INFORME AA1 ACTIVIDADES QUE SE DESARROLLAN EN UN PROCESO NORMAL DE

COMPRAS

El proceso de compras tiene como función la adquisición de las materias primas o insumos con los
cuales la organización funciona. De ahí su importancia en la gestión de calidad, pues el
departamento de compras desde la ISO 9001, es una entrada para muchos de los procesos, tanto
misionales como de apoyo de la organización. Su gestión impacta directamente en los resultados
que busca la empresa.

1. Identificar los productos críticos a comprar:

Se debe de tener definida una metodología y unos responsables para realizar las compras y que esta
(la metodología) se informe al proveedor, cuales son los requerimientos en materias primas críticas
para la organización teniendo en cuenta de la actividad de cada empresa

2. Definir especificaciones del producto a comprar:

Todos los aspectos relevantes en la compra deben tener sus requisitos (especificaciones) definidos:
Por ejemplo, cantidad, material, forma, medidas, fechas, etc. Dichos requisitos son muy variables
en función del sector y necesidades de la organización.

3. Planear las compras:

La planeación de las compras está relacionada con los pronósticos de demanda, pues a partir de la
previsión de lo que pretendo vender, me abastezco de lo que necesito para brindarlo. Con el
pronóstico de demanda definido, se crea un programa de compras, el cual establece el producto,
las cantidades a comprar y el momento en que lo debo hacer. Tener este tipo de cosas claras me
permite mejorar las negociaciones con mi proveedor a fin de obtener descuentos, permite disminuir
stocks de inventario.

4. Evaluar y seleccionar proveedores:

Para seleccionar un proveedor, la organización debe de evaluarlos en función de su capacidad para

suministrar productos o servicios. Se definen entonces, criterios de selección de proveedores. Cada
organización considerará los criterios que considere pertinentes. Criterios comunes considerados
por empresas son, por ejemplo, que se encuentre ubicado en un lugar determinado, que tenga las
certificaciones requeridas, ser un proveedor oficial, etc. De esta forma, la organización tendrá un
listado de proveedores a los cuales comprará.

Hay formas diferentes para evaluar un proveedor. Una forma que me gusta mucho es a través de
pesos ponderados. Esto permite darle más relevancia a ciertos aspectos de evaluación que para la
empresa son más importantes que otros.

5. Verificando el producto comprado

Siempre al recepcionar lo solicitado, se debe de verificar (sea con una inspección, prueba, ensayo,
etc.) los aspectos requeridos del producto. Una práctica muy útil es comparar lo especificado en la
factura con lo que se tiene en el espacio físico. Aquello que no coincide, puede considerarse una no
conformidad del proveedor, según las disposiciones de la empresa. Recuerda dejar evidencias
(registros) de la verificación.

6. Tomar acciones en el proceso de compra (correctivas y de mejora)

Lo que no se mide, no se mejora. ¿Cómo vas a mejorar algo si no sabes cómo va? La medición del
proceso de compras nos permitirá tomar acciones correctivas y de mejora que contribuyan al
equilibrio de la empresa. De igual forma, tener riesgos asociados a la compra nos permitirá las
acciones correctivas y preventivas que podemos adelantar.

CUADRO COMPARATIVO DE DOCUMENTOS INTERNOS Y EXTERNOS EN UN PROCES DE

COMPRA

DOCUMENTACION INTERNA DOCUMENTACION EXTERNA

Orden de pedido Solicitud de compra Documentos constitución Empresa

Comparativo de Ofertas Ofertas generadas por proveedores

Evaluación de Proveedores Documento de Experiencia reconocida

Acta de Entrega Recepción de producto Certificaciones iso “ambiental, ETC”

Documento que contengan la realización de los Orden de compra, facturas y Registros de lo

pedidos, como el proceso de la aprobación del comprado
pedido

formato de la hoja de no conformidad de

producto

formato de la hoja de no conformidad de

servicio