6/23/2016 Document 269859.

Enabling/Disabling Automatic Offsets (Doc ID 269859.1)

ENABLING/DISABLING AUTOMATIC OFFSETS

Current functionality within Oracle Payables allows the value of the Automatic Offset option in the Payables Option form to be
changed at any time. This is because Oracle does recognize that there could be a business operational change that results in a
one­time need to enable or disable Automatic Offsets. Therefore, Oracle has tried to accommodate for this scenario instead of
disallowing changes to this option that would require a separate operating unit to be created.

However the ability to change this setting is not to be misused and 'toggled' for any reason . Should you
choose to 'toggle' this option, neither Oracle Support nor Oracle Development will support any problems
caused by this . Incorrect accounting or incorrect trial balance accounts are examples of problems that may arise because of
this. You will have to contact Oracle Consulting to have the accounting and/or trial balance data corrected .

The most common 'toggling' request is for making an adjustment to a paid invoice. When automatic offsets are enabled, the
AP module provides a warning to the user that creating an adjustment to a paid invoice could cause incorrect accounting.
Additionally, it will not allow the user to create an adjustment that crosses balancing segments. The Payables Accounting
process DOES NOT create the correcting accounting entries when you 'Toggle' this option to make adjustments to paid
invoices. This is clearly stated in Chapter 10 of the AP User Guide starting on page 10­12 going through page 10­25.

To demonstrate the problems that can arise, here is an example to explain how the process works with the Automatic Offset
Account setting:

Supplier: ABC Corp

Number: 5174

AP Liability Account on supplier site: 01.000.2210 (ccid=32645)

Invoice #: 100 (invoice_id=24290)

Amount: 50.00

AP Liability Account: 01.000.2210 (ccid=32645)

Distribution Line 1

Charge Account: 01.450.7460 (ccid=32647)

Paid on Check 6 (check_id=15201)

Invoice Accounting:

Charge Debit 50.00 Account: 01.450.7460 (ccid=33647)

Liability Credit 50.00 Account: 01.450.2210 (ccid=33537)

Payment Accounting:

Liability Debit 50.00 Account: 01.450.2210 (ccid=33537)

Cash Credit 50.00 Account: 01.000.1250 (ccid=32651)

Ran Payables Transfer to General Ledger

Trial Balance shows no data (correct)

Invoice Adjustment:

Reverse line 1 to create line 2

(Received APP­SQLAP­10731: The changes you are making to this invoice might result in incorrect accounting. Choose the
Cancel button if you want to return to the window to undo the changes. If you want to save the changes and risk incorrect
accounting then choose OK.)

https://support.oracle.com/epmos/faces/DocumentDisplay?_adf.ctrl­state=jvgh9jnu4_182&id=269859.1 1/2
6/23/2016 Document 269859.1

Amount 50.00

Account: 01.450.7460 (ccid=33647)

Create Line 3

Amount 50.00

Account: 01.420.7460 (ccid=33648)

Invoice Adjustment Accounting:

Charge Credit 50.00 Account: 01.450.7460 (ccid=33647)

Liability Debit 50.00 Account: 01.450.2210 (ccid=33537)

Charge Debit 50.00 Account: 01.420.7460 (ccid=33648)

Liability Credit 50.00 Account: 01.420.2210 (ccid=33649)

Ran Payables Transfer to General Ledger

Trial Balance now shows:

Liability Account: 01.420.2210

Amount: 50.00

Remaining Amount: 50.00

Liability Account: 01.450.2210

Amount: 0.00

Remaining Amount: ­50.00

What happens is the total amount of your Trial Balance is still accurate, but the individual liability accounts now have incorrect
amounts because of the adjustments to the paid invoice.

If you use the 'Account' method for Automatic Offsets, the system uses ONLY the Natural account segment from the AP Liability
account on the supplier site and ALL other segments from the invoice distribution line. When you make an adjustment to a paid
invoice and you change ANY segment, other then the Natural account segment, on the new distribution line, then you will
CREATE a new AP liability account. If you only change the Natural account on the new distribution line, then you will use the
same AP liability account that was used on the reversed distribution line, thereby not having a new liability balance. Because
Oracle pops up the caution message when you reverse the original line, this is your warning that you could create incorrect
accounting and if you proceed with the change, it is your responsibility to make any adjustments.

If you use the 'Balancing' method for Automatic Offsets, the system uses ONLY the Balancing account segment from the invoice
distribution line and ALL other segments from the AP Liability account on the supplier site. When you make an adjustment to a
paid invoice and you ONLY change the Balancing segment on the new distribution line, then you will CREATE a new AP liability
account. If you change ANY other segment on the new distribution line, then you will use the same AP liability account that was
used on the reversed distribution line, thereby not having a new liability balance. Because Oracle pops up the caution message
when you reverse the original line, this is your warning that you could create incorrect accounting and if you proceed with the
change, it is your responsibility to make any adjustments.

In 11i.AP.K and higher Oracle has added enhancements to the accounting engine for a change in the Automatic Offset setting
in an attempt to alleviate some of the problems that can occur with this change. Again this was designed solely to
accommodate a one­time change to the setting.

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