Ensayo: Sistema de Contabilidad

Cátedra: “Sistemas Administrativos”

- FCE - U.Na.M. 2011

SISTEMA DE CONTABILIDAD
Para comenzar a describir un sistema contable, sus objetivos, su composición, información que brinda,
la participación o apoyo que brinda a los demás sistemas del ente, el desempeño que tiene a los efectos
del control interno, y el valor de la información para la toma de decisiones de la Dirección superior. Es
necesario pensar en los parámetros y reglas que se deben tener en cuenta cuando se diseña un sistema
de contabilidad que cumpla con todos los requisitos del sistema operativo interno: que le permita
controlar todas sus operaciones contables, financieras y administrativas y le suministre información
referente a: ventas, inventarios, cuentas por cobrar, ingresos, costos, gastos, etc. para resguardar el
patrimonio, tomar decisiones a los Directivos. Así también que cumpla rigurosas normas y principios de
contabilidad que provienen del entorno.

Definiciones del Sistema de Contabilidad

Un sistema de contabilidad es una estructura organizada mediante la cual se recogen las
informaciones de una empresa como resultado de sus operaciones, valiéndose de recursos como
formularios, reportes, libros/ registros, etc. y que presentados a la gerencia le permitirán a la misma
tomar decisiones financieras.
Un sistema de contabilidad no es más que un conjunto de normas, pautas, procedimientos, plan
de cuentas, registros, reportes, informes, comprobantes, para controlar las operaciones y suministrar
información financiera de una empresa, por medio de la organización, clasificación y cuantificación de
las informaciones administrativas y financieras que se nos suministre mediante los comprobantes de
respaldo.
El sistema contable registra todas las actividades de la empresa que producen efectos en la
situación patrimonial de la misma (variaciones cualitativas y cuantitativas en el Activo, Pasivo y P.N.), así
como también refleja los efectos económicos y financieros derivados de las transacciones realizadas. De
esta manera el sistema contable (integrado) produce información que resulta de utilidad para fines
operativos, legales o gerenciales. También para terceros vinculados a la organización. Y la partida doble
le da su estructura básica.
Para que un sistema de contabilidad funcione eficientemente es preciso que su estructura/
configuración contemplen los objetivos trazados. Esta red de procedimientos debe estar tan
íntimamente ligada que integre de tal manera el esquema general de la empresa, y que pueda hacer
posible realizar cualquier actividad importante de la misma.

¿Qué hace? ¿Cómo lo hace? ¿De qué forma se controla el efectivo y los bienes?

El diseño de la estructura del sistema contable debe posibilitar:

1-El control de ventas y facturación (formularios y esquemas).
2-La clasificación de los Activos fijos.
3-Establecer controles.
4-Preparar el Libro Diario y el Inventario y Balances.
5-Preparar el Estado de Situación Patrimonial y sus Estados Contables.
6-Preparar el Balance General.

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PROCEDIMIENTOS PARA INSTALAR UN SISTEMA DE CONTABILIDAD

1- Tener conocimiento de la empresa (por medio de entrevistas, visitas, etc.)

2- Preparar una lista de chequeos a realizar.
3- Diseñar informes y reportes.
4- Preparar Plan de Cuentas y Manual de Cuentas claros y descriptivos para proporcionar
interpretación precisa de cada cuenta y evitar confusión en las imputaciones.
5- Diseñar formularios para todas las operaciones.
6- Preparar los libros/ registros: libro Diario e Inventario y Balances.
7- Preparar el Balance inicial: asiento de apertura.

La estructura del Plan de Cuentas se apoya en:

Cuentas Patrimoniales
- Activo
- Pasivo
- Capital
Cuentas de Resultados
- Ingreso
- Costos
- Gastos
- Otros ingresos
- Otros egresos

El grado de descripción del Plan de Cuentas dependerá de la necesidad de análisis que tenga la
organización para realizar posteriores estudios patrimoniales, económicos, financieros, para
controlar por centros de costos, de responsabilidad, etc.
El Manual de Cuentas es la guía que explica cómo utilizar el PC. Indica cuáles son las cuentas deudoras o
acreedoras, describe el análisis de cuentas.

Requisitos básicos del sistema contable:

-Contemplar las normas legales y profesionales: tanto en su estructura, como en el armado de la
información (a nivel formal, valuación, registración).
-Plan de Cuentas flexible: que permita redefinir y ajustar el mismo (altas y bajas de cuentas,
modificación del nombre, etc.), estructurar distintos niveles, diversos centros de costos/ de
responsabilidad/ sucursales, también códigos sintéticos de imputación (sinónimos) de fácil recordación y
digitación.
-Partida doble y balanceo de asientos (con controles mínimos: procesos de consistencia y de validación).
-Ajuste por inflación: que brinde información contable ajustada.
-Información comparativa en dos columnas, período actual con período inmediato anterior.
-Ingresos manuales: cuando se trate de operaciones extraordinarias, ajustes periódicos, o ajustes al
cierre del período.

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Requisitos cuando se trabaja con asistencia de un software/ programa informático de contabilidad:

-Contabilidad bimonetaria.
-Asientos modelo (ahorro de tiempo cuando se repiten registraciones de rutina). Incluyendo la
generación automática de los asientos de “apertura” y de “cierre” de ejercicio con refundición de
cuentas; cuando el programa recibe la orden de proceso.
-Captura de asientos provenientes de otros sistemas o módulos de trabajo.
-Informes especiales para toma de decisiones gerenciales, para fines legales, operativos, liquidación de
impuestos, para conciliaciones de cuentas, análisis, comprobaciones, etc.
-Salidas por pantalla y por impresora.
-Habilitación de password y perfiles: control de seguridad que limita el acceso de personas no
habilitadas; mediante la asignación de un código se determina quien accede, y qué tareas puede
realizar; se evitan fraudes, se puede controlar tareas y momento del acceso.
-Conciliación de cuentas analíticas con las cuentas globales. Posee controles automáticos, al cargar los
importes en las cuentas analíticas (imputables) se registra en simultáneo en las cuentas globales
respectivas (no imputables), lo que asegura la coincidencia de saldos.
-Registro de fechas, con habilitación de dos fechas, la de registro y la del comprobante: mantienen un
registro de carga de asientos contables, y de posteriores modificaciones. -Copias de seguridad: realizan
back-up cada vez que se registran operaciones.

Controles automatizados:
-De password: operador habilitado.
-De correlatividades: sobre documentación prenumerada.
-De dígito verificador.
-De código de plan de cuentas: verifica que la cuenta exista, y que es imputable.
-De fecha de imputación: verifica que coincida con el rango de fechas del ejercicio de imputación.
-De integridad: verifica que se carguen en cada registro todos los datos obligatorios.
-De registro único: evita doble registro/ proceso de cada operación.
-Ingresos automáticos: realiza la importación desde otros programas/ módulos integrados (compras,
ventas, fondos, stock, sueldos, liquidación de impuestos).
-De igualdad entre debe y haber antes de grabar el asiento contable.

Registros que debe proporcionar:

Libros de contabilidad obligatorios.
En estos registros se anotan cronológicamente de manera definitiva los datos que aportan los
formularios respaldatorios de operaciones que modifican el patrimonio de un ente. Esos asientos una
vez cerrado el período contable brindan información consolidada referida a la situación económica y
financiera del mismo.
1-Libro Diario: registro de asientos de las operaciones diarias del ente.
2-Libro Inventario y Balances: registro detallado de la situación patrimonial del ente.

Registra en detalle los saldos al final de un período económico, de cada una de la “subcuentas” que
pertenecen a los distintos “rubros” y “cuentas” que están consolidadas en el Balance General. Así tanto
para el Activo, el Activo Corriente, el Activo No Corriente, el Pasivo, el Pasivo Corriente, el Pasivo No
Corriente, el Patrimonio Neto. Cada uno de estos rubros son desglosados hasta descomponer en las
subcuentas que los integran.
Dentro del Activo No Corriente, se desglosan cada uno de los Bienes de Uso (durables) por su valor neto
de amortizaciones acumuladas, así como el detalle y monto de las amortizaciones del período por cada
bien.

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Informes financieros y reportes que facilita:

1-Mayor general: Recoge, también en forma cronológica y diaria, la información que proviene del Libro
Diario, y la distribuye en cada Cuenta contable específica. Es decir todos los movimientos del Diario son
recepcionados por el Mayor de Cuentas; éste por cada movimiento genera un asiento de débito o
crédito, y determina el saldo. En cada asiento contable se deben codificar correctamente la/s cuenta/s
que se debitan, y la/s cuenta/s que se acreditan, para que el Mayor de Cuentas respectivo presente el
saldo contable correcto.
2-Mayores Auxiliares de Cuentas y Subdiarios de Caja, Banco, IVA, etc.
3-Balance de Sumas y Saldos: histórico, y con saldos ajustados.
4-El Balance General.
5-Estados Contables: Estado de Situación Patrimonial, Estado de Resultados - Estado de Ingresos y
Gastos - Estado de Evolución del Patrimonio Neto - Estado del Flujo de Efectivo o Estado de Variaciones
del Capital Corriente o Estado de Origen y Aplicación de Fondos (muestra las causas de las variaciones
del efectivo).
6-Anexos complementarios: Bienes de Uso, Detalle y distribución de Gastos (comerciales,
administrativos, financieros).

Los informes financieros brindan las cifras que permiten determinar la relación (índices y ratios) entre
los rubros del Activo que representan recursos líquidos (Caja - Banco - Plazo Fijo etc.) y las deudas de
la empresa a cancelar dentro de un mismo período de tiempo (anual - semestral - trimestral).

Comprobantes/ Formularios que utiliza el proceso:

Constituyen todas las formas impresas que respaldan operaciones económicas/ financieras del ente, y
proporcionan información de las diferentes áreas de la empresa. Constituyen un elemento fundamental
para registrar los asientos contables, garantizan cada operación, y facilitan el control.

Requisitos de los formularios:

1) Numeración pre-impresa.
2) Datos necesarios para facilitar el control.
3) Redacción clara, sin errores, ni enmiendas.
4) Intervenido y firmado por funcionario/s suficientemente autorizado/s para cada tipo de operación.
5) Original y cantidad de copias suficientes.

Formularios que aportan al proceso contable:

- Factura
- Remito/ Acta de Recepción
- Recibo
- Nota de Débito
- Nota de Crédito
-Orden de Compra
- Requisición de materiales
- Vale (anticipo de sueldo, de utilidades al Propietario/ Socio,
a proveedores, para gastos o compras menores, para viáticos, etc.)
- Hoja de Ruta (registra itinerario cumplido en una comisión de trabajo)
- Rendición de viático
- Orden de Pago
- Cheque
- etc.

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La Factura es un documento con el que se documenta la venta de mercaderías u otros efectos. En él se

hacen constar las mercaderías vendidas, en cantidades, precios unitarios e importes, las condiciones de
pago y otros datos relativos a la operación. Las facturas suelen emitirse por triplicado. El original al
cliente y las copias se utilizan para registrar en la contabilidad, así como para efectos de control
pertinentes en otros sectores de la empresa.

El Recibo es un documento en el cual una persona/ ente reconoce haber recibido una determinada
suma de dinero en efectivo o mediante cheque a su orden, un pagaré, mercancías u otros bienes. Los
recibos por lo general se extienden por duplicado. El original recibe la persona/ ente que realiza el pago
y la copia es conservada por el que lo emite (recibe el pago).

La Nota de Débito se utiliza para contabilizar una partida a favor de la empresa y contra un acreedor/
cliente. Puede emitirse en tres ejemplares. El original se envía al cliente con detalle de concepto e
importe. El duplicado y triplicado, al igual que la factura se emplean para sus registros en el mayor
auxiliar de contabilidad respectivo (cuenta cliente y/o cuenta corriente), así como para efectos de
control pertinentes en otros sectores de la empresa. Los conceptos de este documento son diversos, por
ejemplo diferencia de precio o de cambio a favor del vendedor, intereses por mora, multa, gastos a
cargo del cliente como puede ser el flete, etc.

La Nota de Crédito es una notificación que se envía al cliente a favor de su cuenta. También puede
emitirse en tres ejemplares. El original se envía al cliente con detalle de concepto e importe. El
duplicado y triplicado, al igual que la factura se emplean para sus registros en el mayor auxiliar de
contabilidad respectivo (cuenta cliente y/o cuenta corriente), así como para efectos de control
pertinentes en otros sectores de la empresa. Los conceptos de este documento son diversos, por
ejemplo diferencia de precio o de cambio a favor del cliente, bonificaciones, devolución de mercaderías,
etc.

La Orden de Compra es un formulario comercial que hace las veces de contrato entre comprador y
vendedor, donde se identifica las mercancías y/o productos que va a adquirir una compañía, así como
las demás condiciones de entrega y de pago pactadas con el vendedor.

La Requisición de materiales y equipos de oficina es un formulario que la empresa envía a una compañía
para hacer un pedido/ reposición. Puede ser simplemente un trámite interno y tramitarse a través del
departamento de suministro, o externa cuando va al proveedor, se utiliza por ejemplo en los casos que
exista una orden de compra tramitada con anterioridad, y un pacto con el proveedor de entregas
parciales.

El Remito generalmente es emitido por duplicado en el almacén o sector de recepción de mercaderías u

otros efectos adquiridos; el original recibe el cliente/ comprador y el duplicado se queda el emisor/
vendedor conformado por quien recibió la mercadería; y es devuelto al almacén que envió la
mercadería, quien lo adjunta a la factura correspondiente y entrega a contabilidad para su registro y
archivo. El propósito de este formulario es detallar la mercancía en cantidad, marca, y demás
condiciones de entrega (sin precio unitario, ni importe de la operación), es decir deja constancia de lo
que se ha despachado desde el almacén.

El desembolso de caja “vale o anticipo” es un formulario interno que se utiliza cuando hay un egreso de
dinero para realizar pagos anticipados por distintos conceptos: a proveedores, a empleados, para
compras o gastos urgentes de la empresa, para viáticos, retiro del Propietario/ Socio a cuenta de

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utilidades, etc.; formulario que son reemplazados por el documento que corresponda factura, recibo de
pago, recibo de haberes, planilla de rendición de viático, recibo de distribución de utilidades, etc.

La Hoja de Ruta es el formulario de uso interno que brinda datos referidos a el/los integrante/s de una
comisión de servicio apellido y nombre, número de documento, medio de transporte utilizado, si es
vehículo de la firma o vehículo propio, con indicación de dominio/ patente, o algún medio de transporte
de pasajeros; fecha, hora, lugar de salida, itinerario de la comisión certificado pro funcionario
competente (policía, gendarmería, juez de paz, etc.) con fecha, hora, lugar de tránsito (ciudad, localidad,
país) hasta el momento de llegada o regreso al punto de partida (fecha y hora). Totaliza la cantidad de
días de duración de la comisión. Firmada por el responsable que autorizó la comisión, y por cada
integrante de la misma.

Las Rendición de Viático es el formulario de uso interno que acredita fecha y hora de comienzo y fecha y
hora de finalización de la comisión de servicio, monto anticipado en efectivo o cheque y número de
cheque, cuenta corriente, Banco. Totaliza la cantidad de viáticos usufructuados, y otros gastos
realizados: alojamiento, comida, refrigerio, combustible, lubricante, reparación desperfectos en la
movilidad, repuestos, o pasajes por un medio de transporte público de pasajeros. La diferencia entre lo
cobrado como anticipo y lo gastado (con respaldo documental) puede arrojar importe a cobrar por
el/los integrante/s de la comisión, en caso de quedar un saldo a favor de la empresa otorgante, se
reintegra en efectivo o se deposita en la cuenta bancaria que pagó el/los cheque/s, con rendición de la
boleta de depósito respectiva.

La Orden de Pago es el formulario interno que detalla lugar y fecha de emisión, apellido y nombre/
razón social del beneficiario, comprobantes de gastos/ compras que va a cancelar: número de factura/
recibo, fecha de emisión, indica forma de pago si es dinero efectivo, o cheque con indicación de fecha
de vencimiento importe y número de cheque/s librado/s número de cuenta. Totaliza monto de pago en
número y letra. Firmado por la persona que confecciona el comprobante y el funcionario que autoriza el
pago y en su caso firma el/los cheque/s.

El cheque es una orden de pago dada sobre un Banco en el cual el librador (cliente del banco) tiene
fondos depositados en cuenta corriente a su orden o crédito en descubierto; ordena por este medio al
banco el pago de una suma de dinero a favor de un tercero (acreedor).

Como reportes generados por los distintos módulos operacionales (compras, ventas, fondos, stock,
sueldos…) ligados al sistema contable, se mencionan:
Nómina
Ventas
Compras
Inventario de existencias
Inventario de bienes
Cheques emitidos
Cheques en cartera
Etc.

Los reportes se diseñan y emiten de acuerdo a lo que la gerencia de la empresa solicite en función de
necesidades específicas de información.

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La nómina es el listado del personal que trabaja en una empresa, en forma optativa el listado puede
contener indicación de los salarios liquidados. Aportan los datos para confeccionar la Declaración Jurada
del Sistema Único de Seguridad Social (Form. 931 AFIP); en detalle contienen en cada renglón: número
de legajo, apellido y nombre del empleado, número de CUIL, salario básico, importe haberes
remunerativos, importe haberes no remunerativos, importe salario familiar, importe haberes brutos,
importe descuentos de ley, importe haberes netos. Al pie del listado totaliza los importes de cada
columna (conceptos detallados precedentemente).

Informe de Ventas / Informe de Compras es el detalle de todas las operaciones de ventas (o de

compras) referidas a un período determinado, generalmente mensual, denominados Subdiario IVA
Ventas y Subdiario IVA Compras. Aportan los datos para confeccionar la Declaración Jurada del
Impuesto al Valor Agregado (Form. 731 AFIP); en detalle contienen en cada renglón: fecha de emisión
de factura, número de factura, tipo de factura (A, B, C, M), apellido y nombre/ razón social del cliente (o
proveedor), número de CUIT, condición ante iva (responsable inscripto, monotributo, exento,
consumidor final), importe no gravado, importe gravado, importe iva (10,5%, 21% o 27%), importe total
facturado. Al pie del listado totaliza los importes: no gravado, gravado, iva facturado, importe total
facturado, iva facturado al 10,5%, iva facturado al 21%, iva facturado al 27%, otros impuestos
facturados.

Listado de cheques emitidos es el detalle de los cheques propios emitidos para pagos, se puede emitir
un listado para cada banco/ cuenta (en caso de poseer más de una cuenta corriente), indican número de
cheque, beneficiario apellido y nombre/ razón social (proveedor o prestador de servicio), número de
factura o recibo de pago, fecha de emisión, fecha de vencimiento (difiere de la fecha de emisión en el
caso de cheque de pago diferido), número de orden de pago, importe del cheque. Al final del listado
totaliza los importes de cheques emitidos para un período determinado, también puede totalizar por
fecha de vencimiento/ pago correspondientes a un período de tiempo, o bien por beneficiario
correspondientes a un período de tiempo.

Listado de cheques en cartera es el detalle de los cheques de terceros recibidos en las cobranzas, se
puede emitir un listado por período determinado de tiempo, indican número de cheque, banco, apellido
y nombre/ razón social (cliente), número de factura o recibo de cobro, fecha de recepción, fecha de
vencimiento (difiere de la fecha de emisión en el caso de cheque de cobro diferido), importe del cheque.
Al final del listado totaliza los importes de cheques en cartera para un período determinado, también
puede totalizar por fecha de vencimiento, o bien por cliente.

CONTROL INTERNO
Como sabemos el control interno consiste en un plan de organización de todos los métodos coordinados
con la finalidad de:
Proteger los Activos
Verificar la exactitud y confiabilidad de la información financiera
Promover la eficiencia de las operaciones

Para esto el área de contabilidad se constituye en el centro de la empresa donde se clasifican, se

registran e interpreta toda la información financiera, y son recibidas mediante un mecanismo de control
interno previo.
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El control interno puede clasificarse en:

Control interno administrativo. Son los métodos, medidas y procedimientos que tienen que ver
fundamentalmente con la eficiencia de las operaciones y con el cumplimiento de las medidas
administrativas impuestas por la gerencia.

Control interno contable. Son los métodos, medidas y procedimientos que tienen que ver
principalmente con la protección de los Activos y la confiabilidad de los datos procesados por la
contabilidad.

Los rubros/ áreas críticos en los que se debe priorizar el mecanismo de control interno:
Activos - Caja chica - Efectivo - Inventarios - Ventas - Compras.

Como características del sistema de control interno se deben señalar:

Organización. De manera que se pueda diferenciar la autoridad y la responsabilidad relativas a las

actividades de la empresa.

Autorización y registro operacional. De manera que sea atribución del área de contabilidad, la
confección de los registros de operaciones económicas y financieras del ente, la emisión de los informes
correspondientes, y el mantenimiento del control pertinente.

Eficiencia. De manera que garantice la división de tareas (no acumulación de distintas tareas en una
misma persona que cierren un círculo crítico), favorezca el control cruzado por oposición de intereses, y
evite o prevenga la comisión de errores, omisiones, y/o fraudes.

Control Interno del Efectivo.

El efectivo es el dinero que mantiene toda empresa en su cuenta de Caja/ Caja chica, o en forma de
depósito en una entidad bancaria. También pueden integrar la Caja los valores en moneda de curso
legal o “cheques” a la vista (de contado) o diferidos (vencimiento para una fecha posterior), y los billetes
en moneda extranjera.
Otro elemento que puede integrar la Caja es el comprobante de Plazo Fijo (depósito en Banco a un plazo
determinado de tiempo) que constituye un valor de cobro en una fecha predefinida y comprende un
monto de capital depositado, y otro predefinido correspondientes a intereses a cobrar al vencimiento
del plazo.

La Caja Chica es el fondo que la empresa destina para los gastos y compras menores e imprevistos que
no justifican el uso de cheque, que cuya administración es asignada a un responsable quien debe
efectuar la rendición de los gastos y pagos mediante planilla de rendición, comprobantes respectivos y
saldo en efectivo.

La recepción del efectivo, puede provenir de diversas vías: ventas en mostrador, cobranzas mediante
cobradores, cheques recibidos por correo, depósito o transferencia bancaria.

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Para las ventas en mostrador las medidas de control pueden consistir:

1-Uso de máquinas registradoras (controlador fiscal) con emisión de tique por cada operación, y/o
emisión de facturas manuales o electrónicas con numeración preimpresa, correlativa, cronológica,
distinción de contado, tarjeta de crédito, tarjeta de débito, y cuenta corriente (a cobrar).
2-Rendición diaria de la Caja.
3-Conciliación a cargo de una sola persona, que no tenga a su cargo la Caja.
4-Respaldo documental de todo ingreso de Caja: Recibo de cobro, o Factura de contado con sello
“PAGADO”. Y de todo egreso de Caja: Recibo de pago, o Factura de contado con sello “PAGADO”.
5-Distinción de responsables: evitar el acceso de quien maneja Caja, a la contabilidad. Distinción de
tareas: Caja y registración contable.

Los ingresos a través de cobradores se controlan manteniendo una vigilancia estricta sobre todos los
cobradores, debiendo cumplirse el siguiente procedimiento:
1-Emisión diaria de Listado facturas a cobrar.
2-Rendición y entrega diaria de cobranzas, en Planilla de Rendición que indique fecha de la rendición,
número de recibo, número de factura cobrada, importe cobrado, detalle pormenorizado de elementos y
comprobantes recibidos (efectivo moneda nacional, moneda extranjera, valores/ cheques, vouchers de
tarjeta de crédito, vouchers de tarjeta de débito, comprobantes de retenciones de impuestos), todo
esto acompañado de los ingresos y sus comprobantes detallados, y firmada al pie por el responsable de
la rendición, el cobrador.
3-Recepción a cargo de una sola persona, preferentemente el responsable de Caja: Cajero/ Tesorero.

Las remesas por correo deben ser recepcionadas por una sola persona, quien da ingreso en el registro
de entradas con indicación de número de cheque, Banco, importe, procedencia apellido y nombre/
razón social del cliente, e inmediatamente entrega en el área de contabilidad a la persona encargada de
los registros en el sistema contable, acreditando la cuenta del Mayor de cliente. Cumplido esto, envía el
valor a Tesorería/ Caja.

Las remesas mediante depósito o transferencia bancaria deben cumplir los siguientes requisitos:
1-El depositante/ cliente envía por fax o mail la copia escaneada del tique de depósito o transferencia
bancaria, a los efectos de identificar y acreditar el pago.
2-Tesorería/ Caja una vez recibida ésta comunicación debe realizar la comprobación de la acreditación
correspondiente en la cuenta corriente o caja de ahorro bancaria.
3-Comprobada la acreditación respectiva, Caja comunica al área de contabilidad aportando la
documentación disponible (copia del tique de depósito o transferencia bancaria o en su defecto corte de
hoja de los movimientos en la cuenta bancaria) para que la persona encargada de los registros en el
sistema contable acredite la cuenta del Mayor de cliente.

Control Interno de las Ventas.

El control interno de las ventas requiere procedimientos y métodos con fines de lograr las políticas
establecidas por la empresa.

Cuando se realiza una venta, se emite una Factura a nombre del cliente correspondiente, con indicación
si es de contado o de crédito/ cuenta corriente. En el caso de contado, el cliente paga en Caja y el
cajero acredita el cobro con sello “PAGADO” en la misma factura, y emite un recibo interno de ingreso a
Caja. En el caso de crédito el área de cuenta corriente debe registrar el movimiento de débito en la

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cuenta del cliente dejando constancia en la factura de la intervención y autorización para que el cliente
retire la mercadería en almacén/ depósito.
Cuando el cliente presenta la Factura en original y copia abonada o autorizada por cuenta corriente,
Almacén/ depósito verifica y deja constancia de entrega con sello en la misma Factura o emite un
Remito por duplicado y sello de entrega en ambos, original para el cliente y archiva la copia de Factura
junto a la copia del Remito conformado por el cliente.
En la instancia correspondiente Almacén/ depósito realiza la rendición de todas las entregas (ante quien
corresponda) mediante Facturas y Remitos debidamente conformados.

La documentación/ formularios a revisar con el objeto de garantizar un correcto control de las ventas
son:
-Factura (con indicación de términos de pago: contado o crédito).
-Recibo de cobro o de ingreso a caja para el caso de contado.
-Remito o Nota de despacho/ entrega.
Cada uno de estos formularios deben emitirse con tantas copias como sean suficientes para ser
distribuidas en los diferentes áreas/ departamentos y a cada cliente.

El control interno sobe las ventas requiere el cumplimiento de requisitos básicos:

1-Respaldo documental de la venta mediante el comprobante/ formulario Factura en original con una o
dos copias, de acuerdo a las necesidades del circuito administrativo.
2-Respaldo documental de toda salida o entrega de mercaderías, la que debe ser supervisada y avalada
mediante comprobante/ formulario Remito emitido por una persona encargada, designada como
responsable de la entrega y de las existencias del inventario de mercaderías.
3-Los comprobantes emitidos Factura, Recibo, Remito deben quedar suficientemente registrados en
cada una de las instancias correspondientes y por las personas designadas en cada una de ellas.
4-Concluida cada entrega de mercaderías, el circuito debe prever la registración contable de todos los
pasos previos cumplidos para tal fin.

Control Interno de Activos Fijos.

Los Activos fijos constituyen las partidas del Activo No Corriente, están conformados por los bienes
durables que no se agotan con el primer uso, sino que son de naturaleza relativamente permanente, y
son utilizados en la empresa para el desarrollo de sus actividades.

Se clasifican en:
Tangibles: de características físicas, como son los Edificios, automotores, maquinarias, equipos,
muebles, etc. (sujetos a depreciación), Bosques (sujetos a agotamiento).
Intangibles: no físicos, como ser las patentes, derecho de autor, llave del negocio, su valor reside en los
derechos que posee el propietario.

Los Activos fijos están sujetos a depreciación lo cual no es más que la distribución equitativa del costo
de adquisición de un bien más las inversiones realizadas sobre el mismo a los efectos de su uso durante
un período estimado de vida útil.
La depreciación puede realizarse por tres métodos: Lineal o línea recta - Unidades producidas - Horas
trabajadas.

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El control interno sobe los Bienes de uso durables requiere el cumplimiento de requisitos básicos:
1-Identificación del bien: código de registro, descripción, características, dimensiones, marca, modelo,
fecha de adquisición, valor de origen, identificación de propietario/s, vida útil estimada, indicación de su
ubicación geográfica y física dentro de la empresa, identificación de la persona autorizada para el uso y
como responsable de su cuidado. En el caso de propiedades o bienes que se deben inscribir
obligatoriamente, como: terrenos, edificios, automotores, maquinarias viales, entre otros, estos
requisitos se documentan mediante un “título de propiedad” debídamente inscripto en el Registro
correspondiente.
2-Habilitación de un registro interno denominado Inventario de bienes de uso, donde se deben asentar
en forma cronológica las Altas de bienes nuevos por fecha de adquisición, con todos los datos
pertinentes, y distribuido por grupos homogéneos; asimismo se deben asentar las Bajas de bienes por
retiros efectuados con motivo de venta, desuso, destrucción, desaparición por robo o hurto, etc.
3-Actualización permanente del Inventario de bienes de uso durables.
4-Relevamientos periódicos de inventarios físicos, verificación de su estado, y reparación en caso de ser
necesario.
5-Cálculo de la depreciación contable en cada período económico, de acuerdo a los años de vida útil
estimados y el método de amortización utilizado por el ente.
6-Registración de la amortización contable del período, así como la amortización acumulada desde su
incorporación.

Control Interno de inventarios físicos de bienes de cambio o de consumo.

Constituyen las partidas del Activo Corriente que están listas para la venta (mercaderías de reventa), o
para la actividad productiva. Son las mercancías que posee la empresa en el Almacén/ depósito
valoradas al costo de adquisición.

El control interno sobe los bienes de cambio o de consumo en la actividad productiva requiere el
cumplimiento de requisitos básicos:
1-Registro de Inventario físico de mercaderías, y/o bienes de consumo para la actividad productiva, con
identificación del bien mediante un código de registro, descripción, características, medidas,
dimensiones, forma de presentación, marca, modelo, indicación de la ubicación física dentro del
Almacén/ depósito, número de partida, lote, etc.
2-Protección de los inventarios y prevención de siniestros: adopción de medidas de seguridad, higiene,
resguardo físico, contratación de seguros, etc.
3-Reglamentación de las salidas/ entregas mediante documentación debídamente autorizada por
funcionario/ empleado competente para ello.
4-Relevamientos periódicos de inventarios físicos, recuento y valorización al costo de reposición por el
método de costeo que utiliza la empresa: PEPS (Primero en Entrar Primero en Salir) - UEPS (Ultimo en
Entrar Primero en Salir) - PPP (Precio Promedio Ponderado).
5-Cotejos de los saldos detectados en el relevamiento físico de cada uno de los bienes, con los registros
contables.
6-Actualización permanente del registro de inventario físico, con indicación de la fecha del Alta o Baja,
motivo: venta, compra, devolución al proveedor, devolución del cliente, nota de crédito por bonificación
de mercaderías, mal estado, obsolescencia, destrucción, desaparición por robo o hurto, etc.
7-Registración contable de los movimientos (altas - bajas - ajustes) en la cuenta respectiva de Bienes
de Cambio, Materias Primas o Materiales de acuerdo al saldo verificado en el registro de inventario
físico, determinado al costo de reposición.

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Ensayo: Sistema de Contabilidad
Cátedra: “Sistemas Administrativos” - FCE - U.Na.M. 2011

Método PEPS: valorización del saldo de unidades físicas del inventario al precio de la primera compra;
considera que la primera compra es la primera en venderse o salir.
Método UEPS: valorización del saldo de unidades físicas del inventario al precio de la última compra;
considera que la primera compra es la primera en venderse o salir.

Aporte de la cátedra “Sistemas Administrativos” - F.C.E. U.Na.M. - 2011

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