La Importancia de los Archivos

En primera medida los archivos son considerados como una aglomeración u conjuntos de
documentos sin importar su fecha, forma y soporte material es por ello, que la función
de los archivos como memoria cobra mayor importancia a medida que pasa el
tiempo, porque promueven el conocimiento, custodian y preservan nuestra memoria,
difunden nuestro patrimonio histórico, dan acceso a los ciudadanos, son garantía de
Protección de datos y Propiedad Intelectual, impulsan la investigación histórica y
científica, apoyan la gestión documental de las organizaciones, apoya a la transparencia
y a la rendición de cuentas, además dan agilidad en la localización de la información.
Toda esta información se acumula en un soporte un tipo de proceso natural, pues dicha
información puede estar contenida en documentos sobre papel u cualquier otro soporte
como lo son medios legibles por equipos mecánicos, electrónicos, cintas, discos de
computadora, micro formas, fotografías, fonogramas, videocintas, películas, pintura,
dibujos, mapas, etc. Una diversidad de tipos de soportes que contienen archivos bien sea
recopilando, conservando y difundiendo información registrada, generada o recibida por
una persona natural, entidad pública o privada, en función de las actividades que ésta
realiza.
En este orden de ideas, los archivos se van clasificando según el tiempo asignado en cada
etapa, es decir según la organización, su uso, naturaleza del mismo, y el ciclo vital que va
desde el archivo de gestión como aquella documentación ya previamente depositados,
trasferencia primaria a un archivo central ,que se conoce como una agrupación de
documentos que han sido trasferidos por diferentes archivos de gestión, y finalmente una
trasferencia secundaria que es donde reposa archivos que se transfieren desde el archivo
central al de conservación permanentes denominados archivos históricos .
Como segunda medida, puedo afirmar que la importancia del archivo corresponderá al
tipo de valor que se le otorgue ya sea la administración, la investigación, la comunidad,
el desarrollo económico social, científico y tecnológico, el fomento de la cultura y el
desarrollo de la identidad nacional. Ahora, desde una perspectiva empresarial los archivos
como memoria colectiva tienen gran importancia para la supervivencia y funcionamiento
de la misma. Se debe tener en cuenta que los conceptos claves de un archivo son
funciones, finalidad, fundamentos, criterios y reglas básicas.
Un archivo tiene que permitir al menos dos funciones: almacenar y recuperar de
inmediato. En toda organización las finalidades del archivo son:
Ser el centro de la información y de la documentación.
Proporcionar los mejores servicios al menor coste.
Ser un instrumento que ayude a conocer el funcionamiento de otros servicios.
Asegurar la conservación de los documentos.
Como tercera medida desde una perspectiva actual, Con los rápidos avances en las
tecnologías de la información y la facilidad en el acceso a los archivos de documentos
electrónicos los cuales han afectado también a los archivos. Quienes han mutado siendo
de más rápido acceso, en este campo se comenzó a utilizar la informática para gestionar
los grandes volúmenes de información que se generan después empezó a crecer el número
de documentos creados directamente en los ordenadores y ahora se almacenaban en el
mismo formato electrónico en el cual se originaron, dando lugar a documentos
electrónicos de archivo.

Para finalizar, Las actividades que se incluyen en la función del archivo comienzan en la
primera etapa del ciclo de vida de los documentos que anteriormente mencione y terminan
al final de dicho ciclo, y han de tener presente el objetivo principal del archivo, que es
asegurar la creación y la preservación del valor probatorio de las actividades o
transacciones realizadas por los creadores de los documentos. En este caso, al tratarse de
documentos electrónicos, la función del archivo va a ser sometida a ciertas
modificaciones en cuanto a la creación de los documentos, su valoración y selección, su
preservación, su acceso y su uso.

Debo resaltar que es un poco preocupante la guarda de documentos electrónicos , claro

es muy importante que se diseñe un buen sistema de gestión de documentos que soporte
las necesidades de la organización y sea capaz al mismo tiempo de proveer la información
requerida rápida y eficazmente, y de proteger los datos almacenados en él, ya que los
documentos electrónicos se pueden transgredir con mucha facilidad, por consiguiente
son de fácil vulneración, se pueden manipular a facilidad inclusive perder la esencia y
origen del mismo.

En síntesis, No se puede decir todavía que se ha llegado a la “oficina sin papeles”, pero
sí que cada vez son más los documentos que nacen y viven en las organizaciones sin pasar
por el formato papel. Pero eso no desmerita el valor y la esencia del archivista, que tiene
como finalidad, poder construir un nivel de estructura orgánica, organizada y eficiente y
un sistema que permita el manejo integral de toda la información, la cual, como se sabe,
es la columna vertebral de todas las operaciones más importantes de la empresa. Pero la
gestión documental no es un proceso mecánico, requiere de ese experto y profesional para
que pueda llevarse a cabo de la mejor manera, es por ello que es de suma importancia el
valor del archivo como el archivista mismo.