LUCY MENDEZ

PRESENTADO POR | ASTRID IBAÑEZ

DANIEL ARDILA
Los documentos organizacionales o comunicaciones oficiales las
encontramos en las empresas y estos tienen un manejo especial.
Dentro de ellos encontramos las cartas, memorandos, actas,
informes, circulares, etc.
 ¿QUÉ ES LA CARTA?
Una carta es un medio de comunicación escrito por un emisor y enviado a un
receptor. Normalmente, el nombre y la dirección del destinatario aparecen en el
frente del sobre, el nombre y la dirección del remitente aparecen en el reverso del
mismo o en el anverso.
 Característica y redacción de una carta

La carta u oficio tiene como objetivo fundamentales informar y persuadir a

su destinatario, para ello se recomienda tener en cuenta
 UTILIZACIÓN DE LA CARTA
DE ACUERDO CON SUS OBJETIVOS LA CARTA U OFICIO TIENEN LOS SIGUIENTES USOS
 Clases de cartas u oficios

Carta familiar
Carta formal
Carta comercial
Partes de una carta
 Sobres comerciales

CONCEPTO:
Cubierta que guarda y preserva comunicaciones escritas. Es
el complemento de la Carta, por esto siempre que
realizamos cartas, elaboramos el sobre correspondiente. El
sobre no se debe sellar con cinta adhesiva, ni con pegante
líquido, estos elementos pueden deteriorar el documento.
CLASIFICACIÓN

De acuerdo con su aplicación comercial:

1 DISTRIBUCIÓN DEL SOBRE

2 PARTES
 Circulares

2. CONCEPTO. Es un documento de uso interno que dirige una autoridad superior a todos o
aparte de sus subalternos simultáneamente para darle a conocer disposiciones o asuntos
internos para que se cumplan a cabalidad.

Los temas a tratar en una circular puede ser generalmente lo siguiente:

Movimiento interno de los jefes de la institución
Acuerdos o decisiones de la alta jerarquía.
Ascensos del personal que elabora en la empresa.
3. FUNCIÓN. Sirve para dictar órdenes y también para informar. El mensaje que transmite
es específico y de interés general para todos sus destinatarios.
Por ejemplo, a través de una circular se puede comunicar:

Cambios de horario.
Rotación de jefes.
 MEMORANDO
Comunicación escrita que se emplea en las
organizaciones para tratar asuntos internos.

PARTES:
Encabezado:
 Determinación del documento
 Código
 Fecha

Encabezamiento:
 Destinatario y remitente
 Asunto

Texto
Despedida
Remitente y firmas
Líneas especiales
Arial 12
ACTAS
Documento escrito que lo sucedido, tratado y acordado
en una reunión o situación especificas, tiene valor
administrativo, legal, jurídico e histórico desde el
momento de su creación.
PARTES DEL ACTA

• Encabezamiento
• Cuerpo
• Cierre del acta
• Firmas de los aprobantes del acta
MENSAJES
ELECTRÓNICOS
Es un sistema que permite intercambiar información con uno o mas usuarios de cualquier
lugar del mundo atreves de la internet. En este medio se puede utilizar para enviar
cualquier tipo de documento.
PARTES DE MENSAJES ELECTRÓNICOS
 CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS

CERTIFICADOS CONSTANCIAS
• Documento de carácter probatorio,
• Documento que no requiere solemnidad
publico o privado, que asegure, la verdad
puede ser personal.
o legalidad de un hecho.
CONSTANCIAS SE CLASIFICAN :

• Tiempo de servicio
• Experiencia
• Salario u honorarios
• Clase de trabajo
• Jornada laboral
• Complimientos de comisiones
• Comportamiento del trabajo
TIPOS DE CERTIFICACIONES

• Calificaciones obtenidas dentro de periodos académicos

• Registro civil, nacimiento parroquial, bautizo o de difusión
• Becas, donaciones, exenciones, créditos, paz y salvos, resultados médicos, documentos de
identidad, entre otros.
 HOJA DE VIDA
CORPORATIVA
Es la relación de los datos personales, la información
laboral, académica y las experiencias; y competencias
de una persona, que registra y conserva la
organización a la cual se encuentra vinculado
laboralmente.

PARTES:
• Identificación del documento
• Nombre
• Datos básicos
• Información laboral
• Información académica
• Experiencia laboral
• Investigaciones, publicaciones y distintos
premios
 TARJETAS
PROTOCOLARIAS
Forman parte de las comunicaciones organizacionales
escritas para el manejo de las relaciones públicas y de
negocios. No solo proyectan la imagen corporativa
sino también la de aquellas personas que manejan todo
lo relacionado con oferta, venta de bienes y servicios.

 Tarjetas de presentación

 Tarjetas de invitación

 Tarjetas de agradecimiento y
felicitación
 CLASES DE PAPELERÍA EN LA
ORGANIZACIÓN

PAPELERÍA ADMINISTRATIVA
Cuando hablamos de papelería, nos referimos a sobres,
papel de carta, facturas, albaranes, carpetas, tarjetas de
visita y todo el material que se emplea para la
comunicación en las tareas ofimáticas de la empresa.
Según su tamaño:
 CARTA
 OFICIO
 MEMORANDO

Según el tipo de papel:

 BOND
 PERÍODICO
 COPIA
 AÉREO
 MIMEO
 CARBÓN
PAPELERÍA CORPORATIVA
Los elementos básicos de la papelería de una imagen corporativa son: el
papel de carta, el de albarán y factura, el sobre sin ventana para envíos
corrientes, y sobres de distintos tamaños para envíos especiales. Otro
delos elementos básicos que se engloban en la papelería es el sello de
caucho, con el que se legitimarán todos los documentos de la empresa.