AUDITORIA Y APOYO DE LOS PROCESOS CONTABLES Y FINANCIEROS DE LA

EMPRESA BOUTIQUE DARÍO VALENCIA

EDUAR ANDRES PAREJO PELUFFO

ASESORA:
LAURA CALDERON MENDOZA

UNIVERSIDAD POPULAR DEL CESAR

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS, CONTABLES Y ECONÓMICAS
PROGRAMA DE CONTADURIA PÚBLICA
VALLEDUPAR-CESAR
2019

1
 AGRADECIMIENTOS

A DIOS.
Por darme fuerzas para no desistir en los momentos difíciles.

A DARIO VALENCIA
Quien es la representante legal de la empresa BOUTIQUE DARIO VALENCIA por
haberme aceptado como parte de su grupo de colaboradores.

A EL GRUPO DE TRABAJO.
Porque en todo momento estuvieron dispuestos a compartir sus conocimientos para que
yo hiciera de esta una mejor experiencia profesional.

A LOS PROFESORES.
A quienes les debo gran parte de mis conocimientos, gracias a su paciencia y enseñanza.

A ESTA PRESTIGIOSA UNIVERSIDAD.

Por abrir sus puertas a todas las personas con ganas de estudiar y salir adelante,
construyendo para ellos mejor futuro.

EDUAR ANDRES PAREJO PELUFFO

2
 CONTENIDO

Pág.

INTRODUCCIÓN
1. ASPECTOS BÁSICOS DE LA EMPRESA 7
1.1 RESEÑA HISTÓRICA 7
1.2 ACTIVIDAD ECONÓMICA QUE DESARROLLA LA EMPRESA 8
1.3 MISIÓN 8
1.4 VISIÓN 8
1.5 POLÍTICAS 8
1.6 VALORES 9
1.7 ORGANIGRAMA 10
2. ACTIVIDADES 11
2.1 NOMBRE DEL TRABAJO 11
2.2 DIAGNÓSTICO 11
2.3 JUSTIFICACIÓN 14
2.3.1 Desde el punto de vista práctico 14
2.3.2 Desde el punto de vista social 14
2.4 OBJETIVOS 14
2.4.1 Objetivo general 14
2.4.2 Objetivos específicos 14
2.5 PLAN DE ACTIVIDADES 15
3. DESARROLLO DE LA PRÁCTICA 16
3.1 Auditar la información del área financiera y/o contable 16
3.2 Apoyar en la liquidación y elaboración de declaraciones tributarias. 19
3.3 Elaborar las conciliaciones bancarias 21
3.4 causar las facturas de compra y comprobantes de egreso 23
3.5 Elaborar informe de gastos vs Ingresos. 25
4. CONCLUSIONES 27
5. RECOMENDACIONES 28
BIBLIOGRAFÍA

3
 LISTADO DE FIGURAS

Pág.

FIGURA 1. Organigrama 100

FIGURA 2. Consulta de documentos por tercero para auditoría. 17
FIGURA 3. Auditoría de facturas de compra 17
FIGURA 4. Auditoría de cuenta 1330 por libro auxiliar. 18
FIGURA 5. Auditoría entrada de producto terminado cuenta 1430 18
FIGURA 6. Anexo explicativo de retención en la fuente 19
FIGURA 7. Egreso de retención en la fuente 20
FIGURA 8. Anexo explicativo declaracion de industria y comercio 20
FIGURA 9. Libro auxiliar del banco de bogotá 21
FIGURA 10. Formato de conciliación del banco de bogotá. 22
FIGURA 11. Nota de contabilidad donde se registran los movimientos no reportados durante el mes.Error!
Bookmark not defined.22
FIGURA 12. Ingreso módulo factura de compra 23
FIGURA 13. Comprobante de egreso. 25
FIGURA 14. Informe flujo de caja 26

4
 LISTADO DE TABLAS

Pág.

Tabla 1. Matriz Dofa 133

Tabla 2. Cronograma De Actividades. 15

5
 INTRODUCCIÓN

El presente informe está basado en una experiencia de prácticas curriculares de la

carrera Contaduría Pública, la cual es muy importante hoy en día porque nos acerca a la
realidad de los controles, movimientos y decisiones a nivel contable y financiero dentro
de una entidad. En este se pretende dar a conocer los resultados obtenidos y
conocimientos adquiridos durante tres meses en la empresa BOUTIQUE DARIO
VALENCIA en el que se plasman la reseña histórica de la entidad, un diagnóstico de la
empresa para identificar las debilidades, oportunidades, fortaleza y amenazas, la
descripción del área del trabajo, las funciones que han sido asignadas y como estas
funciones mejoran el funcionamiento contable de la compañía.

Con este informe se pretende dar a conocer el manejo del proceso financiero-contable
de una compañía, a través de los distintos módulos utilizados en el momento de la
práctica. Del mismo modo, dar evidencia sobre la labor realizada y lo imprescindible que
es contar con este método dentro de las opciones de grado de la universidad tanto a
nivel profesional como personal.

6
BOUTIQUE DARÍO VALENCIA
77.023.096
DIAGONAL 6ª N° 13-43 LOS ÁNGELES
5737342

1. ASPECTOS BÁSICOS DE LA EMPRESA

1.1 RESEÑA HISTÓRICA

Todo comenzó siendo un adolecente el joven Darío Valencia se marchó para la ciudad de Bogotá
a estudiar en la universidad Arturo Tejada Cano donde se graduó con honores en los diferentes
aspectos que posee el diseño de modas como la creatividad, realización de técnica y concepto de
mercadeo, dibujo en esa universidad dio sus primeros indicios que sería un diseñador con mucho
potencial tanto así que fue nombrado el alumno más destacado y sobresaliente de la segunda
promoción de la Escuela de Diseño & Mercadeo de Moda Arturo Tejada Cano, donde
posteriormente se vinculó como docente.

Después de un año de haberse graduado, llega a la revista Cromos con una colección de vestidos
de baño elaborados con cuellos altos, cierres, cutout y colores llamativos, ideales para lucir
bronceados y no para broncearse.

Inicia a trabajar en Caracol T.V., encargado del vestuario de la novela “Solo una Mujer” y otras
producciones, seriados y obras del Teatro Nacional. Su trabajo era solicitado por las principales
revistas y periódicos del país, utilizando sus diseños para portadas y entrevistas a figuras
colombianas reconocidas, consagrándose como el diseñador estrella de los presentadores, actores
y reinas de belleza del momento.

Con el sueño de crear su propia casa de costuras en 1999 nace DARÍO VALENCIA, tienda de
modas ubicada en la Capital Mundial del Vallenato, su ciudad natal, con el objetivo de que sus
diseños sean reconocidos por su innovación, calidad y exclusividad de prendas hechas a la medida.

Hoy DARÍO VALENCIA se consolida como una de las casas de modas más importantes del caribe
colombiano, proyectándose como una de las mejores del país y así obtener reconocimiento
internacional.

7
1.2 ACTIVIDAD ECONÓMICA

DARÍO VALENCIA.es una empresa que se dedica a la industrialización y comercialización de

prendas de vestir, transformando materia prima de la más alta calidad en prendas que pueden ser
sobre medida al gusto del cliente o por producción.

1.3 MISIÓN

Somos una empresa de diseño de moda y alta costura, que crea artesanalmente prendas a la medida,
siempre basándose en la comodidad, la elegancia y satisfacción de nuestros clientes, llevándolos a
vivir la mejor experiencia al lucir nuestros diseños, elevando la moda a una categoría de arte, con
alto grado de calidad en todos los procesos, a través de un ambiente de trabajo que promueve la
seguridad y salud en los trabajadores y la conservación del medio ambiente.

1.4 VISIÓN

Para el año 2030 será una compañía de clase mundial soportada en el mejoramiento continuo de
su talento, en la gestión eficiente de procesos, en la preocupación permanente por satisfacer al
cliente y en el cumplimiento de las normas de calidad.
Ejercer un liderazgo, tanto local como nacional, con base en nuestros valores de empresa, que son,
respeto, apoyo y confianza, a través de un producto de calidad insuperable, y de la constante
capacitación de nuestros colaboradores superando las expectativas de imagen y buen vestir de
nuestros clientes, y lograr con esto la mayor rentabilidad.

1.5 POLÍTICA DE CALIDAD

Garantizar la prestación de servicios de asesoría y diseño, con un enfoque personalizado e integral

donde se facilite el acceso, se optimice el uso de los recursos y se genere un mejoramiento continuo
de los procesos
Evaluación periódica de todos nuestros proveedores para seleccionar los que cumplen con nuestros
parámetros de calidad, tiempos de entrega y servicio.
Análisis de todas las materias primas e insumos, antes de integrarlos al proceso de producción,
para determinar su conformidad con respecto al diseño previo.
Implementación controles de proceso, en las aéreas de diseño, corte, confección y despachos con
el fin de garantizar el cumplimiento de las especificaciones técnicas pactadas con nuestros
clientes, retroalimentar las diferentes áreas para lograr un mejoramiento continuo en nuestra
organización.

8
1.6 VALORES CORPORATIVOS

1.6.1 Orientación del cliente

Radica en el compromiso de entender, servir y satisfacer a los clientes, a través de una atención
personalizada y con una buena comunicación asertiva.

1.6.2 Confianza

Los colaboradores de Boutique Dario Valencia garantizan a nuestros consumidores transparencia

en cada uno de nuestros procesos productivos y de servicio.

1.6.3 Aprendizaje

Los colaboradores de Boutique Dario Valencia poseen la habilidad para adquirir el conocimiento
y el gusto del consumidor.

1.6.4 Trabajo en Equipo

Unimos talentos y esfuerzos para el logro de objetivos comunes, escuchamos a todos con atención,
valoramos la diversidad de opiniones y mantenemos relaciones de confianza.

1.6.5 Amor por el Servicio

Entrega vehemente de nuestros esfuerzos, ideas, pensamientos y acciones para satisfacer la

exigencia de nuestros clientes.

1.6.6 Respeto

Los colaboradores de Boutique Dario Valencia poseen la habilidad de referirse a las otras personas
de manera amable y transparente con todos sus compañeros.

9
1.7 ORGANIGRAMA.
FIGURA 1. Organigrama

ORGANIGRAMA BOUTIQUE DARIO VALENCIA

Fuente: Documento Estructura Organizacional Darío valencia

10
2. ACTIVIDADES

2.1 NOMBRE DEL TRABAJO

AUDITORIA Y APOYO DE LOS PROCESOS CONTABLES Y FINANCIEROS DE LA

EMPRESA BOUTIQUE DARÍO VALENCIA

2.2 DIAGNÓSTICO

La empresa Darío Valencia es una empresa manufacturera que tuvo sus inicios en el año 2010
y que ha medida de los años ha estado expandiéndose por todo el cesar y parte del país siendo
parte fundamental del progreso de la región a nivel laboral y comercial. En estos momentos la
compañía cuenta con alrededor de 18 empleados los cuales están distribuidos en varios
departamentos así:

1. Administrativa
2. Ventas
3. Logística
4. Producción
5. Servicios Generales

Cuenta con unas instalaciones que gozan de muy buena infraestructura ya que cada
departamento tiene su propio espacio y cada empleado tiene su lugar de trabajo con buena
iluminación, ventilación y óptimas condiciones para el normal funcionamiento de sus
actividades, está equipado con Computador y todo lo necesario para llevar a cabo su labor con
una alta calidad a nivel de hardware y software.

El personal que opera en la compañía obtiene sus puestos de acuerdo a sus perfiles y estudios
académicos, siendo así, las personas con mayor experiencia jefes de cada área. En el caso del
área administrativa consta de un Coordinador Administrativo y operativo, el cual está
encargado de realizar seguimiento a todos los procesos relacionados con el proceso productivo

11
realizado en la entidad, esto se hace con el fin de proporcionar a la empresa un informe mensual
del avance obtenido en ese periodo. Ahora bien, para que el jefe del área pueda entregar
información oportuna y confiable requiere de buena comunicación con todo el equipo de trabajo
los cuales son el auxiliar contable, jefe del área de corte, jefe del área de producción, Jefe de
pulimiento y jefe de planchado.

El departamento Administrativo y contable, está encargado de aplicar las normas y principios

establecidos de acuerdo a los manuales de funciones diseñados, los cuales se ajustan a lo
establecido por la legislación comercial, tributaria y administrativa.

Esta área es una de las más influyentes porque está basada en hechos reales y económicos que
desempeñarán un papel fundamental al momento de tomar decisiones. Entre otras funciones
que realiza el departamento administrativo están: Afiliar a los nuevos empleados, el pago a los
proveedores, elaboración de cheques, elaboración de comprobantes de egresos y recibos de
caja, conciliaciones bancarias, liquidación de Impuestos, aportes parafiscales, auditoría de
cuentas por cobrar y cuentas por Pagar, facilitando así la formulación, ejercicio y evaluación de
los presupuestos entre otros.
Se dispone de buenas herramientas tecnológicas en toda la empresa desde el proceso productivo
hasta los equipos que maneja la parte administrativa. Todo el personal cuenta con equipos de
escritorio y portátiles con procesadores de gama media y trabajando a 3GHZ.

La contabilidad es manejada a través del proceso de sistematización para ello se utiliza el

software WORLD OFFICE 9.0.1; que permite desarrollar las labores asignadas como son el
Ingreso de la información de las operaciones que se llevan a diario.

12
 MATRIZ FODA ÁREA FINANCIERA.
Tabla 1. Matriz Dofa
MATRIZ DOFA
OPORTUNIDADES
1. Se manejan buenas relaciones
con las personas más influyentes
en el país y en la moda.
2. Se posee una buena ubicación, el
sector donde se ubica la empresa
es de fácil acceso.
3. Amplia demanda de los
productos en los diferentes
sectores de la ciudad.
4. Mercados y canales
inexplorados de la costa, con
posibilidad de ampliar líneas de
productos que se diferencian de
la competencia.
AMENAZAS
1. Agresividad Comercial de las
marcas líderes.
2. Aumento de nuevas marcas en el
mercado resultando más
económicas por su bajo costo.
3. Escasez de mano de obra
calificada en la región.
4. Establecer una alternativa para
que la planta productiva no se
detenga cuando hay una falla
eléctrica.
FORTALEZAS
1. Mejores precios que nos ofrecen nuestros
proveedores de insumos y materia prima
lo que nos permite ofrecer productos con
precios más bajos a los de nuestra
competencia.
2. Las prendas de vestir son elaboradas con
los mejores insumos obteniendo así una
mejor calidad del producto.
3. Nuestra atención al cliente está basada en
los principios de respeto, tolerancia y
buena comunicación permitiendo un
excelente servicio y mayor atención a
nuestros clientes.
4. Se maneja un sistema de solicitud de
productos para clientes, de esta manera
garantizamos la entrega de la prenda el
día y a la hora exacta solicitada.
ESTRATEGIAS FO
1. Ganar participación en el mercado
creciendo en número de clientes y volumen
de ventas.
2. Tener un plan de respuesta asertiva a las
estrategias comerciales de la competencia
para contrarrestar su impacto.
3. Crear nuevas oportunidades de negocio que
ayuden a generar empleo y ventas en la
región ¨franquicias¨.
4. Realizar un estudio de mercado en la ciudad
de Valledupar para conocer en que otros
sectores de la población se puede alcanzar
para ofrecerles los productos.
ESTRATEGIAS FA
1. Diseñar e implementar un plan de
mercadeo para contrarrestar la
competencia y obtener una mejor
respuesta del mercado.
2. Comprar la materia prima en mayor
cantidad para obtener un menor costo en
los productos y competir con las demás
marcas con costos más bajos.
3. Hacer producciones grandes en otros
países donde la mano de obra sea de
buena calidad y más económica.
4. Implementar un sistema de energía
alternativo como paneles solares
aprovechando el verano y así cumplir con
los pedidos de nuestros clientes.
13
DEBILIDADES
1. Se posee muchas prendas en
inventario, muy poca la rotación
de inventarios.
2. No se hace una buena gestión de
cobranzas, la cartera, el 59% del
dinero no ha sido cobrado.
3. No se posee una herramienta
tecnológica como la página web
para darse a conocer en otros
países.
4. Se cortan más prendas de las que
se pueden producir por tal
motivo hay muchas prendas
retenidas.
ESTRATEGIAS DO
1. Clasificar los productos actuales y
definir territorio de ventas por canal
"mapa de competitividad" costos vs
ventas vs rotación.
2. Innovar en el desarrollo de
productos nuevos, que el
consumidor identifique
culturalmente con la región
3. Conseguir más personal para así
producir más prendas y tener
acceso a los demás mercados.
4. Buscar alianzas con entidades
gubernamentales que apoyan a las
empresas locales que nos ayuden a
buscar mejoramiento continuo y
generación de nuevos negocios.
ESTRATEGIAS DA
1. Definir las competencias
necesarias para la fuerza de venta
con un plan de capacitación que
garantice su permanencia en la
compañía por largo tiempo.
2. Implementar un mecanismo de
cobranza por medio jurídico de
cartera empezando desde la más
antigua hasta la más reciente.
3. Inversión en tecnología
aprovechando los incentivos que
brinda el estado.
4. Implementar una página web
donde se pueda dar a conocer la
diversidad de productos y por
consiguiente su comercialización.
2.3 JUSTIFICACIÓN

2.3.1 Punto de vista práctico

Las prácticas curriculares son de gran apoyo para la empresa ya que se podrán realizar diversas
funciones por un universitario con conocimientos sólidos en el área contable y/o financiera y a su
vez ayudar en su formación profesional al estudiante. Lo siguiente motiva a generar en cada
practicante un compromiso cada vez mayor para trabajar en equipo y lograr un crecimiento a nivel
profesional y personal, ofreciendo a su vez la posibilidad de adquirir por medio de cada practicante
un mayor rendimiento dentro de las funciones ejecutadas.
2.3.2 Punto de vista social
La empresa contara con una excelente persona que ayudara a su empresa a surgir y mejorar
continuamente aplicando sus conocimientos que adquirió en su carrera, Por consiguiente, la
sociedad tendrá una visión más amplia de los procesos contables llevados en la realidad. Debido a
esto podrán ser más competitivos al momento de optar por un empleo en el que desempeñen
funciones exclusivas del área contables y/o financiera.
2.4 OBJETIVOS

2.4.1 Objetivos General

Auditar y Apoyar los procesos contables y financieros de la empresa Boutique Darío Valencia

2.4.2 Objetivos Específicos

 Auditar la información del área financiera y/o contable.

 Apoyar en la liquidación y elaboración de declaraciones tributarias.

 Elaborar las conciliaciones bancarias.

 Causar las facturas de compra y comprobantes de egreso.

 Elaborar informe de gastos vs Ingresos.

14
 2.5 PLAN DE ACTIVIDADES
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

BOUTIQUE DARIO VALENCIA

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
MES 1 MES 2 MES 3
DEL 01 DE ABRIL DEL 01 DE MAYO DEL 01 DE JUNIO
ACTIVIDAD/FECHA
A 01 DE MAYO A 01 DE JUNIO A 27 DE JULIO
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
Inducción y Conocimiento de la empresa
Auditar la información del área financiera y/o contable.
Elaborar las conciliaciones bancarias.
Causar las facturas de compra y comprobantes de egreso.
Elaborar informe de gastos vs Ingresos.
Apoyar en la liquidación y elaboración de declaraciones tributarias.

Fuente: Documento metodología para la presentación de informe de prácticas de la universidad popular del
cesar.

15
3. DESARROLLO DE LA PRÁCTICA

3.1 AUDITORIA DE DOCUMENTOS ÁREA CONTABLE Y/O FINANCIERA. La auditoría

de documentos es el proceso mediante el cual se hace una inspección minuciosa de cada
documento que llega al departamento de contabilidad. Para esto cada factura debe cumplir con
unos requisitos tanto comerciales como tributarios para que esta sea considerada legal por la
dirección de impuestos y aduanas nacionales (DIAN) y respetar lo que establece el código de
comercio en su artículo 774. Todas las facturas deben cumplir para efectos tributarios con lo
siguiente:

Estar denominada expresamente como factura de venta, debe contener apellidos y nombre o razón
y NIT del vendedor o de quien presta el servicio, apellidos y nombre o razón social y NIT del
adquirente de los bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado, llevar un número
que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta, debe poseer fecha
de su expedición, valor total de la operación, el nombre o razón social y el NIT del impresor de la
factura y finalmente indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.

El proceso de auditoría puede ser realizado por medio físico o por medio del software contable
WORLD OFFICE 9.0.1 Para realizarlo de la manera sistematizada se procede hacer la inspección
de órdenes de compra (OC) debido a que deben estar totalmente causadas y diligenciadas
correctamente para el cierre contable de cada mes y así debe realizarse con los demás módulos
como las facturas de compra (FC), comprobantes de egresos (CE), Entrada a producto terminado
(EPT) y salidas de almacén (SA) etc.

La auditoría interna se realiza diariamente en cada una de las áreas (Contabilidad, Administrativa,
Logística, Producción, Ventas) para evitar percances al final de cada mes. Se realiza auditoría de
cuentas por medio de los libros auxiliares para corregir errores o evitar cualquier tipo de fraude.
Estas son algunas de las cuentas a revisar: 1105 Caja, 1110 bancos, 1305 Clientes, 1330 anticipos
y avances, 1430 productos terminado, 2105 obligaciones financieras, 2205 proveedores, 2335
Costos y gastos por pagar, todas las cuentas correspondientes a gastos 51, 52, 53.

16
FIGURA 2. CONSULTA DE DOCUMENTOS POR TERCERO PARA AUDITORÍA.

 Elaborar informe de gastos vs Ingresos.

FIGURA 3. AUDITORÍA DE FACTURAS DE COMPRA.

17
FIGURA 4. AUDITORÍA DE CUENTA 1330 POR LIBRO AUXILIAR.

FIGURA 5. AUDITORÍA ENTRADA DE PRODUCTO TERMINADO CUENTA 1430

Una vez terminada la revisión de las diferentes cuentas se procede a realizar los respectivos ajustes
por medios de las notas de contabilidad que maneja el software World Office 9.0.1 Las notas se
realizan para ajustes, reclasificación de saldos y conciliaciones bancarias. Para ello debemos tomar
esta ruta Panel Principal> Mas documentos> Notas de contabilidad>

18
3.2 APOYAR EN LA LIQUIDACIÓN Y ELABORACIÓN DE DECLARACIONES
TRIBUTARIAS.: Las declaraciones tributarias que elaboran y presentan los contribuyentes ante
las entidades que administran los diferentes impuestos, son un documento privado y en ningún
momento tienen la connotación de un documento público. En la empresa Boutique Darío Valencia
mensualmente se presenta y paga las declaraciones en la fuente, por consiguiente, se obtiene la
información por medio del sistema, en donde se detalla la base y la retención practicada a las
personas o empresas, se procede a realizar el anexo explicativo y se muestra a gerencia y al
contador para que haga respectiva revisión y pueda elaborar la declaración oficial en el portal de
la Dian.

FIGURA 6. ANEXO EXPLICATIVO DE RETENCIÓN EN LA FUENTE.

19
FIGURA 7. EGRESO DE RETENCIÓN EN LA FUENTE.

Tambien en la Boutique Dario valencia se manejan otros impuestos como lo son las declaraciones
de impuesto de industria y comercio (ICA) que se paga de manera bimestral y el impuesto sobre a
las ventas por pagar (IVA) que se paga cuatrimestralmente, para realizar las declaraciones de estos
impuestos primero se obtiene la información por medio del sistema, en donde se detalla la base y
la retención practicada a las personas o empresas para el caso de industria y comercio, y las ventas
realizadas para el impuestos sobre las ventas, , se procede a realizar el anexo explicativo y se
muestra a gerencia y al contador para que haga respectiva revisión y pueda elaborar la declaración
oficial en el portal de la Dian.

FIGURA.8 ANEXO EXPLICATIVO DECLARACION DE INDUSTRIA Y COMERCIO

20
3.3 ELABORAR LAS CONCILIACIONES BANCARIAS
La conciliación bancaria es la comparación que las empresas realizan entre los apuntes contables
que la empresa tiene contabilizado en libros de los extractos de sus cuentas corrientes y los ajustes
que la propia entidad bancaria realiza sobre la misma cuenta.

Consiste en un proceso que permite comparar los valores que la empresa tiene registrados en una
cuenta de ahorros o en una cuenta corriente con los valores que el banco le suministra mediante
extracto bancario, que suele recibirse periódicamente, bien sea mensual, quincenal o
semanalmente
Para la elaboración de las conciliaciones bancarias de los bancos BBVA, Davivienda, Bogotá y
Bancolombia se inicia revisando el libro auxiliar de cada uno de los bancos y se compara con el
extracto enviado por la entidad bancaria. Para iniciar se coloca el saldo final reportado por el banco
y el saldo final registrado en libros, luego procedemos a registrar los pagos recibidos o cheques no
cobrados por concepto de ventas o pago de incapacidades o por cualquier otro concepto, después
pasamos a los pagos realizados que no fueron soportados o no se reportaron ante el área contable,
y por último se registrar los gastos financieros que nos cobra el banco por comisión, reteiva,
reteica, GMF etc.

FIGURA 9. LIBRO AUXILIAR DEL BANCO DE BOGOTÁ

21
FIGURA 10. FORMATO DE CONCILIACIÓN DEL BANCO DE BOGOTÁ

FIGURA 11. NOTA DE CONTABILIDAD DONDE SE REGISTRAN LOS

MOVIMIENTOS NO REPORTADOS DURANTE EL MES

22
3.4 CAUSAR LAS FACTURAS DE COMPRA Y COMPROBANTES DE EGRESO

Iniciamos el desarrollo del objetivo número cuatro con la actividad de Causación de Facturas. El
proceso de causación de facturas es un proceso que se realiza diariamente para obtener
información en tiempo real de las operaciones de la empresa independientemente de cuando se
haga la cancelación de la factura. Este procedimiento se lleva a cabo de la siguiente manera:

Se reciben las facturas de compras de materias primas que ingresa el auxiliar de almacén y/o
contable, se revisan que tengan: Orden de compra OC, y que tenga los requisitos de ley, y se revisa
que los anteriores documentos tengan las mismas cantidades y valores ingresados.

Después de revisar se procede a hacer la causación: Primero se inicia el Sistema World Office
9.0.1 con nuestro usuario y contraseña y luego seguimos la Ruta: Panel Principal>Nuevo
documento> Factura de compras. Se crea el documento FC, Factura de compra, llenando los
campos solicitados (fecha, proveedor, numero de factura, valor, revisar consecutivo).

FIGURA 12. INGRESO MÓDULO FACTURA DE COMPRA

23
Después de llenar datos se verifica si la factura fue cancelada o quedo pendiente por cancelar y
luego se contabiliza el documento en el sistema se revisa que la contabilización este correcta y
se hayan aplicados las retenciones correspondientes.
Después pasar a la carpeta para revisión de Asistente contable o la persona encargada. Después de
revisada y aprobada pasa a la carpeta Cuentas por pagar si es a crédito y se paga una semana antes
del vencimiento.

Luego de causada la factura de compra en su módulo correspondiente seguimos la siguiente ruta

para elaborar el correspondiente comprobante de egreso: Panel principal; Nuevo documento y
comprobante de egresos, se inicia diligenciando el encabezado en este aparece: La fecha del día
que se canceló, Nombre de la empresa, Proveedor, Concepto, etc.
Después de diligenciado todo el encabezado nos vamos a la pestaña que dice estado de cuenta aquí
veremos todas las cuentas por pagar que tenemos pendientes con ese proveedor arrastramos la
factura que hayamos cancelado y luego se coloca la contraparte en este caso la forma en que se
pagó la factura (Transferencia, Efectivo o Consignación)

24
FIGURA 23. COMPROBANTE DE EGRESO

3.5. ELABORACIÓN DE INFORMES DE GASTOS VS INGRESOS: El control

presupuestario son todas las actividades encaminadas a equilibrar las cuentas de ingresos y gastos
de una organización. El presupuesto es el elemento principal y básico en la planificación de las
cuentas de una organización o administración, de tal forma que a partir de éste es posible prever
los gastos que vamos a tener en un ejercicio a partir de las acciones que se tengan planificadas y
la forma en la que éstas van a ser financiadas, vía impuestos y otros ingresos de tipo tributario,
recurrente o extraordinarios.

A partir del control presupuestario, es posible anticipar y estudiar las desviaciones que puedan
surgir en la ejecución del presupuesto, tomando medidas periódicamente cuando se vayan
produciendo desequilibrios e inestabilidades en la obtención de ingresos o en gastos que se hayan
disparado. Mensualmente se realizan informes de ejecución de gastos de diferentes áreas para la
toma de decisiones por parte de gerencia y claridad de la información.

3.5.1 INFORMES DE AREAS: Las áreas de Logística, ventas y producción constituyen gastos
importantes que siempre requieren de revisión, por lo tanto, se realizan informes mensuales de la
siguiente manera:

25
FIGURA 14. INFORME FLUJO DE CAJA

26
 CONCLUSIONES

El proceso de las prácticas curriculares fue un ciclo en el cual se logró afianzar todos los
conocimientos adquiridos durante la etapa académica universitaria, del mismo modo se adquieren
nuevos conocimientos, los cuales solo pueden ser recibidos en el campo laboral, cabe destacar que
dichos conocimientos provienen de personas que cuentan con mucha experiencia y de los cuales
se pudo aprovechar al cien por ciento durante esta importante etapa, en este sentido, realizar
prácticas curriculares permitió conocer el contexto de la empresa y obtener una visión más amplia
acerca de las actitudes que se debe tomar en una organización así como en un grupo de trabajo en
el cual se tenga claro que el principal objetivo no es el beneficio individual si no el cumplimiento
de las metas y objetivos de la entidad. Teniendo en cuenta las falencias que se encontraban en la
empresa Boutique Dario Valencia en la parte financiera y contable se puede concluir que:

 Por medio de la auditoría de documentos y cuentas de este informe, se pudo evidenciar algunas
falencias elaboradas en las actividades diarias del área financiera-contable para lo cual se
tomaron decisiones que permitieron lograr el objetivo plasmado en este trabajo.

 Durante el desarrollo de las prácticas se brindó la oportunidad de conocer distintas áreas

contables de la entidad, permitiendo el aprendizaje a partir del trabajo en distintas actividades
y de distintos enfoques manejados por los jefes inmediatos, lo que permite nutrirse como
profesional y obtener mayores conocimientos en la parte financiera, administrativa y contable.

 El aprendizaje fue profundo y amplio, las tareas estuvieron siempre enmarcadas en el área
financiera y contable, esto me permitió apoyar en todo momento la parte tributaria y poder
aplicar todo lo aprendido en la Universidad Popular Del Cesar y enriquecer mi hoja de vida,
con respecto a todo lo anterior puedo afirmar que las materias dadas en los últimos semestres
son las que brindan el conocimiento más cercano a la realidad del ámbito laboral de la profesión
de contaduría pública.

 Se evidenció que es muy importante manejar y llevar un control sobre los gastos más grandes
de la compañía como son los gastos diversos, gastos de mantenimiento, gastos personales y
nómina debido a que por medio de estos se tomarán gran parte de las decisiones que ayudarán
a la empresa a seguir creciendo y a seguir generando empleos dentro de la región.

27
 RECOMENDACIONES

A continuación, se relacionan algunas recomendaciones:

 Mantener siempre una buena comunicación con el grupo de trabajo para no dejar gastos
sin causar que correspondan a un periodo determinado.

 Realizar Inventarios mensualmente para comprobar que la cantidad en sistema realmente

se encuentre en físico. Por consiguiente, se tendrá la certeza de los productos que tienen
mayor rotación para no sobrecargar la bodega.

 Tener los archivos o soportes debidamente organizados por fecha o por número de
documento para que en caso de cualquier inquietud se pueda revisar o comprobar alguna
causación o pago.

 Se recomienda garantizar el mantenimiento periódico de los equipos tecnológicos debido

a que por falta del mismo se presentan muchas fallas a nivel de hardware.

 Hacer copias de seguridad de la información utilizada en el sistema, para prevenir la

pérdida de información cuando se tenga daños o inconvenientes con la base de datos.
 Realizar los pagos de impuestos por lo menos dos días antes de su vencimiento para evitar
contratiempos.

 Realizar Capacitaciones periódicas al personal con respecto a la seguridad y salud en el

trabajo.

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 BIBLIOGRAFIA

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