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POLITICA Y PROCEDIMIENTO PARA EL

USO DE LA TARJETA DE CREDITO
Revisión Febrero-14
CORPORATIVA

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por Referencia

Damaris Mejia Antonio Zambrano TES-PRO-0006

Objetivo

El objetivo de esta política es proporcionar lineamientos bajo los cuales se deben

asignar las tarjetas de crédito a sus directores, así como el procedimiento a seguir
para la presentación y liquidación de la documentación que soporta los gastos
realizados con las mismas.

Disposiciones Generales

1.-El Director General tendrá la potestad de aprobar la entrega y el uso de tarjetas

de crédito corporativas a los Directores de área, para permitirles a estos a incurrir y
sufragar los gastos de viaje y de representación en las gestiones oficiales de la
organización.

2.-El Director Financiero recomendara la institución financiera que emitiría las

tarjetas de crédito corporativo.

3.-El Director General seleccionara la institución financiera que emitiría las tarjetas
de crédito corporativa.
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4.-Todos los usuarios autorizados a usar las tarjetas de crédito corporativas tienen
la responsabilidad de cumplir con los procedimientos aquí establecidos.

5.-El funcionario autorizado será responsable de utilizar este privilegio con

prudencia mesura y autocontrol.

6.-Las tarjetas de créditos corporativas no se podrán utilizar para fines personales,

no importa si luego se reembolsa la cantidad de dinero correspondiente.

Solicitud y Autorización

1.-Toda solicitud para una tarjeta de crédito Corporativa tendrá que ser dirigida al
Director General. El Director General autorizara la emisión y limites a ser
establecidos.

2.-La Dirección Financiera, será el área responsable de tramitar y complementar los

documentos requeridos por la Institución Financiera.

3.-La vigencia de las tarjetas de crédito será establecida por la Institución

Financiera, la cual renovara las mismas de forma automática a menos que se
ordene su cancelación.
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4.-La tarjeta de crédito corporativa no es transferible y el director autorizado será la

única persona autorizada para su uso.

Tarjetas Extraviadas o Hurtadas

1.-En caso de que la tarjeta de crédito corporativa sea extraviada o hurtada, el

director autorizado, poseedor de la tarjeta, deberá notificar de inmediato al área de
Tesorería, para reportar el extravió o hurto.

2.-La responsabilidad sobre los cargos que se registren contra la tarjeta luego de
que se haya informado su extravió o hurto, será investigado y acordada con la
Institución Financiera.

3.-Cualquier cargo que se haya registrado y no pueda ser argumentado y apelado

con la Institución Financiera por falta de notificación, por no haber seguido los
procedimientos o por negligencia de parte del poseedor de la tarjeta, será cobrado
directamente al director autorizado poseedor de la tarjeta. Esto incluye cargos por
intereses, moras, multas y penalidades.
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Cancelación de Tarjetas

1.-En el caso que el director autorizado cese sus funciones en Operadora Portuaria
Centroamericana, deberá entregar la tarjeta al departamento de Recursos Humanos
y esta área deberá informar al departamento de Tesorera para proceder a la
cancelación y mutilación de la misma.

2.-Una vez confirmado el cese de funciones Tesorería solicitara a la Institución

Financiera la cancelación de la tarjeta de corporativa a nombre del funcionario
retirado.

3.-El director General podrá solicitar a la Institución Financiera la cancelación de la

tarjeta de crédito Corporativa si determina que los autorizados incurren en las
siguientes faltas:

a.- Si el director no está rindiendo los informes adecuadamente y dentro de

las fechas e establecidas

B.-Si no cumple adecuadamente con las normas, procedimientos y

reglamentos aplicables

C.-Si se incurren en gastos no autorizados

D.-El director autorizado permite el uso de la tarjeta a otras personas.

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Procedimientos y Cargos a la Tarjeta Corporativa

1.-Semanalmente los usuarios de las tarjetas de crédito corporativa deberán

entregar a contabilidad los vauchers con su respectiva factura.

2.- Contabilidad semanalmente deberá preparar informe en el cual detallara el tipo

de gastos incurridos y enviarlos cada Viernes al Director General para su revisión y
aprobación.(Anexo 1)

3.- Las instituciones financieras emisoras de las tarjetas de crédito enviaran

mensualmente a contabilidad por medio de correo electrónico el estado de cuenta
individual por tarjeta emitida.

4.-Contabilidad deberá revisar que todos los cargos presentados en el estado de

cuentas de las tarjetas sean respaldados con los comprobantes entregados por los
directores.

5.- De existir cargos sin sus respectivos comprobantes, estos deberán ser cargados
a una cuenta por cobrar del director responsable de la misma.
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6.- Contabilidad deberá enviar informe de la cuenta por cobrar a Recursos

Humanos, para que proceda a realizar la deducción respectiva.

7.- Cuando exista un cargo indebido o no acreditado por el usuario de la tarjeta de

crédito, Contabilidad deberá notificar a Tesorería.

8.-Tesorería deberá realizar todas las gestiones necesarias para que se realicen los
ajustes correspondientes en el momento oportuno ante las Instituciones Financieras
emisoras de las tarjetas.

9.-Contabilidad enviara a Cuentas por Pagar mensualmente y con anticipación a la

fecha de pago, la copia del resumen de gastos y estado de cuenta de las mismas
ya aprobado para su respectivo pago.

10. Sera responsabilidad de Tesorería el pago oportuno de las tarjetas de crédito

para evitar cargos por intereses moratorios.

11. De existir cargos por la falta oportuna de pago se deberá investigar las causas
y deberá ser cargado a la persona responsable del mismo.

12. El departamento de contabilidad deberá enviar informe de los cargos a la tarjeta

de crédito por falta de pago, el cual notificara a Recursos Humanos la cantidad y la
persona responsable del mismo, para que proceda a la deducción de su pago.
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Anexo 1

OPC
Expense Report

Name: Period Covered:

Day Sun. Mon. Tues. Wed. Thurs. Fri. Sat. Total

Date
Project No.:

Location:
Office Suplies
Mantenimiento Mobiliario
Fuel
Meals
Herramientas
Airport Tax

Professional Fees
Sub-total in U.S. Dollars
Sub-total in local currency
Grand Totals in U.S. Dollars

Remarks: (1) Conversion Rate =USD1 Total Expenses , U.S. $ +

(1) Conversion Rate =USD1 Cash Advance -
(2) Purpose of trip Account Payable -
(3) Other:
I hereby certify that the expenses
reported are true and correct for
the dates and purposes
stated.

Account Distribution
Signature of
Project Sub Tran Employee Claimant Date
Number Account Suffix Code Number Amount
Approval Date

Notes:
1. Receipts are required for all expenses of $20 or more.
2. Claims for per diem are to be accompanied by hotel
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receipts. Exceptions must be documented & approved.

3. Expenses should be reported in the same currency
as that shown on the original supporting receipt.
4. As indicated, totals for local currency and for US
dollars should be recorded separately. The grand total should be
recorded in US dollars.