3.1. Definir el concepto de Sistemas de Contabilidad.

3.2. Describir los fundamentos legales de los Sistemas de Contabilidad.

3.3. Explicar los aspectos básicos a considerar en el diseño de los Sistemas de

Contabilidad.

3.4. Describir los elementos fundamentales de los Sistemas Contables.

3.5 Describir los elementos fundamentales de los Sistemas de Contabilidad

3.6 Definir el concepto de Proceso Contable

3.7 Describir las fases del Proceso Contable

3.8 Describir los diferentes tipos de Proceso Contables

3.9 Describir las características del Proceso Electrónico de Datos

3.10 Describir los documentos que constituyen el insumo básico de un Departamento de

Contabilidad así como sus productos

CONTENIDO 3

3.1 Concepto

Sistema de contabilidad es una estructura organizada mediante la cual se recogen las informaciones
de una empresa como resultado de sus operaciones, valiéndose de recursos como formularios,
reportes, libros etc. y que presentados a la gerencia le permitiran a la misma tomar decisiones
financieras.
Un sistema de contabilidad no es mas que normas, pautas, procedimientos etc. para controlar las
operaciones y suministrar información financiera de una empresa, por medio de la organización,
clasificación y cuantificación de las informaciones administrativas y financieras que se nos
suministre.

Dentro de una organización empresarial el sistema de contabilidad se constituye como una

estructura ordenada y coherente mediante la cual se recoge toda la información necesaria de una
entidad como resultado de sus actividades operacionales, valiéndose de todos los recursos que la
actividad contable le provee y que al ser presentados a los directivos y accionistas le permitirán
tomar las decisiones operativas y financieras que le ayuden a la gestión del negocio.

Estos sistemas se basan en los principios, normas, reglamentaciones y procedimientos establecidos

por la profesión para controlar las operaciones y suministrar información financiera de una empresa,
por medio de la organización, clasificación y cuantificación de las informaciones administrativas y
financieras
Un sistema contable es una estructura organizada en la cual se registran las operaciones que hace
una entidad. Además, se le considera la forma natural o técnica ejercida durante la emisión
de estados financieros para medir los efectos que realizaron las transacciones y nos ayuda a tener
una mayor comprensión de la información financiera.1
Son todos aquellos elementos de información contable y financiera que se relacionan entre sí, con el
fin de apoyar la toma de decisiones gerenciales de una empresa, de manera eficiente y oportuna;
pero esta información debe ser analizada, clasificada, registrada (Libros correspondientes: Diario,
mayor, Auxiliares, etc.) y resumida (Estados financieros), para que pueda llegar a un sin número de
usuarios finales que se vinculan con el negocio, desde los inversionistas o dueños del negocio, hasta
los clientes y el gobierno. Por lo tanto, el sistema contable, debe ajustarse plenamente a las
necesidades de la empresa, considerando, el giro del negocio y su estrategia competitiva, que
permita estandarizar procesos, definir estructuras de costos y por ende, presentar una información
contable estandarizada que facilite su interpretación, una eficiente toma de decisiones y que pueda
procesarse para realizar los diferentes análisis financieros.

Los sistemas de contabilidad representan una de las herramientas más importantes y esenciales
para lograr el desarrollo de las compañías. A su vez, los sistemas de contabilidad son los
encargados de de analizar y valorar todos aquellos resultados económicos que suele obtener
una empresa mediante la agrupación y la comparación de resultados, permitiendo así, que todas las
tareas de la compañía sean ejecutadas bajo control y con la supervisión de un contador.

Ahora bien, teniendo en cuenta la relevancia de la contabilidad como herramienta para el desarrollo
de una empresa, debemos destacar que la creación de los sistemas contables eficientes surgió de la
necesidad de información que los actores que componen la empresa necesitaban. En este sentido,
un sistema debe encontrarse estructurado y especialmente diseñado para que sea capaz de
clasificar todas las acciones económicas que implica la construcción y formación de una empresa.
En la implementación de los sistemas de contabilidad, se encuentra la base para poder realizar con
éxito todos los procedimientos que conducirán a la empresa al logro de sus objetivos.

Un sistema contable es el conjunto de principios y reglas que facilitan el conocimiento y la

presentación adecuada de le empresa y los hechos económicos que afectan a la misma.

Según Catacora Carpio (1997, p. 25) define el concepto de sistema como un conjunto de
elementos, entidades o componentes que se caracterizan por ciertos atributos identificables que
tienen relación entre sí, y que funcionan para lograr un objetivo común.

Un sistema de información contable comprende los métodos, procedimientos y recursos

utilizados por una entidad para llevar un control de las actividades financieras y resumirlas en
forma útil para la toma de decisiones.
 “Un sistema de contabilidad no es más que normas, pautas, procedimientos, etc. Para
controlar las operaciones y suministrar información financiera de una empresa, por me dio de la
organización, clasificación y cuantificación de las informaciones administrativas y financieras que
se nos suministre” (Núñez, 2003, p.63).

Para que un sistema de contabilidad funcione eficientemente es preciso que su estructura-

configuración cumpla con los objetivos trazados. Esta red de procedimientos debe estar tan
íntimamente ligada que integre de tal manera el esquema de la empresa que pueda ser posible
realizar cualquier actividad importante de la misma.

3.2 Fundamentos Legales.

3.3 Justificación.

En la actualidad, todo proceso contable requiere de sistemas. Es imposible llevar un adecuado

control sobre las operaciones y transacciones financieras, sin contar con el auxilio de los
sistemas mecanizados desarrollados en las computadoras.

Los sistemas de contabilidad representan una de las herramientas más importantes y

esenciales para lograr el desarrollo de la compañía. A su vez, los sistemas de contabilidad son
los encargados de analizar y valorar todos aquellos resultados económicos que suele obtener
una empresa mediante la agrupación y la comparación de resultados, permitiendo así, que todas
las tareas de la compañía sean ejecutadas bajo control y con la supervisión de un contador.

Teniendo en cuenta la relevancia de la contabilidad como herramienta pa ra el desarrollo de

una empresa, se debe destacar que la creación de los sistemas contables eficientes surgió de la
necesidad de información que los actores que componen la empresa necesitaban.

La implementación de un sistema de contabilidad dentro de las empresas es fundamental, ya que

esta es la que permite llevar un control de las negociaciones mercantiles y financieras y además de
satisfacer la imperante necesidad de información para así obtendrá mayor productividad y
aprovechamiento de los recursos

Muchas personas todavía creen que la contabilidad es una técnica de recopilación de información y
solo basa sus fundamentos en un proceso rutinario de registrar, clasificar y resumir la información de
cada una de las transacciones efectuadas por la empresa. Pero esto no es verdad, la contabilidad es
mucho más que eso, se constituye en la actualidad como una de las herramientas fundamentales del
desarrollo de las organizaciones.
La contabilidad se encarga de analizar y valorar los resultados económicos que obtiene la empresa
agrupando y comparando resultados, también planifica y recopila los procedimientos a seguir en
función del control y el cumplimiento de los objetivos empresariales, además registra y clasifica las
operaciones de la empresa, para así informar los hechos económicos en forma pertinente,
permitiendo ejecutar las tareas según los procedimientos preestablecidos todo bajo control y
supervisión del contador

En la actualidad la contabilidad es la herramienta que mejor muestra la realidad económica de las

empresas, es por ello que su correcta implementación dentro de las organizaciones es de vital
importancia para la toma de decisiones en todo lo referente a su actividad productiva. En este
contexto la creación de un buen sistema contable surge de la necesidad de información por parte de
todos los actores que componen el todo empresarial, ya que este sistema debe estar estructurado y
hecho para clasificar todos los hechos económicos que ocurren en el negocio.

Es así que, la implementación de sistemas en contabilidad, se constituye en la base para llevar a

cabo los diversos procedimientos que conducirán a la obtención del máximo rendimiento económico
que implica el constituir una empresa.

3.4 Aspectos básicos para el diseño de un Sistema de Contabilidad: Actividad de la

empresa.

 El conocimiento de los objetivos organizacionales es indispensable.

 Preparar y analizar la información referente a la razón social, ubicación física, actividad,
cantidad de empleados, equipos, capital etc.
 Elaborar un informe preliminar de la situación de la empresa.
 Verificar la aplicación de las normas legales
 Instaurar (Si no existe) un catalogo de cuentas y los manuales de procedimientos respectivos
 Implementar metodologías de recolección de información
 Buscar que la información se aproxime lo mayor posible a la realidad económica de la
empresa.
 Preparar los informes pertinentes
 Registrar las operaciones en los libros correspondientes
 Elaborar los informes financieros

3.4.01 Normativa.

3.4.02 Volumen de Información.

3.4.03 Tipo de Operaciones.

Sistema de diario mayor único[editar]

Este sistema está basado en la evolución del diario continental y fue diseñado aproximadamente en
el año de 1795, con la finalidad de simplificar el trabajo de pasar de libro diario a libro mayor, lo cual
se logró uniendo en un solo libro, el libro diario y el libro mayor, eliminando en este diario el número
de folio de las contracuentas, la fecha y el número de asiento. El diario mayor único es el precursor
de los rayados columnares o tabulares. El rayado de este libro se componía de dos partes; la
primera parte destinada al diario y consistía en un rayado idéntico al diario continental; la segunda
parte destinada al mayor formado por una serie de columnas para anotar los valores de los cuales se
empleaban dos para cada uno de las cuentas afectadas por las operaciones, una de ellas para
anotar los cargos y otra para los abonos. Cuentas del diario:

 Número de operación.
 Concepto.
 Caja.
 Almacén.
 Ventas.
 Costo de venta.
 Gastos generados.

Diario tabular[editar]
En este diario se sigue el mismo procedimiento de diario mayor único, sólo que en éste se abre una
sección con el nombre de "varias cuentas", en el cual se anotan las cantidades correspondientes de
cuentas que faltan de espacios que no se les asignó columnas especiales, o bien, aquellas cuyo
movimiento no es constante. El sistema de diario único tabular consiste en establecer un diario con
columnas, pero sin eliminar el libro mayor al que se pasaban mensualmente las sumas de cada
columna, previo análisis de la sección de varias cuentas. El pase a los auxiliares se hacía
diariamente y de preferencia tomando los datos de los comprobantes o documentos fuente. Los
errores en los libros columnares se corregían mediante contrapartidas en los que con tinta roja se
cancelaban los antes mencionados y con tinta negra se hacía la corrección debida, esto en el mismo
renglón haciendo la referencia a la partida errada. En el diario tabular se podía registrar de dos
maneras:

 Consistía en registrar la operación siguiendo el modelo del diario continental, utilizando tantos
renglones como cuentas para que afecte la operación.
 Suprimir el espacio de concepto con los nombres de las cuentas afectadas anotando
directamente en la columna correspondiente con sólo el valor.
Los pasos eran los siguientes: Operación, Diario tabular (Mayores auxiliares), Concentración, Diario
general, Libro mayor, Balanza de comprobación y finalmente los Estados financieros.

Sistema de diario y caja[editar]

Este sistema se dio con la finalidad de resolver el trabajo que existía en el registro oportuno de las
operaciones, basado en la división del trabajo. Para ello, el diario se divide en dos; el diario de caja,
donde se anotaban únicamente operaciones que representaban movimiento de dinero, ya sea como
entrada o salida de efectivo, mientras que el otro era el "Diario de operaciones diversas": en donde
se registraban todas las operaciones que no causaban entrada o salida de efectivo, por lo que de
esta manera, dos personas podían registrar la operación. En este sistema, las operaciones se
clasificaban en:

 Operaciones simples.
 Operaciones compuestas o mixtas.
Las operaciones simples son aquellas que quedaban registradas en un solo diario por ser totalmente
en efectivo o bien, totalmente a crédito. Las operaciones compuestas afectaban o bien, debían ser
registradas en los dos libros, toda operación compuesta se registraba primero en el diario de
operaciones diversas y la parte que representaba entrada o salida de efectivo se enlazaba al diario
de caja o bancos. Para poder registrar una misma operación en los dos libros se utilizaba lo que
llamamos cuentas puente o de enlace. Estas son cuentas transitorias que permiten registrar en dos
diarios y una vez que han sido registradas en ambos diarios, ésta queda saldada. Las principales
cuentas puente que se utilizaban eran:

 Clientes - cuenta puente.

 Deudores - cuenta puente.
 Proveedores - cuenta puente.
 Acreedores - cuenta puente.
Toda cuenta puente se abría en el diario de operaciones diversas, se cancelaba en el diario de
bancos.

Sistema centralizador[editar]
Considerando el hecho de que las empresas comerciales realizan operaciones definidas y
constantes, en las cuales se define el objeto de dicha empresa, para implantar este sistema era
necesario conocer el tipo de operaciones que frecuentemente realiza la empresa para poder diseñar
un diario específico donde registren tales operaciones.
En forma general, podemos decir que las operaciones que con mayor frecuencia, o bien, más
comunes que realiza la empresa son:

 Inversiones y recuperación de efectivo a través de cheques.

 Pago de compromisos o deudas, ya bien sea con cheque o transferencias bancarias.
 Adquisición de mercancía al contado o a crédito.
 Venta de mercancía al contado o a crédito.
 Movimiento de mercancía por entrada o salida de ésta.
 Recepción de documentos o títulos de crédito que firman los clientes a fin de garantizar la venta
de mercancía realizada a crédito.
 Suscripción de documentos otorgados a favor de proveedores o acreedores para garantizar
compras de mercancías a crédito o alguna otra operación.
Tomando en cuenta las operaciones anteriores y considerando que son las más comunes y que se
realizan frecuentemente, el sistema manual llamado “Centralizador” de una empresa comercial se
integraba con los siguientes diarios:

 Diario de bancos: En él se registra la entrada y salida de efectivo (cheque o transferencia).

 Diario de compras: En él se van a registrar éstas, los gastos, devoluciones, rebajas y descuentos
de tal manera que este diario refleje las compras netas.
 Diario de ventas: Se registran las ventas, devoluciones sobre ventas, rebajas y descuentos. De
tal manera que refleje las ventas netas.
 Diario de salidas de almacén: En él se registran las salidas de almacén por concepto de ventas y
las devoluciones sobre ventas a precio-costo. De tal manera que nos de el costo de lo vendido.
 Diario de documentos por cobrar: Este diario se establecía sólo cuando la empresa recibía
documentos a favor, con frecuencia y en él se registraban todos los títulos de crédito, letras de
cambio y pagarés que se recibían para su cobro, los endosaba, cobraba, cancelaba o sustituía
para que el diario reflejara en cualquier momento el saldo de los documentos pendientes de
cobro.
 Diario de documentos por pagar: Este diario sólo se establecía cuando la empresa expedía o
aceptaba documentos para su pago. Con frecuencia, en él se registraban los títulos de
crédito que se aceptaban, los que se cancelaban, pagaban o sustituían.
 Diario de operaciones diversas: Se registraban todas las demás operaciones que no
representaban ninguna de las anteriores.
El establecimiento de los diarios dependía de la política de compra y venta de mercancías a crédito
que daban lugar a la recepción o suscripción de documentos.
Sistema de pólizas[editar]
Este sistema es una evolución más de los métodos de registros manuales que consiste en emplear
un documento individual para registrar cada operación, teniendo como característica el hecho de que
permite una mayor división del trabajo y sobre todo, agiliza el proceso del registro de las
operaciones. Las pólizas son registradas teniendo como base el rayado del diario continental.
Además, éstas son documentos de carácter interno en las que se registran las operaciones y se
anexan los comprobantes que justifican las anotaciones y cantidades en ella registradas. En este
sistema, las operaciones se registran individualmente, es decir, para cada operación se realiza
una póliza, la cual mantiene el rayado del diario continental. Una póliza contiene los siguientes datos:

 Nombre de la empresa.
 Tipo de póliza.
 Número de póliza.
 Fecha.
 Número de cuenta.
 Número de subcuenta.
 Nombre de la cuenta.
 Columna de parcial.
 Columna para el cargo.
 Columna para el abono.
 Concepto de la operación.
 Serie de datos de control interno (nombre o firma de quien registró la operación).
Las pólizas manejadas en las empresas se clasifican en 3 grandes grupos:

 Pólizas de entrada de efectivo (pólizas de ingreso).

 Pólizas de salida de efectivo (pólizas de egreso o pólizas cheque).
 Pólizas de diario.
Sistema de cuentas por cobrar[editar]
El sistema de cuentas por cobrar surgió por la necesidad que algunas empresas tenían de expedir
recibos para el cobro de determinados ingresos, como eran:

 Cobro de rentas a los usuarios de bienes muebles e inmuebles.

 Cobro de servicios prestados como el de energía eléctrica y teléfono.
 Cobro periódico de intereses por inversión de capital a largo plazo.
Para lo cual se expedía una cuenta por cobrar, que era un documento mucho más completo que un
simple recibo de cobro.
En el caso de la cuenta por cobrar se utilizaba con la finalidad de eliminar subcuentas personales de
las cuentas de clientes y deudores, y para la cuenta por pagar para eliminar subcuentas de
proveedores y acreedores se usaba una cuenta de activo llamada "Cuentas por cobrar".
Sistema de cuentas por pagar[editar]
El sistema se adaptaba para ser establecido en cualquier tipo de empresa, principalmente en
aquellas donde la mayor parte de las operaciones eran a crédito. El procedimiento de cuentas por
pagar/cobrar tenía los siguientes objetivos:

 Eliminar o reducir el número de subcuentas personales.

 Ejercer control absoluto sobre cada una de las entradas/salidas de dinero.
El registro se realizaba a través de una cuenta de pasivo llamada "Cuentas por pagar".

3.4.04 Necesidades de Información.

3.5 Elementos Fundamentales de los Sistemas de Contabilidad:

1. Tener conocimiento de la empresa (por medio de entrevistas, visitas, etc.)

2. Preparar una lista de chequeo.
3. Elaborar informes.
4. Preparar Catalogo de Cuentas y Manual de Procedimiento
5. Diseñar formularios para todas las operaciones.
6. Diseñar reportes
7. Preparar los libros. Balance inicial
2) Lista de chequeo: es un formulario que posee todos los datos de una empresa
relativos a: su razón social, ubicación física, actividad comercial/industrial, cantidad de
empleados, equipos, capital, datos generales, etc. Es suministrada por la persona que
va a instalar el sistema de contabilidad.
3) Informes: expresan la situación de la empresa. Estos están integrados por:
1. El Balance General
2. Estado de G y P

También pueden existir informes adicionales a criterio de la gerencia como son:

1. Estado de Costo Estimado
2. Estadisticas de ventas, etc.

La gerencia los utiliza para evaluar su actuación y determinar su posición financiera cada mes.
Presentan cifras mensuales y acumuladas durante un ejercicio.
Cualidades.
 Presenta propuestas para el buen funcionamiento de la empresa.
 Contiene los parametros de una buena comunicación: claridad, coherencia, estratificación, etc.

4) Catalogo de Cuentas: contiene todas las cuentas que se estima seran necesarias al
momento de instalar un sistema de contabilidad. Debe contener la suficiente flexibilidad
para ir incorporando las cuentas que en el futuro deberan agregarse al sistema.

Objetivos.
 Permitir que distintos empleados puedan mantener registros coherentes con la implementación de
un catalogo de cuenta similar.
 Facilitar el trabajo contable sobre todo cuando se trata de consolidad cifras financieras.
 Facilitar y satisfacer la necesidad de registro diario de las operaciones de una empresa o entidad.
Las cuentas en el catalogo deben estar numeradas. La numeración se basa en el sistema métrico
decimal. Se comienza por asignar un número indice a cada grupo de cuentas tanto del Balance
General como del estado de resultado, de la manera siguiente:
Balance General
1. Activo
2. Pasivo
3. Capital

Estado de Resultado
4. Ingreso 7- Otro ingresos

1. Costos 8- Otros egresos

2. Gastos

En las cuentas fundamentalmente se anotan las partidas débito y crédito para ubtener un balance.
La codificación es considerada como una operación preliminar para la clasificación.
Manual de procedimiento: es la guía que explica como podemos utilizar el catalogo. Nos indica
cuales son las cuentas deudoras o acrredoras.
5) Formularios: son todas las formas impresas con la finalidad de recaudar información
en las diferentes áreas de una empresa. Contituyen un elemento que siempre y cuando
esté autorizado (firmado) podrá servir como comprobante para garantizar una
operación.
Los comprobantes son formularios que cumplen una destacada misión en el mecanismo funcional
del régimen contable, como elementos de registración, información y control (facturas, recibos, etc.)
Toda operación debe ser respaldada por un comprobante o formulario que permita su apropiada
contabilización y que sirva para conocer los diferentes datos.
Requisitos de todo formulario:
1. Numeración
2. Que contenga todo los datos necesarios para facilitar el control.
3. Redacción clara, sin errores.
4. Además del original, emitir las copias necesarias
5. Poseer firmas

Entre los principales formularios tenemos:

Facturas
Recibo
Conduce
Ordenes de compra
Otros, etc.
La factura es un documento con el que se documenta la venta de mercaderías u otros efectos. En él
se hacen constar las mercaderías vendidas, en cantidades, precios e importes, las condiciones de
pago y otros datos relativos a la operación. Las facturas suelen emitirse por triplicado. El original
al cliente y las copias se utilizan para contabilizar la venta en los registros pertinentes.
El recibo es un documento en el cual una persona reconoce haber recibido una determinada suma
de dinero en efectivo o mediante cheque a su orden, un pagaré, mercancías u otros bienes. Los
recibos por lo general se extienden por duplicado. El original se le da a la persona que hace el pago
y la conpia es conservada por el que lo recibe.
El conduce es elaborado por el almacén el original y por lo menos dos copias. El original es enviado
al cliente junto con la mercancía. Copia a contabilidad/archivo. El propósito de este formulario es
detallar la mercancía que se ha despachado del almacen previo a la orden de despacho que recibió
el departamento de ventas.
La orden de compras es un formulario comercial que identifica la mercancías y/o productos que
desea comprar una compañía.
La nota de débito se utiliza para contabilizar una partida a favor de la empres y contra un acreedor o
cliente. Puede emitirse en tres ejemplares. El original se envía a la persona que debemos cargar con
su importe. El duplicado y triplicado, al igual que la factura se emplean para sus registros en el mayor
auxiliar respectivo y en los libros de entrada original.
La nota de crédito es una notificación que se envía al cliente a favor de su cuenta. Estas se orientan
a favor de los clientes en el Diario de Ventas y las Notas de Crédito a favor de la empresa en el
Diario de Compras.
El cheque es una orden de pago dada sobre un banco en el cual el librador tiene fondos depositados
en cuenta corriente a su orden o crédito en descubierto. En fin, es un medio por el que una
persona/empresa ordena a un banco el pago de una suma de dinero, siempre que tenga saldo a su
favor o autorización para girar aunque no disponga de saldo.
El desembolso de caja es un formulario que sellena cuando hay un egredo de dinero para realizar
pagos por distintos conceptos.
La requisición de materiales y equipos de oficina es un formulario que la empresa envía a una
compañía para hacer un pedido de material gastable. Puede ser interna y tramitarse por el
departamento de suministro o externa para ser pedida fuera de la institución.
Entre los reportes podemos mencionar:
Nomina
Ventas
Compras
Cheques emitidos
6) Los reportes se haran de acuerdo a lo que la gerencia de la empresa le pida a la
persona que instale el sistema de contabilidad.
La nomina es la lista de personas que trabajan en una empresa con indicación de su salario.
7) Estados financieros: son aquellos que presentan la situación de la empresa, entre
estos tenemos El Balance General; El Estado de Resultado, etc.
Los estados financieros resultan de la relación entre los rubros del activo que representan recursos
líquidos y las deudas de la empresa a cancelar dentro de los mismos plazos de liquidación del activo.
El Balance General presenta la situación de una empresa es decir sus recursos de operación así
como sus deudas a coro/largo plazo.
El Estado de Resultado explica si la empresa obtuvo algún tipó de beneficio o fracaso durante un
período determinado.
Los libros de contabilidad: son aquellos en los que se anotan de manera definitiva las
informaciones que aportan los formularios. Libros don se asientan las operaciones de la empresa
con el fin de cumplir las obligaciones que impone la ley a este respecto y lograr la información o los
datos necesarios para conocer su situación y resultados mediante balances y estados demostrativos
de ganancias y pérdidas.
Los Diarios: en los cuales se registran cronológicamente las informaciones, esto es, el registro diario
de las operaciones. Son conocidos también como libros de entra original.
El mayor general: aquel que recoge las informaciones que previamente se anotan en el diario. Es
conocido como libro de segundas entradas. Es el libro oficial, ya que sirve de fuente de información
para conformar los estados financieros.
Existen otros libros como por ejemplo el de inventario que contiene una relación detallada de las
existencias finales listas para la venta valoradas al costo.
El departamento de contabilidad es el centro de la empresa donde se clasifican, se registran e
intrepreta toda la información financiera, que mediante el mecanismo de control interno serán
recibidas.

3.5.01 Normas y Principios Contables.

3.5.02 Recursos Materiales y Tecnológicos.

3.5.03 Recursos Humanos.

3.5.04 Estructura Organizacional.

Una de las bases en las cuales sustenta el proceso para guiar las actividades de un negocio,
es el aporte que dan los sistemas de información aplicados a los negocios. Unos de los puntos
de referencia para la clasificación de un sistema, lo representa el grado de complejidad
alcanzado para el proceso de las operaciones.

Sistema de Compra

El sistema de compra consiste en la formulación de grupos cerrados de personas naturales o

jurídicas que realizan aportes mensuales durante un plazo determinado con el objetivo de
construir un fondo común destinado a la adquisición de bienes, los cuales se adjudican
mensualmente mediante entrega programa y licitación.

El proceso de compras que existe en las instituciones tiene en lo fundamental cuatro etapas,
entre estas etapas están:

1. El proceso de compra, abarca el aspecto relativo a la plantación de la adquisición del bien.

 2. Aprobación de la compra, donde se analiza la solicitud, los montos y las instancias de
aprobación.

3. El procesamiento de la aprobación de compra, donde se incluye un registro de proveedores,

análisis de solicitudes y cotizaciones.

4. Validación de la compra, el proceso de compra culminada con un sistema de pago que

incluye a su vez una primera etapa de autorización, la segunda de confección del instrumento de
pago (cheques de cuentas corriente bancarias) y la entrega del cheque.

Sistema de Producción

Un sistema de producción es aquel sistema que proporciona una estructura que agiliza la
descripción, ejecución y el planteamiento de un proceso industrial. Es la manera en que se lleva a
cabo la entrada de las materias primas (que puede ser materiales, información, entre otros) así
como el proceso dentro de la empresa para transformar los materiales y así obtener un producto
terminado para la entrega de los mismo a los clientes o consumidores, teniendo en cuenta un
control adecuado del mismo.

Según Catacora Carpio (1997, p. 30) Un sistema de producción tiene como fin, manejar y
controlar todas las operaciones que se generan del proceso productivo de una empresa
manufactura, o el proceso de prestación de servicios en una empresa de servicios. El sistema de
producción debe tener las siguientes funciones principales:

· Planificación de la producción

· Planificación de la materia prima y otros costos

· Control de la producción

Sistema de venta

Es todo aquel sistema de información usado en mercadotecnia y en administración que

automatiza algunas funciones de ventas y de administración.
 El sistema de ventas de basa en la actividad de un negocio, lo constituye el sistema de ventas.
Un sistema de ventas cubre las siguientes funciones o subsistemas:

· Facturación de cobranza

· Control de los canales de distribución

· Mercado

Facturación y cobranzas

Un sistema de facturación y cobranzas debe tener separadas las principales funciones, es

decir, la facturación segregada de los cobros. Un sistema de facturación se diseña con el objetivo
de registrar y controlar las operaciones de ventas de la organización. Un sistema de cobranzas
permite controlar el proceso de cobranzas a través del registro y mantenimiento de las cuentas
por cobrar.

Control de los canales de distribución

El canal de distribución lo constituye un grupo de intermediarios relacionados entre sí que

hacen llegar los productos y servicios de los fabricantes a los consumidores y usuarios finales.

Sistema de Administración

Las empresas utilizan sistemas de información para el procesamiento de la información

generada por todas sus operaciones; tales sistemas pueden ser denominados Sistemas
Administrativos. Una empresa puede clasificar sus sistemas administrativos en dos grupos:
sistemas contables y sistemas no contables.

Sistema Contable: reúne y contiene todos los movimientos de los demás sistemas.

Sistema no Contable: también pueden ser denominados como sistemas auxiliares que
manejan información detallada.

3.5.05 Estructura de Cuentas.

3.5.06 El Manual de Contabilidad.

3.6 El Proceso Contable.

Un sistema de información contable sigue un modelo básico y un sistema de información

bien diseñado, ofreciendo así control, compatibilidad, flexibilidad, y una relación aceptable de
costo / beneficios.

El sistema contable de cualquier empresa independiente del sistema que utilicé, se deben
ejecutar tres pasos básicos utilizando relación con las actividades financieras; los datos que se
deben registrar, clasificar y resumir; sin embargo, el proceso contable involucra la comunicación
a quienes estén interesados y a interpretación de la información contable para ayudar en la toma
de decisiones gerenciales.

1. Registro de la actividad financiera: En un sistema contable, se debe llevar un registro

sistemático de la actividad comercial diaria en términos económicos. En una empresa, se llevan a
cabo todo tipo de transacciones que se pueden expresar en términos monetarios y que se deben
registrar en los libros de contabilidad. Una transacción, se refiere a una acción terminada más que a
una posible acción a futuro. Ciertamente, no todos los eventos comerciales se pueden medir y
describir objetivamente en términos monetarios.

2. Clasificación de la información: un registro completo de todas las actividades comerciales

implica comúnmente un gran volumen de datos, demasiado grande y diverso para que pueda ser
útil para las personas encargadas de tomar las decisiones. Por tanto, la información se debe
clasificar en grupos o categorías. Se debe agrupar aquellas transacciones a través de las cuales
se recibe o paga dinero.

3. Resumen de la información: la información contable utilizada por quienes toman

decisiones debe ser resumida. Por ejemplo, una relación completa de las transacciones de
venta de una empresa seria demasiada larga que cualquier persona se dedicara a leerla.

Si los cálculos y la capacidad de organización son lo tuyo, es muy probable que estés interesado en
estudiar la carrera de Contabilidad. Dentro de esta puedes encontrar diversos conceptos y procesos
que es recomendable que vayas conociendo desde ahora. Por ejemplo, ¿sabes qué es un proceso
contable? ¿Tienes idea de en qué consiste? Este comprende una serie de pasos importantes en esta
carrera. Si no sabes de qué trata, no hay problema.
A continuación, en Certus te explicamos todo sobre este importante concepto de la contabilidad.
El proceso contable es el conjunto de pasos que permite expresar a través de estados financieros las
operaciones económicas de una entidad u organización. Dicho ciclo es esencial para toda empresa
ya que gracias a ella podrán ver sus gastos e ingresos, y así realizar proyecciones, evitando
muchas veces crisis que pueden llevar al cierre de la compañía.
Acá te mostramos cuáles son los pasos para realizar un proceso contable de manera correcta y
eficaz:
1.- Identificación de las operaciones
El contador debe de introducir la totalidad de las operaciones económicas hechas por la
organización. Las operaciones que tiene que tener en cuenta son:
Operaciones rutinarias
Aquellas que se presentan de manera frecuente y constante en las actividades de la organización.
Estas a su vez se dividen en:
 Básicas: son aquellas que sirven para la obtención de bienes o servicios de la empresa.
Generalmente se estipulan en ellas a los usuarios o clientes externos.
 De apoyo: sirven como soporte para la prestación de las operaciones básicas. Acá se
encuentran los usuarios o clientes internos y externos.
Operaciones no rutinarias
Son aquellas que no ocurren permanentemente en una organización. En esta se estipula:
 Los daños o pérdidas por casos inesperados.
 Las pérdidas por fallos judiciales.
 Las adquisiciones o remodelaciones.
 Procesos de investigación para el desarrollo de nuevos productos o servicios.

2.- Recolección de información

Esta se hace a través de los medios que se defina para cada una de las operaciones a usar. El
contador debe asegurarse que toda la información que se ha estipulado sea confiable.
3.- Clasificación y registro
La clasificación y el registro de toda la información se genera en los asientos de contabilidad. Se
llama así al esquema basado en el principio de partida doble (causa – efecto) la cual tiene dos
tratados: el deber y el haber. El deber o cargo se coloca a la izquierda del cuadro, mientras que a la
derecha de coloca el haber. Para la realización de los asientos contables, el deber y haber se
combinan con las cuentas contables que son:
Reales o del balance: acá se registran las operaciones que afecten la situación financiera de la
empresa (Activos, pasivos, patrimonio).
De resultados, de ganancias y pérdidas o nominales: en ella se registran las operaciones que
afecten los resultados financieros de la organización (Ingresos, costos y gastos).
4.- Resúmenes intermedios
Los resúmenes intermedios son aquellos que producen los estados financieros que permitirán
informar a los usuarios internos y externos de los recursos que tiene la empresa. Estos resultados se
registran en dos clases de libros: los libros auxiliares y los libros principales (Libro diario, Columnario,
Libro mayor y Balances).
5.- Estados financieros
Son el producto final del estado contable y tiene como objeto presentar la información financiera a
los jefes de la empresa para que puedan tomar decisiones económicas eficientes. La información
que se encuentra en los estados financieros se enfoca en la rentabilidad, posición financiera,
capacidad de crecimiento y el flujo de fondos.
Estos comprenden cinco partes, balance general, estado de resultados, estado de cambios en el
patrimonio neto y estado de flujos de efectivo.
 Balance general: en muchos sentidos, esto es una radiografía del estado de una empresa en
un plazo de tiempo determinado.
 Estado de resultados: Conocido también como estado de pérdidas y ganancias, registra tanto
los ingresos como los gastos de la empresa.
 Estado de cambios en el patrimonio neto: Comprende las razones de la variación en el
patrimonio de la empresa.
 Estado de flujos de efectivo: comprenden las actividades de operación, las de inversión y las
actividades financieras. Mediante estas se verifica el impacto de las operaciones de la empresa.

3.6.02.04 Análisis.

3.6.03 Tipos de Procesos Contable:

3.6.03.01 De un solo Diario a dos Columnas.

3.6.03.02 De Diario – Mayor.

3.6.03.03 De Diario Columnar.

3.6.03.04 De Diarios Auxiliares.

3.6.03.05 Hojas de Movimientos

. 3.6.03.06 De Hojas de Comprobantes.

3.6.03.07 De Registros Automatizados o Procesamiento Electrónico

de Datos

3.7 Insumos o Documentos Básicos y Productos de un Departamento