Decálogo para una mejor administración del tiempo

1. Planifique sus tareas

Ud. debe saber cuáles son los objetivos y las prioridades de su puesto de trabajo y en qué
tiempo se espera que los logre.

Trabaje concentrando energías para lograr esos fines y no diversifique sus ocupaciones
innecesariamente.

l
ia
rc
Una vez que los haya acordado con sus superiores, escríbalos en no más de una carilla de

pa
papel, con rapidez.

o
l
ta
to
De igual forma, tenga en cuenta que invertir un minuto diario en comprobar el rendimiento de

ón
ci
sus tareas y si ellas están adecuándose a esos objetivos, significa ahorrar tiempo en cantidades

uc
od
crecientes, cada vez más.

pr
re
o
2. Organice su agenda semanalmente

y/
a
pi
co
Atiborrar cada día de trabajo, con un largo listado de cosas para hacer, no es la mejor forma de

su
“trabajar o llegar a tiempo”.
a
id
ib
h

La medida razonable de tiempo que usted debe tomar es la semana.

ro
.P
a
ci

Planifique y equilibre la distribución de tareas que deberá realizar, para cumplir con los
an
t

objetivos prioritarios, en el lapso del lunes al viernes. Verá que esto le permite dedicar tiempo
is
D

a otros aspectos de su vida, en vez de tener que “dedicarle todo el tiempo de su vida al
a
n

trabajo”
ió
ac
uc
Ed

La semana es un lapso razonable para que los objetivos planeados se cumplan y usted pueda
de

ocuparse de cada tema, persona o situación, sin descuidar a ninguno en particular, o

l
na

“estirando” la jornada más de lo habitual, porque “dejó todo para un día determinado”.
io
ac
N

Insistimos: la agenda no se organiza diariamente, sino semanalmente, otorgándole a cada

ro
t

actividad, de antemano, un tiempo determinado según su valor.

en
lC
de
d
da

3. Maneje los imprevistos… ¿A Ud. le agrada vivir de las crisis?

ie
op
pr

Si Ud. es interrumpido en sus tareas o alguna de ellas se dilata más de lo previsto, es momento
o
id
en

de que fije límites estrictos de tiempo, verifique los motivos de la interrupción o la dilación y
t
on

trate de solucionarlos rápidamente.

C

Si le otorga más tiempo a estos motivos, que a lo que estaba haciendo antes, pierde el foco y
“se mete en la crisis”.

Considere que la administración del tiempo se basa en valores, que usted asigna a cada cosa
que tiene que hacer:

A mayor valor asignado, mayor tiempo dedicado…

 …..Y las cosas que valen corresponden a objetivos y a personas, no a situaciones de crisis, por
lo tanto, asigne valores.
No viva apagando incendios!!!

4. Maneje la información: trate, envíe, archive o tire

Cumplir con los trabajos que ha planificado para el día le será muy difícil si “se deja
bombardear” por todos aquellos datos que le llegan a su oficina, “esperando que usted se
entere de ellos”.

l
ia
rc
pa
El exceso de información no es una ventaja para su trabajo, no le soluciona inconvenientes ni

lo
le aporta ningún valor adicional a su producto final.

ta
to
ón
Por lo tanto, es fundamental que sepa discriminar, rápidamente:

ci
uc
od
pr
 Qué es lo que le corresponde Tratar (T) en forma personal

re
o
y/
 Qué es lo que debe derivar a otras personas, o Enviarles (E) para que reciban en breve

a
pi
co
su
 Qué es lo que puede Archivar (A), para ser tratado más tarde o recordarlo
a
id
oportunamente
ib
h
ro
.P

 Y finalmente qué es lo que debe Tirar (T), ya que no le sirve, lo distrae y se traspapela
a
ci

entre lo importante
an
t
is
D

Este esquema de trabajo (TATE) es un organizador diario de la oficina, que optimiza su tiempo
a
n

considerablemente.
ió
ac
uc
Ed

Úselo en las primeras horas del día y comprobará sus resultados.

del
na
io

5. Aprenda a delegar: El mejor minuto del día es el que invierte en su personal

ac
N
ro
t
en

Si Ud. tiene personal a cargo, obviamente es porque el nivel de actividades y responsabilidades

lC

que debe enfrentar cotidianamente, le exige asignarles a ellos una parte.

de
d
da

Haga entonces con su gente, una previsión periódica de objetivos: asegúrese que están
ie
op

utilizando su tiempo productivamente, con foco en las prioridades que se han determinado.
pr

Si considera que no están preparados para asumir las exigencias usted les impone, preocúpese
o
id

y ocúpese por que se capaciten.

ten
on
C

Todo empleado es un potencial ganador, aunque no lo parezca.

Y por sobre todo tenga en cuenta que es su personal quien mantiene viva su capacidad de
producción.

A partir de ellos Ud. puede cristalizar sus objetivos. Sólo no puede hacerlo todo.

6. Elogie y reprenda los comportamientos de su gente; anímela, diga la verdad,

ría, trabaje, disfrute
 Aunque le parezca raro, éste es un elemento fundamental para cuidar el propio tiempo y el de
su gente.

Si usted tiene gente a cargo, especifíqueles exactamente qué es lo que ellos hacen bien,
sorpréndalos con un elogio y comparta con ellos su satisfacción por el trabajo logrado.

Así es como ellos avanzarán gradualmente hacia la repetición de esos logros.

Al mismo tiempo abandonarán otras actividades no efectivas, pérdidas de tiempo o hábitos sin

l
ia
importancia.

rc
pa
o
De la misma forma, si los reprende exclusivamente por los errores que cometen y se muestra

l
ta
to
preocupado por que no se repitan, elimina gradualmente todo aquello que pueda entorpecer y

ón
por consiguiente atrasar, la actividad en la que deben concentrarse.

ci
uc
od
pr
Y por sobre todo, los motiva a seguir trabajando, direcciona sus esfuerzos y construye con ellos

re
una relación más sincera y productiva.

o
y/
7. Responsabilícese por los resultados de su trabajo, no sólo por los

a
pi
procedimientos

co
su
a
id
Sus superiores le darán indicaciones y pautas de trabajo, pero lo que necesitan realmente
ib
h

delegar en Ud., para liberarse de las “presiones extra” del tiempo, es el compromiso por los
ro
.P

resultados.
a
ci
an

Haga su tarea evaluando y verificando su producto final, tal como si éste lo afectara
t
is
D

directamente a Ud.
a
n
ió
ac

Sea una tarea realmente sencilla, como redactar un informe o por el contrario, de la
uc

complejidad de una acción que determine, por ejemplo, un incremento significativo de las
Ed

ventas en el próximo semestre.

de
l
na
io

Si Ud. no se preocupa por prever sus resultados, el efecto en sus destinatarios... está
ac
N

perdiendo.
ro
t
en

Se expone a un ping-pong, a un ida y vuelta sobre el mismo punto en cuestión, que sólo se
lC
de

resolverá cuando otro, - su jefe, por ejemplo -, intervenga, decida sobre él y le dé nuevas
d

indicaciones... con una pérdida de tiempo para todos.

da
ie
op
pr
o

8. Para cuidar su propio tiempo, preocúpese también por el tiempo del otro
id
ten
on
C

Las reuniones con pares, colegas y demás personas de la empresa, son una actividad común
que puede insumir hasta el 40% del tiempo, en los puestos de mayor nivel.

Por lo tanto, saber administrarlas y compartirlas, es esencial para el buen uso del tiempo,
tanto propio como de los otros.

Si a Ud. le toca organizar una reunión:

  Asegúrese que es totalmente necesaria, es decir, que quienes participan en ella no
pueden comunicarse de otra manera (por correo electrónico, teleconferencias, faxes,
charlas particulares, etc)

 Genere una “agenda de reunión” con los objetivos que deberán tratarse durante la
misma y los tiempos asignados a cada una, y distribúyala entre los participantes, por lo
menos un día antes

 Designe un líder/coordinador de la reunión.

l
ia
rc
pa
Si Ud. es convocado a una reunión:

o
l
ta
to
 Verifique con quien lo convoca, el motivo y la necesidad de su presencia

ón
ci
uc


od
Pida previamente la agenda y prepare todo el material que deberá aportar a la reunión

pr
re
o
 Respete los tiempos indicados para tratar cada objetivo

y/
a
 Solicite la realización de una minuta de la reunión, y la indicación de objetivos a lograr

pi
co
hasta la próxima

su
a
id
ib
h
ro

9. Administrar bien el tiempo también es saber trabajar en equipo.

.P
a
ci
an

Si Ud. está preocupado en organizar su propio tiempo, pero es irresponsable con el tiempo de
t
is

los otros (interrumpe reiteradamente a sus colegas o compañeros sin un motivo especial, no
D
a

entrega información a tiempo, llega tarde a las reuniones o las genera más como una rutina
n
ió

que por necesidades claramente pautadas y verificadas de antemano, entre otras cosas), esto,
ac
uc

tarde o temprano, se le volverá en su contra.

Ed
de

Lo que está haciendo, en realidad, es perjudicar el circuito de trabajo.

l
na

Después de todo, una empresa es una organización, y cada puesto requiere de otro u otros,
io
ac

para concretar sus objetivos... a tiempo!!!

N
ro
t
en

Cada vez que descuide el tiempo de los otros, también estará Ud. malgastando el suyo o
lC

postergando acciones y decisiones tanto suyas, como de todo su grupo.

de
d
da

...Y cada vez que tenga que trabajar en grupo, tenga en cuenta las siguientes pautas
ie
op

para economizar tiempo de trabajo:

pr
o
id
en

 Establezca con sus compañeros, desde el principio, reglas básicas: cuáles son los
t
on

objetivos a lograr, en qué tiempos, cuáles son los roles y tareas de cada uno
C

 Defina detalladamente el plan de acción: qué pasos se seguirán y con qué fines en
cada uno

 Monitoree las acciones que el grupo va generando: no deje las evaluaciones

únicamente para el final, evite sorpresas

 Pondere la eficacia de toda la actividad: cuando ésta haya concluído, mida los logros
en relación al tiempo dedicado.
 10. “Viva este programa como parte de su mejoramiento de su “CALIDAD DE
VIDA”

Las pautas anteriores sólo podrán ser cumplidas si le generan satisfacciones a

medida que las va poniendo en práctica, por lo tanto:

No se plantee objetivos de tiempo inalcanzables, demasiado exigentes a la realidad cotidiana

de su puesto de trabajo, o que Ud. no podrá cumplir, por su estilo y ritmo propio... con esto

l
ia
rc
sólo echará a perder todo el programa.

pa
l o
ta
Sea perseverante, pero con una organización de tiempo razonable, adécuela a los estilos de las

to
personas que deberá tratar cotidianamente, y por sobre todo, no la abandone nunca, ni aún

ón
ci
en viaje... y garantícese el éxito.

uc
od
pr
re
o
y/
a
pi
co
su
a
id
hib
ro
.P
a
ci
ant
is
D
a
n
ió
ac
uc
Ed
del
na
io
ac
N
ro
t
en
lC
de
d
da
ie
op
pr
o
id
ten
on
C