4 SDS COM LN 002 Comunicacion Editorial

OFICINA ASESORA DE COMUNICACIONES Elaborado por: María del
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Pilar Moreno, José A.

Garzón González
CONTROL DOCUMENTAL
Revisado por: Andrea F.
AÑO
LINEAMIENTO DE COMUNICACIÓN Peña Hernández 2019
EDITORIAL Aprobado por: Ronald
Código: SDS-COM-LN-002 V.4 Ramírez López
LINEAMIENTO DE
COMUNICACIÓN EDITORIAL
La impresión de este documento se considera COPIA NO CONTROLADA y no se garantiza que esta corresponda a la versión
vigente, salvo en los procesos que usan sello. Esta información es de carácter confidencial y propiedad de la Secretaría Distrital
de Salud (SDS); está prohibida su reproducción y distribución sin previa autorización del proceso que lo genera, excepto en los
requisitos de ley.
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Garzón González
CONTROL DOCUMENTAL
LINEAMIENTO DE COMUNICACIÓN Peña Hernández
TABLA DE CONTENIDO
1. OBJETIVO............................................................................................................... 3
2. ALCANCE ............................................................................................................... 3
3. MARCO LEGAL ...................................................................................................... 3
4. GLOSARIO.............................................................................................................. 3
4.1 ABREVIATURAS ................................................................................................... 4
5. GENERALIDADES .................................................................................................. 4
6. BIBLIOGRAFIA ....................................................................................................... 6
7. CONTROL DE CAMBIOS ....................................................................................... 6
requisitos de ley.
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Garzón González
CONTROL DOCUMENTAL
1. OBJETIVO
Divulgar información relacionada con los programas, planes, proyectos de la Secretaría de

Salud, a través de diferentes productos editoriales definidos por el proceso, generalmente
impresos aunque también pueden ser digitales.
2. ALCANCE
Desde la identificación de las necesidades de la entidad en materia de comunicación editorial,

pasando el diseño, diagramación, corrección de estilo e impresión de piezas gráficas hasta la
distribución o publicación de las mismas.
3. MARCO LEGAL
Decreto 507 de 2013: Por el cual se modifica la estructura organizacional de la Secretaría

Distrital de Salud de Bogotá, D. C.
Circular 002 de 2016: La cual establece la política para el manejo de las comunicaciones en
la entidad
Resolución 378 de 2008 (DICIEMBRE 19): "Por la cual se adopta la Guía para el diseño y
desarrollo de sitios Web de las entidades y organismos del Distrito Capital." (Diligencie en
este espacio la normatividad que fundamenta la creación del lineamiento).
Decreto 054 de 2008: "Por el cual se reglamenta la elaboración de impresos y

publicaciones de las entidades y organismos de la Administración Distrital".
NTC ISO 9001:2015 Numeral 7.4
Decreto 1499 de 2017
Guía armonización de la Norma Técnica Distrital NTD-SIG 001:2011 con el

Modelo Integrado de Gestión y Planeación (MIPG)
Manual de Imagen Institucional Alcaldía Mayor de Bogotá
4. GLOSARIO
 PECO: Plan Estratégico de Comunicación
 Ortotipografía: se refiere a los usos y convenciones particulares con las que se rige
la escritura. Se ocupa de la combinación de la ortografía y la tipografía y en particular
requisitos de ley.
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Garzón González
CONTROL DOCUMENTAL
la forma en que la primera se aplica en las obras impresas: mayúsculas y minúsculas,

espaciado, estilos de letras (cursiva, negrita, versalita...), puntuación, etc.
 Producto editorial: corresponde a periódicos, revistas, plegables, cartillas
4.1 ABREVIATURAS
 SDS: Secretaría Distrital de Salud

 OAC: Oficina Asesora de Comunicaciones
 PECO: Plan Estratégico de Comunicación
 PDF: sigla en inglés correspondiente a Portable Document Format, (Formato de
documento portátil). Es un formato de almacenamiento para documentos digitales.
5. GENERALIDADES
Entre los productos editoriales se encuentran:

 Periódico
 Cartillas
 Plegables
 Revistas
 Manuales
 Volantes
Elaboración de textos, diseño, corrección de estilo e impresión
1. Evaluar las solicitudes o necesidades expuestas a principio de la anualidad por cada

dirección y aquellas detectadas por la Oficina Asesora de Comunicaciones, para definir el
tipo de piezas que serán susceptibles de impresión.
2. Una vez definido el tipo de pieza y las cantidades requeridas (según campaña o acción
comunicativa), se solicita la cuantificación de insumos a la Imprenta Distrital, la cual debe
relacionar como mínimo: tipo de pieza, tipo de papel, medidas, número de páginas (si
aplica), número de tintas, cantidad a imprimir. La solicitud se realiza mediante carta dirigida
a la Subdirección de Imprenta Distrital y se radica en sus instalaciones.
3. La Imprenta Distrital responde vía correo certificado si está en capacidad de realizar el

trabajo y los insumos necesarios para la respectiva impresión. En caso de que la Imprenta
responda que no puede realizar el trabajo porque no cuenta con la capacidad técnica y/o
tecnológica, se realiza proceso de contratación para imprimir con otras empresas.
4. Con esta información la Oficina Asesora de Comunicaciones de la SDS procede a realizar

el proceso de contratación definido por la Subdirección de Contratación de la SDS, a
requisitos de ley.
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Garzón González
CONTROL DOCUMENTAL
proveedores que estén interesados en asumir el suministro de insumos (papel, tintas,

planchas, entre otros) de acuerdo con lo definido en el punto 2.
Nota: De acuerdo con los lineamientos de la Alcaldía Mayor, la impresión de piezas comunicativas
se debe realizar con la Imprenta Distrital.
5. Paralelo al proceso de definición de proveedor, el Jefe de la Oficina Asesora de

Comunicaciones define los responsables para realizar el proceso editorial en cuanto a
consecución / redacción de textos con el referente de la dependencia solicitante,
corrección de estilo, diseño y diagramación.
6. Se realiza el respectivo contacto (vía correo electrónico o de manera personal) con los
referentes de los temas y responsables de los textos para definir fecha de entrega y las
características de los mismos.
7. A medida que se reciben los textos se realiza revisión inicial de contenido, redacción y
apoyo visual. En caso de que el texto no cumpla con los requisitos técnicos y periodísticos,
se solicita hacer los ajustes respectivos o re escribirlo.
8. Cuando se cuente con los textos completos, se envían a corrección de estilo. (Los
archivos deben ser enviados en Word).
9. El corrector de estilo envía el documento con las correcciones y aportes, los cuales son
reenviados al referente del tema para que realice los cambios solicitados.
10. Con los textos aprobados se realiza el diseño de la pieza comunicativa, la cual se debe
enviar nuevamente al corrector de estilo para revisión y corrección de pruebas (sobre el
diseño). En caso de cambios o ajustes, se envían al diseñador para posterior aprobación
por parte del jefe de la oficina de comunicaciones.
11. Cuando la pieza haya surtido el proceso de corrección de estilo (las revisiones que sean
necesarias) diseño, diagramación, validación final de texto con el referente del tema y
aprobación por parte del Jefe de la Oficina Asesora de comunicaciones, se inicia el trámite
con la Imprenta Distrital, el cual es asumido por los diseñadores (cargue de los archivos
en la plataforma o entrega del CD en alta en la Imprenta) y el (la) profesional responsable
de los productos editoriales.
12. Una vez definido (a) el (la) proveedor(a) de insumos y con la cuantificación enviada por la
Imprenta Distrital, se realiza el proceso de solicitud de los mismos a este proveedor, para
lo cual se hace necesario que el (la) profesional responsable desde la SDS programe una
cita para recepción de los mismos en la bodega de la Imprenta Distrital. Allí se hace
necesario que el día de la entrega se haga presente tanto el proveedor como la persona
referente desde la SDS.
requisitos de ley.
5
Garzón González
CONTROL DOCUMENTAL
13. Cuando se ha surtido el proceso de entrega de insumos se procede al trámite para la

impresión de piezas de acuerdo con lo requerido, para lo cual se diligencia el formato
definido por la Imprenta Distrital y se anexa la certificación de insumos recibidos en el
almacén. (El tiempo de producción de las piezas es aproximadamente de 20 días hábiles).
14. Una vez la Imprenta Distrital entregue el producto final, desde la Oficina Asesora de
Comunicaciones se gestiona la entrega. El registro de entrega se hace en el formato SDS-
COM-FT-005: Registro de material entregado en comunicaciones
15. En algunos casos, las piezas se convierten a archivo digital para ser publicadas en la
página web, Twitter, Facebook, intranet, pantallas digitales o correo SDS/Comunicaciones
Diseño y diagramación de piezas comunicativas

Consultar el lineamiento de Comunicación Gráfica y Audiovisual (SDS-COM-LN-005)
6. BIBLIOGRAFIA
No aplica
7. CONTROL DE CAMBIOS
requisitos de ley.
6

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Divulgar información relacionada con los programas, planes, proyectos de la Secretaría de

Desde la identificación de las necesidades de la entidad en materia de comunicación editorial,

Decreto 507 de 2013: Por el cual se modifica la estructura organizacional de la Secretaría

Decreto 054 de 2008: "Por el cual se reglamenta la elaboración de impresos y

NTC ISO 9001:2015 Numeral 7.4

Decreto 1499 de 2017

Guía armonización de la Norma Técnica Distrital NTD-SIG 001:2011 con el

Manual de Imagen Institucional Alcaldía Mayor de Bogotá

 PECO: Plan Estratégico de Comunicación

la forma en que la primera se aplica en las obras impresas: mayúsculas y minúsculas,

 Producto editorial: corresponde a periódicos, revistas, plegables, cartillas

 SDS: Secretaría Distrital de Salud

Entre los productos editoriales se encuentran:

Elaboración de textos, diseño, corrección de estilo e impresión

1. Evaluar las solicitudes o necesidades expuestas a principio de la anualidad por cada

3. La Imprenta Distrital responde vía correo certificado si está en capacidad de realizar el

4. Con esta información la Oficina Asesora de Comunicaciones de la SDS procede a realizar

proveedores que estén interesados en asumir el suministro de insumos (papel, tintas,

5. Paralelo al proceso de definición de proveedor, el Jefe de la Oficina Asesora de

13. Cuando se ha surtido el proceso de entrega de insumos se procede al trámite para la

Diseño y diagramación de piezas comunicativas

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