Sie sind auf Seite 1von 2

Wie teile ich meine Dateien online?

Dateien mit Kollegen zu teilen zählt zwischenzeitlich zum geschäftlichen Alltag.

Doch immer wieder stolpert man über die Frage, wie teile ich meine Dateien überhaupt richtig?
Wann bietet sich OneDrive oder SharePoint an und wo liegen eigentlich meine geteilten Daten in MS
Teams?

OneDrive zum Teilen mit Kollegen oder kleinen Gruppen


OneDrive ist dein persönliches Laufwerk in der Cloud, das auf deinem Windows 10 Computer bereits
eingerichtet ist. Über den Windows Explorer oder die Startleiste kannst du auf die kleine, blaue
Wolke zugreifen und so deine Dateien sicher in der Cloud speichern und synchronisieren.

Doch auch OneDrive kann zum gemeinsamen Arbeiten mit Dateien genutzt werden.

Durch einen Rechtsklick auf eine Datei oder einen Ordner in deinem OneDrive kannst du die Option
„Teilen“ auswählen und entscheiden, wem du deine Dateien oder Ordner freigeben möchtest und ob
diese nur angezeigt oder auch bearbeitet werden dürfen. Der Kollege erhält daraufhin eine E-Mail
mit dem Hinweis und der Verlinkung zur eben freigegebenen Datei. Natürlich kannst du auch
mehrere Kollegen auf einmal berechtigen.

Über die erhaltene Mail oder http://www.office.com können die Kollegen nun auf die OneDrive App
online zugreifen und dort unter „Geteilt“ alle für sie freigegebenen Dateien sehen und ggf.
bearbeiten. Hier kann bei Bedarf außerdem eine Synchronisierung mit dem Windows Explorer
eingerichtet werden.

OneDrive ist als persönliches Laufwerk in der Cloud somit gut geeignet zum gemeinsamen Arbeiten
mit einzelnen Kollegen oder kleineren Gruppen. Von Vorteil ist die Berechtigung von bestimmten
Personen mit wenigen Klicks und die gute Integration im Windows Explorer.

SharePoint als Dokumentenablage für größere Gruppen oder Projekte


Auch SharePoint bietet dir die Möglichkeit, Dateien in der Cloud zu speichern und sie mit anderen zu
bearbeiten.

Im Grunde funktioniert eine Dokumentenablage in SharePoint gleich der in OneDrive, nur dass es
sich hierbei anstelle eines persönlichen Laufwerks um einen gemeinsamen Cloudspeicherort handelt.
Hier können auch mehrere Dateiablagen separat angelegt werden um zwischen verschiedenen
Bereichen besser zu differenzieren. Auf diese haben regulär alle Personen Zugriff, die auch auf die
SharePoint Seite berechtigt sind.

Hier kannst du, wie in OneDrive, Dateien anwählen und mit anderen Kollegen zur Zusammenarbeit
teilen oder zur Information senden.

Gerade bei größeren Projekten oder Arbeitsgruppen bietet sich eine SharePoint Dateiablage an, da
keine Berechtigungen einzeln vergeben werden müssen und alle gemeinsam online arbeiten können.
SharePoint hat zum Teilen von Daten also den Vorteil, bereits bestehende Berechtigungen des
Projektteams oder der Abteilung nutzen zu können, wie du es beispielsweise von MS Teams kennst.
MS Teams als Kombination aus OneDrive und SharePoint
Auch mit MS Teams kannst du Dateien direkt mit Kollegen oder Gruppen teilen. Je nach
Anwendungsfall wird hierfür dein OneDrive Laufwerk oder eine SharePoint Seite genutzt.

- Teilst du eine einzelne Datei in einem Direktchat mit einem Kollegen, wird diese in deinem
OneDrive-Laufwerk in einem eigens dafür angelegten Ordner hochgeladen (auf Deutsch heißt
dieser Ordner „Microsoft Teams-Chatdateien“) und hierüber zur Verfügung gestellt.
- Teilst du die Datei innerhalb eines Teams, wird diese in der dahinterliegenden SharePoint-
Seite in die Dateiablage hochgeladen. Auf diese haben auch alle Kollegen im Team Zugriff.
Über den Button „In SharePoint öffnen“ gelangst du direkt im Browser zur Weboberfläche
der Dateiablage in SharePoint und kannst bei Bedarf hier weiterarbeiten.

Unter dem Punkt „Collaboration“ im Inside hast du außerdem jederzeit einen übersichtlichen Zugriff
auf deine bereits berechtigten Teams- und SharePoint-Seiten.

Sicherheit durch Versionierung und Zugriff für externe Mitarbeiter


Egal ob OneDrive, SharePoint oder Teams, alle drei Plattformen bieten dank cloudbasierter
Speicherung mehr Sicherheit, da jede Datei automatisch versioniert wird um somit im Nachhinein
verschiedene Dateistände wiederherstellen zu können. Zudem ist eine versehentliche Löschung bis
zu 60 Tage widerrufbar.

Auch das Teilen von Dateien mit externen Mitarbeitern ist bei allen Varianten möglich. Hierfür kannst
du Gäste über die E-Mail-Adresse einladen oder bereits vorhandene Office365-Konten der externen
Kollegen nutzen.

- Möchtest du in OneDrive eine Datei / einen Ordner mit einem externen Kollegen teilen, gibst
du dessen externe E-Mail-Adresse im Teilen-Fenster an und teilst so das Dokument.
- Möchtest du auf einer einzelnen SharePoint-Seite einen externen Gast hinzufügen, kann der
Besitzer der SharePoint-Seite ihn über seine E-Mail-Adresse einladen und ihm somit den
Zugriff auf die Dateien gewähren.
- Möchtest du mit einem externen Kollegen in MS Teams zusammenarbeiten, fügt der Besitzer
des Teams den Gast per E-Mail-Adresse als Mitglied hinzu. Er erhält somit auch Zugriff auf
die dahinterliegende SharePoint-Seite und deren Dateien.

In allen drei Vorgehensweisen erhält der extern eingeladene Mitarbeiter eine E-Mail und muss,
sofern nicht bereits geschehen, ein kostenfreies Office365-Konto erstellen. Die Microsoft E-Mail-
Adresse, die bei Anlage eines neuen Kontos für ihn automatisch erstellt wird, kann anschließend für
zukünftige Dateifreigaben direkt verwendet werden.

Bei weiteren Fragen rund ums Teilen von Dateien oder zu den einzelnen Office 365 Produkten kannst
du dich jederzeit an das Team Unified Workspace Solution wenden.