufig benötigt werden. Es
sind hier beispielsweise Menüpunkte für den Monatsabschluss oder für
Sammelbuchungen zu finden.
Je nach Modul sind die Konfigurationsdaten zum jeweiligen Modul in einem oder
mehreren Ordnern Einstellungen enthalten. Konfigurationsdaten werden
normalerweise zum Zeitpunkt der Systemeinführung einmalig eingestellt und
später nur dann geändert, wenn sich durch neue geschäftliche Gegebenheiten die
funktionalen Anforderungen ändern. Für manche Einstellungen ist eine
tiefgehende Kenntnis der Funktionsweise von Dynamics 365 notwendig. Es ist
daher üblich, die Elemente der Ordner Einstellungen über entsprechende
Berechtigungen für den normalen Anwender gänzlich zu sperren oder den Zugriff
auf Bearbeitungsfunktionen zu sperren.
2.1.2.3 Zuletzt geöffnete Seiten

Der Ordner Zuletzt im Navigationsbereich zeigt die Formulare und Seiten in
Dynamics 365, die der jeweilige Benutzer zuletzt geöffnet hat. Dazu wird der
Navigationsverlauf vom System automatisch gespeichert und steht in Form von
Menüpunkten in diesem Ordner zur Verfügung, womit die letzten Menüpunkte
rasch wieder geöffnet werden können.
2.1.2.4 Navigationssuche
Die Navigationssuche ermöglicht einen schnellen Aufruf von Menüpunkten durch
Eingabe der Formularbezeichnung (analog zur Suchfunktion in Windows 8/10).
Um die Navigationssuche zu starten, kann die Tastenkombination Alt+G oder die
Schaltfläche (Suchen) in der Menüleiste betätigt werden. Danach ist der
Formularname und/oder Teile des Menüpfads im Suchfeld einzutragen. Hierbei
reicht die Angabe der ersten Buchstaben der Worte im Formularnamen. So wird
beispielsweise nach Eintragen des Suchtextes „a bestellu“ in der Navigationssuche
als erstes Ergebnis das Formular Alle Bestellungen gezeigt. Nach Auswahl des
Menüpunkts im Suchfenster durch Mausklick oder durch Betätigen der Eingabe-
Taste wird das entsprechende Formular geöffnet.
Abbildung 2-2: Arbeiten mit der Navigationssuche
2.1.2.5 Favoriten und geteilte Links

Während die Struktur der Module und Menüs im Navigationsbereich fix
vorgegeben ist, kann der Benutzer den Favoritenbereich frei nach seinen
Bedürfnissen gestalten.
Um eine Arbeitsbereichs- oder Listenseite in die Favoriten zu übernehmen, muss
der Navigationsbereich mit dem entsprechenden Menüpunkt eingeblendet werden
und ein Klick auf den leeren Stern rechts neben dem Menüpunkt erfolgen. Ein
gefüllter Stern rechts neben dem Menüpunkt zeigt anschließend, dass der
jeweilige Menüpunkt in den Favoriten enthalten ist.
Die Favoriten werden im Favoritenbereich oben im Navigationsbereich gezeigt.
Um einen Menüpunkt aus den Favoriten zu entfernen, wird ein Klick auf den
gefüllten Stern rechts neben dem Menüpunkt ausgeführt.
Abbildung 2-3: Favoritenverwaltung in Dynamics 365
Neben den Favoriten können auch geteilte Links zum Aufruf von Formularen in
Dynamics 365 verwendet werden. Im Aktionsbereich jeder Listenseite und jeder
Arbeitsbereichsseite ist die Schaltfläche OPTIONEN/Teilen/Einen Link abrufen zu
finden. Im zugehörigen Dialog Webadresse für die Freigabe wird die Adresse des
aktuellen Formulars gezeigt, die kopiert und an andere Benutzer versendet oder
beispielsweise in die Favoriten des Webbrowsers übernommen werden kann.
2.1.2.6 Wechsel zwischen eigenen Unternehmen

Um von einem eigenen Unternehmen zu einem anderen zu wechseln, wird der
Dialog zum Mandanten-Wechsel über die Tastenkombination Strg+Shift+O oder
mittels Klick auf das Unternehmensfeld in der Menüleiste geöffnet. Nach Auswahl
des gewünschten Unternehmens im Dialog erfolgt sofort ein Wechsel in dieses
Unternehmen.
Abbildung 2-4: Wechsel zwischen Unternehmen
2.1.2.7 Neu in Dynamics 365

Die browserbasierte Benutzeroberfläche in Dynamics 365, die den Windows-Client
in Dynamics 365 ersetzt, bietet neue Navigationsmöglichkeiten. Neben kleineren
Änderungen in der Menüstruktur sind vor allem das Dashboard (das die Startseite
aus Dynamics AX 2012 ersetzt), die Arbeitsbereiche (Workspaces) und die
Navigationssuche als wesentliche Neuerungen zu erwähnen. In Dynamics 365 gibt
es keine eigene Adressleiste, stattdessen kann die Adressleiste im Webbrowser

benutzt werden. Im Favoritenbereich können keine Ordner zur Gliederung der
Menüpunkte angelegt werden.
2.1.3 Elemente der Benutzeroberfläche

Microsoft Dynamics 365 enthält folgende Arten von Formularen und Seiten:
 Dashboard
 Arbeitsbereiche
 Listenseiten
 Detailformulare für Stammdaten und Transaktionen
 Journale, Abfragen und Einrichtungsformulare
In diesem Abschnitt werden die entsprechenden Elemente und Funktionen erklärt.
2.1.3.1 Dashboard
Das Dashboard als Startseite zeigt alle Arbeitsbereiche, auf die der jeweilige
Benutzer Zugriff hat, und gibt damit einen Überblick der Arbeit, die zu erledigen
ist. Die Arbeitsbereich-Kacheln, z.B. die Kachel Bankwesen in Abbildung 2-5, dienen
zum Aufruf der einzelnen Arbeitsbereichsseiten.
Das Standard-Dashboard enthält folgende Elemente (siehe Abbildung 2-5):
 Menüleiste [1] – Wie unten beschrieben
 Unternehmensbanner [2] – Entsprechend der Einrichtung in den
Unternehmensdaten (siehe Abschnitt 10.1.4)
 Navigationsbereich [3] – In Abbildung 2-5 zusammengeklappt
 Kalender und Arbeitsaufgaben [4]
 Arbeitsbereiche [5]
Abbildung 2-5: Dashboard in Dynamics 365 for Finance and Operations

Der Kalender im Dashboard zeigt das Sitzungsdatum, das in der aktuellen Sitzung
als Vorschlagswert für das Buchungsdatum herangezogen wird (z.B. beim Erfassen
eine Lagerbuchung). Normalerweise entspricht dieses dem aktuellen Tagesdatum,
es kann aber über den Dashboard-Kalender (und den Menüpunkt Allgemeines>
Allgemeines> Sitzungsdatum und -uhrzeit) für die aktuelle Sitzung vorübergehend
auf ein anderes Datum geändert werden.
Unterhalb des Dashboard-Kalenders zeigt der Arbeitsaufgaben-Bereich die offenen
Aufgaben im Rahmen der Workflow-Bearbeitung (siehe Abschnitt 10.4.2).
Die Schaltfläche Finance and Operations in der Menüleiste dient dazu, von einem
Arbeitsbereich oder einem Formular zum Dashboard (bzw. der Startseite)
zurückzukehren.
Hinweis: In den Benutzeroptionen kann anstelle des Standard-Dashboards auch
eine andere Startseite (z.B. das Mitarbeiter-Self-Service-Portal) gewählt werden.
2.1.3.2 Menüleiste
Die Menüleiste am oberen Rand jeder Seite in Dynamics 365 enthält Schaltflächen
zum Aufruf allgemeiner Funktionen (siehe Abbildung 2-6):
 Office 365 [1] – Aufruf des Office 365 Portals
 Dynamics 365 [2] – Aufruf des Dynamics 365-Portals mit Zugriff auf die
verfügbaren Business-Apps (z.B. Zusatzfunktionen für Dynamics 365)
 Finance and Operations [3] – Aufruf der Startseite
 Unternehmen [4] – Wechsel zwischen Unternehmen, siehe Abschnitt 2.1.2
 Navigationssuche [5] – Siehe Abschnitt 2.1.2
 Meldungen [6] – Siehe Abschnitt 2.1.4
 Feedback [7] – Rückmeldung „Gefällt“ / „Gefällt nicht“ an Microsoft
 Einstellungen [8] – Benutzeroptionen und andere allgemeine Einstellungen
 Hilfe und Support [9] – Siehe Abschnitt 2.1.6
 Benutzer [10] – Abmelden von Dynamics 365
Neben den Benutzeroptionen (siehe Abschnitt 2.3.1) sind die Aufgabenaufzeichnung
(siehe Abschnitt 10.5.3) und die Produktinformationen (Schaltfläche Info) als
weitere Optionen in der Schaltfläche (Einstellungen) enthalten.
Abbildung 2-6: Menüleiste in Dynamics 365 for Finance and Operations
2.1.3.3 Arbeitsbereichsseiten
Das Dashboard und der Ordner Arbeitsbereiche im Navigationsbereich zeigen alle
Arbeitsbereiche, auf die der jeweilige Benutzer Zugriff hat.
Arbeitsbereiche (engl. „Workspaces“) sind als Ausgangspunkt für die
aufgabenbezogene Arbeit in Dynamics 365 gedacht. Sie sollen alle Informationen
und Funktionen enthalten, die zur Ausführung der jeweiligen Aufgabe benötigt
werden. Als Beispiel zeigt die Arbeitsbereichsseite Bestellungszugang und
Weiterverfolgung (siehe Abbildung 2-7) eine Liste verzögerter Warenlieferungen in
der Mitte und in einer Kachel rechts die eingegangenen, noch nicht fakturierten
Bestellungen. Weitere Links und Kacheln ermöglichen einen direkten Aufruf von
im jeweiligen Zusammenhang häufig benötigten Listenseiten und Formularen.
Abbildung 2-7: Arbeitsbereich für Bestellungszugang und Weiterverfolgung
Wie in Abbildung 2-7 gezeigt, enthält eine Arbeitsbereichsseite folgende Elemente:

 Bereich „Überblick“ [1]
 Listenbereich [2]
 Allfällige weitere Bereiche [3]
 Zugehörige Links [4]
Der Listenbereich [2] in der Mitte eines Arbeitsbereichs enthält aufgabenbezogenen
Listen mit den jeweils zentralen Daten und Funktionen. Nach Auswahl einer Liste
im linken Teil des Listenbereichs [5] wird die jeweilige Liste im rechten Teil [6]
gezeigt. Das Filterfeld oberhalb der Liste kann zum Filtern der Liste benutzt
werden. Mittels Mausklick auf ein Schüsselfeld (in Form eines Link gezeigt) in der
Liste kann das entsprechende Detailformular direkt geöffnet werden. Je nach
Arbeitsbereichsseite sind Schaltflächen zum Ausführen von Aktionen im
Aktionsbereich [7] und – falls vorhanden – in der Funktionsleiste oberhalb der
Liste vorhanden.
Der Bereich Überblick [1] im linken Teil der Arbeitsbereichsseite enthält Kacheln
zum Öffnen wesentlicher Formulare im Zusammenhang mit dem jeweiligen
Arbeitsbereich (beispielsweise in Abbildung 2-7 die Kachel Alle Bestellungen zum
Aufruf der entsprechenden Listenseite).
Kacheln dienen einerseits dazu, Listenseiten und Formulare zu öffnen, zusätzlich

können sie aber auch Kennzahlen anzeigen (z.B. die Anzahl eingegangener, nicht
fakturierter Aufträge).
Ja nach Arbeitsbereich sind weitere Bereiche [3] mit Kacheln oder Grafiken im
rechten Teil der Arbeitsbereichsseite vorhanden. Der Bereich ganz rechts [4] in der
Arbeitsbereichsseite enthält Links zu Seiten und Formularen, die im
Zusammenhang mit dem jeweiligen Arbeitsbereich häufig benötigt werden.
2.1.3.4 Listenseiten
Listenseiten dienen zur Ansicht einer Liste von Datensätzen einer Tabelle und
ermöglichen die Abfrage und Durchführung zugehöriger Aktivitäten.
Abbildung 2-8: Elemente der Debitoren-Listenseite (im Lesemodus)
Die Listenseiten haben eine einheitliche Grundstruktur, wobei die einzelnen

Elemente und Funktionen vom jeweiligen Dateninhalt abhängen. Jede Listenseite
weist hierbei folgende grundlegende Elemente auf (siehe Abbildung 2-8):
 Aktionsbereich [1] – Enthält Schaltflächen zum Ausführen von Aktionen.
 Banner zum Bearbeitungsmodus [2] – Zeigt im Lesemodus, dass das Ändern
von Daten in diesem Modus nicht möglich ist.
 Filter [3] – Filtern mittels Filterschaltfläche und Filterfeld (siehe Abschnitt 2.1.5).
 Raster [4] – Zeigt eine Liste mit den ausgewählten Datensätzen.
 Rasterkontrollkästchen [5] – Dienen zur Auswahl einzelner oder aller
Datensätze (alle Datensätze durch Markieren des Kontrollkästchens in der
Überschriftenzeile des Rasters).
 Bildlaufleiste [6] – Dient zum Bildlauf zwischen den Datensätzen (alternativ

mittels Tastenkombination Bild-auf, Bild-ab, Strg+Pos1 und Strg+Ende).
 Infoboxbereich [7] – Infoboxen zeigen Informationen aus verknüpften Tabellen
zum markierten Datensatz (z.B. die primäre Adresse des gewählten Debitors).
Um vom Lesemodus in den Bearbeitungsmodus zu gelangen, kann die
Schaltfläche Bearbeiten im Aktionsbereich betätigt werden. Im Bearbeitungsmodus
können Daten direkt in der Listenseite geändert werden.
Wenn der Aktionsbereich komplett gezeigt wird, aber Platz für die Anzeige
zusätzlicher Daten benötigt wird, kann er über die Schaltfläche (Reduzieren)
rechts unten im Aktionsbereich zusammengeklappt werden. Durch Klicken auf
einen Schaltflächenregister (z.B. DEBITOR in Abbildung 2-8) wird der
Aktionsbereich dann automatisch erweitert. Im automatisch erweiterten Bereich
dient die Schaltfläche (Anheften) rechts unten dazu, den kompletten
Aktionsbereich wieder dauerhaft zu zeigen.
Wenn der Infoboxbereich in einer Seite nicht angezeigt wird, kann er über die
Tastenkombination Strg+F2 oder die Schaltfläche (Infoboxbereich umschalten)
rechts neben dem Rasterbereich eingeblendet werden. Zum Ausblenden dient die
Schaltfläche (Infoboxbereich umschalten) an derselben Stelle. Als Voraussetzung
für die Nutzung von Infoboxen muss der Infoboxbereich in der Systemverwaltung
(Systemverwaltung> Einstellungen> Leistungsoptionen des Clients) aktiviert sein.
Listenseiten werden nicht automatisch aktualisiert, wenn die im Fenster gezeigten
Daten in der Datenbank geändert werden (z.B. durch parallele Aktivitäten eines
anderen Benutzers). Um die Anzeige einer Listenseite zu aktualisieren, kann die
Schaltfläche (Aktualisieren) im Aktionsbereich oder die Tastenkombination
Shift+F5 benutzt werden. Alternativ können Sie die Aktualisierungsfunktionen des
Webbrowsers benutzen, was jedoch etwas länger dauert als die Aktualisierung
über die Schaltfläche oder die Tastenkombination.
2.1.3.5 Aktionsbereich und Aktionssuche

Der Aktionsbereich enthält Schaltflächen zum Ausführen von Aktivitäten (z.B. das
Anlegen eines Auftrags zum in der Debitorenseite gewählten Kunden) und
Schaltflächen zum Aufruf von Abfragen. Die verfügbaren Funktionen und die
Anzahl der Schaltflächen, die je nach Listenseite auf mehrere Register verteilt sind
(z.B. die Schaltflächenregister DEBITOR oder VERKAUFEN in Abbildung 2-8),
hängen von der jeweiligen Listenseite ab. Wenn aufgrund der Fensterbreite nicht
alle Schaltflächenregister sichtbar sind, dient die Schaltfläche rechts im
Aktionsbereich zum Zugriff auf die nicht direkt gezeigten Schaltflächenregister.
Rechts oben im Aktionsbereich befinden sich Schaltflächen zum Aufruf
allgemeiner Funktionen:
 (In Microsoft Office öffnen) – Siehe Abschnitt 2.2.2.
 (Zuordnen) – Dokumentverwaltung, siehe Abschnitt 10.5.1.
 (Aktualisieren) – Aktualisieren der Anzeige.

 (In neuem Fenster öffnen) – Verknüpfte Browserfenster, weiter unten in
diesem Abschnitt beschrieben.
 (Abschluss) – Schließen des Formulars.
Als Alternative zu den Schaltflächen im Aktionsbereich dient die Aktionssuche
dazu, Funktionen im Aktionsbereich des aktuellen Formulars einfach durch
Eingeben des Namens (oder von Teilen des Namens) aufzurufen. Die
Aktionssuche wird durch Betätigen der Tastenkombination Alt+Q oder der
Schaltfläche (Aktivität durchführen) im Aktionsbereich gestartet. Funktional
ähnlich zur Navigationssuche werden nach Eintragen des gesamten
(Schaltflächen)namens oder von Teilen davon – mit oder ohne Angabe von
Schaltflächenregister und Schaltflächengruppe – alle zutreffenden Funktionen im
Suchergebnis gezeigt. So kann die Aktionssuche beispielsweise im
Debitorenformular zum Aufruf des Debitorensaldos benutzt werden, indem die
Tastenkombination Alt+Q betätigt, der Suchtext „Sal“ eingegeben, und die
Eingabetaste betätigt wird.
2.1.3.6 Detailformulare für Stammdaten

Im Gegensatz zu Listenseiten, die zur Abfrage von Daten in Form eines Überblicks
optimiert sind, dienen Detailformulare zur Bearbeitung und zur Detailansicht von
Datensätzen.
Detailformulare werden mittels Mausklick auf das Schlüsselfeld einer Zeile im
Raster einer Listenseite (oder durch Betätigen der Eingabetaste, wenn sich der
Cursor auf dem Schlüsselfeld befindet) geöffnet. Schlüsselfelder sind
normalerweise in der ersten Spalte des Rasters einer Listenseite enthalten und
werden als Link gezeigt – in Abbildung 2-9 beispielsweise die Debitorennummer
in der Spalte Konto. Alternativ können Detailformulare nach Auswahl der
betroffenen Zeile auch über die Schaltfläche OPTIONEN/Seitenoptionen/Ansicht
wechseln/Detailansicht geöffnet werden.
Analog zu Listenseiten weisen Detailformulare eine gemeinsame Struktur auf,
wobei die einzelnen Elemente und Funktionen vom jeweiligen Formular
abhängen. Abbildung 2-9 zeigt zum Beispiel das Debitoren-Detailformular, das aus
der Listenseite Debitorenkonten> Kunden> Alle Debitoren geöffnet werden kann, mit
folgenden Elementen:
 Aktionsbereich [1] – Wie in Listenseiten, in Abbildung 2-9 zusammengeklappt.
 Banner zum Bearbeitungsmodus [2] – Zeigt, dass der Lesemodus aktiv ist.
 Filter- und Listenschaltfläche [3] – Zum Öffnen des Filterbereichs und/oder
des Listenbereichs.
 Inforegister („Register“) [4] – Gliedern Dateifelder nach funktionalen Kriterien.
 Infoboxbereich [5] – Analog zu Listenseiten.
Abbildung 2-9: Elemente des Debitoren-Detailformulars (im Lesemodus)
Inforegister werden mittels Mausklick erweitert und reduziert. Über das

Kontextmenü (rechte Maustaste auf ein Inforegister) können alle Inforegister
gleichzeitig erweitert werden. Zusammenfassungsfelder [6] rechts in Inforegistern
geben unmittelbare Auskunft über zentrale Dateninhalte. Der Feldname zu einem
Zusammenfassungsfeld wird gezeigt, wenn die Maus über das jeweilige Feld
geführt wird. In Abbildung 2-9 ist beispielsweise die Sparte „2100“ des Debitors
auf dem Inforegister Informationen zum Verkauf zu sehen.
Die Schaltfläche (Liste anzeigen/ausblenden) [3] und die Tastenkombination
Strg+F8 dienen zum Einblenden des Listenbereichs in Detailformularen. Nach
Auswahl eines Datensatz im Listenbereich links im Detailformular zeigt das
Formular dann sofort die entsprechenden Detaildaten. Damit ist es möglich, direkt
im Detailformular leicht zwischen Datensätzen zu wechseln. Zum Ausblenden des
Listenbereichs wird wieder die Schaltfläche (Liste anzeigen/ ausblenden) betätigt.
Abschnitt 2.1.4 weiter unten enthält zusätzliche Informationen zum Bearbeiten von
Datensätzen und zur Arbeit mit Inforegistern und anderen Elementen in
Listenseiten und Detailformularen
Um von einem Detailformular zur Listenseite zurückzukehren, wird die
Schaltfläche Zurück im Webbrowser, die Tastenkombination Alt+Pfeil-links (oder
die Taste Esc), oder die Schaltfläche im Aktionsbereich des Detailformulars
benutzt.
2.1.3.7 Detailformulare für Transaktionen

Neben den Detailformularen zur Verwaltung von Stammdaten ist für die
Bearbeitung von Transaktionen eine hierfür optimierte Art von Formularen
vorhanden – Transaktionsformulare wie das Auftragsformular in Abbildung 2-10.
Abbildung 2-10: Elemente des Transaktionsformulars für Verkaufsaufträge
Transaktions-Detailformulare werden hierbei so wie Stammdaten-Detailformulare

mittels Mausklick auf das Schlüsselfeld einer Zeile im Raster der jeweiligen
Listenseite geöffnet (z.B. das Auftragsformular über die Listenseite Vertrieb und
Marketing> Aufträge> Alle Aufträge). Transaktionsformulare werden in der
Positionsansicht geöffnet, womit sofort die Positionen zum gewählten oder neu
angelegten Kopfsatz (z.B. Verkaufsauftrag) erfasst und bearbeitet werden können.
In der Funktionsleiste [3] des Registers Positionen sind die Schaltflächen zum
Ausführen von Aktionen für die gewählte Positionszeile enthalten, beispielsweise
zum Löschen einer Zeile über die Schaltfläche Entfernen. Der Aktionsbereich [1]
ganz oben im Detailformular steuert Aktionen auf Kopfsatzebene – die
Schaltfläche Löschen oben im Auftragsformular dient zum Beispiel zum Löschen
des gesamten Auftrags.
Das Register Positionsdetails [4] ermöglicht den Zugriff auf weitere Daten und
Felder, die nicht im Raster des Registers Positionen enthalten sind. Das Register
Positionsdetails ist hierbei selbst in mehrere Subregister gegliedert, die nach
Erweitern des Positionsdetail-Registers gezeigt werden.
Zentrale Felder auf Kopfebene sind im Kopfdaten-Register (z.B. Auftragskopf)
enthalten. Um alle Kopfdaten zu bearbeiten, kann die Kopfansicht über die
Schaltfläche Kopfzeile [2] oder die Tastenkombination Strg+Shift+H geöffnet

werden. In der Kopfansicht kann dann die Schaltfläche Positionen oder die
Tastenkombination Strg+Shift+L benutzt werden, um zur Positionsansicht
zurückzukehren.
2.1.3.8 Abfragen und Einrichtungsformulare

Abfragen und Einrichtungsformulare haben im Vergleich zu Listenseiten eine
einfachere Struktur. Dynamics 365 enthält hierbei folgende Arten einfacher
Formulare:
 Einfache Listen – Listen, die alle Felder im Raster enthalten (z.B. das Formular
Debitorenkonten> Einstellungen> Debitorengruppen).
 Detailformulare mit Listenbereich – Direkt aus dem Menü geöffnete
Detailformulare mit eingeblendetem Listenbereich habe die gleiche
Funktionalität wie Detailformulare für Stammdaten (z.B. das Formular
Debitorenkonten> Zahlungseinstellungen> Zahlungsbedingungen).
 Parameterformular – Zeigen ein Inhaltsverzeichnis auf der linken Seite und die
zugehörigen Detaildaten auf der rechten Seite (z.B. das Formular
Debitorenkonten> Einstellungen> Debitorenkontenparameter).
2.1.3.9 Verknüpfte Browserfenster

In manchen Fällen ist es nützlich, verknüpfte Fenster zu benutzen um
zusammengehörige Daten parallel nebeneinander zu sehen. So können verknüpfte
Fenster beispielsweise dazu benutzt werden, auf Basis von Kreditoren durch die
Kreditorenposten zu blättern.
Im Beispiel der Kreditorenposten kann die Kreditoren-Listenseite
(Kreditorenkonten> Kreditoren> Alle Kreditoren) als Ausgangspunkt dienen. Die
Kreditorenposten werden im nächsten Schritt über die Schaltfläche KREDITOR/
Buchungen/Buchungen geöffnet. Die Schaltfläche (In neuem Fenster öffnen) im
Aktionsbereich der Kreditorenposten dient dann dazu, die Kreditorenposten in ein
neues Browserfenster zu verschieben. Dieses Browserfenster ist mit dem
Ausgangsformular – der Kreditoren-Listenseite im aktuellen Beispiel – dynamisch
verknüpft. Nach Auswahl eines anderen Kreditors in der Kreditoren-Listenseite
zeigt das verknüpfte Fenster die Debitorenposten des neu gewählten Kreditors.

Aufgrund des Designkonzepts zur browserbasierten Benutzeroberfläche hat
Dynamics 365 eine „flache“ Struktur. Dementsprechend werden alle Formulare als
Vollbild innerhalb eines einzigen Browserfensters dargestellt (und nicht in einem
separaten Fenster wie in Dynamics AX 2012).
Alle Formulare haben einen Aktionsbereich mit Aktionssuche, und der
Bearbeitungsmodus ist auch in Listenseiten verfügbar. Der Listenbereich in
Detailformularen ersetzt die in AX 2012 vorhandene Detailformular-Rasteransicht.
Befehlsleiste, Vorschaubereich und Statusleiste sind in Dynamics 365 nicht

vorhanden. Die allgemeinen Funktionen aus der AX 2012-Befehlsleiste sind jetzt in
der Menüleiste zu finden, formularspezifische Funktionen auf dem
Schaltflächenregister OPTIONEN im Aktionsbereich des jeweiligen Formulars.
Kacheln in den Arbeitsbereichsseiten ersetzen die Cues im AX 2012-Rollencenter.
2.1.4 Systembedienung
Zur Bedienung von Microsoft Dynamics 356 kann die Maus benutzt werden,
daneben wird aber auch eine Bedienung über die Tastatur unterstützt. Zu diesem
Zweck bieten Tastenkombinationen, Navigationssuche und Aktionssuche die
Möglichkeit Daten zu bearbeiten ohne die Maus zu benutzen. Ein Überblick der
wesentlichen Tastenkombinationen befindet sich im Anhang dieses Buchs.
2.1.4.1 Aufbau von Formularen

Nach dem Aufruf eines Menüpunkts über den Navigationsbereich oder über eine
Arbeitsbereichsseite wird die entsprechende Listenseite gezeigt.
Listenseiten stellen den Ausgangspunkt für die Arbeit an den Daten dar und
ermöglichen durch entsprechende Filter- und Suchfunktionen ein rasches
Auffinden gewünschter Datensätze. Schaltflächen im Aktionsbereich bieten die
Möglichkeit Daten zu bearbeiten, einzufügen oder zu löschen.
Im Gegensatz zu Listenseiten, die nur eine beschränkte Anzahl von Feldern zeigen,
enthalten Detailformulare alle verfügbaren Daten eines Datensatzes. Sie werden
mittels Mausklick auf das Schlüsselfeld (Link in der ersten Spalte des Rasters) einer
Zeile in der Listenseite geöffnet.
Inforegister („Register“) in Detailformularen können per Mausklick oder – nach
Auswahl eines Registers mittels Tabulatortaste – über die Eingabetaste erweitert
werden. Um das Inforegister wieder zusammenzuklappen, wird nochmals ein
Mausklick ausgeführt oder die Tastenkombinationen Alt+0 betätigt. Weitere
Anzeigeoptionen zeigt das Kontextmenü (Öffnen über rechte Maustaste) von
Inforegistern. Wenn die Option zum Erweitern aller Inforegister gewählt wird, ist
ein Blättern über alle Felder eines Datensatzes möglich (z.B. mit dem Maus-Rad).
Manche Inforegister enthalten Felder von untergeordneter Bedeutung, die nicht
sofort nach Erweitern des Inforegisters gezeigt werden. In diesem Fall enthält das
Inforegister den Link Mehr Felder anzeigen, über den die betroffenen Felder
eingeblendet werden.
2.1.4.2 Lesemodus und Bearbeitungsmodus

Listenseiten werden immer im Lesemodus geöffnet, um ein unbeabsichtigtes
Ändern von Daten zu vermeiden. Auch Detailformulare werden normalerweise im
Lesemodus geöffnet, wobei aber in Abhängigkeit von den Einstellungen zum
jeweiligen Formular das Öffnen auch im Bearbeitungsmodus erfolgen kann.
Im Lesemodus zeigt ein Banner unterhalb des Aktionsbereichs, dass das Ändern
von Daten in diesem Modus nicht möglich ist. Um vom Lesemodus in den
Bearbeitungsmodus zu gelangen, wird die Schaltfläche Bearbeiten im
Aktionsbereich oder die Taste F2 benutzt. Falls der Bearbeitungsmodus in einer
Listenseite gewählt worden ist, wird beim Wechsel in ein zugehöriges
Detailformular ebenfalls der Bearbeitungsmodus angewendet. Der Wechsel vom
Bearbeitungsmodus zurück zum Lesemodus kann über die Taste F2 oder die
Schaltfläche OPTIONEN/Bearbeiten/Lesemodus erfolgen.
Wenn ein Benutzer ein bestimmtes Formular immer im Bearbeitungsmodus öffnen
möchte, kann er im jeweiligen Formular die Schaltfläche OPTIONEN/Anpassen/
Immer zur Bearbeitung öffnen betätigen. Ein allgemeiner Vorschlagswert für einen
Benutzer kann in den Benutzeroptionen (Auswahlfeld Standardmodus für die
Anzeige/Bearbeitung auf dem Register Voreinstellungen) gewählt werden.
2.1.4.3 Einfügen von Daten

Um einen Datensatz neu anzulegen, kann in Listenseiten und Detailformularen die
Tastenkombination Alt+N oder die Schaltfläche Neu im Aktionsbereich benutzt
werden. Zusätzlich ist das Anlegen von Datensätzen auch in manchen
Arbeitsbereichsseiten möglich (beispielsweise von neuen Bestellungen über die
Schaltfläche Neue Bestellung im Arbeitsbereich Bestellungsvorbereitung).
Abbildung 2-11: Neuanlagedialog im Debitorenformular
In vielen Formularen wird beim Anlegen eines Datensatzes ein Neuanlagedialog

(siehe Abbildung 2-11) gezeigt, der die wesentlichen Felder der jeweiligen Tabelle
enthält und damit ein rasches Erfassen von Datensätzen ermöglicht. Wenn
Dateninhalte in zusätzlichen Feldern eingetragen werden sollen, kann die

Schaltfläche Speichern und Öffnen betätigt werden um sofort in das zugehörige
Detailformular zu wechseln. In Abhängigkeit vom jeweiligen Formular enthält die
Schaltfläche Speichern und Öffnen zusätzliche Optionen – beispielsweise um bei
Neuanlage eines Debitors sofort ein entsprechendes Verkaufsangebot zu erfassen.
Wenn in einem Formular kein Neuanlagedialog verfügbar ist, wird das
entsprechende Detailformular mit einem leeren Datensatz gezeigt, in dem die
benötigten Daten einzutragen sind. Falls eine Datensatzvorlage (siehe Abschnitt
2.3.2) zur Anwendung kommt, werden Vorschlagswerte aus dieser übernommen.
In den Zeilen von Transaktionsformularen (z.B. Verkaufsauftragspositionen) und
Einrichtungsformularen kann ein neuer Datensatz auch einfach durch Betätigen
der Taste Pfeil-abwärts von der letzten Zeile aus angelegt werden.
2.1.4.4 Bearbeiten von Daten

Um Datensätze in einer Listenseite oder einem Detailformular bearbeiten zu
können, muss der Bearbeitungsmodus aktiviert sein. Zum Wechsel zwischen den
Feldern des Formulars kann dann die Maus, die Eingabetaste, oder die
Tabulatortaste (bzw. die Tastenkombination Shift+Tabulator) benutzt werden.
Wird ein Datensatz in einer Tabelle mit Pflichtfeldern irrtümlich angelegt, ist in
manchen Fällen auch dann ein Löschen (siehe unten) erforderlich, wenn noch
keine Daten erfasst worden sind. Alternativ dazu kann in diesem Fall das
Formular ohne Speichern über die Taste Esc geschlossen werden. In
Neuanlagedialogen wird dazu die Schaltfläche Abbrechen benutzt.
Ein manuelles Speichern ist im Bearbeitungsmodus von Listenseiten und
Detailformularen zwar über die Schaltfläche Speichern oder die Tastenkombination
Alt+S (oder Strg+S) möglich, aber nicht erforderlich da jede Änderung automatisch
gespeichert wird sobald der Benutzer einen Datensatz verlässt. Wenn ein Formular
mit der Taste Esc geschlossen wird, erscheint ein Dialog mit der Frage, ob die
Änderungen des letzten bearbeiteten Datensatzes gespeichert werden sollen.
Wenn ein Benutzer einen Datensatz verändert hat aber die Änderungen nicht
speichern möchte, kann er die Schaltfläche OPTIONEN/Bearbeiten/Zurücksetzen
oder die Tastenkombination Strg+Shift+F5 benutzen. Der Datensatz wird in diesem
Fall neu aus der Datenbank abgerufen und die neuen Änderungen werden nicht
gespeichert. Dies ist aber nur möglich, solange die Änderungen nicht schon bereits
gespeichert sind (manuell oder automatisch durch Verlassen des Datensatzes).
Eine andere Möglichkeit, Änderungen des aktuellen Datensatzes nicht zu
speichern, besteht darin über die Taste Esc oder die Tastenkombination Alt+Shift+Q
das Formular ohne Änderung zu schließen.
2.1.4.5 Löschen von Daten

Um den Inhalt eines Eingabefeldes zu löschen, wird die Taste Entfernen betätigt.
Soll hingegen ein ganzer Datensatz (z.B. Debitor) gelöscht werden, geschieht dies
nach Markieren des gewünschten Datensatzes über die Tastenkombination
Alt+Entf (oder Alt+F9) oder die Schaltfläche Löschen im Aktionsbereich.
In manchen Fällen – z.B. bei offenen Buchungen – wird das Löschen des gewählten
Datensatzes verhindert, wobei in diesem Fall eine Fehlermeldung angezeigt wird.
2.1.4.6 Elemente im Detailformular
Abbildung 2-12: Arten von Feldern im Bankkonten-Detailformular
Beim Eintragen von Daten in einem Formular sind unterschiedliche Arten von
Feldern zu berücksichtigen, wie in Abbildung 2-12 am Beispiel der Bankkonto-
Verwaltung (Bargeld- und Bankverwaltung> Bankkonten> Bankkonten) gezeigt:
 Feldgruppe [1] – Fasst thematisch zusammengehörige Felder zusammen.
 Pflichtfeld [2] – Mit rotem Rahmen und dem Pflichtfeldindikator , muss
ausgefüllt werden bevor der Datensatz gespeichert werden kann.
 Schieber [3] – Schieber (wie in Abbildung 2-12) und Kontrollkästchen werden
für binäre Felder (Ja/Nein-Auswahl) eingesetzt. Schieber und Kontrollkästchen
können mittels Mausklick oder Leertaste auf „Ja“ gesetzt werden.
 Datumsfeld [4]
 Auswahlfeld mit vorgegebenen Werten [5]

 Auswahlfeld mit Haupttabelle [6]
In Datumsfelder ist rechts ein Kalendersymbol zum Auswählen des Datums
enthalten. Die Einstellungen für das Zahlenformat und Datumsformat werden
hierbei pro Benutzer in den Benutzeroptionen (über das Gebietsschema im Feld
Datums-, Uhrzeit- und Zahlenformat auf dem Register Voreinstellungen) definiert. Bei
manueller Eingabe eines Datums können Trennzeichen ausgelassen werden. Falls
ein Datumsformat eingestellt ist, das mit dem Tag beginnt (TT.MM.JJJJ), und das
eingegebene Datum im aktuellen Monat liegt, kann auch nur der Tag (z.B. „23“)
eingegeben werden. Im aktuellen Jahr genügt die Angabe von Tag und Monat (z.B.
„2311“). Für das aktuelle Datum kann ein „t“ (bzw. „d“ für das Sitzungsdatum) in
jedes Datumsfeld eingegeben werden
2.1.4.7 Auswahlfelder
Eine weitere wichtige Art von Feldern sind Auswahlfelder. Diese lassen nur die
Eintragung von vordefinierten Werten zu, wobei zwei Arten von Auswahlfeldern
zu unterscheiden sind:
 Auswahlfelder mit Haupttabelle, über die verfügbare Werte definiert werden
können – z.B. Format in Abbildung 2-12
 Auswahlfelder mit vorgegebenen Werten, die in der Entwicklungsumgebung
als Enums definiert sind – z.B. Bankkontostatus in Abbildung 2-12.
Im Bearbeitungsmodus sind beide Arten von Auswahlfeldern durch die Such-
Schaltfläche im rechten Teil des Felds zu erkennen. Auswahlfelder mit einer
zugehörigen Haupttabelle werden sowohl im Bearbeitungsmodus als auch im
Lesemodus in Form eines Links dargestellt, der einen direkten Aufruf des
zugehörigen Haupttabellen-Formulars ermöglicht.
Sobald in einem Auswahlfeld Zeichen eingetippt werden, wird nach kurzer
Verzögerung automatisch das zugehörige Suchfenster geöffnet. In diesem
Suchfenster wird auf Datensätze gefiltert, deren Schlüsselfeldwert mit der
eingetragenen Zeichenfolge beginnt. So wird beispielsweise nach Eingabe von „E“
in einem Auswahlfeld automatisch die Referenzsuche geöffnet, die alle Datensätze
zeigt denen das Schlüsselfeld mit „E“ beginnt. In vielen Suchfenstern wird neben
dem Schlüsselfeld auch die Spalte Name für die automatische Suche berücksichtigt.
Um das Suchfenster in einem Auswahlfeld manuell zu öffnen, kann die Such-
Schaltfläche rechts im Feld oder die Tastenkombination Alt+Pfeil-abwärts benutzt
werden, sobald das betroffene Feld aktiv ist.
Im Suchfenster wird der gewünschte Datensatz durch einfachen Klick ausgewählt
(oder durch Betätigen der Eingabetaste sobald die entsprechende Zeile aktiv ist).
Um in einem Suchfenster die Anzahl der angezeigten Zeilen einzuschränken,
können Rasterfilter und Sortierung genutzt werden (siehe Abschnitt 2.1.5). So kann
in Abbildung 2-12 ein Filter auf die Formatbeschreibung nach Mausklick auf das
Überschriftfeld Beschreibung im Suchfenster eingetragen werden.
Neben der Suchfunktion bietet die Tabellenreferenz von Feldern auch die
Möglichkeit, in das Detailformular der referenzierten Haupttabelle zu wechseln.
Soll beispielsweise in Abbildung 2-12 ein neues Zahlungsformat angelegt werden,
kann das Format-Formular direkt vom Feld Format aus geöffnet werden.
Die Tabellenreferenz wird dazu als Link dargestellt, der die Möglichkeit zum
Öffnen der zugehörigen Haupttabelle über einen einfachen Mausklick bietet.
Alternativ kann die Haupttabelle über die Option Details anzeigen im Kontextmenü
des betroffenen Feldes aufgerufen werden. Das Kontextmenü wird geöffnet, indem
nach Markieren des Feldes die Tastenkombination Strg+F10 betätigt oder mit der
rechten Maustaste auf die Feldbezeichnung (und nicht auf das Feld selbst) oder auf
die Such-Schaltfläche rechts im Feld geklickt wird.
Nach Aufruf des Haupttabellenformulars können Datensätze dort genau so wie
bei einem Aufruf des jeweiligen Formulars aus dem Menü (Navigationsbereich)
bearbeitet werden. Die Tabellenreferenz kann damit einerseits zur Neuanlage und
Verwaltung verknüpfter Konfigurations- und Stammdaten benutzt werden,
andererseits bietet sie auch die Möglichkeit zur Abfrage von verknüpften Daten.
So kann beispielsweise in der Rechnungsabfrage (Debitorenkonten> Abfragen und
Berichte> Rechnungen> Rechnungserfassung) über die Tabellenreferenz in der Spalte
Auftrag sofort das Formular mit dem betroffenen Verkaufsauftrag geöffnet werden.
2.1.4.8 Produktinformationsdialog
In manchen Formularen, beispielsweise im Verkaufsauftrag und in der
Einkaufsbestellung, wird durch die Tabellenreferenz (Option Details anzeigen im
Kontextmenü) im Feld Artikelnummer nicht das Detailformular für freigegebene
Produkte, sondern der Produktinformationsdialog geöffnet. Dieser Dialog zeigt die
zentralen Daten des Artikels. In vielen Fällen reichen diese aus, womit ein Öffnen
des umfangreichen Detailformulars für freigegebene Produkte nicht nötig ist.
Falls dennoch Detaildaten des Artikelstamms benötigt werden, kann – über die
Tabellenreferenz im Feld Artikelnummer – das Detailformular für freigegebene
Produkte vom Produktinformationsdialog aus geöffnet werden.
2.1.4.9 Segmentierte Eingabesteuerung

Für die Erfassung von Sachkonten ist in vielen Formularen, beispielsweise in den
Positionen von Finanzjournalen, eine besondere Art von Suchfenstern vorhanden.
Im Sachkontofeld, in dem Hauptkonto und zutreffende Finanzdimensionen zu
einem Feld zusammenfasst sind, ermöglicht die segmentierte Eingabesteuerung
eine gemeinsame Eintragung der entsprechenden Segmente (siehe Abschnitt 9.3.1).
2.1.4.10 Meldungsbanner und Meldungszentrale

Falls das System einen Fehler in einem interaktiven Bearbeitungsvorgang feststellt,
beispielsweise beim Versuch einen Kunden mit offenen Transaktionen zu löschen,
wird die entsprechende Warn- oder Fehlermeldung sofort in einem
Meldungsbanner unterhalb des Aktionsbereichs gezeigt.
Fehler beim Verarbeiten von asynchronen Operationen im Zuge der Ausführung
einer Stapelverarbeitung werden als Nachricht in der Meldungszentrale gezeigt.
Dazu zeigt die Schaltfläche (Meldungen anzeigen) in der Menüleiste die Anzahl
nicht gelesener Nachrichten. Ein Klick auf diese Schaltfläche öffnet den Dialog mit
den entsprechenden Meldungen.
Abbildung 2-13 zeigt als Beispiel dazu eine Meldungsbanner-Nachricht und im
Meldungszentrum (unabhängig vom Meldungsbanner) weitere Meldungen.
Abbildung 2-13: Meldungsbanner für interaktive Operationen und Meldungscenter

Auf Basis der browserbasierten Benutzeroberfläche sind erhebliche Änderungen
des Formular-Layouts realisiert worden. So werden Aktionssuche und geänderte
Tastenkombinationen zum Ausführen von Befehlen verwendet, Kontrollkästchen
durch Schieber ersetzt, die Suchfenster in Auswahlfeldern automatisch geöffnet,
und Meldungsbanner und Meldungszentrum anstelle des Infologs gezeigt.
2.1.5 Filter und Sortierung

Um in Tabellen mit einer großen Anzahl von Datensätzen effizient arbeiten zu
können, ist es erforderlich, rasch den gewünschten Datensatz zu finden. In
Listenseiten und Formularen können dazu die entsprechenden Filter- und
Sortierfunktionen verwendet werden.
2.1.5.1 Schnell-Filterfeld
Die einfachste Möglichkeit, einen Filter einzutragen, ist das Schnell-Filterfeld in
Listenseiten. Beim Tippen einer Zeichenfolge in diesem Filterfeld wird automatisch
ein Fenster geöffnet, in dem die für den Filter verwendete Spalte zu markieren ist.
Abbildung 2-14: Auswählen der Filterspalte zum Schnell-Filterfeld
Der Filter wird durch Betätigen der Eingabetaste oder Klicken des Suchsymbols
links im Filterfeld aktiviert und zeigt nur Datensätze, die mit der eingetragenen
Zeichenfolge beginnen.
Abbildung 2-14 zeigt ein Beispiel für die Nutzung des Schnell-Filterfelds. Der Filter
für Debitoren, die einen Namen haben, der mit der Zeichenfolge „co“ beginnt, ist
hierbei noch nicht aktiviert.
Um einen im Schnell-Filterfeld eingetragenen Filter zu deaktivieren kann die
Schaltfläche rechts im Filterfeld betätigt oder der Inhalt des Filterfelds gelöscht
und die Eingabetaste betätigt werden.
2.1.5.2 Filterbereich
Der Filterbereich, der nicht nur in Listenseiten, sondern auch in Detailformularen
verfügbar ist, ermöglicht es mehrere Filterkriterien gleichzeitig zu verwenden.
Dazu kann der Filterbereich über die Tastenkombination Strg+F3 oder die
Schaltfläche links im Formular eingeblendet werden. Im Filterbereich ist dann
die gewünschte Zeichenfolge für den Filter im jeweiligen Filterfeld einzutragen.
Über den Abfrageoperator rechts oberhalb des Filterfelds kann die Funktion für
den Filterausdruck (wie „beginnt mit“, „beinhaltet“ oder „ist eins von“) gewählt
werden. Zusätzliche Filterfelder können über den Link Ein Filterfeld hinzufügen
eingeblendet werden. Der Filter wird anschließend über die Schaltfläche
Übernehmen aktiv gesetzt.
Abbildung 2-15: Eintragen eines Filters im Filterbereich der Debitoren-Listenseite
Der Abfrageoperator „entspricht“ ermöglicht die Nutzung von Platzhaltern und

erweiterten Filterausdrücken wie nachfolgend beschrieben.
Um einen im Filterbereich eingetragenen Filter zu deaktivieren, wird die
Schaltfläche Zurücksetzen im Filterbereich betätigt. Zum Ausblenden des
Filterbereichs wird wieder die Schaltfläche links im Formular geklickt oder die
Taste Esc nach Markieren des Filterbereichs betätigt. Wenn ein Filter aktiv ist, wird
er durch das Ausblenden des Filterbereichs nicht deaktiviert (dazu muss die
Schaltfläche Zurücksetzen betätigt werden).
2.1.5.3 Rasterfilter
Eine weitere Filtermöglichkeit in Listenseiten und anderen Formularen (auch
innerhalb von Suchfenstern) ist der Rasterfilter.
Abbildung 2-16: Eintragen eines Rasterfilters in der Debitoren-Listenseite
Der Rasterfilter wird mittels Klick auf einen Spaltentitel in der Überschriftenzeile
von Rastern geöffnet. Im Filterdialog kann anschließend das Kriterium für den
Filter eingetragen werden, wobei der Abfrageoperator gleich wie im ober
beschriebenen Filterbereich benutzt wird.
Nach Eintragen eines Rasterfilters wird das Filtersymbol rechts neben dem
Spaltentitel der gefilterten Spalte (bzw. Spalten) gezeigt.
Eine zusätzliche Funktion im Rasterfilter ist die Möglichkeit, den Platzhalter „*“
gemeinsam mit dem Abfrageoperator „beginnt mit“ zu verwenden. Über diese
Funktion ist es beispielsweise möglich, einfach die Zeichenfolge „*ab“ im Filterfeld
einzutragen – ohne den Operator „beinhaltet“ anstelle von „beginnt mit“ wählen
zu müssen – um auf alle Datensätze zu filtern, die „ab“ enthalten.
Um einen im Rasterfilter eingetragenen Filter zu deaktivieren, kann der
Filterdialog durch Klick auf den entsprechenden Spaltentitel geöffnet und die
Schaltfläche Löschen im Filterdialog betätigt werden. Alternativ kann der Filter
auch nach Einblenden des Filterbereichs (wie zuvor beschrieben) durch Betätigen
der Schaltfläche Zurücksetzen im Filterbereich deaktiviert werden.
2.1.5.4 Erweiterter Filter

Werden komplexere Filterkriterien benötigt, kann in Listenseiten und
Detailformularen der erweiterte Filter über die Tastenkombination Strg+Shift+F3
oder die Schaltfläche OPTIONEN/Seitenoptionen/Erweitertes Filtern/Sortieren
geöffnet werden. Der erweiterte Filter wird dann in einem Dialog auf der rechten
Seite eingeblendet. Wie im zuvor beschriebenen Filterbereich kann im erweiterten
Filter auf Felder gefiltert werden, die in der Listenseite oder dem Detailformular
nicht enthalten sind.
Der Filterdialog zeigt die Felder, die im jeweiligen Formular häufig zum Filtern
benötigt werden. Falls ein zusätzliches Kriterium eingefügt werden soll, ist im
Filterdialog über die Tastenkombination Alt+N oder die Schaltfläche Hinzufügen
ein neuer Datensatz mit Tabelle, Abgeleitete Tabelle, Feld und Kriterien einzutragen.
Abbildung 2-17: Eintragen eines Kriteriums im Dialog für den erweiterten Filter
Der Vorschlagswert in den Spalten Tabelle und Abgeleitete Tabelle ist der Name der
jeweiligen Stammtabelle. Dieser wird bei einfachen Filter-Abfragen – ohne Filtern
auf verknüpfte Tabellen – belassen. Die Such-Schaltfläche in der Spalte Feld
ermöglicht es, den Feldnamen für die Filterzeile aus den in der jeweiligen Tabelle
enthaltenen Feldern zu wählen. Die Filterkriterien müssen schließlich in der Spalte
Kriterien eingetragen werden, wobei für Felder mit einer zugrundeliegenden

Haupttabelle (Tabellenreferenz) die Suchfunktion verwendet werden kann.
Ist das Eintragen der Filterkriterien beendet, kann der Filterdialog über die
Schaltfläche OK geschlossen und aktiv gesetzt werden.
2.1.5.5 Filterkriterien
Der zu Beginn beschriebene Schnell-Filter in Listenseiten zeigt alle Datensätze, die
in der gewählten Spalte mit der eingetragenen Zeichenfolge beginnen. Im Schnell-
Filterfeld von Listenseiten werden dazu keine Platzhalter wie „*“ oder „?“ benutzt.
Alle anderen Filterfunktionen unterstützen weitere Filterkriterien um eine
genauere Angabe des Filters zu ermöglichen. Nachstehende Tabelle gibt einen
Überblick der wichtigsten Kriterien:
Tabelle 2-1: Wesentliche Filterkriterien
Bedeutung Zeichen Beispiel Erklärung

Gleich = EU Datensätze mit Feldinhalt „EU“
Ungleich ! !GB Feldinhalt nicht gleich „GB“
Intervall .. 1..2 Feldinhalt „1“ bis „2“ (inklusive)
Größer > >1 Feldinhalt größer „1“
Kleiner < <2 Feldinhalt kleiner „2“
Verknüpfung , 1,2 Feldinhalt gleich „1“ ODER „2“;
Ungleich-Kriterien (z.B. „!1,!2“) werden mit
UND verknüpft
Platzhalter * *E* Feldinhalt enthält „E“
? ?E* Erste Stelle beliebig, danach ein „E“, danach
beliebig
Datumsfeld <010117 Feldinhalt kleiner 1.1.2017;
Eingabe wie in jedes Datumsfeld, inkl. „T“
für „heute“ (siehe Abschnitt 2.1.4); Filter-
Operatoren gleich wie in übrigen Filter-
Feldern
Relatives (Day(XX)) Day(-1) Gestern (XX vom aktuellen Datum aus);
Datum Äußere Klammern im Filterausdruck nötig
Relativer (DayRange (DayRange Von vorgestern bis morgen (Bereich von/bis
Datumsbereich (XX,YY)) (-2,1)) ausgehend vom aktuellen Datum gerechnet)
2.1.5.6 Speichern eines Filters

Wenn bestimmte Filterkriterien häufig verwendet werden, kann der Filter im
erweiterten Filterdialog gespeichert werden. Zum Speichern wird dort die
Schaltfläche Ändern/Speichern unter betätigt und eine Bezeichnung für die
Filterabfrage eingetragen.
Die Filtereinstellungen werden in den Nutzungsdaten des jeweiligen Anwenders
gespeichert und können nur von diesem genutzt werden. Um eine gespeicherte
Filtereinstellung abzurufen, kann sie im erweiterten Filterdialog über das

Auswahlfeld Abfrage auswählen selektiert werden (siehe Abbildung 2-18).
Zusätzlich zu den manuell gespeicherten Filtern kann auf jeder Seite der zuletzt
benutzte Filter über die Option Zuvor verwendete Abfrage im Auswahlfeld Abfrage
auswählen wieder aufgerufen werden.
Abbildung 2-18: Auswahl eines gespeicherten Filters im erweiterten Filterdialog
2.1.5.7 Sortieren
Zusätzlich zu den Filterfunktionen bietet der Rasterfilter, der mittels Klick auf
einen Spaltentitel in der Überschriftenzeile von Rastern geöffnet wird, auch die
Möglichkeit zum Sortieren. Wenn ein Detailformular von einer sortierten
Listenseite aus geöffnet wird, dann wird die gewählte Sortierung auch in diesem
Formular beibehalten.
Die Sortierung kann alternativ auch im erweiterten Filterdialog erfolgen, wo das
Register Sortieren entsprechende Definitionen enthält. Für die Definition von
Sortierkriterien wird dazu wie beim Eintragen von Filterkriterien eine Zeile mit
dem jeweiligen Tabellen- und Feldnamen erfasst.
2.1.5.8 Filter in Listen und Suche in Auswahlfeldern

Zu beachten ist der Unterschied zwischen der Filterfunktion und der in Abschnitt
2.1.4 beschriebenen Suche in Auswahlfelder. Während der Filter zum Reduzieren
der angezeigten Datensätze im jeweiligen Formular dient, wird das Suchfenster zu
Auswahlfeldern zum Eintragen eines Wertes in das jeweilige Feld benutzt.

Neue Filterfunktionen in Dynamics 365 (Schnell-Filterfeld, Filterbereich und
Rasterfilter) ersetzen Rasterfilter und Auswahlfilter aus Dynamics AX 2012.
2.1.6 Hilfefunktion
Zur Unterstützung bei fachspezifischen Fragestellungen stehen Hilfefunktionen
systemweit zur Verfügung. Die Hilfe wird hierbei in zwei Bereiche unterteilt:
 Wiki-Artikel – Links zu Microsoft Hilfetexten und Videos
 Aufgabenleitfäden – Aus den Microsoft Dynamics Lifecycle Services (LCS)
Während die Aufgabenleitfäden (Task Guides) eine Beschreibung zur Nutzung
von Dynamics 365 in Geschäftsprozessen enthalten, wird in den Wiki-Artikeln eine
kontextbezogene Beschreibung der Standardfunktionalität gezeigt.
Abbildung 2-19: Hilfebereich in Dynamics 365
Grundlegende Einstellungen zum Hilfesystem werden in den Systemparametern

eingerichtet (Systemverwaltung> Einstellungen> Systemparameter, Register Hilfe).
2.1.6.1 Aufruf der Hilfe

Eine kurze feldbezogene Hilfe wird angezeigt, wenn die Maus über eine
Feldbezeichnung geführt wird – beispielsweise über die Lagersteuerungsgruppe in
Abbildung 2-19. Der gesamte Hilfebereich, der Aufgabenleitfäden und Wikis zum
jeweiligen Formular zeigt, kann über die Tastenkombination Strg+? oder die
Schaltfläche / Hilfe in der Menüleiste aufgerufen werden.
2.1.6.2 Hilfe in Aufgabenleitfäden

Über die Aufgabenaufzeichnung (siehe Abschnitt 10.5.3) können Benutzer
Bearbeitungsschritte in Dynamics 365 selbst aufzeichnen. Wenn die Aufzeichnung
dann in einer Microsoft Dynamics Lifecycle Services (LCS) Hilfebibliothek
gespeichert wird, wird sie zum gewählten Geschäftsprozess auf dem Register
Aufgabenleitfäden des Hilfebereichs angezeigt.

Architektur und Funktion der Hilfe in Dynamics 365 mit Aufgabenleitfäden und
Wikis unterscheiden sich wesentlich von der Hilfefunktion in Dynamics AX 2012.
2.1.7 Übungen zum Fallbeispiel

Übung 2.1 – Anmeldung und Navigation
Als erste Übung melden Sie sich in einem Dynamics 365 Übungssystem an.
Wechseln zu einem anderen Unternehmen als Ihrem Standardunternehmen, das
nach der Anmeldung geöffnet worden ist.
Anschließend öffnen Sie die Listenseite Alle Kreditoren, und zwar einerseits über
das Menü Kreditorenkonten und andererseits über die Navigationssuche. In der
Kreditorenliste prüfen Sie, ob es Kreditoren gibt deren Name mit „A“ beginnt. Im
nächsten Schritt öffnen Sie die Arbeitsbereichsseite Bestellungsvorbereitung und
prüfen dort wieder, ob es Kreditoren gibt deren Name mit „A“ beginnt.
Danach melden Sie sich ab und beenden die Sitzung.
Übung 2.2 – Favoriten
Melden Sie sich wieder in Dynamics 365 an, wechseln Sie zum Übungsmandanten
und öffnen Sie den Navigationsbereich. Fügen Sie die Listenseite Freigegebene
Produkte im Menü Produktinformationsverwaltung zu Ihren Favoriten hinzu. Dann
öffnen Sie diese Listenseite vom Favoritenbereich aus.
Übung 2.3 – Detailformulare
Als Beispiel für ein Detailformular öffnen Sie das Kreditoren-Detailformular von
der Kreditoren-Listenseite (Kreditorenkonten> Kreditoren> Alle Kreditoren) aus. Dabei
wollen Sie die Details des Lieferanten in der dritten Zeile der Listenseite ansehen.
Im Detailformular suchen Sie ein Beispiel für eine Feldgruppe, für ein Auswahlfeld
mit Haupttabelle, und für ein Auswahlfeld mit vorgegebenen Werten.
Danach zeigen Sie ein Beispiel für einen Schieber und für ein Kontrollkästchen.
Können Sie erklären, wofür Inforegister und Infoboxen verwendet werden? Wie
gehen Sie vor, wenn Sie den angezeigten Kreditor bearbeiten wollen und können
mehrere Kreditoren in einem Zug bearbeitet werden?
Übung 2.4 – Anlegen von Datensätzen

Legen Sie einen neuen Kreditor ohne Nutzung einer Vorlage an, wobei sie für
diesen Kreditor nur den Namen „##-Übung 2.4 Inc.“ (## = Ihre Benutzerkennung)
und eine beliebige Kreditorengruppe eintragen.
Hinweise: Falls der Nummernkreis für Kreditorennummern auf „Manuell“ gestellt
ist, muss die Kreditorennummer bei Neuanlage eines Lieferanten manuell
eingetragen werden. Falls in den Kreditorenkontenparametern die Prüfung der
Umsatzsteuernummer aktiviert ist, muss für den neuen Lieferanten auf dem
Register Rechnung und Lieferung im Kreditorenformular eine Umsatzsteuernummer
über die Tabellenreferenz angelegt und für den Kreditor ausgewählt werden.
Übung 2.5 – Auswahlfelder
Bei der Suche der Einkäufergruppe im Kreditorenformular finden Sie den für Ihren
Lieferanten aus Übung 2.4 benötigten Eintrag nicht. Benutzen Sie die
Tabellenreferenz (Details anzeigen) im Feld Einkäufergruppe auf dem Register
Sonstige Details, um eine neue Einkäufergruppe B-## (## = Ihre Benutzerkennung)
anzulegen. Weisen Sie Ihrem Lieferanten diese Gruppe zu.
Übung 2.6 – Filter
Um Übung im Umgang mit Filtern zu erhalten, führen Sie in der Kreditoren-
Listenseite die nachfolgenden Filteraufgaben durch. Für die erste und die zweite
Aufgabe soll dazu der Schnellfilter und der Rasterfilter verwendet werden. Für die
weiteren Aufgaben sollen die Filterfunktionen in Filterbereich und erweitertem
Filter genutzt werden.
Folgende Filter sollen, der Reihe nach, gesetzt werden, wobei die eingetragenen
Kriterien nach jeder Aufgabe wieder gelöscht werden:
 Alle Lieferanten mit einem Namen, der mit „T“ beginnt
 Alle Lieferanten, die derselben Kreditorengruppe wie Ihr Lieferant aus Übung
2.4 zugeordnet sind
 Alle Lieferanten mit einem Namen, der die Zeichenfolge „in“ enthält
 Lieferanten mit der Nummer (Kreditorenkonto) US-101 bis US-103 oder größer
US-108 (wählen Sie andere Nummern, wenn es dazu keine Lieferanten gibt)
 Lieferanten, deren Nummer mit „1“ endet und deren Name die Zeichenfolge
„of“ enthält
 Lieferanten mit einem „e“ an der zweiten Stelle im Namen
 Lieferanten, deren Name nicht mit „C“ beginnt
Benutzen Sie nach Durchführung der obigen Filteraufgaben den erweiterten Filter
in der Listenseite, um alle Lieferanten anzuzeigen, die als Zahlungsbedingung
nicht „Netto 30 Tage“ (bzw. „Net 30 days”) zugeordnet haben.
2.2 Druckfunktionen und Auswertungen

In Abhängigkeit von den jeweiligen Anforderungen bietet Dynamics 365
unterschiedliche Möglichkeiten zur Ausgabe und Analyse von Daten. Dazu zählen
Dynamics-Standardberichte, die Microsoft Office-Integration und Business
Intelligence Werkzeuge (wie Microsoft Power BI).
2.2.1 Druck von Berichten

Für die Ausgabe von Berichten in Dynamics 365 gibt es folgende Möglichkeiten:
 Druck im Webbrowser – Druck der Webseite, die eine Dynamics-Listenseite
oder ein Detailformular zeigt, mithilfe der Druckfunktion des Webbrowsers
 Download von Standardberichten – Druck von Berichten als Seitenansicht und
Export der Seitenansicht im PDF- oder Word-Format
 Direkter Druck von Standardberichten – Direkte Ausgabe von Berichten auf
einem Drucker
Die Möglichkeit, eine Listenseite oder ein Formular im Webbrowser zu drucken,
unterscheidet sich nicht vom Druck einer beliebigen Internet-Seite und erfordert
keinerlei Einrichtung innerhalb von Dynamics 365.
Im Gegensatz dazu sind Standardberichte formatierte Dokumente, die mithilfe der
Microsoft SQL Server Reporting Services (SSRS) erzeugt werden. Der Druck eines
Standardberichts kann entweder über den Download einer PDF- oder Word-Datei
aus der Seitenansicht erfolgen oder als direkte Ausgabe auf einen lokalen oder
Netzwerk-Drucker. Für die direkte Ausgabe auf einen Drucker muss der
Document Routing Agent installiert und konfiguriert sein (ausgenommen bei einer
Bereitstellung „On-Premise“ auf unternehmenseigenen Servern).
Hinweis: Beim Druck einer Listenseite oder eines Formulars im Webbrowser kann
die Ausgabe je nach verwendetem Browser (Microsoft Edge, Google Chrome, etc.)
ein unterschiedliches Druckbild aufweisen.
2.2.1.1 Einrichtung der Netzwerkdrucker

Die Document Reporting Services zur Ausgabe von Standardberichten werden –
ausgenommen bei einer Bereitstellung „On-Premise“ auf unternehmenseigenen
Servern – in Microsoft Azure gehostet. Um die lokalen Drucker mit den Azure
Diensten zu verbinden, muss der Document Routing Agent im lokalen Netzwerk
installiert werden. Dazu wird die Schaltfläche OPTIONEN/Anwendung/
Dokumentweiterleitungsagent-Installationsprogramm herunterladen in der
Netzwerkdrucker-Seite (Organisationsverwaltung> Einstellungen> Netzwerkdrucker)
betätigt und die Installation auf dem lokalen Rechner durchgeführt.
Danach kann der Document Routing Agent auf dem lokalen Rechner aufgerufen
werden. In den Einstellungen, die über die Schaltfläche Settings in der Menüleiste
des Routing Agent geöffnet werden, ist die Operations URL (die URL, die auch zum
Aufruf von Dynamics 365 im Browser benutzt wird) und der Azure AD-Tenant
2.2 Druckfunktionen und Auswertungen 37
(Domänenname des Azure Active Directory / Office 365-Kontos) einzutragen.

Nach Schließen der Einstellungen erfolgt die Anmeldung am Azure Dienst über
die Schaltfläche Sign In im Routing Agent-Fenster. Über die Schaltfläche Printers
können dann die Drucker für den direkten Ausdruck aus Dynamics 365 definiert
werden.
Die Netzwerkdrucker-Seite (Organisationsverwaltung> Einstellungen>
Netzwerkdrucker) zeigt anschließend alle Drucker, die in mindestens einem
Document Routing Agent definiert sind. Nach Wechsel in den Bearbeitungsmodus
können die im aktuellen Unternehmen zu verwendenden Drucker aktiviert
werden, indem die Option „Ja“ in der Spalte Aktiv bei den entsprechenden
Druckern gesetzt wird.
2.2.1.2 Ausgabe von Standardberichten

In jedem Modul sind die jeweiligen Standardberichte im Ordner Abfragen und
Berichte des Menüs enthalten. Zusätzlich können Standardberichte auch in
manchen Listenseiten und Detailformularen über eine entsprechende Schaltfläche
aufgerufen werden – beispielsweise der Debitoren-Kontoauszug über die
Schaltfläche MAHNEN/Debitorensalden/Aufstellungen in der Debitoren-Listenseite
(Debitorenkonten> Kunden> Alle Debitoren).
Nach Aufruf eines Standardberichts aus dem Menü oder aus einem Formular
erscheint ein Berichtsdialog, in dem Berichtsfilter und Druckziel eingetragen
werden können. So wird beispielsweise beim Abruf des Berichts Debitorenkonten>
Abfragen und Berichte> Kunden> Kundenbericht der in Abbildung 2-20 gezeigte
Berichtsdialog geöffnet, wobei in dieser Abbildung ein bereits durch den Benutzer
auf die Gruppe „DO“ gesetzter Filter zu sehen ist.
Abbildung 2-20: Berichtsdialog für die Kundenliste
Filterkriterien werden nicht direkt im Berichtsdialog, sondern in einem Filterdialog

erfasst, der über die Schaltfläche Filter auf dem Register Einzuschließende Datensätze
im Berichtsdialog geöffnet wird. Der Filterdialog für Berichte mit Filter- und
Sortierkriterien entspricht dem in Abschnitt 2.1.5 beschriebenen erweiterten Filter
für Listenseiten und Formulare. Nach Schließen des Filterdialogs wird der
ausgewählte Filter im Berichtsdialog gezeigt.
Die Schaltfläche Änderung auf dem Register Zielort im Berichtsdialog dient zum
Festlegen des Ausgabeziels für den jeweiligen Berichtsabruf. Im Druckzieledialog
stehen dann folgende Optionen zur Verfügung:
Tabelle 2-2: Druckziele für die Berichtsausgabe
Druckziel Funktion
Druckarchiv Speichert die Berichtsausgabe im Druckarchiv
Bildschirm Erzeugt eine Seitenansicht
Drucker Erzeugt einen Papierausdruck auf dem gewählten Drucker (Drucker
werden in der Netzwerkdrucker-Listenseite definiert)
Datei Ermöglicht eine Berichtsausgabe als Datei in verschiedenen Formaten
(CSV, Excel, HTML, XML, PDF, Bild)
E-Mail Erzeugt eine Datei im gewählten Format und versendet an den
eingetragenen Empfänger
Im Berichtsdialog kann nach Auswahl von Berichtsfilter und Druckziel der
Ausdruck über die Schaltfläche OK gestartet werden.
Die gewählten Abrufeinstellungen werden automatisch in den Nutzungsdaten des
jeweiligen Benutzers gespeichert und dienen beim nächsten Abruf des betroffenen
Berichts als Vorschlagswert im Berichtsdialog.
2.2.1.3 Seitenansicht
Wenn beim Berichtsabruf die Option Bildschirm als Druckziel gewählt wird, bringt
Dynamics 365 eine Seitenansicht auf den Bildschirm.
Die Seitenansicht bietet hierbei folgende Möglichkeiten (siehe Abbildung 2-21):
 Blättern [1] zwischen Seiten durch Eingabe der Seitennummer (Schaltfläche
Gehe zu) oder durch die Symbole für die erste Seite , vorige Seite , nächste
Seite und letzte Seite
 Suchen [2] von Text im Bericht
 Zoom [3] mit der Option zu Vergrößern und Verkleinern
 Aktualisieren [4] der Seitenansicht zum Abruf aktueller Daten
 Export [5] der Seitenansicht in unterschiedliche Dateiformate wie XML, CSV,
PDF, HTML, TIFF, Excel oder Word
 Druck [6] der Seitenansicht auf einem Drucker
 Link [7] zum Öffnen des Detailformulars zum jeweiligen Feld
Abbildung 2-21: Optionen in der Seitenansicht
2.2.1.4 Druckarchiv
Das Druckarchiv dient zum Speichern eines abgerufenen Berichts in Dynamics 365.
Dazu wird im Druckzieledialog entweder die Option Druckarchiv anstelle eines
Druckers als Druckziel gewählt oder – bei Auswahl eines anderen Druckziels – der
Schieber Im Druckarchiv speichern? auf „Ja“ gesetzt.
Der Bericht wird dann im Druckarchiv gespeichert und kann später abgefragt und
gedruckt werden. Ein Benutzer kann dazu sein Druckarchiv über den Menüpunkt
Allgemeines> Abfragen> Druckarchiv öffnen. Die Druckarchive aller Benutzer werden
in der Listenseite Organisationsverwaltung> Abfragen und Berichte> Druckarchiv
gezeigt.
2.2.1.5 Buchung mit Druckausgabe

Beim Buchen von externen Belegen, beispielsweise Einkaufsbestellungen oder
Verkaufsrechnungen, soll oft parallel eine Druckausgabe erfolgen. Die
entsprechenden Buchungsdialoge enthalten daher einen Parameter zum Druck des
betroffenen Dokuments – beispielsweise den Schieber Bestellung drucken beim
Buchen einer Bestellbestätigung im Einkauf (siehe Abschnitt 3.4.5). Die
Schaltflächen Auswählen (für Filtereinstellungen) und Druckereinstellungen (für das
Druckziel) im Buchungsdialog dienen zur Auswahl der Filter- und
Druckzieloptionen analog zu den Optionen beim Druck von Standardberichten
aus dem Menü.
Wenn ein Ausdruck (Nachdruck) zu einem späteren Zeitpunkt benötigt wird –

zum Beispiel, weil der Schieber beim Buchen nicht richtig gesetzt war – kann ein
solcher aus der jeweiligen Buchungsabfrage abgerufen werden. Um beispielsweise
eine Verkaufsrechnung nachzudrucken, kann die Rechnungsabfrage
(Debitorenkonten> Abfragen und Berichte> Rechnungen> Rechnungserfassung) geöffnet
und nach Auswahl der betroffenen Rechnung die Schaltfläche
RECHNUNG/Dokument/ Anzeigen/Vorschau des Originals betätigt werden.
2.2.1.6 Stapelverarbeitung
Falls ein Berichtsabruf oder eine periodische Aktivität nicht sofort verarbeitet
werden soll, kann auf dem Register Im Hintergrund ausführen des Berichtsdialogs
eine Verarbeitung im Hintergrund angefordert werden. Dazu wird der Schieber
Stapelverarbeitung auf „Ja“ gesetzt und optional eine Stapelverarbeitungsgruppe
(im Feld Chargengruppe) eingetragen. Ausführungszeit und Wiederholungen des
Abrufs werden über die Schaltfläche Wiederholung bestimmt.
Abbildung 2-22: Auswahl der Stapelverarbeitung im Berichtsdialog
Als Voraussetzung für die Durchführung von Stapelverarbeitungen muss

zumindest ein Batch-Server im Menüpunkt Systemverwaltung> Einstellungen>
Serverkonfiguration eingerichtet sein. Stapelverarbeitungsgruppen, die zum
Kategorisieren und zur Lastverteilung von Stapelverarbeitungen verwendet
werden können, werden im Menüpunkt Systemverwaltung> Einstellungen>
Chargengruppe verwaltet
Um den Status der in den Stapel übergebenen Abrufe zu kontrollieren und zu
bearbeiten, kann der Menüpunkt Systemverwaltung> Abfragen> Batchaufträge
geöffnet werden.

In der browserbasierten Benutzeroberfläche ersetzen die Druckfunktionen des
Webbrowsers zum Druck von Listenseiten und Formularen die Auto-Berichte aus
Dynamics AX 2012. Bei einer Bereitstellung von Dynamics 365 auf Microsoft Azure
in der Cloud wird der Document Routing Agent benötigt, um Berichte auf lokalen
Druckern auszugeben.
2.2.2 Integration von Microsoft Office

Die Microsoft Office-Integration in Dynamics 365 ermöglicht es, in Microsoft Office
mit Dynamics-Daten zu arbeiten. Dazu stehen folgende Funktionen zur
Verfügung:
 Statischer Export – Einfacher Export von Dynamics 365 nach Microsoft Excel
 Öffnen und Bearbeiten – Bearbeiten von Dynamics-Daten in Microsoft Office
Mithilfe von Dokumentvorlagen können zudem unternehmensspezifische Excel-
Arbeitsmappen für das Bearbeiten von Dynamics-Daten in Excel genutzt werden.
2.2.2.1 Statischer Export nach Excel

Der statische Excel-Export bietet die Möglichkeit, die in Rastern von Listenseiten
und Detailformularen gezeigten Dynamics 365-Daten in ein Excel-Arbeitsblatt zu
übernehmen. Eine Änderung von Daten im Excel-Arbeitsblatt haben dann keine
Auswirkungen auf die Daten in Dynamics 365.
Zum Ausführen des statischen Exports wird die jeweilige Seite geöffnet und das
Rasterkontrollkästchen links in den zu exportierenden Zeilen markiert. Alternativ
können Zeilen auch bei gedrückter Strg- oder Shift-Taste durch Mausklick in das
Raster gesammelt markiert werden. Über die Tastenkombination Strg+A oder das
Rasterkontrollkästchen links oben in der Raster-Überschriftenzeile werden alle
Zeilen markiert.
Abbildung 2-23: Dialog für das Speichern beim statischen Excel-Export
Über die Schaltfläche In Microsoft Office öffnen / Nach Excel exportieren im

Aktionsbereich der Seite können die Daten dann in eine Excel-Arbeitsmappe
ausgegeben werden. Eine alternative Möglichkeit zum Aufruf des Exports bietet
das Kontextmenü, das mittels rechter Maustaste in der Raster-Überschriftenzeile

geöffnet wird.
Der Exportdialog (siehe Abbildung 2-23) bietet anschließend die Auswahl, ob die
Excel-Datei auf den lokalen Computer heruntergeladen oder in OneDrive oder
SharePoint gespeichert werden soll.
2.2.2.2 Bearbeiten von Dynamics-Daten in Excel

Im Unterschied zum statischen Export, bei dem nur Daten von Dynamics 365 nach
Excel exportiert werden können, bietet die Funktion In Excel öffnen die Möglichkeit,
von Excel aus Daten in Dynamics 365 zu bearbeiten und einzufügen.
Um das Bearbeiten von Dynamics-Daten in Excel zu starten, ist zunächst die
Listenseite oder das Detailformular mit den zu bearbeitenden Daten zu öffnen. Im
nächsten Schritt wird die Schaltfläche (In Microsoft Office öffnen) im
Aktionsbereich betätigt und die gewünschte Option in der Schaltflächen-Gruppe
In Excel öffnen gewählt. In manchen Formularen, wie beispielsweise in den
Sachkonto-Journalen (Hauptkonto> Journaleinträge> Allgemeine Erfassungen) gibt es
im Aktionsbereich zusätzlich eine eigene Schaltfläche für das Öffnen in Excel.
Bevor Microsoft Excel geöffnet wird, ist im Dialog In Excel öffnen anzugeben ob die
Excel-Datei auf dem lokalen Computer oder – mittels Excel Online – in OneDrive
oder SharePoint bearbeitet werden soll.
In Microsoft Excel ist dann der Datenkonnektor im Aufgabenbereich rechts
vorhanden, in dem vor dem Abruf von Dynamics-Daten eine Anmeldung mit dem
Azure Active Directory-Benutzer erforderlich ist. Nach dem Abruf der Daten
können die Datensätze bearbeitet und auch zusätzliche Datensätze über die
Schaltfläche Neu im Datenkonnektor eingefügt werden. Bei Bedarf kann die Excel-
Arbeitsmappe temporär auch offline bearbeitet werden.
Die Schaltfläche Aktualisieren im Excel-Datenkonnektor dient zum Abruf der
aktuellen Dynamics-Daten (inklusive zusätzlicher Zeilen für neue Datensätze in
Dynamics 365). Die Übertragung von geänderten und neuen Datensätzen aus Excel
nach Dynamics 365 erfolgt über die Schaltfläche Veröffentlichen im Datenkonnektor.
Falls die zu übertragenden Datensätze fehlerhaft sind, wird eine Fehlermeldung
im Excel-Datenkonnektor gezeigt und der Export nicht durchgeführt. Details zum
gemeldeten Fehler können dann über das Symbol unten im Datenkonnektor
abgefragt werden.
2.2.2.3 Nutzung von Dokumentvorlagen

Zusätzlich zu den im Dynamics-Standardsystem vorhandenen Excel-
Arbeitsmappen können selbst erstellte Excel-Arbeitsmappen für die Übertragung
von Daten nach Dynamics 365 benutzt werden.
Zum Erstellen einer solchen Excel-Arbeitsmappe wird der Excel-Arbeitsmappen-
Designer (Allgemeines> Office-Integration> Excel-Arbeitsmappen-Designer) verwendet,
2.3 Weiterführende Funktionen 43
in dem zunächst die Dynamics 365-Tabelle gewählt wird, deren Daten von Excel
aus bearbeitet werden sollen. Im Designer-Formular sind anschließend die
benötigten Felder vom Bereich Verfügbare Felder in den Bereich Ausgewählte Felder
zu verschieben. Über die Schaltfläche Arbeitsmappe erstellen im Aktionsbereich des
Designer-Formulars kann danach die Excel-Arbeitsmappe auf den lokalen
Computer heruntergeladen oder in OneDrive oder SharePoint gespeichert werden.
Nach Benutzer-Anmeldung im Excel-Datenkonnektor kann die Arbeitsmappe
gleich wie eine Dynamics-Standardbearbeitungsmappe sofort zum Bearbeiten von
Dynamics-Daten benutzt werden.
Falls die Excel-Arbeitsmappe gespeichert wird, kann sie als Dokumentvorlage in
Dynamics 365 übernommen werden und ist dann in der Schaltfläche (In
Microsoft Office öffnen) im Aktionsbereich des entsprechenden Formulars verfügbar.
Dazu ist im Dokumentvorlagen-Formulars (Allgemeines> Office-Integration>
Dokumentvorlagen) die Schaltfläche Neu zu betätigen und im nachfolgenden Dialog
die zuvor gespeicherte Excel-Datei hochzuladen.

Die Copy/Paste-Funktion aus Dynamics AX 2012 wird nicht mehr unterstützt und
durch eine verbesserte und erweiterte Office-Integration ersetzt.
2.2.3 Übung zum Fallbeispiel

Übung 2.7 – Drucken
Drucken Sie eine Lieferantenliste (Kreditorenkonten> Abfragen und Berichte>
Kreditorenberichte> Kreditoren), wobei Sie die Seitenansicht als Druckziel wählen. Im
zweiten Schritt rufen Sie die Lieferantenliste nochmals auf, filtern auf eine
Kreditorengruppe Ihrer Wahl und geben eine PDF-Datei als Druckziel aus.
2.3 Weiterführende Funktionen

Jeder Benutzer muss zunächst in Dynamics 365 angelegt und mit Berechtigungen
versehen werden, bevor er sich in Dynamics 365 anmelden kann. In manchen
Bereichen der Applikation werden zusätzlich Daten aus dem Mitarbeiterstamm
(Arbeitskräftestamm) benötigt. Dazu muss die betroffene Arbeitskraft dem
jeweiligen Benutzer zugeordnet sein (siehe Abschnitt 10.2.2).
2.3.1 Benutzeroptionen und Personalisierung

Jeder Anwender kann – soweit berechtigt – die Benutzeroberfläche einerseits über
seine Benutzeroptionen und andererseits über die Personalisierungsmöglichkeiten
anpassen.
2.3.1.1 Benutzeroptionen
Die Benutzeroptionen sind das zentrale Formular für die Einrichtung persönlicher
Einstellungen in Dynamics 365. Sie sind für jeden berechtigten Benutzer über den
Menüpunkt Allgemeines> Einstellungen> Benutzeroptionen oder über die Schaltfläche

Benutzeroptionen in der Menüleiste zu erreichen. Systemadministratoren können
die Benutzeroptionen der Benutzer über die Benutzerverwaltung
(Systemverwaltung> Benutzer> Benutzer, Schaltfläche Benutzeroptionen) bearbeiten.
Abbildung 2-24: Verwalten der Einstellungen in den Benutzeroptionen
Das Register Voreinstellungen in den Benutzeroptionen (siehe Abbildung 2-24)

enthält folgende Grundeinstellungen für den Benutzer:
 Unternehmen – Beim Anmelden geöffnetes eigenes Unternehmen
 Standardmodus für die Anzeige/Bearbeitung – Öffnen aller Formulare im
Lesemodus oder Bearbeitungsmodus
 Sprache – Sprache der Benutzeroberfläche
 Land/Region – Vorschlagswert für Land/Region beim Erfassen von Adressen
 Handhabung von Dokumenten – Siehe Abschnitt 10.5.1
Weitere Einstellungen in den Benutzeroptionen betreffen das Farbschema und die
Elementgröße (Register Visuell) sowie die Festlegung der Workflowoptionen
(Register Workflow).
2.3.1.2 Nutzungsdaten
Aus den Benutzeroptionen kann über die Schaltfläche Nutzungsdaten in die
benutzerindividuellen Detaildaten gewechselt werden. Die Nutzungsdaten
enthalten hierbei alle benutzerindividuellen Informationen, die automatisch und
manuell gespeichert werden – beispielsweise Filtereinstellungen, Autoberichte,
Formulareinstellungen und Datensatzvorlagen (Benutzervorlagen).
Die Register in den Nutzungsdaten zeigen die in den verschiedenen Bereichen
gespeicherten Daten. Diese Daten können durch Betätigen der Schaltfläche Daten
im Detail abgefragt werden. Ein Ändern von Nutzungsdaten ist nicht möglich,
Datensätze in den Nutzungsdaten können aber über die Schaltfläche Löschen oder
die Tastenkombination Alt+Entf (oder Alt+F9) gelöscht werden. Die Schaltfläche
Zurücksetzen auf dem Register Allgemeines dient zum Löschen aller Nutzungsdaten.
2.3.1.3 Einrichtung der Personalisierung

Unabhängig von den über die Entwicklungsumgebung zentral vorgegebenen
Einstellungen kann jeder Benutzer die in Dynamics 365 enthaltenen Listenseiten
und Detailformulare individuell an seine Bedürfnisse anpassen.
In den Personalisierungseinstellungen (Systemverwaltung> Einstellungen>
Personalisierung) wird hierbei festgelegt, ob die Systembenutzer grundsätzlich eine
Personalisierung vornehmen können. Auf dem Register Benutzer in den
Personalisierungseinstellungen kann dann pro Benutzer und Formular die auf dem
Register System festgelegte Einstellung überschrieben werden. Zusätzlich bietet das
Register Benutzer auch die Möglichkeit zum Export und Import der
Personalisierungen.
2.3.1.4 Implizite Personalisierung

In Listenseiten und in Rasterbereichen von Detailformularen kann die
Spaltenbreite mittels Klick und Ziehen des entsprechenden Spaltenrands in der
Überschriftenzeile (bei gedrückter Maustaste) geändert werden. Zusätzlich wird
die je Formular gewählte Einstellung zur Anzeige des Aktionsbereichs, der
Register und des Infoboxbereichs automatisch als Personalisierung gespeichert.
2.3.1.5 Explizite Personalisierung

Erweiterte Optionen für eine individuelle Anpassung von Listenseiten,
Detailformularen, Arbeitsbereichsseiten und dem Dashboard stehen im
Personalisierungsdialog und in der Personalisierungsleiste zur Verfügung.
Abbildung 2-25: Personalisierungsdialog und Personalisierungsleiste
Der Personalisierungsdialog wird über die Option Anpassen im Kontextmenü von

Elementen aufgerufen (Öffnen mittels Strg+F10 oder rechte Maustaste auf die
Bezeichnung, z.B. eines Feldes in einem Formular). Im Personalisierungsdialog
können dann bestimmte Einstellungen überschrieben werden – beispielsweise
durch Auswahl eines persönlichen Feldnamens, durch Verbergen, oder durch

Entfernen der Möglichkeit zum Bearbeiten des Feldinhalts.
Die Personalisierungsleiste, die über den Link Dieses Formular personalisieren im
Personalisierungsdialog oder über die Schaltfläche OPTIONEN/Anpassen/Dieses
Formular personalisieren im Aktionsbereich aufgerufen wird, bietet weitere
Möglichkeiten der Personalisierung.
Um ein Formular mittels der Personalisierungsleiste anzupassen, muss zunächst
auf die entsprechende Personalisierungsschaltfläche in der Leiste und dann auf
das Formularelement (Feld, Feldgruppe, Register, Schaltfläche) geklickt werden,
auf das die Personalisierungsaktion angewendet werden soll. Die Leiste enthält
dazu die Schaltflächen (öffnet den zuvor beschriebenen Personalisierungsdialog
für das gewählte Element), (Verschieben des gewählten Elements),
(Verbergen), (in Detailformularen, Anzeige des gewählten Feldes als
Zusammenfassungsfeld auf dem jeweiligen Register), (Überspringen in der
Tabulator-Sequenz), (kein Editieren) und (Hinzufügen eines Tabellenfeldes).
Wenn ein Feld hinzugefügt wird, muss im ersten Schritt der Seitenbereich gewählt
werden, in den das Feld eingefügt werden soll, bevor der Dialog zur Auswahl des
Feldes angezeigt wird.
Die Personalisierung wird sofort durchgeführt. Die Schaltfläche Verwalten in der
Personalisierungsleiste bietet die Möglichkeit, das jeweilige Formular wieder auf
das Standard-Layout zurückzusetzen (Schaltfläche Verwalten/Löschen) und die
Personalisierung zu exportieren und zu importieren.
Abgesehen von der Anpassung des Formular-Layouts kann die Personalisierung
auch benutzt werden, um Listenseiten über die Schaltfläche OPTIONEN/Anpassen/
Zum Arbeitsbereich hinzufügen zu Arbeitsbereichen hinzuzufügen. Nach Auswahl
von Arbeitsbereich und Präsentation („Kachel“, „Liste“ oder „Verknüpfung“) und
Betätigung der Schaltfläche Konfigurieren sind in einem weiteren Dialog
entsprechende Details festzulegen. Danach wird die Listenseite als zusätzliche
Liste, Kachel oder Link in der gewählten – jetzt personalisierten –
Arbeitsbereichsseite gezeigt.
In der Arbeitsbereichsseite bietet der Personalisierungsdialog für Kacheln die
Möglichkeit, eine Kachel zum Dashboard hinzuzufügen. Das Formular, das mit
der jeweiligen Kachel verknüpft ist, kann dann direkt vom Dashboard aus
aufgerufen werden.
Zusätzlich ist es auch möglich, über die Personalisierung im Dashboard (Auswahl
Arbeitsbereich hinzufügen im Personalisierungsdialog) einen neuen Arbeitsbereich
als Personalisierung zu erzeugen.

In der browserbasierten Benutzeroberfläche von Dynamics 365 stehen komplett
neue Werkzeuge zur Personalisierung zur Verfügung. Die Personalisierung enthält
hierbei nur die Abweichungen vom Standard-Layout, womit die Personalisierung

auch bei Modifikationen oder Änderungen im Standard erhalten bleiben kann.
2.3.2 Datensatzinformationen und Vorlagen

Der Dialog zu den Datensatzinformationen bietet Zugriff auf Daten und
allgemeine Funktionen, die nicht direkt im jeweiligen Formular gezeigt werden.
2.3.2.1 Optionen in den Datensatzvorlagen

Die Datensatzinformationen können nach Auswahl des gewünschten Datensatzes
in jeder Listenseite und jedem Detailformular über die Schaltfläche OPTIONEN/
Seitenoptionen/Datensatzinformationen im Aktionsbereich aufgerufen werden. Für
den gewählten Datensatz können dann folgende Aktivitäten durchgeführt werden:
 Umbenennen – Ändern des Schlüsselfeldwertes für den aktuellen Datensatz.
 Alle Felder anzeigen und Datenbankprotokoll – Erweiterte Informationen
zum aktuellen Datensatz.
 Skript – Einfüge-Skript mit den Daten des aktuellen Datensatzes erstellen.
 Unternehmenskontovorlage und Benutzervorlage – Vorlage erstellen.
Hinweis: In Abhängigkeit von Berechtigungen und Systemkonfiguration sind nicht
immer alle Optionen verfügbar.
Abbildung 2-26: Datensatzinformationen im Debitoren-Detailformular

2.3.2.2 Umbenennen
Zum Umbenennen des Schlüsselfeldwertes in einem Datensatz wird die
Schaltfläche Umbenennen in den Datensatzinformationen betätigt und in einem
anschließenden Dialog der neue Feldinhalt eingetragen.
Das Umbenennen von Schlüsselfeldern ist eine sehr rechenintensive Aktivität, da
sämtliche Referenzen innerhalb von Dynamics 365 mitgezogen werden müssen
(z.B. eine Änderung der Artikelnummer in allen Buchungen). Des Weiteren ist zu
bedenken, dass die Referenzen zwar innerhalb von Dynamics 365 aktualisiert
werden, externe Systeme und Stellen wie Kunden und Lieferanten aber getrennt
informiert werden müssen.
Das Umbenennen ist daher üblicherweise keine Aufgabe von normalen Benutzern,
sondern eine mit der Systemadministration abgestimmte Aktivität, die über
entsprechende Berechtigungseinstellungen abgesichert ist.
2.3.2.3 Datenbankprotokoll und Anzeigen aller Felder

Über die Schaltfläche Alle Felder anzeigen in den Datensatzinformationen wird die
Datensatzanzeige geöffnet, die alle Felder des aktuellen Datensatzes zeigt. Dies ist
vor allem dann hilfreich, wenn Informationen benötigt werden die im jeweiligen
Formular nicht standardmäßig angezeigt werden.
Das Datenbankprotokoll zeigt ein Protokoll der Änderungen des aktuellen
Datensatzes. Die Protokollierung der jeweiligen Tabelle muss dafür aber im
Menüpunkt Systemverwaltung> Einstellungen> Protokolleinstellungen für die
Datenbank oder in der Entwicklungsumgebung eingerichtet sein.
2.3.2.4 Datensatzvorlagen
Datensatzvorlagen werden benutzt, um bei der Neuanlage von Datensätzen
Feldinhalte aus einer Vorlage automatisch zu übernehmen. So kann es
beispielsweise sinnvoll sein, im Lieferantenstamm Datensatzvorlagen für Inland-
Kreditoren, EU-Kreditoren und Drittland-Kreditoren mit den entsprechenden
Buchungseinstellungen vorab zu definieren.
Bei der Nutzung von Datensatzvorlagen sind zwei Arten von Vorlagen zu
unterscheiden:
 Benutzervorlagen – Nur für den aktuellen Benutzer verfügbar.
 Unternehmenskontovorlagen – Für alle Benutzer verfügbar
Benutzervorlagen werden in den Datensatzinformationen über die Schaltfläche
Benutzervorlage nach Eintragen eines Vorlagen-Namens als Kopie des aktuellen
Datensatzes gespeichert. Sie werden in den Nutzungsdaten abgelegt und sind
private Vorlagen für den jeweiligen Anwender.
Ein späteres Ändern von Benutzervorlagen ist nicht möglich, sie können aber in
den Nutzungsdaten – Aufruf über die Schaltfläche Benutzeroptionen in der
Menüleiste> Schaltfläche Nutzungsdaten> Register Datensatzvorlagen – gelöscht

werden. Alternativ ist ein Löschen von Benutzervorlagen auch über die
Tastenkombination Alt+Entf oder Alt+F9 im Vorlagen-Auswahldialog (siehe
Abbildung 2-27) möglich.
Im Gegensatz zu den Benutzervorlagen stehen Unternehmenskontovorlagen allen
Anwendern zur Verfügung. Sie werden in den Datensatzinformationen über die
Schaltfläche Unternehmenskontovorlage als Kopie des aktuellen Datensatzes erstellt.
Unternehmenskontovorlagen werden im Formular Allgemeines> Einstellungen>
Datensatzvorlagen verwaltet, wo nach Markieren einer Tabelle auf dem Register
Überblick und zum Register Vorlagen gewechselt werden kann, um die zugehörigen
Datensatzvorlagen zu verwalten.
Abbildung 2-27: Auswahl einer Datensatzvorlage im Vorlagendialog
Sobald zu einem Formular Datensatzvorlagen vorhanden sind, werden diese in

einem Vorlagen-Auswahldialog beim Anlegen neuer Datensätze angezeigt.
Abbildung 2-27 zeigt beispielsweise die Vorlagenauswahl bei Neuanlage eines
Lieferanten im Kreditoren-Detailformular (Kreditorenkonten> Kreditoren> Alle
Kreditoren) nach dem Anlegen von Vorlagen in diesem Formular.
In der Vorlagenauswahl wird die gewünschte Vorlage über die Schaltfläche OK
nach Markieren der betreffenden Zeile ausgewählt. Unternehmenskontovorlagen
sind hierbei am Symbol und Benutzervorlagen am Symbol zu erkennen. Im
Kontrollkästchen rechts in der Vorlagenauswahl kann eine Vorlage markiert
werden, die als Vorschlagswert verwendet werden soll.
Wird in der Vorlagenauswahl der Schieber Nicht mehr fragen auf „Ja“ gesetzt,
kommt beim Anlegen eines Datensatzes die als Vorschlagswert (im
Kontrollkästchen rechts) markierte Vorlage ohne Anzeige der Vorlagenauswahl

zur Anwendung. Um die Vorlagenauswahl bei Neuanlagen wieder einzublenden,
muss in den Datensatzinformationen die in diesem Fall gezeigte Schaltfläche
Vorlagenauswahl anzeigen betätigt werden.

Übung 2.8 – Benutzeroptionen
Sie wollen Ihren Benutzernamen und Ihre E-Mailadresse in den Benutzeroptionen
überprüfen. Wählen Sie dann in den visuellen Einstellungen der Benutzeroptionen
das Farbschema für hohen Kontrast und die Elementgröße, die eine Anzeige
möglichst vieler Elemente ermöglicht. Zusätzlich tragen Sie das passende
Übungsunternehmen als Start-Unternehmen ein, damit Sie bei der nächsten
Anmeldung direkt zum Übungsmandanten gelangen.
Übung 2.9 – Datensatzvorlagen
Erstellen Sie eine Benutzervorlage auf Basis des von Ihnen in Übung 2.4 angelegten
Lieferanten an. Anschließend legen Sie einen neuen Lieferanten an, wobei Sie
Vorschlagswerte aus der eben erstellten Datensatzvorlage übernehmen wollen.
2.4 Globales Adressbuch

Dynamics 365 speichert jeden Geschäftspartner – Firmen und Personen – in einer
gemeinsamen Tabelle, dem globalen Adressbuch. Die Geschäftspartner werden
hierbei unter dem Begriff „Partei“ geführt und umfassen alle Interessenten,
Kunden, Lieferanten, Standorte, Lagerorte, Mitarbeiter und sonstiger Kontakte auf
Konzernebene, also in allen Unternehmen einer Dynamics 365-Datenbank.
2.4.1 Parteien und Adressen

Beim Anlegen eines Debitors (Kunden), eines Kreditors (Lieferanten), und jeder
anderen Art von Geschäftspartnern wird dieser als „Partei“ im globalen
Adressbuch gespeichert. Eine Partei kann eine oder mehrere (Post-)Adressen und
Kontaktdaten zugeordnet haben. Eine Partei ist nicht dasselbe wie eine Adresse –
eine Partei ist eine Organisation oder eine Person, die durch ihren Namen
gekennzeichnet ist.
In Abhängigkeit von den jeweiligen Berechtigungen können alle Parteien im
globalen Adressbuch (Allgemeines> Allgemeines> Globales Adressbuch) abgefragt
werden. Im zugehörigen Detailformular können Details der jeweiligen Partei wie
Name, Adressen und Kontaktdaten verwaltet werden.
2.4.1.1 Direktes Anlegen von Parteien

Parteien können über die Schaltfläche Neu direkt im globalen Adressbuch angelegt
werden, wobei nach der Parteikennung (meist automatisch aus dem
Nummernkreis) der Typ (Parteityp – „Organisation“ oder „Person“) gewählt
2.4 Globales Adressbuch 51
werden muss. In Abhängigkeit vom gewählten Parteityp wird anschließend der

Name oder – für den Parteityp „Person“ – der Vorname und Nachname erfasst.
Abbildung 2-28: Verwalten einer Partei mit mehreren Adressen
Danach können die weiteren Daten der Partei erfasst werden, beispielsweise
postalische Adressen auf dem Register Adressen und Kontaktdaten wie E-
Mailadressen und Telefonnummern auf dem Register Kontaktinformationen.
Abschnitt 3.2.1 in diesem Buch erläutert das Verwalten von Adressen und
Kontaktdaten am Beispiel der Kreditorenverwaltung.
2.4.1.2 Indirektes Anlegen von Parteien

Parteien werden indirekt angelegt, wenn ein Geschäftspartner in einem anderen
Bereich eröffnet wird – beispielsweise im ein Debitor in der Listenseite
Debitorenkonten> Kunden> Alle Debitoren. Das Feld Name ist in allen Formularen,
von denen aus Parteien indirekt erstellt werden, ein Auswahlfeld, in dem eine
bestehende Partei zugeordnet werden kann. Wird dann im Auswahlfeld Name ein
neuer Name eingetippt anstatt eine bestehende Partei auszuwählen, wird im
Hintergrund automatisch eine Partei mit dem neuen Namen angelegt.
Im Beispiel der Neuanlage eines Debitors wird eine neue Partei parallel zum neuen
Debitor angelegt, wenn im Feld Name des Debitoren-Neuanlagedialogs ein Name
eingetippt wird. Wird in diesem Feld eine bestehende Partei ausgewählt, erhält
diese Partei die neue Rolle „Debitor“ im betroffenen Unternehmen.
Nachdem eine Partei bereits im globalen Adressbuch vorhanden sein kann – zum
Beispiel, wenn ein neuer Debitor bereits in einem Schwesterunternehmen als
Debitor vorhanden ist – sollte vor dem direkten oder indirekten Anlegen neuer
Parteien geprüft werden, ob eine entsprechende Partei bereits existiert. Um
Duplikate zu vermeiden, kann zusätzlich eine Duplikatprüfung in den
Adressbuchparametern (siehe weiter unten) aktiviert werden. In diesem Fall wird
beim Versuch, eine neue Partei mit identischem Namen anzulegen, zur
Bestätigung ein Dialog mit Partei-Duplikaten gezeigt.
2.4.1.3 Interne Organisationseinheiten

Neben externen Parteien – Organisationen und Personen – sind auch eigene
Organisationseinheiten und Unternehmen (siehe Abschnitt 10.1.2) Parteien im
globalen Adressbuch. Interne Organisationen werden durch den entsprechenden
Parteityp gekennzeichnet – z.B. „Juristische Personen“ für eigene Unternehmen.
Parteitypen für interne Organisationen können beim Anlegen einer Partei im
globalen Adressbuch nicht manuell gewählt werden, sie werden indirekt beim
Anlegen der jeweiligen Organisation erstellt.
2.4.2 Adressbücher
Ein Adressbuch ist eine Gruppe oder Sammlung von Parteien. Adressbücher
können im Formular Organisationsverwaltung> Globales Adressbuch> Adressbücher
unabhängig voneinander angelegt werden, beispielweise ein Adressbuch für den
Vertrieb und ein Adressbuch für die Beschaffung.
Das globale Adressbuch ist eine Sammlung aller Adressbücher, also aller Parteien
in allen eigenen Unternehmen einer Dynamics-Datenbank (siehe Abbildung 2-29).
Um eine Partei mit einem oder mehreren Adressbüchern zu verknüpfen, muss die
betroffene Partei im globalen Adressbuch (oder in einem anderen Formular zur
Parteienverwaltung, beispielsweise im Kreditoren-Detailformular) zum Bearbeiten
geöffnet werden. Im Suchfenster zum Auswahlfeld Adressbücher auf dem Register
Allgemeines ist dann das/die Kontrollkästchen vor dem/den zutreffenden
Adressbüchern zu markieren.
Adressbücher können zum Filtern von Parteien benutzt werden – beispielsweise
über das Filterfeld Adressbücher in der Listenseite des globalen Adressbuchs – und
als Basis für Berechtigungseinstellungen im Extensible Data Security Framework
dienen.
2.4 Globales Adressbuch 53
Abbildung 2-29: Struktur des globalen Adressbuchs
2.4.2.1 Rollen
Die Rolle einer Partei – z.B. „Debitor“ oder „Kreditor“ – beschreibt die Beziehung
zwischen der Partei und den eigenen Unternehmen. Eine Partei kann eine oder
mehrere Rollen in einem oder mehreren eigenen Unternehmen haben. Die
Zuordnung einer Rolle zu einer Partei kann hierbei auf zwei Arten erfolgen:
 Indirekt – Durch das indirekte Erstellen einer Partei in anderen Bereichen (wie
dem Debitorenstamm) erhält die neu angelegte Partei auch automatisch die
entsprechende Rolle.
 Direkt – Das Betätigen der entsprechenden Schaltfläche im Aktionsbereich des
globalen Adressbuchs (z.B. PARTEI/Neu/Debitor) nach Auswahl der betroffenen
Partei erstellt einen Datensatz in der jeweiligen Tabelle (Debitorenstamm im
Beispiel) und ordnet der Partei die jeweilige Rolle zu.
Die Rollen einer Partei werden auf dem Register Rollen im Detailformular zum
globalen Adressbuch gezeigt.
2.4.2.2 Adressbuchparameter
Falls in den Adressbuchparametern eine Duplikatprüfung aktiviert ist
(Organisationsverwaltung> Globales Adressbuch> Parameter für globales Adressbuch,
Schieber Auf Duplikate prüfen), wird ein Dialog mit Partei-Duplikaten gezeigt, wenn
versucht wird, eine Partei anzulegen und bereits eine Partei mit identischem
Namen existiert. In diesem Dialog kann dann ausgewählt werden, ob der
bestehenden Partei eine zusätzliche Rolle zugewiesen werden soll oder – wenn es
sich um eine zufällige Namensgleichheit handelt – eine neue Partei mit
identischem Namen angelegt werden soll.
Weitere Einstellungen in den Adressbuchparametern umfassen Vorschlagswerte
für den Parteityp („Organisation“ oder „Person“) in den verschiedenen Bereichen
und die Namensfolge für Personen (Vorname/Nachname).
Einstellungen zum Format von Adressen (Adressformat) sowie die Verwaltung von
Ländern, Orten und Postleitzahlen erfolgen in den Adresseinstellungen
(Organisationsverwaltung> Globales Adressbuch> Adressen> Adresseinstellungen). Auf
dem Register Parameter in den Adresseinstellungen wird auch definiert, ob
Postleitzahlen in der Postleitzahlentabelle angelegt sein müssen, bevor sie in einer
Adresse eingetragen werden können.

Übung 2.10 – Globales Adressbuch
Um die Funktionalität des globalen Adressbuchs zu überprüfen stellen Sie fest, ob
Sie eine Partei für den in Übung 2.4 angelegten Kreditor finden können.
Dann legen Sie eine neue Partei im globalen Adressbuch an. Es handelt sich um ein
Unternehmen mit dem Namen „##-Übung 2.10“ (## = Ihre Benutzerkennung) und
einer Adresse in London. Die neue Partei wird Kreditor in Ihrem Unternehmen.
Wie gehen Sie vor?
3 Beschaffung
Aufgabe des Beschaffungswesens ist es, den externen Bezug von Materialien und
Dienstleistungen zu bewerkstelligen. Diese Aufgabe umfasst folgende Tätigkeiten:
 Ermitteln des Materialbedarfs im Rahmen von Planung und Disposition
 Bearbeiten von Bestellanforderungen, Angebotsanfragen und Bestellungen
 Buchen von Wareneingang und Rechnungseingang
Hinsichtlich der Nomenklatur ist zu beachten, dass lieferantenbezogene Begriffe in
Microsoft Dynamics 365 mit dem Ausdruck „Kreditor“ bezeichnet werden. Dies ist
bisweilen etwas gewöhnungsbedürftig, aber aufgrund der funktionalen
Integration und der Tatsache, dass der Begriff „Kreditor“ weitere Geldempfänger
wie das Finanzamt miteinschließt, auch in anderen ERP-Systemen üblich.
3.1 Geschäftsprozesse im Beschaffungswesen

Bevor die Abwicklung von Beschaffungsprozessen in Dynamics 365 detailliert
erklärt werden, zeigt dieser Abschnitt die wesentlichen Abläufe.
3.1.1 Grundkonzept der Beschaffungsprozesse

Ausgangspunkt für das Bestellwesen ist eine korrekte Pflege der Stammdaten,
insbesondere des Kreditorenstamms und des Produktstamms. Anstelle einer
Bestellung von Produkten kann jedoch für Dienstleistungen und nicht
lagergeführte Artikel eine Bestellung von Beschaffungskategorien erfolgen.
3.1.1.1 Stammdaten und Bewegungsdaten im Einkauf

Die einzelnen Kreditoren/Lieferanten und Produkte werden als Stammdaten
einmal angelegt und später selten geändert, sind also über längere Zeit
unveränderlich. Im Zuge des Beschaffungsprozesses werden Stammdaten in
Bewegungsdaten kopiert, Produkt- und Lieferantendaten also in Bestellvorschläge
und Bestellungen übernommen.
Die übernommenen Daten können danach überarbeitet werden, wobei diese
Änderungen keine Auswirkungen auf die Stammdaten selbst haben. Wenn also
beispielsweise die Zahlungsbedingung in einer Bestellung geändert wird, hat das
keine Auswirkungen auf die allgemeine Zahlungsbedingung des jeweiligen
Lieferanten. Um diese zu ändern, muss die Zahlungsbedingung des Lieferanten im
Kreditorenstamm geändert werden.
Ausgehend von korrekt angelegten Stammdaten kann der Beschaffungsprozess in
6 Teilschritte gegliedert werden (siehe Abbildung 3-1).

56 3 Beschaffung
Abbildung 3-1: Beschaffungsprozess in Dynamics 365
3.1.1.2 Materialbedarf, Bestellanforderung und Angebotsanforderung

Die Bedarfsermittlung als erster Schritt im Beschaffungsprozess kann in
Dynamics 365 auf zwei Arten erfolgen:
 Automatisch – Erstellung von Bestellvorschlägen (geplante Bestellungen)
 Manuell – Erfassung von Bestellanforderungen
Basis für das automatische Erzeugen von Bestellvorschlägen im Zuge der
Disposition (Produktprogrammplanung, siehe Abschnitt 6.3) sind aktuelle Zahlen
zu Lagerbestand, Aufträgen und Bestellungen. Im Gegensatz zum automatisch
erzeugten Bestellvorschlag ist die Bestellanforderung ein manuell erfasstes,
internes Dokument, das die Einkaufsabteilung zum Bestellen von Material – z.B.
Büromaterial – auffordert.
Angebotsanforderungen (Anfragen) können manuell im Einkauf erfasst oder aus
Bestellvorschlag und Bestellanforderung erzeugt werden. Sie werden an
Lieferanten geschickt, um Angebote einzuholen und zu vergleichen.
3.1.1.3 Einkaufsbestellung
Einkaufsbestellungen können durch manuelles Erfassen und über das Umwandeln
von Bestellvorschlägen und Angebotsanforderungen erstellt werden. Eine
Bestellung besteht aus einem Kopfteil, in dem die für die gesamte Bestellung
gemeinsamen Informationen – etwa die Daten des Lieferanten – enthalten sind,
und aus einer oder mehreren Positionen mit den bestellten Produkten.
Falls das Änderungsmanagement für Bestellungen aktiviert ist, muss nach dem
Erfassen der Bestellung eine Genehmigung eingeholt werden. Der
Genehmigungsprozess wird hierbei über einen Workflow abgebildet. Nach der
Genehmigung – oder unabhängig davon, falls das Änderungsmanagement nicht
aktiviert ist – kann wahlweise eine Einkaufsabfrage gebucht und zu Prüfzwecken
an den Lieferanten geschickt werden.
Bevor der Bestellprozess mit dem Produktzugang fortgesetzt werden kann, muss
eine Bestellbestätigung gebucht werden. Die Bestellbestätigung dient dazu, die
verbindliche Bestellung unabhängig von späteren Änderungen zu speichern. Sie
kann als Druckausgabe oder elektronisch an den Lieferanten übermittelt werden.
3.1 Geschäftsprozesse im Beschaffungswesen 57
Der Status einer Bestellung ist an den gebuchten Positionsmengen und am

Bestellungsstatus und Dokumentstatus im Bestellkopf ersichtlich. Darauf
aufbauend zeigen Abfragen und Berichte Probleme (z.B. Lieferverzögerungen).
3.1.1.4 Produktzugang, Rechnungseingang und Kreditorenzahlung

Der Produktzugang wird bei Einlangen der Artikel oder Erhalt der Dienstleistung
mit Bezug auf die Bestellung erfasst. Mit dem Produktzugang erhöht sich – für
Lagerartikel – der physische Lagerbestand, die offene Bestellmenge wird reduziert.
Gleichzeitig mit der Ware oder bestimmte Zeit danach übermittelt der Lieferant
seine Rechnung. Beim Erfassen der Kreditorenrechnung kann durch Vergleich mit
der Original-Bestellung und dem Produktzugang die finanzbuchhalterische und
sachliche Richtigkeit überprüft werden. Eingangsrechnungen ohne Bezug auf eine
Bestellung können – wie eine Bestellrechnung – im Kreditorenrechnungsformular
oder unabhängig im Rechnungsjournal gebucht werden (siehe Abschnitt 9.3.2).
Auf Basis der gebuchten Rechnungen können Zahlungen manuell erfasst oder
unter Berücksichtigung von Fälligkeit in einem Zahlvorschlag automatisch
ermittelt werden. Die Abwicklung der Zahlungen erfolgt üblicherweise in der
Kreditorenbuchhaltung, unabhängig von Bestellprozess und Einkaufsabteilung.
3.1.1.5 Sachkontenintegration und Belegprinzip

Aufgrund der tiefgehenden Integration innerhalb von Dynamics 365 werden alle
Beschaffungsvorgänge entsprechend der jeweiligen Konfiguration auf Sachkonten
gebucht. Um die Prozesse in diesem Zusammenhang zu dokumentieren, wird das
Belegprinzip durchgängig verwendet: Ein Beleg muss zunächst erfasst und dann
gebucht werden, nach der Buchung können Belege nicht mehr verändert werden.
Abbildung 3-2 zeigt dazu einen Überblick der betroffenen Belege.
Abbildung 3-2: Transaktionen und gebuchte Belege im Beschaffungswesen

58 3 Beschaffung
3.1.2 Auf einen Blick: Abwicklung von Einkaufsbestellungen

Bevor der Beschaffungsprozess im Detail gezeigt wird, soll ein Überblick die
Orientierung erleichtern. Im Beispiel wird die Bestellung im Arbeitsbereich
Bestellungsvorbereitung angelegt und die Buchung im Bestellformular durchgeführt.
Im Arbeitsbereich Bestellungsvorbereitung dient die Schaltfläche Neue Bestellung
zum Anlegen einer Bestellung. Im Neuanlagedialog muss im Feld Kreditorenkonto
die Lieferantennummer gewählt werden (die Suche startet nach Eintippen der
ersten Zeichen automatisch). Nach Betätigen der Schaltfläche OK wird der
Bestellkopf angelegt und das Bestellformular in der Positionsansicht geöffnet.
Kopfdaten wie Sprache und Währung werden aus dem Kreditor initialisiert.
Um die Bestellung weiter bearbeiten zu können, muss das Bestellformular im
Bearbeitungsmodus geöffnet sein – im Lesemodus dient die Taste F2 oder die
Schaltfläche Bearbeiten zum Wechsel in den Bearbeitungsmodus. Eine neue Position
ist auf dem Register Bestellpositionen mit Artikelnummer, Menge und Preis
anzulegen. Nach Auswahl der Artikelnummer werden aus dem Artikelstamm
Vorschlagswerte für Menge, Preis und Felder wie Standort und Lagerort in die
Bestellzeile übernommen. Eine zweite Bestellzeile kann über die Taste Pfeil-abwärts
oder die Schaltfläche Position hinzufügen in der Funktionsleiste angelegt werden.
Die Schaltfläche Kopfzeile (bzw. Positionen) unterhalb des Aktionsbereichs im
Bestellformular ermöglicht den Wechsel zwischen der in Abbildung 3-3 gezeigten
Positionsansicht und der Kopfansicht, in der Kopfdaten bearbeitet werden können.
Abbildung 3-3: Erfassen einer Bestellposition (im Bearbeitungsmodus)
Ist das Änderungsmanagement aktiv, hat die Bestellung nach dem Erfassen den
Genehmigungsstatus „Entwurf“ (rechts unterhalb des Aktionsbereichs gezeigt). Es
3.1 Geschäftsprozesse im Beschaffungswesen 59
muss dann über die Schaltfläche Workflow/Absenden im Aktionsbereich der

Bestellung eine Genehmigung angefordert und in weiterer Folge erteilt werden.
Über die Schaltfläche EINKAUF/Generieren/Bestätigung ist eine Bestätigung zu
buchen. Soll die Bestellung gedruckt werden, ist auf dem Register Parameter im
Buchungsdialog der Schieber Bestellung drucken zusätzlich zum Schieber Buchung
auf „Ja“ zu setzen. Die Schaltfläche Druckereinstellungen dient zur Druckerauswahl.
Abbildung 3-4: Buchen und Drucken der Bestellbestätigung
Sobald die Ware im Lager eintrifft, kann der Produktzugang über die Schaltfläche
WARENEINGANG/Generieren/Produktzugang gebucht werden. Der Buchungsdialog
für den Produktzugang ist wie der Dialog zur Bestellbestätigung aufgebaut. Im
Produktzugangsdialog wird aber im Normalfall im Auswahlfeld Menge die Option
„Bestellte Menge“ und in der Spalte Produktzugang (Register Überblick) die
Lieferscheinnummer des Lieferanten eingetragen. Der Produktzugang erhöht den
Lagerbestand und setzt den Bestellungsstatus auf „Eingegangen“.
Wenn der Rechnungseingang direkt im Bestellformular gebucht werden soll, ist
die Schaltfläche RECHNUNG/Generieren/Rechnung zu betätigen. Anders als die
übrigen Buchungsdialoge ist das Formular für ausstehende Kreditorenrechnungen
für ein getrenntes Erfassen der Buchung konzipiert. Im Rechnungsformular ist die
Infobox Rechnungssummen zu prüfen und die externe Rechnungsnummer im Feld
Nummer (Feldgruppe Rechnungskennung) einzutragen bevor die Rechnung über die
Schaltfläche Buchen gebucht wird. Mit der Buchung wird ein offener
Kreditorenposten erzeugt und der Status der Bestellung auf „Fakturiert“ geändert.
Hinweis: Beim Abbrechen der Rechnungsbuchung ist die geöffnete Rechnung zu
löschen (ohne Löschen wird eine ausstehende Rechnung gespeichert).
60 3 Beschaffung
3.2 Lieferantenverwaltung
Daten von Lieferanten (Kreditoren) werden sowohl in der Beschaffung als auch in
der Kreditorenbuchhaltung benötigt. Da Dynamics 365 einen Systemansatz der
vollständigen Integration verfolgt, werden Lieferantendaten an einer Stelle
verwaltet und gelten dann über alle Bereiche. Über Berechtigungseinstellungen
lässt sich der Zugriff auf Felder und Feldgruppen bereichsweise steuern,
systemseitig wird aber keine Trennung des Lieferantenstamms in verschiedene
Bereiche für Beschaffung und Kreditorenbuchhaltung vorgenommen.
3.2.1 Kreditorenstammdaten
Um bestehende Kreditoren (Lieferanten) zu suchen oder neue Kreditoren
anzulegen, kann die Kreditoren-Listenseite im Beschaffungsmenü (Beschaffung>
Kreditoren> Alle Kreditoren), oder im Kreditorenkontenmenü (Kreditorenkonten>
Kreditoren> Alle Kreditoren), oder über die Navigationssuche geöffnet werden.
Entsprechend der allgemeinen Struktur von Listenseiten zeigt die Kreditoren-
Listenseite einen Überblick vorhandener Kreditoren. Das Detailformular für einen
Kreditor kann mittels Klick auf die als Link in der Spalte Kreditorenkonto gezeigte
Lieferantennummer geöffnet werden.
Neben der Kreditoren-Listenseite bietet auch die Arbeitsbereichsseite
Bestellungsvorbereitung die Möglichkeit, das Kreditorenformular zu öffnen (Liste
Kreditor suchen im Listenbereich).
Abbildung 3-5: Auswählen eines Kreditors in der Kreditoren-Listenseite
Zum Bearbeiten des Kreditors im Detailformular kann der Bearbeitungsmodus

über die Taste F2 oder die Schaltfläche Bearbeiten im Aktionsbereich aktiviert
3.2 Lieferantenverwaltung 61
werden. Wenn der Bearbeitungsmodus bereits in der Listenseite aktiviert worden

ist, wird das Detailformular schon im Bearbeitungsmodus geöffnet.
Das Kreditorenformular enthält zahlreiche Felder, von denen viele als
Vorschlagswert für Einkaufsbestellungen und Journalerfassungen dienen.
Nachfolgend werden nur die wichtigsten Einstellungen beschrieben, die Online-
Hilfe enthält weitere Informationen.
3.2.1.1 Neuanlage von Kreditoren

Um einen neuen Kreditor anzulegen, kann in der Kreditoren-Listenseite (oder im
Detailformular) die Tastenkombination Alt+N oder die Schaltfläche Neu im
Aktionsbereich betätigt werden. Falls Datensatzvorlagen (siehe Abschnitt 2.3.2) für
den Kreditorenstamm hinterlegt sind, können Vorschlagswerte für die Feldinhalte
des neuen Lieferanten aus der Vorlage übernommen werden.
In Abhängigkeit von den Einstellungen des Nummernkreises für
Kreditorenkonten wird die eindeutige Kreditorennummer im Feld Kreditorenkonto
automatisch eingesetzt oder muss manuell eingetragen werden.
3.2.1.2 Integration des globalen Adressbuchs

Der Parteityp (Feld Typ in der Feldgruppe Kennung) auf dem Register Allgemeines
im Kreditoren-Detailformular gibt an, ob es sich bei dem gewählten Kreditor um
eine Person oder eine Organisation (Unternehmen) handelt. In Abhängigkeit vom
Parteityp werden auf dem Register Allgemeines unterschiedliche Felder gezeigt –
beispielsweise Vorname und Nachname für den Typ „Person“.
Jeder Kreditor ist gleichzeitig auch eine Partei im globalen Adressbuch. Beim
Anlegen eines neuen Kreditors wird daher das Feld Name als Auswahlfeld gezeigt,
womit es möglich ist, ein Suchfenster zu öffnen und eine bestehende Partei
(Organisation oder Person) aus dem globalen Adressbuch für die Kreditor-
Zuordnung zu wählen. Wenn der Name manuell eingetippt wird und eine Partei
mit identischem Namen bereits im globalen Adressbuch existiert, wird unter der
Voraussetzung, dass die Duplikatprüfung aktiviert ist, ein Dialog mit Partei-
Duplikaten gezeigt. In diesem Dialog kann ausgewählt werden, ob der neue
Kreditor mit der bestehenden Partei verknüpft wird oder eine komplett neue
Partei, die nur zufällig einen identischen Namen hat, im globalen Adressbuch
angelegt wird.
Nach Speichern des Kreditoren-Datensatzes kann der zugehörige Partei-Datensatz
über die Tabellenreferenz (Details anzeigen) im Feld Name geöffnet werden.
Als Alternative zum Kreditorenformular kann die Neuanlage von Kreditoren auch
so durchgeführt werden, dass für den Kreditor zunächst eine Partei im globalen
Adressbuch (Allgemeines> Allgemeines> Globales Adressbuch, siehe Abschnitt 2.4)
angelegt werden. Wenn der Benutzer hier bereits vor dem Anlegen der Partei für
den Kreditor überprüft, ob eine entsprechende Partei – beispielsweise als Debitor
62 3 Beschaffung
in einem verbundenen Unternehmen – existiert, kann die Wahrscheinlichkeit von

Adress-Duplikaten reduziert werden. Nach Anlegen einer neuen oder Auswählen
der bestehenden Partei kann diese im globalen Adressbuch über die Schaltfläche
PARTEI/Neu/Kreditor als Kreditor im aktuellen Unternehmen angelegt werden.
3.2.1.3 Zentrale Daten im Kreditorenstamm

Der Suchbegriff im Kreditorenstamm wird aus dem Kreditorennamen vorbelegt,
kann aber überschrieben werden. Pflichtfelder im Kreditorenstamm sind,
abgesehen vom Namen, die Kreditorengruppe (Auswahlfeld Gruppe), über die
meist die Sachkontenintegration gesteuert wird (siehe Abschnitt 3.2.3), und die
Währung auf dem Register Informationen zum Einkauf, für die als Vorschlagswert
die Eigenwährung eingesetzt wird.
Weitere wichtige Felder auf dem Register Allgemeines sind die Sprache
(Spracheinstellung für externe Belege) und die Adressbücher (falls das globale
Adressbuch in unterschiedliche Adressbücher gegliedert wird).
Das Anzeigefeld Kreditorensperre auf dem Register Sonstige Details zeigt, ob der
Kreditor gesperrt ist. Um den Sperrstatus eines Kreditors zu ändern, wird die
Schaltfläche KREDITOR/Verwalten/Gesperrt betätigt. Bei Auswahl der
Kreditorensperre „Alle“ können für den betroffenen Lieferanten keine Bestellungen
erfasst und keine Transaktionen gebucht werden. Die Sperroptionen „Nein“ und
„Nie“ erlauben das Buchen aller Transaktionen. Die Option „Nie“ kennzeichnet
hierbei Kreditoren, die auch nach einer Zeit ohne Aktivitäten nicht gesperrt
werden sollen.
3.2.1.4 Einrichtung der Umsatzsteuer (Vorsteuer)

Einstellungen zur Steuerberechnung für den jeweiligen Kreditor sind auf dem
Register Rechnung und Lieferung zu finden. Über die Mehrwertsteuergruppe
(Vorschlagswert aus der Kreditorengruppe) wird festgelegt, ob der Kreditor als
Unternehmen im Inland Umsatzsteuer berechnet, oder ob – wie für Kreditoren aus
dem EU-Raum – eine andere Steuerberechnung zur Anwendung kommt. Die
Einrichtung der Steuerberechnung hängt vom Standort und der Art des
Unternehmens ab und wird in Abschnitt 9.2.6 dieses Buchs erläutert.
Ob die Eintragung einer Umsatzsteuernummer (USt-IdNr.) verpflichtend ist, wird
auf dem Register Allgemeines/Kreditor der Kreditorenkontenparameter
(Kreditorenkonten> Einstellungen> Kreditorenkontenparameter) im Auswahlfeld
Umsatzsteuernummer erforderlich festgelegt. Umsatzsteuernummern werden in einer
eigenen Stammtabelle geführt und müssen daher über den Menüpunkt Steuer>
Einstellungen> Mehrwertsteuer> USt-IdNr. oder direkt aus dem Kreditorenformular
über die Tabellenreferenz (Details anzeigen) angelegt werden, bevor sie im
Kreditorenstamm eingetragen oder ausgewählt werden können.
3.2.1.5 Lieferbedingung und Zahlungsbedingung

Im Feld Lieferbedingungen auf dem Register Rechnung und Lieferung werden die
Standard-Lieferbedingungen des Kreditors eingetragen. Die Einrichtung der
benötigten Lieferbedingungen unter Berücksichtigung fremdsprachiger Texte
erfolgt dazu im Menüpunkt Beschaffung> Einstellungen> Verteilung>
Lieferbedingungen.
Zahlungsbedingung und Skonto werden auf dem Register Zahlung hinterlegt
(siehe Abschnitt 3.2.2).
3.2.1.6 Postalische Anschrift (Adresse)

Adressdaten des Kreditors werden auf dem Register Adressen verwaltet, wobei
einem Kreditor mehrere Adressen zugeordnet werden können. Adressen und
Kontaktdaten sind auch in der Partei, die dem jeweiligen Kreditor im globalen
Adressbuch zugeordnet ist, enthalten und werden in Kreditorenstamm und
Parteistamm gemeinsam verwaltet.
Um für einen Kreditor eine neue Adresse anzulegen, ist die Schaltfläche
Hinzufügen in der Funktionsleiste des Registers Adressen zu betätigen. Im Dialog
Neue Adresse kann dann im Feld Name oder Beschreibung eine Kennung eingetragen
werden – für die primäre Adresse (Hauptadresse/Unternehmenssitz) meist der
Kreditorenname. In der primären Adresse ist ferner darauf zu achten, dass der
Schieber Primär auf „Ja“ und der Schieber Privat auf „Nein“ gesetzt ist.
Der Verwendungszweck im Adressdialog bestimmt, für welche Transaktionen die
jeweilige Adresse als Vorschlagswert herangezogen wird. Für die primäre Adresse
kann hier „Unternehmen“ gewählt werden. Weitere Adressen haben ebenfalls
einen oder mehrere Zwecke zugeordnet – beispielsweise „Zahlung“ für eine
Zahler-Adresse (relevant beim Druck von Schecks). Für Transaktionen mit
Zwecken, zu denen keine spezielle Adresse erfasst ist, wird die primäre Adresse
des Kreditors herangezogen.
Sind für einen Kreditor mehrere Adressen mit demselben Verwendungszweck
angelegt, kann über die Schaltfläche Weitere Optionen/Standardwerte festlegen in der
Funktionsleiste des Registers Adressen des Kreditorenformulars pro
Verwendungszweck ein Vorschlagswert bestimmt werden.
Die Adress-Verwendungszwecke können im Formular Organisationsverwaltung>
Globales Adressbuch> Zweck der Adress- und Kontaktinformationen bearbeitet werden,
wo zusätzlich zu den Standarddaten neue Zwecke angelegt werden können.
Eine weitere wesentliche Einstellung bei der Erfassung einer Adresse ist der
Ländercode im Feld Land/Region, da dieser Basis für Meldungen an Behörden
(Intrastat, Zusammenfassende Meldung) und für das Adressformat ist.
Nach Auswahl des Ländercodes werden im Suchfenster zum Feld Postleitzahl nur
Postleitzahlen des jeweiligen Landes gezeigt. Wenn eine Postleitzahl beim Erfassen
64 3 Beschaffung
einer Adresse manuell eingetippt wird, wird abhängig vom Parameter zur
Postleitzahl-Prüfung (Organisationsverwaltung> Globales Adressbuch> Adressen>
Adresseinstellungen, Register Parameter) auf eine gültige Postleitzahl geprüft. Falls
die Postleitzahl-Prüfung aktiv ist, muss eine neue Postleitzahl in der
Postleitzahlen-Tabelle angelegt werden (Register Postleitzahlen im Formular
Adresseinstellungen, oder über Details anzeigen im Adressfeld Postleitzahl) bevor sie
in einer Adresse eingetragen werden kann.
Nach Anlegen der Adresse im Adressdialog können im Kreditorenformular über
die Schaltfläche Weitere Optionen/Erweitert in der Funktionsleiste des Registers
Adressen zusätzliche Adressdetails eingetragen werden. Im Formular Adressen
verwalten werden auf dem Register Kontaktdaten die Kontaktdaten eingetragen, die
sich auf die jeweilige Adresse beziehen (beispielsweise die Telefonnummer der
Zahlungsadresse) – und nicht die allgemeinen Kontaktdaten des Kreditors.
3.2.1.7 Kontaktinformationen
Allgemeine Kontaktdaten zum Kreditor wie Telefonnummer oder E-Mailadresse
können auf dem Register Kontaktinformationen erfasst werden.
Auf dem Register Informationen zum Einkauf kann eine Kontaktperson des
Kreditors im Feld Primärkontakt als Hauptkontakt eingetragen werden. Wenn der
Primärkontakt nicht bereits als Person im System vorhanden ist, muss diese zuerst
angelegt werden (Schaltfläche KREDITOR/Einrichten/Kontakte/Kontakte hinzufügen
im Aktionsbereich des Kreditorenformulars).
3.2.1.8 Funktionen im Kreditorenformular

Über Schaltflächen im Kreditorenformular können folgende zentrale Abfragen und
Funktionen zum markierten Kreditor aufgerufen werden:
 Schaltflächenregister KREDITOR:
o Kontakte – Verwaltung von Kontaktpersonen
o Bankkonten – Bankkonten des Kreditors für Zahlungen
o Buchungen – Zeigt Kreditorenposten (Rechnungen, Zahlungen)
o Saldo – Zeigt die Summe offener Verbindlichkeiten
 Schaltflächenregister BESCHAFFUNG:
o Neu/Bestellung – Erfassen einer Bestellung, siehe Abschnitt 3.4.2
o Zugehörige Informationen/Bestellungen – Abfrage von Bestellungen
o Vereinbarungen/Einkaufspreise, Rabatte, Handelsvereinbarungen – Abfrage von
Preisen und Rabatten, siehe Abschnitt 3.3.3
o Vereinbarungen/Rahmenbestellungen – Siehe Abschnitt 3.8.1
 Schaltflächenregister RECHNUNG:
o Neu/Rechnung – Erfassen einer Rechnung, siehe Abschnitt 9.3.2
o Ausgleichen/Buchungen ausgleichen – Buchungsausgleich, siehe Abschnitt 9.2.5
o Zugehörige Informationen/Rechnung – Abfrage von Rechnungen
3.2.1.9 Einmal-Lieferant
Einmal-Lieferanten dienen dazu, in der Kreditorenverwaltung normale Lieferanten
von den Lieferanten zu unterscheiden, mit denen nur eine einzige Bestellung
durchgeführt wird.
Auf dem Register Allgemeines in den Kreditorenkontenparametern
(Kreditorenkonten> Einstellungen> Kreditorenkontenparameter) kann im Feld Konto für
Einmal-Kreditoren ein Lieferant als Vorlage für das Erstellen von Einmal-
Lieferanten gewählt werden. Zusätzlich kann auf dem Register Nummernkreise der
Kreditorenkontenparameter eine eigene Nummernserie für die
Kreditorennummern von Einmal-Lieferanten hinterlegt werden.
Abbildung 3-6: Erzeugen eines Einmal-Lieferanten in neuer Bestellung
Nach Einstellen dieser Parameter kann beim Erfassen einer neuen Bestellung
(Beschaffung> Bestellungen> Alle Bestellungen) im Neuanlagedialog der Schieber
Einmal-Lieferant (siehe Abbildung 3-6) auf „Ja“ gesetzt werden anstatt einen
bestehenden Kreditor auszuwählen. Im Hintergrund wird für jede derartige
Bestellung automatisch ein neuer Kreditor mit einer Nummer aus dem Einmal-
Lieferanten-Nummernkreis erzeugt, für den das Kontrollkästchen Einmal-Lieferant
(Register Kreditorprofil im Kreditorenformular) markiert ist.
Falls erforderlich, kann die Markierung Einmal-Lieferant entfernt werden, wobei
der Kreditor allerdings seine ursprüngliche Nummer aus dem Einmal-Lieferanten-
Nummernkreis behält.
3.2.2 Skonto und Zahlungsbedingung

Im Unterschied zu anderen ERP-Systemen, in denen Zahlungsbedingung und
Skonto oft über eine einzige Zuordnung festgelegt werden, sind in Dynamics 365
Zahlungsbedingung und Skonto voneinander getrennt.
Die Stammdaten von Zahlungsbedingungen und Skonto werden für Kunden und
Lieferanten gemeinsam verwaltet, wobei das jeweilige Formular sowohl im
Kreditorenmenü als auch im Debitorenmenü enthalten ist.
66 3 Beschaffung
Fälligkeit und Skontofrist werden ausgehend von dem bei der Buchung
einzutragenden Dokumentendatum berechnet, das insbesondere bei
Eingangsrechnungen vom Buchungsdatum abweichen kann. Falls kein
Dokumentendatum in einer Transaktion erfasst wird, wird das Buchungsdatum
für die Fälligkeitsberechnung benutzt.
Das berechnete Fälligkeits- und Skontodatum kann dann sowohl beim Buchen der
Rechnung als auch beim Erfassen des Ausgleichs in den offenen Posten (siehe
Abschnitt 9.2.5) geändert werden.
3.2.2.1 Zahlungsbedingung
Das Formular zur Verwaltung von Zahlungsbedingungen kann im
Kreditorenmenü unter Kreditorenkonten> Zahlungseinstellungen>
Zahlungsbedingungen oder im Debitorenmenü unter Debitorenkonten>
Zahlungseinstellungen> Zahlungsbedingungen geöffnet werden. Zum Bearbeiten der
Zahlungsbedingungen kann der Bearbeitungsmodus über die Taste F2 oder die
Schaltfläche Bearbeiten im Aktionsbereich aktiviert werden
Abbildung 3-7: Erfassen der Fälligkeitsberechnung in einer Zahlungsbedingung
Im Listenbereich links im Formular sind die vorhandenen Zahlungsbedingungen

mit Kennung und Beschreibung zu sehen. Einstellungen zur Fälligkeitsberechnung
der gewählten Zahlungsbedingung werden im rechten Bereich verwaltet.
Die Auswahl der Zahlungsart in der Zahlungsbedingung bestimmt das Startdatum
der Fälligkeitsberechnung: „Netto“ definiert eine Berechnung ausgehend vom
Dokumentendatum, „Aktueller Monat“ eine Berechnung vom Monatsende aus.
Die Zahlungsfrist kann hierbei nicht nur über die Eintragung von Tagen und
Monaten festgelegt werden, sondern auch durch Auswahl eines Zahlungsplans.
Über die Schaltfläche Übersetzungen können längere Texte in eigener und fremder
Sprache angelegt werden. Diese werden dann anstelle des im Feld Beschreibung der
Zahlungsbedingung eingetragenen Textes auf externen Dokumenten (z.B.

Bestellbestätigungen) gedruckt.
3.2.2.2 Barzahlung
Eine Zahlungsbedingung für Barzahlung bei Lieferung kann definiert werden,
indem in der Zahlungsart „Zahlung bei Lieferung“ gewählt und der Schieber
Barzahlung auf „Ja“ gesetzt wird. Zusätzlich muss in diesem Fall das entsprechende
Sachkonto für Bargeld im Auswahlfeld Bargeld eingetragen werden.
Beim Buchen einer Rechnung mit einer solchen Zahlungsbedingung wird
gleichzeitig die Zahlung (von dem in der Zahlungsbedingung eingetragenen
Bargeld-Konto) gebucht und die Rechnung mit dieser Zahlung ausgeglichen. Ein
offener Posten wird dementsprechend bei Barzahlung nicht erzeugt.
3.2.2.3 Skonto
Skonti können analog zu den Zahlungsbedingungen im Kreditorenmenü und im
Debitorenmenü angelegt werden (Kreditorenkonten> Zahlungseinstellungen> Skonti
bzw. Debitorenkonten> Zahlungseinstellungen>Skonti).
Abbildung 3-8: Erfassen einer Skontobedingung
Das Anlegen der Skontobedingungen erfolgt ähnlich wie das Anlegen von
Zahlungsbedingungen, wobei für Skonti zusätzlich der Skonto-Prozentsatz und
die Sachkonten für die Buchung des Skontos zu hinterlegen sind. Nachdem die
Skonto-Einstellungen sowohl für Lieferanten als auch für Kunden gültig sind,
werden Skonto-Buchungseinstellungen für beide Bereiche benötigt (die
Einstellungen werden beim Buchen der Zahlung herangezogen):
68 3 Beschaffung
 Debitoren – Feld Hauptkonto für Debitorenrabatte (Skonto-Buchung im Verkauf)

 Kreditoren – Das Hauptkonto ist abhängig von der Auswahl im Feld Discount
offset accounts in der Feldgruppe Kreditorenkonten des Skontoformulars:
o Use main account for vendor discounts – Buchung auf das im Skontoformular
unterhalb enthaltene Hauptkonto für Kreditorenrabatte
o Accounts on the invoice lines – Buchung auf die Konten der Rechnungszeilen
(Reduktion des mit der Rechnung gebuchten Aufwandbetrags um den
Skonto)
Oft soll der Skonto in Abhängigkeit vom Geschäftsfall auf unterschiedliche Konten
gebucht werden, beispielsweise getrennt für Inland, EU und Drittland. Dazu
können die Sachkonten zur Skontobuchung zusätzlich auch auf Ebene von MwSt.-
Sachkontobuchungsgruppen (Steuer> Einstellungen> Mehrwertsteuer>
Sachkontobuchungsgruppen, Feld Kreditorenskonto bzw. Debitorenskonto) hinterlegt
werden.
3.2.3 Integration von Haupt- und Nebenbuch

Jede Buchung eines Belegs im Einkauf in Dynamics 365 erzeugt automatisch auch
Buchungen in der Finanzbuchhaltung. Im Finanzwesen werden hierbei zwei
getrennte Bereiche geführt: Einerseits das Hauptbuch für Sachkonten und
andererseits Nebenbücher für Kreditoren, Debitoren, Lager und andere Bereiche.
3.2.3.1 Hauptbuch und Nebenbücher

Beim Buchen von Rechnungen, Gutschriften und Zahlungen im Einkauf werden
im entsprechenden Nebenbuch als Kreditorenposten zum jeweiligen Lieferanten
registriert. Parallel zu dieser Buchung wird auf entsprechende Sachkonten im
Hauptbuch gebucht (siehe Abschnitt 9.4). Für die Buchungen im Einkauf und die
Sachkontobuchungen im Finanzwesen sind hierbei folgende Einstellungen
relevant:
 Verknüpfung von Artikeln (Produkten) mit Sachkonten im Hauptbuch:
Die Buchung der artikelbezogenen Vorgänge bei Produktzugang und
Rechnungseingang wird abhängig von Artikel/Beschaffungskategorie und
Kreditor in den Lager-Buchungseinstellungen definiert (siehe Abschnitt 9.4.2).
 Verknüpfung von Kreditoren mit Sammelkonten im Hauptbuch:
Die Buchung der Kreditorenposten auf Sammelkonten (Abstimmkonten) im
Hauptbauch für wird über Buchungsprofile definiert.
Die Sachkontenzuordnung für beide Buchungsarten – Artikelbuchungen und
Kreditorenbuchungen – kann sowohl auf Ebene einzelner Artikel- und
Kreditorennummern als auch auf Ebene von Artikel- und Kreditorengruppen
festgelegt werden.
3.2.3.2 Einstellungen zur Kreditorenbuchung

Kreditorengruppen (Kreditorenkonten> Kreditoren> Kreditorengruppen) stellen die
zentrale Einstellung für die Sachkontenintegration im Kreditorenstamm dar.
Neben einer Kennung und Beschreibung kann für jede Kreditorengruppe auch
eine Standardsteuergruppe eingetragen werden, die bei der Neuanlage von
Kreditoren als Vorschlagswert für die Mehrwertsteuergruppe dient.
Abbildung 3-9: Erfassen einer Buchungsdefinition im Kreditoren-Buchungsprofil
Die Buchungsprofile für Kreditoren werden im Menüpunkt Kreditorenkonten>

Einstellungen> Kreditoren-Buchungsprofile verwaltet. Um Buchungen im Einkauf
durchführen zu können, muss zumindest ein Buchungsprofil angelegt und in den
Kreditorenkontenparametern (Kreditorenkonten> Einstellungen>
Kreditorenkontenparameter, Register Sachkonto und Mehrwertsteuer/Buchung) als
Standard-Buchungsprofil für die Buchung normaler Geschäftsfälle eingetragen
werden.
Das Feld Sammelkonto auf dem Register Einstellungen im Kreditoren-
Buchungsprofil definiert das Sachkonto, das als Sammelkonten (Abstimmkonten)
für die Buchung der Kreditorenverbindlichkeit herangezogen wird. Die
Zuordnung des Sammelkontos kann auf drei Ebenen erfolgen, die in der Spalte
Kontocode angegeben werden:
70 3 Beschaffung
 Tabelle – Definition des Sammelkontos für einen speziellen Kreditor

(Eintragung der Kreditorennummer in der Spalte Konto-/Gruppennummer)
 Gruppe – Definition des Sammelkontos für eine Kreditorengruppe
(Eintragung der Kreditorengruppe in der Spalte Konto-/Gruppennummer)
 Alle – Definition eines Sammelkontos für alle Kreditoren
(Spalte Konto-/Gruppennummer bleibt leer)
Falls Einstellungen auf mehreren Ebenen vorhanden sind, sucht das System die
zutreffende Einstellung für eine Buchung zuerst mit der Lieferantennummer, dann
mit der Gruppe und zuletzt eine Eintragung für alle Lieferanten.
Falls benötigt, können neben dem Standard-Buchungsprofil weitere
Buchungsprofile für Geschäftsfälle wie Vorauszahlungen eingerichtet werden, in
die andere Sachkonteneinstellungen eingetragen werden. Diese Buchungsprofile
können dann im jeweiligen Geschäftsfall (für Bestellungen beispielsweise auf dem
Register Einstellungen in der Kopfansicht des Bestellformulars) anstelle des
Standard-Buchungsprofils gewählt werden. Das Buchungsprofil für
Vorauszahlungen kann in den Kreditorenkontenparametern hinterlegt werden.

Übung 3.1 – Zahlungsbedingungen
Mit Ihren Lieferanten werden neue Zahlungskonditionen vereinbart, weshalb Sie
eine neue Zahlungsbedingung P-## (## = Ihre Benutzerkennung) für „60 Tage
netto“ anlegen. Zusätzlich wollen Sie eine Skontobedingung D-## für „14 Tage mit
3% Skonto“ hinterlegen, wobei Sie sich hinsichtlich der Sachkonteneintragung an
bestehenden Skontobedingungen orientieren.
Übung 3.2 – Anlegen eines Lieferanten
Nach Freigabe durch die verantwortlichen Stellen wird Ihr Unternehmen
zukünftig von einem neuen Inlands-Lieferanten beliefert, den Sie ohne Nutzung
einer Vorlage anlegen. Erfassen Sie neben dem Namen (beginnend mit Ihrer
Benutzerkennung) eine beliebige primäre Adresse sowie eine Kreditorengruppe
und eine Mehrwertsteuergruppe. Für Zahlungsbedingung und Skonto setzen Sie
die von Ihnen in Übung 3.1 angelegten Kennungen ein.
Übung 3.3 – Buchungseinstellungen
Stellen Sie fest, auf welches Sammelkonto die Lieferantenverbindlichkeit gebucht
wird, wenn Sie für den von Ihnen angelegten Lieferanten eine Rechnung buchen.
3.3 Produktdaten in der Beschaffung

In der Beschaffung werden einerseits lagergeführte Artikel und andererseits
immaterielle Güter wie Dienstleistungen, Gebühren und Lizenzen eingekauft.
Bevor ein Produkt bei einem Lieferanten bestellt werden kann, müssen die
benötigten Stammdaten für folgenden Zweck richtig und komplett sind:
3.3 Produktdaten in der Beschaffung 71
 Identifikation – Eindeutige Bezeichnung um sicherzustellen, dass der Lieferant

die richtige Ware liefert
 Interne Daten – Zahlreiche Informationen für unternehmensinterne Zwecke
(beispielsweise die Artikelgruppe zur Bestimmung relevanter Sachkonten)
Für lagergeführte Artikel werden die benötigten Stammdaten in den
Detailformularen für gemeinsame Produkte und für freigegebene Produkte
verwaltet. Dienstleistungen und immaterielle Güter können alternativ als Produkt
(Produkttyp „Service“ und/oder eine entsprechende Lagersteuerungsgruppe) oder
als Beschaffungskategorie geführt werden.
Nachfolgend werden neben einer kurzen Einführung in die Produktverwaltung
primär die einkaufsrelevanten Einstellungen behandelt. Eine ausführlichere
Darstellung der Produktverwaltung findet sich in Abschnitt 7.2.
3.3.1 Verwaltung von Beschaffungskategorien

Produktkategorien dienen dazu, Produkte und Dienstleistungen auf Basis
gemeinsamer Eigenschaften in einer einfachen oder mehrstufigen Hierarchie zu
gruppieren. Mehrere Hierarchien können unabhängig voneinander geführt
werden. Der Hierarchietyp bestimmt hierbei, ob eine Hierarchie Kategorien
enthält, die in der Beschaffung verwendet werden (Beschaffungskategorien), oder
verkaufsrelevante Kategorien (Verkaufskategorien), oder Kategorien für andere
Bereiche. Die jeweilige Hierarchie wird dann in den entsprechenden Prozessen,
beispielsweise Einkaufsbestellungen oder Verkaufsaufträgen, verwendbar.
Für Produkte kann die zutreffende Kategorie im Produktstamm hinterlegt und
damit eine hierarchische Struktur von Produkten definiert werden. Pro Hierarchie
kann hierbei eine eigene Kategorie gewählt werden.
Unabhängig davon können Produktkategorien beim Kauf von Dienstleistungen
und immateriellen Gütern benutzt werden, indem in den Positionen von
Einkaufsbestellungen wahlweise eine Produktkategorie (ohne Eintragung einer
Artikelnummer) anstelle eines nicht lagergeführten Produkts eingetragen wird.
3.3.1.1 Kategoriehierarchie und Produktkategorie

Kategoriehierarchien werden in der Listenseite Produktinformationsverwaltung>
Einstellungen> Kategorien und Attribute> Kategoriehierarchien verwaltet. Über die
Schaltfläche Neu im Aktionsbereich ist das Erstellen einer neuen Hierarchie unter
Eintragung von Name und Beschreibung möglich. Dynamics 365 öffnet dann das
Kategoriehierarchie-Formular, in dem die Kategorien der neuen Hierarchie
angelegt werden können.
Das Formular Produktinformationsverwaltung> Einstellungen> Kategorien und
Attribute> Kategoriehierarchierollen-Zuordnungen dient dazu, über den Hierarchietyp
den Verwendungszweck einer Kategoriehierarchie festzulegen. Hierbei kann pro
Hierarchietyp eine Hierarchie gewählt werden – für den Einkauf wird hierbei der
72 3 Beschaffung
Typ „Beschaffungskategoriehierarchie“ und für den Verkauf der Typ

„Verkaufskategoriehierarchie“ ausgewählt. Je nach Anforderungen kann für beide
Typen dieselbe oder eine unterschiedliche Hierarchie eingetragen werden.
Abbildung 3-10: Bearbeiten einer Kategorie im Kategoriehierarchie-Formular
Die Produktkategorie, die dem Typ „Beschaffungskategoriehierarchie“ zugeordnet

ist, kann auch aus dem Beschaffungsmenü heraus verwaltet werden. Das zu
diesem Zweck getrennt geführte Beschaffungskategorie-Formular (nachfolgend in
diesem Kapitel beschrieben), enthält zusätzliche Felder zur Erfassung
einkaufsrelevanter Daten.
Um die Struktur einer Hierarchie zu betrachten, kann in der Kategoriehierarchie-
Listenseite ein Klick auf den Link im Feld Name der gewünschten Hierarchie
ausgeführt werden. Über die Schaltfläche Bearbeiten im Aktionsbereich des
Detailformulars kann dann der Bearbeitungsmodus geöffnet werden.
Um der Hierarchie eine neue Kategorie oder einen Kategorieknoten hinzuzufügen,
kann der übergeordnete Knoten im linken Bereich des Formulars markiert und die
Schaltfläche Neuer Kategorieknoten im Aktionsbereich betätigt werden. In der neuen
Kategorie sollten zumindest Name, Code und Anzeigename eingetragen werden
(siehe Abbildung 3-10).
3.3.1.2 Beschaffungskategorie
Beschaffungskategorien sind Produktkategorien, die zur Hierarchie mit dem
Hierarchietyp „Beschaffungskategoriehierarchie“ gehören. Diese Kategorien
können in den Positionen von Bestellanforderungen und Bestellungen anstelle

einer Artikelnummer eingetragen werden.
Die für den Einkauf relevanten Daten einer Kategorie können im
Beschaffungskategorie-Formular (Beschaffung> Beschaffungskategorien) erfasst
werden. Hier sollte zumindest die Artikel-Mehrwertsteuergruppe auf dem
Register Artikel-Mehrwertsteuergruppen eingetragen werden.
Damit Beschaffungskategorien für die Abwicklung von Bestellung in
Bestellpositionen genutzt werden können, müssen die Lager-
Buchungseinstellungen auch für die betreffenden Kategorien eingerichtet sein
(Kostenverwaltung> Einrichtung der Sachkontointegrationsrichtlinien> Buchung, Option
Einkaufsaufwendungen für Ausgaben auf dem Register Bestellung).
3.3.2 Einkaufsbezogene Produktdaten

Um die Anforderungen von Konzernen mit mehreren Unternehmen zu erfüllen, ist
die Verwaltung von Produkten (Artikeln) in zwei Ebenen gegliedert:
 Produkte („Gemeinsame Produkte“) – In allen Mandanten gemeinsame Daten
 Freigegebene Produkte – Unternehmensbezogene Produktdaten
Die Datenstruktur mit gemeinsamem Produktstamm ist in allen Dynamics 365-
Installationen vorhanden. In kleinen Installationen, die nur ein Unternehmen
enthalten, können die gemeinsamen Produkte aber beim Anlegen von neuen
Artikeln ignoriert werden und die Neuanlage direkt in den freigegebenen
Produkten erfolgen. In diesem Fall wird das Produkt parallel zum freigegebenen
Produkt automatisch auch in den gemeinsamen Produkten angelegt.
3.3.2.1 Gemeinsame Produkte

Der gemeinsame Produktstamm dient zur Verknüpfung des Artikelstamms in den
Unternehmen einer Gruppe und enthält neben Produktnummer, Produktname und
Beschreibung nur wenige Daten.
Die Listenseite Produktinformationsverwaltung> Produkte> Alle Produkte und
Produktmaster dient zur Verwaltung der gemeinsamen Produkte. Die Seite zeigt
alle Produkte auf Konzernebene und enthält neben normalen Lagerartikeln auch
Variantenartikel und Serviceartikel.
Um ein neues Produkt anzulegen, wird die Schaltfläche Neu im Aktionsbereich der
Listenseite betätigt. Im Neuanlagedialog sind dann folgende Daten zu erfassen:
 Produkttyp – Für Lagerartikel “Artikel”, für Dienstleistungen alternativ
„Service“ oder „Artikel“.
 Produktuntertyp – “Produkt” für Artikel ohne Variantenführung,
“Produktmaster” für Artikel mit Varianten (siehe Abschnitt 7.2.1).
 Produktnummer – Manuell einzutragen, wenn keine automatische
Nummernvergabe im entsprechenden Nummernkreis definiert ist.
 Produktname – Kurze Beschreibung in Systemsprache
74 3 Beschaffung
 Suchbegriff – Interner Text für die Produktsuche

 Einzelhandelskategorie – Im Modul Einzelhandel (Retail) genutzte Kategorie
 Artikelgewicht – Für Artikelgewicht-Produkte (siehe Abschnitt 7.2.1)
Um einen einfachen Lagerartikel zu erzeugen, wird der Produkttyp „Artikel“ und
der Produktuntertyp „Produkt“ gewählt. Für Dienstleistungen und immaterielle
Güter kann der Produkttyp „Service“ eingetragen werden. Alternativ kann auch der
Produkttyp „Artikel“ für immaterielle Güter gewählt werden, wenn der Artikel in
den Stammdaten des freigegebenen Produkts einer Lagersteuerungsgruppe für nicht
lagergeführte Produkte zugeordnet wird (siehe Abschnitt 7.2.1).
Abbildung 3-11: Verwaltung von Produkten im gemeinsamen Produktstamm
Nach Betätigen der Schaltfläche OK im Neuanlagedialog wird das Produkt-

Detailformular geöffnet. Zusätzlich zu den Daten im Neuanlagedialog können dort
optional weitere Daten zum gemeinsamen Produkt erfasst werden.
Neben den Feldern Produktname und Beschreibung direkt im Detailformular, die in
Systemsprache (in den Systemparametern hinterlegte Konzernsprache, siehe
Abschnitt 10.3.4) geführt werden, steht nach Betätigen der Schaltfläche PRODUKT/
Sprachen/Texte auch ein Formular zur Verwaltung fremdsprachigen
Artikelbeschreibungen zur Verfügung.
Die Schaltfläche PRODUKT/Einrichten/Produktkategorien im Produktformular dient
zum Aufruf des Produktkategorie-Formulars, in dem das jeweilige Produkt einer
oder mehreren Produktkategorien (einer pro Hierarchie) zugeordnet werden kann.
Produkthierarchien können wahlweise verwendet werden, um einen

hierarchischen Produktkatalog zu verwalten.
Über die Schaltfläche PRODUKT/Einrichten/Dimensionsgruppen im
Produktformular kann bestimmt werden, welche Lagerungsdimensionen für den
Artikel zu erfassen sind. Die verfügbaren Dimensionen sind hierbei in drei
Dimensionsgruppen gegliedert:
 Produktdimensionsgruppe – Nur für Produktuntertyp “Produktmaster”;
bestimmt, ob das Produkt in verschiedenen Varianten, Größen, Farben oder
Stilen geführt wird.
 Lagerdimensionsgruppe – Bestimmt, ob der Lagerbestand des Produkts nach
Standort, Lagerort, Bestandsstatus oder Ladungsträger getrennt geführt wird.
 Rückverfolgungsangabengruppe – Bestimmt, ob das Produkt mit Chargen-
und/oder Seriennummern geführt wird. Falls Konsignationsbestand im Einkauf
(siehe Abschnitt 7.4.8) verwaltet wird, wird die Dimension „Besitzer“ benötigt.
Dimensionsgruppen im gemeinsamen Produktstamm können wahlweise frei
bleiben, wobei die Dimensionsgruppen-Zuordnung dann unternehmensspezifisch
auf Ebene des freigegebenen Produkts erfolgt. Dimensionsgruppen sollten in dem
Fall unternehmensspezifisch auf Ebene des freigegebenen Produkts festgelegt
werden, wenn unterschiedliche Dimensionen je Unternehmen benötigt werden –
beispielsweise, wenn nur in einem Unternehmen Lagerplätze verwaltet werden.
3.3.2.2 Freigabe eines Produkts

Solange ein Produkt nicht für ein Unternehmen freigegeben ist, können in diesem
Unternehmen keine Transaktionen für das jeweilige Produkt erfasst werden.
Die Freigabe eines Produkts erfolgt über die Schaltfläche Produkte freigeben im
Aktionsbereich der gemeinsamen Produkte (Mehrfachauswahl von Produkten
möglich). Im Produktfreigabe-Assistenten wird dann zunächst das/die gewählte(n)
Produkt(e) gezeigt. Nach Wechsel zur Seite Unternehmen für die Freigabe auswählen
im Assistenten muss das Kontrollkästchen links von allen Unternehmen markiert
werden, in denen die Freigabe erfolgen soll. Abschließend wird die Freigabe auf
der letzten Seite des Assistenten über die Schaltfläche Fertig stellen durchgeführt.
Falls zielführend – beispielsweise in einer kleinen Installation mit nur einem
Unternehmen – kann ein neues Produkt statt im gemeinsamen Produktstamm
auch direkt im Detailformular für freigegebene Produkte über die Schaltfläche
PRODUKT/Neu/Produkt angelegt werden, wobei das Produkt in diesem Fall
parallel auch in den gemeinsamen Produkten angelegt wird.
3.3.2.3 Verwaltung freigegebener Produkte

Freigegebene Produkte (Produktinformationsverwaltung> Produkte> Freigegebene
Produkte), auch mit dem Begriff „Artikel“ bezeichnet, enthalten die Detaildaten von
Produkten und werden auf Unternehmensebene geführt. Neben dem Menüpunkt
76 3 Beschaffung
im Navigationsbereich und dem Aufruf über die Navigationssuche bietet auch die
Arbeitsbereichsseite Freigegebene Produktverwaltung die Möglichkeit, das Formular
für freigegebene Produkte aufzurufen.
Abbildung 3-12: Detailformular für freigegebene Produkte
Um auf direktem Weg von einem gemeinsamen Produkt zu einem zugehörigen

freigegebenen Produkt zu gelangen, kann in der Listenseite der gemeinsamen
Produkte mittels Klick auf die Artikelnummer in der Infobox Für Unternehmen
freigegeben (Spalte Artikelnummer in der Zeile mit dem jeweiligen Unternehmen)
der Produktinformationsdialog geöffnet werden. In diesem Dialog wird dann das
freigegebene Produkt über die Tabellenreferenz im Feld Artikelnummer geöffnet.
Nach Freigabe eines Produkts müssen folgende Pflichtfelder im Detailformular
Freigegebene Produkte erfasst werden:
 Artikelgruppe (Register Kosten verwalten) – Bestimmt Hauptkonten für die
Buchung im Hauptbuch.
 Lagersteuerungsgruppe (Register Allgemeines) – Bestimmt Artikelhandhabung
und Verfahren zur Lagerbewertung.
 Dimensionsgruppen (Schaltfläche PRODUKT/Einrichten/Dimensionsgruppen) –
Erforderlich, wenn nicht im gemeinsamen Produkt eingetragen.
 Einheit (Mengeneinheit) – Für Einkauf, Verkauf, und Lager.
Der Vorschlagswert für die Lagermengeneinheit (Feld Einheit auf dem Register
Lagerbestand verwalten im freigegebenen Produkt) ist in den Lagerparametern
hinterlegt. Für Verkauf (Register Verkaufen) und Einkauf (Register Einkauf) können
im freigegebenen Produkt abweichende Mengeneinheiten eingetragen werden,
wenn zuvor eine entsprechende Einheitenumrechnung definiert wird.
Die Artikel-Mehrwertsteuergruppe ist auf den Registern Verkaufen und Einkauf
einzutragen (verpflichtend, wenn in den Lagerparametern auf dem Register
Allgemeines der Schieber Obligatorische Artikel-Mehrwertsteuergruppe auf „Ja“ gesetzt
ist). Vorschlagswerte für die Artikel-Mehrwertsteuergruppen können in der
Artikelgruppe (Artikelgruppen-Formular, Register Einstellungen) definiert werden.
Der Basiseinstandspreis kann im Feld Preis auf dem Register Kosten verwalten
eingetragen werden. Standortbezogene Einstandspreise können im Artikelpreis-
Formular, das über die Schaltfläche KOSTEN VERWALTEN/Einrichten/Artikelpreis
im freigegebenen Produkt geöffnet wird, erfasst werden (siehe Abschnitt 7.3.3).
3.3.2.4 Standardauftragseinstellungen und einkaufsbezogene Artikeldaten

Die zentralen Daten für den Einkauf, darunter die bereits erwähnte Artikel-
Mehrwertsteuergruppe, sind im Detailformular für freigegebene Produkte auf dem
Register Einkauf zu finden. Die dort enthaltene Einkäufergruppe ermöglicht eine
organisatorische Zuteilung des Artikels. Das Auswahlfeld Überprüfung genehmigter
Lieferanten, in das der Vorschlagswert aus der gewählten Lagersteuerungsgruppe
übernommen wird, steuert ob der Artikel nur von genehmigten Lieferanten
eingekauft werden darf. Wenn nur genehmigte Lieferanten für den Artikel
zulässig sind (Option „Nur Warnung“ oder „Nicht zulässig“), werden die
jeweiligen Lieferanten in einem Formular eingetragen, das über die Schaltfläche
EINKAUF/Genehmigter Lieferant/Einstellungen im Artikelstamm geöffnet wird.
Grundlegende Auftragseinstellungen für den Artikel werden im Formular
Standardauftragseinstellungen verwaltet. Dieses wird über die Schaltfläche PLAN/
Auftragseinstellungen/Standardauftragseinstellungen im Artikelstamm geöffnet. In
den Standardauftragseinstellungen definiert der Datensatz, in dem kein Standort
eingetragen ist (auch durch den Rang „0“ gekennzeichnet) die
Standardauftragseinstellungen für den Artikel auf Unternehmensebene.
Die Art der Artikelbeschaffung wird über das Feld Standardauftragstyp in den
Standardauftragseinstellungen auf Unternehmensebene definiert: Der
Standardauftragstyp „Bestellung“ bedeutet hierbei, dass der Artikel eingekauft
wird, während die Optionen „Produktion“ (für diskrete Fertigung und
Prozessfertigung) und „Kanban“ (für Lean Manufacturing) eine Herstellung im
eigenen Unternehmen festlegen. Der Standardauftragstyp in den
Standardauftragseinstellungen kann über Einstellungen in der Artikeldeckung
übersteuert werden.
78 3 Beschaffung
Auf dem Register Bestellung der Standardauftragseinstellungen können

einkaufsbezogene Einstellungen, etwa Vorschlagswerte für Standort (Feld
Standardstandort), Lagerort (Standardlagerort), Losgröße (Mehrfach) und
Bestellmenge (Standard-Auftragsmenge) eingetragen werden. Durch Markieren des
Kontrollkästchens Gesperrt wird der Artikel für Einkaufstransaktionen gesperrt.
Analog zu den Einkaufseinstellungen auf dem Register Bestellung werden auf dem
Register Auftrag der Standardauftragseinstellungen Verkaufseinstellungen
hinterlegt.
Standardauftragseinstellungen auf der Ebene von Standorten (Niederlassungen,
siehe Abschnitt 10.1.5) können als weitere Datensätze im Formular
Standardauftragseinstellungen unter Eintragung des Felds Standort angelegt werden.
Die Suchreihenfolge im Feld Rang wird hierbei automatisch vorbelegt. Für den
jeweiligen Standort können dann auf dem Register Bestellung einkaufsrelevante
Vorschlagswerte für Mengen und Lieferzeit eingetragen werden, wobei der
Schieber Standardeinstellungen überschreiben auf „Ja“ gesetzt sein muss um die
Standardauftragseinstellungen auf Unternehmensebene zu überschreiben. Der
Standardauftragstyp kann nicht auf Standortebene definiert werden.
Für Produktmaster (Produkte mit Varianten, siehe Abschnitt 7.2.1) können die
Standardauftragseinstellungen zusätzlich auf Variantenebene definiert werden.
Beim Erfassen einer Einkaufsbestellung oder eines Verkaufsauftrags können die
Vorschlagswerte aus den Artikel-Auftragseinstellungen überschrieben werden
(nicht jedoch die Sperre).
3.3.2.5 Artikeldeckung
Der Standardauftragstyp ist, wie zuvor beschrieben, die zentrale Einstellung für die
Artikelbeschaffung. Für Einkaufsartikel kann zusätzlich der Hauptlieferant im
Feld Kreditor auf dem Register Einkauf des Detailformulars für freigegebene
Produkte eingetragen werden.
Dispositionssteuerungsgruppen beinhalten Einstellungen für das
Dispositionsverfahren (siehe Abschnitt 6.3.3). Ein Vorschlagswert für die
Dispositionssteuerungsgruppe kann in den Parametern (Produktprogrammplanung>
Einstellungen> Parameter für Produktprogrammplanung, Auswahlfeld Allgemeine
Dispositionssteuerungsgruppe) hinterlegt werden. Um auf Artikelebene ein
abweichendes Dispositionsverfahren zu definieren, kann eine abweichende
Dispositionssteuerungsgruppe für den jeweiligen Artikel auf dem Register Plan im
Detailformular für freigegebene Produkte eingetragen werden.
Über die Schaltfläche PLAN/Planungshorizont/Artikeldeckung im Artikelstamm
können weitere Einstellungen erfasst werden. Nach Anlegen einer Zeile in der
Artikeldeckung werden die erforderlichen Lagerungsdimensionen (z.B. Standort
und Lagerort, abhängig von den Dimensionsgruppen des Artikels) gewählt und
danach die für Artikel und Dimensionen gültigen Einstellungen wie
Mindestlagerbestand (Feld Minimum), Auftragstyp (Typ des Bestellvorschlags,

überschreibt Standardauftragseinstellungen) oder Lieferant (Kreditorenkonto)
erfasst. Zum Überschreiben von Standardeinstellungen muss das entsprechende
Kontrollkästchen in der Artikeldeckung markiert werden.

Abgesehen von Änderungen aufgrund der browserbasierten Benutzeroberfläche
sind Standardauftragseinstellungen und standortspezifische Einstellungen
zusammengefasst und für Produktmaster erweitert worden.
3.3.3 Einkaufspreisverwaltung
Die Funktionalität der Preisermittlung ist für Einkauf und Verkauf auf gleiche
Weise realisiert. Es steht hierbei ein mehrstufiges Verfahren zur Preis- und
Rabattermittlung zur Verfügung, das ausgehend von Basisdefinitionen im
Artikelstamm (freigegebene Produkte) eine Festlegung auf Ebene von Gruppen
und einzelnen Lieferanten/Kunden und Artikeln erlaubt.
Nachdem im Vertriebsbereich die Möglichkeiten der Rabattfindung meist mehr im
Detail zur Anwendung kommen, wird nachfolgend primär die Preisfindung
vorgestellt. Details zur Funktionalität der Rabattfindung sind im Rahmen der
Verkaufsbeschreibung in Abschnitt 4.3.2 zu finden.
Abgesehen von sofortigen Rabatten im Zuge der Rechnungserstellung werden
auch spätere Rückvergütungen von Lieferanten unterstützt (vgl. Abschnitt 4.9.2).
3.3.3.1 Basiseinkaufspreis
Ein Basispreis pro Einkaufs-Mengeneinheit (Feld Einheit auf dem Register Einkauf)
eines Artikels kann im Feld Preis auf dem Register Einkauf des Detailformulars für
freigegebene Produkte eingetragen werden. Die Preiseinheit im Feld Preis-Menge
definiert in diesem Zusammenhang, auf wie viele Mengeneinheiten sich der Preis
bezieht (z.B. „100“ für einen Preis je hundert Mengeneinheiten).
Wenn unterschiedliche Basispreise je Standort gelten, können diese im
Artikelpreis-Formular eingetragen werden. Nach Öffnen dieses Formulars
(Schaltfläche KOSTEN VERWALTEN/Einrichten/Artikelpreis im Detailformular für
freigegebene Produkte) kann für den jeweiligen Artikel ein Einkaufspreis je
Standort mit Preistyp „Einkaufspreis“ und Version, Standort und Preis eingetragen
und aktiviert werden (analog zum Kosten-Preis, siehe Abschnitt 7.3.3).
Der Basispreis aus dem Artikelpreis-Formular oder dem freigegebenen Produkt
kommt dann zur Anwendung, wenn für den jeweiligen Lieferanten und Artikel
keine andere zutreffende Preisdefinition in den Handelsvereinbarungen hinterlegt
ist. Hierbei ist zu berücksichtigen, dass die Basispreise in Eigenwährung
eingetragen werden und bei Bestellungen in Fremdwährung entsprechend dem
jeweiligen Wechselkurs in die Währung der Bestellung umgerechnet werden.
80 3 Beschaffung
3.3.3.2 Automatische Preisaktualisierung

Wenn der Schieber Neuester Einkaufspreis auf dem Register Einkauf im
Detailformular für freigegebene Produkte auf „Ja“ gesetzt wird, wird der
Basiseinkaufspreis im Artikelstamm beim Buchen jeder Rechnung zu einer
Bestellung des betroffenen Artikels automatisch mit dem jeweiligen
Rechnungspreis aktualisiert.
Abgesehen vom Feld Preis auf dem Register Einkauf im Artikelstamm, das dann
den letzten Rechnungspreis enthält (damit Vorschlagswert für die nächste
Bestellung), wird der übernommene Preis auch im Artikelpreis-Formular
(Schaltfläche KOSTEN VERWALTEN/Einrichten/Artikelpreis im freigegebenen
Produkt) gezeigt.
Die automatische Preisaktualisierung überschreibt mit jedem neuen
Rechnungspreis den Preis des Artikels in Artikelstamm und Artikelpreis-
Formular. Soll eine Historie der automatischen Preisänderungen geführt werden,
kann die Artikelpreis-Historie in den Lagerparametern (Lagerverwaltung>
Einstellungen> Parameter für Lager- und Lagerortverwaltung, Schieber Historie der
letzten Preise auf dem Register Bestandsbuchhaltung) aktiviert werden. Falls
aktiviert, wird der Artikelpreis im Artikelpreis-Formular nicht überschrieben,
sondern bei jeder Änderung eine neue Artikelpreiszeile hinzugefügt.
3.3.3.3 Preisbelastung (Artikelzuschlag)

Um Belastungen und Zuschläge (z.B. Frachtkosten) zu berücksichtigen, die zum
Basispreis hinzugerechnet werden, gibt es die Möglichkeit im Feld Preisbelastungen
auf dem Register Einkauf der freigegebenen Produkte einen Zuschlag einzutragen.
Ist der Schieber Im Preis je Einheit enth. auf „Nein“ gesetzt, wird der im Feld
Preisbelastungen eingetragene Wert unabhängig von der Menge einmal pro
Bestellzeile hinzugerechnet (Beispiel: 10 Stück zum Preis von EUR 3,00 bei einem
Zuschlag von EUR 1,00 gibt einen Zeilenbetrag von EUR 31,00). Die Preisbelastung
wird allerdings auf der gedruckten Bestellung nicht separat ausgewiesen.
Ist der Schieber Im Preis je Einheit enth. hingegen auf „Ja“ gesetzt, wird die
Preisbelastung zum Preis hinzugerechnet und gilt pro Menge, die im Feld Menge
der Belastungen auf dem Register Einkauf der freigegebenen Produkte eingetragen
ist. Als Beispiel gibt eine Bestellung von 10 Stück zu einem Preis von EUR 3,00 und
einem Zuschlag von EUR 1,00 einen Bestellpreis von EUR 4,00 und einen
Zeilenbetrag von EUR 40,00 (bei einem Wert 0,00 oder 1,00 im Feld Menge der
Belastungen).
Parallel zu den Preisbelastungen im Artikelstamm können Preisbelastungen auch
für Basispreise auf Standortebene im Artikelpreis-Formular (Aufruf über die
Schaltfläche KOSTEN VERWALTEN/Einrichten/Artikelpreis im Artikelstamm)
geführt werden.
Im Zusammenhang mit Preisbelastungen ist zu beachten, dass die Preisbelastung

aus Artikelstamm und Artikelpreis-Formular getrennt von den Zuschlägen und
Belastungen behandelt wird, die als Belastungsbuchungen in Bestellungen
eingetragen werden können (siehe Abschnitt 4.4.5).
3.3.3.4 Handelsvereinbarung für Einkaufspreise

Handelsvereinbarungen bieten erweiterte Möglichkeiten zur Definition der
Einkaufspreise. Die Handelsvereinbarungen für Preise können nach Auswahl eines
Artikels im Detailformular für freigegebene Produkte über die Schaltfläche
EINKAUF/Anzeigen/Einkaufspreise betrachtet werden. In den Preisvereinbarungen
werden hierbei folgende Stufen der Preisdefinition abgebildet:
 Gültigkeitszeitraum – Von Datum und Bis Datum, mit Bezug auf das Datum der
Bestellerfassung oder der Lieferung (definiert über den Datumstyp auf dem
Register Preise der Beschaffungsparameter)
 Menge – Spalte Von und Bis (für Mengenstaffeln)
 Mengeneinheit – Spalte Einheit
 Währung – Währung für den Preis
 Lieferantendimension – Spalte Kontocode und Kontoauswahl (Kreditorenkonto,
Preisgruppe, oder alle Lieferanten)
Zusätzlich können in den Handelsvereinbarungen Preise auf Ebene von
Lagerungsdimensionen wie Standort oder Farbe hinterlegt sein, wenn dies in der
jeweiligen Dimensionsgruppe des Artikels (siehe Abschnitt 7.2.2) aktiviert ist. Dies
ist beispielsweise bei unterschiedlichen Preisen je Standort (Niederlassung) oder
bei Preisen in Abhängigkeit von Produktdimensionen wie Variante oder Größe
relevant. Zur Anzeige der Spalten mit den benötigten Dimensionen kann die
Schaltfläche Lager/Dimensionen anzeigen in den Handelsvereinbarungen
(Einkaufspreisvereinbarungen) betätigt werden.
Bei der Preisfindung wird immer von der speziellen Definition ausgehend zur
generellen gesucht, also von Lieferantenpreisen über Preisgruppen-Preise zur
allgemeinen Preisliste. Dabei wird immer der günstigste Preis ausgewählt. Ein
günstigerer Preisgruppenpreis übersteuert daher einen auf Lieferantenebene
hinterlegten höheren Preis. Um dies zu verhindern, muss das Häkchen in der
Spalte Weitersuchen rechts in den Handelsvereinbarungen entfernt werden (d.h. der
Schieber Weitersuchen beim Erfassen des Handelsvereinbarungsjournals auf „Nein“
gesetzt werden).
3.3.3.5 Erfassen neuer Einkaufspreis-Vereinbarungen

Um neue Einkaufspreise anzulegen, muss ein Journal im Menüpunkt Beschaffung>
Preise und Rabatte> Handelsvereinbarungserfassungen erfasst und gebucht werden.
Alternativ können Handelsvereinbarungsjournale auch über die Schaltfläche
EINKAUF/Handelsvereinbarungen/Handelsvereinbarungen erstellen im Detailformular
für freigegebene Produkte geöffnet werden.
82 3 Beschaffung
Abbildung 3-13: Erfassen von Einkaufspreisen im Handelsvereinbarungsjournal
Wie alle Journale bestehen Handelsvereinbarungsjournale aus einem Journalkopf

und mindestens einer Zeile. Entsprechend der Auswahl im Feld Anzeigen im
oberen Teil des Handelsvereinbarungsjournals werden nur offene oder auch
gebuchte Journale gezeigt.
Um ein neues Journal zu erfassen, wird die Schaltfläche Neu im Aktionsbereich
betätigt und ein Journalname in der Spalte Name gewählt. Aus dem gewählten
Journalnamen wird der Wert im Feld Standardrelation – z.B. „Preis (Einkauf)“ – als
Vorschlagswert in die Spalte Standardrelation des Journalkopfs übernommen. Der
Wert im Journalkopf dient dann als Vorschlagswert für die Erfassungspositionen.
Nach Betätigen der Schaltfläche Positionen werden die Erfassungspositionen
geöffnet, in denen die Handelsvereinbarungen erfasst werden können. Für
Einkaufspreise muss in der Spalte Relation die Auswahl „Preis (Einkauf)“ gewählt
sein. Der Kontocode bestimmt, ob der Preis für einen Kreditor (Auswahl „Tabelle“),
für eine Kreditoren-Preisgruppe („Gruppe“), oder für alle Kreditoren gilt. Die
Kreditoren-Preisgruppe bzw. der Kreditor sind dann in der Spalte Kontoauswahl
einzutragen. Die Spalte Artikelcode muss bei einer Preiserfassung die Auswahl
„Tabelle“ enthalten und die entsprechende Artikelnummer in der Spalte
Artikelrelation eingetragen sein.
Neben den Feldern in den Zeilen auf dem Register Überblick der
Erfassungspositionen sind auch die Felder auf dem Register Details zu beachten, in
denen Preiseinheit (entspricht dem Feld Preis-Menge im Artikelstamm) und
Lieferzeit je Zeile bestimmt werden. Preis, Preiseinheit und Lieferzeit in der
Preisvereinbarung übersteuern die Einstellungen im Artikelstamm.
Die Informationszeile oben im Erfassungspositions-Formular zeigt, welche
Lagerungsdimensionen bei der Preiserfassung des jeweiligen Artikels zulässig
sind. In Abbildung 3-13 zeigt diese Meldung, dass Einkaufspreis für den Artikel
„A4001“ auf Standort-Ebene erfasst werden können.
Nach Erfassen aller betroffenen Zeilen wird die Schaltfläche Buchen im
Aktionsbereich der Erfassungspositionen betätigt, um die Handelsvereinbarung zu
aktivieren.
3.3.3.6 Verwalten bestehender Handelsvereinbarungen

Wenn ein neuer Preis für einen Artikel hinterlegt werden soll, wird im Normalfall
nur eine zusätzliche Handelsvereinbarung mit Preis, Von- und Bis-Datum erfasst.
Falls eine bestehende Handelsvereinbarung bearbeitet (z.B. um das Bis-Datum zu
ändern) oder gelöscht werden soll, ist die Handelsvereinbarungsabfrage zu öffnen
– z.B. im Artikelstamm über die Schaltfläche EINKAUF/Anzeigen/Einkaufspreise
oder EINKAUF/Handelsvereinbarungen/Handelsvereinbarungen anzeigen. Nach
Auswahl einer oder mehrerer Handelsvereinbarungen ist die Schaltfläche
Ausgewählte Positionen bearbeiten in der Handelsvereinbarungsabfrage zu betätigen.
In einem nachfolgenden Dialog ist der Journalname für das neue
Handelsvereinbarungsjournal, das für das Buchen der Änderung genutzt wird, zu
wählen und die Schaltfläche OK zu betätigen.
Das neue Handelsvereinbarungsjournal enthält dann für jede ursprüngliche
Handelsvereinbarungszeile eine Position, die mit der ursprünglichen
Handelsvereinbarung verknüpft ist. Im Handelsvereinbarungsjournal können die
Positionen wie gewünscht bearbeitet werden, bevor die Änderung über die
Schaltfläche Buchen aktiviert wird. Sollen Handelsvereinbarungen nicht geändert,
sondern gelöscht werden, ist die Schaltfläche Alle zu löschenden Verträge auswählen
(in der Funktionsleiste des Registers Überblick) zu betätigen und dann das Journal
zu buchen.
3.3.3.7 Grundlegende Einrichtung der Handelsvereinbarungen

Als Voraussetzung zum Erfassen von Einkaufspreisen in Handelsvereinbarungen
muss zumindest ein Handelsvereinbarungsjournal angelegt sein (Beschaffung>
Einstellungen> Preise und Rabatte> Journale für Handelsvereinbarungen). Der Wert im
Feld Standardrelation dient als Vorschlagswert für die Spalte Standardrelation in den
Handelsvereinbarungsjournalen.
84 3 Beschaffung
Handelsvereinbarungen werden aber in der Preisfindung nur berücksichtigt, wenn

die entsprechende Ebene der Preisfindung in der Preis-/Rabattaktivierung aktiv
gesetzt ist (Beschaffung> Einstellungen> Preise und Rabatte> Preis/Rabatt aktivieren).
Falls Einkaufspreise auf Ebene von Kreditoren-Preisgruppen verwendet werden
sollen, müssen die benötigten Gruppen im Menüpunkt Beschaffung> Preise und
Rabatte> Preis/Rabattgruppen> Kreditorpreis-/Rabattgruppen, Option „Preisgruppe“ im
Feld Anzeigen) angelegt werden. Im Kreditorenstamm kann die jeweilige
Preisgruppe auf dem Register Standardwerte für Bestellungen für den betroffenen
Lieferanten eingetragen werden. Die Preisgruppe des Kreditors wird als
Vorschlagswert in Bestellungen übernommen, kann aber im Bestellformular
geändert werden (Beschaffung> Bestellungen> Alle Bestellungen, Register Preis und
Rabatt in der Kopfansicht des Detailformulars).

Übung 3.4 – Beschaffungskategorien
In ihrem Unternehmen werden zusätzliche Arten von Dienstleistungen eingekauft,
für die Sie neue Beschaffungskategorien erfassen. Legen Sie einen Kategorieknoten
„##-Service“ mit den Kategorien „##-Montage“ und „##-Gebühr“ an (## = Ihre
Benutzerkennung). Für diese Kategorien soll der Normalsteuersatz gelten.
Übung 3.5 – Anlegen eines Produkts
Als Basis für den Bestellprozess wird ein neues Produkt benötigt. Erfassen Sie ein
Produkt mit der Produktnummer I-## und dem Namen „##-Handelsware“ (## =
Ihre Benutzerkennung) im gemeinsamen Produktstamm. Das Produkt ist ein
Lagerartikel ohne Varianten, Seriennummern oder Chargen. Der Lagerbestand des
Produkts wird in allen Unternehmen auf Ebene von Standort und Lagerort
geführt.
Dann geben Sie dieses Produkt für Ihr Übungs-Unternehmen frei. Im
freigegebenen Produkt wählen Sie eine passende Artikelgruppe für Handelsware
und eine Lagersteuerungsgruppe mit dem Wertmodell „FIFO“. Genehmigte
Lieferanten werden nicht benötigt.
Die Mehrwertsteuergruppen für Einkauf und Verkauf sollen so gewählt werden,
dass für den Artikel der Normalsteuersatz gilt. Der Artikel wird in allen Bereichen
in Stück als Mengeneinheit geführt. Als Hauptlieferant dient der in Übung 3.2
angelegte Lieferant. Für den Basiseinkaufspreis und den Basiseinstandspreis
werden 50 Dollar, und für den Basisverkaufspreis 100 Dollar angesetzt.
In den Standardauftragseinstellungen tragen Sie den Hauptstandort und den
Hauptlagerort sowie Vorschlagswerte für Auftragsmengen (Mehrfach: 20, Minimale
Auftragsmenge: 40, Standard-Auftragsmenge: 100) in Einkauf, Lager und Verkauf ein.
Hinweis: Falls eine automatische Produktnummernvergabe eingerichtet ist, ist die
Produktnummer nicht manuell einzutragen.
3.4 Einkaufsbestellung 85
Übung 3.6 – Handelsvereinbarung

Bei dem in Übung 3.2 angelegten Lieferanten kann ein besserer Preis erzielt
werden. Legen Sie eine Handelsvereinbarung an, die für diesen Lieferanten und
den in Übung 3.5 angelegten Artikel einen Preis von 45 Dollar enthält. Dieser Preis
gilt zeitlich unbeschränkt, es ist keine Mengenstaffel vereinbart.
3.4 Einkaufsbestellung
Mit einer Bestellung wird ein Lieferant rechtsverbindlich aufgefordert, Waren oder
Dienstleistungen zu vereinbarten Konditionen zu liefern. Eine vollständige
Bestellung muss zumindest folgende Elemente enthalten: Kreditor (Lieferant, mit
Name und Adresse), kommerzielle Bedingungen (Währung, Zahlungsbedingung,
Lieferbedingungen), Produkt (Identifikation, Menge, Mengeneinheit), Preis (und
allfällige Rabatte), Liefertermin, und Lieferadresse.
3.4.1 Grundlagen der Bestellabwicklung

Eine Bestellung kann entweder manuell durch einen Einkäufer angelegt oder
automatisch in folgenden Bereichen erzeugt werden:
 Produktprogrammplanung – Bestellung als direktes Ergebnis oder über einen
Bestellvorschlag (siehe Abschnitt 6.3.4)
 Bestellanforderung – Bestellung durch Umwandeln (siehe Abschnitt 3.8.2)
 Angebotsanforderung – Bestellung aus Angebot (siehe Abschnitt 3.8.3)
 Rahmenbestellung – Bestellung als Freigabeauftrag (siehe Abschnitt 3.8.1)
 Direktlieferung – Bestellung aus Verkaufsauftrag (siehe Abschnitt 4.8)
 Fremdfertigung – Bestellung aus Produktionsauftrag (siehe Abschnitt 5.7.2)
 Bestandseigentümeränderung – Konsignationsbestand (siehe Abschnitt 7.4.8)
 Projektverwaltung – Bestellung aus einem Projekt im Projektmodul
 Bestelljournal – Ändern des Bestelltyps von „Journal“ auf „Bestellung“
Bestellvorschläge, für Einkaufsartikel (Standardauftragstyp „Bestellung“) in Form
von geplanten Einkaufsbestellungen, sind das Ergebnis des Dispositionslaufs in
der Produktprogrammplanung. Eine Bestellung wird dann durch Umwandeln der
geplanten Einkaufsbestellung erzeugt. In Abhängigkeit von den Parametern zur
Produktprogrammplanung kann der Bestellvorschlag aber auch übersprungen
und die Bestellung direkt im Dispositionslauf erzeugt werden.
Bestellanforderungen sind interne Dokumente, die zum Einkauf von Artikeln
auffordern und von demjenigen erfasst werden, der den Artikel benötigt –
beispielsweise zum Einkauf von Büromaterial.
Angebotsanforderungen dienen zum Einholen und Vergleichen der Angebote von
Lieferanten. Angebotsanforderungen können manuell erfasst oder automatisch aus
einem Bestellvorschlag oder einer Bestellanforderung erzeugt werden.
86 3 Beschaffung
Projektbestellungen werden im Dynamics 365-Projektverwaltungsmodul erstellt.

Details dazu sind in der Online-Hilfe zu finden.
Weitere Möglichkeiten zum Erstellen von Einkaufsbestellungen sind die
automatische Übernahme aus anderen Unternehmen (über die Intercompany-
Funktionalität) oder aus Fremdsystemen erzeugt werden.
3.4.1.1 Bearbeiten und Genehmigen von Bestellungen

Nach Anlegen einer Bestellung werden alle nachfolgenden Transaktionen mit
Bezug auf die Bestellung erfasst. Abbildung 3-14 zeigt den Weg einer Bestellung
von der Neuanlage bis zum Abschluss mit dem Rechnungseingang.
Wenn das Änderungsmanagement für eine neue Bestellung aktiviert ist, muss die
Bestellung genehmigt werden. In Abhängigkeit vom jeweiligen Auftrag und den
Einstellungen im Genehmigungsworkflow kann die Genehmigung automatisch
erteilt oder muss manuell eingetragen werden. Ist das Änderungsmanagement
nicht aktiv, erhält die neue Bestellung sofort den Genehmigungsstatus
„Genehmigt“.
Nach manueller oder automatischer Genehmigung muss die Bestellbestätigung
gebucht werden, bevor ein Produktzugang erfasst werden kann. Falls gewünscht,
kann die Bestellbestätigung gedruckt oder in elektronischer Form ausgegeben und
an den Lieferanten übermittelt werden. Konfigurationsabhängig können alle
weiteren Buchungsschritte vor dem Buchen der Rechnung übersprungen werden.
Abbildung 3-14: Bestellabwicklung in Dynamics 365
3.4.1.2 Zugangsliste und Lager-Erfassung

Vor dem Eintreffen der Lieferung kann eine Zugangsliste optional gedruckt
werden, die aber nur zur Information der Wareneingangsverantwortlichen dient.
Im Gegensatz dazu wird mit der Lager-Erfassung, die – ebenfalls optional – das
Erfassen der eingehenden Positionen mit allen benötigten Dimensionen wie
Lagerort, Seriennummer oder Chargennummer vor dem Buchen des

Produktzugangs ermöglicht, der Lagerbestand erhöht. In Abhängigkeit von den
Geschäftsprozessen im Lager gibt es folgende Möglichkeiten zum Buchen der
Lager-Erfassung:
 Erfassungsformular – Registrieren der Erfassung aus der Bestellposition
 Wareneingangsjournal – Buchen eines Wareneingangsjournals im Lager
 Mobilgerät-Transaktionen – Bei Nutzung der erweiterten Lagerortverwaltung
Falls in der Lagersteuerungsgruppe des betroffenen Artikels das Kontrollkästchen
Erfassungsanforderungen aktiviert ist, ist die Lager-Erfassung nicht optional,
sondern ein erforderlicher Schritt bevor der Produktzugang gebucht werden kann.
3.4.1.3 Produktzugang
Das Buchen des Produktzugangs kann direkt aus der Bestellung oder über die
entsprechende periodische Aktivität im Beschaffungsmenü oder aus dem
jeweiligen (gebuchten) Wareneingangsjournal im Lager erfolgen.
Der Produktzugang erzeugt eine physische Belegbuchung im Lager und – in
Abhängigkeit von den Einstellungen in den Kreditorenkontenparametern und der
Lagersteuerungsgruppe – parallel Sachkontobuchungen im Hauptbuch.
3.4.1.4 Kreditorenrechnung
Nach dem Rechnungseingang wird die Rechnung entweder direkt in der
Bestellung gebucht oder in den ausstehenden Kreditorenrechnungen separat
erfasst und gebucht, wobei ein Genehmigungsworkflow eingerichtet werden kann.
Alternativ kann eine Eingangsrechnung auch im Rechnungsbuch erfasst und
gebucht werden, wenn die Freigabe in einer Rechnungsgenehmigungserfassung
erst später getrennt erfolgen soll (siehe Abschnitt 9.3.2).
3.4.1.5 Physische und wertmäßige Buchung

Bei Lagerbuchungen ist zwischen physischen Buchungen und wertmäßigen
Buchungen zu unterscheiden. Grob gesprochen handelt es sich bei der physischen
Buchung um den Lieferschein (bzw. Produktzugang) und bei der wertmäßigen
Buchung um die Rechnung. Wesentlich ist die Unterscheidung zwischen
physischer und wertmäßiger Buchung im Zusammenhang mit Lagerbewertung
und Sachkontobuchung. Details dazu sind in Abschnitt 7.2.4 zu finden.
3.4.2 Verwalten von Einkaufsbestellungen

Wie alle Belege besteht eine Bestellung aus einem Kopfteil und einem Positionsteil
mit einer oder mehreren Zeilen. Der Kopfteil enthält die für alle Teile der
Bestellung gültigen Daten wie Bestellnummer, Bestelltyp, Lieferant, Währung,
Sprache und Zahlungsbedingungen.
Manche Felder im Bestellkopf – beispielsweise der Liefertermin – dienen hierbei
als Vorschlagswert für die Bestellpositionen und können auf Positionsebene
88 3 Beschaffung
überschrieben werden. Falls Daten im Bestellkopf nach dem Anlegen von

Bestellpositionen geändert werden, wird über Einstellungen in den
Beschaffungsparametern (Beschaffung> Einstellungen> Beschaffungsparameter,
Schaltfläche Auftragspositionen aktualisieren auf dem Register Allgemeines) bestimmt
ob die bestehenden Positionen mit den geänderten Kopfdaten aktualisiert werden.
Abbildung 3-15: Struktur der Einkaufsbestellung
Als Vorschlagswert für den Bestelltyp wird in den Beschaffungsparametern

üblicherweise „Bestellung“ (normale Einkaufsbestellung) eingestellt. In der
Bestellung kann anstelle des Vorschlagswerts aber einer der folgenden Werte für
den Bestelltyp gewählt werden:
 Bestellung – Normale Einkaufsbestellung
 Journal – Entwurf oder Vorlage, ohne Auswirkung auf Lager oder Hauptbuch
 Zurückgegebener Auftrag – Gutschrift, siehe Abschnitt 3.7
In den Bestellpositionen sind die Artikel mit Kennung (Artikelnummer oder
Beschaffungskategorie), Bezeichnung, Bestellmenge, Preise und Liefertermin
enthalten. Für die Bestellung eines lagergeführten Artikels muss die
Artikelnummer des freigegebenen Produkts gewählt werden. Dienstleistungen
und immaterielle Güter können entweder durch Eintragung der Artikelnummer
des jeweiligen – nicht lagergeführten – Artikels (Serviceartikel) oder durch
Eintragen einer Beschaffungskategorie erfasst werden.
In Kopf und Positionen werden nach Auswahl von Lieferantennummer bzw.
Artikelnummer zahlreiche Feldwerte aus den jeweiligen Stammdaten
übernommen. Die in die Bestellung eingetragenen Vorschlagswerte können aber je
nach Berechtigung überschrieben werden. Wenn beispielsweise mit dem
Lieferanten für die vorliegende Bestellung eine andere als die übliche
Zahlungsbedingung vereinbart wird, kann die Zahlungsbedingung in der
Bestellung geändert werden. Falls die neue Vereinbarung generell gilt, muss die
Zahlungsbedingung im Lieferantenstamm entsprechend geändert werden damit in
der nächsten Bestellung die korrekte neue Zahlungsbedingung als Vorschlagswert
vorhanden ist.
3.4.2.1 Neuanlage einer Bestellung

In Abhängigkeit von den jeweiligen Anforderungen können Bestellungen von
unterschiedlichen Formularen aus geöffnet und angelegt werden:
 Kreditorenformular – Vorzuziehen, wenn in den Bestellungen mit einer
Lieferantensuche begonnen wird
 Bestellformular – Vorzuziehen, wenn der Lieferant nicht das Suchkriterium
darstellt (z.B. Suche nicht genehmigter Bestellungen)
 Arbeitsbereichsseite Bestellungsvorbereitung – Listen mit offenen Bestellungen
In der Kreditoren-Listenseite (Beschaffung> Kreditoren> Alle Kreditoren) oder dem
zugehörigen Detailformular kann über die Schaltfläche BESCHAFFUNG/Neu/
Bestellung nach Auswahl des betroffenen Lieferanten eine neue Bestellung direkt
angelegt werden. Daten für den Bestellkopf der neuen Bestellung werden aus dem
gewählten Lieferanten übernommen und das Detailformular der Bestellung wird
in der Positionsansicht geöffnet, damit sofort mit dem Erfassen der ersten Position
begonnen werden kann. Wenn im Kreditorenformular die bestehenden
Bestellungen zum gewählten Kreditor abgefragt werden sollen, ist die Schaltfläche
BESCHAFFUNG/Zugehörige Informationen/Bestellungen/Alle Bestellungen zu
betätigen (Anzeige der Listenseite Alle Bestellungen gefiltert auf den Kreditor).
Der Arbeitsbereich Bestellungsvorbereitung, der direkt aus dem Dashboard oder aus
dem Order Arbeitsbereiche im Menü Beschaffung geöffnet wird, zeigt im
Listenbereich einen Überblick nicht genehmigter Bestellungen in Form von
verschiedenen – nach Genehmigungsstatus gegliederten – Listen. Mittels Klick auf
eine als Link in der Spalte Bestellung gezeigte Bestellnummer kann das
Detailformular mit der entsprechenden Bestellung geöffnet werden. In der
Arbeitsbereichsseite selbst kann über die Schaltfläche Neue Bestellung im
Aktionsbereich eine Bestellung angelegt werden. Die weiteren Schritte zum
Erfassen der Bestellung sind gleich wie beim Anlegen einer Bestellung in der
Listenseite Alle Bestellungen.
Die Listenseite Alle Bestellungen (Beschaffung> Bestellungen> Alle Bestellungen) zeigt
eine Übersicht aller Einkaufsbestellungen. Ein Klick auf eine als Link in der Spalte
Bestellung gezeigte Bestellnummer öffnet das Detailformular mit der jeweiligen
Bestellung.
Im Bestellformular (Listenseite oder Detailformular) kann eine neue Bestellung
angelegt werden, indem die Tastenkombination Alt+N oder die Schaltfläche Neu
im Aktionsbereich betätigt wird. Im Neuanlagedialog für Bestellungen muss dann
der Lieferant im Feld Kreditorenkonto gewählt werden. Eine Suche des Lieferanten
kann durch Eintippen der ersten Zeichen der Lieferantennummer (oder des
Namens) im Feld Kreditorenkonto, oder durch manuelles Öffnen des Suchfensters
und Nutzung des Rasterfilters (z.B. in der Spalte Name im Suchfenster) erfolgen.
90 3 Beschaffung
Abbildung 3-16: Anlegen einer Bestellung im Bestellformular
Nach Auswahl des Lieferanten werden Vorschlagswerte aus dem

Kreditorenstamm in den Bestellkopf übernommen, die auch im Neuanlagedialog
nach Erweitern der Register Allgemeines und Verwaltung gezeigt werden. Falls
Lieferantennummer, Bestelltyp, Währung und andere Werte geändert werden
sollen, kann dies entweder im Neuanlagedialog oder danach in der Kopfansicht
der neuen Bestellung erfolgen.
Nach Betätigen der Schaltfläche OK im Dialog wird der Bestellkopf angelegt und
das Detailformular für Bestellungen in der Positionsansicht gezeigt.
3.4.2.2 Bestellpositionen
Um eine Bestellposition anzulegen, kann in der Positionsansicht des Bestellungs-
Detailformulars auf dem Register Bestellpositionen ein Mausklick in die erste
Bestellzeile ausgeführt oder die Schaltfläche Position hinzufügen in der
Funktionsleiste betätigt werden. Als erstes Feld einer neuen Position wird
entweder die Artikelnummer des freigegebenen Produkts oder die
Beschaffungskategorie eingetragen. Aus den Stammdaten werden Vorschlagswerte
in Felder wie Menge, Mengeneinheit, Preis, Standort und Lagerort übernommen.
Vorschlagswerte für Standort und Lagerort aus dem Bestellkopf haben hierbei
Vorrang gegenüber den Vorschlagswerten aus dem Artikelstamm.
Handelsvereinbarungen können den Preis aus dem Artikelstamm überschreiben
und Vorschlagswerte für die Rabattfelder (siehe Abschnitt 4.3.2) enthalten. Der
Nettobetrag einer Position wird auf Basis von Bestellmenge, Einkaufspreis und
Zeilenrabatt (Rabattbetrag in der Spalte Rabatt und Prozentsatz in der Spalte Rabatt
in Prozent) berechnet. Preis, Rabatt und Nettobetrag können überschrieben werden,

wobei der Preis nicht mehr angezeigt wird, wenn der Betrag in der Spalte
Nettobetrag manuell eingetragen wird.
Abbildung 3-17: Eintragen des Lieferdatums in den Positionsdetails
Der Vorschlagswert für die Positionsnummer wird übernommen, sobald eine Zeile
gespeichert wird. Die Schrittweite der Positionsnummern kann hierbei in den
Systemparametern (Systemverwaltung> Einstellungen> Systemparameter) definiert
werden.
Um den Liefertermin und weitere Detaildaten der Bestellposition zu betrachten,
kann das Register Positionsdetails erweitert und der betreffende Subregister
geöffnet werden. Der Liefertermin auf dem Subregister Lieferung wird aus dem
Bestellkopf übernommen, wenn der Bestellkopf-Termin nach der
Wiederbeschaffungszeit des Artikels liegt. Ist dies nicht der Fall, wird als
Liefertermin das Tagesdatum (Sitzungsdatum) zuzüglich der Einkaufs-Lieferzeit
eingesetzt. Die Lieferzeit für ein Produkt kann in den
Standardauftragseinstellungen, in Handelsvereinbarungen für Einkaufspreise, und
in der Artikeldeckung definiert werden.
3.4.2.3 Lagerbuchung
Beim Anlegen einer Bestellposition in einer regulären Bestellung (Bestelltyp
„Bestellung“ oder „Zurückgegebener Auftrag“) wird für einen lagergeführten
Artikel eine Lagerbuchung im Status „Bestellt“ (bzw. „In Auftrag“ für Positionen
92 3 Beschaffung
mit negativer Menge) erzeugt, in der die Felder Physisches Datum und Finanzdatum
leer sind. Diese Lagerbuchung kann über die Schaltfläche Lager/Buchungen in der
Funktionsleiste der Bestellpositionen abgefragt werden. Mit dem Buchen von
Produktzugang und Rechnung wird diese Lagerbuchung in weiterer Folge
aktualisiert (siehe Abschnitt 7.2.4).
3.4.2.4 Immaterielle Güter und Beschaffungskategorien

Wenn immaterielle Güter oder Dienstleistungen eingekauft werden sollen, kann
die Artikelnummer eines entsprechenden nicht lagergeführten Produkts (Artikel
mit Produkttyp „Service“ oder mit einer Lagersteuerungsgruppe für nicht
lagergeführte Artikel, siehe Abschnitt 7.2.1) gewählt und eine Bestellzeile analog
zum Vorgehen für lagergeführte Produkte erfasst werden.
Alternativ kann die Spalte Artikelnummer der Bestellposition übersprungen und
anstelle dessen eine Beschaffungskategorie gewählt werden. Beschaffungskategorien
enthalten jedoch wesentlich weniger Vorschlagswerte als der Artikelstamm. Bei
Auswahl einer Beschaffungskategorie sind daher Daten wie Menge,
Mengeneinheit, Preis und Positionstext (Feld Text auf dem Subregister Allgemeines)
soweit benötigt immer manuell zu erfassen.
3.4.2.5 Lieferadresse
Die Lieferadresse für die Bestellung wird auf dem Register Adresse in der
Kopfansicht des Bestellungs-Detailformulars verwaltet. Der Vorschlagswert für die
Lieferadresse ist die eigene Adresse aus den Unternehmensdaten
(Organisationsverwaltung> Organisationen> Juristische Personen, Register Adressen).
Falls für den im Bestellkopf gewählten Standort oder Lagerort eine Adresse
hinterlegt ist, wird diese als Lieferadresse eingesetzt.
Wenn die Lieferadresse in einer Bestellung geändert werden soll, bestehen zwei
Möglichkeiten:
 Auswählen einer Adresse – Falls im globalen Adressbuch vorhanden
 Einfügen einer neuen Adresse – Falls die Adresse komplett neu ist
Im Auswahlfeld Lieferadresse kann zwischen den vorhandenen Lieferadressen des
eigenen Unternehmens, Standorts und Lagerorts gewählt werden. Wenn eine
andere vorhandene Adresse (z.B. eine Kundenadresse) gewählt werden soll, kann
ein Klick auf das Symbol neben dem Auswahlfeld Lieferadresse auf dem Register
Adresse in der Kopfansicht des Bestellformulars ausgeführt werden. Im Dialog zur
Adressauswahl kann nach entsprechender Auswahl im Feld Datensatztyp eine
Adresse aus allen Bereichen des globalen Adressbuchs übernommen werden.
Wenn eine komplett neue Adresse erfasst werden soll, kann das Symbol neben
dem Auswahlfeld Lieferadresse im Bestellformular betätigt werden. Im Dialog Neue
Adresse ist der Schieber Einmalig auf „Ja“ zu setzen und die neue Lieferadresse
einzutragen (analog zum Erfassen einer Kreditorenadresse, siehe Abschnitt 3.2.1).
Falls innerhalb einer Bestellung auf Positionsebene unterschiedliche Lieferadressen

benötigt werden, kann auf dem Subregister Adresse der Positionsdetails eine eigene
Adresse pro Position eingetragen werden. Das Erfassen von Adressen auf
Positionsebene erfolgt funktional auf gleiche Weise wie das Erfassen einer
Lieferadresse im Bestellkopf.
Hinweis: Wird in der Bestellung beim Anlegen einer Adresse im Feld
Verwendungszweck die Option „Lieferung“ gewählt und ist gleichzeitig der
Schieber Einmalig auf „Nein“ gesetzt, wird die neue Adresse zur Standard-
Anlieferadresse im aktuellen Unternehmen.
3.4.2.6 Bezugskosten und Vorsteuer

Bezugskosten und Zuschläge – z.B. Kosten für Fracht und Versicherung – können
als „Belastungen“ sowohl auf Kopf- als auch auf Positionsebene eingetragen
werden. Die entsprechende Funktionalität wird analog im Verkauf benutzt (siehe
Abschnitt 4.4.5). Um Belastungen mit Bezug auf den Bestellkopf zu erfassen, kann
die Schaltfläche EINKAUF/Zuschläge/Belastungen verwalten im Aktionsbereich des
Bestellformulars betätigt werden. Für das Erfassen von Belastungen auf Ebene
einzelner Positionen dient die Schaltfläche Finanzdaten/Belastungen verwalten in der
Funktionsleiste des Registers Bestellpositionen.
Die Umsatzsteuer (Vorsteuer) wird auf Basis der Kombination von Lieferant
(Kreditor) und Artikel berechnet:
 Mehrwertsteuergruppe – Die Mehrwertsteuergruppe im Kreditorenstamm
(Register Rechnung und Lieferung) beinhaltet normalerweise eine
Unterscheidung in Inland, EU und Drittland.
 Artikelmehrwertsteuergruppe – Die Artikel-Mehrwertsteuergruppe im
Artikelstamm (Register Einkauf im Detailformular Freigegebene Produkte)
beinhaltet normalerweise eine Unterscheidung zwischen Artikeln mit
Normalbesteuerung und Artikeln mit ermäßigtem Steuersatz (z.B. Bücher).
Aus Kreditorenstamm und Artikelstamm werden die Steuergruppen zur
automatischen Ermittlung des zutreffenden Mehrwertsteuersatzes in die
Bestellung übernommen. Die Mehrwertsteuergruppe kann hierbei auf dem Register
Einstellungen der Kopfansicht des Bestellformulars bearbeitet werden. Sie wird in
die Positionen übernommen, wobei in der Positionsansicht auf dem Subregister
Einstellungen der Positionsdetails neben der Mehrwertsteuergruppe auch die Artikel-
Mehrwertsteuergruppe bearbeitet werden kann.
Die berechnete Steuer kann über die Schaltfläche EINKAUF/Steuer/Mehrwertsteuer
im Bestellformular abgefragt werden.
3.4.2.7 Lieferzeitplan
Wenn eine Bestellung einen Artikel enthält, der in mehreren Lieferungen an
verschiedenen Tagen geliefert werden soll, müssen mehrere Positionen mit
94 3 Beschaffung
unterschiedlichem Lieferdatum angelegt werden. Um das Erfassen und Verwalten

von Bestellpositionen mit unterschiedlichem Liefertermin aber gleichen
kaufmännischen Bedingungen (Preis, Rabatte) zu vereinfachen, kann die Funktion
Lieferzeitplan benutzt werden.
Um einen Lieferzeitplan in einer Bestellung zu erfassen, wird zunächst eine
Bestellposition mit der Gesamtmenge für den betroffenen Artikel angelegt. Danach
ist die Schaltfläche Bestellposition/Lieferzeitplan in der Funktionsleiste der
Bestellpositionen zu betätigen. Im Dialog Lieferzeitplan können dann Liefertermine
und Mengen für die einzelnen Teillieferungen eingetragen werden. Nach Betätigen
der Schaltfläche OK im Dialog werden zusätzliche Bestellpositionen für die
Teillieferungen automatisch angelegt. Nur diese neuen Bestellpositionen werden
anschließend in der Buchung von Produktzugang und Rechnung berücksichtigt,
die ursprüngliche Position dient zur gemeinsamen Verwaltung von Preis und
Rabatten. Lieferzeitplan-Positionen sind in der Spalte Typ der Bestellpositionen
gekennzeichnet.
3.4.2.8 Positionsansicht und Kopfansicht

Bei Neuanlage einer Bestellung oder Aufruf des Detailformulars in der Listenseite
Alle Bestellungen wird das Bestellformular in der Positionsansicht geöffnet. In der
Überschriftzeile unterhalb des Aktionsbereichs sind links Bestellnummer und
Lieferant und rechts Bestellungsstatus und Genehmigungsstatus zu sehen. Weitere
ausgewählte Bestellkopf-Daten (z.B. der Liefertermin) sind in der Positionsansicht
des Bestellformulars auf dem Register Bestellkopf enthalten.
Um alle Bestellkopfdaten zu bearbeiten, kann im Bestellformular die Kopfansicht
über die Schaltfläche Kopfzeile (unterhalb des Aktionsbereichs) oder die
Tastenkombination Strg+Shift+H geöffnet werden. In der Kopfansicht dient die
Schaltfläche Positionen oder die Tastenkombination Strg+Shift+L dazu, wieder zur
Positionsansicht zurückzukehren.
3.4.2.9 Kopieren einer Bestellung

Als Alternative zum manuellen Erfassen einer neuen Bestellung kann eine
bestehende Bestellung kopiert werden. Für das Kopieren kann auch ein anderer
Bestelltyp als Basis herangezogen werden kann, beispielsweise um eine Bestellung
vom Typ „Journal“ in eine reguläre Bestellung zu kopieren.
Um eine Kopie zu erzeugen, muss zunächst eine neue Bestellung mit Bestellkopf
angelegt werden. In dieser Bestellung wird die Schaltfläche BESTELLUNG/
Kopieren/Aus allen zu betätigt, um bestehende Bestellungen oder gebuchte Belege
komplett oder zeilenweise zu kopieren. Im folgenden Dialog, in dem alle
vorhandenen Belege in Registern je Dokumentart (Bestellungen, Bestätigung, …)
gegliedert angezeigt werden, können komplette Belege durch Markieren des
Kontrollkästchens in der linken Spalte im Subregister Kopfzeilen ausgewählt
werden (siehe Abbildung 3-18). Einzelne Positionen können über das
Kontrollkästchen im Subregister Positionen selektiert werden. Falls gewünscht,

können auch mehrere komplette Belege oder Positionen aus unterschiedlichen
Belegen markiert werden.
Abbildung 3-18: Auswählen von Datensätzen im Dialog Aus allen kopieren
Beim Kopieren sind die Einstellungen auf dem Register Parameter des Dialogs zu
beachten: Ist der Schieber Bestellpositionen löschen auf „Ja“ gesetzt, werden alle
Positionen der neuen Bestellung gelöscht, bevor Positionen aus der gewählten
Bestellung übernommen werden. Während dies bei einer komplett neuen
Bestellung ohne Positionen irrelevant ist, kann dies unerwünscht sein, wenn in
einer Bestellung zusätzliche Positionen durch Kopieren eingefügt werden sollen.
Nach Markieren aller gewünschten Belege und Positionen wird der Dialog mit
Betätigen der Schaltfläche OK geschlossen. Die Positionen werden dann in die
neue Bestellung übertragen und können dort überarbeitet werden. Ist der Schieber
Auftragskopf kopieren im Dialog aus „Ja“ gesetzt, werden zusätzlich Kopfdaten wie
die Zahlungsbedingung aus der kopierten Bestellung übernommen.
Die Kopier-Funktion kann nicht nur in einer neuen, sondern auch in einer
bestehenden Bestellung benutzt werden. Zu diesem Zweck steht auch die
Schaltfläche BESTELLUNG/Kopieren/Aus Erfassung zur Verfügung, die ein Kopieren
der in der jeweiligen Bestellung gebuchten Positionen ermöglicht.
Abgesehen von den Schaltflächen auf Bestellkopf-Ebene im Aktionsbereich des
Bestellformulars können Kopier-Funktionen auch über die Schaltfläche
Bestellposition in der Funktionsleiste der Bestellpositionen aufgerufen werden.
96 3 Beschaffung
3.4.2.10 Bestelltyp „Journal“

Bestellungen vom Typ „Journal“, auch als „Einkaufserfassung“ bezeichnet, dienen
als Vorerfassungen und Kopiervorlagen. Für Einkaufserfassungen kann kein
Dokument (z.B. Bestellbestätigung, Produktzugang) gebucht werden und es wird –
im Gegensatz zu einer regulären Bestellung – auch keine Lagerbuchung erzeugt.
Als Kopiervorlage kann eine Einkaufserfassung wiederholt in eine neue Bestellung
kopiert werden (wie zuvor beschrieben).
Wird eine Einkaufserfassung als Vorerfassung benutzt, kann sie in eine reguläre
Bestellung umgewandelt werden indem entweder der Bestelltyp im Journal auf
„Bestellung“ geändert oder die periodische Aktivität Beschaffung> Bestellungen>
Einkaufserfassung> Einkaufserfassung buchen durchgeführt wird.
3.4.3 Änderungsmanagement und Bestellungsgenehmigung

In Abhängigkeit von den Einstellungen zum Änderungsmanagement muss eine
Bestellung nach dem Erfassen einen Genehmigungsprozess durchlaufen bevor die
Bestellbestätigung gebucht werden kann und die weitere Bearbeitung möglich ist.
3.4.3.1 Einrichtung des Änderungsmanagements

Die Grundeinstellung für das Änderungsmanagement von Bestellungen findet sich
in den Beschaffungsparametern (Beschaffung> Einstellungen> Beschaffungsparameter,
Register Allgemeines). Ist der Schieber Änderungsmanagement aktivieren dort auf „Ja“
gesetzt, ist ein Genehmigungsprozess für alle neuen Bestellungen erforderlich.
Wenn der Schieber Überschreiben der Einstellungen pro Kreditor zulassen in den
Beschaffungsparametern auf „Ja“ gesetzt ist, können abweichende Einstellungen
auf Ebene einzelner Lieferanten definiert werden. Im Kreditoren-Detailformular
(Register Standardwerte für Bestellungen, Feldgruppe Änderungsmanagement für
Bestellungen) ist dann der Schieber Einstellungen überschreiben verfügbar, der ein
Übersteuern der allgemeinen Einstellungen in beide Richtungen ermöglicht:
Aktivieren des Genehmigungsprozesses für einzelne Lieferanten obwohl das
Änderungsmanagement allgemein deaktiviert ist, oder in die andere Richtung ein
Deaktivieren des Genehmigungsprozesses nur für spezielle Lieferanten.
Der Genehmigungsprozess für Einkaufsbestellungen beruht auf der Workflow-
Funktionalität (siehe Abschnitt 10.4). Workflows für Bestellungen werden im
Menüpunkt Beschaffung> Einstellungen> Beschaffungsworkflows mit Bezug auf die
Vorlage „Bestellworkflow“ (Typ „PurchTableTemplate“) oder die Vorlage
„Bestellpositionsworkflow“ (Typ „PurchLineTemplate“) verwaltet.
3.4.3.2 Genehmigungsstatus
Der Genehmigungsstatus ist im Bestellkopf enthalten und wird in der Listenseite
Alle Bestellungen in einer eigenen Spalte gezeigt. In Abhängigkeit vom jeweiligen
Genehmigungs-Workflow kann der Genehmigungsstatus einer Bestellung
folgende Werte annehmen:
 Entwurf – Nach Erfassen der Bestellung, vor Anfordern der Genehmigung

 Wird überprüft – Nach Absenden der Genehmigungsanforderung
 Abgelehnt – Nach dem Ablehnen der Bestellung durch den Zuständigen (dann
Änderung und nochmalige Genehmigungsanforderung oder Rückruf)
 Genehmigt – Nach Genehmigung, ermöglicht Buchen der Bestätigung
 Externe Prüfung – Nach Buchen der Einkaufsabfrage (optional)
 Bestätigt – Nach Buchen der Bestellbestätigung
Ein weiterer Genehmigungsstatus ist „Zum Abschluss gebracht“. Dieser
Genehmigungsstatus wird in der Bestellung nach dem Buchen der Rechnung über
die Schaltfläche EINKAUF/ Aktivitäten/Abschließen gesetzt. Das Abschließen von
Bestellungen schließt diese endgültig und ist ein optionaler Vorgang, der nur im
Zusammenhang mit Budgetprüfung und Budgetzuteilung erforderlich ist.
Wenn das Änderungsmanagement für eine Bestellung nicht aktiv ist, erhält die
Bestellung sofort den Status „Genehmigt“ und kann ohne weitere Genehmigung
durch Buchen der Bestellbestätigung bestätigt werden.
3.4.3.3 Genehmigungsworkflow für Bestellungen

Wenn eine Bestellung dem Änderungsmanagement unterliegt, hat diese zu Beginn
den Genehmigungsstatus „Entwurf“ und die Schaltfläche Workflow wird im
Aktionsbereich des Bestellformulars gezeigt. In diesem Fall muss nach dem
Erfassen der Bestellung der Genehmigungsworkflow über die Schaltfläche
Workflow/Absenden gestartet werden. Eine Genehmigung muss auch dann
angefordert werden, wenn eine bereits genehmigte Bestellung geändert wird.
Mit dem Absenden der Genehmigungsanforderung erhält die Bestellung den
Genehmigungsstatus „Wird überprüft“ und der Genehmigungsprozess wird an
den Workflow übergeben.
Die Verarbeitung des Genehmigungsworkflows erfolgt als Stapelverarbeitung im
Hintergrund. Aufgrund der Stapelverarbeitung kann für Bestellungen, die dem
Änderungsmanagement unterliegen, die Bestellbestätigung auch dann nicht sofort
gebucht werden, wenn in der Workflowkonfiguration eine automatische
Genehmigung der betroffenen Bestellung definiert ist. Wenn im Workflow das
manuelle Erteilen einer Genehmigung vorgesehen ist, muss der dafür Zuständige
diese Genehmigung entweder im Bestellformular oder in den Arbeitsaufgaben im
Menüknoten Allgemeines> Arbeitsaufgaben erteilen (siehe Abschnitt 10.4.2).
3.4.3.4 Anfordern einer Änderung

Wenn eine bereits genehmigte Bestellung geändert werden soll, ist die Schaltfläche
BESTELLUNG/Verwalten/Änderung anfordern im Bestellformular zu betätigen.
Danach kann die Bestellung bearbeitet werden, wobei nach Abschluss der
Bearbeitung eine weitere Genehmigung anzufordern ist.
98 3 Beschaffung
Beim Genehmigen von Änderungen kann der Verantwortliche die aktuelle

Bestellung mit der letzten genehmigten Version vergleichen, indem er im
Bestellformular die Schaltfläche VERWALTEN/Historie/Mit der letzten Version
vergleichen betätigt. Die Schaltfläche VERWALTEN/Historie/Bestellversionen anzeigen
ermöglicht den Vergleich aller Versionen der Bestellung.
3.4.4 Storno und Löschfunktion

Zwischen dem Storno und dem Löschen einer Bestellung besteht ein Unterschied:
Während ein Storno die offene Liefermenge entfernt, bewirkt das Löschen einer
Bestellung oder einer Bestellposition ein komplettes Entfernen des Datensatzes.
Ein Löschen von Bestellungen ist nach dem Buchen der Bestellbestätigung nicht
mehr möglich. Bestellungen, die dem Änderungsmanagement unterliegen, können
bereits nach Genehmigung der Bestellung nicht gelöscht werden. Ein Storno kann
im Gegensatz dazu immer durchgeführt werden.
3.4.4.1 Storno von Bestellungen und Bestellpositionen

Bestellpositionen können storniert werden, wenn zur betroffenen Position keine
Lieferung mehr erwartet wird und die Original-Bestellmenge nicht verändert
werden soll.
Abbildung 3-19: Dialog zum Ändern oder Stornieren der Positionsrestmenge
Zum Stornieren einer Bestellposition – oder auch zum Ändern der offenen
Restliefermenge – wird nach Auswahl der betroffenen Position im Bestellformular
die Schaltfläche Position aktualisieren/Rest liefern in der Funktionsleiste des Registers
Bestellpositionen betätigt. Im Dialog Restmenge aktualisieren kann dann die
Restliefermenge reduziert oder auf Null gesetzt werden. Die gesamte Restmenge
wird auch durch Betätigen der Schaltfläche Menge stornieren auf Null gesetzt.
Nach Betätigen der Schaltfläche OK wird die offene Menge in der Bestellzeile
entsprechend angepasst. Der Storno der Restmenge kann unabhängig davon
durchgeführt werden, ob bereits Produktzugänge als Teillieferung zur betroffenen
Position gebucht worden sind.
Wenn eine Bestellung komplett storniert werden soll, kann die Restmenge aller
Positionen zeilenweise einzeln storniert werden. Nach dem Buchen der
Bestellbestätigung kann dafür auch die Schaltfläche BESTELLUNG/Verwalten/
Abbrechen im Aktionsbereich des Bestellformulars benutzt werden (entfernt die
Bestellmenge in allen Positionen). Falls noch keine Teillieferung zur betroffenen
Bestellung gebucht worden ist, hat diese nach dem Storno aller Positionen den
Bestellungsstatus „Storniert“.
3.4.4.2 Löschen von Bestellungen und Bestellpositionen

Im Unterschied zur Stornofunktion, die zum Reduzieren der offenen Menge dient,
entfernt das Löschen die betroffene Bestellzeile oder Bestellung komplett aus dem
System. Zum Löschen einer Bestellzeile muss diese im Bestellformular markiert
und entweder die Schaltfläche Entfernen in der Funktionsleiste des Registers
Bestellpositionen oder die Tastenkombination Alt+Entf (oder Alt+F9) betätigt
werden.
Um eine komplette Bestellung zu löschen, kann die Schaltfläche Löschen im
Aktionsbereich des Bestellformulars oder – nach Markieren des Bestellkopfes –
ebenfalls die Tastenkombination Alt+Entf oder Alt+F9 betätigt werden.
Sobald die Bestellbestätigung gebucht oder die Genehmigungsanforderung
abgesendet ist, kann eine Bestellung nicht mehr komplett gelöscht werden. Sollen
Positionen in Bestellungen gelöscht werden, die dem Änderungsmanagement
unterliegen, muss zuvor eine Änderung der Bestellung angefordert werden
(Schaltfläche BESTELLUNG/Verwalten/Änderung anfordern im Aktionsbereich, siehe
Abschnitt 3.4.3).
Hinweis: Beim Löschen einer Bestellposition ist darauf zu achten, die Schaltfläche
Entfernen in der Funktionsleiste des Registers Bestellpositionen zu betätigen – und
nicht die Schaltfläche Löschen im Aktionsbereich, die die gesamte Bestellung löscht.
3.4.5 Einkaufsabfrage und Bestellbestätigung

Nach dem Erfassen und – falls benötigt – der Genehmigung einer Bestellung hat
diese den Genehmigungsstatus „Genehmigt“. In diesem Status kann wahlweise
eine Einkaufsabfrage erfolgen bevor die Bestätigung der Bestellung gebucht wird.
Falls das Kreditorenportal zur Zusammenarbeit mit dem Lieferanten benutzt wird,
dient statt der Einkaufsabfrage eine Bestätigungsanfrage (Zur Bestätigung senden)
im Portal zur Überprüfung der Bestellung durch den Lieferanten.
3.4.5.1 Einkaufsabfrage
Die Einkaufsabfrage kann wahlweise benutzt werden, um vor dem Buchen der
Bestellbestätigung eine Überprüfung der Bestellung durch den Lieferanten zu
ermöglichen. Nach dem Buchen der Einkaufsabfrage hat die Bestellung den
Genehmigungsstatus „Externe Prüfung“.
100 3 Beschaffung
Zum Buchen der Einkaufsabfrage ist die Schaltfläche EINKAUF/Generieren/

Einkaufsabfrage im Aktionsbereich des Bestellformulars zu betätigen. Im
Buchungsdialog für die Einkaufsabfrage können Einstellungen zu Buchung und
Druck gewählt werden (Buchungsdialoge sind im Abschnitt zur Bestellbestätigung
weiter unten beschrieben).
Falls der Lieferant auf eine Änderung der Bestellung besteht, kann diese geändert
und eine neue Einkaufsabfrage zur bestehenden Bestellung an den Lieferanten
gesendet werden. Ist das Änderungsmanagement aktiv, wird zuvor eine
neuerliche Genehmigung im Genehmigungsworkflow benötigt.
3.4.5.2 Bestellbestätigung
Die Bestellbestätigung muss gebucht werden, bevor ein Produktzugang oder eine
Rechnung zur jeweiligen Bestellung gebucht werden kann. Optional kann die
Bestellbestätigung parallel zur Buchung elektronisch oder in Form eines
Ausdrucks an den Lieferanten übermittelt werden.
Mit der Buchung der Bestellbestätigung werden keine mengen- oder wertmäßigen
Transaktionen durchgeführt, die Bestellbestätigung dient vielmehr zur separaten
Speicherung der an den Lieferanten übermittelten Bestellung unabhängig von
späteren Änderungen.
Die Buchung der Bestellbestätigung wird im Bestellformular über die Schaltfläche
EINKAUF/Generieren/Bestätigung nach Auswahl der betroffenen Bestellung
aufgerufen. Alternativ kann auch die Schaltfläche EINKAUF/Aktivitäten/Bestätigen
betätigt werden, über die die gleiche Buchungsfunktion ausgeführt wird
(allerdings ohne den Buchungsdialog zu zeigen).
Eine Schaltfläche zum Buchen der Bestellbestätigung ist auch im Listenbereich der
Arbeitsbereichsseite Bestellungsvorbereitung in mehreren Listen vorhanden.
3.4.5.3 Buchungsdialog
Beim Buchen eines Dokuments, beispielsweise einer Bestellbestätigung, wird ein
Buchungsdialog mit folgenden Optionen gezeigt:
 Parameter / Menge – Die Auswahl „Bestellte Menge“ ist fix hinterlegt, womit
die gesamte Bestellmenge aller Positionen gebucht wird. In Buchungsdialogen
für andere Transaktionen wie dem Produktzugang stehen zusätzliche
Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung.
 Parameter / Buchung – Wenn auf „Ja“ gesetzt, wird die Bestellung gebucht;
andernfalls erfolgt keine Buchung (Ausgabe als „Proforma-Dokument“).
 Druckoptionen / Drucken – Wenn mehrere Belege über einen Sammelabruf
ausgewählt werden, wird bei „Aktuell“ nach jeder Buchung gedruckt, während
bei „Später“ zuerst sämtliche Belege gebucht und erst nach der letzten Buchung
gesammelt gedruckt werden
 Druckoptionen / Bestellung drucken – Wenn auf „Ja“ gesetzt, erfolgt ein

Ausdruck, andernfalls wird nur die Buchung durchgeführt (Nachdruck über
Buchungsabfrage möglich).
 Druckoptionen / Druckverwaltungsziel verwenden – Wenn auf „Ja“ gesetzt,
werden die in allgemeinen Formulareinstellungen (Beschaffung> Einstellungen>
Formulare> Formulareinstellungen, Schaltfläche Druckverwaltung auf dem Register
Allgemeines) oder im Kreditorenformular (Schaltfläche ALLGEMEINES/
Einrichten/Druckverwaltung) hinterlegten Druckereinstellungen verwendet;
andernfalls wird das Ausgabeziel über die Schaltfläche Druckereinstellungen im
Buchungsdialog definiert.
Um das Dokument tatsächlich zu buchen, muss die Schaltfläche OK im
Buchungsdialog betätigt werden. Falls eine Druckausgabe gewählt worden ist,
erfolgt parallel zur Buchung je nach Druckereinstellung die Ausgabe auf einen
Drucker oder in eine Datei oder die Anzeige auf dem Bildschirm.
Abbildung 3-20: Auswahl zum Druck im Buchungsdialog zur Bestellbestätigung
3.4.5.4 Proforma-Dokument
Wenn im Buchungsdialog der Schieber Buchung nicht auf „Ja“ gesetzt ist, wird ein
Proforma-Dokument erzeugt. Proforma-Dokumente können für Kontrollzwecke
oder für nicht gespeicherte Belege wie Zollrechnungen gedruckt werden. Sie
werden nicht gebucht, womit eine Abfrage und ein Nachdruck innerhalb von
Dynamics 365 nicht möglich sind.
Der Ausdruck einer Proforma-Bestellung kann im Bestellformular alternativ über
die Schaltfläche EINKAUF/Generieren/Proforma-Bestätigung erfolgen. Im Proforma-
Buchungsdialog ist der Schieber Buchung auf „Nein“ fixiert.
102 3 Beschaffung
3.4.5.5 Sammelabruf
Neben dem Durchführen einer Buchung durch Betätigen der entsprechenden
Schaltfläche direkt im jeweiligen Formular kann auch ein Sammelabruf benutzt
werden.
Über den Sammelabruf für die Bestellbestätigung (Beschaffung> Bestellungen>
Bestellungsbestätigung> Bestellungen bestätigen) wird der gleiche Buchungsdialog
aufgerufen wie beim Aufruf aus dem Bestellformular. Im Unterschied zum
Vorgehen beim Aufruf aus der Bestellung, bei dem automatisch auf die aktuelle
Bestellung gefiltert wird, muss der Anwender über die Schaltfläche Auswählen auf
dem Register Einstellungen im Buchungsdialog einen Filter auf die gewünschten
Bestellungen setzen.
Nach Schließen des Filterdialogs ist eine Kontrolle der gewählten Bestellungen auf
dem Register Überblick des Buchungsdialogs möglich. Wenn eine im Überblick
enthaltene Bestellung nicht gebucht werden soll, kann die betreffende
Buchungszeile gelöscht werden bevor die Buchung über die Schaltfläche OK
ausgeführt wird.
3.4.5.6 Abfrage und Nachdruck

Mit dem Buchen eines Dokuments in einer Bestellung werden die gebuchten Daten
gespeichert und können unabhängig von allfälligen späteren Änderungen der
Bestellung im Original abgefragt werden.
Die Abfrage einer gebuchten Bestellbestätigung kann entweder allgemein über den
Menüpunkt Beschaffung> Bestellungen> Bestellungsbestätigung> Bestellbestätigungen
aufgerufen werden oder mit Bezug auf eine bestimmte Bestellung über die
Schaltfläche EINKAUF/Journale/Bestellbestätigungen im Bestellformular erfolgen.
Für die Abfrage einer gebuchten Einkaufsabfrage kann im Bestellformular die
Schaltfläche EINKAUF/Journale/Einkaufsabfrage betätigt werden.
Abbildung 3-21: Nachdruck einer Bestellung in der Bestellbestätigungs-Abfrage
Das Register Überblick im Abfrageformular zeigt alle gebuchten

Bestellbestätigungen. Nach Wechsel zum Register Positionen werden die Positionen
der auf dem Register Überblick gewählten Bestellbestätigung gezeigt.
3.5 Wareneingang 103
Aus dem Abfrageformular kann über die Schaltfläche Vorschau anzeigen/Drucken

die Seitenansicht von Kopie und Original aufgerufen oder unter Nutzung der
Druckverwaltung ein Nachdruck direkt gedruckt werden. Letzteres ist vor allem
dann wichtig, wenn mehrere Belege auf einmal markiert und gedruckt werden
sollen.

Übung 3.7 – Einkaufsbestellung
Es soll in dieser Übung kein Genehmigungsworkflow genutzt werden. Stellen Sie
daher sicher, dass das Änderungsmanagement für Ihren Lieferanten aus Übung 3.2
nicht aktiviert ist.
Danach wollen Sie den von Ihnen in Übung 3.5 angelegten Artikel bei Ihrem
Lieferanten aus Übung 3.2 bestellen. Legen Sie dazu die Einkaufsbestellung von
der Arbeitsbereichsseite Bestellungsvorbereitung aus an. Welche Menge wird in der
Bestellposition vorgeschlagen, zu welchem Preis wird der Artikel bestellt? In einer
zweiten Position bestellen Sie zwei Stunden Dienstleistung mit der
Beschaffungskategorie „##-Montage“ aus Übung 3.4 zu einem Preis von 100 Dollar.
Nach Schließen des Bestellformulars wollen Sie alle Bestellungen zu Ihrem
Lieferanten sehen. Wie gehen Sie vor und wie viele entsprechende Bestellungen
sind vorhanden?
Übung 3.8 – Bestellbestätigung
Buchen und drucken Sie eine Bestellbestätigung für die in Übung 3.7 angelegte
Bestellung, wobei Sie die Ausgabe in Form einer PDF-Datei erfolgen soll.
Danach ändern Sie die Bestellmenge in der ersten Zeile der Bestellung aus Übung
3.7 auf 120 Stück. Wie gehen Sie vor? Buchen Sie anschließend wieder eine
Bestellbestätigung, wobei diese als Seitenansicht ausgegeben werden soll.
3.5 Wareneingang
Sobald die bestellte Ware im Lager eintrifft, kann der Wareneingang gebucht
werden womit der Artikelbestand am Lager verfügbar ist.
3.5.1 Grundlagen des Wareneingangs

Der Arbeitsbereich Bestellungszugang und Weiterverfolgung dient zur Kontrolle, ob
die benötigten Artikel zeitgerecht eintreffen. Er zeigt verzögerte und ausstehende
Zugänge im Listenbereich in der Mitte der Arbeitsbereichsseite.
Abgesehen von diesem Arbeitsbereich gibt es weitere Abfragen und Berichte zur
Ausgabe der offenen Bestellpositionen. Hierbei sind folgende Menüpunkte
hervorzuheben:
104 3 Beschaffung
 Beschaffung> Bestellungen> Weiterverfolgung Bestellung> Einkaufrückstandsposition:

Listenseite mit offenen Bestellpositionen, die einen bestätigten Liefertermin vor
dem im Filter eingetragenen Bis Datum haben.
 Beschaffung> Bestellungen> Weiterverfolgung Bestellung> Offene Bestellpositionen:
Formular mit Liefermenge und Datum aller offenen Positionen
(Filtermöglichkeit über Filterbereich, Rasterfilter und erweiterten Filter).
Als Vorbereitung für den Wareneingang kann eine Zugangsliste gebucht und
gedruckt werden, mit der der Lieferant und/oder die für den Wareneingang
verantwortliche Abteilung über die erwartete Lieferung informiert wird.
Unabhängig von der Zugangsliste steht zur Unterstützung für die Vorbereitung
des Wareneingangs auch die Wareneingangsübersicht zur Verfügung.
Der Wareneingang selbst kann in zwei aufeinanderfolgende Schritte getrennt
werden (siehe Abbildung 3-22):
 Lager-Erfassung – Die Lager-Erfassung, die ein vorläufiges Erhöhen des
Lagerbestands bewirkt, kann direkt in der Bestellposition, oder über das
Wareneingangsjournal, oder über Mobilgerät-Transaktionen gebucht werden.
 Produktzugang – Der Produktzugang erzeugt – mit oder ohne vorangehende
Lager-Erfassung – die physische Lagerbuchung. In Abhängigkeit von den
Einstellungen zur Buchung werden hierbei auch Sachkontobuchungen erstellt.
Abbildung 3-22: Möglichkeiten zum Ablauf des Wareneingangs
Während die Lager-Erfassung für eine Bestellung unabhängig davon, ob zuvor

eine Bestellbestätigung gebucht worden ist, sofort gebucht werden kann, muss für
das Buchen des Produktzugangs einer Bestellung zuvor eine Bestellbestätigung
gebucht worden sein.
In Abhängigkeit von den Einstellungen können Lager-Erfassung und
Produktzugang übersprungen werden. Wenn der Produktzugang übersprungen
wird, wird er parallel mit dem Buchen der Eingangsrechnung gebucht.
3.5.2 Zugangsliste
Funktional ist die Zugangsliste ähnlich zur Bestellbestätigung: Sie wird über einen
Buchungsdialog gebucht und gedruckt, erzeugt aber keine mengen- oder
wertmäßigen Transaktionen in Lager und Finanzwesen. Zugangslisten sind nicht
sehr gebräuchlich, können aber als Vorinformation zu einem erwarteten
Wareneingang verwendet werden.
Zum Buchen einer Zugangsliste wird die Schaltfläche WARENEINGANG/
Generieren/Zugangsliste im Bestellformular nach Auswahl der betroffenen
Bestellung betätigt. Alternativ ist auch ein Sammelabruf über den Menüpunkt
Beschaffung> Bestellungen> Erhalten von Produkten> Zugangsliste buchen möglich,
wobei hier die gewünschte Bestellung über die Schaltfläche Auswählen im
Buchungsdialog selektiert werden muss.
3.5.3 Lager-Erfassung
Die Lager-Erfassung ist eine Vorstufe zum Buchen des Produktzugangs. Je nach
Lagerstrategie kann die Lager-Erfassung auf unterschiedliche Weise durchgeführt
werden.
Hierbei stehen zunächst abhängig davon, wie detailliert die Lagerverwaltung in
Dynamics 365 erfolgt, zwei Grundstrategien zur Lagerführung zur Verfügung:
 Basis-Lagerverwaltung – Keine Ladungsträger-Verwaltung (für Gebinde, z.B.
Paletten) und keine detaillierten Transaktionen innerhalb des Lagers
 Erweiterte Lagerortverwaltung – Detaillierte Planung und Erfassung der
Arbeit im Lager, wobei Gebinde in Form der Dimension „Ladungsträger“
verwaltet werden
Die Lager-Erfassung kann dann in Abhängigkeit von der Grundstrategie zur
Lagerführung auf folgende Art erfasst werden:
 Basis-Lagerverwaltung
o Erfassungsformular – Aus der Bestellung (z.B. zum Eintragen von Chargen)
o Wareneingangsjournal – Im Lager, unabhängig vom Bestellformular
o Wareneingangsübersicht – Vorstufe, erzeugt Wareneingangsjournale
 Erweiterte Lagerortverwaltung
o Mobilgerät – Erfassen der Lagerbuchungen auf dem Mobilgerät
Die Lager-Erfassung ist für lagergeführte Artikeln (Kontrollkästchen Produkt auf
Lager in der Lagersteuerungsgruppe aktiv gesetzt) vorgesehen, nicht für Positionen
mit Serviceartikeln oder Beschaffungskategorien (ohne Artikelnummer).
Die Lagersteuerungsgruppe des jeweiligen Artikels bestimmt auch, ob eine Lager-
Erfassung erfolgen muss bevor der Produktzugang gebucht werden kann
(Kontrollkästchen Erfassungsanforderungen auf dem Register Richtlinien für
Lagerbestand der Lagersteuerungsgruppe).
106 3 Beschaffung
In diesem Kapitel wird die Lager-Erfassung im Rahmen der Basis-

Lagerverwaltung beschrieben. Abschnitt 8.2.1 in diesem Buch enthält eine
Beschreibung des Wareneingangs im Rahmen der erweiterten Lagerortverwaltung.
3.5.3.1 Erfassungsformular zu einer Bestellposition

Wenn vor dem Produktzugang eine Lager-Erfassung gebucht werden muss, wird
diese meist in einem Wareneingangsjournal oder – bei Nutzung der erweiterten
Lagerortverwaltung – auf einem Mobilgerät gebucht.
Alternativ dazu kann eine Lager-Erfassung aber auch direkt in der Bestellposition
erfolgen. Die Erfassung in der Bestellposition kann beispielsweise dazu genutzt
werden, eine Bestellposition auf Lagerplätze oder Seriennummern aufzuteilen.
Um die Lager-Erfassung im Bestellformular auszuführen, muss nach Auswahl der
betroffenen Bestellposition die Schaltfläche Position aktualisieren/Erfassung in der
Funktionsleiste der Bestellpositionen betätigt werden. Das Erfassungsformular
besteht dann aus zwei Bereichen: Das Register Buchungen im oberen Bereich zeigt
den aktuellen Status der mit der Bestellposition verbundenen Lagerbuchung(en),
während das Register Erfassungspositionen im unteren Bereich für das Buchen der
Erfassung benutzt wird.
Abbildung 3-23: Buchen einer Lager-Erfassung im Erfassungsformular
Nach Aufruf des Erfassungsformulars enthält das Register Buchungen des

Erfassungsformulars ursprünglich eine Zeile mit der Lagerbuchung, die beim
Anlegen der Bestellposition erzeugt wird. Mehrere Zeilen werden im oberen
Formularbereich dann gezeigt, wenn Teilmengen gebucht worden sind oder wenn
die Bestellposition zur Erfassung von Lagerungsdimensionen manuell aufgeteilt
wird. Dieses manuelle Teilen kann über die Schaltfläche Teilen oder Seriennummern
erstellen auf dem Register Buchungen durchgeführt werden – zum Beispiel, wenn
Seriennummern oder Chargen zu einer Bestellposition zu erfassen sind.
Um eine Lager-Erfassung durchzuführen, müssen entsprechende Positionen auf
dem Register Erfassungspositionen des Erfassungsformulars angelegt werden. Dies
kann entweder manuell über die Schaltfläche Hinzufügen in der Funktionsleiste
dieses Registers erfolgen oder über die Schaltfläche Erfassungsposition hinzufügen in
der Funktionsleiste des Registers Buchungen (siehe Abbildung 3-23).
Vor dem Buchen der Lager-Erfassung können Lagerort und allfällige weitere
Lagerungsdimensionen auf dem Register Erfassungspositionen überschrieben
werden. Die Erfassung wird anschließend mit der Schaltfläche Registrierung
bestätigen gebucht. Wenn die Lager-Erfassung nur für eine Teilmenge der
jeweiligen Bestellposition gebucht werden soll, kann die Menge in der Spalte Jetzt
Erfassen vor dem Buchen reduziert werden. Die Lagerbuchung wird dann in zwei
Zeilen geteilt wird – eine für die erfasste Menge und eine für die offene Restmenge.
Soll eine Erfassung für Positionen auf dem Register Erfassungspositionen nicht
gebucht werden, kann die Schaltfläche Alle entfernen betätigt werden. In diesem
Fall wird die Erfassung nicht gebucht und der ursprüngliche Zustand
wiederhergestellt.
3.5.3.2 Status beim Buchen der Lager-Erfassung

Nach Buchen der Lager-Erfassung hat die gebuchte Menge des Artikels den Status
„Erfasst“ und ist im Lager verfügbar. Die in der Lager-Erfassung gebuchte Menge
kann in diesem Status transferiert, abgefasst und verkauft werden.
Die Spalte Erfasst im Positionsmenge-Formular (Schaltfläche ALLGEMEINES/
Zugehörige Informationen/Positionsmenge im Aktionsbereich des Bestellformulars)
zeigt dazu die gesamte in Lager-Erfassungen gebuchte Menge pro Bestellposition.
Im Gegensatz zu den Buchungen von Produktzugang und Kreditorenrechnung,
die als Belegbuchung später abgefragt und nachträglich nicht mehr verändert
werden können, handelt es sich bei der Lager-Erfassung aber um eine temporäre
Buchung. Falls eine Erfassung zurückgesetzt wird (Storno der Lager-Erfassung wie
nachfolgend beschrieben), ist in der Lagerbuchung später nicht mehr ersichtlich,
ob und wann die Erfassung gebucht worden ist. Journaleinträge zu einer
zurückgesetzten Erfassung sind nur vorhanden, wenn die Erfassung über ein
Wareneingangsjournal oder Mobilgeräte-Transaktionen gebucht worden ist.
3.5.3.3 Wareneingangsjournal
Die Buchung eines Wareneingangsjournals wird normalerweise dann
durchgeführt, wenn der Warenzugang im Lager erfasst werden soll, das Buchen
des Produktzugangs auf Basis der Lieferpapiere des Lieferanten aber zu einem
späteren Zeitpunkt getrennt erfolgt. Das Buchen des Wareneingangs erzeugt in
108 3 Beschaffung
den Lagerbuchungen und Bestellpositionen dieselben Transaktionen wie die

Lager-Erfassung direkt in der Bestellzeile.
Wareneingangsjournale werden im Menüpunkt Lagerverwaltung> Journaleinträge>
Wareneingang> Wareneingang analog zu den anderen Lagerjournalen (siehe
Abschnitt 7.4.2) erfasst und gebucht.
3.5.3.4 Wareneingangsübersicht
Um einen Überblick der erwarteten Warenzugänge zu erhalten, kann das Formular
Lagerverwaltung> Eingehende Aufträge> Wareneingangsübersicht geöffnet werden. In
diesem Formular können auf den Registern Wareneingangsoptionen und
Wareneingangs-Abfragedetails Filterkriterien wie Datumsbereich (Tage zurück, Tage
vorwärts), Lagerorte, oder Lieferant (Kontonummer) eingetragen werden, die nach
Betätigen der Schaltfläche Aktualisieren angewendet werden. Wenn bestimmte
Filtereinstellungen immer wieder benutzt werden sollen, können diese über die
Schaltflächen Übersichtsprofile für Wareneingänge oder Übersichtsprofil für neue
Wareneingänge erfasst und gespeichert werden. Gespeicherte Profile können
anschließend im Auswahlfeld Name des Übersichtsprofils für Wareneingänge auf dem
Register Wareneingangsoptionen der Wareneingangsübersicht gewählt werden.
Über das Kontrollkästchen Für Wareneingang auswählen auf dem Register Zugänge
oder Positionen können eine oder mehrerer Zeilen für die Erfassung markiert
werden. Durch anschließendes Betätigen der Schaltfläche Wareneingang starten in
der Funktionsleiste des Registers Zugänge wird für die betroffenen Zeilen ein
Wareneingangsjournal erstellt (nicht gebucht).
Um das Journal zu buchen, kann das Wareneingangsjournal (Lagerverwaltung>
Journaleinträge> Wareneingang> Wareneingang) wie üblich über das Menü oder die
Navigationssuche geöffnet werden. Alternativ kann in der
Wareneingangsübersicht nach Auswahl des betroffenen Zugangs die Schaltfläche
Journale/Wareneingänge aus Zugängen anzeigen in der Funktionsleiste des Registers
Zugänge betätigt werden, um das Wareneingangsjournal zu öffnen.
Die Schaltfläche Journale/Für Produktzugang vorbereitete Erfassungen in der
Funktionsleiste des Registers Zugänge der Wareneingangsübersicht zeigt gebuchte
Wareneingangsjournale, für die der Produktzugang (siehe Abschnitt 3.5.4) noch
nicht gebucht ist.
3.5.3.5 Storno einer Lager-Erfassung

Um eine Lager-Erfassung zurückzusetzen, die über die Bestellpositionen oder ein
Wareneingangsjournal gebucht worden ist, wird das Erfassungsformular in den
Bestellpositionen nach Auswahl der jeweiligen Position geöffnet (Schaltfläche
Position aktualisieren/Erfassung in der Funktionsleiste der Bestellpositionen).
Im Erfassungsformular kann die betroffene Zeile (mit dem Status „Erfasst“) auf
dem Register Buchungen markiert und über die Schaltfläche Erfassungsposition
hinzufügen (in der Funktionsleiste dieses Registers) in den unteren Register

Erfassungspositionen übernommen werden. Über die Schaltfläche Registrierung
bestätigen wird die Storno-Buchung wie eine normale Lager-Erfassung, aber mit
negativer Menge gebucht.
3.5.4 Produktzugang
Der Produktzugang (Lieferscheineingang) ist die Transaktion, mit der die bestellte
Ware am Lager in Form einer Belegbuchung endgültig entgegengenommen wird.
Mit dem Produktzugang wird eine mengenmäßige Lagertransaktion gebucht, die
eine vorläufige Bewertung enthält.
3.5.4.1 Buchungsdialog zum Produktzugang

Das Buchen des Produktzugangs erfolgt analog zum Buchen der
Bestellbestätigung. Der Buchungsdialog kann hierbei über die Schaltfläche
WARENEINGANG/Generieren/Produktzugang im Aktionsbereich des
Bestellformulars nach Auswahl der betroffenen Bestellung geöffnet werden.
Der Buchungsdialog zeigt den gewohnten Aufbau, wobei der Eintrag in das
Auswahlfeld Parameter/Menge auf dem Register Einstellungen von den
vorangehenden Aktivitäten abhängt:
 Erfasste Menge – Auszuwählen, wenn vor dem Produktzugang eine Lager-
Erfassung gebucht worden ist. In diesem Fall wird die in der Erfassung
gebuchte Menge, für die noch kein Produktzugang gebucht worden ist, als
Vorschlagswert in die aktuelle Produktzugang-Buchungsmenge übernommen.
 Erfasste Menge und Services – Zusätzlich zur Menge aus der Lager-Erfassung
von Lagerartikeln wird für Bestellpositionen, die Beschaffungskategorien oder
Serviceartikel enthalten, die Bestellmenge als Buchungsmenge übernommen.
 Bestellte Menge – Die offene Menge wird als Buchungsmenge übernommen.
 Menge der aktuellen Lieferung – Die in der Spalte Aktuelle Lieferung der
Bestellpositionen eingetragene Menge wird in die Buchungsmenge
übernommen.
Die entsprechend der Auswahl im Mengen-Parameter als Vorschlagswert
übernommene Buchungsmenge kann in der Spalte Menge auf dem Register
Positionen des Buchungsdialogs kontrolliert und vor dem Buchen geändert werden.
Die übrigen Parameter im Buchungsdialog sind mit Ausnahme folgender Punkte
wie in der Bestellbestätigung (siehe Abschnitt 3.4.5) zu verwenden:
 Produktzugang – Spalte auf dem Register Überblick des Buchungsdialogs, in
der die Lieferscheinnummer des Lieferanten eingetragen werden muss.
 Produktzugang drucken – Schieber auf dem Register Parameter des Dialogs, der
meist auf „Nein“ gesetzt ist (üblicherweise kein Drucken, da der Lieferschein
vom Lieferanten kommt).
110 3 Beschaffung
Falls im Buchungsdialog auf dem Register Überblick ein Ausrufezeichen (!) in der
ersten Spalte angezeigt wird, weist dies auf Probleme bei der beabsichtigten
Buchung hin. Die Ursache ist oft darin zu finden, dass im Buchungsdialog
„Erfasste Menge“ als Mengenauswahl eingestellt ist, aber zuvor keine Lager-
Erfassung gebucht worden ist. Wird die Mengenauswahl auf „Bestellte Menge“
geändert, kann die Buchung durchgeführt werden.
3.5.4.2 Produktzugang in Sammelabruf und Wareneingangsjournal

Wie für Bestellbestätigungen und Zugangslisten ist auch für den Produktzugang
ein Sammelabruf verfügbar. Dieser kann über den Menüpunkt Beschaffung>
Bestellungen> Erhalten von Produkten> Produktzugang buchen aufgerufen werden,
wobei im Sammelabruf die betroffenen Bestellungen im Buchungsdialog über die
Schaltfläche Auswählen auf dem Register Einstellungen selektiert werden müssen.
Über die Schaltfläche Anordnen können anschließend mehrere Bestellungen zu
einem Sammellieferschein zusammengefasst werden. Weitere Ausführungen zu
Sammelbelegen sind in Abschnitt 4.6.2 dieses Buches enthalten.
Wenn ein Wareneingangsjournal (siehe Abschnitt 7.4.2) zu einer Bestellung
gebucht worden ist, kann der Produktzugang direkt aus diesem Journal gebucht
werden. Im Aktionsbereich des Wareneingangsjournals steht dazu die Schaltfläche
Funktionen/Produktzugang zur Verfügung. Wenn bereits im Zuge der Erfassung des
Wareneingangsjournals die Lieferscheinnummer im Feld Lieferschein auf dem
Register Erfassungskopfdetails des Journals eingetragen worden ist, wird diese beim
Aufruf des Produktzugangs aus dem Wareneingangsjournal in den
Buchungsdialog des Produktzugangs übernommen.
3.5.4.3 Storno eines Produktzugangs

Ein gebuchter Produktzugang kann über die Stornofunktion in der
Produktzugang-Abfrage zurückgebucht werden.
Die Produktzugang-Abfrage kann im Bestellformular nach Auswahl der
betroffenen Bestellung über die Schaltfläche WARENEINGANG/Journale/
Produktzugang aufgerufen werden. Nach Auswahl des betroffenen Zugangs auf
dem Register Überblick wird der Storno über die Schaltfläche Abbrechen in der
Funktionsleiste gebucht. Soll lediglich die gebuchte Menge reduziert werden, kann
die Schaltfläche Korrigieren benutzt werden.
Durch Storno und Korrektur wird nicht der ursprüngliche Buchungsbeleg
geändert, sondern eine zusätzliche, entgegengesetzte Buchung erzeugt.
3.5.4.4 Sachkontenintegration und Einstellungen zum Produktzugang

Falls die Sachkontenintegration für den Produktzugang eingestellt ist, werden für
die eingegangene Menge neben der Lagerbuchung auch Buchungen im
Sachkontenbereich erstellt. Diese Sachkontobuchungen werden mit dem Buchen
der Kreditorenrechnung rückgebucht.
Die Sachkontenintegration für den Produktzugang wird über zwei Einstellungen

gesteuert:
 Kreditorenkontenparameter – Der Schieber Produktzugang auf Sachkonto buchen
auf dem Register Allgemeines muss auf „Ja“ gesetzt sein, wenn eine Buchung im
Hauptbuch erfolgen soll.
 Lagersteuerungsgruppe – Zusätzlich muss das Kontrollkästchen Physischen
Bestand buchen auf dem Register Nachkalkulationsmethode und Kostenerkennung
der Lagersteuerungsgruppe des eingekauften Artikels markiert sein, wenn eine
Buchung im Hauptbuch erfolgen soll.
Für Artikel mit dem Lagermodell „Standardkosten“ erfolgt unabhängig von den
Parametereinstellungen beim Produktzugang immer eine Sachkontobuchung.
Die Lagersteuerungsgruppe enthält abgesehen von den Einstellungen zur
Sachkontenintegration zwei weitere Einstellungen zum Produktzugang: Das
Kontrollkästchen Erfassungsanforderungen steuert, ob ein Produktzugang ohne
vorherige Lager-Erfassung gebucht werden kann. Und über das Kontrollkästchen
Empfangsanforderungen kann festgelegt werden, dass vor dem Buchen der
Rechnung ein Produktzugang gebucht werden muss.

Für die erweiterte Lagerortverwaltung steht nur das mit Dynamics AX 2012 R3 neu
eingeführte, auf Mobilgeräten basierende Modul zur Verfügung.
3.5.5 Eingang abweichender Mengen

Wird eine Bestellposition nicht in einer Gesamtlieferung, sondern auf mehrere
Lieferungen verteilt zugestellt, müssen Teillieferungen gebucht werden. Sollen
Teillieferungen verhindert werden, ist der Schieber Teillieferung verhindern auf dem
Subregister Allgemeines in den Positionsdetails der Bestellposition auf „Ja“ zu
setzen.
3.5.5.1 Lager-Erfassung von Teillieferungen

Wenn ein Wareneingang über die Lager-Erfassung in der Bestellposition
abgewickelt wird, kann eine Teillieferung durch Eintragung einer reduzierten
Buchungsmenge im Erfassungsformular gebucht werden wie in Abschnitt 3.5.3
beschrieben. Wenn ein Wareneingangsjournal benutzt wird, können Teilmengen in
den Journalzeilen eingetragen werden.
Im Buchungsdialog für den Produktzugang ist dann auf dem Register
Einstellungen im Auswahlfeld Parameter/Menge die Option „Erfasste Menge“ zu
wählen, um den Produktzugang für die in der Lager-Erfassung gebuchte
Teilmenge zu buchen.
112 3 Beschaffung
3.5.5.2 Produktzugang einer Teillieferung

Wenn keine Lager-Erfassung gebucht wird, kann im Bestellformular der
Produktzugang einer Teilmenge durch Eintragen der entsprechenden Menge in
die Spalte Aktuelle Lieferung der Bestellpositionen vorbelegt werden. Diese Spalte
wird rechts auf dem Register Bestellpositionen gezeigt. Alternativ kann die
Eintragung auch auf dem Register Aktuelle Lieferung des Positionsmenge-
Formulars (Schaltfläche ALLGEMEINES/Zugehörige Informationen/Positionsmenge in
der Bestellung) erfolgen.
Im Buchungsdialog für den Produktzugang kann dann auf dem Register
Einstellungen im Auswahlfeld Parameter/Menge die Option „Menge der aktuellen
Lieferung“ gewählt werden, um den Produktzugang für die eingetragene Menge
zu buchen.
Eine andere Möglichkeit für das Buchen des Produktzugangs einer Teilmenge
besteht darin, die Bestellposition nicht zu bearbeiten und im Buchungsdialog als
Mengenauswahl „Bestellte Menge“ einzutragen. In diesem Fall muss die
Buchungsmenge in der Spalte Menge auf dem Register Positionen des
Buchungsdialogs entsprechend reduziert werden.
Abbildung 3-24: Positionsmenge-Formular nach Produktzugang einer Teillieferung
Nach dem Buchen einer Teillieferung ist die offene Restmenge in der Spalte Rest
liefern des Positionsmenge-Formulars (siehe Abbildung 3-24) ersichtlich. Die
insgesamt gelieferte Menge ist in der Spalte Eingegangen zu sehen.
Weitere Teilmengen zur betroffenen Bestellung können wie die erste Teillieferung
gebucht werden bis die gesamte Bestellmenge eingegangen ist.
3.5.5.3 Unterlieferung und Überlieferung

Eine Unterlieferung würde als Teillieferung gebucht werden, wenn beim Buchen
des Produktzugangs lediglich eine geringere als die Gesamt-Positionsmenge
eingetragen wird. Um eine Lieferung als Unterlieferung zu kennzeichnen, muss
auf dem Register Positionen im Buchungsdialog nach Eintragen der
Buchungsmenge in der Spalte Menge das Kontrollkästchen in der Spalte Für
Zugang schließen markiert werden (siehe Abbildung 3-25). Eine Unterlieferung wird
akzeptiert, wenn sie den erlaubten Unterlieferungs-Prozentsatz der Bestellposition
nicht überschreitet.
Als Alternative kann nach Buchen einer Teillieferung die Restmenge über den
Positionsstorno (siehe Abschnitt 3.4.4) auf Null gesetzt werden. Im Positionsstorno
wird jedoch keine Prüfung auf den erlaubten Prozentsatz für die Unterlieferung
durchgeführt.
Abbildung 3-25: Eintragen einer Unterlieferung im Produktzugang
Eine Überlieferung wird gebucht, wenn bei der letzten Teillieferung oder einer
Gesamtlieferung die Bestellmenge durch die eingetragene Buchungsmenge
überschritten wird. Die Überlieferung wird akzeptiert, wenn sie den erlaubten
Überlieferungs-Prozentsatz der Bestellposition nicht überschreitet.
Damit Unterlieferung und/oder Überlieferung zu einer Bestellposition zulässig
sind, muss in den Beschaffungsparametern der Schieber Unterlieferung akzeptieren
beziehungsweise Überlieferung akzeptieren auf dem Register Lieferung auf „Ja“
gesetzt sein. Im Artikelstamm (Produktinformationsverwaltung> Produkte>
Freigegebene Produkte) kann auf den Registern Einkauf und Verkaufen die maximal
zulässige Überlieferung und Unterlieferung für Einkaufsbestellungen und für
Verkaufsaufträge in Prozent angegeben werden. Die Werte im Artikelstamm
stellen den Vorschlagswert für die Bestellpositionen dar, wo die erlaubte
114 3 Beschaffung
Unterlieferung und Überlieferung auf dem Subregister Lieferung der

Positionsdetails abgeändert werden kann.
3.5.6 Bestellungsstatus und Abfragen

Mit dem Wareneingang ändern sich Lagerbestand und Status der Bestellung.
3.5.6.1 Status der Bestellung

In der Listenseite Alle Bestellungen wird der Genehmigungsstatus (siehe Abschnitt
3.4.3) und der Bestellungsstatus der einzelnen Bestellungen in getrennten Spalten
gezeigt. In der Kopfansicht des Detailformulars wird auf dem Register Allgemeines
zusätzlich ein Feld für den Dokumentstatus gezeigt. Hierbei zeigt der
Bestellungsstatus im Bestellkopf den niedrigsten Status der Bestellzeilen und der
Dokumentenstatus das höchste gebuchte Dokument.
Im Falle von Teillieferung und Teilrechnung kann eine Bestellung gleichzeitig den
Dokumentstatus „Rechnung“ und den Bestellungsstatus „Offener Auftrag“ haben.
Die folgende Tabelle 3-1 gibt einen Überblick über Buchungen und zugeordnete
Statuswerte einer Bestellung bis zum Produktzugang.
Tabelle 3-1: Statuswerte der Bestellung bis zum Produktzugang
Transaktion Genehmigungsstatus Bestellungsstatus Dokumentstatus
(Genehmigung) Genehmigt Offener Auftrag Keine
Einkaufsabfrage Externe Prüfung Offener Auftrag Einkaufsabfrage
Bestätigung Bestätigt Offener Auftrag Bestellung
Zugangsliste Bestätigt Offener Auftrag Zugangsliste
Lager-Erfassung Bestätigt Offener Auftrag (Keine Änderung)
Produktzugang einer Bestätigt Offener Auftrag Produktzugang
Teilmenge
Produktzugang der Bestätigt Eingegangen Produktzugang
Gesamtmenge
Über die Schaltfläche ALLGEMEINES/Zugehörige Informationen/Buchungen im
Aktionsbereich des Bestellformulars werden die letzten Buchungen je
Transaktionstyp angezeigt.
In den Bestellpositionen ist der jeweilige Status im Feld Positionsstatus auf dem
Subregister Allgemeines der Positionsdetails ersichtlich. Zusätzlich werden die
gebuchten Mengen je Transaktionstyp in den Spalten des Positionsmenge-
Formulars gezeigt.
3.5.6.2 Status der Lagerbuchung

Der verfügbare Lagerbestand wird entweder durch die Buchung der Lager-
Erfassung oder durch die Buchung des Produktzugangs aktualisiert.
Eine Lagerbuchung wird sofort erstellt, sobald im Bestellformular eine
Bestellposition mit einem lagergeführten Artikel angelegt wird. Diese
Lagerbuchung hat den Zugangsstatus „Bestellt“ und kann über die Schaltfläche
Lager/Buchungen in der Funktionsleiste der Bestellpositionen abgefragt werden.
Durch die Buchung einer Lager-Erfassung wird der Zugangsstatus der
Lagerbuchung auf „Erfasst“ gestellt, aber kein getrennter Buchungsbeleg
gespeichert. Das Erfassungsdatum wird im Feld Inventurdatum gespeichert, das auf
dem Register Allgemeines im Formular Buchungsdetails enthalten ist (Aufruf über
die Schaltfläche Buchungsdetails in der Lagerbuchung). Bei einem Storno der Lager-
Erfassung wird das in der Lagerbuchung gespeicherte Inventurdatum gelöscht.
Sobald ein Produktzugang – mit oder ohne vorangehende Lager-Erfassung –
gebucht wird, wird der Zugangsstatus der Lagerbuchung auf „Eingegangen“
gesetzt und das Buchungsdatum wird in die Spalte Physisches Datum der
Lagerbuchung übernommen. Das Finanzdatum bleibt leer bis die Rechnung
gebucht wird. Auf dem Register Aktualisierungen im Buchungsdetail-Formular
können zusätzliche Belegdaten des Produktzugangs (Lieferscheinnummer, Datum,
Betrag) abgefragt werden.
Nachdem der Storno eines Produktzugangs nur über eine entgegengesetzte
Stornobuchung möglich ist, sind Buchungsdatum und Buchungsmenge für den
Produktzugang unveränderlich gespeichert.
Abbildung 3-26: Lagerbuchungen zu einer Bestellposition mit zwei Produktzugängen
Im Falle von Teillieferungen entstehen zwei oder mehr Lagerbuchungen mit

unterschiedlichem Status entsprechend der jeweils gebuchten Menge. Als Beispiel
zeigt Abbildung 3-26 die Buchungsabfrage mit den Lagerbuchungen von zwei
Produktzugängen als Teillieferungen zu einer Bestellposition.
3.5.6.3 Abfrage des Produktzugangs

Die Abfrage gebuchter Produktzugänge kann entweder über den Menüpunkt
Beschaffung> Bestellungen> Erhalten von Produkten> Produktzugang oder im
Bestellformular über die Schaltfläche WARENEINGANG/Journale/Produktzugang
aufgerufen werden.
Auf dem Register Überblick im Abfrageformular werden die Kopfsätze der
Produktzugänge gezeigt. Nach Wechsel zum Register Positionen werden die
116 3 Beschaffung
Positionen des im Überblick gewählten Produktzugangs gezeigt. Die Schaltfläche

Lager/Losbuchungen in der Funktionsleiste des Registers Positionen öffnet die zuvor
beschriebene Abfrage der Lagerbuchungen.
3.5.6.4 Sachkontobuchungen und Buchungsgrundlage

Wenn die Sachkontenintegration für Produktzugänge in der Einrichtung aktiviert
ist, können in einer Lagerbuchung die zugehörigen Sachkontobuchungen über die
Schaltfläche SACHKONTO/Belege/Physischer Beleg abgefragt werden. Die Abfrage
der Sachkontobuchungen zu einem gesamten Produktzugang erfolgt über die
Schaltfläche Belege in der Funktionsleiste des Registers Überblick in der Abfrage
gebuchter Produktzugänge.
Abbildung 3-27: Sachkontobuchungen zu einem Produktzugang
Welche Konten herangezogen werden, wird in den Lager-Buchungseinstellungen

(Kostenverwaltung> Einrichtung der Sachkontointegrationsrichtlinien> Buchung)
festgelegt. Die für den Produktzugang relevanten Hauptkonten werden auf dem
Register Bestellung für die Optionen „Kosten der eingekauften, eingegangenen
Materialien“ und „Einkauf, Abgrenzung“ hinterlegt (siehe Abschnitt 9.4.2).
Abbildung 3-28: Abfrage der Buchungsgrundlage zu einem Produktzugang
Über die Schaltfläche Grundlage der Buchung im Aktionsbereich der

Belegbuchungsabfrage wird das Buchungsgrundlage-Formular geöffnet, das die
Buchungen zum betroffenen Beleg in allen Modulen zeigt. Im Falle von
Produktzugangsbuchungen sind das Buchungen im Hauptbuch und im Lager. Das
Beispiel in Abbildung 3-28 zeigt hierbei die Buchungsgrundlage zur ersten Zeile
der Sachkontobuchungen in Abbildung 3-27.
Hinweis: In den Hauptbuchparametern wir auf dem Register
Stapelübertragungsregeln für Produktzugänge bestimmt, ob Nebenbücher
(„Untergeordnete Sachkonten“) zusammengefasst oder synchron sofort im
Hauptbuch gebucht werden. Diese Einstellung hat Auswirkung darauf, wann und
welche Sachkontobuchungen auf Ebene einzelner Produktzugänge verfügbar sind
und gezeigt werden.

Übung 3.9 – Produktzugang
Das Produkt und die Dienstleistung der Bestellung aus Übung 3.7 wird mit
Lieferschein PS309 komplett geliefert. Kontrollieren Sie vor dem Buchen des
Produktzugangs folgende Punkte:
 Bestellungsstatus und Dokumentstatus
 Lagerbestand des bestellten Artikels
 Lagerbuchung zur Artikel-Bestellposition
Buchen Sie den Produktzugang für die Gesamtmenge (120 Stück nach der
Mengenänderung in Übung 3.8) mit der angeführten Lieferscheinnummer direkt
aus der Bestellung. Führen Sie danach die vor der Buchung getätigten Abfragen
nochmals aus. Was hat sich durch den Produktzugang geändert?
Übung 3.10 – Teillieferung und Lager-Erfassung
Sie bestellen ein weiteres Mal Ihren Artikel aus Übung 3.5 bei Ihrem Lieferanten.
Legen Sie eine entsprechende Bestellung über 80 Stück an und buchen Sie die
Bestellbestätigung. Diesmal erfolgt eine Teillieferung, buchen Sie den
Eingangslieferschein PS310 über 50 Stück.
Anschließend erhalten Sie eine zweite Teillieferung PS311 über 10 Stück, für die
aus organisatorischen Gründen vorläufig nur eine Lager-Erfassung erfolgen soll.
Buchen Sie die Lager-Erfassung im Erfassungsformular zur Bestellposition.
Können Sie feststellen, wie groß die offene Liefermenge nach Abschluss der
Buchungen ist? Kontrollieren Sie Bestellungsstatus, Lagerstand und Lagerbuchung
wie in Übung 3.9. Welche Abweichungen gibt es im Vergleich zu Übung 3.9?
Dann buchen Sie den Produktzugang zur zweite Teillieferung PS311.
Übung 3.11 – Abfrage des Produktzugangs
Führen Sie eine Abfrage des Produktzugangs aus Übung 3.9 durch, einerseits aus
der Bestellung und andererseits über den entsprechenden Menüpunkt.
Kontrollieren Sie Produktzugangskopf und Positionen und stellen Sie fest, ob es
zugehörige Sachkontobuchungen gibt.
118 3 Beschaffung
3.6 Rechnungseingang
Gemeinsam mit der Ware oder bestimmte Zeit danach übermittelt der Lieferant
eine Rechnung. Diese Rechnung wird sachlich und rechnerisch geprüft und muss
gebucht werden, um die Einkaufsbestellung abzuschließen.
Die Buchung der Rechnung erhöht einerseits die Lieferantenverbindlichkeit und
andererseits den gebuchten Lagerwert – beim vorangehenden Produktzugang
wird nur eine getrennt geführte, vorläufige Bewertung gebucht.
Sobald alle Positionen einer Bestellung komplett fakturiert worden sind, ist die
Bestellabwicklung abgeschlossen. Die Zahlung der Rechnungen erfolgt getrennt
davon in der Kreditorenbuchhaltung (siehe Abschnitt 9.3.3).
3.6.1 Erfassen und Buchen des Rechnungseingangs

Rechnungen von Lieferanten können hinsichtlich des Buchungsinhalts
grundsätzlich in zwei Arten unterschieden werden:
 Rechnungen zu Produkten oder Beschaffungskategorien – Mit oder ohne
vorangehende Bestellung.
 Rechnungen zu Sachkonten – Beispielsweise Aufwandskonten für Miete oder
Anwaltskosten.
Eingangsrechnungen, die sich auf Produkte oder Beschaffungskategorien
beziehen, werden wie nachfolgend beschrieben im Kreditorenrechnungsformular
(Listenseite Ausstehende Kreditorenrechnungen) erfasst und gebucht. Neben
Bestellrechnungen, also Eingangsrechnungen zu einer vorangehenden Bestellung,
zählen dazu auch Rechnungen zu Produkten und Beschaffungskategorien, die
ohne vorangehende Bestellung erfasst werden. Rechnungen für lagergeführte
Artikel müssen allerdings immer über eine Bestellung gebucht werden.
Eine Bestellrechnung kann hierbei mit oder ohne vorangehenden Produktzugang
gebucht werden. Falls eine Bestellrechnung zu einer Menge gebucht wird, die nicht
zuvor über einen Produktzugang eingegangen ist, erfolgt für diese Menge parallel
zur Rechnungsbuchung auch eine Lagerzugangsbuchung. Eine Rechnung ohne
vorangehenden Produktzugang wird im Normalfall dann verwendet, wenn der
Wareneingang nicht separat im Lager gebucht wird und der Zugang der Ware
(oder Dienstleistung) tatsächlich mit der Rechnung erfolgt. Für lagergeführte
Artikel darf dazu das Kontrollkästchen Empfangsanforderungen in der
Lagersteuerungsgruppe des Artikels nicht aktiviert sein (siehe Abschnitt 7.2.3).
Für eine Vorerfassung von Rechnungen gibt es die Möglichkeit, Erfassung und
Buchung über Rechnungsjournale (Rechnungsbuch/Rechnungsgenehmigung)
durchzuführen. Eine Erklärung zur Arbeit in Rechnungsjournalen, die auch zum
Buchen von Rechnungen mit direktem Sachkontobezug verwendet werden, ist in
Kapitel 9.3.2 enthalten.
3.6 Rechnungseingang 119
3.6.1.1 Erfassen von Kreditorenrechnungen

Kreditorenrechnungen werden unabhängig von der Bestellung in einem eigenen
Formular, den ausstehenden Kreditorenrechnungen, erfasst. Das Formular für
ausstehende Kreditorenrechnungen (Kreditorenkonten> Rechnungen> Ausstehende
Kreditorenrechnungen) zeigt hierbei alle erfassten Rechnungen, die noch nicht
gebucht worden sind.
Um in der Listenseite für ausstehende Kreditorenrechnungen das zugehörige
Detailformular zu öffnen, ist nach Auswahl der Rechnung die Schaltfläche
Bearbeiten im Aktionsbereich zu betätigen oder ein Klick auf die als Link in der
Spalte Nummer gezeigte Rechnungsnummer auszuführen.
Eine neue ausstehende Rechnung kann hierbei über die entsprechende Schaltfläche
in folgenden Seiten erstellt werden:
 Arbeitsbereichsseite Kreditorenrechnungseingabe
 Formular Ausstehende Kreditorenrechnungen
 Formular Alle Kreditoren
 Formular Alle Bestellungen
Die Arbeitsbereichsseite Kreditorenrechnungseingabe enthält verschiedene Listen, die
fakturierbare Dokumente (Einkaufsbestellungen, Produktzugänge) und erfasste,
nicht gebuchte Eingangsrechnungen zeigen. Eine neue Rechnung kann hier über
die Schaltfläche Neue Kreditorenrechnung erfasst werden.
Im Formular für ausstehende Kreditorenrechnungen kann eine neue Rechnung
über die Schaltfläche Neu im Aktionsbereich erstellt werden. Vom
Kreditorenformular aus kann eine Rechnung erfasst werden, indem dort die
Schaltfläche RECHNUNG/Neu/ Rechnung/Kreditorenrechnung betätigt wird.
Beim Erfassen der Rechnung wird zunächst der Lieferant im Feld Rechnungskonto
eingetragen. Danach wird die Bestellung, auf die sich die Rechnung bezieht, im
Auswahlfeld Bestellung eingetragen. Anstatt zuerst den Lieferanten und dann die
Bestellung zu wählen, kann auch sofort die betroffene Bestellung eingetragen
werden, wobei der Lieferant dann automatisch eingesetzt wird.
Wenn eine Kreditorenrechnung vom Bestellformular aus erfasst wird (Schaltfläche
RECHNUNG/Generieren/Rechnung), wird die Rechnung sofort mit Bezug auf die
gewählte Bestellung angelegt. Eine ähnliche Möglichkeit besteht auch in der
Arbeitsbereichsseite Kreditorenrechnungseingabe, wo hierfür die Schaltfläche Jetzt
fakturieren in der Funktionsleiste der Listen Offene Bestellungen und Produktzugange
benutzt werden kann.
Obwohl sich das Formular für ausstehende Kreditorenrechnungen von den
Buchungsdialogen in anderen Bereichen (z.B. Produktzugang) unterscheidet, weist
es ähnliche Funktionen auf. So hängt es auch im Kreditorenrechnungsformular
von den vorangehenden Aktivitäten ab, welche Option in der Mengenauswahl
(Schaltfläche Standard von im Aktionsbereich) zutrifft:
120 3 Beschaffung
 Menge im Produktzugang – Normalfall (Rechnung zu einem Produktzugang)

 Bestellte Menge oder Menge der aktuellen Lieferung – Rechnung unabhängig
von Produktzugängen
Für den Fall, dass die in der Schaltfläche Standard von gewählt wird, wird für die
vorgeschlagene Buchungsmenge in der Spalte Menge der Rechnungspositionen die
gesamte Menge eingesetzt, die geliefert aber noch nicht fakturiert ist. Die
Schaltfläche Produktzugänge abrufen im Aktionsbereich des Rechnungsformulars
ermöglicht dazu ein explizites Auswählen von Produktzugängen (Markieren des
Kontrollkästchens Abgleichen im Dialog, wobei in der Spalte Abzugleichende Menge
im Produktzugang die Abgleichmenge im Fall einer Teilrechnung geändert werden
kann). Im Rechnungsformular werden danach die gewählten Produktzugänge im
Feld Produktzugang im Rechnungskopf und – auf Positionsebene – in der Spalte
Produktzugang auf dem Register Positionen gezeigt („<mehrere>“, wenn eine
Rechnung/Rechnungsposition mehrere Produktzugänge betrifft). Falls sich die
Abgleichmenge im Dialog von der Menge in der Rechnungsposition unterscheidet,
dient die Positionsmenge zur Ermittlung des Rechnungsbetrags (= Preis x Menge)
und die Abgleichmenge zur Angabe, auf welche gelieferte Menge sich die
Rechnung bezieht. Eine Meldung beim Schließen des Abgleichdialogs weist dann
auf die entsprechende Situation hin, die beispielsweise bei einer Rechnung „3 zum
Preis von 2“ zutreffend ist.
Abbildung 3-29: Erfassen einer Kreditorenrechnung mit Bezug auf eine Bestellung
Wenn eine Rechnung zu erfassen ist, für die zuvor kein Produktzugang gebucht
worden ist, ist die Option „Bestellte Menge“ oder „Menge der aktuellen Lieferung“
in der Schaltfläche Standard von zu wählen und die Menge in den
Rechnungspositionen entsprechend der fakturierten Menge anzupassen. In diesem
Fall ist zu berücksichtigen, dass die für die Menge ohne Produktzugang parallel
zur Rechnung ein Produktzugang gebucht wird.
Die Rechnungsnummer (Pflichtfeld Nummer in der Feldgruppe Rechnungskennung),
das Buchungsdatum, das Rechnungsdatum und das Fälligkeitsdatum sind auf dem
Register Kreditorenrechnungskopf in der Positionsansicht des Rechnungsformulars
enthalten. Weitere Details auf Kopfebene werden in der Kopfansicht verwaltet.
Dort kann auch der Schieber Genehmigt auf dem Register Genehmigung auf „Nein“
gesetzt werden, wenn die Rechnung nicht zur Zahlung freigegeben werden soll.
Falls das Buchen einer erfassten Rechnung bis zum Abklären strittiger Punkte
verhindert werden soll, kann der Schieber Gesperrt auf dem Register Allgemeines in
der Kopfansicht der ausstehenden Kreditorenrechnungen auf „Ja“ gesetzt werden.
Hinweis: Wenn eine ausstehende Kreditorenrechnung nach Beginn der Erfassung
nicht weiterbearbeitet und nicht gespeichert werden soll, muss sie über die
Schaltfläche Löschen im Aktionsbereich gelöscht werden. Wenn sich eine
gespeicherte Rechnung auf einen Produktzugang bezieht, kann dieser keiner
anderen Rechnung zugeordnet werden bis die Zuordnung aufgehoben oder die
gespeicherte Rechnung gelöscht wird.
3.6.1.2 Sammelrechnung
Wenn eine Eingangsrechnung gebucht werden soll, die sich auf mehrere
Bestellungen bezieht, muss eine Sammelrechnung gebucht werden. Das Erfassen
von Sammelrechnungen im Formular für ausstehende Kreditorenrechnungen
unterscheidet sich hierbei wesentlich vom Erfassen anderer Sammelbelege
(beispielsweise der Sammelbuchung von Produktzugängen).
In den ausstehenden Kreditorenrechnungen kann die Schaltfläche rechts im
Auswahlfeld Bestellung betätigt werden, um den Dialog Bestellungen abrufen zu
öffnen. Bei der Auswahl von Bestellungen im Dialog ist die zuvor gewählte Option
in der Schaltfläche Standard von im Aktionsbereich des Rechnungsformulars zu
berücksichtigen. Nur Bestellungen, die dem eingetragenen Mengenkriterium
entsprechen – also beispielsweise einen noch nicht fakturierten Produktzugang
enthalten – können berücksichtigt werden.
Zusätzlich sind die Sammelaktualisierungsparameter (Kreditorenkonten>
Einstellungen> Sammelaktualisierungsparameter) und entsprechende Einstellungen im
Kreditorenstamm zu berücksichtigen, über die gemeinsame Merkmale für
Bestellungen in Sammelbelegen definiert werden (analog zu den Einstellungen für
die Sammelaktualisierung im Debitorenbereich, siehe Abschnitt 4.6.2).
122 3 Beschaffung
3.6.1.3 Rechnungsabgleich
Die im Rechnungsformular erfassten Daten müssen exakt mit der vom Lieferanten
übermittelten Rechnung übereinstimmen. Vor dem Buchen der Rechnung ist es
daher ratsam, die Rechnungssumme in der Infobox Rechnungssummen im
Rechnungs-Detailformular oder in der Summenabfrage (Aufruf über die
Schaltfläche Summen) zu kontrollieren und mit den Angaben auf der
Lieferantenrechnung zu vergleichen. Falls erforderlich, können anschließend in der
Positionsansicht des Rechnungsformulars auf den Registern Positionen und
Positionsdetails Mengen, Preise, Rabatte und Beträge angepasst werden.
Um sicherzustellen, dass die Beträge in der Kreditorenrechnung mit den Daten aus
Bestellung und Produktzugang übereinstimmen, wird ein Rechnungsabgleich
durchgeführt, für den Toleranzen definiert werden können.
Im Formular für ausstehende Kreditorenrechnungen dient die Schaltfläche Status
des Abgleichs aktualisieren zum Ausführen des Rechnungsabgleichs (falls aktiv).
Wenn die Rechnung Abweichungen enthält, die die definierten Toleranzen
übersteigen, zeigt das Rechnungsformular nach Durchführen des
Rechnungsabgleichs den Text „Fehler“ im Feld Abweichung bei Abgleich im
Rechnungskopf und den entsprechenden Spalten im Positionsteil. Um die
Abweichungen im Detail zu betrachten, kann die Schaltfläche
PRÜFEN/Übereinstimmend/Detailabgleich im Rechnungsformular betätigt werden.
Die Haupteinstellungen zum Rechnungsabgleich sind auf dem Register
Rechnungsprüfung in den Kreditorenkontenparametern enthalten. In den
Parametern muss der Schieber Rechnungsabgleichprüfung aktivieren auf „Ja“ gesetzt
sein, damit ein Rechnungsabgleich durchgeführt wird. Der Schieber
Rechnungskopfstatus automatisch aktualisieren steuert in diesem Zusammenhang, ob
der Abgleich im Rechnungsformular automatisch oder manuell über die
Schaltfläche Status des Abgleichs aktualisieren wie zuvor beschrieben ausgeführt
wird.
Für den Rechnungsabgleich können dann unabhängig voneinander Elemente und
Toleranzen definiert werden:
 Rechnungssummenabgleich – Abgleich der Summenfelder der Rechnung
(Rechnungsbetrag, Mehrwertsteuer, Zuschläge) mit der Bestellung.
 Preis- und Mengenabgleich
o Positionsabgleichsrichtlinie – „Zweiseitiger Abgleich” gleicht den
Rechnungspreis (und Rabatt) mit der Bestellzeile ab; „Dreiseitiger Abgleich“
gleicht zusätzlich die Menge in Produktzugängen ab.
o Preissummen abgleichen – Betrifft Teillieferungen und Teilrechnungen,
indem die Gesamtsumme inklusive Teilbuchungen mit der jeweiligen
Bestellzeile abgeglichen wird.
 Abgleich von Belastungen – Einstellungen zum Abgleich von Zuschlägen.
Neben der allgemeinen Einstellung in den Kreditorenkontenparametern können in

den Menüpunkten des Ordners Kreditorenkonten> Einstellungen>
Rechnungsabgleichseinstellungen auch Einstellungen auf Ebene einzelner Lieferanten
oder Artikel definiert werden. Zusätzlich können in den Richtlinien (Menüpunkte
im Ordner Kreditorenkonten> Richtlinieneinstellungen) auch Abgleichs-Richtlinien
definiert werden, die sich von den oben genannten Einstellungen unterscheiden.
3.6.1.4 Buchen der Eingangsrechnung

Nach Erfassen der ausstehenden Kreditorenrechnung kann diese gespeichert und
zu einem späteren Zeitpunkt gebucht werden – zum Beispiel dann, wenn zuerst
ein Genehmigungsworkflow beendet werden muss oder die Buchung auf einen
Fehler läuft.
Wenn ein Genehmigungsworkflow für ausstehende Kreditorenrechnungen
verwendet werden soll, muss im Menüpunkt Kreditorenkonten> Einstellungen>
Kreditorenworkflows ein entsprechender Workflow mit Bezug auf die Vorlage
„Kreditorenrechnungsworkflow“ (Typ „VendProcessInvoice“) oder die Vorlage
„Workflow der Kreditorenrechnungsposition“ (Typ „VendProcessInvoiceLine“)
definiert werden. Die Kreditorenrechnung kann in diesem Fall nur gebucht
werden, wenn eine Genehmigung erfolgt ist.
Um die Rechnung endgültig zu buchen, kann die Schaltfläche Buchen im Formular
für ausstehende Kreditorenrechnungen betätigt werden. Nach dem Buchen ist die
Rechnung nicht mehr in den ausstehenden Kreditorenrechnungen, sondern in den
offenen Kreditorenrechnungen (Kreditorenkonten> Rechnungen> Offene
Kreditorenrechnungen) zu sehen, in denen alle gebuchten aber noch nicht bezahlten
Rechnungen enthalten sind.
Mit der Eingangsrechnung werden Sachkontobuchungen, wertmäßige Buchungen
im Lager, Kreditorenposten, und Buchungen in anderen Nebenbüchern wie der
Mehrwertsteuer erzeugt. Die Buchung der Lieferantenverbindlichkeit in
Nebenbuch (Kreditorenposten) und Hauptbuch (zugehöriges Sammelkonto) wird
hierbei über das Buchungsprofil gesteuert (siehe Abschnitt 3.2.3). Die Hauptkonten
für die Lagerbuchungen werden – in Abhängigkeit von Kreditor und Artikel – in
den Lager-Buchungseinstellungen definiert (siehe Abschnitt 9.4.2).
3.6.1.5 Rechnung ohne Bestellung

Wenn eine Rechnung ohne Bezug auf eine Bestellung vorliegt, erfolgt das Erfassen
dieser Rechnung im Formular für ausstehende Kreditorenrechnungen ähnlich wie
das Anlegen einer Bestellung im Bestellformular: Nach Auswahl des Lieferanten
(Kreditors) im Feld Rechnungskonto werden entsprechende Vorschlagswerte aus
dem Kreditorenstamm in den Rechnungskopf übernommen und können in der
Kopfansicht des Rechnungsformulars bearbeitet werden. Auf dem Register
Positionen in der Positionsansicht können Rechnungspositionen über die
Schaltfläche Position hinzufügen in der Funktionsleiste hinzugefügt werden. In
124 3 Beschaffung
solcherart manuell hinzugefügte Rechnungspositionen können nur nicht

lagergeführte Artikel (Serviceartikel) und Beschaffungskategorien eingetragen
werden.
Das Buchen der Rechnung erfolgt dann auf die gleiche Weise wie das zuvor
beschriebene Buchen einer Bestellrechnung.

Änderungen im Zusammenhang mit der browserbasierten Benutzeroberfläche
umfassen kleinere Punkte wie den Entfall der Schaltfläche Abbrechen im
Rechnungsformular (stattdessen wird die Schaltfläche Löschen benutzt).
3.6.2 Bestellungsstatus und Abfragen

Wie bei der Buchung des Produktzugangs wird auch durch die Buchung der
Kreditorenrechnung der Status der Bestellung fortgeschrieben.
3.6.2.1 Status von Bestellung und Lagerbuchung

Je nachdem, ob eine Teilrechnung gebucht oder die gesamte Bestellung fakturiert
worden ist, hat die Bestellung nach dem Buchen der Rechnung folgenden Status:
 Teilrechnung – Bestellungsstatus „Eingegangen“ oder „Offener Auftrag“,
Dokumentstatus „Rechnung“
 Gesamtrechnung oder letzte Teilrechnung – Bestellungsstatus „Fakturiert“,
Dokumentstatus „Rechnung“
Um die wertmäßigen Buchungen im Lager nach Buchung der Kreditorenrechnung
abzufragen, kann im Bestellformular nach Auswahl der betreffenden Zeile in den
Bestellpositionen die Schaltfläche Lager/Buchungen in der Funktionsleiste betätigt
werden. Mit dem Buchen der Rechnung wird in der Lagerbuchung der
Zugangsstatus auf „Eingekauft“ gestellt und das Rechnungsdatum in das Feld
Finanzdatum übernommen. Die Belegdaten der Rechnung (Rechnungsnummer,
Datum, Betrag) werden auf dem Register Aktualisierungen im Formular
Buchungsdetails gezeigt (Aufruf über die Schaltfläche Buchungsdetails in der
Lagerbuchung).
Abbildung 3-30: Lagerbuchungen nach Buchen der Kreditorenrechnung

Das Beispiel in Abbildung 3-30 zeigt zwei Lagerbuchungen zu einer Bestellung,

wobei die (Teil-)Rechnung nur für eine Zeile gebucht worden ist.
3.6.2.2 Abfrage der gebuchten Rechnung

Die Abfrage gebuchter Rechnungen kann entweder über den Menüpunkt
Kreditorenkonten> Abfragen und Berichte> Rechnung> Rechnungserfassung oder im
Bestellformular über die Schaltfläche RECHNUNG/Journale/Rechnung aufgerufen
werden.
Auf dem Register Überblick im Abfrageformular werden die Kopfsätze der
Rechnungen gezeigt, nach Wechsel zum Register Positionen sind die Positionen der
jeweils gewählten Rechnung zu sehen. Die Schaltfläche Lager/Losbuchungen in der
Funktionsleiste des Registers Positionen öffnet wieder die Lagerbuchungsabfrage.

Um für eine gebuchte Kreditorenrechnung die zugehörigen Sachkontobuchungen
abzufragen, kann in der Rechnungsabfrage die Schaltfläche Beleg in der
Funktionsleiste des Registers Überblick betätigt werden. Auch die Schaltfläche
SACHKONTO/Belege/Finanzbeleg im Aktionsbereich der Lagerbuchung dient zum
Öffnen der Belegbuchungsabfrage, wobei in diesem Fall nur die Buchungen zur
jeweiligen Lagerbuchung gezeigt werden.
Die Belegbuchungsabfrage enthält alle mit der jeweiligen Rechnung gebuchten
Hauptbuchtransaktionen (siehe Beispiel Abbildung 3-31).
Abbildung 3-31: Sachkontobuchungen zur gebuchten Kreditorenrechnung
Hinweis: Wie für den Produktzugang bestimmen auch für die Kreditorenrechnung
die Einstellungen auf dem Register Stapelübertragungsregeln in den
Hauptbuchparametern, wann und welche Sachkontobuchungen auf Ebene
einzelner Rechnungen verfügbar sind und gezeigt werden.
126 3 Beschaffung
Wenn in der Belegbuchungsabfrage nach Auswahl einer Belegzeile die Schaltfläche

Grundlage der Buchung betätigt wird, zeigt das Buchungsgrundlage-Formular die
Buchungen in allen Modulen zum gewählten Beleg.
Abbildung 3-32: Buchungsgrundlage mit allen Buchungen zur Kreditorenrechnung
In Abbildung 3-32 werden als Beispiel die Sachkontobuchungen, Kreditorenposten

und Lagerbuchungen zu der in Abbildung 3-31 markierten Zeile gezeigt.

Übung 3.12 – Kreditorenrechnung zu einer Bestellung
Sie erhalten die Rechnung VI31, mit der die in Übung 3.9 gelieferte Ware und
Dienstleistung berechnet wird. Kontrollieren Sie vor dem Buchen folgende Punkte:
 Bestellungsstatus und Dokumentstatus der Bestellung
 Lagerbuchung zur Artikel-Bestellposition
Buchen Sie die Rechnung im Menüpunkt für ausstehende Kreditorenrechnungen,
wobei Sie die Rechnungssumme vor dem Buchen kontrollieren.
Danach führen Sie die vor der Buchung getätigten Abfragen nochmals aus. Was
hat sich durch die Buchung geändert?
Übung 3.13 – Teilrechnung zu einer Bestellung
Mit Rechnung VI313 berechnet Ihr Lieferant die mit Lieferschein PS310 in Übung
3.10 gelieferte Ware. Buchen Sie die Kreditorenrechnung direkt aus der Bestellung
und stellen Sie sicher, dass nur die mit Beleg PS310 gelieferte Ware berechnet wird.
Übung 3.14 – Rechnung ohne Bezug auf eine Bestellung
Ihr Lieferant übermittelt Ihnen die Rechnung VI314, die eine Position mit einer
Stunde der Beschaffungskategorie „##-Montage“ aus Übung 3.4 zu einem Preis
von 105 Dollar enthält. Die Rechnung bezieht sich auf keine Bestellung.
3.7 Einkaufsgutschrift und Rücklieferung 127
Sie akzeptieren diese Rechnung und erfassen sie in den ausstehenden

Kreditorenrechnungen. Nach Kontrolle der Rechnungssumme buchen Sie die
Rechnung.
Übung 3.15 – Rechnungsabfrage
Führen Sie eine Rechnungsabfrage zur Buchung aus Übung 3.12 durch, einerseits
aus der Bestellung und andererseits über das entsprechende Menü. Kontrollieren
Sie Rechnungskopf, Rechnungspositionen, und zugehörige Sachkontobuchungen.
In Übung 3.3 haben Sie das Sammelkonto zu Ihrem Lieferanten abgefragt. Können
Sie die entsprechende Sachkontobuchung finden? Wechseln Sie aus der
Belegbuchungsabfrage in das Buchungsgrundlage-Formular und vergleichen Sie
die Buchungen in den verschiedenen Modulen.
3.7 Einkaufsgutschrift und Rücklieferung

Einkaufsgutschriften werden gebucht, wenn der Lieferant eine Gutschrift mit oder
ohne Bezug zu einer Warenlieferung übermittelt. Funktional werden
Einkaufsgutschriften analog zu Kreditorenrechnungen erfasst und gebucht,
allerdings mit negativem Vorzeichen. Wie bei Kreditorenrechnungen gibt es zwei
Arten von Gutschriften:
 Gutschriften für Lagerartikel – Rücklieferung an den Lieferanten
 Gutschriften für immaterielle Güter – Dienstleistungen, Gebühren, etc.
Gutschriften für lagergeführte Artikel werden im Bestellformular erfasst und im
Kreditorenrechnungsformular gebucht. Mit dem Buchen der Gutschrift (Rechnung
mit negativer Menge) erfolgt parallel die Abbuchung der Ware vom Lager, wenn
nicht vor der Rechnungsbuchung ein (negativer) Produktzugang gebucht worden
ist. Falls in der betreffenden Lagersteuerungsgruppe kein negativer Lagerbestand
zugelassen wird, ist dies nur dann möglich, wenn sich der Artikel zum Zeitpunkt
der Buchung der Gutschrift noch am Lager befindet.
Soll ein Produktzugang, und nicht eine Rechnung storniert werden, ist ein Storno
des Produktzugangs durchzuführen (siehe Abschnitt 3.5.4).
Gutschriften ohne Bezug auf lagergeführte Artikel können alternativ in folgenden
Formularen erfasst werden (analog zu Rechnungen für immaterielle Güter):
 Einkaufsbestellung – Bestellposition mit Serviceartikel (oder
Beschaffungskategorie) und negativer Menge
 Ausstehende Kreditorenrechnung – Rechnungsposition mit Serviceartikel
(oder Beschaffungskategorie) und negativer Menge
 Rechnungsjournal – Journalposition mit entsprechendem Gegenkonto (siehe
Abschnitt 9.3.2)
128 3 Beschaffung
Gutschriften ohne Bezug auf lagergeführte Artikel können dann analog zu den
Gutschriften für Lagerartikel wie unten beschrieben bearbeitet werden, wobei
allerdings keine Lagertransaktion und kein Lagerwert gebucht wird.
3.7.1 Gutschrift mit Rücklieferung

Eine Einkaufsgutschrift zu einem lagergeführten Artikel muss in einer Bestellung
erfasst werden, wobei es dafür folgende Möglichkeiten gibt:
 Original-Bestellung – Neue Position in der ursprünglichen Bestellung
 Neue Bestellung – Bestelltyp „Bestellung“ oder „Zurückgegebener Auftrag“
Die Gutschrift kann nicht in der Original-Bestellung gebucht werden, wenn diese
den Genehmigungsstatus „Zum Abschluss gebracht“ hat (endgültiges Abschließen
von Bestellungen, siehe Abschnitt 3.4.3) oder komplett fakturiert ist und in den
Beschaffungsparametern (Beschaffung> Einstellungen> Beschaffungsparameter,
Register Lieferung) der Parameter Sicherheitsebene von fakturierten Aufträgen auf
„Gesperrt“ gesetzt ist.
3.7.1.1 Gutschrift in der Original-Bestellung

Um eine Gutschrift in der Original-Bestellung zu erstellen, muss diese im
Bearbeitungsmodus geöffnet werden und die gutzuschreibende Menge mit
negativem Vorzeichen in einer neuen Bestellposition eingetragen werden. Wenn
ein Ersatz für die retournierte Ware erwartet wird, kann eine weitere Position mit
positiver Menge für die Ersatzlieferung erfasst werden.
In Abhängigkeit von den Einstellungen zum Änderungsmanagement muss
anschließend eine Genehmigung über den Genehmigungsworkflow erfolgen.
Dann kann die Gutschrift über die Schaltfläche RECHNUNG/Generieren/Rechnung
im Bestellformular erzeugt werden. Im Aktionsbereich des Formulars für
ausstehende Kreditorenrechnungen muss anschließend die passende Option in der
Schaltfläche Standard von gewählt werden. Für eine Gutschrift ist dies im
Normalfall die Option „Bestellte Menge“, womit die offene Menge der negativen
Bestellposition als Vorschlagswert für die Buchungsmenge dient (wenn keine
andere Position mit einer offenen Menge vorhanden ist). Das Buchen der
Gutschrift erfolgt im Rechnungsformular nach Eintragen der Gutschriftnummer
im Feld Nummer der Feldgruppe Rechnungskennung durch Betätigen der
Schaltfläche Buchen.
Im Fall der Gutschrift eines lagergeführten Artikels muss vor dem Buchen der
Gutschrift (negative Rechnung) ein (negativer) Produktzugang für die
Rücksendung gebucht werden, falls in der Lagersteuerungsgruppe der betroffenen
Artikel das Kontrollkästchen Absetzungsanforderungen markiert ist.
3.7 Einkaufsgutschrift und Rücklieferung 129
3.7.1.2 Gutschrift in einer neuen Bestellung

Wenn die Gutschrift in einer neuen Bestellung erfasst wird, kann eine normale
Einkaufsbestellung vom Bestelltyp „Bestellung“ – allerdings mit negativer Menge
in den Positionen – erfasst werden.
Für die neue Bestellung kann aber alternativ auch der Bestelltyp „Zurückgegebener
Auftrag“ auf dem Register Allgemeines des Neuanlagedialogs beim Anlegen der
Bestellung gewählt werden. Für den Bestelltyp „Zurückgegebener Auftrag“ gelten
hierbei folgende Besonderheiten:
 Rücksendungsnummer – Die Rücksendungsnummer („RMA“ – Return
Merchandise Authorization) des Lieferanten ist im Neuanlagedialog oder auf
dem Register Allgemeines in der Kopfansicht des Bestellformulars einzutragen.
 Menge – In den Bestellpositionen sind nur negative Mengen zulässig.
 Rücklieferungsvorgang – Kann zu Informationszwecken auf dem Subregister
Einstellungen in der Bestellposition eingetragen werden (Vorschlagswert aus
Beschaffungsparametern).
Um das Erfassen einer Gutschrift-Bestellung zu vereinfachen, können die
Positionen über die Schaltfläche EINKAUF/Erstellen/Gutschrift im Aktionsbereich
des Bestellformulars oder über die Schaltfläche Bestellposition/Gutschrift in der
Funktionsleiste der Bestellpositionen angelegt werden.
Die Funktion zum Erstellen einer Gutschrift-Bestellung entspricht dem Kopieren
von Bestellungen (siehe Abschnitt 3.4.2), es wird jedoch für kopierte Mengen das
Vorzeichen umgekehrt und eine Markierung und Reservierung der ursprünglichen
Zugangsbewegung vorgenommen, womit eine wertneutrale Buchung von
Lagertransaktionen sichergestellt ist. Wie beim einfachen Kopieren einer
Bestellung ist der Schieber Bestellpositionen löschen im Dialog entsprechend zu
setzen, um ein unbeabsichtigtes Löschen von Positionen zu vermeiden.
3.7.1.3 Markierung der Lagerbuchung

Um sicherzustellen, dass eine Gutschrift lagergeführter Artikel hinsichtlich des
Lagerwerts wertneutral gebucht wird (also derselbe Lagerwert abgebucht wird,
der mit der ursprünglichen Lieferung zugegangen ist), kann im Bestellungs-
Detailformular eine Markierung der Lagerbuchung durchgeführt werden.
Dazu wird in der Funktionsleiste der Bestellpositionen nach Auswahl der
Gutschrift-Bestellzeile die Schaltfläche Lager/Markierung betätigt. Im
Markierungsdialog kann in der Zeile mit der ursprünglichen Bestellzeile das
Kontrollkästchen Markierung jetzt setzen markiert und über die Schaltfläche
Übernehmen übernommen werden. Der Lagerwert in der Lagerbuchung der
Gutschriftzeile wird dadurch mit der ursprünglichen Bestellzeile verknüpft und in
Übereinstimmung gebracht.
Falls keine Markierung gesetzt ist, wird der mit der Gutschrift gebuchte
Lagerabgang mit dem Lagerwert gemäß Bewertungsmodell (beispielsweise FIFO)
130 3 Beschaffung
gebucht. Der endgültige Lagerwert wird hierbei je nach Bewertungsmodell erst

durch den Lagerabschluss (siehe Abschnitt 7.3.2) bestimmt.
3.7.1.4 Postenausgleich
Wenn der offene Posten der ursprünglichen Rechnung gleich beim Buchen der
Gutschrift geschlossen werden soll (unter der Voraussetzung, dass die Rechnung
nicht bereits bezahlt ist), kann im Bestellformular nach Auswahl der Gutschrift-
Bestellung die Schaltfläche RECHNUNG/Ausgleichen/Offene Posten betätigt werden.
Im Dialog für den Ausgleich offener Posten ist anschließend das Kontrollkästchen
Markieren für die betroffene Rechnung zu markieren und das Formular über die
Schaltfläche OK zu schließen.
Durch den in der Gutschrift-Bestellung gewählten Ausgleich wird der offene
Posten der ursprünglichen Rechnung beim Buchen der Gutschrift (negative
Rechnung) geschlossen. Andernfalls muss der Ausgleich später über die
Bearbeitung offener Posten separat erfasst werden (siehe Abschnitt 9.2.5).
Beim Postenausgleich ist zu beachten, dass kein manueller Ausgleich einzutragen
ist, wenn im jeweiligen Kreditoren-Buchungsprofil (Register
Tabelleneinschränkungen) oder in den Kreditorenkontenparametern (Register
Ausgleich) ein automatischer Ausgleich eingestellt ist.
3.7.2 Gutschrift ohne Rücklieferung

Wenn ein Lieferant für einen Artikel eine Preisdifferenz gutschreibt (beispielweise
als Ausgleich für beschädigte Ware), wird keine Rücklieferung lagergeführter
Artikel gebucht.
3.7.2.1 Gutschrift und neue Rechnung

Eine Möglichkeit zur Abwicklung derartiger Geschäftsfälle ist das Erfassen einer
neuen Gutschrift-Bestellzeile mit Originalpreis und negativer Menge, und einer
weiteren Bestellzeile mit reduziertem Preis und positiver Menge. Das Buchen einer
Rechnung, die beide Zeilen enthält, erzeugt aufgrund des reduzierten Preises einen
negativen Gesamtbetrag und damit eine Gutschrift.
3.7.2.2 Gutschrift und Regulierung von Zuschlägen

Falls das Buchen einer (intern gebuchten) Rücklieferung nicht möglich ist – zum
Beispiel, weil die gelieferte Ware bereits vom Lager abgebucht worden ist – muss
die Gutschrift zunächst ohne Artikelbezug gebucht und dann mit der
ursprünglichen Rechnung reguliert werden.
Für das Erfassen dieser Gutschrift stehen zwei Möglichkeiten zur Verfügung:
 Formular für ausstehende Kreditorenrechnungen – Rechnungsposition mit
negativer Menge und einer passenden Beschaffungskategorie.
 Rechnungsjournal – Rechnungsjournal (siehe Abschnitt 9.3.2) mit einer
Erfassungszeile mit negativem Betrag und einem passenden Sachkonto.
3.8 Rahmenbestellung, Bestellanforderung, Angebot 131
Nach Buchen der Gutschrift kann eine Regulierung gebucht werden, um den Wert
der Lagerbuchung zur ursprünglichen Bestellposition anzupassen. Dazu wird in
der Rechnungsabfrage (Kreditorenkonten> Abfragen und Berichte> Rechnung>
Rechnungserfassung) die Original-Rechnung gewählt und in der Funktionsleiste des
Registers Überblick die Schaltfläche Belastungen/Regulierung betätigt.
Im Zuschlagszuordnungsdialog kann dann eine Zeile für die Regulierung des
Lagerwerts angelegt werden. Im Auswahlfeld für den Belastungscode sind dazu nur
Zuschläge mit Soll-Typ „Artikel“ und Haben-Typ „Sachkonto“ verfügbar. Indem ein
Belastungscode gewählt wird, für den das im Haben-Typ enthaltene Sachkonto mit
dem beim Buchen der Gutschrift gewählten Sachkonto übereinstimmt, wird die
betroffene Sachkontobuchung der Gutschrift ausgeglichen. Das Sachkonto der
Gutschrift ist das im Rechnungsjournal eingetragene beziehungsweise das über die
Beschaffungskategorie im Kreditorenrechnungsformular zugeordnete Konto.
Weiterführende Informationen zur Nutzung von sonstigen Zuschlägen sind in
Abschnitt 4.4.5 dieses Buches enthalten, zum Zuschlagszuordnungsdialog in der
Online-Hilfe.

Übung 3.16 – Gutschrift
Die in Übung 3.9 gelieferte Ware ist unbrauchbar. Sie senden die Ware an den
Lieferanten zurück und erhalten die Gutschrift VC316. Es gibt keine
Ersatzlieferung. Welche Möglichkeiten haben Sie, die Gutschrift zu buchen?
Sie entscheiden sich dafür, die Gutschrift in der Original-Bestellung zu buchen.
Führen Sie die entsprechenden Eingaben durch und buchen Sie die Gutschrift.
3.8 Rahmenbestellung, Bestellanforderung, Angebot

Bestellungen sind die einzigen Dokumente im Einkauf, die als Basis für den
Produktzugang und die Eingangsrechnung dienen können. Andere Dokumente,
wie beispielsweise Rahmenbestellungen, unterstützen Geschäftsprozesse die dem
Erstellen von Einkaufsbestellungen vorangehen.
3.8.1 Rahmenbestellung
Rahmenbestellungen (auch als „Kaufverträge“ bezeichnet) ermöglichen das
Verwalten längerfristiger Vereinbarungen mit Lieferanten über den Bezug von
Waren. Aus einer Rahmenbestellung werden reguläre Einkaufsbestellungen über
Abrufe erzeugt, die eine Kontrolle der Rahmenerfüllung ermöglichen.
Neben Rahmenbestellungen auf der Ebene von Artikelnummer und Menge
können auch solche erfasst werden, in denen anstelle der Menge der Einkaufswert
pro Artikelnummer oder Beschaffungskategorie festgelegt ist.
132 3 Beschaffung
3.8.1.1 Erfassen von Rahmenbestellungen

Rahmenbestellungen werden im Formular Beschaffung> Rahmenbestellungen>
Kaufverträge über die Schaltfläche Neu im Aktionsbereich angelegt. Beim Erfassen
einer Rahmenbestellung muss eine Rahmenbestellungsklassifizierung gewählt
werden. Diese Klassifizierung (Beschaffung> Einstellungen>
Rahmenbestellungsklassifizierung) dient zur Gliederung und Auswertung, ist jedoch
nicht mit einer bestimmten Funktionalität verbunden.
Das Auswahlfeld Standardzusage im Neuanlagedialog für die Rahmenbestellung
bestimmt die Ebene der Vereinbarung:
 Produktmengenzusage – Artikelnummer und Menge
 Produktwertzusage – Artikelnummer und Betrag
 Produktkategorie-Wertzusage – Betrag für eine Beschaffungskategorie
 Wertzusage – Gesamtbetrag für einen Lieferanten
Das Gültigkeitsdatum (Startdatum für die Vereinbarung) und das Ablaufdatum
(Enddatum) dienen als Vorschlagswerte für die Rahmenbestellungspositionen.
Nach Betätigen der Schaltfläche OK im Dialog wird der Rahmenbestellungskopf
angelegt und das Rahmenbestellungs-Detailformular in der Positionsansicht
geöffnet.
In den Rahmenbestellungspositionen sind die Positionen mit Artikelnummer,
Menge, Preis je Einheit und Rabatt in Prozent (oder Nettobetrag und
Beschaffungskategorie, abhängig von der im Kopf-Feld Standardzusage gewählten
Option) zu erfassen. Der Schieber Maximum wird erzwungen auf dem Subregister
Allgemeines ist auf „Ja“ zu setzen, wenn die Summe der Abrufe die in der
Rahmenbestellungsposition eingetragene Menge nicht überschreiten darf.
Nach dem Eintragen der Positionen kann die Rahmenbestellung über die
Schaltfläche RAHMENBESTELLUNG/Generieren/Bestätigungen bestätigt werden. Im
Bestätigungsdialog kann über den Schieber Bericht drucken eine Druckausgabe
angefordert und über den Schieber Vertrag als ‘Effektiv‘ kennzeichnen der Status der
Rahmenbestellung auf „In Kraft“ gesetzt werden. Andernfalls muss der Status im
Auswahlfeld Status auf dem Register Allgemeines im Rahmenbestellungskopf
manuell von „Gesperrt“ auf „In Kraft“ gesetzt werden, bevor ein Freigabeauftrag
erzeugt werden kann.
3.8.1.2 Arbeiten mit Freigabeaufträgen

Um im Rahmenbestellungsformular einen Freigabeauftrag zu erstellen, muss die
Schaltfläche RAHMENBESTELLUNG/Neu/Freigabeauftrag erstellen nach Auswahl
der betroffenen Rahmenbestellung betätigt werden. Im zugehörigen Dialog ist
dann in den betroffenen Positionszeilen die Bestellmenge und das Lieferdatum
einzutragen, bevor der Freigabeauftrag als normale Einkaufsbestellung mit
Referenz auf die Rahmenbestellung über die Schaltfläche Erstellen angelegt wird.
Anstatt einen Freigabeauftrag vom Rahmenbestellungsformular aus zu erstellen,

kann dieser auch beim Anlegen einer normalen Einkaufsbestellung im
Bestellformular und im Arbeitsbereich Bestellungsvorbereitung erzeugt werden. Zu
diesem Zweck muss auf dem Register Allgemeines im Neuanlagedialog der
Bestellung die zutreffende Rahmenbestellungskennung ausgewählt werden. Beim
Erfassen einer Bestellposition mit einem Artikel, der im Rahmen enthalten ist, wird
dann automatisch eine Verknüpfung erzeugt.
Wenn eine neue Bestellung vom Kreditorenformular aus erstellt wird und eine
entsprechende Rahmenbestellung vorhanden ist, wird ein Dialog zur Auswahl der
Rahmenbestellung gezeigt.
Im Freigabeauftrag müssen Bestellbestätigung, Produktzugang und
Kreditorenrechnung wie in jeder anderen Einkaufsbestellung gebucht werden.
Nach Buchen des Produktzugangs oder der Rechnung in einem Freigabeauftrag
wird die Erfüllung des Rahmens in der zugehörigen Rahmenbestellungsposition
gezeigt (Subregister Erfüllung der Positionsdetails).
Um die Verknüpfung zum Rahmen in einer Bestellposition zu prüfen, kann in der
Funktionsleiste der Bestellpositionen die Schaltfläche Position aktualisieren/
Rahmenbestellung/Zugeordnet betätigt werden. Im Bestellkopf ist die Verknüpfung
über die Schaltfläche ALLGEMEINES/Zugehörige Informationen/Rahmenbestellung
sichtbar.
3.8.2 Bestellanforderung
Eine Bestellanforderung ist ein internes Dokument, mit dem die Einkaufsabteilung
zur Beschaffung von Waren oder Dienstleistungen aufgefordert wird. Im
Gegensatz zu Bestellvorschlägen, die automatisch aufgrund eines Materialbedarfs
erzeugt werden, werden Bestellvorschläge von der anfordernden Person manuell
erfasst.
3.8.2.1 Voraussetzungen für Bestellanforderungen

Bestellanforderungen durchlaufen einen Genehmigungsprozess, bevor sie in eine
Bestellung umgewandelt werden. Dieser ist als Workflow realisiert, weshalb die
Workflow-Funktionalität (siehe Abschnitt 10.4) eine Voraussetzung für die
Nutzung von Bestellanforderungen darstellt.
Workflows für Bestellanforderungen werden im Menüpunkt Beschaffung>
Einstellungen> Beschaffungsworkflows mit Bezug auf die Vorlage „Prüfung der
Bestellanforderungen“ (Typ „PurchReqReview“) oder die Vorlage „Prüfung der
Bestellanforderungsposition“ (Typ „PurchReqLineReview“) konfiguriert.
Zur Definition der Artikel und Kategorien, die in Bestellanforderungen erfasst
werden können, muss ein Beschaffungskatalog (Beschaffung> Kataloge>
Beschaffungskataloge) eingerichtet und aktiviert sein.
134 3 Beschaffung
In den Einkaufsrichtlinien (Beschaffung> Einstellungen> Richtlinien>

Einkaufsrichtlinien) ist dieser Beschaffungskatalog in der Richtlinie für das jeweilige
Unternehmen (über die Auswahl auf dem Register Richtlinienorganisationen
definiert) unter der Richtlinienregel „Katalogrichtlinienregel“ zu hinterlegen.
Die Richtlinienregel „Anforderungszweckregel“ legt fest, ob Bestellanforderungen
immer mit dem Anforderungszweck „Verbrauch“ (Bestellanforderungen werden
nach Genehmigung als Bestellung übernommen) oder „Wiederbeschaffung“ (für
genehmigte Bestellanforderungen werden Bestellungen/Produktionsaufträge/
Umlagerungsaufträge über die Produktprogramplanung erzeugt) erstellt werden
oder ob der Anforderungszweck in der einzelnen Bestellanforderung
überschrieben werden kann. Bestellanforderungen mit dem Anforderungszweck
„Wiederbeschaffung“ können nur Artikel enthalten, die einer in der
„Richtlinienregel für Wiederbeschaffungskategoriezugriff“ enthaltenen
Beschaffungskategorie zugeordnet sind.
3.8.2.2 Erfassen von Bestellanforderungen

Bestellanforderungen können in der Listenseite Beschaffung> Bestellanforderungen>
Alle Bestellanforderungen angelegt werden. Im Neuanlagedialog für
Bestellanforderungen ist dann im Feld Name eine kurze Beschreibung zur
jeweiligen Anforderung einzutragen.
In Abhängigkeit von den Einkaufsrichtlinien können Positionen im Detailformular
der Bestellanforderung durch Auswahl von Anfordernde Person, Kaufende juristische
Person und Empfangende Organisationseinheit für eine andere Person oder
Organisation erfasst werden.
Die Eintragung des angeforderten Produkts in der Position hängt von der Art des
Artikels ab:
 Katalogartikel – Freigegebene Produkte (Artikel) aus dem aktiven
Beschaffungskatalog können in der Spalte Artikelnummer eingetragen werden.
 Kategorieartikel – Dienstleistungen, immaterielle Güter und sonstige Waren
können in Bestellanforderungen mit dem Anforderungszweck „Verbrauch“
durch Eintragen von Beschaffungskategorie (anstelle der Artikelnummer) und
Produktname erfasst werden.
Das Erfassen von Positionen im Detailformular kann durch manuelle Auswahl von
Artikelnummer (beziehungsweise Beschaffungskategorie) oder über die Schaltfläche
Position hinzufügen in der Funktionsleiste des Registers Bestellanforderungspositionen
erfolgen.
Wird die Schaltfläche Produkte hinzufügen betätigt, erscheint ein Dialog, in dem im
mittleren Bereich die Artikel gezeigt werden, die in der im linken Bereich
gewählten Kategorie enthalten sind. Über die Schaltfläche Zu Positionen hinzufügen
nach Auswahl eines Artikels in der Mitte und Betätigen der Schaltfläche OK im
Dialog wird die Auswahl in die Bestellanforderungspositionen übernommen.
3.8.2.3 Genehmigungsworkflow
Solange die Erfassung einer Bestellanforderung nicht abgeschlossen ist, hat sie den
Status „Übersicht“. Sobald die Erfassung der Bestellanforderung beendet ist, kann
der Genehmigungsworkflow über die Schaltfläche Workflow/Absenden im
Aktionsbereich gestartet werden. Die Bestellanforderung hat dann den Status
„Wird überprüft“ und die Genehmigung der Bestellanforderung wird in einem
Batch-Prozess vom System im Hintergrund verarbeitet.
Der weitere Ablauf hängt von den Einstellungen im Bestellanforderungs-
Workflow ab. Abschnitt 10.4 in diesem Buch enthält eine kurze Beschreibung zur
Konfiguration und zur Arbeit mit Workflows.
Solange eine Bestellanforderung sich im Status „Wird überprüft“ befindet, kann
eine entsprechende Angebotsanforderung (siehe Abschnitt 3.8.3) über die
Schaltfläche BESTELLANFORDERUNG/Neu/Angebotsanforderung erstellt werden.
3.8.2.4 Erzeugen der Bestellung

Wenn eine Bestellanforderung genehmigt ist, zeigt Sie den Status „Genehmigt“
und kann als Bestellung freigegeben werden („Geschlossen“, wenn sofort eine
Bestellung erzeugt wird).
In den Einkaufsrichtlinien (Beschaffung> Einstellungen> Richtlinien>
Einkaufsrichtlinien) wird über die Richtlinienregel „Regel für die Erstellung von
Bestellungen und Bedarfskonsolidierung“ festgelegt, ob eine Bestellung nach
Genehmigung der Bestellanforderung automatisch erzeugt wird oder eine
manuelle Freigabe nötig ist.
Ist eine manuelle Freigabe vorgesehen, muss in der Listenseite Beschaffung>
Bestellanforderungen> Genehmigte Bestellanforderungsverarbeitung> Genehmigte
Bestellanforderungen freigeben nach Genehmigung der Bestellanforderung die
Bestellung über die Schaltfläche FREIGABE/Neu/Bestellung erzeugt werden.
3.8.3 Angebotsanforderung
Eine Angebotsanforderung (englisch „Request for quotation“ / RFQ) ist ein
externes Dokument, mit dem Lieferanten aufgefordert werden, ein Angebot
abzugeben. Eine Anfrage kann hierbei parallel an mehrere Lieferanten geschickt
werden. Die eingehenden Angebote werden anschließend eingetragen und
verglichen, um schließlich eine Bestellung zu erstellen.
3.8.3.1 Erfassen von Angebotsanforderungen

Angebotsanforderungen können manuell im Angebotsanforderungs-Formular
angelegt oder von Bestellvorschlag und Bestellanforderung aus erzeugt werden.
Um eine Angebotsanforderung manuell anzulegen, kann in der Listenseite
Beschaffung> Angebotsanforderungen> Alle Angebotsanforderungen die Schaltfläche
Neu im Aktionsbereich betätigt werden. Im Neuanlagedialog wird der Bestelltyp
136 3 Beschaffung
„Bestellung“ gewählt um eine Angebotsanforderung zu einer normalen Bestellung

anzulegen. Nach Eintragen von Lieferdatum und Ablaufdatum kann der Dialog über
die Schaltfläche OK geschlossen werden.
Abbildung 3-33: Eintragen von Positionen in einer Angebotsanforderung
Angebotsanforderungen bestehen aus einem Kopfteil, in dem die allgemeinen

Daten der Anfrage wie Sprache und Angebotsfrist (Ablaufdatum) enthalten sind,
und einem Positionsteil, der Artikel und Mengen enthält. In Kopfteil und
Positionen geben die Spalten Niedrigster Status und Höchster Status Auskunft über
die erreichte Phase („Erstellt“, „Versendet“, „Eingegangen“, „Angenommen“,
“Verweigert“).
Wie in Bestellanforderungen und Einkaufsbestellungen kann in den Positionen der
Angebotsanforderung eine Artikelnummer oder eine Beschaffungskategorie
eingetragen werden, wobei in Angebotsanforderungen die Spalte Positionstyp eine
entsprechende Eintragung steuert. Feldinhalte wie Lieferdatum oder Adressdaten
werden als Vorschlagswert aus dem Angebotsanforderungskopf in die Positionen
übernommen. Über die Dokumentverwaltung (siehe Abschnitt 10.5.1) können
Zusatzinformationen wie Datenblätter oder Abbildungen zu Anfragenkopf und
Positionen hinzugefügt werden.
Um die Lieferanten festzulegen, an die die Anfrage gesendet werden soll, kann auf
dem Register Kreditor in der Kopfansicht des Detailformulars für jeden betroffenen
Lieferanten eine eigene Zeile angelegt werden.
3.8.3.2 Versenden der Angebotsanforderung

Nach Eintragen der betroffenen Lieferanten kann über die Schaltfläche ANGEBOT/
Bearbeiten/Versenden im Aktionsbereich der Angebotsanforderung der
Buchungsdialog zum Versenden der Anfrage geöffnet werden. Um einen
Ausdruck durchzuführen, wird die Schaltfläche Drucken in der Funktionsleiste des
Buchungsdialogs betätigt und im Druckdialog der Schieber Angebotsanforderung
drucken auf „Ja“ gesetzt. Im Buchungsdialog kann dann über die Schaltfläche OK
die Angebotsanforderung gebucht und gedruckt werden.
Nach dem Buchen der Anfrage kann über die Schaltfläche ANGEBOT/Journale/
Angebotsanforderungserfassungen der Versand an die einzelnen Lieferanten
abgefragt werden.
3.8.3.3 Angebote als Antwort auf die Angebotsanforderung

Im Aktionsbereich der Angebotsanforderung dient die Schaltfläche ANGEBOT/
Antworten/Standardwerte für Angebotsanforderungsantwort festlegen zum Öffnen eines
Dialogs, in dem definiert wird welche Felder in einer Antwort ausgefüllt werden
müssen. Diese Felder sind im Antwortbogen enthalten, der beim Versenden der
Angebotsanforderung über den entsprechenden Schieber im Druckdialog parallel
zur Angebotsanforderung gedruckt werden kann. Die Vorbelegung für die
Antwortkonfiguration kann in den Beschaffungsparametern (Beschaffung>
Einstellungen> Beschaffungsparameter, Schaltfläche Standardmäßige Felder für die
Antwort auf Angebotsanforderung auf dem Register Angebotsanforderung) hinterlegt
werden.
Sobald eine Antwort auf die Angebotsanforderung in Form eines Angebots von
einem Lieferanten eintrifft, kann diese in der Listenseite Beschaffung>
Angebotsanforderungen> Weiterverfolgung von Angebotsanforderungen> Antworten auf
Angebotsanforderung erfasst werden. In der Listenseite ist die Zeile mit der
entsprechenden Angebotsanforderungsanfrage und dem Lieferanten (Spalte
Kreditorenkonto) zu wählen und das Antwort-Detailformular über die Schaltfläche
ANTWORT/Verwalten/Bearbeiten oder den Link im Feld Angebotsanforderungsanfrage
zu öffnen.
Alternativ kann das Antwortformular auch in der Angebotsanforderung über die
Schaltfläche ANGEBOT/Antworten/Antwort eingeben aufgerufen werden, wobei hier
darauf zu achten ist die Antwort des richtigen Lieferanten zu bearbeiten (Auswahl
der jeweiligen Antwort im Listenbereich des Detailformulars, der über die
Schaltfläche auf der linken Seite eingeblendet werden kann).
Im Antwort-Detailformular sind die Angebotsdaten auf Kopfebene und auf
Positionsebene zu erfassen. Um die Dateneingabe zu vereinfachen, können über
die Schaltfläche ANTWORTEN/Bearbeiten/Daten in Antwort kopieren Anfragedaten
in die Antwortfelder kopiert werden.
Nach Erfassen der Antwortfelder ändert sich der höchste/niedrigste Status von
Anfrage und Antwort automatisch auf „Eingegangen“.
3.8.3.4 Übernehmen und Ablehnen von Angeboten

Um die Antworten (Angebote) der einzelnen Lieferanten zu vergleichen, kann im
Angebotsanforderungs-Formular die Schaltfläche ANGEBOT/Antworten/Antworten
vergleichen betätigt werden.
138 3 Beschaffung
Im Vergleichsformular kann ein Angebot angenommen werden, indem es in der

Spalte Markieren auf Kopf- oder Positionsebene selektiert und anschließend die
Schaltfläche Übernehmen in Aktionsbereich betätigt wird. Alternativ kann ein
Angebot auch im Antwortformular durch Betätigen der Schaltfläche
ANTWORTEN/Bearbeiten/Übernehmen angenommen werden.
Mit der Annahme eines Angebotes wird automatisch eine entsprechende
Bestellung erstellt. Wenn alle Positionen einer Angebotsanforderung übernommen
werden, erscheint der Buchungsdialog zum Ablehnen der anderen Angebote
(Anforderungsantworten). Ein Angebot kann aber auch über die Schaltfläche
ANTWORTEN/Bearbeiten/Ablehnen im Antwortformular abgelehnt werden.
Soll eine Handelsvereinbarung (vgl. Abschnitt 3.3.3) aus einem Angebot erzeugt
werden, kann im Antwortformular die Schaltfläche ALLGEMEINES/
Handelsvereinbarungen/Preisvereinbarungserfassung erstellen betätigt werden, um ein
entsprechendes Handelsvereinbarungsjournal zu erstellen (Journalname aus den
Beschaffungsparametern), das in weiterer Folge zu buchen ist.
3.8.4 Übung zu Fallbeispiel

Übung 3.17 – Angebotsanforderung
Sie wollen Alternativangebote für den von Ihnen in Übung 3.5 angelegten Artikel
einholen. Öffnen Sie die Angebotsanforderungen und legen Sie eine neue Anfrage
an, die eine Zeile mit Ihrem Artikel enthält. Als Antwortfelder legen Sie die Felder
Antwort gültig bis im Kopf sowie Menge und Preis je Einheit in den Positionen fest.
Die Anfrage soll an Ihren Lieferanten aus Übung 3.2 und einen beliebigen weiteren
Lieferanten gerichtet werden. Nach dem Erfassen der Anfrage versenden Sie diese.
Sie erhalten von beiden Lieferanten ein Angebot mit von Ihnen gewählten Preisen
und Mengen, wobei Ihr Lieferant das bessere Angebot unterbreitet hat. Erfassen
Sie die entsprechenden Antworten, nehmen Sie das Angebot Ihres Lieferanten an
und wandeln es in eine Bestellung um. Das andere Angebot sagen Sie ab und
schicken die Absage an den Lieferanten.
4 Vertrieb
Aufgabe des Vertriebs ist die Versorgung von Kunden mit den gewünschten
Waren und Dienstleistungen. Dazu werden die Bestellungen der Kunden in Form
von Verkaufsaufträgen verwaltet, für die in weiterer Folge Kommissionierung,
Lieferschein und Rechnung gebucht werden.
Von der Nomenklatur her orientiert sich Dynamics 365 auch im Vertriebsbereich
an Bezeichnungen der Finanzbuchhaltung: Kunden und kundenbezogene Begriffe
werden mit dem Ausdruck „Debitor“ bezeichnet.
4.1 Geschäftsprozesse im Vertrieb

Bevor die Abwicklung von Vertriebsprozessen im Detail erklärt werden, zeigt
dieser Abschnitt die wesentlichen Abläufe.
4.1.1 Grundkonzept der Vertriebsprozesse

Ausgangspunkt für den Vertrieb sind korrekte Stammdaten, insbesondere im
Kundenstamm und im Produktstamm. Beim Verkauf von Dienstleistungen können
Verkaufskategorien anstelle von Produkten verwendet werden.
4.1.1.1 Stammdaten und Bewegungsdaten im Verkauf

Die in den Stammdaten hinterlegten Informationen wie Kundenname und Adresse
werden im Zuge der Auftragsabwicklung in Verkaufsangebote und Aufträge
kopiert. Dort können sie für den konkreten Fall geändert werden – beispielsweise
indem für einen Auftrag eine abweichende Lieferadresse eingetragen wird. Soll die
Änderung auch für künftige Aufträge gelten, muss sie in den Stammdaten
vorgenommen werden.
Der Vertriebsprozess weist starke Parallelen zum Beschaffungsprozess auf. Im
Vergleich zum Einkauf werden bei der Verkaufsabwicklung vom Grundgedanken
her Aktion und Reaktion vertauscht. Die Schritte im Vertriebsprozess sind in
Abbildung 4-1dargestellt.
Abbildung 4-1: Vertriebsprozess in Dynamics 365

140 4 Vertrieb
4.1.1.2 Verkaufsangebot
Ausgangspunkt für den Vertriebsprozess ist meist die Anfrage eines Kunden oder
Interessenten, wenn man von vorangehenden Marketingaktivitäten absieht. In
Beantwortung der Anfrage wird ein Angebot erstellt und an den Interessenten
geschickt. Auf Basis des Angebots können automatisch Aktivitäten zur
Nachverfolgung des Angebots erstellt werden.
4.1.1.3 Verkaufsauftrag
Wenn der Kunde das Angebot annimmt, wird seine Bestellung in Form eines
Verkaufsauftrags erfasst. Wie eine Einkaufsbestellung besteht ein Verkaufsauftrag
aus einem Kopfteil, der die für den gesamten Auftrag gemeinsamen Informationen
– etwa die Daten des Kunden – enthält, und aus einer oder mehreren Positionen
mit den bestellten Produkten.
Wenn eine Auftragsbestätigung an den Kunden geschickt werden soll, muss diese
gebucht (gespeichert) werden. Auf diese Art kann die Auftragsbestätigung auch
nach späteren Änderungen des Auftrags unverändert abgefragt werden.
Neben konkreten Verkaufsaufträgen können auch langfristige Vereinbarungen in
Form von Rahmenaufträgen (Kaufverträgen) abgebildet werden. Zum Abruf einer
Lieferung wird ein Freigabeauftrag aus dem Kaufvertrag erstellt, der dann wie ein
normaler Kundenauftrag abgewickelt wird.
4.1.1.4 Disposition und Lieferung

Entsprechend den Einstellungen zur Artikeldeckung wird der Bedarf aus
Kundenaufträgen in der Disposition (Produktprogrammplanung) berücksichtigt
und über Bestellungen oder Produktionsaufträge erfüllt.
Um die bestellte Ware vom Lager abzufassen, kann eine Kommissionierung im
Lager durchgeführt werden. Danach wird der Lieferschein gebucht und gedruckt,
womit der physische Lagerbestand und die offene Auftragsmenge reduziert
werden. Ein Lieferschein kann auch ohne vorherige Kommissionierung gebucht
werden, wenn keine Unterstützung für die Lagerabfassung benötigt wird.
4.1.1.5 Verkaufsrechnung
Auf Basis des Warenausgangs, der mit dem Lieferschein gebucht wird, kann eine
Verkaufsrechnung gebucht werden. Das Buchen einer Rechnung in einem
Verkaufsauftrag ist allerdings auch dann möglich, wenn vorangehend kein
Lieferschein erstellt worden ist. In diesem Fall wird der Warenausgang parallel zur
Rechnung gebucht.
Der Verkauf von immateriellen Gütern und Dienstleistungen kann im
Verkaufsauftrag über nicht lagergeführte Artikel und Verkaufskategorien
abgebildet werden. Soll eine Rechnung ohne Artikelbezug und ohne
vorangehenden Verkaufsprozess (Auftrag und Lieferschein) erstellt werden, kann
aber auch eine Freitextrechnung verwendet werden. In die Positionen von
4.1 Geschäftsprozesse im Vertrieb 141
Freitextrechnungen werden anstelle von Artikeln die jeweils zutreffenden

Sachkonten eingetragen.
4.1.1.6 Debitorenzahlung
Vom Kunden wird erwartet, dass er innerhalb der Zahlungsfrist mit oder ohne
Inanspruchnahme eines Skontos die Zahlung tätigt. Die Buchung der Zahlung
zum Ausgleich der offenen Posten wird in Abschnitt 9.3.3 beschrieben.
Sollte die Zahlung nicht innerhalb der vorgesehenen Frist einlangen, können in
Mahnungen erstellt und verwaltet werden.

Im Zuge des Vertriebsprozesses werden Lagerbuchungen und Debitorenposten je
nach Systemkonfiguration parallel auf Sachkonten gebucht (siehe Abschnitt 9.4).
Um die Prozesse in diesem Zusammenhang zu dokumentieren, wird das
Belegprinzip durchgängig verwendet.
Wie erwähnt besteht in vielen Bereichen funktional kein großer Unterschied
zwischen den einzelnen Bearbeitungsschritten in Beschaffung und Vertrieb. Zur
Orientierung werden in nachfolgender Abbildung 4-2 die Belege in Einkauf und
Verkauf einander gegenübergestellt.
Abbildung 4-2: Gegenüberstellung von Einkaufsbelegen und Verkaufsbelegen

142 4 Vertrieb
4.1.2 Auf einen Blick: Abwicklung von Verkaufsaufträgen

Bevor der Vertriebsprozess mit möglichen Varianten im Detail gezeigt wird, soll
ein Überblick die Orientierung erleichtern. In nachfolgendem Beispiel wird dazu
ein Verkaufsauftrag im Arbeitsbereich Auftragsverarbeitung und -abfrage angelegt
und die Buchung der Transaktionen im Auftragsformular durchgeführt.
Im Arbeitsbereich Auftragsverarbeitung und -abfrage, der direkt aus dem Dashboard
oder aus dem Order Arbeitsbereiche im Menü Vertrieb und Marketing geöffnet wird,
dient die Schaltfläche Neu/Auftrag im Aktionsbereich zum Anlegen eines Auftrags.
Im Neuanlagedialog für Verkaufsaufträge ist dann im Feld Debitorenkonto der
Kunde auszuwählen (die Suche startet nach Eintippen der ersten Zeichen
automatisch). Nach Betätigen der Schaltfläche OK im Neuanlagedialog wird der
Auftragskopf angelegt und das Auftragsformular in der Positionsansicht geöffnet.
Vorschlagswerte für Kopfdaten wie Sprache und Währung werden aus dem
Debitorenstamm übernommen.
Abbildung 4-3: Erfassen von Kopfdaten in der Kopfansicht des Auftragsformulars
Um eine Auftragsposition zu erfassen, kann im Bearbeitungsmodus (Aufruf im

Lesemodus über die Taste F2 oder die Schaltfläche Bearbeiten) in die erste, leere,
Zeile geklickt werden. Nach Auswahl der Artikelnummer (oder Verkaufskategorie)
4.1 Geschäftsprozesse im Vertrieb 143
werden Vorschlagswerte aus dem Artikelstamm für Menge, Preis und andere
Felder wie Standort und Lagerort in die Auftragszeile übernommen. Soll eine
zweite Position erfasst werden, ist die Taste Pfeil-abwärts oder die Schaltfläche
Position hinzufügen in der Funktionsleiste zu betätigen.
Die Schaltfläche Kopfzeile (bzw. Positionen) unterhalb des Aktionsbereichs im
Auftragsformular ermöglicht den Wechsel zwischen der Positionsansicht und der
Kopfansicht (vgl. Abbildung 4-3), in der Kopfdaten bearbeitet werden können.
Wenn eine Auftragsbestätigung gewünscht wird, kann diese über die Schaltfläche
VERKAUFEN/Generieren/Auftrag bestätigen gebucht werden. Für einen Druck der
Auftragsbestätigung ist abgesehen vom Schieber Buchung auch der Schieber
Bestätigung drucken auf dem Register Parameter im Buchungsdialog auf „Ja“ zu
setzen. Der Drucker kann über die Schaltfläche Druckereinstellungen gewählt
werden.
Hinweis: In einem Auftrag mit nur einer Position kann das Formular über die
Tastenkombination Shift+F5 aktualisiert werden, damit die Schaltfläche für das
Buchen der Auftragsbestätigung aktiv gesetzt wird.
Um den Lieferschein zu buchen, kann im Auftragsformular die Schaltfläche
ENTNEHMEN UND VERPACKEN/Generieren/Lieferschein buchen betätigt werden.
Ein Lieferschein mit der kompletten Auftragsmenge wird gedruckt, indem im
Buchungsdialog die Option „Alle“ im Auswahlfeld Menge gewählt und abgesehen
vom Schieber Buchung auch der Schieber Bestätigung drucken auf dem Register
Parameter auf „Ja“ gesetzt wird. Nach Betätigen der Schaltfläche OK im Dialog
wird der Lieferschein gebucht, womit die Ware vom Lager abgebucht und der
Auftragsstatus auf „Geliefert“ gesetzt wird.
Die Buchung der Rechnung erfolgt im Auftragsformular über die Schaltfläche
RECHNUNG/Generieren/Rechnung analog zur Lieferschein-Buchung. Um
sicherzugehen, dass nur gelieferte Mengen berechnet werden, sollte jedoch im
Buchungsdialog für die Mengenauswahl „Lieferschein“ gewählt werden. Bei
Mengenauswahl „Alle“ wird parallel zur Rechnung ein Warenabgang zuvor nicht
gelieferter Artikel gebucht. Mit dem Buchen der Rechnung wird ein offener Posten
für die Kundenforderung erzeugt und der Auftragsstatus auf „Fakturiert“ gesetzt.
Hinweis: Im Auftragsprozess können einzelne Aktionen übersprungen werden, als
Minimalvariante kann sofort nach Auftrags-Anlage die Rechnung gebucht werden.
144 4 Vertrieb
4.2 Kundenverwaltung
Im Kundenstamm werden die Geschäftspartner verwaltet, die Waren und
Dienstleistungen beziehen. Solange ein Geschäftspartner in Dynamics 365 nur ein
Angebot erhalten soll, genügt ein Anlegen als Interessent.
Der Debitorenstamm im Vertrieb ist das Spiegelbild des Kreditorenstamms in der
Beschaffung. Die Analogie beschränkt sich nicht nur auf funktionale Prinzipien,
auch der Aufbau und Inhalt der Formulare zur Verwaltung von Kunden und
Lieferanten sind Großteils gleich gehalten. So sind auch im Debitorenstamm
Funktionen wie Einmal-Kunden, Zahlungsbedingungen, Skontobedingungen,
Buchungsprofile, und die Integration des globalen Adressbuchs vorhanden.
4.2.1 Debitorenstammdaten
Um bestehende Debitoren (Kunden) zu suchen oder neue Debitoren anzulegen,
kann die Debitoren-Listenseite im Modul Vertrieb und Marketing (Vertrieb und
Marketing> Debitoren> Alle Debitoren) oder im Modul Debitorenkonten
(Debitorenkonten> Kunden> Alle Debitoren) geöffnet werden. Entsprechend der
allgemeinen Struktur von Listenseiten zeigt die Debitoren-Listenseite zeigt einen
Überblick vorhandener Debitoren. Das Detailformular für einen Debitor kann
mittels Klick auf die als Link in der Spalte Konto gezeigte Kundennummer geöffnet
werden.
Neben der Debitoren-Listenseite bietet auch die Arbeitsbereichsseite
Auftragsverarbeitung und -abfrage die Möglichkeit, das Debitorenformular zu öffnen
(Liste Debitor suchen im Listenbereich).
4.2.1.1 Neuanlage von Debitoren

Um einen neuen Debitor anzulegen, kann in der Debitoren-Listenseite die
Schaltfläche Neu im Aktionsbereich oder die Tastenkombination Alt+N betätigt
werden. Im Neuanlagedialog, der alle zentralen Felder des Debitorenstamms
enthält, ist zunächst im Feld Typ der Parteityp „Organisation“ oder „Person“ zu
wählen. Das Feld Name ist ein Auswahlfeld, in dem ein neuer Name eingetippt
oder – falls der Debitor bereits eine Partei im globalen Adressbuch ist – ein
Suchfenster zur Auswahl der bestehenden Partei geöffnet werden kann.
Debitoren sind hierbei auf gleiche Weise wie Kreditoren den Parteien im globalen
Adressbuch zugeordnet, weshalb Funktionen wie die Duplikatprüfung analog
zum Kreditorenstamm zu nutzen sind (siehe Abschnitt 3.2.1).
Über die Schaltfläche Speichern und Öffnen/Auftrag im Fußteil des Debitoren-
Neuanlagedialogs kann sofort nach Erfassen der wesentlichen Daten des Debitors
mit dem Anlegen eines zugehörigen Verkaufsauftrags begonnen werden.
4.2 Kundenverwaltung 145
4.2.1.2 Elemente im Debitoren-Detailformular

Zum Bearbeiten des Debitors im Detailformular kann der Bearbeitungsmodus über
die Taste F2 oder die Schaltfläche Bearbeiten im Aktionsbereich aktiviert werden.
Wenn der Bearbeitungsmodus bereits in der Listenseite aktiviert worden ist, wird
das Detailformular schon im Bearbeitungsmodus geöffnet.
Das Debitorenformular enthält zahlreiche Felder, von denen viele als
Vorschlagswert für Verkaufsaufträge dienen. Analog zum Kreditorenstamm stellt
die Debitorengruppe, über die im Debitoren-Buchungsprofil normalerweise die
Sachkontenintegration gesteuert wird (vgl. Abschnitt 3.2.3), eine zentrale
Einstellung dar. Weitere wesentliche Felder umfassen die Mehrwertsteuergruppe
(Vorschlagswert aus der Debitorengruppe) und die Lieferbedingungen auf dem
Register Rechnung und Lieferung, die Währung auf dem Register Informationen zum
Verkauf, die Zahlungsbedingungen auf dem Register Standardwerte für Zahlungen,
und die Debitorensperre (Auswahlfeld Rechnungserstellung und Lieferung gesperrt
auf dem Register Kredit und Inkasso).
Abbildung 4-4: Bearbeiten eines Kunden im Debitoren-Detailformular
Nachdem Aufbau und Inhalt der Felder im Debitorenformular zum Großteil dem
Kreditorenformular entsprechen, werden nachfolgend nur Abweichungen und
Elemente beschrieben, die hauptsächlich den Debitorenstamm betreffen und daher
auf Kreditorenseite nicht erläutert worden sind.
146 4 Vertrieb
4.2.1.3 Rechnungskunde
Beispielsweise ist es in manchen Fällen erforderlich, die Rechnung an einen
anderen Kunden als den Bestellkunden zu senden – zum Beispiel, wenn bei einem
Kundenkonzern die Filiale bestellt und die Zentrale die Rechnung erhält. Um diese
Situation abzubilden, kann im Auswahlfeld Rechnungskonto auf dem Register
Rechnung und Lieferung des Debitoren-Detailformulars eine beliebige
Kundennummer eingetragen werden. In Abhängigkeit von den Einstellungen im
Auswahlfeld Rechnungsadresse auf diesem Register wird der Rechnungskunde aus
dem Kundenstamm als Vorschlagswert für das Rechnungskonto in die einzelnen
Aufträge des Kunden übernommen. Im Auftrag kann der Rechnungskunde dann
abgeändert werden.
Rechnungen zu Aufträgen mit einem eingetragenen Rechnungskunden werden als
Forderung an den Rechnungskunden gebucht. Die Anschrift des
Rechnungskunden wird auf der Rechnung gedruckt.
4.2.1.4 Alternative Adressen und Verknüpfung mit dem globalen Adressbuch

Während durch die Eintragung eines Rechnungskontos im Debitoren-
Detailformular auf einen anderen Kunden verwiesen wird, der selbst als Debitor
angelegt sein muss, bietet das Register Adressen im Debitoren-Detailformular die
Möglichkeit, mehrere Anschriften zu einem Kunden mit nur einer Kundennummer
zu verwalten.
Wie die Adressen von Lieferanten (siehe Abschnitt 3.2.1) werden auch die
Kundenadressen gemeinsam mit der zugeordneten Partei im globalen Adressbuch
verwaltet. Nach Betätigen der Schaltfläche Hinzufügen in der Funktionsleiste des
Registers Adressen kann im Adressdialog eine Kennung im Feld Name oder
Beschreibung eingetragen und ein oder mehrere Verwendungszwecke gewählt
werden. In der primären Adresse ist ferner darauf zu achten, dass der Schieber
Primär auf „Ja“ und der Schieber Privat auf „Nein“ gesetzt ist.
Wenn in einer Kundenadresse der Verwendungszweck „Rechnung“ eingetragen
ist, wird diese Adresse automatisch anstelle der primären Kundenadresse auf
Rechnungen gedruckt. Adressen mit dem Verwendungszweck „Lieferung“
werden als Vorschlag in die Lieferadresse neu angelegter Aufträge übernommen.
Falls in einem Verkaufsauftrag an eine andere als die vorgeschlagene
Liederadresse geliefert werden soll, kann eine der anderen im Debitorenformular
angelegten Adressen gewählt oder eine komplett neue Adresse im Auftrag
eingetragen werden.
Falls für einen Kunden mehrere Adressen mit demselben Verwendungszweck –
beispielsweise mehrere Lieferadressen – angelegt sind, kann ein Vorschlagswert
pro Verwendungszweck über die Schaltfläche Weitere Optionen/Standardwerte
festlegen in der Funktionsleiste des Registers Adressen des Debitorenformulars
bestimmt werden.
4.2 Kundenverwaltung 147
Abbildung 4-5: Bearbeiten der Lieferadresse eines Kunden im Adressdialog
4.2.1.5 Druckverwaltung
Basiseinstellungen zur Steuerung der Druckfunktion, beispielsweise das Druckziel
(Druckerauswahl), die Anzahl der Kopien, oder ein Formular-Fußtext, werden in
der Debitoren-Druckverwaltung (Debitorenkonten> Einstellungen> Formulare>
Formulareinstellungen, Register Allgemeines, Schaltfläche Druckverwaltung in der
Funktionsleiste) festgelegt.
Diese Einstellungen lassen sich im Debitorenformular übersteuern, indem nach
Auswahl des jeweiligen Kunden die Schaltfläche ALLGEMEINES/Einrichten/
Druckverwaltung im Aktionsbereich betätigt wird. Im Druckverwaltungsformular
wird nach Markieren des gewünschten Original- oder Kopie-Belegs die Auswahl
Überschreiben im Kontextmenü (Öffnen über rechte Maustaste) gewählt, bevor die
gewünschten Einstellungen für das jeweilige Dokument eingetragen werden
können. Die im Kundenstamm definierten Werte werden in die Kundenaufträge
übernommen und können dort nochmals übersteuert werden.
Einstellungen in der Druckverwaltung (beispielweise der ausgewählte Drucker)
kommen dann zur Anwendung, wenn im Buchungsdialog zum Druck eines
Formulars (beispielsweise einer Auftragsbestätigung) der Schieber
Druckverwaltungsziel auf „Ja“ gesetzt ist (vgl. Abschnitt 3.4.5).
148 4 Vertrieb
4.2.1.6 Kreditlimit-Prüfung
Viele Unternehmen wollen eine Kreditlimit-Prüfung im Verkauf einsetzen, um zu
hohe Außenstände von Kunden zu vermeiden. Um die Kreditlimit-Prüfung zu
aktivieren, muss zunächst in den Debitorenkontenparametern (Debitorenkonten>
Einstellungen> Debitorenkontenparameter, Register Kreditwürdigkeit) eingetragen
werden, ob und auf welche Art die Kreditlimit-Prüfung erfolgen soll – z.B. ob das
Prüfergebnis als Warnung oder Fehler erscheint. Über entsprechende Auswahl im
Feld Kreditlimit-Typ können wahlweise neben offenen Rechnungen auch
Lieferscheine und offene Aufträge berücksichtigt werden.
Auf dem Register Kredit und Inkasso des Debitoren-Detailformulars kann für jeden
Kunden im Feld Kreditlimit der jeweilige Kreditlimit-Betrag eingetragen werden.
Ist der Scheiber Kreditlimit erforderlich im Debitorenformular auf „Ja“ gesetzt, wird
für den betroffenen Kunden auch dann eine Kreditlimit-Prüfung durchgeführt,
wenn kein Kreditlimit-Betrag eingetragen ist. Andernfalls wird ein fehlender
Kreditlimit-Betrag als unbegrenzter Kredit gewertet.
Ist die Kreditlimit-Prüfung aktiviert, wird beim Erfassen eines Verkaufsauftrags
oder – abhängig von den Kreditlimit-Parametern – beim Buchen von Lieferschein
beziehungsweise Rechnung geprüft, ob der Kunde das Kreditlimit überschreitet.
Ist das Limit überschritten, wird eine Warnmeldung ausgegeben (oder die
Erfassung/Buchung mit einer Fehlermeldung verhindert).

Änderungen in der Kundenverwaltung ergeben sich primär aus der
browserbasierten Oberfläche. Die Spediteur-Schnittstelle ist entfernt worden.

Übung 4.1 – Kundenstamm
Ein neuer Inlandskunde wird bei Ihnen bestellen, Sie legen ihn daher entsprechend
an. Erfassen Sie den Namen (beginnend mit Ihrer Benutzerkennung) und eine
beliebige primäre Adresse. Zusätzlich wählen Sie eine passende Debitoren- und
Mehrwertsteuergruppe. Für Zahlungsbedingung und Skonto setzen Sie die von
Ihnen in Übung 3.1 angelegten Kennungen ein.
Die Lieferungen an diesen Kunden gehen an eine andere Adresse. Legen Sie dazu
eine Lieferadresse Ihrer Wahl an, die als Vorschlagswert in Aufträge übernommen
werden soll.
4.3 Produktdaten im Vertrieb

Neben dem Kundenstamm bilden Produkte und Verkaufskategorien den zweiten
wesentlichen Stammdatenbereich für den Vertrieb. Lagergeführte Artikel werden
als Produkte und freigegebene Produkte verwaltet. Immaterielle Güter und
Dienstleistungen können entweder ebenfalls als Produkte (mit dem Produkttyp
4.3 Produktdaten im Vertrieb 149
„Service“ beziehungsweise einer entsprechenden Lagersteuerungsgruppe) oder als

Verkaufskategorien verwaltet werden.
Nachfolgend werden nur die vertriebsrelevanten Daten in der Produktverwaltung
beschrieben. Mehr zum Produktstamm ist in Abschnitt 7.2 zu finden.
4.3.1 Verkaufsbezogene Produktstammdaten und Kategorien

Um festzulegen, was verkauft wird, muss in den Positionen eines Verkaufsauftrags
entweder eine Artikelnummer oder eine Verkaufskategorie eingetragen werden.
4.3.1.1 Verkaufskategorie
Produktkategorien (siehe Abschnitt 3.3.1) sind Gruppen ähnlicher Produkte oder
Dienstleistungen. Damit eine Produktkategorie in Verkaufsaufträgen verwendet
werden kann, muss sie der Verkaufskategoriehierarchie zugeordnet sein. Die für
den Verkauf relevanten Daten einer solchen Kategorie werden im
Verkaufskategorie-Formular (Vertrieb und Marketing> Einstellungen> Kategorien>
Verkaufskategorien) verwaltet – hier ist auch die Artikel-Mehrwertsteuergruppe auf
dem Register Artikel-Mehrwertsteuergruppen einzutragen.
4.3.1.2 Neuanlage von Produkten

Die Verwaltung von Produkten ist in Dynamics 365 in zwei Ebenen gegliedert –
die gemeinsamen Produkte mit den für alle Unternehmen gemeinsam verwalteten
Produktdaten, und die freigegebenen Produkte (Artikel) mit den
unternehmensspezifischen Daten (siehe Abschnitt 3.3.2 und 7.2.1). Zur Verwaltung
der gemeinsamen Produkte kann das Formular Produktinformationsverwaltung>
Produkte> Alle Produkte und Produktmaster geöffnet werden. Verkaufsbezogene
Daten werden primär in den freigegebenen Produkten
(Produktinformationsverwaltung> Produkte> Freigegebene Produkte) geführt.
Um ein neues Produkt zu erstellen, kann zunächst im Formular für gemeinsame
Produkte ein Produkt über die Schaltfläche Neu im Aktionsbereich erstellt werden.
Nach Schließen des Neuanlagedialogs und Eintragen der erforderlichen Daten im
gemeinsamen Produkt kann ein freigegebenes Produkt über die Schaltfläche
Produkte freigeben im Aktionsbereich der gemeinsamen Produkte erstellt werden.
Im freigegebenen Produkt müssen dann zumindest Artikelgruppe,
Lagersteuerungsgruppe und – falls nicht im gemeinsamen Produkt eingetragen –
zugeordnete Dimensionsgruppen eingetragen werden.
Als Alternative zum Anlegen und Freigeben eines Produkts im gemeinsamen
Produktstamm kann ein freigegebenes Produkt auch direkt im Detailformular für
freigegebene Produkte angelegt werden. Nach Betätigen der Schaltfläche Neu in
den freigegebenen Produkten und Eintragen der Daten im Neuanlagedialog wird
das Produkt automatisch auch in den gemeinsamen Produkten angelegt.
150 4 Vertrieb
4.3.1.3 Verkaufsbezogene Produktdaten

Im Detailformular für freigegebene Produkte sind die zentralen Daten für den
Verkauf, beispielsweise die Artikel-Mehrwertsteuergruppe, auf dem Register
Verkaufen zu finden.
Losgrößen und Auftragsmengen werden im Formular Standardauftragseinstellungen
verwaltet, das im Artikelstamm über die Schaltfläche PLAN/Auftragseinstellungen/
Standardauftragseinstellungen geöffnet wird. In den Standardauftragseinstellungen
definiert der Datensatz ohne Standort (mit Rang „0“) die Einstellungen für den
Artikel auf Unternehmensebene. Eine Festlegung auf Standort-Ebene ist in Form
von weiteren Datensätzen in diesem Formular möglich, wobei zum Eintragen von
Mengenangaben auf Standort-Ebene der Schieber Standardeinstellungen
überschreiben auf „Ja“ gesetzt sein muss.
Die Standardauftragseinstellungen beinhalten Einstellungen für Einkauf, Lager
und Verkauf. Die Verkaufs-Einstellungen sind auf dem Register Auftrag zu finden,
wo der Artikel über das Kontrollkästchen Gesperrt für Verkaufstransaktionen
gesperrt werden kann.

sind Standardauftragseinstellungen und standortspezifische Einstellungen in
einem gemeinsamen Formular zusammengefasst worden.
4.3.2 Verkaufspreise und Rabattverwaltung

Zusätzlich zum Basisverkaufspreis, der direkt im freigegebenen Produkt
eingetragen wird, bieten Handelsvereinbarungen die Möglichkeit zum Verwalten
von Preislisten und Rabattvereinbarungen.
4.3.2.1 Basisverkaufspreis
Der Basisverkaufspreis kommt dann zur Anwendung, wenn für den jeweiligen
Kunden und Artikel keine andere zutreffende Preisdefinition in den
Handelsvereinbarungen hinterlegt ist. Er kann auf dem Register Verkaufen des
Detailformulars für freigegebene Produkte eingetragen werden.
Zusätzlich ist auch eine automatische Berechnung des Basisverkaufspreises auf
Basis des Einkaufspreises oder des Einstandspreises (Kosten-Preis) möglich.
Einstellungen für diese Berechnung werden in der Feldgruppe Preis aktualisieren
auf dem Register Verkaufen definiert. Im Feld Basispreis sind hier folgende
Optionen für die Preisbasis vorhanden:
 Einkaufspreis – Verkaufspreis basiert auf dem Preis auf dem Register Einkauf
 Kosten – Verkaufspreis basiert auf dem Preis auf dem Register Kosten verwalten
Das Verkaufspreismodell bestimmt, ob die Preisberechnung mit dem gewünschten
Wert im Feld Deckungsbeitragsverhältnis oder im Feld Prozentsatz für Belastungen
durchgeführt wird. Die Auswahl „Kein“ im Verkaufspreismodell ermöglicht eine

manuelle Eingabe des Basisverkaufspreises.
Die übrigen Einstellungen zum Basisverkaufspreis wie Preis-Menge und
Preisbelastungen werden analog zu den entsprechenden Feldern für den
Einkaufspreis verwaltet (siehe Abschnitt 3.3.3).
Zusätzlich zum Basisverkaufspreis auf dem Register Verkaufen des freigegebenen
Produkts kann im Artikelpreis-Formular (Schaltfläche KOSTEN VERWALTEN/
Einrichten/Artikelpreis) ein standortbezogener Basisverkaufspreis hinterlegt werden.
Im Artikelpreis-Formular kann auch eine Kalkulation des Verkaufspreises auf
Basis von Stückliste und Arbeitsplan durchgeführt werden (siehe Abschnitt 7.3.3).
4.3.2.2 Rabattgruppen
Neben dem Basisverkaufspreis sind auf dem Register Verkaufen im Artikelstamm
auch die Artikel-Rabattgruppen für den Positionsrabatt und für den Sammelrabatt
zu finden. Die Rabattgruppen werden für die automatische Rabattfindung benutzt,
wobei für Positionsrabatte die Berechnung auf Ebene der einzelnen
Auftragsposition erfolgt, während der Sammelrabatt auf Ebene aller Positionen
berechnet wird, die zu einer Sammelrabattgruppe gehören.
Eine weitere Art von Rabatten, die Rechnungsrabatte, sind unabhängig von
Artikeln im Auftragskopf verfügbar. Im freigegebenen Produkt kann aber der
Schieber Rechnungsrabatt auf dem Register Verkaufen auf „Nein“ gesetzt werden,
wenn ein bestimmter Artikel von der Berechnung des Rechnungsrabatts
ausgenommen werden soll.
Die Zuordnung von Kunden zu Rabattgruppen (Positionsrabatt, Sammelrabatt,
Rechnungsrabatt) und Preisgruppe erfolgt auf dem Register Standardwerte für
Aufträge im Debitoren-Detailformular.
4.3.2.3 Struktur von Handelsvereinbarungen

Handelsvereinbarungen werden verwendet, um Preise und Rabatte in
Abhängigkeit von Kunden und Artikeln (freigegebenen Produkten) hinterlegen zu
können. Zu diesem Zweck können folgende Arten von Handelsvereinbarungen
verwendet werden:
 Verkaufspreis
 Positionsrabatt
 Sammelrabatt
 Gesamtrabatt (Rechnungsrabatt)
Eine Beschreibung zur Verwaltung von Preisen in Handelsvereinbarungen ist – am
Beispiel der Einkaufspreise – in Abschnitt 3.3.3 enthalten. Zusätzlich zu den
Optionen im Einkauf kann für den Verkauf eine Generische Währung und ein
zugehöriger Wechselkurstyp in den Debitorenkontenparametern (Debitorenkonten>
Einstellungen> Debitorenkontenparameter, Register Preise) hinterlegt werden.
152 4 Vertrieb
Handelsvereinbarungen in der generischen Währung werden – wenn der Schieber

Allgemeine Währung einbeziehen in der Handelsvereinbarung auf „Ja“ gesetzt ist –
beim Erfassen einer Auftragsposition automatisch in die Währung des Auftrags
umgerechnet, wenn keine andere Handelsvereinbarung hinterlegt ist.
In der Auftragsverwaltung können Rabatte auf Kopfebene und auf Positionsebene
eingetragen werden:
 Positionsrabatte und Sammelrabatte – Zuordnung auf Positionsebene
 Rechnungsrabatte – Zuordnung auf Ebene von Auftrags-/Bestellkopf
Wie Handelsvereinbarungen für Preise können auch Rabattvereinbarungen auf
verschiedenen Ebenen definiert werden. So können Rabatte für einzelne Kunden,
für Debitorenrabattgruppen, und für alle Kunden gelten. Parallel dazu können
auch Artikel zu Artikelrabattgruppen zusammengefasst werden, um
Positionsrabatte und Sammelrabatte zu definieren.
Die Matrix in Tabelle 4-1 zeigt die Möglichkeiten zur Definition von
Positionsrabatten auf drei Ebenen in zwei Dimensionen (Kunde und Artikel).
Tabelle 4-1: Rabattfindungsebenen für Positionsrabatte
Artikelnummer Artikelrabattgruppe Alle Artikel
Debitorennummer X X X
Debitorenrabattgruppe X X X
Alle Kunden X X X
Entsprechend dieser Möglichkeiten kann beispielsweise ein Positionsrabatt für
einen bestimmten Artikel und einen bestimmten Debitor eingetragen werden,
während gleichzeitig eine weitere Handelsvereinbarung auf Ebene der
Artikelrabattgruppe für alle Debitoren gilt.
Handelsvereinbarungen für Sammelrabatte werden wie Positionsrabatt-
Vereinbarungen verwaltet, wobei es allerdings keinen Sammelrabatt auf Ebene
einzelner Artikelnummern gibt.
Handelsvereinbarungen für Preise und Rechnungsrabatte können nur auf Basis
einer Dimension spezifiziert werden. Preise werden immer pro Artikelnummer
definiert, Rechnungsrabatte immer für eine gesamte Rechnung („Alle Artikel“).
Anstelle einer zweidimensionalen Matrix wird daher für diese
Handelsvereinbarungen in der in der Preis-/Rabattfindung nur die
Kundendimension berücksichtigt.
4.3.2.4 Verwalten von Positionsrabatten

Um für den Verkauf gültige Positionsrabatte zu betrachten, kann das
Positionsrabattformular in Abhängigkeit von der jeweiligen Rabattbasis an
verschiedenen Stellen aufgerufen werden:
 Für einen Artikel (inklusive der Artikelrabattgruppe des Artikels) – Im

Formular für freigegebene Produkte über die Schaltfläche VERKAUFEN/
Anzeigen/Positionsrabatt
 Für einen Kunden (inklusive der Debitorenrabattgruppe des Kunden) – Im
Debitorenformular über die Schaltfläche VERKAUFEN/Handelsvereinbarungen/
Rabatte/Positionsrabatt
 Für eine Artikelrabattgruppe – Im Artikelrabattgruppen-Formular (Vertrieb
und Marketing> Preise und Rabatte> Artikelrabattgruppen) über die Schaltfläche
HANDELSVEREINBARUNGEN/Verkauf/Positionsrabatt anzeigen
 Für eine Debitorenrabattgruppe – Im Debitorenrabattgruppen-Formular
(Vertrieb und Marketing> Preise und Rabatte> Debitorpreis-/Rabattgruppen)
Auswahl von “Positionsrabattgruppe” im Feld Anzeigen vor Betätigen der
Schaltfläche HANDELSVEREINBARUNGEN/Verkauf/Positionsrabatt anzeigen
Im Positionsrabattformular ist zu beachten, dass die Spalte Rabatt einen als Betrag
definierten Rabatt enthält. Der Rabattprozentsatz 1 wird in einer eigenen Spalte und
im unteren Bereich des Formulars verwaltet. Der Rabattprozentsatz 2 ist nur im
unteren Bereich des Formulars enthalten.
Eine wichtige Einstellung zur Rabattberechnung wird über das Kontrollkästchen in
der Spalte Weitersuchen bestimmt. Dieses Kontrollkästchen sollte dann markiert
sein, wenn der Rabatt zusätzlich zu einem allfällig auf anderer Ebene definierten
Rabatt gilt. Im Beispiel aus Abbildung 4-6 würde ein Rabatt von 17 Prozent
berechnet werden, wenn in der Rabattzeile mit 12 % Rabatt das Kontrollkästchen
Weitersuchen markiert ist und ein Rabatt von 5 Prozent für die Artikelrabattgruppe
des Artikels definiert ist.
Abbildung 4-6: Anzeige von Positionsrabatten zu einer Debitorenrabattgruppe
Eine neue Handelsvereinbarung für Positionsrabatte muss – analog zu einer

Preisvereinbarung, siehe Abschnitt 3.3.3 – in einem Handelsvereinbarungsjournal
(Vertrieb und Marketing> Preise und Rabatte> Handelsvereinbarungserfassungen) erfasst
154 4 Vertrieb
und gebucht werden, damit sie gültig ist. Nach dem Anlegen eines Journals über
die Schaltfläche Neu im Aktionsbereich wird über die Schaltfläche Positionen in die
Journalzeilen gewechselt.
Beim Erfassen von Journalzeilen für Positionsrabatte im Verkauf muss in der
Spalte Relation die Auswahl „Positionsrabatt (Verkauf)“ gewählt werden. Analog
zu Preisvereinbarungen können Handelsvereinbarungen zu Rabatten danach auf
Ebenen folgender Felder definiert werden:
 Gültigkeitszeitraum – Von Datum und Bis Datum, mit Bezug auf das Datum der
Auftragserfassung oder der Lieferung (definiert über den Datumstyp auf dem
Register Preise der Debitorenkontenparameter)
 Menge – Spalte Von und Bis (für Mengenstaffeln)
 Mengeneinheit – Spalte Einheit
 Währung – Währung (für einen als Betrag definierten Rabatt)
 Debitorenebene – Spalte Kontocode und Kontoauswahl (Debitorenkonto,
Debitorenrabattgruppe, oder alle Kunden)
 Artikelebene – Spalten Artikelcode und Artikelrelation (einzelner Artikel,
Artikelrabattgruppe, oder alle Artikel)
Für Positionsrabatte ist zu beachten, dass die Eintragung von Rabattprozentsätzen
im Fußteil des Formulars erfolgt und nicht in der Zeile selbst – die Spalte Betrag in
Währung dient zum Erfassen eines Rabatts in Form eines Betrags.
Über die Schaltfläche Lager/Dimensionen anzeigen in der Funktionsleiste des
Registers Überblick der Journalpositionen können zusätzliche Spalten für
Lagerungsdimensionen eingeblendet werden – beispielsweise, wenn
Rabattvereinbarungen auf Ebene von Dimensionen wie Standort oder Farbe erfasst
werden sollen. Als Voraussetzung muss die gewählte Dimension in der
Dimensionsgruppe des jeweiligen Artikels für die Preissuche aktiviert sein.
Nach Erfassen der Rabattvereinbarungen kann die Schaltfläche Buchen in den
Journalpositionen betätigt werden um die Handelsvereinbarung zu aktivieren.
Wenn eine aktive Rabattvereinbarung geändert oder gelöscht werden soll, ist die
betroffene Vereinbarung in der jeweiligen Handelsvereinbarungsabfrage (z.B.
Positionsrabattabfrage, aufgerufen über die Schaltfläche VERKAUFEN/Anzeigen/
Positionsrabatt im freigegebenen Produkt) zu markieren und die Schaltfläche
Ausgewählte Positionen bearbeiten zu betätigen. Wie beim Ändern von
Einkaufspreisen (siehe Abschnitt 3.3.3) wird die Rabattänderung über ein neues
Journal gebucht, das mit der ursprünglichen Handelsvereinbarung verknüpft ist.
4.3.2.5 Verwalten von Sammelrabatten und Rechnungsrabatten

Während Positionsrabatte im Verkaufsauftrag immer zeilenweise berechnet
werden, werden zur Berechnung eines Sammelrabatts alle Positionen eines
Auftrags berücksichtigt, in denen Artikel der gleichen Sammelrabattgruppe
enthalten sind. Wesentlich ist dies für die Hinterlegung einer Mengenstaffel, die
über mehrere Artikel gelten soll (z.B. für einen Rabatt auf alle Artikel der Gruppe
„Zubehör“). Das Anlegen und Verwalten von Sammelrabatten erfolgt hierbei in
gleicher Weise wie für die Positionsrabatte beschrieben.
Im Gegensatz zu Positionsrabatten und Sammelrabatten werden Rechnungsrabatte
(Gesamtrabatte) nicht auf Basis von Artikeln, sondern auf Rechnungsebene
definiert. Auch für Rechnungsrabatte können Staffeln definiert werden, die Staffel
bezieht sich auf den Rechnungsbetrag.
4.3.2.6 Einrichtung der Handelsvereinbarungen

Als Voraussetzung für die Nutzung von Handelsvereinbarungen muss zumindest
ein Handelsvereinbarungsjournal (Vertrieb und Marketing> Einstellungen> Preise und
Rabatte> Journale für Handelsvereinbarungen) angelegt werden. Die Verwaltung der
Handelsvereinbarungsjournale erfolgt für Einkauf und Verkauf gemeinsam.
Wenn Rabattvereinbarungen auf Gruppenebene verwendet werden sollen, müssen
die Rabattgruppen angelegt und den Kunden und Artikel zugeordnet werden.
Welche Ebenen („Tabelle“, „Gruppe“, Alle“) bei der Preis- und Rabattfindung
berücksichtigt werden, wird in der Preis-/Rabattaktivierung (Vertrieb und
Marketing> Einstellungen> Preise und Rabatte> Preis/Rabatt aktivieren) festgelegt.
Innerhalb der aktivierten Ebenen erfolgt die Rabattfindung immer von der
speziellen Definition ausgehend zur generellen, also von Kunden-/Artikelrabatten
über Rabattgruppen zu allgemeinen Rabatten. Das Kontrollkästchen Weitersuchen
der jeweiligen Handelsvereinbarung bestimmt in diesem Zusammenhang, ob nur
der erste oder die Summe aller zutreffenden Rabatte berücksichtigt wird.
Für den Fall, dass eine Auftragsposition gleichzeitig einen Positionsrabatt und
einen Sammelrabatt enthält, wird in den Debitorenkontenparametern
(Auswahlfeld Rabatt auf dem Register Preise) festgelegt wie Positionsrabatt und
Sammelrabatt zusammenzuzählen sind.
4.3.2.7 Sachkontenintegration für Rabatte

Hinsichtlich der Buchung in der Finanzbuchhaltung und der Umsatzermittlung im
Vertrieb muss zwischen Rechnungsrabatten auf der einen Seite und Zeilenrabatten
(Positions- und Sammelrabatte) auf der anderen Seite unterschieden werden.
Zeilenrabatte werden in den Artikelumsatz eingerechnet und verringern daher
sowohl den in der Artikelstatistik ausgewiesenen Umsatz als auch den
Deckungsbeitrag. Für die Sachkontobuchung im Hauptbuch kann festgelegt
werden, ob Zeilenrabatte getrennt gebucht werden oder ob ein verringerter
Umsatz gebucht wird. Die Buchung auf separate Rabattkonten wird durchgeführt,
wenn in den Lager-Buchungseinstellungen (Kostenverwaltung> Einrichtung der
Sachkontointegrationsrichtlinien> Buchung, siehe Abschnitt 9.4.2) auf dem Register
Auftrag für den Auswahlpunkt Rabatt entsprechende Konten hinterlegt sind.
156 4 Vertrieb
Im Gegensatz dazu werden Rechnungsrabatte im Artikelumsatz nicht

berücksichtigt. Es erfolgt eine getrennte Sachkontobuchung im Hauptbuch, wobei
nur ein Sachkonto für die automatische Buchung der Rechnungsrabatte definiert
werden kann. Das Sachkonto für den Rechnungsrabatt wird in den Konten für
automatische Buchungen (Hauptbuch> Buchungseinstellungen> Konten für automatische
Buchungen) definiert, indem eine Zeile für den Buchungstyp
„Debitorenrechnungsrabatt“ mit dem gewünschten Konto angelegt wird.

Übung 4.2 – Verkaufskategorien
Ihr Unternehmen bietet Ihren Kunden Installationstätigkeiten als Dienstleistung
an. Legen Sie eine neue Kategorie „##-Installation“ (## = Ihre Benutzerkennung) in
der Kategoriehierarchie für Verkaufskategorien an. Für diese neue Kategorie gilt
der Mehrwertsteuer-Normalsatz.
Übung 4.3 – Preisliste
Als Basis für die Erschließung neuer Märkte wird in Ihrer Firma eine zusätzliche
Preisliste benötigt. Legen Sie dazu eine neue Preisgruppe (Verkaufspreisliste) P-##
(## = Ihre Benutzerkennung) an und ordnen Sie diese dem von Ihnen in Übung 4.1
angelegten Kunden zu.
In der neuen Preisgruppe wird für den von Ihnen in Übung 3.5 angelegten Artikel
ein Verkaufspreis von 90 Dollar festgesetzt, der ab heute gilt. Erfassen und buchen
Sie die entsprechende Handelsvereinbarung und kontrollieren Sie, ob der Preis
korrekt bei Ihrem Kunden angezeigt wird.
Übung 4.4 – Positionsrabatt
Ihr Kunde aus Übung 4.1 erhält einen Positionsrabatt von 10 Prozent auf alle
Artikel. Erfassen und buchen Sie die entsprechende Handelsvereinbarung mit
einem Rabatt, der nur für Ihren Kunden gilt. Welche Einstellung muss aktiviert
sein, damit dieser Rabatt in Aufträgen berücksichtigt wird?
4.4 Verkaufsauftrag und Verkaufsangebot

Der erste Schritt zur Auftragsabwicklung ist häufig ein Verkaufsangebot, das an
den betroffenen Interessenten oder Kunden geschickt wird. Sobald der Kunde die
Ware bestellt, wird ein Verkaufsauftrag angelegt.
Funktionalität und Aufbau der Auftragsverwaltung entsprechen in weiten Teilen
der Bestellverwaltung im Einkauf. Nachfolgend werden daher hauptsächlich die
Punkte beschrieben, die sich in Einkauf und Verkauf unterscheiden.
4.4 Verkaufsauftrag und Verkaufsangebot 157
4.4.1 Grundlagen der Auftragsabwicklung

Im Gegensatz zu Einkaufsbestellungen, die auf Basis des Materialbedarfs bestimmt
werden können, werden Verkaufsaufträge meist nicht durch Ereignisse innerhalb
des Systems ausgelöst.
Neben dem manuellen Erfassen eines Auftrags aufgrund einer Kundenbestellung
gibt es daher nur wenige Vorstufen, die in Dynamics 365 verwaltet werden.
Mögliche Vorstufen lassen sich in folgenden Bereichen finden:
 Verkaufsangebote – Nach Annahme des Angebots durch den Kunden
 Kaufverträge (Rahmenaufträge) – Basis von Freigabeaufträgen
 Datenimport – Datenaustausch mit Fremdsystemen
 Intercompany-Funktionalität – Bestellung durch andere Mandanten
 Projektverwaltung – Verkaufsauftrag aus einem Projekt im Projektmodul
Rahmenaufträge im Vertrieb werden in Dynamics 365 als Kaufverträge (Vertrieb
und Marketing> Kaufverträge> Kaufverträge) geführt. Neben Kaufverträgen auf Ebene
von Artikelnummer und Menge können auch Kaufverträge auf Ebene von
Artikelnummer und Verkaufswert (anstelle der Menge), oder auf Ebene von
Verkaufskategorie, oder auf Ebene der Gesamtsumme für einen Kunden erfasst
werden. Für Lieferung und Rechnungslegung werden aus Kaufverträgen über
Abrufe einzelne Freigabeaufträge erstellt, die als reguläre Aufträge bearbeitet
werden. Die Funktionalität von Kaufverträgen im Vertrieb entspricht den
Rahmenbestellungen im Einkauf (siehe Abschnitt 3.8.1).
Nach Anlegen eines Auftrags – entweder manuell oder durch Verarbeiten eines
vorangehenden Dokuments wie den Kaufvertrag – kann eine Auftragsbestätigung
gebucht und gedruckt werden. Die weitere Abwicklung des Verkaufsauftrags
hängt vom Geschäftsfall und von der Systemkonfiguration ab.
Abbildung 4-7: Auftragsabwicklung in Dynamics 365

158 4 Vertrieb
Wie in Abbildung 4-7 gezeigt, können hinsichtlich der Versandabwicklung in

Dynamics 365 vier Varianten unterschieden werden:
 Lieferschein – Lieferschein ohne vorangehende Lagerbuchung
 Kommissionierliste/Entnahmeliste – Buchen der Kommissionierliste (an
manchen Stellen als „Entnahmeliste“ bezeichnet) vor der Lieferscheinbuchung
 Kommissionierlisten-Erfassung/Entnahmelistenregistrierung – Buchen der
Kommissionierliste und getrenntes Bestätigen der Entnahme vor der
Lieferscheinbuchung
 Erweiterte Lagerortverwaltung – Erfassen der Lagerbuchungen auf dem
Mobilgerät (siehe Abschnitt 8.2.1)
Abgesehen von diesen Varianten der Versandabwicklung kann die Entnahme auch
über das Entnahmeformular in der Auftragsposition erfasst werden. Das
Entnahmeformular wird normalerweise dann verwendet, wenn Chargen oder
Seriennummern eingetragen werden müssen, aber das Kommissionieren nicht als
eigener Prozess im Lager durchgeführt wird.
Nach dem Buchen des Lieferscheins kann die Rechnung gebucht werden. Falls
kein Lieferschein benötigt wird, kann die Rechnung auch als erstes und einziges
Dokument sofort nach dem Anlegen des Auftrags gebucht werden.
4.4.2 Verkaufsangebot
Der Geschäftspartner in einem Verkaufsangebot muss kein im Debitorenformular
angelegter Kunde sein, Angebote in Dynamics 365 können auch an Interessenten
gerichtet sein. Nachdem jedoch Verkaufsaufträge nur für Kunden möglich sind,
muss vor dem Übernehmen eines Verkaufsangebots in einen Auftrag der
betroffene Interessent gegebenenfalls in einen Kunden umgewandelt werden
4.4.2.1 Verwalten von Interessenten

Interessenten sind Parteien, also Organisationen und Personen, im Zuge einer
Geschäftsanbahnung. Im Gegensatz zu Kunden, für die in der
Debitorenbuchhaltung Transaktionen verwaltet werden, bestehen zu Interessenten
noch keine im Finanzwesen relevante Beziehungen. Interessenten können für
Marketing-Aktivitäten wie Mailings und Kampagnen, aber auch in der
Angebotserfassung verwendet werden.
Um einen neuen Interessenten zu erfassen, kann in der Listenseite Vertrieb und
Marketing> Beziehungen> Interessenten> Alle Interessenten die Schaltfläche Neu im
Aktionsbereich betätigt werden. Der Neuanlagedialog für Interessenten ist ähnlich
aufgebaut wie der Neuanlagedialog für Debitoren (siehe Abschnitt 4.2.1) und
enthält ebenfalls eine Integration mit Parteien und Adressen im globalen
Adressbuch.
Wie beim Erfassen eines neuen Kunden sind im Detailformular für einen neuen
Interessenten wesentliche Daten wie die Mehrwertsteuergruppe oder die
Debitorengruppe zu bearbeiten. Für manche Felder wie den Beziehungstyp (Feld

Typenkennung auf dem Register Allgemeines) sind Vorschlagswerte in den
Vertriebs- und Marketingparametern hinterlegt.
Um einen Interessenten in einen Kunden umzuwandeln, kann im Aktionsbereich
des Interessentenformulars die Schaltfläche ALLGEMEINES/Konvertieren/In Debitor
umwandeln betätigt werden. In Abhängigkeit von den Einstellungen des
Beziehungstyps (Vertrieb und Marketing> Einstellungen> Interessenten>
Beziehungstypen) wird der betroffene Interessent beim Umwandeln automatisch im
Interessentenstamm gelöscht.
4.4.2.2 Angebotsverwaltung
Verkaufsangebote können im Angebotsformular (Vertrieb und Marketing>
Verkaufsangebote> Alle Angebote) über die Schaltfläche Neu angelegt werden.
Alternativ ist ein Anlegen von Angeboten auch vom Debitorenformular und vom
Interessentenformular aus möglich, indem im jeweiligen Formular die Schaltfläche
VERKAUFEN/Neu/Verkaufsangebot betätigt wird.
Wenn im Angebotsformular ein Verkaufsangebot angelegt wird, wird ein Dialog
gezeigt in dem zunächst die Kontenart („Interessent“ oder „Debitor“) zu wählen ist.
Abhängig von der gewählten Kontenart ist danach entweder ein Interessent oder
ein Kunde im jeweiligen Auswahlfeld einzutragen. Nach Auswahl des
Interessenten oder Kunden werden Vorschlagswerte aus den jeweiligen
Stammdaten in den Neuanlagedialog übernommen. Über die Schaltfläche OK im
Neuanlagedialog wird anschließend der Angebotskopf angelegt und das
Detailformular für Verkaufsangebote in der Positionsansicht gezeigt.
Abbildung 4-8: Anlegen eines Verkaufsangebots für einen Interessenten

160 4 Vertrieb
Um eine Angebotszeile anzulegen, kann auf dem Register Positionen der

Positionsansicht ein Mausklick in die erste Angebotszeile ausgeführt oder die
Schaltfläche Position hinzufügen in der Funktionsleiste betätigt werden. Als erstes
Feld einer neuen Position wird entweder die Artikelnummer oder die
Verkaufskategorie eingetragen.
Über die Schaltfläche ANGEBOT/Generieren/Angebot versenden im Aktionsbereich
des Angebotsformulars kann das Angebot gebucht und gedruckt werden (analog
zum Buchen einer Auftragsbestätigung im Verkaufsauftrag). Sobald der Kunde
oder Interessent das Angebot in weiterer Folge annimmt, kann die Schaltfläche
NACHVERFOLGUNG/Generieren/Bestätigen im Angebotsformular betätigt werden
um das Angebot zu bestätigen und in einen Verkaufsauftrag zu übernehmen.
Wenn das Angebot an einen Interessenten gerichtet ist, muss dieser in einen
Kunden umgewandelt werden bevor das Angebot bestätigt werden kann. Im
Angebotsformular kann dazu die Schaltfläche NACHVERFOLGUNG/Änderung/In
Debitor umwandeln betätigt werden.
4.4.3 Auftragserfassung
Wie in Einkaufsbestellungen ist auch in Verkaufsaufträgen der Auftragstyp ein
wesentliches Unterscheidungskriterium. Hierbei sind folgende Auftragstypen zu
unterscheiden:
 Auftrag – Normaler Verkaufsauftrag
 Journal – Entwurf oder Kopiervorlage, in Disposition und Finanzwesen nicht
berücksichtigt
 Dauerauftrag – Periodischer Auftrag, bleibt nach Buchen der Rechnung offen
 Zurückgegebener Auftrag – Gutschrift, siehe Abschnitt 4.7.1
Der zusätzliche Auftragstyp „Artikelbedarf“ wird im Projektverwaltungsmodul
erzeugt, auf das im Rahmen des vorliegenden Buches nicht näher eingegangen
wird. Aufträge vom Typ „Artikelbedarf“ können in der Auftragsverwaltung nicht
manuell angelegt werden.
4.4.3.1 Neuanlage von Aufträgen

In Abhängigkeit von den jeweiligen Anforderungen können Aufträge von
unterschiedlichen Formularen aus geöffnet und angelegt werden:
 Debitorenformular (Vertrieb und Marketing> Debitoren> Alle Debitoren)
 Arbeitsbereichsseite Auftragsverarbeitung und -abfrage
 Auftragsformular (Vertrieb und Marketing> Aufträge> Alle Aufträge)
Der Arbeitsbereich Auftragsverarbeitung und -abfrage, der direkt aus dem Dashboard
oder aus dem Order Arbeitsbereiche im Menü Vertrieb und Marketing geöffnet wird,
zeigt in der Mitte Listen mit verzögerten und nicht bestätigten Aufträgen. Mittels
Klick auf eine als Link in der Spalte Auftrag gezeigte Auftragsnummer kann das
Detailformular mit dem entsprechenden Auftrag geöffnet werden. Die Kachel Alle
Aufträge links im Arbeitsbereich dient zum Aufruf der Listenseite mit allen
Aufträgen.
In der Arbeitsbereichsseite kann über die Schaltfläche Neu/Auftrag im
Aktionsbereich ein Auftrag angelegt werden. Die weiteren Schritte zum Erfassen
des Auftrags sind gleich wie bei einem neuen Auftrag im Auftragsformular, wo
Aufträge über die Schaltfläche Neu im Aktionsbereich angelegt werden.
Abbildung 4-9: Erfassen einer Auftragsposition zu einer Verkaufskategorie
Im Neuanlagedialog für Verkaufsaufträge ist zunächst der Kunde im Feld

Debitorenkonto zu wählen. Eine Suche des Kunden kann durch Eintippen der ersten
Zeichen der Kundennummer (oder des Namens) im Feld Debitorenkonto, oder
durch manuelles Öffnen des Suchfensters und Nutzung des Rasterfilters (z.B. in
der Spalte Name im Suchfenster) erfolgen. Nach Auswahl des Kunden werden die
entsprechenden Vorschlagswerte aus dem Debitorenstamm eingesetzt und können
im Neuanlagedialog bearbeitet werden. Durch Betätigen der Schaltfläche OK im
Dialog wird der Auftragskopf angelegt und das Detailformular für Aufträge in der
Positionsansicht gezeigt.
Um eine Position anzulegen, kann in der Positionsansicht des Verkaufsauftrags-
Detailformulars auf dem Register Auftragspositionen ein Mausklick in die erste
Zeile ausgeführt oder die Schaltfläche Position hinzufügen in der Funktionsleiste
betätigt werden. Als erstes Feld einer neuen Position wird entweder die
Artikelnummer oder die Verkaufskategorie eingetragen.
Das Bearbeiten von Aufträgen im Verkauf entspricht in vielen Punkten dem
Bearbeiten von Bestellungen im Einkauf, weshalb insbesondere hinsichtlich
folgender Themen auf Abschnitt 3.4 and 3.5 verwiesen wird:
162 4 Vertrieb
 Aufbau und Funktionen des Auftragsformulars (Abschnitt 3.4.2)

 Mehrwertsteuer (siehe auch Abschnitt 9.2.6)
 Lieferzeitplan (Abschnitt 3.4.2)
 Aufträge vom Typ „Journal“ (Abschnitt 3.4.2)
 Storno von Aufträgen (Abschnitt 3.4.4)
 Teillieferung, Überlieferung und Unterlieferung (Abschnitt 3.5.5)
 Auftragsstatus und Abfragen (Abschnitt 3.5.6 und 3.6.2)
Im Unterschied zu Einkaufsbestellungen gibt es für Verkaufsaufträge kein
Änderungsmanagement und keinen Genehmigungsworkflow.
Das Verfahren zum Löschen eines Verkaufsauftrags unterscheidet sich daher vom
Löschen einer Einkaufsbestellung, wobei folgende Debitorenkontenparameter
(Debitorenkonten> Einstellungen> Debitorenkontenparameter) zu beachten sind:
 Auftrag als storniert markieren (Register Allgemeines) – Wenn auf „Ja“, werden
gelöschte Aufträge im Formular Vertrieb und Marketing> Abfragen und Berichte>
Historie> Stornierte Aufträge gezeigt.
 In der Gesamtrechnung fakturierte Auftragsposition löschen und Auftrag
nach Rechnungsstellung löschen (Register Aktualisierungen) – Wenn auf „Ja“,
werden Aufträge oder Auftragspositionen beim Buchen der Rechnung gelöscht
(zugehörige Lager- und Finanzbuchungen bleiben aber erhalten).
4.4.3.2 Schlüsselwort-Suche
Die Schlüsselwort-Suche bietet eine erweiterte Suchmöglichkeit nach Debitoren
(Kunden), Interessenten und Produkten.
Bevor diese Suchfunktion genutzt werden kann, müssen entsprechende
Grundeinstellungen im Formular Vertrieb und Marketing> Einstellungen> Suchen>
Suchparameter eingetragen werden. Dann sind die Felder, die in der Suche
enthalten sein sollen, im Formular Vertrieb und Marketing> Einstellungen> Suchen>
Suchkriterien zu definieren. Eine Schaltfläche im Aktionsbereich des Suchkriterien-
Formulars dient zur Festlegung, ob die eingetragenen Suchfelder für die Suche
nach Debitor, Produkt, oder Interessent gelten.
Im Neuanlagedialog beim Anlegen eines Verkaufsauftrags kann nun die Option
„Schlüsselwort“ im Auswahlfeld Suchen nach gewählt werden, um den Kunden auf
Basis der zuvor festgelegten Sucheinstellungen zu suchen.
Die Schlüsselwort-Suche nach Artikel wird beim Anlegen einer Auftragsposition
durchgeführt, wenn ein Teil des Produktnamens in das Feld Artikelnummer
eingetragen wird und anschließend die Tabulator-Taste betätigt wird (wobei das
automatisch geöffnete Suchfenster ignoriert wird). Als Voraussetzung für die
Suche nach Produktname muss das Feld „ProductName“ als Suchkriterium in den
Sucheinstellungen enthalten sein.
4.4.3.3 Auftragssperre
Auftragssperren bieten die Möglichkeit, einen Auftrag unter Angabe eines
Grundes für die Weiterbearbeitung zu sperren. Als Voraussetzung für die
Nutzung der Auftragssperre müssen Auftragssperrcodes (Vertrieb und Marketing>
Einstellungen> Aufträge> Auftragssperrcodes) für die benötigten Sperr-Gründe
angelegt werden.
Um einen Auftrag zu sperren wird die Schaltfläche AUFTRAG/Funktionen/
Auftragssperren im Auftragsformular betätigt. Im Auftragssperrformular ist dann
ein neuer Datensatz mit dem gewünschten Sperrcode anzulegen. Nach Schließen
dieses Formulars kann der Auftrag nicht mehr weiterverarbeitet werden und die
Listenseite der Verkaufsaufträge zeigt für den betroffenen Auftrag eine
Markierung in der Spalte Nicht verarbeiten.
Um eine Auftragssperre zu entfernen, wird das Auftragssperrformular wieder im
Auftragsformular (oder über den Menüpunkt Vertrieb und Marketing> Aufträge>
Offene Aufträge> Auftragssperren) geöffnet und die Schaltfläche SPERRE
LÖSCHEN/Sperre löschen im Aktionsbereich betätigt.
Soll die Entscheidung über eine Auftragssperre an eine andere Person übertragen
werden, kann im Auftragssperrformular die Schaltfläche AUSCHECKEN
SPERREN/Auschecken betätigt und der andere Benutzer eingetragen werden.
Dieser Benutzer ist dann der einzige, der die Sperre bearbeiten kann. Falls
erforderlich, kann der Verantwortliche aber über die Schaltfläche AUSCHECKEN
SPERREN/Auschecken überscheiben nochmals geändert werden. Das Auschecken
wird endgültig beendet, wenn der Betroffene die Sperre löscht oder die
Schaltfläche AUSCHECKEN SPERREN/Auschecken löschen betätigt wird.
4.4.3.4 Lieferadresse und Rechnungsadresse

Der Vorschlagswert für die Lieferadresse in einem Auftrag ist die primäre Adresse
(bzw. die Lieferadresse) des gewählten Auftragskunden. Wie in einer
Einkaufsbestellung (siehe Abschnitt 3.4.2) kann die Lieferadresse auf dem Register
Adresse im Auftragskopf oder – auf Positionsebene – auf dem Register Adresse in
den Auftragspositionen überschrieben werden. In den Parametern
(Debitorenkonten> Einstellungen> Debitorenkontenparameter, Register
Sammelaktualisierung) kann dazu definiert werden, ob und welche gebuchten
Belege aufgrund von abweichenden Lieferadressen in den Positionen aufgeteilt
werden sollen.
Anders als bei der Lieferadresse können Adressdaten der Rechnungsadresse nicht
im Auftrag geändert werden. Die Rechnungsadresse wird durch den
Rechnungskunden im Auftrag bestimmt. In Abhängigkeit von den Einstellungen
im Kundenstamm (Auswahlfeld Rechnungsadresse auf dem Register Rechnung und
Lieferung) wird aus dem Bestellkunden der Rechnungskunde (Auswahlfeld
Rechnungskonto auf dem Register Rechnung und Lieferung) oder der Bestellkunde als
164 4 Vertrieb
Vorschlagswert in den Auftrags-Rechnungskunden übernommen. Der

Rechnungskunde im Verkaufsauftrag kann dann durch Auswahl eines anderen
Kunden im Auswahlfeld Rechnungskonto (auf dem Register Allgemeines in der
Kopfansicht des Auftrags-Detailformulars) überschrieben werden.
Hinsichtlich des Drucks der Rechnungsadresse ist zu beachten, dass auf dem
Register Adresse im Debitorenstamm eine Adresse mit dem Verwendungszweck
„Rechnung“ eingetragen werden kann, die als Rechnungsadresse gedruckt wird.
4.4.3.5 Artikelliste
Wenn ein Kunde bestimmte Produkte häufig bestellt, können Artikellisten zur
Vereinfachung der Auftragserfassung benutzt werden. Eine Artikelliste ist eine
Kopiervorlage, die Artikelnummern und die zugehörige Bestellmenge enthält.
Artikellisten werden im Formular Vertrieb und Marketing> Einstellungen> Artikel>
Artikelliste verwaltet. Eine neue Artikelliste wird angelegt, indem die Schaltfläche
Neu betätigt und im neuen Datensatz Kennung und Beschreibung eingetragen
werden. Auf dem Register Artikel können über die Schaltfläche Hinzufügen in der
Funktionsleiste anschließend Artikel (inklusive allfälliger Produktdimensionen)
samt Vorschlagswert für die Bestellmenge erfasst werden. Kundenspezifische
Artikellisten können – auf Basis der bisherigen Aufträge – über die Schaltfläche
Artikellistengenerierung im Aktionsbereich erzeugt werden.
In einem Verkaufsauftrag werden Artikellisten aufgerufen, indem in der
Funktionsleiste der Auftragspositionen die Schaltfläche Auftragsposition/Kopieren/
Artikellistenbasiert betätigt wird. Im Artikellistendialog können anschließend die
zutreffenden Artikel ausgewählt und die Bestellmengen geändert werden bevor
die Auswahl über die Schaltfläche Kopieren und schließen übernommen wird.
Ist in den Debitorenkontenparametern (auf dem Register Allgemeines) der Schieber
Artikellistenanzeige auf „Ja“ gesetzt, wird der Artikellistendialog beim Anlegen von
Verkaufsaufträgen automatisch eingeblendet.
4.4.3.6 Liefertermin
Ein Punkt der Auftragsabwicklung, der sich wesentlich von der Bestellabwicklung
im Einkauf unterscheidet, ist die Ermittlung des Liefertermins. Für die Berechnung
des Lieferdatums sind hierbei mehrere Faktoren zu beachten:
 Artikelverfügbarkeit
 Fristen für Auftragserfassung
 Verkaufslieferzeit
 Einstellungen zur Lieferdatumskontrolle
Zusätzlich ist zwischen dem Versanddatum und dem Wareneingang beim Kunden
sowie zwischen dem vom Kunden angeforderten und dem bestätigten Termin zu
unterscheiden. Der Liefertermin wird daher in vier Datumsfeldern geführt, die in
den Auftragspositionen auf dem Subregister Lieferung der Positionsdetails

enthalten sind.
Falls der Liefertermin beim Erfassen einer Auftragsposition automatisch ermittelt
werden soll, kann die Lieferdatumskontrolle in den Debitorenkontenparametern
auf dem Register Lieferungen/Lieferungskontrolle standardmäßig aktiviert werden.
Das Auswahlfeld Lieferdatumskontrolle bietet hierbei folgende Optionen:
 Keine – Keine Lieferdatumskontrolle
 Verkaufslieferzeit – Liefertermin auf Basis der Verkaufslieferzeit
 VfZ („Verfügbar für Zusage“, englisch „ATP“/„Available to promise“) –
Liefertermin auf Basis der Artikelverfügbarkeit
 VfZ + Sicherheitszuschlag für Warenabgang – Addiert Sicherheitszuschlag (in
der Dispositionssteuerungsgruppe) zum Liefertermin aus der VfZ-Berechnung
 CTP („Capable to promise“) – Sofort lokaler Produktprogrammplanungslauf
Bei Auswahl der Option „Verkaufslieferzeit“ werden für die
Lieferdatumskontrolle nur die Verkaufslieferzeit des Artikels und die zutreffenden
Kalender (wie unten beschrieben) berücksichtigt. Die Verkaufslieferzeit ist die
Anzahl an Tagen, die unternehmensintern bis zum Versand der Ware benötigt
wird. Der generelle Standard für die Verkaufslieferzeit wird auf dem Register
Lieferungen in den Debitorenkontenparametern definiert und dient beim Anlegen
eines Verkaufsauftrags als Basis für das Versanddatum im Auftragskopf. Das
Versanddatum im Auftragskopf wird als Vorschlagswert in die
Auftragspositionen übernommen, wenn die Verkaufslieferzeit des jeweiligen
Artikels kein späteres Versanddatum ergibt. Die Verkaufslieferzeit eines Artikels
kann in den Standardauftragseinstellungen (Schaltfläche PLAN/
Auftragseinstellungen/Standardauftragseinstellungen im Artikelstamm) und in
Handelsvereinbarungen zum Verkaufspreis eingetragen werden.
Bei Auswahl der Option „VfZ“ wird im Rahmen der Lieferdatumskontrolle die
Materialverfügbarkeit innerhalb des VfZ-Planungszeitraums (Feldgruppe VFZ)
geprüft. Bestehende Bestellvorschläge (geplante Bestellungen und
Produktionsaufträge) werden in der VfZ-Berechnung berücksichtigt, wenn in den
Debitorenkontenparametern der Schieber VfZ einschließlich Bestellvorschlägen auf
„Ja“ gesetzt ist. Ist der aus der Verkaufszeile resultierende Bedarf nicht durch
Lagerbestand oder Zugänge innerhalb des VfZ-Planungszeitraums gedeckt, wird
das Lieferdatum auf den ersten Tag nach dem VfZ-Planungszeitraum gesetzt. Um
unnötige Verzögerungen zu vermeiden, sollte der VfZ-Planungszeitraum daher
mit der Wiederbeschaffungszeit des Artikels übereinstimmen. Die Einstellungen
zur VfZ-Zeitverschiebung für verzögerte Bedarfsaufträge (bzw. Beschaffungsaufträge) in
den Debitorenkontenparametern dienen zur Berücksichtigung von Abgängen und
Zugängen (z.B. Bestellungen), die noch nicht gebucht worden sind aber deren
Datum bereits in der Vergangenheit (jedoch innerhalb des VfZ-Planungszeitraums
für Bedarfsaufträge bzw. Beschaffungsaufträge) liegt.
166 4 Vertrieb
Bei Auswahl der Lieferdatumskontrolle „CTP“ wird ein sofortiger

Produktprogrammplanungslauf im dynamischer Plan (siehe Abschnitt 6.3.1)
durchgeführt und – falls zur Bedarfsdeckung benötigt – ein Bestellvorschlag
erstellt. Bei einem produzierten Artikel wird im geplanten Produktionsauftrag die
Lieferzeit der Komponenten berücksichtigt.
Abbildung 4-10: Einstellungen zur Lieferkontrolle in den Debitorenkontenparametern
Die Einstellungen zur Lieferdatumskontrolle in den Debitorenkontenparametern

können auf Artikelebene in den Standardauftragseinstellungen zum freigegebenen
Produkt überschrieben werden. Wenn die Lieferdatumskontrolle speziell für einen
einzelnen Auftrag oder eine einzelne Auftragsposition aktiviert oder deaktiviert
werden soll, kann dies durch Auswahl der entsprechenden Option im
Auswahlfeld Lieferdatumskontrolle erfolgen – auf dem Register Lieferung der
Kopfansicht auf Auftragskopfebene und auf dem Subregister Lieferung der
Positionsdetails auf Positionsebene.
Bei der Berechnung des Liefertermins werden in der Lieferdatumskontrolle
folgende Kalender und Transportzeiten berücksichtigt:
 Lagerverwaltung> Einstellungen> Lageraufschlüsselung> Lagerorte, Register
Produktprogrammplanung – Kalender der Versand-Lagerorte
 Organisationsverwaltung> Organisationen> Juristische Personen, Register
Außenhandel und Logistik – Allgemeiner Lieferungskalender im jeweiligen
Unternehmen
 Vertrieb und Marketing> Debitoren> Alle Debitoren – Empfangskalender im
Debitoren-Detailformular (Register Rechnung und Lieferung)
 Vertrieb und Marketing> Einstellungen> Verteilung> Lieferarten, Schaltfläche
Transportkalender – Transportkalender für Lieferart und (optional) Lagerort
 Lagerverwaltung> Einstellungen> Verteilung> Transporttage – Transportzeiten in
Abhängigkeit von Lieferart, Versand-Lagerort und Empfangs-Adresse
Fristen für Auftragserfassung (Lagerverwaltung> Einstellungen> Verteilung> Fristen

für Auftrag) bestimmen die Uhrzeit, bis zu welcher eine Auftragsposition für die
Lieferung am gleichen Tag erfasst werden kann. Nach der in den Fristen für Auftrag
eingetragenen Uhrzeit beginnt die Lieferterminberechnung mit dem nächsten Tag.
Ist die Lieferdatumskontrolle aktiviert, wird beim Erfassen einer Auftragsposition
geprüft ob der Artikel zum Liefertermin der Position geliefert werden kann. Der
Link Lieferdaten simulieren oberhalb des Felds Bestätigtes Versanddatum auf dem
Subregister Lieferung der Positionsdetails (und auf dem Register Lieferung der
Kopfansicht auf Auftragskopfebene) dient zum Aufruf eines Vorschlags möglicher
Liefertermine.
Falls erforderlich, kann durch Auswahl der Option „Keiner“ in der
Lieferdatumskontrolle einer Auftragsposition ein anderes – beispielsweise früheres –
Lieferdatum eingetragen werden als es gemäß Lieferdatumskontrolle erlaubt wäre.
4.4.3.7 Artikelverfügbarkeit und alternative Lieferung

Als Voraussetzung für die Lieferung eines Produkts muss dieses am Lager
verfügbar sein. Mittels manueller oder automatischer Reservierung (siehe
Abschnitt 7.4.5) kann sichergestellt werden, dass die benötigte Menge für den
jeweiligen Auftrag reserviert ist und nicht anderwärtig verwendet werden kann.
Zahlreiche Abfragen im Verkaufsauftrag bieten die Möglichkeit, die Verfügbarkeit
eines Artikels zu prüfen.
Soll nur der aktuelle Lagerbestand mit den in der Position eingetragenen
Lagerungsdimensionen (z.B. Standort/Lagerort) abgefragt werden, kann die
Bestandsabfrage über die Schaltfläche Lager/Verfügbarer Lagerbestand in der
Funktionsleiste der Auftragspositionen geöffnet werden. In der Bestandsabfrage
öffnet die Schaltfläche Überblick eine Liste mit den Beständen des Artikels auf den
verschiedenen Lagerorten (und/oder anderen Dimensionen). Über die Schaltfläche
Dimensionen anzeigen kann hierbei gewählt werden, für welche Dimensionen der
Lagerbestand gezeigt werden soll.
Die Schaltfläche Produkt und Beschaffung/Bedarfsverlauf in der Funktionsleiste der
Auftragspositionen öffnet die Nettobedarfsabfrage, in der auch ein lokaler
Produktprogrammplanungslauf (siehe Abschnitt 6.3) zum Prüfen möglicher
Liefertermine ausgeführt werden kann. Die Schaltfläche Produkt und
Beschaffung/Simultanplanungszeitraum in der Funktionsleiste der Auftragspositionen
öffnet eine Abfrage, in der – für produzierte Artikel – die Verfügbarkeit über
mehrere Stücklistenebenen dargestellt wird.
Falls es nicht möglich ist, den gewünschten Liefertermin einer Auftragsposition zu
erfüllen, kann der Dialog Alternative Lieferung zur Auswahl anderer Lieferarten,
Lagerorte und Varianten (für Produktmaster), die eine frühere Lieferung
ermöglichen, benutzt werden. In diesem Dialog, der über die Schaltfläche Produkt
und Beschaffung/Alternative Lieferung in der Funktionsleiste der Auftragspositionen
168 4 Vertrieb
geöffnet wird, kann auf dem Register Alternative Lieferung eine

Bedarfsdeckungszeile mit einem anderen Lagerort oder einer anderen Variante
und eine andere Lieferart gewählt und über die Schaltfläche OK in den Auftrag
übernommen werden. Die verfügbaren Optionen im Dialog hängen von der
gewählten Option der Lieferdatumskontrolle (Verkaufslieferzeit, VfZ, CTP) in der
Auftragszeile ab.
Abbildung 4-11: Anzeige alternativer Lieferungen zu einer Auftragsposition

sind die alternativen Lieferungen eine neue Funktion in Dynamics 365.
4.4.4 Preis- und Rabattermittlung

Die Ermittlung von Preisen und Rabatten in Verkaufsaufträgen erfolgt auf Basis
von Preisgruppe und Rabattgruppen im Auftragskopf und von für die betroffenen
Artikel hinterlegten Basispreisen und Handelsvereinbarungen. Neben den Preisen
und Rabatten, die direkt im betroffenen Auftrag berücksichtigt werden, können
Rückvergütungen (siehe Abschnitt 4.9.1) einen Einfluss auf den Umsatz und die
Profitabilität haben.
4.4.4.1 Preisermittlung
Verkaufspreise werden aus dem Artikelstamm oder aus zutreffenden
Handelsvereinbarungen in die Auftragsposition übernommen. Falls in den
Handelsvereinbarungen Preise auf Ebene des Auftragskunden haben hierbei
Vorrang vor Preisgruppenpreisen und allgemeinen Preisen.
Die Preisgruppe eines Kunden wird im Debitoren-Detailformular auf dem Register
Standardwerte für Auftrag im Auswahlfeld Preis eingetragen. Beim Anlegen eines
Auftrags wird die Preisgruppe aus dem Kundenstamm in den Auftrag
übernommen. Die Preisgruppe kann dann in der Kopfansicht des Auftrags-

Detailformulars auf dem Register Preis und Rabatt geändert werden, womit für
diesen Auftrag eine andere als die Standard-Preisgruppe des Kunden gilt.
Unabhängig davon kann der Preis in der Auftragsposition auch manuell
überschrieben bzw. eingetragen werden. Zu beachten ist hierbei, dass ein manuell
erfasster Preis oder Rabatt später mit Werten aus Handelsvereinbarungen
überschrieben werden kann, wenn in der Auftragsposition Daten geändert
werden, die als Basis für die Preisfindung dienen (beispielsweise die
Auftragsmenge). In Abhängigkeit von den Debitorenkontenparametern (Register
Preise, Quelle „Manuelle Eingabe“ auf dem Subregister
Handelsvereinbarungsauswertung) wird in diesem Fall einen Bestätigungsdialog
gezeigt.
Wenn die Gewinnspanne, die sich aus dem Verkaufsbetrag und dem
Einstandspreis ergibt, zu gering ist, wird ein entsprechendes Symbol in der Spalte
Margenwarnung der Auftragsposition gezeigt. Als Voraussetzung für die
Margenwarnung muss diese unter Eintragung einer akzeptablen und einer
fraglichen Gewinnspanne in den Debitorenkontenparametern auf dem Register
Margenwarnungen aktiviert sein.
4.4.4.2 Rabattermittlung
Falls in den Handelsvereinbarungen Rechnungsrabatte, Sammelrabatte oder
Positionsrabatte definiert worden sind, werden diese im Verkaufsauftrag
berücksichtigt. Wie die Preisgruppe werden auch die Rabattgruppen in den
Auftragskopf übernommen und können in der Kopfansicht des Auftrags-
Detailformulars auf dem Register Preis und Rabatt geändert werden.
Für den Rechnungsrabatt (Gesamtrabatt) wird hierbei nicht nur die gewählte
Gruppe, sondern – nachdem der Rechnungsrabatt auf Kopfebene bestimmt wird –
auch der Rabatt-Prozentsatz im Auftragskopf verwaltet.
Der Positionsrabatt wird sofort nach Auswahl einer Artikelnummer in der
Auftragsposition ermittelt und in der entsprechenden Spalte gezeigt. Der
Positionsrabatt ist – gemeinsam mit dem Sammelrabatt – auch auf dem Subregister
Preis und Rabatt der Positionsdetails der Auftragsposition enthalten.
Parallel zu den Feldern für den Rabattprozentsatz – Rabatt in Prozent und
Sammelrabatt (Prozentsatz) – sind in der Auftragsposition zwei getrennte Felder für
die Eintragung von Rabatt-Beträgen enthalten – die Felder Rabatt und
Sammelrabatt. Bei der Eintragung eines Rabatts in Prozent ist daher darauf zu
achten, das richtige Feld zu verwenden.
Damit Sammelrabatt (und auch Rechnungsrabatt) berechnet werden, muss im
Gegensatz zum Positionsrabatt eine Ermittlung manuell aufgerufen werden. Für
diesen Aufruf steht die Schaltfläche VERKAUFEN/Ermitteln/Sammelrabatt bzw.
VERKAUFEN/Ermitteln/Rechnungsrabatt im Auftragsformular zur Verfügung.
170 4 Vertrieb
Abbildung 4-12: Verwalten der Rabattgruppen im Auftrags-Detailformular(Kopfansicht)
Für den Rechnungsrabatt ist der manuelle Aufruf der Berechnung allerdings nicht
erforderlich, wenn in den Debitorenkontenparametern auf dem Register Preise der
Schieber Gesamtrabatt beim Buchen berechnen auf „Ja“ gesetzt ist.
Wenn die Preisdetails auf dem Register Preise der Debitorenkontenparameter
(Schieber Preisdetails aktivieren) aktiviert sind, können erweiterte Preis- und
Rabattinformationen im Verkaufsauftrag über die Schaltfläche Auftragsposition/
Preisdetails in der Funktionsleiste der Auftragspositionen abgefragt werden.
4.4.5 Zuschläge und Belastungen

Belastungen (auch als „Sonstige Zuschläge“ bezeichnet) dienen zum Verwalten
von Zuschlägen und Abschlägen in Verkaufsaufträgen und Einkaufsbestellungen,
die zusätzlich zum Positionspreis berechnet werden. Beispiele für Zuschläge sind
Bearbeitungsgebühren, Fracht und Versicherung.
In Bestellungen und Aufträgen können Zuschläge manuell erfasst werden. Wie für
Preise/Rabatte können für Zuschläge aber auch Vorschlagswerte definiert werden,
die beim Anlegen eines Auftrags automatisch übernommen werden.
Zuschläge können auf Kopfebene und auf Positionsebene erfasst werden, werden
aber auf Belegen (z.B. Auftragsbestätigung) nur als Gesamtsumme im
Summenblock ausgewiesen.
4.4.5.1 Zuschlagscode
Als Voraussetzung für die Verwendung von Zuschlägen müssen diese eingerichtet
werden. Zuschlagscodes für Einkauf und Verkauf werden hierbei unabhängig
voneinander verwaltet. Für den Verkauf steht dazu das Formular Debitorenkonten>
Belastungen einrichten> Kennung der sonstigen Zuschläge zur Verfügung, für den
Einkauf das Formular Kreditorenkonten> Belastungen einrichten> Kennung der
sonstigen Zuschläge.
Beim Anlegen eines Zuschlags werden nach Eingabe von Kennung, Beschreibung
und – falls zutreffend – Artikel-Mehrwertsteuergruppe die Buchungseinstellungen
auf dem Register Buchung definiert.
Für Zuschläge im Verkauf wird dazu im Soll als Typ „Debitor/Kreditor“ gewählt,
wenn der Zuschlag zum Artikelumsatz hinzugerechnet und auf Belegen wie der
Auftragsbestätigung separat ausgewiesen werden soll. Im Haben wird als Typ
„Sachkonto“ gewählt und ein passendes Umsatzkonto eingetragen.
Für Zuschläge im Einkauf wird im Unterschied dazu „Debitor/Kreditor“ als Typ
im Haben gewählt. Als Typ im Soll kann wiederum „Sachkonto“ oder – falls der
Zuschlag in den Lagerwert einfließen soll – der Typ „Artikel“ gewählt werden.
Abbildung 4-13: Verwalten von Belastungscodes im Verkauf
Neben der beschriebenen Einrichtung, die verwendet wird um Zuschläge auf

Belegen wie der Rechnung auszuweisen, können auch Zuschläge für eine rein
interne Buchung angelegt werden. Bei der Einrichtung dieser Zuschläge wird in
172 4 Vertrieb
Soll und Haben der Typ „Artikel“ oder „Sachkonto“ (und nicht „Debitor/Kreditor“)
gewählt.
4.4.5.2 Manueller Zuschlag

In Verkaufsaufträgen und Einkaufsbestellungen werden Zuschläge im
zugehörigen Belastungsformular erfasst.
Um in einem Verkaufsauftrag einen Zuschlag manuell auf Kopfebene einzutragen,
wird das Belastungsformular über die Schaltfläche VERKAUFEN/Zuschläge/
Belastungen im Auftragsformular geöffnet. In Einkaufsbestellungen wird dazu die
Schaltfläche EINKAUF/Zuschläge/Belastungen verwalten benutzt. Für das Erfassen
von Zuschlägen auf Positionsebene kann das Belastungsformular über die
Schaltfläche Finanzdaten/Belastungen verwalten in der Funktionsleiste von
Auftragspositionen oder Bestellpositionen geöffnet werden.
Im Belastungsformular muss zunächst die Kennung der sonstigen Zuschläge in der
betreffenden Spalte eingetragen und danach in der Spalte Kategorie angegeben
werden, ob der Zuschlag als fester Betrag eingegeben oder abhängig von Wert
oder Menge berechnet werden soll.
4.4.5.3 Auto-Belastung
Soll ein bestimmter Zuschlag automatisch bei jedem Auftrag eingesteuert werden,
kann eine Auto-Belastung im Menüpunkt Debitorenkonten> Belastungen einrichten>
Auto-Belastungen definiert werden.
Abbildung 4-14: Verwalten von Auto-Belastungen
Oben im Listenbereich links im Auto-Belastungsformular wird zunächst

ausgewählt, ob Zuschläge für den Auftragskopf (Ebene „Überschrift“) oder für die
Position (Ebene „Position“) bearbeitet werden.
Für eine neue Auto-Belastung wird oben im rechten Bereich des Formulars nach
Betätigen der Schaltfläche Neu eingetragen, für welche Kunden und Artikel der
Zuschlag gilt. Für Positionszuschläge kann dies abhängig von Debitorenebene

(Debitor, Debitoren-Belastungsgruppe, Alle), Artikelebene (Artikel, Artikel-
Belastungsgruppe, Alle) und Lieferebene (Lieferart, Gruppe, Alle) erfolgen. Für
Kopfzuschläge ist die Artikelauswahl auf den Artikelcode „Alle“ fixiert.
Die Berechnung des Zuschlags wird schließlich auf dem Register Positionen – wie
ein manueller Zuschlag in einem Auftrag – mit einer Kennung der sonstigen
Zuschläge und einer Kategorie (Zuschlag als fester Betrag oder abhängig von Wert
oder Menge) eingetragen.
Auto-Belastungen werden beim Anlegen eines entsprechenden Auftragskopfs oder
einer entsprechenden Position automatisch in den Auftrag übernommen und
können dann im Belastungsformular auftragsspezifisch überarbeitet werden.
Als Voraussetzung für die Nutzung von Auto-Belastungen in Verkaufsaufträgen
muss in den Debitorenkontenparametern auf dem Register Preise der Schieber
Auto-Belastungen für Kopfzeile finden (für Belastungen auf Kopfebene)
beziehungsweise Auto-Belastungen für Position finden (für Belastungen auf
Positionsebene) auf „Ja“ gesetzt sein.
Für Einkaufsbestellungen können Auto-Belastungen im Formular Kreditorenkonten>
Belastungen einrichten> Auto-Belastungen und in den Kreditorenkontenparametern
analog zum Verkauf eingerichtet werden.
4.4.6 Auftragsbestätigung
Damit eine Auftragsbestätigung an einen Kunden geschickt werden kann, muss sie
gebucht werden. Wie beim Buchen der Bestellbestätigung im Einkauf werden auch
mit der Auftragsbestätigung keine Transaktionen im Lager oder im Finanzwesen
gebucht.
Das Buchen einer Auftragsbestätigung ist lediglich ein Speichern der Daten, damit
die Auftragsbestätigung – unabhängig von allfälligen Änderungen des Auftrags –
später unverändert abgefragt werden kann.
4.4.6.1 Buchungsdialog zur Auftragsbestätigung

Der Aufruf der Auftragsbestätigung erfolgt nach Auswahl des betroffenen
Auftrags im Auftragsformular über die Schaltfläche VERKAUFEN/
Generieren/Bestätigungen (bzw. VERKAUFEN/Generieren/Auftrag bestätigen).
Der Buchungsdialog für die Auftragsbestätigung ist gleich aufgebaut wie der
Buchungsdialog zur Bestellbestätigung im Einkauf (siehe Abschnitt 3.4.5). Sobald
der Schieber Bestätigung drucken auf „Ja“ gesetzt ist kann wie in der
Bestellbestätigung das Ausgabeziel (Drucker, Datei) über die Schaltfläche
Druckereinstellungen gewählt oder – indem der Schieber Druckverwaltungsziel auf
„Ja“ gesetzt wird – aus den Einstellungen zur Druckverwaltung übernommen
werden.
174 4 Vertrieb
Wenn die Schieber Buchen und Bestätigung drucken auf „Ja“ gesetzt sind, wird die
Auftragsbestätigung nach Betätigen der Schaltfläche OK im Buchungsdialog
gebucht und gedruckt.
Neben der Schaltfläche im Auftragsformular dient auch die Schaltfläche Bestätigen
in der Funktionsleiste der Liste Nicht bestätigt in Arbeitsbereichsseite
Auftragsverarbeitung und -abfrage zum Generieren der Auftragsbestätigung. Eine
weitere Möglichkeit zum Buchen der Auftragsbestätigung ist der Sammelabruf
Vertrieb und Marketing> Aufträge> Auftragsbestätigung> Auftrag bestätigen. Über den
Sammelabruf wird der gleiche Buchungsdialog aufgerufen wie beim Aufruf aus
dem Auftrag, wobei über die Schaltfläche Auswählen ein Filter auf die gewünschten
Aufträge gesetzt werden muss.
4.4.6.2 Abfrage und Nachdruck

Gebuchte Auftragsbestätigungen können über den Menüpunkt Vertrieb und
Marketing> Aufträge> Auftragsbestätigung> Auftragsbestätigungen oder über die
Schaltfläche VERKAUFEN/Journale/Auftragsbestätigungen im Auftragsformular
abgefragt werden. Aus dem Abfrageformular kann dann über die Schaltfläche
Vorschau anzeigen/Drucken ein Nachdruck erfolgen.

Übung 4.5 – Verkaufsauftrag
Der von Ihnen in Übung 4.1 angelegte Kunde bestellt 20 Stück des in Übung 3.5
angelegten Artikels. Suchen Sie den Kunden im Debitorenformular und legen Sie
den Verkaufsauftrag direkt von diesem Formular aus an. Wie kommen Preis und
Rabatt zustande? Wechseln Sie danach in die Kopfansicht und kontrollieren Sie
Lieferadresse und Preisgruppe in Ihrem Auftrag.
Übung 4.6 – Zuschläge
Aufgrund von geänderten Rahmenbedingungen werden Manipulationsgebühren
als neuer Zuschlag im Verkauf berechnet. Legen Sie einen Zuschlagscode C-##
(## = Ihre Benutzerkennung) an, für den Normalsteuersatz gilt. In den zugehörigen
Buchungseinstellungen wählen Sie für die Habenbuchung im Feld Buchung den
Buchungstyp „Debitorenumsatzerlös“ und ein passendes Erlöskonto im Feld
Konto. Anschließend tragen Sie im Auftragskopf des Auftrags aus Übung 4.5 einen
Betrag von 10 Dollar als Zuschlag mit dem soeben angelegten Zuschlagscode ein.
Übung 4.7 – Auftragsbestätigung
Öffnen Sie die Arbeitsbereichsseite Auftragsverarbeitung und -abfrage um dort eine
Auftragsbestätigung für den Auftrag aus Übung 4.5 zu buchen und in Form einer
Seitenansicht zu drucken. Können Sie für die Auftragsbestätigung angeben,
welchen Betrag die Position enthält und wo der Zuschlag ausgewiesen wird?
4.5 Versandabwicklung 175
4.5 Versandabwicklung
Zum Liefertermin muss die bestellte Ware kommissioniert und geliefert werden.
Der Begriff „Kommissionieren“ bezeichnet hierbei die Entnahme der benötigten
Ware aus dem Lager und die Bereitstellung für den Versand.
4.5.1 Grundlagen und Einrichtung des Versands

Um Kommissionierung und Lieferung vorzubereiten, muss im Versand laufend
geprüft werden, ob Lieferungen anstehen. Zu diesem Zweck enthält die
Arbeitsbereichsseite Auftragsverarbeitung und -abfrage eine Liste mit verzögerten
Aufträgen und eine Liste mit Änderungen des Lieferdatums. Abgesehen von
diesem Arbeitsbereich stehen folgende Menüpunkte zur Überprüfung
ausständiger Lieferungen zur Verfügung:
 Vertrieb und Marketing> Aufträge> Offene Aufträge> Rückstandspositionen
 Vertrieb und Marketing> Aufträge> Offene Aufträge> Offene Auftragspositionen
Des Weiteren ist es auch möglich, im Buchungsdialog von Kommissionierliste/
Entnahmeliste und Lieferschein auf das Lieferdatum/Versanddatum zu filtern.
4.5.1.1 Varianten für das Kommissionieren

Das Kommissionieren muss in Dynamics 365 nicht als eigener Vorgang
durchgeführt werden, die Warenentnahme kann auch sofort mit dem Lieferschein
oder der Rechnung gebucht werden.
Wenn kommissioniert werden soll, bestimmt die Grundstrategie zur Lagerführung
(Basis-Lagerverwaltung oder erweiterte Lagerortverwaltung) welche Optionen
verfügbar sind. In Abhängigkeit von dieser Grundstrategie stehen folgende
Möglichkeiten für das Kommissionieren zur Verfügung:
 Einstufiges Kommissionieren
o Lager-Entnahme – Manuelle Erfassung im Entnahmeformular
o Kommissionierliste/Entnahmeliste – Buchen der der Kommissionierliste
(an manchen Stellen als „Entnahmeliste“ bezeichnet) mit automatischer
Bestätigung der Entnahme
 Zweistufiges Kommissionieren
o Auftragskommissionierung – Kommissionierliste und späteres manuelles
Bestätigen der Entnahme (Kommissionierlisten-Erfassung)
o Erweiterte Lagerortverwaltung – Erfassen der Transaktionen auf dem
Mobilgerät
Einstufiges Kommissionieren wird benutzt, wenn die zu liefernde Ware
kommissioniert werden soll, aber nach dem Kommissionieren keine Bestätigung
der kommissionierten Menge benötigt wird. Das einstufige Kommissionieren kann
nur im Rahmen der Basis-Lagerverwaltung benutzt werden.
176 4 Vertrieb
Bei zweistufigem Kommissionieren wird die tatsächlich entnommene Menge

bestätigt und in der Entnahme zutreffende Dimensionswerte wie Serien- oder
Chargennummer zurückgemeldet. Bei Auftragskommissionierung im Rahmen der
Basis-Lagerverwaltung erfolgt dies mittels Kommissionierlisten-Erfassung
(Entnahmelistenregistrierung). Wenn die erweiterte Lagerortverwaltung benutzt
wird, erfolgt die Bestätigung über Transaktionen auf dem Mobilgerät (auf Basis
von zuvor erzeugten „Lieferserien-Wellen“).
Abbildung 4-15: Varianten zum Kommissionieren in Dynamics 365
In diesem Abschnitt wird das Kommissionieren im Rahmen der Basis-

Lagerverwaltung beschrieben. Abschnitt 8.2.1 enthält eine Beschreibung der
Prozesse in der erweiterten Lagerortverwaltung.
4.5.1.2 Grundeinstellungen zur Kommissionierung

Um den Ablauf der Kommissionierung zu steuern, muss eine entsprechende
Parametrierung vorgenommen werden. Wird die erweiterte Lagerortverwaltung
genutzt, erfolgt ein zweistufiges Kommissionieren.
In der Basis-Lagerverwaltung bestimmen die Debitorenkontenparameter, ob
einstufiges oder zweistufiges Kommissionieren erfolgt:
 Einstufiges Kommissionieren – Ist das Auswahlfeld Status der Entnahmeroute
auf dem Register Aktualisierungen in den Debitorenkontenparametern auf
„Fertig gestellt“ gesetzt, werden die Artikel beim Buchen der
Kommissionierliste (Entnahmeliste) sofort vom Lager abgebucht.
 Zweistufiges Kommissionieren – Ist das Auswahlfeld Status der Entnahmeroute
auf „Aktiviert“ gesetzt, bewirkt das Buchen der Kommissionierliste keine
Änderung des Lagerbestands. In diesem Fall muss in weiterer Folge eine
Kommissionierlisten-Erfassung (Entnahmelistenregistrierung) gebucht werden.
Ein Kommissionieren ist nur für lagergeführte Artikel möglich (Kontrollkästchen
Produkt auf Lager in der Lagersteuerungsgruppe aktiv gesetzt). Zusätzlich bestimmt
die Lagersteuerungsgruppe des jeweiligen Artikels, ob ein Kommissionieren
durchgeführt werden muss bevor der Lieferschein gebucht werden kann

(Kontrollkästchen Entnahmeanforderungen auf dem Register Richtlinien für den
Lagerbestand der Lagersteuerungsgruppe).

Nachdem nur mehr die erweiterte Lagerortverwaltung aus Dynamics AX 2012 R3
vorhanden ist und das Modul Warehouse Management II aus älteren Versionen
ersetzt, werden die Elemente des alten Moduls (z.B. die konsolidierte Entnahme)
durch Funktionen der erweiterten Lagerortverwaltung ersetzt.
4.5.2 Entnahmeformular und Kommissionierliste

Die Lager-Entnahme im Vertrieb entspricht einer Umkehrung der Lager-Erfassung
in der Beschaffung: Nach dem Kommissionieren befindet sich die gebuchte Menge
im Status „Entnommen“ und ist damit nicht mehr am Lager. Analog zur Lager-
Erfassung beim Wareneingang handelt es sich bei der Entnahme um eine
temporäre Buchung, die in der Lagerbuchung nach dem Buchen des Lieferscheins
nicht mehr getrennt abgefragt werden kann.
4.5.2.1 Entnahmeformular
Die erste Variante zum Kommissionieren, die Lager-Entnahme im
Entnahmeformular, erfolgt ähnlich wie die entsprechende Funktion zum
Wareneingang einer Einkaufsbestellung – der Lager-Erfassung im
Erfassungsformular (siehe Abschnitt 3.5.3). Das Entnahmeformular kann im
Verkaufsauftrag geöffnet werden, indem im Auftrags-Detailformular nach
Auswahl der betroffenen Position die Schaltfläche Position aktualisieren/Entnahme in
der Funktionsleiste der Auftragspositionen betätigt wird.
Im Entnahmeformular müssen dann die zu entnehmenden Positionen im unteren
Bereich eingefügt werden. Dies kann über die Schaltfläche Hinzufügen im unteren
Bereich manuell erfolgen oder über die Schaltfläche Entnahmeposition hinzufügen im
oberen Bereich durchgeführt werden. Vor dem Buchen können Lagerort und
allfällige weitere Lagerungsdimensionen im unteren Formularbereich
überschrieben werden. Die Entnahme der Positionen im unteren Formularbereich
wird anschließend über die Schaltfläche Komplettentnahme bestätigen gebucht. Soll
eine im unteren Bereich begonnene Entnahme nicht durchgeführt werden, kann
die Schaltfläche Alle entfernen betätigt werden.
4.5.2.2 Kommissionierliste (Entnahmeliste)

Wenn ein gedruckter Beleg als Grundlage für das Kommissionieren im Lager
benötigt wird, muss statt der Lager-Entnahme eine Kommissionierliste (an
manchen Stellen als „Entnahmeliste“ bezeichnet) gebucht und gedruckt werden.
Kommissionierlisten können hierbei von mehreren Formularen aus erstellt
werden:
178 4 Vertrieb
 Verkaufsauftrag – Schaltfläche ENTNEHMEN UND VERPACKEN/Generieren/

Kommissionierliste generieren bzw. ENTNEHMEN UND VERPACKEN/Generieren/
Entnahmeliste
 Sammelabruf – Vertrieb und Marketing> Aufträge> Versandgebühr>
Kommissionierliste generieren
 Auftragskommissionierungs-Freigabe – Kommissionierlistenbuchung im
Formular Auftragskommissionierung freigeben (unten in diesem Abschnitt
beschrieben)
 Entnahme-Workbench – Gruppieren von Kommissionierlisten zu
Kommissionier-Stapeln, siehe Abschnitt 4.5.3
Nach dem Buchen und Drucken der Kommissionierliste kann diese als Dokument
zum Abfassen der benötigten Ware an das Lager übergeben werden.
Falls das tatsächliche Kommissionieren im Lager normalerweise sofort und ohne
Mengenabweichung durchgeführt wird, kann ein einstufiges Kommissionieren
erfolgen. Dazu wird in den Debitorenkontenparametern im Auswahlfeld Status der
Entnahmeroute die Option „Fertig gestellt“ eingestellt, womit beim Buchen einer
Kommissionierliste automatisch auch die Lager-Entnahme gebucht wird. In
diesem Fall ist im Zuge der Kommissionierung nichts weiter zu tun, der nächste
Schritt ist die Lieferscheinbuchung.
4.5.2.3 Kommissionierlisten-Erfassung (Entnahmelistenregistrierung)

Bei zweistufigem Kommissionieren (Auswahlfeld Status der Entnahmeroute in den
Debitorenkontenparametern auf „Aktiviert“ gesetzt) muss nach dem Buchen der
Kommissionierliste die tatsächliche Lagerentnahme in der Kommissionierlisten-
Erfassung (an manchen Stellen als „Entnahmelistenregistrierung“ bezeichnet)
bestätigt und gebucht werden.
Das Formular zur Kommissionierlisten-Erfassung kann über die Schaltfläche
ENTNEHMEN UND VERPACKEN/Generieren/Entnahmelistenregistrierung (bzw.
ENTNEHMEN UND VERPACKEN/Generieren/Erfassen von Kommissionierlisten) im
Auftragsformular geöffnet werden. Alternativ kann der Aufruf auch über den
Menüpunkt Vertrieb und Marketing> Aufträge> Versandgebühr> Erfassen von
Kommissionierlisten oder Lagerverwaltung> Ausgehende Aufträge> Erfassen von
Kommissionierlisten erfolgen. Beim Aufruf vom Auftragsformular aus wird in der
Kommissionierlisten-Erfassung ein Filter auf den aktuellen Auftrag angewendet.
Bei den anderen Aufrufen muss ein entsprechender Filter manuell gesetzt werden.
Auf dem Register Positionen der Kommissionierlisten-Erfassung (siehe Abbildung
4-16) können die gewünschten Positionen in der Spalte Auswählen markiert und die
entnommene Menge in der Spalte Entnahmemenge geändert werden, bevor die
Erfassung über die Schaltfläche Aktualisierungen/Auswahl aktualisieren (bzw.
Aktualisierungen/Alles aktualisieren für alle Positionen) gebucht wird.
Abbildung 4-16: Kommissionierlisten-Erfassung nach Aufruf aus einem Auftrag
4.5.2.4 Auftragskommissionierungs-Freigabe
Die Auftragskommissionierungs-Freigabe (Lagerverwaltung> Periodische Aufgaben>
Auftragskommissionierung freigeben) dient dazu, das Kommissionieren von einer
Liste aus zu beginnen, die nur lieferbare Auftragspositionen zeigt.
In der Auftragskommissionierungs-Freigabe werden nur Auftragspositionen mit
Artikeln gezeigt, die am Lager verfügbar sind. Beim Öffnen des Formulars wird
zunächst ein Filterdialog gezeigt, in dem Kriterien zur Auswahl der Positionen
eingetragen werden können. Die gewählten Filterkriterien können später über die
Schaltfläche Auswählen im Aktionsbereich geändert werden.
Über die Optionen in der Schaltfläche Aktivieren oder durch manuelles Eintragung
von Mengen in der Spalte Jetzt aktivieren können Artikel für das Kommissionieren
aktiviert und reserviert werden.
Anschließend kann über die Schaltfläche Für Kommissionierung freigegeben die
Buchung der Kommissionierliste für die in der Spalte Jetzt aktivieren enthaltenen
Mengen durchgeführt werden. Der weitere Ablauf unterscheidet sich nicht vom
Kommissionieren aus dem Auftrag heraus: Abhängig davon, ob einstufiges oder
zweistufiges Kommissionieren in den Debitorenkontenparametern aktiviert ist,
muss die Entnahme vom Lager anschließend in der Kommissionierlisten-
Erfassung bestätigt und gebucht werden.
180 4 Vertrieb
Abbildung 4-17: Eintragen der Menge in der Auftragskommissionierungs-Freigabe
Um Prioritäten für die Kommissionier-Freigabe einzelner Kunden zu setzen, kann

die Klassifizierungsgruppe auf dem Register Allgemeines des Debitoren-
Detailformulars eingetragen werden. Diese Gruppe wird in der äußerst linken
Spalte der Kommissionier-Freigabe angezeigt und kann als Filterkriterium
verwendet werden.
4.5.2.5 Storno einer Kommissionierung

Um eine über das Entnahmeformular oder über eine Kommissionierliste gebuchte
Lager-Entnahme zu stornieren, kann das Entnahmeformular benutzt werden. Wie
beim Buchen der ursprünglichen Entnahme im Zuge der Lieferung wird das
Entnahmeformular im Auftrags-Detailformular nach Auswahl der betroffenen
Auftragsposition über die Schaltfläche Position aktualisieren/Entnahme in der
Funktionsleiste der Positionen geöffnet. Im oberen Bereich des Entnahmeformulars
kann dann nach Auswahl der zu stornierenden Entnahmezeile die Schaltfläche
Entnahmeposition hinzufügen betätigt werden. Diese Zeile wird dann mit negativer
Menge im unteren Bereich gezeigt, der Storno der Entnahme anschließend über die
Schaltfläche Komplettentnahme bestätigen gebucht.
Falls die ursprüngliche Entnahme über die Buchung einer Kommissionierliste
erfolgt ist, kann der Storno auch über die Kommissionierlisten-Erfassung erfolgen.
Dazu wird in der Kommissionierlisten-Erfassung die Schaltfläche Funktionen/
Entnahme rückgängig machen in der Funktionsleiste des Registers Positionen betätigt,

womit zunächst die Registrierung rückgängig gemacht wird. Im zweiten Schritt
kann über die Schaltfläche Funktionen/Entnahmeposition stornieren die
Kommissionierung selbst storniert werden. Alternativ kann anstelle des zweiten
Schritts bereits im Dialog zum Rückgängigmachen der Entnahme der Schieber
Nicht entnommene Menge stornieren auf „Ja“ gesetzt werden.
4.5.3 Entnahmeworkbench
Die Entnahmeworkbench ist eine Erweiterung zur papiergestützten
Auftragskommissionierung, die die Möglichkeit bietet, Kommissionierlisten zu
Gruppen (Kommissionierstapel) zusammenzufassen. Zusätzlich besteht die
Möglichkeit, eine Verpackungslogik zu benutzen um Artikel gemeinsam in
Schachteln oder anderen Einheiten beim Kommissionieren im Lager zu
transportieren.
Die Entnahmeworkbench kann anstelle der Auftragskommissionierungs-Freigabe
(siehe Abschnitt 4.5.2) zum Buchen von Kommissionierlisten verwendet werden.
4.5.3.1 Einrichtung der Entnahmeworkbench

Als Grundvoraussetzung für die Nutzung der Entnahmeworkbench müssen
entsprechende Nummernkreise in den Lagerparametern hinterlegt sein. Soll die
Verpackungslogik genutzt werden, muss auf dem Register Allgemeines der
Lagerparameter der Schieber Verpackungslogik für Entnahmeworkbench auf „Ja“
gesetzt sein.
In den Workbenchprofilen (Lagerverwaltung> Einstellungen> Entnahmeworkbench>
Workbenchprofile) können Profile angelegt werden, die später als Filterkriterien in
der Entnahmeworkbench gewählt werden können.
Im Lagerortformular (Lagerverwaltung> Einstellungen> Lageraufschlüsselung>
Lagerorte) sind auf dem Register Entnahmeworkbench grundlegende Einstellungen
zum Aufteilen von Kommissionierlisten und Entnahmesitzungen enthalten,
beispielsweise die maximale Anzahl von Positionen pro Kommissionierliste.
Wenn die Verpackungslogik genutzt werden soll, müssen die vorhandenen
Verpackungen (für den lagerinternen Transport in einem Kreislauf verwendet) mit
Dimensionen (Tiefe, Breite, Höhe) und Gewicht im Formular Lagerverwaltung>
Einstellungen> Entnahmeworkbench> Verpackungsdefinitionen erfasst werden. Der
Schieber Aktiv steuert, ob die jeweilige Verpackung benutzt werden kann.
Im Artikelformular steuert der Schieber Verpackungslogik für Entnahmeworkbench
verwenden auf dem Register Liefern, ob die Verpackungslogik für den jeweiligen
Artikel verwendet wird. Die automatische Auswahl von Verpackungen in der
Entnahmeworkbench erfolgt aufgrund der physischen Dimensionen und des
Gewichts des Artikels (im Artikelformular auf dem Register Lagerbestand
verwalten). Wenn der Schieber Alleiniger Versand auf dem Register Liefern des
182 4 Vertrieb
Artikelformulars auf „Ja“ gesetzt ist, wird der Artikel ohne Nutzung der
Verpackungen getrennt kommissioniert.
4.5.3.2 Arbeiten mit der Entnahmeworkbench

Der Ausgangspunkt für das Kommissionieren in der Entnahmeworkbench sind
Verkaufsaufträge. In der Entnahmeworkbench (Lagerverwaltung> Ausgehende
Aufträge> Entnahmeworkbench) wird dann zunächst über die Schaltfläche Neu eine
neue Entnahmesitzung angelegt. Auf dem Register Kriterien in der
Entnahmeworkbench kann dann ein Filter zu Kriterien wie dem Versanddatum
eingetragen werden, über den bestimmt wird, welche Aufträge in der aktuellen
Entnahmesitzung berücksichtigt werden. Durch Auswahl eines Workbenchprofils
im Feld Profil auf dem Register Kriterien können Vorschlagswerte in die Kriterien
übernommen werden.
Abbildung 4-18: Verwalten eines Kommissionierstapels in der Entnahmeworkbench
Nach dem Eintragen der gewünschten Kriterien wird über die Schaltfläche
ENTNAHMESITZUNG/Entnahmesitzung/Kommissionierstapel generieren abhängig
von den gewählten Kriterien und den Einstellungen im Lagerort und zur
Verpackung (Dimensionen der Verpackungen und der Artikel) ein oder mehrere
Kommissionierstapel erzeugt. Das Generieren der Kommissionierstapel dient zum
Erstellen und Buchen von Kommissionierlisten. Die Kommissionierlisten zu einem
Kommissionierstapel werden in der Entnahmeworkbench auf dem Register

Kommissionierliste gezeigt.
Anschließend müssen Stapelübersicht und Kommissionierliste(n) über die
Schaltfläche Druckcharge in der Funktionsleiste des Registers Kommissionierstapel
gedruckt werden. Für Artikel, für die die Verpackungslogik benutzt wird, wird der
Name der jeweiligen Verpackung im Kopfteil der Kommissionierliste gedruckt.
Nach dem Druck aller Kommissionierlisten eines Kommissionierstapels kann auf
dem Register Kommissionierstapel das Kontrollkästchen Komplett im jeweiligen
Stapel markiert werden. Der Schieber Komplett für eine Entnahmesitzung beendet
alle zugehörigen Kommissionierstapel.
Der weitere Ablauf unterscheidet sich nicht von der Kommissionierung aus dem
Auftrag heraus: In Abhängigkeit davon, ob in den Debitorenkontenparametern
einstufiges oder zweistufiges Kommissionieren aktiviert ist, muss die Entnahme
vom Lager in der Kommissionierlisten-Erfassung gebucht werden. Die
Kommissionierlisten-Erfassung kann dazu auch über die Schaltfläche Erfassen von
Kommissionierlisten auf dem Register Kommissionierliste in der Entnahmeworkbench
geöffnet werden.
4.5.4 Lieferschein
Das Buchen des Lieferscheins bildet den Abschluss der Versandabwicklung. Mit
dem Lieferschein wird eine mengenmäßige Lagerbewegung gebucht, die eine
vorläufige Bewertung enthält.
4.5.4.1 Buchungsdialog zum Lieferschein

Der Aufruf des Buchungsdialogs für den Lieferschein kann über die Schaltfläche
ENTNEHMEN UND VERPACKEN/Generieren/Lieferschein im Auftragsformular
oder über den Sammelabruf Vertrieb und Marketing> Aufträge> Versandgebühr>
Lieferschein buchen erfolgen.
Der Buchungsdialog für den Lieferschein zeigt den aus anderen Buchungen
gewohnten Aufbau. Welche Option im Feld Menge auf dem Register Parameter des
Buchungsdialogs zu wählen ist, hängt von den vorangehenden Aktivitäten ab:
 Entnommen – Auszuwählen, wenn vor dem Buchen des Lieferscheins eine
Kommissionierung (Lager-Entnahme) gebucht worden ist. In diesem Fall wird
die entnommene und noch nicht gelieferte Menge in die Buchungsmenge
(Spalte Aktualisieren auf dem Register Positionen des Dialogs) übernommen.
 Entnommene Menge und nicht gelagerte Produkte – Zusätzlich zur
entnommenen Menge von Lagerartikeln wird für Positionen mit immateriellen
Gütern (Serviceartikel) die Auftragsmenge als Buchungsmenge übernommen.
 Alle – Die gesamte Restmenge wird in die Buchungsmenge übernommen.
 Jetzt liefern – Die in der Spalte Aktuelle Lieferung der Auftragspositionen
eingetragene Menge wird in die Buchungsmenge übernommen.
184 4 Vertrieb
Wenn die Schieber Buchung und Lieferschein drucken im Buchungsdialog auf „Ja“
gesetzt sind, wird der Lieferschein nach Betätigen der Schaltfläche OK im Dialog
Das Buchen von Teillieferungen, Über- und Unterlieferungen kann analog zum
Vorgehen im Einkauf erfolgen (siehe Abschnitt 3.5.5). Auch die Änderung des
Auftragsstatus erfolgt gleichartig wie die Fortschreibung des Bestellungsstatus im
Einkauf (siehe Abschnitt 3.5.6).
4.5.4.2 Sachkontenintegration
Falls die Sachkontenintegration für Lieferscheine aktiviert ist, werden für die
gelieferte Menge neben der Lagerbuchung auch Buchungen im Sachkontenbereich
erstellt. Diese Sachkontobuchungen werden mit dem Buchen der
Verkaufsrechnung aufgelöst.
Die Sachkontenintegration für den Lieferschein wird über folgende Einstellungen
gesteuert:
 Debitorenkontenparameter – Der Schieber Lieferschein auf Sachkonto buchen auf
dem Register Aktualisierungen muss auf „Ja“ gesetzt sein, wenn eine Buchung
im Hauptbuch erfolgen soll (für Artikel mit Standardpreis-Bewertung nicht
erforderlich).
 Lagersteuerungsgruppe – Zusätzlich muss das Kontrollkästchen Physischen
Bestand buchen auf dem Register Nachkalkulationsmethode und Kostenkennung der
Lagersteuerungsgruppe des gelieferten Artikels muss markiert sein, wenn eine
Buchung im Hauptbuch erfolgen soll.
Diese Einstellungen haben eine analoge Funktion wie die Einstellungen zur
Sachkontenintegration von Produktzugängen im Einkauf.
4.5.4.3 Abfragen zur Lieferscheinbuchung

Um nach Buchen des Lieferscheins die entsprechenden Lagerbuchungen
abzufragen, kann im Auftrags-Detailformular die Schaltfläche Lager/Buchungen in
der Funktionsleiste der Auftragspositionen betätigt werden.
Abbildung 4-19: Lagerbuchung nach Buchen des Lieferscheins

Durch die Lieferscheinbuchung erhält die Lagerbuchung den Status „Abgesetzt“.

Das Buchungsdatum wird in die Spalte Physisches Datum der Lagerbuchung
übernommen während das Finanzdatum leer bleibt, bis die Rechnung gebucht
wird. Die Belegdaten des Lieferscheins (Lieferscheinnummer, Datum, Betrag)
werden auf dem Register Aktualisierungen im Formular Buchungsdetails gezeigt
(Aufruf über die Schaltfläche Buchungsdetails in der Lagerbuchung).
Der gebuchte Lieferschein kann über Menüpunkt Vertrieb und Marketing> Aufträge>
Versandgebühr> Lieferschein oder im Auftragsformular über die Schaltfläche
ENTNEHMEN UND VERPACKEN/Journale/Lieferschein aufgerufen werden. Auf
dem Register Überblick im Abfrageformular werden die Kopfsätze der
Lieferscheine gezeigt, nach Wechsel zum Register Positionen sind die Positionen
des im Überblick gewählten Lieferscheins zu sehen.
Falls die Sachkontenintegration für den betroffenen Lieferschein eingerichtet ist,
können die Sachkontobuchungen zum betrachteten Lieferschein über die
Schaltfläche Belege in der Lieferscheinabfrage abgefragt werden.
4.5.4.4 Storno eines Lieferscheins

Ein gebuchter Lieferschein kann über die Stornofunktion in der Lieferschein-
Abfrage (Vertrieb und Marketing> Aufträge> Versandgebühr> Lieferschein)
zurückgebucht werden. Nach Auswahl des betroffenen Lieferscheins wird der
Storno über die Schaltfläche Abbrechen im Aktionsbereich gebucht. Soll lediglich
die gebuchte Menge reduziert werden, kann die Schaltfläche Korrigieren benutzt
werden.
Durch Storno und Korrektur wird nicht der ursprüngliche Buchungsbeleg
geändert, sondern eine zusätzliche Buchung mit umgekehrten Vorzeichen erzeugt.

Übung 4.8 – Lieferschein
Stellen Sie fest, welche Positionen aus allen vorhandenen Aufträgen geliefert
werden können. Dabei berücksichtigen Sie nicht nur Aufträge Ihres Kunden,
sondern die Kundenaufträge aller Kunden. Welche Möglichkeiten kennen Sie?
Für die in Übung 4.5 bei Ihnen bestellte Ware kann der Lieferschein gebucht
werden. Kontrollieren Sie in diesem Auftrag vor dem Buchen folgende Punkte:
 Auftragsstatus und Dokumentstatus
 Lagerbestand des Artikels
 Lagerbuchung zur Auftragsposition
Buchen und drucken Sie den Lieferschein für die gesamte Auftragsmenge direkt
aus dem Auftrag, wobei die Seitenansicht als Ausgabeziel angegeben wird.
Danach führen Sie die vor der Buchung getätigten Abfragen nochmals aus. Was
hat sich durch die Lieferscheinbuchung geändert?
186 4 Vertrieb
Übung 4.9 – Kommissionierliste

Ihr Kunde aus Übung 4.1 bestellt ein weiteres Mal 20 Stück des in Übung 3.5
angelegten Artikels. Legen Sie einen entsprechenden Auftrag an.
Im Lager wird dieses Mal eine Kommissionierliste benötigt. Buchen Sie zu diesem
Zweck eine Kommissionierliste (Entnahmeliste) mit einer Menge von zehn Stück.
Wovon hängt es ab, ob in weiterer Folge eine Kommissionierlisten-Erfassung
(Entnahmeregistrierung) gebucht werden muss oder die Entnahme automatisch
gebucht wird? Falls eingestellt, buchen Sie die Kommissionierlisten-Erfassung.
Abschließend buchen Sie den Lieferschein für die kommissionierte Ware.
Übung 4.10 – Lieferscheinabfrage
Führen Sie eine Lieferscheinabfrage zur Lieferscheinbuchung aus Übung 4.8 durch,
einerseits aus dem Auftrag und andererseits über den entsprechenden
Menüpunkt. Kontrollieren Sie Lieferscheinkopf und Positionen und stellen Sie fest,
ob es Sachkontobuchungen gibt.
4.6 Verkaufsrechnung
Das Buchen der Verkaufsrechnung bildet den Abschluss des Vertriebsprozesses.
Mit der Rechnung wird die Kundenforderung vergrößert und der Lagerwert
verringert. Wenn alle Positionen eines Auftrags komplett fakturiert worden sind,
ist die Auftragsabwicklung abgeschlossen. Die Zahlungsabwicklung für die
einzelnen Rechnungen erfolgt dann in der Debitorenbuchhaltung (siehe Abschnitt
9.3.3).
Verkaufsrechnungen, in denen lagergeführte Artikel fakturiert werden sollen,
können nur auf Basis von Verkaufsaufträgen erstellt werden. Es müssen allerdings
nach dem Anlegen eines Auftrags nicht alle Prozessschritte (Auftragsbestätigung,
Kommissionierung, Lieferschein) einzeln durchgeführt werden, sondern die
Rechnung kann bei Bedarf auch sofort nach Auftragsanlage gebucht werden.
Rechnungen ohne Artikelbezug können unabhängig von Verkaufsaufträgen
gebucht werden, etwa als Freitextrechnungen. In solchen Rechnungen werden auf
Positionsebene anstelle von Artikeln die jeweiligen Sachkonten der
Finanzbuchhaltung eingetragen.
4.6.1 Rechnung zum Verkaufsauftrag

Das Buchen einer Verkaufsrechnung im entsprechenden Buchungsdialog erfolgt
von der Handhabung her analog zum Buchen des Lieferscheins.
4.6.1.1 Buchungsdialog zur Verkaufsrechnung

Der Buchungsdialog für die Verkaufsrechnung kann über die Schaltfläche
RECHNUNG/Generieren/Rechnung im Aktionsbereich des Auftragsformulars oder
4.6 Verkaufsrechnung 187
über den Sammelabruf Debitorenkonten> Rechnungen> Rechnungsstellung in Chargen>

Rechnung aufgerufen werden.
Der Buchungsdialog zeigt den gewohnten Aufbau, wobei der Eintrag in das
Auswahlfeld Parameter/Menge von den vorangehenden Aktivitäten abhängig ist:
 Lieferschein – Übliche Auswahl, wird genutzt um die mit Lieferschein
gebuchte Menge zu fakturieren.
 Alle oder Jetzt liefern – Wenn ausgewählt, wird die vorgeschlagene
Buchungsmenge nicht aus der gelieferten Menge übernommen. Für die noch
nicht gelieferte Menge wird parallel zur Rechnung eine Lieferung gebucht.
Im Buchungsdialog können bei Wahl der Option „Lieferschein“ im Auswahlfeld
Parameter/Menge explizit einzelne Lieferscheine für die Rechnung selektiert werden
(Schaltfläche Lieferschein auswählen in der Funktionsleiste des Registers Überblick).
Um die Rechnung vor dem Buchen zu kontrollieren, kann die Schaltfläche Summen
der Funktionsleiste des Registers Überblick des Buchungsdialogs betätigt werden.
Wenn die Schieber Buchung und Rechnung drucken im Buchungsdialog auf „Ja“
gesetzt sind, wird die Rechnung nach Betätigen der Schaltfläche OK im Dialog
4.6.1.2 Abfragen zur Rechnungsbuchung

Die Buchung der Rechnung erzeugt je nach Geschäftsfall Sachkontobuchungen,
Lagerbuchungen, Debitorenbuchungen und Buchungen in weiteren Nebenbüchern
(z.B. Mehrwertsteuer). Falls alle Auftragspositionen komplett fakturiert worden
sind, wird zudem der Status des Auftrags auf „Fakturiert“ gestellt.
Um nach dem Buchen der Rechnung die entsprechenden Lagerbuchungen
abzufragen, kann im Auftrags-Detailformular die Schaltfläche Lager/Buchungen in
der Funktionsleiste der Auftragspositionen betätigt werden. In der Lagerbuchung
wird das Rechnungsdatum in der Spalte Finanzdatum gezeigt, der Abgangsstatus
zeigt den Status „Verkauft“. Die Belegdaten der Rechnung (Rechnungsnummer,
Datum, Betrag) werden auf dem Register Aktualisierungen im Formular
Buchungsdetails gezeigt (Aufruf über die Schaltfläche Buchungsdetails in der
Lagerbuchung).
Die gebuchte Rechnung kann über Menüpunkt Debitorenkonten> Abfragen und
Berichte> Rechnungen> Rechnungserfassung oder im Auftragsformular über die
Schaltfläche RECHNUNG/Journale/Rechnung aufgerufen werden. Mittels Klick auf
eine als Link in der Spalte Rechnung gezeigte Rechnungsnummer kann das
Detailformular mit der entsprechenden Rechnung geöffnet werden. Im
Detailformular sind die Rechnungspositionen auf dem Register Positionen zu
sehen.
Die Sachkontobuchungen zu einer Rechnung werden in der Belegbuchungsabfrage
gezeigt, die über die Schaltfläche Beleg im Aktionsbereich der Rechnungsabfrage
geöffnet werden kann.
188 4 Vertrieb

Über die Schaltfläche Grundlage der Buchung im Aktionsbereich der
Belegbuchungsabfrage wird das Buchungsgrundlage-Formular geöffnet, das alle
Transaktionen im Zusammenhang mit der Buchung der Rechnung zeigt.
Die für die Buchung herangezogenen Konten hängen vom Geschäftsfall und den
Buchungseinstellungen ab. Das Debitorensammelkonto ergibt sich hierbei aus dem
Debitoren-Buchungsprofil, das analog zum Kreditoren-Buchungsprofil
einzurichten ist (siehe Abschnitt 3.2.3). Die Einstellungen zu den Hauptkonten der
übrigen Buchungen – abgesehen von der Mehrwertsteuerbuchung – werden in den
Lager-Buchungseinstellungen hinterlegt (siehe Abschnitt 9.4.2).
4.6.2 Sammelrechnung im Verkauf

Wenn eine Verkaufsrechnung gebucht werden soll, die sich auf mehrere Aufträge
bezieht, muss eine Sammelaktualisierung gebucht werden.
Sammelaktualisierungen sind hierbei für alle Belege möglich, neben
Sammelrechnungen können also beispielsweise auch Sammellieferscheine auf
gleiche Weise gebucht werden.
Vom Vorgehen her werden Sammelbelege wie Einzelbelege gebucht, wobei über
Parameter bestimmt wird, ob ein Zusammenfassen von Aufträgen zulässig ist.
4.6.2.1 Einstellungen zur Sammelrechnung

Die Basiseinstellung für Sammelaktualisierungen im Verkauf wird in den
Debitorenkontenparametern auf dem Register Sammelaktualisierung vorgenommen.
Das Auswahlfeld Standardwerte für Sammelaktualisierung legt hier fest, ob die
Sammelaktualisierungsparameter auf Ebene einzelner Verkaufsaufträge
überschrieben werden dürfen. Dies wird durch die Option „Automatische
Zusammenfassung“ erreicht. Wird die Option „Rechnungskonto“ gewählt, können
Aufträge nur direkt bei der Auswahl im Buchungsdialog, aber nicht schon beim
Anlegen des Auftrags aus Sammelbelegen ausgenommen werden.
Nach Betätigen der Schaltfläche Sammelaktualisierungsparameter in der
Funktionsleiste des Registers Sammelaktualisierung der Debitorenkontenparameter
wird ein Formular geöffnet, in dem durch die im linken Formularbereich
gewählten Felder für jeden Beleg (z.B. „Rechnung“) bestimmt wird, welche
Feldinhalte in Aufträgen gleich sein müssen, damit sie in einem Sammelbeleg
zusammengefasst werden dürfen.
Bei Auswahl der Option „Automatische Zusammenfassung“ im Feld Standardwerte
für Sammelaktualisierung der Debitorenkontenparameter muss für die betroffenen
Debitoren die Sammelaktualisierung im Debitorenformular über die Schaltfläche
DEBITOR/Einrichten/Sammelaktualisierung aktiviert werden. Die Einstellungen im
Debitorenformular dienen als Vorschlagswert für Verkaufsaufträge. Im
Auftragsformular können diese über die Schaltfläche ALLGEMEINES/Einrichten/

Zusammenfassung für den jeweiligen Auftrag abgeändert werden.
4.6.2.2 Buchen von Sammelrechnungen

Zum Buchen einer Sammelrechnung wird der Buchungsdialog über den
Menüpunkt Debitorenkonten> Rechnungen> Rechnungsstellung in Chargen> Rechnung
aufgerufen. Im Buchungsdialog wird für den Parameter Menge normalerweise
„Lieferschein“ ausgewählt, damit Vorschlagswerte für die Rechnung auf Basis der
gebuchten Lieferscheine erstellt werden.
Wie in Abbildung 4-20 gezeigt, gezeigt, kann danach die Schaltfläche Auswählen [1]
betätigt werden, um die gewünschten Verkaufsaufträge über den erweiterten Filter
zu selektieren. Nach Schließen des Auswahlfensters sind die gewählten Belege auf
dem Register Überblick des Buchungsdialogs zu sehen.
Einzelne Zeilen können im Buchungsdialog gelöscht werden, wenn sie aus der
Selektion entfernt werden sollen. Durch das Löschen im Buchungsdialog wird
lediglich die Selektion gelöscht, nicht der Auftrag selbst. In der Auswahl entfernte
Aufträge werden daher bei der nächsten Selektion wieder vorgeschlagen.
Wenn bestimmte Lieferscheine aus der Auswahl entfernt werden sollen, kann die
Schaltfläche Lieferschein auswählen [2] auf dem Register Überblick betätigt werden.
Abbildung 4-20: Buchen einer Sammelrechnung

190 4 Vertrieb
Um nach erfolgter Auswahl einen Sammelbeleg zu erzeugen, ist anschließend die

Schaltfläche Anordnen [3] zu betätigen. Durch die Funktion Anordnen werden die
Belege entsprechend den Sammelparametereinstellungen zusammengefasst. Der
Vorschlagswert für die Sammelaktualisierung kann übersteuert werden, indem im
Feld Sammelaktualisierung für auf dem Register Parameter im Buchungsdialog vor
dem Anordnen die Sammelaktualisierungseinstellung geändert wird.
In Beispiel aus Abbildung 4-20 werden die zwei gezeigten Belege nach dem
Anordnen zu einer Zeile zusammengefasst. Das Buchen der Sammelrechnung
erfolgt anschließend durch Betätigung der Schaltfläche OK im Buchungsdialog.
4.6.3 Freitextrechnung
Freitextrechnungen werden unabhängig von Verkaufsaufträgen, Warenlieferungen
und Lagerverwaltung geführt. Sie dienen zum Erstellen von Rechnungen beim
Verkauf von immateriellen Artikeln oder von Anlagevermögen.
Der Aufbau einer Freitextrechnung entspricht dem Verkaufsauftrag: Zunächst
muss ein Kopfsatz erfasst werden, zu dem eine oder mehrere Positionen angelegt
werden. Im Gegensatz zu Auftragsrechnungen werden in den Positionen aber
keine Artikelnummern, sondern Sachkonten eingetragen.
Durch Eintragen eines negativen Betrags in der Freitextrechnung kann eine
Gutschrift erstellt werden. Hierbei ist zu beachten, dass für derartige Gutschriften
kein Bezug zu einer Auftragsrechnung besteht. Artikelumsatz, Lagerbestand und
Deckungsbeitrag bleiben bei Freitextrechnungen und -gutschriften unverändert.
Nach Erfassen der Freitextrechnung kann der Beleg gebucht werden, wobei in
einer Freitextrechnung nur die Rechnung und kein anderes Dokument (z.B. eine
Auftragsbestätigung) gebucht werden kann.
4.6.3.1 Erfassen von Freitextrechnungen

Um eine Freitextrechnung anzulegen, kann die Listenseite Debitorenkonten>
Rechnungen> Alle Freitextrechnungen geöffnet und die Schaltfläche Neu im
Aktionsbereich betätigt werden. Alternativ kann eine Freitextrechnung auch vom
Debitorenformular aus über die Schaltfläche RECHNUNG/Neu/Freitextrechnung
angelegt werden.
Beim Anlegen einer Freitextrechnung im Freitextrechnungsformular wird hierbei –
im Unterschied zum Anlegen von Verkaufsaufträgen im Auftragsformular – kein
Neuanlagedialog gezeigt. Im Freitextrechnungsformular kann der Kunde aber
auch in der Positionsansicht gewählt werden, wo auf dem Register Freitext-
Rechnungskopf die Felder Debitorenkonto und Rechnungskonto enthalten sind.
Die Positionen werden auf dem Register Rechnungspositionen mit Beschreibung,
Hauptkonto (Sachkonto ohne Dimensionen), Menge und Preis je Einheit erfasst. Ein
mehrzeiliger Text kann auf dem Subregister Allgemeines der Positionsdetails
eingetragen werden. Für die Berechnung der Mehrwertsteuer ist auf eine korrekte
Eintragung in den Spalten Mehrwertsteuergruppe und Artikel-Mehrwertsteuergruppe

zu achten.
Abbildung 4-21: Erfassen einer Rechnungsposition in einer Freitextrechnung
Soll Anlagevermögen über eine Freitextrechnung verkauft werden, ist auf dem
Subregister Allgemeines der Positionsdetails die Anlagenummer einzutragen.
Um Finanzdimensionen wie Kostenstelle oder Kostenträger zu erfassen, können
auf dem Subregister Finanzdimensionsposition der Positionsdetails entsprechende
Dimensionswerte entweder direkt eingetragen oder durch Auswahl einer
Vorlagenkennung bestimmt werden.
4.6.3.2 Buchen und Abfragen von Freitextrechnungen

Das Buchen einer Freitextrechnung erfolgt über die Schaltfläche Buchen im
Aktionsbereich des Freitextrechnungsformulars. Gebuchte Freitextrechnungen
können im Freitextrechnungsformular anschließend über die Schaltfläche
RECHNUNG/Zugehörige Informationen/Rechnungserfassung abgefragt werden.
Auch die allgemeine Rechnungsabfrage (Debitorenkonten> Abfragen und Berichte>
Rechnungen> Rechnungserfassung) zeigt gebuchte Freitextrechnungen. In dieser
Abfrage sind Freitextrechnungen durch die fehlende Auftragsnummer und – falls
entsprechend eingerichtet – einen anderen Belegnummernkreis gekennzeichnet.
192 4 Vertrieb
4.6.3.3 Freitextrechnungen als Serienrechnungen

Wenn eine Freitextrechnung periodisch wiederkehrend gebucht und gedruckt
werden soll, können Serienrechnungen verwendet werden. Zu diesem Zweck
muss zunächst eine Vorlage im Menüpunkt Debitorenkonten> Rechnungen>
Serienrechnungen> Vorlagen für Freitextrechnungen erfasst werden. Ein Kunde kann
dann im Debitorenformular über die Schaltfläche RECHNUNG/Einrichten/
Serienrechnungen einer oder mehreren Vorlagen zugeordnet werden.
Der periodische Abruf von Serienrechnungen erfolgt über den Menüpunkt
Debitorenkonten> Rechnungen> Serienrechnungen> Serienrechnungen generieren. Dieser
Abruf erzeugt normale Freitextrechnungen, die im Freitextrechnungsformular vor
dem Buchen geprüft werden können.

Übung 4.11 – Verkaufsrechnung
Sie wollen eine Rechnung für die in Übung 4.8 gelieferte Ware erstellen.
Kontrollieren Sie in Ihrem Auftrag vor dem Buchen folgende Punkte:
 Auftragsstatus und Dokumentstatus des Verkaufsauftrags
 Lagerbuchung zur Auftragsposition
Buchen und drucken Sie die Verkaufsrechnung direkt aus dem Auftragsformular,
wobei Sie vor dem Buchen die Rechnungssumme im Buchungsdialog
kontrollieren.
Führen Sie die vor der Buchung getätigten Abfragen nochmals aus. Was hat sich
durch die Buchung geändert?
Übung 4.12 – Buchen einer Teilrechnung
Sie fakturieren die in Übung 4.9 kommissionierte und gelieferte Ware. Buchen und
drucken Sie die Rechnung direkt aus dem Auftragsformular und stellen Sie sicher,
dass nur die gelieferte Ware berechnet wird.
Übung 4.13 – Lieferung mit Rechnung
Ihr Kunde aus Übung 4.1 bestellt ein Stück des in Übung 3.5 angelegten Artikels.
Zusätzlich bestellt er eine Stunde der Installationstätigkeiten, für die Sie in Übung
4.2 die Kategorie „##-Installation“ angelegt haben, zu einem Preis von 110 Dollar.
Es wird kein Lieferschein benötigt, Sie liefern Ware und Dienstleistung mit der
Rechnung.
Legen Sie einen entsprechenden Auftrag an und buchen Sie die Rechnung direkt
aus dem Auftragsformular. Nach dem Buchen kontrollieren Sie Auftragsstatus,
Dokumentstatus und die Lagerbuchung zum Artikel.
4.7 Verkaufsgutschrift und Rücklieferung 193
Übung 4.14 – Rechnungsabfrage

Führen Sie eine Rechnungsabfrage zur Buchung aus Übung 4.11 durch.
Kontrollieren Sie Rechnungskopf und Positionen und stellen Sie fest, welche
Sachkontobuchungen es gibt.
Übung 4.15 – Freitextrechnung
Ihr Kunde aus Übung 4.1 soll eine Rechnung für eine Dienstleistung erhalten, die
nicht als Artikel oder Verkaufskategorie angelegt ist. Erfassen Sie eine
Freitextrechnung mit einem passenden Erlöskonto und buchen Sie die Rechnung.
Was unterscheidet eine Freitextrechnung von einer Rechnung zu einem
Verkaufsauftrag?
4.7 Verkaufsgutschrift und Rücklieferung

Eine Gutschrift wird als Artikelgutschrift gebucht, wenn der Kunde Ware
zurücksendet und hierfür eine Ersatzlieferung oder eine finanzielle Vergütung
erhält. Eine Gutschrift wird auch für den Fall gebucht, dass unbrauchbare Ware
vom Kunden nicht mehr zurückgesendet wird oder dass eine reine Wertgutschrift
stattfinden soll.
Zur Verwaltung der Rücksendung von Artikeln werden Rücklieferungen benutzt.
Daneben können einfache Artikelgutschriften aber auch direkt im
Auftragsformular abgewickelt werden.
Gutschriften ohne Artikelbezug können als Freitextrechnung erfasst werden.
4.7.1 Rücklieferungsverwaltung
Die Funktion der Rücklieferungen unterstützt eine koordinierte Abwicklung von
Kundenretouren indem der Kunde vor der Rücksendung von Waren eine
Genehmigung zur Rücksendung („RMA“ – Return Merchandise Authorization)
einholen muss.
4.7.1.1 Dispositionscodes und Grundeinrichtung zur Rücklieferung

Als Voraussetzung für Rücklieferungen müssen Dispositionscodes (Vertrieb und
Marketing> Einstellungen> Retouren> Dispositionscodes) eingerichtet werden. Die
zentrale Einstellung im Dispositionscode ist das Auswahlfeld Aktivität mit
folgenden Optionen zur Handhabung des retournierten Artikels:
 Nur gutschreiben – Gutschrift ohne Warenrücksendung
 Haben („Credit“) bzw. Ausschuss – Warenrücksendung und Gutschrift
 Ersatz und Entlastung bzw. Ersatz und Aussonderung – Warenrücksendung
und Ersatzlieferung
 Rückgabe an den Debitor – Keine Gutschrift
Wenn die Warenrücksendung als Ausschuss („Aussonderung“ bei Ersatzlieferung)
gebucht werden soll, muss ein Wareneingang wie bei einer normalen
194 4 Vertrieb
Rücklieferung gebucht werden. Beim Buchen des Lieferscheins (Produktzugangs)

zur Rücklieferung wird jedoch in diesem Fall parallel zur Zugangsbuchung eine
Lagerbuchung für den Abgang der Ausschuss-Menge gebucht.
Zusätzlich zum Dispositionscode ist für Rücklieferungen ein Nummernkreis für
den Bereich „Auftragsverwaltung“ und die Referenz „Rücksendungsnummer“
erforderlich.
4.7.1.2 Erfassen von Rücklieferungen

Rücklieferungen sind Verkaufsaufträge vom Typ „Zurückgegebener Auftrag“. Die
Auftragsnummer der Rücklieferung wird im Rücklieferungskopf gezeigt. Mit
Ausnahme von Rücklieferungen, die einem Dispositionscode mit der Aktivität
„Nur gutschreiben“ zugeordnet sind, werden Rücklieferungen aber im
Verkaufsauftragsformular nicht gezeigt, solange der Wareneingang der
Rücklieferung nicht gebucht ist.
Die Arbeitsbereichsseite Retourenverarbeitung zeigt einen Überblick offener
Rücklieferungen. Über die Kachel Alle Rücklieferungen in der Arbeitsbereichsseite
wird die Listenseite der Rücklieferungen geöffnet. Eine neue Rücklieferung kann
direkt in der Arbeitsbereichsseite über die Schaltfläche Neu/Rücklieferung angelegt
werden. Die weiteren Schritte zum Erfassen der Rücklieferung sind identisch zur
Anlage einer neuen Rücklieferung in der Listenseite.
Die Listenseite Alle Rücklieferungen (Vertrieb und Marketing> Retouren> Alle
Rücklieferungen) zeigt eine Übersicht aller Rücklieferungen. Beim Anlegen einer
Rücklieferung über die Schaltfläche Neu im Aktionsbereich des
Rücklieferungsformulars kann im Neuanlagedialog optional ein Ursachencode für
Rückgabe gewählt werden. Dieser dient als Basis für statistische Auswertungen und
kann für das automatische Zuordnen von Belastungen (beispielsweise
Bearbeitungsgebühren) verwendet werden.
Abbildung 4-22: Erfassen einer Position im Rücklieferungsformular

In der neuen Rücklieferung kann dann die Schaltfläche RÜCKLIEFERUNG/Zurück/

Auftrag suchen betätigt werden, mit der eine Originalrechnung ausgewählt und in
die Artikelpositionen übernommen werden kann. Alternativ ist auch das manuelle
Erfassen von Rücklieferungspositionen möglich, wobei Mengen mit negativem
Vorzeichen eingetragen werden. Der Dispositionscode einer Position ist auf dem
Subregister Allgemeines der Positionsdetails enthalten. Abgesehen von einer
Gutschrift ohne Warenrücksendung, für die ein Dispositionscode mit der Aktivität
„Nur gutschreiben“ in der Rücksendungsposition einzutragen ist, wird jedoch bis
zum Wareneingang kein Dispositionscode zu einer Rücklieferung erfasst.
Über die Schaltfläche RÜCKLIEFERUNG/Versenden/Rücklieferung kann wahlweise
anschließend ein Rücklieferungsbeleg für den Kunden gedruckt werden.
Soll für die rückgesendete Ware vorab eine Ersatzlieferung an den Kunden
erfolgen, kann ein entsprechender Verkaufsauftrag über die Schaltfläche
RÜCKLIEFERUNG/Neu/Ersetzungsauftrag angelegt werden.
4.7.1.3 Rücklieferung ohne Warenrücksendung

Soll eine Gutschrift ohne Warenrücksendung erfolgen, wird in den
Rücklieferungspositionen auf dem Subregister Allgemeines der Positionsdetails ein
entsprechender Dispositionscode („Nur gutschreiben“) eingetragen. Danach kann
die Gutschrift – als Verkaufsrechnung mit negativem Vorzeichen – über den
Sammelabruf Debitorenkonten> Rechnungen> Rechnungsstellung in Chargen>
Rechnung oder die Schaltfläche RECHNUNG/Generieren/Rechnung im
Auftragsformular (Debitorenkonten> Aufträge> Alle Aufträge) sofort gebucht werden.
4.7.1.4 Wareneingang und Gutschrift der Rücklieferung

Sobald die Artikel einer Rücksendung eintreffen muss eine Lager-Erfassung
gebucht werden. Wie die Lager-Erfassung im Einkauf (siehe Abschnitt 3.5.3) kann
diese Erfassung entweder im Erfassungsformular (Schaltfläche Position
aktualisieren/Erfassung in der Funktionsleiste der Rücklieferungspositionen) oder in
einem Wareneingangsjournal erfolgen. Bei Nutzung der erweiterten
Lagerortverwaltung erfolgt die Lager-Erfassung über Mobilgerät-Transaktionen.
Wenn die Erfassung in einem Wareneingangsjournal (Lagerverwaltung>
Journaleinträge> Wareneingang> Wareneingang, siehe Abschnitt 7.4.2) durchgeführt
wird, muss die Referenz zur Rücklieferung in Journalkopf beziehungsweise den
Positionen eingetragen werden. Als Vorschlagswert für die Positionen wird dazu
im Neuanlagedialog – oder später im Kopfsatz des Wareneingangsjournals – auf
dem Register Standardwerte im Auswahlfeld Referenz die Option „Auftrag“
ausgewählt und anschließend im Feld Rücksendungsnummer die
Rücklieferungsnummer eingetragen. Zusätzlich kann ein Vorschlagswert für den
Dispositionscode der Journalzeilen eingetragen werden.
Die Journalpositionen können dann über die Schaltfläche Funktionen/Positionen
erstellen erzeugt oder manuell in den Positionen erfasst werden.
196 4 Vertrieb
Bevor das Wareneingangsjournal gebucht werden kann, muss in allen

Journalpositionen ein korrekter Dispositionscode eingetragen sein. Falls der
Dispositionscode beim Buchen des Journals nicht bekannt ist, kann der Schieber
Quarantäneverwaltung in der Journalzeile (Vorschlagswert aus dem Journalkopf)
auf „Ja“ gesetzt und der Dispositionscode leer gelassen werden. Beim Buchen des
Journals wird dann ein Quarantäneauftrag (siehe Abschnitt 7.4.6) erzeugt und der
Dispositionscode muss erst beim Beenden des Quarantäneauftrags erfasst werden.
Nach Buchen des Wareneingangsjournals über die Schaltfläche Buchen ändert sich
der Status der Rücklieferungsposition auf „Erfasst“.
Nach der Lager-Erfassung kann optional eine Zugangsbestätigung für den Kunden
über die Schaltfläche RÜCKLIEFERUNG/Versenden/Bestätigung im Aktionsbereich
des Rücklieferungsformulars gedruckt werden.
Der Eingang des Artikels wird in weiterer Folge über das Buchen eines
Lieferscheins abgeschlossen – entweder im Rücklieferungsformular (Schaltfläche
RÜCKLIEFERUNG/Generieren/Lieferschein buchen) oder im Auftragsformular
(Schaltfläche ENTNEHMEN UND VERPACKEN/Generieren/Lieferschein). Im
Buchungsdialog ist auf eine korrekte Auswahl im Auswahlfeld Parameter/Menge zu
achten (Lieferschein mit negativer Menge).
Die Gutschrift selbst wird anschließend über die Schaltfläche RECHNUNG/
Generieren/Rechnung im Auftragsformular oder über den Sammelabruf
Debitorenkonten> Rechnungen> Rechnungsstellung in Chargen> Rechnung gebucht.
4.7.2 Einfache Verkaufsgutschrift

Alternativ zur Rücklieferungsfunktionalität können Gutschriften auch über die
Auftragserfassung und über Freitextrechnungen verwaltet werden.
4.7.2.1 Artikelgutschrift im Verkaufsauftrag

Bei der manuellen Erfassung von Verkaufsaufträgen kann der Auftragstyp
„Zurückgegebener Auftrag“ nicht gewählt werden, womit im Auftragsformular
folgende Optionen für Gutschriften zur Verfügung stehen:
 Original-Auftragsposition – Mittels negativer Jetzt liefern-Menge
 Neue Auftragsposition – Position mit negativer Menge im Original-Auftrag
 Neuer Auftrag – Position mit negativer Menge in neuem Auftrag
Die Optionen, eine Gutschrift über einen neuen Auftrag oder eine neue
Auftragsposition abzuwickeln, entsprechen dem Vorgehen im Einkauf (siehe
Abschnitt 3.7.1).
Wenn eine Gutschrift in der Original-Auftragsposition erfasst werden soll, ist eine
Menge mit negativem Vorzeichen in der Spalte Jetzt liefern der Auftragsposition
einzutragen. Im Buchungsdialog zum Buchen der Gutschrift (Schaltfläche
RECHNUNG/Generieren/Rechnung im Auftragsformular) muss dann die Option
„Jetzt liefern“ im Auswahlfeld Parameter/Menge gewählt werden.
4.7.2.2 Lagerbewertung für Artikel in Gutschriften

Wenn eine Gutschrift in einer neuen Auftragszeile oder in einem neuen Auftrag
erfasst wird, sollte die Loskennung der Original-Rechnungsposition im
Auswahlfeld Rücklieferungsloskennung der Gutschrift-Auftragsposition (Subregister
Einstellungen der Positionsdetails) eingetragen werden. Damit wird sichergestellt,
dass sich die Gutschrift auf die ursprünglich berechnete Ware bezieht und der
Lagerwert der Retoure exakt dem ursprünglich gelieferten Wert entspricht.
Die Rücklieferungsloskennung wird automatisch gesetzt, wenn die Gutschrift-
Auftragsposition über die Schaltfläche RÜCKLIEFERUNG/Zurück/Auftrag suchen
im Rücklieferungsformular oder die Schaltfläche VERKAUFEN/Erstellen/Gutschrift
im Auftragsformular erstellt wird.
Wird keine Rücklieferungsloskennung ausgewählt, wird der Lagerzugang mit
dem Rücklieferungseinstandspreis auf dem Subregister Einstellungen in den
Positionsdetails der Gutschrift-Auftragsposition bewertet.
4.7.2.3 Buchen von Ausschuss

Soll ein Artikel im Rahmen einer Gutschrift nicht physisch retourniert und daher
kein Lagerzugang gebucht werden, kann auf dem Subregister Einstellungen der
Gutschrift-Auftragsposition der Schieber Ausschuss auf „Ja“ werden.
Buchungstechnisch wird zwar auch in diesem Fall ein Lagerzugang gebucht, für
den Zugang wird aber automatisch ein entsprechender Abgang gebucht.
In Rücklieferungsaufträgen (im Rücklieferungsformular erfasst) wird der Schieber
Ausschuss der zugehörigen Auftragsposition über den Dispositionscode gesteuert.
4.7.2.4 Wertgutschrift und Gutschrift ohne Artikelbezug

Wertgutschriften und Gutschriften ohne Artikelbezug können als Freitextrechnung
(siehe Abschnitt 4.6.3) gebucht werden. Für Gutschriften im Zusammenhang mit
der Lieferung von Artikeln hat dies aber den Nachteil, dass eine solche Gutschrift
weder in der Artikelstatistik noch im Deckungsbeitrag berücksichtigt wird.
Im Falle einer Preiskorrektur ist es daher besser, im Auftragsformular eine
Gutschrift mit zwei Zeilen zu erzeugen – einer positiven und einer negativen
Position. Die negative Position mit dem Originalpreis wird wie eine normale
Gutschriftposition angelegt, die positive gegengleich als Rechnungsposition mit
dem korrigierten Preis. Über die Markierungsfunktion (Schaltfläche
Lager/Markierung in der Auftragsposition, siehe Abschnitt 3.7.1) können die zwei
Positionen für eine hinsichtlich des Lagerwerts neutrale Buchung verknüpft
werden.
198 4 Vertrieb

Übung 4.16 – Rücklieferung und Gutschrift
Ihr Kunde beklagt Qualitätsmängel an der in Übung 4.11 berechneten Ware. Sie
vereinbaren eine Rücksendung als Voraussetzung für eine Gutschrift.
Legen Sie eine entsprechende Rücklieferung an, und buchen Sie den
Wareneingang mit dem passenden Dispositionscode. Nach Lieferscheineingang
buchen Sie die Gutschrift für den Kunden.
4.8 Direktlieferung
Direktlieferungen – oft auch als „Streckengeschäft“ bezeichnet – dienen dazu,
Waren vom Lieferanten direkt zum Kunden zu liefern, ohne dazwischen ein
eigenes Lager zu bedienen. Auf diese Art können Kosten und Zeiten für Transport
und Lagerung verringert werden.
4.8.1 Durchführen einer Direktlieferung

Eine Direktlieferung wird in Dynamics 365 in Form einer Einkaufsbestellung
abgebildet, die aus einem Verkaufsauftrag erstellt wird. Das Erstellen der
Einkaufsbestellung kann auf folgende Art erfolgen:
 Bestellung aus Auftrag – Normale Bestellung aus dem Verkaufsauftrag
 Direktlieferung aus Auftrag – Direktlieferungs-Bestellung aus dem Auftrag
 Direktlieferung durch Liefertyp – Automatisch aus der Auftragsposition
 Direktlieferungs-Workbench – Direktlieferungs-Bestellung in der Workbench
Während für das Erstellen einer normalen Bestellung oder einer Direktlieferungs-
Bestellung aus dem Verkaufsauftrag keine besonderen Einstellungen erforderlich
sind, muss für das Bearbeiten eines Auftrags in der Direktlieferungs-Workbench
die Auftragsposition als Direktlieferung gekennzeichnet sein.
4.8.1.1 Normale Bestellung aus dem Verkaufsauftrag

Die Funktion zum Erzeugen einer – mit dem Auftrag verknüpften – normalen
Bestellung wird verwendet, wenn die Warenlieferung für den betroffenen
Kundenauftrag zwar getrennt abgewickelt werden soll, aber dennoch
Wareneingang und Lieferung über ein unternehmenseigenes Lager erfolgen.
Das Anlegen des Verkaufsauftrags unterscheidet sich nicht vom Anlegen eines
normalen Auftrags. Sobald der Verkaufsauftrag erfasst ist, kann die zugehörige
Einkaufsbestellung im Auftragsformular über die Schaltfläche AUFTRAG/Neu/
Bestellung erstellt werden. Im Bestellanlagedialog muss das Kontrollkästchen
Einschließen markiert und – wenn kein Hauptlieferant für den betroffenen Artikel
hinterlegt ist – ein Lieferant in der Spalte Kreditorenkonto eingetragen werden.
Einkaufsbestellung und Verkaufsauftrag werden anschließend wie normale
Aufträge abgewickelt, wobei das Änderungsmanagement zur Einkaufsbestellung
wie in jeder anderen Bestellung zu berücksichtigen ist.
4.8 Direktlieferung 199
Die Lieferadresse in der Einkaufsbestellung ist die eigene Unternehmensadresse

oder die Adresse des gewählten Lagers (wie in jeder anderen Bestellung). Im Zuge
der Abwicklung der Lieferung muss zunächst der Wareneingang zur Bestellung
und danach der Lieferschein zum Verkaufsauftrag gebucht werden.
4.8.1.2 Direktlieferungs-Bestellung aus dem Verkaufsauftrag

Auch im Falle einer Direktlieferung kann ein normaler Verkaufsauftrag angelegt
werden. In den Auftragspositionen sollte aber anstelle des normalen
Auslieferungslagers ein eigener Lagerort für Direktlieferungen gewählt werden
um zu vermeiden, dass Lagerbuchungen am Auslieferungslager erzeugt werden,
die dieses Lager nicht betreffen.
Abbildung 4-23: Druck des Verkaufs-Lieferscheins beim Direktlieferungs-Produktzugang
Die Schaltfläche AUFTRAG/Neu/Direktlieferung im Auftragsformular erzeugt eine

(Direktlieferungs-)Bestellung mit einer engen Verknüpfung zum Verkaufsauftrag.
Die Lieferadresse des Verkaufsauftrags wird in die Bestellung übernommen,
zusätzlich werden Änderungen von Adresse, Menge oder Liefertermin im
Verkaufsauftrag automatisch mit der Bestellung synchronisiert. Im Falle von
Änderungen ist jedoch das Änderungsmanagement zur Einkaufsbestellung zu
berücksichtigen, weswegen bei Änderungen zumindest eine Bestellbestätigung
gebucht werden muss.
Beim Buchen des Produktzugangs der Einkaufsbestellung zur Direktlieferung
wird automatisch der entsprechende Lieferschein des Verkaufsauftrags gebucht.
Soll der Lieferschein für den Kunden gedruckt werden, muss der Schieber
Verkaufsdokumente drucken im Buchungsdialog für den Produktzugang der
Einkaufsbestellung auf „Ja“ gesetzt werden (siehe Abbildung 4-23).
200 4 Vertrieb
Die Buchung der Rechnung in Verkaufsauftrag und Einkaufsbestellung kann

danach unabhängig voneinander durchgeführt werden.
4.8.1.3 Erstellung einer Direktlieferung über den Liefertyp

Wenn beim Anlegen einer Verkaufsauftragsposition in der Spalte Liefertyp (oder
dem entsprechenden Feld auf dem Subregister Lieferung bzw. Einkauf) die Option
„Direktlieferung“ gewählt wird, wird beim Speichern der Auftragsposition eine
zugehörige (Direktlieferungs-) Bestellung sofort erzeugt. Der gewünschte Lieferant
kann auf dem Subregister Einkauf im Feld Einkaufshändler gewählt werden, wobei
der Hauptlieferant als Vorschlagswert herangezogen wird.
Die Bestellung muss dann nicht wie zuvor beschrieben über eine Schaltfläche im
Auftragsformular erzeugt werden. Der weitere Ablauf mit Produktzugang und
Rechnung entspricht aber dem zuvor beschriebenen Vorgehen.
4.8.1.4 Direktlieferungs-Workbench
Die Direktlieferungs-Workbench gibt einen Überblick aller Verkaufsaufträge mit
Direktlieferung und bietet die Möglichkeit zum Bearbeiten der betroffenen
Verkaufsaufträge und Einkaufsbestellungen.
Als Voraussetzung für die Nutzung der Direktlieferungs-Workbench muss der
Schieber Direktlieferung auf dem Subregister Lieferung der Verkaufsauftragsposition
(Vorschlagswert aus dem Artikelstamm, Register Liefern) auf „Ja“ gesetzt sein.
Zusätzlich muss ein Hauptlieferant für den Artikel definiert sein.
Der Verkaufsauftrag wird dann in der Direktlieferungs-Workbench (Beschaffung>
Bestellungen> Direktlieferungsverarbeitung> Direktlieferung) zunächst auf dem
Register Direktlieferung gezeigt. Über die Schaltfläche Direktlieferung erstellen in der
Funktionsleiste dieses Registers kann im nächsten Schritt die Direktlieferungs-
Bestellung erzeugt werden. Diese Bestellung wird anschließend – wie auch
Direktlieferungs-Bestellungen, die nicht in der Workbench erstellt worden sind –
auf dem Register Betätigung in der Workbench gezeigt, wo die Bestellbestätigung
gebucht werden kann. Auf dem Register Lieferung der Workbench kann schließlich
der Produktzugang (gemeinsam mit dem Verkaufs-Lieferschein) gebucht werden.
4.8.1.5 Verknüpfung von Verkaufsauftrag und Einkaufsbestellung

Soll in einer Auftragsposition die zugeordnete Bestellposition und umgekehrt
bestimmt werden, kann in den Auftrags- und Bestellpositionen die Artikelreferenz
auf dem Subregister Produkt der Positionsdetails abgefragt werden.
Die Referenz zwischen Verkaufsauftrag und Einkaufsbestellung auf Kopfebene
kann im Auftrags- und Bestellformular über die Schaltfläche ALLGEMEINES/
Zugehörige Informationen/Zugeordnete Aufträge abgefragt werden. im
Verkaufsauftrag kann zusätzlich die Schaltfläche ALLGEMEINES/Zugehörige
Informationen/Bestellung benutzt werden, um die zugehörige Bestellung zu öffnen.
4.9 Rückvergütung 201

Die Spalte Liefertyp in den Verkaufsauftragspositionen zum Erzeugen einer
Direktlieferungs-Einkaufsbestellung ist neu in Dynamics 365.

Übung 4.17 – Direktlieferung
Ihr Kunde aus Übung 4.1 bestellt 100 Stück des in Übung 3.5 angelegten Artikels.
Sie wollen diesen Auftrag in Form einer Direktlieferung abwickeln. Legen Sie den
entsprechenden Verkaufsauftrag an und nutzen Sie die Funktion Direktlieferung
zum Erstellen einer Einkaufsbestellung beim Lieferanten aus Übung 3.2.
Ihr Lieferant bestätigt den Versand der Ware mit Lieferschein PS417. Buchen Sie
den Produktzugang zu Ihrer Bestellung. Kontrollieren Sie anschließend den Status
des Verkaufsauftrags.
Danach buchen und drucken Sie die Verkaufsrechnung. Zum Schluss erhalten Sie
die Kreditorenrechnung VI417 von Ihrem Lieferanten, die Sie in den ausstehenden
Rechnungen buchen.
4.9 Rückvergütung
Rückvergütungsvereinbarungen (Bonusvereinbarungen) sind Verträge, in denen
ein Rabatt in Abhängigkeit vom erzielten Umsatz gewährt wird. Im Normalfall
erhält der jeweilige Kunde am Ende der Abrechnungsperiode eine Gutschrift oder
eine Auszahlung, wenn der Gesamtbetrag oder die Gesamtmenge der gekauften
Waren das in der Vereinbarung definierte Mindestziel erreicht.
Die Möglichkeiten zur Verwaltung von Incentive-Programmen in Dynamics 365
sind nicht auf Vereinbarungen mit Kunden beschränkt, sondern umfassen auch
Vereinbarungen mit Lieferanten sowie Brokerverträge und Lizenzvereinbarungen:
 Debitorenrückvergütungen – Rückvergütungsverträge mit Kunden
 Handelsvergütungen – Erweiterung der Debitorenrückvergütungen
 Kreditorenrückvergütungen – Rückvergütungsverträge im Beschaffungswesen
 Brokerverträge – Vergütungen an Broker (Kreditoren im Kreditorenstamm) auf
Basis des Umsatzes mit bestimmten Kunden
 Lizenzvereinbarung – Vergütungen an Lizenzgeber (Kreditoren im
Kreditorenstamm) auf Basis des Umsatzes mit bestimmten Produkten
Die Funktion der Debitorenrückvergütungen (Vertrieb und Marketing>
Debitorenrückvergütungen> Rückvergütungsvereinbarungen) mit dem Programmtyp
„Rückvergütung“ und „TMA“ entspricht grundsätzlich den Handelsvergütungen,
die nachfolgend beschrieben sind.
202 4 Vertrieb
4.9.1 Handelsvergütung
Handelsvergütungen dienen zum Berechnen und Auszahlen der Rückvergütung
an Kunden und zur Analyse der Wirtschaftlichkeit von Werbeaktionen. Dazu
können Handelsvergütungen in drei Gruppen gegliedert werden:
 Rückverrechnung – Rückvergütung auf Basis der in der Abrechnungsperiode
gebuchten Rechnungen, wird ausgezahlt oder gutgeschrieben
 Pauschalvergütung – Rückvergütung als Vorab-Pauschale an einen Vertreter
(als Debitor oder Kreditor angelegt)
 Rechnungsabzug – Sofort von der Rechnung abgezogene Rückvergütung
4.9.1.1 Einrichtung der Handelsvergütungen

Als Voraussetzung für Handelsvergütungsverträge muss eine Debitorenhierarchie
(Vertrieb und Marketing> Handelsvergütungen> Debitorenkategoriehierarchie) mit den
betroffenen Kunden angelegt werden, wobei diese als mehrstufige Hierarchie
gestaltet werden kann (Schaltfläche Neuer Kategorieknoten in der Funktionsleiste
des Registers Kategorien). Das Hinzufügen von Kunden erfolgt über die
Schaltfläche Debitor hinzufügen/entfernen.
Abbildung 4-24: Einrichten einer Debitorenkategoriehierarchie
In den Merchandising-Ereigniskategorien (Vertrieb und Marketing> Einstellungen>

Handelsvergütung> Merchandisingereigniskategorie) muss für jeden verwendeten Typ
von Handelsvergütungen mindestens eine Ereigniskategorie angelegt werden:
 Rückverrechnung – Kategorie mit dem Standardtyp „Rückverrechnung“
 Pauschalvergütung – Kategorie mit dem Standardtyp „Pauschalbetrag“
 Rechnungsabzug – Kategorie mit dem Standardtyp „Nicht Teil der Rechnung“
Für Handelsvergütungsverträge vom Typ „Rückverrechnung“ muss zusätzlich in
den Rückvergütungsprogrammtypen (Vertrieb und Marketing>
Debitorenrückvergütungen> Rückvergütungsprogrammtypen) ein Programmtyp mit
dem Rückvergütungsprogrammtyp „Rückverrechnung“ angelegt werden.
Folgende Parameter-Einstellungen werden für die Handelsvergütungen benötigt:

 Debitorenkontenparameter – Auf dem Register Rückvergütungsprogramm
Auswahl des Journalnamens für Debitoren-Verbrauchserfassung und
Rückvergütungs-Abgrenzungserfassung; wahlweise Schieber Rückvergütung bei der
Fakturierung auf „Ja“ (wenn Rückvergütungstransaktionen sofort bei
Rechnungsbuchung erstellt werden sollen); Nummernkreise mit Referenz
„Rückvergütungskennung“ und „Kennung der Rückvergütungsvereinbarung“
auf dem Register Nummernkreise.
 Handelsvergütungsparameter (Vertrieb und Marketing> Einstellungen>
Handelsvergütung> Parameter der Handelsvergütungsverwaltung) – Benötigte
Nummernkreise; wahlweise Vorschlagswert für Debitorenhierarchie und
Standard-Rückvergütungsprogrammkennung; für Pauschalbetragsvereinbarungen
wahlweise Beschaffungskategorie und Expense account.
4.9.1.2 Geldmittel und weitere optionale Einstellungen

Geldmittel für Handelsvergütungen dienen zur Verwaltung des Budgets für die
Kosten von Vergütungen (Rabatt/Umsatzminderung). Obwohl die Geldmittel für
die Nutzung von Handelsvergütungen nicht eingetragen werden müssen, ist es
dennoch sinnvoll die vorgesehenen Geldmittel zu erfassen um die Profitabilität der
Vergütungen als verkaufsfördernde Aktionen beurteilen zu können.
Das Anlegen von Geldmitteln für Vergütungen erfolgt im Menüpunkt Vertrieb und
Marketing> Handelsvergütungen> Geldmittel> Geldmittel, in dem neue Datensätze mit
Gültigkeitszeitraum (Von Datum und Bis Datum) und Betrag (Budgetierte Gelmittel)
erfasst werden können. Auf den Registern Debitoren und Artikel werden dann die
jeweiligen Kunden und Produkte eingetragen. Geldmittel werden freigegeben,
indem der Status auf „Genehmigt“ gesetzt wird.
Handelsvergütungsvertragsperioden (Vertrieb und Marketing> Einstellungen>
Handelsvergütung> Handelsvergütungsvertragsperiode) können genutzt werden, um
Vorschlagswerte für die Perioden in Handelsvergütungsverträgen zu definieren.
Falls ein Genehmigungsprozess für Handelsvergütungsverträge eingesetzt werden
soll, kann ein entsprechender Workflow definiert werden (Vertrieb und Marketing>
Einstellungen> Handelsvergütung> Handelsvergütungsworkflows).
4.9.1.3 Verwalten von Handelsvergütungsverträgen

Ein Handelsvergütungsvertrag definiert die mit dem jeweiligen Kunden
vereinbarte Rückvergütung. Ein neuer Handelsvergütungsvertrag wird dazu im
Formular Vertrieb und Marketing> Handelsvergütungen> Handelsvergütungsverträge
mit Beschreibung und Gültigkeitsperiode (zumindest Auftrag von und Auftrag an,
optional Vorschlagswerte durch Auswahl einer Handelsvergütungsvertragsperiode)
angelegt. In der Feldgruppe Analyse muss im Feld Einheit eine Mengeneinheit
eingetragen werden, bevor das Umsatzziel des Vertrags erfasst wird. Dieses Ziel
wird durch Eintragen des üblichen Umsatzes ohne Rückvergütung im Feld
204 4 Vertrieb
Basiseinheiten und den beabsichtigten Zuwachs im Feld Zuwachs in Prozent

definiert. Die Vertragskunden werden auf dem Register Debitoren eingetragen.
Die Register Artikel und Geldmittel in der Kopfansicht des Vertrags definieren
Vorschlagswerte für die Vertragspositionen.
Abbildung 4-25: Festlegen der Vergütung in einer Handelsvergütungsvertragsposition
Die Positionsansicht enthält zentrale Kopfdaten auf dem Register Allgemeines und
Debitoren. Auf dem Register Vereinbarungspositionen der Positionsansicht werden
auf dem Subregister Merchandisingereignisse die Vertragspositionen mit der
jeweiligen Kategorie erfasst. Für jede dieser Positionen können dann die Details auf
den weiteren Subregistern hinterlegt werden, wobei die Berechnung der
Vergütung auf dem Subregister Beträge zu definieren ist. Die auf diesem
Subregister enthaltenen Felder sind vom Standardtyp der in der Position gewählten
Kategorie abhängig („Rückverrechnung“, „Pauschalbetrag“ oder „Nicht Teil der
Rechnung“).
In einer Vertragsposition vom Typ „Rückverrechnung“ bestimmen die Felder
Mindestmenge und Mindestbetrag auf dem Subregister Beträge den für die
Vergütung benötigten Mindestumsatz in der im Feld Verkäufe kumulieren nach
bestimmten Abrechnungsperiode. Der Zahlungstyp legt fest, ob der Kunde eine

Gutschrift oder eine Zahlung erhält:
 Zahlungstyp „Debitorenabzüge“ – Gutschrift als (negative) Rechnung an den
Auftragskunden in den vom Vertrag betroffenen Aufträgen
 Zahlungstyp „Debitorenabzüge fakturieren“ – Gutschrift an den
Rechnungskunden in den vom Vertrag betroffenen Aufträgen
 Zahlungstyp „Bezahlen mit Kreditorenkonten“ – Erstattung über eine
Kreditorenrechnung zum Kreditor im Feld Vend account der Vertragsposition
oder den dem Auftragskunden zugeordneten Kreditor (Feld Kreditorenkonto auf
dem Register Sonstige Details im Debitorenformular)
In Vertragspositionen vom Typ „Rückverrechnung“ bestimmt die Spalte Betragsart
im Bereich Handelsvergütungspositionen auf dem Subregister Beträge, ob der Eintrag
in der Spalte Wert ein Betrag oder ein Prozentsatz ist. Falls die Rückvergütung als
Staffel vom Umsatz abhängig ist, können hier mehrere Zeilen erfasst werden. Das
Feld Zeilenumbruchtyp für Rückvergütung in der Feldgruppe Grenzen auf dem
Subregister Beträge bestimmt in diesem Zusammenhang, ob in den Spalten Von-
Menge und Bis-Menge ein Betrag oder eine Menge einzutragen ist.
Nach Erfassen eines Handelsvergütungsvertrags kann die Schaltfläche Bestätigt
betätigt werden, um den Vertrag zu aktivieren.
Falls wiederholt ähnliche Vergütungsverträge erfasst werden sollen, können
entsprechende Vorlagen (Vertrieb und Marketing> Handelsvergütungen> Vorlagen)
angelegt und Vergütungsverträge als Kopie einer Vorlage über die Schaltfläche
Handelsvergütungen erstellen im Vorlagenformular erstellt werden.
4.9.1.4 Arbeiten mit Pauschalvergütungen

Pauschalvergütungen sind einmalige Zahlungen oder Gutschriften, die zur
Finanzierung verkaufsfördernde Aktionen von Kunden oder Lieferanten dienen.
Eine Pauschalvergütungsvereinbarung wird wie zuvor beschrieben in einem
Handelsvergütungsvertrag als Position vom Typ „Pauschalbetrag“ angelegt. Im
Unterschied zu Vertragspositionen von Rückverrechnungsvereinbarungen werden
in Vertragspositionen von Pauschalvergütungsvereinbarungen aber auf dem
Subregister Beträge nur die Felder Betrag (für den Vergütungsbetrag) und
Zahlungstyp (Gutschrift oder Erstattung als Kreditorenzahlung) gezeigt.
Sobald der Status des Handelsvergütungsvertrags auf „Bestätigt“ gesetzt ist, kann
die Vergütung über die Schaltfläche Genehmigen in der Funktionsleiste des
Subregisters Beträge gutgeschrieben oder ausgezahlt werden (abhängig vom
Zahlungstyp in der Vertragsposition):
206 4 Vertrieb
 Zahlungstyp „Debitorenabzüge“ oder „Debitorenabzüge fakturieren“ –

Gutschrift an den Kunden im Feld Zahlungsempfänger der Vertragsposition
(Gegenkonto aus Handelsvergütungsparametern, Feld Expense account)
 Zahlungstyp „Bezahlen mit Kreditorenkonten“ – Erstattung über eine
Kreditorenrechnung zu dem im Feld Zahlungsempfänger gewählten Lieferanten
(Gegenkonto aus Handelsvergütungsparametern, Feld Beschaffungskategorie)
Die gebuchte Debitoren- oder Kreditorenrechnung ist anschließend in den offenen
Posten des jeweiligen Kunden oder Lieferanten enthalten.
4.9.1.5 Arbeiten mit Rückverrechnungen

Rückvergütungsansprüche aus einer Rückverrechnungsvereinbarung (Position
vom Typ „Rückverrechnung“ in einem Handelsvergütungsvertrag) werden auf
Basis von Verkaufsrechnungen für die im Vertrag genannten Kunden und Artikel
erzeugt.
Die Rückvergütungsansprüche werden bereits beim Buchen von Rechnungen im
Verkauf erzeugt, wenn der Schieber Rückvergütung bei der Fakturierung auf dem
Register Rückvergütungsprogramm der Debitorenkontenparameter auf „Ja“ gesetzt
ist. Andernfalls müssen die Rückvergütungsansprüche über die periodische
Aktivität Vertrieb und Marketing> Debitorenrückvergütungen> Rückvergütungsupdate>
Berechnen von Rückvergütungen erzeugt werden.
Die Rückvergütungsansprüche zu einer Rückverrechnungsvereinbarung können
in der Rückverrechnungsworkbench (Vertrieb und Marketing> Handelsvergütungen>
Rückverrechnungsworkbench) bearbeitet werden. Am Ende der einzelnen
Abrechnungsperioden (definiert im Feld Verkäufe kumulieren nach auf dem
Subregister Beträge der Vertragsposition) sind die Rückvergütungsbeträge über die
Schaltfläche Kumulieren in der Workbench oder die periodische Aktivität Vertrieb
und Marketing> Debitorenrückvergütungen> Rückvergütungsupdate> Rückvergütungen
kumulieren auf Basis des Periodenumsatzes zu kumulieren. Anschließend können
in den Positionen Rückvergütungsansprüche ausgewählt und über die Schaltfläche
Genehmigen genehmigt werden. Über die Schaltfläche Verarbeiten werden dann
Rückvergütungsbuchungen erzeugt, der Status des Rückvergütungsanspruchs auf
„Markieren“ gesetzt und eine Rückstellung auf Sachkonten gebucht.
Abbildung 4-26: Bearbeiten von Vergütungen in der Rückverrechnungsworkbench

Falls in der betroffenen Vertragsposition auf dem Subregister Beträge die Option
„Rechnung“ als Abrechnungsperiode (Verkäufe kumulieren nach) gewählt und der
Schieber Genehmigung erforderlich auf „Nein“ gesetzt ist, werden
Rückvergütungsbuchungen sofort erstellt und es ist kein manuelles Kumulieren,
Genehmigen und Verarbeiten von Ansprüchen erforderlich.
Das Gutschreiben oder Auszahlen der Rückvergütung erfolgt anschließend in den
offenen Posten der betroffenen Debitoren (Schaltfläche MAHNEN/Ausgleichen/
Buchungen ausgleichen im Debitorenstamm). Im Dialog Buchungen ausgleichen wird
in weiterer Folge die Schaltfläche Funktionen/Rückverrechnungsprogramm betätigt
um das Rückvergütungsformular zu öffnen. Im Rückvergütungsformular werden
schließlich die betroffenen Positionen über das Kontrollkästchen Markieren
ausgewählt und über die Schaltfläche Funktionen/Gutschrift erstellen in eine
Verkaufsgutschrift oder die Schaltfläche Funktionen/An Kreditoren weitergeben in
eine Einkaufsrechnung (im nächsten Zahlungsvorschlag enthalten) übernommen.
Nach dem Erstellen der Verkaufsgutschrift oder Einkaufsrechnung haben die
betroffenen Rückvergütungsansprüche den Status „Abgeschlossen“.
4.9.1.6 Storno und Löschen von Rückvergütungen

Wenn ein Rückvergütungsanspruch, der aus einem Handelsvergütungsvertrag
erstellt worden ist, nicht gutgeschrieben oder ausgezahlt werden soll, kann er im
Status „Markieren“ (nach dem Verarbeiten) storniert werden. Zu diesem Zweck
wird die Schaltfläche Abbrechen in der Rückverrechnungsworkbench betätigt und
ein entsprechender Filter im zugehörigen Dialog eingetragen. Durch das
Stornieren wird der Status des Rückvergütungsanspruchs auf „Storniert“ gesetzt
und die zugehörige Sachkonten-Rückstellungsbuchung storniert.
Die Löschfunktion in der Rückverrechnungsworkbench dient zum Bereinigen der
Rückvergütungsansprüche. Über diese Funktion werden alle erledigten Ansprüche
(Status „Abgeschlossen“ oder „Storniert“) gelöscht.
4.9.1.7 Abzüge und einmalige Aktionen

Die Abzüge zu Handelsvergütungen werden verwendet, wenn ein Kunde nicht
auf die Rückvergütung zum Ende der Abrechnungsperiode warten will und
bereits beim Bezahlen von Verkaufsrechnungen die erwartete Rückvergütung
abzieht. Als Voraussetzung für die Verwendung von Abzügen ist folgende
Einrichtung erforderlich:
 Abzugsjournal – In den Handelsvergütungsparametern Auswahl eines
Abzugsjournals für das Buchen von Abzügen
 Abzugstypen – Zumindest ein Typ mit entsprechendem Gegenkonto wird
benötigt (Vertrieb und Marketing> Handelsvergütungen> Abzüge> Abzugstypen)
208 4 Vertrieb
 Gründe für die Verweigerung eines Abzugs – Falls Abzüge verweigert

werden, wird ein Ursachencode benötigt (Vertrieb und Marketing>
Handelsvergütungen> Abzüge> Gründe für die Verweigerung eines Abzugs)
 Gründe für die Abschreibung eines Abzugs – Falls Abzüge abgeschrieben
werden, wird ein Ursachencode benötigt (Vertrieb und Marketing>
Handelsvergütungen> Abzüge> Gründe für die Abschreibung eines Abzugs)
Abzüge werden beim Erfassen von Debitorenzahlungen im Zahlungsjournal
(Debitorenkonten> Zahlungen> Zahlungserfassung, siehe Abschnitt 9.3.3) eingetragen.
Nach dem Eintragen einer Zahlungsjournalposition, in der der Betrag kleiner ist
als der Betrag der bezahlten Rechnung, kann die Schaltfläche Abzüge rechts in der
Funktionsleiste des Registers Liste in den Journalpositionen betätigt werden. Im
Abzugsformular ist dann eine neue Position mit Abzugstyp, Abzugsbetrag und
Handelsvergütungsvertragskennung anzulegen. Die Felder in der Feldgruppe
Saldo unten im Abzugsformular zeigen den Saldo von Ausgleichsbetrag, Zahlung
und Abzug. Nach Schließen des Abzugsformulars wird im Zahlungsjournal eine
zusätzliche Position mit dem Abzug gezeigt. Das Buchen des Zahlungsjournals
erzeugt separate Buchungen für die Zahlung und den Abzug.
Offene Abzüge können in der Abzugsworkbench (Vertrieb und Marketing>
Handelsvergütungen> Abzüge> Abzugsworkbench) bearbeitet werden. Nach Auswahl
einer Abzugsposition im oberen Bereich der Workbench werden die offenen
Posten (Gutschriften aus Handelsvergütungen) für den jeweiligen Debitor im
unteren Bereich gezeigt. Um einen Abzug mit einer Rückvergütung abzugleichen,
ist zuerst das Kontrollkästchen Markieren der Abzugsposition im oberen Bereich
und dann das Kontrollkästchen Markieren des offenen Postens im unteren Bereich
zu markieren. Der Abgleich wird dann über die Schaltfläche Verwalten/Abgleichen
im Aktionsbereich des Formulars gebucht.
Falls ein Kunde einen Abzug zu Unrecht vorgenommen hat, kann die
Abzugsbuchung storniert werden. Der Betrag des stornierten Abzugs wird damit
zu einem offenen Debitorenposten.
Über die Schaltfläche Verwalten/Teilen in der Abzugsworkbench kann eine
Abzugsposition geteilt werden – beispielsweise, wenn nur ein Teil des Abzugs zu
Unrecht erfolgt ist.
Eine einmalige Aktion dient dazu, einen Abzug zu tolerieren, der den durch
Handelsvergütungsvertrag festgelegten Betrag übersteigt. Um für diesen Zweck
eine zusätzliche Rückvergütung zu erstellen, kann die Schaltfläche Verwalten/Abzug
als einmalige Aktion abrechnen in der Abzugsworkbench betätigt werden. Die
einmalige Aktion wird als Pauschalvergütung auf Basis der in den
Handelsvergütungsparametern eingetragenen Vorlage für einmalige Aktion gebucht.
4.9.1.8 Analyse der Handelsvergütungsverträge

Im Handelsvergütungsvertragsformular kann über die Schaltfläche Analyse ein
Überblick der Ergebnisse eines Vergütungsvertrags abgerufen werden. Detaillierte
Transaktionen zu einem Vergütungsvertrag werden auf den Registern im
Formular Vertrieb und Marketing> Handelsvergütungen> Handelsvergütungsanalyse>
Handelsvergütungsaktivität gezeigt.

Im Vergleich zu Dynamics AX 2012 R3 werden Rückvergütungen nicht mehr in
einem eigenen Modul verwaltet, sondern im Rahmen des Moduls Vertrieb und
Marketing. Weitere Änderungen betreffen die Möglichkeit, die Mehrwertsteuer bei
Rückvergütungen zu berücksichtigen.
4.9.2 Kreditorenrückvergütung
Rückvergütungsverträge sind nicht nur im Verkaufsbereich vorhanden, eine
analoge Funktion kann auch in der Beschaffung benutzt werden.
Kreditorenrückvergütungsvereinbarungen werden im Formular Beschaffung>
Kreditorenrückvergütungen> Kreditorenrückvergütungsvereinbarungen analog zu den
Rückvergütungsvereinbarungen und Handelsvergütungsverträgen im
Debitorenbereich angelegt. Das Formular Beschaffung> Kreditorenrückvergütungen>
Kreditorenrückvergütungsansprüche dient dann zum Bearbeiten der
Rückvergütungsansprüche.
Die erforderliche Einrichtung für Kreditorenrückvergütungen wird in den
Beschaffungsparametern (Register Rückvergütungsprogramm) und in den
Formularen im Menüorder Beschaffung> Kreditorenrückvergütungen vorgenommen.
4.9.3 Brokervertrag
Brokerverträge (Maklerverträge) dienen zum Verwalten von Vereinbarungen mit
Brokern (Kreditoren im Kreditorenstamm), die eine Vergütung des Brokers auf
Basis des Umsatzes mit festgelegten Kunden und Artikeln vorsehen.
4.9.3.1 Einrichtung der Brokerverträge

Als Voraussetzung für Brokerverträge muss zumindest ein Zuschlagscode
(Sachkonto – Sachkonto) für Maklergebühren im Verkauf angelegt werden
(Debitorenkonten> Belastungen einrichten> Kennung der sonstigen Zuschläge). Dieser
Zuschlagscode wird benutzt, um die Maklergebühr gemeinsam mit der jeweiligen
Verkaufsrechnung zu buchen.
In den Kreditorenkontenparametern müssen dann auf dem Register Broker und
Lizenz entsprechende Journalnamen sowie eine Beschaffungskategorie für das
Buchen der Maklergebühr eingetragen werden. Auf dem Register Nummernkreise
der Parameter ist ein Nummernkreis für die Brokeranspruchsrechnung einzutragen.
210 4 Vertrieb
4.9.3.2 Arbeiten mit Brokerverträgen

Nachdem der Broker als Kreditor geführt wird, werden Brokerverträge im
Kreditorenmenü verwaltet (Kreditorenkonten> Broker und Lizenzen> Brokerverträge).
Beim Anlegen eines Brokervertrags ist zunächst im oberen Bereich des Formulars
das Brokerkreditorenkonto und wahlweise ein Zuschlagscode (als Vorschlagswert für
die Positionen) einzutragen. Im unteren Bereich des Formulars werden die
Positionen mit den Kunden und Artikeln erfasst, für die der Brokervertrag gilt. Die
Spalten Umbruchtyp und Umbruch bestimmen den für die Brokervergütung
benötigten Mindestumsatz (Menge oder Betrag). In Abhängigkeit von der
gewählten Kategorie im oberen Fensterbereich ist der Wert der sonstigen Zuschläge
ein Betrag oder ein Prozentsatz. Ein Brokervertrag wird aktiviert, indem der Wert
in der Spalte Status im oberen Fensterbereich auf „Genehmigt“ gesetzt wird.
In einer Verkaufsauftragsposition, zu der ein Brokervertrag besteht, kann die
Maklergebühr über die Schaltfläche Auftragsposition/Brokerprovisionen in der
Funktionsleiste der Auftragspositionen abgefragt werden. Der entsprechende
Zuschlag kann über die Schaltfläche Finanzdaten/Belastungen verwalten in den
Auftragspositionen aufgerufen werden. Beim Buchen der Verkaufsrechnung
werden Brokeranspruch und Rückstellung auf Basis des Zuschlags gebucht.
In den Brokeransprüchen (Kreditorenkonten> Broker und Lizenzen> Brokeransprüche)
können die über Verkaufsrechnungen gebuchten Ansprüche verwaltet werden.
Um einen Brokeranspruch zu bezahlen, ist das Kontrollkästchen Markieren in den
jeweiligen Zeilen zu markieren (über die Schaltfläche Alle markieren oder manuell
per Mausklick) und die Schaltfläche Genehmigen zu betätigen. Mit dem
Genehmigen wird die Rückstellung aufgehoben und eine Kreditorenrechnung für
die Maklergebühr gebucht.
4.9.4 Lizenzvereinbarung
Lizenzvereinbarungen dienen zum Verwalten von Vereinbarungen mit
Lizenzgebern (Kreditoren im Kreditorenstamm), die eine Vergütung von Lizenzen
auf Basis des Umsatzes mit festgelegten Artikeln vorsehen. Lizenzvereinbarungen
sind in der Funktion ähnlich wie Kreditorenrückvergütungsvereinbarungen, wobei
Lizenzansprüche auf Basis von Verkaufsrechnungen ermittelt werden.
Als Voraussetzung für Lizenzvereinbarungen müssen in den Registern Broker und
Lizenz und Nummernkreise der Kreditorenkontenparameter entsprechende
Einstellungen eingetragen werden.
Lizenzverträge werden im Menüpunkt Kreditorenkonten> Broker und Lizenzen>
Lizenzvereinbarungen verwaltet. Das Formular Kreditorenkonten> Broker und
Lizenzen> Lizenzansprüche dient dann zum Bearbeiten der Lizenzansprüche.
5 Produktionssteuerung
Aufgabe der Produktion ist die Herstellung von Fertigerzeugnissen aus Rohware
und Einzelteilen. Im Zuge der Fertigung können als Zwischenstufe Halbfabrikate
entstehen, die selbst wiederum für die Produktion der Fertigerzeugnisse genutzt
werden. Die Steuerung der Produktion erfolgt über Produktionsaufträge, die
dieselbe Aufgabe erfüllen wie Bestellungen und Aufträge in Einkauf und Verkauf.
5.1 Geschäftsprozesse in der Produktionssteuerung

In Abhängigkeit von den jeweiligen Anforderungen können in Dynamics 365
unterschiedliche Fertigungskonzepte abgebildet werden:
 Diskrete Fertigung – Kernfunktionalität des Produktionsmoduls mit
Stücklisten, Ressourcen, Arbeitsplänen und Produktionsaufträgen
 Prozessfertigung – Unterstützung der zusätzlichen Anforderungen in der
Prozessindustrie (Fließfertigung) mit Formeln und Kuppelprodukten
 Lean Manufacturing – Unterstützung von Kanbans und Wertströmen (keine
Nutzung von Arbeitsplänen und Produktionsaufträgen)
Diese Fertigungskonzepte können auch innerhalb eines Unternehmens parallel
genutzt werden, beispielsweise die Prozessfertigung für die Herstellung von
Halbfabrikaten und Lean Manufacturing für die Montage der Fertigerzeugnisse.
Die Beschreibungen in diesem Buch beziehen sich auf die Kernfunktionalität der
Produktion, die in der diskreten Fertigung realisiert sind. Zusätzlich zeigt ein
Überblick zur Prozessfertigung die Möglichkeiten in diesem Bereich.
5.1.1 Grundkonzept der Produktionsprozesse

Wie in der Beschaffung und im Vertrieb sind korrekte Stammdaten auch in der
Produktion Grundvoraussetzung für eine erfolgreiche Prozessabwicklung.
5.1.1.1 Stammdaten und Bewegungsdaten in der Produktionssteuerung

Zur Beschreibung der Materialien wird der Artikelstamm (freigegebene Produkte)
benötigt. Die Zusammensetzung eines produzierten Artikels aus den zur Fertigung
benötigten Artikeln (Halbfabrikate, Rohmaterial/Einzelteile) wird über Stücklisten
definiert. Ressourcen (Maschinen, Personen, etc.) stellen die für die Fertigung
erforderliche Kapazität bereit. Arbeitspläne und Arbeitsgänge definieren die zur
Herstellung des Produkts erforderlichen Leistungen.
Im Zuge des Produktionsprozesses werden Stammdaten in Produktionsaufträge
kopiert. Die übernommenen Daten können überarbeitet werden, beispielsweise
durch Auswahl einer anderen als der Standard-Stückliste. Der weitere
Produktionsprozess kann dann wie in Abbildung 5-1 gezeigt gegliedert werden.
212 5 Produktionssteuerung
Abbildung 5-1: Produktionsauftragsabwicklung in Dynamics 365
5.1.1.2 Materialbedarfsermittlung
Erster Schritt im Produktionsprozess ist die Bedarfsermittlung als Teil der
Produktprogrammplanung (siehe Abschnitt 6.3). Der Bedarf an produzierten
Artikeln (Fertigerzeugnisse, Halbfabrikate) stammt aus unterschiedlichen Quellen:
Die Absatzplanung kann genauso Berücksichtigung finden wie Verkaufsangebote,
Verkaufsaufträge, Produktionsaufträge oder Einstellungen zum Mindestbestand.
5.1.1.3 Produktionsauftrag
Auf Basis des Materialbedarfs werden in der Produktprogrammplanung geplante
Produktionsaufträge erstellt, die in tatsächliche Produktionsaufträge umgewandelt
werden. Produktionsaufträge können aber auch auf andere Weise erzeugt werden,
womit es folgende Möglichkeiten zum Erstellen eines Produktionsauftrags gibt:
 Manuell – Erfassen eines neuen Auftrags im Produktionsauftragsformular
 Geplanter Produktionsauftrag – Umwandeln eines geplanten Auftrags
 Verkaufsauftrag – Erstellen von einer Verkaufsauftragsposition aus
 Abgeleiteter Produktionsauftrag – Für Halbfabrikate automatisches Erstellen
des Produktionsauftrags aus dem Auftrag für das Fertigerzeugnis
 Projekt – Erstellen aus einem Projekt (im Projektverwaltungsmodul)
Ein Produktionsauftrag besteht aus einem Kopfteil, der den produzierten Artikel
enthält, und aus den Positionen. Im Unterschied zu Einkaufsbestellungen und
Verkaufsaufträgen enthält der Produktionsauftrag aber zwei Arten von Positionen:
Material (Stücklistenpositionen) und Ressourcen (Arbeitsplanpositionen). Diese
werden im Produktionsauftrag getrennt verwaltet.
5.1.1.4 Vorkalkulation und Terminplanung

Die Vorkalkulation als erster Schritt in der Abwicklung eines Produktionsauftrags
dient dazu, den geplanten Material- und Ressourceneinsatz im Hinblick auf
Bedarfsmenge und geplante Kosten zu ermitteln. Als nächster Schritt wird die
Terminplanung ausgeführt, über die der Ressourcenbedarf unter Berücksichtigung
von Kapazitätsangebot und -nachfrage terminlich konkret eingeplant wird.
5.1 Geschäftsprozesse in der Produktionssteuerung 213
5.1.1.5 Auftragsfreigabe und Start

Mit der Freigabe wird der Auftrag an die Produktion übergeben, gleichzeitig
werden meist die Auftragspapiere gedruckt. Sobald der Produktionsauftrag
tatsächlich gefertigt werden soll, wird der Auftragsstatus auf „Gestartet“ gesetzt.
Beim Auftragsstart kann der Materialverbrauch und der Ressourceneinsatz
automatisch gebucht und die Kommissionierliste gedruckt werden.
5.1.1.6 Rückmeldung von Verbrauch

Im Zuge des Produktionsprozesses wird Material und Ressourcenkapazität
verbraucht. Die Rückmeldung des Verbrauchs erfolgt immer über Journale. In
Abhängigkeit von der jeweiligen Konfiguration werden die Journale hierbei
automatisch (auf Basis der Planwerte) oder manuell angelegt und gebucht. Die
Rückmeldung des Verbrauchs kann auch über Terminal- und Mobilgeräte-
Buchungen in der Dynamics 365-Zeiterfassung/BDE erfolgen.
5.1.1.7 Fertigmeldung und Beenden

Die Fertigmeldung dient zur Rückmeldung der Fertigstellung der Gesamt- oder
einer Teilmenge des produzierten Produkts, womit der physische Lagerbestand
aktualisiert wird. Als letzter Schritt in der Abwicklung eines Produktionsauftrags
wird der Auftrag beendet. Mit dem Beenden werden die tatsächlichen Kosten
berechnet, gebucht und den vorkalkulierten Werten gegenübergestellt.

Während der Produktionsauftragsabwicklung werden die Materialbuchungen und
Arbeitsgang-Rückmeldungen je nach Systemkonfiguration parallel auf Sachkonten
gebucht (siehe Abschnitt 9.4.3). Entsprechend der generellen Buchungslogik wird
hierbei durchgängig das Belegprinzip verfolgt: Jede Buchung muss in einem
Journal erfasst werden, bevor eine Buchung möglich ist. Im Falle automatischer
Rückmeldungen werden die Journale im Hintergrund erstellt und gebucht.
Abbildung 5-2: Transaktionen und gebuchte Belege zum Produktionsauftrag

5.1.2 Auf einen Blick: Abwicklung von Produktionsaufträgen

Bevor die Details im Produktionsprozess beschrieben werden, soll ein kurzer
Überblick die Grundprinzipien zeigen. In nachfolgendem Beispiel wird der
Produktionsauftrag im Arbeitsbereich Produktionsverwaltung angelegt und die
Buchung der Transaktionen direkt im Produktionsauftragsformular durchgeführt.
Ein Produktionsauftrag wird in diesem Arbeitsbereich über die Schaltfläche Neu
erstellen/Produktionsauftrag angelegt. Im Neuanlagedialog ist der produzierte
Artikel im Auswahlfeld Artikelnummer einzutragen, bevor der Auftrag über die
Schaltfläche Erstellen erzeugt wird.
Um den Produktionsauftrag bearbeiten zu können, muss das Auftragsformular im
Bearbeitungsmodus geöffnet sein – im Lesemodus dient die Taste F2 oder die
Schaltfläche Bearbeiten zum Wechsel in den Bearbeitungsmodus. Die für die
Produktion benötigen Stücklistenkomponenten können über die Schaltfläche
PRODUKTIONSAUFTRAG/Auftragsdetails/Stückliste geöffnet werden, Arbeitsgänge
über die Schaltfläche PRODUKTIONSAUFTRAG/Auftragsdetails/Arbeitsplan.
Abbildung 5-3: Bearbeiten eines Produktionsauftrags im Produktionsauftragsformular
Um den Produktionsauftrag weiter abzuwickeln, wird der Auftragsstatus durch

Betätigen folgender Schaltflächen der Reihe nach fortgeschrieben:
 PRODUKTIONSAUFTRAG/Bearbeiten/Vorkalkulation
 PLANUNG/Produktionsauftrag/Arbeitsgänge planen bzw. Einzelvorgänge planen
 PRODUKTIONSAUFTRAG/Bearbeiten/Freigabe
Bei jeder Statusänderung können im Abrufdialog auf dem ersten Register und dem
Register Allgemeines entsprechende Parameter gesetzt werden – beispielsweise für
5.1 Geschäftsprozesse in der Produktionssteuerung 215
die Planungsrichtung oder den Arbeitspapierdruck. Arbeitspapiere können bei der

Auftragsfreigabe, Kommissionierlisten beim Auftragsstart gedruckt werden. Der
Auftragsstart erfolgt über die Schaltfläche PRODUKTIONSAUFTRAG/
Bearbeiten/Start. Je nach Parametereinstellungen werden hierbei automatische
Rückmeldungen gebucht. Wird ein Auftrag gestartet, ohne die vorangehenden
Schritte zuvor abzurufen, werden diese beim Start automatisch durchgeführt.
Manuelle Rückmeldungen von Materialverbrauch werden über die Schaltfläche
ANZEIGEN/Erfassungen/Kommissionierliste (bzw. Entnahmeliste) erfasst. Über die
Schaltfläche Kommissionierliste/Positionen erstellen kann in der Kommissionierlisten-
Listenseite ein Buchungsvorschlag erzeugt werden, wobei im Feld Vorschlag des
Dialogs die Option „Restmenge“ zu wählen ist, um die offene Menge als Vorschlag
zu erhalten. In der Positionsansicht des Detailformulars (durch den Vorschlag
direkt geöffnet, ansonsten mittels Klick auf die als Link in der Spalte Journal der
Listenseite gezeigte Journalnummer) können Menge, Lagerort und weitere Details
geändert werden, bevor die Buchung über die Schaltfläche Buchen erfolgt.
In Abhängigkeit von Konfiguration und Terminplanungsart – Grobterminierung
(Arbeitsgänge planen) oder Feinterminierung (Einzelvorgänge planen) – ist der
Ressourceneinsatz auf Ebene von Arbeitsplanpositionen oder von
Einzelvorgängen zu erfassen (Schaltfläche ANZEIGEN/Erfassungen/ Arbeitsplanliste
oder ANZEIGEN/Erfassungen/Einzelvorgangsliste im Aktionsbereich des
Produktionsauftrags). Für manuelle Rückmeldungen in Arbeitsplanlisten und
Einzelvorgangslisten gibt es keine Funktion zum Erzeugen eines Vorschlags, ein
Journal wird manuell über die Schaltfläche Neu im Journalkopf erstellt. In der
Positionsansicht des Journal-Detailformulars werden dann Arbeitsgangnummer
oder Einzelvorgang, Ressource, Stunden und Gutmenge eingetragen, bevor die
Rückmeldung über die Schaltfläche Buchen gebucht wird.
Abbildung 5-4: Kommissionierlisten-Erfassung mit einem noch nicht gebuchten Journal
Mit der Fertigmeldung über die Schaltfläche PRODUKTIONSAUFTRAG/Bearbeiten/

Fertigmeldung im Produktionsauftrag wird die produzierte Ware physisch im
Lager zugebucht. Das Kontrollkästchen Fehler akzeptieren auf dem Register
Allgemeines dient zum Ignorieren fehlender Rückmeldungen. Sind alle Buchungen
abgeschlossen, kann der Produktionsauftrag über die Schaltfläche
PRODUKTIONSAUFTRAG/Bearbeiten/Ende nachkalkuliert und beendet werden.
5.2 Produktdaten und Stücklisten in der Produktion

Alle in der Produktion benötigten Artikel werden im gemeinsamen Produktstamm
und in den freigegebenen Produkten verwaltet. Freigegebene Produkte werden
hierbei nicht nur für lagergeführte Artikel wie Fertigerzeugnisse, Halbfabrikate
und Rohmaterial/Einzelteile benötigt, sondern auch für Phantomartikel und
eingekaufte Dienstleistungen (z.B. Fremdfertigung).
Stücklisten bestimmen die Zusammensetzung eines Fertigerzeugnisses aus
Komponenten. Hierbei kann eine Stückliste auch für mehrere Artikel gelten.
Umgekehrt kann ein Artikel auch mehreren Stücklisten zugeordnet sein,
beispielsweise für unterschiedliche Gültigkeitszeiträume oder Mengenstaffeln.
Um ein Produkt mit Produktvarianten zu verwalten, muss beim Anlegen des
gemeinsamen Produkts der Produktuntertyp „Produktmaster“ gewählt werden
(vgl. Abschnitt 7.2.1). Über Produktkonfigurationsmodelle oder Variantengruppen
und Variantenregeln kann eine Variantenfertigung abgebildet werden.
5.2.1 Produktionsbezogene Produktstammdaten

Hinsichtlich der Verwaltung allgemeiner Daten im gemeinsamen Produktstamm
(Produktinformationsverwaltung> Produkte> Alle Produkte und Produktmaster) und in
den freigegebenen Produkten (Menüpunkt Produktinformationsverwaltung>
Produkte> Freigegebene Produkte oder Arbeitsbereich Freigegebene Produktverwaltung)
gibt es keinen Unterschied zwischen Fertigerzeugnis, Halbfabrikat und
Rohmaterial.
Hinweise zur allgemeinen Produktverwaltung sind in Abschnitt 7.2 enthalten. Im
vorliegenden Abschnitt werden nur die Punkte beschrieben, die speziell für die
Produktion relevant sind. Abgesehen von Produkttyp („Artikel“ oder „Service“)
und Produktuntertyp, die im gemeinsamen Produktstamm enthalten ist, sind die
betroffenen Elemente im freigegebenen Produkt enthalten.
Produktänderungsanfragen (siehe Abschnitt 10.5.2) unterstützen die
Stammdatenverwaltung indem alle Produkte, die von einer Änderung betroffen
sind, zusammengefasst werden. Alle betroffenen Stücklisten können damit
gemeinsam geprüft, genehmigt und aktiviert werden.
5.2.1.1 Lagersteuerungsgruppe, Produktionstyp und Standardauftragstyp

Die erste zentrale Einstellung für Artikel in der Produktion ist die
Lagersteuerungsgruppe auf dem Register Allgemeines im Formular für das
freigegebene Produkt. Alle Artikel in der Produktion – Fertigerzeugnisse,
Halbfabrikate, und Rohmaterial/Einzelteile – müssen eine Lagersteuerungsgruppe
für lagergeführte Artikel (siehe Abschnitt 7.2.1) zugeordnet haben. Nachdem diese
Einstellung auch nicht lagergeführte Artikel (beispielsweise Serviceartikel für
Fremdfertigung) betrifft, muss für nicht lagergeführte Produktionsartikel im
5.2 Produktdaten und Stücklisten in der Produktion 217
gemeinsamen Produktstamm beim Anlegen des Produkts der Produkttyp „Service“

gewählt werden.
Im Auswahlfeld Produktionstyp auf dem Register Entwickeln des freigegebenen
Produkts muss für Fertigerzeugnisse und Halbfabrikate die Option „Stückliste“
gewählt werden. Die Optionen „Formel“ und „Planungsartikel“ in diesem Feld
sind dann zu wählen, wenn für den betroffenen Artikel Formeln anstelle von
Stücklisten geführt werden sollen (in Prozessfertigung verwendet).
Der Produktionstyp „Keine“ bedeutet, dass keine Stückliste mit dem betroffenen
Artikel verknüpft werden kann. Damit kann der Artikel nur eingekauft, nicht aber
produziert werden. Ein Einkauf ist aber auch für Artikel mit einem anderen
Produktionstyp möglich – die Standardfestlegung zur Bedarfsdeckung für einen
Artikel erfolgt durch den Standardauftragstyp.
Der Standardauftragstyp, über den bestimmt wird ob der jeweilige Artikel
standardmäßig eingekauft oder produziert wird, ist dementsprechend eine weitere
wesentliche Einstellung im freigegebenen Produkt. Das Auswahlfeld
Standardauftragstyp befindet sich auf dem Register Allgemeines in den
Standardauftragseinstellungen (Aufruf über die Schaltfläche PLAN/
Auftragseinstellungen/Standardauftragseinstellungen im freigegebenen Produkt). Für
den Standardauftragstyp können – nur auf Unternehmensebene, also in dem
Datensatz ohne Standort – folgende Optionen gewählt werden:
 Bestellung – Bedarfsdeckung über Einkaufsbestellungen
 Produktion – Bedarfsdeckung über Produktionsaufträge
 Kanban – Bedarfsdeckung über Kanbans (Lean Manufacturing)
Wenn der Standardauftragstyp auf Ebene einzelner Standorte, Lagerorte oder
anderer Lagerungsdimensionen überschrieben werden soll, kann eine
entsprechende Einstellung in der Artikeldeckung (Schaltfläche
PLAN/Planungshorizont/Artikeldeckung im freigegebenen Produkt) erfolgen. Auf
dem Register Allgemeines in der Artikeldeckung kann zu diesem Zweck im
Auswahlfeld Typ des Bestellvorschlags (nach Markierung des zugehörigen
Kontrollkästchens) die gewünschte Option gewählt werden.
5.2.1.2 Einstellungen zu Menge und Preis

Die Standardauftragseinstellungen zum freigegebenen Produkt enthalten neben
dem Standardauftragstyp eine Reihe weiterer Einstellungen. Für die Produktion ist
das Register Lager der Standardauftragseinstellungen relevant, in dem für
Produktionsaufträge beispielweise Vorschlagswerte zu Losgröße (Feld Mehrfach)
und Auftragsmenge werden können. Die Standardauftragseinstellungen auf
Unternehmensebene (im Datensatz ohne Standort) können auf Standortebene (in
einem weiteren Datensatz mit dem jeweiligen Standort) überschrieben werden.
Auf dem Register Kosten verwalten im freigegebenen Produkt wird der
Basiseinstandspreis des Artikels im Feld Preis geführt. Auf Ebene von Standorten
kann der Einstandspreis im Artikelpreis-Formular (Aufruf über die Schaltfläche

KOSTEN VERWALTEN/Einrichten/Artikelpreis im Aktionsbereich des freigegebenen
Produkts, siehe Abschnitt 7.3.3) hinterlegt werden.
Wenn das Wertmodell „Standardkosten“ in der Lagersteuerungsgruppe des
betroffenen Artikels eingetragen ist, müssen zur Festlegung des Standardpreises
im Artikelpreis-Formular Kosten mit einer Version zum Nachkalkulationstyp
„Standardkosten“ erfasst und aktiviert werden.
5.2.1.3 Phantomartikel
Der Schieber Phantom auf dem Register Entwickeln des freigegebenen Produkts
dient zur Festlegung eines Vorschlagswerts für den Positionstyp in
Stücklistenpositionen, der benutzt wird, wenn der betroffene Artikel in einer
Stücklistenposition gewählt wird.
Phantomartikel sind von der Struktur her Halbfabrikate, haben also eine Stückliste
und eventuell einen Arbeitsplan zugeordnet. Für Stücklistenpositionen vom
Positionstyp „Phantom“ wird jedoch kein Produktionsauftrag erstellt, anstelle
dessen wird bei der Auflösung des übergeordneten Artikels der Phantomartikel
durch seine Komponenten ersetzt.
5.2.1.4 Einstellungen zum automatischen Artikelverbrauch

Das Prinzip für den automatischen Artikelverbrauch auf dem Register Entwickeln des
freigegebenen Produkts steuert, ob in Produktionsaufträgen ein automatischer
Verbrauch des Artikels gebucht werden soll, wenn dieser als Stücklistenposition
enthalten ist. Dazu sind folgende Optionen verfügbar:
 Start – Artikelverbrauch beim Start des Produktionsauftrags
 Fertig stellen – Artikelverbrauch bei der Fertigmeldung
 Manuell – Kein automatischer Verbrauch
 Am Lagerplatz verfügbar – Nur in Verbindung mit der erweiterten
Lagerortverwaltung (Automatischer Verbrauch des Artikels sobald er am
Produktions-Materialeingangslagerort verfügbar ist)
Die Einstellung für den automatischen Artikelverbrauch im freigegebenen Produkt
kann in der Stücklistenposition überschrieben werden.
Als Voraussetzung für das Buchen des automatischen Artikelverbrauchs (wie in
Artikel oder Stücklistenposition definiert) muss im Dialog zu Start oder
Fertigmeldung betroffener Produktionsaufträge die Option „Prinzip für den
automatischen Artikelverbrauch“ gewählt sein (siehe Abschnitt 5.4.3).

Das Verbrauchsprinzip „Am Lagerplatz verfügbar“ ist neu in Dynamics 365.
5.2.2 Stücklisten
Eine Stückliste ist grundsätzlich eine Liste von Artikeln. Aufgabe einer Stückliste
ist die Beschreibung, aus welchen untergeordneten Artikeln sich ein
übergeordneter Artikel (Fertigerzeugnis oder Halbfabrikat) zusammensetzt.
5.2.2.1 Stücklistenstruktur
In Dynamics 365 werden die Komponenten eines produzierten Artikels nicht
direkt mit dem freigegebenen Produkt verknüpft, sondern mit einer Stückliste. Die
Stückliste wird dann in einem zweiten Schritt dem produzierten Artikel
zugeordnet (siehe Abbildung 5-5). Die Verknüpfung von Stückliste und
produziertem Artikel wird in Dynamics 365 als „Stücklistenversion“ bezeichnet.
Ein produzierter Artikel kann hierbei mit einer oder mit mehreren Stücklisten
verknüpft sein.
Abbildung 5-5: Produktstruktur mit Stücklisten und Stücklistenversionen
Artikel, die als Komponente in einer Stückliste enthalten sind, können selbst
wieder aus Komponenten bestehen und damit eine Stückliste zugeordnet haben.
Solche Artikel sind Halbfabrikate, die eine mehrstufige Stücklistenstruktur bilden.
Die Stücklistenebene (Feld Ebene auf dem Register Entwickeln des freigegebenen
Produkts) zeigt die Anzahl der Ebenen zwischen dem jeweiligen Produkt und dem
Fertigerzeugnis. Produkte, die in keiner Stückliste als Komponente enthalten sind,
haben die Ebene „0“. Halbfabrikate, die nur in der direkten Stückliste von
Fertigerzeugnissen enthalten sind, haben die Ebene „1“. Wenn ein Artikel in den
Stücklisten mehrerer verschiedener Fertigerzeugnisse als Position enthalten ist,
zeigt das Feld Ebene im freigegebenen Produkt die tiefste Ebene (höchste Ebenen-
Anzahl) in allen zutreffenden Stücklistenstrukturen.
Die Stücklistenebene ist nicht nur für die Produktprogrammplanung wesentlich
(Beginn der Bedarfsberechnung mit der Ebene der Fertigerzeugnisse, weil diese
den Bedarf in den unteren Ebenen bestimmen), sondern auch für die Berechnung
der Preise (Berechnung der Rohmaterial-/Einzelteil-Preise vor den Halbfabrikat-
und Fertigerzeugnis-Preisen, damit diese bereits den neuen Preis von
Komponenten berücksichtigen). Die Stücklistenebenen können über den
Menüpunkt Lagerverwaltung> Periodische Aufgaben> Stücklisten> Stücklistenebenen
neu berechnen separat berechnet oder in anderen periodischen Aufrufen als
zusätzliche Option aktualisiert werden.
Damit eine Stückliste in der Produktion verwendet werden kann, müssen
Stückliste und Stücklistenversion genehmigt sein. Wenn die Stückliste für den
betroffenen Artikel in Produktionsaufträgen und Produktprogrammplanung als
Vorschlagswert herangezogen werden soll, muss die Stücklistenversion zusätzlich
aktiv gesetzt werden. Für einen Artikel darf pro Datum, Menge und Standort nur
eine einzige Stücklistenversion aktiv sein.
5.2.2.2 Verwalten von Stücklisten und Stücklistenversionen

Die Stücklistenverwaltung kann auf zwei Arten geöffnet werden:
 Aus dem freigegebenen Produkt (Produktinformationsverwaltung> Produkte>
Freigegebene Produkte, Schaltfläche ENTWICKELN/Stückliste/Stücklistenversionen)
 Aus dem Menü (Produktinformationsverwaltung> Stücklisten und Formeln>
Stücklisten)
Auch die Arbeitsbereichsseite Produktbereitschaft für Einzelfertigung bietet die
Möglichkeit, Stücklisten zu öffnen (über den Link Stücklisten ganz rechts) und
anzulegen (über die Schaltfläche Neu/Stückliste im Aktionsbereich). Die Funktionen
im Stücklistenformular entsprechen dann den Funktionen nach dem Öffnen aus
dem Menü.
Obwohl das Stücklistenformular (direkt aus dem Menü oder dem Arbeitsbereich
geöffnet) und das Stücklistenversionenformular (vom freigegebenen Produkt aus
geöffnet) Zugriff auf dieselben Stücklistendaten bieten, unterscheidet sich der
Aufbau der Formulare.
Nachdem die Datenstruktur einfacher im Stücklistenformular (nach Aufruf aus
dem Menü) zu verstehen ist, wird nachfolgend zunächst dieses beschrieben. Nach
dem Öffnen des Menüpunkts wird eine Listenseite gezeigt, in der die vorhandenen
Stücklisten zu sehen sind. Mittels Klick auf eine als Link in der Spalte Stückliste
gezeigte Stücklistenkennung kann das Stücklisten-Detailformular in der
Positionsansicht geöffnet werden. In der Positionsansicht werden auf dem Register
Stücklistenpositionen die Komponenten gezeigt, während in der Kopfansicht, die
über die Tastenkombination Strg+Shift+H oder die Schaltfläche Kopfzeile (unterhalb
des Aktionsbereichs) geöffnet wird, die Stücklistenversionen – Verknüpfung der
Stücklisten mit dem/den produzierten Artikel/n – verwaltet werden.
Abbildung 5-6: Stücklistenversionen in der Kopfansicht des Stücklistenformulars
Eine neue Stückliste kann über die Schaltfläche Neu im Aktionsbereich des
Stücklistenformulars angelegt werden. Das Stücklisten-Detailformular wird dann
in der Positionsansicht geöffnet, in der der Name der Stückliste (z.B. als
Produktname) auf dem Register Stücklisten-Kopfzeile einzutragen ist. Je nach
Einstellung des betreffenden Nummernkreises wird die Stücklistennummer
automatisch oder manuell eingetragen.
Falls Stücklisten standortbezogen unterschiedlich sind, wird der jeweiligen
Standort im Auswahlfeld Standort erfasst. Für standortübergreifende Stücklisten
bleibt dieses Feld leer.
Um die Stückliste mit einem produzierten Artikel (Fertigerzeugnis oder
Halbfabrikat) zu verknüpfen, muss in die Kopfansicht gewechselt und in der
Funktionsleiste des Registers Stücklistenversionen die Schaltfläche Hinzufügen
betätigt werden (siehe Abbildung 5-6). In der Stücklistenversionszeile ist dann
zunächst die Artikelnummer des produzierten Artikels einzutragen. Wenn die
Stückliste für den betroffenen Artikel nur über einen bestimmten Zeitraum gültig
ist, kann im Von-Datum und Bis-Datum ein Gültigkeitszeitraum eingetragen
werden. Eine mengenabhängige Verknüpfung wird über die Von-Menge definiert.
Um unterschiedliche Stücklisten auf Ebene einzelner Niederlassungen zu
hinterlegen, kann in jeder Zeile der betroffene Standort eingetragen werden.
Falls die Stückliste einem zweiten produzierten Artikel zugeordnet werden soll
(unüblicher Sonderfall), kann auf dem Register Stücklistenversionen eine zweite
Stücklistenversion erfasst werden.
5.2.2.3 Stücklistenpositionen
In der Positionsansicht des Stücklisten-Detailformulars können die Positionen
einer Stückliste (Rohmaterial/Einzelteile, Halbfabrikate) betrachtet und bearbeitet
werden.
Beim Anlegen einer neuen Stücklistenposition über die Schaltfläche Neu in der
Funktionsleiste des Registers Stücklistenpositionen muss zumindest die
Artikelnummer und Menge der jeweiligen Komponente eingetragen werden. In der
Spalte Pro Serie wird festgelegt, wie viele Fertigerzeugnisse (bzw. Halbfabrikate)
mit der in der Spalte Menge eingetragenen Positionsmenge produziert werden. Als
Beispiel kann festgelegt werden, dass 5 (Menge) Kisten (Einheit) der Komponente
für die Herstellung von 10 (Pro Serie) produzierten Artikeln benötigt werden.
Wird die Option „Konstante“ anstelle des Vorschlagswerts „Variabel“ im
Auswahlfeld Verbrauch ist (Subregister Einstellungen des Registers Positionsdetails)
gewählt, entspricht der Verbrauch unabhängig von der erzeugten Menge dem in
der Spalte Menge eingetragenen Komponentenbedarf. Soll ein zusätzlicher
Verbrauch, der durch unvermeidbaren Ausschuss verursacht wird, in der
Stückliste berücksichtigt werden, kann ein entsprechender Prozentsatz im Feld
Variabler Ausschuss und/oder eine feste Menge im Feld Konstanter Ausschuss
eingetragen werden.
Auf dem Subregister Einstellungen des Registers Positionsdetails kann zusätzlich ein
Prinzip für den automatischen Artikelverbrauch im entsprechenden Auswahlfeld
gewählt werden. Bleibt dieses Feld leer, wird in Produktionsaufträgen die
Einstellung im freigegebenen Produkt der jeweiligen Stücklistenposition
übernommen.
Wenn eine Stückliste auf Standort-Ebene definiert ist, kann in der Spalte Lagerort
der Stücklistenposition ein Entnahme-Lagerort für das Abfassen der betroffenen
Komponente eingetragen werden. Für standortübergreifende Stücklisten ist diese
positionsweise Definition des Entnahme-Lagerorts nicht möglich. In beiden Fällen
kann der Entnahme-Lagerort aber auch durch Markieren des Kontrollkästchens
Ressourcenverbrauch festgelegt werden. Diese Einstellung legt fest, dass der
Entnahme-Lagerort in Produktionsaufträgen durch die Terminplanung bestimmt
wird, indem für die ermittelte Ressource/Ressourcengruppe des Arbeitsgangs, in
dem die betroffene Stücklistenposition verbraucht wird, der Eingangslagerort
herangezogen wird (in Ressourcengruppe oder Produktionseinheit hinterlegt).
Der Positionstyp auf dem Subregister Allgemeines des Registers Positionsdetails
steuert die Auflösung der Stücklistenposition und bietet folgende Optionen:
 Artikel – Halbfabrikat oder Einkaufsteil, als Bedarf im Lager betrachtet
 Phantom – „Virtuelles“ Halbfabrikat, wird beim Vorkalkulieren eines
Produktionsauftrags durch die jeweiligen Komponenten ersetzt
 Lieferung mit Bedarfsverursachung – Halbfabrikat oder Einkaufsteil, für das

beim Vorkalkulieren des übergeordneten Produktionsauftrags ein abgeleiteter
Produktionsauftrag (bzw. eine abgeleitete Einkaufsbestellung) erstellt wird
 Kreditor –Fremdfertigung, Funktion wie „Lieferung mit Bedarfsverursachung“
Stücklistenpositionen mit dem Positionstyp „Artikel“ werden über das Lager
disponiert, wodurch keine direkte Verknüpfung des durch die Position
verursachten Materialbedarf und der abgeleiteten Einkaufsbestellung (bzw. dem
abgeleiteten Produktionsauftrag) gegeben ist. In der Produktprogrammplanung
wird für das Generieren von Einkaufsbestellungen und Produktionsaufträgen je
nach Dispositionskonfiguration der Bedarf aus unterschiedlichen Quellen
(Aufträge und Lagerauffüllung) gesammelt. Für die Position bestimmt hierbei der
jeweilige Standardauftragstyp im freigegebenen Produkt (oder in der
Artikeldeckung), ob ein geplanter Produktionsauftrag oder eine geplante
Bestellung erzeugt wird.
Die Terminplanung im Produktionsauftrag und in der Produktprogrammplanung
berechnen den Materialbedarf standardmäßig so, dass alle Komponenten zu
Beginn des Produktionsauftrags zur Verfügung stehen. Wenn einzelne
Stücklistenpositionen nicht zu Auftragsbeginn, sondern erst für einen späteren
Arbeitsgang in der Produktion benötigt werden, kann dies durch Eintragen der
jeweiligen Arbeitsgangnummer auf dem Subregister Allgemeines des Registers
Positionsdetails in der Stücklistenposition definiert werden. Die
Arbeitsgangnummer kann hierbei aus dem Arbeitsplan ausgewählt werden, der
dem erzeugten Produkt für den jeweiligen Standort zugeordnet ist. Die
Suchfunktion zur Arbeitsgangnummer ist daher dann verfügbar, wenn die
Stückliste vom Artikelstamm des erzeugten Produkts aus geöffnet wird.
Wenn eine neue Stückliste angelegt werden soll, die ähnlich zu einer bereits
vorhandenen Stückliste ist, kann die Kopierfunktion benutzt werden. Der Aufruf
dieser Kopierfunktion erfolgt über die Schaltfläche
STÜCKLISTEN/Verwalten/Kopieren im Stücklistenformular.
5.2.2.4 Genehmigung und Aktivierung von Stücklisten

In einem Produktionsauftrag kann nur mit einer genehmigten Stücklistenversion
gearbeitet werden.
Um zunächst die Stückliste selbst zu genehmigen, kann die Schaltfläche
STÜCKLISTEN/Verwalten/Genehmigung im Aktionsbereich des Stücklistenformulars
betätigt werden. Die Stücklistenversion kann anschließend in der Kopfansicht des
Stücklistenformulars über die Schaltfläche Genehmigen in der Funktionsleiste des
Registers Stücklistenversionen genehmigt werden. Wird die Stücklistenversion
genehmigt, ohne zuvor die betroffene Stückliste selbst zu genehmigen, kann die
Stückliste parallel zur Stücklistenversion genehmigt werden (Schieber Soll die
Stückliste ebenfalls genehmigt werden? im Versionsgenehmigungs-Dialog).
Damit eine Stückliste im Produktionsauftrag und in der

Produktprogrammplanung automatisch vorgeschlagen wird, muss die
Stücklistenversion über die Schaltfläche Aktivieren in der Funktionsleiste des
Registers Stücklistenversionen aktiv gesetzt werden. Das Kontrollkästchen Aktiv
zeigt, welche Stücklistenversionen bereits aktiviert sind, wobei es nicht zwei aktive
Stücklistenversionen für einen Artikel, einen Tag, eine Von-Menge und einen
Standort geben darf.
Um das Verwalten von Genehmigung und Aktivierung zu vereinfachen, kann der
Arbeitsbereich Produktbereitschaft für Einzelfertigung benutzt werden, in dem die
Liste Fehlende aktive Stücklistenversionen alle Artikel zeigt, die keine aktive Stückliste
aber den Standardauftragstyp „Produktion“ haben.
Zusätzlich unterstützen Produktänderungsanfragen (siehe Abschnitt 10.5.2) den
Genehmigungsprozess, indem alle von einer Änderung betroffenen Stücklisten
gemeinsam genehmigt und aktiviert können werden.
Aktivierung und Genehmigung können entfernt werden, indem die jeweilige
Schaltfläche zur Aktivierung oder Genehmigung nochmals betätigt wird. Für das
Entfernen einer Genehmigung muss dazu auch der Schieber Genehmigung entfernen
im Dialog auf „Ja“ gesetzt werden.
5.2.2.5 Stücklistenverwaltung im freigegebenen Produkt

Alternativ zum Formularaufruf aus dem Menü kann die Stücklistenverwaltung
auch vom freigegebenen Produkt aus aufgerufen werden. Nach Betätigen der
Schaltfläche ENTWICKELN/Stückliste/Stücklistenversionen in einem Artikel mit dem
Produktionstyp „Stückliste“ wird das Stücklistenversionenformular geöffnet.
Dieses zeigt im Filterbereich links alle dem jeweiligen produzierten Artikel
zugeordneten Stücklisten.
Abbildung 5-7: Stücklistenversionenformular, geöffnet aus dem freigegebenen Produkt

Falls eine Stückliste mehreren Artikeln zugeordnet ist (seltener Sonderfall), muss
beachtet werden, dass jede Änderung der Stücklistenpositionen auch für alle
anderen mit dieser Stückliste produzierten Artikel gilt.
Im Vergleich zum Stücklistenformular, das vom Menü aus aufgerufen wird, hat
das Stücklistenversionenformular (siehe Abbildung 5-7) im freigegebenen Produkt
einen anderen Aufbau: Anstelle von Kopfansicht und Positionsansicht enthält
dieses Formular einen Register Stücklistenversion (mit den Feldern der
Stücklistenversion) und einen Register Stücklistenpositionen (mit den Feldern der
Stücklistenpositionen zur gewählten Stückliste/Stücklistenversion).
Um eine neue Stückliste im Stücklistenversionenformular anzulegen, muss im
Aktionsbereich des Formulars die Schaltfläche Neu/Stückliste und Stücklistenversion
betätigt werden. Die Schaltfläche Neu/Stücklistenversion ermöglicht im Gegensatz
dazu lediglich die Verknüpfung des Artikels mit einer bereits vorhandenen
Stückliste (mittels einer neuen Stücklistenversion). Nach dem Eingeben der
Stücklistenversionsdetails für die neue Stückliste können die Positionen auf dem
Register Stücklistenpositionen eingetragen werden. Die Positionsdetails können in
einem Dialog eingetragen werden, der über die Schaltfläche Bearbeiten in der
Funktionsleiste des Registers Stücklistenpositionen geöffnet wird.
Die Schaltfläche STÜCKLISTENVERSION/Stücklistenversion verwalten/Genehmigen
im Aktionsbereich des Stücklistenversionenformulars dient zum Genehmigen der
Stücklistenversion. Über die Schaltfläche STÜCKLISTENVERSION/
Stücklistenversion verwalten/Aktivieren kann die Version aktiv gesetzt werden.
5.2.2.6 Stücklisten-Designer
Der Stücklisten-Designer bietet eine komfortable Möglichkeit zum Betrachten und
Bearbeiten von Stücklisten. Er kann über die Schaltfläche
ENTWICKELN/Stückliste/Designer im freigegebenen Produkt oder die Schaltfläche
STÜCKLISTEN/Verwalten/Designer im Stücklistenformular (nach Öffnen aus dem
Menü) aufgerufen werden.
Im linken Bereich des Formulars zeigt der Stücklisten-Designer eine mehrstufige
Ansicht der Stückliste. Die zugehörigen Detaildaten werden im rechten Bereich
gezeigt. Im Aktionsbereich des Stücklisten-Designers sind Schaltflächen zum
Bearbeiten, Einfügen und Löschen von Stücklistenpositionen vorhanden.
Zusätzlich können hier auch neue Stücklisten und Stücklistenversionen angelegt
werden. Jede Stücklistenposition kann durch Markieren des Kontrollkästchens
Erforderliche Komponente bei auf dem Register Arbeitsplan-Arbeitsgänge einem
Arbeitsgang zugeordnet werden (alternativ zum Eintragen der Arbeitsgangnummer
auf dem Subregister Allgemeines in der Positionsansicht des Stücklistenformulars).
Zur Steuerung der Anzeige im linken Formularbereich kann die Schaltfläche
Einstellungen im Aktionsbereich des Stücklisten-Designers betätigt werden –
beispielsweise um die Positionsmenge einzublenden.
Abbildung 5-8: Arbeiten im Stücklisten-Designer
Über die Schaltfläche Filter im Aktionsbereich kann ein Filterdialog geöffnet

werden, über den die gezeigte Stückliste/Stücklistenversion gewählt wird. Die
Option „Ausgewählt/Aktiv“ (bzw. „Ausgewählt“) im Dialogfeld Prinzip anzeigen
bietet die Möglichkeit, eine andere als die aktive Stücklistenversion für Standort,
Datum und Von-Menge gemäß Auswahl zu sehen. Um eine Stücklistenversion für
das Anzeigeprinzip „Ausgewählt“ zu wählen, kann im Designer die Schaltfläche
Stückliste/Stücklistenversionen im Aktionsbereich betätigt werden, um das
Stücklistenversionenformular zu öffnen. Die gewünschte Version kann dann im
Stücklistenversionenformular markiert, die Schaltfläche Auswählen betätigt, und
das Stücklistenversionenformular geschlossen werden.
5.2.2.7 Sperre der Stücklistenbearbeitung

In Abhängigkeit von der Konfiguration kann eine genehmigte Stückliste jederzeit
bearbeitet werden. Nachdem dies in manchen Unternehmen gewünscht, aber in
anderen Unternehmen nicht zulässig ist, kann die Bearbeitungsmöglichkeit
genehmigter Stücklisten über folgende Lagerparameter (Lagerverwaltung>
Einstellungen> Parameter für Lager- und Lagerortverwaltung, Register Stücklisten)
gesteuert werden:
 Bearbeitung sperren – Bei „Ja“ kann eine Stückliste nicht geändert werden,
sobald sie genehmigt ist (Entfernen der Genehmigung und anschließendes
Ändern ist möglich)
 Entfernung der Genehmigung sperren – Bei „Ja“ (zusätzlich zu Bearbeitung
sperren) kann eine genehmigte Stückliste gar nicht mehr geändert werden
5.2.2.8 Abfrage der Teileverwendung

Stücklistenpositionsformular und Stücklisten-Designer zeigen den Aufbau eines
produzierten Artikels aus Komponenten. Wenn umgekehrt für eine Komponente
bestimmt werden soll, in welchen Fertigerzeugnissen und Halbfabrikaten sie
enthalten ist, kann die Teileverwendungsabfrage verwendet werden.
Die Teileverwendung wird nach Auswahl der betroffenen Komponente im
Formular für freigegebene Produkte über die Schaltfläche ENTWICKELN/
Stückliste/Wo verwendet geöffnet. Die Teileverwendung über mehrere
Stücklistenebenen wird im Bericht Produktinformationsverwaltung> Abfragen und
Berichte> Stückliste vom Typ 'Wo verwendet' ausgegeben.

sind Stücklistenverwaltung (jetzt mit Listenseite, Kopfansicht, Positionsansicht)
und Stücklistendesigner neugestaltet worden

Übung 5.1 – Rohmaterial
Ein neues Fertigerzeugnis, das aus zwei neuen Materialien besteht, soll in Ihrem
Unternehmen produziert werden. Legen Sie für die Materialien einen Artikel mit
der Produktnummer I-##-R1 und der Bezeichnung „##-Rohmaterial-1“ (## = Ihre
Benutzerkennung) und einen Artikel mit der Produktnummer I-##-R2 und der
Bezeichnung „##-Rohmaterial-2“ in den freigegebenen Produkten an. Die beiden
Artikel haben keine Varianten, Chargen oder Seriennummern. Der Lagerbestand
wird in allen Unternehmen auf Ebene von Standort und Lagerort geführt.
Wählen Sie für beide Artikel passende Werte zu Produkttyp, Produktuntertyp,
Dimensionsgruppen, Produktionstyp und Artikelgruppe (für Rohmaterial). Beide
Artikel werden in Stück als Mengeneinheit geführt. Für die
Lagersteuerungsgruppe ist eine Gruppe mit Wertmodell „FIFO“ einzutragen.
Genehmigte Lieferanten sind für diese Artikel nicht erforderlich.
Für den Basiseinkaufspreis und den Basiseinstandspreis beider Artikel werden
100 Dollar eingesetzt und als Hauptlieferant ist der von Ihnen in Übung 3.2
angelegte Lieferant einzutragen. Das Prinzip für den automatischen
Artikelverbrauch soll so gewählt werden, dass ein manuelles Buchen des
Verbrauchs erfolgt. Für Einkauf und Lager tragen Sie in den
Standardauftragseinstellungen den Hauptstandort und den zugehörigen
Hauptlagerort ein.
Hinweis: Falls Produktnummern automatisch aus einem Nummernkreis
vorgeschlagen werden, belassen Sie die automatische Nummer.
Übung 5.2 – Fertigerzeugnis

Für das Fertigerzeugnis legen Sie einen Artikel mit der Produktnummer I-##-F
(falls keine Nummer aus dem Nummernkreis vorgeschlagen wird) und der
Bezeichnung „##-Fertigfabrikat“ in den freigegebenen Produkten an. Der Artikel
hat keine Varianten, Chargen oder Seriennummern und der Lagerbestand wird auf
Ebene von Standort und Lagerort geführt.
Wählen passende Werte zu Produkttyp, Produktuntertyp, Dimensionsgruppen,
Produktionstyp und Artikelgruppe (für Fertigerzeugnisse). Der Artikel wird in
Stück als Mengeneinheit geführt Für die Lagersteuerungsgruppe wird eine Gruppe
mit Wertmodell „FIFO“ gewählt. Der Basiseinstandspreis ist 500 Dollar und der
Basisverkaufspreis 1.000 Dollar. In den Standardauftragseinstellungen wählen Sie
den passenden Standardauftragstyp, und für Lager und Verkauf den
Hauptstandort und den zugehörigen Hauptlagerort.
Übung 5.3 – Stückliste
Sobald das Fertigerzeugnis und die Komponenten als Artikel angelegt sind,
können Sie die Stückliste komplett erfassen.
Legen Sie eine Stückliste für Ihren Artikel aus Übung 5.2 direkt aus dem Formular
für freigegebene Produkte an, die für den Hauptstandort gültig ist. In der
Stückliste sind zwei Stück des ersten und ein Stück des zweiten in Übung 5.1
angelegten Rohmaterials enthalten, für den Lagerort der Positionen tragen Sie das
Hauptlager ein. Nach dem Anlegen der Positionen genehmigen und aktivieren Sie
die Stückliste.
5.3 Ressourcen und Arbeitspläne

Ressourcen und Ressourcengruppen definieren im Produktionsprozess die
ausführenden Elemente der Leistungserstellung. Ressourcen können manuelle
Arbeitsplätze und Mitarbeiter genauso beinhalten wie Maschinen und – bei
Fremdfertigung – Lieferanten. Sie definieren das Kapazitätsangebot, das im Zuge
von Planung und Steuerung mit der Kapazitätsnachfrage abgeglichen wird.
Die Kapazitätsnachfrage wird auf Basis von Arbeitsplänen bestimmt, in denen die
für die Produktion eines Artikels erforderlichen Ressourcen und ihre zeitliche
Inanspruchnahme enthalten sind.
Ressourcen und Arbeitspläne bilden damit neben Artikeln und Stücklisten den
zweiten Stammdatenbereich, der als Voraussetzung für die Produktionsplanung
und -steuerung gepflegt werden muss.
5.3.1 Kalender und Schichtmodelle

Die Nutzungszeiten von Ressourcengruppen und Ressourcen werden über die
Verknüpfung mit einem Arbeitszeitkalender festgelegt. Kalender werden dazu im
Menüpunkt Produktionssteuerung> Einstellungen> Kalender> Kalender (bzw.
5.3 Ressourcen und Arbeitspläne 229
Organisationsverwaltung> Einstellungen> Kalender> Kalender) angelegt. Ein neuer

Kalender, beispielsweise für eine Abteilung mit abweichenden Arbeitszeiten, wird
über die Schaltfläche Neu im Kalenderformular angelegt. Um dann die Arbeitstage
und Arbeitszeiten für diesen Kalender zu definieren, wird die Schaltfläche
Arbeitszeiten im Kalenderformular betätigt. Im Arbeitszeitenformular werden die
einzelnen Tage im oberen Formularbereich gezeigt, die Arbeitszeiten für den
jeweils im oberen Formularbereich markierten Tag können im unteren
Formularbereich eingetragen oder geändert werden.
Um Arbeitstage und Arbeitszeiten zu erstellen, kann die Schaltfläche Arbeitszeiten
einrichten im Arbeitszeitenformular betätigt werden. Im zugehörigen Dialog
Arbeitszeiten einrichten kann dann ein Schichtmodell gewählt werden, das den
Vorschlagswert für die täglichen Arbeitszeiten bestimmt.
Voraussetzung für das automatische Erstellen von Arbeitszeiten im Kalender ist
die Definition der täglichen Arbeitszeit für eine Kalenderwoche auf den Registern
Montag bis Sonntag im Schichtmodellformular (Produktionssteuerung> Einstellungen>
Kalender> Schichtmodelle) nach Auswahl des jeweiligen Modells.
Abbildung 5-9: Verwalten der Arbeitszeiten für einen Kalender
Statt des Schichtmodells kann auch ein Basiskalender zum Festlegen der
Arbeitszeiten benutzt werden. Im Kalenderformular kann zu diesem Zweck für
jeden Kalender ein anderer Kalender als Basiskalender gewählt werden. Wenn dann
im Dialog Arbeitszeiten einrichten der Schieber Basiskalender verwenden auf „Ja“
gesetzt wird, wird in der Spalte Steuerung auf dem Register Arbeitstage im
Arbeitszeitenformular der Wert „Basiskalender“ in die Zeilen eingesetzt. Diese

Einstellung bedeutet, dass die Arbeitszeiten für die einzelnen Tage durch den
Basiskalender bestimmt werden. Der Wert in der Spalte Steuerung kann auf
„Offen“ oder „Abgeschlossen“ gesetzt werden, um die Einstellungen aus dem
Basiskalender für den betroffenen Tag und Kalender zu überschreiben.
5.3.2 Ressourcengruppen und Ressourcen

Produktionseinheiten können in Unternehmen mit mehreren Niederlassungen zur
Abbildung von Fabrikationsstätten und Werken verwendet werden. Innerhalb
einer Produktionseinheit dienen Ressourcengruppen zur Verwaltung von
untergeordneten Bereichen. Ressourcen stellen die Gliederungsebene unterhalb
der Ressourcengruppen dar.
5.3.2.1 Produktionseinheiten
Produktionseinheiten werden im Rahmen der Zeitwirtschaft für die
Ressourcenverwaltung verwendet und getrennt von der Dimension „Standort“
geführt, die in der Materialwirtschaft benutzt wird. In Lagertransaktionen werden
Produktionseinheiten – im Gegensatz zu Standorten – nicht berücksichtigt. Sie
können aber als Filter- und Sortierkriterium in ressourcenbezogenen Formularen
des Produktionsmoduls eingesetzt werden, beispielsweise in der Listenseite
Produktionssteuerung> Arbeitsgänge> Aktuelle Arbeitsgänge. Ein Standort kann
mehrere Produktionseinheiten enthalten.
Die Verwendung von Produktionseinheiten ist optional. Eine neue
Produktionseinheit kann im Menüpunkt Produktionssteuerung> Einstellungen>
Produktion> Produktionseinheiten angelegt werden, wo neben Kennung und Name
auch der Standort eingetragen werden muss, dem die Produktionseinheit
zugeordnet ist. Auf dem Register Allgemeines kann im Feld Ausgangslagerort der
Entnahme-Lagerort ausgewählt werden, der für Stücklistenpositionen, in denen
das Kontrollkästchen Ressourcenverbrauch markiert ist, zur Anwendung kommt
falls auf Ebene der Ressourcengruppe kein Ausgangslagerort eingetragen ist.
Produktionseinheiten werden den Ressourcengruppen zugeordnet, indem im
Ressourcengruppen-Formular die jeweilige Produktionseinheit eingetragen wird.
5.3.2.2 Ressourcengruppen
Ressourcengruppen bilden die physische Organisation von Ressourcen ab und
dienen folgendem Zweck:
 Ressourcenstruktur – Ressourcengruppen als Zwischenebene zwischen
Ressourcen und Produktionseinheiten, Standorten und Lagerorten
 Terminplanung – Ressourcengruppen als Ebene für die Kapazitätsplanung in
der Grobterminierung
Die Kapazität einer Ressourcengruppe ergibt sich aus der Kapazität der
zugeordneten Ressourcen. Die Zuordnung von Ressourcen zu Ressourcengruppen
ist datumsbezogen und bietet die Möglichkeit, eine Ressource im Laufe der Zeit
unterschiedlichen Ressourcengruppen zuzuordnen – beispielsweise aufgrund von
saisonalen oder organisatorischen Anforderungen. Eine Ressource kann an jedem
Kalendertag jedoch nur einer Ressourcengruppe zugeordnet sein.
Wenn eine Ressource neu angelegt wird oder wenn die Zuordnung einer
Ressource zu Ressourcengruppen durch Eintragung eines Ablaufdatums
deaktiviert wird, ist sie keiner Gruppe zugeordnet. In der Kapazitäts- und
Terminplanung werden Ressourcen nur in der Zeit berücksichtigt, in der sie einer
Ressourcengruppe zugeordnet sind.
Ressourcengruppen werden im Menüpunkt Produktionssteuerung> Einstellungen>
Ressourcen> Ressourcengruppen (oder Organisationsverwaltung> Ressourcen>
Ressourcengruppen) verwaltet. Über die Schaltfläche Neu kann hier eine neue
Ressourcengruppe mit Kennung, Beschreibung und Standort angelegt werden.
Auf dem Register Allgemeines des Ressourcengruppenformulars kann wahlweise
eine Produktionseinheit eingetragen werden. Der Eingangslagerort definiert den
Entnahme-Lagerort für Stücklistenpositionen, in denen das Kontrollkästchen
Ressourcenverbrauch markiert ist (siehe Abschnitt 5.2.2).
Wird der Schieber Fertigungszelle auf dem Register Allgemeines der
Ressourcengruppe auf „Ja“ gesetzt, ist diese eine Fertigungszelle im Rahmen von
Lean Manufacturing und kann nicht für die Produktionssteuerung in der diskreten
Fertigung genutzt werden. In diesem Fall steht das Register
Fertigungszellenkapazität zur Festlegung der Kapazität der Ressourcengruppe im
Lean Manufacturing zur Verfügung.
Abbildung 5-10: Verwalten einer Ressourcengruppen im Ressourcengruppenformular

Die Einstellungen auf dem Register Vorgang entsprechen den Einstellungen für
Ressourcen auf dem Register Vorgang im Ressourcenformular (siehe unten).
Die Zuordnung des Kalenders der Ressourcengruppe erfolgt auf dem Register
Kalender. Die Kalenderzuordnung ist datumsbezogen. Durch Erfassen einer neuen
Kalender-Zuordnungszeile mit entsprechendem Startdatum kann somit
beispielweise die zukünftige Änderung des Schichtbetriebs einer
Ressourcengruppe erfasst werden. Das benötigte Effektiv-Datum (Startdatum) kann
dazu über die Schaltfläche Anzeigen/Alle in der Funktionsleiste des Registers
Kalender eingeblendet werden.
Die Arbeitszeiten aus dem zugeordneten Kalender können für einzelne Tage
überschrieben werden, indem die Schaltfläche RESSOURCENGRUPPE/Verwalten/
Kalenderabweichungen betätigt und dann auf der Ebene von Kalendertagen ein
anderer Kalender gewählt wird (z.B. ein Kalender ohne Arbeitszeiten, wenn eine
Ressource temporär nicht verfügbar ist).
Auf dem Register Ressourcen der Ressourcengruppe werden die der
Ressourcengruppe zugeordneten Ressourcen gezeigt. Über die Schaltfläche
Hinzufügen in der Funktionsleiste des Registers können hier der Ressourcengruppe
zusätzliche Ressourcen zugeordnet werden. Um abgelaufene
Ressourcenzuordnungen zu sehen, ist die Schaltfläche Anzeigen/Alle zu betätigen.
Die Zuordnung von Ressourcen zu Ressourcengruppen ist hierbei nicht nur im
Ressourcengruppenformular, sondern auch im Ressourcenformular möglich.
5.3.2.3 Ressourcen
Ressourcen bilden die unterste Gliederungsebene für Kapazitäten. Die einzelnen
Ressourcen werden auf Basis der organisatorischen Gliederung des Unternehmens
den Ressourcengruppen und wahlweise aufgrund der funktionalen Möglichkeiten
einer oder mehreren Ressourcenfähigkeiten zugeordnet. Sie können
unterschiedliche Fähigkeiten haben und müssen nicht austauschbar sein.
Ressourcen werden im Menüpunkt Produktionssteuerung> Einstellungen>
Ressourcen> Ressourcen verwaltet. Beim Anlegen einer neuen Ressource ist zu
beachten, dass die Kennung einer Ressource eindeutig sein muss und auch nicht
gleich der Kennung einer Ressourcengruppe sein darf.
Ein wesentliches Unterscheidungskriterium zwischen den verschiedenen
Ressourcen bildet der Ressourcentyp, der folgende Werte annehmen kann:
 Maschine – Vorschlagswert, für Produktionsmaschinen
 Personalverwaltung – Mitarbeiter (optional mit Mitarbeiterstamm verknüpft)
 Kreditor – Externe Ressource für Fremdfertigung (optional mit
Lieferantenstamm verknüpft)
 Werkzeug – Gerät, oft mit Verschleiß (z.B. Schneidewerkzeug in Maschine)
 Standort – Physischer Ort, ohne Verknüpfung zu Lagerverwaltung (z.B.

Gewächshaus oder Gärschrank)
 Fazilität – Funktional ähnlich wie “Maschine”, aber für eine Gruppe von
Maschinen und Mitarbeitern
Maschinen und Bedienungspersonal werden oft nicht als getrennte Ressourcen
verwaltet, sondern gemeinsam zu einer Ressource vom Typ „Fazilität“ oder
„Maschine“ zusammengefasst. Werkzeuge werden – falls getrennt verwaltet – im
Arbeitsplan meist als Sekundär-Arbeitsplanposition zu Maschine oder Personal
definiert (siehe Abschnitt 5.3.3).
Auf dem Register Kalender im Ressourcenformular wird der Arbeitszeitkalender
der Ressource festgelegt (analog zum Kalender in einer Ressourcengruppe). Der
Kalender bestimmt gemeinsam mit dem Effizienzgrad die Kapazität der Ressource.
Auf dem Register Ressourcengruppen der Ressource kann die Zuordnung der
Ressourcengruppe gezeigt und geändert werden. Zum Ändern der zugeordneten
Ressourcengruppe wird die Schaltfläche Hinzufügen in der Funktionsleiste des
Registers (oder die Schaltfläche RESSOURCE/Verwalten/Zur Ressourcengruppe
hinzufügen im Aktionsbereich des Formulars) betätigt und die neue Gruppe mit
dem Startdatum für die Zuordnung eingetragen.
5.3.2.4 Ressourcenkapazität und Einstellungen zu Arbeitsgängen

Die Kapazität einer Ressource wird über den zugeordneten Arbeitszeitkalender
und den Effizienzgrad bestimmt. Für Ressourcengruppen ergibt sich die Kapazität
aus der Kapazität der Ressourcen. Um einen Überblick der vorhandenen Kapazität
und der Kapazitätsreservierungen für eine Ressource auf Datumsebene zu
erhalten, kann im Ressourcenformular die Schaltfläche
RESSOURCE/Anzeigen/Kapazitätsauslastung betätigt werden. Eine analoge Abfrage
gibt es im Ressourcengruppenformular.
Als Zeiteinheit für die Planung einer Ressource kommen standardmäßig Stunden
zur Anwendung, wobei sich die verfügbare Zeit aus dem Kalender der Ressource
ergibt. Wenn für Produktionsplanung und -steuerung eine andere Zeiteinheit
verwendet werden soll, kann über das Feld Bearbeitungszeiteinheit auf dem Register
Vorgang des Ressourcenformulars eine Umrechnung in diese Zeiteinheit angegeben
werden. So kann beispielsweise, durch die Festlegung einer Bearbeitungszeiteinheit
von 1/60 = 0,0167 die betroffenen Zeiten in Minuten eingetragen werden.
Wird die Kapazität einer Ressource nicht in Zeiteinheiten gemessen, kann auf dem
Register Vorgang des Ressourcenformulars eine alternative Kapazitätseinheit
ausgewählt werden. Das Feld Kapazität unterhalb der Kapazitätseinheit enthält
dann die entsprechende Umrechnung in Einheiten pro Stunde. In den betroffenen
Arbeitsgängen ist dann im Auswahlfeld Berechnungsgrundlage auf dem Register
Einstellungen die Option „Kapazität“ zu wählen.
Abbildung 5-11: Verwalten der Kapazitäts-/Arbeitsgangeinstellungen einer Ressource
Der Effizienzgrad in der Feldgruppe Planung kann dazu benutzt werden, die für
Arbeitsgänge benötigte Zeit u, einen Faktor zu vermindern oder erhöhen. Der
Vorschlagswert für den Effizienzgrad ist 100. Wird eine neue Ressource angelegt,
die beispielsweise im Vergleich zu den übrigen Ressourcen eine um 25 Prozent
höhere Geschwindigkeit zulässt, kann der Effizienzgrad der Ressource auf 125
gesetzt werden. Auf dieser Ressource wird dann für einen Arbeitsgang mit einer
Dauer von 10 Stunden eine Kapazitätsbelastung von nur 8 Stunden (10 * 100/125)
eingeplant. Der Effizienzgrad kann aber auch genutzt werden, um
Kapazitätsreserven bereitzuhalten.
Über den Schieber Begrenzte Kapazität kann gesteuert werden, ob für die betroffene
Ressource die Kapazitätsauslastung geprüft werden soll. Wird der Schieber auf
„Ja“ gesetzt, dann wird bei Terminplanung sichergestellt, dass andere
Produktionsaufträge die betroffene Ressource nicht gleichzeitig belegen.
Andernfalls wird jeder Auftrag ohne Berücksichtigung anderer Aufträge getrennt
geplant. In den meisten Fällen wird die begrenzte Kapazität nur für solche
Ressourcen genutzt, die keine Möglichkeit zur Anpassung der Kapazität (z.B.
durch Überstunden) haben.
Als Voraussetzung für die Berücksichtigung der begrenzten Kapazität muss im
Dialog beim Abruf der Terminplanung im Produktionsauftrag (Grobterminierung
und Feinterminierung) beziehungsweise im Produktprogrammplan (für den
Produktprogrammplanungslauf) die Berücksichtigung begrenzter Kapazitäten
aktiviert sein.
Die Kostenkategorien Rüstkostenkategorie und Bearbeitungszeitkategorie bestimmen
den Stundensatz der Ressource für Rüstzeit und Bearbeitungszeit. In die
Stückkostenkategorie kann ein mengenbezogener Preis eingetragen werden. Die
weiteren Feldgruppen auf dem Register Vorgang des Ressourcenformulars
enthalten Vorschlagswerte für Arbeitsplanpositionen. Diese Vorschlagswerte
werden in den Arbeitsplan übernommen, wenn die betroffene Ressource oder
Ressourcengruppe in einem Arbeitsgang als Nachkalkulationsressource
eingetragen wird.
5.3.2.5 Ressourcenfähigkeiten
Ressourcenfähigkeiten geben an, welche Art von Funktionen und Tätigkeiten eine
Ressource durchführen kann – beispielsweise Schweißen oder Schneiden. Einer
Ressource können temporär oder permanent eine oder mehrere Fähigkeiten
zugeordnet werden. Die Zuordnung der Fähigkeiten erfolgt hierbei nur auf der
Ebene von Ressourcen, nicht auf der Ebene von Ressourcengruppen. In
Arbeitsplänen kann die für einen Arbeitsgang benötigte Ressource durch Angabe
der benötigten Ressourcenfähigkeit bestimmt werden (siehe Abschnitt 5.3.3).
Abbildung 5-12: Bearbeiten von Fähigkeiten im Ressourcenfähigkeiten-Formular
Ressourcenfähigkeiten werden mandantenübergreifend geführt und können im

Formular Produktionssteuerung> Einstellungen> Ressourcen> Ressourcenfähigkeiten mit
Kennung und Beschreibung angelegt werden. Auf dem Register Ressourcen im

Ressourcenfähigkeiten-Formular können die Ressourcen zugeordnet werden, die
die jeweilige Fähigkeit besitzen.
Die Zuordnung von Ressourcen zu Fähigkeiten kann hierbei nicht nur im
Ressourcenfähigkeiten-Formular, sondern alternativ auch im Ressourcenformular
eingetragen werden. Im Ressourcenformular können die Fähigkeiten einer
Ressource über die Schaltfläche Hinzufügen in der Funktionsleiste des Registers
Funktionen oder über die Schaltfläche RESSOURCE/Verwalten/Fähigkeit hinzufügen
im Aktionsbereich des Formulars zugeordnet werden.
Die Zuordnung von Ressourcenfähigkeiten ist datumsbezogen, zusätzlich kann in
der Zuordnung eine Priorität angegeben werden. In Abhängigkeit von den
Planungsparametern (siehe Abschnitt 5.4.1) wird für die Feinterminierung die
Ressource mit der höchsten Priorität – definiert durch die kleinste Zahl in der
Spalte Priorität –zuerst verwendet.
Auf dem Register Sachkontobuchungen in den Formularen für Ressourcen und
Ressourcengruppen können die Hauptkonten hinterlegt werden, die für die
Buchung des Ressourceneinsatzes bei der physischen Buchung (Rückmelden von
Arbeitsgängen) und bei der abschließenden wertmäßigen Buchung (Beenden von
Produktionsaufträgen) herangezogen werden.
Ob für Sachkontobuchungen die Hauptkontoeinstellung in der Ressource
herangezogen wird oder ob andere Einstellungen zutreffen, hängt jedoch von den
Produktionssteuerungsparametern ab (siehe Abschnitt 9.4.3). Wenn im
Auswahlfeld Sachkontobuchung der Produktionssteuerungsparameter die Option
„Artikel und Kategorie“ eingestellt ist, werden die Sachkontoeinstellungen der
Kostenkategorie anstelle der Ressource herangezogen.

In der Ressourcenverwaltung sind neben der browserbasierten Oberfläche nur
kleinere Änderungen wie der neue Ressourcentyp „Fazilität“ und ein eigenes
Register für die Kalenderzuordnung im Ressourcenformular realisiert worden.
5.3.3 Arbeitsgänge und Arbeitspläne

Im Arbeitsplan wird definiert, welche Tätigkeiten zur Erzeugung eines Produkts
durchgeführt werden müssen. Der Arbeitsplan ist damit neben der Stückliste, die
die benötigten Materialien enthält, der zweite Stammdatenbereich, der als
Voraussetzung für die Produktion benötigt wird.
Arbeitspläne enthalten – genauso wie Stücklisten – geplante Vorgabewerte für die
Produktion. Zu den Planwerten werden im Zuge des Produktionsprozesses
Istwerte in Form von Rückmeldungen gebucht. Plan- und Istwerte können
anschließend verglichen und analysiert werden.
Um die erforderlichen Tätigkeiten der Produktion ausreichend zu beschreiben,

muss der Arbeitsplan zumindest folgende Daten enthalten:
 Durchzuführende Tätigkeit – Festgelegt im Feld Arbeitsgang
 Durchführende Stelle – Festgelegt auf dem Register Ressourcenanforderung
 Reihenfolge – Festgelegt durch den nächsten Arbeitsgang (Feld Nächste)
 Zeitdauer – Festgelegt im Feld Rüstzeit und Bearbeitungszeit
 Hergestelltes Produkt – Artikelnummer in der Arbeitsplanversion
 Benötigtes Material – In der Stückliste, optionale Auswahl des Arbeitsgangs
Für Stücklistenpositionen, die keinem Arbeitsgang zugeordnet sind (vgl. Abschnitt
5.2.2), wird der Materialbedarf so berechnet, dass sie zu Beginn des ersten
Arbeitsgangs benötigt werden.
5.3.3.1 Einrichtung der Arbeitsgänge

Arbeitsgänge (Produktionssteuerung> Einstellungen> Arbeitspläne> Operations) sind
eine Voraussetzung für die Erstellung von Arbeitsplänen. Jeder Arbeitsgang kann
in beliebig vielen Arbeitsplänen Verwendung finden.
Ein Arbeitsgang wird hierbei unabhängig von Arbeitsplänen angelegt und enthält
nicht mehr als die Kennung und einen Namen, der die durchzuführende Tätigkeit
beschreibt. Weitere Details wie die konkreten Vorgaben zu Zeitdauer und
eingesetzter Ressource werden nicht im Arbeitsgang selbst, sondern in den
Arbeitsgangreferenzen verwaltet.
Abbildung 5-13: Globale Arbeitsgangreferenzen (Alle/Alle) für einen Arbeitsgang

Um die Arbeitsgangdetails (Arbeitsgangreferenzen) für einen Arbeitsgang zu

bearbeiten, wird die Schaltfläche Referenzen im Arbeitsgangformular betätigt.
Abhängig von den jeweiligen Anforderungen werden die Arbeitsgangreferenzen
eines Arbeitsganges auf globaler Ebene oder Arbeitsplan-spezifisch verwaltet:
 Global – Um die Details eines Arbeitsgangs auf globaler Ebene festzulegen, ist
die Option „Alle“ im Auswahlfeld Artikelcode und Arbeitsplancode zu wählen
(siehe Abbildung 5-13).
 Arbeitsplan-spezifisch – Arbeitsplan-spezifische Details eines Arbeitsgangs
werden mit der Option „Arbeitsplan“ im Auswahlfeld Arbeitsplancode und der
Arbeitsplannummer im Feld Arbeitsplanrelationscode angelegt.
Auf den weiteren Registern der Arbeitsgangreferenzen können Arbeitsgangdetails
wie Zeitdauer und eingesetzte Ressource auf Ebene der jeweiligen
Arbeitsgangreferenz („Global“ oder „Arbeitsplan-spezifisch“) eingetragen werden.
Weitere Informationen zu den Feldern in den Arbeitsgangdetails finden Sie weiter
unten in diesem Abschnitt.
5.3.3.2 Reihenfolge von Arbeitsgängen

Die Reihenfolge der Arbeitsgänge wird nicht im Arbeitsgangformular vorgegeben,
sondern im Arbeitsplan definiert. Hierbei gibt es zwei Varianten der Reihenfolge:
 Einfache Folge – Arbeitsgänge der Reihe nach, einer nach dem anderen
 Komplexe Folge –Arbeitsgänge mit mehreren vorangehende Arbeitsgängen
Ist der Schieber Arbeitsplan-Netzwerk auf dem Register Allgemeines der
Produktionssteuerungsparameter auf „Nein“ gesetzt, können nur einfache
Arbeitsgangfolgen in Arbeitsplänen eingetragen werden. In einfachen
Arbeitsgangfolgen werden die Arbeitsgänge der Reihe nach durchlaufen.
Abbildung 5-14: Beispiel für eine einfache Arbeitsgangfolge
Ist der Schieber Arbeitsplan-Netzwerk hingegen auf „Ja“ gesetzt, muss in den
Arbeitsplänen zu jedem Arbeitsgang ein Nachfolger eingetragen werden. Damit
sind komplexe Folgen möglich, bei denen ein späterer Arbeitsgang mehrere
voneinander unabhängige vorangehende Arbeitsgänge haben kann.
Abbildung 5-15: Beispiel für eine komplexe Arbeitsgangfolge
Arbeitsgänge können in Arbeitsplänen sowohl bei einfacher als auch bei

komplexer Folge über die Eintragung von Sekundärarbeitsgängen (Priorität
„Sekundär“) parallel auf mehreren Ressourcen geplant und durchgeführt werden.
5.3.3.3 Verwalten von Arbeitsplänen und Arbeitsplanversionen

Die Arbeitsplanverwaltung ist von der Struktur und dem Aufbau der Formulare
her ähnlich zur Stücklistenverwaltung. Wie diese kann auch die
Arbeitsplanverwaltung auf zwei Arten geöffnet werden:
Freigegebene Produkte, Schaltfläche ENTWICKELN/Anzeigen/Arbeitsplan)
 Aus dem Menü (Produktionssteuerung> Alle Arbeitspläne)
Auch die Arbeitsbereichsseite Produktbereitschaft für Einzelfertigung bietet die
Möglichkeit, Arbeitspläne zu öffnen (über den Link Alle Arbeitspläne ganz rechts)
und anzulegen (über die Schaltfläche Neu/Arbeitsplan im Aktionsbereich). Die
Funktionen im Arbeitsplanformular entsprechen dann den Funktionen nach dem
Öffnen aus dem Menü.
Obwohl der Arbeitsplanaufruf aus dem Menü (bzw. dem Arbeitsbereich) und vom
freigegebenen Produkt aus Zugriff auf dieselben Arbeitsplandaten bieten,
unterscheiden sich Aufbau und Funktion der Formulare.
Wie eine Stückliste kann ein Arbeitsplan mit einem oder mehreren produzierten
Artikeln verknüpft werden. Die Verknüpfung des Arbeitsplans mit dem
produzierten Artikel wird – wie die Stücklisten-Verknüpfung – als „Version“
bezeichnet. Auch für Arbeitsplanversionen besteht die Möglichkeit, diese in
Anhängigkeit von Standort, Gültigkeitsdatum und Von-Menge zu definieren,
wobei Arbeitsplanversionen im Unterschied zu Stücklistenversionen immer auf
Ebene von Standorten definiert werden müssen.
Beim Aufruf der Arbeitspläne vom Menü aus wird die Arbeitsplan-Listenseite mit
einer Übersicht aller vorhandenen Arbeitspläne gezeigt. Mittels Klick auf eine als
Link in der Spalte Arbeitsplannummer gezeigte Nummer kann das Arbeitsplan-
Detailformular geöffnet werden. Dieses Formular zeigt die Arbeitsplankopfdaten

auf dem Register Allgemeines und die Arbeitsplanversionen (Verknüpfung mit
dem/den produzierten Artikel/n) auf dem Register Versionen.
In der Arbeitsplan-Listenseite oder dem Detailformular wird ein neuer Arbeitsplan
über die Schaltfläche Neu im Aktionsbereich angelegt. Je nach Einstellung des
betreffenden Nummernkreises wird die neue Arbeitsplannummer dann
automatisch bestimmt oder muss manuell eingetragen werden. Nach Eintragen
der Bezeichnung des Arbeitsplans im Feld Name auf dem Register Allgemeines kann
auf dem Register Versionen die Arbeitsplanversion (oder Versionen) angelegt
werden, über die der Arbeitsplan mit den betroffenen produzierten Artikeln
verknüpft wird.
5.3.3.4 Arbeitsplanpositionen
Um die Arbeitsgänge (Positionen) eines Arbeitsplans in der Arbeitsplan-Listenseite
oder dem Detailformular zu öffnen, kann die Schaltfläche ARBEITSPLAN/
Verwalten/Arbeitsplandetails im Aktionsbereich betätigt werden.
Das Arbeitsplanpositionsformular (Formular Arbeitsplandetails) zeigt die
Arbeitsgänge des jeweiligen Arbeitsplans im oberen Formularbereich. Im unteren
Formularbereich werden die Detaildaten (Arbeitsgangreferenzen) des im oberen
Formularbereich markierten Arbeitsgangs verwaltet.
Eine neue Arbeitsplanposition kann über die Schaltfläche Neu im
Arbeitsplanpositionsformular angelegt werden. In der Spalte Vorgang der neuen
Position muss anschließend der entsprechende Arbeitsgang gewählt werden. Die
Arbeitsgangnummer der Position kann, falls erforderlich, überschrieben werden.
Falls komplexe Folgen für das Arbeitsplan-Netzwerk aktiviert sind, muss in der
Spalte Nächster die Nummer des Folge-Arbeitsganges auch dann eingetragen
werden, wenn es die unmittelbar nächste Arbeitsgangnummer ist. Der letzte
Arbeitsgang in einem Arbeitsplan ist durch eine leere nächste Arbeitsgangnummer
gekennzeichnet.
Wenn Arbeitsplanpositionen parallel ausgeführt werden sollen (zum Beispiel,
wenn die Arbeit von Maschine und Bediener separat verwaltet wird), können zwei
Positionen mit derselben Arbeitsgangnummer, aber unterschiedlicher Priorität
angelegt werden. So sind beispielsweise in zwei Abbildung 5-16 parallele
Arbeitsgänge für die Position 30 enthalten – ein Arbeitsgang mit Priorität „Primär“
und einer mit Priorität „Sekundär 1“.
Soll ein zusätzlicher Verbrauch von Material und Ressourcenkapazität zur
Abdeckung von unvermeidbarem Ausschuss berücksichtigt werden, kann ein
entsprechender Eintrag im Feld Ausschuss% erfolgen. Der Ausschuss in den
einzelnen Arbeitsplanpositionen wird hierbei multipliziert. Wenn ein Arbeitsplan
daher beispielsweise zwei Arbeitsgänge mit einem Ausschuss von jeweils 10 %
enthält, ergibt sich für den ersten Arbeitsgang ein Material- und Ressourcenbedarf
von 123 %, um ein Menge von 111 % zu erzeugen, die durch den Ausschuss im
zweiten Arbeitsgang auf 100 % reduziert wird.
Abbildung 5-16: Arbeitsplanposition mit Arbeitsgangreferenzen (Alle/Alle, spezifische)
Wird in einer neuen Arbeitsplanposition in der Spalte Vorgang ein Arbeitsgang

gewählt, für den eine globale Arbeitsgangreferenz (gekennzeichnet durch die
Option „Alle“ im Auswahlfeld Arbeitsplancode) vorhanden ist, wird sofort nach
dem Speichern der Arbeitsplanposition diese globale Arbeitsgangreferenz im
unteren Formularbereich gezeigt. Überschreibt ein Benutzer die Detaildaten der
globalen Arbeitsgangreferenz in einer Arbeitsplanposition (nach Öffnen des
Arbeitsplanformulars aus dem Menü), wird die globale Arbeitsgangreferenz
geändert, wodurch alle Arbeitsplanpositionen betroffen sind, die sich auf die
betroffene globale Arbeitsgangreferenz beziehen.
Wenn Detaildaten einer Arbeitsplanposition unabhängig von einer allfälligen
globalen Arbeitsgangreferenz erfasst werden sollen, können die entsprechenden
Daten nach Betätigen der Schaltfläche Neu in der Funktionsleiste im unteren
Formularbereich als Arbeitsplan-spezifischen Arbeitsgangreferenz (Option
„Arbeitsplan“ im Auswahlfeld Arbeitsplancode) eingetragen werden.
5.3.3.5 Arbeitsplangruppen
Über die Arbeitsplangruppe auf dem Register Allgemeines oder in der
entsprechenden Spalte auf dem Register Überblick in den Arbeitsgangreferenzen
(unterer Bereich des Arbeitsplanpositionsformulars) wird bestimmt, wie die
Rückmeldung von Zeiten (Ressourceneinsatz) erfolgen soll. Soll ein Arbeitsgang
automatisch gebucht werden (Ist = Soll), ist eine Arbeitsplangruppe zu wählen, bei
der die automatische Arbeitsgang-Rückmeldung aktiv gesetzt ist.
Arbeitsplangruppen werden im Menüpunkt Produktionssteuerung> Einstellungen>

Arbeitspläne> Arbeitsplangruppen verwaltet. In einer Arbeitsplangruppe für
automatische Rückmeldung sind die Schieber Rüstzeit, Bearbeitungszeit und Menge
in der Feldgruppe Automatische Arbeitsplanrückmeldung auf „Ja“ zu setzen.
Zusätzlich sollten die Kontrollkästchen in der Spalte Einzelvorgangsverwaltung auf
dem Register Einstellungen nicht markiert werden (der automatische Verbrauch
wird über Arbeitsplanerfassungen und nicht über Einzelvorgangserfassungen
gebucht).
Die Schieber in der Feldgruppe Vor- und Nachkalkulation steuern, ob die betroffenen
Arbeitsgänge in der Kalkulation berücksichtigt werden. In Arbeitsplangruppen für
normale Arbeitsgänge werden entweder die Schieber zur Kalkulation auf Basis
von Rüst- und Bearbeitungszeiten oder der Schieber zur Kalkulation auf Basis von
Bearbeitungsmengen (Stückkosten) auf „Ja“ gesetzt. Sind alle Schieber in der
Feldgruppe Vor- und Nachkalkulation auf „Nein“ gesetzt, wird nur die Zeit, aber
keine Kosten für die betroffenen Arbeitsplanpositionen berechnet.
5.3.3.6 Nachkalkulationsressource und Kostenkategorien

Auf dem Register Einstellungen in den Arbeitsgangreferenzen (unterer Bereich des
Arbeitsplanpositionsformulars) kann im Feld Nachkalkulationsressource optional
eine Ressourcengruppe oder Ressource gewählt werden. Aus dem
Ressourcenstamm der Nachkalkulationsressource werden dann Vorschlagswerte in
Arbeitsplangruppe, Kostenkategorien und Zeiten der Arbeitsplanposition
übernommen.
Die Kostenkategorien auf dem Register Einstellungen der Arbeitsplanposition sind
neben der Arbeitsplangruppe eine weitere wichtige Einstellung zur Kalkulation
eines Arbeitsgangs. Kostenkategorien können für Rüstzeit, Bearbeitungszeit und
Bearbeitungsmenge unterschiedlich gewählt werden. Hierbei ist zu
berücksichtigen, dass über die Arbeitsplangruppe eines Arbeitsganges bestimmt
wird, ob Kosten auf Basis von Rüstzeiten, Bearbeitungszeiten und
Bearbeitungsmenge in der Kalkulation berücksichtigt werden.
Vor dem Anlegen einer neuen Kostenkategorie muss eine zugehörige gemeinsame
Kategorie im Menüpunkt Produktionssteuerung> Einstellungen> Arbeitspläne>
Gemeinsam genutzten Kategorien erstellt werden. Die gemeinsam genutzten
Kategorien werden mandantenübergreifend geführt. Für Kategorien, die in der
Produktionssteuerung verwendet werden sollen, ist der Schieber Kann in
Produktion verwendet werden auf „Ja“ zu setzen.
Die Kostenkategorien selbst werden im Menüpunkt Produktionssteuerung>
Einstellungen> Arbeitspläne> Kostenkategorien verwaltet und enthalten drei wichtige
Einstellungen für die Produktion:
 Einstandspreis – Festlegung des Stundensatzes

 Kostengruppe – Zuordnung zu einem Kostentyp in der Kalkulation (siehe
Abschnitt 7.3.3)
 Sachkontobuchungen – Festlegung der Hauptkonten, die für die Buchung des
Ressourceneinsatzes herangezogen werden, wenn für den Produktionsauftrag
im Auswahlfeld Sachkonto die Option „Artikel und Kategorie“ eingestellt ist.
Um den Einstandspreis einer Kostenkategorie zu definieren, kann die Schaltfläche
KATEGORIEEINSTELLUNGEN/Preis im Aktionsbereich des Kostenkategorie-
Formulars betätigt werden. Im Kostenkategoriepreis-Formular kann dann ein
neuer Preis pro Standort – oder ohne Standorteintragung auf Unternehmensebene
– mit einer Version (Nachkalkulationsversion, siehe Abschnitt 7.3.3) eingetragen
und über die Schaltfläche Aktivieren aktiviert werden.
Die Vorkalkulation wird auf Basis des Einstandspreises der Kostenkategorien der
jeweiligen Arbeitsplanposition gerechnet. Die tatsächlichen Kosten eines
Arbeitsganges werden durch die Kostenkategorie der Ressource bestimmt, die in
der Rückmeldung angegeben wird.
5.3.3.7 Zeitvorgaben in der Arbeitsplanposition

Auf dem Register Zeiten in den Arbeitsgangreferenzen werden die Zeitvorgaben
für die Arbeitsplanposition hinterlegt, untergliedert nach Rüstzeit,
Bearbeitungszeit, Wartezeiten und Transportzeit. Die Bearbeitungszeit enthält die
Zeit, die erforderlich ist um die im Feld Bearbeitungsmenge hinterlegte Menge an
produzierten Artikeln zu erzeugen.
Bei einer Bearbeitungsmenge von 1,00 ist die Bearbeitungszeit die Stückzeit in
Stunden. Über die Bearbeitungszeiteinheit in der Arbeitsplanposition und die
Kapazitätseinheit in der Ressource können aber auch andere Einheiten für die
Ausführungszeit definiert werden (siehe Abschnitt 5.3.2).
Die gesamte Ausführungszeit eines Arbeitsganges berechnet sich dann wie folgt:
Zur Berechnung der Durchlaufzeit müssen zusätzlich Wartezeiten und

Transportzeit berücksichtigt werden.
5.3.3.8 Ressourcenanforderungen und Ressourcenauslastung

Auf dem Register Ressourcenauslastung in den Arbeitsgangreferenzen kann im Feld
Menge die Anzahl gleichzeitig benötigter Ressourcen angegeben werden. Bei der
Berechnung der benötigten Kapazität wird dann die Bearbeitungszeit mit der
eingetragenen Ressourcenmenge multipliziert. Die Ressourcenmenge kann nur in
Ressourcenanforderung mit dem Anforderungstyp „Ressourcengruppe“. genutzt
werden.
Auf dem Register Ressourcenanforderungen in den Arbeitsgangreferenzen können –

unabhängig von der Nachkalkulationsressource – die Ressourcen gewählt werden,
die den jeweiligen Arbeitsgang ausführen können. Wenn mehrere Zeilen für die
Ressourcenanforderungen einer Position erfasst werden, müssen anwendbare
Ressourcen alle Anforderungen erfüllen.
Indem die entsprechenden Kontrollkästchen in der Anforderungszeile markiert
werden, können für die verschiedenen Arten der Terminplanung (Grobterminierung
und Feinterminierung) unterschiedliche Anforderungen definiert werden. In der
Spalte Anforderungstyp der Anforderungszeilen wird bestimmt, ob sich die
jeweilige Anforderung auf eine Ressourcengruppe, eine Ressource, einen
Ressourcentyp oder auf eine Ressourcenfähigkeit bezieht. Die Optionen
„Qualifikation“, „Kurse“, „Bescheinigung“ und „Titel“, die nur für die
Feinterminierung verfügbar sind, beziehen sich auf Daten im Mitarbeiterstamm
und betreffen daher nur Ressourcen vom Typ „Personalverwaltung“ mit
zugeordnetem Mitarbeiter.
Über die Schaltfläche Verwendbare Ressourcen in der Funktionsleiste der
Arbeitsplanreferenzen kann geprüft werden, welche Ressourcen die
Anforderungen der jeweiligen Position erfüllen können. Nachdem die
Verknüpfung von Ressourcen mit Ressourcengruppen und Ressourcenfähigkeiten
datumsabhängig ist, ist in dieser Abfrage – neben der Auswahl Grobterminierung /
Feinterminierung – auch ein Datum als Filterkriterium enthalten.
Im Arbeitsplan-Detailformular (nach Schließen des Arbeitsplanpositionsformulars)
kann die Schaltfläche Arbeitsplandurchführbarkeit in der Funktionsleiste des
Registers Versionen betätigt werden, um einen Überblick mit den Anforderungen
und möglichen Ressourcen für alle Positionen eines Arbeitsplans zu erhalten.
5.3.3.9 Genehmigung und Aktivierung von Arbeitsplänen

Analog zu Stücklisten müssen Arbeitspläne und Arbeitsplanversionen vor
Nutzung in der Produktion genehmigt werden. Arbeitspläne können über die
Schaltfläche ARBEITSPLAN/Verwalten/Genehmigen im Aktionsbereich der
Arbeitsplan-Listenseite oder des Detailformulars genehmigt werden. Um eine
Arbeitsplanversion zu genehmigen, wird die Schaltfläche Genehmigen in der
Funktionsleiste des Registers Versionen des Arbeitsplan-Detailformulars betätigt.
Wird die Arbeitsplanversion genehmigt, ohne zuvor den betroffenen Arbeitsplan
selbst zu genehmigen, kann der Arbeitsplan parallel zur Arbeitsplanversion
genehmigt werden (Schieber Soll der Arbeitsplan ebenfalls genehmigt werden? im
Versionsgenehmigungs-Dialog).
Damit ein Arbeitsplan in der Produktprogrammplanung und im
Produktionsauftrag automatisch vorgeschlagen wird, muss die Arbeitsplanversion
über die Schaltfläche Aktivieren in der Funktionsleiste des Registers Versionen des
Arbeitsplan-Detailformulars aktiv gesetzt werden. Das Kontrollkästchen Aktiv
zeigt, welche Arbeitsplanversionen bereits aktiviert sind, wobei es nicht zwei

aktive Arbeitsplanversionen für einen Artikel, einen Tag, eine Von-Menge und
einen Standort geben darf.
In Abhängigkeit von den Produktionssteuerungsparametern (Schieber Bearbeitung
sperren und Entfernung der Genehmigung sperren auf dem Register Allgemeines,
analog zu den Sperreinstellungen für Stücklisten) kann ein genehmigter
Arbeitsplan jederzeit bearbeitet werden.
Aktivierung und Genehmigung können entfernt werden, indem die jeweilige
Schaltfläche zur Aktivierung oder Genehmigung nochmals betätigt wird.
5.3.3.10 Arbeitsplanverwaltung im freigegebenen Produkt

Alternativ zum Formularaufruf aus dem Menü kann die Arbeitsplanverwaltung
auch vom freigegebenen Produkt aus aufgerufen werden. Nach Betätigen der
Schaltfläche ENTWICKELN/Anzeigen/Arbeitsplan wird das Arbeitsplan-
Detailformular geöffnet, das auf dem Register Versionen alle dem jeweiligen
produzierten Artikel zugeordneten Arbeitspläne zeigt.
Im Vergleich zum Arbeitsplan-Detailformular, das vom Menü aus aufgerufen
wird, hat das Arbeitsplan-Detailformular im freigegebenen Produkt einen anderen
Aufbau – es zeigt alle dem jeweiligen Artikel zugeordneten Arbeitspläne im
oberen Bereich (Bereich Versionen) und die zugehörigen Arbeitsplanpositionen mit
Arbeitsgangnummer und Arbeitsgangdetails (Arbeitsgangreferenzen) im unteren
Bereich. Um einen neuen Arbeitsplan in diesem Formular anzulegen, muss die
Schaltfläche Neu/Arbeitsplan und Arbeitsplanversion im Aktionsbereich betätigt
werden. Die Schaltfläche Neu/Arbeitsplanversion ermöglicht im Gegensatz dazu
lediglich die Verknüpfung des Artikels mit einem bereits vorhandenen Arbeitsplan
(mittels einer neuen Arbeitsplanversion).
Arbeitsplanpositionen können dann im unteren Formularbereich über die
Schaltfläche Neu in der Funktionsleiste angelegt werden.
Wird in einer neuen Arbeitsplanposition in der Spalte Vorgang ein Arbeitsgang
gewählt, für den eine globale Arbeitsgangreferenz (gekennzeichnet durch die
Option „Alle“ im Auswahlfeld Arbeitsplancode) vorhanden ist, wird sofort nach
dem Speichern der Arbeitsplanposition diese globale Arbeitsgangreferenz im
unteren Formularbereich gezeigt. Im Unterschied zum
Arbeitsplanpositionsformular aus dem Menü wird Arbeitsplan-Detailformular im
freigegebenen Produkt beim Überschreiben von Daten aus der globalen
Arbeitsgangreferenz automatisch eine Arbeitsplan-spezifische Arbeitsgangreferenz
(Option „Arbeitsplan“ im Auswahlfeld Arbeitsplancode) als Kopie der globalen
Arbeitsgangreferenz erstellt. Alternativ kann die Schaltfläche Beziehung kopieren
und bearbeiten in der Funktionsleiste des unteren Formularbereichs betätigt werden,
um explizit eine Arbeitsplan-spezifische Arbeitsgangreferenz als Kopie der
globalen Arbeitsgangreferenz zu erstellen.
Wenn eine neue Arbeitsplanposition unabhängig von einer globalen

Arbeitsgangreferenz erfasst wird, können die entsprechenden Daten im unteren
Formularbereich als Arbeitsplan-spezifische Arbeitsgangreferenz (Option
„Arbeitsplan“ im Auswahlfeld Arbeitsplancode) manuell eingetragen werden.

Übung 5.4 – Arbeitsplan-Einrichtung
Um die Funktionsweise von Ressourcenfähigkeiten, Arbeitsplangruppen und
Kostenkategorien besser zu sehen, richten Sie diese selbst ein. Zunächst erfassen
Sie dazu eine Ressourcenfähigkeit C-## (## = Ihre Benutzerkennung) mit dem
Namen „##-spezifisch“. Danach legen Sie eine Arbeitsplangruppe R-## für
manuelle Rückmeldungen an. Vor- und Nachkalkulation sollen nur Rüstzeit und
Bearbeitungszeit berücksichtigen.
Anschließend legen Sie eine Kostenkategorie G-## und eine entsprechende
gemeinsam genutzte Kategorie an. In der Kostenkategorie tragen Sie eine passende
Kostengruppe Ihrer Wahl und Sachkonten analog zu bestehenden
Kostenkategorien ein. Für den Einstandspreis erfassen und aktivieren Sie einen
unternehmensweiten Preis von 100 Dollar zu einer Nachkalkulationsversion für
geplante Kosten.
Übung 5.5 – Ressourcen und Ressourcengruppen
Das Ihnen in Übung 5.2 angelegte Fertigerzeugnis wird auf neuen Maschinen in
einem neuen Bereich hergestellt. Legen Sie dazu eine Ressourcengruppe W-## (## =
Ihre Benutzerkennung) mit dem Namen „##-Montage“ und einer passenden
Produktionseinheit am Hauptstandort an. Für die Rüstkostenkategorie und die
Bearbeitungszeitkategorie wählen Sie die in Übung 5.4 eingerichtete Kategorie, für
den Kalender den Standardkalender.
Danach legen Sie zwei neue Ressourcen W-##-1 und W-##-2 vom Typ „Maschine“
an. Für Arbeitsplangruppe, Rüstkostenkategorien und Bearbeitungszeitkategorien
wählen Sie in beiden Ressourcen die von Ihnen in Übung 5.4 eingerichteten
Elemente. Bei der Eintragung der Konten auf dem Register Sachkontobuchungen
orientieren Sie sich an bereits vorhandenen Ressourcen. Beide Ressourcen werden
der neuen Ressourcengruppe W-## zugeordnet. Die Ressource W-##-2 erhält
zusätzlich die in Übung 5.4 angelegte Ressourcenfähigkeit. Beide Ressourcen sind
demselben Arbeitszeitkalender wie die diese Ressourcengruppe zugeordnet.
Übung 5.6 – Arbeitsgang
Zur Herstellung des Fertigerzeugnisses aus Übung 5.2 ist ein neuer Arbeitsgang
erforderlich. Sie legen dafür den Arbeitsgang A-## (## = Ihre Benutzerkennung)
mit der Bezeichnung „##-Bearbeitung“ an.
Die Rüstzeit für diesen Arbeitsgang beträgt üblicherweise eine Stunde und die
Bearbeitungszeit zwei Stunden pro Einheit. Wählen Sie die Ressource W-##-1 aus
5.4 Produktionsauftragsabwicklung 247
Übung 5.5 als Nachkalkulationsressource und akzeptieren Sie die Vorschlagswerte

für Arbeitsplangruppe und Kostenkategorien. Ressourcen zu dieser Position
müssen der Ressourcengruppe W-## angehören und die in Übung 5.4 angelegte
Ressourcenfähigkeit besitzen.
Übung 5.7 – Arbeitsplan
Zur Produktion Ihres Fertigerzeugnisses ist auch ein neuer Arbeitsplan
erforderlich. Diesen legen Sie auf Basis der in den vorangehenden Übungen
eingerichteten Elemente an. Im Formular für freigegebene Produkte wählen Sie
dazu Ihr Fertigerzeugnis I-##-F aus Übung 5.2 und öffnen anschließend die
Arbeitsplanverwaltung über die entsprechende Schaltfläche.
Legen Sie einen Arbeitsplan an, in dem als einzige Position der von Ihnen in
Übung 5.6 angelegte Arbeitsgang enthalten ist. Es gibt in diesem Fall keine
Rüstzeit, die Bearbeitungszeit der Arbeitsplanposition beträgt eine Stunde pro
Einheit. Die anderen Einstellungen in den Arbeitsplandetails – inklusive
Nachkalkulationsressource, Arbeitsplangruppe, Kostenkategorien und
Ressourcenanforderungen – entsprechen den Einstellungen der in Übung 5.6
angelegten globalen Arbeitsgangreferenz.
Danach genehmigen und aktivieren Sie Arbeitsplan und Arbeitsplanversion.
Können Sie im Arbeitsplan überprüfen, welche Ressourcen für die Ausführung in
Frage kommen? Abschließend prüfen Sie, welche Arbeitsgangreferenzen es für
den Arbeitsgang aus Übung 5.6 gibt.
5.4 Produktionsauftragsabwicklung
Ein Produktionsauftrag legt fest, dass ein bestimmtes Erzeugnis zu einem
bestimmten Termin zu fertigen ist. Neben der Angabe von Artikelnummer und
Menge des Fertigerzeugnisses bzw. Halbfabrikats enthalten Produktionsaufträge
auch Vorgaben zu eingesetzten Materialien und Ressourcen.
Der Fortschritt des Produktionsauftrags kann an seinem Status festgestellt werden.
Der Auftragsstatus wird dazu bei jedem wesentlichen Bearbeitungsschritt des
Produktionsauftrags (z.B. Freigabe oder Fertigmeldung) fortgeschrieben.
5.4.1 Grundlagen der Produktionsauftragsabwicklung

Ein Produktionsauftrag kann entweder komplett manuell angelegt oder auf
folgende Art erzeugt werden:
 Produktprogrammplanung – Direktes Erstellen des Produktionsauftrags oder
Erzeugen eines geplanten Produktionsauftrags, der in einen tatsächlichen
Produktionsauftrag umgewandelt werden kann (siehe Abschnitt 6.3.4)
 Abgeleiteter Produktionsauftrag – Erstellen des Produktionsauftrags aus
einem übergeordneten Produktionsauftrag (Stücklistenposition vom Typ
„Lieferung mit Bedarfsverursachung“, siehe Abschnitt 5.4.3)
 Verkaufsauftrag – Erstellen aus einer Verkaufsauftragsposition

 Projekt – Erstellen aus einem Projekt (im Projektverwaltungsmodul)
5.4.1.1 Status des Produktionsauftrags

Wird ein Produktionsauftrag manuell angelegt, steht sein Status zunächst auf
„Erstellt“. Der Status „Erstellt“ ist auch der einzige Status, in dem ein
Produktionsauftrag gelöscht werden kann. Falls ein Auftrag gelöscht werden soll,
der sich in einem nachfolgenden Status befindet, muss zunächst sein Status
zurückgesetzt werden.
Nach Anlegen eines Auftrags werden im Zuge der Auftragsabwicklung der Reihe
nach die folgenden Statuswerte durchlaufen:
 Erstellt – Temporärer Status nach dem Erstellen des Auftrags
 Vorkalkuliert – Mengen und Werte zum Material-/Ressourcenbedarf berechnet
 Eingeplant – Termine zum Material-/Ressourcenbedarf berechnet
 Freigegeben – Auftrag ist an die Produktion übergeben
 Gestartet – Buchung von Material-/Ressourcenbedarf möglich
 Als fertig gemeldet – Erzeugtes Produkt im Lager angenommen
 Abgeschlossen – Auftrag endgültig abgeschlossen, keine weiteren Buchungen
möglich
Der Auftragsstatus wird durch Aktualisieren des Produktionsauftrags automatisch
fortgeschrieben. Das Aktualisieren wird hierbei entweder durch Betätigen der
entsprechenden Schaltfläche im Aktionsbereich des Produktionsauftragsformulars
oder über einen Sammelabruf (Produktionssteuerung> Periodische Aufgaben>
Aktualisieren des Produktionsauftragsstatus) durchgeführt. In Abhängigkeit von den
Einstellungen auf dem Register Status in den Produktionssteuerungsparametern
kann der Benutzer Schritte (Statuswerte) in der Auftragsabwicklung überspringen.
Übersprungene Schritte werden auf Basis von Standardwerten, die in den
Produktionssteuerungsparametern hinterlegt sind, automatisch ausgeführt.
In Abhängigkeit von den Einstellungen in den Produktionssteuerungsparametern
kann der Status eines Produktionsauftrags zurückgesetzt werden. Die Schaltfläche
PRODUKTIONSAUFTRAG/Bearbeiten/Status zurücksetzen im Produktionsauftrag
kann dazu betätigt und im zugehörigen Dialog ein vorangehender Status gewählt
werden. Beim Zurücksetzen ist aber zu beachten, dass allenfalls gebuchte Material-
und Arbeitsgang-Rückmeldungen storniert werden.
5.4.1.2 Produktionssteuerungsparameter
Produktionssteuerungsparameter können auf Unternehmensebene oder auf
Standortebene geführt werden. In den Parametern auf Unternehmensebene
(Produktionssteuerung> Einstellungen> Produktionssteuerungsparameter) wird im
Auswahlfeld Parameterverwendung zunächst festgelegt, ob die Parameter
standortspezifisch geführt werden. In diesem Fall können die standortspezifischen
Parameter im Menüpunkt Produktionssteuerung> Einstellungen>

Produktionssteuerungsparameter nach Standort analog zu den Parametern auf
Unternehmensebene eingerichtet werden.
5.4.1.3 Planungsparameter
Planungsparameter definieren Vorschlagswerte für die Dialoge zur
Terminplanung in Produktionsaufträgen. Sie können im Menüpunkt
Produktprogrammplanung> Einstellungen> Planung> Planungsparameter eingerichtet
werden und bieten wie die Produktionssteuerungsparameter die Möglichkeit zur
Parameterfestlegung auf Standortebene. Ein zentraler Planungsparameter ist das
Auswahlfeld Hauptressourcenauswahl, über das für die Feinterminierung festgelegt
wird, ob die Ressourcenauswahl für Arbeitsgänge mit dem Anforderungstyp
„Ressourcenfähigkeit“ primär aufgrund der kürzesten Durchlaufzeit (spätester
Starttermin bei Rückwärtsterminierung) oder aufgrund der Priorität erfolgt.
5.4.2 Produktionsauftragserfassung
Ein Produktionsauftrag besteht aus den Auftragskopfdaten, der Auftragsstückliste
und dem zugehörigen Arbeitsplan. Beim Anlegen eines Auftrags wird eine
Lagerbuchung mit dem Zugangsstatus „Bestellt“ erzeugt (wie bei den Positionen
in Einkaufsbestellungen).
Die Lagerbuchungen zum Materialbedarf (Stücklistenpositionen) werden erst beim
Vorkalkulieren des Produktionsauftrags erzeugt. Solange der Produktionsauftrag
sich daher im Status „Erstellt“ befindet, findet die Produktprogrammplanung
einen zukünftigen Produktzugang für den produzierten Artikel, aber keinen
Bedarf für die Stücklistenpositionen (da die Lagerbuchungen ja noch nicht erzeugt
worden sind). Aus diesem Grund sollte ein Produktionsauftrag bald nach dem
Erstellen vorkalkuliert werden.
Beim automatischen Erzeugen eines Produktionsauftrags durch Umwandeln eines
geplanten Produktionsauftrags wird der erste Produktionsstatus (üblicherweise
„Eingeplant“) in der zutreffenden Dispositionssteuerungsgruppe festgelegt.
5.4.2.1 Anlegen eines Produktionsauftrags

Soll ein Produktionsauftrag manuell angelegt werden, kann im Arbeitsbereich
Produktionsverwaltung die Schaltfläche Neu erstellen/Produktionsauftrag oder in der
Produktionsauftragslistenseite (Produktionssteuerung> Produktionsaufträge> Alle
Produktionsaufträge) die Schaltfläche Neuer Produktionsauftrag betätigt werden. In
Verkaufsaufträgen dient die Schaltfläche Produkt und Beschaffung/Neu/
Produktionsauftrag in der Funktionsleiste der Verkaufsauftragspositionen zum
Anlegen eines Produktionsauftrags, der mit der Auftragsposition durch
Reservierung und Markierung verknüpft ist.
Im Neuanlagedialog ist das zu produzierende Produkt im Feld Artikelnummer zu
wählen, wonach Vorschlagswerte aus dem freigegebenen Produkt – inklusive
Stückliste und Arbeitsplan – übernommen werden. Die Vorschlagswerte können

im Neuanlagedialog geändert werden, zum Beispiel indem eine andere als die
aktive Stückliste gewählt wird.
Nach Betätigen der Schaltfläche Erstellen im Neuanlagedialog wird der Auftrag im
Status „Erstellt“ angelegt. Beim Bearbeiten des Auftrags wird der Status in
weiterer Folge aktualisiert. Eine Zusammenfassung der Statusänderungen kann im
Produktionsauftrags-Detailformular auf dem Register Aktualisieren abgefragt
werden.
Abbildung 5-17: Neuanlagedialog beim Anlegen eines Produktionsauftrags
Änderungen der Daten des angelegten Produktionsauftrags können auch zu einem

späteren Zeitpunkt im Produktionsauftrags-Detailformular erfolgen. Hierbei ist
aber zu berücksichtigen, dass für eine korrekte Vorgabezeitermittlung,
Terminplanung und Rückmeldung möglicherweise der Status aufgerollt und die
Arbeitspapiere neu gedruckt werden müssen.
Falls ein Produktionsauftrag von einem anderen Bereich aus angelegt worden ist,
kann der Ursprung auf dem Register Referenzen im Produktionsauftrags-
Detailformular abgefragt werden. Als Referenztyp wird „Auftrag“ angezeigt, wenn
ein Produktionsauftrag direkt aus einer Verkaufsposition erstellt worden ist. Der
Referenztyp „Produktionsauftragsposition“ kennzeichnet Produktionsaufträge, die
automatisch aus der Stücklistenposition eines übergeordneten Produktionsauftrags
erstellt worden sind. Die Auftragsnummer des ursprünglichen Verkaufs- oder
Produktionsauftrags ist im Feld Referenznummer zu sehen.
5.4.2.2 Auftragsstückliste und Arbeitsplan

Wie alle Belege enthält ein Produktionsauftrag einen Kopfteil, der die für alle Teile
des Auftrags gemeinsamen Daten wie Auftragsnummer, Artikelnummer des
erzeugten Produkts, Auftragsmenge und Liefertermin enthält. Im Unterschied zu
anderen Belegen enthält der Produktionsauftrag aber nicht nur einen Positionsteil,
sondern zwei getrennte Arten von Positionen:
 Stücklistenpositionen – Enthalten das benötigte Material
 Arbeitsplanpositionen – Enthalten die benötigten Arbeitsgänge
Das Produktionsauftrags-Detailformular, das in der Produktionsauftrags-
Listenseite (Produktionssteuerung> Produktionsaufträge> Alle Produktionsaufträge)
mittels Klick auf eine als Link in der Spalte Produktion gezeigte Auftragsnummer
geöffnet wird, zeigt die Kopfdaten des Auftrags.
Die Auftragsstückliste des Produktionsauftrags wird über die Schaltfläche
PRODUKTIONSAUFTRAG/Produktionsdetails/Stückliste geöffnet. In der Stückliste
können die Details einer Position mittels Klick auf eine als Link in der Spalte
Artikelnummer gezeigte Artikelnummer abgefragt werden.
Der Arbeitsplan des Produktionsauftrags mitsamt den Arbeitsgängen wird über
die Schaltfläche PRODUKTIONSAUFTRAG/Produktionsdetails/Arbeitsplan geöffnet.
Abbildung 5-18: Übernehmen von Stückliste und Arbeitsplan in den Produktionsauftrag

Bei Neuanlage eines Produktionsauftrags werden aktive Stücklistenversion und

aktive Arbeitsplanversion aus den Stammdaten des jeweiligen Fertigerzeugnisses
in den Auftrag übernommen. Im Produktionsauftrag ist damit eine Kopie von
Stückliste und Arbeitsplan enthalten, die auftragsbezogen geändert werden kann.
Falls die Stammdaten des produzierten Artikels mehrere aktive Stücklisten- und
Arbeitsplanversionen enthalten, wird die Version aufgrund von Standort,
Gültigkeitsdatum, Auftragsmenge und – bei Variantenfertigung – Produktvariante
gewählt. Das Feld Stücklistendatum (mit Vorschlagswert aus dem Lieferdatum) im
Produktionsauftrags-Neuanlagedialog bestimmt in diesem Zusammenhang das
für die Auswahl relevante Datum.
Falls ein bestimmter Produktionsauftrag nicht mit der aktiven Stücklisten- oder
Arbeitsplanversion erstellt werden soll, kann im Auftrags-Neuanlagedialog eine
andere Stücklisten- oder Arbeitsplanversion gewählt werden, die für den
erzeugten Artikel genehmigt ist.

Änderungen in der Produktionsauftragsverwaltung ergeben sich hauptsächlich
aus der browserbasierten Benutzeroberfläche.
5.4.3 Bearbeitung von Produktionsaufträgen

Nach Erstellen eines Produktionsauftrags wird die Produktion vorbereitet. Dies
wird über entsprechende Statusänderungen im Produktionsauftrag abgebildet.
5.4.3.1 Vorschlagswerte in Dialogen

Beim Abruf der verschiedenen Statusänderungen für einen Produktionsauftrag
wird der entsprechende Dialog für den jeweiligen Abruf gezeigt. In jedem dieser
Dialoge können für die darin enthaltenen Parameter individuelle Vorschlagswerte
hinterlegt werden. Dazu ist im jeweiligen Dialog die Schaltfläche Standardwerte zu
betätigen und in einem zweiten Dialog der/die Vorschlagswerte einzutragen. Die
Vorschlagswerte können auf alle Benutzer angewendet werden, indem im
Standardwerte-Dialog die weitere Schaltfläche Als Standard für alle Benutzer
anwenden betätigt wird.
5.4.3.2 Vorkalkulation
Die Vorkalkulation ist der erste Schritt nach dem Anlegen eines
Produktionsauftrags und dient hauptsächlich zur Berechnung des konkreten
Material- und Ressourcenbedarfes. Als Berechnungsgrundlage werden hierbei
Stückliste und Arbeitsplan des Produktionsauftrags herangezogen.
Der Abruf der Vorkalkulation erfolgt im Produktionsauftragsformular über die
Schaltfläche PRODUKTIONSAUFTRAG/Bearbeiten/Vorkalkulation, wobei im Dialog
zu diesem Abruf über das Feld Gewinnvorgabe der gewünschte Gewinnaufschlag
für die Verkaufspreisberechnung bestimmt werden kann.
Parallel zu den benötigten Mengen und Zeiten werden die Herstellkosten auf Basis
des Einstandspreises von Komponenten und Arbeitsgängen berechnet. Für die
Berechnung des Verkaufspreises ist der Gewinnaufschlag in den Kostengruppen
der eingesetzten Artikel (Stücklistenpositionen) und Arbeitsgänge hinterlegt.
Die berechneten Vorkalkulationswerte können im Produktionsauftragsformular
über die Schaltfläche KOSTEN VERWALTEN/Berechnungen/Berechnungsdetails
anzeigen abgefragt werden Im Herstellkostenkalkulationsformular ist dazu auf
dem Register Überblick Vorkalkulation eine Auflistung der Einzelwerte und auf dem
Register Nachkalkulationsbogen eine Strukturdarstellung gemäß
Nachkalkulationsbogen zu sehen.
Für die Stücklistenpositionen des Produktionsauftrags werden durch die
Vorkalkulation auch Lagerbuchungen erstellt (analog zu den Lagerbuchungen in
Verkaufsauftragspositionen). Diese Lagerbuchungen können über die Schaltfläche
Lager/Buchungen im Aktionsbereich des Auftragsstücklistenformulars (Aufruf über
die Schaltfläche PRODUKTIONSAUFTRAG/Produktionsdetails/Stückliste im
Produktionsauftrag) abgefragt werden.
Nachdem vor dem Vorkalkulieren keine Lagerbuchungen zu den
Stücklistenpositionen vorhanden sind, ist ein automatisches oder manuelles
Reservieren (siehe Abschnitt 7.4.5) von benötigtem Material erst möglich, wenn der
Produktionsauftrag vorkalkuliert ist.
Für Stücklistenpositionen vom Typ „Lieferung mit Bedarfsverursachung“ werden
folgende Aufträge erstellt:
 Abgeleiteter Produktionsauftrag – Mit dem übergeordneten Auftrag für das
Fertigerzeugnis verknüpfter Produktionsauftrag für ein Halbfabrikat (für
Stücklistenpositionen mit Artikeln mit dem Standardauftragstyp „Produktion“)
 Bestellung – Verknüpfte Einkaufsbestellung (für Stücklistenpositionen mit
Artikeln mit dem Standardauftragstyp „Bestellung“)
Falls die Stückliste eine Position vom Typ „Phantom“ enthält, wird die betroffene
Stücklistenposition im Zuge der Vorkalkulation durch die Komponenten des
Phantomartikels ersetzt (Stückliste und Arbeitsplan).
5.4.3.3 Terminplanung
Die Terminplanung für einen Produktionsauftrag ist erforderlich, um die genauen
Termine zu bestimmen, zu denen die einzelnen Materialien und Ressourcen
benötigt werden. Zusätzlich erfolgt eine Reservierung der Kapazität der benötigten
Ressourcen oder Ressourcengruppen. In Dynamics 365 gibt es zwei Arten der
Terminplanung:
 Grobterminierung – Auf der Ebene von Ressourcengruppen und Tagen
 Feinterminierung – Auf der Ebene von Einzelressourcen und Start-/Endzeiten
In Abhängigkeit von Konfiguration und den jeweiligen Anforderungen können

entweder die Grobterminierung, oder die Feinterminierung, oder beide
Terminplanungsarten (erst die Grobterminierung und zu einem späteren
Zeitpunkt die Feinterminierung) nacheinander ausgeführt werden.
Die Grobterminierung ist die Terminplanungsart mit geringerem Detailgrad, über
die eine Berechnung der benötigten Kapazität auf Datumsebene durchführt wird.
Die Kapazitätsreservierung für die einzelnen Arbeitsgänge erfolgt auf der
Ressourcengruppe, die aufgrund der Ressourcenanforderungen
(Ressourcenfähigkeit, Ressourcengruppe, Ressourcentyp) des jeweiligen
Arbeitsgangs in der Terminplanung bestimmt wird. Falls ein Arbeitsgang eine
Ressourcenanforderung mit dem Anforderungstyp „Ressource“ enthält, wird die
Kapazitätsreservierung auf der entsprechenden Ressource durchgeführt.
Die verfügbare Kapazität einer Ressourcengruppe ergibt sich aus der Kapazität der
zugeordneten Ressourcen abzüglich der bestehenden Kapazitätsreservierungen.
Bestehende Kapazitätsreservierungen werden allerdings nur berücksichtigt, wenn
die Terminplanung mit begrenzter Kapazität durchgeführt wird und der Schieber
Begrenzte Kapazität in der jeweiligen Ressourcengruppe auf „Ja“ gesetzt ist.
Bei der Feinterminierung wird die benötigte Kapazität auf Ebene einzelner
Ressourcen und exakter Start- und Endzeiten bestimmt. Zusätzlich werden
Einzelvorgänge erzeugt, indem die Arbeitsplanpositionen des Produktionsauftrags
auf die auf dem Register Zeiten enthaltenen Zeitarten (wie Rüstzeit und
Bearbeitungszeit) aufgegliedert und getrennt in der Einzelvorgangstabelle zum
Produktionsauftrag gespeichert werden. Die möglichen Zeitarten je
Arbeitsplanposition werden durch die Arbeitsplangruppe des Arbeitsgangs
bestimmt (Spalte Einzelvorgangsverwaltung auf dem Register Einstellungen im
Arbeitsplangruppenformular).
Abbildung 5-19: Arbeitsplanpositionen nach der Feinterminierung
Einzelvorgänge (durch die Feinterminierung erzeugt) werden unabhängig von den

Arbeitsplanpositionen des Produktionsauftrags verwaltet und für Rückmeldungen
herangezogen. Aus diesem Grund muss abhängig von der Entscheidung, ob
Planung und Rückmeldungen auf der Ebene von Ressourcengruppen und Tagen
oder auf der Ebene von Einzelressourcen und exakten Zeiten erfolgen sollen, nur
die Grobterminierung oder die Feinterminierung durchgeführt werden.
Einzelvorgänge werden nicht erstellt, wenn nur die Grobterminierung
durchgeführt und die Feinterminierung übersprungen wird.
Der Aufruf der Grobterminierung erfolgt im Produktionsauftragsformular über
die Schaltfläche PLANUNG/Produktionsauftrag/Arbeitsgänge planen, die
Feinterminierung wird über die Schaltfläche PLANUNG/Produktionsauftrag/
Einzelvorgänge planen abgerufen. Für die Terminplanung mehrerer Aufträge stehen
auch entsprechende Sammelabrufe im Menü Produktionssteuerung> Periodische
Aufgaben> Planung zur Verfügung.
Auf dem Register Planungsparameter im Dialog zur Grobterminierung oder
Feinterminierung können dann folgende Parameter gewählt werden:
 Planungsrichtung – Auswahl einer Variante der Vorwärts- oder
Rückwärtsterminierung (“Vorwärts ab heute” bei leerer Planungsrichtung)
 Begrenzte Kapazität und Begrenztes Material – Berücksichtigung der
Verfügbarkeit von Kapazität beziehungsweise Material
 Lagerort der Ressource beibehalten – Bei neuerlicher Terminplanung werden
nur Ressourcen mit demselben Eingangslagerort wie die ursprünglich geplante
Ressource berücksichtigt (anwendbar, wenn in der Stücklistenposition das
Kontrollkästchen Ressourcenverbrauch markiert ist)
 Referenzen in Planung einbeziehen – Parallele Terminplanung von
übergeordnetem Produktionsauftrag und abgeleiteten Produktionsaufträgen
 Hauptressourcenauswahl (bei Feinterminierung) – Auswahl, ob die
Ressourcenauswahl für Arbeitsgänge mit dem Anforderungstyp
„Ressourcenfähigkeit“ primär aufgrund der kürzesten Durchlaufzeit (spätester
Starttermin bei Rückwärtsterminierung) oder aufgrund der Priorität (Priorität
„1“ ist die höchste Priorität) erfolgt
In der Feldgruppe Aufhebung im Dialog kann zusätzlich festgelegt werden,
bestimmte Aufgabentypen (Zeitarten) nicht in der Berechnung zu berücksichtigen.
Dies ist beispielsweise dann zielführend, wenn es möglich ist Warte- und
Transportzeiten für eilige Aufträge zu überspringen.
Falls die Auftragsterminplanung (Grobterminierung und/oder Feinterminierung)
nicht separat aufgerufen wird, sondern bei Abruf eines Folgeschrittes im
Hintergrund automatisch erfolgt, wird über die Planungsmethode auf dem Register
Automatische Aktualisierung der Produktionssteuerungsparameter bestimmt, ob
eine Grobterminierung oder eine Feinterminierung erfolgt.
Nach Durchführung der Terminplanung können die Arbeitsplanpositionen eines
Produktionsauftrags mit den geplanten Terminen über die Schaltfläche
PRODUKTIONAUFTRAG/Produktionsdetails/Arbeitsplan im Produktionsauftrag
abgefragt werden, Einzelvorgänge über die Schaltfläche PRODUKTIONAUFTRAG/
Produktionsdetails/Alle Einzelvorgänge.
Die Kapazitätsreservierungen für Ressourcen und Ressourcengruppen können in

Formularen wie der Kapazitätsauslastung von Ressourcen (Schaltfläche
RESSOURCE/Anzeigen/Kapazitätsauslastung im Ressourcenformular) abgefragt
werden. Die Kapazitätsreservierungen aus Grobterminierung und
Feinterminierung werden hierbei getrennt und als Summe gezeigt.
Um Änderungen in Aufträgen und Ressourcenverfügbarkeit zu berücksichtigen,
wird die Auftragsterminplanung üblicherweise im Lauf der Zeit für alle
Produktionsaufträge, die noch nicht zur Produktion freigegeben sind, wiederholt
durchgeführt. Bei nochmaliger Planung eines Auftrags werden die entsprechenden
Kapazitätsreservierungen gelöscht und durch neue Reservierungen ersetzt.
5.4.3.4 Auftragsfreigabe
Sobald ein Produktionsauftrag an die Fertigung übergeben werden soll, muss er
freigegeben werden. Nach der Freigabe ist der Produktionsauftrag auf Terminals
und Mobilgeräten in der Dynamics 365-Zeiterfassung/BDE sichtbar.
Im Produktionsauftragsformular erfolgt die Auftragsfreigabe über die Schaltfläche
PRODUKTIONAUFTRAG/Bearbeiten/Freigabe. Alternativ kann die Freigabe auch im
Arbeitsbereich Produktionsverwaltung erfolgen:
Nach Klick auf die Kachel Freizugebende Produktionsaufträge links in diesem
Arbeitsbereich wird das Formular Freizugebende Produktionsaufträge geöffnet. Diese
zeigt alle Produktionsaufträge, für die die Feinterminierung erfolgt ist und die
noch nicht freigegeben sind. Im unteren Formularbereich wird der verfügbare
Lagerbestand der Stücklistenpositionen zu dem im oberen Bereich gewählten
Produktionsauftrag gezeigt (Neuberechnung über die Schaltfläche Kritischen
verfügbaren Lagerbestand aktualisieren in der Funktionsleiste im oberen Bereich).
Damit kann die Materialverfügbarkeit auf einfache Weise geprüft werden bevor
der Auftrag über die entsprechende Schaltfläche in der Funktionsleiste im oberen
Bereich freigegeben wird.
Im Dialog zur Freigabe kann auf dem Register Allgemeines ausgewählt werden, ob
parallel zur Auftragsfreigabe Arbeitspapiere wie die Einzelvorgangsliste oder die
Arbeitsplanliste gedruckt werden sollen. Über den Schieber Referenzen kann
zudem festgelegt werden, dass zugehörige Referenzaufträge parallel freigegeben
werden.
Hinweis: Voraussetzung für die Anzeige von Produktionsaufträgen im Formular
Freizugebende Produktionsaufträge ist die Nutzung von Produktionseinheiten in der
Ressourcenverwaltung.
5.4.3.5 Auftragsstart
Mit dem Auftragsstart wird der Produktion die Möglichkeit gegeben,
Materialabfassungen und Arbeitsgang-Rückmeldungen zu buchen.
Der Auftragsstart wird über die Schaltfläche PRODUKTIONSAUFTRAG/Bearbeiten/

Start im Produktionsauftragsformular aufgerufen. Soll anstelle der gesamten
Auftragsmenge nur eine Teilmenge gestartet werden, kann auf dem Register
Allgemeines im Dialog die Startmenge reduziert werden. Über die Von
Arbeitsgangnr. und die Bis Arbeitsgangnr. auf diesem Register kann der Start auf
einzelne Arbeitsgänge eingeschränkt werden.
Mit dem Auftragsstart können Rückmeldungen von Arbeitsgängen und
Stücklistenpositionen automatisch gebucht werden. Die Steuerung der
automatischen Rückmeldung von Arbeitsgängen erfolgt auf dem Register
Allgemeines im Dialog über die Feldgruppe Arbeitsplanlisten-Erfassung. Im
Auswahlfeld Arbeitsplanliste kann hier zunächst ausgewählt werden, welches
Buchungsjournal für die automatische Buchung verwendet wird. Für die
Automatische Arbeitsplanrückmeldung stehen folgende Optionen zur Verfügung:
 Arbeitsplangruppen-abhängig – Automatische Buchung abhängig von der
Arbeitsplangruppe der Arbeitsplanposition (siehe Abschnitt 5.3.3)
 Immer – Automatische Buchung für alle Arbeitsplanpositionen
 Nie – Keine automatische Buchung
Über den Schieber Arbeitsplanliste jetzt buchen im Dialog wird gesteuert, ob die
Rückmeldung sofort gebucht wird oder ein Arbeitsplanlisten-Journal mit
Positionen erzeugt wird, das danach manuell zu buchen ist.
Die automatische Rückmeldung von Arbeitsgängen wird über Arbeitsplanlisten
gebucht, weswegen die Arbeitsplangruppe von Arbeitsgängen mit automatischer
Rückmeldung so eingerichtet sein sollte, dass für diese Arbeitsgänge keine
Einzelvorgänge erzeugt werden.
In gleicher Weise wie die Arbeitsgang-Rückmeldung wird im Dialog zum
Auftragsstart auch die automatische Buchung von Materialabfassungen gesteuert,
wobei hier die Feldgruppe Kommissionierlistenerfassung wesentlich ist. Im
Auswahlfeld Soll=Istrückmeldung Material des Dialogs ist dementsprechend die
Option „Prinzip für den automatischen Artikelverbrauch“ zu wählen, wenn die
automatische Rückmeldung in Abhängigkeit von der Einstellung zum Prinzip für
den automatischen Artikelverbrauch der einzelnen Stücklistenpositionen erfolgen soll
Zusätzlich kann im Dialog zum Auftragsstart über den Schieber Kommissionierliste
drucken der Druck der Kommissionierliste abgerufen werden. Damit alle
Materialpositionen gedruckt werden, muss auch der Schieber
Kommissionierlistenerfassung abschließen auf „Ja“ gesetzt sein. Andernfalls werden
nur die Positionen gedruckt, die auch automatisch abgebucht werden (und keine
Positionen mit manueller Rückmeldung).

In der Produktionsauftragsbearbeitung sind im Zusammenhang mit der
browserbasierten Oberfläche der neue Arbeitsbereich Produktionsverwaltung und
das zugehörige Formular Freizugebende Produktionsaufträge mit der Anzeige des
kritischen Lagerbestands realisiert worden.

Übung 5.8 – Produktionsauftrag
Es werden fünf Stück Ihres Fertigerzeugnisses aus Übung 5.2 benötigt. Legen Sie
einen entsprechenden Produktionsauftrag an. Kontrollieren Sie anschließend
Stückliste und Arbeitsplan im Produktionsauftrag.
Übung 5.9 – Materialeinkauf
Um Material für den in Übung 5.8 angelegten Produktionsauftrag entnehmen zu
können, muss dieses am Lager vorhanden sein.
Legen Sie eine Einkaufsbestellung bei Ihrem Lieferanten aus Übung 3.2 über neun
Stück des ersten und fünf Stück des zweiten in Übung 5.1 angelegten Artikels an.
Buchen Sie anschließend Bestellbestätigung, Produktzugang und Rechnung.
Übung 5.10 – Statusänderung
Führen Sie für Ihren Produktionsauftrag aus Übung 5.8 eine Vorkalkulation durch
und fragen Sie danach die Herstellkostenkalkulation ab. In weiterer Folge führen
Sie Grobterminierung und Feinterminierung durch. Die Auftragsfreigabe soll vom
Arbeitsbereich Produktionsverwaltung aus erfolgen.
Anschließend rufen Sie den Auftragsstart auf, wobei Sie die komplette
Kommissionierliste als Bildschirmausgabe erhalten wollen. Die erzeugte
Kommissionierliste soll nicht gebucht werden. Können Sie diese Einstellungen
zum Vorschlagswerte für alle Benutzer machen?
5.5 Materialverbrauch und Ressourceneinsatz

Rückmeldungen dienen dazu, den tatsächlichen Material- und Ressourceneinsatz
zu dokumentieren. Auf Basis der Rückmeldungen können dann Auswertungen
gemacht und die Planung aktualisiert werden.
Die Buchung von Materialentnahmen und von Ressourceneinsatz (Arbeitsgang-
oder Einzelvorgangs-Rückmeldung) erfolgt immer über Journale. Diese können
auf folgende Art erstellt und gebucht werden:
5.5 Materialverbrauch und Ressourceneinsatz 259
 Manuell – Manuelles Erfassen und Buchen von Journalen (üblicherweise im

Büro auf Basis von in der Produktion auf Papier erfassten Aufzeichnungen).
 Automatisch – Automatisches Erstellen und Buchen von Journalen abhängig
von Arbeitsplangruppe und Prinzip für den automatischen Artikelverbrauch
(Soll=Ist).
 Über Terminals und Mobilgeräte – Journalbuchung über Terminal- und
Mobilgerät-Erfassungen in der Dynamics 365-Zeiterfassung/BDE.
Bei Nutzung der erweiterten Lagerortverwaltung wird der Verbrauch von Material
und der Zugang des produzierten Artikels über Mobilgerät-Transaktionen im
Lager gebucht (siehe Abschnitt 8.2.2).
5.5.1 Journaleinrichtung und Sachkontenintegration

Produktionsjournale zur Buchung von Produktionsverbrauch umfassen folgende
Journaltypen:
 Kommissionierliste – Rückmeldung von Materialverbrauch
 Arbeitsplanliste – Rückmeldung von Ressourceneinsatz auf Ebene von
Arbeitsgängen
 Einzelvorgangsliste – Rückmeldung von Ressourceneinsatz auf Ebene von
Einzelvorgängen
Bei automatischen Buchungen (gesteuert über die Arbeitsplangruppe bzw. das
Prinzip für den automatischen Artikelverbrauch) im Zuge von Auftragsstart und
Fertigmeldung werden Journale („Arbeitsplanliste“ für Ressourceneinsatz und
„Kommissionierliste“ für Materialverbrauch) im Hintergrund angelegt und
gebucht. Auch für die Buchung von Rückmeldungen aus der Dynamics 365-
Zeiterfassung/BDE werden Journale erzeugt und gebucht.
Für die manuelle Buchung von Stücklisten- und Arbeitsplan-Positionen müssen
die Produktionsjournale vom Benutzer wie nachfolgend beschrieben angelegt und
gebucht werden.
5.5.1.1 Journaleinrichtung
Als Voraussetzung für das Buchen von Produktionsrückmeldungen müssen die
benötigten Journale im Menüpunkt Produktionssteuerung> Einstellungen>
Produktionserfassungsnamen eingerichtet werden. Für den Journaltyp
„Arbeitsplanliste“, „Einzelvorgangsliste“, „Kommissionierliste“ und
„Fertigmeldung“ muss hierbei jeweils zumindest ein Journalname angelegt
werden, damit die entsprechenden Buchungen möglich sind.
Der Journaltyp „Fertigmeldung“ bezieht sich nicht auf den Materialverbrauch,
sondern auf den Lagerzugang des produzierten Artikels.
Beim Buchen von Journalen im Zuge des Produktionsprozesses werden die
Materialentnahmen und Arbeitsgang-Rückmeldungen auf Sachkonten für WIP
(„Ware in Produktion“) gebucht. Beim Beenden des Produktionsauftrags werden

diese Zwischenkonto-Buchungen storniert und es erfolgt die Buchung auf die
endgültigen Sachkonten.
Als Voraussetzung für die WIP-Buchung von Materialentnahmen muss in den
Produktionssteuerungsparametern der Schieber Kommissionierliste in Sachkonto
buchen auf dem Register Allgemeines auf „Ja“ gesetzt und in der
Lagersteuerungsgruppe des entnommenen Artikels das Kontrollkästchen
Sachkonto-Integration/Physischen Bestand buchen markiert sein (nicht notwendig für
Artikel mit Standardpreis-Bewertung).
5.5.2 Kommissionierliste
Kommissionierlisten dienen zum Erfassen und Buchen des Materialverbrauchs. Sie
können über die Schaltfläche ANZEIGEN/Erfassungen/Entnahmeliste (bzw.
Entnahmeliste) im Produktionsauftragsformular oder über den Menüpunkt
Produktionssteuerung> Regulierungen> Kommissionierliste geöffnet werden.
Wie alle Produktionsjournale sind Kommissionierlisten Belege, die aus einem
Kopfteil und einem Positionsteil bestehen. Nach Aufruf der Listenseite werden die
offenen Kommissionierlisten (erfasst, aber noch nicht gebucht) gezeigt. Über einen
entsprechenden Filter in der Spalte Gebucht (Filtermöglichkeit über Filterbereich,
Rasterfilter und erweiterten Filter) können auch die gebuchten
Kommissionierlisten abgerufen werden.
5.5.2.1 Erfassen einer Kommissionierliste

Eine neue Kommissionierliste kann über die Schaltfläche Neu im Aktionsbereich
der Listenseite angelegt werden. Nach Auswahl des Journalnamens im
Neuanlagedialog und Betätigen der Schaltfläche OK wird das Detailformular in
der Positionsansicht geöffnet.
Um das Erfassen einer Kommissionierliste zu vereinfachen, kann eine neue
Kommissionierliste auch über die Schaltfläche Kommissionierliste/Positionen erstellen
erstellt werden. Im Dialog Positionen erstellen kann dann ausgewählt werden,
welche Positionen im Vorschlag berücksichtigt werden sollen. Die Option
„Restmenge“ im Auswahlfeld Vorschlag dient hier zum Erzeugen eines Vorschlags
mit einer Vorschlagsmenge, die der offenen Restmenge entspricht. Wird der
Schieber Verbrauch=Vorschlag im Dialog auf „Ja“ gesetzt, wird die Vorschlagsmenge
auch in die Spalte Verbrauch der Journalpositionen übernommen, womit die
Kommissionierliste anschließend ohne manuelles Eintragen der Buchungsmenge
gebucht werden kann.
5.5.2.2 Kommissionierlisten-Positionen
Aus der Listenseite kann das Kommissionierlisten-Detailformular mittels Klick auf
eine als Link in der Spalte Journal gezeigte Journalnummer das entsprechende
Detailformular in der Positionsansicht aufgerufen werden. In der Positionsansicht
kann dann über die Schaltfläche Kopfzeile (unterhalb des Aktionsbereichs) die
Kopfansicht geöffnet werden, in der der komplette Journalkopf enthalten ist.
Beim manuellen Erfassen einer Position in den Kommissionierlisten-Positionen
muss die Loskennung, über die ein Bezug zwischen der Erfassung und der
jeweiligen Stücklistenposition hergestellt wird, vor der Verbrauchsmenge
eingetragen werden. Wird das Kontrollkästchen in der Spalte Ende markiert, wird
die Stücklistenposition auch bei einer Teilmengenabfassung nach der Buchung auf
„Erledigt“ gesetzt (zielführend, wenn ein Minderverbrauch abschließend gebucht
werden soll).
Erfolgt eine Materialentnahme unabhängig von der Stückliste des
Produktionsauftrags, ist eine Artikelnummer ohne Loskennung einzutragen. In
diesem Fall wird automatisch eine zusätzliche Stücklistenposition im
Produktionsauftrag erzeugt und die entsprechende Loskennung eingesetzt.
Abbildung 5-20: Erfassen einer zusätzlichen Position in einer Kommissionierliste
Abbildung 5-20 zeigt als Beispiel ein Kommissionierlisten-Journal, das über einen
Kommissionierlisten-Vorschlag erzeugt worden ist. Im Dialog Positionen erstellen
war der Schieber Verbrauch=Vorschlag auf „Ja“ gesetzt, womit in der Spalte
Verbrauch Vorschlagswerte für die zu buchende Menge eingesetzt sind. Die
unterste Position in der Abbildung enthält einen manuellen Eintrag für einen nicht
in der Stückliste enthaltenen Artikel, die Spalten Vorschlag und – vor dem
Speichern der Zeile – Loskennung sind daher leer.
Die Buchung der Kommissionierliste erfolgt über die Schaltfläche Buchen in
Journalkopf oder Positionen. Buchungstechnisch entspricht der Buchungsvorgang
der Lieferscheinbuchung im Verkauf: Die Ware wird mit ihrem vorläufigen Wert
vom Lager abgebucht und ist damit nicht mehr im Lagerbestand enthalten. Die
endgültige Bewertung erfolgt bei Beenden des Produktionsauftrags, wo die
Nachkalkulation funktional dem Buchen einer Verkaufsrechnung entspricht.
5.5.2.3 Abfragen und Storno

Nach Buchen der Kommissionierliste kann diese im Erfassungsjournal abgefragt
werden, wobei in der Spalte Gebucht der Listenseite ein entsprechender Filter
gewählt werden muss. Für das gebuchte Journal ist dann eine Markierung in der
Spalte Gebucht zu sehen, das Journal kann nicht mehr verändert werden.
Die gebuchten Transaktionen können auch im Produktionsbuchungs-Formular
abgefragt werden. Dieses kann über die Schaltfläche KOSTEN VERWALTEN/
Produktionskalkulation/Produktionsbuchungen im Produktionsauftrag oder über den
Menüpunkt Produktionssteuerung> Abfragen und Berichte> Produktion>
Produktionsbuchungen angezeigt werden.
Um eine gebuchte Kommissionierliste zu stornieren ist eine Kommissionierliste
mit negativer Menge zu buchen. Die Erfassung kann einfach erfolgen, indem ein
Erfassungsvorschlag (Schaltfläche Kommissionierliste/Positionen erstellen) mit der
Auswahl „Vollständige Rückbuchung“ im Feld Vorschlag des Dialogs benutzt wird.
5.5.3 Arbeitsgang-Rückmeldung
In Abhängigkeit von den Einstellungen in der jeweiligen Arbeitsplangruppe und
von der gewählten Terminplanung erfolgt die Rückmeldung des
Ressourceneinsatzes (meist über die Arbeitszeit gemessen) in Form von
Arbeitsplanlisten oder Einzelvorgangslisten.
5.5.3.1 Arbeitsplanliste und Einzelvorgangsliste

Arbeitsplanlisten werden zur Buchung benutzt, wenn der Ressourceneinsatz auf
der Ebene von Arbeitsgängen erfasst werden soll. Dies ist dann der Fall, wenn nur
eine Grobterminierung und keine Feinterminierung durchgeführt wird, oder wenn
aufgrund der Einstellungen in der Arbeitsplangruppe des jeweiligen Arbeitsgangs
keine Einzelvorgänge erzeugt werden (Kontrollkästchen Einzelvorgangsverwaltung
auf dem Register Einstellungen).
Einzelvorgangslisten werden zur Buchung benutzt, wenn der Ressourceneinsatz
auf der Ebene von Einzelvorgängen erfasst werden soll. Einzelvorgänge werden
bei der Feinterminierung erzeugt. In Abhängigkeit von der jeweiligen
Arbeitsplangruppe ist der Ressourceneinsatz dann über Einzelvorgangslisten
zurückzumelden.
Eine automatische Buchung von Ressourceneinsatz im Zuge von Auftragsstart und
Fertigmeldung erfolgt immer über Arbeitsplanlisten. Für Rückmeldungen aus der
Dynamics 365-Zeiterfassung/BDE wird in den Einstellungen (Produktionssteuerung>
Einstellungen> Fertigungsteuerung> Produktionsauftragsstandards, Auswahlfeld
Einzelvorgangsstufe auf dem Register Arbeitsgänge) festgelegt, ob die Buchung über
Arbeitsplanlisten oder Einzelvorgangslisten erfolgt.
5.5.3.2 Erfassen von Rückmeldungsjournalen

Für Arbeitsplanlisten wird das Erfassungsjournal über die Schaltfläche
ANZEIGEN/Erfassungen/Arbeitsplanliste im Produktionsauftragsformular oder über
den Menüpunkt Produktionssteuerung> Regulierungen> Arbeitsplanliste aufgerufen.
Einzelvorgangslisten werden im Produktionsauftragsformular über die
Schaltfläche ANZEIGEN/Erfassungen/Einzelvorgangsliste oder im Menü über den
Menüpunkt Produktionssteuerung> Regulierungen> Einzelvorgangsliste aufgerufen.
Das Erfassen von Journalkopf und Positionen für Arbeitsgang-Rückmeldungen
erfolgt analog zum Erfassen von Kommissionierlisten. Im Unterschied zur
Kommissionierliste steht außer bei der automatischen Rückmeldung (Auswahl bei
Auftragsstart und Fertigmeldung) aber in Arbeitsplanliste und Einzelvorgangsliste
keine Funktion für den Vorschlag des Verbrauchs zur Verfügung.
Beim Anlegen einer Journalposition in Arbeitsplanliste oder Einzelvorgangsliste
muss zunächst die Arbeitsgangnummer bzw. Einzelvorgangsnummer erfasst
werden. Danach werden Ressource, Zeitdauer (Stunden), bearbeitete Menge des
produzierten Artikels (Gutmenge) und allfällige weitere Daten wie eine
Ausschussmenge eingetragen. Beim Erfassen einer Einzelvorgangsliste kann die
Zeitdauer durch Eintragen der Uhrzeit von Start und Ende (innerhalb der
Arbeitszeit gemäß Ressourcenkalender) angegeben und zusätzlich ein
ausführender Mitarbeiter (Arbeitskraft) eingetragen werden.
Die Buchung der Rückmeldung erfolgt dann über die Schaltfläche Buchen in
Journalkopf oder Positionen.
Nach Durchführen der Buchung kann diese im jeweiligen Erfassungsjournal
abgefragt werden, wobei in der Spalte Gebucht der Listenseite ein entsprechender
Filter gewählt werden muss. Die gebuchten Transaktionen werden auch im
Arbeitsplanbuchungs-Formular (Schaltfläche KOSTEN VERWALTEN/
Kostenbuchungen/Arbeitsplanbuchungen im Produktionsauftrag) und im
Produktionsbuchungs-Formular (Schaltfläche KOSTEN VERWALTEN/
Produktionskalkulation/Produktionsbuchungen) angezeigt.
5.5.3.3 Produktions-Fertigmeldung bei Arbeitsgang-Rückmeldung

Ist bei der Rückmeldung des letzten Arbeitsgangs beziehungsweise des letzten
Einzelvorgangs in der Erfassungsposition das Kontrollkästchen Produktions-
Fertigmeldung markiert, wird die Fertigmeldung und damit der Lagerzugang des
Fertigerzeugnisses parallel zur Buchung der Arbeitszeit gebucht. Der
Vorschlagswert für diese Spalte wird in den Produktionssteuerungsparametern
über den Schieber Automatische Fertigmeldung auf dem Register Journale festgelegt.

Übung 5.11 – Kommissionierliste
Die für die Fertigung benötigten Teile können vom Lager entnommen werden,
wobei weniger Material benötigt wird als in der Stückliste angegeben.
Erfassen Sie ein Kommissionierlisten-Journal zu Ihrem Produktionsauftrag aus
Übung 5.8, das neun Stück des ersten und fünf Stück des zweiten Artikels enthält.
Die Entnahme soll von dem Lager erfolgen, auf das in Übung 5.9 der
Produktzugang gebucht worden ist. Anschließend buchen Sie dieses Journal.
Übung 5.12 – Einzelvorgangsliste
Die für die Fertigung benötigte Arbeitszeit wird manuell zurückgemeldet. Sie
benutzen dazu eine Einzelvorgangsliste.
Erfassen und buchen Sie eine Journalposition für Ihren Produktionsauftrag aus
Übung 5.8, in der die Fertigstellung einer Gesamtmenge von fünf Stück in der Zeit
von 8:00 bis 14:00 (6 Stunden) gemeldet wird. Es soll keine Fertigmeldung für den
Produktionsauftrag erfolgen.
5.6 Fertigmeldung und Beenden

Das Fertigmelden und Beenden des Produktionsauftrags sind die letzten Schritte
im Produktionsprozess. Mit der Fertigmeldung wird ein Lagerzugang für den
produzierten Artikel gebucht, der Auftrag ist damit von den physischen
Lagerbuchungen her abgeschlossen. Beim Beenden des Produktionsauftrags wird
die Nachkalkulation durchgeführt, womit der Auftrag auch wertmäßig
abgeschlossen ist.
5.6.1 Fertigmeldung
Dynamics 365 bietet verschiedene Möglichkeiten, eine Fertigmeldung
durchzuführen und damit den Lagerzugang der Fertigerzeugnisse zu buchen:
 Statusänderung – Abruf einer Statusänderung zum Produktionsauftrag
 Fertigmeldungs-Journal – Buchen eines Fertigmeldungs-Journals
 Arbeitsgang-Rückmeldung – Fertigmeldung mit dem letzten Arbeitsgang
 Erweiterte Lagerortverwaltung – Buchung über Mobilgerät-Transaktionen
Zusätzlich kann über das Produktions-Wareneingangsjournal (Lagerverwaltung>
Journaleinträge> Wareneingang> Produktions-Wareneingang) eine Lager-Erfassung vor
der Fertigmeldung gebucht werden – analog zum Wareneingangsjournal in der
Beschaffung (siehe Abschnitt 3.5.3).
5.6.1.1 Fertigmeldung über Statusänderung

Um die Fertigmeldung über eine Statusänderung durchzuführen, kann im
Produktionsauftrag die Schaltfläche PRODUKTIONSAUFTRAG/Bearbeiten/
Fertigmeldung betätigt werden. Alternativ kann der Aufruf auch über den
5.6 Fertigmeldung und Beenden 265
Menüpunkt Produktionssteuerung> Periodische Aufgaben> Aktualisierung des

Produktionsauftragsstatus> Fertigmeldung erfolgen.
Soll anstelle der gesamten Auftragsmenge nur eine Teilmenge fertiggemeldet
werden, kann im Dialog auf dem Register Überblick oder Allgemeines die
vorgeschlagene Gutmenge reduziert werden. Das Kontrollkästchen Enddurchlauf im
Dialog ist zu markieren, wenn keine weitere Fertigmeldung zum betroffenen
Produktionsauftrag erfolgen soll und damit eine allfällig offene Produktions-
Restmenge auf „Erledigt“ gesetzt werden kann.
Wenn sichergestellt ist, dass alle Rückmeldungen zum Materialverbrauch und
Ressourceneinsatz tatsächlich erfolgt sind und daher keine Fehlermeldungen zu
fehlenden Buchungen angezeigt werden sollen, kann der Schieber Fehler akzeptieren
auf dem Register Allgemeines im Dialog auf „Ja“ gesetzt werden.
5.6.1.2 Fertigmeldung über Produktionsjournal

Neben dem Aufruf über die Statusänderung kann eine Fertigmeldung auch über
das Fertigmeldungs-Journal erfolgen, das über die Schaltfläche
ANZEIGEN/Erfassungen/Als fertig gemeldet im Produktionsauftrag oder über den
Menüpunkt Produktionssteuerung> Regulierungen> Fertigmeldung aufgerufen wird.
Das Fertigmeldungs-Journal ist ähnlich wie das Kommissionierlisten-Journal zu
bedienen (siehe Abschnitt 5.5.2). Die Buchung der Fertigmeldung entspricht jedoch
dem Produktzugang im Einkauf: Die Ware geht mit ihrem vorläufigen Wert am
Lager ein und ist damit im Lagerbestand enthalten.
5.6.1.3 Automatischer Verbrauch

Wie beim Abruf zum Auftragsstart können auch parallel zur Fertigmeldung des
erzeugten Produkts automatisch Rückmeldungen von Ressourceneinsatz und
Materialverbrauch gebucht werden. Entsprechende Einstellungen können in der
Feldgruppe Kommissionierlistenerfassung und Arbeitsplanlisten-Erfassung auf dem
Register Allgemeines im Dialog zur Fertigmeldung eingetragen werden.
Für Stücklistenpositionen sind im Auswahlfeld Prinzip für den automatischen
Artikelverbrauch die Optionen „Start“ und „Fertig melden“ vorhanden. Dadurch ist
es möglich, die Abfassung für die einen Artikel bei Produktionsstart und für die
anderen Artikel bei Fertigmeldung automatisch zu buchen.
Für Arbeitsgänge ist eine solche Unterscheidung nicht möglich, hier kann in der
Arbeitsplangruppe nur eingestellt werden, ob automatischen Rückmeldungen
erfolgen sollen oder nicht. Im Abrufdialog darf die Option „Arbeitsplangruppen-
abhängig“ im Auswahlfeld Automatische Arbeitsplanrückmeldung daher nur bei Start
oder bei Fertigmeldung gewählt werden, für die jeweils andere Statusänderung
sollte die Option „Nie“ gewählt werden.
Sollen bei der Fertigmeldung nicht nur Lagerbuchungen, sondern auch Buchungen
im Hauptbuch erzeugt werden, muss die Sachkontenintegration für die
Fertigmeldung aktiviert sein. Dazu muss der Schieber Fertigmeldung in Sachkonto
buchen auf dem Register Allgemeines in den Produktionssteuerungsparametern auf
„Ja“ gesetzt und das Kontrollkästchen Sachkonto-Integration/Physischen Bestand
buchen in der Lagersteuerungsgruppe des produzierten Artikels markiert sein
(nicht notwendig für Artikel mit Standardpreis-Bewertung).
Die Sachkontobuchungen zur Fertigmeldung werden mit dem Beenden des
Produktionsauftrags im Zuge der Nachkalkulation aufgelöst.
5.6.1.5 Rückmeldung von Ausschuss

Wird Ausschuss als Prozentsatz oder Menge in der Stückliste oder dem
Arbeitsplan eingetragen, ist er geplant und somit im vorkalkulierten Material- und
Ressourcenbedarf berücksichtigt. Der Kostenvergleich zwischen kalkulierten und
tatsächlichen Kosten zeigt diesen Ausschuss daher nicht als Abweichung. Eine
Abweichung ist nur dann zu verzeichnen, wenn ein höherer als der insgesamt
kalkulierte Verbrauch gebucht wird. Die Feldgruppe Ausschuss in den
Positionsdetails der Kommissionierliste dient in diesem Zusammenhang nur zu
Informationszwecken und erzeugt keine eigene Buchung.
Ungeplanter Ausschuss im Produktionsprozess betrifft den produzierten Artikel.
Dieser Ausschuss wird gebucht, indem bei der Fertigmeldung eines
Produktionsauftrags eine Ausschussmenge im Dialog eingetragen wird. Der
Vorschlagswert für die Ausschussmenge in der Fertigmeldung ist die Summe der
als Ausschuss bei den Arbeitsgang-Rückmeldungen gemeldeten Menge. Ist der
Produktionssteuerungsparameter Verbleibende Menge um Ausschussmenge erhöhen
auf „Nein“ gesetzt, wird die offene Auftragsmenge durch Ausschuss verringert
womit eine geringere Gutmenge bei Ausschuss akzeptiert wird.
Wertmäßig können die Kosten für den Produktionsausschuss von erzeugten
Artikeln auf die Gutmenge aufgeteilt werden (die Gutmenge erhält die gesamten
Produktionskosten) oder ob die Kosten für die Produktion der Ausschussmenge
auf ein eigenes Ausschusskonto gebucht werden. Der Vorschlagswert für diese
Einstellung wird durch das Auswahlfeld Ausschussmethode auf dem Register
Standardaktualisierung in den Produktionssteuerungsparametern bestimmt. Bei
Nutzung des Ausschusskontos wird beim Beenden des Produktionsauftrags ein
Lagerzugang und ein gleichzeitiger Lagerabgang (mit Buchung gegen das
Ausschusskonto) für die Ausschussmenge gebucht. Die gesamte Auftragsmenge
kann nur dann (ohne Gutmenge) als Ausschuss gebucht und der
Produktionsauftrag beendet werden, wenn das Ausschusskonto verwendet wird.
Die Nutzung des Ausschusskontos ist für Artikel mit Standardpreis-Bewertung
nicht möglich.
5.6 Fertigmeldung und Beenden 267

Der neue Parameter Verbleibende Menge um Ausschussmenge erhöhen steuert, ob ein
allfälliger Ausschuss durch eine größere Produktionsmenge ersetzt werden soll.
5.6.2 Beenden und Nachkalkulation

Das Beenden des Produktionsauftrags dient zur Nachkalkulation und zum
Abschluss des Produktionsauftrags. In diesem Zusammenhang werden
Sachkontobuchungen für bewertete Zu- und Abgänge erzeugt.
Ein Produktionsauftrag muss beendet werden, sobald er tatsächlich abgeschlossen
ist. Andernfalls wird das erzeugte Produkt im Finanzwesen weiterhin auf WIP-
Konten („Ware in Produktion“) und nicht auf dem Bestandskonto des jeweiligen
Fertigerzeugnisses geführt.
5.6.2.1 Beenden
Mit dem Beenden eines Produktionsauftrags wird er abgeschlossen und die
Nachkalkulation durchgeführt. Nach dem Beenden können keine Transaktionen
zum betroffenen Auftrag mehr gebucht werden.
Um einen Produktionsauftrag zu beenden, kann im Produktionsauftragsformular
die Schaltfläche PRODUKTIONSAUFTRAG/Bearbeiten/Ende betätigt werden. Sollen
mehrere Aufträge – zum Beispiel im Zuge des Monatsabschlusses – beendet
werden, kann die entsprechende periodische Aktivität Produktionssteuerung>
Periodische Aufgaben> Aktualisierung des Produktionsauftragsstatus> Ende aufgerufen
und ein Filter, etwa auf den Status „Als fertig gemeldet“, gesetzt werden.
Das Datum des Beendens wird in das Feld Finanzdatum der Lagerbuchungen
eingesetzt, der Zugangsstatus der Fertigmeldung auf „Eingekauft“ und der
Abgangsstatus der Kommissionierlisten-Buchungen auf „Verkauft“ gestellt.
5.6.2.2 Nachkalkulation
Die Nachkalkulation eines Produktionsauftrags entspricht buchungstechnisch dem
Buchen einer Rechnung in Einkauf und Verkauf. Durch die Nachkalkulation im
Zuge des Beendens eines Produktionsauftrags werden die gebuchten
Rückmeldungen zu Materialverbrauch und Ressourceneinsatz mit ihrem
Einstandspreis bewertet. Damit können die tatsächlichen Kosten des
Produktionsauftrags berechnet werden, die den Einstandspreis des produzierten
Artikels bestimmen. Wird der produzierte Artikel mit Standardpreis-Bewertung
geführt, werden die Differenzen auf die jeweiligen Sachkonten für
Standardpreisabweichungen gebucht.
Die Ergebnisse der Nachkalkulation können im Herstellkostenkalkulations-
Formular, das über die Schaltfläche KOSTEN VERWALTEN/Berechnungen/
Berechnungsdetails anzeigen im Produktionsauftrag geöffnet wird, abgefragt
werden. Auf dem Register Überblick Nachkalkulation in diesem Formular können
sowohl Mengen als auch Werte von Vorkalkulation und Nachkalkulation
verglichen werden. Das Register Nachkalkulationsbogen zeigt einen Überblick von

Vor- und Nachkalkulation entsprechend der Struktur im Nachkalkulationsbogen.
Abbildung 5-21: Vor- und nachkalkulierte Werte in der Herstellkostenkalkulation
5.6.2.3 Sachkontenintegration und Buchungsabfrage

Im Zuge der Nachkalkulation werden zunächst die Zwischenbuchungen für
„Ware in Produktion“, die beim Buchen von Kommissionierliste, Arbeitsgang-
Rückmeldung und Fertigmeldung im Sachkontenbereich erzeugt worden sind,
wieder aufgelöst.
Danach werden folgende wertmäßigen Buchungen im Hauptbuch erstellt:
 Materialverbrauch – Abgang von Bestandskonten der Stücklistenpositionen
 Ressourceneinsatz – Auf die wertmäßigen Konten für Ressourcen
 Zugang Fertigerzeugnis – Auf das Bestandskonto des produzierten Artikels
 Indirekte Kosten – Auf die im Nachkalkulationsbogen eingetragenen Konten
Für Artikel werden die Hauptkonten in den Lager-Buchungseinstellungen
hinterlegt. Für den Ressourceneinsatz können die Konten im Ressourcenstamm
oder in der Kostenkategorie definiert werden. Alternativ können die Konten für
5.7 Fremdfertigung 269
den Materialverbrauch und den Ressourceneinsatz auch in den

Produktionsbuchungsprofilen verwaltet werden.
Das Auswahlfeld Sachkonto auf dem Register Einstellungen im Produktionsauftrag
(mit Vorschlagswert aus den Produktionssteuerungsparametern) bestimmt hierbei,
welche Einstellungen für die Bestimmung der Sachkonten tatsächlich genutzt
werden (siehe Abschnitt 9.4.3).
Um die beim Beenden erzeugten Sachkontobuchungen abzufragen, kann die
Schaltfläche KOSTEN VERWALTEN/Produktionskalkulation/Produktionsbuchungen im
Produktionsauftrag betätigt werden. Im Produktionsbuchungsformular haben die
im Zuge des Beendens und der Nachkalkulation erzeugten Produktionsbuchungen
den Typ „Nachkalkulation“. Die zugehörigen Sachkontobuchungen können nach
Auswahl der betroffenen Produktionsbuchungszeile über die Schaltfläche Beleg im
Aktionsbereich abgefragt werden.

Übung 5.13 – Beenden des Produktionsauftrags
Führen Sie eine Fertigmeldung für Ihren Produktionsauftrag aus Übung 5.8 durch.
Anschließend beenden Sie den Produktionsauftrag und vergleichen Vor- und
Nachkalkulation in der Herstellkostenabfrage.
5.7 Fremdfertigung
Wenn ein Unternehmen einen bestimmten Arbeitsgang aus technologischen
Gründen oder aufgrund der Auslastungssituation nicht selbst durchführen kann,
kann dieser als Fremdfertigung an ein Subunternehmen vergeben werden. Die
Fremdfertigungsleistung muss in diesem Fall in der Stückliste und/oder dem
Arbeitsplan des produzierten Artikels enthalten sein.
Manche Arbeitsgänge werden fallweise intern und fallweise bei einem
Subunternehmen produziert (beispielsweise Kleinaufträge intern und große
Stückzahlen extern). Um diese Alternativen zu verwalten, muss für den/die
produzierten Artikel zumindest eine Arbeitsplan-/Stücklistenversion für interne
und eine Arbeitsplan-/Stücklistenversion für externe Fertigung angelegt werden.
In Dynamics 365 gibt es zwei grundlegende Varianten zur Fremdfertigung:
 Ausgelagerte Ressource – Ressource vom Typ „Kreditor“
 Eingekaufte Fremdleistung – Serviceartikel mit dem Positionstyp „Kreditor“ in
einer Stücklistenposition
Nachdem in Bestellpositionen ein Lagerartikel oder Serviceartikel enthalten sein
muss (Beschaffungskategorien können in diesem Zusammenhang nicht genutzt
werden), kann nur in der zweiten Variante zur Fremdfertigung eine
Einkaufbestellung erzeugt werden.
5.7.1 Ausgelagerte Ressource

Eine externe Ressource kann ohne Verknüpfung mit einer Serviceartikel-
Stücklistenposition in einem Arbeitsgang genutzt werden, wenn keine
Einkaufsbestellung benötigt wird – zum Beispiel, wenn auf Basis einer
Vertragsvereinbarung eine bestimmte Kapazität für eine konstante monatliche
Gebühr bereitgestellt wird.
Zu diesem Zweck ist pro Subunternehmen eine eigene Ressourcengruppe und
Ressource anzulegen. Die externe Ressource wird wie eine interne Ressource
angelegt (siehe Abschnitt 5.3.2), allerdings mit dem Typ „Kreditor“ womit auf dem
Register Allgemeines des Ressourcenformulars ein Lieferant im Feld Kreditor
eingetragen werden kann. Zusätzlich sollten entsprechende Einstellungen für
Kostenkategorien (vertragsabhängig beispielsweise nur die Stückkostenkategorie)
und für die Sachkonten gewählt werden, damit der richtige Betrag auf das richtige
Konto gebucht wird. Die Einstellungen zu Kalender und begrenzter Kapazität sind
abhängig vom jeweiligen Vertrag einzutragen.
In der Arbeitsplanposition wird der Arbeitsplantyp „Kreditor“ auf dem Register
Allgemeines gewählt und die externe Ressource als Nachkalkulationsressource auf
dem Register Einstellungen eingetragen. Ressourcenanforderungen zur Auswahl
dieser Ressource sind auf dem Register Ressourcenanforderungen zu hinterlegen.
Die Terminplanung und Rückmeldung von Arbeitsgängen für externe Ressourcen
unterscheidet sich nicht vom Vorgehen für interne Ressourcen.
5.7.2 Eingekaufte Fremdleistung

Wenn für den fremdgefertigten Arbeitsgang eine Einkaufsbestellung benötigt
wird, muss ein Serviceartikel angelegt und in die Stückliste des produzierten
Artikels eingefügt werden. Für Terminplanungszwecke kann die Serviceartikel-
Stücklistenposition mit einem externen Arbeitsgang verknüpft werden.
5.7.2.1 Stammdaten für eingekaufte Fremdleistungen

Der benötigte Serviceartikel ist ein Artikel mit dem Produkttyp „Service“, dem
Standardauftragstyp „Bestellung“, und einer Lagersteuerungsgruppe zum Erzeugen
von Lagerbuchungen („Produkt auf Lager“). Im Feld Kostengruppe auf dem
Register Kosten verwalten des freigegebenen Produkts kann eine Kostengruppe vom
Typ „Direktes Outsourcing“ gewählt werden. Im Feld Prinzip für den automatischen
Stücklistenverbrauch auf dem Register Entwickeln sollte die Option „Fertig stellen“
gewählt werden. Weitere wesentliche Einstellungen im freigegebenen Produkt
betreffen Artikelgruppe, Einstandspreis, Dimensionsgruppen, Mengeneinheiten,
Einkaufspreis, Hauptlieferant und Standardauftragseinstellungen.
In der Stückliste des produzierten Artikels ist dann eine Position mit dem
Serviceartikel und dem Positionstyp „Kreditor“ einzufügen, wahlweise mit Angabe
von Zulieferer-Kreditorenkonto (überschreibt Hauptlieferanten im Artikelstamm).
5.7 Fremdfertigung 271
Abbildung 5-22: Stücklistenposition für den Fremdfertigungs-Serviceartikel
Wird ein externer Arbeitsgang für die Terminplanung benötigt, kann dieser als
Arbeitsgang mit einer ausgelagerten Ressource (im vorigen Abschnitt beschrieben)
angelegt werden. Der Arbeitsgang sollte hier aber mit der Serviceartikel-
Stücklistenposition (für das Erzeugen der Bestellung benötigt) verknüpft werden,
weswegen auf dem Register Allgemeines der Stücklistenposition die
Arbeitsgangnummer einzutragen und der Schieber Ende auf „Ja“ zu setzen ist (der
Serviceartikel wird nicht vor dem Arbeitsgang benötigt). Die in dem Arbeitsgang
gewählte Arbeitsplangruppe sollte für automatischen Verbrauch eingerichtet und –
falls der Serviceartikel alle Fremdfertigungskosten enthält – ohne
Kostenkalkulation (Schieber in der Feldgruppe Vor- und Nachkalkulation der
Arbeitsplangruppe auf „Nein“ gesetzt).
Wenn Material für das Subunternehmen bereitgestellt werden soll, können die
entsprechenden Stücklistenpositionen – wie bei einem internen Arbeitsgang – mit
dem externen Arbeitsgang verknüpft werden.
5.7.2.2 Produktionsauftrag mit eingekaufter Fremdleistung

Ein Produktionsauftrag, der eine Stücklistenposition mit einem Serviceartikel für
den Einkauf von Fremdleistungen enthält, kann wie ein rein intern zu fertigender
Produktionsauftrag manuell oder automatisch angelegt werden. Beim

Vorkalkulieren des Auftrags wird – durch den Stücklisten-Positionstyp „Kreditor“
und den Standardauftragstyp „Bestellung“ – für die Stücklistenposition mit dem
Serviceartikel eine Einkaufsbestellung erstellt. Diese Einkaufsbestellung wird in
der Auftragsstückliste des Produktionsauftrags (Aufruf über die Schaltfläche
PRODUKTIONSAUFTRAG/Produktionsdetails/Stückliste im Produktionsauftrag) in
den Spalten Referenztyp und Nummer angeführt. Wie in jeder anderen Bestellung
muss hier die Bestellbestätigung gebucht werden, bevor Zugang und Rechnung
gebucht werden können.
Terminplanung und Auftragsfreigabe werden wie für jeden anderen
Produktionsauftrag durchgeführt.
Der Auftragsstart kann wahlweise in der Listenseite Produktionssteuerung>
Fremdarbeit erfolgen, wo zu diesem Zweck nach Auswahl des betroffenen Auftrags
die Schaltfläche Start im Aktionsbereich betätigt werden kann. Im Dialog zum
Auftragsstart sollte darauf geachtet werden, dass auf dem Register Allgemeines die
richtigen Einstellungen für die automatische Buchung von Arbeitsplanliste und
Kommissionierliste gewählt sind (Stücklistenpositionen, die erst beim Buchen der
Fremdleistung verbraucht werden, dürfen nicht schon beim Start gebucht werden).
In den Druckoptionen für die Kommissionierliste, die über die entsprechende
Schaltfläche im Start-Dialog aufgerufen werden können, kann der Schieber
Lieferscheinlayout verwenden auf „Ja“ gesetzt werden, wenn Stücklistenpositionen
als Beistellteile an das Subunternehmen geliefert werden sollen.
Beim Buchen des Produktzugangs für den Serviceartikel in der Einkaufsbestellung
wird über die Buchung von Arbeitsplanliste und Kommissionierliste automatisch
ein entsprechender Verbrauch gebucht (gesteuert über Einstellungen in der
Feldgruppe Bestellung empfangen auf dem Register Automatische Aktualisierung der
Produktionssteuerungsparameter). Hierbei sind die Einstellungen – beispielweise
durch entsprechende Vorbelegung für das Prinzip für den automatischen
Stücklistenverbrauch – so zu wählen, dass der Verbrauch nicht sowohl bei
Auftragsstart als auch bei Produktzugang, also doppelt, gebucht wird.
Die Fertigmeldung und das Beenden des Produktionsauftrags unterscheiden sich
dann wieder nicht von jedem anderen Produktionsauftrag.
5.7.2.3 Transfer von Material zu Subunternehmen

Wenn es erforderlich ist, den Lagerstand der Komponenten zu verwalten, die in
der Stückliste des produzierten Artikels enthalten sind, kann ein eigener Lagerort
oder Lagerplatz für das Subunternehmen angelegt werden. Werden Komponenten
zum Subunternehmen geschickt, kann ein Umlagerungsauftrag oder ein
Umlagerungsjournal gebucht werden. Der Verbrauch der entsprechenden
Stücklistenkomponenten muss dann vom Subunternehmens-Lagerort oder
Lagerplatz gebucht werden.
5.8 Formelverwaltung und Chargenauftrag 273
Für den produzierten Artikel, der als Halbfabrikat zum und vom Subunternehmen
transportiert werden soll, ergibt sich folgende Situation: Wird wie zuvor
beschrieben eine Stücklistenposition (mit dem Serviceartikel) und ein Arbeitsgang
(mit der externen Ressource) in Stückliste und Arbeitsplan eingefügt, kann durch
Eintragen der Arbeitsgangnummer jede Stücklistenposition einem Arbeitsgang vor
oder nach dem externen Arbeitsgang (oder dem externen Arbeitsgang selbst)
zugeordnet werden. In Abhängigkeit von dieser Verknüpfung wird der Verbrauch
dann vor oder nach dem externen Arbeitsgang gebucht. Da es in diesem Fall
keinen lagergeführten Artikel für das Halbfabrikat gibt, kann kein Transfer des in
Produktion befindlichen Artikels gebucht werden.
Wenn der Transport des in Produktion befindliche Artikel zum Subunternehmen
nach dem Durchführen von internen Arbeitsgängen verwaltet werden soll, sind
zusätzliche Stücklistenebenen erforderlich: Es wird ein Halbfabrikat benötigt, das
alle Stücklistenpositionen und Arbeitsgänge vor dem externen Arbeitsgang
enthält, und ein zweites Halbfabrikat nach dem externen Arbeitsgang. Beide neuen
Artikel haben den Standardauftragstyp „Produktion“. Die Stückliste des zweiten
Halbfabrikat-Artikels enthält den ersten Halbfabrikat-Artikel, den Serviceartikel
und gegebenenfalls beigestelltes Material. Die Stückliste des Fertigerzeugnisses
enthält dann den zweiten Halbfabrikat-Artikel und die in nachfolgenden
Arbeitsgängen zusätzlich benötigten Artikel.
Auf Basis dieser Einstellungen wird – je nach Positionstyp durch die
Produktprogrammplanung oder die Vorkalkulation – ein Produktionsauftrag zur
Herstellung des ersten Halbfabrikat-Artikel erzeugt, für den der Zugang am Lager
über eine normale Fertigmeldung gebucht werden kann. Der Artikel kann
anschließend über einen Umlagerungsauftrag oder ein Umlagerungsjournal
umgelagert und als Stücklistenposition im übergeordneten Produktionsauftrag für
den zweiten Halbfabrikat-Artikel verbraucht werden. Der Produktionsauftrag für
den zweiten Halbfabrikat-Artikel enthält neben dem ersten Halbfabrikat-Artikel
auch den Serviceartikel und den externen Arbeitsgang. Er kann wie oben
beschrieben (Produktionsaufträge mit eingekaufter Fremdleistung) abgewickelt
werden. Bei Zugang des zweiten Halbfabrikat-Artikels vom Subunternehmen
kann die Fertigmeldung dieses Produktionsauftrags und der Verbrauch im
übergeordneten Auftrag (für den fertig produzierten Artikel) gebucht werden.
5.8 Formelverwaltung und Chargenauftrag

Während in der diskreten Fertigung ein Artikel aus mehreren Bestandteilen
produziert wird, dient die Prozessfertigung zur kontinuierlichen Produktion eines
chargengeführten Artikels samt Kuppelprodukten.
In Dynamics 365 werden die Anforderungen der Prozessfertigung im Rahmen der
Materialwirtschaft durch die Nutzung von Formeln (anstelle der Stücklisten in der
diskreten Fertigung) erfüllt. Im Bereich von Ressourcenverwaltung und
Zeitwirtschaft werden für die Prozessfertigung keine zusätzlichen Funktionen im

Vergleich zur diskreten Fertigung benötigt.
Unternehmen in der diskreten Fertigung können aber problemlos Formeln und die
Funktionen der Prozessfertigung nutzen, wenn die entsprechenden Funktionen
benötigt werden. So kann beispielsweise eine Formel für das Schneiden/Zerlegen
eines Artikels in mehrere Einzelteile (mit eigenen Artikelnummern) genutzt
werden, und das auch ohne Chargenführung. Der ursprüngliche Artikel wird in
diesem Fall als Formelposition und die Einzelteile als Kuppelprodukte angelegt.
5.8.1 Formelverwaltung
Die Formelverwaltung in Dynamics 365 basiert auf der Stücklistenverwaltung.
Formeln, Formelpositionen und Formalversionen sind daher gleich zu bearbeiten
wie Stücklisten, Stücklistenpositionen und Stücklistenversionen. Im Vergleich zur
Stücklistenverwaltung bietet die Formelverwaltung folgende Zusatzfunktionen:
 Kuppelprodukte und Nebenprodukte – Gleichzeitiges Produzieren von mehr
als einem Produkt
 Artikelgewicht-Produkt (siehe Abschnitt 7.2.1) – Können in Formeln als
produzierter Artikel und als Materialposition enthalten sein
Zusätzlich sind in der Formelverwaltung Funktionen enthalten, die das Verwalten
der Mengenangaben in Formeln unterstützen (Ertrag/Ausbeute, prozentgesteuert,
skalierbar), sowie weitere Funktionen wie die Plangruppen zum Verwalten von
Alternativmaterial.
5.8.1.1 Produktstammdaten zur Formelverwaltung

Ein Artikel, der mittels einer Formel produziert wird, wird im Formular für
freigegebene Produkte wie ein mittels einer Stückliste hergestellter Artikel
angelegt (inklusive Standardauftragstyp „Produktion“). Obwohl es eine Reihe von
Einstellungen gibt, die in der Prozessfertigung mehr gebräuchlich sind als in der
diskreten Fertigung (z.B. Gewicht als Mengeneinheit), ist der Produktionstyp auf
dem Register Entwickeln des freigegebenen Produkts der einzige zwingende
Unterschied. Im Rahmen der Prozessfertigung stehen folgende Optionen für den
Produktionstyp zur Verfügung:
 Formel – Produziertes Hauptprodukt in einer Formel
 Kuppelprodukt – Artikel, der parallel zum Hauptprodukt hergestellt wird
 Nebenprodukt – Wie Kuppelprodukt, allerdings unerwünscht produziert
(verursacht zusätzliche Kosten anstelle eines Werts)
 Planungsartikel – Virtuelles Hauptprodukt, wenn kein echtes Hauptprodukt
erzeugt wird
Planungsartikel werden verwendet, wenn es bei der Produktion kein klares
Hauptprodukt gibt, sondern nur gleichwertige Kuppelprodukte erzeugt werden
(z.B. in einer Raffinerie bei der Produktion von Benzin und Diesel).
5.8 Formelverwaltung und Chargenauftrag 275
Eine Formel in der Formelverwaltung kann nur mit Artikeln mit Produktionstyp
„Formel“ oder „Planungsartikel“ verknüpft werden. Kuppelprodukte und
Nebenprodukte werden durch einen Produktionsauftrag für einen zugehörigen
Formel- oder Planungsartikel produziert. Wenn ein Kuppelprodukt immer
zusammen mit einem bestimmten Formel- oder Planungsartikel produziert wird,
kann die entsprechende Artikelnummer im Feld Planungsformel auf dem Register
Entwickeln im Artikelstamm des Kuppelprodukts eingetragen werden.
5.8.1.2 Bearbeiten von Formeln

Die Formelverwaltung entspricht in vielen Bereichen der Stücklistenverwaltung,
auch hinsichtlich der Möglichkeiten das Formel-Formular zu öffnen:
Freigegebene Produkte, Schaltfläche ENTWICKELN/Formel/Formelversionen)
 Aus dem Menü (Produktinformationsverwaltung> Stücklisten und Formeln>
Formeln)
Wie die Verknüpfung von Stücklisten mit dem produzierten Artikel wird auch die
Verknüpfung von Formeln mit übergeordneten Artikeln als „Version“ bezeichnet.
Auch für Formelversionen besteht die Möglichkeit, diese in Anhängigkeit von
Standort, Gültigkeitsdatum und Von-Menge zu definieren.
Im Formular für freigegebene Produkte kann die Formelverwaltung nur für
Artikel mit dem Produktionstyp „Formel“ oder „Planungsartikel“ geöffnet
werden. Wenn die Formelverwaltung vom Menü aus geöffnet wird, zeigt sie alle
vorhandenen Formeln. Mittels Klick auf eine als Link in der Spalte Formel gezeigte
Kennung kann das Formel-Detailformular in der Positionsansicht geöffnet werden,
in der die Bestandteile auf dem Register Formelpositionen gezeigt werden. Über die
Schaltfläche Kopfzeile (unterhalb des Aktionsbereichs) kann die Kopfansicht
geöffnet werden, in der die Formelversionen – Verknüpfung der Formel mit
Formel- oder Planungsartikeln – verwaltet werden.
Das Feld Standardmenge in der Formelversion bestimmt den Vorschlagswert für die
Spalte Pro Serie in den Formelpositionen und ist gleichzeitig die Vorschlagsmenge
beim Erfassen eines Produktionsauftrags für den betroffenen Artikel.
Kuppelprodukte und Nebenprodukte können bei Bedarf eingetragen werden,
indem in der Kopfansicht des Formel-Detailformulars die Schaltfläche
Kuppelprodukte auf dem Register Formelversionen betätigt wird (oder nach Aufruf
der Formelverwaltung aus dem freigegebenen Produkt die Schaltfläche
FORMELVERSION/Formelversion verwalten/Kuppelprodukte im Aktionsbereich). Im
Kuppelprodukt-Formular können Kuppelprodukte und Nebenprodukte mit der
jeweiligen Menge im mittleren Bereich erfasst werden. Für Kuppelprodukte kann
in der Spalte Kostenzuteilung an Kuppelprodukte die Option „Manuell“ gewählt und
eine Kostenzuweisung in Prozent eingetragen werden. Der eingetragene Prozentsatz
bestimmt dann – als dem Kuppelprodukt zugewiesener Anteil an den gesamten
Produktionskosten – den Lagerwert des Kuppelprodukts. Für Nebenprodukte

können die zusätzlichen Kosten in der Produktion (z.B. für die Entsorgung) nach
Auswahl der entsprechenden Option in der Spalte Kostenzuteilung an Nebenprodukte
eingetragen werden.
Wie in der Stücklistenverwaltung müssen Formel und Formelversion genehmigt
werden bevor sie in Produktionsaufträgen verwendet werden kann.
5.8.2 Chargenauftrag
Ein Chargenauftrag ist ein Produktionsauftrag für einen Artikel, der auf Basis einer
Formel produziert wird. Für Chargenaufträge gibt es kein eigenes Formular, sie
werden im normalen Produktionsauftragsformular verwaltet. In den
Produktionssteuerungsparametern kann ein eigener Nummernkreis für
Chargenaufträge eingetragen werden.
Chargenaufträge können auf dieselbe Weise wie Standard-Produktionsaufträge
erstellt werden: Neben der manuellen Erfassung kann die Erstellung automatisch
aus der Produktprogrammplanung (auch bei einem Bedarf als Kuppelprodukt,
wobei dann, wenn nicht bereits im Artikelstamm eingetragen, im Bestellvorschlag
eine Planungsformel eingetragen werden muss), oder als abgeleiteter Auftrag aus
einem übergeordneten Produktionsauftrag (Positionstyp „Lieferung mit
Bedarfsverursachung“), oder aus einem Verkaufsauftrag erfolgen.
Soll ein Chargenauftrag manuell angelegt werden, ist im Arbeitsbereich
Produktionsverwaltung die Schaltfläche Neu erstellen/Chargenauftrag oder im
Produktionsauftragsformular die Schaltfläche Neuer Chargenauftrag zu betätigen
und im Neuanlagedialog der produzierte Artikel zu wählen. Kuppelprodukte
können nicht direkt ausgewählt werden, sondern nur über die Auswahl eines
zugehörigen Formel- oder Planungsartikels.
Beim Erstellen eines Chargenauftrags wird die aktive/gewählte Formel (und der
Arbeitsplan) aus dem Formel- oder Planungsartikel in den Auftrag kopiert. Im
Produktionsauftrag können die Formelpositionen (die die benötigten Bestandteile
enthalten) über die Schaltfläche PRODUKTIONSAUFTRAG/Positionsdetails/Formel
und die Kuppel-/Nebenprodukte über die Schaltfläche PRODUKTIONSAUFTRAG/
Positionsdetails/Kuppelprodukte geöffnet werden.
Die Chargenauftragsabwicklung vom Vorkalkulieren bis zum Beenden
unterscheidet sich nicht von Standard-Produktionsaufträgen, wobei in der
Fertigmeldung parallel auch Kuppelprodukte und Nebenprodukte fertiggemeldet
werden können. Beim Beenden eines Chargenauftrags mit Kuppel- und/oder
Nebenprodukten werden die Produktionskosten entsprechend den Einstellungen
in der Formel auf den Lagerwert der Kuppelprodukte aufgeteilt und die
zusätzlichen Kosten für Nebenprodukte über eine Arbeitsplanliste mit einer
vordefinierten Gemeinkostenkategorie (in Produktionssteuerungsparametern
hinterlegt) gebucht.
6 Planung und Disposition
Aufgabe von Planung und Disposition ist es, die Verfügbarkeit der benötigten
Produkte in einer Weise sicherzustellen, die eine größtmögliche Wirtschaftlichkeit
gewährleistet. Die Planung steht damit im Spannungsfeld zwischen hoher
Lieferbereitschaft einerseits und möglichst geringen Lagerbeständen andererseits.
6.1 Geschäftsprozesse in Planung und Disposition

In Dynamics 365 werden die Funktionen von langfristiger und kurzfristiger
Planung im Produktprogrammplanungsmodul zusammengefasst.
6.1.1 Grundkonzept der Produktprogrammplanung

Das Produktprogrammplanungsmodul umfasst zwei Bereiche: Die langfristige
Absatzplanung (Grobplanung) und die kurzfristige Produktprogrammplanung
(aktuelle Disposition von Material und Ressourcen, allgemein auch unter dem
Begriff „MRP“ / „Material Requirements Planning” bekannt).
Abbildung 6-1: Absatzplanung und Produktprogrammplanung in Dynamics 365
6.1.1.1 Absatzplanung
Die Absatzplanung ist eine langfristige Prognose für Planungs- und
Budgetierungszwecke. Sie besteht aus der Bedarfsplanung (Planung von Verkauf
und sonstigem Bedarf, z.B. für die Produktion) und der Beschaffungsplanung. Für
Simulationszwecke können mehrere Absatzplanungen parallel verwaltet werden.
6.1.1.2 Produktprogrammplanung
Die Produktprogrammplanung beinhaltet einen kurzfristigen Planungshorizont
und wird täglich ausgeführt. Unter Berücksichtigung von aktuellen Bestellungen,
Aufträgen und Lagerbeständen wird der Nettobedarf ermittelt, um Kapazität und
Material zu disponieren. Wie in der Absatzplanung können in der
Produktprogrammplanung mehrere Szenarien parallel geführt werden.

278 6 Planung und Disposition
6.1.2 Auf einen Blick: Durchführen der Produktprogrammplanung

Vor einer genaueren Betrachtung der Produktprogrammplanung soll ein Beispiel
aus der Verfügbarkeitsabfrage eines Fertigerzeugnisses einen Überblick geben.
Als Ausgangspunkt für die Verfügbarkeitsabfrage wird ein Verkaufsauftrag mit
einer Position (Fertigerzeugnis mit Standardauftragstyp „Produktion“), für die
kein Lagerbestand vorhanden ist, angelegt. Durch Betätigen der Schaltfläche
Produkt und Beschaffung/Bedarfsverlauf in der Funktionsleiste der Auftragsposition
wird das Bedarfsverlaufsformular geöffnet, das die Artikelverfügbarkeit zeigt. Die
Schaltfläche Aktualisieren/Produktprogrammplanungslauf im Aktionsbereich des
Bedarfsverlaufsformulars dient dann zum Abruf eines lokalen Planungslaufs.
Abbildung 6-2: Abruf des lokalen Planungslaufs im Bedarfsverlauf
Der Planungslauf erzeugt im vorliegenden Szenario einen geplanten

Produktionsauftrag zum frühestmöglichen Termin, womit der im Verkaufsauftrag
eingetragene Termin überprüft und korrigiert werden kann. In der Zeile mit dem
Verkaufsauftrag zeigt die Spalte Verzögerung (Tage) ob die Verfügbarkeit erst zu
einem späteren Zeitpunkt gegeben ist.
Die Produktprogrammplanung kann in mehreren Szenarien (Plänen) erfolgen. Bei
einer Zweiplanstrategie wird zwischen dem in der Disposition verwendeten Plan
(„Statischer Plan“) und dem Plan für Simulationen und Lieferterminzusagen im
Verkauf („Dynamischer Plan“) unterschieden. In der Bedarfsabfrage wird der
dynamische Plan als Vorschlagswert für die Anzeige und das Erzeugen von
geplanten Aufträgen herangezogen. Um statt des dynamischen den statischen
(oder einen anderen) Plan zu bearbeiten, kann der gewünschte Plan im
Auswahlfeld Plan oben im Bedarfsverlaufsformular gewählt werden.
6.2 Absatzplanung 279
6.2 Absatzplanung
Die Absatzplanung (Grobplanung) dient dazu, eine langfristige Prognose
abzubilden. Diese wird zur Planung der erforderlichen Kapazität und des
Materialbedarfs benötigt. Die Absatzplanung dient damit auch als Basis für die
finanzielle Budgetierung. Um Varianten der möglichen Geschäftsentwicklung
abzubilden, können mehrere Absatzplanungen parallel verwaltet werden.
Die Absatzplanung in Dynamics 365 beinhaltet nicht nur die Bedarfsplanung zum
zukünftigen Verkauf. Neben den geplanten Verkaufszahlen kann auch der Bedarf
aus anderen Quellen berücksichtigt werden. Im Rahmen der Absatzplanung kann
zusätzlich auch eine Beschaffungsplanung (beispielsweise als Basis für langfristige
Verträge mit Lieferanten) eingetragen werden.
6.2.1 Grundlagen der Absatzplanung

Beim Berechnen oder Erfassen von Daten zur Absatzplanung muss immer ein
Planzahlenmodell (bestimmt Planungsszenario/Planvariante) angegeben werden.
Als Basis für den Planungslauf muss dazu je Planungsszenario ein Absatzplan
eingerichtet und mit einem Planzahlenmodell verknüpft werden.
In Abhängigkeit von der jeweiligen Einrichtung werden die Daten der
Absatzplanung (Bedarfsplanung und/oder Beschaffungsplanung) auch in der
Produktprogrammplanung berücksichtigt.
Abbildung 6-3: Absatzplanung in Dynamics 365
6.2.1.1 Bedarfsplanung und Verkaufsplanung

Ausgangspunkt für die Absatzplanung ist die Verkaufsplanung mit den
prognostizierten Verkaufszahlen. Neben den Verkaufszahlen können in der
Bedarfsplanung auch andere Arten von geplantem Abgang erfasst werden – zum
Beispiel, um Halbfabrikate statt Fertigerzeugnissen zu planen, wenn die Planung
auf dieser Ebene zuverlässiger ist.
Die Bedarfsplanung kann auf Ebene einzelner Artikel oder auf Gruppenebene
(über Artikelzuteilungsschlüssel) erfasst werden. Ein Artikelzuteilungsschlüssel
beinhaltet mehrere Artikel oder Artikelvarianten mit dem jeweiligen Prozentanteil.
Neben dem manuellen Erfassen von Absatzplanungszahlen (über die Microsoft
Office-Integration auch als Import aus Excel) ist auch ein automatisches Erzeugen
unter Nutzung von Azure Machine Learning-Diensten möglich.
6.2.1.2 Beschaffungsplanung
Parallel oder im Anschluss an die Bedarfsplanung kann eine separate
Beschaffungsplanung erfasst werden. Diese beinhaltet neben dem geplanten
Einkauf und auch Zugänge aus anderen Quellen.
Bedarfsplanung und Beschaffungsplanung können dann im Formular
Planzahlenergebnis miteinander abgeglichen werden.
6.2.1.3 Absatzplanungslauf
Der Absatzplanungslauf als optionale Möglichkeit dient dazu, aus dem in der
Bedarfsplanung erfassten Bedarf an Fertigerzeugnissen den Bruttobedarf an
Komponenten (auf Basis der jeweils aktiven Stückliste) zu berechnen. In
Abhängigkeit von den Einstellungen im jeweiligen Absatzplan werden
Bestellvorschläge (geplante Einkaufsbestellungen und Produktionsaufträge mit
Bezug auf den Absatzplan) als Ergebnis des Absatzplanungslaufs erstellt.
Falls eine Beschaffungsplanung erfasst ist, wird diese in Bestellvorschläge
übernommen. Eine allfällige Unterdeckung des Bruttobedarfes führt hierbei zu
zusätzlichen oder höheren Bestellvorschlägen.
Nachdem die Absatzplanung für eine langfristige Planung genutzt wird, werden
aktuelle Aufträge, Bestellungen und Lagerbestand im Absatzplanungslauf nicht
berücksichtigt.
6.2.1.4 Berücksichtigung der Absatzplanung in der Produktprogrammplanung

Die in der Absatzplanung (Bedarfsplanung, Beschaffungsplanung) erfassten
Mengenangaben können in der Produktprogrammplanung berücksichtigt werden.
Planzahlenverrechnungsschlüssel (in der Dispositionssteuerungsgruppe) und
Reduktionsprinzip (im Produktprogrammplan) steuern in diesem
Zusammenhang, ob und wie die Mengen der Absatzplanung bei der
Bedarfsberechnung reduziert werden sollen. Die Reduktion dient dazu, zu
verhindern, dass für die einzelnen Perioden der Bedarf aus Verkaufsaufträgen und
aus Absatzplanung parallel – also doppelt – berücksichtigt wird.

Die auf Azure Machine Learning basierende Bedarfsplanung, die aufgrund der
cloudbasierten Architektur verfügbar ist, ersetzt die mit Dynamics AX 2012 R3
eingeführte SQL Server Analysis Services-basierte Bedarfsplanung.
6.2.2 Einrichtung der Absatzplanung

Bevor die Absatzplanung in Dynamics 365 erfasst werden kann, muss die
entsprechende Einrichtung abgeschlossen sein.
6.2.2.1 Planzahlenmodelle
Planzahlenmodelle stellen die verschiedenen Planungsszenarios in Dynamics 365
dar. Um Zahlen in der Absatzplanung erfassen zu können, muss im Menüpunkt
Produktprogrammplanung> Einstellungen> Bedarfsplanung> Planzahlenmodelle
zumindest ein Planzahlenmodell eingerichtet.
Wenn Pläne auf unterer Ebene separat erfasst werden sollen (z.B. pro Region
gruppiert), können Planzahlenmodelle zweistufig angelegt werden. Für
zweistufige Modelle werden zunächst die Teilmodelle und das Hauptmodell
unabhängig voneinander angelegt. Anschließend werden im Hauptmodell die
zugehörigen Teilmodelle auf dem Register Teilmodell zugeordnet.
Der Schieber Gesperrt im Planzahlenmodell kann auf „Ja“ gesetzt werden, wenn
der Planungsprozess beendet ist und das betroffene Planzahlenmodell nicht mehr
verändert werden darf. Für die nächste Planung wird in diesem Fall ein neues
Planzahlenmodell benötigt.
6.2.2.2 Absatzpläne
Damit ein Planzahlenmodell als Berechnungsbasis im Planungslauf benutzt
werden kann, muss es einem Absatzplan zugeordnet werden. Die Ergebnisse des
Absatzplanungslaufs werden pro Absatzplan getrennt geführt.
Absatzpläne werden im Menüpunkt Produktprogrammplanung> Einstellungen>
Pläne> Absatzpläne verwaltet. Das Planzahlenmodell für einen Absatzplan wird auf
dem Register Allgemeines gewählt, wobei die Planung eines Hauptmodells alle
zugehörigen Teilmodelle automatisch beinhaltet. Auf dem Register Allgemeines
wird auch über entsprechende Schieber festgelegt, ob Bedarfsplanung und
Beschaffungsplanung im Absatzplanungslauf berücksichtigt werden sollen. Auf
dem Register Planungszeitraum in Tagen wird festgelegt, wie viele Tage der
Absatzplanungslauf in die Zukunft rechnen soll.
Abbildung 6-4: Auswahl des Planzahlenmodells für einen Absatzplan
6.2.2.3 Parameter und Artikelzuteilungsschlüssel

Als Grundvoraussetzung für die Nutzung der Planungsfunktionen müssen die
Planungsprozesse aktiviert sein, also der Schieber Alle Planungsprozesse deaktivieren
in den Produktprogrammplanungsparametern (Produktprogrammplanung>
Einstellungen> Parameter für Produktprogrammplanung) auf „Nein“ gesetzt sein. In
den Produktprogrammplanungsparametern wird auch der aktuelle Absatzplan
gewählt (Feld Aktuelle Absatzplanung), der als Vorschlagswert in der Abfrage des
Bruttobedarfs und im Absatzplanungslauf dient.
Dispositionssteuerungsgruppen bestimmen, wie der Artikelbedarf über Perioden
summiert wird, und sind damit eine weitere wesentliche Voraussetzung für die
Absatzplanung. Auf dem Register Sonstiges in der Dispositionssteuerungsgruppe
wird durch den Zeitraum für Absatzplanung festgelegt, für welchen Zeitraum die
Bedarfsberechnung im Absatzplanungslauf durchgeführt wird. Abschnitt 6.3.3
dieses Buchs enthält weitere Hinweise zur Dispositionssteuerungsgruppe.
Wenn die Absatzplanung nicht auf Ebene einzelner Artikel erfasst werden soll, ist
es durch die Nutzung von Artikelzuteilungsschlüsseln möglich, in der Planung
nur den Gesamtwert für eine Gruppe von Artikel einzutragen. Die Einrichtung der
Artikelzuteilungsschlüssel erfolgt im Formular Produktprogrammplanung>
Einstellungen> Bedarfsplanung> Artikelzuteilungsschlüssel, wo das Register
Artikelzuteilung die jeweiligen Artikelnummern mit ihrem Prozentanteil enthält.
Die Bedarfsplanungsparameter (Produktprogrammplanung> Einstellungen>
Bedarfsplanung> Bedarfsplanungsparameter) sind dann einzurichten, wenn die auf
Azure Machine Learning basierende Bedarfsplanung durchgeführt werden soll.
Als Voraussetzung für die Nutzung dieser Bedarfsplanung in Dynamics 365 wird
ein entsprechendes Konto für Azure Machine Learning benötigt.

Neben der auf Azure Machine Learning basierenden Bedarfsplanung ist der
Parameter zum Deaktivieren der Planungsprozesse neu in Dynamics 365.
6.2.3 Absatzplanung und Absatzplanungslauf

Absatzplanungszahlen können manuell erfasst (bzw. über die Office-Integration
aus Excel importiert) oder über Azure Machine Learning-Dienste erzeugt werden.
6.2.3.1 Manuelle Absatzplanung

Die Bedarfsplanung kann manuell im Formular Produktprogrammplanung>
Planung> Manueller Planungseintrag> Bedarfsplanungspositionen oder über die
Schaltfläche Bedarfsplanung (bzw. Planung) im Aktionsbereich von entsprechenden
Stammdatenformularen erfasst werden, beispielsweise im Formular für
freigegebene Produkte (Schaltfläche PLAN/Planung/Bedarfsplanung) oder im
Debitorenformular (Schaltfläche DEBITOR/Planung/Planung).
Abbildung 6-5: Planungszeile mit Periodenverteilung
Beim Erfassen von Zeilen in der Bedarfsplanung muss zunächst in der Spalte
Modell das gewünschte Planzahlenmodell ausgewählt werden. Sollen
unterschiedliche Planungsszenarien erfasst werden, kann in einer weiteren Zeile
das entsprechende andere Planzahlenmodell gewählt werden. In die Datumsspalte
wird der Beginn der jeweiligen Planperiode (z.B. Monat) eingetragen. Nach
Eintragen von Artikelnummer oder Artikelzuteilungsschlüssel können Menge und
Betrag (oder Menge und Verkaufspreis, wenn der Betrag auf Basis von Menge und
Preis gerechnet werden kann) in den entsprechenden Spalten erfasst werden. Soll
eine Zeile auf mehrere Perioden aufgeteilt werden, ist die Schaltfläche Planung
zuordnen in der Funktionsleiste des Registers Überblick zu betätigen und im
folgenden Dialog eine entsprechende Periodenaufteilung zu wählen
Das manuelle Erfassen der Bedarfsplanung kann durch die Sammelaktualisierung
(Schaltfläche Sammelaktualisierung auf dem Register Überblick) oder durch die
Excel-Integration vereinfacht werden. Für die Excel-Bearbeitung wird zunächst im
Aktionsbereich des Bedarfsplanungsformulars die Schaltfläche / Bedarfsplanung
in Excel bearbeiten betätigt. In Excel werden die Zeilen anschließend entsprechend
geändert oder hinzugefügt und über die Schaltfläche Veröffentlichen wieder in die
Bedarfsplanung in Dynamics 365 übernommen.
6.2.3.2 Azure Machine Learning-basierte Bedarfsplanung

Als Alternative zum manuellen Erfassen der Bedarfsplanung kann diese über
Azure Machine Learning-Dienste erzeugt werden. Die auf Azure Machine
Learning basierende Bedarfsplanung berechnet die Bedarfsplanung auf Basis des
bisherigen tatsächlichen Bedarfs, der aufgrund der Lagerbuchungen in
Dynamics 365 bestimmt werden kann.
Wenn die benötigten Artikelzuteilungsschlüssel und Bedarfsplanungsparameter
eingerichtet sind, kann der geplanten Bedarf im Formular Angepasste
Bedarfsplanung (Produktprogrammplanung> Planung> Bedarfsplanung> Angepasste
Planung) über die Schaltfläche Statische Grundplanung generieren berechnet werden.
Die berechneten Werte können bearbeitet und überschrieben werden, bevor sie
über die Schaltfläche Angepasste Bedarfsplanung autorisieren in die tatsächliche
Absatzplanung übernommen werden.
6.2.3.3 Beschaffungsplanung und Planzahlenergebnis

Falls eine Beschaffungsplanung für den Einkauf unabhängig von der
Bedarfsplanung erfasst werden soll, kann diese im Formular
Produktprogrammplanung> Planung> Beschaffungsplanpositionen oder über die
Schaltfläche Beschaffungsplanung (bzw. Planung) im Aktionsbereich des jeweiligen
Stammdatenformulars (freigegebene Produkte, Kreditoren) analog zur
Bedarfsplanung eingetragen werden. In Abhängigkeit von den jeweiligen
Einstellungen wird die Beschaffungsplanung im Absatzplanungslauf zusätzlich
zur Absatzplanung berücksichtigt.
Parallel zur Bedarfs- und Beschaffungsplanung kann in den jeweiligen Formularen
die Schaltfläche Planzahlenergebnis betätigt werden. Im Planzahlenergebnis wird
der Bedarfsverlauf je Artikel und Periode auf Basis von Bedarfs- und
Beschaffungsplanung dargestellt.
6.2.3.4 Absatzplanungslauf
Die Ergebnisse der Absatzplanung von Fertigerzeugnissen und Handelsware
können zur Vorbereitung von Produktion und Einkauf genutzt werden.
Der Absatzplanungslauf (Produktprogrammplanung> Planung> Absatzplanung) dient
dann dazu, Planungswerte auf untergeordneten Stücklistenebenen zu berechnen.
Im Abrufdialog zum Absatzplanungslauf ist dann ein Absatzplan zu wählen,
womit auch das zu berücksichtigende Planzahlenmodell bestimmt wird.
Die Ergebnisse des Absatzplanungslaufes können in der Bruttobedarfsabfrage
betrachtet werden, die im Formular für freigegebene Produkte über die untere
(zweite) Schaltfläche PLAN/Bedarfsverlauf im Aktionsbereich aufgerufen werden
kann. Der Vorschlagswert für den Absatzplan in der Bruttobedarfsabfrage ist der
Aktuelle Absatzplan aus den Produktprogrammplanungsparametern. Im
Auswahlfeld Plan der Bruttobedarfsabfrage kann aber auch ein anderer
Absatzplan gewählt werden.
Neben der Bruttobedarfsabfrage zeigt auch jede andere Abfrage von
Bedarfsverlauf und Bestellvorschlägen, beispielsweise die Bestellvorschläge unter
Produktprogrammplanung> Produktprogrammplanung> Bestellvorschläge, das Ergebnis
des Absatzplanungslaufes, wenn im Auswahlfeld Plan der jeweiligen Abfrage der
Absatzplan anstelle eines Produktprogrammplans gewählt wird.
6.2.3.5 Übertragung in Finanzplanung

Sollen die Ergebnisse der Absatzplanung (Bedarfs- und Beschaffungsplanung) in
der Finanzplanung genutzt werden, können die in der Absatzplanung erfassten
Werte in die Budgetierung übernommen werden. Die Übertragung wird dazu über
den Menüpunkt Budgetierung> Periodisch> Budgetplanung aus Bedarfsplanungen
generieren (bzw. Budgetplanung aus Beschaffungsplanung generieren) aufgerufen.

Übung 6.1 – Absatzplanungs-Einstellungen
Es wird eine Verkaufsplanung (Bedarfsplanung) für Ihre Produkte benötigt. Die
Planung soll hierbei in einem eigenen Planszenario eingetragen werden.
Legen Sie dazu ein Planzahlenmodell F-## (## = Ihre Benutzerkennung) ohne
Teilmodelle an. Im zweiten Schritt legen Sie einen Absatzplan Y-## an, der mit
Ihrem Planzahlenmodell verknüpft ist und in dem die Bedarfsplanung aktiviert ist.
Bei der Eintragung der Nummernkreise orientieren Sie sich an vorhandenen
Absatzplänen.
Übung 6.2 – Bedarfsplanung
Sie erwarten, dass Ihr Kunde aus Übung 4.1 in den kommenden drei Monaten am
Monatsersten jeweils 200 Stück Ihres Handelsartikels aus Übung 3.5 und 100 Stück
Ihres Fertigerzeugnisses aus Übung 5.2 bestellt.
Erfassen Sie diese Werte in einer Bedarfsplanung mit Ihrem Planzahlenmodell aus
Übung 6.1. Dann führen Sie einen Absatzplanungslauf mit Ihrem Absatzplan
durch und kontrollieren das Ergebnis des Planungslaufs.
6.3 Produktprogrammplanung
Die Produktprogrammplanung (auch „MRP“) in Dynamics 365 dient für die
kurzfristige Materialbedarfsberechnung und Kapazitätsplanung. Sie ist damit eine
Grundlage zur täglichen Arbeit in Einkauf, Produktionsplanung und Disposition.
Bei der Produktprogrammplanung werden Einrichtung, Stammdaten und
Bewegungsdaten aus allen betroffenen Bereichen berücksichtigt. In Abhängigkeit
von den jeweiligen Einstellungen umfasst dies den aktuellen Lagerbestand,
Einkaufsbestellungen, Produktionsaufträge, Verkaufsaufträge, Verkaufsangebote,
die aktuelle Absatzplanung, und Stammdaten aus Artikelstamm und Ressourcen.
Als Ergebnis der Produktprogrammplanung werden Bestellvorschläge als geplante
Einkaufsbestellungen, Produktionsaufträge, Kanbans und Umlagerungsaufträge
erzeugt. Aktivitätsmeldungen und berechnete Verzögerungen bilden die Basis für
Maßnahmen wie Terminverschiebung oder Änderung bestehender Bestellungen.
6.3.1 Grundlagen der Disposition
Abbildung 6-6: Elemente in der Produktprogrammplanung
Basis für die Produktprogrammplanung sind aktuelle Informationen zu

Lagerbestand und Lagerbuchungen (mit Aufträgen und Bestellungen) der Artikel
in allen Bereichen. Zusätzlich können Verkaufsangebote, genehmigte
6.3 Produktprogrammplanung 287
Bestellanforderungen, Angebotsanforderungen und die aktuelle Absatzplanung in

der Disposition berücksichtigt werden, wobei für den Bedarf aus der
Absatzplanung eine Reduktion (Planzahlenverrechnungsschlüssel und
Reduktionsprinzip) eingerichtet werden kann.
Auch die Produktprogrammplanung bietet wie die Absatzplanung die Möglichkeit
paralleler Planungsszenarien. Die Abbildung der Szenarien erfolgt in Form von
Produktprogrammplänen, die auch die Einstellungen für das jeweilige Szenario
enthalten. In diesen Einstellungen wird festgelegt, welche Bedarfselemente in der
Planung berücksichtigt werden und wie die Terminplanung erfolgen soll.
6.3.1.1 Planungsstrategien
Der Produktprogrammplanungslauf erfolgt normalerweise als Stapelverarbeitung
über alle Artikel jede Nacht automatisch. Das Ergebnis dieser Planung wird im
„statischen Produktprogrammplan“ gespeichert. Nachdem dieser
Produktprogrammplan normalerweise als Basis für die Arbeit in Einkauf und
Dispositionsabteilung dient, ist er auch der Vorschlagswert beim Öffnen von
Bestellvorschlägen.
In der Auftragsbearbeitung wird beim Abruf von Simulationen zur
Verfügbarkeitsprüfung ebenfalls ein Produktprogrammplanungslauf („lokal“, d.h.
unter isolierter Berechnung des betroffenen Artikels) durchgeführt. Das Ergebnis
dieser laufenden Simulationen ist im „dynamischen Produktprogrammplan“
enthalten.
In den Produktprogrammplanungsparametern können dementsprechend folgende
Planungsstrategien festgelegt werden:
 Einplanstrategie – Gemeinsamer Produktprogrammplan für Planung und
Simulation
 Zweiplanstrategie – Getrennte Produktprogrammpläne für Planung und
Simulation
Wird in den Produktprogrammplanungsparametern für den statischen und den
dynamischen Produktprogrammplan derselbe Plan eingetragen, spricht man von
einer Einplanstrategie. Laufende Simulationen im Vertrieb aktualisieren die
Bestellvorschläge in der Planung, was je nach betrieblichen Rahmenbedingungen
gewünscht oder nicht erwünscht ist.
Bei einer Zweiplanstrategie werden unterschiedliche Produktprogrammpläne
eingetragen. Im Nachtlauf wird der statische Plan normalerweise in den
dynamischen Plan kopiert, damit der aktuelle Plan als Basis für Simulationen
genutzt wird. Simulationen während des Tages bewirken keine Änderung der
Bestellvorschläge im statischen Plan, der in Einkauf und Disposition genutzt wird.
6.3.1.2 Entkopplungspunkt (Push/Pull Point)

In Abhängigkeit von Produkten und Produktstruktur können in einem
Unternehmen zwei grundlegend unterschiedliche Dispositionsstrategien
Anwendung finden:
 Bestandsorientiert („Make to Stock“) – Produktion und Beschaffung auf Basis
von Absatzplanung und historischem Bedarf
 Bedarfsorientiert („Make to Order“) – Produktion und Beschaffung auf Basis
von bestätigten Verkaufsaufträgen
Zusätzlich können hybride Strategien eingesetzt werden, beispielsweise eine
bestandsorientierte Disposition für Einkaufsteile und Halbfabrikate mit langer
Wiederbeschaffungszeit, und eine bedarfsorientierte Disposition für
Fertigerzeugnisse. In einer hybriden Strategie bestimmt der Entkopplungspunkt
(Push/Pull Point) die Ebene in der Produktstruktur, für die eine bestandsorientierte
Disposition (Push-Strategie, „Make to Stock“) vorgesehen ist.
In Dynamics 365 kann die Dispositionsstrategie durch Auswahl der
Dispositionssteuerungsgruppe für die einzelnen Artikel festgelegt werden (siehe
Abschnitt 6.3.3). Im Falle einer hybriden Dispositionsstrategie wird eine
Absatzplanung für Halbfabrikate erfasst, womit der Entkopplungspunkt bestimmt
wird. Das Reduktionsprinzip (Auswahlfeld Methode zur Reduzierung des
Planungsbedarfs) im Produktprogrammplan bestimmt, wie der Bedarf aus
Absatzplanung und aus tatsächlichen Transaktionen (Verkaufsaufträgen)
gegengerechnet werden. Nachdem für Halbfabrikate der tatsächliche Bedarf nicht
aus dem Verkauf, sondern aus übergeordneten Produktionsaufträgen resultiert,
sollte die Dispositionssteuerungsgruppe von Halbfabrikaten bei einer hybriden
Dispositionsstrategie so gewählt werden, dass alle Buchungen – somit auch der
Komponentenbedarf aus Produktionsaufträgen – berücksichtigt werden. In der
Dispositionssteuerungsgruppe ist die benötigte Einstellung im Auswahlfeld
Planungswert verringern um zu finden.
6.3.1.3 Produktprogrammplanung und Bestellvorschläge

Im Produktprogrammplanungslauf werden Bestellvorschläge für geplante
Einkaufsbestellungen, geplante Produktionsaufträge, geplante Kanbans und
geplante Umlagerungsaufträge auf Basis des errechneten Artikelbedarfs und der
gewählten Einstellungen erzeugt. In Abhängigkeit vom Planungsprinzip (siehe
Abschnitt 6.3.4) werden im Zuge des Produktprogrammplanungslaufs alle
Bestellvorschläge gelöscht, die nicht im Status „Genehmigt“ sind.
Die Bestellvorschläge können anschließend überprüft und bearbeitet werden. Aus
dem Bearbeitungsformular erfolgt dann auch die Umwandlung in Bestellungen,
Produktionsaufträge, Kanbans und Umlagerungsaufträge.
6.3.2 Einrichtung der Produktprogrammplanung

Bevor die Produktprogrammplanung durchgeführt werden kann, muss die
entsprechende Einrichtung abgeschlossen sein.
6.3.2.1 Produktprogrammpläne
Ein Produktprogrammplan kann als Szenario betrachtet werden, in dem eine
Bedarfsberechnung unabhängig von anderen Szenarien durchgeführt werden
kann. Abhängig davon, ob eine Einplanstrategie oder eine Zweiplanstrategie
genutzt wird, werden ein oder zwei Produktprogrammpläne parallel bearbeitet.
Für Simulationszwecke können weitere Produktprogrammpläne eingerichtet
werden.
Die Verwaltung der Produktprogrammpläne erfolgt im Menüpunkt
Produktprogrammplanung> Einstellungen> Pläne> Produktprogrammpläne. In den
einzelnen Produktprogrammplänen wird durch Schieber auf dem Register
Allgemeines eingestellt, welche der folgenden Elemente in der Planung
berücksichtigt werden:
 Verfügbarer Lagerbestand
 Lagerbuchungen – D.h. offene Aufträge und Bestellungen
 Verkaufsangebote – Abhängig von der Wahrscheinlichkeit der Beauftragung
 Angebotsanforderungen – Aus der Beschaffung
 (Bestell-)Anforderungen – Genehmigte Bestellanforderungen mit dem
Anforderungszweck „Wiederbeschaffung“ werden berücksichtigt
 Haltbarkeitsdatum – Für chargengeführte Artikel
 Anschlusspläne – Betrifft Funktionen im Einzelhandel (Retail)
 Absatzplanung – Bedarfs-/Verkaufsplanung und Beschaffungsplanung
Wenn Verkaufsangebote in einem Plan berücksichtigt werden, kann zusätzlich
festgelegt werden, wie hoch die Wahrscheinlichkeit der Beauftragung sein muss,
damit ein Angebot tatsächlich als Bedarf gilt. Die Beauftragungswahrscheinlichkeit
wird hierbei in der Verkaufschance festgelegt, die dem Angebot zugeordnet ist.
Zur Berücksichtigung der Absatzplanung kann das gewünschte Planzahlenmodell
im Produktprogrammplan eingetragen werden. Über das Reduktionsprinzip
(Auswahlfeld Methode zur Reduzierung des Planungsbedarfs) kann hierbei eine
Verringerung der Absatzplanzahlen definiert werden. Das Reduktionsprinzip
dient dazu, den aktuellen Bedarf aus Verkaufsaufträgen den Absatzplanzahlen
gegenüberzustellen um zu vermeiden, dass durch Addieren beider Bedarfe eine zu
große Beschaffungsmenge berechnet wird. Wenn sich das gewählte
Reduktionsprinzip auf Planzahlenverrechnungsschlüssel bezieht, müssen
Planzahlenverrechnungsschlüssel angelegt und in die betroffenen
Dispositionssteuerungsgruppen auf dem Register Sonstiges eingetragen werden.
Abbildung 6-7: Bearbeiten eines Produktprogrammplans
Auf dem Register Allgemeines im Formular Produktprogrammplan befindet sich auch

die Einstellung, ob für die im Produktprogrammplanungslauf erstellten geplanten
Produktionsaufträge eine Grobterminierung oder eine Feinterminierung (siehe
Abschnitt 5.4.3) durchgeführt werden soll. Neben anderen Einstellungen zur
Terminplanung von geplanten Produktionsaufträgen kann auch festgelegt werden,
ob eine begrenzte Kapazität berücksichtigt werden soll.
Auf dem Register Planungszeitraum in Tagen kann definiert werden, ob die zu den
einzelnen Artikeln in Dispositionssteuerungsgruppe oder Artikeldeckung
eingestellten Zeithorizonte durch entsprechende Einstellungen im
Produktprogrammplan übersteuert werden sollen.
Auf dem Register Berechnete Verzögerungen wird festgelegt, ob Bestellvorschläge
auf einen Termin verschoben werden dürfen, der nach dem verursachenden
Bedarfstermin liegt. Diese Verschiebung wird dann vorgenommen, wenn es nicht
möglich ist, den Bedarf zeitgerecht zu befriedigen – beispielsweise, weil er vor dem
heutigen Tag liegt.
6.3.2.2 Parameter zur Produktprogrammplanung

Die Parameter für die Produktprogrammplanung werden im Menüpunkt
Produktprogrammplanung> Einstellungen> Parameter für Produktprogrammplanung
verwaltet. Als Voraussetzung für die Nutzung der Produktprogrammplanung

muss hier der Schieber Alle Planungsprozesse deaktivieren auf „Nein“ gesetzt sein.
Eine weitere wesentliche Parametereinstellung betrifft die Planungsstrategie: Für
eine Einplanstrategie wird im Feld Aktueller statischen Produktprogrammplan und
Aktueller dynamischen Produktprogrammplan derselbe Plan ausgewählt.
Für eine Zweiplanstrategie werden unterschiedliche Pläne eingetragen.
Normalerweise wird in diesem Fall auch der Schieber zum Kopieren des statischen
in den dynamischen Produktprogrammplan auf „Ja“ gesetzt, um beim
Produktprogrammplanungslauf den Simulationsplan („dynamischer Plan“) auf den
Stand des Basis-Dispositionsplans („statischer Plan“) zurückzusetzen.
6.3.2.3 Planungseinstellungen zum Lagerort

Wenn Bestände eines Lagerorts (beispielsweise Kommissionslager beim Kunden)
in der Planung nicht berücksichtigt werden sollen, kann in der Lagerortverwaltung
(Lagerverwaltung> Einstellungen> Lageraufschlüsselung> Lagerorte) auf dem Register
Produktprogrammplanung der Schieber Manuell auf „Ja“ gesetzt werden.
Zusätzlich kann im Lagerortformular eingetragen werden, ob ein Lager von einem
anderen Lager (Auffülllagerort) aufgefüllt werden soll. Umlagerungsvorschläge
werden allerdings nur für die Artikel erzeugt, deren Lagerdimensionsgruppe eine
Bedarfsberechnung pro Lagerort (Spalte Disposition nach Dimensionen) vorsieht.
6.3.3 Dispositionssteuerungsgruppe und Artikeldeckung

Dispositionssteuerungsgruppen und Einstellungen am Artikel steuern die
Berechnung von Bestellmengen (Losgrößen) und Terminen im Planungslauf.
6.3.3.1 Dispositionsverfahren
Eine zentrale Einstellung zur Produktprogrammplanung bildet das Auswahlfeld
Dispositionsverfahren in der Dispositionssteuerungsgruppe. Dieses bestimmt, wie
Bedarfe zu einem Bestellvorschlag zusammengefasst werden.
Abbildung 6-8: Dispositionsverfahren in Dynamics 365

Hierbei werden folgende Dispositionsverfahren unterstützt (vgl. Abbildung 6-8):

 Periode – Sammeln der Bedarfe über das Sammelbedarfsintervall in der
Dispositionssteuerungsgruppe
 Einzelbedarf – Jeder Bedarf erzeugt einen eigenen Bestellvorschlag
 Min./Max. – Auffüllen auf Maximalbestand nach Unterschreiten des
Mindestlagerbestands
 Manuell – Bestellvorschlag wird nicht erzeugt
Das Auslösen eines Bestellvorschlags erfolgt durch das Unterschreiten des
Mindestlagerbestands (oder des Nullbestands, wenn kein Mindestlagerbestand
definiert ist).
6.3.3.2 Verwalten von Dispositionssteuerungsgruppen

Die Dispositionssteuerungsgruppe (Produktprogrammplanung> Einstellungen>
Disposition> Dispositionssteuerungsgruppen) bestimmt das Dispositionsverfahren und
weitere Einstellungen zur Berechnung von Losgrößen und Lieferterminen. Für das
Dispositionsverfahren „Periode“ wird im Feld Sammelbedarfsintervall angegeben, wie
viele Tage mit Bedarf durch einen Bestellvorschlag gedeckt werden sollen.
Das Feld Positive Tage auf dem Register Allgemeines bestimmt den Zeitraum, über
den der aktuelle Lagerbestand berücksichtigt wird. Je nach Auftragsverlauf sollte
dieser der Wiederbeschaffungszeit oder dem Planungshorizont entsprechen.
Abbildung 6-9: Wahl des Dispositionsverfahrens in der Dispositionssteuerungsgruppe

Der Planungszeitraum auf dem Register Allgemeines und die Zeitraum-

Einstellungen auf dem Register Sonstiges bestimmen hierbei die Perioden, die im
Planungslauf berücksichtigt werden. Der entsprechende Zeitraum bewegt sich je
nach Wiederbeschaffungszeit und Planungsstrategie im Bereich von Wochen oder
Monaten.
Eine wesentliche Einstellung auf dem Register Sonstiges ist der Sofortanlagezeitraum:
Für Bedarfe in diesem Zeitraum wird kein Bestellvorschlag erzeugt, sondern sofort
eine tatsächliche Einkaufsbestellung beim Hauptlieferanten oder Lieferanten laut
Handelsvereinbarung (falls die Suche von Handelsvereinbarungen in den
Produktprogrammplanungsparametern aktiviert ist). Für Eigenfertigungsteile
wird ein Produktionsauftrag angelegt.
6.3.3.3 Einstellungen zur Absatzplanung

Auf dem Register Sonstiges der Dispositionssteuerungsgruppe sind auch die Felder
Zeitraum für Absatzplanung und Planzahlenverrechnungsschlüssel zur
Berücksichtigung der Absatzplanung enthalten.
Planzahlenverrechnungsschlüssel (Produktprogrammplanung> Einstellungen>
Disposition> Planzahlenverrechnungsschlüssel) steuern Zeitraum und Prozentsätze für
die Berücksichtigung von Absatzplanungszahlen in der
Produktprogrammplanung. Als Voraussetzung für die Berücksichtigung des in der
Dispositionssteuerungsgruppe eingetragenen Planzahlenverrechnungsschlüssels
muss im Produktprogrammplan ein entsprechendes Reduktionsprinzip
eingetragen sein.
Das Reduktionsprinzip (Auswahlfeld Methode zur Reduzierung des Planungsbedarfs)
im Produktprogrammplan bestimmt, wie die Planzahlen aus der Absatzplanung
bei der Bedarfsberechnung reduziert werden sollen. Wird eine Absatzplanung auf
Ebene von Halbfabrikaten erfasst (Entkopplungspunkt in hybrider
Dispositionsstrategie, siehe Abschnitt 6.3.1), sollte die Reduktion nicht nur den
direkten Bedarf aus Verkaufsaufträgen, sondern für Halbfabrikate auch den
abgeleiteten Bedarf berücksichtigen. Zu diesem Zweck kann im Auswahlfeld
Planungswert verringern um der Dispositionssteuerungsgruppe die Option „Alle
Buchungen“ gewählt werden.
6.3.3.4 Einstellungen zu berechneten Verzögerungen und Aktivitätsmeldungen

Aktivitätsmeldungen werden auf dem Register Aktivität der
Dispositionssteuerungsgruppe aktiviert. Sie sind Systemvorschläge zum Anpassen
von tatsächlichen oder geplanten Einkaufsbestellungen und Produktionsaufträgen.
Sie haben den Zweck, Anpassungen vorzuschlagen, die nicht automatisch
durchgeführt werden können (beispielsweise das Verschieben einer Bestellung mit
einem zu frühen Liefertermin) und sollen bei der Optimierung von Bestellmengen
und Terminen helfen. Im Gegensatz zu berechneten Verzögerungen handelt es sich
bei den Aktivitätsmeldungen um Optimierungsvorschläge. Die Verfügbarkeit ist

auch dann gegeben, wenn Aktivitätsmeldungen nicht beachtet werden.
Im Gegensatz zu Aktivitätsmeldungen weisen berechnete Verzögerungen auf
Probleme hin, die zu Terminüberschreitungen führen. Eine berechnete
Verzögerung tritt dann auf, wenn für einen benötigten Artikel die
Wiederbeschaffungszeit über alle Stücklistenebenen einen Bedarfstermin vor dem
heutigen Datum bewirkt, womit eine Verzögerung verursacht wird.
Falls sowohl Aktivitätsmeldungen als auch berechnete Verzögerungen aktiviert
sind, sollte im Aktivitäts-Parameter Basisdatum die Option „Verzögerte Frist“
gewählt werden, um Aktivitäten ausgehend von der tatsächlichen Verfügbarkeit
und nicht vom ursprünglichen – nicht mehr erfüllbaren – Bedarfsdatum zu planen.
6.3.3.5 Zuordnung der Dispositionssteuerungsgruppe

Die Zuordnung der Dispositionssteuerungsgruppen als Basis für die
Produktprogrammplanung kann auf drei Ebenen erfolgen. Im Planungslauf wird
die für die Bedarfsdeckung eines Artikels relevante Dispositionssteuerungsgruppe
in folgender Reihenfolge bestimmt:
 Artikeldeckung – Auf dem Register Überblick in der Artikeldeckung (Aufruf:
Schaltfläche PLAN/Planungshorizont/Artikeldeckung im freigegebenen Produkt)
 Freigegebenes Produkt – Auf dem Register Plan im freigegebenen Produkt
 Produktprogrammplanungsparameter – Im Auswahlfeld Allgemeine
Dispositionssteuerungsgruppe auf dem Register Allgemeines
Die Dispositionssteuerungsgruppe bestimmt, wie Losgrößen berechnet werden.
Nachdem die Losgrößenbestimmung vom Lagerwert und von der
Wiederbeschaffungszeit der Artikel abhängig ist, sollten Artikel mit ähnlichen
Eigenschaften in Dispositionssteuerungsgruppen zusammengefasst werden.
6.3.3.6 Einstellungen in Dimensionsgruppen

In Lagerdimensionsgruppe und Rückverfolgungsangabengruppe kann festgelegt
werden, auf welcher Ebene die Disposition erfolgt. Wenn beispielsweise eine
getrennte Disposition für Lagerorte eingerichtet ist, wird in der
Produktprogrammplanung der Bedarf auf Ebene von Lagerorten berechnet.
Die Dimensionsgruppen können in den Formularen der Menüknotens
Produktinformationsverwaltung> Einstellungen> Dimensions- und Variantengruppen
geöffnet werden (siehe Abschnitt 7.2.2). In der Lagerdimensionsgruppe und der
Rückverfolgungsangabengruppe wird dann über das Kontrollkästchen in der
Spalte Disposition nach Dimensionen bestimmt, welche Dimensionen getrennt
disponiert werden. Produktdimensionen und die Dimension Standort werden
immer getrennt disponiert.
6.3.3.7 Artikeldeckung
Im Artikelstamm ist die Artikeldeckung neben der Dispositionssteuerungsgruppe
und den Dimensionsgruppen eine weitere für die Disposition wichtige Einstellung.
Die Artikeldeckung wird im Formular für freigegebene Produkte über die
Schaltfläche PLAN/Planungshorizont/Artikeldeckung aufgerufen und ermöglicht die
Eintragung von Mindestlagerbestand und – abhängig vom Dispositionsverfahren –
Maximalbestand. Je nach Dimensionsgruppen des Artikels und den Einstellungen
zur Disposition nach Dimensionen in der jeweiligen Dimensionsgruppe kann die
Artikeldeckung pro Standort, Lagerort, oder auch auf Ebene anderer Dimensionen
(z.B. Varianten) eingetragen werden.
Auf dem Register Allgemeines in der Artikeldeckung kann eine von den
Einstellungen im Artikelstamm abweichende Dispositionssteuerungsgruppe
eingetragen werden, beispielsweise für die abweichende Disposition einer
Variante (zuerst ist dazu das Kontrollkästchen Bestimmte Einstellungen verwenden
oberhalb zu markieren). Zudem kann hier ein abweichender Hauptlieferant und
Bestellvorschlagstyp eingetragen werden – zum Beispiel, wenn ein Artikel im
Normalfall intern produziert wird, aber für einen bestimmten Standort davon
abweichend eingekauft werden soll.
Wird ein Mindestbestand eingetragen, kann über das Feld Mindestbestandsfaktor
auf dem Register Allgemeines ein Schlüssel für einen saisonalen Verlauf des
Mindestbestands ausgewählt werden. Die Ergebnisse der saisonalen Berechnung
können dann auf dem Register Min/Max kontrolliert werden.
Mindestbestandsfaktoren werden im Menüpunkt Produktprogrammplanung>
Einstellungen> Disposition> Minimum-/Maximumschlüssel angelegt und ermöglichen
die Eintragung eines Faktors pro Periode.
6.3.4 Produktprogrammplanungslauf und Bestellvorschläge

Der Produktprogrammplanungslauf dient zum Erstellen von Bestellvorschlägen in
Form von geplanten Produktionsaufträgen, geplanten Einkaufsbestellungen und
geplanten Umlagerungsaufträgen auf Basis der gewählten Dispositions-
Einstellungen. Der Aufruf des Planungslaufs erfolgt hierbei in zwei
unterschiedlichen Situationen:
 Lokaler Planungslauf – Verfügbarkeitsprüfung, z.B. in Auftragsposition
 Globaler Planungslauf – Regelmäßige Disposition über alle Artikel
6.3.4.1 Globaler Planungslauf

Im globalen Planungslauf werden – im Normalfall täglich – aktuelle Vorschläge für
Einkaufsbestellungen, Produktionsaufträge und Umlagerungen erzeugt. Aufgrund
der Serverbelastung durch die umfangreichen Rechenoperationen wird der
Planungslauf üblicherweise nicht untertags durchgeführt, sondern als
Stapelverarbeitung in der Nacht.
Der Planungslauf wird über den Menüpunkt Produktprogrammplanung>

Produktprogrammplanung> Ausführen> Produktprogrammplanung oder die
entsprechende Kachel im Arbeitsbereich Produktprogrammplanung aufgerufen. Im
Dialog zum Planungslauf wird der Produktprogrammplan ausgewählt, für den die
Berechnung stattfinden soll. Im Normalfall ist dies der für die Disposition gültige
aktuelle statische Produktprogrammplan Plan. Der dynamischen Plan muss nicht
in einem eigenen Planungslauf berechnet werden, wenn die Option Automatisch
kopieren in den Produktprogrammplanungsparametern aktiviert ist.
Für die Planungsmethode können folgende Varianten im Dialog ausgewählt werden:
 Neu erzeugen – Komplette Neuberechnung und Löschen aller bestehenden,
nicht genehmigten Bestellvorschläge.
 Nettoveränderung – Erstellen von Aktivitätsmeldungen und berechneten
Verzögerungen für alle Bedarfe, Bestellvorschläge eingeschränkt auf
neue/geänderte Bedarfe.
 Nettoveränderung minimiert – Wie Nettoveränderung, Aktivitätsmeldungen
und berechnete Verzögerungen aber eingeschränkt auf neue/geänderte Bedarfe.
Wird der Abruf für den statischen Plan durchgeführt, ist die Planungsmethode
„Neu erzeugen“ im Dialog fix eingestellt. Wenn geänderte Einstellungen (z.B.
Mindestlagerbestand) berücksichtigt werden müssen, sollte aber auch für andere
Pläne die Option „Neu erzeugen“ im globalen Planungslauf gewählt werden.
6.3.4.2 Lokaler Planungslauf

Im Unterschied zum globalen Planungslauf wird der lokale Planungslauf jeweils
für einen einzelnen Artikel aufgerufen, um Verfügbarkeit und mögliche
Liefertermine zu prüfen. Der Abruf erfolgt aus dem Bedarfsverlaufsformular, das
über die obere (erste) Schaltfläche PLAN/Bedarfsverlauf im Aktionsbereich der
freigegebenen Produkte oder über die Schaltfläche Produkt und Beschaffung/
Bedarfsverlauf in der Funktionsleiste von Auftragspositionen und Bestellpositionen
geöffnet werden kann.
Das Bedarfsverlaufsformular zeigt zunächst das Ergebnis des letzten
Planungslaufs für den dynamischen Produktprogrammplan. Bei einer
Einplanstrategie ist dieser gleich dem in der Disposition verwendeten statischen
Plan. Dies gilt auch für eine Zweiplanstrategie mit aktiviertem Planungsparameter
Automatisch kopieren, solange noch keine Simulationen im dynamischen Plan oder
Änderungen wie das Umwandeln von Bestellvorschlägen im statischen Plan
stattgefunden haben.
Über die Schaltfläche Aktualisieren/Produktprogrammplanungslauf im Aktionsbereich
des Bedarfsverlaufsformulars wird der lokale Planungslauf aufgerufen und der
dynamische Produktprogrammplan eingeschränkt auf den aktuellen Artikel und
allfällige – zur Produktion des Artikels benötigte – Teile aktualisiert. Hierbei ist zu
berücksichtigen, dass speziell hinsichtlich der Belegung von Kapazitäten nicht alle
Abhängigkeiten zum Bedarf aus anderen Aufträgen berücksichtigt werden.
6.3.4.3 Berechnete Verzögerungen und Aktivitätsmeldungen

Wenn berechnete Verzögerungen (zeigen Terminüberschreitungen) und
Aktivitätsmeldungen (zeigen Optimierungsvorschläge) in der jeweiligen
Dispositionssteuerungsgruppe aktiviert sind, werden im Planungslauf
entsprechende Meldungen erzeugt. Diese Meldungen werden in den
entsprechenden Spalten in den Bestellvorschlägen gezeigt.
Die Listenseite Produktprogrammplanung> Produktprogrammplanung> Berechnete
Verzögerungen (auch als Kachel im Arbeitsbereich Produktprogrammplanung) zeigt
eine Liste aller berechneten Verzögerungen für den im Auswahlfeld Plan
gewählten statischen oder dynamischen Plan. Über die Schaltfläche BERECHNETE
VERZÖGERUNGEN/Offen/Referenz im Aktionsbereich kann hier der betroffene
Auftrag geöffnet und angepasst werden.
Eine Liste der Aktivitätsmeldungen ist in der Listenseite Produktprogrammplanung>
Produktprogrammplanung> Aktivitäten> Aktivitäten enthalten (auch als Kachel im
Arbeitsbereich Produktprogrammplanung). Nach Auswahl des gewünschten Plans
(Auswahlfeld Plan) kann ein zugehöriger Auftrag mittels Klick auf die als Link in
der Spalte Nummer gezeigte Auftragsnummer geöffnet werden. Im Aktionsbereich
des Aktivitätsmeldungsformulars ist die Schaltfläche Aktivität übernehmen
enthalten, über die die vorgeschlagene Aktivität (z.B. „Termin verschieben“) sofort
durchgeführt wird. Die Schaltfläche Aktivitätsdiagramm im
Aktivitätsmeldungsformular öffnet ein Diagramm, in dem die Abhängigkeiten
zwischen zusammengehörigen Aktivitätsmeldungen ersichtlich sind.
6.3.4.4 Bestellvorschläge
Durch den Produktprogrammplanungslauf werden Bestellvorschläge erstellt, die
in der Listenseite Produktprogrammplanung> Produktprogrammplanung>
Bestellvorschläge und in der Arbeitsbereichsseite Produktprogrammplanung (Liste
Dringend sowie weitere Listen) bearbeitet werden können. Im Auswahlfeld Plan in
Listenseite und Arbeitsbereich kann der für die Disposition maßgebliche statische
Plan, der dynamische Plan, oder ein alternatives Plan-Szenario zur Anzeige der
entsprechenden Bestellvorschläge gewählt werden.
Die Bestellvorschlagsseite im Produktprogrammplanungsmenü und der
Arbeitsbereich Produktprogrammplanung zeigen sowohl Vorschläge für
Einkaufsbestellungen als auch geplante Produktions- und Umlagerungsaufträge,
wobei der Auftragstyp ist in der Spalte Referenz ersichtlich ist. Im Gegensatz dazu
wird in der Beschaffung (Beschaffung> Bestellungen> Geplante Einkaufsbestellungen>
Geplante Einkaufsbestellungen) auf Vorschläge für Einkaufsbestellungen gefiltert, in
der Produktion zeigt das Formular Produktionssteuerung> Produktionsaufträge>
Geplante Produktionsaufträge nur Produktionsvorschläge.
Abbildung 6-10: Bearbeiten von Bestellvorschlägen
Falls ein benötigter Termin gemäß Planrechnung nicht eingehalten werden kann
und der Schieber Die berechnete Verzögerung zum Bedarfsdatum hinzufügen für den
jeweiligen Auftragstyp auf dem Register Berechnete Verzögerungen des gewählten
Produktprogrammplans auf „Ja“ gesetzt ist, zeigt das Lieferdatum im
Bestellvorschlag das frühestmögliche Datum. Der eigentlich benötigte Termin wird
dann in der Spalte Angefordertes Datum gezeigt.
In der Bestellvorschlagsseite werden neben Liefertermin und Bestellmenge in
eigenen Spalten Aktivitätsmeldungen und berechnete Verzögerungen gezeigt. Im
Bestellvorschlags-Detailformular, das durch Klick auf eine als Link in der Spalte
Nummer gezeigte Bestellvorschlagsnummer geöffnet wird, werden entsprechende
Detailmeldungen auf dem Register Aktivität bzw. Verzögerungen gezeigt. Das
Register Bedarfsverursacher im Detailformular zeigt den Bedarf, der durch den
jeweiligen Bestellvorschlag gedeckt werden soll – beispielweise Verkaufsaufträge,
Stücklistenpositionen von Produktionsaufträgen, ein Sicherheitslagerbestand oder
ein aus der Absatzplanung abgeleiteter Bedarf.
6.3.4.5 Umwandeln von Bestellvorschlägen

Im Bestellvorschlags-Detailformular können Lieferdatum und Bestellmenge auf dem
Register Geplante Lieferung überschrieben werden. Für Einkaufsbestellungen muss
im Feld Kreditor eine Lieferantennummer eingetragen sein. Wenn der
Bestellvorschlag als zusätzliche Position in eine bestehende Bestellung
übernommen werden soll, kann diese im Feld Bestellnummer gewählt werden.
Falls die Statusverwaltung für Bestellvorschläge genutzt wird, kann der Status
eines Vorschlags über die Schaltfläche Genehmigen oder BESTELLVORSCHLAG/
Bearbeiten/Status ändern geändert werden, im Detailformular alternativ auch durch
direktes Ändern im Auswahlfeld Status auf dem Register Allgemeines. Genehmigte
Bestellvorschläge werden durch den Planungslauf nicht mehr automatisch
geändert oder gelöscht.
Nach Markieren der betroffenen Bestellvorschläge in der Bestellvorschlags-
Listenseite (oder im Arbeitsbereich Produktprogrammplanung) können diese über
die Schaltfläche Vorschlagsumwandlung in Einkaufsbestellungen,

Produktionsaufträge und Umlagerungsaufträge umgewandelt werden. Geplante
Einkaufsbestellungen können alternativ auch über die Schaltfläche
BESTELLVORSCHLAG/Verwalten/Ändern in/Angebotsanforderung zum Einholen von
Angeboten in Angebotsanforderungen umgewandelt werden (vgl. Abschnitt 3.8.3).
Beim Umwandeln von geplanten Produktionsaufträgen bestimmt das Feld
Geforderter Produktionsstatus auf dem Register Sonstiges der jeweiligen
Dispositionssteuerungsgruppe den Status des erzeugten Produktionsauftrags. Der
Genehmigungsstatus umgewandelter Einkaufsbestellungen wird – unabhängig
von den Einstellungen zum Änderungsmanagement von Einkaufsbestellungen –
immer sofort auf „Genehmigt“ gesetzt“.
Ein Protokoll der Umwandlungs-Aktivitäten ist in der Genehmigungshistorie
(Produktprogrammplanung> Abfragen und Berichte> Produktprogrammplanung>
Umwandlungshistorie) zu sehen.
Abgesehen von der Bestellvorschlags-Listenseite bietet auch der Arbeitsbereich
Produktprogrammplanung die Möglichkeit, Bestellvorschläge zu bearbeiten und
umzuwandeln.
6.3.4.6 Nettobedarf und Stücklistenauflösung

Um einen Überblick über den Bedarfsverlauf zu einem Bestellvorschlag zu
erhalten, kann im Bestellvorschlagsformular die Schaltfläche
ANSICHT/Bedarf/Bedarfsprofil betätigt werden. Dieser Aufruf öffnet das
Bedarfsverlaufsformular (gefiltert auf den gewählten Plan), das zur Anzeige der
Verfügbarkeit auch aus Auftragszeilen oder freigegebenem Produkt geöffnet
werden kann. Es bietet einen Überblick über Bestand, Bestellvorschläge und
Aufträge und erlaubt es dadurch, den gerade bearbeiteten Bestellvorschlag zu
beurteilen.
Die Schaltfläche ANSICHT/Bedarf/Simultanplanungszeitraum im Aktionsbereich des
Bestellvorschlagsformulars öffnet eine Abfrage, die die Verfügbarkeit zum
gewählten Vorschlag über alle Stücklistenebenen zeigt. Die in dieser Abfrage
gezeigten Felder können über die Schaltfläche Einstellungen im Aktionsbereich
gewählt werden.
Die Schaltfläche Ansicht der Stücklistenauflösung im Aktionsbereich der Abfrage
bestimmt die Richtung der Auflösung. Wird hier die Option „Abwärts“ gewählt,
werden für ein Fertig- oder Halbfertigerzeugnis alle Stücklistenebenen bis zum
Rohmaterial mit der jeweiligen Verfügbarkeit gezeigt. Wird die Option „Aufwärts“
gewählt, kann für eine untere Stücklistenebene die Teileverwendung und ihre
Verfügbarkeit betrachtet werden.
Abbildung 6-11: Simultanplanungszeitraum mit mehrstufiger Verfügbarkeit
Bei einer Neuberechnung der Planung über die Schaltfläche Aktualisieren im

Aktionsbereich des Simultanplanungszeitraums wird ein Dialog gezeigt, in dem
der Schieber Ablaufverfolgung protokollieren auf „Ja“ gesetzt werden kann um ein
Protokoll des Planungslaufes zu erzeugen. Dieses Protokoll kann dann auf dem
Register Erläuterung des Simultanplanungszeitraums abgefragt werden.
6.3.4.7 Beschaffungsplanformular
Das Beschaffungsplanformular bietet einen Überblick von zukünftigem Bedarf und
Beschaffung – gleich wie der Bedarfsverlauf, aber zusammengefasst pro Periode
und Transaktionstyp. Als Voraussetzung für die Nutzung des
Beschaffungsplanformulars müssen Periodenvorlagen (Organisationsverwaltung>
Einstellungen> Kalender> Periodenvorlagen) angelegt werden, in denen die
Periodendefinitionen auf dem Register Perioden frei gewählt werden können.
Beim Öffnen des Beschaffungsplanformulars im Produktprogrammplanungsmenü
(Produktprogrammplanung> Produktprogrammplanung> Beschaffungsplan) wird
zunächst ein Dialog geöffnet, in dem Plan (zur Anzeige von Bestellvorschlägen),
Periodenvorlage, Artikelnummer oder Artikelzuteilungsschlüssel, sowie optional
Standort und Lagerort zu wählen sind. Das Beschaffungsplanformular kann auch
von vielen anderen Formularen aus über eine entsprechende Schaltfläche geöffnet
werden – z.B. die Schaltfläche PLAN/Anzeigen/Beschaffungsplan im freigegebenen
Produkt oder die Schaltfläche Abfragen/Beschaffungsplan in der Funktionsleiste des
Bedarfsverlaufs.
Abbildung 6-12: Abfrage der Einkaufsbestellungen im Beschaffungsplan
Im Beschaffungsplanformular werden die Details zu Bedarf und Beschaffung nach

Auswahl einer Zelle in einer Periode und Klick auf die Schaltfläche Erweitern (dann
Reduzieren) auf zusätzlichen Registern weiter unten gezeigt. Über die Schaltfläche
Produktprogrammplanung kann ein lokaler Produktprogrammplanungslauf
ausgeführt werden. Die Schaltfläche Neu bietet die Möglichkeit, Bestellvorschläge
oder Bestellungen direkt vom Beschaffungsplanformular aus anzulegen.

Abgesehen von Änderungen einzelner Bezeichnungen
(„Verfügbarkeitsmeldungen“ werden durch „Berechnete Verzögerungen“ ersetzt)
sind der Arbeitsbereich Produktprogrammplanung, die Umwandlungshistorie

und der Parameter zum Deaktivieren der Produktprogrammplanung neu.

Übung 6.3 – Min./Max. Verfahren
Ihr Fertigerzeugnis I-##-F (## = Ihre Benutzerkennung) aus Übung 5.2 soll nach
einem Min/Max-Verfahren disponiert werden. Wählen Sie dazu im freigegebenen
Produkt eine entsprechende Dispositionssteuerungsgruppe. In der Artikeldeckung
tragen Sie einen Mindestlagerbestand von 500 Stück und einen Maximalbestand
von 1000 Stück ein.
Dann öffnen Sie vom Artikelstamm aus den Bedarfsverlauf und führen im
Bedarfsverlauf einen lokalen Produktprogrammplanungslauf durch. Kontrollieren
Sie das Ergebnis. Anschließend ändern Sie den Mindestlagerbestand in der
Artikeldeckung auf ein Stück und rufen den Produktprogrammplanungslauf ein
zweites Mal auf. Können Sie das Ergebnis erklären?
Übung 6.4 – Verfahren nach Periode
Das Dispositionsverfahren für Ihr Fertigerzeugnis I-##-F aus Übung 5.2 wird
geändert, es soll nun eine Bedarfssammlung nach Periode stattfinden. Wählen Sie
im freigegebenen Produkt eine entsprechende Dispositionssteuerungsgruppe und
löschen Sie den Datensatz mit der Min/Max-Eintragung in der Artikeldeckung.
Der in Übung 4.1 angelegte Kunde bestellt 100 Stück des Fertigerzeugnisses I-##-F
aus Übung 5.2. Erfassen Sie diesen Bedarf in einem Verkaufsauftrag, wobei Sie im
Rahmen dieser Übung weder Lieferschein noch Rechnung buchen. Dann führen
Sie einen Produktprogrammplanungslauf im Bedarfsverlauf des Artikels aus und
kontrollieren das Ergebnis.
Erfassen Sie anschließend einen zweiten Auftrag desselben Kunden über 150 Stück
Ihres Fertigerzeugnisses zum gleichen Liefertermin und rufen Sie den
Planungslauf nochmals ab. Können Sie das Ergebnis erklären?
Übung 6.5 – Bestellvorschlag
Für den in Übung 5.1 angelegten Artikel I-##-R1 wird ein Mindestlagerbestand von
100 Stück am Hauptlager festgelegt, den Sie entsprechend eintragen. Danach
führen Sie im Bedarfsverlauf des Artikels einen Produktprogrammplanungslauf
durch. Was ist das Resultat?
Öffnen Sie die geplanten Bestellungen im Beschaffungsmenü und wählen Sie den
beim Abruf des Produktprogrammplanungslaufs verwendeten Plan. Markieren Sie
den Bestellvorschlag zu Ihrem Artikel und wandeln sie ihn in eine Bestellung um.
7 Lagerverwaltung und Produktverwaltung
Aufgabe des Lagerwesens ist es, Waren im Lager mit Menge und Wert zu
verwalten. Um dieses Ziel zu erreichen, sind Änderungen des Artikelbestands nur
über Lagerbuchungen möglich. Ein Großteil der Buchungen wird jedoch nicht im
Lagermodul erfasst, sondern im Hintergrund bei Buchungen in anderen Modulen.
7.1 Lagerbuchungen und Lagerbestand

Bevor die Abwicklung von Prozessen zur Lagerführung detailliert erklärt werden,
zeigt dieser Abschnitt die Grundlagen der Bestandsführung in Dynamics 365.
7.1.1 Grundkonzept der Bestandsführung

Als grundlegende Stammdaten in der Lagerverwaltung sind primär die
Produktdaten lagergeführter Artikel zu nennen. In der Lagerverwaltung wird der
Bestand pro Artikelnummer getrennt geführt. Über Lagerdimensionen (z.B.
Lagerort), Rückverfolgungsdimensionen (z.B. Chargen) und Produktdimensionen
(z.B. Varianten) können aber sowohl hinsichtlich der physischen Menge als auch
hinsichtlich des Wertes zusätzliche Ebenen der Bestandsführung gewählt werden.
7.1.1.1 Arten von Lagerbuchungen

Um den Lagerbestand eines Artikels zu ändern, müssen Lagerbewegungen
gebucht werden. Diese lassen sich in zwei Kategorien gliedern:
 Lagerzugänge
 Lagerabgänge
Lagerzugänge sind Buchungen, die den Lagerbestand erhöhen. Dazu gehören
Produktzugänge im Einkauf, Kundenretouren im Verkauf, Fertigmeldungen in der
Produktion, positive Inventurdifferenzen und manuelle Lagerbuchungen.
Lagerabgänge, über die der Lagerbestand verringert wird, beinhalten Retouren an
Lieferanten, Verkaufslieferungen, Abfassungen von Stücklistenpositionen in der
Produktion, negative Inventurdifferenzen und manuelle Lagerbuchungen.
Umlagerungen stellen einen Abgang von einem Lagerort (oder einer anderen
Lagerungsdimension) und einen Zugang auf einem anderen dar. Sie können über
Umlagerungsaufträge oder Umlagerungsjournale abgewickelt werden. Hierbei
ermöglichen Umlagerungsaufträge die Verwaltung von Lagerprozessen und
Dokumenten beim Transport von einem Lagerort zu einem anderen. Im Gegensatz
dazu können über Umlagerungsjournale Artikel nicht nur von einem Lagerort
oder Lagerplatz zu einem anderen bewegt werden, sondern beispielsweise auch
eine Änderung von Chargen- oder Seriennummer erfolgen.

304 7 Lagerverwaltung und Produktverwaltung
Über Einstellungen in Lagerdimensionsgruppe und Lagerort wird gesteuert, ob die

Basis-Lagerverwaltung (ohne Ladungsträger/Gebinde und Mobilgeräte) oder die
erweiterte Lagerortverwaltung genutzt wird. Die Ausführungen in diesem Kapitel
betreffen die Basis-Lagerverwaltung, die erweiterte Lagerortverwaltung wird in
Kapitel 8 beschrieben. Abgesehen von der Quarantäneverwaltung werden die
Funktionen aber auch in der erweiterten Lagerortverwaltung genutzt.
7.1.1.2 Lagerbuchungen aus anderen Bereichen

Wie zu Beginn des Kapitels erwähnt, wird ein Großteil der Lagerbuchungen nicht
in Lagerjournalen erfasst, sondern beim Buchen eines Belegs in anderen Bereichen
(z.B. Produktzugang zu Einkaufsbestellung) automatisch erzeugt, indem im
Hintergrund auch eine Lagerbewegung gebucht wird. Die für die Lagerbuchung
benötigten Daten müssen daher im jeweils vorgelagerten Bereich definiert werden,
etwa indem die Positionen einer Bestellung Lagerort, Menge und Preis enthalten.
Sobald eine Transaktion gebucht worden ist, sind in der Lagerbuchung die
Referenzangaben inklusive Belegnummer und Buchungsdatum ersichtlich.
7.1.1.3 Lagermenge und Lagerwert

Um eine möglichst exakte Lagerbewertung zu bieten, wird in Dynamics 365 bei
jeder Lagerbuchung zwischen der physischen (mengenmäßigen) und der
wertmäßigen Buchung unterschieden. Abbildung 7-1 zeigt die physische und die
wertmäßige Lagerbuchung als Beispiel zu einer Einkaufsbestellung.
Abbildung 7-1: Physische und wertmäßige Buchung zu einer Einkaufsbestellung
Die mengenmäßige Buchung, in Dynamics 365 auch als „physische Buchung“

bezeichnet, führt zu einer Änderung der (zählbaren) Lagermenge. Im Einkauf wird
die physische Buchung durch Buchen des Produktzugangs erzeugt. Mengenmäßig
ist die Lagerbuchung damit schon vor dem Buchen der Rechnung abgeschlossen,
die Bewertung ist jedoch nur vorläufig bekannt. Der Wert der Lieferung wird als
vorläufiger Wert im Feld Physischer Einstandsbetrag der Lagerbuchungsdetails
geführt – getrennt vom Feld Einstandsbetrag, das den gebuchten Lagerwert zeigt.
Die zweite Buchungsebene, die finanziell bewertete Menge und der zugehörige
Betrag, wird mit dem Buchen der Eingangsrechnung aktualisiert. Dazu wird die
Buchung zur vorläufigen Bewertung für die in der Rechnung angeführte Menge
7.1 Lagerbuchungen und Lagerbestand 305
zurückgebucht und mit den in der Rechnung enthaltenen Werten neu gebucht.
Menge und Wert der Bewegung sind danach im wertmäßigen Bestand enthalten.
7.1.1.4 Buchungsvorgang für Menge und Wert

Die Trennung der Lagerbuchung in eine physische und eine wertmäßige Ebene
erfolgt in allen Bereichen, der Buchungsvorgang unterscheidet sich aber wie folgt:
Im Einkauf erfolgt die physische Buchung mit dem Buchen des Produktzugangs,
die wertmäßige Buchung erfolgt mit der Eingangsrechnung. Produktionszugänge
werden physisch mit der Fertigmeldung gebucht, die wertmäßige Buchung erfolgt
mit der Nachkalkulation beim Beenden des Produktionsauftrags.
Lagerabgänge im Verkauf werden analog zum Einkauf mit dem Lieferschein
physisch und mit der Rechnung wertmäßig gebucht. In der Produktion werden
Stücklistenpositionen mit dem Buchen der Kommissionierliste physisch abgebucht,
die wertmäßige Buchung erfolgt gemeinsam mit der Bewertung des
Produktionszugangs durch die Nachkalkulation. Bei der Buchung von
Lagerjournalen werden physische und wertmäßige Buchung nicht getrennt
abgerufen, sondern erfolgen parallel.
7.1.1.5 Lagerabschluss
Der endgültige Wert von Lagerzugangsbuchungen wird durch das Buchen der
Rechnung oder der Nachkalkulation einer Produktion bestimmt (abgesehen von
allfälligen späteren manuellen Anpassungen). Für Abgangsbuchungen ist der
endgültige Wert in manchen Fällen aber bei der wertmäßigen Buchung noch nicht
bekannt. So kann beispielsweise eine Verkaufsrechnung gebucht werden, wenn die
Einkaufsrechnung zur verkauften Ware noch nicht gebucht ist. Wird die
Einkaufsrechnung dann später mit einem vom vorläufigen Wert abweichenden
Betrag gebucht, ändert sich der Wert der verkauften Ware und damit der
Deckungsbeitrag des Verkaufs nachträglich (wobei abhängig vom Zeitpunkt des
Eingangs der Einkaufsrechnung diese Anpassung nicht in derselben Periode
gebucht wird wie die ursprüngliche Verkaufsrechnung).
Für diese nachträgliche Anpassung des Werts müssen die Lagerabgänge im Zuge
des Monatsabschlusses nachbewertet und reguliert werden. Kein Lagerabschluss
wird für Artikel benötigt, die einem Bewertungsverfahren mit Standardpreis oder
flexiblem Durchschnitt unterliegen, da für diese Artikel der Wert beim Buchen der
Abgangsbewegung endgültig festgelegt wird.
Manuelle Journalbuchungen im Lager werden genauso wie Lagerbuchungen, die
über andere Module im Hintergrund erzeugt werden, abhängig von den jeweiligen
Einstellungen (siehe Abschnitt 9.4) auf Sachkonten gebucht.
7.1.2 Auf einen Blick: Journalbuchung im Lager

Journalbuchungen im Lager dienen dazu, Änderungen des Lagerbestands
unabhängig von Einkaufs-, Verkaufs- und Produktionsaufträgen direkt im
Lagerverwaltungsmodul zu buchen. Im nachfolgenden Beispiel wird zur
Erklärung des Buchungsvorgangs ein manueller Lagerzugang als
Lagerregulierung gezeigt. In der Praxis sollten derartige Buchungen aber nur in
Ausnahmefällen eingesetzt werden, da hier – wie bei einer Inventurdifferenz – eine
Buchung unabhängig von durchgängigen Geschäftsprozessen erfolgt.
Nach dem Öffnen der Listenseite Lagerverwaltung> Journaleinträge> Artikel>
Lagerregulierung für manuelle Lagerbuchungen zeigt diese alle zugehörigen
Journale (Erfassungen), die noch nicht gebucht sind. Über einen entsprechenden
Filter in der Spalte Gebucht (Filtermöglichkeit über Filterbereich, Rasterfilter und
erweiterten Filter) können auch die gebuchten Journale abgerufen werden. Die
Spalte Positionen zeigt die Anzahl der Positionen je Journal. Wird ein Journal
gerade von einem anderen Benutzer bearbeitet, ist ein entsprechendes Symbol in
der Spalte Verwendet zu sehen. Das Detailformular zu einem Journal wird mittels
Klick auf die als Link in der Spalte Journal gezeigte Journalnummer geöffnet.
Um eine neue Lagerregulierung anzulegen, kann bereits in der Listenseite die
Tastenkombination Alt+N oder die Schaltfläche Neu im Aktionsbereich betätigt
werden. Im Neuanlagedialog ist dann ein Journalname im Feld Name zu wählen,
ein erläuternder Kurztext kann im Feld Beschreibung eingetragen werden. Die
Journalnummer wird aus dem entsprechenden Nummernkreis vorgeschlagen.
Abbildung 7-2: Anlegen eines Lagerregulierungs-Journals
Nach Betätigen der Schaltfläche OK im Dialog wird der Journalkopf angelegt und
das Journal-Detailformular gezeigt. Um den kompletten Journalkopf zu bearbeiten,
7.1 Lagerbuchungen und Lagerbestand 307
kann im Detailformular die Kopfansicht über die Schaltfläche Kopfzeile (unterhalb

des Aktionsbereichs) geöffnet werden.
Die einzelnen Buchungszeilen werden in der Positionsansicht als neue Zeilen auf
dem Register Erfassungspositionen mit Artikelnummer, Standort, Lagerort und – je
nach Dimensionsgruppeneinstellung des Artikels – weiteren Dimensionen wie
Chargennummer oder Lagerplatz eingetragen. Die Anzeige der Dimensionsspalten
kann über die Schaltfläche Lager/Dimensionen anzeigen in der Funktionsleiste der
Positionen gesteuert werden (nach dem Speichern einer Position). Zusätzliche
Details zu einer Position können auf dem Register Positionsdetails erfasst werden.
Eine Menge mit positivem Vorzeichen ergibt einen Lagerzugang, eine negative
Menge einen Lagerabgang. Vorschlagswerte für Lagerort, Menge und
Einstandspreis werden aus dem Artikelstamm in die Positionen übernommen,
wobei „1“ als Menge eingesetzt wird, wenn keine Vorschlagswerte für Lager-
Auftragsmengen im Artikel (Standardauftragseinstellungen) eingetragen sind.
Abbildung 7-3: Erfassen einer Journalposition
Anders als bei den Buchungsvorgängen im Einkauf wird in Lagerjournalen die

physische Buchung (als Produktzugang) und wertmäßige Buchung (als Rechnung)
nicht getrennt durchgeführt. Für Lagerzugänge (Journalposition mit positiver
Menge) enthält der eingetragene Einstandspreis daher den endgültigen Lagerwert
der gebuchten Menge, der – abgesehen von manuellen Regulierungsaktivitäten –
nicht mehr geändert wird. Aus diesem Grund muss für Lagerjournale auf einen
korrekten Einstandspreis in den Journalpositionen geachtet werden.
Um das erfasste Journal zu buchen, muss nach Eintragen der letzten Position die
Schaltfläche Buchen im Detailformular oder in der Listenseite betätigt werden. Vor
dem Buchen kann über die Schaltfläche Prüfen eine Vorprüfung durchgeführt
werden. Diese Vorprüfung erkennt jedoch nicht alle Fehlerquellen, die beim
tatsächlichen Buchen auftreten können (z.B. fehlende Finanzdimensionen), womit
es in manchen Situationen möglich ist, dass trotz positiver Vorprüfung die
nachfolgende Buchung mit einer Fehlermeldung abgebrochen wird.
7.2 Produktverwaltung
Da sich alle Geschäftsprozesse im Zusammenhang mit der Materialwirtschaft auf
lagergeführter Produkte beziehen, bilden die Daten der Produktverwaltung den
zentralen Stammdatenbereich in der Logistik.
Produkte werden in Dynamics 365 auf zwei Ebenen verwaltet: Die obere Ebene,
der gemeinsame Produktstamm, enthält zentrale Produktdaten, die in allen
Unternehmen gleich sind. Die untere Ebene, die Verwaltung freigegebener
Produkte, enthält die unternehmensspezifischen Artikeldaten.
Alle in Dynamics 365 verwalteten physischen Artikel – wie Rohmaterial,
Halbfabrikate, Fertigerzeugnisse und Handelswaren – werden im Produktstamm
geführt. Daneben werden im Produktstamm aber auch Dienstleistungen und
Phantomartikel als Artikel verwaltet, die in der Auftragsverwaltung oder der
Stücklistenverwaltung benötigt werden, aber physisch nicht existieren.
Freigegebene Produkte werden in manchen Bereichen der Anwendung auch unter
der Bezeichnung „Artikel“ geführt.
7.2.1 Allgemeine Produktstammdaten

Eine Beschreibung von Teilbereichen des Produktstamms ist bereits in Abschnitt
3.3, 4.3, 5.2.1 und 6.3.3 enthalten, in denen auf die für Beschaffung, Vertrieb,
Produktionssteuerung und Produktprogrammplanung wesentlichen Teile der
Produktverwaltung eingegangen wird. Diese Bereiche werden nachfolgend nicht
genauer beschrieben, neben allgemeinen Grundlagen des Produktstamms werden
hier insbesondere Aspekte der Verwaltung im Lager und der Artikelbewertung
behandelt.
7.2.1.1 Struktur des Produktstamms

Der gemeinsame Produktstamm enthält alle Produkte, die in mindestens einem
Unternehmen des Konzerns benötigt werden. Damit ein Produkt in einem
Unternehmen genutzt werden kann, muss es für das betroffene Unternehmen
freigegeben werden. Ein Produkt muss hierbei nicht für alle betroffenen
Unternehmen gleichzeitig freigegeben werden, es kann auch für manche
Unternehmen früher und für andere später freigegeben werden.
Die Daten im gemeinsamen Produktstamm werden für alle Unternehmen, für die
das Produkt freigegeben ist, gemeinsam verwaltet. Die betroffenen Dateninhalte
umfassen Produktnummer, Produktname, Produkttyp und Produktuntertyp (nicht
lagergeführt, lagergeführt, konfigurierbar) sowie die Dimensionsgruppen. Die
Dimensionsgruppen eines Produkts können auch im gemeinsamen Produktstamm
leer gelassen und stattdessen im freigegebenen Produkt festgelegt werden.
7.2 Produktverwaltung 309
Abbildung 7-4: Zentrale Steuerungsgruppen eines Produkts
Ein Großteil der Daten eines Produkts wird in den freigegebenen Produkten
(Artikelstamm) und damit auf Unternehmensebene verwaltet. Erforderliche Daten
im Artikelstamm umfassen Lagersteuerungsgruppe, Artikelgruppe,
Mengeneinheit, und – wenn nicht im gemeinsamen Produkt eingetragen – die
Dimensionsgruppen.
7.2.1.2 Anlegen eines Produkts

In Abhängigkeit von den Rahmenbedingungen im jeweiligen Unternehmen gibt es
zwei Möglichkeiten, ein neues Produkt anzulegen (siehe auch Abschnitt 3.3.2):
 Von den gemeinsamen Produkten aus –
Anlegen und anschließendes Freigeben eines gemeinsamen Produkts.
 Von den freigegebenen Produkten aus –
Direktes Anlegen eines freigegebenen Produkts, wobei im Hintergrund parallel
ein gemeinsames Produkt angelegt wird.
Zur Verwaltung der gemeinsamen Produkte kann die Listenseite
Produktinformationsverwaltung> Produkte> Alle Produkte und Produktmaster geöffnet
werden, die eine Liste aller Produkte zeigt. Eine gefilterte Ansicht der
gemeinsamen Produkte bieten die Listenseiten Produkte (Artikel ohne
Variantenführung) und Produktmaster (Artikel mit Variantenführung).
Um ein neues Produkt im Produktformular anzulegen, kann die Schaltfläche Neu
im Aktionsbereich der Listenseite betätigt werden. Nach Erfassen der Daten des
gemeinsamen Produkts erfolgt die Freigabe über die Schaltfläche Produkte freigeben
im Aktionsbereich und anschließende Auswahl der betroffenen Unternehmen auf
dem Register Unternehmen auswählen im Produktfreigabe-Assistenten.
Ein freigegebenes Produkt kann über den Menüpunkt
Produktinformationsverwaltung> Produkte> Freigegebene Produkte geöffnet werden.
Alternativ kann ein Aufruf von den gemeinsamen Produkten aus erfolgen, indem
zunächst der Produktinformationsdialog durch einen Klick auf die als Link in der
entsprechenden Spalte der Infobox Für Unternehmen freigegeben gezeigte
Artikelnummer geöffnet und dann in diesem Dialog ein weiterer Klick auf das als
Link dargestellte Feld Artikelnummer ausgeführt wird.
Der Arbeitsbereich Freigegebene Produktverwaltung bietet eine weitere Möglichkeit
zum Öffnen der freigegebenen Produkte. Die Liste Vor kurzem freigegeben im
Listenbereich dieser Arbeitsbereichsseite zeigt alle Artikel, die in den letzten Tagen
freigegeben worden sind (Datumsbereich über die Schaltfläche Eigenen
Arbeitsbereich konfigurieren wählbar), mit ihrem Überprüfungsergebnis hinsichtlich
fehlender Feldwerte.
Ein neues Produkt kann anstatt im gemeinsamen Produktstamm auch direkt im
Formular für freigegebene Produkte über die Schaltfläche Neu angelegt werden. Im
Neuanlagedialog für freigegebene Produkte werden die für gemeinsames Produkt
und freigegebenes Produkt benötigten Daten parallel eingegeben, wobei der
Dialog alle Pflichtfelder enthält. Wenn Vorlagen für freigegebene Produkte
vorhanden sind, kann zum Vereinfachen der Dateneingabe im Auswahlfeld
Vorlage anwenden des Neuanlagedialogs eine passende Vorlage gewählt werden.
Vorlagen (siehe Abschnitt 2.3.2) für freigegebene Produkte können auch zu einem
späteren Zeitpunkt benutzt werden, um die Dateninhalte der Vorlage in die Felder
eines freigegebenen Produkts zu übernehmen. Zu diesem Zweck wird die
Schaltfläche PRODUKT/Verwalten/Vorlage anwenden im freigegebenen Produkt
betätigt, wobei die Vorlage allenfalls bereits eingetragene Daten des freigegebenen
Produkts überschreibt. Um eine Produktvorlage zu erstellen, kann im Formular für
freigegebene Produkte die Schaltfläche PRODUKT/Neu/Vorlage betätigt werden.
7.2.1.3 Produktnummer und Name

Die Produktnummer eines Produkts wird in Abhängigkeit vom Nummernkreis für
Produktnummern (Produktinformationsverwaltung> Einstellungen> Parameter für
Produktinformationsverwaltung, Register Nummernkreise) beim Anlegen automatisch
eingesetzt oder muss manuell eingetragen werden.
Die Artikelnummer, die Produkte auf Ebene der freigegebenen Produkte
identifiziert, wird aus der Produktnummer übernommen, wenn keine andere
Einstellung im Nummernkreis für Artikel (Lagerverwaltung> Einstellungen>
Parameter für Lager- und Lagerortverwaltung, Register Nummernkreise) im jeweiligen
Unternehmen eingetragen ist.
Beim Anlegen eines neuen Produkts dient der Produktname als Vorschlagswert für
den Suchbegriff. Im Feld Beschreibung des Detailformulars für gemeinsame
Produkte kann eine längere Artikelbeschreibung hinterlegt werden.
Sprachabhängige Produktnamen und Beschreibungen können nach Betätigen der
Schaltfläche PRODUKT/Sprachen/Texte im Aktionsbereich des Formulars für
gemeinsame Produkte eingetragen werden.
Produktname und Beschreiung werden nur auf Ebene gemeinsamer Produkte
verwaltet. Der Suchbegriff im gemeinsamen Produktstamm dient als
Vorschlagswert für den Suchbegriff im freigegebenen Produkt und kann auf

Unternehmensebene überschrieben werden.
7.2.1.4 Produkttyp und Produktuntertyp

Der Produkttyp eines gemeinsamen Produkts bestimmt, ob das Produkt
lagergeführt sein kann. Lagergeführte Produkte müssen den Produkttyp „Artikel“
aufweisen. Der Produkttyp „Service“ kennzeichnet hingegen einen Artikel, der in
keinem Unternehmen lagergeführt ist.
Der Produktuntertyp bestimmt, ob ein Produkt in Varianten geführt wird. Während
der Produktuntertyp „Produkt“ einen Standardartikel ohne Varianten definiert,
muss ein variantengeführter Artikel den Produktuntertyp „Produktmaster“ haben.
7.2.1.5 Produktmaster
Produkte mit dem Produktuntertyp „Produktmaster“ können durch die
Produktnummer alleine nicht eindeutig im Lager identifiziert werden. In allen
zugehörigen Lagerbuchungen muss daher zusätzlich zur Produktnummer auch
die jeweilige Produktvariante durch Eintragen der Werte der jeweiligen
Produktdimensionen (Größe, Farbe, Stil, Variante) erfasst werden.
Beim Anlegen eines Produkts mit dem Produktuntertyp „Produktmaster“ wird die
Produktdimensionsgruppe (eine der drei Dimensionsgruppen für Produkte, siehe
Abschnitt 7.2.2) im Neuanlagedialog eingeblendet. Die Produktdimensionsgruppe,
die auf Ebene des gemeinsamen Produkts eingetragen werden muss, bestimmt,
welche der Produktdimensionen Größe, Farbe, Stil und Variante (Konfiguration) für
die Produktvarianten des Artikels geführt werden.
Die Konfigurationstechnologie, die das zweite zusätzliche Pflichtfeld bei der
Neuanlage von Produktmastern darstellt, bestimmt die Art und Weise, wie
Produktvarianten angelegt werden.
Bei Auswahl der Konfigurationstechnologie „Vordefinierte Variante“ können die
Dimensionswerte für Produktvarianten über die Schaltfläche Produktdimensionen
im gemeinsamen Produkt angelegt werden. Die in den Produktvarianten
verfügbaren Dimensionen ergeben sich hierbei aus der Produktdimensionsgruppe
des Produktmasters.
Nach Erfassen der Dimensionswerte im Produktdimensionsformular müssen die
zulässigen Dimensionskombinationen im Produktvariantenformular definiert
werden (Aufruf über die Schaltfläche Produktvarianten im gemeinsamen Produkt).
Die Schaltfläche Variantenvorschläge im Produktvariantenformular erleichtert das
Anlegen von Produktvarianten. Eine eigene Verwaltung zulässiger
Dimensionskombinationen ist beispielsweise dann erforderlich, wenn Geräte nicht
für alle Farben in allen Größen verfügbar sind. Wenn nur eine Produktdimension
aktiv ist oder immer alle Dimensionskombinationen vorhanden sind, kann vor
dem Anlegen der Produktdimensionen der Scheiber Varianten automatisch

generieren im Detailformular des gemeinsamen Produkts auf „Ja“ gesetzt werden.
Für Produktmaster müssen neben dem Produkt selbst auch die Produktvarianten
freigegeben werden, um in den betroffenen Unternehmen Transaktionen erfassen
zu können. Dazu können die betroffenen Produktvarianten im Produktfreigabe-
Assistenten (Aufruf über die Schaltfläche Produkte freigeben im Aktionsbereich des
Formulars für gemeinsame Produkte) zur Freigabe gewählt werden. Abgesehen
von der Freigabe im Zuge der Freigabe des Produkts können im Produktfreigabe-
Assistenten auch zu einem späteren Zeitpunkt Produktvarianten getrennt
freigegeben werden. Alternativ können freigegebene Produktvarianten – auf Basis
bereits angelegter Produktdimensionswerte – auch im Formular für freigegebene
Produktvarianten manuell angelegt werden (Aufruf im freigegebenen Produkt
über die Schaltfläche PRODUKT/Produktmaster/Freigegebene Produktvarianten).
Eine Standard-Produktvariante als Vorschlagswert für Buchungen kann auf dem
Register Produktvarianten im freigegebenen Produkt eingetragen werden.
Werden in mehreren Produkten gleiche Varianten benötigt (z.B. eine allgemeine
Farbtabelle), können Variantengruppen zum Vordefinieren der Dimensionswerte
benutzt werden. Nach dem Anlegen einer Variantengruppe für Größen
(Produktinformationsverwaltung> Einstellungen> Dimensions- und Variantengruppen>
Größengruppen), Farben oder Stile kann die entsprechende Größengruppe,
Farbengruppe oder Stilgruppe im Detailformular des gemeinsamen Produkts
gewählt werden. Die Dimensionswerte der Variantengruppe bilden dann den
Vorschlagswert für die Dimensionswerte des Produkts.
Standardauftragseinstellungen können im freigegebenen Produkt für
Produktmaster auf Ebene von Dimensionswerten und Varianten festgelegt
werden. So kann beispielsweise ein Standardlagerort für die Größe „Large“ und
ein anderer Standardlagerort für die Farbe „Rot“ hinterlegt werden. Für einen
Artikel in der Größe „Large“ und der Farbe „Rot“ bestimmt dann das Feld Rang in
den Standardauftragseinstellungen, welche der beiden Einstellungen Priorität hat.
7.2.1.6 Zentrale Daten im freigegebenen Produkt

Während im gemeinsamen Produktstamm nur wenige zentrale Produktdaten
enthalten sind, enthält das freigegebene Produkt eine Vielzahl von Feldern mit
Detaildaten des Artikels. Hierbei sind jedoch nur wenige Feldinhalte wie die
Mengeneinheit, die Lagersteuerungsgruppe (siehe Abschnitt 7.2.3), die
Artikelgruppe und – entweder im gemeinsamen oder im freigegebenen Produkt –
die Dimensionsgruppen (siehe Abschnitt 7.2.2) verpflichtend.
Um nach Freigabe oder Neuanlage eines Artikels zu prüfen, ob in allen
Pflichtfeldern des freigegebenen Produkts entsprechende Feldwerte eingetragen
sind, kann im Formular für freigegebene Produkte die Schaltfläche PRODUKT/
Verwalten/Überprüfen betätigt werden.
Weitere wichtige Dateninhalte im freigegebenen Produkt wie die Artikel-

Mehrwertsteuergruppen oder der Einstandspreis (siehe Abschnitt 7.3.3) sind je
nach Anwendung wesentlich.
Abbildung 7-5: Bearbeiten eines freigegebenen Produkts
7.2.1.7 Mengeneinheit
Wenn ein freigegebenes Produkt neu angelegt wird, wird die in den
Lagerparametern hinterlegte allgemeine Standard-Mengeneinheit (Feld Einheit auf
dem Register Allgemeines) als Vorschlagswert eingesetzt. Solange noch keine
Lagerbuchung für den betroffenen Artikel erfasst worden ist, kann die
Lagermengeneinheit des Artikels geändert werden.
Falls unterschiedliche Mengeneinheiten in Einkaufsbestellungen,
Verkaufsaufträgen und Lagerjournalen vorgesehen sind, kann im freigegebenen
Produkt auf den Registern Einkauf, Verkaufen und Lagerbestand verwalten jeweils
eine unterschiedliche Einheit eingetragen werden. Diese wird bei Auswahl des
Artikels im jeweiligen Bereich (z.B. Verkaufsauftrag) als Vorschlagswert
übernommen. Falls erforderlich, kann in der konkreten Auftrags- oder Bestellzeile
danach aber eine andere Einheit ausgewählt werden, wobei eine Umrechnung in
die jeweilige Lagermengeneinheit des Artikels vorhanden sein muss.
Wenn eine neue Mengeneinheit benötigt wird, wird sie mandantenübergreifend in

der Einheitenverwaltung (Organisationsverwaltung> Einstellungen> Einheiten>
Einheiten) angelegt. Die Einheitenklasse (z.B. „Länge“ oder „Zeit“) bestimmt den
Anwendungsbereich der jeweiligen Mengeneinheit. Pro Einheitenklasse kann für
jeweils eine Mengeneinheit der Schieber Systemeinheit auf „Ja“ gesetzt werden.
Systemeinheiten werden für Felder benutzt, denen keine Mengeneinheit
zugeordnet ist – beispielsweise das Nettogewicht im freigegebenen Produkt.
Zwischen verschiedenen Mengeneinheiten kann über die Schaltfläche
Einheitenumrechnungen der Einheitenverwaltung eine Umrechnung definiert
werden. Im Einheitenumrechnungsformular werden auf dem Register
Standardumrechnungen die Umrechnungen hinterlegt, die artikelunabhängig für
alle Produkte gelten (z.B. zwischen Gramm und Kilogramm). Auf dem Register
Klasseninterne Umrechnungen können artikelbezogene Umrechnungen zwischen
den Mengeneinheiten einer Einheitenklasse angegeben werden, auf dem Register
Klassenübergreifende Umrechnungen können alle Mengeneinheiten gewählt werden
(z.B. für die Umrechnung zwischen Gewicht und Stückzahl).
7.2.1.8 Artikelgruppe
Hauptzweck der Artikelgruppen ist es, hinsichtlich der Buchung in der
Finanzbuchhaltung gleichartige Artikel zusammenzufassen. Dazu müssen
zumindest so viele Artikelgruppen vorhanden sein, wie Artikel in Bezug auf
Materialbestand und Umsatz im Hauptbuch getrennt gebucht werden sollen.
Genauere Ausführungen zu den Lager-Buchungseinstellungen sind in Abschnitt
9.4.2 enthalten.
Beim Freigeben eines Produkts ist zu beachten, dass die Artikelgruppe auf dem
Register Kosten verwalten des freigegebenen Produkts nach der ersten Buchung
nicht mehr geändert werden sollte, da eine solche Änderung inkonsistente
Buchungsdaten verursachen könnte. Beim Ändern der Artikelgruppe wird zwar
eine entsprechende Warnmeldung gezeigt, falls erforderlich kann die Änderung
unter Berücksichtigung der Auswirkungen aber dennoch durchgeführt werden.
Artikelgruppen dienen nicht nur zur Steuerung der Sachkontenintegration, sie
dienen auch in vielen Auswertungen als Filter- und Sortierkriterium.
7.2.1.9 Dienstleistungen und nicht lagergeführte Artikel

Neben den lagergeführten Produkten, für die Lagerbuchungen und Lagerbestand
verwaltet werden sollen, gibt es auch Artikel – beispielsweise Dienstleistungen
oder Büromaterial – für die kein Lagerbestand geführt werden soll.
In Dynamics 365 gibt es zwei Einstellungen zur Lagerführung von Produkten:
 Produkttyp – Option „Artikel“ oder „Service“
 Lagersteuerungsgruppe – Kontrollkästchen Produkt auf Lager
In Abhängigkeit von der Kombination beider Einstellungen wird die Lagerführung

eines Produkts unterschiedlich gesteuert (siehe Tabelle 7-1).
Tabelle 7-1: Varianten zur Lagerführung eines Produkts
Produkttyp Artikel Service
Lagersteuerungsgruppe
Produkt auf Lager Lagerbuchungen, Lagerbuchungen,
Lagerbestand kein Lagerbestand
Produkt nicht auf Lager Keine Lagerbuchungen, Keine Lagerbuchungen,

kein Lagerbestand kein Lagerbestand
Der Produkttyp „Service“ wird für Produkte gewählt, für die in keinem
Unternehmen ein Lagerbestand geführt wird. Wenn im zugehörigen freigegebenen
Produkt eine Lagersteuerungsgruppe für lagergeführte Artikel gewählt wird,
werden für das Produkt allerdings Lagerbuchungen erzeugt. Diese Einstellung ist
für Serviceartikel (Dienstleistungen und immaterielle Güter) erforderlich, die in
einer Stückliste enthalten sind.
Für Artikel vom Produkttyp „Service“ sollte eine eigene Artikelgruppe und
Lagersteuerungsgruppe gewählt werden, die für diese Art von Artikeln
eingerichtet ist um eine richtige Lagerbewertung und eine korrekte Buchung in der
Finanzbuchhaltung zu gewährleisten.
Wenn ein freigegebenes Produkt einer Lagersteuerungsgruppe zugeordnet wird,
in der das Kontrollkästchen Produkt auf Lager nicht markiert ist, wird für das
Produkt kein Lagerbestand geführt und keine Lagerbuchung erzeugt. Nachdem
die Lagersteuerungsgruppe im freigegebenen Produkt und damit auf
Unternehmensebene gewählt wird, ermöglicht dies eine unterschiedliche
Einstellung zur Lagerführung pro Unternehmen.
7.2.1.10 Nummerngruppen
Chargennummern müssen in der Chargentabelle (Lagerverwaltung> Abfragen und
Berichte> Rückverfolgungsangaben> Chargen) und Seriennummern in der
Seriennummerntabelle eingetragen werden, bevor sie in einer Buchungszeile
erfasst werden können. Sollen Chargen- und Seriennummern durch das System
automatisch vergeben werden, müssen dazu entsprechende (Lagerverwaltung>
Einstellungen> Dimensionen> Nachverfolgungsnummerngruppen) angelegt werden.
In den Nummerngruppen kann auf dem Register Allgemeines der Aufbau der
Nummer festgelegt und ein Nummernkreis zugeordnet werden. Auf dem Register
Aktivieren kann zusätzlich festgelegt werden, bei welchem Vorgang die Nummer
erzeugt werden soll.
Über die Rückverfolgungsangabengruppe (siehe Abschnitt 7.2.2 unten) wird im
Artikelstamm festgelegt, ob für einen Artikel Chargen- oder Seriennummern
geführt werden. Für die automatische Nummernvergabe kann dann im
Detailformular für freigegebene Produkte auf dem Register Lagerbestand verwalten

eine Chargennummerngruppe oder Seriennummerngruppe zugeordnet werden.
7.2.1.11 Artikelgewicht-Produkte
Artikelgewicht-Produkte (Catch Weight-Produkte) sind Artikel, für die jede
Einheit ein anderes Gewicht haben kann. Eine feste Umrechnung zwischen
Stückzahl und Gewicht gibt es daher nicht.
Sie werden so angelegt, dass eine Gewichtseinheit als primäre Mengeneinheit und
eine zählbare Einheit (z.B. „Stück“) als sekundäre Mengeneinheit
(Artikelgewichtseinheit) zugeordnet ist. In Einkaufsbestellungen,
Verkaufsaufträgen und Chargenaufträgen (Produktionsaufträgen) kann nur die
Artikelgewichtsmenge (Menge in zählbarer Einheit) bearbeitet werden. Beim
Erfassen von Lagertransaktionen müssen Menge in Lagereinheit (Gewicht) und
Artikelgewichtsmenge parallel eingetragen werden.
Die Funktionalität für Artikelgewicht-Produkte wurde ursprünglich für die
Prozessindustrie entwickelt, wo beispielsweise in der Tierproduktion Stückzahl
und Gewicht der Tiere parallel verwaltet werden. Artikelgewicht-Produkte
werden meist mit Chargen oder Seriennummern geführt.
Abbildung 7-6: Erfassen von Artikelgewichtseinstellungen im freigegebenen Produkt

Die Artikelgewicht-Funktionalität steht in Einkauf, Lager und Verkauf zur

Verfügung, wo in allen relevanten Formularen entsprechende Zusatzfelder für die
Artikelgewichtsmenge vorhanden sind. In der Produktionssteuerung können
Artikelgewicht-Artikel nur in Chargenaufträgen genutzt werden, da nur Formeln –
und nicht normale Stücklisten – Artikelgewicht-Artikel enthalten können.
Ein Artikelgewicht-Artikel wird angelegt, indem der Schieber Artikelgewicht (auf
Ebene des gemeinsamen Produktstamms) im Neuanlagedialog auf „Ja“ gesetzt
wird. Nach Schließen des Dialogs ist über die Schaltfläche PRODUKT/Einrichten/
Einheitenumrechnungen im gemeinsamen Produkt eine klassenübergreifende
Umrechnung zwischen der Lagereinheit (Gewicht) und der Artikelgewichtseinheit
(zählbare Menge) einzutragen Die Artikelgewichtseinheit muss eine Einheit ohne
Nachkommastellen sein (Dezimalstellen in der jeweiligen Einheit auf Null gesetzt).
Im freigegebenen Produkt muss die Lagereinheit eine Gewichtseinheit sein (in den
betroffenen Unternehmen ist die Standard-Mengeneinheit in den Lagerparametern
üblicherweise eine Gewichtseinheit). Auf dem Register Lagerbestand verwalten im
freigegebenen Produkt ist die Artikelgewichtseinheit sowie die zugehörige
Mindestmenge und Höchstmenge für den erlaubten Umrechnungsbereich
(Gewichtstoleranz pro Mengeneinheit) einzutragen. Weitere Daten wie
Lagersteuerungsgruppe, Dimensionsgruppen und Artikelgruppe müssen wie für
alle anderen Produkte erfasst werden.
Beim Erfassen einer Position in einer Einkaufsbestellung ist dann die
Artikelgewichtsmenge (zählbare Menge) einzutragen. Die Spalte Menge in
Bestellpositionen ist für Artikelgewicht-Artikel nicht editierbar und zeigt die
gemäß Einheitenumrechnung berechnete Menge in Lagereinheiten (Gewicht).
Beim Wareneingang über das Wareneingangsjournal oder die Lager-Erfassung im
Erfassungsformular (siehe Abschnitt 3.5.3) können Menge in Lagereinheit und
Artikelgewichtsmenge unabhängig voneinander (innerhalb der Toleranz zwischen
Mindestgewicht und Höchstgewicht) eingetragen werden.
Menge in Lagereinheit und Artikelgewichtsmenge müssen auch in allen anderen
Lagertransaktionen eingetragen werden, so in Lagerjournalen oder beim
Kommissionieren von Verkaufsaufträgen. Lagerabfragen zeigen sowohl die Menge
in Lagereinheit (Gewicht) als auch die Artikelgewichtsmenge (zählbare Menge).

sind Standardauftragseinstellungen und standortspezifische Einstellungen in
einem Formular zusammengefasst und für Produktmaster erweitert worden. Die
Varianteneinstellungen im freigegebenen Produkt auf einem Register geführt.
7.2.2 Lagerungsdimensionen und Dimensionsgruppen

Lagerungsdimensionen steuern die Ebenen der Lagerführung. Durch die Nutzung
von Dimensionen werden Bestand und Bewegungen eines Artikels in die
gewählten Dimensionen untergliedert.
Lagerungsdimensionen sind damit eine Voraussetzung dafür, dass der
Lagerbestand eines Artikels auf einem bestimmten Lagerort oder in einer
bestimmten Variante abgefragt werden kann.
7.2.2.1 Verfügbare Dimensionen

Die Lagerungsdimensionen sind in drei Dimensionsgruppen gegliedert:
 Produktdimensionen – Variante, Größe, Farbe und Stil beinhalten eine
Unterteilung des Artikels nach Eigenschaften (nur für Produktmaster).
 Lagerdimensionen – Standort, Lagerort, Lagerplatz, Bestandsstatus und
Ladungsträger betreffen Lagerstrukturen.
 Rückverfolgungsdimensionen – Chargennummer und Seriennummer steuern
die Rückverfolgbarkeit; Falls Konsignationsbestand im Einkauf verwaltet wird,
wird die Dimension „Besitzer“ benötigt.
Welche Dimensionen bei Lagertransaktionen verwendet werden, wird über die
Dimensionsgruppen des jeweiligen Artikels gesteuert. Wenn einem Artikel
beispielsweise eine Rückverfolgungsangabengruppe zugeordnet ist, in der die
Chargennummernführung aktiviert ist, muss in den Transaktionen dieses Artikels
die Chargennummer erfasst werden.
7.2.2.2 Dimensionsgruppen und Dimensionseinstellungen

Lagerdimensionsgruppen können im Menüpunkt Produktinformationsverwaltung>
Einstellungen> Dimensions- und Variantengruppen> Lagerdimensionsgruppen verwaltet
werden. Produktdimensionsgruppen und Rückverfolgungsangabengruppen
werden in weiteren Menüpunkten parallel dazu verwaltet. Die Formulare zur
Verwaltung der drei verschiedenen Dimensionsgruppenbereiche sind ähnlich,
unterscheiden sich jedoch hinsichtlich der enthaltenen Dimensionen.
Abbildung 7-7 zeigt das Formular zur Verwaltung der Lagerdimensionsgruppen.
Im Listenbereich links im Formular werden die vorhandenen Dimensionsgruppen
gezeigt. Zu der im linken Bereich gewählten Gruppe sind dann im rechten Bereich
die entsprechenden Einstellungen zu sehen.
Um eine neue Dimensionsgruppe anzulegen kann die Schaltfläche Neu in der
Funktionsleiste des Dimensionsgruppen-Formulars betätigt werden. Im nächsten
Schritt können die Dimensionen der neuen Dimensionsgruppe durch Markieren
der entsprechenden Kontrollkästchen eingerichtet werden (siehe Tabelle 7-2).
Tabelle 7-2: Übersicht aller Einstellungen zu den Dimensionen in Dimensionsgruppen

Parameter Bedeutung
Aktiv Dimension wird verwendet
Im Verkaufsprozess In Rückverfolgungsangabengruppen, für vereinfachte
aktiv Seriennummernverwaltung im Verkauf
Primärlager Dimension muss bei Reservierungen angegeben werden und
ist Vorschlagswert in Bestandsabfrage
Leerer Zugang zulässig Dimension kann bei Zugangsbuchungen leer bleiben
Leerer Abgang zulässig Dimension kann bei Abgangsbuchungen leer bleiben
Physischer Bestand Dimension wird in Verfügbarkeitsprüfung berücksichtigt (in
Abhängigkeit von der Lagersteuerungsgruppe z.B. kein
negativer Bestand pro Charge)
Wertmäßiger Bestand Dimension ist Bewertungsebene, damit Basis zur Berechnung
von Einstandspreis und Lagerwert (für Dimension Lagerort
empfohlen)
Disposition nach Dimension ist Dispositionsebene in Artikeldeckung und
Dimensionen Produktprogrammplanung (siehe Abschnitt 6.3.3)
Für Einkaufspreise Dimension für Einkaufs-Handelsvereinbarungen verfügbar
(siehe Abschnitt 3.3.3)
Für Verkaufspreise Dimension für Verkaufs-Handelsvereinbarungen verfügbar
Umlagerung In Rückverfolgungsangabengruppe, für Konsignationsbestand
In Lagerdimensionsgruppen ist die Dimension Standort (siehe Abschnitt 10.1.5)
immer aktiv, womit der Standort in allen Lagerbuchungen erfasst werden muss.
Auf dem Register Lagerortspezifische Einstellungen kann der Schieber Obligatorisch
auf „Ja“ werden, wenn festgelegt werden soll, dass der Lagerort schon beim
Erfassen und nicht erst beim Buchen einer Transaktion angegeben werden muss.
Über den Schieber Lagerortverwaltungsprozesse verwenden wird gesteuert, ob für die
Artikel mit dieser Lagerdimensionsgruppe die erweiterte Lagerortverwaltung
verwendet wird. In diesem Fall sind in der Lagerdimensionsgruppe alle
Dimensionen aktiv gesetzt und können nicht deaktiviert werden.
In Produktdimensionsgruppen sind nur die Parameter Aktiv, Für Einkaufspreise
und Für Verkaufspreise verfügbar.
Lagerdimensionsgruppe und Rückverfolgungsangabengruppe, für Produktmaster
auch die Produktdimensionsgruppe, mit den jeweils benötigten Dimensionen
werden beim Anlegen eines Produkts gewählt. Soll der Bestand zum Beispiel auf
der Ebene von Lagerplätzen geführt werden, ist eine Lagerdimensionsgruppe zu
wählen, in der die Dimension Lagerplatz aktiviert ist. Werden für einen Artikel
einzelne Dimensionen nur in bestimmten Situationen benötigt, muss in
Buchungen, in denen die betroffene Dimension nicht benötigt wird, mit Proforma-
Eintragungen gearbeitet werden. Falls beispielsweise eine Lagerplatzsteuerung nur
auf manchen Lagerorten zutrifft, kann auf den übrigen Lagern ein Pseudo-
Lagerplatz verwendet und als Vorschlagswert eingestellt werden.
Abbildung 7-7: Bearbeiten von Lagerdimensionsgruppen
7.2.2.3 Dimensionsgruppen im freigegebenen Produkt

Um die Dimensionsgruppen für ein freigegebenes Produkt festzulegen, kann im
Formular für freigegebene Produkte die Schaltfläche PRODUKT/Einrichten/
Dimensionsgruppen betätigt werden. Falls eine Dimensionsgruppe bereits im
gemeinsamen Produkt eingetragen ist, wird sie im freigegebenen Produkt
angezeigt und kann nicht geändert werden.
Um ungültige Dimensionswerte in gebuchten Bewegungen zu vermeiden, kann
eine Lagerdimensionsgruppe nicht mehr geändert werden, sobald zugehörige
Buchungen vorhanden sind. Aus diesem Grund können aber auch umgekehrt im
jeweiligen Produkt keine anderen anstelle der eingetragenen Dimensionsgruppen
gewählt werden, wenn ein Lagerbestand oder eine offene Transaktion für den
betroffenen Artikel vorhanden ist.
Wenn die Dimensionseinstellungen eines Produkts geändert werden sollen, muss
der komplette Lagerbestand mengen- und wertmäßig abgebucht werden. Nach
einem Lagerabschluss können anschließend neue Dimensionsgruppen für den
Artikel gewählt und ein allfälliger Bestand wieder eingebucht werden.
7.2.2.4 Vereinfachte Seriennummernverwaltung im Verkauf

Wenn für Seriennummern eine durchgängige Rückverfolgbarkeit über alle
Prozesse im Lager erforderlich ist, muss für die betroffenen Artikel eine
Rückverfolgungsangabengruppe gewählt werden, in der die Dimension
Seriennummer aktiv gesetzt ist. Für die betroffenen Artikel werden
Lagerbuchungen auf Ebene der einzelnen Seriennummern erzeugt, was eine hohe
Anzahl von Transaktionen verursacht. Falls die Seriennummernführung rein zur
Prüfung von Gewährleistungsansprüchen im Verkauf benötigt wird, besteht keine
Notwendigkeit zur Rückverfolgung der einzelnen Seriennummern im Einkauf
oder anderen Bereichen.
Die Funktion der vereinfachten Seriennummernverwaltung im Verkauf erleichtert
die Lagerführung in diesem Fall. Anstatt eine eigene Lagerbuchung pro
Seriennummer zu erzeugen werden dann die Seriennummern zu einer
Lagertransaktion in einer eigenen Tabelle geführt, die mit den Lagertransaktionen
verknüpft ist. Die vereinfachte Seriennummernverwaltung ist in Aufträgen und
Rücklieferungen im Verkauf verfügbar, und nicht in anderen Transaktionen (z.B.
Umlagerungsaufträgen). Die Seriennummern müssen dazu physisch auf den
Artikeln angebracht sein (z.B. in Form von Etiketten) und werden in Dynamics 365
aber nur bei der Lieferung an oder der Rücklieferung von Kunden erfasst.
Um die vereinfachten Seriennummernverwaltung im Verkauf zu nutzen, muss
eine Rückverfolgungsangabengruppe angelegt sein, in der das Kontrollkästchen Im
Verkaufsprozess aktiv für die Dimension Seriennummer markiert ist.
Seriennummern können dann beim Buchen von Lager-Erfassung, Lieferschein,
Verkaufsrechnung und – bei Nutzung der erweiterten Lagerortverwaltung – auf
dem Mobilgerät beim Buchen einer Verkaufslieferung erfasst werden.
Um beispielsweise Seriennummern bei der Lieferscheinbuchung zu erfassen, kann
in einem Auftrag mit Artikeln, für die die vereinfachte Seriennummernverwaltung
im Verkauf aktiviert ist, der Dialog zur Lieferscheinbuchung über die Schaltfläche
ENTNEHMEN UND VERPACKEN/Generieren/Lieferschein geöffnet werden. Im
Buchungsdialog wird die Seriennummernerfassung dann über die Schaltfläche
Position aktualisieren/Seriennummern registrieren in der Funktionsleiste des Registers
Positionen geöffnet.
Im Seriennummernerfassungsformular, das auch die Verwendung von Scannern
unterstützt, wird eine Seriennummer nach der anderen eingegeben oder gescannt.
Falls ein Seriennummernetikett fehlt oder nicht lesbar ist, ist anstelle einer
Seriennummerneingabe die Schaltfläche Nicht lesbar zu betätigen. Nach Erfassen
aller Seriennummern kann das Formular geschlossen und der Lieferschein gebucht
werden.
Für Rücklieferungen erfolgt bei vereinfachter Seriennummernverwaltung im
Verkauf die Erfassung von Seriennummern im Dialog zur Lieferscheinbuchung
oder auf dem Mobilgerät. Wird kein Lieferschein, sondern sofort eine Rechnung
(oder Gutschrift) gebucht, ist die Seriennummernerfassung im Buchungsdialog zur
Verkaufsrechnung zu öffnen.
Für die Abfrage gelieferter Seriennummern steht die Seriennummernabfrage zur
Verfügung, die aus der jeweiligen Buchungsabfrage geöffnet werden kann. Im Fall
einer Lieferscheinbuchung wird dazu die Schaltfläche Abfragen/Seriennummern auf
dem Register Positionen in der Lieferscheinabfrage betätigt. Die Abfrage der
Seriennummern ist auch in der Artikelverfolgung möglich (Lagerverwaltung>
Abfragen und Berichte> Rückverfolgungsangaben> Artikelverfolgung).
7.2.2.5 Dimensionsanzeige in Abfragen

Der Vorschlagswert für die Anzeige von Dimensionsspalten in Formularen wird
für alle betroffenen Module in den jeweiligen Parametern eingerichtet. So wird
beispielsweise in den Debitorenkontenparametern (Debitorenkonten> Einstellungen>
Debitorenkontenparameter, Register Lagerungsdimensionen) der Vorschlagswert für
die Dimensionsspalten in den Positionen von Verkaufsaufträgen und Angeboten
festgelegt.
In den einzelnen Detailformularen kann der Benutzer dann die Anzeige der
Dimensionsspalten über eine entsprechende Schaltfläche in der Funktionsleiste
ändern – beispielsweise über die Schaltfläche Auftragsposition/Anzeige-Dimensionen
in den Verkaufsauftragspositionen oder die Schaltfläche Lager/Dimensionen anzeigen
in den Positionen von Lagerjournalen.
Bei der Wahl von Dimensionen in Abfragen und Berichten zu Lagerbestand und
Lagerwert ist zu berücksichtigen, dass nur solche Abfragen zuverlässige Werte
ergeben, für die die Dimensionen entsprechend eingerichtet sind. So ist es
beispielsweise nicht zulässig, Lagerwert und Einstandspreis auf Lagerortebene für
Artikel auszuwerten, für die in der zugeordneten Lagerdimensionsgruppe das
Kontrollkästchen Wertmäßiger Bestand zur Dimension Lagerort nicht markiert ist.
Abgangsbuchungen nehmen in diesem Fall hinsichtlich des Lagerwerts keine
Rücksicht auf den Lagerort, wodurch nicht das erwartete Ergebnis gezeigt werden
kann.

Nachdem nur mehr die erweiterte Lagerortverwaltung aus Dynamics AX 2012 R3
vorhanden ist und das Modul Warehouse Management II aus älteren Versionen
ersetzt, wird die Dimension „Palette“ nicht mehr benötigt und ist entfernt worden.
7.2.3 Lagersteuerungsgruppen
Lagersteuerungsgruppen dienen zur Steuerung von Bewertungsverfahren und
Artikelhandhabung. Die Anzahl der benötigten Lagersteuerungsgruppen hängt
von den betrieblichen Anforderungen ab. Normalerweise werden zumindest zwei
Lagersteuerungsgruppen benötigt, eine für lagergeführte Artikel und eine für
Serviceartikel. In der Lagersteuerungsgruppe für Serviceartikel sollte die

Sachkontenintegration deaktiviert sein.
Wenn in der Lagersteuerungsgruppe die Einstellungen der Feldgruppen
Lagermodell und Sachkonto-Integration nach dem Buchen von zugehörigen
Lagerbewegungen geändert werden, kann die Abstimmung von Lager und
Finanzbuchhaltung schwierig werden. Sowohl für die Änderung von
Bewertungsverfahren und Sachkontenintegration in der Lagersteuerungsgruppe
selbst als auch für die Änderung der gewählten Lagersteuerungsgruppe im
freigegebenen Produkt müssen daher die Auswirkungen abgeklärt werden.
Abbildung 7-8: Einstellungen in der Lagersteuerungsgruppe
Die Einrichtung der Lagersteuerungsgruppen erfolgt im Menüpunkt

Lagerverwaltung> Einstellungen> Lager> Lagersteuerungsgruppen. Im Listenbereich
links im Formular werden die vorhandenen Lagersteuerungsgruppen gezeigt. Im
rechten Bereich sind dann die Einstellungen zu der gewählten Gruppe zu sehen.
7.2.3.1 Einstellungen zur Artikel-Handhabung

In der Lagersteuerungsgruppe von lagergeführten Artikeln muss das
Kontrollkästchen Produkt auf Lager markiert sein. Wenn dieses Kontrollkästchen
nicht markiert ist, erzeugen zugehörige Artikel keine Lagerbuchungen, was im
Falle von Dienstleistungen oder immateriellen Gütern zielführend sein kann.
Das Kontrollkästchen Quarantäneverwaltung steuert das automatische Erzeugen
von Quarantäneaufträgen (siehe Abschnitt 7.4.6) beim Buchen von
Warenzugängen.
Ist das Kontrollkästchen Erfassungsanforderungen markiert, muss vor dem Buchen

eines Produktzugangs von Bestellpositionen eine Lager-Erfassung über das
Wareneingangsjournal oder das Erfassungsformular gebucht werden (siehe
Abschnitt 3.5.3). Das Kontrollkästchen Entnahmeanforderungen steuert analog, ob
ein Kommissionieren im Verkauf erforderlich ist.
In gleicher Weise wird über die Kontrollkästchen Empfangsanforderungen und
Absetzungsanforderungen gesteuert, ob vor dem Buchen der Einkaufsrechnung ein
entsprechender Produktzugang beziehungsweise vor der Verkaufsrechnung ein
Lieferschein gebucht werden muss.
7.2.3.2 Negativer Lagerbestand

Während bei Artikeln, für die ein Bestand geführt wird, ein physisch negativer
Bestand meist nicht zugelassen wird, wird ein wertmäßig negativer Bestand
normalerweise akzeptiert. Wertmäßig negativer Bestand tritt auf, wenn im Verkauf
eine Rechnung für einen Artikel gebucht wird, bevor die zugehörige
Einkaufsrechnung gebucht wird.
Die Einstellungen zum negativen Bestand sind hierbei in Zusammenhang mit den
Dimensionsgruppeneinstellungen zu sehen, da die Prüfung, ob eine Buchung
einen negativen Bestand erzeugt, auf Ebene der Dimensionen des Artikels erfolgt,
für die das Kontrollkästchen Physischer Bestand (bzw. Wertmäßiger Bestand)
markiert ist.
7.2.3.3 Einstellungen zum Lagermodell

Die Auswahl im Feld Lagermodell (FIFO, LIFO, Durchschnittspreis, flexibler
Durchschnitt oder Standardpreis) bestimmt, in welcher Weise Lagerabgänge
wertmäßig den entsprechenden Lagerzugängen zugeordnet werden.
Einstellungen zum Bewertungsverfahren werden in Abschnitt 7.3 genauer
beschrieben, Einstellungen zur Sachkontenintegration in Abschnitt 9.4.2.
7.2.4 Lagerbuchungen und Lagerbestand

Lagerbestand und Lagerbuchungen eines Artikels können direkt vom
Detailformular für freigegebene Produkte aus abgefragt werden. Die Möglichkeit
zur Abfrage von Bestand und Bewegungen ist aber auch in den Formularen zum
Erfassen von Transaktionen gegeben, beispielsweise in den Auftragspositionen.
Die Listenseite Lagerverwaltung> Abfragen und Berichte> Verfügbarer Lagerbestand
zeigt den Bestand zu mehreren Artikeln (Auswahl über Filterdialog).
7.2.4.1 Abfrage der Lagerbuchungen und Kosteneinträge

Um die Lagerbuchungen eines Artikels abzufragen, kann im Detailformular für
freigegebene Produkte die Schaltfläche LAGERBESTAND
VERWALTEN/Anzeigen/Buchungen betätigt werden. Die Buchungsabfrage enthält
alle Lagerbuchungen zum betroffenen Artikel. Die Spalten Referenz und Nummer
zeigen hierbei den jeweiligen Ursprungsbeleg.
Die Schaltfläche Buchungsdetails in der Buchungsabfrage öffnet die Anzeige
zusätzlicher Informationen zu einer Lagerbuchung.
In der Buchungsabfrage werden neben tatsächlich gebuchten Lagerbewegungen
auch Bewegungen gezeigt, die noch nicht stattgefunden haben. Es handelt sich
hierbei um Positionen in Einkaufsbestellungen, Verkaufsaufträgen und
Produktionsaufträgen, für die weder Produktzugang/Lieferschein noch Rechnung
gebucht worden ist. Diese Positionen sind am Zugangsstatus „Bestellt“ oder
Abgangsstatus „In Auftrag“ („Physisch reserviert“ im Falle einer Reservierung) zu
erkennen, zudem sind physisches Datum und Finanzdatum leer.
Abbildung 7-9: Lagerbuchungen zu einem Artikel in der Buchungsabfrage
Die Kosteneinträge zeigen eine kostenbezogene Ansicht der Lagerbuchungen eines

Artikels. Der Aufruf der Kosteneinträge erfolgt über die Schaltfläche KOSTEN
VERWALTEN/Kostenbuchungen/Kosteneinträge im freigegebenen Produkt.
7.2.4.2 Physische und wertmäßige Buchung

Mit dem Buchen des Produktzugangs im Einkauf, des Lieferscheins im Verkauf,
sowie der Kommissionierliste oder Fertigmeldung in der Produktion wird das
physische Datum der Bewegung gesetzt. Der Status der Bewegung wird auf
„Eingegangen“ oder „Abgesetzt“ gesetzt. In den Buchungsdetails ist auf dem
Register Aktualisieren der vorläufige Wert im Feld Phys. Einstandsbetrag zu sehen.
Das Finanzdatum wird beim Buchen der Rechnung in Einkauf und Verkauf,
beziehungsweise bei der Nachkalkulation im Zuge des Beendens eines
Fertigungsauftrags eingesetzt. Die Lagerbuchung erhält den Status „Eingekauft“
oder „Verkauft“, der Wert ist in der Spalte Einstandsbetrag zu sehen.
Der gebuchte Einstandsbetrag wird nicht mehr verändert. Erfolgt im Zuge des
Monatsabschlusses oder einer manuellen Nachbewertung eine Regulierung des
wertmäßigen Betrags, ist die Wertänderung im Feld Regulierung auf dem Register
Aktualisieren der Buchungsdetails zu sehen.
7.2.4.3 Lager-Erfassung und Lager-Entnahme

Eine Sonderstellung im Zuge des Buchungsvorgangs nehmen Lager-Erfassung im
Einkauf (siehe Abschnitt 3.5.3), Lager-Entnahme/Kommissionierung im Verkauf
(siehe Abschnitt 4.5.2) und die entsprechenden Buchungen in
Produktionsaufträgen und Umlagerungsaufträgen ein. Diese Buchungen
verändern zwar den physischen Lagerbestand und den Status der Bewegung,
werden aber innerhalb der Lagerbuchung im Gegensatz zur Produktzugang und
Lieferschein nicht als Beleg unveränderlich gespeichert.
Im Falle einer anschließenden Lieferscheinbuchung im Verkauf oder einer
Produktzugangsbuchung im Einkauf ist das Erfassungsdatum im Feld
Inventurdatum auf dem Register Allgemeines in den Buchungsdetails zu sehen. Wird
jedoch nach einer Erfassung/Entnahme kein Produktzugang/Lieferschein gebucht,
sondern die Erfassung/Entnahme storniert, kann sie später in den Lagerbuchungen
nicht mehr abgefragt werden.
7.2.4.4 Buchungsdetails und Sachkontenintegration

Zusätzlich zu den Daten in der Listenseite zur Buchungsabfrage werden im
Formular Buchungsdetails zusätzliche Informationen gezeigt. Auf dem Register
Aktualisieren in den Buchungsdetails sind dazu zentrale Buchungsinformationen zu
sehen. Die Felder auf diesem Register sind in die Feldgruppen Physisch, Sachkonto,
Wertmäßig und Ausgleich gegliedert.
Die Feldgruppe Physisch zeigt Datum, Belegnummer und vorläufigen Wert der
Produktzugangs- oder Lieferscheinbuchung. Mit der Buchung der Rechnung
werden Datum, Belegnummer und finanzieller Lagerwert der Rechnung in die
Feldgruppe Wertmäßig eingesetzt.
Wird der Wert der Lagerbuchung nach dem Buchen der Rechnung durch den
Lagerabschluss (in Abhängigkeit vom jeweiligen Wertmodell) oder durch eine
manuelle Regulierung geändert, wird der Differenzbetrag in das Feld Regulierung
gestellt. Der Inhalt des Feldes Einstandsbetrag wird somit nach der
Rechnungsbuchung nicht mehr verändert, alle nachträglichen Wertänderungen
werden im Feld Regulierung summiert.
Abbildung 7-10: Buchungsdetails zum Lagerbestand eines Produkts
Die Feldgruppe Ausgleich zeigt, wie weit eine Lagerbuchung wertmäßig durch den
Lagerabschluss geschlossen ist. Ist die gesamte Buchungsmenge der Transaktion
den entsprechenden Zugängen oder Abgängen zugeordnet, wird das
Abschlussdatum in das Feld Wertmäßig abgeschlossen eingesetzt und die Bewegung
geschlossen (Offener Wert = „Nein“ auf dem Register Allgemeines). Hierbei ist zu
beachten, dass auch geschlossene Bewegungen durch eine manuelle Regulierung
wieder geöffnet werden können.
Das Kontrollkästchen Physisch gebucht auf dem Register Aktualisieren der der
Buchungsdetails zeigt an, dass der Lieferschein im Hauptbuch gebucht ist. Es wird
nur gesetzt, wenn zum jeweiligen Artikel die physische Sachkontenintegration
aktiv ist. Ist die wertmäßige Sachkontenintegration aktiv, wird mit dem Buchen
der Rechnung das Kontrollkästchen Wertmäßig gebucht markiert.
Eine Ausnahme bildet die Buchung von Eingangsrechnungen, die auch ohne
wertmäßige Sachkontenintegration auf Wertmäßig gebucht gesetzt wird. Der Grund
dafür liegt darin, dass die Eingangsrechnung bei deaktivierter
Sachkontenintegration der Artikel auf ein Aufwandskonto (anstelle des
Materialkontos bei aktivierter Sackkontenintegration) gebucht wird.
7.2.4.5 Abfrage des Lagerbestands

Um den gegenwärtigen Lagerbestand eines Artikels abzufragen, kann im
Detailformular für freigegebene Produkte die Schaltfläche LAGERBESTAND
VERWALTEN/Anzeigen/Verfügbarer Lagerbestand betätigt werden. Das Register
Überblick in der Bestandsabfrage zeigt hier eine Lagerbestand-Liste, die nach den
als Primärlager eingestellten Dimensionen des Artikels gegliedert ist.
Abbildung 7-11: Überblick zum Lagerbestand eines Produkts
Die Schaltfläche Dimensionen anzeigen im Aktionsbereich der Bestandsabfrage

öffnet einen Dialog, in dem die angezeigten Lagerungsdimensionen gewählt
werden können. So kann beispielsweise eine Spalte mit der Dimension
Chargennummer eingeblendet werden, um den Chargenbestand abzufragen. Soll
der Gesamtbestand eines Artikels in einer Zeile gezeigt werden, können im
Filterdialog zur Dimensionsanzeige die Markierungen für alle Dimensionen
entfernt werden.
7.2.4.6 Detailinformationen zum Lagerbestand

Detailinformationen zu der auf dem Register Überblick markierten Zeile werden
auf dem Register Am Lager gezeigt. Neben dem physischen Bestand, also der am
Lager tatsächlich vorhandenen Menge, werden hier auch der aktuelle
Durchschnittspreis und Informationen zur Verfügbarkeit angezeigt.
Der physische Bestand ergibt sich als Summe der Bewegungen mit folgendem
Buchungsstatus:
 Gebuchte Menge – Gesamtmenge in Rechnungen (mengenmäßiger Saldo:
Einkauf minus Verkauf)
 Eingegangen – Produktzugänge im Einkauf, werden hinzugezählt
 Abgesetzt – Lieferscheine im Verkauf, werden abgezogen
 Erfasst – Lager-Erfassungen bzw. Wareneingänge, werden hinzugezählt
 Entnommen – Lager-Entnahmen bzw. Kommissionierlisten, werden abgezogen
Neben den Lagerbuchungen aus Einkauf und Verkauf werden auch Buchungen
aus der Produktion und anderen Bereichen mit den oben angeführten
Statuswerten berücksichtigt.
7.3 Lagerbewertung und Kostenkalkulation 329
Alle in der Bestandsabfrage gezeigten Werte beziehen sich auf die gewählten
Lagerungsdimensionen. In Abbildung 7-11 ist beispielsweise die Zeile mit dem
Lagerort „11“ zur Anzeige ausgewählt, womit nach Wechsel auf den Register Am
Lager ein Filter auf diesen Standort und Lagerort Anwendung findet. Zu beachten
ist in diesem Zusammenhang, dass Einstandspreis und Lagerwert auf
Dimensionsebene nur dann zuverlässige Ergebnisse zeigen, wenn die gewählten
Dimensionen in der Lagerungsdimension wertmäßig getrennt sind.
7.2.4.7 Historischer Bestand

Soll der Bestand rückwirkend, also zu einem bestimmten vergangenen Datum
ausgewertet werden, kann der Bericht Lagerverwaltung> Abfragen und Berichte>
Physische Bestandsberichte> Physischer Bestand pro Lagerungsdimension abgerufen
werden.

Übung 7.1 – Dimensionsgruppen
Um die Funktionsweise von Dimensionsgruppen zu untersuchen, legen Sie eine
neue Lagerdimensionsgruppe DS-## (## = Ihre Benutzerkennung) und eine
Rückverfolgungsangabengruppe DT-## an. Richten Sie diese Dimensionsgruppen
so ein, dass Standort, Lagerort und Chargennummer bei jeder Buchung angegeben
werden müssen. Lagerorte werden wertmäßig getrennt geführt.
Übung 7.2 – Lagersteuerungsgruppe
Als Vorbereitung für die weiteren Übungen legen Sie eine Lagersteuerungsgruppe
T## (## = Ihre Benutzerkennung) für bestandsgeführte Artikel mit FIFO-Bewertung
(Lagermodell „FIFO“) an. Die Sachkontenintegration für physischen und
wertmäßigen Bestand wird aktiviert, ein negativer Bestand wird nur wertmäßig
zugelassen. Die übrigen Kontrollkästchen bleiben leer, eine Prüfung auf
genehmigte Lieferanten wird nicht benötigt.
Anschließend legen Sie eine zweite Lagersteuerungsgruppe S## an, die sich von
der ersten nur dadurch unterscheidet, dass eine Standardpreisbewertung erfolgt
und physisch negativer Bestand zugelassen wird.
7.3 Lagerbewertung und Kostenkalkulation

Eine der Stärken von Dynamics 365 liegt darin, durch den hohen Integrationsgrad
der Anwendung eine exakte Lagerbewertung zu ermöglichen. So werden neben
der Bewertung zum Durchschnittspreis oder zum Standardpreis auch die
Verfahren FIFO und LIFO durchgängig unterstützt.
Neben dem Lagerverwaltungsmodul, in dem alle Informationen zu Lagermenge
und Lagerwert enthalten sind, steht hier auch das Modul Kostenverwaltung zur
Verfügung, in dem die für die Lagerbewertung relevanten Formulare und
Funktionen enthalten sind.
7.3.1 Bewertung und Bewertungsverfahren

Sowohl der physische Lagerbestand als auch der Lagerwert werden durch
Lagerbuchungen aktualisiert. Zusätzlich zur Lagerbuchung, in der alle physischen
und wertmäßigen Informationen enthalten sind, wird beim Buchen einer
Lagertransaktion ein Kosteneintrag erzeugt, der die wertmäßigen Informationen
zusammenfasst. Kosteneinträge werden nicht für Lagerumbuchungen ohne
Einfluss auf den Lagerwert erzeugt.
7.3.1.1 Grundlagen der Lagerbewertung

Die Bewertung des Lagers erfolgt nach einem einfachen Prinzip:
 Zugangswerte – Der Lagerwert von Zugängen wird in der Zugangsbuchung
festgelegt (z.B. durch die Einkaufsrechnung)
 Abgangswerte – Der Lagerwert von Abgängen wird auf Basis des Wertmodells
berechnet
Der Wert eines Abgangs kann nicht explizit bei der Buchung angegeben werden,
sondern ergibt sich aus dem Wert der über das Wertmodell (FIFO, LIFO,
Durchschnittspreis) zugeordneten Zugangsbewegung.
Die Bewertung zum Standardpreis, durch die der Lagerwert unabhängig vom
tatsächlichen Wert der einzelnen Buchung festgesetzt wird, stellt eine Ausnahme
von diesem Grundsatz dar. Für dieses Verfahren gibt es zwei unterschiedliche
Möglichkeiten:
 Standardkosten – Lagerwert auf Basis eines vordefinierten Einstandspreises
 Fester Zugangspreis – Ähnlich wie Standardkosten, wobei aber nur der Wert
von Lagerzugängen direkt festgelegt wird
“Die Option „Fester Zugangspreis“ steht in Kombination mit anderen
Wertmodellen (FIFO, LIFO, Durchschnittspreis) zur Verfügung. Mit dieser
Einstellung wird der Zugangswert vorab definiert und kann in der Buchung nicht
geändert werden.
Im Gegensatz dazu ermöglicht das Lagermodell „Standardkosten“ ein echtes
Standardpreisverfahren, bei dem Zu- und Abgang zum hinterlegten Standardpreis
bewertet werden.
Der Unterschied zwischen den Verfahren „Standardkosten“ und „Fester
Zugangspreis“ zeigt sich bei Änderungen des zum Artikel eingetragenen
Standardpreises: Während beim Standardpreisverfahren der Lagerwert sofort
geändert wird, ändert sich beim „Festen Zugangspreis“ der Lagerwert und damit
der Wert späterer Abgangsbuchungen erst durch nachfolgende
Zugangsbuchungen.
Das Bewertungsverfahren eines Artikels wird über die Lagersteuerungsgruppe
festgelegt, in der das Auswahlfeld Lagermodell das Wertmodell bestimmt. Hierbei
stehen folgende Verfahren zur Bewertung der Lagerabgänge zur Verfügung:
 FIFO – First in, First out (Erster Zugang wird wertmäßig zuerst abgebucht)
 LIFO – Last in, First out (Letzter Zugang wird wertmäßig zuerst abgebucht)
 LIFO-Datum – LIFO, ohne Berücksichtigung von Zugängen nach dem
jeweiligen Abgang
 Durchschnittliche Kosten – Durchschnittspreis pro Periode, gerechnet zum
Zeitpunkt von Lagerabschluss/Neuberechnung
 Gewichteter Durchschnitt Datum – Durchschnittspreis pro Tag
 Standardkosten – Verwendung des eingetragenen Standardpreises
 Flexibler Durchschnitt – Keine Änderung des Durchschnittspreises durch
spätere Eingangsrechnungen
7.3.1.2 Bewertung von Lagerzugängen

Lagerzugänge werden mit dem Buchen der Rechnung finanziell bewertet. Mit
Ausnahme von Zugängen von Artikeln mit Standardpreisverfahren oder festem
Zugangspreis, bei dem ein vordefinierter Preis zur Anwendung kommt, werden
Einstandspreis und Lagerwert wie folgt bestimmt:
 Produktzugang zu Bestellung – Wert der Rechnungsposition inklusive
artikelbezogener Bezugskosten/Belastungen; falls definiert zuzüglich indirekter
Kosten aus dem Nachkalkulationsbogen
 Zugang aus Produktion – Nachkalkulierter Wert des Produktionsauftrags
(Summe von Komponenten und Ressourceneinsatz; falls definiert zuzüglich
indirekter Kosten aus Nachkalkulationsbogen)
 Rücklieferung zu Verkaufsauftrag – Ursprünglicher Abgangswert des
retournierten Artikels, wenn die Rücklieferungsposition über die Loskennung
der ursprünglichen Auftragsposition zugeordnet ist; andernfalls wird der in der
Rücklieferungsposition eingetragene Einstandspreis herangezogen
 Sonstiger Zugang – In Journalzeile eingetragener Wert (Einstandspreis)
7.3.1.3 Bewertung von Lagerabgängen

Abgänge, beispielsweise ein Lieferschein im Verkauf, werden zunächst immer mit
dem aktuellen Durchschnittspreis bewertet (mit Ausnahme von Artikeln mit
Standardpreisverfahren oder festem Zugangspreis). Abhängig davon, ob das
Kontrollkästchen Physischen Bestand einbeziehen in der Lagersteuerungsgruppe des
jeweiligen Artikels markiert ist, werden bei der Berechnung des aktuellen
Durchschnittspreises nur wertmäßige Buchungen (Rechnungen) berücksichtigt,
oder es wird auch der vorläufige Wert physischer Buchungen (Produktzugänge,
für die noch keine Rechnung gebucht ist) einbezogen.
Das Wertmodell für den jeweiligen Artikel kommt im Zuge des Lagerabschlusses
zur Anwendung. Der Lagerabschluss bestimmt hierbei die Zuordnung von
Lagerabgängen zu Lagerzugängen entsprechend dem Wertmodell des Artikels
(FIFO, LIFO oder Durchschnittspreis). Der Wert der einzelnen Abgangsbewegung
wird aufgrund der zugeordneten Lagerzugänge berechnet und ist daher erst dann
in Übereinstimmung mit dem Wertmodell gültig, wenn alle betroffenen

Lagerzugänge wertmäßig gebucht sind und der Lagerabschluss durchgeführt
worden ist.
Für die wertmäßige Zuordnung von Lagerabgängen zu Lagerzugängen wird
generell das Datum der wertmäßigen Buchung (Rechnung) herangezogen. Das
physische Datum wird für Artikel mit FIFO- oder LIFO-Bewertung herangezogen,
in deren Lagersteuerungsgruppe das Kontrollkästchen Physischen Bestand
einbeziehen markiert ist.
Ein Lagerabschluss ist zur Bestimmung des korrekten Lagerwerts für alle Artikel
erforderlich, abgesehen von Artikel mit folgenden Wertmodellen:
 Standardkosten – Der Standardpreis wird in der Abgangsbewegung sofort
eingesetzt.
 Flexibler Durchschnitt – Der beim Buchen der Abgangsbewegung gültige
aktuelle Durchschnittspreis wird später nicht mehr aktualisiert.
Für diese zwei Bewertungsverfahren wird der Abgangswert beim Buchen der
Bewegung endgültig bestimmt.
7.3.1.4 Bewertung mit Standardkosten

Für das Lagermodell „Standardkosten“ ist kein Lagerabschluss erforderlich, da bei
diesem Bewertungsverfahren für Lagerzugänge und Lagerabgänge immer der
Einstandspreis aus dem Artikelpreisformular eingesetzt wird (siehe Abschnitt
7.3.3). Im Falle einer Änderung des Einstandspreises (Aktivierung eines neuen
Einstandspreises) bucht das System die Änderung des Lagerwerts sofort auch auf
die entsprechenden Sachkonten. Der neue Einstandspreis wird daher schon im
nächsten Lagerabgang eingesetzt.
7.3.1.5 Fester Zugangspreis

Das Kontrollkästchen „Fester Zugangspreis“ in der Lagersteuerungsgruppe ist
hingegen eine Zusatzeinstellung zu den Lagermodellen FIFO, LIFO und
Durchschnittspreis, die nur den Lagerzugang betrifft. Lagerzugänge werden mit
dieser Einstellung mit dem im freigegebenen Produkt oder im
Artikelpreisformular eingetragenen Einstandspreis gebucht.
Nachdem sich der Wert des Lagerabgangs aus dem über das Lagermodell
zugeordneten Zugang ergibt, wird damit auch beim Verfahren „Fester
Zugangspreis“ der Lagerabgang mit einem Standardpreis bewertet. Das
Lagermodell ist beim Verfahren „Fester Zugangspreis“ dann relevant, wenn der
Standardpreis geändert wird und die nachfolgenden Abgänge entsprechend dem
FIFO-, LIFO- oder Durchschnittspreisverfahren bis zum Verbrauch des alten
Lagerbestands mit dem alten Einstandspreis gebucht werden. Um in diesem Fall
den korrekten Abgangswert zu ermitteln, ist auch für das Verfahren „Fester
Zugangspreis“ ein Lagerabschluss erforderlich.
7.3.1.6 Flexibler Durchschnittspreis

Für Artikel, die einer Lagersteuerungsgruppe mit dem Lagermodell „Flexibler
Durchschnitt“ zugeordnet sind, werden Lagerzugänge mit dem Einstandspreis der
jeweiligen Transaktion bewertet. Die wertmäßige Lagerbuchung beim Buchen
einer Eingangsrechnung ist davon abhängig, ob sich die in der Rechnung
enthaltene Menge noch auf Lager befindet oder schon im Zeitraum zwischen
Produktzugang und Rechnungseingang abgebucht worden ist:
 Gesamtmenge noch physisch auf Lager – Der Gesamtbetrag der
Eingangsrechnung – inklusive allfälliger Abweichungen von der Bestellung –
wird als wertmäßiger Einstandsbetrag gebucht.
 Teilmenge bereits abgebucht – Für die nicht mehr auf Lager befindliche
Menge wird die Differenz zwischen dem physischen Einstandsbetrag und dem
wertmäßigen Einstandsbetrag (Rechnungsbetrag) auf ein eigenes
Preisdifferenz-Konto gebucht
Beim Buchen eines Lagerabgangs wird der zum Zeitpunkt der Buchung aktuelle
Durchschnittspreis als Einstandspreis übernommen. Dieser Einstandspreis wird
durch den Lagerabschluss nicht mehr verändert. Ein Lagerabschluss wird daher
für Artikel mit dem Lagermodell „Flexibler Durchschnitt“ nicht benötigt.
7.3.1.7 Berechnung des Lagerwerts

Ein Überblick über die unterschiedlichen Bewertungsverfahren in Dynamics 365 ist
in folgender Tabelle 7-3 enthalten:
Tabelle 7-3: Lagermodelle zur Steuerung des Bewertungsverfahrens
Lagermodell Erklärung
FIFO Lagerabgänge werden wertmäßig dem ältesten Zugang
(First In First Out) zugeordnet, für den noch ein Lagerbestand vorhanden ist.
LIFO Lagerabgänge werden wertmäßig dem jüngsten Zugang
(Last In First Out) zugeordnet, für den zum Zeitpunkt des Monatsabschlusses
schon ein Lagerbestand vorhanden ist.
LIFO-Datum Wie LIFO, wobei für jeden Abgang nur Zugänge vor dem
jeweiligen Abgang berücksichtigt werden.
Durchschnittliche Lagerabgänge werden mit dem Durchschnittspreis des
Kosten Lagerbestands für die jeweilige Periode bewertet, gerechnet
zum Abschlusszeitpunkt.
Gewichteter Wie „Durchschnittliche Kosten“, aber pro Tag berechnet (nur
Durchschnitt Datum der Wert des Lagerbestands am Tag des jeweiligen Abgangs
wird berücksichtigt, spätere Zugänge haben keinen Einfluss).
Standardkosten Lagerzugänge und Abgänge werden mit dem eingetragenen
und aktivierten Standardpreis gebucht.
Flexibler Durchschnitt Der Einstandspreis von Abgangsbewegungen ist der aktuelle
Durchschnittspreis zum Zeitpunkt der Buchung.
Nachfolgend soll ein kurzes Beispiel die Rechenlogik der Lagermodelle zeigen, die
den Lagerwert auf Basis der tatsächlichen Kosten der Zugänge bestimmen. Das
Standardpreisverfahren ist daher in dem Beispiel nicht enthalten.
Ausgangspunkt sind die in Tabelle 7-4 dargestellten Zugangsbuchungen mit
unterschiedlichem Wert, sowie die Abgangsbuchung dazwischen:
Tabelle 7-4: Buchungen zur Analyse der Lagermodelle
Datum Buchung Menge Wert
1. Juli Zugang + 10 100
3. Juli Abgang - 10 (aus Lagermodell)
Der Wert der Abgangsbuchung wird nach Abruf des Lagerabschlusses für die
unterschiedlichen Bewertungsverfahren wie folgt berechnet:
Tabelle 7-5: Bewertung des Lagerabgangs aus Tabelle 7-4
Lagermodell Betrag Erklärung
FIFO 100 Aus dem Zugang vom 1. Juli
LIFO 300 Aus dem Zugang vom 4. Juli
LIFO-Datum 200 Aus dem Zugang vom 2. Juli
Durchschnittliche Kosten 200 Aus allen Zugängen
Gewichteter Durchschnitt 150 Aus den Zugängen vom 1. Juli und 2. Juli
Datum
Flexibler Durchschnitt 150 Aktueller Durchschnitt beim Buchen des Abgangs
7.3.1.8 Wertmäßige Lagerungsdimensionen und Markierung

Bei der Ermittlung des Abgangswertes müssen neben dem Lagermodell auch die
Einstellung zu Lagerungsdimensionen in den jeweiligen Dimensionsgruppen
berücksichtigt werden. Die Zuordnung von Abgang zu Zugang erfolgt nämlich
nicht über Dimensionen hinweg, für die das Kontrollkästchen Wertmäßiger Bestand
markiert ist.
Wenn daher beispielsweise eine Bewertung pro Lagerort eingestellt ist, werden für
einen Abgang von Lagerort „20“ nur Zugänge (inklusive Umlagerungen) zum
Lagerort „20“ berücksichtigt. Ist die Dimension Lagerort nicht wertmäßig getrennt,
erfolgt die Zuordnung entsprechend der Datumsfolge unabhängig vom Lagerort
der physischen Lieferungen.
Eine weitere Möglichkeit, die Zuordnungen des Bewertungsverfahrens zu
beeinflussen, besteht im Setzen von Markierungen. Markierungen bilden ein Los
für die Lagerbewertung, indem innerhalb von wertmäßigen Dimensionen Abgang
und Zugang einander zugeordnet werden. Dies wird beispielsweise für die
Rücklieferung von Einkaufsbestellungen benutzt (siehe Abschnitt 3.7.1)
Um eine Markierung zu setzen, kann in der Abfrage der Lagerbuchungen oder in

Auftrags- und Bestellpositionen die Schaltfläche Lager/Markierung betätigt werden.
7.3.1.9 Lagerwertbericht und Einstandspreis-Explorer

Der Lagerwertbericht ist ein konfigurierbarer Bericht, für den parallel mehrere
Berichtsversionen zur Darstellung des Lagerwerts eingerichtet werden können. Als
Voraussetzung zum Abruf des Berichts muss zumindest eine Berichtsversion
eingerichtet sein (Kostenverwaltung> Einrichtung der Bestandsbuchhaltungsrichtlinien>
Lagerwertberichte), wobei in der Einrichtung festgelegt wird welche Daten in den
Spalten und Zeilen gezeigt werden. Beim Abruf eines Lagerwertberichts
(Kostenverwaltung> Abfragen und Berichte> Bestandsbuchhaltung – Statusberichte>
Lagerwert) muss dann eine Berichtsversion im Feld Kennung des Druckdialogs
ausgewählt werden.
Der Einstandspreis-Explorer ist eine Auswertung am Bildschirm, der die
wertmäßige Zuordnung und Regulierung (Lagerabschluss) von Lagerzugängen
und Lagerabgängen. zeigt. Er kann aus der Abfrage der Lagerbuchungen (Aufruf
z.B. über die Schaltfläche LAGERBESTAND VERWALTEN/Anzeigen/Buchungen in
den freigegebenen Produkten) nach Auswahl einer wertmäßig gebuchten
Lagerbuchung über die Schaltfläche LAGER/Nachkalkulation/Einstandspreis-Explorer
aufgerufen werden.

Das Modul Kostenverwaltung und die Kosteneinträge sind neu in Dynamics 365.
7.3.2 Lagerabschluss und Regulierung

Zum Zeitpunkt einer Abgangsbuchung wird diese immer mit dem aktuellen
Durchschnittspreis – bei Standardpreisverfahren mit dem Standardpreis –
bewertet. Der Lagerabschluss wird normalerweise im Zuge des Monatsabschlusses
durchgeführt und dient dazu, die Zuordnung von Abgangs- und
Zugangsbewegungen entsprechend dem jeweiligen Wertmodell (Lagermodell) zu
bestimmen und im Zuge der Nachbewertung der Abgangsbewegung allfällige
Wertdifferenzen zu buchen. Vom Lagerabschluss nicht betroffen sind Artikel,
deren Bewertung nach dem Wertmodell „Standardkosten“ oder „Flexibler
Durchschnitt“ erfolgt.
7.3.2.1 Lagerabschluss
Der Lagerabschluss muss regelmäßig ausgeführt werden, damit Materialeinsatz
und Bestand im Finanzwesen richtig ausgewiesen werden und die
Lagerbuchungen geschlossen werden. Nach Durchführen des Lagerabschlusses
können in der abgeschlossenen Periode keine Lagerbewegungen gebucht werden.
Ist es erforderlich, eine Buchung in der abgeschlossenen Periode vorzunehmen,
muss der Abschluss aufgehoben werden.
Um einen Lagerabschluss auszuführen, muss das Formular Lagerverwaltung>

Periodische Aufgaben> Abschluss und Regulierung aufgerufen werden, in dem eine
Liste der bereits durchgeführten Lagerabschlüsse gezeigt wird. Um eine weitere
Periode abzuschließen, muss die Schaltfläche Abschlussprozedur betätigt werden.
Die ersten zwei Punkte der Abschlussprozedur, das Überprüfen der offenen
Mengen und die Überprüfung der Einstandspreise, dienen zum Aufruf von
Berichten zur Kontrolle der Lagerbuchungen. Sie ermöglichen entsprechende
Korrekturen im Falle von fehlenden oder fehlerhaften Buchungen vor dem
tatsächlichen Lagerabschluss, sind aber nicht zwingend erforderlich.
Der tatsächliche Lagerabschluss wird über die Schaltfläche Abschlussprozedur/Lager
schließen durchgeführt. Aufgrund der hohen Systembelastung durch umfangreiche
Rechenoperationen empfiehlt es sich, den Abschluss außerhalb der normalen
Arbeitszeiten auszuführen, beispielsweise als Stapelverarbeitung in der Nacht.
Abbildung 7-12: Aufruf des Lagerabschlusses im Lagerabschlussformular
Als Voraussetzung für das Buchen des Lagerabschlusses muss die entsprechende
Buchhaltungsperiode im Sachkontokalender offen sein. Soweit möglich, sollten zu
allen Wareneingängen die Eingangsrechnungen gebucht und alle fertiggemeldeten
Produktionsaufträge nachkalkuliert/beendet werden, damit für den Abschluss
möglichst alle Zugänge wertmäßig gebucht sind und die Anzahl offener
Transaktionen möglichst gering ist.
Nach dem Abschluss können die gebuchten Regulierungstransaktionen über die
Schaltfläche Details/Bedarfsdeckung abgefragt werden. Soll ein Abschluss storniert
werden, ist die Schaltfläche Aufhebung zu betätigen.
Die Schaltfläche Neuberechnung erlaubt die Berechnung des Lagerabschlusses, ohne
das Lager tatsächlich abzuschließen und die Periode zu sperren. Dies ist zum
Beispiel dann sinnvoll, wenn gemäß Wertmodell aktualisierte Lagerwerte und
Deckungsbeiträge unabhängig vom Lagerabschluss schon früher benötigt werden.
7.3.2.2 Manuelle Regulierung des Lagerwerts

Wenn der Lagerwert eines Artikels nach einem Monatsabschluss manuell
angepasst werden soll, kann die Regulierungsfunktion im Abschlussformular
genutzt werden.
Die Schaltfläche Regulierung/Am Lager bietet hierbei die Möglichkeit, den Wert des
aktuellen wertmäßigen Gesamtbestands auf Dimensionsebene (z.B. Lagerort) zu
verändern, während die Schaltfläche Regulierung/Buchungen zum Anpassen des
Werts einzelner wertmäßig gebuchter Zugangsbewegungen dient.
Im Regulierungsformular sind dann die gewünschten Artikel oder Bewegungen
über die Schaltfläche Auswählen in einem Filterdialog zu wählen. Danach können
die gewünschten Werte in der Spalte Jetzt bearbeiten manuell eingetragen werden
oder über die Schaltfläche Regulierung Vorschlagswerte abgerufen werden. Die
Regulierung muss abschließend über Schaltfläche Buchen gebucht werden.
7.3.3 Kostenkalkulation von Produkten

Der Lagerwert von Produkten ergibt sich aus der Menge und dem Einstandspreis.
Um die Verwaltung des Lagerwerts zu unterstützen, werden alle in diesem
Zusammenhang benötigten Informationen im Modul Kostenverwaltung mit den
Arbeitsbereichen Kostenverwaltung und Kostenanalyse gesammelt und verwaltet.
7.3.3.1 Basiseinstandspreis im Artikelstamm

Der grundlegende Basiseinstandspreis eines Artikels kann im Feld Preis auf dem
Register Kosten verwalten im Detailformular für freigegebene Produkte eingetragen
werden. Der Basiseinstandspreis im Artikelstamm wird – falls kein zutreffender
standortbezogener Einstandspreis im Artikelpreisformular hinterlegt ist – als
Vorschlagswert für Zugangsbuchungen über Inventur oder manuelle
Journalbuchungen herangezogen, weshalb auf eine korrekte Angabe zu achten ist.
Ist im Detailformular für freigegebene Produkte der Schieber Neuester
Einstandspreis auf dem Register Kosten verwalten auf „Ja“ gesetzt, wird für den
betroffenen Artikel der Basiseinstandspreis bei wertmäßigen Zugangsbuchungen
(z.B. Einkaufsrechnung) automatisch mit dem jeweiligen Preis aktualisiert.
Für Artikel mit Standardpreis-Verfahren wird der Basiseinstandspreis aus dem
Artikelstamm nicht berücksichtigt. Für diese Artikel müssen standortbezogene
Einstandspreise im Artikelpreisformular hinterlegt werden.
7.3.3.2 Artikelpreisformular und Nachkalkulationsversionen

Standortbezogene Einstandspreise eines Artikels können – gemeinsam mit
standortbezogenen Basiseinkaufspreisen und Basisverkaufspreisen – im
Artikelpreisformular eingetragen werden. Dieses Formular wird über die
Schaltfläche KOSTEN VERWALTEN/Einrichten/Artikelpreis im freigegebenen
Produkt geöffnet.
Als Voraussetzung für die Eintragung eines Preises im Artikelpreisformular muss

eine entsprechende Nachkalkulationsversion (Kostenverwaltung>
Bestandsbuchhaltung>Nachkalkulationsversionen) eingerichtet sein.
Nachkalkulationsversionen dienen zur Verwaltung getrennter Preisversionen, die
sich in der Berechnung unterscheiden können. In Nachkalkulationsversionen, die
für Artikel mit Standardpreisverfahren benutzt werden, muss „Standardkosten“
als Nachkalkulationstyp eingetragen sein, während für Artikel mit anderen
Bewertungsverfahren eine Nachkalkulationsversion mit dem Nachkalkulationstyp
„Geplante Kosten“ genutzt wird. Falls benötigt, können weitere
Nachkalkulationsversionen angelegt werden, beispielsweise wenn Preise in einer
Simulation mit anderen Einstellungen berechnet werden sollen.
Die Eintragung eines Preises im Artikelpreisformular erfolgt auf dem Register
Ausstehende Preise, wobei für einen Einstandspreis der Preistyp „Kosten“ gewählt
und die gewünschte Nachkalkulationsversion eingetragen wird. Falls nicht schon
in der Nachkalkulationsversion definiert, ist anschließend der betroffene Standort
einzutragen. Für den Einstandspreis können – wie im Detailformular für
freigegebene Produkte – neben dem Preis zusätzliche Preiseinstellungen wie
Preiseinheit oder Zuschläge hinterlegt werden (vgl. Abschnitt 3.3.3).
Für Stücklistenartikel kann über die Schaltfläche Artikelkosten berechnen eine
Herstellkostenkalkulation erfolgen. Sobald die Berechnung oder manuelle
Eintragung des ausstehenden Preises abgeschlossen ist, kann er über die
Schaltfläche Ausstehende Preise aktivieren im Artikelpreisformular aktiviert werden.
Nur aktive Preise werden als Einstandspreis in der Lagerbewertung berücksichtigt.
Sie werden im Artikelpreisformular auf dem Register Aktive Preise gezeigt.
Abbildung 7-13: Aktivieren eines ausstehenden Preises im Artikelpreisformular
Sollen für einen Produktmaster eigene Einstandspreise auf Ebene der

Produktvarianten (Variante, Größe, Farbe, Stil) geführt werden, muss für den
Produktmaster das Kontrollkästchen Einstandspreis nach Variante verwenden auf
dem Register Kosten verwalten im freigegebenen Produkt auf „Ja“ gesetzt sein.
7.3.3.3 Berechnungsgruppe
Berechnungsgruppen bestimmen die Basis für die Berechnung von Einstandspreis
und Verkaufspreis in der Kalkulation.
Die Verwaltung der Berechnungsgruppen erfolgt im Formular Kostenverwaltung>
Einstellung der Richtlinien für vordefinierte Kosten> Berechnungsgruppen. Die
Berechnungsgruppe, die als allgemeiner Vorschlagswert dienen soll, kann in den
Bestandsbuchhaltungsparametern (Kostenverwaltung> Einstellung der
Bestandsbuchhaltungsrichtlinien> Parameter, Feldgruppe Herstellkostenkalkulation)
eingetragen werden. Auf Artikelebene kann im Feld Berechnungsgruppe auf dem
Register Entwickler des Detailformulars für freigegebene Produkte eine andere
Gruppe gewählt werden.
7.3.3.4 Kostengruppe
Kostengruppen dienen zur Definition von Gruppen für die Kalkulation und zum
Hinterlegen des Aufschlags für die Verkaufspreisberechnung. Die Verwaltung der
Kostengruppen erfolgt im Menüpunkt Kostenverwaltung> Einrichtung der
Bestandsbuchhaltungsrichtlinien> Kostengruppen. Der Kostengruppentyp, der die
Grundstruktur für die Gliederung der Kosten bestimmt, unterscheidet hierbei
folgende Optionen:
 Direktmaterialien – Kosten des Materialverbrauchs
 Direktfertigung – Kosten der Fertigung (Ressourcennutzung)
 Direktes Outsourcing – Kosten der Fremdfertigung
 Indirekt – Gemeinkostenzuschläge
 Nicht definiert – Allgemeine, unspezifische Zuordnung
In einer Kostengruppe pro Kostengruppentyp kann der Schieber Standard auf „Ja“
gesetzt werden, um diese als Vorschlagswert für den jeweiligen Kostengruppentyp
zu bestimmen.
Der Zuschlag für die Berechnung des Verkaufspreises kann auf dem Register
Gewinn im Kostengruppenformular hinterlegt werden, wo für vier Stufen der
Gewinnvorgabe ein unterschiedlicher Prozentsatz eingetragen werden kann. Beim
Durchführen einer Kalkulation und bei der Vorkalkulation im Produktionsauftrag
kann dann im jeweiligen Abrufdialog anstelle der Gewinnvorgabe „Standard“ eine
andere Option gewählt werden – beispielsweise um in einer Wettbewerbssituation
einen reduzieren Verkaufspreis zu ermitteln.
Für Artikel erfolgt die Zuordnung der Kostengruppe auf dem Register Kosten
verwalten im Formular für freigegebene Produkte. Artikel ohne explizite
Zuordnung einer Kostengruppe werden mit der Standardkostengruppe für
Direktmaterial (über den Schieber Standard definiert) kalkuliert.
7.3.3.5 Nachkalkulationsbogen
Die Gliederung der Kosten in Blöcke, die für Vor- und Nachkalkulation verwendet
werden, wird durch den Nachkalkulationsbogen definiert. Dieser wird über den
Menüpunkt Kostenverwaltung> Einrichtung der Sachkontointegrationsrichtlinien>
Nachkalkulationsbögen geöffnet und hat folgenden Zweck:
 Kostenstruktur – Klassifizieren der Kosten über Kostengruppen
 Gemeinkostenzuschläge – Definieren von Regeln zur Berechnung von
Gemeinkostenzuschlägen im produzierten oder eingekauften Artikel
Der Nachkalkulationsbogen dient zur Einrichtung einer mehrstufigen Struktur
über die unterschiedlichen Kosten von Produkten. Neben den Kostengruppen, die
die unterste Ebene des Nachkalkulationsbogens bilden, können Knoten zur
Darstellung von Zwischensummen in mehreren Ebenen angelegt werden.
Abbildung 7-14: Einrichten eines einfachen Nachkalkulationsbogens
Direkt unterhalb des Root-Knoten können zwei Hauptknoten mit dem Knotentyp
„Preis“ und einem unterschiedlichen Typ in der Feldgruppe Einstellungen angelegt
werden. Über den Typ wird die Kalkulation wie folgt unterschieden:
 Produzierte Artikel – Knoten mit dem Typ „Kosten der hergestellten Waren“
 Eingekaufte Artikel – Knoten mit dem Typ „Kosten des Einkaufs“ (optional,
wenn Gemeinkostenzuschläge aus dem Nachkalkulationsbogen anstelle von
Zuschlägen/Belastungen in Einkaufsbestellungen genutzt werden sollen)
Um einen neuen Knoten im Nachkalkulationsbogen einzufügen, ist der
übergeordnete Knoten zu markieren und die Schaltfläche Neu zu betätigen. Soll
der Knoten auf unterster Ebene eingefügt und daher mit einer Kostengruppe
verknüpft werden, ist im Dialog zur Neuanlage der Knotentyp „Kostengruppe“
und anschließend im neuen Knoten die gewünschte Kostengruppe zu wählen.
Um Gemeinkostenzuschläge anzulegen, ist zunächst ein Knoten mit einer

Kostengruppe, die den Kostengruppentyp „Indirekt“ hinterlegt hat, zu wählen. Ein
Subknoten zu einem derartigen Knoten definiert die Berechnung eines
Gemeinkostenzuschlags. Nach Auswahl des Knotentyps („Zuschlag“, „Satz“,
„Ausgabeeinheitenbasiert“, oder „Eingabeeinheitenbasiert“) im Neuanlagedialog
kann anschließend im neuen Knoten auf dem Register Absorptionsbasis die
Berechnungsbasis gewählt werden. Für Knoten vom Typ „Satz“ ist auf dem
Register Satz der Prozentsatz für den Zuschlag einzutragen, für die anderen
Knotentypen auf dem Register Zuschlag ein Zuschlagsbetrag. Anschließend wird
der Zuschlagssatz oder Zuschlagsbetrag über die Schaltfläche Aktivieren in der
Funktionsleiste dieses Registers aktiviert. Die Kontenzuordnung für die Buchung
von indirekten Kosten ist in auf dem Register Sachkontenbuchungen einzutragen.
Vor dem Schließen des Nachkalkulationsbogens muss die Schaltfläche Speichern
betätigt werden, um Änderungen zu speichern.
7.3.3.6 Kalkulation von Artikelpreisen

Für produzierte Artikel kann eine Herstellkostenkalkulation auf Basis der
Stückliste und des Arbeitsplans erfolgen. Zum Abruf der Kalkulation gibt es zwei
Möglichkeiten:
 Artikelbezogene Kalkulation – Abruf der Kalkulation für einen Artikel im
Artikelpreisformular, zum Beispiel beim Anlegen eines neuen Artikels
 Sammelkalkulation – Abruf der Kalkulation für mehrere Artikel von der
Nachkalkulationsversion aus, zum Beispiel für Neuberechnung aller Preise
Soll die Herstellkostenkalkulation für einen einzelnen Artikel durchgeführt
werden, kann dies vom Artikelpreisformular (Aufruf über die Schaltfläche
KOSTEN VERWALTEN/Einrichten/Artikelpreis im freigegebenen Produkt) aus
erfolgen, wo die Schaltfläche Artikelkosten berechnen auf dem Register Ausstehende
Preise zu diesem Zweck zur Verfügung steht. Als Sammelabruf erfolgt die
Kalkulation im Nachkalkulationsversionenformular (Kostenverwaltung>
Bestandsbuchhaltung> Nachkalkulationsversionen), in dem der Aufruf nach Auswahl
einer Nachkalkulationsversion über die Schaltfläche Berechnung erfolgt.
Im Dialog zum Kalkulationsabruf bestimmen Standort und Berechnungsdatum (falls
nicht in der Nachkalkulationsversion festgelegt), welche aktive Stückliste des
jeweiligen Artikels und welcher aktive Arbeitsplan als Vorschlagswert
herangezogen werden. Bei Abruf der Kalkulation aus dem Artikelpreisformular
können Menge (Vorschlag aus den Standardauftragseinstellungen), Stückliste und
Arbeitsplan im Dialog überschrieben werden. Bei Abruf der Kalkulation im
Nachkalkulationsversionenformular kann auf dem Register Einzuschließende
Datensätze im Dialog ein Filter auf die zu berechnenden Artikel eingetragen
werden. Auf dem Register Preisaufzeichnung in Version im Dialog wird festgelegt,
ob Einkaufspreis und/oder Verkaufspreis berechnet werden.
Die Kalkulation wird über die Schaltfläche OK im Dialog ausgeführt. Die

Ergebnisse können auf dem Register Ausstehende Preise im Artikelpreisformular
betrachtet werden (im Nachkalkulationsversionenformular Aufruf über die
Schaltfläche Preis/Artikelpreis). Um zu prüfen, welche Kosten durch welche
Komponente verursacht werden, kann im Artikelpreisformular die Schaltfläche
Berechnungsdetails anzeigen betätigt werden. Das Aktivieren von Preisen erfolgt
nach Markieren des/der betroffenen Artikel auf dem Register Ausstehende Preise im
Artikelpreisformular über die Schaltfläche Ausstehende Preise aktivieren.

Die allgemeine Berechnungsgruppe wird in den Bestandsbuchhaltungsparametern
definiert, nicht in den Lagerparametern.

Übung 7.3 – Produktverwaltung
Um die Auswirkungen von Einstellungen in Lagersteuerungsgruppe und
Dimensionsgruppen zu untersuchen, legen Sie zwei lagergeführte Artikel an:
 Artikel I-##-T mit FIFO-Bewertung (Lagersteuerungsgruppe T## aus Übung 7.2)
 Artikel I-##-S mit Standardpreis (Lagersteuerungsgruppe S## aus Übung 7.2)
Für beide Artikel tragen Sie den Produktuntertyp „Produkt“ und die
Dimensionsgruppen aus Übung 7.1 ein. Wählen Sie eine Artikelgruppe für
Handelsware, beide Artikel werden in Stück als Mengeneinheit geführt. Die
Einkaufs-Mehrwertsteuergruppe wird so gewählt, dass für beide Artikel der
Normalsteuersatz gilt. Für den Basiseinkaufspreis und den Einstandspreis beider
Artikel werden 50 Dollar eingetragen, der Basisverkaufspreis ist 100 Dollar. Für
Einkauf, Lager und Verkauf tragen Sie in den Standardauftragseinstellungen den
Hauptstandort und den zugehörigen Hauptlagerort ein.
Für den Standardpreisartikel I-##-S muss der Einstandspreis von 50 Dollar am
Hauptstandort im Artikelpreisformular eingetragen und aktiviert werden.
Übung 7.4 – Lagerwert bei Zugangsbuchungen
Legen Sie eine Einkaufsbestellung bei Ihrem Lieferanten aus Übung 3.2 an, in der
Sie 100 Stück des ersten und 100 Stück des zweiten in Übung 7.3 angelegten
Artikels bestellen. Für den Einkaufpreis tragen Sie jeweils 60 Dollar ein.
Testen Sie, ob Sie einen Produktzugang ohne Eintragung einer Chargennummer
buchen können. Anschließend tragen Sie in beide Positionen die
Chargennummern B001 ein, die Sie zuvor über die Tabellenreferenz (Option
Details anzeigen im Kontextmenü) für beide Artikel anlegen.
Buchen Sie den Produktzugang und die Rechnung über die Gesamtmenge mit
dem Preis aus der Bestellung. Danach prüfen Sie Lagerbuchungen und
Lagerbestand für beide Artikel. Wenn Sie Einstandsbetrag und Einstandspreis
betrachten, können Sie den Unterschied zwischen den beiden Artikeln erklären?
Hinweis: Um das Prüfen des Einstandspreises zu vereinfachen, tragen Sie vor dem
Erfassen der Bestellung im Kreditor eine Mehrwertsteuergruppe ein, für die keine
Steuer berechnet wird (steuerbefreit).
Übung 7.5 – Lagerwert nach einer zweiten Einkaufsbestellung
Legen Sie eine weitere Einkaufsbestellung bei Ihrem Lieferanten aus Übung 3.2
über 100 Stück des ersten und 100 Stück des zweiten in Übung 7.3 angelegten
Artikels an. In beiden Positionen wählen Sie die Charge B001 und tragen einen
Einkaufspreis von 80 Dollar ein.
Bestätigen Sie anschließend die Bestellung und buchen Sie Produktzugang und
Einkaufsrechnung über die Gesamtmenge zum Bestellpreis. Hierbei tragen Sie im
Buchungsdialog auf dem Register Einstellungen für das Produktzugangsdatum (beim
Produktzugang) beziehungsweise das Buchungsdatum (bei der Rechnung) einen
Tag nach der Rechnung aus Übung 7.4 ein (z.B. den 2. Juli, wenn Übung 7.4 mit 1.
Juli gebucht worden ist).
Prüfen Sie anschließend Lagerbuchungen, Lagerbestand und Einstandsbetrag für
beide Artikel.
Übung 7.6 – Lagerwert bei Verkaufsaufträgen
Ihr Kunde aus Übung 4.1 bestellt jeweils 150 Stück der beiden in Übung 7.3
angelegten Artikel mit Charge B001. Legen Sie einen entsprechenden Auftrag an
und buchen Sie die Rechnung ohne vorangehende Lieferscheinbuchung direkt aus
dem Auftrag. Im Buchungsdialog tragen Sie auf dem Register Einstellungen für das
Rechnungsdatum einen Tag nach der Buchung von Übung 7.5 ein (z.B. den 3. Juli,
wenn Übung 7.5 mit 2. Juli gebucht worden ist).
Prüfen Sie anschließend Lagerbuchungen, Lagerbestand und Einstandsbetrag für
beide Artikel.
Übung 7.7 – Lagerabschluss
Führen Sie im Menüpunkt für den Lagerabschluss eine Neuberechnung durch,
wobei Sie die Berechnung mittels Filtereintragung auf Ihre Artikel eingrenzen und
für das Berechnungsdatum das Buchungsdatum aus Übung 7.6 einsetzen (3. Juli
im Beispiel).
Sehen Sie sich anschließend für beide Artikel in Lagerbuchungen und
Bestandsabfrage den Einstandspreis an. Was hat sich durch die Neuberechnung
geändert und wie erklären Sie das Ergebnis?
7.4 Grundlegende Geschäftsprozesse im Lager

Alle Geschäftsprozesse, die zu Änderungen von Lagerbestand oder Lagerwert
führen, werden im Lager in Form von Lagerbuchungen abgebildet. Ein Großteil
dieser Prozesse wird allerdings nicht als isolierter Ablauf innerhalb der
Lagerverwaltung durchgeführt, sondern im Zuge von Abläufen in Beschaffung,
Vertrieb und Produktion abgewickelt.
Die betroffenen Geschäftsprozesse in anderen Bereichen sind im jeweiligen Kapitel
beschrieben, nachfolgend werden daher nur solche Abläufe berücksichtigt, die
innerhalb der Lagerverwaltung selbst bearbeitet werden. Die Ausführungen
beziehen sich auf die Basis-Lagerverwaltung. Von der Quarantäneverwaltung
abgesehen, sind die Funktionen auch Basis für die erweiterte Lagerortverwaltung
(siehe Kapitel 8). Lagerbuchungen werden dann zwar im Normalfall auf dem
Mobilgerät erfasst, können– wenn alle benötigten Lagerungsdimensionen erfasst
werden – aber auch über Lagerjournale gebucht werden.
7.4.1 Lagerstrukturen und Parameter

Als Voraussetzung für die Durchführung von Transaktionen im Lager müssen die
Lagerverwaltung eingerichtet und die freigegebenen Produkte angelegt sein.
7.4.1.1 Lagerverwaltung
Zur Festlegung der Lagerstruktur innerhalb eines Unternehmens stehen in
Dynamics 365 drei Dimensionen zur Verfügung: Standort, Lagerort und
Lagerplatz. Die Lagerdimensionsgruppe des jeweiligen Artikels bestimmt, welche
der Dimensionsangaben für die Buchung einer Lagerbewegung benötigt werden.
Abbildung 7-15: Einrichten eines Lagerortes
Lagerorte werden im Menüpunkt Lagerverwaltung> Einstellungen>

Lageraufschlüsselung> Lagerorte verwaltet. Jeder Lagerort wird durch eine
7.4 Grundlegende Geschäftsprozesse im Lager 345
eindeutige Kennung und einen Namen identifiziert. Zusätzlich muss er zur

Gruppierung nach geographischen und finanziellen Gesichtspunkten einem
Standort (siehe Abschnitt 10.1.5) zugewiesen werden.
Über das Auswahlfeld Typ wird gesteuert, ob es sich beim jeweiligen Lagerort um
ein normales Lager (Typ „Standard“), ein Quarantänelager, oder ein Transitlager
handelt. Quarantänelager werden in der Quarantäneverwaltung genutzt (siehe
Abschnitt 7.4.6), Transitlager in Umlagerungsaufträgen (siehe Abschnitt 7.4.4).
Über den Schieber Lagerortverwaltungsprozesse verwenden auf dem Register Lagerort
wird gesteuert, ob für den betroffenen Lagerort die erweiterte Lagerortverwaltung
(siehe Kapitel 8) genutzt wird. In diesem Fall wird eine tiefergehende
Untergliederung des Lagers in Lagerplätze, Ladungsträger (für Gebinde, z.B.
Paletten) und Bestandsstatus benötigt.
7.4.1.2 Lagerdimensionen
Bei der Einrichtung der Lagerverwaltung ist zu beachten, dass die
Lagerdimensionsgruppe im freigegebenen Produkt bestimmt, ob und welche
Ebenen der Lagerverwaltung bei der Buchung von Lagerbewegungen zur
Anwendung kommen.
Sollen daher Lagerplätze auf einem Lagerort verwendet werden, muss in allen
Artikeln, für die Lagerbuchungen auf diesem Lagerort erfasst werden können, eine
Dimensionsgruppe mit aktivierter Lagerplatz-Dimension gewählt werden.
Nachdem diese Einstellung für alle Lagerbuchungen der betroffenen Artikel gilt,
müssen dann Lagerplätze auch für alle anderen Lagerorte gebucht werden. Für
Lagerorte ohne tatsächliche Lagerplatzverwaltung muss in diesem Fall zumindest
ein Dummy-Lagerplatz verwendet werden.
7.4.1.3 Lagerparameter und Journaleinrichtung

Als Voraussetzung für das Buchen von Lagerbewegungen im Lagermenü müssen
neben Standorten und Lagerorten auch Journale konfiguriert werden. Journale
werden benutzt, um manuelle Lagerbewegungen im Lagermodul zu buchen,
wobei zwei Gruppen von Journalen unterschieden werden:
 Lagerjournale – Für allgemeine Lagerbuchungen
 Lagerortverwaltungsjournale – Für Zugänge zu Bestellungen und Aufträgen
Lagerjournale dienen zum Buchen von allgemeinen Transaktionen wie Zugängen,
Abgängen, Umlagerungen und Inventurbuchungen. Sie werden im Menüpunkt
Lagerverwaltung> Einstellungen> Journale> Bestand eingerichtet. Für jeden
verwendeten Journaltyp muss zumindest ein Journalname angelegt werden, damit
die jeweiligen Buchungen möglich sind. Den einzelnen Journalnamen kann über
das Auswahlfeld Belegnummern ein eigener Nummernkreis zugeordnet werden.
Lagerortverwaltungsjournale dienen zum Erfassen von Wareneingängen zu
Einkaufsbestellungen, Verkaufs-Rücklieferungen und Produktionsaufträgen. Sie
werden im Menüpunkt Lagerverwaltung> Einstellungen> Journale>

Lagerortverwaltung eingerichtet.
Die Lagerparameter (Lagerverwaltung> Einstellungen> Parameter für Lager- und
Lagerortverwaltung) enthalten unter anderem Einstellungen zu Nummernkreisen,
Standard-Mengeneinheit und Vorschlagswerte für Journalnamen. Auf dem
Register Lagerungsdimensionen kann festgelegt werden, welche Dimensionen im
jeweiligen Journal als Vorschlagswert gezeigt werden sollen.
7.4.2 Journalbuchungen
Journale werden in der Basis-Lagerverwaltung benutzt, um Lagertransaktionen
unabhängig von anderen Bereichen wie Beschaffung, Vertrieb und Produktion zu
buchen. Bei Nutzung der erweiterten Lagerortverwaltung können die Journale
zwar auch genutzt werden, im Normalfall erfolgt die Buchung aber über
Mobilgerät-Transaktionen.
7.4.2.1 Journalstruktur
Für die Erfassung von Lagerbuchungen stehen unterschiedliche Journale für
Artikel, Wareneingang und Artikelinventur zur Verfügung, die eine gemeinsame
Grundstruktur aufweisen. Um den verschiedenen Verwendungszwecken zu
entsprechen, werden folgende Journale über den Journaltyp unterschieden:
 Lagerregulierung – Für manuelle Anpassungen des Lagerbestands
 Bewegung – Wie Lagerregulierung, aber mit Eingabe des Gegenkontos
 Umlagerung – Zwischen Lagerorten oder anderen Lagerungsdimensionen
 Stückliste – Abgang von Komponenten und Zugang des produzierten Artikels
 Eigentümeränderung – Für das Umbuchen von Konsignationsbestand
 Inventur – Erfassen der tatsächlichen Lagermenge, Buchen der Abweichung
 Markierungen zählen – Markierungs-Etiketten als Inventur-Vorbereitung
 Wareneingang – Zugang zu Einkaufsbestellung oder Verkaufs-Rücklieferung
 Produktions-Wareneingang – Zugang des produzierten Artikels aus einem
Produktionsauftrag
Zusätzlich gibt es den Journaltyp „Projekt“, der für das Abfassen von Artikeln im
Projektverwaltungsmodul dient, und den Journaltyp „Anlagen“, der für den
Transfer von Artikelbestand in das Anlagevermögen im Anlagenmodul dient.
Nachdem es sich bei Lagerbewegungen um geschäftswirksame Buchungen
handelt, werden die Transaktionen entsprechend dem Belegprinzip zunächst
erfasst und erst nach Prüfung gebucht. Jeder Erfassungsbeleg enthält einen
Kopfteil und mindestens eine Position.
Beim Öffnen eines Lagerjournals wird zunächst eine Listenseite mit den offenen,
nicht bereits gebuchten Journalen gezeigt. Sollen gebuchte Journale angezeigt
werden, muss ein entsprechender Filter in der Spalte Gebucht eingetragen werden.
Das Detailformular zu einem Journal, das wie Aufträge und Bestellungen eine
Kopfansicht und eine Positionsansicht aufweist, kann mittels Klick auf die als Link
in der Spalte Journal der Listenseite gezeigte Journalnummer geöffnet werden.
7.4.2.2 Journale für Bewegung und für Lagerregulierung

Journale vom Typ „Bewegung“ und „Lagerregulierung“ dienen dazu, manuelle
Zugänge und Abgänge am Lager zu erfassen.
Der Unterschied zwischen den beiden Journaltypen besteht darin, dass beim Typ
„Bewegung“ in der Spalte Gegenkonto ein Aufwands-/Ertragskonto für die
Buchung in der Finanzbuchhaltung eingetragen werden muss, während beim Typ
„Lagerregulierung“ das Gegenkonto aus den Lager-Buchungseinstellungen
herangezogen wird. Journale vom Typ „Bewegung“ werden daher beispielsweise
dazu benutzt, Abfassungen von Kostenstellenmaterial zu buchen.
Der Ablauf zum Buchen eines Journals mit dem Journaltyp „Lagerregulierung“ ist
in Abschnitt 7.1.2 am Beginn des Kapitels beschrieben.
Journale mit dem Typ „Bewegung“ werden im Menüpunkt Lagerverwaltung>
Journaleinträge> Artikel> Bewegung erfasst. Ein neues Journal wird hier über die
Schaltfläche Neu angelegt. Als Vorschlagswert für die Positionen kann aber im
Neuanlagedialog auf dem Register Allgemeines im Feld Gegenkonto das
entsprechende Sachkonto eingetragen werden. Im Detailformular können dann in
der Positionsansicht die Positionen mit Buchungsdatum, Artikelnummer, Menge
(negativ für Abgänge), Lagerungsdimensionen und Gegenkonto eingetragen
werden. In Zugangsbuchungen kann der Einstandspreis (Vorschlagswert ist der
Basiseinstandspreis aus dem Artikelstamm oder der zutreffende aktive Preis aus
dem Artikelpreisformular) korrigiert werden, falls für den Artikel keine
Standardpreisbewertung eingestellt ist. Sobald die letzte Position erfasst worden
ist, kann das Bewegungsjournal über die Schaltfläche Buchen gebucht werden.
7.4.2.3 Umlagerungsjournale
Im Gegensatz zu Bewegungsjournalen dienen Umlagerungsjournale dazu,
Lagerbestände von einer Dimensionskombination auf eine andere umzulagern. Sie
werden hauptsächlich für Transaktionen zwischen Lagerorten und Lagerplätzen
herangezogen, können aber auch zum Ändern von Chargen, Seriennummern und
Produktdimensionswerten verwendet werden.
Nach Aufruf des Menüpunkts Lagerverwaltung> Journaleinträge> Artikel>
Umlagerung erfolgt die Erfassung einer Umlagerung analog zu einem
Bewegungsjournal. Zusätzlich zu den Angaben in diesem Journal muss jedoch in
den Ziel-Dimensionen (Nach Standort, An Lagerort, …) je nach Anlass ein neuer
Standort, Lagerort und/oder anderer Dimensionswert eingetragen werden.
In der Mengenspalte wird eine negative Menge eingetragen, um eine Abbuchung
von den Ursprungs-Dimensionen (Von Standort, Von Lagerort, …) zu erreichen.
Sobald die letzte Position erfasst worden ist, kann das Umlagerungsjournal über
die Schaltfläche Buchen gebucht werden.
Obwohl eine Umlagerung in einem Umlagerungsjournal in nur einer Zeile erfasst
wird, sind in den gebuchten Bewegungen zwei Zeilen zu sehen. Im Fall einer
Lagerort-Umbuchung ist dies eine Zugangszeile mit dem neuen Lagerort und eine
Abgangszeile mit dem alten Lagerort.
7.4.2.4 Stücklistenjournale
Stücklistenjournale (Lagerverwaltung> Journaleinträge> Artikel> Stücklisten) dienen
dazu, für einen Stücklistenartikel einen Zugang bei gleichzeitigem Abgang seiner
Komponenten zu buchen.
Durch Eintragen einer negativen Menge für den Stücklistenartikel kann auch ein
„Zerlegen“ des Stücklistenartikels gebucht werden, bei dem ein Zugang für die
Komponenten gebucht wird, wobei der Zugangswert der Komponenten nicht
angepasst wird und damit wertmäßig ein Gewinn oder Verlust entstehen kann.
Abbildung 7-16: Fertigmeldungsformular nach Aufruf aus dem Stücklistenjournal
Im Unterschied zu den anderen Lagerjournalen werden in Stücklistenjournalen die

Positionen normalerweise nicht manuell erfasst. Stattdessen bietet die Schaltfläche
Funktionen/Fertigmeldung im Aktionsbereich des Stücklistenformulars die
Möglichkeit, Positionen über die Fertigmeldung einer Stückliste zu erzeugen.
Im Fertigmeldungsdialog kann dazu eine neue Zeile eingetragen und in der Spalte
Artikelnummer ein Stücklistenartikel gewählt werden, für den der Zugang gebucht
werden soll. Alternativ können Zeilen im Fertigmeldungsdialog auch über einen
Filter (Schaltfläche Auswählen) erstellt werden. Ist im Fertigmeldungsdialog das

Kontrollkästchen Jetzt buchen markiert, wird die Fertigmeldung nach Betätigen
Schaltfläche OK sofort gebucht. Ist das Kontrollkästchen nicht markiert, werden
Stücklistenartikel und Komponenten in das Stücklistenjournal übernommen und
können dort bearbeitet werden.
7.4.2.5 Wareneingangsjournale
Wareneingangsjournale (Lagerverwaltung> Journaleinträge> Wareneingang>
Wareneingang) können für das Buchen des Zugangs von Artikeln mit Bezug auf
eine Einkaufsbestellung (siehe Abschnitt 3.5.3) oder eine Rücklieferung im Verkauf
(siehe Abschnitt 4.7.1) benutzt werden. Produktions-Wareneingangsjournale
(Lagerverwaltung> Journaleinträge> Wareneingang> Produktions-Wareneingang), die
ähnlich wie normale Wareneingangsjournale zu bearbeiten sind, können für das
Buchen des Zugangs von Artikeln aus einem Produktionsauftrag benutzt werden.
Wareneingangsjournale sind analog zu Artikeljournalen aufgebaut und zu
bedienen. Die Referenz zu einer Einkaufsbestellung kann im Neuanlagedialog für
Wareneingangsjournale (oder in der Kopfansicht des Detailformulars) auf dem
Register Standardwerte durch Eintragen der Option „Bestellung“ im Feld Referenz
und der Bestellnummer im Feld Nummer hergestellt werden. Für Verkaufs-
Rücklieferungen kann die Referenz „Auftrag“ und die Rücksendungsnummer
eingetragen werden.
Nach dem Anlegen eines neuen Journals kann über die Schaltfläche Funktionen/
Positionen erstellen in der Listenseite oder dem Detailformular aus der
Einkaufsbestellung oder der Verkaufs-Rücklieferung ein Buchungsvorschlag in die
Journalpositionen übernommen werden. Die Buchung erfolgt wie in
Lagerjournalen über die Schaltfläche Buchen. Im Unterschied zu Lagerjournalen,
für die die Transaktion mit der Journalbuchung physisch und wertmäßig
abgeschlossen ist, wird für Wareneingangsjournalbuchungen in weiterer Folge ein
zugehöriger Produktzugang und Rechnungseingang gebucht.

Abgesehen von der browserbasierten Benutzeroberfläche sind Lagerjournale mit
Listenseite, Kopfansicht und Positionsansicht neugestaltet worden.
7.4.3 Inventur
Die Inventur von Artikeln dient dazu, den tatsächlichen Lagerbestand durch
körperliches Zählen festzustellen. Sie muss auch aufgrund von gesetzlichen
Vorschriften periodisch durchgeführt und mit dem Buchbestand abgeglichen
werden.
In Dynamics 365 werden dazu die gezählten Mengen in Inventurjournalen oder –
bei Nutzung der erweiterten Lagerortverwaltung – auf dem Mobilgerät (siehe
Abschnitt 8.2.3) erfasst.
Mit dem Buchen des Inventurjournals wird für Differenzen zwischen dem
gezählten und dem in Dynamics 365 ausgewiesenen physischen Bestand ein
Lagergewinn oder Lagerverlust wie bei einem Lagerregulierungsjournal gebucht.
Der physische Bestand zur Ermittlung der Inventurdifferenz wird zum
Inventurdatum berechnet. Aus diesem Grund ist das Buchen laufender
Transaktionen (z.B. Lieferungen an Kunden) auch während der Inventur, also nach
dem Erstellen der Journalzeilen und vor dem Buchen des Journals, möglich. Wenn
es aus organisatorischen Gründen zielführend ist, können laufende Transaktionen
aber über den Schieber Artikel während der Inventur sperren in den Lagerparametern
während der Inventurerfassung gesperrt werden.
7.4.3.1 Inventurjournale
Um eine Inventur zu erfassen, ist ein Journal im Menüpunkt Lagerverwaltung>
Journaleinträge> Artikelinventur> Inventur über die Schaltfläche Neu anzulegen. Auf
dem Register Inventur von im Neuanlagedialog ist dann anzugeben, auf Ebene
welcher Dimensionen die Inventur erfolgen soll. In den Positionen des
Inventurjournals gibt es zwei Möglichkeiten, die Inventur zu erfassen:
 Manuell – Manuelles Erfassen der Journalpositionen
 Automatisch – Nutzen eines Inventurvorschlags
Wenn ein Inventurjournal manuell erfasst werden soll, sind die Positionen mit
Inventurdatum, Artikelnummer, Standort, Lagerort und allfälligen weiteren
Dimensionen manuell anzulegen. Die gezählte Menge wird in die Spalte Gezählt
eingetragen. In der Spalte Am Lager ist dann der derzeitige Lagerbestand in
Dynamics 365 zum Inventurdatum und in der Spalte Menge die entsprechende
Differenzmenge zu sehen. Für die Differenzmenge wird je nach Vorzeichen beim
Buchen des Journals ein Abgang oder Zugang gebucht. Bei einer positiven
Inventurdifferenz (Zugang) ist auf den Einstandspreis in den Positionsdetails zu
achten, der gegebenenfalls vor dem Buchen in der Position korrigiert werden kann
(nicht bei Bewertung zu Standardkosten).
Sollen die Inventurpositionen nicht manuell angelegt werden, stehen über die
Schaltfläche Positionen erstellen/Am Lager (zum Erstellen von Journalpositionen auf
Basis von Beständen, die auf Ebene von Artikel, Lagerort und weiterer
Inventurdimensionen auf Lager sind oder es gewesen sind) und Positionen erstellen/
Artikel (zum Erstellen von Journalpositionen für alle Artikel) Möglichkeiten zum
automatischen Erstellen der Positionen zur Verfügung. Im jeweiligen Dialog kann
auf dem Register Einzuschließende Datensätze gewählt werden, welche Positionen
erstellt werden – zum Beispiel, wenn die Inventur nur auf einem Lagerort
durchgeführt wird. Weitere Parameter im Abruf bieten beispielsweise die
Möglichkeit, nur Dimensionskombinationen zu berücksichtigen, für die seit der
letzten Inventur eine Lagerbewegung gebucht worden ist.
Abbildung 7-17: Erfassen der Zählmenge in einer Inventurjournalposition
Wird eine Zählliste für die Inventur benötigt, kann diese über die Schaltfläche
Drucken/Inventurliste vor und nach dem Erfassen der gezählten Menge gedruckt
werden.
Nach Abschluss und Kontrolle der Erfassung wird die Inventur über die
Schaltfläche Buchen in der Journal-Listenseite oder im Detailformular gebucht.
7.4.3.2 Inventurgruppen
Um die Auswahl von Artikeln beim automatischen Erstellen von Positionen in
Inventurjournalen zu unterstützen, können Inventurgruppen als Filterkriterium im
jeweiligen Dialog eingetragen werden. Inventurgruppen (Lagerverwaltung>
Einstellungen> Lager> Inventurgruppen) fassen Artikel zusammen, die gemeinsame
Kriterien im Hinblick auf die Durchführung der Inventur aufweisen – unter
anderem einen gemeinsamen Inventurcode, über den eingestellt wird, wann eine
Inventur zum jeweiligen Artikel erfolgen soll (periodisch, bei Erreichen des
Mindestlagerbestands, bei Nullbestand).
Inventurgruppen werden den einzelnen Artikeln im Formular für freigegebene
Produkte (auf dem Register Lagerbestand verwalten) oder im zugehörigen
Lagerortartikel (Aufruf über die Schaltfläche LAGERBESTAND VERWALTEN/
Lagerort/Lagerortartikel im Formular für freigegebene Produkte) zugeordnet.
Die Einstellungen des Inventurcodes werden nur dann beim Berechnen eines
Inventurvorschlags berücksichtigt, wenn der Schieber Inventurcode aktivieren im
Dialog zum automatischen Erstellen von Inventurpositionen auf „Ja“ gesetzt ist.
7.4.3.3 Inventur über Markierungs-Zählung

Eine Möglichkeit zum Vorerfassen von Inventurpositionen enthält der Menüpunkt
Lagerverwaltung> Erfassungen> Artikelinventur> Markierungen zählen. Das Prinzip
dieser Funktion besteht darin, vor der Inventur nummerierte Etiketten auf den
Lagerplätzen anzubringen und später im Zuge der Inventur Artikelnummer,
Mengen und Dimensionen auf dem jeweiligen Etikett zu notieren. Anschließend
werden die Etiketten eingesammelt und im Markierungs-Journal erfasst. Mit dem
Buchen dieses Journals wird keine Lagerbewegung erzeugt, sondern ein normales
Inventurjournal mit Positionen erstellt, in dem Inventurdifferenzen wie oben
beschrieben endgültig gebucht werden.
7.4.4 Umlagerungsaufträge
Während Umlagerungsjournale benutzt werden, wenn ein Artikel ohne Papiere
sofort umgebucht werden soll, bieten Umlagerungsaufträge die Möglichkeit zur
Berücksichtigung von Transportzeiten, der Verfolgung von Beständen in Transit,
und zum Ausdruck von Lieferpapieren.
7.4.4.1 Einrichtung für Umlagerungsaufträge

Als Voraussetzung für die Nutzung von Umlagerungsaufträgen muss zumindest
ein Lagerort vom Typ „Transitlager“ vorhanden sein, auf den der Artikelbestand
während des Transports gebucht wird. In jedem betroffenen Standard-Lagerort ist
im Lagerortformular ein zugehöriges Transitlager einzutragen.
Wenn Lagerplätze in der Lagerdimensionsgruppe der betroffenen Artikel aktiviert
sind, sollte für Transitlager auf dem Register Lager- und Lagerortverwaltung im
Lagerortformular ein Standard-Zugangslagerplatz und ein Standard-Abgangslagerplatz
eingetragen sein (im Normalfall ein Dummy-Lagerplatz).
In Umlagerungsaufträgen kann auch die Lieferdatumskontrolle benutzt werden
(analog zu Verkaufsaufträgen, siehe Abschnitt 4.4.3).
7.4.4.2 Arbeiten mit Umlagerungsaufträgen

Um einen Umlagerungsauftrag anzulegen, kann das Formular Lagerverwaltung>
Eingehende Aufträge> Umlagerungsauftrag (oder Lagerverwaltung> Ausgehende
Aufträge> Umlagerungsauftrag) geöffnet und die Schaltfläche Neu betätigt werden.
Ein Umlagerungsauftrag besteht aus einem Kopfteil, in dem der Von-Lagerort und
der An Lagerort einzutragen sind, und einem Positionsteil mit den zugehörigen
Umlagerungsauftragspositionen.
Nach Eintragen des Von-Lagerorts im Kopfteil wird das zugehörige Transitlager
übernommen (auf dem Register Allgemeines in der Kopfansicht des Detailformulars
zu sehen). Anschließend sind die Umlagerungsauftragspositionen mit
Artikelnummer, Umlagerungsmenge und zutreffenden Lagerungsdimensionen
einzutragen.
Analog zur Lieferung eines Verkaufsauftrags können Lagerentnahme und

Kommissionierung in der Basis-Lagerverwaltung (siehe Abschnitt 4.5.2) oder in
der erweiterten Lagerortverwaltung (siehe Abschnitt 8.2.1) ausgeführt werden. In
Abhängigkeit von den jeweiligen Einstellungen kann auch sofort eine Lieferung
gebucht werden.
Um die Lieferung – entsprechend dem Lieferschein im Verkauf – zu buchen, ist im
Umlagerungsauftrag die Schaltfläche VERSENDEN/Vorgänge/Umlagerungsauftrag
versenden zu betätigen. Im oberen Bereich des Buchungsdialogs kann in der Spalte
Aktualisieren die Option „Alle“ zum Buchen der Gesamtmenge gewählt werden (in
Abhängigkeit von den Lagerprozessen auch „Jetzt liefern“ oder „Entnommene
Menge“). Ein Lieferdokument wird nach Markieren des Kontrollkästchens
Umlagerungslieferung drucken gedruckt. Nach Betätigen der Schaltfläche OK im
Dialog wird eine Umlagerung auf das Transitlager gebucht.
Abbildung 7-18: Erfassen einer Position in einem Umlagerungsauftrag
Sobald der Artikel am Ziel-Lagerort ankommt, kann der Wareneingang gebucht

werden – wahlweise mit vorangehender Lager-Erfassung in
Umlagerungsauftragspositionen oder Wareneingangsjournal (analog zum
Vorgang in einer Einkaufsbestellung).
Um den Wareneingang – entsprechend dem Produktzugang im Einkauf – zu
buchen, ist im Umlagerungsauftrag die Schaltfläche WARENEINGANG/Vorgänge/
Wareneingang zu betätigen. Im oberen Bereich des Buchungsdialogs kann dann in
der Spalte Aktualisieren die Option „Alle“ zum Buchen der Gesamtmenge gewählt
werden (in Abhängigkeit von den Lagerprozessen auch „Aktuelle Lieferung“ oder
„Erfasst“). Nach Betätigen der Schaltfläche OK im Buchungsdialog wird eine

Umlagerung vom Transitlager auf den Ziel-Lagerort gebucht.
7.4.5 Artikel-Reservierung
Über die Produktprogrammplanung wird sichergestellt, dass die benötigte Menge
zum Decken des Bedarfs aus Verkaufsaufträgen, Produktionsaufträgen und
anderen zukünftigen Lagerabgängen vorhanden ist. In manchen Fällen reicht die
auf Basis der Produktprogrammplanung beschaffte Menge aber nicht zur
Bedarfsdeckung, beispielsweise wenn für einen kurzfristig erfassten
Verkaufsauftrag Artikel abgefasst werden, die für die Lieferung eines anderen
Auftrags geplant waren.
Durch eine Reservierung kann diese Situation vermieden und verhindert werden,
dass Artikel, die schon für einen anderen Auftrag benötigt werden, für einen
später erfassten Auftrag abgebucht werden. Reservierungen werden hauptsächlich
in Verkaufsauftragspositionen und Produktionsaufträgen (Stücklistenpositionen)
genutzt, können aber auch in der Erfassung aller anderen Abgangsbuchungen
gesetzt werden (z.B. in Einkaufs-Rücklieferungen oder Umlagerungsaufträgen).
Die Reservierung kann hierbei manuell oder automatisch gesetzt werden.
Die Reservierungsfunktion, über die die Verfügbarkeit eines Artikels für einen
zukünftigen Verbrauch sichergestellt wird, ist unabhängig von der Funktion der
Markierung (siehe Abschnitt 3.7.1), über die eine Verknüpfung gebuchter
Bewegungen für Zwecke der Lagerbewertung erfolgt.
7.4.5.1 Einstellungen zur Reservierung

Reservierungen werden auf Ebene von Artikel und Lagerungsdimensionen
gesetzt. Hierbei müssen die in den Dimensionsgruppen als Primärlager markierten
Dimensionen (siehe Abschnitt 7.2.2) bei der Reservierung angegeben werden. Eine
tiefere Reservierung auf Ebene weiterer aktiver Dimensionen kann optional
erfolgen und später geändert werden. Bei Nutzung der erweiterten
Lagerortverwaltung sind zusätzlich die Einstellungen zu Lagerungsdimensionen
in Reservierungshierarchien (siehe Abschnitt 8.1.2) zu beachten.
Zusätzlich zum aktuellen Lagerbestand kann auch eine Bestellposition oder der
hergestellte Artikel eines Produktionsauftrags als zukünftiger Zugang reserviert
werden. Für diese Art von Reservierung muss der Schieber Bestellte Artikel
reservieren auf dem Register Allgemeines der Lagerparameter auf „Ja“ gesetzt sein.
Eine Reservierung wird automatisch gesetzt, wenn eine Verkaufsauftragsposition
angelegt wird, für die im Feld Reservierung auf dem Subregister Einstellungen die
Option „Automatisch“ oder „Simultanplanungszeitraum“ eingetragen ist. Der
Vorschlagswert für die Reservierungseinstellung in Verkaufsauftragspositionen
wird aus der Lagersteuerungsgruppe (Feld Artikelverkaufsreservierung) des
jeweiligen Artikels übernommen. Falls in der Lagersteuerungsgruppe die Option
„Standard“ zur Artikelverkaufsreservierung eingetragen ist, wird der Vorschlagswert
zur Reservierung in der Auftragsposition aus dem Auftragskopf übernommen, für

den wiederum der Vorschlagswert in den Debitorenkontenparametern (Feld
Reservierung auf dem Register Allgemeines) hinterlegt ist.
Für Stücklistenpositionen in Produktionsaufträgen wird die automatische
Reservierung über das Auswahlfeld Reservierung auf dem Register Einstellungen im
Produktionsauftragskopf gesteuert, wobei der entsprechende Vorschlagswert in
den Produktionssteuerungsparametern hinterlegt wird. Im Unterschied zur
Reservierung in Verkaufsaufträgen erfolgt die automatische Reservierung in
Produktionsaufträgen nicht beim Erfassen des Auftrags, sondern je nach gewählter
Option im Auswahlfeld Reservierung im Auftragskopf bei Vorkalkulation, Planung,
Start oder Freigabe des Auftrags.
7.4.5.2 Arbeiten mit Reservierungen

Um eine Reservierung in einem Verkaufsauftrag manuell vorzunehmen, ist das
Reservierungsformular über die Schaltfläche Lager/Reservierung in der
Funktionsleiste der Auftragspositionen zu öffnen.
Abbildung 7-19: Reservieren von Lagerbestand für eine Verkaufsauftragsposition
Im Reservierungsformular kann nach Auswahl der Zeile mit dem zu

reservierenden Bestand die Reservierung über die Schaltfläche Los reservieren
erfolgen oder manuell in der Spalte Reservierung eingetragen werden. Über die
Schaltfläche Dimensionen anzeigen in der Funktionsleiste auf dem Register
Verfügbare Mengen können zusätzliche Lagerungsdimensionen eingeblendet
werden, wenn eine Reservierung auf tieferer Dimensionsebene erfolgen soll. Die in
der Spalte Reservierung eingetragene Menge kann bearbeitet und gelöscht werden,
wenn ein anderer Bestand reserviert werden soll. In Abhängigkeit von der
Einstellung in den Lagerparametern kann nur der vorhandene Bestand oder auch
eine erst bestellte Menge reserviert werden.
Im Falle einer automatischen Reservierung erfolgt die Reservierung im
Hintergrund und kann im Reservierungsformular auf gleiche Weise wie eine
manuelle Reservierung bearbeitet werden. Falls die für die automatische
Reservierung benötigte Menge nicht verfügbar ist, wird das Problem im Dialog zur
automatischen Reservierung sofort gezeigt.
Nach der Reservierung wird die reservierte Menge mit dem Status „Physisch
reserviert“ (oder „Bestellt reserviert“, wenn ein zukünftiger Zugang aus einer
Bestellung reserviert ist) in der Lagertransaktion und in der Lagerbestandsabfrage
geführt. Die reservierte Menge ist für andere Aufträge nicht verfügbar.
7.4.5.3 Entfernen von Reservierungen

Wenn in der Lagerbestandsabfrage eine reservierte Menge gezeigt wird, die für
einen anderen Auftrag verwendet werden soll, muss die Reservierung entfernt
werden. Aus der Abfrage des verfügbaren Lagerbestands (Lagerverwaltung>
Abfragen und Berichte> Verfügbarer Lagerbestand, oder Schaltfläche Überblick im
Bestandsabfragedialog) können zu diesem Zweck die zugehörigen
Lagerbuchungen über die Schaltfläche Buchungen im Aktionsbereich geöffnet
werden. Nach Markieren der gewünschten Lagerbuchung mit dem Status
„Physisch reserviert“ kann die Schaltfläche LAGER/Anzeigen/Reservierung in den
Buchungen zum Öffnen des Reservierungsformulars betätigt werden, in dem die
Reservierung bearbeitet werden kann.
7.4.6 Quarantäne und Lagerbestand-Sperre

In Dynamics 365 gibt es zwei unterschiedliche Möglichkeiten, vorhandenen
Artikelbestand vom verfügbaren Lagerbestand auszuschließen, wenn dies
beispielsweise aufgrund von Qualitätsprüfungen erforderlich ist:
 Lagerbestand-Sperre – Temporäre Sperre, z.B. während einer Qualitätsprüfung
 Quarantäneaufträge – Quarantäne mit Umlagerung auf ein Quarantänelager
Die Lagerbestand-Sperre erzeugt eine temporäre Lagerbuchung. Sie kann manuell
oder während einer Qualitätsprüfung automatisch gesetzt werden.
Die Quarantäneverwaltung beruht hingegen auf Quarantäneaufträgen, die zum
temporären Umlagern des Quarantänebestands in das Quarantänelager benutzt
werden. Dies kann manuell erfolgen oder auch als Automatik bei jedem
Wareneingang und Produktionszugang eingestellt werden.
In der erweiterten Lagerortverwaltung kann die Lagerbestand-Sperre über den
Bestandsstatus gesetzt werden, Quarantäneaufträge sind aber nicht möglich.
7.4.6.1 Einstellungen zur Quarantäneverwaltung

Als Voraussetzung für die Nutzung der Quarantäneverwaltung muss zumindest
ein Lagerort vom Typ „Quarantäne“ vorhanden sein. Bei Nutzung der
automatischen Quarantäne für den Wareneingang muss jedem betroffenen
Standard-Lager im Lagerortformular ein Quarantänelager zugeordnet werden.
Die automatische Quarantäne kommt für die Artikel zur Anwendung, in deren
Lagersteuerungsgruppe das Kontrollkästchen Quarantäneverwaltung markiert ist.
7.4.6.2 Manuelle Quarantäne

In der Quarantäneauftragsseite (Lagerverwaltung> Periodische Aufgaben>
Qualitätsmanagement> Quarantäneaufträge) wird eine Liste der offenen
Quarantäneaufträge gezeigt. Zur Anzeige aller Quarantäneaufträge kann das
Kontrollkästchen Beendete anzeigen markiert werden.
Abbildung 7-20: Bearbeiten eines Quarantäneauftrags
Ein neuer Quarantäneauftrag kann über die Schaltfläche Neu im Aktionsbereich

angelegt werden. Im Quarantäneauftrag müssen anschließend Artikelnummer,
Menge, Standort, Lagerort und allfällige weitere Lagerungsdimensionen
eingetragen werden. Aus den Einstellungen des Lagerorts wird das zugeordnete
Quarantänelager eingesetzt, das jedoch geändert werden kann. Für alle übrigen
Dimensionen bilden die Ursprungs-Dimensionen auch den Vorschlagswert für die
Ziel-Dimensionen der Umlagerung.
Über die Schaltfläche Start wird der Bestand in Quarantäne gestellt. Die
Quarantäne erzeugt einerseits eine Sperre des Bestands durch eine Reservierung
und andererseits eine Umbuchung auf das Quarantänelager. Gleichzeitig wird die
Rück-Umbuchung auf das ursprüngliche Lager als Lagerbuchung ohne Datum
erzeugt und in der Verfügbarkeit berücksichtigt.
Soll für einen Bestand, der sich in Quarantäne befindet, ein Abgang als Ausschuss
gebucht werden, kann die Schaltfläche Funktionen/Ausschuss betätigt werden.
Um eine gestartete Quarantäne – falls zutreffend nach dem Buchen von Ausschuss
für eine Teilmenge – zu beenden, muss die Schaltfläche Ende betätigt werden. Der
Quarantäneauftrag wird dadurch abgeschlossen und der Bestand auf das
ursprüngliche Lager umgebucht.
Die Schaltfläche Fertigmeldung im Quarantäneauftrag dient dazu, den Abschluss

einer Überprüfung als Zwischenschritt vor dem Beenden zu erfassen. Der
betroffene Artikelbestand ist jedoch erst nach Beenden des Quarantäneauftrags
verfügbar, weshalb die Fertigmeldung üblicherweise nur dann verwendet wird,
der Rücktransport auf das ursprüngliche Lager separat gebucht werden soll.
7.4.6.3 Automatische Quarantäne

Ist in der Lagersteuerungsgruppe eines Artikels das Kontrollkästchen
Quarantäneverwaltung markiert, wird beim Buchen eines Wareneingangs durch
Produktzugang, Wareneingangsjournal oder Produktionsmeldung automatisch ein
Quarantäneauftrag erstellt und gestartet. Der weitere Ablauf erfolgt wie bei der
manuellen Quarantäne beschrieben.
7.4.6.4 Lagerbestand-Sperre
Die Lagerbestand-Sperre wird meist in Verbindung mit Qualitätsaufträgen im
Qualitätsmanagement (siehe Abschnitt 7.4.7) benutzt. Unabhängig vom
Qualitätsmanagement kann die Lagerbestand-Sperre aber auch manuell gesetzt
werden.
Um einen Artikelbestand manuell zu sperren, kann das Formular Lagerverwaltung>
Periodische Aufgaben> Sperrung von Lagerbestand geöffnet und ein Datensatz mit
Artikelnummer, Menge und benötigten Lagerungsdimensionen (auf dem Register
Lagerungsdimensionen) angelegt werden. Wird erwartet, dass der gesperrte Bestand
analog zu einem Quarantäneauftrag zu einem späteren Zeitpunkt wieder
verfügbar ist, kann der Schieber Erwartete Zugänge auf „Ja“ gesetzt werden.
Abhängig davon, ob ein Zugang erwartet wird oder nicht, werden ein oder zwei
Lagerbuchungen mit der Referenz „Sperrung von Lagerbestand“ erzeugt. Eine
Lagerbestand-Sperre wird beendet, indem die betroffene Zeile im Lagerbestand-
Sperrungsformular gelöscht wird.
7.4.7 Qualitätsmanagement
Qualitätsmanagementfunktionen in Dynamics 365 unterstützen die
Qualitätsprüfung und das Bearbeiten von Problemen. Sie sind dementsprechend in
zwei Bereiche gegliedert:
 Qualitätsprüfung – Verwalten von Qualitätsprüfungsaufträgen und Tests
 Nichtübereinstimmungen – Verwalten von Problemfällen
Nachdem Problemfälle auch über die Anfrageverwaltung (siehe Abschnitt 10.5.2)
bearbeitet werden können, die im Vergleich zu den Nichtübereinstimmungen
(Lagerverwaltung> Periodische Aufgaben> Qualitätsmanagement>
Nichtübereinstimmungen) eine wesentlich flexiblere Lösung darstellt, wird im
vorliegenden Abschnitt primär die Funktion der Qualitätsprüfung dargestellt.
7.4.7.1 Einstellungen zur Qualitätsprüfung

Als Voraussetzung für die Nutzung der Qualitätsprüfung muss das
Qualitätsmanagement in den Lagerparametern aktiviert sein (Schieber
Qualitätsmanagement verwenden auf dem Register Qualitätsmanagement). Des
Weiteren muss folgende Einrichtung abgeschlossen sein:
 Tests – Definieren die Messung einzelner Eigenschaften
 Testvariablen – Nur für Tests mit einem Ergebnis aus vordefinierten Werten
 Testgruppen – Definieren die Abfolge von Tests in Qualitätsaufträgen
Ein Test wird im Formular Lagerverwaltung> Einstellungen> Qualitätskontrolle> Tests
mit Kennung, Beschreibung, Typ („Bruch“ für Dezimalzahlen, „Ganzzahl“ für
Zahlen ohne Nachkommastellen, „Option“ für Auswahl-Werte) und Einheit (für
den Typ „Bruch“ und „Ganzzahl“) angelegt. Für Tests mit dem Typ „Option“
müssen Testvariablen (Lagerverwaltung> Einstellungen> Qualitätskontrolle>
Testvariablen) mit einer Liste der möglichen Ergebniswerte (Schaltfläche Ergebnis im
Testvariablenformular) angelegt werden.
Abbildung 7-21: Einrichten einer Testgruppe
Basierend auf den Tests und allfälligen Testvariablen können im nächsten Schritt
die Testgruppen (Lagerverwaltung> Einstellungen> Qualitätskontrolle> Testgruppen)
erfasst werden. Dazu werden nach Anlegen einer Testgruppe im oberen Bereich
des Formulars die zugehörigen Tests im unteren Bereich hinzugefügt. Für Tests
mit dem Typ „Option“ muss auf dem Register Test die Testvariable (Feld Variable)
und das Standardergebnis eingetragen werden. Für die anderen Tests wird in der
Feldgruppe Werte für Testmessung auf dem Register Test das gewünschte
Testergebnis und die erlaubte Abweichung hinterlegt. Falls der geprüfte Artikel
nach dem Test unbrauchbar ist, ist das Kontrollkästchen Zerstörungstest im oberen
Bereich des Formulars zu markieren.
Wenn Qualitätsprüfungsaufträge automatisch erzeugt werden sollen, müssen
Artikelmusteraufnahme und Qualitätszuordnungen eingerichtet werden.
Die Artikelmusteraufnahme (Lagerverwaltung> Einstellungen> Qualitätskontrolle>
Artikelmusteraufnahme) bestimmt die Prüfmenge in automatisch erstellten
Qualitätsprüfungsaufträgen. In der Artikelmusteraufnahme kann im Feld
Mengenspezifikation festgelegt werden, ob eine feste Menge oder ein Prozentsatz der
Gesamtmenge (z.B. Produktzugangsmenge) geprüft wird. Solange ein
Qualitätsprüfungsauftrag nicht beendet ist, wird die getestete Menge über eine
Lagerbestand-Sperre (siehe Abschnitt 7.4.6) gesperrt. Falls in der
Artikelmusteraufnahme der Schieber Vollständige Sperrung auf „Ja“ gesetzt ist, wird
unabhängig von der Prüfmenge immer die Gesamtmenge gesperrt. Sobald eine
Artikelmusteraufnahme eingerichtet ist, kann sie als Vorschlagswert in der
Testgruppe hinterlegt werden.
Qualitätszuordnungen (Lagerverwaltung> Einstellungen> Qualitätskontrolle>
Qualitätszuordnungen) steuern das automatische Erstellen von
Qualitätsprüfungsaufträgen in Abhängigkeit von Artikel und Testgruppe. Beim
Anlegen einer Qualitätszuordnung ist der Referenztyp (z.B. „Einkauf“ für Tests von
Zugängen aus Bestellungen, oder „Verkauf“ wenn Tests vor dem Ausliefern
durchgeführt werden sollen), die Artikelauswahl (mit den Optionen „Tabelle“/
„Gruppe“/ „Alle“) und die Testgruppe (auf dem Register Spezifikationen) zu wählen.
Die Felder Ereignistyp und Ausführung auf dem Register Verarbeiten bestimmen den
Auslöser für das Erzeugen von Qualitätsprüfungsaufträgen. Zusätzlich zum Filter
durch die Artikelauswahl kann die Qualitätszuordnung auf dem Register
Bedingungen auch auf Standort oder Kreditor/Debitor eingeschränkt werden.
Wenn Artikel in Qualitätszuordnungen zu Gruppen zusammengefasst werden
sollen, sind Qualitätsgruppen (Lagerverwaltung> Einstellungen> Qualitätskontrolle>
Qualitätsgruppen) anzulegen und über Artikelqualitätsgruppen den einzelnen
Artikeln zuzuordnen. Ein Artikel kann in mehreren Artikelqualitätsgruppen
enthalten sein.
7.4.7.2 Arbeiten mit Qualitätsprüfungsaufträgen

Um einen Qualitätsprüfungsauftrag manuell anzulegen, kann das Formular
Lagerverwaltung> Periodische Aufgaben> Qualitätsmanagement>
Qualitätsprüfungsaufträge geöffnet und die Schaltfläche Neu betätigt werden. Nach
Auswahl der Referenz (Vorschlagswert für den Referenztyp ist „Lager“) sind
Artikelnummer, Testgruppe, Menge und zutreffende Lagerungsdimensionen im
Neuanlagedialog einzutragen. Die Auftragskopfdaten des neuen
Qualitätsprüfungsauftrags werden anschließend im oberen Bereich des Formulars
gezeigt, der untere Formularbereich beinhaltet die über die Testgruppe
zugeordneten Tests. Die zur Prüfung gewählte Menge ist über eine Lagerbestand-
Sperre gesperrt.
Nach Durchführung eines Tests kann in der Funktionsleiste des unteren Bereichs
die Schaltfläche Ergebnisse betätigt werden, um im Ergebnisformular Ergebnismenge
und Ergebnis (in der Spalte Ergebnis für Tests mit dem Typ „Option“, ansonsten in
der Spalte Testergebnis) in einer oder mehreren Zeilen einzutragen. Ergebnisse und
Akzeptables Qualitätsniveau (auf dem Register Test für den jeweiligen Test im
Qualitätsprüfungsauftrag hinterlegt) bestimmen das in der Spalte Testergebnis im
unteren Bereich des Qualitätsprüfungsauftrags für den jeweiligen Test angezeigte
Resultat („Erfolgreich“ oder „Fehlgeschlagen“). Nach dem letzten Test ist die
Schaltfläche Prüfen im Aktionsbereich des Qualitätsprüfungsauftragsformulars zu
betätigen. In Abhängigkeit von den Resultaten der Tests wird dann in der Spalte
Status im oberen Formularbereich gezeigt, ob die gesamte Qualitätsprüfung
erfolgreich war oder fehlgeschlagen ist. Die Lagerbestand-Sperre wird entfernt
und die Prüfmenge ist wieder am Lager verfügbar (nicht bei Zerstörungstest).
Soll die geprüfte Menge im Falle einer fehlgeschlagenen Prüfung gesperrt bleiben,
kann im Dialog zum Prüfen des Qualitätsprüfungsauftrags angegeben werden,
dass bei nicht erfolgreicher Prüfung ein Quarantäneauftrag erstellt werden soll.
Qualitätsprüfungsaufträge werden automatisch erstellt, wenn eine Transaktion
gebucht wird, für die eine Qualitätszuordnung definiert ist (z.B. Produktzugang).
Die Artikelmusteraufnahme in der Qualitätszuordnung bestimmt dann die
Prüfmenge. In Abhängigkeit von der Einstellung Vollständige Sperrung in der
Artikelmusteraufnahme wird die Gesamtmenge oder nur die Prüfmenge gesperrt.
Das Bearbeiten eines automatisch erstellten Qualitätsprüfungsauftrags
unterscheidet sich nicht von der Bearbeitung eines manuellen Auftrags.
7.4.8 Konsignationsbestand
Konsignationsbestand in der Beschaffung dient zum Verwalten des Bestands von
Artikeln, die sich zwar im Eigentum des Lieferanten befinden, physisch aber schon
im aktuellen Unternehmen vorhanden sind.
Der Ablauf zum Konsignationsbestand wird in zwei Menüpunkten durchgeführt:
 Unterlieferungs-Beschaffungsauftrag – Für das Buchen des Produktzugangs
 Journal zur Bestandseigentümeränderung – Für den Übergang des Eigentums
und das Erzeugen einer Bestellung als Basis für die Kreditorenrechnung
Die Lösung ist derzeit auf Kernfunktionen beschränkt. So kann sie nur für Artikel
mit Standardpreisbewertung oder flexiblem Durchschnittspreis verwendet werden
(Bewertungsverfahren ohne Lagerabschluss), auch Artikelgewicht-Produkte (Catch
Weight-Produkte) und erweiterte Lagerortverwaltung werden nicht unterstützt.
Für verkaufsseitigen Konsignationsbestand wird die Konsignationsbestand-
Funktionalität nicht benötigt, hier kann einfach ein Lagerort „Lager beim Kunden“
über Umlagerungsaufträge beliefert werden.
7.4.8.1 Einstellungen zum Konsignationsbestand

Um Konsignationsbestand von Lieferanten zu verwalten, muss die Dimension
Besitzer in allen betroffenen Rückverfolgungsangabengruppen (siehe Abschnitt
7.2.2) aktiviert sein.
Zusätzlich ist für jeden betroffenen Kreditor im Bestandsbesitzerformular
(Lagerverwaltung> Einstellungen> Dimensionen> Bestandsbesitzer) ein Datensatz mit
der jeweiligen Kreditorennummer (Spalte Kreditorenkonto) anzulegen. Ein
Datensatz mit leerem Kreditorenkonto für das aktuelle Unternehmen als Besitzer
wird automatisch erzeugt.
In den Lagerjournalen (Lagerverwaltung> Einstellungen> Journale> Bestand) wird
zumindest ein Journalname mit dem Journaltyp „Eigentümeränderung“ benötigt.
7.4.8.2 Arbeiten mit Konsignationsbestand

Als Basis für den physischen Zugang von Konsignationsbestand werden
Unterlieferungs-Wiederbeschaffungsaufträge (Beschaffung> Sendung>
Unterlieferungs-Wiederbeschaffungsaufträge) für Kreditoren ähnlich wie
Einkaufsbestellungen verwaltet. Diese Aufträge können aber nicht über die
Produktprogrammplanung erzeugt werden, sondern müssen manuell angelegt
werden. Aus diesem Grund sollte den betroffenen Artikeln eine
Dispositionssteuerungsgruppe mit manuellem Dispositionsverfahren (siehe
Abschnitt 6.3.3) zugeordnet werden.
Im Unterlieferungs-Wiederbeschaffungsauftrag sind die Positionen mit Artikel,
Menge, Lieferdatum, Lagerort und allfälligen weiteren Lagerungsdimensionen
anzulegen. Beim Eintreffen der Ware kann eine Lager-Erfassung im
Wareneingangsjournal gebucht werden. Der Produktzugang wird dann im
Unterlieferungs-Wiederbeschaffungsauftrag über die Schaltfläche RECEIVE/
Generieren/Produktzugang gebucht, womit der Auftrag abgeschlossen ist.
Abbildung 7-22: Bearbeiten eines Unterlieferungs-Wiederbeschaffungsauftrags

Beim Zugang von Konsignationsbestand wird keine Sachkontobuchung erzeugt.

Lagerbuchungen und Lagerbestand zeigen den Konsignationsbestand als physisch
verfügbar ohne Lagerwert mit dem Kreditor als Besitzer in der entsprechenden
Lagerungsdimension. Vor dem Buchen der Eigentümeränderung kann der
Konsignationsbestand nur in ausgewählten Transaktionen genutzt werden.
Die Eigentümeränderung wird in einem Bestandseigentümeränderungs-Journal
(Beschaffung> Sendung> Bestandseigentümeränderung) gebucht. Dieses ist ähnlich wie
ein Umlagerungsjournal (siehe Abschnitt 7.4.2) zu erfassen, wobei aber der
Kreditor als bisheriger Besitzer für die Änderung in der entsprechenden
Dimension auszuwählen ist. Für Stücklistenpositionen in Produktionsaufträgen
kann über die Schaltfläche Funktionen/Erfassungspositionen aus Produktionsaufträgen
erstellen ein automatisches Erstellen von Journalpositionen erfolgen.
Mit dem Buchen des Journals wird der Bestand auf das aktuelle Unternehmen in
der Dimension Besitzer umgebucht und eine Bestellung mit dem Status
„Eingegangen“ erzeugt, für die in weiterer Folge die Kreditorenrechnung gebucht
werden kann. Der Bestand wird als vorläufig bewerteter Bestand mit den
entsprechenden Sachkontobuchungen in Lager und Hauptbuch gebucht – ähnlich
zum Status der Lagerbuchung nach dem Buchen des Produktzugangs zu einer
Bestellung, allerdings mit Umlagerungsbuchungen zum Besitzer.

Die gesamte Funktion zum Verwalten von Konsignationsbestand ist neu.

Übung 7.8 – Journalbuchung
Für den von Ihnen in Übung 3.5 angelegten Artikel I-## sind 100 Stück im
Hauptlager gefunden worden. Buchen Sie eine entsprechende Lagerregulierung.
Übung 7.9 – Umlagerungsjournal
Die in Übung 7.8 zugegangene Menge soll auf ein von Ihnen gewähltes Lager
umgebucht werden. Erfassen Sie ein Umlagerungsjournal und führen Sie die
Buchung durch. Nach Abschluss der Buchung prüfen Sie die Lagerbuchungen und
Lagerbestand des Artikels am gewählten Lager.
Übung 7.10 – Inventur
Für den von Ihnen in Übung 3.5 angelegten Artikel I-## soll eine Inventur am
Hauptlager durchgeführt werden. Die gezählte Menge beträgt 51 Stück. Erfassen
Sie wahlweise eine manuelle Position im Inventurjournal oder benutzen Sie zum
Erstellen der Journalposition einen Vorschlag, der auf Ihren Artikel und das
Hauptlager eingeschränkt ist.
Nach Erfassen der Zählmenge buchen Sie das Inventurjournal und fragen für den
gebuchten Artikel den Lagerbestand ab.
Übung 7.11 – Umlagerungsauftrag

Sie wollen 60 Stück des in Übung 7.9 umgelagerten Artikels mit einem
Umlagerungsauftrag wieder zurück auf das Hauptlager transferieren. Vor Erfassen
des Umlagerungsauftrags stellen Sie sicher, dass dem Ausgangs-Lagerort der
Umbuchung ein Transitlager zugeordnet ist. Dann legen Sie den
Umlagerungsauftrag an und buchen den Abgang vom Ausgangs-Lagerort.
Nach der Buchung überprüfen Sie Lagerbestand und Lagerbuchungen des Artikels
auf allen Lagern. Abschließend buchen Sie den Warenzugang am Hauptlager.
Übung 7.12 – Manuelle Quarantäne
Aufgrund von Qualitätsproblemen soll der in Übung 7.11 umgelagerte Bestand im
Hauptlager temporär gesperrt werden. Erfassen Sie dazu einen Quarantäneauftrag
mit einem passenden Quarantänelager. Prüfen Sie den Lagerbestand des Artikels
und starten Sie anschließend den Quarantäneauftrag.
Danach prüfen Sie wieder den Lagerbestand Ihres Artikels, beenden den
Quarantäneauftrag und prüfen den Lagerbestand ein weiteres Mal.
Übung 7.13 – Manueller Qualitätsprüfungsauftrag
Um zukünftige Qualitätsprobleme zu vermeiden, sollen Qualitätsprüfungen
durchgeführt werden. Legen Sie einen neuen Test T-## für das Messen der Länge
von Artikeln in Zentimetern. Zusätzlich erstellen Sie eine Testgruppe G-##, die nur
diesen Test enthält. Die Standardlänge von Artikeln beträgt 100 cm mit einer
Toleranz von plus/minus 10 Prozent.
Erfassen und bearbeiten Sie einen Qualitätsprüfungsauftrag zur Prüfung von
10 Stück des in Übung 3.5 angelegten Artikels I-## am Hauptlager. Die Länge aller
geprüften Artikel ist 105 cm.
8 Erweiterte Lagerortverwaltung
In Abhängigkeit von den Anforderungen ist es notwendig, die Transaktionen im

Lager mit Paletten oder anderen Gebinden zu verwalten. Zu diesem Zweck kann
die erweiterte Lagerortverwaltung in Dynamics 365 verwendet werden.
Die erweiterte Lagerortverwaltung (Advanced Warehouse Management), in der
das Erfassen von Lagerbewegungen über mobile Geräte erfolgt, ist hierbei eine
Erweiterung der Basis-Lagerverwaltung. Im Vergleich mit der Basis-
Lagerverwaltung sind folgende Zusatzfunktionen vorhanden:
 Mobilgeräte – Warehousing App für Mobilgeräte
 Nachverfolgbarkeit – Lückenlose, laufende Nachverfolgbarkeit der Bestände
 Flexible Einrichtung – Über Lagerplatzrichtlinien und Arbeitsvorlagen
 Kommissionier-Wellen – Zusammenfassen der Lagerarbeit für Lieferungen
 Flexiblere Reservierung – Über Reservierungshierarchien
 Verpackung – Funktionen zum Verpacken von Artikeln
 Bestandsstatus – Lagerdimension zum Status von Bestand (z.B. „beschädigt“)
 Ladungsträger – Lagerdimension für Gebinde (z.B. Paletten)
Die Transaktionen auf dem Mobilgerät dienen zum Buchen der Lager-Erfassung
im Einkauf, der Lager-Entnahme (Kommissionierung) im Verkauf, und der
entsprechenden Buchungen in Produktionsaufträgen und Umlagerungsaufträgen.
Der nächste Schritt nach diesen Transaktionen der erweiterten Lagerortverwaltung
ist die Buchung von Produktzugang oder Lieferschein (vgl. Abschnitt 7.2.4).
8.1 Einrichtung der Lagerortverwaltung

Vor dem Erfassen von Transaktionen in der erweiterten Lagerortverwaltung muss
zusätzlich zur Einrichtung der Basis-Lagerverwaltung auch die erweiterte
Lagerortverwaltung eingerichtet werden.
8.1.1 Einrichtung für Mobilgeräte und Lagerorte

Die erweiterte Lagerortverwaltung ist nur für solche Transaktionen aktiv, in der
beide Bedingungen erfüllt sind: Der Artikel hat eine Lagerdimensionsgruppe, in
der die Lagerortverwaltungsprozesse aktiviert sind, und auch im Lagerort sind die
Lagerortverwaltungsprozesse aktiv gesetzt.
8.1.1.1 Parameter und Zugriffseinrichtung für Mobilgeräte

Als Voraussetzung für den Zugriff auf die Lagerortfunktionen mit einem
Mobilgerät muss die Dynamics 365-Warehousing App auf diesem Gerät installiert
sein. In der App sind dann die Verbindungseinstellungen zur jeweiligen
Dynamics 365-Umgebung zu konfigurieren.

366 8 Erweiterte Lagerortverwaltung
Die Funktionen der Warehousing App können auch im Formular WHSWorkExecute

simuliert werden. Der Aufruf erfolgt über die Dynamics 365-Webadresse
https://XXX.com/?&f=WHSWorkExecute&cmp=YY (XXX.com = Dynamics 365-URL,
YY = Mandant), wobei hier vor der Anmeldung mit dem Arbeitsbenutzer im Lager
eine Anmeldung mit einem Dynamics 365-Benutzer erforderlich ist.
In den Lagerortparametern (Lagerortverwaltung> Einstellungen> Parameter für
Lagerortverwaltung) sind grundlegende Einstellungen zur Lagerortverwaltung
enthalten, unter anderem die Auswahl der benötigten Nummernkreise.
8.1.1.2 Bestandsstatus
Die Lagerdimension „Bestandsstatus“ definiert den Status oder Zustand von
Lagerbestand, also ob eine bestimmte Menge beschädigt, gebraucht, oder in gutem
Zustand ist. Der Bestandsstatus wird nur für Artikel verwendet, in deren
Lagerdimensionsgruppe die Lagerortverwaltungsprozesse aktiviert sind. Für diese
Artikel ist der Bestandsstatus die einzige Möglichkeit, auf Lagerorten mit
aktivierten Lagerortverwaltungsprozessen einen Lagerbestand zu sperren
(Quarantäneaufträge sind in diesem Fall nicht verfügbar).
Zumindest ein Bestandsstatus für verfügbaren Bestand muss im Bestandsstatus-
Formular (Lagerortverwaltung> Einstellungen> Lager> Bestandsstatus) angelegt
werden, auch wenn keine Sperre von Lagerbestand über den Bestandsstatus
erfolgen soll. Das Kontrollkästchen Sperrung von Lagerbestand im Bestandsstatus-
Formular steuert, ob durch den jeweiligen Status eine Sperre gesetzt wird
(innerhalb des Lagerorts kann der jeweilige Bestand trotz Sperre bewegt werden).
Der Vorschlagswert für den Bestandsstatus in Transaktionen kann auf mehreren
Ebenen hinterlegt werden: Auf Unternehmensebene (in den Lagerortparametern),
auf Standort-Ebene (im Standortformular), auf Lagerort-Ebene (im
Lagerortformular), und im Standardartikelstatus-Formular (Lagerortverwaltung>
Einstellungen> Lager> Standardartikelstatus).
Die Sperre mittels Bestandsstatus setzt eine Lagerbestand-Sperre, wie sie auch in
der Basis-Lagerverwaltung genutzt wird (siehe Abschnitt 7.4.6). Abschnitt 8.2.3
weiter unten beschreibt, wie eine Sperre mittels Bestandsstatus durchgeführt wird.
8.1.1.3 Einstellungen zum Lagerort

Als Voraussetzung für die Verwendung von Lagerorten mit erweiterter
Lagerortverwaltung ist folgende Einrichtung erforderlich:
 Lagerplatzformate – Definieren den Aufbau der Lagerplatzkennungen
 Lagerplatztypen – Kennzeichnen den Verwendungszweck von Lagerplätzen
 Lagerplatzprofile – Steuern die Buchungsmöglichkeiten in Lagerplätzen
 Lagerorte, Lagerplätze – Repräsentieren die physische Struktur der Lager
Durch die Lagerplatzformate (Lagerortverwaltung> Einstellungen> Lagerort>
Lagerplatzformate) kann der Aufbau der Lagerplatzkennungen (Nummern) flexibel
8.1 Einrichtung der Lagerortverwaltung 367
gestaltet werden, zum Beispiel zusammengesetzt aus Gang-, Regal- und

Positionsnummer. Zumindest ein Format mit Segmenten ist erforderlich.
Lagerplatztypen (Lagerortverwaltung> Einstellungen> Lagerort> Lagerplatztypen)
können als Filter- und Sortierkriterium genutzt werden. Angelegt werden muss
zumindest der Lagerplatztyp für den endgültigen Versand. Dieser ist dann in den
Lagerortparametern auf dem Register Allgemeines/Lagerplatztypen im Feld
Endgültiger Versandorttyp einzutragen. Falls eigene Lagerplätze für die
Materialbereitstellung (engl. „Staging“) und Lagerplätze für Packstationen
verwaltet werden, müssen auch für diese Lagerplätze entsprechende
Lagerplatztypen angelegt und in den Lagerortparametern eingetragen werden.
Weitere Lagerplatztypen können nach Bedarf optional angelegt werden.
Lagerplatzprofile (Lagerortverwaltung> Einstellungen> Lagerort> Lagerplatzprofile)
fassen ähnliche Lagerplätze aufgrund von gemeinsamen Eigenschaften zusammen
und legen Charakteristika wie Lagerplatzformat, Ladungsträgernachverfolgung
und Inventurdurchführung fest. Aus dem Register Dimensionen kann die Kapazität
der Lagerplätze im Hinblick auf Gewicht und physische Dimensionen (Höhe,
Breite, Tiefe) angegeben werden. Die vorhandene Kapazität der Lagerplätze und
die benötigte Kapazität der Artikel können als Basis für das Bestimmen eines freien
Lagerplatzes beim Einlagern von Produkten genutzt werden.
Abbildung 8-1: Einrichten eines Lagerplatzprofils
Beim Anlegen eines Lagerplatzprofils ist zunächst das Lagerplatzformat zu wählen.

In Lagerplatzprofilen von Standard-Lagerplätzen sollte der Schieber Permanente
Inventur zulassen auf „Ja“ gesetzt werden, damit eine Inventur durchgeführt
werden kann. Die Ladungsträgernachverfolgung muss aktiviert werden, wenn auf

den jeweiligen Lagerplätzen der Bestand pro Ladungsträger geführt werden soll,
womit bei der Entnahme von Artikeln der entnommene Ladungsträger angegeben
werden muss. Der Lagerplatztyp ist insbesondere in Lagerplatzprofilen für
Versandlagerplätze wesentlich, für die der entsprechende Typ einzutragen ist.
Nach dem Einrichten eines Lagerplatzprofils für Benutzerlagerplätze ist dieses in
den Lagerortparametern auf dem Register Allgemeines/Lagerplatzprofile einzutragen.
Lagerorte (Lagerortverwaltung> Einstellungen> Lagerort> Lagerorte) können angelegt
werden wie in Abschnitt 7.4.1 beschrieben. Zusätzlich zu den allgemeinen
Einstellungen sind auf dem Register Lagerort Einstellungen zur erweiterten
Lagerortverwaltung enthalten. Um einen Lagerort anzulegen, in dem die
erweiterte Lagerortverwaltung genutzt wird, ist der Schieber
Lagerortverwaltungsprozesse verwenden vor dem ersten Speichern des Datensatzes
auf „Ja“ zu setzen. Die zugehörigen Lagerplätze können über die Schaltfläche
LAGERORT/Anzeigen/Lagerplätze für Lagerbestand geöffnet werden.
Im Lagerplatzformular dient die Schaltfläche Lagerplatz-Setup-Assistent zum Aufruf
eines Assistenten, der zum Erzeugen einer großen Anzahl von Lagerplätzen dient.
Für jeden Lagerplatz steuert das gewählte Lagerplatzprofil die zugeordneten
Eigenschaften wie Lagerplatzformat, Lagerplatztyp, gemischte Artikel
(verschiedene Artikel auf einem Lagerplatz) und Inventurdurchführung.
In einem üblichen Lager sind zumindest folgende Arten von Lagerplätzen
vorhanden:
 Zugangslagerplatz – Zwischenlagerplatz für Produktzugänge
 Versandlagerplatz – Letzter Lagerplatz beim Kommissionieren
 Vorratslagerplatz – Lagerplatz für Paletten und Großgebinde (Blocklager)
 Entnahmelagerplatz – Lagerplatz für einzelne Artikel (Kommissionierzone)
Wenn eine Materialbereitstellung (engl. „Staging”) auf eigenen Lagerplätzen
vorgesehen ist, sind diese Lagerplätze mit dem Lagerplatztyp anzulegen, der in
den Lagerortparametern als Staginglagerplatztyp eingetragen ist.
Benutzerlagerplätze, die als Zwischenlagerplätze während des Umlagerns von
einem Standardlagerplatz auf einen anderen dienen (Handhabungszeit, z.B. für die
Fahrt mit dem Hubstapler), werden beim Anlegen eines Arbeitsbenutzers
automatisch angelegt.
Nach dem Anlegen der Lagerplätze kann das Lagerplatzformular geschlossen
werden und im Lagerortformular auf dem Register Lager- und Lagerortverwaltung
der Standard-Zugangslagerplatz gewählt werden.
8.1.1.4 Grundeinrichtung zur Lager-Arbeit

Aktivitäten im Lager werden in Dynamics 365 in Form von “Lager-Arbeit”
verwaltet. Im Allgemeinen besteht Lager-Arbeit immer aus einem Paar von
Arbeitspositionen – dem Aufnehmen („Entnahme“, engl. „Pick“) von einem
Lagerort und dem Ablegen („Einlagern“, engl. „Put“) auf einem anderen Lagerort.
Hierbei müssen zwei Arten von Arbeit unterschieden werden:
 Vordefinierte Arbeit – Für vordefinierte Aktivitäten, z.B. das Kommissionieren
einer Lieferung, wird die Arbeit auf Basis von Arbeitsvorlagen vorab erzeugt.
Arbeitsbenutzer im Lager melden dann die Durchführung der Arbeit.
 Nicht vordefinierte Arbeit – Nicht vordefinierte Arbeit, z.B. eine manuelle
Anpassung der Lagermenge, wird gleichzeitig mit der Rückmeldung erzeugt.
Für nicht vordefinierte Arbeit ist keine spezielle Einrichtung erforderlich. Für
vordefinierte Arbeit muss folgende Einrichtung abgeschlossen sein:
 Arbeitsklassen – Gliedern und charakterisieren die Arbeit
 Arbeitsvorlagen – Bestimmen den Arbeitsinhalt („Entnehmen“, „Einlagern“)
 Lagerplatzrichtlinien – Bestimmen den Arbeitsort (z.B. Lagerplatz „01-001“)
Arbeitsklassen (Lagerortverwaltung> Einstellungen> Arbeit> Arbeitsklassen) für
vordefinierte Arbeit repräsentieren die verschiedenen Arten von Arbeit, die auf
Mobilgeräten erfasst wird, und sind nach Arbeitsauftragstyp (z.B. „Einlagerung von
Fertigerzeugnissen“) gegliedert. In den Menüelementen des Mobilgeräts zum
Erfassen von Arbeit bestimmt die zugeordnete Arbeitsklasse, welche Arbeit im
jeweiligen Menüelement erfasst werden kann. In den Arbeitsvorlagen ist die
Arbeitsklasse ein Pflichtfeld, über das die Arbeitsvorlage mit einer oder mehreren
Menüelementen des Mobilgeräts verknüpft wird.
Abbildung 8-2: Einrichten einer Arbeitsvorlage für das Einlagern von Bestellungen
Arbeitsvorlagen (Lagerortverwaltung> Einstellungen> Arbeit> Arbeitsvorlagen) dienen

als Basis für das automatische Erzeugen von vordefinierter Arbeit. Zum Anlegen
einer Arbeitsvorlage muss zunächst der Arbeitsauftragstyp, zum Beispiel
„Bestellungen“ für den Wareneingang zu Einkaufsbestellungen, im
entsprechenden Auswahlfeld gewählt werden bevor die Schaltfläche Neu im
Aktionsbereich betätigt wird. Auf dem Register Arbeitsvorlagendetails ist eine
Position mit dem Arbeitstyp „Entnahme“ und eine Position mit dem Arbeitstyp
„Einlagern“ einzutragen. Falls benötigt, können zusätzliche Positionen angelegt
werden, zum Beispiel mit dem Arbeitstyp „Drucken“. Über die Schaltfläche
Abfrage bearbeiten im Aktionsbereich des Formulars können Filterkriterien für die
Arbeitsvorlage hinterlegt werden, die für die Auswahl der Arbeitsvorlage beim
automatischen Erzeugen von Arbeit herangezogen werden. Nachdem die
zutreffende Arbeitsvorlage in der Reihenfolge gesucht wird, die in der Spalte
Laufende Nummer der Arbeitsvorlagen festgelegt wird, sollten Arbeitsvorlagen mit
einem genaueren Filter in der Reihenfolge weiter oben angeordnet werden.
Abbildung 8-3: Einrichten einer Lagerplatzrichtlinie für das Einlagern von Bestellungen
Lagerplatzrichtlinien (Lagerortverwaltung> Einstellungen> Lagerplatzrichtlinien) legen

fest, auf welchem Lagerplatz eine Entnahme oder Einlagerung erfolgen soll. So
bestimmen beispielsweise die Lagerplatzrichtlinien für den Arbeitsauftragstyp

„Bestellungen“ und den Arbeitstyp „Einlagern“, auf welchen Lagerplatz Artikel
nach dem Zugang von Einkaufsbestellungen gelagert werden.
Pro Arbeitsauftragstyp können mehrere Lagerplatzrichtlinien angelegt werden
(genauso wie mehrere Arbeitsvorlagen pro Arbeitsauftragstyp möglich sind). Nach
Auswahl des Arbeitsauftragstyps im Listenbereich links im Lagerplatzrichtlinien-
Formular wird für die gewählte Richtlinie auf dem Register Lagerplatzrichtlinien der
Arbeitstyp („Einlagern“ / „Entnahme“) gezeigt. Die Felder Standort und Lagerort
und die Filterkriterien, die im Dialog nach Betätigen der Schaltfläche Abfrage
bearbeiten im Aktionsbereich eingegeben werden können, werden für die
automatische Auswahl der Lagerplatzrichtlinie für das jeweilige Quelldokument
(z.B. Einkaufsbestellposition mit Lagerort und Artikel) herangezogen.
Auf dem Register Positionen kann ein zusätzlicher Filter auf Basis von Menge und
Mengeneinheiten definiert werden. Die Spalte Einheit bezieht sich hierbei auf die
Spalten Von Menge und Bis Menge. Soll eine Richtlinie für eine bestimmte Einheit
gelten, ist das Kontrollkästchen in der Spalte Nach Einheit einschränken zu
markieren und die Einheit im zugehörigen Formular einzutragen (Aufruf über die
Schaltfläche Nach Einheit einschränken in der Funktionsleiste des Registers). Auf
diese Weise kann zum Beispiel definiert werden, dass volle Paletten auf
Vorratslagerplätzen und kleine Gebinde auf Regallagerplätzen eingelagert werden.
Nachdem die zutreffende Lagerplatzrichtlinie in der Reihenfolge gesucht wird, die
in der Spalte Laufende Nummer festgelegt wird, sollten Richtlinien (und Positionen
innerhalb einer Richtlinie) mit einem genaueren Filter in der Reihenfolge weiter
oben angeordnet werden.
Auf dem Register Lagerplatzrichtlinien-Aktivitäten wird schließlich festgelegt, auf
welchem Lagerplatz/Lagerplatzbereich die Einlagerung (für Richtlinien mit
Arbeitstyp „Einlagern“) oder die Entnahme (für Richtlinien mit Arbeitstyp
„Entnahme“) zu erfolgen hat. Die Filterkriterien, die die entsprechenden
Lagerplätze bestimmen, sind im Filterdialog einzugeben, der über die Schaltfläche
Abfrage bearbeiten in der Funktionsleiste des Registers geöffnet wird. Auf dem
Register Sortieren im Filterdialog können Sortierkriterien für die Lagerplatz-Suche
eingetragen werden (z.B. mit Bezug auf die Spalte Sortiercode in den Lagerplätzen).
Wenn Artikel mit Chargennummern geführt werden, ist das Kontrollkästchen
Charge aktiviert in der Lagerplatzrichtlinien-Aktivität von Richtlinien für den
Arbeitstyp „Einlagern“ zu markieren (als zusätzliche Zeile, wenn sowohl
chargengeführte als auch nicht chargengeführte Artikel vorhanden sind).
8.1.1.5 Grundeinrichtung zu Lieferungen

Ladungsvorlagen (Lagerortverwaltung> Einstellungen> Ladung> Ladungsvorlagen)
bilden die verschiedenen Transporteinheiten für eingehende und ausgehende
Transporte ab (z.B. unterschiedliche Containergrößen oder LKW-Fahrzeuggrößen).
Sie dienen als Basis für das Erzeugen von Ladungen für ausgehende Lieferungen
Wellen im Lager fassen Aufträge zusammen, die gleichzeitig kommissioniert
werden sollen. Wellenverarbeitungsmethoden (Lagerortverwaltung> Einstellungen>
Wellen> Wellenverarbeitungsmethoden) enthalten die verfügbaren Schritte für das
Verarbeiten von Wellen. Über die Schaltfläche Methoden erneut generieren können
die Methoden zu Beginn oder nach Änderungen in der Applikation initialisiert
werden.
Wellenvorlagen (Lagerortverwaltung> Einstellungen> Wellen> Wellenvorlagen) legen
Einstellungen zu Lager-Entnahme/Kommissionierung fest, zum Beispiel ob Arbeit
im Lager zusammengefasst wird, Wellenverarbeitungsschritte automatisch
durchgeführt werden, und welche Wellenverarbeitungsmethoden enthalten sind.
Abbildung 8-4: Wellenvorlage, eingerichtet für das manuelle Erstellen von Wellen
In Wellenvorlagen, in denen eine automatische Wellenerstellung aktiviert ist,

können über die Schaltfläche Abfrage bearbeiten im Aktionsbereich des Formulars
Filterkriterien hinterlegt werden, die für die Auswahl der Wellenvorlage beim
automatischen Erzeugen von Wellen herangezogen werden. Die Reihenfolge der
Wellenvorlagen bestimmt in diesem Fall die Priorität der Vorlage (wie schon in
Arbeitsvorlagen und Lagerplatzrichtlinien).
8.1.1.6 Einrichtung für Mobilgeräte

In der erweiterten Lagerortverwaltung können die Menüs und Menüelemente, die
auf den Mobilgeräten angezeigt werden, frei konfiguriert werden. Nach dem
Einrichten eines oder mehrerer Menüs kann jeder Arbeitsbenutzer dem
entsprechenden Menü zugewiesen werden.
Zur Einrichtung der Mobilgeräte sind folgende Punkte erforderlich:
 Menüelemente des mobilen Geräts – Bestimmen die Mobilgerät-Formulare
 Menüs für mobile Geräte – Bestimmen die Menüstruktur
Abbildung 8-5: Einrichten eines Menüelements für das Einlagern von Bestellungen
Mobilgerät-Menüelemente (Lagerortverwaltung> Einstellungen> Mobilgeräte>

Menüelemente des mobilen Geräts) definieren die Formulare, die auf dem Mobilgerät
verfügbar sind. Eine Grundeinstellung zum Menüelement wird über das

Auswahlfeld Modus festgelegt: Der Modus „Arbeit“ bezieht sich auf Lager-Arbeit
(Erfassen von Transaktionen) während der Modus „Indirekt“ Abfragen und
allgemeine Funktionen wie das Abmelden vom System beinhaltet.
Für Menüelemente mit dem Modus „Arbeit“ steuert der Schieber Vorhandene Arbeit
verwenden, ob das jeweilige Menüelement zum Erfassen von Arbeit dient, die
zuvor auf Basis einer Arbeitsvorlage erstellt worden ist.
In Menüelementen zum Erstellen von Arbeit (benötigt zum Erfassen von nicht
vordefinierter Arbeit) muss der Schieber Vorhandene Arbeit verwenden auf „Nein“
gesetzt und im Feld Arbeitserstellungsprozess die jeweilige Arbeit gewählt werden –
zum Beispiel „Lagerplatzumlagerung“.
In Menüelementen für vorhandene Arbeit (benötigt zum Erfassen vordefinierter
Arbeit) muss der Schieber Vorhandene Arbeit verwenden auf „Ja“ gesetzt werden. Im
Auswahlfeld Geleitet von ist dann einzutragen, ob das System („Systemgeleitet“)
oder der Benutzer („Benutzergeleitet“) bestimmt, welche Arbeit durchgeführt
wird. Für Benutzergeleitete Arbeit muss der Arbeitsbenutzer die Kennung der
durchgeführten Arbeit eingeben oder scannen (womit er sie selbst bestimmt),
während bei Systemgeleiteter Arbeit die nächste durchzuführende Arbeit am Gerät
angezeigt wird. Wird die Option „Benutzergruppierung“ oder
„Systemgruppierung“ im Auswahlfeld Geleitet von gewählt, kann der
Arbeitsbenutzer mehrere Positionen mit Entnahme-Arbeit rückmelden und dann
die Schaltfläche Fertig betätigen, bevor eine gemeinsame oder mehrere getrennte
Einlagerungs-Transaktionen (über den Schieber Gruppeneinlagerung gesteuert)
rückgemeldet werden können.
Die gewählten Arbeitsklassen auf dem Register Arbeitsklassen in Menüelementen
für vorhandene Arbeit bestimmen die Arbeit, die in dem jeweiligen Menüelement
erfasst werden kann. Wird hier zum Beispiel nur eine Arbeitsklasse „Einkauf“
eingetragen, kann mit dem Menüelement nur solche Arbeit erfasst werden, die auf
Basis einer Arbeitsvorlagenposition mit der Arbeitsklassenkennung „Einkauf“
erstellt worden ist.
Menüs für mobile Geräte (Lagerortverwaltung> Einstellungen> Mobilgeräte> Menü für
mobiles Gerät) bestimmen die Menüstruktur, in der Menüelemente auf dem
Mobilgerät angezeigt werden. Es ist möglich, mehrere Menüs und Untermenüs
anzulegen.

Das Mobilgeräte-Portal in Dynamics AX 2012 R3 und den ersten Versionen von
Dynamics AX 7/365 ist durch die Warehousing App ersetzt worden.
8.1.2 Lagerarbeiter und Einstellungen im Produktstamm

Neben den Mobilgeräten und Lagerorten müssen auch die Arbeitsbenutzer und
Artikel für die Nutzung der erweiterten Lagerortverwaltung eingerichtet werden.
8.1.2.1 Einrichtung von Arbeitsbenutzern im Lager

Benutzer der Warehousing App müssen nicht als normale Benutzer in
Dynamics 365 angelegt werden. Die Benutzer von Mobilgeräten werden als
Mitarbeiter/Arbeitskraft im Personalverwaltungsmodul verwaltet. Eine neue
Arbeitskraft kann dazu im Formular Personalverwaltung> Arbeitskräfte> Arbeitskräfte
angelegt werden (siehe Abschnitt 10.2.2).
Abbildung 8-6: Anlegen eines Lagerarbeiters als Benutzer in der Lagerortverwaltung
Arbeitsbenutzer im Lager können auf Basis dieser Arbeitskräfte im Formular

Lagerortverwaltung> Einstellungen> Arbeitskraft auf Unternehmensebene angelegt
werden. Ein oder mehrere Lager-Benutzer für eine Arbeitskraft werden dann auf
dem Register Benutzer angelegt. Benutzerkennung und Kennwort werden für die
Anmeldung auf dem Mobilgerät benötigt.
Nachdem Standardlagerort und Menüname in den entsprechenden Spalten auf
Ebene der Benutzer festgelegt werden, kann eine Arbeitskraft durch Zuordnung
mehrerer Benutzer unterschiedliche Menüs und Lagerorte zugewiesen haben.
Wenn ein Benutzer zwischen Lagerorten wechseln darf, sind die entsprechenden
Lagerorte im Formular Zulässige Lagerorte (Aufruf über die Schaltfläche Lagerorte in
der Funktionsleiste des Registers Benutzer) zu hinterlegen.
Beim Anlegen eines Arbeitsbenutzers werden zugehörige Benutzerlagerplätze, die
als Zwischenlagerplätze während der Lagerarbeit dienen, in den entsprechenden
Lagerorten (Standardlagerort, Zulässige Lagerorte) automatisch angelegt.
8.1.2.2 Einstellungen zum freigegebenen Produkt

Im Artikelstamm (freigegebene Produkte) werden zur Nutzung der erweiterten
Lagerortverwaltung folgende Einstellungen benötigt:
 Lagerdimensionsgruppen – Aktivierung der erweiterten Lagerortverwaltung
 Reservierungshierarchien – Bestimmen die für Reservierungen benötigten
Lagerungsdimensionen
 Einheitensequenzgruppen – Bestimmen die verfügbaren Mengeneinheiten für
das Buchen von Transaktionen im Lager
Die Lagersteuerungsgruppe im Artikelstamm bestimmt für das Produkt, ob die
erweiterte Lagerortsteuerung genutzt wird. In den Lagerdimensionsgruppen
(Produktinformationsverwaltung> Einstellungen> Dimensions- und Variantengruppen>
Lagerdimensionsgruppen) muss dazu mindestens eine Gruppe angelegt sein, für die
der Schieber Lagerortverwaltungsprozesse verwenden auf dem Register
Lagerortspezifische Einstellungen auf „Ja“ gesetzt ist. Durch diese Einstellung werden
die Dimensionen Bestandsstatus und Ladungsträger aktiviert.
Reservierungshierarchien (Lagerortverwaltung> Einstellungen> Lager>
Reservierungshierarchie) bestimmen für Artikel mit erweiterter Lagerortsteuerung,
auf Ebene welcher Lagerungsdimensionen in Verkaufsaufträgen,
Umlagerungsaufträgen, zugehörigen Lieferungen und anderen
Abgangstransaktionen eine Reservierung möglich ist:
 Dimensionen zur Auftragsreservierung – Dimensionen über der Dimension
Lagerplatz in der Reservierungshierarchie werden im Auftrag reserviert.
 Dimensionen zur Lagerreservierung – Der Lagerplatz und in der
Reservierungshierarchie unterhalb befindliche Dimensionen werden beim
Erstellen von Lager-Arbeit reserviert.
Die in der Reservierungshierarchie eines Artikels gewählten Dimensionen müssen
mit den aktiven Lagerdimensionen und Rückverfolgungsangabendimensionen des
Artikels übereinstimmen. Die Reservierungshierarchien sind daher in
Abhängigkeit von den genutzten Lagerungsdimensionen anzulegen. Insbesondere
für Chargen und Seriennummern ist es wesentlich, ob die Dimension in der
Reservierungshierarchie über oder unter der Lagerplatz-Dimension angeordnet ist
und daher in der Auftragsposition reserviert werden kann oder erst im Lager.
Einheitensequenzgruppen (Lagerortverwaltung> Einstellungen> Lagerort>
Einheitensequenzgruppen) bestimmen für die zugeordneten Artikel, welche
Mengeneinheiten beim Erfassen von Transaktionen im Lager benutzt werden
können. In jeder Einheitensequenzgruppe können dazu die jeweiligen
Mengeneinheiten auf dem Register Positionsdetails eingetragen werden. Die
Kontrollkästchen Standardeinheit für Einkauf und Umlagerung und Standardeinheit für
Produktion bestimmen, welche Mengeneinheit als Vorschlagswert für den
Wareneingang herangezogen wird. So kann zum Beispiel eingestellt werden, dass
Einkaufsbestellungen für die jeweiligen Artikel im Normalfall in Paletten geliefert

werden. Das Kontrollkästchen Ladungsträgergruppierung steuert, ob beim Zugang
eines Artikels ein separater Ladungsträger pro Einheit (z.B. Palette) oder ein
gemeinsamer Ladungsträger für die Gesamtmenge (z.B. für eine Menge von 3
Stück) erzeugt wird. Für die Nutzung der Gruppierungsfunktion muss auch der
Schieber Ladungsträgergruppierung im jeweiligen Mobilgerät-Menüelement auf „Ja“
gesetzt sein.
Abbildung 8-7: Einrichtung einer Einheitensequenzgruppe mit Stück und Paletten
Beim Anlegen eines freigegebenen Produkts (Produktinformationsverwaltung>

Produkte> Freigegebene Produkte), für das die erweiterte Lagerortverwaltung genutzt
werden soll, muss zusätzlich zu den allgemeinen Daten (siehe Abschnitt 7.2) eine
entsprechende Lagersteuerungsgruppe (für erweiterte Lagerortsteuerung), eine
Reservierungshierarchie (Schaltfläche PRODUKT/Einrichten/Reservierungshierarchie)
und eine Einheitensequenzgruppe (Feld Kennung der Einheitensequenzgruppe auf
dem Register Lagerort) eingetragen werden. Für die Mengeneinheiten in der
Einheitensequenzgruppe müssen entsprechende Einheitenumrechnungen für den
Artikel hinterlegt werden.
Für den Artikel können neben dem Gewicht und den physischen Abmessungen
(Tiefe, Breite, Höhe) auf dem Register Lagerbestand verwalten auch in einem eigenen
Formular die Abmessungen für die über die Einheitensequenzgruppe definierten
Lagereinheiten des Artikels eingetragen werden (Aufruf über die Schaltfläche
LAGERBESTAND VERWALTEN/Lagerort/Physische Dimensionen im Aktionsbereich
des Formulars für freigegebene Produkte). Gewicht und Abmessungen können zur
Berechnung der Auslastung vorhandener Lagerplatzkapazität genutzt werden.

Übung 8.1 – Einrichtung des Lagerorts
Legen Sie ein Lagerplatzformat L-## (## = Ihre Benutzerkennung) mit zwei
Segmenten an: Ein Segment, das ein Zeichen lang ist, gefolgt vom Trennzeichen „-“
und einem Segment mit drei Zeichen.
Dann erstellen Sie ein Lagerplatzprofil F-## für Entnahmelagerplätze und ein Profil
B-## für Vorratslagerplätze. In den Profilen wird das neue Lagerplatzformat F-##
verwendet und die Inventur aktiviert, aber nur in den Entnahmelagerplätzen wird
eine Ladungsträgernachverfolgung benötigt. Für die anderen Einstellungen
werden die Vorschlagswerte akzeptiert.
Danach legen Sie einen neuen Lagerort WH-## mit erweiterter Lagerortverwaltung
an. In diesem Lagerort gibt es den Zugangslagerplatz „RECV“, einen
Versandlagerplatz „SHIP“, drei Entnahmelagerplätze („F-001“ bis „F-003“) und
sechs Vorratslagerplätze („1-001“ bis „2-003“). Entnahmelagerplätze und
Vorratslagerplätze sind mit dem jeweils dafür zuvor angelegten Lagerplatzprofil
verknüpft. Der Lagerplatz „RECV“ ist der Standard-Zugangslagerplatz des Lagers.
Übung 8.2 – Arbeitsvorlage, Lagerplatzrichtlinie, Wellenvorlage
Das Einlagern von Bestellungen auf dem neuen Lagerort WH-## soll in getrennten
Menüelementen erfasst werden. Erstellen Sie eine neue Arbeitsklasse PO-## zu
diesem Zweck.
Dann legen Sie eine Arbeitsvorlage für Einkaufsbestellungen, die nur für Ihren
Lagerort WH-## und diese Arbeitsklasse verwendet wird, mit einer Entnahme-
und einer Einlagerungsposition an. Auch für Verkaufsaufträge legen Sie eine
Arbeitsvorlage für Ihren Lagerort WH-## mit einer Entnahme- und einer
Einlagerungsposition an. Verknüpfen Sie die Positionen dieser Arbeitsvorlage mit
einer vorhandenen Arbeitsklasse zum Arbeitsauftragstyp „Aufträge“.
Um Zugänge und Abgänge in Einkauf und Verkauf auf dem neuen Lager auf
Mobilgeräten buchen zu können, werden entsprechende Lagerplatzrichtlinien
benötigt. Erstellen Sie eine Lagerplatzrichtlinie für Ihren Lagerort WH-##, in dem
festgelegt wird, dass im Einkauf Zugänge von Paletten auf Vorratslagerplätzen
und von anderen Gebinden auf Entnahmelagerplätzen eingelagert werden. In
einer neuen Lagerplatzrichtlinie für Verkaufsaufträge legen Sie fest, dass volle
Paletten von Vorratslagerplätzen entnommen werden und andere Gebinde in
erster Linie von Entnahmelagerplätzen (und in zweiter Linie, wenn der benötigte
Artikel nicht auf Entnahmelagerplätzen verfügbar ist, von Vorratslagerplätzen). In
der Einlagerungszeile bezieht sich die Lagerplatzrichtlinie für Verkaufsaufträge
auf den Lagerplatz „SHIP“.
Abschließend legen Sie eine Wellenvorlage T-## für Ihren Lagerort WH-## an, in
der keine automatische Aktionen aktiviert sind.
Übung 8.3 – Arbeitsbenutzer und Menü für Mobilgeräte

Ein neues Menü für Mobilgeräte wird zum Erfassen der Transaktionen in den
folgenden Übungen benötigt. Legen Sie dazu folgende Menüelemente an:
 Menüelement „##-Bestellzugang“ für die Zugang von Artikeln: Mit dem
Arbeitserstellungsprozess „Bestellposition-Empfang“
 Menüelement „##-Bestelleinlagerung“ für die Umlagerung auf den endgültigen
Lagerplatz: Mit der Auswahl „Benutzergeleitet“ im Feld Geleitet von und der
Arbeitsklasse aus Übung 8.2
 Menüelement „##-Verkauf“ für Verkaufslieferungen: Mit der Auswahl
„Benutzergruppierung“ im Feld Geleitet von und der in Übung 8.2 in der
Arbeitsvorlage für Verkaufsaufträge gewählten Arbeitsklasse
Dann legen Sie ein neues Menü „##-Main“ für mobile Geräte an, in dem die zuvor
angelegten Menüelemente enthalten sind. Zusätzlich sollte ein Menüelement
„Info“ („About“) und ein Menüelement zum Abmelden vom System in dem Menü
vorhanden sein.
Nach dem Einrichten des Menüs legen Sie einen Arbeitsbenutzer im Lager an, der
mit einem beliebigen Mitarbeiter im aktuellen Unternehmen verknüpft ist. Auf
dem Register Benutzer im Arbeitsbenutzer-Formular tragen Sie dazu einen
Benutzer mit der Kennung X-##, dem soeben angelegten Menünamen, und dem in
Übung 8.1 angelegten Lagerort ein.
Übung 8.4 – Produkt mit erweiterter Lagerortverwaltung
Für die Nutzung der erweiterten Lagerortverwaltung wird eine entsprechende
Lagerdimensionsgruppe, Reservierungshierarchie und Einheitensequenzgruppe
benötigt. In dieser Übung kann eine bestehende Lagerdimensionsgruppe
verwendet werden, aber Sie wollen eine neue Reservierungshierarchie R-##
anlegen, in der nur die Lagerdimensionen aber keine Rückverfolgungsangaben-
Dimensionen (wie Chargennummer) enthalten sind. Zusätzlich legen Sie eine neue
Einheitensequenzgruppe U-## an, die Stück („Pieces“) und Paletten als Einheiten
enthält (Paletten als Vorschlagswert für den Einkauf).
Dann legen Sie den Artikel I-##-W mit dem Namen „##-ErwLagerortverwaltung“
im Formular für freigegebene Produkte an. Dies ist ein Lagerartikel mit erweiterter
Lagerortverwaltung, aber ohne Varianten, Seriennummern oder Chargen. Wählen
Sie eine Artikelgruppe für Handelsware und eine Lagersteuerungsgruppe mit dem
Wertmodell „FIFO“. Genehmigte Lieferanten werden nicht benötigt. Für den
Basiseinkaufspreis und den Basiseinstandspreis werden 50 Dollar, und für den
Basisverkaufspreis 100 Dollar angesetzt. Der Artikel wird – abgesehen vom
Einkauf, in dem die Einheit „Paletten“ vorgesehen ist – in allen Bereichen in Stück
als Mengeneinheit geführt. Eine Palette fasst 10 Stück des Artikels. Vergewissern
Sie sich, dass die Mengeneinheiten des Artikels mit den Einheiten in der
Einheitensequenzgruppe U-## übereinstimmen. Wählen Sie für den Artikel die

Einheitensequenzgruppe U-## und die Reservierungshierarchie R-##.
8.2 Geschäftsprozesse innerhalb der Lagerortverwaltung

Geschäftsprozesse innerhalb der erweiterten Lagerortverwaltung umfassen
Lagerzugänge (zum Beispiel Wareneingänge zu Einkaufsbestellungen oder
Umlagerungsaufträgen) und Lagerabgänge (zum Beispiel Lieferungen zu
Verkaufsaufträgen oder Materialentnahmen für Produktionsaufträge).
8.2.1 Grundablauf von Wareneingang und Warenabgang

Ein Überblick des Layouts von Lagerorten und der Struktur der Arbeit im Lager
wird in nachfolgender Abbildung 8-8 gezeigt.
Abbildung 8-8: Struktur von Lagerort und Lager-Arbeit
Innerhalb des gesamten Logistikprozesses stellen die Mobilgerät-Transaktionen

die Buchung der Lager-Erfassung im Einkauf (siehe Abschnitt 3.5.3), der Lager-
Entnahme/Kommissionierung im Verkauf (siehe Abschnitt 4.5.2), und der
entsprechenden Buchungen in Produktions- und Umlagerungsaufträgen dar.
8.2 Geschäftsprozesse innerhalb der Lagerortverwaltung 381
8.2.1.1 Wareneingang zu Einkaufsbestellungen

Ausgangspunkt für den Wareneingang zu einer Einkaufsbestellung im Lager ist
eine Bestellposition, die einen Artikel und einen Lagerort enthält, für die die
erweiterte Lagerortverwaltung aktiviert ist. Der Grundablauf im Lager umfasst
dann folgende Schritte:
 Warenzugang – Zugang des Artikels auf dem Standard-Zugangslagerplatz
 Einlagerung – Umlagern des Artikels auf den endgültigen Lagerplatz
 Produktzugang – Buchen des Produktzugangs (nicht auf dem Mobilgerät)
Zusätzliche Möglichkeiten zum Ablauf des Wareneingangs in der erweiterten
Lagerortverwaltung sind in Abschnitt 8.2.2 beschrieben.
Der Zugang eines eingekauften Artikels erfolgt nicht auf Basis von vorab erzeugter
Arbeit, sondern erzeugt „nicht vordefinierte“ Arbeit beim Erfassen des Zugangs.
In den entsprechenden Menüelementen sind folgende Einstellungen gesetzt:
Modus „Arbeit“, Vorhandene Arbeit verwanden „Nein“, Arbeitserstellungsprozess
„Bestellposition-Empfang“ (Eingang mit Angabe von Bestellnummer und
Positionsnummer) oder „Bestellungsartikel-Empfang“ (Eingang mit Angabe von
Bestellnummer und Artikelnummer).
Um den Warenzugang zu erfassen, ist das entsprechende Menüelement auf dem
Mobilgerät zu öffnen und die Bestellnummer und Positionsnummer (oder
Artikelnummer) einzugeben oder zu scannen. Der Vorschlagswert für die Einheit
wird aus der Einheitensequenzgruppe übernommen, wobei anstelle des
Vorschlagswerts auch eine andere in der jeweiligen Einheitensequenzgruppe
enthalten Einheit gewählt und Teilmengen gebucht werden können. In
Abhängigkeit von den Einstellungen im Menüelement (Schieber Ladungsträger
generieren) muss der Ladungsträger für das jeweilige Gebinde (z.B. Palette, Karton,
Einzelstück) von einem vorgeduckten Etikett manuell eingegeben oder gescannt
werden, oder er wird von einem Nummernkreis gezogen (wobei dann ein
entsprechendes Etikett beim Zugang gedruckt und aufgebracht werden muss). Mit
dem Buchen des Zugangs erfolgt eine Zugangsbuchung auf den Standard-
Zugangslagerplatz des Lagerorts.
Gleichzeitig wird mit dem Buchen des Zugangs auch Lager-Arbeit für den
nächsten Schritt, die Einlagerung (Umlagern auf den endgültigen Lagerplatz),
erzeugt. Die zutreffende Arbeitsvorlage und Lagerplatzrichtlinie bestimmen die
Details für diese Arbeit. Die entsprechenden Arbeitspositionen, die auf einem
Mobilgerät zu erfassen sind, können in der Listenseite Lagerortverwaltung> Arbeit>
Alle Arbeit betrachtet werden.
Um die Einlagerung auf dem Mobilgerät zu erfassen, ist das entsprechende
Menüelement (Einstellungen: Vorhandene Arbeit verwanden „Ja“, Arbeitsklasse wie in
der beim Erzeugen der Arbeit automatisch gewählten Arbeitsvorlage) zu öffnen. In
Abhängigkeit von den Einstellungen (Auswahlfeld Geleitet von im Menüelement)
wird die nächste Arbeit auf dem Mobilgerät gezeigt (bei Auswahl
„Systemgeleitet“) oder muss durch Tippen oder Scannen von Arbeitskennung oder
Ladungsträger (bei Auswahl „Benutzergeleitet“) eingegeben werden. Nach der
Entnahme vom Standard-Zugangslagerplatz wird der Einlagerungslagerplatz auf
dem Mobilgerät gezeigt (aus der Lagerplatzrichtlinie abgeleitet). In Abhängigkeit
von den Einstellungen für den Arbeitsbenutzer (Schieber Außerkraftsetzen des
Einlagerungsorts zulassen auf dem Register Arbeit im Arbeitsbenutzerformular)
kann dieser Lagerplatz überschrieben werden.
Abbildung 8-9: Warenzugang und Einlagerung (Mobilgerät-Simulation ohne App)
Nach Abschluss der Erfassung des Lagerzugangs auf dem Mobilgerät ist der
Produktzugang (siehe Abschnitt 3.5.4) in einer Dynamics 365-Clientsitzung zu
buchen. Während für die Lager-Erfassung, egal ob über Wareneingangsjournal
oder Mobilgeräte-Transaktionen, die Bestellbestätigung noch nicht gebucht sein
muss, ist diese eine Voraussetzung für das Buchen des Produktzugangs.
Beim Buchen des Produktzugangs aus der Einkaufsbestellung oder über den
Sammelabruf ist darauf zu achten, dass im Auswahlfeld Parameter/Menge des
Buchungsdialogs die Option „Erfasste Menge“ oder „Erfasste Menge und
Services“ eingetragen ist, damit der Produktzugang für die auf dem Mobilgerät
erfasste Zugangsmenge gebucht wird. Alternativ zu den Buchungsmöglichkeiten
im Beschaffungsmenü, in denen die Lieferscheinnummer des Lieferanten in der
Spalte Produktzugang der Buchungsdialogs eingetragen werden muss, kann über
den Menüpunkt Lagerortverwaltung> Periodische Aufgaben> Produktzugänge
aktualisieren ein Buchen des Produktzugangs ohne Angabe der
Lieferscheinnummer erfolgen, auch als Stapelverarbeitung im Hintergrund.
8.2.1.2 Lieferung von Verkaufsaufträgen

Ausgangspunkt für die Lieferung eines Verkaufsauftrags im Lager ist eine
Auftragsposition, die einen Artikel und einen Lagerort enthält, für die die
erweiterte Lagerortverwaltung aktiviert ist. Der Auslieferungsprozess im Lager
umfasst dann folgende grundlegende Schritte:
 Reservierung – Reservieren des Artikels vor der Lieferung

 Lieferung – Erstellen der Lieferung und Hinzufügen der Artikel
 Ladung – Erstellen einer Ladung für den externen Transport
 Welle – Erstellen und Freigeben einer Welle für die Lieferung
 Lager-Arbeit – Erfassen der Lagertransaktionen auf dem Mobilgerät
 Bestätigen der Lieferung – Abschließen der Lieferung
 Lieferschein – Buchen des Lieferscheins (nicht auf dem Mobilgerät)
Bevor eine Lieferung in der erweiterten Lagerortverwaltung bearbeitet werden
kann, muss der auszuliefernde Artikel reserviert sein. Die in der Reservierung
enthaltenen Lagerungsdimensionen werden durch die Reservierungshierarchie
bestimmt. Ein manuelles Reservieren von Artikeln kann im Reservierungsformular
vorgenommen werden (Aufruf über die Schaltfläche Lager/Reservierung in der
Funktionsleiste der Verkaufsauftragsposition). In Abhängigkeit von den
Einstellungen kann das Reservieren auch automatisch erfolgen.
Abbildung 8-10: Bearbeiten der offenen Lieferung (ohne automatische Wellen-Erstellung)
Lieferungen (Lagerortverwaltung> Lieferungen> Alle Lieferungen) bilden die Einheit

ab, die gemeinsam ausgeliefert wird. Um die Lieferung für einen kompletten
Auftrag zu erzeugen, kann im Aktionsbereich des Verkaufsauftrags die
Schaltfläche LAGERORT/Aktivitäten/Für Lagerort freigeben betätigt werden.
Alternativ können Lieferungen auch über den Sammelabruf Lagerortverwaltung>
Für Lagerort freigeben> Aufträge automatisch freigeben erstellt werden. Dieser
Sammelabruf berücksichtigt entsprechende Einstellungen in den
Debitorenkontenparametern (Register Lagerortverwaltung) und im Kundenstamm
(Debitorenformular) als Mindestkriterien für die Freigabe. Durch die Lieferfreigabe
wird der Status des Auftrags in der Spalte Status freigeben der Verkaufsauftrags-
Listenseite auf „Freigegeben“ gesetzt.
Wenn vor dem Erzeugen der Lieferung in der Transportverwaltung bereits eine
Ladung erzeugt worden ist, muss die Lieferung von der Ladung aus erstellt
werden (in der Ladungsplanungsworkbench).
Ladungen (Lagerortverwaltung> Ladungen> Alle Ladungen) stellen eingehende oder
ausgehende Transporteinheiten dar (z.B. ein Container oder ein LKW). Jede
Ladung kann eine oder mehrere Lieferungen enthalten. Falls benötigt,
beispielsweise wenn die Transportmittel zu klein für den gesamten Auftrag sind,
kann ein Auftrag auch auf mehrere Lieferungen und Ladungen aufgeteilt werden.
Eine Ladung kann – im Lieferungs-Formular – nach dem Erstellen der Lieferung
oder – in der Ladungsplanungsworkbench – vor dem Erstellen der Lieferung
erzeugt werden. Falls Ladungen nicht getrennt verwaltet werden, kann das
Erstellen der Ladung auch ausgelassen werden. Die Ladung wird dann später im
Hintergrund beim Verarbeiten der Welle automatisch erstellt. Im Lieferungs-
Formular erfolgt das Erstellen der Ladung über die Schaltfläche
LIEFERUNGEN/Lieferungen/ Lieferung in neue Ladung umlagern. Falls mehrere
Lieferungen in einer gemeinsamen Ladung versendet werden sollen, kann die
Schaltfläche LIEFERUNGEN/Lieferungen/Lieferung in vorhandene Ladung umlagern im
Lieferungs-Formular betätigt werden.
Abbildung 8-11: Verarbeiten einer ausgehenden Lieferserien-Welle
Eine Lieferserien-Welle (Lagerortverwaltung> Ausgehende Wellen> Lieferserien> Alle

Wellen) ist eine Gruppe von Lieferungen, die im Lager gemeinsam kommissioniert
werden. In Abhängigkeit von den Einstellungen in der jeweiligen Wellenvorlage
werden Wellen automatisch erstellt und verarbeitet.
Wenn eine Welle manuell erstellt werden soll, ist die Schaltfläche Neu im Wellen-
Formular zu betätigen und eine Wellenvorlage im Neuanlagedialog zu wählen. Im
Formular Lieferungen verwalten, das über die Schaltfläche WELLE/Welle/ Lieferungen

verwalten im Wellenformular geöffnet wird, werden auf dem Register Lieferungen
nicht auf einer Welle alle Lieferungen angezeigt, die mit der jeweiligen Welle
verarbeitet werden können. Über die Schaltfläche Zu Welle hinzufügen in der
Funktionsleiste des Registers können dann einzelne Lieferungen zur Welle
hinzugefügt werden. Bereits hinzugefügte Lieferungen werden auf dem Register
Wellenpositionen im Lieferungsformular und im Wellen-Detailformular gezeigt.
Alternativ kann eine Welle im Arbeitsbereich Planung ausgehender Arbeit erzeugt
werden, wo nach Auswahl des Lagerorts die betroffenen Lieferungen in der Liste
Lieferungen nicht auf einer Welle im Listenbereich angezeigt und über die
Schaltfläche Zur neuen Serie hinzufügen in der Funktionsleiste der Liste zu einer
Welle hinzugefügt werden können.
Der nächste Schritt nach dem Erstellen der Welle und dem Hinzufügen der
Lieferung(en) ist das Verarbeiten der Welle über die Schaltfläche WELLE/Welle/
Verarbeiten im Wellen-Formular. Das Verarbeiten der Welle erzeugt Lager-Arbeit
für das Kommissionieren. Die entsprechenden Arbeitspositionen, die auf einem
Mobilgerät zu erfassen sind, können über die Schaltfläche WELLE/Zugehörige
Informationen/Arbeit im Wellen-Formular oder über den Menüpunkt
Lagerortverwaltung> Arbeit> Alle Arbeit geöffnet werden. Die Welle hat jedoch zu
diesem Zeitpunkt den Wellenstatus „Gehalten“ und die zugehörige Arbeit ist
gesperrt (Spalte Gesperrt Welle im Formular Alle Arbeit). Vor dem Durchführen der
Arbeit muss die Welle über die Schaltfläche WELLE/Welle/ Freigabe im Wellen-
Formular freigegeben werden.
Je nach Wellenvorlage werden einzelne oder alle zuvor beschriebenen Schritte zum
Erstellen und Verarbeiten von Wellen automatisch durchgeführt und sind daher
nicht manuell zu erfassen. Falls beim Verarbeiten einer Welle Fehler auftreten,
beispielsweise aufgrund von fehlenden Lagerplatzrichtlinien, sind die
entsprechenden Meldungen im Formular Lagerortverwaltung> Arbeit>
Historienprotokoll für Arbeitserstellung ersichtlich.
Abbildung 8-12: Entnahme und Versand-Einlagerung (Mobilgerät-Simulation ohne App)

Die Durchführung der Kommissionier-Arbeit im Lager ist über das entsprechende

Menüelement (Einstellungen: Vorhandene Arbeit verwanden „Ja“, Arbeitsklasse wie in
der beim Verarbeiten der Welle automatisch gewählten Arbeitsvorlage) auf dem
Mobilgerät zu melden. In Abhängigkeit von den Einstellungen (Auswahlfeld
Geleitet von im Menüelement) wird die nächste Arbeit auf dem Mobilgerät gezeigt
(bei Auswahl „Systemgeleitet“) oder muss durch Tippen oder Scannen der
Arbeitskennung (auf der Arbeitsliste gedruckt) eingegeben werden. Nach der
Entnahme vom Lagerplatz gemäß Anzeige auf dem Mobilgerät (aus der
Lagerplatzrichtlinie für den Arbeitstyp „Entnahme“) wird der
Einlagerungslagerplatz (Versandlagerplatz bzw. Lagerplatz für
Materialbereitstellung) auf dem Mobilgerät gezeigt. In Abhängigkeit von den
Einstellungen in Arbeitsvorlage und Wellenvorlage sind zusätzliche Schritte für
Materialbereitstellung oder Lagerplatz-Auffüllen zu erfassen. Das Zubuchen auf
den Versandlagerplatz ist der letzte Schritt auf dem Mobilgerät und setzt den
Status der Abgangsbewegung auf „Entnommen“.
Nach Abschluss der Erfassung der Verkaufslieferung auf dem Mobilgerät ist diese
zu bestätigen, womit Lieferung und Ladung abgeschlossen werden. Zu diesem
Zweck kann nach Auswahl des betroffenen Datensatzes im Lieferungs-Formular
die Schaltfläche LIEFERUNGEN/Lieferungen/Lieferung bestätigen (nur wenn die
betroffene Ladung nicht aus mehreren Lieferungen besteht) oder im Ladungs-
Formular die Schaltfläche VERSENDEN UND EMPFANGEN/Bestätigen/Ausgehende
Lieferung betätigt werden.
Nach Abschluss der Lieferung in der erweiterten Lagerortverwaltung ist der
Lieferschein zu buchen. Alternativ zur Buchung in Vertrieb und Marketing (siehe
Abschnitt 4.5.4) kann diese Buchung auch direkt vom Lieferungs- oder Ladungs-
Formular aus erfolgen (Schaltfläche LIEFERUNGEN/Generieren/ Lieferschein bzw.
VERSENDEN UND EMPFANGEN/Generieren/Lieferschein, ggf. Kontrollkästchen zur
Anzeige geschlossener Lieferungen/Ladungen markieren).

Abgesehen von der browserbasierten Benutzeroberfläche sind die Arbeitsbereiche
zur Lagerortverwaltung, der Menüpunkt zum Buchen des Produktzugangs ohne
Lieferscheinnummer und die Warehousing App neu in Dynamics 365.
8.2.2 Varianten im Geschäftsprozess von Zugängen und Abgängen

Abgesehen vom grundlegenden Geschäftsprozess für Lagerzugänge zu
Einkaufsbestellungen und Lagerabgänge zu Verkaufsaufträgen gibt es neben der
Möglichkeit, Prozessschritte zu automatisieren, zusätzliche Varianten in diesem
Geschäftsprozess. Auch Umlagerungsaufträge und Produktionsaufträge sind
Varianten für den Zugang und Abgang von Artikeln.
8.2.2.1 Automatisierung von Aufgaben

In Abhängigkeit von den gewählten Einstellungen gibt es folgende Möglichkeiten,
Prozessschritte zu automatisieren:
 Ausführen von Arbeit – Automatisches Ausführen von Lager-Arbeit
o Arbeitsvorlagen – Kontrollkästchen Automatisch verarbeiten in den
Arbeitsvorlagen (Lagerortverwaltung> Einstellungen> Arbeit> Arbeitsvorlagen)
zum automatischen Rückmelden der Lager-Arbeit beim Freigeben der Welle
(z.B. für Massenartikel, die nicht im Detail gebucht werden müssen)
o Mobilgerät-Menüelement – Kontrollkästchen Automatisch bestätigen in der
Arbeitsbestätigungseinrichtung der Menüelemente (Lagerortverwaltung>
Einstellungen> Mobilgeräte> Menüelemente des mobilen Geräts, Schaltfläche
Einrichtung Arbeitsbestätigung) zum automatischen Bestätigen der Arbeit
vom Arbeitstyp „Einlagern“ (wenn markiert, muss nur die Entnahme-Arbeit
erfasst werden)
 Kommissionieren – Automatisches Erstellen/Freigeben von Lieferung/Welle
o Für Lagerort freigeben – Automatisches Erstellen von Lieferungen über den
Sammelabruf Lagerortverwaltung> Für Lagerort freigeben> Aufträge automatisch
freigeben (berücksichtigt Einstellungen zu Lagerortverwaltung/Erfüllungsrate in
Debitorenstamm und Debitorenkontenparametern)
o Automatisches Erstellen der Welle – Schieber Wellenerstellung automatisieren
in den Wellenvorlagen (Lagerortverwaltung> Einstellungen> Wellen>
Wellenvorlagen) zum automatische Erstellen der Welle bei der Freigabe für
Lagerort
o Automatisches Verarbeiten der Welle – Schieber in den Wellenvorlagen
zum automatische Verarbeiten der Welle bei der Freigabe für Lagerort oder
bei dem in der Wellenvorlage definierten Schwellenwert (in einer
Stapelverarbeitung oder sofort, abhängig vom Schieber Wellen in einem Stapel
verarbeiten auf dem Register Allgemeines/Wellenverarbeitung in den
Lagerortparametern)
o Automatisches Freigeben der Welle – Schieber Wellenfreigabe automatisieren
in den Wellenvorlagen (Lagerortverwaltung> Einstellungen> Wellen>
Wellenvorlagen) zum automatische Freigeben der Welle
o Automatisches Erstellen der Ladung – Einstellung in den
Lagerortparametern; Ladungen werden auch automatisch beim Verarbeiten
einer Welle erstellt, wenn noch keine Ladung vorhanden ist
Allgemeine Einstellungen zum automatischen Reservieren beim Erfassen einer
Auftragsposition (siehe Abschnitt 7.4.5) sind auch für die erweiterte
Lagerortverwaltung gültig. Zusätzliche Optionen zum automatischen Reservieren
können im Lagerortformular (Lagerortverwaltung> Einstellungen> Lagerort>
Lagerorte) in der Feldgruppe Reservieren auf dem Register Lagerort für die erweiterte
Lagerortverwaltung aktiviert werden.
Arbeitsüberwachungsvorlagen (Lagerortverwaltung> Einstellungen> Arbeit>

Arbeitsüberwachungsvorlagen) dienen dazu, zusätzliche Aktivitäten für ein
Mobilgerät-Menüelement zu definieren. Wird zum Beispiel eine
Arbeitsüberwachungsvorlage, in der eine Position mit der Funktion „Ereignis“ und
dem Ereignis „Versand bestätigt“ enthalten ist, im Auswahlfeld
Überwachungsvorlagenkennung eines Mobilgerät-Menüelements zur Lieferung von
Verkaufsaufträgen eingetragen, werden Lieferungen, die über diesen Menüpunkt
auf dem Mobilgerät erfasst werden, automatisch bestätigt und damit
abgeschlossen. Weitere Optionen in den Arbeitsüberwachungsvorlagen steuern
das Anzeigen und Drucken von Daten.
8.2.2.2 Varianten für den Wareneingang

In der erweiterten Lagerortverwaltung werden folgende Varianten zum
Wareneingang für Einkaufsbestellungen unterstützt:
 Mehrstufiger Wareneingang – Warenzugang mit Bezug auf die Bestellung und
separates Einlagern auf den endgültigen Lagerort (siehe Abschnitt 8.2.1)
 Ladungseingang – Wareneingang mit Bezug auf die Ladungsnummer (statt der
Bestellnummer)
 Einstufiger Wareneingang – Warenzugang und Einlagern in einem Schritt
Ein Ladungseingang bezieht sich auf eine eingehende Ladung, die eine oder
mehrere Bestellungen enthält. Als Voraussetzung für den Ladungseingang muss
ein Mobilgerät-Menüelement mit dem Arbeitserstellungsprozess „Artikelempfang
aus Ladung“ angelegt werden. Nach dem Erstellen der Einkaufsbestellung und
dem Anlegen einer zugehörigen Ladung (z.B. in der Ladungsplanungsworkbench)
kann der Warenzugang auf dem Mobilgerät mit Bezug auf die Ladungsnummer
anstelle der Bestellnummer erfasst werden. Wie bei einem Warenzugang zu einer
Bestellung wird mit dem Buchen des Zugangs Lager-Arbeit für die Einlagerung
erzeugt, die in einem zweiten Schritt unabhängig von der Ladung zu erfassen ist.
Abgesehen vom mehrstufigen Wareneingang, bei dem ein Zugang auf den
Standard-Zugangslagerplatz des Lagerorts und ein Einlagern auf den endgültigen
Lagerort getrennt gebucht werden, kann auch ein einstufiger Wareneingang
durchgeführt werden, bei dem die Artikel sofort auf dem endgültigen Lagerplatz
eingelagert werden. Als Voraussetzung für den einstufigen Wareneingang muss
ein Mobilgerät-Menüelement mit dem Arbeitserstellungsprozess „Bestellposition-
Empfang und Einlagerung“ oder „Bestellungsartikel-Empfang und Einlagerung“
oder „Artikelempfang und -einlagerung aus Ladung“ angelegt werden.
8.2.2.3 Richtliniencodes
Beim Erzeugen der Lager-Arbeit werden zutreffende Arbeitsvorlagen und
Lagerplatzrichtlinien unabhängig voneinander automatisch ausgewählt. Wenn
eine Arbeitsvorlage mit einer Lagerplatzrichtlinie verknüpft werden soll, können
Richtliniencodes verwendet werden – zum Beispiel, wenn für manche Artikel eine
Arbeitsvorlage mit einem eigenen Materialbereitstellungsschritt verwendet wird,

der dann auf einem bestimmten Lagerplatz erfolgen soll.
Die Einrichtung zu Richtliniencodes umfasst folgende Punkte:
 Richtliniencode – Erstellen eines Codes (Lagerortverwaltung> Einstellungen>
Richtliniencodes)
 Arbeitsvorlage – Eintragen des Richtliniencodes in der Spalte auf dem Register
Arbeitsvorlagendetails (zum Arbeitstyp „Einlagern“ für Verkaufsaufträge)
 Lagerplatzrichtlinie – Eintragen des Richtliniencodes in Lagerplatzrichtlinie(n)
Wird Lager-Arbeit mit einer Arbeitsvorlage erzeugt, die einen Richtliniencode
enthält, werden nur Lagerplatzrichtlinien mit diesem Richtliniencode
berücksichtigt.
8.2.2.4 Materialbereitstellung
Die Materialbereitstellung (engl. „Staging”) dient dazu, Artikel auf eigenen
Bereitstellungslagerplätzen zu sammeln und für den Versand vorzubereiten.
Abbildung 8-13: Arbeitsvorlage zur Materialbereitstellung
Zusätzlich zur Grundeinrichtung der Lagerortverwaltung für Verkaufslieferungen

werden für die Materialbereitstellung folgende Einstellungen benötigt:
 Richtliniencode – Richtliniencode zur Materialbereitstellung
 Arbeitsvorlage – Enthält Arbeitspositionen für die Materialbereitstellung und
für das Umlagern zum Versandlagerplatz
 Lagerplatzrichtlinie – Lagerplatzrichtlinie für das Einlagern auf dem

Materialbereitstellungslagerplatz (Staginglagerplatz)
 Mobilgerät-Menüelemente – Mit der Arbeitsklasse der Arbeitsvorlage
Um die Arbeitsvorlagenposition mit dem Arbeitstyp „Einlagern“ für die
Materialbereitstellung mit der zugehörigen Lagerplatzrichtlinie zu verknüpfen, ist
ein entsprechender Richtliniencode in der Position einzutragen. In der
Lagerplatzrichtlinie mit diesem Richtliniencode ist dann der entsprechende
Lagerplatz für das Einlagern zu hinterlegen. Für das Einlagern auf dem
Versandlagerplatz, das in weiterer Folge durchzuführen ist, ist eine weitere
Lagerplatzrichtlinie mit einem zusätzlichen Richtliniencode erforderlich (falls
keine allgemeine Lagerplatzrichtlinie ohne Richtliniencode für das Einlagern am
Versandlagerplatz vorhanden ist).
Der Prozess für Lieferungen mit vorbereitender Materialbereitstellung ist analog
zum Grundablauf für Lieferungen (siehe Abschnitt 8.2.1). Nach dem Erstellen von
Lieferung, Ladung und Welle wird diese verarbeitet und freigegeben (wobei die
Arbeitsvorlage für Materialbereitstellung herangezogen werden muss).
Die zur Lieferserien-Welle erzeugte Arbeit besteht aus vier Positionen: Entnahme
von ursprünglichen Lagerplatz, Einlagerung am Staginglagerplatz, Entnahme vom
Staginglagerplatz, und Einlagerung auf dem Versandlagerplatz. Auf dem
Mobilgerät ist die Lager-Arbeit für die Materialbereitstellung (ursprüngliche
Entnahme und Einlagerung am Staginglagerplatz) und für das Laden (Entnahme
vom Staginglagerplatz und Einlagerung auf dem Versandlagerplatz) in zwei
getrennten Schritten zu erfassen.
8.2.2.5 Arbeitspools
Arbeitspools werden zum Gruppieren von Arbeit verwendet, zum Beispiel um die
gesamte Arbeit in einem Lagerbereich zu sammeln. Für die Nutzung von
Arbeitspools ist folgende Einrichtung erforderlich:
 Arbeitspool – Erstellen eines Arbeitspools (Lagerortverwaltung> Einstellungen>
Arbeit> Arbeitspools)
 Arbeitsvorlage – Eintragen der Arbeitspoolkennung in der entsprechenden Spalte
 Mobilgerät-Menüelemente – Erstellen oder Anpassen der Menüelemente zur
Nutzung von Arbeitspools (Geleitet von = „Systemgruppierung“,
Systemgruppierungsfeld = „WorkPoolId“)
In der erzeugten Arbeit (Lagerortverwaltung> Arbeit> Alle Arbeit) ist die
Arbeitspoolkennung ein editierbares Feld, in das der Vorschlagswert aus der
Arbeitsvorlage übernommen wird.
Auf dem Mobilgerät ist in den entsprechenden Menüelementen der Arbeitspool
anstelle der Arbeitskennung zu erfassen. Die Arbeit wird dann nach Arbeitspool
gruppiert.
8.2.2.6 Umlagerungsaufträge
Umlagerungsaufträge (siehe Abschnitt 7.4.4) dienen dazu, Artikel von einem
Lagerort zu einem anderen zu transportieren. Hierbei kann sowohl der
Abgangslagerort als auch der Empfangslagerort mit oder ohne erweiterter
Lagerortverwaltung eingerichtet sein. Das Ausliefern eines Umlagerungsauftrags
von einem Lagerort mit erweiterter Lagerortverwaltung erfolgt ähnlich wie das
Ausliefern eines Verkaufsauftrags, und der Wareneingang eines
Umlagerungsauftrags auf einem Lagerort mit erweiterter Lagerortverwaltung
erfolgt ähnlich wie der Wareneingang zu einer Einkaufsbestellung.
Abbildung 8-14: Lagerplatzrichtlinie für Umlagerungsabgang
Als Voraussetzung für das Bearbeiten von Umlagerungsaufträgen in der

erweiterten Lagerortverwaltung ist folgende Einrichtung erforderlich (analog zur
Einrichtung für Verkaufsaufträge und Einkaufsbestellungen):
 Artikel, Lagerorte – Für erweiterte Lagerortverwaltung aktiviert (für eine
Umlagerung zwischen Lagerorten mit erweiterter Lagerortverwaltung muss
auch das Transitlager für die erweiterte Lagerortverwaltung aktiviert sein)
 Arbeitsklassen, Arbeitsvorlagen, Lagerplatzrichtlinien – Für den
Arbeitsauftragstyp „Umlagerungsabgang“ und „Umlagerungseingang“
 Mobilgerät-Menüelemente
o Für Umlagerungsabgang – Vorhandene Arbeit verwenden = „Ja“, Arbeitsklasse
für Umlagerungsabgang
o Für Umlagerungszugang – Vorhandene Arbeit verwenden = „Nein“,
Arbeitserstellungsprozess = „Ladungsträger-Empfang“, oder einstufig
„Kennzeichenempfang und Einlagerung“ (bzw. „Umlagerungsauftrag-
Positionsempfang“ bei Abgangslager ohne erweiterte Lagerortverwaltung)
o Für das Einlagern des Zugangs – Vorhandene Arbeit verwenden = „Ja“,
Arbeitsklasse für Umlagerungszugang (für mehrstufigen Wareneingang)
 Wellenvorlage – Kann gemeinsame Vorlage auch für Verkaufslieferungen sein
Ausgangspunkt für die Umlagerungslieferung mit erweiterter Lagerortverwaltung
ist ein Umlagerungsauftrag (Lagerverwaltung> Eingehende Aufträge>
Umlagerungsauftrag) mit einem Abgangs- und/oder Empfangslagerort, für den die
erweiterte Lagerortverwaltung aktiviert ist.
Wenn die erweiterte Lagerortverwaltung für den Abgangslagerort aktiviert ist, ist
im ersten Schritt eine Artikelreservierung (automatisch oder manuell) erforderlich.
Danach ist, analog zur Lieferung von Verkaufsaufträgen, eine Lieferung über eine
Freigabe für Lagerort automatisch oder manuell zu erstellen, zum Beispiel über die
Schaltfläche VERSENDEN/Vorgänge/Für Lagerort freigeben im Umlagerungsauftrag.
Nach dem Erstellen von Ladung und Welle, Zuordnen der Lieferung und
Verarbeiten der Welle kann die Welle freigegeben werden (in Abhängigkeit von
der Wellenvorlage werden die Schritte automatisch oder müssen manuell
durchgeführt werden). Auf dem Mobilgerät ist die Lager-Arbeit für die Entnahme
vom ursprünglichen Lagerplatz und die Einlagerung auf dem Versandlagerplatz
(ggf. mit Materialbereitstellung) zu erfassen.
Durch das Bestätigen der Lieferung, mit dem Lieferung und Ladung abgeschlossen
werden, wird eine Umlagerung auf den Transitlagerort gebucht.
Um den Wareneingang auf dem Empfangslagerort zu erfassen, muss der
Arbeitsbenutzer auf dem Mobilgerät im entsprechenden Lagerort angemeldet sein.
Der Wareneingang ist dann auf dem Mobilgerät analog zu einem Wareneingang
für Einkaufsbestellungen zu erfassen. Wenn der Zugang zu einem Abgang von
einem Lagerort mit erweiterter Lagerortverwaltung gebucht wird, ist ein
Menüelement mit dem Arbeitserstellungsprozess „Ladungsträger-Empfang“ zu
benutzen. In diesem muss die Ladungsträgerkennung eingetragen oder gescannt
werden, die beim Versenden verwendet worden ist. Bei einem Zugang zu einem
Abgang von einem Lagerort ohne erweiterte Lagerortverwaltung ist ein
Menüelement mit dem Arbeitserstellungsprozess „Umlagerungsauftrag-
Positionsempfang“ (bzw. „Artikelempfang des Umlagerungsauftrags“) zu
benutzen. In diesem muss die Umlagerungsauftragsnummer eingetragen werden.
Falls der Abgang von einem Lagerort ohne erweiterte Lagerortverwaltung erfolgt,
wird der Basisablauf für das Versenden von Umlagerungsaufträgen für diesen
Lagerort durchgeführt (siehe Abschnitt 7.4.4). Falls der Zugang auf einem Lagerort
ohne erweiterte Lagerortverwaltung erfolgt, wird der Basisablauf für den
Wareneingang von Umlagerungsaufträgen auf diesem Lagerort durchgeführt.
8.2.2.7 Produktionsaufträge
In der Produktion kann die erweiterte Lagerortverwaltung für das Buchen des
Materialverbrauchs und für den Zugang der Fertigerzeugnisse genutzt werden.
Als Voraussetzung für die Verwendung der erweiterten Lagerortverwaltung in der
Produktion ist folgende Einrichtung erforderlich (analog zur Einrichtung für
Verkaufsaufträge und Einkaufsbestellungen):
 Artikel – Rohmaterial/Einzelteile und produzierte Artikel für erweiterte
Lagerortverwaltung aktiviert
 Lagerorte – Für erweiterte Lagerortverwaltung aktiviert; Lagerplatz/-plätze im
Fertigungsbereich; Standardmäßiger Lagerplatz für Produktionsfertigerzeugnisse im
Lagerort (für den Zugang produzierter Artikel)
 Lagerplatz für Wareneingang – In Ressource, Ressourcengruppe und Lagerort
(Lagerplatz für den Verbrauch von Material, daher Eingangslagerplatz für die
Arbeit im Lager)
 Arbeitsklassen, Arbeitsvorlagen, Lagerplatzrichtlinien – Für den
Arbeitsauftragstyp „Rohmaterialentnahme“ und „Einlagerung von
Fertigerzeugnissen“
 Wellenvorlage – Durch den Wellenvorlagentyp „Produktionsaufträge“ oben im
Listenbereich des Formulars getrennt von Vorlagen für Verkaufslieferungen
 Mobilgerät-Menüelemente
o Für Materialentnahmeentnahme – Vorhandene Arbeit verwenden = „Ja“,
Arbeitsklasse für Rohmaterialentnahme
o Für Fertigerzeugnis-Zugang – Vorhandene Arbeit verwenden = „Nein“,
Arbeitserstellungsprozess = „Fertigmeldung“ oder „Fertig melden und
einlagern“
o Für das Einlagern des Zugangs – Vorhandene Arbeit verwenden = „Ja“,
Arbeitsklasse für das Einlagern von Fertigerzeugnissen (bei mehrstufigem
Zugang)
Ausgangspunkt für die erweiterte Lagerortverwaltung in der Produktion ist ein
Produktionsauftrag (Produktionssteuerung> Produktionsaufträge> Alle
Produktionsaufträge), der wie in Abschnitt 5.4.2 beschrieben zu erfassen ist. In
Abhängigkeit von den Einstellungen zum automatischen Reservieren
(Auswahlfeld Reservierung auf dem Register Einstellungen im Produktionsauftrag)
müssen die Stücklistenartikel nach dem Vorkalkulieren manuell reserviert werden.
Sobald die Auftragsfreigabe für den Produktionsauftrag erfolgt ist, kann eine
Produktionsserien-Welle (Lagerortverwaltung> Ausgehende Wellen>
Produktionsserien> Alle Wellen) erstellt, der Produktionsauftrag zugeordnet
(Schaltfläche WELLE/Welle/Produktionsserien verwalten), und die Welle verarbeitet
und freigegeben werden. In Abhängigkeit von den Einstellungen in der

zutreffenden Wellenvorlage werden diese Schritte automatisch durchgeführt oder
müssen manuell abgerufen werden. Das Verarbeiten der Welle erzeugt Lager-
Arbeit für die Rohmaterialentnahme, die über die Schaltfläche WELLE/Zugehörige
Informationen/Arbeit im Wellen-Formular geöffnet werden kann.
Abbildung 8-15: Manuelles Erstellen einer Produktionsserien-Welle
Das Durchführen der Arbeit zur Rohmaterialentnahme (Umlagern auf Lagerplätze

im Fertigungsbereich) ist auf dem Mobilgerät zu erfassen. In Abhängigkeit von der
Einstellung zum Abgangsstatus nach Rohmaterialentnahme (Auswahlfeld auf dem
Register Lager- und Lagerortverwaltung im Lagerort) werden die Artikel sofort
abgebucht (Status „Entnommen“) der nur reserviert (Status „Physisch reserviert“).
In einer Dynamics 365-Clientsitzung ist der Produktionsauftrag danach zu starten
und die Kommissionierliste mit Bezug auf die umgelagerte Menge zu buchen.
Der Zugang für das Fertigerzeugnis wird auf dem Mobilgerät in einem
Menüelement mit dem Arbeitserstellungsprozess = „Fertigmeldung“ (oder „Fertig
melden und einlagern“ für einstufigen Wareneingang) analog zum Wareneingang
zu einer Einkaufsbestellung erfasst. Durch die Transaktion auf dem Mobilgerät
wird ein Fertigmeldungs-Journal zum Produktionsauftrag und ein Lagerzugang
auf dem Standardmäßigen Lagerplatz für Produktionsfertigerzeugnisse (oder ein
Zugang direkt auf den endgültigen Lagerplatz bei einstufigem Wareneingang)
gebucht. Im Falle eines mehrstufigen Wareneingangs erzeugt das Buchen des
Zugangs eine Lager-Arbeit für die Einlagerung (Umlagern auf den endgültigen
Lagerplatz), die über das entsprechende Menüelement auf dem Mobilgerät zu
erfassen ist.
Um den Status des Produktionsauftrags auf „Als fertig gemeldet“ zu setzen, ist
eine Fertigmeldung über die Schaltfläche PRODUKTIONSAUFTRAG/Bearbeiten/
Fertigmeldung im Produktionsauftrag durchzuführen.
Anstatt die Fertigmeldung nach dem Fertigerzeugnis-Zugang auf dem Mobilgerät

zu buchen, kann die Fertigmeldung in einer Dynamics 365-Clientsitzung auch vor
dem Erfassen des Zugangs auf dem Mobilgerät gebucht werden. In diesem Fall
wird durch die Fertigmeldung ein Lagerzugang des Fertigerzeugnisses gebucht
und – auf Basis der Arbeitsvorlage „Einlagerung von Fertigerzeugnissen“ – Arbeit
für das Umlagern auf den endgültigen Lagerplatz erzeugt.
8.2.3 Aktivitäten innerhalb des Lagers

Abgesehen von Transaktionen zum Wareneingang und Warenabgang werden in
der Lagerortverwaltung auch lagerinterne Transaktionen erfasst, beispielsweise zu
Inventur oder Sperre von Lagerbestand.
8.2.3.1 Sperre von Lagerbestand

Eine Sperre wird im Lager gesetzt, wenn bestimmte Transaktionen verhindert
werden sollen – beispielsweise das Liefern von Ware mit Qualitätsmängeln. In der
erweiterten Lagerortverwaltung erfolgt eine Sperre von Lagerbestand über die
Lagerdimension Bestandsstatus. Diese Sperre basiert auf der Standardfunktion zur
Lagerbestand-Sperre in der Lagerverwaltung (siehe Abschnitt 7.4.6).
Das Ändern des Bestandsstatus in der erweiterten Lagerortverwaltung erzeugt
hierbei eine Lagerbuchung, die später abgefragt werden kann.
Nach dem Sperren von Lagerbestand können keine Abgangsbuchungen für die
betroffene Menge erfasst werden. Wenn eine Bestellposition mit dem Status
„Gesperrt“ zugebucht wird, wird die zugebuchte Menge gesperrt.
Um eine Sperre über die Lagerdimension Bestandsstatus setzen zu können, ist
folgende Einrichtung erforderlich:
 Bestandsstatus – Status mit „Sperrung von Lagerbestand“ (vgl. Abschnitt 8.1.1)
 Dispositionscode – Zum Ändern des Bestandsstatus beim Wareneingang
 Mobilgerät-Menüelement – Zum Ändern von Bestandsstatus/Dispositionscode
Wenn das Ändern des Bestandsstatus als eine eigene Erfassung auf dem
Mobilgerät möglich sein soll, muss ein Mobilgerät-Menüelement mit folgenden
Einstellungen angelegt werden: Modus „Arbeit“, Vorhandene Arbeit verwanden
„Nein“, Arbeitserstellungsprozess „Bestandsstatusänderung“.
Parallel zum Erfassen von Lagertransaktionen kann der Bestandsstatus auf dem
Mobilgerät nicht direkt geändert werden, sondern nur über den Dispositionscode.
Jeder Dispositionscode (Lagerortverwaltung> Einstellungen> Mobiles Gerät>
Dispositionscodes) kann dazu mit einem Bestandsstatus verknüpft werden.
Wenn der Bestandsstatus (über den Dispositionscode) dann beim Buchen des
Wareneingangs auf dem Mobilgerät gesetzt werden soll, ist im entsprechenden
Menüelement der Schieber Dispositionscode anzeigen auf „Ja“ zu setzen. Falls der
Einlagerungs-Lagerplatz der zugehenden Artikel vom Dispositionscode abhängig
ist, kann eine entsprechende Lagerplatzrichtlinie auf Ebene des Dispositionscodes
angelegt werden (z.B. für den Arbeitsauftragstyp „Bestellungen“, wenn beschädigte

Ware auf eigenen Lagerplätzen gelagert werden soll).
Neben den beschriebenen Möglichkeiten zur Statusänderung auf dem Mobilgerät
können Statusänderungen auch in einer Dynamics 365-Clientsitzung erfolgen:
 Bestandsstatusänderung – Menüpunkt Lagerortverwaltung> Periodische
Aufgaben> Bestandsstatusänderung mit flexiblen Filtermöglichkeiten
 Lagerortstatusänderung – Menüpunkt Lagerortverwaltung> Periodische
Aufgaben> Lagerortstatusänderung zum Sperren/Entsperren auf Lagerortebene
 Bestandsabfrage – Schaltfläche Bestandsstatusänderung in der Funktionsleiste
des Registers Verfügbar in der Lagerplatz-Bestandsabfrage (Lagerortverwaltung>
Abfragen und Berichte> Verfügbarer Lagerbestand nach Lagerplatz)
 Qualitätsprüfungsauftrag – Automatisches Aktualisieren des Bestandsstatus
zu einem Qualitätsprüfungsauftrag, falls in der Testgruppe definiert
(Lagerverwaltung> Einstellungen> Qualitätskontrolle> Testgruppen, Schieber
Bestandsstatus aktualisieren auf dem Register Allgemeines)
Auf einem Ladungsträger kann nicht parallel gesperrte und nicht gesperrte Ware
vorhanden sein. Wenn eine Teilmenge eines Ladungsträgers gesperrt werden soll,
ist für die Teilmenge ein Umlagern auf einen anderen Ladungsträger mit paralleler
Änderung von Dispositionscode/Bestandsstatus nötig. Für Lagerplätze wird im
Lagerplatzprofil festgelegt, ob auf einem Lagerplatz Ware mit unterschiedlichem
Bestandsstatus gleichzeitig vorhanden sein darf.
8.2.3.2 Manuelle Bewegungen und Lagerbestand-Regulierungen

Bewegungen und Regulierungen sind manuelle Buchungen im Lager. Neben dem
Erfassen dieser Transaktionen auf dem Mobilgerät ist auch ein Erfassen und
Buchen in Lagerjournalen (siehe Abschnitt 7.4.2) möglich, wenn alle benötigten
Lagerungsdimensionen eingetragen werden.
Bewegungen werden für das Umlagern zwischen Lagerplätzen benutzt. Als
Voraussetzung für das Erfassen von Bewegungen auf dem Mobilgerät wird ein
Mobilgerät-Menüelement mit folgenden Einstellungen benötigt: Modus „Arbeit“,
Vorhandene Arbeit verwanden „Nein“, Arbeitserstellungsprozess „Bewegung“.
Falls gewünscht, können Lagerplatzrichtlinien für den Einlagerungslagerort
verwendet werden – zum Beispiel für ein Umlagern von Quarantänelagerplätzen
auf Standard-Lagerplätze. In diesem Fall ist folgende Einrichtung erforderlich:
 Mobilgerät-Menüelement zum Erzeugen von Arbeit – Vorhandene Arbeit
verwanden „Nein“, Arbeitserstellungsprozess „Bewegung durch Vorlage“,
Bewegung erstellen „Ja“
 Arbeitsklasse, Arbeitsvorlage, Lagerplatzrichtlinien – Für den
Arbeitsauftragstyp „Lagerumlagerung“
 Mobilgerät-Menüelement zum Durchführen der Arbeit – Vorhandene Arbeit
verwanden „Ja“, Arbeitsklasse für Lagerumlagerung
Abbildung 8-16: Erfassen einer Bewegung (Mobilgerät-Simulation ohne App)
Im Gegensatz zu Bewegungen, die zur Umlagerung zwischen Lagerplätzen

genutzt werden, dienen Regulierungen zum Erfassen manueller Zugänge und
Abgänge am Lager, zum Beispiel für unterjährige Bestandskorrekturen. Die
Buchung der Erfassung am Mobilgerät erfolgt im Hintergrund über eine
Transaktion in einem Inventurjournal. Der Journalname für die Journalbuchung
wird im jeweiligen Regulierungstyp (Lagerortverwaltung> Einstellungen> Lager>
Regulierungstypen) festgelegt. Für das Erfassen von Regulierungen auf dem
Mobilgerät ist folgende Einrichtung erforderlich:
 Regulierungstypen – Zur Gruppierung, legt den Journalnamen fest
 Mobilgerät-Menüelement – Vorhandene Arbeit verwanden „Nein“,
Arbeitserstellungsprozess „Regulierung eingehend“ / „Regulierung ausgehend“
Regulierungen werden dann auf dem Mobilgerät über das entsprechende
Menüelement mit dem Arbeitserstellungsprozess „Regulierung eingehend“ oder
„Regulierung ausgehend“ und der jeweiligen Zugangs-/Abgangsmenge erfasst.
Die Buchungsmenge wird immer mit positivem Vorzeichen eingegeben, für einen
Lagerabgang ist daher ein Menüelement „Regulierung ausgehend“ zu wählen.
8.2.3.3 Inventurerfassung
Die Inventur von Artikeln dient dazu, den tatsächlichen Lagerbestand durch
körperliches Zählen festzustellen und in Dynamics 365 ausgewiesenen Bestand im
Fall von Abweichungen entsprechend anzupassen. Die Buchung der am
Mobilgerät erfassten Inventurdifferenzen erfolgt im Hintergrund über die
Buchung eines Inventurjournals, für das der Journalname im Regulierungstyp für
die Inventur (in Lagerortparametern definiert) festgelegt wird. In der erweiterten
Lagerortverwaltung werden hierbei folgende Arten der Inventur unterstützt:
 Periodische Inventur – In periodischem Intervall (z.B. einmal jährlich)
 Schwellenwert-Inventur – Wenn der Bestand den Schwellenwert erreicht
 Lagerplatzinventur – Außerordentliche Inventur auf dem Mobilgerät
Für das Durchführen der Inventur in der erweiterten Lagerortverwaltung ist

folgende Einrichtung erforderlich:
 Lagerplatzprofile – Im Lagerplatzprofil aller Lagerplätze, auf denen eine
Inventur durchgeführt werden soll, muss der Schieber Permanente Inventur
zulassen auf „Ja“ gesetzt sein.
 Parameter – Auf dem Register Permanente Inventur der Lagerortparameter
werden Regulierungstyp und Arbeitsklasse für die Inventur-Arbeit festgelegt.
Wenn das Kontrollkästchen Reservierungen entfernen im Regulierungstyp
markiert ist, blockieren vorhandene Reservierungen nicht die Inventur.
 Einheitensequenzgruppen – Steuern die Mengeneinheiten, in denen die
Inventur erfasst werden kann.
Die periodische Inventur dient zum Ausführen der Inventur in regelmäßigen
Intervallen. Zusätzlich zu der in der Lagerortverwaltung für jede Art von Inventur
erforderlichen Einrichtung sind dazu folgende Einstellungen nötig:
 Mobilgerät-Menüelement – Vorhandene Arbeit verwanden „Ja“, Arbeitsklasse für
permanente Inventur; über die Schaltfläche Permanente Inventur können
zusätzlich Inventur-Parameter festgelegt werden (z.B. wie oft das Zählen im
Fall von Abweichungen wiederholt werden muss)
 Arbeitsbenutzer – Auf dem Register Arbeit im Arbeitsbenutzerformular wird
festgelegt, welche Abweichungen ohne Genehmigung gebucht werden können
und ob der Benutzer ein Supervisor ist, der jegliche Abweichung ohne
Genehmigung buchen kann.
 Permanente Inventurpläne – Basis für periodische Inventur, mit
Filtermöglichkeit auf Lagerplätze und Artikel (Lagerortverwaltung>
Einstellungen> Permanente Inventur> Permanente Inventurpläne).
Die Durchführung der periodischen Inventur beginnt mit dem Erstellen der Lager-
Arbeit für das Inventieren. Diese Arbeit kann auf Basis von Inventurplänen über
den Menüpunkt Lagerortverwaltung> Permanente Inventur> Planung der permanenten
Inventur oder im Einrichtungsformular für die permanenten Inventurpläne über
die Schaltfläche Permanenten Inventurplan verarbeiten erzeugt werden. Unabhängig
von Inventurplänen kann Inventur-Arbeit über die Menüpunkte
Lagerortverwaltung> Permanente Inventur> Permanente Inventurarbeit nach Lagerplatz
oder Lagerortverwaltung> Permanente Inventur> Permanente Inventurarbeit nach Artikel
erzeugt werden.
Sobald die Inventur-Arbeit erstellt worden ist, kann die Inventur über das
entsprechende Menüelement auf dem Mobilgerät durchgeführt werden. Dort muss
pro Lagerplatz und Artikel nach dem Eintragen der gezählten Menge (auch für die
Menge Null) in allen Inventur-Mengeneinheiten die eingetragene Menge im Fall
von Abweichungen bestätigt werden (abhängig von den Einstellungen im
Menüelement). In Abhängigkeiten von den Einstellungen im Arbeitsbenutzer
werden Abweichungen zwischen der gezählten Menge und dem Buchbestand als
Differenz sofort gebucht. Abweichungen, die nicht sofort gebucht werden können,
werden in der Listenseite Lagerortverwaltung> Arbeit> Lagerort> Ausstehende Prüfung
der permanenten Inventurarbeit gezeigt. In diesem Formular kann nach Auswahl
eines Datensatzes die Prüfung über die Schaltfläche ARBEIT/Arbeit/Permanente
Inventur gemeldet werden, wobei dann über die Schaltfläche Anzahl annehmen die
Buchung der Inventurdifferenz erfolgt.
Abbildung 8-17: Einstellungen zur Inventur im Mobilgerät-Menüelement
Die Schwellenwert-Inventur wird im Unterschied zur periodischen Inventur nicht

periodisch durchgeführt, sondern bei Erreichen des Schwellenwerts für den
Lagerbestand. Als Voraussetzung für die Schwellenwert-Inventur müssen die
Schwellenwerte (Lagerortverwaltung> Einstellungen> Permanente Inventur>
Permanente Inventur-Schwellenwerte) eingerichtet werden. Über die Schaltflächen
Artikel auswählen und Lagerplätze auswählen im Schwellenwert-Formular können
Filterkriterien für den Geltungsbereich des Schwellenwerts hinterlegt werden. Das
Erfassen eines Lagerabgangs auf dem Mobilgerät (z.B. bei einer Verkaufslieferung)
löst dann bei Erreichen des Schwellenwerts auf dem jeweiligen Lagerplatz eine
Inventur aus. Wenn der Schieber Permanente Inventur sofort verarbeiten im
Schwellenwert-Formular auf „Nein“ gesetzt ist, wird Lager-Arbeit für die Inventur
erzeugt, die zu einem späteren Zeitpunkt – ähnlich wie eine periodische Inventur –
zu erfassen ist. Ist der Schieber auf „Ja“ gesetzt, wird der Dialog zum Erfassen der
Inventur sofort bei Erreichen des Schwellenwerts eingeblendet.
Die Lagerplatzinventur ist eine außerordentliche Inventur auf dem Mobilgerät, die
nicht auf Basis von vorab erzeugter Inventur-Arbeit erfolgt. Als Voraussetzung für
die Lagerplatzinventur muss ein entsprechendes Menüelement (Modus „Arbeit“,
Vorhandene Arbeit verwanden „Nein“, Arbeitserstellungsprozess „Permanente
Lagerplatzinventur“, über die Schaltfläche Permanente Inventur können zusätzliche
Parameter festgelegt werden) eingerichtet sein. Über diesen Menüpunkt kann

dann die Lagerplatzinventur analog zur periodischen Inventur erfasst werden
(wobei aber der Lagerplatz frei gewählt werden kann). Auch das Buchen der
Inventur und das Prüfen von Abweichungen unterscheiden sich nicht von der
periodischen Inventur.
8.2.3.4 Wiederauffüllen von Lagerplätzen

Wiederauffüllen in der erweiterten Lagerortverwaltung ist das Umlagern von
Vorratslagerplätzen auf Entnahmelagerplätze mit dem Ziel, kurze Wege für
häufiges Kommissionieren zu gewährleisten. Zu diesem Zweck sind zwei
Varianten des Wiederauffüllens („Lagerplatz-Wiederbeschaffung“) möglich:
 Mindestmengen-basiert – Auf Basis der Mindest-/Höchstmenge pro Lagerplatz
 Bedarfsbasiert – Auffüllen der fehlenden Menge auf Entnahmelagerplätzen im
Zuge von Lieferung und Wellenbearbeitung
Mindestmengen-basiertes Wiederauffüllen wird verwendet, wenn Lagerplätze bei
Unterschreiten eines vorgegebenen Mindestbestands aufgefüllt werden sollen (z.B.
als erste Arbeit am Morgen, um das Kommissionieren vorzubereiten). Dazu wird
folgende Einrichtung benötigt:
 Wiederbeschaffungsvorlage – Wiederbeschaffungstyp „Mindest- oder
Höchstwert“, Vorlagenpositionen mit Mindestmenge und Höchstmenge, Filter-
Schaltflächen für Produkte und Lagerplätze (Lagerortverwaltung> Einstellungen>
Wiederbeschaffung> Wiederbeschaffungsvorlagen)
Arbeitsauftragstyp „Wiederbeschaffung“
 Feste Lagerplätze für Artikel – Zum Auffüllen von leeren Lagerplätzen
benötigt (Lagerortverwaltung> Einstellungen> Lagerort> Feste Lagerplätze)
Wiederbeschaffung
Die Durchführung von mindestmengen-basiertem Wiederauffüllen beginnt mit
dem Erstellen der entsprechenden Lager-Arbeit über den Menüpunkt
Lagerortverwaltung> Wiederbeschaffung> Wiederbeschaffungen. Das Wiederauffüllen
kann anschließend über das entsprechende Menüelement auf dem Mobilgerät
durchgeführt werden.
Wellenbedarf-basiertes Wiederauffüllen wird verwendet, wenn Lagerplätze beim
Fehlen von Material bei der Wellenverarbeitung aufgefüllt werden sollen. Arbeit
zum Wiederauffüllen wird in diesem Fall erzeugt, wenn kein Bestand auf dem
über die Lagerplatzrichtlinie zur Lieferung bestimmten Lagerplatz vorhanden ist.
Dazu wird zusätzlich zu den grundsätzlichen Einstellungen für
Verkaufslieferungen folgende Einrichtung benötigt:
 Wiederbeschaffungsvorlage – Wiederbeschaffungstyp „Wellenbedarf“,

Eintragung eines Wellenschrittcodes
 Wellenvorlage – Auswahl der zusätzlichen Methode „Replenish” samt
Wellenschrittcode (gleicher Code wie in Wiederbeschaffungsvorlage)
Arbeitsauftragstyp „Wiederbeschaffung“; der Einlagerungs-Lagerplatz in der
Wiederauffüllungs-Richtlinie muss mit dem Entnahme-Lagerplatz der
Lieferungs-Richtlinie übereinstimmen
Wiederbeschaffung
Abbildung 8-18: Einrichtung einer Wiederbeschaffungsvorlage für Wellenbedarf
Wenn in der Wellenvorlage für Lieferungen die automatische Wellenfreigabe

aktiviert ist, sollte auch der Schieber Freigabe der Wiederbeschaffungsarbeit
automatisieren in der Wellenvorlage auf „Ja“ gesetzt werden, damit das Auffüllen
von Lagerplätzen vor der Entnahme von diesen Lagerplätzen erfolgt.
Der Prozess für das Wiederauffüllen im Zuge der Wellenverarbeitung ist analog
zum Grundablauf für Lieferungen (siehe Abschnitt 8.2.1). Nach dem Erstellen von
Lieferung, Ladung und Welle wird diese verarbeitet und freigegeben (wobei die
Arbeitsvorlage für Wiederauffüllen herangezogen werden muss). Wenn kein
Bestand auf dem Entnahmelagerplatz vorhanden ist, wird beim Verarbeiten der
Lieferserien-Welle eine eigene Welle für das Wiederauffüllen erzeugt. Auf dem
Mobilgerät ist die Arbeit zum Wiederauffüllen vor der Arbeit zur ursprünglichen
Lieferserien-Welle durchzuführen. In diesem Zusammenhang ist die
Kommissionier-Arbeit gesperrt, bis die Auffüllarbeit abgeschlossen ist und wird
bei Abschluss der Auffüllarbeit automatisch freigegeben.
Neben dem Wellenbedarf-basierten Wiederauffüllen kann auch ein

Ladungsbedarf-basiertes Wiederauffüllen in den Wiederbeschaffungsvorlagen
eingerichtet werden. Der Unterschied zwischen diesen beiden Arten zum
Wiederauffüllen besteht darin, dass Lager-Arbeit für das Wellenbedarf-basierte
Wiederauffüllen automatisch im Zuge des Verarbeitens der Welle erzeugt wird,
während für das Ladungsbedarf-basiertes Wiederauffüllen die Lager-Arbeit über
einen eigenen Sammelabruf erzeugt werden muss.
8.2.3.5 Abfragen in der Lagerortverwaltung

Auf dem Mobilgerät ist die Abfrage des Lagerbestands über eigene Menüelemente
möglich. So kann beispielsweise für die Abfrage des Bestands nach Artikelnummer
ein Menüelement mit dem Modus „Indirekt“ und dem Aktivitätscode
„Artikelabfrage“ angelegt werden. Auf dem Mobilgerät wird dann nach Öffnen
des Menüelements und Eingeben oder Scannen der Artikelnummer der
entsprechende Bestand auf den verschiedenen Lagerplätzen gezeigt.
In einer Dynamics 365-Clientsitzung ist die Lagerplatz-Bestandsabfrage
(Lagerortverwaltung> Abfragen und Berichte> Verfügbarer Lagerbestand nach Lagerplatz)
eine der Hauptabfragen zum Lagerbestand in der erweiterten Lagerortverwaltung.
Nach Auswahl eines Lagerorts und Aktualisieren des Formulars zeigt die Abfrage
alle Lagerplätze mit dem jeweiligen Artikelbestand. Die Schaltfläche
Bestandsstatusänderung in der Funktionsleiste des Registers Verfügbar bietet hier
auch die Möglichkeit, den Bestandsstatus direkt zu ändern.

Übung 8.5 – Lagerortverwaltung beim Wareneingang im Einkauf
Legen Sie eine Einkaufsbestellung über 34 Stück des Artikels I-##-W (## = Ihre
Benutzerkennung) aus Übung 8.4 für einen Eingang auf das Lager WH-## aus
Übung 8.1 bei einem beliebigen Lieferanten (z.B. dem Lieferanten aus Übung 3.2)
an. Bestätigen Sie die Bestellung und prüfen Sie anschließend die Lagerbuchungen
zum bestellten Artikel.
Melden Sie sich auf dem Mobilgerät mit dem Arbeitsbenutzer X-## aus Übung 8.3
an und öffnen Sie das Menüelement für den Zugang von Einkaufsbestellungen, wo
sie einen Zugang für die gesamte Bestellmenge buchen.
Welchen Status haben die Lagerbuchungen zum bestellten Artikel? Öffnen Sie die
Abfrage Verfügbarer Lagerbestand nach Lagerplatz im Lagerortverwaltungsmenü,
prüfen Sie den Bestand im Lager WH-## und notieren Sie den zugehörigen
Ladungsträger.
Danach öffnen Sie auf dem Mobilgerät das Menüelement für die Einlagerung von
Einkaufsbestellungen und buchen die Umlagerung zu Ihrem Wareneingang
(geben Sie dazu den zuvor abgefragten Ladungsträger ein).
Welchen Status haben die Lagerbuchungen zum bestellten Artikel? Öffnen Sie die
Abfrage Verfügbarer Lagerbestand nach Lagerplatz und prüfen Sie den Bestand im
Lager WH-##. Was ist der Unterschied zum Status vor der Einlagerungsbuchung?
Abschließend buchen Sie den Produktzugang zu dem auf dem Mobilgerät
erfassten Wareneingang.
Übung 8.6 – Lagerortverwaltung bei Lieferungen im Verkauf
Ein beliebiger Kunde (z.B. der Kunde aus Übung 4.1) bestellt 12 Stück des Artikels
I-##-W aus Übung 8.4. Legen Sie einen entsprechenden Verkaufsauftrag für eine
Lieferung von Lager WH-## an. Reservieren Sie die Auftragsmenge und erstellen
Sie die Lieferung. Prüfen Sie anschließend die Lagerbuchungen für diesen Artikel.
Erstellen Sie eine Ladung für die Lieferung. Danach legen Sie eine Lieferserien-
Welle mit Bezug auf die Wellenvorlage aus Übung 8.2 an, führen die Verarbeitung
durch und geben die Welle frei. Notieren Sie die Arbeitskennung der erzeugten
Lager-Arbeit. Prüfen Sie die Lagerbuchungen für diesen Artikel, was ist der
Unterschied im Vergleich zur vorigen Abfrage? Öffnen Sie die Abfrage Verfügbarer
Lagerbestand nach Lagerplatz, prüfen Sie den Bestand im Lager WH-## und notieren
Sie den zugehörigen Ladungsträger.
Melden Sie sich auf dem Mobilgerät mit dem Arbeitsbenutzer X-## aus Übung 8.3
an und öffnen Sie das Menüelement für das Liefern von Verkaufsaufträgen.
Buchen Sie die Kommissionier-Arbeit mit Entnahme und vom angezeigten
Lagerplatz und Einlagerung auf dem Versandlagerplatz, wobei Sie für
Arbeitskennung und Ladungsträger die zuvor notierten Werte eintragen.
Welchen Status haben die Lagerbuchungen zum bestellten Artikel danach und wie
hoch ist der Bestand im Lager WH-##? Abschließend buchen Sie den Lieferschein
zu der auf dem Mobilgerät erfassten Lieferung.
9 Finanzbuchhaltung
Aufgabe der Finanzbuchhaltung ist es, alle wertmäßigen Transaktionen im

Unternehmen zu erfassen und auszuwerten, um sie internen und externen
Informationsempfängern in geeigneter Form zur Verfügung zu stellen. Die dafür
benötigten Informationen entstehen quer über alle Unternehmensbereiche.
Das Finanzwesen ist damit der Kern jeder kaufmännischen Lösung. In
Dynamics 365 wird die Vernetzung der unterschiedlichen Bereiche durch eine
starke Integration aller Komponenten des Systems abgebildet.
9.1 Geschäftsprozesse im Finanzwesen

Bevor die Abwicklung der zentralen Prozesse des Finanzwesens in Microsoft
Dynamics 365 erklärt werden, zeigt dieser Abschnitt die wesentlichen Abläufe.
9.1.1 Grundkonzept der Finanzprozesse

Hauptaufgabe des Finanzwesens ist die Führung der Sachkonten im Hauptbuch,
die zur Erstellung von Bilanz und Erfolgsrechnung (Gewinn- und
Verlustrechnung) dienen. Die Hauptbuchhaltung wird durch Nebenbücher wie
Debitoren, Kreditoren, Anlagen und Materialwirtschaft unterstützt. Die
Nebenbücher enthalten detaillierte Informationen zu Teilen des Hauptbuches,
beispielsweise in der Materialwirtschaft in Form von Lagerbuchungen.
Für jede wertmäßige Buchung, beispielsweise eine Lagerbuchung oder eine
Änderung im Anlagevermögen, wird neben der Transaktion im Nebenbuch auch
im Hauptbuch eine Buchung auf entsprechende Sachkonten gebucht. So sind beim
Buchen einer Verkaufsrechnung folgende Bereiche betroffen:
 Materialwirtschaft – Wertmäßige Lagerbuchung für Artikel
 Debitorenbuchhaltung – Kundenforderung (Debitorenposten)
 Hauptbuch – Material-, Erlös-, Aufwands- und Debitoren-Sammelkonto
Wesentlicher Vorteil der Sachkontenintegration in Dynamics 365 ist es, dass Belege
im Hauptbuch quer durch alle Bereiche zu Ihrem Ursprung verfolgt werden
können. In Abhängigkeit von der Konfiguration werden beim Buchen in einem
Nebenbuch die zugehörigen Transaktionen im Hauptbuch sofort gebucht, womit
dieses stets aktuell ist.
Ausgangspunkt für die Sachkontenintegration ist die durchgängige Realisierung
des Belegprinzips. Damit werden Transaktionen in allen Bereichen zunächst als
Beleg erfasst und in einem separaten Schritt gebucht. Nach dem Buchen kann ein
Beleg nicht mehr verändert werden, ein Storno muss daher als zusätzliche
Transaktion erfasst und gebucht werden.

406 9 Finanzbuchhaltung
9.1.2 Auf einen Blick: Journalbuchung im Hauptbuch

Manuelle Sachkontobuchungen werden in Journalen durchgeführt. Nachfolgend
wird eine einzeilige Sachkontobuchung in einer allgemeinen Erfassung gezeigt.
Nach Öffnen der Listenseite Hauptbuch> Journaleinträge> Allgemeine Erfassung wird
zunächst ein Belegkopf über die Schaltfläche Neu oder die Tastenkombination
Alt+N angelegt. Alternativ kann eine allgemeine Erfassung auch im Arbeitsbereich
Allgemeine Erfassungsverarbeitung angelegt werden (Schaltfläche bzw. Kachel Neue
Erfassung). In der Listenseite ist dann ein passender Journalname in der Spalte
Name und optional ein erläuternder Kurztext in der Spalte Beschreibung
einzutragen. Falls Mehrwertsteuer berechnet werden muss, wird durch den
Schieber Beträge einschließlich Mehrwertsteuer auf dem Register Einstellungen
festgelegt, ob die Mehrwertsteuer in den Positionsbeträgen enthalten ist oder ob sie
separat hinzugerechnet werden soll.
Die Journalpositionen werden über die Schaltfläche Positionen oder mittels Klick
auf die als Link in der Spalte Lfd. Nummer gezeigte Journalnummer geöffnet. In
den Positionen wird in einer neuen Zeile für eine Sachkontobuchung die Option
„Sachkonto“ (Vorschlagswert) in der Spalte Kontentyp belassen und das Sachkonto
im Auswahlfeld Konto gewählt, wobei in diesem Feld mittels segmentierter
Eingabesteuerung das Hauptkonto zusammen mit den jeweiligen
Finanzdimensionen eingetragen wird. Falls in einem Nebenbuch gebucht werden
soll, kann beispielsweise die Option „Kreditor“ im Kontotyp gewählt und als Konto
die Kreditorennummer eingetragen werden.
Abbildung 9-1: Erfassen einer Journalposition
Das Gegenkonto (inklusive zugehöriger Finanzdimensionen) wird bei einer

einzeiligen Buchung direkt in der entsprechenden Zeile eingetragen. Danach kann
die Buchung über die Schaltfläche Buchen durchgeführt werden.
9.2 Einrichtung der Finanzbuchhaltung 407
9.2 Einrichtung der Finanzbuchhaltung

Nachdem das Finanzwesen einen zentralen Bereich der Anwendung darstellt,
muss die grundlegende Einrichtung der Finanzbuchhaltung abgeschlossen sein
bevor andere Bereiche eingerichtet oder Transaktionen erfasst werden können.
Dir grundlegende Einrichtung umfasst hierbei folgende Punkte:
 Steuer- und Sachkontokalender – Definition der Buchhaltungsperioden
 Währungen und Wechselkurse – Definition der Geldeinheiten
 Kontostrukturen und Kontenplan – Definition der Sachkonten
Die Einrichtung von Kontenplan, Steuerkalender, Währungen und Wechselkursen
erfolgt mandantenübergreifend. Im Sachkonto-Einrichtungsformular wird dann
pro Unternehmen festgelegt, welcher Kontenplan, welcher Steuerkalender und
welche Eigenwährung im jeweiligen Unternehmen Anwendung findet. Durch
Auswahl unterschiedlicher Kontenpläne und Steuerkalender in den einzelnen
Unternehmen kann der jeweilige Bereich getrennt verwaltet werden.
9.2.1 Steuerkalender und Sachkontokalender

Steuerkalender werden zur Definition des Geschäftsjahres und der
Buchhaltungsperioden benutzt. Diese werden jeweils mit Anfangs- und Enddatum
festgelegt. Auf Basis des im Steuerkalenders wird in jedem Unternehmen der
Sachkontokalender geführt, der über den Periodenstatus für die einzelnen
Perioden bestimmt, ob Buchungen möglich sind.
9.2.1.1 Steuerkalender
Steuerkalender werden mandantenübergreifend geführt, wobei im Sachkonto-
Einrichtungsformular (Hauptbuch> Sachkonto-Einstellungen> Sachkonto) im Feld
Steuerkalender für jedes Unternehmen der anzuwendende Kalender gewählt wird.
Die Auswahl des Steuerkalenders muss vor dem Erfassen der ersten Transaktion
erfolgen.
Für jeden Steuerkalender werden die Perioden innerhalb der einzelnen
Geschäftsjahre durch das jeweilige Startdatum und Enddatum begrenzt. Die
einzelnen Perioden können, abhängig von den Anforderungen im Berichtswesen,
eine beliebige Länge haben.
Steuerkalender werden im Formular Hauptbuch> Kalender> Steuerkalender verwaltet.
Um einen neuen Steuerkalender anzulegen, ist hier die Schaltfläche Neuer Kalender
zu betätigen und im Neuanlagedialog die Kennung und Beschreibung sowie die
Einstellungen zum ersten Geschäftsjahr des Kalenders einzutragen. Sollen
monatliche Perioden erstellt werden, ist die Einheit „Monate“ zu wählen.
Um für einen bestehenden Steuerkalender ein zusätzliches Geschäftsjahr
anzulegen, ist der Kalender im Listenbereich links im Formular zu wählen und die
Schaltfläche Neues Jahr zu betätigen.
9.2.1.2 Eröffnungsperioden und Abschlussperioden

Neben regulären Perioden (Typ „Benutzung“) gibt es Sonderperioden, in denen
aber keine normale Buchung möglich ist: Eröffnungsperioden (Typ „Vortrag“) und
Abschlussperioden (Typ „Abschluss“). Zu jeder regulären Periode können mehrere
Abschlussperioden erstellt werden.
Abschlussperioden enthalten die Buchungen für den Perioden- beziehungsweise
Jahresabschluss. Diese werden beim Periodenabschluss im Abschlussbogen
(Hauptbuch> Zeitraum geschlossen> Abschlussperiodenregulierung) gebucht.
Eröffnungsperioden enthalten die Primobuchungen für das jeweilige
Geschäftsjahr. Sie werden im Zuge des Periodenabschlusses über das Formular
Hauptbuch> Zeitraum geschlossen> Jahresabschluss erstellt.
9.2.1.3 Sachkontokalender
Für jede Periode bestimmt der Periodenstatus, ob Buchungen möglich sind. Der
Periodenstatus wird hierbei nicht im Steuerkalender, sondern auf
Unternehmensebene im Sachkontokalender verwaltet.
Abbildung 9-2: Verwalten des Periodenstatus im Sachkontokalender
Sachkontokalender (Hauptbuch> Kalender> Sachkontokalender) basieren auf den

Perioden des Steuerkalenders, der dem jeweiligen Unternehmen im Sachkonto-
Einrichtungsformular zugeordnet ist.
Nach Auswahl von Kalender und Geschäftsjahr im Listenbereich links im

Sachkontokalender-Formular werden auf dem Register Juristische Personen alle
dem gewählten Steuerkalender zugeordneten Unternehmen mit dem jeweiligen
Periodenstatus gezeigt. Perioden können pro Unternehmen durch Auswahl des
entsprechenden Status in der Spalte Periodenstatus einzeln geöffnet oder gesperrt
werden. Die Schaltfläche Periodenstatus Aktualisierung ermöglicht das gleichzeitige
Ändern des Periodenstatus für mehrere Unternehmen.
Während der Periodenstatus „Offen“ das Buchen von Transaktionen erlaubt, kann
in Perioden vom Status „Gesperrt“ keine Buchung erfolgen. Der Status
„Permanent geschlossen“ darf nur gesetzt werden, wenn die betroffene Periode
buchhalterisch endgültig abgeschlossen ist. Diese Perioden können im Gegensatz
zu gesperrten Perioden nicht mehr geöffnet werden.
Die Schaltfläche Modulzugriff aktualisieren und die zugehörigen Spalten im
Formular können dazu verwendet werden, für eine Periode zusätzlich zum
generellen Periodenstatus eine Sperre auf Modulebene oder eine Ausnahme für
Benutzergruppen zu hinterlegen.
Der Arbeitsbereich Finanzperiodenabschluss, in dem die Tätigkeiten zum
Periodenabschluss verwaltet werden können (einzurichten im Formular
Hauptbuch> Zeitraum geschlossen> Finanzperiodenabschluss-Konfiguration), dient zur
Unterstützung von Periodenabschlüssen

Abgesehen von der browserbasierten Benutzeroberfläche sind Periodenabschluss-
Arbeitsbereich und Verwaltungsfunktionen im Sachkontokalender neu.
9.2.2 Währungen und Wechselkurse

Jede wertmäßige Transaktion wird in der Eigenwährung und gegebenenfalls
zusätzlich in einer Fremdwährung gebucht. Währungen sind daher von zentraler
Bedeutung. Bevor irgendeine Buchung durchgeführt werden kann, müssen die
verwendeten Währungen und Wechselkurse eingerichtet werden.
9.2.2.1 Währungen
Um die Verwaltung von Währungen in Unternehmensgruppen zu vereinfachen,
werden Währungen mandantenübergreifend verwaltet. Die Währungsverwaltung
(Hauptbuch> Währungen> Währungen) zeigt alle vorhandenen Währungen mit
Währungscode und Namen. Nach Auswahl einer Währung im Listenbereich links im
Formular werden die zugehörigen Informationen auf den Registerkarten rechts
gezeigt – auf dem Register Rundungsregeln beispielsweise die Einstellungen zur
Betragsrundung.
9.2.2.2 Wechselkurse
Durch die Verwendung unterschiedlicher Wechselkurstypen (Hauptbuch>
Währungen> Wechselkurstypen) können parallel mehrere Währungswechselkurse
zwischen zwei Währungen verwaltet werden. So können beispielsweise
unterschiedliche Wechselkurse für die Budgetverwaltung und für laufende
Buchungen definiert werden.
Das Formular zur Verwaltung der Währungswechselkurse kann im
Wechselkurstyp-Formular über die Schaltfläche Wechselkurse oder über den
Menüpunkt Hauptbuch> Währungen> Währungswechselkurse geöffnet werden. Nach
Auswahl des Wechselkurstyps oben im Listenbereich links werden die
vorhandenen Währungsbeziehungen gezeigt. Über die Schaltfläche Neu im
Aktionsbereich kann für den gewählten Wechselkurstyp durch Auswahl von
Ausgangswährung und Zielwährung eine Währungsbeziehung angelegt werden. Der
Umrechnungsfaktor bestimmt den für die Umrechnung gültigen Faktor.
Auf dem Register Wechselkurse hinzufügen oder entfernen rechts unten im Formular
werden die Wechselkurse zur gewählten Währungsbeziehung in chronologischer
Reihenfolge gezeigt. Der Filter Von Datum und Bis Datum ermöglicht eine
Eingrenzung des gezeigten Datumsbereichs. Um einen neuen Wechselkurs zu
erfassen, ist die Schaltfläche Hinzufügen in der Funktionsleiste der Registerkarte zu
betätigen. Zur Überprüfung einer korrekten Eintragung des Wechselkurses wird in
der Spalte Tauschwert das Ergebnis der jeweiligen Umrechnung angezeigt.
Wechselkurse müssen laufend ergänzt werden, damit mit aktuellen Kursen
gerechnet werden kann.
Abbildung 9-3: Bearbeiten von Währungswechselkursen

Wechselkurse und Wechselkurstypen werden mandantenübergreifend geführt.

Falls benötigt, kann durch Auswahl eines unterschiedlichen Wechselkurstyps für
die laufenden Buchungen aber eine in jedem Unternehmen unabhängige
Verwaltung erreicht werden.
9.2.2.3 Währungseinstellungen im Sachkonto-Einrichtungsformular

Im Sachkonto-Einrichtungsformular (Hauptbuch> Sachkonto-Einstellungen>
Sachkonto) bestimmt die im Auswahlfeld Buchhaltungswährung eingetragene
Währung die Eigenwährung im jeweiligen Unternehmen. Alle wertmäßigen
Transaktionen werden in dieser Währung gebucht, weshalb diese Einstellung nicht
mehr geändert werden kann sobald im jeweiligen Unternehmen Buchungen
vorhanden sind.
Der Wechselkurstyp auf dem Register Währung im Sachkonto-Einrichtungsformular
bestimmt den Standard-Wechselkurstyp für laufende Buchungen im jeweiligen
Unternehmen. Zusätzlich kann ein eigener Vorschlagswert für den
Wechselkurstyp von Budget-Einträgen festgelegt werden.
Auf dem Register Konten für Währungsneubewertung werden schließlich die
Sachkonten für das Buchen von Kursgewinnen und Kursverlusten festgelegt.
9.2.3 Finanzdimensionen
Finanzdimensionen ermöglichen eine tiefergehende Gliederung und Analyse von
Sachkontobuchungen, indem sie eine weitere Buchungsebene neben dem
Hauptkonto bieten. In Abhängigkeit von den im jeweiligen Unternehmen
verwendeten Kontostrukturen müssen Dimensionswerte für Finanzdimensionen –
beispielsweise eine Kostenstelle – beim Buchen von Belegen erfasst werden.
Abfragen und Auswertungen können dann nicht nur auf Ebene von Unternehmen,
sondern auch auf Ebene von Finanzdimensionen erfolgen. Diese Möglichkeit ist
auch im Zusammenhang mit dem Standortkonzept wesentlich: Wenn die
Lagerdimension „Standort“ mit einer Finanzdimension verknüpft wird (siehe
Abschnitt 10.1.5), können Finanzauswertungen auf der Ebene von
Niederlassungen innerhalb eines Unternehmens erstellt werden.
9.2.3.1 Verwalten von Finanzdimensionen

Finanzdimensionen und Dimensionswerte werden in Dynamics 365
mandantenübergreifend geführt. Es können hierbei beliebig viele
Finanzdimensionen angelegt und genutzt werden, neben Standard-Dimensionen
wie Kostenstelle und Kostenträger stehen weitere Dimensionen je nach Bedarf zur
Verfügung. Unter Berücksichtigung praktischer Einschränkungen wie des
Aufwands zum Erfassen von Dimensionswerten in Buchungen sollten jedoch nicht
mehr Dimensionen geführt werden als tatsächlich benötigt.
Finanzdimensionen werden im Formular Hauptbuch> Kontenplan> Dimensionen>
Finanzdimensionen verwaltet. Um eine neue Finanzdimension anzulegen, kann die
Schaltfläche Neu in diesem Formular betätigt werden. Im Auswahlfeld Werte

verwenden aus stehen dann folgende Möglichkeiten zur Verfügung:
 <Benutzerdefinierte Liste> – Erstellen einer Dimension ohne Bezug auf andere
Bereiche der Anwendung
 Eine der anderen Optionen – Verknüpfen der Finanzdimension mit einer
Tabelle wie Debitoren, Artikelgruppen oder Organisationseinheiten
Wird im Auswahlfeld Werte verwenden aus zum Beispiel die Option „Abteilungen“
gewählt, ist die Finanzdimension mit den Organisationseinheiten vom Typ
„Abteilung“ verknüpft. Damit stehen alle Abteilungen, die in der
Organisationsverwaltung (Organisationsverwaltung> Organisationen>
Organisationseinheiten) eingetragen werden parallel auch als Dimensionswerte der
zugeordneten Finanzdimension zur Verfügung.
Bei Auswahl der Option „<Benutzerdefinierte Liste>“ müssen die zugehörigen
Finanzdimensionswerte manuell angelegt werden.
Nach dem Anlegen einer neuen Dimension muss der Systemadministrator (oder
ein anderer Benutzer mit entsprechenden Berechtigungen) diese über die
Schaltfläche Aktivieren im Aktionsbereich des Formulars aktivieren.
9.2.3.2 Finanzdimensionswerte
Abbildung 9-4: Bearbeiten der Dimensionswerte zu einer Finanzdimension
Um die Dimensionswerte einer Finanzdimension zu öffnen, wird die Schaltfläche

Dimensionswerte im Finanzdimensionsformular betätiget. Für benutzerdefinierte
Dimensionen müssen im Finanzdimensionswerte-Formular die Dimensionswerte
mit Kennung und Beschreibung manuell angelegt werden. Für die übrigen
Finanzdimensionen kann in diesem Formular kein Dimensionswert angelegt
werden, aber es können manche Einstellungen, zum Beispiel der
Gültigkeitszeitraum, mandantenübergreifend oder auf Unternehmensebene

eingetragen werden.
Nach Auswahl eines Dimensionswerts im Listenbereich links im Formular werden
dazu die jeweiligen Detailinformationen im rechten Formularbereich gezeigt. Auf
dem Register Allgemeines sind Einstellungen zu finden, die für alle Unternehmen
gelten, in denen die betroffene Finanzdimension genutzt wird. Soll ein bestehender
Dimensionswert – etwa eine Kostenstelle – für Buchungen gesperrt werden, kann
hier der Schieber Ausgesetzt auf „Ja“ gesetzt oder in den Feldern Aktiv ab und Aktiv
bis ein entsprechender Gültigkeitszeitraum eingetragen werden. Auf dem Register
Juristische Person überschreibt kann eine Sperre auf Unternehmensebene gesetzt
werden.
9.2.3.3 Nutzung der Finanzdimensionen

Als Voraussetzung für die Nutzung einer Finanzdimension in Buchungsbelegen
muss diese in den Kontostrukturen oder erweiterten Regelstrukturen enthalten
sein, die im jeweiligen Unternehmen Anwendung finden. In Kontostrukturen und
erweiterten Regelstrukturen wird zusätzlich festgelegt, ob beim Erfassen von
Buchungen für die jeweilige Finanzdimension die Eintragung von
Dimensionswerten verpflichtend ist, und welche Dimensionswerte zulässig sind.
In Detailformularen zur Stammdatenverwaltung – z.B. im Debitorenstamm und in
den freigegebenen Produkten – steht das Register Finanzdimensionen zur
Verfügung. Dieses enthält alle Finanzdimensionen, die in einer dem jeweiligen
Unternehmen zugeordneten Kontostruktur oder erweiterten Regelstruktur
enthalten sind. Wird auf diesem Register ein Dimensionswert eingetragen, dient
dieser als Vorschlagswert für die jeweilige Finanzdimension, wenn der betroffene
Stammdatensatz – beispielsweise Debitor – in einem Buchungsbeleg gewählt wird.
Beim Erfassen eines Belegs in einer Journalposition im Hauptbuch oder in jedem
anderen Formular, in dem ein Sachkonto einzutragen ist, werden
Finanzdimensionswerte nicht in getrennten Feldern eingetragen. Stattdessen
werden über die segmentierte Eingabesteuerung (siehe Abschnitt 9.3.1) das
Hauptkonto und zutreffende Finanzdimensionen in einem für die Eintragung des
Sachkontos vorgesehenen Feld zusammengefasst.
9.2.3.4 Ausgleichende Finanzdimension und einheitenbezogene Buchführung

Die einheitenbezogene Buchführung in Dynamics 365 dient dazu, für eine in der
Einrichtung gewählte Finanzdimension – die ausgleichende Finanzdimension –
eine ausgeglichene Bilanz sicherzustellen. Als Voraussetzung ist folgende
Einrichtung erforderlich:
 Konten für automatische Buchungen – Hauptkonten für den Buchungstyp
„Einheitenbezogen – Soll“ und „Einheitenbezogen – Haben“ in den Konten für
automatische Buchungen (siehe Abschnitt 9.2.4)
 Ausgleichende Finanzdimension – Im Sachkonto-Einrichtungsformular
Wenn im Feld Ausgleichende Finanzdimension im Sachkonto-Einrichtungsformular

eine Dimension eingetragen ist, muss bei jeder Buchung ein Dimensionswert für
diese Dimension eingetragen werden. Falls in der Buchung für diese Dimension
ein Transfer von einem Dimensionswert auf einen anderen eingetragen wird, wird
eine zusätzlich Buchung mit den Hauptkonten „Einheitenbezogen – Soll“ und
„Einheitenbezogen – Haben“ erzeugt. Dies ist beispielsweise dann der Fall, wenn
die Dimension „Abteilung“ als ausgleichende Finanzdimension eingetragen ist
und eine Buchung von einer Abteilung auf eine erfolgt.

Abgesehen von der browserbasierten Benutzeroberfläche sind die Aktivierung von
Dimensionen und geänderte Verwaltungsfunktionen für Dimensionswerte auf
Unternehmensebene neu.
9.2.4 Kontostrukturen und Kontenplan

Kontostrukturen und Kontenplan bestimmen die grundsätzliche Gliederung der
Transaktionen im Finanzwesen. Dazu werden Kontostrukturen, Kontenpläne und
Hauptkonten mandantenübergreifend verwaltet. Durch Auswahl eines
Kontenplans im Sachkonto-Einrichtungsformular werden die im jeweiligen
Unternehmen verfügbaren Hauptkonten bestimmt Die zugeordneten
Kontostrukturen bestimmen die verfügbaren Finanzdimensionen.
9.2.4.1 Sachkonto und Hauptkonto

Beim Erfassen einer Transaktion im Hauptbuch werden im Sachkontofeld das
Hauptkonto und die zutreffenden Finanzdimensionen eingetragen. In diesem
Zusammenhang steuert die Kontostruktur, die auf Ebene von Unternehmen und
Hauptkonto zugeordnet wird, welche Finanzdimensionen im Sachkonto enthalten
sind.
9.2.4.2 Kontenplan
In Abhängigkeit von der Struktur der jeweiligen Organisation und der Anzahl der
Unternehmen wird ein gemeinsamer oder werden mehrere unterschiedliche
Kontenpläne geführt. Im Kontenplanformular (Hauptbuch> Kontenplan> Konten>
Kontenplan werden die Kontenpläne im Listenbereich links gezeigt. Im rechten
Bereich werden dann für den im Listenbereich links gewählten Kontenplan die
zugehörigen Hauptkonten verwaltet. Nach Einblenden des Infoboxbereichs zeigt
dieser, in welchen Sachkonten/Unternehmen der jeweilige Kontenplan genutzt
wird.
Ein neuer Kontenplan wird über die Schaltfläche Neu im Aktionsbereich des
Formulars angelegt. Über die Schaltfläche Neu oder Bearbeiten in der
Funktionsleiste des Registers Hauptkonten wird das Hauptkontenformular geöffnet,
in dem die Hauptkonten des jeweiligen Kontenplans wie unten beschrieben
bearbeitet werden können.
Abbildung 9-5: Bearbeiten eines Kontenplans (Infoboxbereich ausgeblendet)
9.2.4.3 Kontenplaneinstellungen im Sachkonto-Einrichtungsformular

Kontenplan und Kontostrukturen für ein Unternehmen werden im Sachkonto-
Einrichtungsformular (Hauptbuch> Sachkonto-Einstellungen> Sachkonto) festgelegt.
Ein Kontenplan kann mandantenübergreifend genutzt werden, indem er in allen
betroffenen Unternehmen im Sachkonto-Einrichtungsformular eingetragen wird.
In einem Unternehmen kann die Kontenplan-Auswahl aber nicht mehr geändert
werden, sobald in diesem Unternehmen Buchungen vorhanden sind.
Die für ein Unternehmen gültigen Kontostrukturen werden auf dem Register
Kontostrukturen des Sachkonto-Einrichtungsformulars definiert. Um eine
zusätzliche Kontostruktur zuzuordnen, kann die Schaltfläche Hinzufügen in der
Funktionsleiste des Registers betätigt werden. Nachdem über die Kontostruktur
für die einzelnen Hauptkonten festgelegt wird, welche Finanzdimensionen in
Buchungen gemeinsam mit dem jeweiligen Hauptkonto verwendet werden, muss
jedes im Kontenplan enthaltene Hauptkonto genau einer Kontostruktur
zugewiesen sein.
Soll eine einheitenbezogene Buchführung genutzt werden, ist die ausgleichende
Finanzdimension im Sachkonto-Einrichtungsformular einzutragen. Die betroffene
Finanzdimension muss dann in allen Kontostrukturen des Unternehmens
enthalten sein.
9.2.4.4 Kontostrukturen
Die Listenseite zum Verwalten der Kontostrukturen kann über den Menüpunkt
Hauptbuch> Kontenplan> Strukturen> Kontostrukturen konfigurieren geöffnet werden.
Das zugehörige Detailformular wird mittels Klick auf die jeweilige, als Link in der
Spalte Name gezeigte, Kontostruktur geöffnet. Alternativ ist ein Aufruf des
Kontostruktur-Detailformulars auch vom Sachkonto-Einrichtungsformular aus
möglich (Schaltfläche Kontostrukturen konfigurieren in der Funktionsleiste des

Registers Kontostrukturen).
Um eine neue Kontostruktur anzulegen, über die eine Segmentkombination aus
Hauptkonto und Finanzdimensionen definiert wird, kann die Schaltfläche Neue im
Aktionsbereich des Kontostrukturformulars betätigt werden. Im entsprechenden
Dialog bleibt der Schieber Hauptkonto hinzufügen im Normalfall auf „Ja“ gesetzt,
womit das Hauptkonto als erstes Segment der Kontostruktur definiert wird. Der
Schieber kann auf „Nein“ gesetzt werden, wenn eine Finanzdimension und nicht
das Hauptkonto in Buchungen als erstes Segment erfasst werden soll – zum
Beispiel, wenn in einer Unternehmensgruppe mit Divisionen die Division das erste
Segment sein soll.
Abbildung 9-6: Bearbeiten einer Kontostruktur im Detailformular
Beim Anlegen oder Bearbeiten einer Kontostruktur wird sie im Entwurfsmodus

geführt. Für diese Kontostruktur kann eine zusätzliche Dimension über die
Schaltfläche Segment hinzufügen in der Funktionsleiste auf dem Register Segmente
und zulässige Werte erstellt werden. Nach Auswahl eines Segmentfelds auf dem
Register im oberen Bereich können zulässige Werte über einen Filter in diesem
Feld oder auf dem Register Details zu zulässigem Wert definiert werden. Wird das
Kontrollkästchen Leere Werte sind zulässig für eine Dimension markiert, ist beim
Erfassen einer Transaktion zum jeweiligen Hauptkonto die Eintragung eines
Dimensionswertes für die betreffende Dimension optional.
Das Beispiel in Abbildung 9-6 zeigt eine Kontostruktur, die für Hauptkonten mit
der Kontonummer 100000 bis 399999 gilt und die Finanzdimension „BusinessUnit“
und „Department“ enthält, wobei keine Einschränkung verfügbarer
Dimensionswerte eingetragen ist.
Falls benötigt, können in der Kontostruktur zusätzliche Zeilen erfasst werden, um

über entsprechende Filter in den jeweiligen Zeilen unterschiedliche
Kombinationsmöglichkeiten von Dimensionswerten zu definieren.
Sobald die Bearbeitung einer Kontostruktur abgeschlossen ist, kann sie über die
Schaltfläche Aktivieren im Aktionsbereich aktiviert werden, womit sie bei der
Erfassung von Buchungen angewendet wird.
9.2.4.5 Erweiterte Regelstrukturen

Erweiterte Regeln und Regelstrukturen bieten die Möglichkeit, zusätzliche
Segmente zu den Kontostrukturen zu definieren, die nur für bestimmte Konten
gelten sollen. So kann zum Beispiel festgelegt werden, dass zur Kostenverfolgung
von Marketingkampagnen eine Finanzdimension „Kampagnen“ nur für
Buchungen auf ein bestimmtes Marketing-Konto erfasst werden kann und muss.
Erweiterte Regalstrukturen werden im Formular Hauptbuch> Kontenplan>
Strukturen> Erweiterte Regelstrukturen analog zu Kontostrukturen verwaltet.
Um eine erweiterte Regelstruktur beim Erfassen von Buchungen zu
berücksichtigen, muss eine erweiterte Regel definiert werden. Dazu ist im
Kontostrukturformular (Hauptbuch> Kontenplan> Strukturen> Kontostrukturen
konfigurieren) nach Auswahl der betroffenen Kontostruktur die Schaltfläche
Erweiterte Regeln im Aktionsbereich zu betätigen. Zum Bearbeiten einer erweiterten
Regel muss sich die betroffene Kontostruktur im Bearbeitungsmodus befinden.
Im Formular für erweiterte Regeln kann eine neue Regel über die Schaltfläche Neu
mit Kennung und Name angelegt werden. Um festzulegen, für welche
Hauptkonten die erweiterte Regel gilt, ist die Schaltfläche Neue Kriterien hinzufügen
auf dem Register Kriterien für erweiterte Regeln zu betätigen. Über die Schaltfläche
Hinzufügen auf dem Register Erweiterte Regelstrukturen können erweiterte
Regelstrukturen mit der Regel verknüpft werden.
Nach Schließen der erweiterten Regel kann die betroffene Kontostruktur im
Kontostrukturformular aktiviert werden, wodurch parallel auch die erweiterte
Regel aktiviert wird.
9.2.4.6 Hauptkonten
Hauptkonten werden innerhalb von Kontenplänen verwaltet, wobei Aufbau und
Struktur der Hauptkonten im Kontenplan frei wählbar sind. Um unterschiedliche
Anforderungen an die Berichtsstruktur im Finanzwesen wie Bilanz oder Gewinn-
und Verlustrechnung abzudecken, können Geschäftsberichte unabhängig von der
Struktur im Kontenplan als Finanzberichte (Hauptbuch> Abfragen und Berichte>
Finanzberichte) eingerichtet werden.
Um Hauptkonten zu bearbeiten, ist das Formular Hauptbuch> Kontenplan> Konten>
Hauptkonten zu öffnen und die Schaltfläche Bearbeiten zu betätigen. Alternativ
können Hauptkonten auch vom Kontenplanformular aus geöffnet werden

(Schaltfläche Neu oder Bearbeiten in der Funktionsleiste des Registers Hauptkonten).
Das Hauptkontenformular zeigt den Kontenplan, der dem aktuellen Unternehmen
zugeordnet ist. Der Name des Kontenplans wird in der Titelzeile im rechten
Bereich gezeigt. Wenn dieser Kontenplan in mehreren Unternehmen verwendet
wird, ist zu beachten, dass sich Änderungen im Kontenplan auch auf andere
Unternehmen auswirken.
Abbildung 9-7: Bearbeiten eines Hauptkontos
Ein neues Hauptkonto kann über die Schaltfläche Neu mit eindeutiger
Kontonummer (alphanumerisch), Kontonamen und Hauptkontotyp angelegt
werden. Über die Schaltfläche Übersetzungen der Namen kann eine fremdsprachige
Übersetzung der Kontonamen eingetragen werden.
Die Hauptkonten im Kontenplan können in echte Konten (Buchungskonten) und
Gliederungskonten (Behelfskonten) gegliedert werden. Der wesentliche
Unterschied zwischen Buchungskonten und Behelfskonten besteht darin, dass
Buchungen nur auf Buchungskonten erfolgen können. Behelfskonten dienen der

übersichtlicheren Gestaltung von Berichten und sind nicht zwingend erforderlich.
Die folgende Tabelle 9-1 zeigt die Gliederung der Hauptkonten auf Basis des
Hauptkontotyps.
Tabelle 9-1: Gliederung der Hauptkonten
Typ Hauptkontotyp in Dynamics 365
Buchungskonten Bilanzkonten  Bilanz
 Aktivposten
 Passivposten
 Eigenkapital
Erfolgskonten  Gewinn und Verlust
 Ausgaben
 Umsatzerlös
Behelfskonten  Bericht
(mit Berichtstyp „Überschrift“, „Leere
Kopfdaten“ und „Seitenüberschrift“)
 Summe
 Common (für China benötigt)
Die Buchungskonten werden in Bilanzkonten und Erfolgskonten (Gewinn- und
Verlustkonten) gegliedert. Systemtechnisch werden diese beim Jahresabschluss
unterschieden, indem für Erfolgskonten im Zuge des Jahresabschlusses eine
Nullstellung gebucht wird, während bei Bilanzkonten eine Saldenfortschreibung
erfolgt.
Die Untergliederung der Bilanzkonten in Aktivposten, Passivposten und
Eigenkapitel kann Auswertungen erleichtern, es kann aber auch nur der Kontotyp
„Bilanz“ verwendet werden. Analog dazu ist die Unterteilung der Erfolgskonten in
den Kontotyp „Ausgaben“ und „Umsatzerlös“ nicht zwingend notwendig,
stattdessen kann auch einheitlich „Gewinn und Verlust“ verwendet werden.
Neben dem Hauptkontotyp bietet die Hauptkontokategorie auf dem Register
Allgemeines des Hauptkontenformulars eine weitere Gliederung der Hauptkonten.
Hauptkontokategorien werden im Menüpunkt Hauptbuch> Kontenplan> Konten>
Hauptkontokategorien verwaltet und dienen als Basis für die Gliederung im
Berichtswesen.
Beim Einrichten eines Hauptkontos, für das über die Sachkontenintegration
Buchungen aus anderen Modulen erfolgen (z.B. Sammelkonten für
Lieferantenverbindlichkeit), sollte das Kontrollkästchen Keine manuellen Eingaben
zulassen markiert werden, um manuelle Buchungen zu verhindern.
Weitere Felder auf den Registern Allgemeines, Buchungsprüfung und
Finanzberichtserstellung im Hauptkontenformulars dienen zum Festlegen von
Vorschlagswerten und Prüfeinstellungen, die die Verwendung des jeweiligen
Kontos in Buchungen steuern. Auf dem Register Juristische Person überschreibt
können Einstellungen auf Unternehmensebene festgelegt werden – z.B. eine Sperre

des Kontos oder Vorschlagswerte für Finanzdimensionen.
9.2.4.7 Zwischenbilanz
Die Zwischenbilanz (Hauptbuch> Abfragen und Berichte> Zwischenbilanz) dient zur
Abfrage der Salden der Hauptkonten. Auf dem Register Parameter im
Zwischenbilanzformular ist dann die Periode zu wählen, für die die Salden
berechnet werden sollen, und die Schaltfläche Salden berechnen zur Berechnung
und Anzeige der Salden betätigen.
Um die Sachkontobuchungen zu einem Hauptkonto abzufragen, kann in der
Zwischenbilanz nach Auswahl des betreffenden Kontos die Schaltfläche alle
Transaktionen betätigt werden. Die Buchungsabfrage enthält folgende Schaltflächen
zur Abfrage weiterer Details:
 Beleg – Zeigt die mit dem Beleg gebuchten Transaktionen im Hauptbuch
 Grundlage der Buchung – Buchungsgrundlage mit Buchungen in allen
Modulen
 Originaldokument – Ermöglicht Nachdruck des Belegs
9.2.4.8 Konten für automatische Buchungen

Buchungseinstellungen aus den Konten für automatische Buchungen werden dann
für eine Buchung herangezogen, wenn für den jeweiligen Geschäftsfall die
Einstellungen an anderer Stellen fehlen oder – wie etwa für die Buchung des
Rechnungsrabatts – keine andere Einstellungsmöglichkeit vorhanden ist.
Um eine neue Einstellung für automatische Buchungen zu erfassen, wird im
Formular Hauptbuch> Buchungseinstellungen> Konten für automatische Buchungen
eine Zeile mit Buchungstyp und zugeordnetem Hauptkonto angelegt. Über die
Schaltfläche Standardtypen erstellen kann hierbei eine Grundauswahl an Zeilen mit
Buchungstyp angelegt werden, in die dann das jeweils zutreffende Hauptkonto
einzutragen ist. Zentrale Bedeutung haben folgende Buchungstypen:
 Fehlerkonto – Für Buchungen mit fehlender Kontodefinition
 Centdifferenz in Buchhaltungswährung – Für kleine Zahlungsdifferenzen
 Jahresendergebnis – Für Gewinn/Verlust im Jahresabschluss
 Rundung Mehrwertsteuer
 Rechnungsrundung für Auftrag – Rundung von Verkaufsrechnungen
 Kreditorenrechnungsrundung – Rundung von Einkaufsrechnungen
 Kreditorenrechnungsrabatt – Für Rechnungsrabatt (Gesamtrabatt) im Einkauf
 Debitorenrechnungsrabatt – Für Rechnungsrabatt (Gesamtrabatt) im Verkauf
Falls in den Hauptbuchparametern der Schieber Unterbrechung im Fall eines
Fehlerkontos auf „Ja“ gesetzt ist, kommt das eingetragene Fehlerkonto nicht zur
Anwendung. In diesem Fall wird bei Buchungsvorgängen, zu denen
Kontendefinitionen fehlen, eine Fehlermeldung ausgegeben.
9.2.4.9 Standardbeschreibungen
In den Standardbeschreibungen (Hauptbuch> Erfassungseinstellungen>
Standardbeschreibungen) können Buchungstexte für die Transaktionen definiert
werden, die über die Sachkontenintegration erzeugt werden. Nach Auswahl des
Buchungstyps im Feld Beschreibung der Standardbeschreibung kann die Sprache
(„User“ für eine allgemeine Beschreibung) gewählt und der gewünschte Text
eingegeben werden, wobei im Text Variablen eingesetzt werden können. Die
verfügbaren Variablen werden im unteren Bereich des Formulars gezeigt.

Änderungen in der Kontenplan-Verwaltung ergeben sich primär aus der
browserbasierten Benutzeroberfläche. Hier sind unter anderem die Saldenabfrage
in der Zwischenbilanz (statt im Hauptkontoformular) und die Finanzberichte
(direkter Aufruf von Management Reporter-Berichten) zu nennen.
9.2.5 Debitoren, Kreditoren und Bankkonten

Buchungen in Hauptbuchjournalen können nicht nur direkt auf Sachkonten,
sondern nach Auswahl eines entsprechenden Kontotyps auch auf Debitoren, auf
Kreditoren, auf Projekte, auf Bankkonten und auf Anlagevermögen erfasst werden.
9.2.5.1 Bankkonten
Als Voraussetzung für Buchungen auf ein Bankkonto muss dieses im Formular
Bargeld- und Bankverwaltung> Bankkonten> Bankkonten angelegt sein. Ein neues
Bankkonto wird im Bankkontenformular über die Schaltfläche Neu mit Kennung,
Bankleitzahl, die Bankkontonummer und Name erfasst.
Im Feld Hauptkonto auf dem Register Allgemeines ist das dem jeweiligen Bankkonto
zugeordnete Hauptkonto einzutragen. Im Auswahlfeld Währung wird dann die
Währung definiert, in der das Bankkonto geführt wird. Transaktionen auf das
Konto können auch in anderen Währungen erfolgen, wenn der Schieber Buchungen
in zusätzlichen Währungen erlauben auf „Ja“ gesetzt wird. Die Felder zum Eintragen
von SWIFT/BIC und IBAN sind auf dem Register Zusätzliche Kennung zu finden.
Falls das aktuelle Unternehmen mehrere Konten bei einer Bank besitzt, kann vor
dem Anlegen der Bankkonten eine Bankgruppe (Bargeld- und Bankverwaltung>
Einstellungen> Bankgruppen) angelegt werden. Diese enthält Vorschlagswerte für
Adresse, Bankleitzahl und Kontaktdaten für die Bankkonten, für die die jeweilige
Bankgruppe auf dem Register Allgemeines im Bankkontenformular gewählt wird.
9.2.5.2 Kreditoren
Kreditoren (Lieferanten) werden im Formular Kreditorenkonten> Kreditoren> Alle
Kreditoren verwaltet wie in Abschnitt 3.2.1 beschrieben. Um alle Buchungen
(Rechnungen und Zahlungen) zu einem Kreditor anzusehen, kann die Schaltfläche
KREDITOR/Buchungen/Buchungen im Kreditorenformular betätigt werden. Die
Buchungsabfrage enthält alle Rechnungen und Zahlungen für den gewählten

Kreditor, wobei neben dem Gesamtbetrag der offene – nicht ausgeglichene –
Betrag in der Spalte Saldo gezeigt wird.
9.2.5.3 Posten-Ausgleich
Um Rechnung und Zahlung auszugleichen, kann im Kreditorenformular die
Schaltfläche RECHNUNG/Ausgleichen/ Buchungen ausgleichen betätigt werden.
Im Dialog zum Ausgleich kann eine Rechnung mit einer Gutschrift oder Zahlung
ausgeglichen werden, indem das Kontrollkästchen Markieren in der Zeile mit der
Rechnung und in der Zeile mit der Gutschrift/Zahlung markiert wird. Durch
Markieren mehrerer Belege kann auch beispielsweise der Ausgleich einer Zahlung
mit mehreren Rechnungen erfasst werden. Für Rechnungen in Fremdwährung
kann im Auswahlfeld Buchungsdatum des Ausgleichs im oberen Bereich des Dialogs
ein Ausgleichdatum gewählt werden, durch das für Fremdwährungen der
Wechselkurs und damit der Gewinn/Verlust beim Buchen von Kursdifferenzen
bestimmt wird. Das Auswahlfeld Für die Berechnung von Rabatten zu verwendendes
Datum bestimmt das Datum für die Skonto-Ermittlung und bietet zwei Optionen:
 Buchungsdatum – Auswahl der Buchungszeile für die Skonto-Ermittlung über
die Schaltfläche Als primäre Zahlung markieren in der Funktionsleiste
 Gewähltes Datum – Manuelle Eingabe des Datums zur Skonto-Ermittlung
Vor dem Buchen des Ausgleichs über die Schaltfläche Buchen im Dialog kann der
Saldo der markierten Buchungen auf dem Register Summen im unteren Bereich des
Dialogs geprüft werden.
Neben dem hier beschriebenen getrennten Buchen des Postenausgleichs kann ein
Ausgleich schon beim Buchen der Zahlung erfasst werden (siehe Abschnitt 9.3.3).
Soll ein bereits gebuchter Ausgleich storniert werden, kann zum Bearbeiten der
ausgeglichenen Buchungen die Schaltfläche RECHNUNG/Ausgleichen/Ausgleich
rückgängig machen im Kreditorenformular betätigt werden.
9.2.5.4 Debitoren
Debitoren (Kunden) werden im Formular Debitorenkonten> Kunden> Alle Debitoren
verwaltet wie in Abschnitt 4.2.1 beschrieben. Buchungsabfrage und
Postenausgleich (Schaltfläche MAHNEN/Ausgleichen/Buchungen ausgleichen) sind
analog zu den Aktionen in der Kreditorenverwaltung durchzuführen.
9.2.6 Mehrwertsteuereinrichtung
Über die Funktionalität zur Mehrwertsteuerberechnung können unterschiedliche
Steuersysteme wie die europäische Mehrwertsteuer oder die US-amerikanische
Sales Tax abgebildet werden.
Die Basis für die Steuerberechnung bilden hierbei Mehrwertsteuercodes, über die
der Steuersatz bestimmt wird. Der für die jeweilige Rechnung relevante
Mehrwertsteuercode leitet sich hierbei aus der Artikel-Mehrwertsteuergruppe und

der Mehrwertsteuergruppe des Kunden beziehungsweise Lieferanten ab.
9.2.6.1 Mehrwertsteuer-Parameter
Wenn in einem Unternehmen die US-amerikanische Sales Tax zu berechnen ist, ist
der Schieber Mehrwertsteuerregeln anwenden auf dem Register Mehrwertsteuer in den
Hauptbuchparametern (Hauptbuch> Sachkonto-Einstellungen> Hauptbuchparameter)
auf „Ja“ zu setzen. Für die Mehrwertsteuerberechnung von Unternehmen in der
EU ist er auf „Nein“ zu setzen.
In den weiteren Hauptbuchparametern zur Mehrwertsteuer kann beispielsweise
ein Vorschlagswert für die Artikel-Mehrwertsteuergruppe oder die
Berücksichtigung von Skontoabzug bei der Steuerberechnung festgelegt werden.
9.2.6.2 Mehrwertsteuer-Behörden
Die Einrichtung der zuständigen Behörden mit Kennung, Name und Berichtslayout
(auf dem Register Allgemeines) für die Steuermeldung im Menüpunkt Steuer>
Indirekte Steuern> Mehrwertsteuer> Mehrwertsteuer-Behörden ist einer der ersten
Schritte im Zusammenhang mit der Mehrwertsteuereinrichtung.
9.2.6.3 Mehrwertsteuer-Abrechnungszeiträume
Anschließend kann im Menüpunkt Steuer> Indirekte Steuern> Mehrwertsteuer>
Mehrwertsteuer-Abrechnungszeiträume die vorgeschriebene Periode für die
Mehrwertsteuerabrechnung (meist Monat) eingerichtet werden.
Nach Anlegen eines Periodencodes wird auf dem Register Allgemeines die Behörde
und die Periodenlänge (Periodenintervalleinheit und Periodenintervalldauer)
eingetragen. Auf dem Register Perioden muss die erste Periode (z.B. 1.1. – 31.1.)
manuell angelegt werden, weitere Perioden können über die Schaltfläche Neues
Periodenintervall in der Funktionsleiste des Registers erstellt werden.
9.2.6.4 Sachkontobuchungsgruppen
Sachkontobuchungsgruppen legen für jeden Mehrwertsteuercode fest, auf welche
Hauptkonten die Buchung erfolgt. Sie müssen im Formular Steuer> Einstellungen>
Mehrwertsteuer> Sachkontobuchungsgruppen angelegt werden und enthalten neben
Kennung und Beschreibung die zugeordneten Sachkonten für Mehrwertsteuer,
Vorsteuer und Erwerbsteuer (Verbrauchsteuer). Das Ausgleichskonto enthält das
Zahllastkonto gegenüber der Steuerbehörde.
9.2.6.5 Mehrwertsteuercodes
Die Mehrwertsteuercodes als Kernelement der Mehrwertsteuerberechnung
bestimmen den Steuersatz und die Berechnungsgrundlage. Sie werden im
Menüpunkt Steuer> Indirekte Steuern> Mehrwertsteuer> Mehrwertsteuercodes angelegt
und enthalten neben Kennung und Namen die Ausgleichsperiode (Mehrwertsteuer-
Abrechnungszeitraum) und die Sachkontobuchungsgruppe auf dem Register
Allgemeines. Auf dem Register Berechnung wird die Buchungsgrundlage für die
Steuerberechnung eingetragen. Der Steuersatz wird nach Betätigen der
Schaltfläche MEHRWERTSTEUERCODE/Mehrwertsteuercode/Werte im dadurch
geöffneten Mehrwertsteuer-Codewertformular in der Spalte Wert eingetragen.
Abbildung 9-8: Verwalten von Mehrwertsteuercodes (in einem deutschen Mandanten)
Nach dem Anlegen der Mehrwertsteuercodes können diese in

Mehrwertsteuergruppe und Artikel-Mehrwertsteuergruppe eingetragen werden.
Der in einer Buchung zutreffende Mehrwertsteuercode wird ermittelt, indem nach
dem Mehrwertsteuercode gesucht wird, der sowohl in der Mehrwertsteuergruppe
von Debitor (oder Kreditor) als auch in der Artikel-Mehrwertsteuergruppe
enthalten ist.
Damit beispielsweise der Mehrwertsteuercode „VAT19“ aus Abbildung 9-8 in
einer Verkaufsrechnungszeile herangezogen wird, müssen folgende Bedingungen
zutreffen:
 Artikel-Mehrwertsteuergruppe – Die Artikel-Mehrwertsteuergruppe des
Artikels enthält Mehrwertsteuercode „VAT19“
 Mehrwertsteuergruppe – Die Mehrwertsteuergruppe des Debitors enthält
Mehrwertsteuercode „VAT19“
9.2.6.6 Mehrwertsteuergruppen und Artikel-Mehrwertsteuergruppen

Mehrwertsteuergruppen für Debitoren und Kreditoren werden im Menüpunkt
Steuer> Indirekte Steuern> Mehrwertsteuer> Mehrwertsteuergruppen angelegt. Nach
Eintragen von Kennung und Beschreibung werden auf dem Register Einstellungen
die zugehörigen Mehrwertsteuercodes (z.B. für Inlandskunden die Codes für

Normalsatz und ermäßigten Satz) eingetragen. In Mehrwertsteuergruppen zum
innergemeinschaftlichen Erwerb ist für eine korrekte Steuerberechnung das
Kontrollkästchen in der Spalte Erwerbsteuer (USA) zu markieren.
Die zutreffende Mehrwertsteuergruppe wird für jeden Debitor und Kreditor auf
dem Register Rechnung und Lieferung im Debitoren-/Kreditoren-Detailformular
eingetragen. Vorschlagswerte für die Mehrwertsteuergruppe können in den
Debitorengruppen und den Kreditorengruppen hinterlegt werden.
Abbildung 9-9: Einrichten der Artikel-Mehrwertsteuergruppen (deutscher Mandant)
Artikel-Mehrwertsteuergruppen werden im Menüpunkt Steuer> Indirekte Steuern>

Mehrwertsteuer> Artikel-Mehrwertsteuergruppen eingerichtet. Nach Eintragung von
Kennung und Bezeichnung werden auf dem Register Einstellungen die
Mehrwertsteuercodes eingetragen, die für die betroffenen Artikel in den
verschiedenen Geschäftsfällen (z.B. Inlands- und EU-Verkauf) zutreffen können.
Die zutreffende Artikel-Mehrwertsteuergruppe wird für jeden Artikel im Formular
für freigegebene Produkte getrennt für den Einkauf auf dem Register Einkauf und
für den Verkauf auf dem Register Verkaufen eingetragen. Vorschlagswerte für die
Artikel-Mehrwertsteuergruppe können in den Artikelgruppen (auf dem Register
Einstellungen im Artikelgruppenformular) hinterlegt werden
Für Produktkategorien kann die Festlegung von Artikel-Mehrwertsteuergruppen
einkaufsseitig in den Beschaffungskategorien (Beschaffung> Beschaffungskategorien)
und verkaufsseitig in den Verkaufskategorien (Vertrieb und Marketing>

Einstellungen> Kategorien> Verkaufskategorien) erfolgen.
9.2.6.7 Mehrwertsteuer-Buchungen
Beim Erfassen von Transaktionen wird der Mehrwertsteuercode auf Basis der
Kombination von Artikel und Debitor (oder Kreditor) vorgeschlagen. Die daraus
berechnete Steuer kann in den verschiedenen Buchungsformularen –
beispielsweise in den Verkaufsaufträgen, Einkaufsbestellungen oder Positionen in
Hauptbuchjournalen – über die Schaltfläche Mehrwertsteuer in Aktionsbereich
und/oder Funktionsleiste abgefragt werden.
Eine Änderung der Gruppen und des Mehrwertsteuercodes kann im jeweiligen
Formular vor dem Buchen vorgenommen werden. Beim Buchen einer Rechnung
wird neben der Sachkontobuchung für die Mehrwertsteuer (Konten aus der
Sachkontobuchungsgruppe, die dem Mehrwertsteuercode zugeordnet ist) auch ein
Mehrwertsteuerposten in einem eigenen Nebenbuch erzeugt.
9.2.6.8 Reverse Charge

Je nach Anforderungen muss neben der normalen Mehrwertsteuer und der
umsatzsteuerfreien innergemeinschaftlichen Lieferung auch das Reverse Charge-
Verfahren (Umkehrung der Steuerschuldnerschaft) eingerichtet werden.
Als Voraussetzung für die Nutzung von Reverse Charge-Funktionalität muss diese
in den Hauptbuchparametern aktiviert sein (Schieber Verlagerung der Steuerschuld
aktivieren auf dem Register Verlagerung der Steuerschuld). Artikel, die von Reverse
Charge betroffen sind, werden im Formular Steuer> Einstellungen> Mehrwertsteuer>
Artikelgruppen für die Verlagerung der Steuerschuld in Gruppen zusammengefasst. Im
Formular Steuer> Einstellungen> Mehrwertsteuer> Regeln für die Verlagerung der
Steuerschuld ist dann zu definieren, für welche Dokumente und Länder Reverse
Charge angewendet werden soll, und in den betroffenen Mehrwertsteuergruppen
ist das Kontrollkästchen Verlagerung der Steuerschuld entsprechend zu markieren.

Einstellungen zur Mehrwertsteuer sind im neuen Modul Steuer zusammengefasst,
das auch die Einstellungen zu den neuen Reverse Charge Funktionen enthält.
9.2.7 Einrichtung der Buchungsjournale

Neben der Basiseinrichtung des Hauptbuchs müssen vor dem Erfassen von
Hauptbuchjournalen die Journale selbst eingerichtet werden.
9.2.7.1 Journaleinrichtung
Um Buchungen thematisch zu gliedern, werden unterschiedliche
Erfassungsjournale (Journalnamen) benutzt. Alle Journale haben hierbei
unabhängig vom Journaltyp einen gemeinsamen Datenaufbau. Unterschiede
bestehen in der Anzeige der Felder und in den Zusatzfunktionen einzelner

Journale, beispielsweise zum Zahlungsvorschlag in der Kreditorenzahlung.
Die Journaleinrichtung erfolgt im Menüpunkt Hauptbuch> Erfassungseinstellungen>
Journale. Jedes Journal ist hier einem Journaltyp zugeordnet, wobei folgende
Journaltypen zentrale Bedeutung haben:
 Täglich –Allgemeine Erfassung
 Periodisch – Periodische Erfassung
 Buchung der Kreditorenrechnung – Rechnungserfassungsjournal (Kreditoren)
 Kreditorenzahlung – Zahlung an Kreditoren
 Debitorenzahlung – Zahlung an Debitoren
Abbildung 9-10: Einrichten der Journale im Hauptbuch
Je nach genutzten Funktionen sind Journale mit weiteren Journaltypen anzulegen,

beispielsweise mit dem Journaltyp „Anlagevermögen buchen“ für Buchungen im
Anlagen-Modul. Falls Rechnungsbuch und Rechnungsgenehmigungserfassung im
Einkauf verwendet werden, müssen Journale vom Journaltyp „Rechnungsbuch“
und „Genehmigung“ angelegt werden.
Über das Feld Belegnummern auf dem Register Allgemeines können den Journalen
unterschiedliche Belegnummernkreise zugeordnet werden. Vorschlagswerte für
das Gegenkonto in Buchungspositionen können in den Auswahlfeldern Kontotyp

und Gegenkonto hinterlegt werden. Von Bedeutung ist auch der Schieber Betrag
einschließlich Mehrwertsteuer, über den festgelegt wird, ob in der Erfassung
eingetragene Beträge eine allfällige Mehrwertsteuer enthalten oder ob diese
separat hinzugerechnet werden muss.
9.2.7.2 Journalgenehmigung
Wenn es erforderlich ist, dass ein erfasstes Journal erst genehmigt wird bevor es
gebucht werden kann, muss ein Genehmigungsverfahren eingerichtet werden.
Dazu können zwei Arten von Genehmigungsverfahren in der Journaleinrichtung
definiert werden:
 Journal-Genehmigungssystem – Aktivierung in Feldgruppe Genehmigung
 Genehmigungsworkflow – Aktivierung in Feldgruppe Genehmigungsworkflow
Das Journal-Genehmigungssystem kann für den jeweiligen Journalnamen aktiviert
werden, indem der Schieber Aktiv in der Feldgruppe Genehmigung der
Journaleinrichtung auf „Ja“ gesetzt wird. Im Auswahlfeld Genehmigen ist dann die
Benutzergruppe einzutragen, die die Genehmigung erteilen darf.
Soll ein Genehmigungsworkflow für einen Journalnamen aktiviert werden, muss
der Schieber Genehmigungsworkflow auf „Ja“ gesetzt und ein entsprechender
Workflow in der Journaleinrichtung gewählt und in der Workflow-Einrichtung
konfiguriert werden. Die Konfiguration von Genehmigungsworkflows für Journale
vom Journaltyp „Täglich“ erfolgt hierbei im Menüpunkt Hauptbuch>
Erfassungseinstellungen> Hauptbuchworkflows mit Bezug auf die Vorlage „Workflow
für Sachkonto-Tageserfassung“ (Typ „LedgerDailyTemplate“). Weiterführende
Hinweise zu Workflows sind in Abschnitt 10.4. enthalten.
9.2.7.3 Buchungsebene
Für die Buchungsebene auf dem Register Allgemeines der Journaleinrichtung wird
normalerweise „Aktuell“ gewählt. Falls es beispielsweise zur Abbildung lokaler
steuerlicher Vorschriften erforderlich ist, Buchungen abzugrenzen, können eigene
Journale für die Ebene „Operations“, „Steuerl. Buchung“ und die
benutzerdefinierten Ebenen angelegt werden.
Durch Auswahl der entsprechenden Buchungsebene im Abschlussbogen (beim
Jahresabschluss) oder Auswahl eines mit der gewünschten Buchungsebene
verknüpften Journalnamens beim Buchen eines Hauptbuchjournals können dann
Transaktionen gebucht werden, die in Standardberichten auf Basis der
Buchungsebene „Aktuell“ nicht enthalten sind. Um die Buchungen in zusätzlichen
Buchungsebenen auszuwerten, können Finanzberichtsversionen so eingerichtet
werden, dass sie Buchungen in den entsprechenden Ebenen berücksichtigen.
9.2.7.4 Hauptbuchparameter
Wie in allen Modulen enthalten auch im Hauptbuch die Parameter (Hauptbuch>
Sachkonto-Einstellungen> Hauptbuchparameter) zentrale Einstellungen. Hinsichtlich
der Journalerfassung sollten die Parameter beispielsweise so eingerichtet werden,
dass Duplikate bei Belegnummern nicht zugelassen werden, da diese die
Zuordnung von Belegen erschweren.

Die zusätzlichen benutzerdefinierten Buchungsebenen sind neu in Dynamics 365.

Übung 9.1 – Finanzdimensionen
In Ihrem Unternehmen werden Geschäftsbereiche für Reporting-Zwecke
eingeführt. Legen Sie die benötigte benutzerdefinierte Finanzdimension „##Areas“
(## = Ihre Benutzerkennung) mit mandantenübergreifenden Dimensionswerten
„Area ## 1“ und „Area ## 2“ an und aktivieren Sie diese.
Hinweis: Die Kennung der Finanzdimension darf keine Zahlen enthalten.
Übung 9.2 – Hauptkonten
In Ihrem Unternehmen werden folgende Hauptkonten benötigt:
 Hauptkonto 111C-##, Name „##-Bargeld“, Kontotyp „Bilanz“
 Hauptkonto 111B-##, Name „##-Bank“, Kontotyp „Bilanz“
 Hauptkonto 6060##, Name „##-Consulting“, Kontotyp „Ausgaben“
 Hauptkonto ZZ##, Name „## Test Kontostruktur“, Kontotyp „Bilanz“
Legen sie diese Konten (## = Ihre Benutzerkennung) im richtigen Kontenplan an.
Übung 9.3 – Kontostrukturen
Im Gegensatz zu den anderen Hauptkonten aus Übung 9.2 ist das Hauptkonto
ZZ## nicht in einem Nummernbereich enthalten, für den eine Kontostruktur
definiert ist. Aus diesem Grund wollen Sie eine neue Kontostruktur anlegen, die
nur für dieses Konto gilt.
Konfigurieren Sie dazu eine neue Kontostruktur ZS##, die als Segmente neben den
Hauptkonten auch die Finanzdimension „##Areas“ aus Übung 9.1 enthält (und im
Falle einer einheitenbezogenen Buchführung zusätzlich die ausgleichende
Finanzdimension). Die Kontostruktur ist nur dem Konto ZZ## zugeordnet. Sobald
Sie die Kontostruktur fertiggestellt haben, aktivieren Sie diese. Anschließend fügen
Sie die neue Kontostruktur dem Kontenplan hinzu, der für Ihr Unternehmen gilt.
Übung 9.4 – Bankkonto
Ihr Unternehmen eröffnet ein neues Bankkonto bei Ihrer Hausbank. Legen Sie
dazu ein Bankkonto B-## mit Bankleitzahl und Bankkontonummer an. Als
zugeordnetes Hauptkonto wählen Sie das Konto 111B-## aus Übung 9.2. Das
Konto wird in der Währung Ihres Unternehmens geführt.
Übung 9.5 – Journalnamen
Für die Journalbuchungen in den folgenden Übungen wollen Sie eigene Journale
verwenden. Legen Sie ein Erfassungsjournal G-## (## = Ihre Benutzerkennung)
vom Typ „Täglich“, ein Journal I-## vom Typ „Buchung der Kreditorenrechnung“
und ein Journal P-## vom Typ „Kreditorenzahlung“ an. Wählen Sie jeweils einen
passenden vorhandenen Nummernkreis.
9.3 Geschäftsprozesse im Finanzwesen

Jeder wertmäßige Geschäftsfall erzeugt eine Buchung auf Sachkonten im
Hauptbuch. Ein Großteil der Sachkontobuchungen entsteht hierbei nicht im
Finanzwesen selbst, sondern in vorgelagerten Bereichen wie Einkauf, Verkauf und
Produktion. Geschäftsfälle in diesen Bereichen werden dann aufgrund der
Sachkontenintegration auch im Hauptbuch gebucht.
Daneben gibt es aber auch Sachkontobuchungen, die direkt im Hauptbuch
anfallen. Diese Buchungen werden in Hauptbuchjournalen erfasst und gebucht.
9.3.1 Allgemeine Sachkontobuchung

Sachkontobuchungen müssen in Journalen erfasst werden, wenn sie nicht
aufgrund der Sachkontenintegration automatisch im Hintergrund gebucht werden.
Der Arbeitsbereich Allgemeine Erfassungsverarbeitung bietet dazu die Möglichkeit,
Hauptbuchjournale abzufragen, zu bearbeiten und neu anzulegen. Alternativ
können allgemeine Erfassungen über den Menüpunkt Hauptbuch> Journaleinträge>
Allgemeine Erfassungen geöffnet werden.
In allgemeinen Erfassungen können Journale (Journalnamen) vom Journaltyp
„Täglich“ ausgewählt werden. Daneben gibt es weitere Journale wie
Anlagenbuchungen im Menü Anlagen oder Zahlungserfassungen im Menü
Debitorenkonten und Kreditorenkonten, die nur den jeweils gültigen Journaltyp
zulassen und auf den jeweiligen Verwendungszweck optimiert sind. Die
entsprechenden Buchungen können aber auch – ohne Nutzung der jeweiligen
Zusatzfunktionen – in der allgemeinen Erfassung gebucht werden.
Globale allgemeine Erfassungen (Hauptbuch> Journaleinträge> Globale allgemeine
Erfassungen) unterscheiden sich in der Funktion nicht von normalen allgemeinen
Erfassungen, zeigen jedoch die allgemeinen Erfassungen in allen Unternehmen.
Beim Anlegen eines Journals in den globalen allgemeinen Erfassungen muss daher
auch immer das Unternehmen für die einzelne Buchung gewählt werden, während
sich normale allgemeine Erfassungen auf das aktuelle Unternehmen beziehen.
9.3 Geschäftsprozesse im Finanzwesen 431
9.3.1.1 Journalkopf
Journale stellen Erfassungsbelege dar und enthalten daher einen Belegkopf und
eine oder mehrere Positionen. Der Belegkopf fasst die gemeinsam zu buchenden
Positionen zusammen und enthält Vorschlagswerte für die Positionserfassung.
Belegnummer, Buchungsdatum und weitere Buchungsinformationen können
jedoch je Position unterschiedlich gewählt werden. Damit ein Journal gebucht
werden kann, muss der Saldo auf Ebene des gesamten Journals und auf Ebene der
von Belegnummern (Positionen mit gleicher Belegnummer) ausgeglichen sein.
Abbildung 9-11: Auswahl des Journalnamens beim Anlegen einer allgemeinen Erfassung
In der allgemeinen Erfassung wird über das Auswahlfeld Anzeigen bestimmt, ob

nur offene Journale gezeigt oder auch gebuchte Journale aufgelistet werden sollen.
Um ein neues Journal zu erfassen, wird ein Journalkopf über die Schaltfläche Neu
angelegt und ein Journalname ausgewählt.
Die Vorschlagswerte aus der Journaleinrichtung (z.B. Gegenkonto und Währung)
können auf dem Register Einstellungen überarbeitet werden. Falls gerade ein
anderer Benutzer ein bestehendes Journal bearbeitet, wird dies in den Spalten
Verwendet und Verwendet von gezeigt.
9.3.1.2 Journalpositionen
Die Journalpositionen werden über die Schaltfläche Positionen oder mittels Klick
auf die als Link in der Spalte Lfd. Nummer gezeigte Journalnummer geöffnet. In
den Positionen wird das Sitzungsdatum als Vorschlagswert in das
Buchungsdatum übernommen, die Belegnummer ergibt sich aus dem
Nummernkreis des gewählten Journalnamens. Abhängig vom gewählten Kontotyp
ist in der Spalte Konto ein Sachkonto, eine Debitorennummer, eine

Kreditorennummer, ein Projekt, eine Anlage oder ein Bankkonto einzutragen.
Wenn ein Sachkonto eingetragen wird, kommt im Kontofeld die segmentierte
Eingabesteuerung wie unten beschrieben zur Anwendung. In Abhängigkeit von
der Kontostruktur wird hierbei das zutreffende Hauptkonto normalerweise als
erstes Segment eingetragen. Ob und welche Finanzdimensionen als weitere
Segmente einzutragen sind, hängt von den Einstellungen zum jeweiligen
Hauptkonto ab. In Abhängigkeit vom jeweils gewählten Segment zeigt das
Suchfenster hierbei die verfügbaren Werte der zugehörigen Dimension.
Abbildung 9-12: Mehrzeilige Erfassung in den Journalpositionen
Je nach Buchung ist anschließend der Buchungsbetrag im Soll oder im Haben

einzusetzen. In einer einzeiligen Buchung werden anschließend Gegenkontenart
und Gegenkonto (inklusive allfälliger Finanzdimensionen bei segmentierter
Eingabesteuerung) in den entsprechenden Spalten eingetragen.
Die Spalten Unternehmen und Unternehmen des Gegenkontos bieten die Möglichkeit
zum Erfassen von Intercompany-Buchungen. Als Voraussetzung muss die
konzerninterne Verrechnung (Hauptbuch> Buchungseinstellungen> Verrechnung)
zwischen den betroffenen Unternehmen eingerichtet sein.
Im Falle einer mehrzeiligen Buchung wird kein Gegenkonto in der Positionszeile
eingetragen, die Eintragung erfolgt in diesem Fall über neue Positionszeilen.
Solange der Saldo einer Belegnummer nicht ausgeglichen ist, wird für eine neue
Zeile die Belegnummer unverändert übernommen. Sobald sich ein Beleg zu Null
saldiert, wird in der nächsten Zeile eine neue Belegnummer vorgeschlagen
(vorausgesetzt im betroffenen Journalnamen ist im Parameter Neuer Beleg die
Option „Im Zusammenhang mit Ausgleich“ gewählt).
Zu Kontrollzwecken wird der Saldo des gesamten Journals und des markierten
Belegs im Fußteil des Journalpositions-Formulars gezeigt.
Fall gewünscht, können die Journalpositionen (über die Schaltfläche Positionen in
Excel öffnen im Journalkopf) in Microsoft Excel angelegt und bearbeitet werden.
9.3.1.3 Segmentierte Eingabesteuerung

Die segmentierte Eingabesteuerung unterstützt das Eingeben des Sachkontos in
das Sachkontofeld in allen Bereichen von Dynamics 365. Nachdem sich das
Sachkonto aus Hauptkonto und zugehörigen Finanzdimensionen wie Kostenstelle
oder Kostenträger zusammensetzt, muss im Sachkontofeld die komplette
Kontostruktur durch schrittweise Auswahl von Sachkonto und
Finanzdimensionswerten eintragen werden.
Abbildung 9-13: Segmentierte Eingabesteuerung zu Hauptkonto und Finanzdimensionen
Die Suche im Sachkontofeld bezieht sich auf das gerade aktive Segment und zeigt
die für das betroffene Segment verfügbaren Werte. Um nach einem Segmentwert
zu suchen, kann der Suchtext – die ersten Zeichen von Kennung oder Namen – in
das entsprechende Segment des Sachkontofelds vor oder nach Öffnen des
Suchfensters über die Such-Schaltfläche oder die Tastenkombination Alt+Pfeil-
abwärts eingetragen werden.
Das Beispiel in Abbildung 9-13 zeigt die Segmentsuche nach dem Eintragen der
Zeichenfolge „sp“ in das zweite Segment des Sachkontofelds. Die Suche zeigt hier
alle BusinessUnits mit der Zeichenfolge „sp“ am Beginn von Kennung oder Name.
Die Reihenfolge und die Anzahl der Segmente hängen von der jeweils gültigen
Kontostruktur ab (siehe Abschnitt 9.2.4). Wenn in der Kontostruktur für ein
Hauptkonto keine Finanzdimensionen definiert sind oder Leerzeichen für ein
Segment zugelassen sind, muss kein entsprechender Wert eingetragen werden.
9.3.1.4 Buchen von Journalen

Sobald die Journalpositionen komplett erfasst worden sind, kann das Journal über
die Schaltfläche Buchen/Buchen bzw. Buchen im Aktionsbereich von Journalkopf
oder Positionen gebucht werden. Falls die Buchung einen Fehler enthält, wird sie
abgebrochen und eine entsprechende Fehlermeldung gezeigt.
Wird die Schaltfläche Buchen/Buchen und übertragen zum Aufruf der Buchung
gewählt, werden fehlerhafte Belege in ein neues Journal übertragen.
9.3.1.5 Nutzung des Journal-Genehmigungssystems

Falls in der Journaleinrichtung des gewählten Journalnamens ein
Genehmigungsverfahren über das Journal-Genehmigungssystem oder den
Genehmigungsworkflow aktiviert ist, kann das Journal erst nach Erhalt einer
Genehmigung gebucht werden.
Im Falle einer Genehmigung über das Journal-Genehmigungssystem wird die
Genehmigungsanforderung über die Schaltfläche Genehmigung/Als Bereit angeben
im Journalkopf abgerufen. Der für die Genehmigung Verantwortliche kann danach
die Schaltfläche Genehmigung/Genehmigen betätigen, um das Journal zur Buchung
freizugeben.
9.3.1.6 Periodische Erfassung und Belegvorlagen

Wenn eine Buchung regelmäßig zu erfassen ist, gibt es zwei Möglichkeiten zur
Vereinfachung der Erfassung:
 Periodische Erfassungen – Periodisch wiederkehrende Buchungen
 Belegvorlagen – Als Kopiervorlagen genutzt
Periodische Erfassungen dienen zur Abwicklung von regelmäßig
wiederkehrenden, gleichbleibenden Buchungen wie Mieten oder Leasingraten.
Vorlagen für periodische Erfassungen werden dazu im Menüpunkt Hauptbuch>
Journaleinträge> Periodische Erfassungen mit Kopfteil und Positionen analog zu
Journalen der allgemeinen Erfassung angelegt. Alternativ können periodische
Erfassungen auch über die Schaltfläche Periodische Erfassung/Erfassung speichern im
Positionsteil einer allgemeinen Erfassung angelegt werden.
Die Spalte Datum in den Positionen einer periodischen Erfassung bestimmt das
Startdatum der periodischen Abrufe. Durch Angabe der Einheit und Anzahl der
Einheiten (z.B. „Monate“, „1“) auf dem Register Periodisch oder in den
entsprechenden Spalten auf dem Register Überblick wird die Wiederholfrequenz
der periodischen Abrufe bestimmt.
Abbildung 9-14: Abruf einer periodischen Erfassung aus der allgemeinen Erfassung
Um Buchungen zu einer periodischen Erfassung durchzuführen, muss regelmäßig

ein Journal in einer allgemeinen Erfassung oder in der Kreditoren-
Rechnungserfassung (Kreditorenkonten> Rechnungen> Rechnungserfassung) angelegt
werden. In den Positionen des Erfassungsjournals wird dann die Schaltfläche
Periodische Erfassung/Erfassung abrufen betätigt und im Dialog die jeweilige
periodische Erfassung eingetragen. Durch den Abruf werden die Zeilen der
periodischen Erfassung in das aktuelle Journal übernommen und können hier
bearbeitet und gebucht werden.
In der Spalte Datum der Positionen der periodischen Erfassung wird anschließend
das Datum für den nächsten Abruf gezeigt – dieses ergibt sich aus der
Journalbuchung und der Wiederholfrequenz. Das Abrufdatum ist als Letztes Datum
auf dem Register Überblick (und Periodisch) zu sehen.
Im Unterschied zur periodischen Erfassung dienen Belegvorlagen als
Kopiervorlagen ohne Verwaltung von Abrufintervallen. Belegvorlagen werden im
Positionsteil der allgemeinen Erfassung oder der Kreditoren-Rechnungserfassung
über die Schaltfläche Funktionen/Belegvorlage speichern in der Funktionsleiste der
Positionen gespeichert. Wird beim Speichern der Vorlagentyp „Prozent“ gewählt,
kann beim späteren Abruf der Vorlage (über die Schaltfläche
Funktionen/Belegvorlage auswählen) im Dialog ein Betrag angegeben werden, der
prozentuell aufgeteilt wird.

Abgesehen von der browserbasierten Benutzeroberfläche mit dem Arbeitsbereich
Allgemeine Erfassungsverarbeitung sind die globalen allgemeinen Erfassungen neu.
9.3.2 Buchung von Rechnungen

Je nach dem Geschäftsfall, auf dem eine Rechnung beruht, kann sie unterschiedlich
erfasst und gebucht werden. Dazu stehen folgende Varianten zur Verfügung:
 Auftrags-Rechnung – Verkaufsrechnung zu Aufträgen (vgl. Abschnitt 4.6.1)
 Freitextrechnung –Verkaufsrechnung ohne Artikelbezug (vgl. Abschnitt 4.6.3)
 Kreditorenrechnung – Einkaufsrechnung mit Artikeln/Beschaffungskategorien
(mit oder ohne Bezug auf eine Bestellung)
 Rechnungserfassung (Rechnungsjournal) – Einkaufsrechnung ohne Bezug auf
Artikel oder Beschaffungskategorien
 Allgemeine Erfassung – Einkaufs- und Verkaufsrechnung ohne Druckfunktion
9.3.2.1 Möglichkeiten zum Erfassen von Einkaufsrechnungen

In Abhängigkeit von den jeweiligen Anforderungen gibt es in Dynamics 365
folgende Möglichkeiten zum Erfassen und Buchen von Einkaufsrechnungen:
 Bestellrechnung – Einkaufsbestellungen und Bestellrechnungen enthalten
Positionen mit Artikeln oder Beschaffungskategorien.
 Rechnungen ohne Bestellbezug – Abhängig davon, ob ein Gegenkonto
manuell gewählt werden soll, gibt es folgende Arten:
o Mit nicht-lagergeführten Artikeln oder Beschaffungskategorien – Erfassen
und Buchen analog zu einer Bestellrechnung, bloß ohne Bestellbezug.
o Mit Sachkonten – Erfassen und Buchen in einem Journal, im Normalfall in
der Kreditorenbuchhaltung (z.B. für Büromiete)
Abbildung 9-15: Optionen zum Erfassen und Buchen einer Eingangsrechnung
Wenn eine Eingangsrechnung vorliegt, die mit direktem Bezug auf ein Sachkonto
erfasst werden soll, wird diese über ein Hauptbuchjournal gebucht. Die in einem
Journal gebuchten Rechnungen sind unabhängig von Bestellungen im Einkauf. Für
die Erfassung und Genehmigung stehen hier folgende Varianten zur Verfügung:
 Rechnungserfassung (Rechnungsjournal) – Standardjournal für Rechnungen
 Rechnungsbucherfassung – Mit späterer Rechnungsgenehmigungserfassung
 Allgemeine Erfassung – Ohne die Zusatzfunktionen der Rechnungserfassung
Wenn in einem Rechnungsjournal ein Genehmigungsworkflow Anwendung

finden soll, muss ein entsprechender Kreditorenworkflow mit einer Vorlage, die
sich auf den jeweiligen Journaltyp bezieht, im Formular Kreditorenkonten>
Einstellungen> Kreditorenkontenworkflows angelegt und in der Journaleinrichtung
des betroffenen Journalnamens eingetragen werden.
Als Alternative zum Buchen über Journale kann das Kreditorenrechnungsformular
(siehe Abschnitt 3.6.1) benutzt werden. Anstelle eines Sachkontos wird im
Kreditorenrechnungsformular aber eine Beschaffungskategorie oder ein nicht
lagergeführter Artikel eingetragen. Das zutreffende Hauptkonto muss dann in den
Lager-Buchungseinstellungen für die gewählte Beschaffungskategorie oder den
gewählten Artikel hinterlegt sein.
Bei Bestellrechnungen (Kreditorenrechnungen mit Bezug auf eine Bestellung) wird
abhängig davon, ob ein Genehmigungsjournal benutzt wird, eine der folgenden
Vorgangsweisen gewählt:
 Ausstehende Kreditorenrechnung – Erfassen und Buchen der Rechnung im
Kreditorenrechnungsformular, mit oder ohne Genehmigungsworkflow.
 Rechnungsbucherfassung – Erfassen und Buchen der Rechnung mit Bezug auf
die Bestellung auf Zwischenkonten in der Rechnungsbucherfassung, späteres
Genehmigen und Buchen in der Rechnungsgenehmigungserfassung.
Als Alternative zu Rechnungsbuch und Rechnungsgenehmigungserfassung kann
über Genehmigungsworkflows auch in den ausstehenden Kreditorenrechnungen
ein Genehmigungsverfahren für das Buchen von Bestellrechnungen realisiert
werden. Aus finanztechnischer Sicht unterscheiden sich die beiden Verfahren zur
Genehmigung dadurch, dass beim Kreditorenrechnungs-Genehmigungsworkflow
erst nach der Genehmigung eine Rechnung gebucht wird, während im anderen
Fall bereits mit dem Buchen der Rechnungsbucherfassung vor der Genehmigung
eine Rechnung – auf Zwischenkonten, ohne Zahlungsfreigabe – gebucht wird und
beispielsweise für den Vorsteuerabzug berücksichtigt werden kann.
Die Listenseite Kreditorenkonten> Rechnungen> Offene Kreditorenrechnungen zeigt
unabhängig von der gewählten Buchungsvariante alle bereits gebuchten
Eingangsrechnungen, die noch nicht bezahlt worden sind. Die Schaltfläche Neu im
Aktionsbereich dieses Formulars bietet einen alternativen Zugriff zum Erfassen
einer Rechnung in den verschiedenen Journaltypen. Analoge Optionen sind auf
dem Register Rechnung im Aktionsbereich des Kreditorenformulars verfügbar.
9.3.2.2 Rechnungen in der allgemeinen Erfassung

Wenn eine Rechnung im Einkauf mit direktem Bezug auf ein Sachkonto
(Aufwandskonto) gebucht werden soll, wird diese im Normalfall in einer
Rechnungserfassung (Rechnungsjournal) erfasst. Für Verkaufsrechnungen wird in
diesem Fall meist eine Freitextrechnung benutzt.
Eine Rechnung kann aber in beiden Fällen auch in der allgemeinen Erfassung
(Hauptbuch> Journaleinträge> Allgemeine Erfassung) gebucht werden. Dies kann
beispielsweise für Verkaufsrechnungen sinnvoll sein, die nicht ausgedruckt
werden sollen (z.B. für handgeschriebene Rechnungsbelege des Außendiensts).
Beim Erfassen einer Verkaufsrechnung in der allgemeinen Erfassung wird in den
Positionen der Kontotyp „Debitor“ gewählt und die Debitorennummer in der
Spalte Konto eingetragen. Im Gegenkonto kann das entsprechende Erlöskonto
gewählt werden. Auf dem Register Rechnung der Journalpositionen werden
Rechnungsnummer (im Feld Rechnung), Zahlungsbedingungen und eine allfällige
Skontobedingung eingetragen. Vor dem Buchen ist auf eine korrekte Eintragung
der Mehrwertsteuergruppen auf dem Register Allgemeines (oder auf dem Register
Überblick im Fußteil) zu achten, wobei die Mehrwertsteuerberechnung über die
Schaltfläche Mehrwertsteuer in der Funktionsleiste der Positionen geprüft werden
kann. Zum Abschluss wird das Journal über die Schaltfläche Buchen/Buchen bzw.
Buchen im Aktionsbereich von Journalkopf oder Positionen gebucht.
Eingangsrechnungen können in der allgemeinen Erfassung analog zu
Verkaufsrechnungen bearbeitet werden, wobei in diesem Fall die Kontenart
„Kreditor“ zu wählen ist.
9.3.2.3 Rechnungen in der Rechnungserfassung

Die Rechnungserfassung, die über den Arbeitsbereich Kreditorenrechnungseingabe
oder den Menüpunkt Kreditorenkonten> Rechnungen> Rechnungserfassung
aufgerufen werden kann, ist das Standardjournal zum Buchen von
Eingangsrechnungen, die sich nicht auf eine Bestellung beziehen.
Abbildung 9-16: Eintragen einer Rechnung in den Positionen der Rechnungserfassung

Wie in jedem Beleg wird in der Rechnungserfassung zunächst ein Belegkopf

angelegt, bevor die Positionen bearbeitet werden. Sobald die Rechnung mit den
benötigten Daten wie Kreditorennummer (im Feld Konto), Rechnungsnummer
(Rechnung), Buchungstext, Betrag, Gegenkonto, Zahlungsbedingungen,
genehmigenden Mitarbeiter (Genehmigt von auf dem Register Rechnung) und
allfällige weitere Daten wie Mehrwertsteuer oder Skonto in der Journalposition
komplett erfasst ist, kann sie über die Schaltfläche Buchen/Buchen bzw. Buchen im
Aktionsbereich von Journalkopf oder Positionen gebucht werden.
9.3.2.4 Rechnungsbuch
Die Rechnungsbucherfassung, die über den Menüpunkt Kreditorenkonten>
Rechnungen> Rechnungsbuch oder den Arbeitsbereich Kreditorenrechnungseingabe
aufgerufen wird, dient zum Vorerfassen von Eingangsrechnungen mit oder ohne
Bezug zu einer Bestellung. Mit dem Buchen der Rechnungsbucherfassung werden
Kreditorenposten und Sachkontobuchungen (auf Zwischenkonten) erstellt.
Der Aufbau von Belegkopf und Positionen in der Rechnungsbucherfassung
entsprechen der allgemeinen Erfassung, wobei für den Kontotyp fix „Kreditor“
vorgegeben ist. Wenn die erfasste Rechnung eine Bestellung betrifft, sollte die
Bestellnummer in der Spalte Bestellung der Journalpositionen eingetragen werden,
damit bei der Genehmigung der Bezug zu einer Lieferung leicht hergestellt werden
kann. Bevor die Rechnungsbucherfassung gebucht wird, ist im Auswahlfeld
Genehmigt von im unteren Bereich der Journalpositionen der für die Genehmigung
verantwortliche Mitarbeiter einzutragen. Nach Erfassen und Prüfen weiterer
Rechnungsdaten wie Zahlungsbedingungen, Skonto und Mehrwertsteuergruppen
kann die Rechnungsbucherfassung gebucht werden.
Mit dem Buchen der Rechnungsbucherfassung wird ein offener Posten erzeugt,
der beispielsweise nach Auswahl des Kreditors im Kreditorenformular
(Kreditorenkonten> Kreditoren> Alle Kreditoren) über die Schaltfläche KREDITOR/
Buchungen/Buchungen abgefragt werden kann. Der Schieber Genehmigt auf dem
Register Allgemeines des Kreditorenpostens ist jedoch auf „Nein“ gesetzt, weshalb
dieser im Zahlungsvorschlag nicht berücksichtigt wird.
Für die Sachkontobuchung zum Rechnungsbuch werden die Zwischenkonten
herangezogen, die im Buchungsprofil (Kreditorenkonten> Einstellungen> Kreditoren-
Buchungsprofile, Felder Wareneingang und Gegenkonto auf dem Register
Einstellungen) hinterlegt sind.
Für die Buchung der Mehrwertsteuer wird in den Kreditorenkontenparametern im
Auswahlfeld Zeitpunkt der Mehrwertsteuerbuchung auf dem Register Sachkonto und
Mehrwertsteuer eingestellt, ob die Mehrwertsteuer mit Buchen des Rechnungsbuchs
oder erst mit der Rechnungsgenehmigungserfassung gebucht wird.
9.3.2.5 Rechnungsgenehmigungserfassung
Nach dem Buchen einer Rechnungsbucherfassung kann der zuständige Mitarbeiter
die Rechnung in der Rechnungsgenehmigungserfassung genehmigen.
Abbildung 9-17: Positionen der Rechnungsgenehmigungserfassung nach Beleg-Abruf
Die Rechnungsgenehmigungserfassung (Kreditorenkonten> Rechnungen>

Rechnungsgenehmigungserfassung) dient zur Freigabe der Rechnungen aus dem
Rechnungsbuch. Nach Anlegen eines Journalkopfs in der Genehmigungserfassung
wird dazu in die Positionen gewechselt, wo die im Rechnungsbuch gebuchten
Rechnungen über die Schaltfläche Belege suchen ausgewählt werden können. Im
Dialog zur Belegauswahl werden die verfügbaren Rechnungen im oberen Bereich
gezeigt und können über die Schaltfläche Auswählen in den unteren Bereich
übernommen werden. Nach Betätigen der Schaltfläche OK im Dialog werden die
gewählten Rechnungen in die Rechnungsgenehmigungserfassung übernommen.
Die folgenden Schritte hängen davon ab, ob sich die Rechnung auf eine
Einkaufsbestellung bezieht:
 Ohne Bezug auf eine Bestellung – In diesem Fall muss im unteren Bereich der
Rechnungsgenehmigungserfassung ein Sachkonto, z.B. Auswandskonto,
gewählt werden (in Abbildung 9-17 erste Zeile im unteren Bereich). Der Betrag
zur Buchung auf dieses Konto, der auf mehrere Zeilen verteilt werden kann,
wenn mehrere Sachkonten betroffen sind, enthält keine Mehrwertsteuer. Die
Buchung wird anschließend über die Schaltfläche Buchen durchgeführt.
 Mit Bezug auf eine Bestellung – In diesem Fall wird kein Sachkonto
eingetragen, sondern die Schaltfläche Funktionen/Bestellung im Aktionsbereich
betätigt um das Kreditorenrechnungsformular zu öffnen. In diesem Formular

kann dann die Rechnung endgültig gebucht werden (siehe Abschnitt 3.6.1).
9.3.2.6 Ablehnen einer Rechnungsgenehmigung

Wenn eine Rechnung, die im Rechnungsbuch gebucht worden ist, nicht genehmigt
werden soll, muss ein Storno gebucht werden.
Zu diesem Zweck kann in der Rechnungsgenehmigungserfassung nach Abruf der
betroffenen Rechnung aus dem Rechnungsbuch in den Positionen die Schaltfläche
Funktionen/Abbrechen betätigt werden. Anschließend wird der Storno über die
Schaltfläche Buchen/Buchen bzw. Buchen im Aktionsbereich von Journalkopf oder
Positionen der Rechnungsgenehmigungserfassung gebucht.
9.3.2.7 Rechnungspool
Das Rechnungspool das über den Arbeitsbereich Kreditorenrechnungseingabe oder
den Menüpunkt Kreditorenkonten> Rechnungen> Rechnungspool aufgerufen werden
kann, zeigt alle offenen Rechnungsgenehmigungen.
Rechnungsbuch-Buchungen, die sich auf eine Bestellung beziehen, können im
Rechnungspool über die Schaltfläche Bestellung gebucht werden (anstatt über die
Rechnungsgenehmigungserfassung).

Das Kreditorenrechnungspool ohne Buchungsdetails ist nicht mehr vorhanden.
9.3.3 Zahlung
Durch das Buchen von Rechnungen entstehen offene Forderungen und
Verbindlichkeiten, die über Zahlungen ausgeglichen werden können.
9.3.3.1 Offene Posten

Offene Posten können im Debitorenformular über die Schaltfläche MAHNEN/
Ausgleichen/Buchungen ausgleichen und im Kreditorenformular über die Schaltfläche
RECHNUNG/Ausgleichen/ Buchungen ausgleichen geöffnet und bearbeitet werden.
Über die Schaltfläche DEBITOR/Buchungen/Buchungen im Debitorenformular und
KREDITOR/Buchungen/Buchungen im Kreditorenformular kann die Abfrage aller
Posten des gewählten Debitors oder Kreditors geöffnet werden. Das
Kontrollkästchen Nur offene zeigen in der Buchungsabfrage ermöglicht ein Filtern
auf offene Posten.
Ein Druck der offenen Posten ist über den Menüpunkt Debitorenkonten> Abfragen
und Berichte> Bericht 'Offene Posten' und Kreditorenkonten> Abfragen und Berichte>
Rechnung> Bericht 'Kreditorenrechnungsbuchungen' möglich.
9.3.3.2 Debitorenzahlung
Zahlungen von Kunden können in der Debitorenzahlungserfassung
(Debitorenkonten> Zahlungen> Zahlungserfassung) oder in der allgemeinen Erfassung
gebucht werden.
Nach Öffnen des Journals zur Zahlungserfassung kann ein Journalkopf angelegt
und in die Positionen gewechselt werden. In den Positionen werden Zahlungen
mit Debitorennummer, Buchungstext, Zahlbetrag und Gegenkonto eingetragen.
Wenn die Zahlung des Debitors auf ein Bankkonto erfolgt ist, wird für die
Gegenkontenart „Bankkonto“ gewählt.
Um die jeweilige Zahlung einer Rechnung zuzuordnen, kann die betroffene
Rechnung in der Spalte Rechnung der Zahlungsjournalpositionen eingetragen
werden. Nach Auswahl einer Rechnung wird der Rechnungsbetrag als
Vorschlagswert in die Zahlung übernommen.
Die Zuordnung einer oder mehrerer Rechnungen zu einer Zahlung kann auch über
die Schaltfläche Buchungen ausgleichen in der Funktionsleiste der Positionen
erfolgen. Im Ausgleichsdialog sind die mit der aktuellen Zahlung bezahlten
Rechnungen in der Spalte Markieren zu markieren. Nach Betätigen der Schaltfläche
OK im Dialog wird die Markierung auf die Journalposition angewendet.
Anstatt Zahlungspositionen manuell einzeln einzugeben, können diese nach
Betätigen der Schaltfläche Debitorenzahlungen eingeben im Journalkopf der
Debitoren-Zahlungserfassung durch Auswahl offener Rechnungen erzeugt und
zum Ausgleich markiert werden. Zusätzlich steht in den Zahlungspositionen eine
Schaltfläche zum Erzeugen eines Zahlungsvorschlags (analog zum unten
beschriebenen Zahlungsvorschlag für Kreditoren-Zahlungen) zur Verfügung, der
beispielsweise für Bankeinzug verwendet werden kann.
Die Buchung der Zahlung erfolgt anschließend über die Schaltfläche Buchen/Buchen
bzw. Buchen im Aktionsbereich von Journalkopf oder Positionen.
9.3.3.3 Kreditorenzahlung
Zahlungen an Lieferanten können – ebenso wie schon Zahlungen von Kunden –
über eine Zahlungserfassung oder über die allgemeine Erfassung gebucht werden.
Kreditorenzahlungen und Rechnungsausgleich werden dazu im Menüpunkt
Kreditorenkonten> Zahlungen> Zahlungserfassung in derselben Weise erfasst wie die
zuvor beschriebenen Debitorenzahlungen.
Meist wird für den Zahlungsausgang eine bessere Unterstützung und Kontrolle
gefordert, wofür Zahlungsvorschlag und Zahlungsstatus genutzt werden.
Wenn Rechnungen von der Zahlung ausgeschlossen werden sollen, kann in den
Kreditorenposten auf dem Register Allgemeines im Bearbeitungsmodus der
Schieber Genehmigt auf „Nein“ gesetzt oder ein Freigabedatum der Rechnungszahlung
eingetragen werden. Die betroffenen Rechnungen werden solange nicht zur
Zahlung vorgeschlagen, bis das Genehmigungskennzeichen wieder gesetzt wird

oder das Freigabedatum erreicht ist.
9.3.3.4 Zahlungsmethode
Für die Verarbeitung der Ausgangszahlungen wesentliche Einstellungen werden
in den Zahlungsmethoden (Kreditorenkonten> Einstellungen> Zahlungseinstellungen>
Zahlungsmethoden) festgelegt. Normalerweise werden mindestens zwei Methoden
angelegt, eine für manuelle Überweisungen und eine für elektronischen
Zahlungsverkehr.
Bei der Einrichtung von Zahlungsmethoden für elektronischen Zahlungsverkehr
sollte im Auswahlfeld Zahlungsstatus der Wert „Versendet“ oder „Genehmigt“
eingetragen werden, um eine Buchung der Zahlung vor dem Generieren der
Exportdatei zu verhindern. Die Einrichtung für elektronischen Zahlungsverkehr
erfolgt auf den weiteren Registern der jeweiligen Zahlungsmethode.
Die Auswahl im Feld Periode steuert, ob mehrere Rechnungen gemeinsam gezahlt
werden können oder ob eine getrennte Zahlung pro Rechnung gewünscht ist.
In der Feldgruppe Buchung auf dem Register Allgemeines der Zahlungsmethode
kann ein Bankkonto (oder Hauptkonto) als Vorschlagswert für das Konto
festgelegt werden, von dem aus die Zahlung erfolgt. Um die Bankabstimmung zu
erleichtern kann der Schieber Unterwegs befindliche Zahlung auf „Ja“ gesetzt und ein
Transferkonto eingetragen werden.
Im Kreditorenformular kann den einzelnen Lieferanten auf dem Register Zahlung
ein Vorschlagswert für die Zahlungsmethode zugeordnet werden. Dieser Vorschlag
wird in Bestellungen, Kreditorenposten und Zahlungsjournal übernommen, kann
aber im konkreten Einzelfall abgeändert werden.
9.3.3.5 Zahlungsvorschlag
Der Zahlungsvorschlag dient dazu, den Benutzer bei der Erfassung zur Zahlung
anstehender Rechnungen zu unterstützen. Dazu kann im Zahlungsjournal nach
Anlegen eines Journalkopfs und Wechsel in die Positionen die Schaltfläche
Zahlungsvorschlag/Zahlungsvorschlag erstellen betätigt werden.
Im Dialog zum Zahlungsvorschlag können Parameter wie Vorschlagstyp
(Rechnungen auswählen nach Fälligkeit oder Skontofrist), Betragsgrenze (zur
Verfügung stehender Zahlbetrag) sowie Von Datum und Bis Datum (Datumsbereich
für Fälligkeit/Skontofrist auszuwählender Rechnungen) eingetragen werden. Um
den Zahlungsvorschlag auf Lieferanten oder Rechnungen zu begrenzen, kann auf
dem Register Einzuschließende Datensätze ein Filter gewählt werden.
In Abhängigkeit vom Vorschlagstyp wird das Fälligkeitsdatum oder das Ende der
Skontofrist in das Zahlungsdatum der Journalpositionen übernommen, wobei im
Falle eines Datums in der Vergangenheit der heutige Tag eingesetzt wird. Falls im
Dialog in das Feld Mindestdatum ein zukünftiges Datum eingetragen wird, wird
dieses anstelle des heutigen Tages verwendet. Das Zahlungsdatum im Dialog wird
eingesetzt, wenn in der jeweiligen Zahlungsmethode die Periode „Summe“
eingetragen ist.
Abbildung 9-18: Bearbeiten von Positionen in der Kreditorenzahlungserfassung
Nach Betätigen der Schaltfläche OK im Dialog wird ein weiterer Dialog geöffnet,
der zur Kontrolle und Bearbeitung des Zahlungsvorschlags dient. Dazu können
Rechnungen im Dialog entfernt oder – über ein Fälligkeitsdatum oder Skontodatum
(bei einem Vorschlagstyp nach Skontodatum) in der Zukunft – das Zahlungsdatum
in den Zeilen geändert werden. Um den Vorschlag in die Zahlung zu übernehmen,
kann die Schaltfläche Zahlungen erstellen im Dialog betätigt werden.
Durch den Zahlungsvorschlag wird ein Ausgleich der betroffenen Rechnungen
markiert. In Abhängigkeit von der Zahlungsmethode wird hierbei in den
Positionen des Zahlungsjournals eine Zahlung für mehrere Rechnungen oder eine
Zahlung pro Rechnung erzeugt.
Fall gewünscht, können die aus dem Zahlungsvorschlag übernommenen
Positionen über die Schaltfläche Zahlungsvorschlag/Zahlungsvorschlag bearbeiten vor
dem Buchen der Zahlung nochmals überarbeitet werden.
9.3.3.6 Exportieren und Buchen der Zahlung

Vor dem Generieren der Exportdatei und dem Buchen der Zahlung kann das
erfasste Journal zu Kontrollzwecken über die Schaltfläche Drucken/Journal in
Journalkopf oder Positionen gedruckt werden.
Wenn eine Exportdatei für den elektronischen Zahlungsverkehr erzeugt werden
soll, kann in den Zahlungsjournalpositionen die Schaltfläche Zahlungen generieren
betätigt werden. Hierbei ist zu beachten, dass das Generieren einer Exportdatei vor
dem Buchen der Zahlung erfolgen muss. Mit dem Generieren der Zahlung wird
der Zahlungsstatus im Journal auf „Versendet“ gesetzt. Falls benötigt, kann der
Zahlungsstatus aber auch über die Schaltfläche Zahlungsstatus in der
Funktionsleiste der Positionen oder in der entsprechenden Spalte der Positionen

manuell geändert werden.
Zum Abschluss des Zahlungsvorgangs wird die Zahlung über die Schaltfläche
Buchen gegen das betroffene Bank- oder Sachkonto gebucht.
9.3.3.7 Unterwegs befindliche Zahlungen

Unterwegs befindliche Zahlungen werden genutzt, wenn der gezahlte Betrag für
die Zeit zwischen dem Buchen der Zahlung und der Bestätigung auf dem
Kontoauszug der Bank auf separaten Konten geführt werden soll.
Dazu wird die Zahlung beim Buchen der Zahlungserfassung nicht direkt auf das
Bankkonto, sondern auf ein Transferkonto gebucht. Gesteuert wird dies dadurch,
dass in der Zahlungsmethode der Schieber Unterwegs befindliche Zahlung auf „Ja“
gesetzt und das Transferkonto eingetragen sein.
Sobald die Zahlung auf dem Kontoauszug der Bank ausgewiesen wird, ist der
entsprechende Betrag vom Transferkonto auf das Bankkonto umzubuchen. Zu
diesem Zweck kann im Positionsteil einer allgemeinen Erfassung (Hauptbuch>
Journaleinträge> Allgemeine Erfassung) die Schaltfläche Funktionen/Unterwegs
befindliche Buchungen auswählen betätigt und die betroffene Transferbuchung
ausgewählt und gebucht werden.
9.3.3.8 Zentrale Zahlungen

Die zentrale Zahlungsfunktionalität dient zur Unterstützung von
Konzernstrukturen, die Zahlungen über eine zentrale Holding abwickeln. Als
Voraussetzung muss die Intercompany-Verrechnung (Hauptbuch>
Buchungseinstellungen> Verrechnung) für die betroffenen Unternehmen eingerichtet
werden. Zusätzlich werden entsprechende Berechtigungen benötigt, wobei für die
ein eigener Organisationshierarchiezweck „Zentralisierte Zahlungen“ zur
Verfügung steht.
Für zentrale Zahlungen kann in der Spalte Unternehmen in Zahlungserfassung und
Zahlungsvorschlag, in die der aktuelle Mandant als Vorschlagswert übernommen
wird, ein anderes Unternehmen gewählt werden. Damit werden Rechnungen
anderer Unternehmen beim Buchen einer Zahlung zum Ausgleich gewählt.
9.3.4 Storno und Rückbuchung

Storno und Rückbuchung sind zwei unterschiedliche Möglichkeiten, eine Buchung
aufzuheben. Ein Storno wird hierbei als Korrekturbuchung manuell erfasst, eine
Rückbuchung zum Umkehren von Abgrenzungsbuchungen automatisch erzeugt.
9.3.4.1 Storno von Buchungen

Die Stornofunktionalität ermöglicht eine einfache Korrektur fehlerhafter Belege im
Finanzwesen. Sie steht für Sachkonto-, Kreditoren- und Debitorenbuchungen (auch
Freitextrechnungen) zur Verfügung, nicht aber für Transaktionen im Lager, aus
Einkaufsbestellungen oder Verkaufsaufträgen. Diese müssen im jeweiligen Modul

selbst storniert werden, beispielsweise über Verkaufs-Rücklieferungen.
Abbildung 9-19: Storno einer Sachkontobuchung
Um ein Storno im Finanzwesen durchzuführen, wird zunächst die

Buchungsabfrage geöffnet. Für Kreditoren- und Debitorenposten erfolgt dies über
die Schaltfläche KREDITOR/Buchungen/Buchungen im Kreditorenformular und
DEBITOR/Buchungen/Buchungen im Debitorenformular. Für Sachkontobuchungen
kann die Buchungsabfrage in der Zwischenbilanz (Hauptbuch> Abfragen und
Berichte> Zwischenbilanz) über die Schaltfläche Alle Transaktionen nach Berechnen
der Salden und Auswahl eines Kontos geöffnet werden.
Nach Auswahl der unrichtigen Buchung erfolgt der Storno über die Schaltfläche
Buchung stornieren in der Buchungsabfrage. In einem anschließenden Dialog kann
dann das Buchungsdatum für die Stornobuchung angegeben werden. Wenn ein
bereits ausgeglichener Kreditoren- oder Debitorenposten– beispielsweise eine
bezahlte Rechnung – storniert werden soll, muss der Ausgleich storniert werden
(siehe Abschnitt 9.2.5) bevor die Stornofunktion zur Buchung zur Verfügung steht.
Der Storno wird als eigene Transaktion gebucht und kann selbst wieder
aufgehoben (storniert) werden.
9.3.4.2 Rückbuchung
Im Unterschied zum Storno, der zur späteren Korrektur einer fehlerhaften
Buchung dient, wird die Rückbuchung für das geplante Umkehren korrekter
Abgrenzungs- und Rückstellungsbuchungen in einer Folgeperiode verwendet.
Um eine Rückbuchung durchzuführen, wird rechts in den Positionen einer
allgemeinen Erfassung (Hauptbuch> Journaleinträge> Allgemeine Erfassung) das
Kontrollkästchen in der Spalte Rückbuchung markiert und das Rückbuchungsdatum
eingetragen. Im Journalkopf stehen entsprechende Spalten zum Erfassen eines
Vorschlagswerts für die Positionen zur Verfügung.
Beim Buchen des Journals wird dann automatisch eine zweite Buchungszeile mit
der entsprechenden Umkehrbuchung erstellt und gebucht.

Übung 9.6 – Segmentierte Eingabesteuerung in allgemeinen Erfassungen
Sie wollen 50 Dollar vom Hauptkonto ZZ## in „Area ## 1“ auf das Kassakonto
111C-## umbuchen (Konten aus Übung 9.2). Erfassen Sie die Buchung in einer
allgemeinen Erfassung mit dem Journalnamen G-## (aus Übung 9.5).
Welche Segmente werden für das Hauptkonto ZZ## gezeigt, wie kann die
Segmentstruktur angezeigt werden? Zum Auswählen des Hauptkontos und der
Finanzdimension benutzen Sie das entsprechende Suchfenster. Dann buchen Sie
die Erfassung und fragen Kontosalden und Transaktionen auf beiden Konten ab.
Übung 9.7 – Allgemeine Erfassung
Sie heben 100 Dollar von dem in Übung 9.4 angelegten Bankkonto für Ihre
Handkassa 111C-## (aus Übung 9.2) ab. Erfassen Sie diese Buchung in einer
Journalposition einer neuen allgemeinen Erfassung mit Ihrem Journal G-##.
Prüfen Sie Kontosalden und Transaktionen auf dem Bankkonto und dem
Kassakonto 111C-## vor dem Buchen. Anschließend buchen Sie die Erfassung und
fragen nach der Buchung Kontosalden und Transaktionen wieder ab.
Übung 9.8 – Eingangsrechnung
Sie erhalten die Rechnung „VI908“ über 100 Dollar von Ihrem Lieferanten aus
Übung 3.2. Diese Rechnung betrifft einen Sachaufwand, für den Sie das Sachkonto
6060## in Übung 9.2 angelegt haben.
Öffnen Sie die Rechnungserfassung und tragen Sie die Rechnung in Ihrem Journal
I-## (aus Übung 9.5) ein. Für Fälligkeit (Zahlungsbedingung) und
Skontobedingung wählen Sie die in Übung 3.1 von Ihnen angelegten Bedingungen.
Buchen Sie die Rechnung, wobei Sie den Kreditorensaldo und den Saldo auf dem
Sachkonto vor und nach der Buchung prüfen.
Übung 9.9 – Kreditorenzahlung
Sie wollen die in Übung 9.8 gebuchte Rechnung „VI908“ bezahlen. Öffnen Sie die
Kreditorenzahlungserfassung und tragen Sie die entsprechende Zahlung in Ihrem
Journal P-## ein, wobei Sie den Skonto nutzen. Sie zahlen vom Bankkonto B-## aus
Übung 9.4.
Buchen Sie die Zahlung, wobei Sie Kreditorensaldo und Saldo des Bankkontos vor
und nach der Buchung prüfen. Fragen Sie nach der Buchung zudem
Sachkontobuchungen und Buchungsgrundlage ab.
Übung 9.10 – Storno einer Buchung
Sie erhalten eine weitere Rechnung, die Rechnung „VI910“ über 30 Dollar, von
dem Lieferanten aus Übung 3.2. Diese erfassen und buchen Sie wie in Übung 9.8.
Es stellt sich nachträglich heraus, dass die Rechnung nicht richtig ist. Stornieren Sie
daher die gerade gebuchte Rechnung „VI910“, wobei Sie Salden und Buchungen
vor und nach dem Storno prüfen.
9.4 Sachkontenintegration
Der Vorteil einer integrierten Unternehmenslösung wie Dynamics 365 liegt darin,
dass Geschäftsvorgänge, die in einem Bereich erfasst werden, parallel dazu auch
allen anderen Unternehmensbereichen zur Verfügung stehen. So stehen etwa
durch die Buchung einer Ausgangsrechnung nicht nur die im Verkauf benötigten
Dokumente zur Verfügung, die Buchung erzeugt auch folgende Transaktionen:
 Lagerbuchungen – Reduktion des Lagerwerts im Lager
 Sachkontobuchungen – Umsatz, Materialverbrauch und Kundenforderungen
 Debitorenposten – Offene Rechnung in der Debitorenbuchhaltung
 Mehrwertsteuerposten – Soweit zutreffend
Je nach Anwendungsfall kann zusätzlich beispielsweise eine Buchung zu
Provision, zu Rabatt, oder auch zu einer Barzahlung automatisch erfolgen.
9.4.1 Grundlagen der Sachkontenintegration

Die Sachkontenintegration – die Integration des Hauptbuchs im Finanzwesen mit
den übrigen Unternehmensbereichen – stellt das Kernelement eines integrierten
ERP-Systems dar. In Dynamics 365 werden dazu finanzwirksame Buchungen aus
allen Bereichen automatisch im Hauptbuch gebucht.
9.4.1.1 Grundeinstellungen für die Sachkontenintegration

Über eine Reihe von Einstellungen kann in diesem Zusammenhang gesteuert
werden, wie und auf welche Sachkonten die Buchung von Geschäftsvorgängen
erfolgen soll. Für die in diesem Buch behandelten Bereiche Beschaffung, Vertrieb,
Lagerwesen und Produktion sind folgende Einstellungen relevant:
 Sammelkonten für Lieferantenverbindlichkeiten und Kundenforderungen –
In den Kreditoren- und Debitoren-Buchungsprofilen
 Hauptkonten für Lagerbuchungen – In den Lager-Buchungseinstellungen
 Hauptkonten für Produktionsbuchungen – In Ressourceneinstellungen,
Kostenkategorien und Produktionsbuchungsprofilen
Zusätzlich sind für die Sachkontenintegration bestimmter Buchungen weitere
Einstellungen relevant – beispielsweise zu Mehrwertsteuer, Skonto und sonstigen
Zuschlägen.
9.4.1.2 Sachkontenintegration zu Kreditoren und Debitoren

Die Zuordnung von Kreditoren zu Sammelkonten (Abstimmkonten) im
Hauptbuch erfolgt über Buchungsprofile und bestimmt das Zusammenspiel von
Kreditorenbuchhaltung und Hauptbuchhaltung. Die entsprechenden
9.4 Sachkontenintegration 449
Einstellungen werden in Abschnitt 3.2.3 beschrieben, auf Debitorenseite werden

die entsprechenden Einstellungen analog vorgenommen.
9.4.1.3 Erfassungen in untergeordnetem Sachkonto

Erfassungen in untergeordneten Sachkonten bieten die Möglichkeit, die Buchung
im Nebenbuch – beispielsweise in den Kreditorenposten – von der Buchung im
Hauptbuch zu entkoppeln. Buchungen im untergeordneten Sachkonto können
hierbei entweder synchron oder als Stapelübertragung asynchron im Hauptbuch
gebucht werden, wobei die asynchrone Übertragung sowohl detaillierte als auch
zusammengefasste Buchungen ermöglicht.
Die Erfassung im untergeordneten Sachkonto ist nicht für alle, sondern nur für
bestimmte Dokumente verfügbar. Zu diesen Dokumenten gehören:
 Freitextrechnungen – Siehe Abschnitt 4.6.3
 Produktzugänge – Zugang zu Einkaufsbestellungen, siehe Abschnitt 3.5.4
 Kreditorenrechnung – Rechnung im Einkauf, siehe Abschnitt 3.6.1
In den Hauptbuchparametern kann auf dem Register Stapelübertragungsregeln pro
Dokumenttyp in der Spalte Übertragungsmodus die entsprechende Option für die
Übertragung ins Hauptbuch gewählt werden:
 Synchr. – Buchung im Hauptbuch parallel zur Buchung im Nebenbuch
 Asynchron – Buchung im Hauptbuch bei Verfügbarkeit von Server-Kapazität
 Geplante Stapelverarbeitung – Buchung in einem eigenen Batch-Prozess (evtl.
in der Nacht), womit Transaktionen vor dem Transfer ins Hauptbuch geprüft
werden können
Für Dokumente, für die eine geplante Stapelverarbeitung gewählt wird, können
die gebuchten Erfassungen im untergeordneten Sachkonto vor der Übertragung
ins Hauptbuch über das Formular Hauptbuch> Periodische Aufgaben> Noch nicht
übertragene Einträge in der Erfassung in untergeordnetem Sachkonto abgefragt werden.
Der Transfer in das Hauptbuch kann in dieser Abfrage über die Schaltfläche Jetzt
übertragen oder In einem Stapel übertragen gebucht werden.
Die Schaltfläche Erfassung in untergeordnetem Sachkonto in der Abfrage noch nicht
übertragener Erfassungen und in dafür vorgesehenen Dokumenten (beispielsweise
Freitextrechnungen) ermöglichen einen Zugriff auf den gesamten Buchungssatz
inklusive aller betroffenen Finanzdimensionen.
9.4.2 Sachkontenintegration zum Lagerwesen

Beim Buchen von Lagertransaktionen in das Hauptbuch werden in Dynamics 365
zwei Ebenen unterschieden (vgl. Abschnitt 7.1.1):
 Physische Buchung – Produktzugang und Lieferschein
 Wertmäßige Buchung – Rechnung
Für die physische und die wertmäßige Buchung werden oft unterschiedliche
Hauptkonten eingesetzt.
9.4.2.1 Physische Buchung

Physische Buchungen (Produktzugänge und Lieferscheine) können optional in das
Hauptbuch gebucht werden. Ob diese Buchung in das Hauptbuch erfolgt, hängt
von folgenden Einstellungen ab:
 Lagersteuerungsgruppe – Kontrollkästchen Physischen Bestand buchen
 Kreditorenkontenparameter – Schieber Produktzugang auf Sachkonto buchen auf
dem Register Allgemeines
 Debitorenkontenparameter – Schieber Lieferschein auf Sachkonto buchen auf dem
Register Aktualisierungen
In der Produktion werden Kommissionierliste und Fertigmeldung als physische
Buchungen erstellt. Anstelle von Kreditoren-/Debitorenkontenparametern wird die
Sachkontenintegration der physischen Buchung hier in den
Produktionssteuerungsparametern gesteuert.
Für Artikel mit Standardpreisverfahren werden physische Buchungen unabhängig
von den Parametereinstellungen immer im Hauptbuch gebucht.
9.4.2.2 Wertmäßige Buchung

Ob wertmäßige Buchungen (Rechnungen in Einkauf und Verkauf,
Nachkalkulation in der Produktion) auf Sachkonten gebucht werden, hängt nur
vom Kontrollkästchen Wertmäßigen Bestand buchen in der Lagersteuerungsgruppe
ab.
Ist dieses Kontrollkästchen nicht markiert, wird für die betroffenen Artikel die
Sachkontenintegration von Lagerbuchungen deaktiviert. Die Buchung von
Eingangsrechnungen erfolgt dann direkt in den Aufwand, Lagerabgänge werden
nicht im Hauptbuch gebucht. Diese Einstellung wird für Service-Artikel genutzt.
9.4.2.3 Lager-Buchungseinstellungen
Die Konten, die für das automatische Buchen einer Lagertransaktion im
Hauptbuch herangezogen werden, werden in den Lager-Buchungseinstellungen
eingerichtet. In den Lager-Buchungseinstellungen sind dazu Einstellungen für die
Buchung der folgenden Geschäftsfälle enthalten:
 Register „Auftrag“ – Lieferscheine und Rechnungen im Verkauf
 Register „Bestellung“ – Produktzugänge und Rechnungen im Einkauf
 Register „Lager“ – Journalbuchungen in der Lagerverwaltung
 Register „Produktion“ – Kommissionierlisten, Fertigmeldungen und
Nachkalkulation für Produktionsaufträge
 Register „Standardkostenabweichung“ – Standardpreisabweichungen
Auf jedem dieser Register werden im linken Bereich des Formulars die
verschiedenen Buchungsvorgänge angeführt, nach Auswahl eines Punktes im
linken Bereich werden rechts die dazu gewählten Hauptkonten gezeigt.
Abbildung 9-20: Lager-Buchungseinstellungen für die Buchung von Umsatzerlös
Die Lager-Buchungseinstellungen werden hierbei mit Bezug auf zwei Basis-

Dimensionen definiert:
 Artikel / Produktkategorie
 Debitor / Kreditor
Zusätzlich können die Hauptkonto-Einstellungen auch in Abhängigkeit von der
Mehrwertsteuergruppe und – für Standardkostenabweichungen – von der
Kostengruppe definiert werden.
Sowohl für die Artikeldimension als auch für die Debitorendimension (auf dem
Register Auftrag) und die Kreditorendimension (auf dem Register Bestellung) ist die
Hauptkontoeinstellung auf drei Ebenen möglich:
 Tabelle – Einzelner Artikel, Debitor oder Kreditor
 Gruppe – Artikelgruppe, Debitorengruppe oder Kreditorengruppe
 Alle – Alle Artikel, Debitoren oder Kreditoren
In der Artikeldimension ist für Einkaufsbestellungen und Verkaufsaufträge noch
eine weitere Option verfügbar: Der Artikelcode „Kategorie“, der sich auf
Produktkategorien bezieht.
Beim Buchen einer Transaktion wird immer ausgehend von der speziellen
Definition („Tabelle“) zur allgemeinen („Alle“) gesucht. Im Falle einer
Verkaufsrechnung werden die zutreffenden Hauptkonten daher zuerst mit der

jeweiligen Debitoren- und Artikelnummer, danach mit den Gruppen und zuletzt
mit der allgemeinen Definition gesucht. Ob Artikel- oder Debitorendimension in
der Suchreihenfolge Vorrang haben, wird in den Debitorenkontenparametern (auf
dem Register Sachkonto und Mehrwertsteuer) festgelegt. Für den Einkauf sind
analoge Einstellungen in den Kreditorenkontenparametern verfügbar.
Zur Verwaltung der Hauptkontozuordnung können Lager-Buchungseinstellungen
nicht nur direkt aus dem Menü aufgerufen werden, sondern auch über die
Schaltfläche Buchung im Artikelgruppenformular und über die Schaltfläche
Einstellungen/Artikelbuchung im Debitoren- und im Kreditorengruppenformular.
Der Aufruf aus den Gruppen zeigt hierbei eine auf die jeweilige Gruppe gefilterte
Ansicht der Buchungseinstellungen.
9.4.2.4 Buchungskombinationen und Sachkontoabstimmung

In den Buchungskombinationen (Kostenverwaltung> Einrichtung der
Sachkontointegrationsrichtlinien> Buchungskombinationen) wird festgelegt, auf
welcher Ebene die Einrichtung in den Lager-Buchungseinstellungen zulässig ist.
Da sich Auswertungen zur Abstimmung von Lager und Finanzbuchhaltung wie
Lagerwertberichte (Kostenverwaltung> Abfragen und Berichte> Bestandsbuchhaltung-
Statusberichte> Lagerwert, siehe Abschnitt 7.3.1) meist auf die Artikelgruppe
beziehen, wird für die Artikelrelation im Normalfall die Artikelgruppe als
zulässige Ebene eingetragen.
9.4.2.5 Beispiel zu Verkaufsbuchungen

Als Beispiel für die Buchungen im Hauptbuch aufgrund der Sachkontenintegration
soll die Verkaufsabwicklung gezeigt werden, wenn die Buchung sowohl für den
Lieferschein als auch für die Rechnung aktiviert ist.
Beim Buchen des Lieferscheins wird eine Sachkontobuchung von dem in den
Lager-Buchungseinstellungen eingetragenen Konto Kosten der gelieferten Einheiten
gegen das Konto Gelieferter Wareneinsatz vorgenommen. Mit dem Buchen der
Rechnung wird die Sachkontobuchung des Lieferscheins zurückgebucht und eine
Buchung von dem Konto Kosten der fakturierten Einheiten gegen das Konto
Fakturierter Wareneinsatz vorgenommen. Gleichzeitig wird eine Kundenforderung
von dem Konto aus dem Debitoren-Buchungsprofil gegen das Konto Umsatzerlös
und – falls zutreffend – das Mehrwertsteuerkonto gebucht.
Falls Positionsrabatte auf eigene Konten gebucht werden sollen, ist ein
entsprechender Eintrag für das Konto Rabatt in den Lager-Buchungseinstellungen
vorzunehmen. Fehlt ein solcher Eintrag, wird ein Rabatt im Hauptbuch nicht
separat gebucht, sondern vermindert den Buchungsbetrag auf das Umsatzkonto.
9.4.2.6 Artikel mit Standardpreis oder flexiblem Durchschnitt

Für Artikel, in deren Lagersteuerungsgruppe das Wertmodell „Standardkosten“
(siehe Abschnitt 7.3.1) eingetragen ist, sind auch die Einstellungen auf dem
Register Standardkostenabweichung der Lager-Buchungseinstellungen wesentlich:
Für die unterschiedlichen Buchungstypen wie Einkaufspreisabweichung wird die
Differenz zwischen tatsächlichen Kosten (z.B. dem Preis aus der
Einkaufsrechnung) und dem eingetragenen Standardpreis auf die hier angeführten
Konten gebucht.
Für Artikel mit dem Bewertungsverfahren „Fester Zugangspreis“ sind die Konten
zur Buchung der Preisabweichung auf den Registern Bestellung und Lager in den
Lager-Buchungseinstellungen zu finden.
Für Artikel mit dem Wertmodell „Flexibler Durchschnitt“ sind Einstellungen zum
Buchen von Preisdifferenzen (für Mengen, die sich beim Buchen der
Einkaufsrechnung nicht mehr am Lager befinden) auf dem Register Lager in den
Lager-Buchungseinstellungen einzutragen.
9.4.2.7 Dienstleistungen und nicht lagergeführte Artikel

Für Artikel vom Produkttyp „Service“ (Dienstleistungen und nicht lagergeführte
Artikel) sollte eine eigene Artikelgruppe und eine eigene Lagersteuerungsgruppe
angelegt werden, in der die Sachkontenintegration für physische und wertmäßige
Buchungen deaktiviert ist.
Mit dieser Einstellung wird beim Buchen einer Einkaufsrechnung im Hauptbuch
eine Aufwandsbuchung (anstelle einer Buchung in den Lagerwert) erzeugt. Beim
Buchen einer Verkaufsrechnung erfolgt keine Buchung auf die Konten Kosten der
fakturierten Einheiten und Fakturierter Wareneinsatz, sondern nur eine Buchung der
Kundenforderung gegen den Umsatzerlös.
Nicht-lagergeführte Artikel können auch einer Lagersteuerungsgruppe zugeordnet
werden, in der das Kontrollkästchen Produkt auf Lager nicht markiert ist (siehe
Abschnitt 7.2.1). Mit dieser Einstellung werden keine Lagerbuchungen erzeugt und
die Sachkontenintegration für physische und wertmäßige Buchungen ist
deaktiviert. Für Artikel (auch Service-Artikel), die in einer Stückliste enthalten
sind, muss jedoch das Kontrollkästchen Produkt auf Lager markiert sein.
9.4.2.8 Änderung von Einstellungen

Um Probleme bei der Abstimmung von Lager und Hauptbuch zu vermeiden,
dürfen Einstellungen zur Sachkontenintegration in Lagersteuerungsgruppe,
Parametern und Sachkontenzuordnung für einen Artikel nicht geändert werden,
solange er einen Lagerbestand aufweist oder seit dem letzten Monatsabschluss
offene Lagerbuchungen vorhanden sind oder waren. Dies betrifft einerseits
allfällige Änderungen in den Einstellungen selbst und andererseits die Zuordnung
von Artikelgruppe und Lagersteuerungsgruppe im Artikelstamm.
9.4.3 Sachkontenintegration zur Produktion

Im Unterschied zu den Buchungen in Beschaffung, Vertrieb und Lager muss in der
Produktion für den Zugangswert von Fertigfabrikaten neben dem Wert des
eingesetzten Materials auch der Wert der Inanspruchnahme von Ressourcen
(Personal und Maschinen) gebucht werden.
9.4.3.1 Produktionssteuerungsparameter
In den Produktionssteuerungsparametern stehen in diesem Zusammenhang
folgende Einstellungen im Auswahlfeld Sachkontobuchung auf dem Register
Allgemeines zur Verfügung:
 Artikel und Ressource
 Artikel und Kategorie
 Produktionsbuchungsprofile
Die Einstellung in den Produktionssteuerungsparametern kann nicht in den
standortspezifischen Produktionssteuerungsparametern überschrieben werden. Sie
wird in neu angelegte Produktionsaufträge als Vorschlagswert übernommen und
kann dort – beispielsweise für Sonderaufträge – überschrieben werden.
Bei Auswahl der Option „Artikel und Ressource“ in den
Produktionssteuerungsparametern werden die Hauptkonten für die
Artikelbuchung in den Lager-Buchungseinstellungen und die Konten für den
Ressourcenverbrauch auf dem Register Sachkontobuchungen im
Ressourcenformular (Produktionssteuerung> Einstellungen> Ressourcen> Ressourcen)
eingestellt.
Bei Auswahl der Option „Artikel und Kategorie“ werden die Hauptkonten für die
Ressourcenbuchungen in den Kostenkategorien (Produktionssteuerung>
Einstellungen> Arbeitspläne> Kostenkategorien, Register Sachkontobuchungen)
festgelegt, Artikel werden wie bei „Artikel und Ressource“ gebucht.
Falls die Option „Produktionsbuchungsprofile“ gewählt wird, werden die
Hauptkonten für Artikelbuchung und Ressourcenbuchung im
Produktionsbuchungsprofil (Produktionssteuerung> Einstellungen> Produktion>
Produktionsbuchungsprofile) festgelegt. Das Produktionsbuchungsprofil wird im
Produktionsauftrag eingetragen, ein Vorschlagswert kann für das Fertigprodukt
im Formular für freigegebene Produkte auf dem Register Entwickler hinterlegt
werden.
9.4.3.2 Sachkontobuchungen in der Produktion

Im Zuge der Bearbeitung eines Produktionsauftrages werden, abhängig von den
Buchungseinstellungen in den Parametern, folgende Buchungen vorgenommen:
 Kommissionierliste – Konto Vorkalkulierte Kosten für verbrauchte Materialien

gegen Vorkalkulierte Kosten für verbrauchte Materialien, RIF“ (RIF = „Ressource in
Fertigung“)
 Arbeitsgang-Rückmeldung – Konto Vorkalkulierte absorbierte Produktionskosten
gegen Vorkalkulierte, verbrauchte Fertigungskosten, RIF
 Fertigmeldung – Konto Vorkalkulierte Fertigungskosten gegen Vorkalkulierte
Fertigungskosten, RIF
 Indirekte Kosten – Aus dem Nachkalkulationsbogen: Vorkalkulierte indirekte
absorbierte Kosten gegen Vorkalkulierte Kosten aus verbrauchte indirekten Kosten, RIF
Durch die Nachkalkulation werden alle vorangehenden Sachkontobuchungen zum
betroffenen Auftrag rückgebucht und der endgültige Fertigprodukt-Zugang,
Komponenten-Abgang und Ressourcenverbrauch entsprechend den für die
Nachkalkulation eingestellten Konten gebucht.
10 Zentrale Einstellungen und Funktionen
Die Hauptaufgabe einer ERP-Lösung ist die Abbildung von Prozessen, die die
Unternehmensorganisation durchlaufen. Die ERP-Lösung muss dazu ein Modell
von Aufbau- und Ablauforganisation des jeweiligen Unternehmens enthalten.
Unternehmen können hierbei unterschiedlichste Organisationsformen aufweisen,
was bei der Implementierung berücksichtigt werden muss. Zur Anpassung von
Dynamics 365 an die Organisation wird das System entsprechend konfiguriert.
10.1 Organisationsstrukturen
Die oberste Gliederungsebene in Dynamics 365 ist die bereitgestellte Umgebung.
Diese stellt eine technisch und organisatorisch unabhängige Instanz dar, die eine
eigene Datenbank und eine eigene Applikation beinhaltet.
Dynamics 365-Umgebungen werden von den Microsoft Dynamics Lifecycle
Services aus bereitgestellt. Abgesehen von einer Bereitstellung in der Cloud (in
Microsoft Azure gehostet) ist auch eine lokale Bereitstellung auf Unternehmens-
eigenen Servern möglich. Im Normalfall gibt es neben der Echtumgebung auch
eine Entwicklungs- und Testumgebung, um Änderungen vor der
Implementierung in der Echtumgebung gefahrlos testen zu können
Innerhalb einer Dynamics 365-Umgebung bestimmt das Organisationsmodell die
Struktur des Unternehmens und der Geschäftsprozesse. Zusätzlich zur rechtlichen
Organisation des Unternehmens oder der Unternehmensgruppe können je nach
Art und Größe des Unternehmens parallel ein oder mehrere operative
Organisationsstrukturen bestehen. Im Organisationsmodell werden dazu drei
grundsätzlich unterschiedliche Gliederungsgesichtspunkte unterschieden:
 Organisation nach rechtlichen Vorschriften – Firmenstruktur zur Darstellung
der Geschäftsvorgänge gegenüber öffentlichen Behörden (z.B. für Zwecke der
Steuerermittlung)
 Organisation nach operativen Gesichtspunkten – Struktur zur Führung des
Unternehmens entsprechend den Anforderungen des Managements (z.B.
Divisionen/Geschäftsbereiche)
 Informelle Organisation – Ohne vorgegebene Struktur
Um unterschiedlichen Berichtsvorschriften und Anforderungen zu entsprechen,
können große Unternehmensgruppen mehrere Organisationsstrukturen und
Hierarchien gleichzeitig aufweisen. So kann eine Organisationshierarchie die
rechtliche Firmenstruktur beinhalten, eine andere der Gliederung nach Divisionen
und Geschäftsbereichen entsprechen, während eine dritte Hierarchie die regionale
Gliederung wiedergibt.
458 10 Zentrale Einstellungen und Funktionen
Für andere Firmen kann eine einzige, einfache Struktur ohne parallele Hierarchien
ausreichend sein.
10.1.1 Gliederung des Organisationsmodells

Das flexible Organisationsmodell in Dynamics 365 unterstützt die Anforderungen
unterschiedlicher Organisationen. Parallel zur rechtsverbindlichen Firmenstruktur
mit Unternehmen (Mandanten) können operative Einheiten in mehreren
Hierarchien beliebig gegliedert werden.
10.1.1.1 Organisationstypen
Das Organisationsmodell unterscheidet folgende Organisationstypen:
 Juristische Personen – Unternehmensrechtliche Struktur
 Organisationseinheiten – Gliederung nach operativen Gesichtspunkten
 Teams – Informelle Organisation
Organisationen vom Typ „Juristische Person“ und „Organisationseinheit“ können
in Organisationshierarchien gewählt und hierarchisch gegliedert werden.
Organisationen von Typ „Team“ stellen einen informellen Organisationstyp dar
und können daher keiner Hierarchie zugeordnet werden. Teams werden jedoch in
mehreren Bereichen der Anwendung benutzt, beispielsweise als Gruppierung zur
Einrichtung der Zugriffrechte auf das globale Adressbuch.
10.1.1.2 Nutzung des Organisationsmodells

Neben der reinen Darstellung der Organisation wird das Organisationsmodell
zum Beispiel in folgenden Bereichen der Anwendung genutzt:
 Unternehmensstruktur – Juristische Personen sind Unternehmen (Mandanten),
weshalb ein neues Unternehmen als juristische Person angelegt wird
 Finanzdimensionen – Nachdem juristische Personen und
Organisationseinheiten mit Finanzdimensionen verknüpft werden können,
können Auswertungen und Berichte auf Ebene von Organisationseinheiten
erstellt werden.
 Benutzerberechtigungen – Auf Basis von Organisationshierarchien mit dem
Hierarchiezweck „Sicherheit“ können Benutzerberechtigungen für
Organisationsstrukturen unabhängig von der rechtlich vorgeschriebenen
Firmenstruktur (Mandanten) eingerichtet werden.
 Geschäftsrichtlinien – Richtlinien für Bereiche wie zentralisierte Zahlungen
oder Genehmigungsprozesse können eine andere Organisationsstruktur als die
rechtliche Firmenstruktur oder die Benutzerberechtigungen aufweisen.
Juristische Personen und Organisationseinheiten sind nicht nur in
Organisationshierarchien enthalten, sie sind gleichzeitig auch Parteien im globalen
Adressbuch (siehe Abschnitt 2.4). Für die Verwaltung der Adressen und
Kontaktdaten von Organisationen steht daher die Funktionalität des globalen
Adressbuchs zur Verfügung.
10.1 Organisationsstrukturen 459

Virtuelle Unternehmenskonten, über die die mandantenübergreifende Verwaltung
von Daten in Dynamics AX 2012 konfiguriert werden konnte, sind durch die
Funktion der unternehmensübergreifenden Datenfreigabe ersetzt worden.
Datenpartitionen, über die gemeinsame Daten in einer Dynamics AX 2012 R2/R3
Datenbank getrennt verwaltet werden konnten, werden nicht mehr offiziell
unterstützt. Sie sind vorläufig aber weiterhin als Schlüsselfeld in allen zutreffenden
Tabellen vorhanden und können über den Parameter „&prt“ in der Dynamics 365-
Webadresse geöffnet werden (z.B. https://XXX.com/?&prt=ps für die Datenpartition
„PS“), die Verwaltung der Partitionen ist aber nicht mehr in der
Benutzeroberfläche enthalten. Anstelle von Partitionen wird empfohlen, eigene
Dynamics 365-Umgebungen aufzusetzen.
10.1.2 Elemente der internen Organisation

Das Organisationsmodell enthält Organisationen vom Typ „Juristische Person“,
„Organisationseinheit“ und „Team“. Organisationseinheiten und juristische
Personen sind die Basiselemente der Organisationsstruktur eines Unternehmens.
Die Listenseite Organisationsverwaltung> Organisationen> Interne Organisationen
zeigt einen Überblick aller vorhandenen Organisationen mit ihrem jeweiligen Typ.
Formulare zur Einrichtung der Organisationen, die entsprechende Funktionen für
den jeweiligen Organisationstyp enthalten, sind in den weiteren Menüpunkten im
Menüknoten Organisationsverwaltung> Organisationen enthalten.
Abbildung 10-1: Elemente der internen Organisation
10.1.2.1 Juristische Personen

Juristische Personen (Organisationsverwaltung> Organisationen> Juristische Personen)
entsprechen Firmen, die als rechtlich eigenständige Organisation tätig sind. Sie
sind mit Unternehmen (Mandanten, siehe Abschnitt 10.1.4 unten) verknüpft.
Berichte im Finanzwesen wie Bilanz oder Gewinn- und Verlustrechnung werden
auf Basis von juristischen Personen erstellt.
Wenn mehrere juristische Personen, meist die Unternehmen einer Gruppe, in einer
gemeinsamen Dynamics 365-Umgebung arbeiten, können die geschäftlichen
Beziehungen zwischen diesen Unternehmen in Dynamics 365 verwaltet werden. In

Abhängigkeit von den jeweiligen Anforderungen stehen hierbei folgende
Funktionen zur Verfügung:
 Konsolidierung – Finanzielle Konsolidierung von Unternehmen einer
Unternehmensgruppe
 Intercompany – Automatisieren von Geschäftsprozessen der Materialwirtschaft
zwischen Unternehmen einer Unternehmensgruppe
 Organisationshierarchien – Nutzung von juristischen Personen im
Organisationsmodell (z.B. für Berechtigungen oder Genehmigungsprozesse)
10.1.2.2 Organisationseinheiten
Organisationseinheiten (Organisationsverwaltung> Organisationen>
Organisationseinheiten) unterstützen die Unternehmensführung bei der Steuerung
von Geschäftsprozessen. In Abhängigkeit von den jeweiligen Anforderungen
werden unterschiedliche Arten von Organisationseinheiten genutzt, zum Beispiel
Divisionen oder Regionen.
Abbildung 10-2: Anlegen einer Organisationseinheit vom Typ „Kostenstelle“
In einer Dynamics 365-Standardumgebung sind folgende Organisationseinheiten-

Arten enthalten:
 Abteilung – Funktionale Gliederung, auch Struktur in Personalverwaltung
 Kostenstelle – Gliederung für Budgetierung und Steuerung von Ausgaben
 Wertstrom – Gliederung gemäß der Struktur in Lean Manufacturing
 Unternehmenseinheit – Gliederung zur Steuerung strategischer
Unternehmensziele (z.B. nach Divisionen)
 Weitere Arten von Organisationseinheiten – Für den Einzelhandel (Retail)
Beim Anlegen einer neuen Organisationseinheit über die Schaltfläche Neu im

Organisationseinheitenformular muss zunächst der Typ der Organisationseinheit
gewählt werden. Im Detailformular können anschließend weitere Daten wie
Name, Adresse und Kontaktdaten erfasst werden.
Wenn eine bestehende Organisationseinheit in einer oder mehreren Hierarchien
enthalten ist, kann im Organisationseinheitenformular über die Schaltfläche In
Hierarchie anzeigen die Eingliederung in Organisationshierarchien gezeigt werden.
Über das Zuordnen eines Organisationstyps (z.B. Kostenstellen oder Abteilungen)
zu einer Finanzdimension (siehe Abschnitt 9.2.3) sind für die betroffenen
Organisationseinheiten Auswertungen im Finanzwesen möglich.
10.1.2.3 Teams
Teams (Organisationsverwaltung> Organisationen> Teams) dienen zur Abbildung
informeller Organisationen. Ein Team ist hierbei eine beliebige Gruppe von
Personen ohne hierarchische Beziehung zu anderen Teams.
Teamtypen, die über die Schaltfläche Teamtypen im Teamformular geöffnet
werden, fassen verschiedene Arten von Personen zusammen, beispielsweise
Systembenutzer oder Mitarbeiter.
Beim Anlegen eines neuen Teams muss zunächst der Teamtyp im entsprechenden
Auswahlfeld eingetragen werden. Der Teamtyp schränkt über die zugeordneten
Arten von Personen die Auswahl möglicher Teammitglieder ein. Teammitglieder
werden hierbei dem jeweiligen Team über die Schaltfläche Teammitglieder
hinzufügen in der Funktionsleiste des Registers Teammitglieder zugeordnet.
Teams werden in verschiedenen Bereichen der Anwendung benutzt,
beispielsweise im Mahnwesen (Auswahl des inkassobeauftragten Teams in den
Debitorenkontenparametern).
10.1.3 Organisationshierarchien
Organisationshierarchien dienen zur Verwaltung der hierarchischen Struktur
zwischen den verschiedenen Organisationseinheiten im Unternehmen. So kann
zum Beispiel eine Hierarchie mit Organisationen vom Typ „Juristische Person“
angelegt werden, um die Firmenstruktur aus unternehmensrechtlicher Sicht
darzustellen.
In Abhängigkeit von den jeweiligen Anforderungen können ein oder mehrere
Hierarchien parallel geführt werden. Hierarchiezwecke bestimmen hierbei das
Einsatzgebiet einer Hierarchie, so bezieht sich beispielsweise der Hierarchiezweck
„Sicherheit“ auf Benutzerberechtigungen.
10.1.3.1 Verwalten von Organisationshierarchien

Organisationshierarchien werden im Formular Organisationsverwaltung>
Organisationen> Organisationshierarchien verwaltet. Beim Anlegen einer neuen
Hierarchie über die Schaltfläche Neu muss zunächst ein Hierarchiename

eingetragen werden bevor über die Schaltfläche Zweck zuweisen in der
Funktionsleiste auf dem Register Zwecke ein oder mehrere Hierarchiezwecke
zugeordnet werden.
Abbildung 10-3: Bearbeiten einer Organisationshierarchie im Hierarchiedesigner
Über die Schaltfläche Anzeigen im Organisationshierarchieformular kann der

Hierarchiedesigner zum Bearbeiten der jeweiligen Hierarchie geöffnet werden. Im
Hierarchiedesigner kann zwischen den verschiedenen Ebenen einer mehrstufigen
Hierarchie navigiert werden, wobei der Fokus durch Klick auf das Symbol
rechts unten in den Organisationseinheiten-Kacheln geändert werden kann.
Im Bearbeitungsmodus, der im Lesemodus über die Schaltfläche Bearbeiten im
Aktionsbereich aktiviert wird, können über die entsprechende Schaltfläche in der
Funktionsleiste sowohl bestehende Organisationseinheiten von der Hierarchie
entfernt als auch zusätzliche hinzugefügt werden. Die Schaltflächen Ausschneiden
und Einfügen bieten die Möglichkeit, einen Knoten samt unterordneten Einheiten
innerhalb der Organisationshierarchie zu verschieben.
Änderungen der Organisationshierarchie werden erst mit dem Veröffentlichen über
die entsprechende Schaltfläche im Aktionsbereich aktiviert. Über die Schaltfläche
Speichern kann ein Entwurf gespeichert werden.
Die Organisationshierarchie ist datumsabhängig, weshalb beim Veröffentlichen ein

Gültigkeitsdatum für die Version angegeben werden muss. Eine veröffentlichte
Version kann nicht mehr geändert werden, es kann nur eine weitere Version mit
einem späteren Gültigkeitsdatum veröffentlicht werden. Eine Hierarchie sollte
daher nicht mit einem weit in der Zukunft liegenden Datum veröffentlicht werden
(nachträgliche Änderungen können nicht berücksichtigt werden).
10.1.3.2 Organisationshierarchiezwecke
In Abhängigkeit vom jeweiligen Zweck können mehrere Hierarchien parallel
eingerichtet werden. Organisationshierarchiezwecke (Organisationsverwaltung>
Organisationen> Organisationshierarchiezwecke) dienen zur Verwaltung der
Zuordnung von Hierarchien zu Hierarchiezwecken. Verfügbare Zwecke wie
„Sicherheit“ oder „Zentralisierte Zahlungen“ und zulässige Organisationstypen
sind vom System vorgegeben, da sie im jeweiligen Funktionsbereich
Berücksichtigung finden müssen.
Nach Auswahl eines Zwecks im Listenbereich links im Hierarchiezweckformular
kann im rechten Bereich über die Schaltfläche Hinzufügen auf dem Register
Zugewiesene Hierarchien eine Organisationshierarchie dem jeweiligen Zweck
zugeordnet werden. In Abhängigkeit von den jeweiligen Anforderungen können
mehrere Hierarchien einem Zweck und eine Hierarchie mehreren Zwecken
zugeordnet werden.
10.1.4 Juristische Personen (Unternehmen)

Wenn ein Benutzer in einer Dynamics 365-Umgebung angemeldet ist, arbeitet er
immer im aktuellen Unternehmen (Mandanten, juristische Person). Dieses
Unternehmen wird bei der Anmeldung des Benutzers durch die Benutzeroptionen
oder den Parameter „&cmp“ in der gewählten Dynamics 365-Webadresse
bestimmt.
Das aktuelle Unternehmen ist in der Menüleiste von Dynamics 365 ersichtlich. In
Abhängigkeit von den Einstellungen wird zusätzlich im Unternehmensbanner ein
unternehmens-spezifisches Bild gezeigt. Um das aktuelle Unternehmen zu
wechseln, kann das Suchfenster zur Unternehmensauswahl durch einen Klick auf
das Unternehmensfeld in der Menüleiste geöffnet werden.
10.1.4.1 Unternehmensverwaltung
Die Verwaltung von Unternehmen erfolgt im Formular für juristische Personen
(Organisationsverwaltung> Organisationen> Juristische Personen). Um ein neues
Unternehmen anzulegen, kann die Schaltfläche Neu oder die Tastenkombination
Alt+N gewählt werden. Im Neuanlagedialog ist dann der Unternehmensname, die
4-stellige Kennung und das Land zu wählen, wobei über das gewählte Land
länderspezifische Funktionen gesteuert werden.
Abbildung 10-4: Anlegen eines Unternehmens im Formular für juristische Personen
Das neue Unternehmen kann danach von allen berechtigten Benutzern als
aktuelles Unternehmen gewählt werden. Es muss aber in allen benötigten
Funktionsbereichen und Modulen wie Hauptbuch, Debitoren oder Lager
konfiguriert werden, bevor Buchungen erfasst und durchgeführt werden können.
Eine Checkliste der erforderlichen Basis-Konfigurationseinstellungen ist im
Anhang enthalten.
Auch im Formular für juristische Personen sind neben dem Firmennamen, der auf
allen Berichten gedruckt wird, zentrale Unternehmensdaten und Einstellungen
enthalten. Dazu zählt die primäre Adresse des Unternehmens, die auf dem
Register Adressen nach Betätigen der Schaltfläche Bearbeiten in der Funktionsleiste
des Registers ergänzt werden sollte. Falls zusätzliche Adressen wie Rechnungs-
und Lieferadressen erfasst werden sollen, können diese über die Schaltfläche
Hinzufügen auf dem Register Adressen mit dem jeweiligen Zweck eingetragen
werden. Die Lieferadresse des Unternehmens wird hierbei als Vorschlagswert in
Einkaufsbestellungen übernommen, wenn keine Adresse auf Ebene von Standort
oder Lagerort definiert ist.
Kontaktdaten des Unternehmens können auf dem Register Kontaktinformationen
hinterlegt werden. Die Verwaltung von Unternehmensdaten ist mit dem globalen
Adressbuch verknüpft, wodurch Unternehmensadressen und Kontaktdaten auch
im globalen Adressbuch enthalten sind.
Weitere wichtige Unternehmensdaten umfassen das primäre Bankkonto auf dem
Register Bankkontoinformationen und die Felder Mwst.-Nummer-Export und Mwst.-
Nummer-Import für die eigene Umsatzsteuer-Identifikationsnummer auf dem
Register Außenhandel und Logistik. Die Sprache auf dem Register Allgemeines ist der
allgemeine Vorschlagswert für die Unternehmenssprache.
10.1.4.2 Unternehmen in der Datenstruktur

Eine Dynamics 365-Umgebung kann mehrere Unternehmen (Mandanten)
enthalten. Abgesehen von mandantenübergreifenden Basisdaten in manchen
Bereichen – beispielsweise globales Adressbuch, Steuerkalender, Währungen,
Arbeitskräfte, gemeinsame Produkte oder Kontenpläne – verwaltet hierbei jedes
Unternehmen einen getrennten Datenbestand innerhalb einer gemeinsamen
Datenbank. Um die Daten der einzelnen Unternehmen zu unterscheiden, wird in
allen betroffenen Tabellen das Schlüsselfeld DataAreaId geführt, das für den
einzelnen Datensatz die Kennung des jeweiligen Unternehmens enthält.
Eine Besonderheit in diesem Zusammenhang stellt der Mandant mit der Kennung
„DAT“ dar. Der DAT-Mandant enthält Systemdaten und wird bei der Installation
des Systems erstellt. Er kann nicht gelöscht werden und sollte weder als
Echtmandant noch als Testmandant verwendet werden.
10.1.4.3 Unternehmensbanner im Dashboard

Im Formular für juristische Personen kann ein unternehmens-spezifisches Bild zur
Anzeige auf dem Dashboard und ein eigenes Bild zum Druck auf Berichten
gewählt werden. Für die Dashboard-Anzeige kann das Bild oder Logo auf dem
Register Dashboardbild über die Schaltfläche Änderung in der Funktionsleiste
hochgeladen werden. Im Auswahlfeld Dashboard-Unternehmensbildtyp wird die
Darstellung des Bilds auf dem Dashboard definiert.

In der Unternehmensverwaltung hat sich im Zusammenhang mit der
browserbasierten Oberfläche der Aufruf zum Unternehmenswechsel geändert.
10.1.5 Standorte
Im Unterschied zu juristischen Personen (Unternehmen), die zur Abbildung
rechtlich eigenständiger Firmen dienen, werden Standorte verwendet, um
Niederlassungen innerhalb eines Unternehmens zu verwalten. Als
Lagerdimension werden Standorte dazu in allen Bereichen der Materialwirtschaft
berücksichtigt.
Im Finanzwesen können Standorte berücksichtigt werden, indem die Standorte mit
einer Finanzdimension verknüpft werden, womit Auswertungen und Berichte wie
eine Gewinn- und Verlustrechnung auf Ebene einzelner Standorte möglich sind.
10.1.5.1 Standortbezogene Funktionen

Standorte werden in verschiedenen Bereichen von Dynamics 365 genutzt und
bieten folgende Möglichkeiten:
 Produktprogrammplanung – Auf Standort-Ebene oder übergreifend

 Stücklisten – Auf Standort-Ebene oder übergreifend
 Produktionssteuerungsparameter – Auf Standort-Ebene oder übergreifend
 Artikel (Freigegebene Produkte) – Standardauftragseinstellungen auf
Standort-Ebene oder übergreifend
 Transaktionen – Standorte in allen Lagerbuchungen, Verkaufsaufträgen,
Produktionsaufträgen und Einkaufsbestellungen
 Finanzauswertungen – Bei Verknüpfung mit einer Finanzdimension sind
Bilanz bzw. Gewinn- und Verlustrechnung auf Standort-Ebene möglich
10.1.5.2 Einrichtung von Standorten

Standorte (Lagerverwaltung> Einstellungen> Lageraufschlüsselung> Standorte) werden
mit Kennung, Namen angelegt, zusätzlich kann eine Adresse eingetragen werden.
Auf dem Register Finanzdimensionen, der angezeigt wird, wenn die Standorte mit
einer Finanzdimension verknüpft sind, kann der jeweilige Dimensionswert für
diese Finanzdimension gewählt werden. Ein Finanzdimensionswert muss
angegeben werden, wenn die Dimensionsverknüpfung aktiv gesetzt ist.
Abbildung 10-5: Standort-Verwaltung (verknüpft mit Finanzdimension „Department“)
Die Einrichtung der Verknüpfung der Lagerdimension „Standort“ mit einer

Finanzdimension erfolgt im Menüpunkt Lagerverwaltung> Einstellungen> Buchung>
Dimensionsverknüpfung. Falls zutreffend, kann die Dimensionsverknüpfung
aktiviert und gesperrt werden, womit sichergestellt wird, dass alle betroffenen
Sachkontobuchungen mit dem Finanzdimensionswert des jeweiligen Standorts
erfolgen. Abbildung 10-5 zeigt als Beispiel die Standortverwaltung bei einer
Verknüpfung der Standorte mit der Finanzdimension „Department“.
Nachdem Standorte eine obligatorische Lagerdimension darstellen, sind sie in
allen Lagerdimensionsgruppen aktiv und müssen bei jeder Buchung erfasst
werden (siehe Abschnitt 7.2.2). Zusätzlich muss jeder Lagerort einem Standort
zugeordnet sein.
Wenn ein Unternehmen nicht in mehrere Standorte gegliedert ist, sollte die
Einrichtung in der Art vorgenommen werden, dass nur ein Standort angelegt und
in alle Buchungen als Vorschlagswert übernommen wird (beispielsweise über die
Standardauftragseinstellungen im freigegebenen Produkt).
10.1.5.3 Produktionseinheiten
Parallel zur Dimension „Standort“, die in der Materialwirtschaft als
Gliederungsebene unterhalb von Unternehmen Anwendung findet, wird in der
Ressourcenverwaltung die Gliederungsebene „Produktionseinheit“ zur Abbildung
von Betriebsstätten in Produktionsplanung und -steuerung verwendet. Jede
Produktionseinheit ist mit einem Standort verknüpft, wobei mehrere
Produktionseinheiten demselben Standort angehören können (vgl. Abschnitt 5.3.2).
10.1.5.4 Verknüpfung der Standorte mit dem Organisationsmodell

Standorte können nicht direkt im Organisationsmodell verwendet werden.
Nachdem jedoch Standorte einer Finanzdimension und die Finanzdimension den
Organisationseinheiten zugeordnet werden kann, ist eine Verknüpfung möglich.
Um Standorte in Finanzwesen und Organisationsverwaltung zu berücksichtigen,
sind folgende Schritte nötig:
 Anlegen von Organisationseinheiten – Für die einzelnen Standorte, mit einem
gemeinsamen Typ (z.B. „Abteilung“ oder „Unternehmenseinheit“)
 Einrichten einer Finanzdimension – Mit Verknüpfung zu dem gewählten
Organisationseinheitentyp
 Einrichten einer Kontostruktur – Muss diese Finanzdimension enthalten
 Dimensionsverknüpfung – Standorte mit dieser Finanzdimension
Durch Eintragen desselben Namens in der Organisationseinheit und im
zugeordneten Standort kann die Verknüpfung unmittelbar sichtbar gemacht
werden. Das Organisationsmodell bietet dann die Möglichkeit zur Einrichtung von
Berechtigungen auf Standortebene, während die Finanzdimension
standortbezogene Geschäftszahlen ermöglicht
10.2 Benutzerverwaltung und Berechtigungen

Unternehmenslösungen wie Dynamics 365 enthalten vertrauliche Informationen.
Zugriffe auf das System dürfen daher nur in dem Rahmen möglich sein, der vom
Unternehmen zum Schutz sensibler Daten festgelegt worden ist.
10.2.1 Zugriffsteuerung
Die Zugriffsteuerung ist dazu mit folgenden Elementen zweistufig aufgebaut:
 Authentifizierung – Identifizierung des Benutzers
 Autorisierung – Erteilung von Benutzer-Berechtigungen
Als Voraussetzung für den Zugriff auf Dynamics 365 muss der Benutzer in
Dynamics 365 angelegt und mit dem jeweiligen Microsoft Azure Active Directory-
Benutzer (Microsoft Office 365–Benutzer) verknüpft sein. Die Identifikation des
Benutzers wird nicht nur zur Steuerung der Zugriffsmöglichkeiten benutzt,
sondern auch zur Protokollierung von Buchungen und Stammdatenänderungen,
für die eine Nachverfolgung eingerichtet ist. Es werden aber auch andere
Einstellungen mit der Benutzeridentifikation verknüpft: Favoriten und
Nutzungsdaten wie Filtereinstellungen, Formularanpassungen und Vorlagen
ermöglichen eine individuelle Konfiguration von Dynamics 365 für den einzelnen
Anwender.
Entsprechend dem rollenbasierten Berechtigungskonzept bestimmen die
Berechtigungseinstellungen der Sicherheitsrollen, denen der jeweilige Benutzer
zugeordnet ist, die Zugriffmöglichkeiten innerhalb von Dynamics 365. Die
Sicherheitsrollen sind hierbei mit Aufgaben, Rechten und Berechtigungen
verknüpft, über die der Datenzugriff eingeschränkt wird.
10.2.2 Benutzerverwaltung
Jede Person, die Zugriff auf Dynamics 365 benötigt, muss als Benutzer innerhalb
des Systems angelegt werden.
10.2.2.1 Anlegen von Benutzerkonten

Benutzer können nach Aufruf des Menüpunkt Systemverwaltung> Benutzer>
Benutzer über die Schaltfläche Neu mit Benutzerkennung und Benutzername
angelegt werden. Im Feld E-Mail-Adresse ist das Azure Active Directory-Konto des
Benutzers einzutragen. Damit sich der Benutzer in Dynamics 365 anmelden kann,
muss der Schieber Aktiviert auf „Ja“ gesetzt sein werden.
Alternativ können Benutzer auch über den Import-Assistenten, der über die
Schaltfläche Benutzer importieren im Aktionsbereich des Benutzerformulars
aufgerufen wird, aus dem Azure Active Directory übernommen werden.
10.2 Benutzerverwaltung und Berechtigungen 469
10.2.2.2 Zuordnen von Sicherheitsrollen

Um einem Benutzer die jeweiligen Berechtigungen zuzuordnen, können
entsprechende Rollen auf dem Register Benutzerrollen im Benutzer-Detailformular
zugewiesen werden. Eine alternative Möglichkeit der Zuordnung von
Benutzerrollen bietet das Formular Systemverwaltung> Sicherheit> Benutzer zu Rollen
zuweisen, in dem zusätzlich auch Regeln für das automatische zuweisen von Rollen
definiert werden können.
Die Sicherheitsrollen eines Benutzers werden auch in der entsprechenden Infobox
der Benutzer-Listenseite gezeigt. Wenn ein Benutzer mehreren Rollen zugeordnet
ist, erhält er alle Rechte, die in mindestens einer dieser Rollen enthalten sind. Falls
die Berechtigungen von Rollen überlappen, gilt die höhere Zugriffsebene.
Nach dem Zuordnen einer Sicherheitsrolle können für den betroffenen Benutzer
die Zugriffberechtigungen mit dieser Rolle auf Organisationsebene eingeschränkt
werden. Dazu kann im Benutzerformular nach Markieren der jeweiligen Rolle auf
dem Register Benutzerrollen die Schaltfläche Organisationen zuweisen in der
Funktionsleiste betätigt und im Formular zur Organisations-Zuordnung der
Zugriff auf alle oder einzelne Organisationen gewährt werden. Wenn der Zugriff
auf einzelne Organisationen eingeschränkt werden soll, können juristische
Personen direkt gewählt oder Organisationseinheiten auf Basis von
Organisationshierarchien mit dem Hierarchiezweck „Sicherheit“ bestimmt
werden. Zum Erteilen der Zugriffsberechtigung für eine Organisation kann diese
im mittlere Formularbereich gewählt und die Schaltfläche Zugriff erteilen im
unteren Bereich betätigt werden.
10.2.2.3 Benutzeroptionen
Über die Schaltfläche Benutzeroptionen im Aktionsbereich des Benutzerformulars
können die Benutzeroptionen geöffnet werden, die der jeweilige Benutzer – falls
berechtigt – auch selbst über die Schaltfläche / Benutzeroptionen bearbeiten kann.
Der Zugriff aus der Benutzerverwaltung kann genutzt werden, um beispielsweise
nach dem Anlegen eines Benutzers entsprechende Voreinstellungen wie die
Benutzersprache festzulegen.
10.2.2.4 Verknüpfung von Benutzerverwaltung und Personalverwaltung

Benutzer von Dynamics 365 können Mitarbeiter, Subauftragnehmer oder externe
Geschäftspartner wie Kunden oder Lieferanten sein. Stammdaten für Arbeitskräfte
(Mitarbeiter und Subauftragnehmer) und für externe Geschäftspartner werden
zwar getrennt verwaltet, sind jedoch beide im globalen Adressbuch enthalten.
Um einen Benutzer mit einer Person im globalen Adressbuch zu verknüpfen, kann
die Person im Auswahlfeld Name im Benutzerformular gewählt werden. Über die
Schaltfläche Versionen verwalten im Benutzerformular können anschließend
Gültigkeitsperioden für diese Zuordnung eingetragen werden.
Die Verknüpfung eines Benutzers mit einer Arbeitskraft, die in der

Personalverwaltung angelegt wird, wird hierbei in vielen Bereichen benötigt,
beispielsweise für Bestellanforderungen, Verkaufsprovisionen, Projektverwaltung,
Personalverwaltung und den Vertrieb. Nach der Verknüpfung eines Benutzers mit
einer Arbeitskraft wird diese automatisch in den betroffenen Bereichen genutzt,
beispielsweise indem die zugeordnete Arbeitskraft beim Anlegen eines
Interessenten in das Feld Zuständiger Mitarbeiter eingesetzt wird.
10.2.2.5 Mitarbeiterstamm
Im Benutzerformular sind nur wenige, allgemeine Daten des jeweiligen Benutzers
enthalten. Detaillierte Informationen zur jeweiligen Person werden in der
Personalverwaltung geführt.
In der Personalverwaltung werden eigene Mitarbeiter und Subauftragnehmer als
Arbeitskräfte verwaltet, unabhängig davon ob sie Systembenutzer sind oder nicht.
Arbeitskräfte werden hierbei in einer mandantenübergreifenden Tabelle verwaltet
und sind auch im globalen Adressbuch enthalten. Über die Anstellung wird eine
Arbeitskraft einem oder mehreren Unternehmen zugeordnet.
Die Arbeitskräfte-Listenseite (Personalverwaltung> Arbeitskräfte> Arbeitskräfte) zeigt
alle Mitarbeiter und Auftragnehmer, für im eigenen oder einem anderen
Mandanten eine aktuelle Anstellung eingetragen ist. Die Mitarbeiter-Listenseite
(Personalverwaltung> Arbeitskräfte> Mitarbeiter) wird genutzt, wenn nur Mitarbeiter
– Arbeitskräfte vom Typ „Mitarbeiter“ – im aktuellen Mandanten abgefragt
werden sollen. Arbeitskräfte, die das Unternehmen verlassen haben oder schon mit
einem zukünftigen Beschäftigungsverhältnis angelegt worden sind, können nach
Betätigen der Schaltfläche Referenzdatum im Aktionsbereich und Eingabe des
gewünschten vergangenen oder zukünftigen Datums betrachtet werden.
Viele Daten im Mitarbeiterstamm, beispielsweise die Ausbildung oder persönliche
Daten, sind nicht von der Anstellung in einem Unternehmen abhängig und
werden daher Unternehmens-übergreifend verwaltet. Unternehmensbezogene
Daten werden auf dem Register Anstellung im Mitarbeiter-Detailformular
verwaltet, wobei hier die Daten zum Beschäftigungsverhältnis im aktuellen
Unternehmen zu sehen sind.
Beim Anlegen einer neuen Arbeitskraft im Arbeitskräfteformular ist im
Neuanlagedialog der Name, das anstellende Unternehmen (im Feld Juristische
Person), die Personalnummer (falls nicht aus einem Nummernkreis), der
Arbeitskrafttyp (Mitarbeiter oder Auftragnehmer) und Startdatum der
Beschäftigung einzutragen.
Der Vorschlagswert für das anstellende Unternehmen ist das aktuelle
Unternehmen. Auf dem Register Anstellung im Detailformular kann die Anstellung
im aktuellen Unternehmen bearbeitet und auch eine neue Beschäftigung in einem
anderen Mandanten angelegt werden, wenn der Mitarbeiter parallel oder im Lauf
der Zeit für unterschiedliche Mandanten tätig ist. Die Infobox Beschäftigungshistorie
und die Beschäftigungshistorie-Abfrage (Aufruf über die Schaltfläche
ARBEITSKRAFT/Versionen/Beschäftigungshistorie) zeigen die Anstellungen des
Mitarbeiters in allen Mandanten.
Abbildung 10-6: Verwalten der Anstellung im Arbeitskräfte-Detailformular
Ob und welche weiteren Informationen im Detailformular eingetragen werden

müssen, hängt von den in Dynamics 365 verwendeten Funktionen ab. Detaillierte
Eintragungen werden primär für das Projektmodul, die Personalverwaltung und
die Spesenverwaltung benötigt.
10.2.2.6 Online Benutzer

Um festzustellen, welche Benutzer gerade am System angemeldet sind, kann die
Abfrage Systemverwaltung> Benutzer> Onlinebenutzer geöffnet werden. Die Abfrage
zeigt alle Sitzungen, die im System angemeldet sind, und bietet bei entsprechender
Berechtigung die Möglichkeit, über die Schaltfläche Sitzungen beenden in der

Funktionsleiste des Registers Clientsitzungen einen Benutzer abzumelden.
10.2.2.7 Benutzergruppen
Die Verwaltung von Benutzergruppen und die Zuordnung von Benutzern zu
Benutzergruppen kann über den aufgerufen werden. Benutzergruppen
(Systemverwaltung> Benutzer> Benutzergruppen) werden im rollenbasierten
Berechtigungskonzept nicht berücksichtigt, können aber für manche speziellen
Einstellungen wie die modulbezogene Freigabe gesperrter Perioden im
Sachkontokalender, das Journal-Genehmigungssystem zur Genehmigung von
Buchungen in Finanzjournalen oder zur Gruppierung in Workflow-Aufgaben
genutzt werden.
Die Benutzer einer Benutzergruppe werden nach Auswahl der jeweiligen Gruppe
im Benutzergruppenformular auf dem Register Benutzer definiert.

Im Zusammenhang mit der cloudbasierten Architektur erfolgt die Identifizierung
von Benutzern im Azure Active Directory. Weitere Änderungen betreffen die
Verknüpfung von Mitarbeiterstamm und Benutzerverwaltung
(Benutzerbeziehungen in Dynamics AX 2012) und der Entfall der Benutzerprofile (in
Dynamics AX 2012 für Rollencenter verwendet).
10.2.3 Rollenbasiertes Berechtigungskonzept

In Übereinstimmung mit dem rollenbasierten Berechtigungskonzept werden
einem Benutzer Berechtigungen nicht direkt, sondern über Sicherheitsrollen
zugeordnet.
10.2.3.1 Berechtigungskonzept
Das rollenbasierte Berechtigungskonzept umfasst folgende Elemente:
 Rolle – Gruppe von Aufgaben, die für einen Arbeitsbereich benötigt werden
(z.B. „Sachbearbeiter Buchhaltung“)
 Aufgabe – Gruppe von Rechten, die für eine Tätigkeit benötigt werden (z.B.
„Anlagen verwalten“)
 Recht – Gruppe von Berechtigungen für einzelne Objekte (z.B.
„Anlagenerfassung buchen“)
 Berechtigung – Basis-Zugriffseinstellung auf Daten- und Einzelfunktions-
Ebene (z.B. Tabellen, Felder)
Um die Zugriffsrechte eines Benutzers zu definieren, werden die entsprechenden
Rollen in der Benutzerverwaltung eingetragen. Die Zuordnung einer Rolle zu den
darin enthaltenen Rechten erfolgt vorzugsweise über zugeordnete Aufgaben. Bei
Bedarf kann aber auch ein bestimmtes Recht einer Rolle direkt zugeordnet werden.
Abbildung 10-7: Gruppierungsebenen für die Berechtigungs-Zuordnung
Eine Rolle ist eine Gruppe von Aufgaben und Rechten, die für einen Arbeitsbereich
benötigt werden. In einer Standard-Umgebung zahlreiche Referenz-Rollen
enthalten, die den üblichen Standard-Positionen in Unternehmen entsprechen. Die
Rollen in einem Unternehmen sind jedoch abhängig von Faktoren wie
Unternehmensgröße und Branche und können wie folgt gegliedert werden:
 Funktionsbezogene Rollen – z.B. „Einkaufssachbearbeiter“
 Organisationsbezogene Rollen – z.B. „Mitarbeiter“
 Systembezogene Rollen – z.B. „Systembenutzer“
Die Rolle Systemadministrator bietet Zugriff auf alle Bereiche der Anwendung und
kann nicht eingeschränkt werden.
10.2.3.2 Verwalten der Sicherheitskonfiguration

Die Verwaltung der Rollen, Aufgaben und Rechte erfolgt im Formular
Systemverwaltung> Sicherheit> Sicherheitskonfiguration, das auf den Registern Rollen,
Aufgaben und Rechte die Elemente der Berechtigungsverwaltung enthält.
Auf dem Register Rollen werden im linken Bereich die verfügbaren Rollen gezeigt.
Nach Auswahl einer Rolle und Klick auf die entsprechende Option im Bereich
Referenzen in der Mitte werden im rechten Bereich die zugeordneten Aufgaben
oder direkt zugeordneten Rechte gezeigt. Eine zusätzliche Aufgabe – oder, wenn
im Bereich Referenzen markiert – ein zusätzliches Recht kann über die Schaltfläche
Referenzen hinzufügen in der Funktionsleiste des Registers zugeordnet werden. Eine
komplett neue Rolle wird über die Schaltfläche Neu erstellen oder – nach Auswahl
der entsprechenden Rolle – die Schaltfläche Duplizieren in der Funktionsleiste des
Registers erstellt.
Aufgaben repräsentieren eine Gruppe von Rechten, die für eine bestimmte
Tätigkeit (z.B. das Verwalten von Anlagen) benötigt werden. Die Aufgaben
werden auf dem Register Aufgaben im Sicherheitskonfigurationsformular
verwaltet. Nach Auswahl einer Aufgabe und Klick auf die Option Rechte im
Bereich Referenzen in der Mitte werden im rechten Bereich die zugeordneten Rechte
gezeigt. Ein neues Recht kann über die Schaltfläche Referenzen hinzufügen in der
Funktionsleiste des Registers zur Aufgabe hinzugefügt werden.
Abbildung 10-8: Ansicht der Aufgaben zur Rolle „Budgetbeauftragter“
Ein Recht fasst alle Berechtigungen für einzelne Anwendungsobjekte zusammen.

Die Rechte werden auf dem Register Rechte im Sicherheitskonfigurationsformular
verwaltet. Nach Auswahl eines Rechts und Klick auf die entsprechende Option im
Bereich Referenzen in der Mitte werden die zugeordneten Anwendungsobjekte (z.B.
Aktivitätsmenüoptionen) im rechten Bereich gezeigt. Eine neue Berechtigung kann
zum jeweiligen Recht über die Schaltfläche Referenzen hinzufügen in der
Funktionsleiste des Registers hinzugefügt werden.
Berechtigungen definieren die Zugriffsmöglichkeit auf Anwendungsobjekte auf
unterster Ebene. Die verfügbaren Berechtigungen werden in der
Entwicklungsumgebung festgelegt.
Nach dem Bearbeiten der Sicherheitskonfiguration werden die geänderten
Elemente auf dem Register Unveröffentlichte Objekte gezeigt. Über die Schaltflächen
in der Funktionsleiste dieses Registers werden die Änderungen aktiviert.
10.2.3.3 Sicherheitsdiagnose
In allen Formularen von Dynamics 365 kann über die Schaltfläche OPTIONEN/
Seitenoptionen/Sicherheitsdiagnose ein Dialog geöffnet werden, der die Rollen,
10.3 Allgemeine Einstellungen 475
Aufgaben und Rechte zum Aufruf des jeweiligen Formulars zeigt. Schaltflächen in
diesem Dialog ermöglichen einen direkten Aufruf der entsprechenden Zuordnung
von Benutzern, Rollen und Aufgaben.
10.2.3.4 Aufgabentrennung
Wenn es im jeweiligen Unternehmen erforderlich ist, eine Aufgabentrennung
(„Segregation of duties“) einzurichten und zu überprüfen, können Regeln für die
Aufgabentrennung im Formular Systemverwaltung> Sicherheit> Aufgabentrennung>
Aufgabentrennungsregeln eingerichtet werden. Durch Eintragen von zwei Aufgaben,
die einer Person nicht gleichzeitig zugeordnet sein dürfen, wird sichergestellt, dass
die entsprechenden Vorschriften befolgt werden. Konflikte mit den eingetragenen
Regeln werden protokolliert und ermöglichen eine Genehmigung oder Ablehnung.

Abgesehen der browserbasierten Oberfläche ist die Berechtigungseinrichtung im
Sicherheitskonfigurationsformular zusammengefasst und die Sicherheitsdiagnose
in allen Formularen ergänzt worden.
10.3 Allgemeine Einstellungen

Bevor Dynamics 365 in einem Unternehmen produktiv genutzt werden kann, ist
die Konfiguration des Systems mit einer Reihe von zentralen Einstellungen
erforderlich. Diese Einstellungen umfassen:
 Organisationsverwaltung – Siehe Abschnitt 10.1
 Berechtigungseinstellungen – Siehe Abschnitt 10.2
 Einrichtung der Finanzbuchhaltung – Siehe Abschnitt 9.2
Auch jedes Modul der Anwendung, der genutzt werden soll, muss entsprechend
den Anforderungen des jeweiligen Unternehmens konfiguriert werden. So sind
beispielsweise im Kreditoren- und Debitorenbereich die anzuwendenden
Zahlungsbedingungen einzurichten. Zusätzlich gibt es eine Anzahl von zentralen
Einstellungen, die alle Bereiche der Anwendung betreffen.
Ein Überblick über die erforderliche Basiskonfiguration ist im Anhang enthalten,
Einstellungen zu den einzelnen Modulen werden im Kapitel zum jeweiligen
Funktionsbereich erklärt. Nachfolgend ist eine Beschreibung von zentralen
Grundeinstellungen zu finden, die für alle Module bedeutsam sind.
10.3.1 Nummernkreise
Nummernkreise bilden die Basis für die automatische Nummernvergabe im
gesamten System. Sie werden insbesondere in folgenden Bereichen eingesetzt:
 Stammdaten – z.B. Kreditorennummern für Lieferanten
 Erfassungen und Aufträge – z.B. Bestellnummern in Einkaufsbestellungen
 Gebuchte Belege – z.B. Rechnungsnummern
Neben den unternehmensbezogenen Nummernkreisen gibt es Nummernkreise,

die mandantenübergreifend gelten. Hierzu kann in den Bereichsparametern eines
Nummernkreises eingestellt werden, ob der jeweilige Nummernkreis gemeinsam
oder auf Ebene eines Unternehmens oder einer Organisationseinheit genutzt wird.
10.3.1.1 Anlegen von Nummernkreisen

Nummernkreise werden in der Listenseite Organisationsverwaltung>
Nummernkreise> Nummernkreise verwaltet. In der Listenseite zeigt die Infobox
Segmente für den selektierten Nummernkreis, ob er gemeinsam genutzt wird oder
welchem Unternehmen er zugeordnet ist. Ein neuer Nummernkreis wird über die
Schaltfläche NUMMERNKREIS/Neu/ Nummernkreis oder die Tastenkombination
Alt+N angelegt. Im Detailformular wird nach Eintragen von Nummernkreiscode und
Name im Auswahlfeld Bereich auf dem Register Bereichsparameter gewählt, ob der
Nummernkreis mandantenübergreifend gemeinsam, auf Unternehmensebene,
oder auf Organisationseinheitenebene genutzt wird.
Abbildung 10-9: Anzeige der Nummernkreise in der Listenseite
Auf dem Register Segmente des Nummernkreis-Detailformulars kann das Format

der Nummern des Nummernkreises definiert werden. Hierbei können Segmente
mit folgendem Typ benutzt werden:
 Alphanumerisch – Nummern werden jedes Mal automatisch hochgezählt,
wenn der Nummernkreis für die Nummernvergabe genutzt wird. Das
Rautenzeichen („#“) wird hierbei durch die laufende Nummer ersetzt und muss
daher mindesten so viele Stellen wie die letzte Nummer enthalten.
 Konstante – Segmente vom Typ „Konstante“ können als Präfix (z.B. im Format
„RE####“ oder „12####“) und Suffixe (z.B. im Format „####-RE“) genutzt
werden, wobei Präfixe aufgrund der einfacheren Handhabung – etwa beim
Filtern – meist zu bevorzugen sind.
10.3 Allgemeine Einstellungen 477
 Andere Typen – Segmente vom Typ „Unternehmen“, „Juristische Person“,

„Organisationseinheit“ oder „Steuerkalenderperiode“ sind verfügbar, wenn sie
im Bereich des Nummernkreises enthalten sind.
Um eine eindeutige Zuordnung von Nummern zu gewährleisten, sollte bei der
Festlegung der Nummernkreise darauf geachtet werden, dass sich Belegnummern
nicht überschneiden.
10.3.1.2 Nummernkreis-Referenzen
Die Zuordnung der Nummernkreise zu Stammdaten und Bewegungsdaten erfolgt
über die Nummernkreisreferenzen. Diese können im Register Referenzen des
Nummernkreis-Detailformulars verwaltet werden. Alternativ können die
Nummernkreis-Referenzen auch pro Modul in den jeweiligen Modulparametern
auf dem Register Nummernkreise eingetragen werden.
Es ist hierbei möglich, einen Nummernkreis mehrfach zuzuordnen. So kann
beispielsweise für Rechnungen und Gutschriften derselbe Nummernkreis
verwendet werden, indem in den Referenzen derselbe Nummernkreis für beide
Geschäftsfälle eingetragen wird. Nummern werden in diesem Fall nicht doppelt
vergeben, sondern in chronologischer Reihenfolge abwechselnd einer Rechnung
und einer Gutschrift zugeordnet.
10.3.1.3 Allgemeine Einstellungen im Nummernkreis

In den Einstellungen auf dem Register Allgemeines des Nummernkreis-
Detailformulars wird die erste (Kleinste) und letzte (Größte) Nummer des
numerischen Nummernteils eingetragen. Im Feld Nächster kann die als Nächstes
vergebene Nummer verändert werden. Eine Eintragung, die zur Vergabe
doppelter Nummern führen würde, sollte hierbei vermieden werden – bei der
Vergabe einer solchen Nummer würde dann eine Fehlermeldung gezeigt.
Wird der Schieber Manuell auf „Ja“ gesetzt, ist eine rein manuelle
Nummernvergabe vorgesehen. Über die Schieber In eine niedrigere Zahl und In eine
höhere Zahl wird festgelegt, ob die über den Nummernkreis automatisch vergebene
Nummer durch den Benutzer gerändert werden darf.
Über den Schieber Fortlaufend können Lücken im Nummernkreis unterbunden
werden. Aufgrund der damit verbundenen höheren Systembelastung sollten
fortlaufende Nummern allerdings nur bei Nummernkreisen aktiviert werden, in
denen es tatsächlich erforderlich ist.
10.3.2 Kalender
Als Voraussetzung für jede Buchung muss die Sachkontokalender-Periode, in der
das jeweilige Buchungsdatum liegt, vorhanden und geöffnet sein.
10.3.2.1 Sachkontokalender
Sachkontokalender (Hauptbuch> Kalender> Sachkontokalender) beziehen sich auf den
Steuerkalender, der dem jeweiligen Unternehmen zugeordnet ist, und bestimmen
die offenen Perioden für das Buchen von Transaktionen (siehe Abschnitt 9.2.1).
10.3.2.2 Andere Kalender

Neben den Kalendern in der Finanzbuchhaltung gibt es in anderen Bereichen
zusätzliche Kalenderdefinitionen.
Im Menüpunkt Organisationsverwaltung> Einstellungen> Kalender> Schichtmodelle
(auch Produktionssteuerung> Einstellungen> Kalender> Schichtmodelle) werden
wöchentliche Arbeitszeiten definiert, die die Basis für die Einrichtung der
Arbeitszeitkalender im Menüpunkt Organisationsverwaltung> Einstellungen>
Kalender> Kalender bilden (siehe Abschnitt 5.3.1). Sie werden für
Produktionsplanung und -steuerung und für die Festlegung von Werkskalendern
im Logistikbereich benutzt.
Für das Projektmodul werden im Menüpunkt Organisationsverwaltung>
Einstellungen> Kalender> Periodentypen getrennt eigene Kalender verwaltet, die für
die Projektabrechnung benötigt werden und auf Mitarbeiter-Ebene angepasst
werden können.
10.3.3 Adresseinstellungen
Die Adresseinrichtung im Menüpunkt Organisationsverwaltung> Globales
Adressbuch> Adressen> Adresseinstellungen ist eine Voraussetzung für die korrekte
Erfassung und Ausgabe von Adressen.
Auf dem Register Land/Region der Adresseinstellungen werden die vorhandenen
Länder gezeigt. Eine Länderliste mit einer dreistelligen Identifikation ist im
Microsoft Dynamics 365-Standard enthalten. Zusätzliche Länder können über die
Schaltfläche Neu in der Funktionsliste des Register Land/Region angelegt werden.
Ob beim Erfassen von Adressen Postleitzahl, Bezirk und Ort geprüft werden, wird
auf dem Register Parameter der Adresseinstellungen festgelegt. Wenn hier
beispielsweise der Schieber Postleitzahl auf „Ja“ gesetzt ist, können beim Anlegen
von Adressen nur Postleitzahlen eingetragen werden, die in der
Postleitzahlentabelle vorhanden sind. Eine neue Postleitzahl muss in diesem Fall
erst auf dem Register Postleitzahlen in den Adresseinstellungen angelegt werden.
Adressformate auf dem Register Adressformat legen fest, in welcher Art Straße,
Postleitzahl, Ort und Land im Adressfeld (gedruckte Adresse) dargestellt werden.
Um die Formatvorschriften der einzelnen Länder zu berücksichtigen, kann jedem
Land das Adressformat in der Spalte Adressformat auf dem Register Land/Region
separat zugeordnet werden.
Um ein neues Adressformat anzulegen, kann die Schaltfläche Neu in der
Funktionsleiste auf dem Register Adressformat betätigt werden. Auf dem Register
10.4 Workflow-Verwaltung 479
Adresskomponente konfigurieren können dann Reihenfolge und Format der einzelnen

Adresselemente (wie Straße und Ort) bestimmt werden. Diese Definition legt den
Aufbau der formatierten Adresse für den Ausdruck fest, bestimmt aber auch
welche Felder beim Bearbeiten von Adressen im Adressformular gezeigt werden.
Wenn beispielsweise die Postleitzahl nicht im Adressformat enthalten ist, wird sie
bei der Adressbearbeitung für Länder mit dem betroffenen Format nicht gezeigt.
Bei der Definition von Adressformaten ist zu beachten, dass neben den einzelnen
Adressfeldern auch die formatierte Adresse in den Stammdaten gespeichert wird.
Bei späteren Änderungen der Adressformatdefinition können bestehende
Adressen über die Schaltfläche Adressen aktualisieren in der Funktionsleiste auf dem
Register Adressformat der Adresseinstellungen aktualisiert werden.
10.3.4 Parameter
Parameter enthalten Grundeinstellungen in den verschiedenen Bereichen des
Systems. Sie dienen zur Konfiguration der Anwendung, um aus den von
Dynamics 365 unterstützten Geschäftsprozess-Varianten diejenigen Möglichkeiten
auszuwählen, die den Bedürfnissen des Unternehmens am besten entsprechen.
Die Festlegung der Parametereinstellungen ist eine zentrale Aufgabe in der
Implementierungsphase. Vor dem Setzen von Parametereinstellungen sollte daher
zumindest die Online-Hilfe zu Rate gezogen und je nach Situation auch
Unterstützung von Experten eingeholt werden, um Auswirkungen und
Zusammenhänge zu prüfen. Parametereinstellungen können im laufenden Betrieb
geändert werden. Je nach betroffener Einstellung sind aber die Auswirkungen
unbedingt sorgfältig abzuklären.
Die Systemparameter (Systemverwaltung> Einstellungen> Systemparameter) enthalten
globale Parameter wie die Systemsprache (Konzernsprache, Vorschlagswert für
sprachabhängige Texte in gemeinsamen Daten, z.B. den gemeinsamen
Produktstamm) und die Basiswährung.
Zusätzlich werden funktionsbezogen eigene Parameter in jedem Modul geführt,
die Unternehmens-spezifische Einstellungen festlegen. Das Parameterformular ist
in den einzelnen Modulen meist als erster Menüpunkt im Ordner Einstellungen
enthalten (z.B. Debitorenkontenparameter in Debitorenkonten> Einstellungen>
Debitorenkontenparameter).
10.4 Workflow-Verwaltung
Ein Workflow ist eine Folge von Tätigkeiten in einem Routine-Geschäftsprozess,
wobei die erforderlichen Aktivitäten durch den Workflow vorgegeben sind.
Typische Beispiele für Workflows sind die Genehmigungsprozesse, beispielsweise
für Bestellanforderungen.
Workflows können in Dynamics 365 konfiguriert und verarbeitet werden, wobei

auch eine Automatisierung von Workflow-Prozessen möglich ist. So können zum
Beispiel Bestellanforderungen mit geringem Wert automatisch genehmigt werden.
10.4.1 Einrichten von Workflows

Workflows sind in vielen Bereichen von Dynamics 365 verfügbar, zum Beispiel in:
 Bestellanforderungen
 Einkaufsbestellungen
 Kreditorenrechnungen
 Freitextrechnungen
 Buchungsjournalen in Hauptbuch, Kreditoren und Debitoren
In jedem betroffenen Modul enthält der Menüknoten Einstellungen einen
Menüpunkt zur Verwaltung der Workflows im jeweiligen Modul. Nach Aufruf
dieses Menüpunkts wird die Workflow-Listenseite mit den im jeweiligen Modul
bereits angelegten Workflows gezeigt. So dient beispielsweise die Listenseite
Beschaffung> Einstellungen> Beschaffungsworkflows zum Anlegen und Bearbeiten von
Workflows im Beschaffungsbereich.
10.4.1.1 Graphischer Workflow-Editor

Für das Anzeigen und Bearbeiten von Workflows wird der graphische Workflow-
Editor benutzt, der als separates Programm über entsprechende Dienste mit der
jeweiligen Dynamics 365-Umgebung kommuniziert. Der Workflow-Editor wird
dazu mittel Klick auf die als Link in der Spalte Kennung gezeigte Kennung des
betreffenden Workflows heruntergeladen.
Nach Anmeldung mit dem Azure Active Directory-Benutzer wird der graphische
Workflow-Editor geöffnet, der in drei Bereiche geteilt ist:
 Zeichenfläche – Bereich zum Gestalten des Workflows mittels Mausbedienung
(Drag&Drop) durch Auswählen und Verschieben von Workflowelementen und
Verbindungen
 Toolbox – Links von der Zeichenfläche, enthält verfügbare Workflowelemente
 Fehlerbereich – Unterhalb der Zeichenfläche, zeigt Fehler und Warnungen
Die Eigenschaften des Workflows können bearbeitet werden, indem statt eines
bestimmten Elements eine leere Stelle im Zeichenbereich gewählt und dann die
Eigenschaften über das Kontextmenü (rechte Maustaste) oder über die Schaltfläche
Eigenschaften im Aktionsbereich geöffnet werden. Eine wichtige Eigenschaft ist der
Eigentümer des Workflows
In der Toolbox sind die Workflowelemente nach ihrem Typ gegliedert,
beispielsweise Aufgaben und Genehmigungen, wobei abhängig vom gewählten
Workflow unterschiedliche Workflowelemente verfügbar sind. Die Toolbox kann
über die entsprechende Schaltfläche im Aktionsbereich ausgeblendet werden.
Abbildung 10-10: Graphischer Workflow-Editor (Fehlerbereich ausgeblendet)
Um ein Element zu einem Workflow hinzuzufügen, kann es in der Toolbox mittels

Mausklick gewählt und bei gedrückter Maustaste in den Zeichenbereich gezogen
werden. Die Eigenschaften eines im Workflow enthaltenen Elements können dann
über das Kontextmenü (rechte Maustaste) oder über die Schaltfläche Eigenschaften
im Aktionsbereich bearbeitet werden. Die für ein Element verfügbaren Optionen
hängen dann vom Typ des Elements ab.
Für Elemente, die eine manuelle Aktivität erfordern (z.B. Aufgaben), ist in den
Eigenschaften ein Register bzw. eine Schaltfläche Zuweisung enthalten, über die der
Verantwortliche festgelegt werden kann. Die Suchreihenfolge zur Bestimmung des
Verantwortlichen wird über den Zuweisungstyp bestimmt. Hier kann zwischen
Benutzerkategorien wie „Teilnehmer“ (bezieht sich auf Benutzergruppen und
Rollen), „Hierarchie“ (bezieht sich auf die Positionshierarchie im Personalwesen),
„Workflowbenutzer“ (Workflow-Eigentümer oder Benutzer, der den Workflow

startet) oder „Benutzer“ (spezifische Benutzerkonten) zu wählen ist.
Workflowelemente vom Typ „Genehmigung“ enthalten eine untergeordnete
Workflow-Ebene, die die Genehmigungs-Schritte definiert. Die Genehmigungs-
Schritte können durch Doppelklick auf das Genehmigungselement oder durch
Betätigen der Schaltfläche Ebene nach unten geöffnet werden. Um von der unteren
Ebene wieder auf die Hauptebene des Workflows zu gelangen, kann die
Schaltfläche Ebene nach oben betätigt oder auf das Element Workflow im Pfad
geklickt werden, der oben in der Zeichenfläche gezeigt wird.
Eigenschaften zur Eskalation geben die Möglichkeit, die für die Durchführung des
Workflows aus dem Workflowelement abgeleitete Arbeitsaufgabe automatisch zu
erledigen oder weiterzuleiten, wenn ein eingetragenes Zeitlimit überschritten
wird. Auf dem Register Aktivität bei Beendigung wird die automatische Aktivität für
den Fall hinterlegt, dass die Aktivität nicht weitergeleitet werden kann.
Eigenschaften im Bereich Automatischen Aktivitäten geben die Möglichkeit,
abhängig von Bedingungen, die zur automatischen Aktivität eingetragen werden,
die im Workflowelement definierte Aufgabe automatisch durchzuführen.
Beispielsweise kann eine Bestellanforderung automatisch genehmigt werden,
wenn der Bestellwert unter einem eingetragenen Wert ist.
Um die Workflowelemente in der Zeichenfläche zu verknüpfen, muss ein Pfeil
zwischen den Elementen erzeugt werden, indem ein Klick auf den Rand eines
Elements ausgeführt und der Pfeil bei gedrückter Maustaste in das Folgeelement
gezogen wird (ähnlich wie in Microsoft Visio). In einem gültigen Workflow
müssen alle Elemente zwischen den Elementen Start und Ende verknüpft sein.
10.4.1.2 Workflow-Warteschlangen
Die Option „Warteschlange“ zum Bestimmen des Verantwortlichen für
Workflowelemente ist nur bei bestimmten Typen von Elementen vorhanden – zum
Beispiel für Aufgaben. Die für die Zuweisung benutzten Warteschlangen sind im
Menüpunkt Organisationsverwaltung> Workflow> Warteschlagen für Arbeitsaufgaben
anzulegen.
Warteschlangen dienen hierbei dazu, Arbeitsaufgaben aus Workflows einer
Gruppe von Mitarbeitern anstelle einer einzigen Person zuzuordnen. Wenn eine
Arbeitsaufgabe einer Warteschlange zugeordnet ist, kann jeder Mitarbeiter der
Warteschlange diese Arbeitsaufgabe übernehmen und bearbeiten.
Beim Einrichten einer Warteschlange muss im Auswahlfeld Dokument der
Workflowtyp (z.B. „Bestellanforderung“) gewählt werden, in dem die
Warteschlange verwendet werden kann. Zudem muss der Status auf „Aktiv“
gesetzt werden, bevor die Warteschlange verwandet werden kann.
Neben dem manuellen Zuweisen von Benutzern zu einer Warteschlange auf dem
Register Benutzer des Warteschlangenformulars kann auch eine automatische
Zuordnung auf Basis von Filterkriterien über die Schaltfläche Zuweisungsregel oder
über den Menüpunkt Organisationsverwaltung> Workflow> Regeln für die Zuweisung
von Warteschlangen für Arbeitsaufgaben erfolgen.
10.4.1.3 Workflow-Versionen
Wenn die Workflow-Bearbeitung durch Betätigen der Schaltfläche Speichern und
Schließen im Workflow-Editor beendet wird, wird eine neue Workflowversion
erstellt. In einem Dialog ist dann anzugeben, ob die neue Version aktiviert oder die
alte Version weiterhin als aktive Version beibehalten werden soll.
Die Versionen eines Workflows können über die Schaltfläche WORKFLOW/
Verwalten/Versionen in der Workflow-Listenseite geöffnet werden. Der
Workflowversionendialog bietet die Möglichkeit, die aktive Version zu wechseln.
Wird ein Workflow, beispielsweise ein Genehmigungsworkflow, gestartet, wird
die jeweils aktive Workflowversion herangezogen. Diese Version wird auch dann
für die Arbeitsaufgaben des abgesendeten Workflows beibehalten, wenn eine neue
Version aktiv gesetzt wird.
10.4.1.4 Anlegen neuer Workflows

Wenn die Schaltfläche Neu in der Workflow-Listenseite betätigt wird, ist in einem
Dialog festzulegen, zu welchem Workflowtyp (z.B. „Prüfung der
Bestellanforderungen“) der Workflow gehören soll, bevor der graphische
Workflow-Editor wie oben beschrieben gestartet wird.
Falls zwei Workflows mit demselben Workflowtyp vorhanden sind, kann der
Standard-Workflow über die Schaltfläche WORKFLOW/Verwalten/Als Standard
festlegen in der Workflow-Listenseite festgelegt werden.
10.4.1.5 Grundeinstellungen zur Workflowverarbeitung

Die Verarbeitung von Workflows erfolgt in einer asynchronen Stapelverarbeitung,
weshalb die nächste Arbeitsaufgabe in einem Workflow nicht sofort, sondern erst
nach Durchführung der Stapelverarbeitung verfügbar ist. Die Wartezeit ist
abhängig von der jeweiligen Stapelkonfiguration.
Um die benötigte Workflow-Infrastruktur aufzusetzen, kann der Assistent im
Menüpunkt Systemverwaltung> Workflow> Konfiguration der Workflowinfrastruktur
benutzt werden. Der Assistent erzeugt drei Stapelverarbeitungsaufträge, die dann
im Formular Systemverwaltung> Abfragen> Batchaufträge gezeigt und bearbeitet
werden können. Um mit Workflows arbeiten zu können, müssen die benötigten
Stapelverarbeitungsaufträge regelmäßig wiederholt werden.
10.4.1.6 New in Dynamics 365

Der graphische Workflow-Editor ist nun ein separates Programm, das über die
Workflow-Listenseiten heruntergeladen wird.
10.4.2 Arbeiten mit Workflows

Wenn in einem Formular die Ausführung eines Workflows vorgesehen ist, wird
im Aktionsbereich des Formulars die Schaltfläche Workflow gezeigt. Der Benutzer
kann dadurch erkennen, dass die Durchführung eines Workflows erforderlich ist
und den Start der Workflow-Verarbeitung anfordern.
Bei der Arbeit mit Workflows muss berücksichtigt werden, dass die Workflow-
Verarbeitung in einer Stapelverarbeitung erfolgt und Arbeitsaufgaben erst nach
Durchführung der Stapelverarbeitung zur Verfügung stehen.
10.4.2.1 Starten der Workflow-Verarbeitung

In Formularen mit Workflow-Verarbeitung kann der Workflow über die
Schaltfläche Workflow/Absenden im Aktionsbereich des Formulars gestartet werden
(z.B. in der Bestellanforderung, siehe Abbildung 10-11). Im nachfolgenden Dialog
kann vor Betätigen der Schaltfläche Absenden noch ein Kommentar eingetragen
werden. Durch das Starten des Workflows werden Arbeitsaufgaben zur
Bearbeitung der Workflowelemente erzeugt.
Nach dem Starten des Workflows werden in der Schaltfläche Workflow anstelle der
Schaltfläche Absenden andere Aktionen gezeigt. Diese sind von den Einstellungen
im Workflowelement und vom Status des jeweiligen Workflows abhängig. Die
Schaltfläche Workflow/Workflowhistorie dient zur Abfrage des Workflow-Status.
Abbildung 10-11: Starten des Genehmigungsworkflows zu einer Bestellanforderung
10.4.2.2 Arbeitsaufgaben in Genehmigungs-Workflows

In Abhängigkeiten von den Einstellungen im jeweiligen Workflowelement ist die
erzeugte Arbeitsaufgabe entweder einer Warteschlange oder einzelnen Benutzern
zugewiesen.
Die Workflow-Arbeitsaufgaben eines Benutzers sind links in seinem Dashboard
und in der Arbeitsaufgaben-Listenseite (Allgemeines> Arbeitsaufgaben> Mir
zugewiesene Arbeitsaufgaben) zu sehen. Die Aktivitäten zu den einzelnen
Arbeitsaufgaben, die in der Schaltfläche Workflow im Aktionsbereich der
Arbeitsaufgabenseite angeboten werden, hängen von den Eigenschaften des
Workflowelements ab (Zulässige Aktivitäten unter Erweiterte Eigenschaften im
10.5 Weitere Funktionen 485
Workflow-Editor). Hierbei sind folgende Aktivitäten in einer Arbeitsaufgabe

möglich:
 Genehmigen – Genehmigen der Anforderung
 Ablehnen – Endgültiges Ablehnen (nochmaliges Absenden der Anforderung
ist dennoch möglich)
 Änderung anfordern – Ablehnen mit Hinweis auf mögliche Genehmigung
nach Änderung
 Delegieren – Übertragen der Entscheidung auf einen anderen Benutzer
Die zusätzliche Option „Abbrechen“ wird nicht für den Genehmiger, sondern für
den Workflow-Absender gezeigt. Durch das Abbrechen wird die Workflow-
Verarbeitung vor dem Genehmigen beendet (z.B. für ein Ändern und nochmaliges
Absenden).
Sollen vor dem Genehmigen oder Ablehnen noch zusätzliche Informationen zu
einer Arbeitsaufgabe eingeholt werden, kann die ursprüngliche Anforderung von
den Arbeitsaufgaben aus über die Schaltfläche Offen im Aktionsbereich oder
mittels Klick auf die als Link in der Spalte Kennung gezeigte
Anforderungskennung geöffnet werden. Im Formular zur ursprünglichen
Anforderung (zum Beispiel in einer Bestellanforderung) stehen in der Schaltfläche
Workflow dieselben Aktivitäten zur Verfügung wie in der Arbeitsaufgabe selbst.
In Abhängigkeit vom jeweiligen Workflow (im Workflow-Editor festgelegt)
müssen danach weitere Personen die Anforderung genehmigen oder zusätzliche
Arbeitsaufgaben bearbeitet werden.
10.4.2.3 Arbeiten mit Warteschlangen

Wenn eine Arbeitsaufgabe einer Warteschlange zugewiesen ist, wird sie in der
Listenseite Allgemeines> Arbeitsaufgaben> Meinen Warteschlangen zugewiesene
Arbeitsaufgaben gezeigt. Als Voraussetzung muss der jeweilige Benutzer Mitglied
der Warteschlange sein, der die Arbeitsaufgabe zugewiesen ist.
In der Warteschlange kann eine Arbeitsaufgabe übernommen werden, indem die
Schaltfläche Workflow/Übernehmen im Aktionsbereich betätigt wird. Auf diese
Weise wird verhindert, dass ein anderer Benutzer die betroffene Arbeitsaufgabe
parallel bearbeitet.
Nach Übernehmen einer Arbeitsaufgabe ist sie in den Arbeitsaufgaben des
Benutzers (Allgemeines> Arbeitsaufgaben> Mir zugewiesene Arbeitsaufgaben) enthalten
und kann dort genehmigt werden.
10.5 Weitere Funktionen

Weitere Funktionen, die quer über die gesamte Anwendung verfügbar sind, sind
Dokumentverwaltung, Anfrageverwaltung, und Aufgabenaufzeichnung.
10.5.1 Dokumentverwaltung
Häufig ist es im betrieblichen Alltag erforderlich, zu einem Datensatz (z.B.
Kunden) parallel sowohl Daten auszuwerten, die strukturiert im ERP-System
abgelegt sind, als auch Informationen zu berücksichtigen, die unstrukturiert als
Datei oder E-Mail vorliegen.
Um diese Arbeit zu unterstützen, können jedem Datensatz in Dynamics 365
beliebig viele Dateien zugeordnet und direkt von der Anwendung aus geöffnet
werden. Wenn beispielsweise alle relevanten Dateien zu einem Kunden in der
Debitorenverwaltung angehängt werden, können neben den in Dynamics 365
verwalteten kaufmännischen Daten (beispielsweise Umsatzzahlen aus gebuchten
Rechnungen) auch alle anderen wesentlichen Informationen direkt im
Debitorenformular abgefragt werden.
10.5.1.1 Bearbeiten von Dokumentanhängen

Als Voraussetzung für den Aufruf der Dokumentanhänge muss der Schieber
Handhabung von Dokumenten aktiviert auf dem Register Voreinstellung in den
Benutzeroptionen des jeweiligen Benutzers auf „Ja“ gesetzt sein.
Die Dokumentanhänge, die in jeder Listenseite und jedem Formular über die
Schaltfläche (Zuordnen) im Aktionsbereich oder die Tastenkombination
Strg+Shift+A geöffnet werden können, dienen zum Anzeigen und Bearbeiten von
Dokumenten, die an den gewählten Datensatz angehängt sind.
Abbildung 10-12: Erfassen einer einfachen Notiz in den Dokumentenanhängen

Neue Dokumente werden in den Dokumentenanhängen über die Schaltfläche Neu

oder die Tastenkombination Alt+N erstellt. Durch Auswahl des Dokumenttyps
wird festgelegt, ob das Dokument eine Notiz, ein Dateianhang oder eine
Webadresse (URL) ist. Für Notizen kann im Feld Hinweise auf dem Register
Allgemeines ein mehrzeiliger Text erfasst werden.
Für Dateianhänge kann beim Anlegen in einem Dialog der entsprechende
Dateipfad angegeben werden. Sie können dann über die Schaltfläche Öffnen
geöffnet (startet einen Download) oder auf dem Register Preview in einer
Voransicht betrachtet werden.
10.5.1.2 Dokumenttyp und Einrichtung der Dokumentverwaltung

Bei der Handhabung der Dokumente können folgende Arten von Dokumenten
unterschieden werden:
 Einfache Notiz – Unformatierter Text in der Dokumentenzuordnung
 Dateianhang – Ermöglichen das Anhängen von externen Dateien
 URL – Ermöglicht die Eintragung einer Webadresse
Im Menüpunkt Organisationsverwaltung> Dokumentverwaltung> Dokumenttypen
können je nach Bedarf beliebig viele Dokumenttypen angelegt werden. Jeder
Dokumenttyp bezieht sich hierbei auf eine bestimmte Klasse und Gruppe, die
bestimmen ob Dokumente des jeweiligen Typs einfache Notizen, Dateianhänge
oder Webadressen sind.
Grundlegende Parameter zur Dokumentverwaltung (Organisationsverwaltung>
Dokumentverwaltung> Parameter für Dokumentverwaltung) sind auf dem Register
Nummernkreise der Nummernkreis für die Dokumente und auf dem Register
Dateitypen die Dateitypen, die von Benutzern in den Dokumentanhängen
verwendet werden dürfen. (z.B. PDF-Dateien).
Wenn der Schieber Verwendung der aktiven Dokumenttabellen in den
Dokumentparametern auf „Ja“ gesetzt ist, stehen die Dokumentanhänge nicht in
allen Formularen, sondern nur in den aktiven Dokumenttabellen
(Organisationsverwaltung> Dokumentverwaltung> Aktive Dokumenttabellen) zur
Verfügung.

Im Zusammenhang mit der cloudbasierten Architektur gibt es kein lokales
Dokumentenverzeichnis und kein direktes Erstellen von Office-Dokumenten.
10.5.2 Anfrageverwaltung
Die Anfrageverwaltung dient dazu, unterschiedlichste Arten von Fragen und
Problemen zentral zu verwalten.
10.5.2.1 Einrichten von Anfragen

Abgesehen von einem Nummernkreis für Anfragen müssen folgende Punkte
eingerichtet werden, bevor die Anfrageverwaltung genutzt werden kann
 Anfragekategorien – Gliedern und gruppieren Anfragen
 Anfrageprozesse – Definieren Aktivitäten zum Bearbeiten von Anfragen
Anfragekategorien (Organisationsverwaltung> Einstellungen> Anfragen>
Anfragekategorien) dienen dazu, Anfragen nach funktionalen Kriterien in eine
hierarchische Struktur zu gliedern. Beim Anlegen einer Anfragekategorie bestimmt
der Kategorietyp (z.B. „Verkauf“), in welchem Bereich die Anfragekategorie zur
Verfügung steht. Auf dem Register Allgemeines der Anfragekategorie kann ein
Vorschlagswert für den Besitzer und für den Anfrageprozess eingetragen werden,
die beim Erstellen einer Anfrage mit dieser Kategorie herangezogen werden.
Anfrageprozesse (Organisationsverwaltung> Einstellungen> Anfragen>
Anfrageprozesse) definieren die Schritte zum Bearbeiten einer Anfrage. Ein neuer
Anfrageprozess wird mit Name und Beschreibung angelegt. Vor dem Speichern des
Datensatzes ist darauf zu achten, dass die Option „Anfrageprozess“ im Feld Typ
eingetragen ist. Der Schieber Aktiv ist für einen aktiven Anfrageprozess auf „Ja“ zu
setzen. Die Bearbeitungsschritte für Anfragen können anschließend über die
Schaltfläche PROZESS/Anzeigen/Details geöffnet werden. In den Prozessdetails
wird eine Prozessebene über die Schaltfläche Neu/Ebene erstellen angelegt. Im Feld
Zweck ist dann der Name der Ebene einzutragen. Falls benötigt, kann eine
mehrstufige Hierarchie von Ebenen angelegt werden.
In einfachen Anfrageprozessen kann es ausreichen, nur Ebenen zu definieren.
Wenn benötigt, können für die einzelnen Ebenen zusätzlich Aktivitäten (z.B.
Termine) über die Schaltfläche Neu/Termin erstellen (bzw. eine der anderen
Optionen) eingerichtet werden. Soll sichergestellt werden, dass bestimmte
Aktivitäten erledigt werden, bevor eine Anfrage geschlossen werden kann, kann
der Schieber Erforderlich in der Anfrageprozess-Aktivität aus „Ja“ gesetzt werden.
Zusätzlich kann der Schieber Auf erforderliche Aktivitäten überprüfen auf dem
Register Beendigungskriterien der übergeordneten Ebene auf „Ja“ gesetzt werden.
10.5.2.2 Arbeiten mit Anfragen

Eine Anfrage kann in jedem Formular, in dem die Anfrageverwaltung zur
Verfügung steht, über die entsprechende Schaltfläche im Aktionsbereich erstellt
werden – zum Beispiel in Verkaufsaufträgen (Vertrieb und Marketing> Aufträge> Alle
Aufträge, Schaltfläche ALLGEMEINES/Debitor/Anfragen/Anfrage erstellen),
Debitorenverwaltung, Kreditorenverwaltung, oder freigegebenen Produkten.
Anfragen, die aus einem Verkaufsauftrag erstellt werden, sind mit dem Auftrag
und dem jeweiligen Debitor verknüpft. Im Neuanlagedialog einer solchen Anfrage
stehen im Feld Anfragekategorie nur Kategorien von Kategorietyp „Allgemeines“
und „Verkauf“ zur Auswahl. Eine Beschreibung für die Anfrage sollte manuell
eingetragen werden. Vorschlagswerte für Eigentümer, Vereinbarung zum Servicelevel

und Anfrageprozess auf dem Register Sonstiges im Dialog werden aus der gewählten
Anfragekategorie übernommen.
Abbildung 10-13: Bearbeiten der Details einer Anfrage
Die Listenseite Allgemeines> Anfragen> Alle Anfragen dient zum späteren Bearbeiten
von Anfragen. Im zugehörigen Detailformular können die Verknüpfungen (z.B.
zum Verkaufsauftrag) auf dem Register Zuordnungen abgefragt werden. Falls
benötigt, können hier auch spätere Verknüpfungen hinzugefügt werden (z.B. zur
Verknüpfung einer Rücklieferung mit dem ursprünglichen Verkaufsauftrag). Die
Bearbeitungsschritte aus dem Anfrageprozess werden in der Infobox
Prozessstruktur gezeigt. Der Status der entsprechenden Schritte ist im
Anfrageprozessformular ersichtlich, das über die Schaltfläche
ANFRAGE/Bearbeiten/Anfrageprozess im Anfrageformular geöffnet werden kann.
Sobald mit der Bearbeitung einer Anfrage begonnen wird, ist die Schaltfläche
ANFRAGE/Verwalten/In Bearbeitung im Aktionsbereich des Anfrageformulars zu
betätigen (falls dieser Status nicht bereits beim Anlegen der Anfrage gesetzt wird).
In weiterer Folge ist der Bearbeitungsfortschritt der Anfrage über die Schaltfläche
ANFRAGE/Bearbeiten/Phase ändern durch Auswahl der jeweils gestarteten Phase zu
dokumentieren.
Wenn die Anfrage mit einem Anfrageprozess verknüpft ist, in dem Aktivitäten
(z.B. Termine) enthalten sind, können die zugehörigen Aktivitäten übe die
Schaltfläche ALLGEMEINES/Aktivitäten/Aktivitäten/Aktivitäten anzeigen im
Aktionsbereich des Anfrageformulars abgefragt werden. Alternativ können die
Aktivitäten im Menüpunkt Allgemeines> Aktivitäten> Alle Aktivitäten bearbeitet
werden. Aktivitäten, die als erforderlich gekennzeichnet sind, müssen erledigt
werden bevor die Anfrage abgeschlossen werden kann.
Um eine Anfrage zu schließen, wird die Schaltfläche ANFRAGE/Verwalten/
Abgeschlossen im Aktionsbereich des Anfrageformulars zu betätigen
10.5.2.3 Produktänderungsanfragen
Produktänderungsanfragen dienen dazu, mehrere Stücklisten und Arbeitspläne
gemeinsam zu genehmigen und zu aktivieren.
Abbildung 10-14: Einrichten einer Anfragekategorie zu einer Produktänderungsanfrage
Als Voraussetzung für die Nutzung von Produktänderungsanfragen muss

zumindest eine Anfragekategorie mit dem Kategorietyp „Produktänderung“
angelegt werden. In der Anfragekategorie-Einrichtung wird für Anfragekategorien
mit diesem Typ der zusätzliche Register Validierungsregeln eingeblendet, in dem
Validierungsregeln aktiviert werden können, über die geprüft wird, ob die
Voraussetzung für das Genehmigen von Stücklisten und Arbeitsplänen erfüllt

sind.
Eine Produktänderungsanfrage wird über die Schaltfläche ENTWICKELN/
Produktänderung/Anfrage erstellen im Aktionsbereich des Formulars für
freigegebene Produkte erstellt (nicht über die Schaltfläche ALLGEMEINES/
Anfragen verwalten/Anfrage erstellen, da hier keine Anfragen mit dem Kategorietyp
„Produktänderung“ angelegt werden können). Im Neuanlagedialog ist dann eine
Beschreibung und eine Anfragekategorie mit dem Kategorietyp „Produktänderung“
einzutragen.
Stücklisten können mit der Anfrage verknüpft werden, indem die betroffene
Stückliste im Stücklistenformular geöffnet und in diesem die Schaltfläche
Stücklisten/Produktänderung/Der Anfrage zuordnen betätigt wird. Im nachfolgenden
Dialog kann die entsprechende Anfragenummer gewählt werden. Weitere
Stücklisten und Arbeitspläne können bei Bedarf auf dieselbe Art und Weise
zugeordnet werden. Auch zusätzliche Produkte, beispielsweise alle
Fertigerzeugnisse die von einer Anfrage zu einer gemeinsamen Komponente
betroffen sind, können analog zugeordnet werden.
Dis Liste Offene Anfragen im Arbeitsbereich Freigegebene Produktverwaltung und die
Listenseite Allgemeines> Anfragen> Alle Anfragen dienen zum späteren Bearbeiten
der Anfragen. Im zugehörigen Detailformular können die Verknüpfungen auf dem
Register Zuordnungen abgefragt und aktualisiert werden.
Die Bearbeitung von Produktänderungsanfragen erfolgt wie in anderen Anfragen.
Zusätzlich steht aber die Schaltfläche ANFRAGE/Produktänderung/Änderungen
genehmigen und aktivieren zur Verfügung, sobald der Anfragestatus auf „In
Bearbeitung“ gestellt ist. Über diese Schaltfläche kann die Aktivität
„Genehmigen“, „Aktivieren“ und – für Stücklisten-/Arbeitsplanversionen –
„Ablaufen lassen“ pro Zeile eingetragen oder über die Schaltfläche Aktivität
festlegen in der unteren Funktionsleiste in alle Zeilen eingesetzt werden.
Die in den Zeilen eingetragenen Aktivitäten werden dann über die Schaltfläche
Aktivitäten anwenden im Aktionsbereich des Formulars durchgeführt.
10.5.3 Aufgabenaufzeichnung und Aufgabenleitfäden

Aufgabenleitfäden geben eine schrittweise Anleitung zum Durchführen eines
Geschäftsprozesses in Dynamics 365. Die Aufgabenaufzeichnung dient dazu,
Aufgabenleitfäden zu erstellen.
Die Aufgabenaufzeichnung kann zu diesem Zweck über die Schaltfläche /
Aufgabenaufzeichnung in der Menüleiste geöffnet werden. Im zugehörigen Dialog
kann eine Aufzeichnung über die Schaltfläche Aufzeichnung erstellen gestartet
werden. Im nächsten Dialog ist dann der Name der Aufzeichnung einzutragen
und die Schaltfläche Start zu betätigen. Nach dem Starten der Aufzeichnung
können die aufzuzeichnenden Bearbeitungsschritte in Dynamics 365 wie üblich
durchgeführt werden. Aufgezeichnete Schritte können über die Schaltfläche

rechts neben jedem Schritt im Dialog bearbeitet werden.
Sobald die gewünschten Schritte aufgezeichnet sind, kann die Schaltfläche
Anhalten im Aufgabenaufzeichnungs-Banner (oben im Formular) betätigt werden.
Im Aufgabenaufzeichnungs-Dialog kann die Aufzeichnung anschließend auf dem
eigenen PC oder in Lifecycle Services gespeichert oder als Word-Dokument
exportiert werden.
Abbildung 10-15: Aufzeichnen eines Leitfadens in der Aufgabenaufzeichnung
Eine Aufzeichnung kann als Aufgabenleitfaden ausgegeben werden, indem die

Schaltfläche Aufzeichnung als Leitfaden wiedergeben im Aufgabenaufzeichnungs-
Dialog betätigt und im nächsten Dialog eine zuvor auf dem PC oder in Lifecycle
Services gespeicherte Aufzeichnung ausgewählt wird.
Anhang
Einrichtungs-Checkliste
Die nachfolgenden Checklisten dienen dazu, einen kurzen Überblick der
erforderlichen Konfiguration in Dynamics 365 zu geben. Sie können als Richtlinie
verwendet werden, um die Grundeinrichtung eines Systems vorzunehmen.
Die als Basiskonfiguration angeführten Punkte sind unbedingt erforderlich, um im
jeweiligen Modul arbeiten zu können. Stammdaten und zentrale
Konfigurationseinstellungen werden danach angeführt. Je nach eingesetzter
Funktionalität sind zusätzlich meist weitere Einstellungen erforderlich.
Basiskonfiguration
Tabelle A-1: Basiseinrichtung einer Umgebung
Nr. Name Menüpunkt Kapitel
1.1 Konfiguration Systemverwaltung> Einstellungen>
Lizenzkonfiguration
1.2 Parameter Systemverwaltung> Einstellungen> Systemparameter 10.3.4
1.3 Juristische Organisationsverwaltung> Organisationen> 10.1.4
Personen Juristische Personen
1.4 Benutzer Systemverwaltung> Benutzer> Benutzer 10.2.2
Tabelle A-2: Basiseinrichtung eines Unternehmens

2.1 Organisations- Organisationsverwaltung> Organisationen> 10.1.2
einheiten Organisationseinheiten
2.2 Finanz- Hauptbuch> Kontenplan> Dimensionen> 9.2.3
dimensionen Finanzdimensionen
2.3 Steuerkalender Hauptbuch> Kalender> Steuerkalender 9.2.1
2.4 Währungen Hauptbuch> Währungen> Währungen 9.2.2
2.5 Wechselkurstyp Hauptbuch> Währungen> Wechselkurstypen 9.2.2
2.6 Wechselkurse Hauptbuch> Währungen> Währungswechselkurse 9.2.2
2.7 Kontenplan Hauptbuch> Kontenplan> Konten> Kontenplan 9.2.4
2.8 Kontostrukturen Hauptbuch> Kontenplan> Strukturen> 9.2.4
Kontostrukturen konfigurieren
2.9 Sachkonto Hauptbuch> Sachkonto-Einstellungen> Sachkonto 9.2
2.10 Standorte Lagerverwaltung> Einstellungen> 10.1.5
Lageraufschlüsselung> Standorte
2.11 Lagerorte Lagerverwaltung> Einstellungen> 7.4.1
Lageraufschlüsselung> Lagerorte
2.12 Dimensions- Lagerverwaltung> Einstellungen> Buchung> 10.1.5
verknüpfung Dimensionsverknüpfung
2.13 Bankkonten Bargeld- und Bankverwaltung> Bankkonten> 9.2.5
Bankkonten

Operations, Enterprise Edition, https://doi.org/10.1007/978-3-658-19800-8
494 Anhang

2.14 Adress- Organisationsverwaltung> Globales Adressbuch> 10.3.3
einstellungen Adressen> Adresseinstellungen
2.15 Adressbuch- Organisationsverwaltung> Globales Adressbuch> 2.4.2
Parameter Parameter für globales Adressbuch
2.16 Nummernkreise Organisationsverwaltung> Nummernkreise> 10.3.1
Nummernkreise
2.17 Mengeneinheiten Organisationsverwaltung> Einstellungen> Einheiten> 7.2.1
Einheiten
2.18 Einheiten- Organisationsverwaltung> Einstellungen> Einheiten> 7.2.1
umrechnung Einheitenumrechnungen
Tabelle A-3: Grundeinrichtung zu Hauptbuch und Mehrwertsteuer

3.1 Standard- Hauptbuch> Erfassungseinstellungen> 9.2.4
beschreibungen Standardbeschreibungen
3.2 Konten für aut. Hauptbuch> Buchungseinstellungen> Konten für 9.2.4
Buchungen automatische Buchungen
3.3 Mehrwertsteuer- Steuer> Indirekte Steuern> Mehrwertsteuer> 9.2.6
buchungsgruppen Sachkontobuchungsgruppen
Behörden Mehrwertsteuer-Behörden
Abrechnungs- Mehrwertsteuer-Abrechnungszeiträume
Zeiträume
codes Mehrwertsteuercodes
gruppen Mehrwertsteuergruppen
3.8 Artikel- Steuer> Indirekte Steuern> Mehrwertsteuer> Artikel- 9.2.6
Mehrwertsteuer- Mehrwertsteuergruppen
gruppen
3.9 Journalnamen Hauptbuch> Erfassungseinstellungen> Journale 9.2.7
3.10 Parameter Hauptbuch> Sachkonto-Einstellungen> 9.2.7
Hauptbuchparameter
Tabelle A-4: Grundeinrichtung zu Kreditorenkonten und Beschaffung

4.1 Zahlungs- Kreditorenkonten> Zahlungseinstellungen> 3.2.2
bedingungen Zahlungsbedingungen
4.2 Kreditoren- Kreditorenkonten> Kreditoren> Kreditorengruppen 3.2.3
gruppen
4.3 Buchungsprofile Kreditorenkonten> Einstellungen> Kreditoren- 3.2.3
Buchungsprofile
4.4 Kreditoren- Kreditorenkonten> Einstellungen>
parameter Kreditorenkontenparameter
Anhang 495

4.5 Beschaffungs- Beschaffung> Einstellungen> Beschaffungsparameter
parameter
Tabelle A-5: Grundeinrichtung zu Debitorenkonten und Vertrieb

5.1 Zahlungs- Debitorenkonten> Zahlungseinstellungen> 3.2.2
bedingungen Zahlungsbedingungen
5.2 Debitoren- Debitorenkonten> Einstellungen> Debitorengruppen 4.2.1
gruppen
5.3 Buchungsprofile Kreditorenkonten> Einstellungen> Debitoren- 4.2.1
Buchungsprofile
5.4 Formular- Debitorenkonten> Einstellungen> Formulare> 4.2.1
einstellungen Formulareinstellungen
5.5 Debitoren- Debitorenkonten> Einstellungen>
parameter Debitorenkontenparameter
5.6 Vertriebs- Vertrieb und Marketing> Einstellungen> Vertrieb und
parameter Marketingparameter
Tabelle A-6: Grundeinrichtung zu Produktverwaltung und Lager

6.1 Lagerdimensions- Produktinformationsverwaltung> Einstellungen> 7.2.2
gruppen Dimensions- und Variantengruppen>
Lagerdimensionsgruppen
6.2 Rückverfolgungs- Produktinformationsverwaltung> Einstellungen> 7.2.2
angabengruppen Dimensions- und Variantengruppen>
Rückverfolgungsangabengruppen
6.3 Artikelgruppen Lagerverwaltung> Einstellungen> Lager> 7.2.1
Artikelgruppen
6.4 Buchungs- Kostenverwaltung> Einrichtung der Sachkonto- 9.4.2
kombinationen integrationsrichtlinien> Buchungskombinationen
6.5 Buchungs- Kostenverwaltung> Einrichtung der 9.4.2
einstellungen Sachkontointegrationsrichtlinien> Buchung
6.6 Lagersteuerungs- Lagerverwaltung> Einstellungen> Lager> 7.2.3
gruppen Lagersteuerungsgruppen
6.7 Nachkalkulations Kostenverwaltung> Bestandsbuchhaltung> 7.3.3
versionen Nachkalkulationsversionen
6.8 Lagerjournale Lagerverwaltung> Einstellungen> Journale> Bestand 7.4.1
6.9 Lagerortjournale Lagerverwaltung> Einstellungen> Journale> 7.4.1
Lagerortverwaltung
6.10 Parameter Lagerverwaltung> Einstellungen> Parameter für
Lager- und Lagerortverwaltung
496 Anhang
Tabelle A-7: Grundeinrichtung zur Produktionssteuerung

7.1 Produktions- Produktionssteuerung> Einstellungen> Produktion> 5.3.2
einheiten Produktionseinheiten
7.2 Schichtmodelle Produktionssteuerung> Einstellungen> Kalender> 5.3.1
Schichtmodelle
7.3 Kalender Produktionssteuerung> Einstellungen> Kalender> 5.3.1
Kalender
7.4 Arbeitsplan- Produktionssteuerung> Einstellungen> Arbeitspläne> 5.3.3
gruppen Arbeitsplangruppen
7.5 Kostengruppen Produktionssteuerung> Einstellungen> Arbeitspläne> 7.3.3
Kostengruppen
7.6 Gemeinsame Produktionssteuerung> Einstellungen> Arbeitspläne> 5.3.3
Kategorien Gemeinsam genutzte Kategorien
7.7 Kostenkategorien Produktionssteuerung> Einstellungen> Arbeitspläne> 5.3.3
Kostenkategorien
7.8 Ressourcen- Produktionssteuerung> Einstellungen> Ressourcen> 5.3.2
fähigkeiten Ressourcenfähigkeiten
7.9 Ressourcen- Produktionssteuerung> Einstellungen> Ressourcen> 5.3.2
gruppen Ressourcengruppen
7.10 Ressourcen Produktionssteuerung> Einstellungen> Ressourcen> 5.3.2
Ressourcen
7.11 Journalnamen Produktionssteuerung> Einstellungen> 5.5.1
Produktionserfassungsnamen
7.12 Berechnungs- Kostenverwaltung> Einstellung der Richtlinien für 7.3.3
gruppe vordefinierte Kosten> Berechnungsgruppe
7.13 Nachkalkulations- Kostenverwaltung> Einrichtung der 7.3.3
bögen Sachkontointegrationsrichtlinien>
Nachkalkulationsbögen
7.14 Parameter Produktionssteuerung> Einstellungen>
Produktionssteuerungsparameter
7.15 Parameter nach Produktionssteuerung> Einstellungen>
Standort Produktionssteuerungsparameter nach Standort
Tabelle A-8: Grundeinrichtung zur Produktprogrammplanung

8.1 Dispositionssteu- Produktprogrammplanung> Einstellungen> 6.3.3
erungsgruppen Disposition> Dispositionssteuerungsgruppen
8.2. Planzahlen- Produktprogrammplanung> Einstellungen> 6.2.2
modelle Bedarfsplanung> Planzahlenmodelle
8.3 Produkt- Produktprogrammplanung> Einstellungen> Pläne> 6.3.2
programmpläne Produktprogrammpläne
8.4 Absatzpläne Produktprogrammplanung> Einstellungen> Pläne> 6.2.2
Absatzpläne
8.5 Parameter Produktprogrammplanung> Einstellungen> Parameter 6.3.2
für Produktprogrammplanung
Anhang 497
Erweiterte Konfiguration und Stammdaten

Tabelle A-9: Weitere zentrale Einstellungen
9.1 Arbeitskräfte Personalverwaltung> Arbeitskräfte> Arbeitskräfte 10.2.2
9.2 Liefer- Vertrieb und Marketing> Einstellungen> Verteilung> 3.2.1
bedingungen Lieferbedingungen
9.3 Lieferarten Vertrieb und Marketing> Einstellungen> Verteilung> 4.4.3
Lieferarten
9.4 Skonti Kreditorenkonten> Zahlungseinstellungen> Skonti 3.2.2
9.5 Zahlungsmethode Kreditorenkonten> Zahlungseinstellungen> 9.3.3
(Einkauf) Zahlungsmethoden
9.6 Preis/Rabatt aktiv. Beschaffung> Einstellungen> Preise und Rabatte> 3.3.3
(Einkauf) Preis/Rabatt aktivieren
9.7 Kreditorpreis-/ Beschaffung> Preise und Rabatte> Preis-/ 3.3.3
Rabattgruppen Rabattgruppen> Kreditorpreis-/Rabattgruppen
9.8 Artikelrabatt- Beschaffung> Preise und Rabatte> Preis-/ 4.3.2
gruppen Rabattgruppen> Artikelrabattgruppen
9.9 Handelsvereinb.- Beschaffung> Einstellungen> Preise und Rabatte> 3.3.3
Journalnamen Journale für Handelsvereinbarungen
9.10 Preistoleranzen Kreditorenkonten> Rechnungsabgleichseinstellungen> 3.6.1
Preistoleranzen
9.11 Preis/Rabatt aktiv. Vertrieb und Marketing> Einstellungen> Preise und 4.3.2
(Verkauf) Rabatte> Preis/Rabatt aktivieren
9.12 Debitorpreis-/ Vertrieb und Marketing> Preise und Rabatte> 4.3.2
Rabattgruppen Debitorpreis-/Rabattgruppen
9.13 Zuschlagscodes Kreditorenkonten> Belastungen einrichten> Kennung 4.4.5
(Einkauf) der sonstigen Zuschläge
9.14 Zuschlagscodes Debitorenkonten> Belastungen einrichten> Kennung 4.4.5
(Verkauf) der sonstigen Zuschläge
9.15 Rücklieferungs- Beschaffung> Einstellungen> Bestellungen> 3.7.1
vorgang (Einkauf) Rücklieferungsvorgang
9.16 Dispositionscodes Vertrieb und Marketing> Einstellungen> Retouren> 4.7.1
Dispositionscodes
9.17 Kategorie- Produktinformationsverwaltung> Einstellungen> 3.3.1
hierarchien Kategorien und Attribute> Kategoriehierarchien
9.18 Beschaffungs- Beschaffung> Beschaffungskategorien 3.3.1
kategorien
9.19 Verkaufs- Vertrieb und Marketing> Einstellungen> Kategorien> 4.3.1
kategorien Verkaufskategorien
9.20 Dokumentverw.- Organisationsverwaltung> Dokumentverwaltung> 10.5.1
parameter Parameter für Dokumentverwaltung
9.21 Dokumenttypen Organisationsverwaltung> Dokumentverwaltung> 10.5.1
Dokumenttypen
9.22 Workflow- Systemverwaltung> Workflow> Konfiguration der 10.4.1
konfiguration Workflowinfrastruktur
498 Anhang
Tabelle A-10: Zentrale Stammdaten

10.1 Lieferanten Kreditorenkonten > Kreditoren> Alle Kreditoren 3.2.1
10.2 Kunden Debitorenkonten> Debitoren> Alle Debitoren 4.2.1
10.3 Produkte Produktinformationsverwaltung> Produkte> Alle 7.2.1
Produkte und Produktmaster
10.4 Freigegebene Produktinformationsverwaltung> Produkte> 7.2.1
Produkte Freigegebene Produkte
10.5 Stücklisten Produktinformationsverwaltung> Stücklisten und 5.2.2
Formeln> Stücklisten
10.6 Arbeitsgänge Produktionssteuerung> Einstellungen> Arbeitspläne> 5.3.3
Operations
10.7 Arbeitspläne Produktionssteuerung> Alle Arbeitspläne 5.3.3
Anhang 499
Befehle und Tastenkombinationen

Tabelle A-11: Wesentliche Befehle und Tastenkombinationen
Taste Schaltfläche Beschreibung
Alt+N Neu Neuen Datensatz anlegen
Alt+Entf Löschen Datensatz löschen
(Alt+F9)
Alt+S Speichern Datensatz speichern (im
(Strg+S) Bearbeitungsmodus)
F2 Bearbeiten (bzw. OPTIONEN/ Wechsel zwischen Lesemodus und
Bearbeiten/Lesemodus) Bearbeitungsmodus
Esc Formular schließen (wahlweise ohne
Speichern)
Shift+Esc Speichern und Formular schließen
Strg+Shift+F5 OPTIONEN/Bearbeiten/ Datensatz wiederherstellen (Rücknahme
Zurücksetzen offener Änderungen)
Shift+F5 (Aktualisieren) Datensatz speichern und synchronisieren
Strg+F2 (rechts neben dem Raster) Infoboxbereich einblenden
Strg+Shift+H Kopfzeile (unterhalb des Zur Kopfansicht wechseln (in
Aktionsbereichs) Detailformularen für Transaktionen)
Strg+Shift+L Positionen (unterhalb des Zur Positionsansicht wechseln (in
Aktionsbereichs) Detailformularen für Transaktionen)
Strg+F10 (Rechte Maustaste) Öffnen des Dynamics 365-Kontextmenüs
Strg+G (Klick auf einen Spaltentitel) Öffnen des Rasterfilters für die Spalte
Strg+F3 (links im Formular) Öffnen des Filterbereichs
Strg+Shift+F3 OPTIONEN/Seitenoptionen/ Dialog für erweiterten Filter öffnen
Erweitertes Filtern/Sortieren
Strg+Shift+A (Zuordnen) Dokumentenverwaltung
Alt+F1 (links im Formular) Navigationsbereich einblenden
Alt+G (in der Menüleiste) Navigationssuche (Suche eines
Formulars)
Strg+? / Hilfe (in der Menüleiste) Öffnen des Hilfebereichs
In der Dynamics 365-Online-Hilfe ist unter dem Stichwort „Keyboard Shortcuts“

eine komplette Liste der verfügbaren Tastenkombinationen enthalten (in Englisch).
Literaturverzeichnis
Deutschsprachige Literatur
Thomas Riegler, Georg Bartas, Robert Steiner: WMS Warehouse Management
System Grundlagenwissen – Microsoft Dynamics 365 for Operations / Microsoft
Dynamics AX 2012 R3 (CreateSpace Independent Publishing, 2017)
Englischsprachige Literatur
Scott Hamilton: Master Planning in Manufacturing using Microsoft Dynamics 365
for Operations (Scott Hamilton, 2017)
Murray Fife: A Beginners Guide to Dynamics 365 for Finance & Operations,
Enterprise Edition (CreateSpace Independent Publishing, 2017)
Simon Buxton: Extending Microsoft Dynamics 365 for Operations Cookbook (Packt
Publishing, 2017)
Andere Quellen
Microsoft Dynamics 365 Help Wiki
(https://docs.microsoft.com/dynamics365/unified-operations/fin-and-ops/)
Microsoft Dynamics Learning Portal
(Plattform für Microsoft Dynamics-Partner)

Sachwortverzeichnis
A Artikelgruppe 314, 451

Absatzplan 281 Artikelpreisformular 337
Absatzplanung 277, 279 Artikelzuteilungsschlüssel 282, 284
Abstimmkonto 69, 448 Aufgabe (Berechtigung) 472, 473
Abteilung 411 Aufgabenaufzeichnung 491
Adressbuch 50, 52 Aufgabenleitfaden 34, 491
Adresse 44, 63, 146 Auflösung (Stückliste) 222
Lieferadresse 92, 146, 163 Auftragsbestätigung 173
Rechnungsadresse 163 Auftragssperre 163
Adresseinstellungen 54, 478 Auftragstyp 160
Adressformat 478 Ausgleich
Aktionsbereich 15, 16, 17 Lagerbuchung 327
Aktivität 488 Offener Posten 66, 130, 422, 442
Aktivitätsmeldung 293, 297 Ausgleichende Finanzdimension 413
Aktuelle Lieferung 109, 112 Ausschuss 197, 222, 240, 263, 266
Allgemeine Erfassung 430 Auswahlfeld 25
Alternative Lieferung 167 Authentifizierung 7, 468
Änderungsmanagement 86, 96, 299 Auto-Bericht 41
Anfrage (Einkauf) 135 Automatischer Verbrauch 218, 222, 257
Anfrageverwaltung 487 Autorisierung 468
Angebot 158 Azure 7, 36, 284
Angebotsanforderung 56, 135, 299 B
Anmeldung 7 Bankkonto 421
Arbeit (Lager) 368, 373, 381, 385 Barzahlung 67
Arbeitsaufgabe 13, 484 Batchabruf 40
Arbeitsbenutzer (Lager) 366, 375, 398 Bearbeitungsmodus 15, 21, 23, 44
Arbeitsbereich 13, 21, 46 Bearbeitungszeit 243
Arbeitsgang 223, 237 Bedarfsermittlung 56
Arbeitsgangreferenz 237, 240, 241, 245 Bedarfsplanung 279, 283
Arbeitskraft 375, 470 Bedarfsverlauf 296, 299
Arbeitspapiere 256 Belastung 93, 130, 170, 331
Arbeitsplan 236 Preisbelastung 80
Einfache Folge 238 Belegprinzip 4, 57, 213
Komplexe Folge 238 Belegvorlage 435
Arbeitsplangruppe 241, 254, 257, 262 Benutzer 468
Arbeitsplanliste 262 Benutzer (Lager) 366, 375, 398
Arbeitsplan-Netzwerk 238 Benutzerbeziehung 472
Arbeitsüberwachungsvorlage 388 Benutzergruppe 409, 428, 472
Arbeitsvorlage 370, 387, 388, 401 Benutzeroptionen 7, 22, 25, 43, 469
Artikel (Produkt) 75, 149, 216, 308, 376 Benutzervorlage 48
Artikeldeckung 78, 217, 294 Berechnete Verzögerung 290, 294, 297
Artikelgewicht-Produkt 74, 274, 316

504 Sachwortverzeichnis
Berechtigung 472, 474 Detailformular 17, 21

Berichtsdialog 37 Details anzeigen 26
Beschaffungskategorie 71, 92 Dienstleistung 71, 74, 92, 315, 453
Beschaffungsplan 300 Dimension 191
Beschaffungsplanung 284 Dimensionsanzeige 322, 328
Besitzer (Dimension) 362 Dimensionsgruppe 75, 294, 318, 376
Bestandsabfrage 328 Direktlieferung 198
Bestandsstatus (Dimension) 366, 395 Disposition 277, 286
Bestellanforderung 56, 133 Dispositionssteuerungsgruppe 78, 292
Bestellbestätigung 100 Dispositionsverfahren 291
Bestelltyp 88, 96 Dokumentanhang 16, 486
Bestellung 85, 87 Dokumentvorlage 42
Bestellung abschließen 97 Druckarchiv 39
Bestellungsstatus 114, 124 Drucken 36
Bestellvorschlag 56, 297 Druckziel 147
Bewegungsdaten 4 Druckverwaltung 101, 103, 147
Bezugskosten 93, 331 Druckverwaltungsziel 173
Bilanz 405 Duplikatprüfung 52, 53, 61, 144
Bildlaufleiste 15 Durchschnittspreis 331
Brokervertrag 209
E
Buchungsabfrage
Effizienzgrad 234
Lagerbuchung 114, 324
Einheitenbezogene Buchführung 413
Sachkontobuchung 420
Einheitensequenzgruppe 376, 381, 398
Buchungsdialog 100
Einheitenumrechnung 314
Auftragsbestätigung 173
Einkaufsabfrage 99
Direktlieferung 199
Einkaufserfassung 96
Drucken 39, 147
Einkaufsrichtlinie 134, 135
Kreditorenrechnung 119
Einmal-Lieferant 65
Lieferschein 183
Einplanstrategie 287, 291
Produktzugang 109
Einstandspreis 77, 217, 337
Verkaufsrechnung 186
Einstandspreis-Explorer 335
Buchungsebene 428
Einzelvorgang 254
Buchungseinstellungen 68, 73, 116, 450
Einzelvorgangsliste 262
Buchungsgrundlage 116, 126, 188, 420
Entkopplungspunkt 288, 293
Buchungskombinationen 451
Entnahme 177, 326, 372
Buchungsprofil 69, 145, 448
Entnahmeliste
C Verkauf 175, 177
Catch Weight 316 Entnahmeworkbench 181
Chargennummer 315, 318, 371 Erfassung (Lager) 86, 105, 195, 326
Ersatz (Gutschrift) 128, 195
D
Erweiterte Regelstrukturen 417
Dashboard 8, 12, 465, 484
Excel-Export 41
Datenbankprotokoll 48
Datensatzvorlage 48 F
DAT-Mandant 465 Fälligkeit 66
Debitor 139, 144, 422 Farbe (Dimension) 318
Debitorenklassifizierungsgruppe 180 Favoriten 10
Sachwortverzeichnis 505
Fehlerkonto 420 Herstellkosten

Fehlermeldung 27 Berechnungsgruppe 339
Feinterminierung 254 Kalkulation 253, 267
Feldgruppe 24 Hierarchiedesigner 461
Fertigmeldung 263, 264, 393 Hilfe 33
Fester Zugangspreis 330, 332, 453
I
FIFO 331
Indirekte Kosten 341
Filter 15, 28
Infobox 16, 17
Erweitert 30
Inforegister (Register) 17
Speichern 31
Intercompany 432, 460
Filterbereich 28
Interessent 158
Finanzdimension 191, 411, 433, 458
Inventur 349, 397
Flexibler Durchschnitt 333, 453
Formel 274 J
Formular (Detailformular) 21 Journal
Freigabeauftrag 132 Hauptbuch 426, 430
Freigegebenes Produkt 75, 309, 376 Lager 345, 347
Freitextrechnung 190, 445, 449 Produktion 259, 265
Fremdfertigung 269 Stückliste 348
Funktionsleiste 19 Zahlung 442
Journaltyp 426
G
Juristische Person 459, 463
Gemeinkostenzuschlag 341
Genehmigter Lieferant 77 K
Genehmigung Kalender 228, 407, 478
Bestellanforderung 135 Kalkulation 340
Bestellung 96, 299 Kapazität 233
Journalbuchung 428, 434 Begrenzte Kapazität 234, 255
Stückliste 220, 223 Verfügbare Kapazität 254
Genehmigungsworkflow 123, 428, 437 Kapazitätseinheit 233, 243
Geplante Einkaufsbestellung 56 Kategorie 71, 74, 149, 451
Gesamtrabatt 155 Kaufvertrag 131, 157
Geschäftsjahr 407 Kommissionieren 386
Gewinn- und Verlustrechnung 405 Kommissionierliste 326
Globale Erfassung 430 Produktion 257, 260, 393
Globales Adressbuch 50, 61, 144, 158, 458 Verkauf 175, 177
Grobterminierung 254 Konsignationsbestand 319, 361
Größe (Dimension) 318 Konsolidierte Entnahme 177
Gutschrift Kontaktdaten 51
Einkauf 127 Kontaktinformationen 64
Verkauf 193 Konten für automatische Buchungen
156, 413, 420
H
Kontenplan 414
Handelsvereinbarung 81, 138, 151
Kontostruktur 413, 415
Hauptbuch 405
Kopfansicht 19
Hauptkonto 26, 414, 417, 433
Kopieren (Bestellung) 94
Hauptkontokategorie 419
Kopieren (Stückliste) 223
Hauptlieferant 78
Kosteneintrag 325, 330
Kostengruppe 243, 253, 270, 339 M

Kostenkategorie 235, 242, 454 Make-to-stock 288
Kostenstelle 411 Maklervertrag 209
Kreditlimit 148 Mandant 11, 459, 463
Kreditor 55, 60, 421 Margenwarnung 169
Kreditorengruppe 69 Markierung 129, 197, 249, 334, 354
Kreditorenrechnung 118, 449 Materialbedarf 212
Kreditorenrückvergütung 209 Mehrwertsteuer 422, 428, 464
Kunde 144, 422 Mehrwertsteuercode 423
Kuppelprodukt 274, 276 Meldungszentrale 27
Mengeneinheit 77, 313, 376
L
Menüleiste 12, 13
Ladung (Lieferung) 371, 384, 387
Mindestlagerbestand 292, 295
Lagerabschluss 327, 335
Mitarbeiter 375, 470
Lagerbewertung 129, 197, 330
Mobilgerät 105, 175, 365, 373, 381
Lagerbuchung 91, 106, 114, 324
Mobilgerät-Menüelement 369, 373, 387
Lagerdimension 366, 376, 467
Modul 9
Lager-Entnahme 177, 326, 372
MRP 277, 286
Lager-Erfassung 86, 105, 195, 326, 353
Lagermodell 324, 330, 335 N
Lagerort 318, 344, 368 Nachdruck 103
Lagerplatz 318, 344, 368 Nachkalkulation 267
Lagerplatzprofil 367, 396, 398 Nachkalkulationsbogen 268, 331, 340
Lagerplatzrichtlinie 370, 386, 388, 395 Nachkalkulationsversion 243, 338
Lagersteuerungsgruppe 216, 322, 450 Navigationsbereich 8
Entnahmeanforderungen 176 Nebenbuch 117, 125, 449
Wertmodell 330 Negativer Bestand 324
Lagerungsdimension 75, 318 Netzwerkdrucker 37
Disposition 294 Neuanlagedialog 22, 73, 144
Preisfindung 81, 154 Niederlassung 465
Wertmäßiger Bestand 334 Nummernkreis 475
Lagerwertbericht 335 Nutzungsdaten 31, 44, 48
Lean Manufacturing 211
O
Lieferant 60, 421
Offener Posten 66, 130, 422, 441
Lieferbedingung 63
Office-Integration 41
Lieferschein 183
Organisationseinheit 460
Lieferscheinabfrage 185
Organisationshierarchie 461
Liefertermin 164, 352
Lieferung 383, 386, 387 P
Lieferzeitplan 93, 162 Palette 365
Lifecycle Services 4, 34 Parameter
LIFO 331 Allgemein 479
Link (geteilt) 11 Produktion 248, 454
Listenbereich 18 Partei 50, 61, 144, 158, 458
Listenseite 15, 21 Parteityp 50, 52, 61
Lizenzvereinbarung 210 Partition 459
Löschen 24 Pauschalvergütung 205
Bestellung 99 Periode 477
Periodische Erfassung 434 Qualitätsprüfungsauftrag 360, 396

Personalisierung 45 Quarantäne 323, 356
Phantomartikel 218, 222, 253
R
Physische Buchung 304, 325, 450
Rabatt 152, 169
Planungslauf 295
Positionsrabatt 152
Planungsparameter 236, 249
Sammelrabatt 154
Planungsprinzip 288
Rabattgruppe 151
Planzahlenergebnis 284
Rahmenauftrag 157
Planzahlenmodell 279, 281
Rahmenbestellung 131
Planzahlenverrechnungsschlüssel 293
Rasterfilter 25, 29
Positionsnummer 91
Rasterkontrollkästchen 15, 41
Positionstyp 222
Rechnung 436
Postadresse 51, 63, 92, 146
Allgemeine Erfassung 437
Postenausgleich 66, 422, 442
Ausgangsrechnung 438
Postleitzahl 63
Eingangsrechnung 118, 449
Preisbelastung 80
Freitextrechnung 190, 445, 449
Preiseinheit 79
Verkaufsrechnung 186
Preisfindung 79, 168
Rechnungsabfrage 125, 187
Preisgruppe 168
Rechnungsabgleich 122
Produkt
Rechnungsbuch 437, 439
Änderungsanfrage 216, 490
Rechnungserfassung 438
Einkauf 73
Rechnungsgenehmigung 440
Lager 308
Rechnungskunde 146
Produktion 216
Rechnungspool 437, 441
Produktmaster 73, 216
Rechnungsrabatt 151, 155
Verkauf 149
Recht (Berechtigung) 472, 474
Produktinformationsdialog 26, 309
Reduktionsprinzip 280, 289, 293
Produktionsauftrag 247, 276, 393
Regulierung (Lagerwert) 337
Ende 267
Regulierungstyp 397, 398
Freigabe 256
Reservieren
Start 256
Artikel 167, 179, 253, 354, 376, 387
Status 248
Kapazität 253
Produktionsbuchungsprofil 454
Ressource 232, 454
Produktionseinheit 230, 467
Ressourcenanforderung 244
Produktionstyp 217, 274
Ressourcenfähigkeit 235, 244, 249
Produktkategorie 72, 74, 149, 451
Ressourcengruppe 230, 233
Produktmaster 311, 338
Ressourcenverbrauch 222, 230
Produktprogrammplan 289
RFQ 135
Dynamischer Plan 287, 291
Rolle (Berechtigung) 469, 472
Statischer Plan 287, 291
Rolle (Partei) 53
Produktprogrammplanung 277, 286
Rollenbasierte Berechtigung 472
Produkttyp 311, 453
Rückbuchung 446
Produktzugang 103, 109, 304, 449
Rückgängig 23
Proforma-Dokument 101
Rücklieferung 110, 127, 193
Prozessfertigung 211, 273
Rückmeldung 257, 258, 265
Q Rückvergütung 79, 201
Qualitätsmanagement 358 Rückverrechnung 204, 206
Rüstzeit 243 Auftrag 184, 248

Bestellung 114, 124
S
Genehmigung 96, 114, 124
Sachkontenintegration 68, 155, 171, 448
Steuerkalender 407, 478
Sachkonto 26, 414, 433
Storno 445
Sachkonto-Einrichtungsformular 407,
Auftrag 162
411, 415
Bestellung 98
Sachkontokalender 336, 408, 478
Kommissionierung 180
Sammelabruf
Lager-Erfassung 108
Bestellbestätigung 102
Lieferschein 185
Drucken 100
Produktzugang 110
Produktzugang 110
Rückvergütung 207
Rechnung 188
Stückliste 219, 315
Sammelkonto 69, 448
Aktivierung 224
Sammelrechnung 121, 188
Genehmigung 220, 223
Schichtmodell 229
Version 219
Schlüsselwort-Suche 162
Stücklisten-Designer 225
Schnellfilter 28
Stücklistenebene 219
Segmentierte Eingabesteuerung 413, 433
Stücklistenposition 222, 225, 270
Segregation of duties 475
Suche (Aktion) 17
Seitenansicht 38
Suche (Navigation) 10
Sekundärposition 233, 239, 240
Suchfenster 25
Seriennummer 315, 318
Systemsprache 479
Im Verkaufsprozess aktiv 321
Serviceartikel 216, 270, 315 T
Sicherheitsrolle 469, 472 Tabellenreferenz 26
Simulation 287 Team 461
Simultanplanungszeitraum 167, 299 Teileverwendung 227
Sitzungsdatum 13, 25, 91 Teillieferung 111
Skonto 67, 422 Terminplanung 223, 230, 253
Sortieren 32 Transaktionsdaten 4
Speichern 23
U
Sperre
Überlieferung 113
Artikel 78, 150
Umbenennen 48
Lagerbestand-Sperre 358, 360, 395
Umlagerungsauftrag 352, 391
Lieferant 62
Umlagerungsjournal 347
Periode 409
Umsatzsteuernummer 62, 464
Zahlung 439, 442
Untergeordnetes Sachkonto 117, 125, 449
Sprache 44
Unterlieferung 113
Staging (Materialbereitstellung) 368, 389
Unternehmen 11, 44, 459, 463
Stammdaten 4, 55, 139, 211, 303
Unternehmensbanner 465
Standardauftragseinstellung 77, 217, 312
Unternehmenseinheit 460
Standardauftragstyp 77, 78, 217
Unterwegs befindliche Zahlung 443, 445
Standardkosten 330, 332, 453
Standardpreis 330, 332, 453 V
Standort 78, 318, 345, 411, 465 Variante (Dimension) 318
Stapelverarbeitung 40, 483 Verkaufsangebot 158
Status Verkaufsauftrag 157
Verkaufskategorie 71, 149 WIP (Ware in Produktion 259

Verkaufsplanung 279, 283 Workflow 480
Verkaufspreis 150 Workflow-Editor 480
Verknüpfte Fenster 20 Workspace 13, 21
Virtuelle Konten 459
Z
Vorkalkulation 252
Zählliste 351
Vorlage 48, 310
Zahlung 441
Vorsteuer 62, 69, 93, 423
Genehmigung 121
W Zahlungsbedingung 66
Währung 409 Zahlungsmethode 443
Wareneingang 103 Zahlungsvorschlag 443
Wareneingangsjournal 107, 110, 195, 349 Zeiteinheit 233
Wareneingangsübersicht 108 Zeitvorgabe 243
Warteschlange 482, 485 Zentrale Zahlung 445
Wechselkurs 151, 410 Zugangsliste 86, 105
Welle (Lieferung) 372, 384, 393, 400 Zuletzt geöffnet 10
Wellenvorlage 372, 387, 393, 401 Zurückgegebener Auftrag 129
Wertgutschrift 130, 197 Zuschlag 93, 130, 170
Wertmäßige Buchung 304, 326, 450 Preisbelastung 80
Wertmodell 330, 335 Zweiplanstrategie 287, 291
Wiederbeschaffung (Lagerplatz) 400 Zwischenbilanz 420

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Andreas Luszczak

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ISBN 978-3-658-19799-5 ISBN 978-3-658-19800-8 (eBook)

Gedruckt auf säurefreiem und chlorfrei gebleichtem Papier

Springer Vieweg ist Teil von Springer Nature

Anwendungsversion und Übungsaufgaben

1 Microsoft Dynamics 365/AX im Überblick ............................................................. 1

2 Grundlagen und allgemeine Funktionen ................................................................ 7

3.2 Lieferantenverwaltung ................................................................................. 60

4 Vertrieb .................................................................................................................... 139

4.9.1 Handelsvergütung ........................................................................... 202

5 Produktionssteuerung .......................................................................................... 211

6 Planung und Disposition....................................................................................... 277

7 Lagerverwaltung und Produktverwaltung ........................................................ 303

7.4.8 Konsignationsbestand ..................................................................... 361

8 Erweiterte Lagerortverwaltung ........................................................................... 365

10 Zentrale Einstellungen und Funktionen ............................................................. 457

Anhang ............................................................................................................................. 493

Literaturverzeichnis ........................................................................................................ 501

Sachwortverzeichnis ....................................................................................................... 503

Microsoft Dynamics 365 ist als zentrale Unternehmensplattform konzipiert, die

1.1 Dynamics 365, Dynamics AX und Axapta

© Springer Fachmedien Wiesbaden GmbH 2018

1.2 Übersicht zur Dynamics 365 ERP-Lösung

Azure in der Cloud als auch auf unternehmenseigenen Servern („On-Premise“)

Die Verarbeitung von Belegen erfolgt hierbei in zwei Schritten:

2.1 Benutzeroberfläche und Systembedienung

2.1.1 An- und Abmeldung

© Springer Fachmedien Wiesbaden GmbH 2018

Abbildung 2-1: Navigation in Dynamics 365 for Finance and Operations

Wenn der Navigationsbereich ständig im Vordergrund gezeigt werden soll, kann

2.1.2.2 Module und Menüstruktur

2.1.2.3 Zuletzt geöffnete Seiten

Abbildung 2-2: Arbeiten mit der Navigationssuche

2.1.2.5 Favoriten und geteilte Links

Abbildung 2-3: Favoritenverwaltung in Dynamics 365

2.1.2.6 Wechsel zwischen eigenen Unternehmen

Abbildung 2-4: Wechsel zwischen Unternehmen

2.1.2.7 Neu in Dynamics 365

es keine eigene Adressleiste, stattdessen kann die Adressleiste im Webbrowser

2.1.3 Elemente der Benutzeroberfläche

Abbildung 2-5: Dashboard in Dynamics 365 for Finance and Operations

Abbildung 2-6: Menüleiste in Dynamics 365 for Finance and Operations

Abbildung 2-7: Arbeitsbereich für Bestellungszugang und Weiterverfolgung

Wie in Abbildung 2-7 gezeigt, enthält eine Arbeitsbereichsseite folgende Elemente:

Kacheln dienen einerseits dazu, Listenseiten und Formulare zu öffnen, zusätzlich

Abbildung 2-8: Elemente der Debitoren-Listenseite (im Lesemodus)

Die Listenseiten haben eine einheitliche Grundstruktur, wobei die einzelnen

 Bildlaufleiste [6] – Dient zum Bildlauf zwischen den Datensätzen (alternativ

2.1.3.5 Aktionsbereich und Aktionssuche

 (Aktualisieren) – Aktualisieren der Anzeige.

2.1.3.6 Detailformulare für Stammdaten

Abbildung 2-9: Elemente des Debitoren-Detailformulars (im Lesemodus)

Inforegister werden mittels Mausklick erweitert und reduziert. Über das

2.1.3.7 Detailformulare für Transaktionen

Abbildung 2-10: Elemente des Transaktionsformulars für Verkaufsaufträge

Transaktions-Detailformulare werden hierbei so wie Stammdaten-Detailformulare

Schaltfläche Kopfzeile [2] oder die Tastenkombination Strg+Shift+H geöffnet

2.1.3.8 Abfragen und Einrichtungsformulare

2.1.3.9 Verknüpfte Browserfenster