REUNIONES EN EL EQUIPO SESIÓN /11

SESIÓN /11

REUNIONES EN EL EQUIPO
 Concepto de reunión
 Los pasos para el desarrollo de una reunión
 Los factores que no contribuyen a las reuniones
 Actas de reunión
 Toma de decisiones
 El manejo de las dificultades
 El groupthink

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LAS REUNIONES EN EL EQUIPO

Uno de los aspectos más importantes para el desarrollo del trabajo en equipo es la conducción de
las reuniones. Ellas pueden facilitar la dinámica del grupo o ser un motivo de desperdicio de tiempo.
Por esta razón, consideraremos en esta sesión:

1. El Concepto de Reunión.
2. Los Pasos para el desarrollo de una Reunión.
3. Los Factores que no contribuyen a las reuniones.
4. Las Actas de reunión.
5. Las Toma de Decisiones.
6. El Manejo de Dificultades.
7. El Groupthink

1. EL CONCEPTO DE REUNIÓN
Una reunión de equipo es un encuentro en el que se dan actividades que se realizan
colectivamente con un propósito determinado y en un momento y espacio preestablecidos.
Así, se pueden encontrar diferentes tipos de reuniones. Según el número de personas
encontramos reuniones con gran número de personas, con un número medio y de grupos
pequeños. Sin embargo, un mejor criterio de clasificación es el objetivo de la reunión, diversión,
resolver problemas o tomar decisiones, e intercambiar experiencias o informarse. Cabe
mencionar que los objetivos de una reunión no deben de mezclarse, ya que el propósito de la
reunión determina las técnicas a utilizar y procedimientos de acción.

2. LOS PASOS PARA EL DESARROLLO DE UNA REUNIÓN

Las técnicas de reunión de trabajo se encuentran conformadas por tres momentos.
Antes de la reunión: La preparación de la reunión.
Se preparan los temas a tocar en la reunión, el material para la misma y se convoca a los
participantes de la reunión. Es importante preparar con anticipación una reunión, además de
analizar si la reunión es necesaria o si se pueden alcanzar los objetivos propuestos mediante su
realización por otros procedimientos más simples.
Durante la reunión: La realización de la reunión.
Se da acogida a los participantes para iniciar la reunión. Se presentan las cuestiones o temas a
tratar, se realiza el diálogo sobre los temas presentados, se anima la reunión y todo este
proceso es acompañado por un método analítico para finalmente dar fin o por terminada a la
reunión.
Después de la reunión: Las actividades posteriores.
Se realizan las propuestas o temas acordados.
Además, en cada fase encontramos preguntas de referencia para constatar que las reuniones
sean útiles:
 Antes de la reunión encontramos preguntas tales como: ¿Qué motiva que las personas de
este equipo asistan a las reuniones? ¿Qué personas suelen no asistir a las reuniones?
¿Quiénes son los que más participan en las reuniones? ¿Qué circunstancias hacen relevante
este encuentro? ¿Qué resultado quiero obtener al final de la reunión? ¿Tengo información
significativa para compartir? ¿Qué resultados esperamos de la reunión?
 Durante la reunión encontramos las siguientes preguntas: ¿Para qué estamos dialogando o
discutiendo? ¿Qué aprendió el grupo de las acciones elegidas? ¿Qué hace falta?

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 Y luego de la reunión podemos realizarnos preguntas tales como: ¿Qué compromisos se ha

asumido? ¿Qué tema quedó sin tratar? ¿En qué áreas, objetivos y expectativas, dinámica de
la reunión, relación entre las personas, y estados de ánimo debemos mejorar con vistas a la
próxima reunión?

3. LOS FACTORES QUE NO CONTRIBUYEN A LAS REUNIONES

Además, también se pueden identificar factores que no contribuyen a las reuniones:
Antes de la reunión, cuando no se ha preparado el orden de los temas a tratar, se desconoce el
propósito de la reunión, no se han explicado los motivos y objetivos, no se ha proporcionado el
material o documentos a discutir y no se utiliza un lugar apropiado para la reunión.
Durante la reunión, cuando los participantes no saben concretar sus ideas, los miembros tienen
una mala relación entre ellos o carecen de capacidad de diálogo, falta disciplina, se mezclan los
puntos a tratar, las intervenciones se encuentran relacionadas a otros temas de conversación,
impuntualidad de los participantes, mal desempeño del coordinador y afán de protagonismo de
los miembros del grupo.
Después de la reunión, cuando las propuestas de la reunión no se traducen en acciones.

4. ACTAS DE REUNIÓN
El acta de reunión es el documento que refleja el contenido de la reunión y lo sucedido en la
misma; acuerdos (y desacuerdos) a los que se llega.

5. TOMA DE DECISIONES
Uno de los momentos más importantes en algunas reuniones es el de toma de decisiones.
• No se puede permitir que los miembros del equipo eviten tomar decisiones.
• Hay que exigir a los colaboradores que decidan ellos mismos.
• Si una decisión adoptada por algún miembro del equipo, tras un análisis riguroso y serio,
resulta equivocada el jefe debe ser comprensivo.
La toma de decisiones tiene su propio proceso, como se puede observar en el cuadro siguiente:

Proceso de toma de decisiones

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6. EL MANEJO DE LAS DIFICULTADES

En todo grupo humano se manifestarán dificultades y conflictos, las cuales hay que saber
gestionar y aprovechar.
• En el trabajo en equipo, como en cualquier trabajo, pueden surgir dificultades que pongan a
prueba al equipo.
• Las dificultades tienen un lado positivo y es que a veces consiguen aunar más al equipo,
todo va a depender de cómo se afronten.
• Los problemas hay que afrontarlos con decisión, tomando las medidas necesarias por
drásticas que sean.
• Hay que aprender a gestionar los conflictos.

7. EL GROUPTHINK
El pensamiento de equipo se describe como un proceso que se desarrolla, a veces, dentro de
los equipos de trabajo, que les lleva a tener una visión particular, propia, de la realidad.
Es un proceso que se desarrolla de forma gradual, hasta que el equipo piensa: "Nosotros
tenemos razón y los demás están equivocados”.
Esta percepción puede ir alejándose de la realidad y ello sin que el equipo sea consciente.
• Ante la falta de opiniones críticas, el equipo va desarrollando su propia visión de la realidad
sin que nadie sea capaz de dar la voz de alarma.
• Y sobre la base de esta visión distorsionada el equipo puede ir tomando decisiones que
resulten completamente erróneas.
• Se toman decisiones sobre la base de la visión que maneja el grupo, sin explorar en
profundidad otras posibles opciones.
• Al estar el equipo plenamente convencido de que su decisión es correcta no se analizan las
posibles consecuencias que pudieran derivarse si esta fuera equivocada.

CONCLUSIÓN
 Muchas veces estamos colmados de reuniones improductivas por diferentes razones.
 Es necesario que aprendamos a gestionar las reuniones de tal manera que se aproveche al
máximo el tiempo invertido en ellas, y el equipo participe proactivamente en cada
convocatoria.
 Para esto, como hemos podido considerar, debemos prepararlas bien, aprender a tomar
decisiones y evitar el pensamiento de equipo, manejando las dificultades, y logrando así dar
un paso adelante en pro de los objetivos trazados.

BIBLIOGRAFÍA
 Alan Barker, CÓMO DIRIGIR REUNIONES.
 Riccardo Riccardi, CÓMO DIRIGIR UNA REUNIÓN.
 Patrick Lencioni, REUNIONES QUE MATAN.

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