1.

ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO

ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO

PROYECTO CAPEII 2020

PATROCINADOR Ing. Fernando Villarán – Decano de Facultad de Ingeniería Industrial
PREPARADO POR: - Jhamyr Molocho Avellaneda- FECHA 15 11 19
Director de proyecto
Equipo de proyecto:
- Magdiel Palomino Champe
- Zuly Huamán Quispe
- James Llamo Terrones
- Miguel Valdivia Valencia
REVISADO POR: Ing. Hernán Barriga- Director de la FECHA 05 12 19
carrera de ingeniería industrial
APROBADO POR: Dr Aldo Vásquez- Vicerrector de la FECHA 15 12 19
UARM

REVISIÓN DESCRIPCIÓN (REALIZADA POR) FECHA

(Correlativo) (Motivo de la revisión y entre paréntesis (de la revisión)
quien la realizó)
01 Preparación de Acta de Constitución 20 11 19
(Jhamyr Molocho Avellaneda y equipo
de trabajo)
02

BREVE DESCRIPCIÓN DEL PRODUCTO O SERVICIO DEL PROYECTO

(Características, funcionalidades, soporte entre otros)
El presente proyecto consiste en realizar un congreso nacional que reúne a todos los estudiantes de
ingeniería industrial y afines de todas las regiones del país donde se desarrollaran temas
actualizados a la ingeniería. Para ello se contará con ponentes nacionales e internacionales,
networking entre estudiantes. Además, actividades integradoras, concursos prácticos y visitas
técnicas que sumen al desarrollo de los participantes.
Durante la realización del proyecto se brindará ponencias magistrales, talleres didácticos, talleres
vivenciales, concursos prácticos, actividades recreativas. Adicionalmente, dar a conocer nuestra
región en el ámbito, social, cultural y académico. Por último, entregar a los participantes
certificados respaldado por la universidad Antonio Ruiz de Montoya, junto con el colegio de
ingenieros de Lima y premios a los ganadores de los concursos.
 generar conciencia del potencial que tienen los estudiantes para dar solución a los problemas de su
entorno y cumplir con las expectativas de los participantes.
ALINEAMIENTO DEL PROYECTO
1. OBJETIVOS ESTRATÉGICOS DE LA
ORGANIZACIÓN
(A qué objetivo estratégico se alinea el
proyecto)
1.1. Ser reconocida a nivel nacional como una
universidad integradora.
1.2. Ser reconocida a nivel nacional como una
universidad que da facilidades a sus
estudiantes para el desarrollo de
proyectos de gran magnitud.
1.3. Brindar un congreso de calidad
1.4. Desarrollar actividades que promuevan
Inclusión social.
2. PROPÓSITO DEL PROYECTO
(Beneficios que tendrá la organización una vez que
el producto del proyecto esté operativo o sea
entregado)
1. Integración y valores
Con la realización del congreso asistirán estudiantes
del interior del país y podrán conocer el sistema
educativo y los valores que se enseñan en esta casa
de estudios.
2. Reconocimiento
Con un buen desarrollo del congreso los
participantes de otras universidades tendrán una
buena referencia de la universidad y de la calidad de
los organizadores y el respaldo que esta los brinda.
3. Calidad de servicio
Entregando un congreso de calidad cumpliendo con
el cronograma de actividades y brindando un
servicio de soporte a los participantes. Se lograría la
satisfacción de los mismos y posicionar a la
Universidad, el Congreso y a la Asociación (APEII)
como organismos de calidad.
4. Inclusión
Durante el Congreso se desarrollarán dinámicas en
las ponencias y talleres para promover la inclusión
social.
 3. OBJETIVOS DEL PROYECTO
(Principalmente en términos de costo, tiempo, alcance, calidad)
Alcance:
Realizar un congreso de ingeniería industrial con la participación de 2000 estudiantes entre
nacionales e internacionales dirigido por la universidad Antonio Ruiz de Montoya en la ciudad de
Lima
Tiempo:
Finalizar el proyecto en un máximo de 07 meses a partir de la fecha actual del Acta de
Constitución del Proyecto
Costo:
Poner en marcha el congreso con un propuesto de S/303,436.00 (Trescientos tres mil
cuatrocientos treinta y seis soles)
Calidad:
Entregar el proyecto finalizado cumplimiento todos los estándares de calidad.
4. FACTORES CRÍTICOS DE ÉXITO DEL PROYECTO
(Componentes o características que deben cumplirse en el proyecto para considerarlo exitoso)
4.1. Proceso de inscripción de estudiantes al congreso durante los tiempos establecidos.
4.2. Superar el punto de equilibrio de asistentes igual a 1500.
4.3. Contar con un local adecuado para las ponencias con una capacidad mínima para 2000 personas.
4.4. Contar con los estándares mínimos de calidad exigido por la municipalidad de Pueblo Libre y
SUNEDU.
4.5. Contar con un mínimo de 4 ponentes internacionales.
4.6. Cumplir con al menos el 90 % de actividades de la propuesta inicialmente.
4.7. Brindar un mínimo de ponencias con temas actualizados que despierten el interés de los
participantes.
5. REQUERIMIENTOS DE ALTO NIVEL
(Principales condiciones y/o capacidades que debe cumplir el producto o servicio y la Gestión del
Proyecto)

Requerimientos del producto

1. Para la obtención de los certificados de los asistentes deberá ser firmada por una
universidad licenciada por la SUNEDU.
2. Se necesita de una infraestructura adecuada con una capacidad mínima para 2000
estudiantes.
3. Se necesita con un 20% de ponentes internacionales y 80% de ponentes nacionales.
4. Se necesita como mínimo 25 empresas para la realización de visitas técnicas de los
estudiantes.
5. Se deberá crear una plataforma web para las inscripciones del congreso, registro de visitas
técnicas e interacciones.
6. Se deberá contar con un delegado por universidad para informar y fomentar la inscripción
de estudiantes.

Requerimientos del proyecto

 La implementación del congreso se realizará en un plazo no mayor a 07 meses.

 Implementar el congreso usando la infraestructura de la universidad e instituciones que
tengan convenio con la UARM.
EXTENSIÓN Y ALCANCE DEL PROYECTO

6. ENTREGABLES DEL PROYECTO 7. PAQUETES DE TRABAJO

I – Gestión del proyecto Proceso de Iniciación:

Gestión de Integración:
- Acta
de constitución del proyecto. Gestión de
Comunicaciones:
- Registro de Interesados

Proceso de Planificación:
Gestión de Integración:
-Plan para la Dirección del Proyecto Gestión del
Alcance:
- Plan de Gestión del Alcance.
-Plan de gestión de requisitos.
-Declaración de alcance del proyecto.
-Estructura de Desglose de Trabajo - EDT.
-Diccionario de la Estructura de Desglose de
Trabajo - EDT

Gestión de Tiempo:
- Plan de Gestión del Tiempo.
- Matriz de Asignación de Responsabilidades
- Requerimiento de Recursos del Proyecto
- Estimación de Tiempos de los Entregables.
- Cronograma del Proyecto.
- Documento de Hitos.
- Gestión de Costos:
- Plan de Gestión del Costo
- Estimación de Costos.
- Presupuesto del Proyecto (Línea Base del Costo)
Gestión de Calidad:
- Plan de Gestión de Calidad Gestión de RRHH:
- Plan de Gestión de Personal Gestión de
Comunicación:
- Plan de Gestión de Comunicaciones Gestión de
Riesgos:
- Plan de Gestión de Riesgos
-Categorización de los Riesgos en el Proyecto - RBS
- Identificación de Riesgos - Análisis FODA.
- Identificación de Riesgos - Tormenta de Ideas.
- Plan de Respuesta de Riesgos. Gestión de
Adquisiciones:
- Plan de Gestión de Adquisiciones

Proceso de Ejecución:
Gestión de Calidad:
- Normas de Calidad
-Procedimientos de Aseguramiento de Calidad de los
Entregables.
Gestión de RRHH:
- Matriz de Asignación de Responsabilidades (RAM).
- Desarrollo del Equipo del Proyecto
- Organigrama del Equipo del Proyecto Gestión de
Comunicación:
- Índice del
Archivo del Proyecto Gestión de
Adquisiciones:
- Enunciado del Trabajo (SOW)
- Modelo de Contrato

Proceso de Seguimiento y Control.

Gestión de Calidad:
- Lista de Verificación de Entregables
- Acciones Preventivas y Correctivas Gestión de
Comunicación:
- Relación de Informes del Proyecto
- Relación de informes de Rendimiento
- Relación de entregables terminados
- Informe de Rendimiento de los Indicadores de
Gestión
-Relación de Requerimientos de Cambio que fueron
atendidos

Proceso de Cierre:
- Actas Formales de Entregables
-- Lecciones Aprendidas
II – Actividades complementarias - Concursos académicos
- Ferias laborales
- Ruedas de aprendizaje

III – Servicios - Cofee break

- Seguridad
- Descuentos para servicios de terceros

IV – Ponencias magistrales - Conseguir ponentes

- Espacios
- Transporte de ponentes
- Transporte de hospedaje interno

V – Talleres y mini ponencias - Conseguir ponentes

- Transporte de ponentes
- Gestión de aulas

VI – Visitas técnicas - Conseguir empresas

- Transporte de estudiantes

VII – Eventos deportivos y sociales - Deportes

- Noche de talentos
- Gincana
- Reinado
- Fiestas temáticas
- Fiestas complementarias
- Difusión cultural

VIII- Certificaciones - Inscripciones

- Validación de la información
- Entrega de certificados
8. INTERESADOS CLAVE
(Persona u organización que está activamente involucrado en el proyecto o cuyos intereses pueden
ser afectados positiva o negativamente por le ejecución del proyecto o por el producto que elabora)

Nombre Cargo Departamento / Rama ejecutiva

División (Vicepresidencia)
Ernesto Marco Rector de la Rector de la UARM Ejecutiva de la UARM
Cavassa UARM
Fernando Villarán Decano Facultad de Ingeniería UARM
Industrial
Hernán Barriga Director Facultad de Ingeniería UARM
Industrial
Elizabeth Tintaya Presidente del Estudiante de ESAN
Chuctaya APEII Ingeniería Industrial

Jhamyr Molocho - Director del Estudiante de UARM

Proyecto Ingeniería Industrial
-Equipo de
trabajo
9. RIESGOS
(Evento o condición incierta que, si ocurriese, tiene un efecto positivo o negativo sobre los
objetivos del proyecto)
Riesgo: Cambio en el equipo de trabajo del proyecto
Consecuencia: Mayor consecuencia por repetición de actividades y tareas, la parte que realiza el
cambio correrá con los sobrecostos.
Acción: Solicitud de gestión de cambio.

Riesgo: Cambios de actividades en la implementación del congreso.

Consecuencia: Sobrecostos a cargo de la organización.
Acción: Rediseño de las actividades del congreso.

Riesgo: Falta de disponibilidad de los líderes del equipo organizador

Consecuencia: Retraso del proyecto.
Acción: Brindar mayor apoyo a la persona en sus actividades diarias.

Riesgo: Problemas con la plataforma y comunicaciones.

Consecuencia: Retraso del proyecto e incomodidad de los participantes.
Acción: Adquirir un software de banda ancha y contar con el servicio de un especialista para el
soporte.
Riesgo: Cancelaciones de contrato
Consecuencia: Incumplimiento del cronograma de actividades.
Acción: Tener varias empresas del mismo servicio

Riesgo: Complicaciones ambientales

Consecuencia: Inasistencia de los participantes al congreso por resfrió o alguna complicación
climática.
Acción: Tener alianzas con hospitales, Clínicas y equipo de bomberos
Riesgo: Cancelación de los ponentes
Consecuencia: No se puede cumplir con las ponencias programadas
Acción: Tener un plan de seguimiento a cada ponente

Riesgo: Falta de suministros para las actividades

Consecuencia: Incumplimientos de refrigerios, kits de entrega, certificados entre otros
Acción: Aprovisionamiento anticipado

10. HITOS PRINCIPALES DEL PROYECTO

Hito Fecha tope
Aprobación del proyecto 15-Dicimbre-2019
Planificación de las actividades del proyecto 20-diciembre-2019
Ejecución e Implementación de las actividades del proyecto 03-enero-2020
Desarrollo del congreso 03- agosto-2019
Cierre de las actividades del congreso 05-septiembre-2020
11. PRESUPUESTO DEL PROYECTO

El costo del proyecto será asumido en 100% por el patrocinador (Alta Dirección – Decano de la
Facultad de la Ingeniería y Gestión de la UARM).
El valor estimado total es de S/303,436.00
12. REQUERIMIENTOS DE APROBACIÓN DEL PROYECTO
(Quién evalúa los FCE, decide el éxito del proyecto y quien cierra el proyecto )
FCE Evaluador Firma el Cierre del Proyecto
(Ver punto 4) (Nombres apellidos y cargo (Nombres apellidos y cargo de la
de la persona asignada) persona asignada)
4.1 Diseño y planificación
del congreso Jhamyr Molocho
(Director del Proyecto)

4.2 Diseño de la James Llamo

plataforma web de acuerdo
con los requerimientos de
la parte interesada.
4.3 Equipo organizador
capacitado para cumplir el
desarrollo de las
actividades del congreso.
(Director de las TI)
Zuly Huamán
(Directora de RR.HH y
Relaciones Públicas)
Elizabeth Tintaya Chuctaya
(presidente del APEII)
Ing.Fernando Villarán
(Decano de la facultad de ingeniería y
gestión UARM).

4.4 Logística de recursos y Miguel Valdivia

materiales. (Director de logística)

4.5 manejo financiero de Magdiel Palomino

los recursos (Directora de finanzas)
13. GERENTE DE PROYECTO ASIGNADO AL PROYECTO
(Nombres apellidos y cargo de la persona asignada como gerente del proyecto)
El Gerente del Proyecto será el Estudiante Jhamyr Molocho de Ingeniería Industrial de la UARM.
14. AUTORIDAD ASIGNADA
(Autoridad asignada al gerente del proyecto para el uso de recursos)

El encargado de los recursos del patrocinador será el Ing. Hernán Barriga director de la escuela
profesional de ingeniería industrial.
Patrocinador: Ing. Fernando Villarán decano de la facultad de ingeniería y gestión.