La empresa Confecciones S.A.

, dedicada al diseño y manufactura de prendas de vestir, ya

determinó el mapa de procesos de su actividad económica, siendo estos:

1. PROCESOS ESTRATÉGICOS
a. Gestión Gerencial
b. Gestión de la Calidad

2. PROCESOS MISIONALES
a. Diseño y patronaje
b. Extendido, marcado y corte
c. Confección, revisado y etiquetado
d. Acabados

3. PROCESOS DE APOYO
a. Clientes
b. Compras
c. Mantenimiento
d. Talento humano

Cada uno de los procesos cuenta con un líder, quien será el encargado de revisar y aprobar
la documentación. Sin embargo, en ausencia del mismo, los coordinadores de área tienen
la misma autoridad.

El encargado del Sistema de Gestión de la Calidad, fue designado para determinar la

codificación unívoca y las versiones a los documentos, por lo tanto la fecha de emisión
también estará a su cargo.

Dando continuidad al avance en la planificación del Sistema de Gestión de la Calidad, es

necesario documentar el procedimiento de control de la información documentada, pues ya
se cuenta con instrucciones de trabajo y algunos formatos que no han sido formalizados
para el sistema de gestión.

1. Si usted es el asesor de calidad, qué haría primero. ¿Diseñar el procedimiento de control

de la información documentada ó montar los procedimientos operativos?

2. Defina a qué proceso correspondería el Procedimiento de Control de la Información

Documentada y justifique su respuesta.

3. Diseñe un procedimiento sencillo para el control de la información documentada de la

empresa Confecciones S.A., que cumpla con los requisitos de la Norma NTC ISO 9001 en
cuanto a la identificación y formato, y a su vez que incluya la descripción de las siguientes
actividades:

a. Creación
b. Revisión y aprobación
c. Identificación
d. Divulgación
e. Control de cambios
NO será válido copiar y pegar información del ejemplo anexo a éste módulo.
Utilice gráficos, tablas o ilustraciones que permitan brindar mayor claridad al procedimiento
mencionado en el punto anterior.

Respuesta:

1. En caso de ser el asesor de calidad, recomendaría que se hiciesen tanto el diseño de

procedimiento de control como montar los procedimientos operativos al mismo tiempo, ya que
como sugiere la norma la información documentada es la constancia documental del resultado de
la aplicación de los procedimientos operativos. El diseño de la documentación, orden, codificación,
nomenclatura y clasificación es indispensable para la estandarización de los procesos, y estos a su
vez generan información por documentar, de esta manera se tienen que hacer en el mismo tiempo.

2. Corresponde al proceso de elaboración de procedimientos e instrucciones de trabajo. Ya que en

esta etapa se definen cómo realizar los procesos y procedimientos de la organización, así como el
alcance que esta va a tener y los responsables de cada actividad.

3.
Procedimiento
OBJETIVO: Determinar los parámetros generales para la elaboración y el control de los
documentos del sistema integrado de Gestión de la empresa Confecciones S.A. con el fin de
facilitar su presentación y utilización.
ALCANCE: Aplica para la elaboración, modificación, eliminación y distribución de los documentos
del Sistema Integrado de Gestión de la empresa Confecciones S.A.
DEFINICIONES:
1. Aprobación: Actividad emprendida para determinar la conveniencia y la adecuación del
documento revisado previamente.
2. Caracterización de procesos: Documento que describe las características generales del
proceso, esto es, los rasgos diferenciadores del mismo.
3. Documento: Información y su medio de soporte. Ejemplo: Registro, especificación,
procedimiento documentado, dibujo, informe, norma. El medio de soporte puede ser papel,
magnético, óptico o electrónico, muestra patrón o una combinación de estos.
4. Documento Controlado: Se considera un documento controlado por el Sistema Integrado de
Gestión, todo aquel que cumpla con le registrado en este procedimiento y su anexo.
5. Documento obsoleto: Es aquel documento que derivado de un cambio o de su cancelación
pierde su vigencia.
6. Formato: Documento empleado para registrar la información necesaria para la realización de
un proceso o actividad.
7. Gestión documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la
planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por la empresa
Confecciones S.A., desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y
conservación.
8. Guía: Documento que establece pautas de acción, recomendaciones o sugerencias de expertos
en temas determinados y que apoyan la gestión de los procesos o la documentación de los
mismos o documento que se caracteriza por suministrar información específica para orientar una
o varias actividades, recursos y responsables entre otros aspectos.
9. Instructivo: Los instructivos de trabajo describen como se realiza una tarea. Se puede extraer
lo que se desea realizar del procedimiento. Los instructivos se limitan a indicar o clarificar la forma
de operar, utilizar o realizar algo.
10. Manual: Documento que proporciona información coherente, interna y externamente acerca
del Sistema de Gestión de la Calidad de la empresa Confecciones S.A.
11. Manual de Calidad: Documento que especifica el Sistema de Gestión de la empresa
Confecciones S.A.
12. Proceso: Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactúan para generar
valor, y las cuales transforman elementos de entrada en resultados.
13. Procedimiento: Describe de forma clara e inconfundible los pasos para iniciar, desarrollar y
concluir una serie de actividades secuencialmente establecidas en un proceso que da como
resultado final un producto o un servicio.
14. Programa de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional (S&SO): Documento que establece
requisitos para prevenir y controlar riesgos asociados al desarrollo de actividades específicas en
el desempeño del trabajo diario. Mediante el (los) Programa(s) de Gestión en S&SO se describen
estrategias y planes de acción que permitan el cumplimiento de la Política y Objetivos de S&SO.
15. Versión: Indica mediante un número la cantidad de veces que se ha modificado el documento.
Por ejemplo: 1.0, 2.0, 3.0 y así sucesivamente, en el sistema.
16. Vigencia del documento: Periodo de tiempo en el cual tiene validez el documento.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA:
1. Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2009
2. ISO 9000:2005 Sistemas de gestión de calidad– fundamentos y vocabularios
3. ISO 9001:2008 Sistemas de Gestión de Calidad – Requisitos
4. Normograma de proceso Mejoramiento de la Gestión
CONDICIONES GENERALES:
CREACION: Para la anulación y creación de documentos nuevos, se deberán cumplir los siguientes
lineamientos:
• Proceso: deberá ser adoptado y/o anulado mediante resolución elaborada por la Oficina
Asesora de Planeación. Previo a la adopción, la solicitud debe ser aprobada mediante memorando
por el Jefe de la Oficina Asesora de planeación.
• Procedimientos, manuales, Guías e instructivos, formatos: deberán ser aprobados mediante
memorando, adjuntando los procedimientos, manuales o guías, donde se relacione el ajuste de
las actividades que describa el qué, cómo y quién utiliza el formato.
REVISION Y APROBACION: La responsabilidad de revisar y aprobar técnicamente los documentos
estará a cargo del líder del proceso (Secretario General, Jefes de Oficina Asesora y Jefes de
Oficina). La responsabilidad de revisar y aprobar metodológicamente los documentos estará a
cargo de la Oficina Asesora de Planeación.
DIVULGACION: Todos los documentos del Sistema Integrado de Gestión de la Superintendencia
Nacional de Salud son de libre acceso para los servidores públicos, quienes pueden consultarlos
o descargarlos en la intranet, pagina web, electrónico o memorando (código ASFL01).
IDENTIFICACIÓN: Los documentos del Sistema Integrado de Gestión se identificarán de acuerdo
con lo establecido en el presente procedimiento. La estructura documental del Sistema Integrado
de Gestión, estará jerarquizada en 4 niveles.