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Planificación, proceso y perspectiva organizacional

Consiste en el desarrollo de un plan que se debe llevar a cabo después de un exhaustivo

análisis de la organización y de su entorno. Su finalidad es establecer los objetivos y las
estrategias necesarias para alcanzar el éxito, de allí la importancia de la planificación. al
planificar se establece un curso de acción enfocado en la consecución de unos objetivos
previamente definidos. La importancia de la planificación está relacionada con la
necesidad de organizar de una forma coherente los pasos que se deben seguir para poder
alcanzar una meta.

La planificación también ayuda a los administradores o directivos a prever los cambios que
puedan producirse al ejecutar las acciones que se han programado. De esta forma se
puede reducir el impacto negativo de los cambios y maximizar sus beneficios.
Dependiendo de la naturaleza del trabajo, la planificación debe comenzar meses o incluso
años antes de ser ejecutado el plan de trabajo

NIVELES DE LA PLANIFICACIÓN

1. PLANEACIÓN ESTRATÉGICA.

Consiste en la planeación general proyectada al cumplimiento de metas y objetivos institucionales

y su finalidad es el establecimiento de parámetros generales de acción.

Se concibe como el proceso de decisión y establecimiento de los objetivos de la organización, de

los recursos que se utilizarán y de las políticas y normas que alinearán el funcionamiento de la
organización. Apoyándose en estándares y metodologías para el correcto funcionamiento de las
actividades planificadas.

Está estrechamente vinculada con el diseño de la Estructura organizacional y se aplica en áreas

específicas, que normalmente son las que vigilan y definen aspectos que no son posibles delimitar
en otros niveles.
Algunas características de esta planeación son:

 Constituye la fuente de origen para los planes concretos subsecuentes.

 Es ejecutada por los niveles de dirección jerárquica más altos.
 Se plantea para todas las áreas de la organización.
 Maneja información primordialmente externa.
 Su principal medida es la efectividad.
 Proyectado a largo plazo, sus efectos y consecuencias son previstos a varios años.
 Cubre la empresa como una totalidad, abarca todas las áreas de actividad y los recursos
usados.
 Traza objetivos a nivel organizacional, atañe el plan mayor, al cual están subordinados
todos los otros planes

2. PLANEACIÓN TÁCTICA.

Se desprende de los lineamientos establecidos en la planeación estratégica y describe las tareas

concernientes a cada una de las áreas de actividad de la empresa haciendo énfasis en el empleo
efectivo de los recursos implicados en el logro de los objetivos específicos.

Es la planificación que tiende a olvidarse en las organizaciones, ataca las fases intermedias que
deben llevarse a cabo para la consecución de los objetivos establecidos en la planificación
estratégica.

Admite subniveles, se puede hacer una planificación trimestral y dentro de esta otra mensual,
teniendo cuidado de no invadir el siguiente nivel de planificación.

Algunas características de esta planeación táctica son:

 Este entrelazado a las orientaciones de la planeación estratégica.

 Es ejecutada por los ejecutivos del nivel intermedio.
 Planteada para un área específica de la empresa.
 Maneja información interna y externa.
 Está encauzada a la coordinación de recursos.
 Sus medidas principales son efectividad y eficiencia.
 Está proyectada a mediano plazo.
 Cubre cada departamento, abarcando sus recursos específicos.
 Traza objetivos por departamentos.
3. PLANEACIÓN OPERATIVA.

Esta planificación se efectúa para llevar a cabo las diferentes tareas que forman parte de la
rutina de trabajo. Es aquella asignación previa de las tareas específicas a realizar en cada una
de las unidades de operación.

Incluye un esquema de las tareas y operaciones sometidas a un proceso de control, su alcance

es inmediato. Es la planificación que se lleva a cabo en el día a día, la agenda de labores
diarias, listas de tareas pendientes, resultados programados. Es un nivel de planificación
relativamente fácil de aplicar y efectivo en el avance y ejecución de tareas diarias.

Sin embargo, no es suficiente para el correcto funcionamiento de la organización. Tiene dos

subniveles de planificación: uno diario y otro semanal que permite ajustar las tareas diarias a
un contexto más amplio.

Algunas características de la planeación operacional son:

 Se realiza dentro de los lineamientos establecidos por la planeación estratégica y táctica.

 Es ejecutada por el personal de menor rango jerárquico.

 Sigue con precisión los procedimientos definidos.

 Proyectada a corto plazo, en períodos reducidos.

 Su medida es la eficiencia.

 Cubre las tareas o actividades aisladamente.

 Traza objetivos y metas específicas.

Es importante tener claro que estos tres niveles de planificación son necesarios para alcanzar
los objetivos de la organización y además generan bienestar en los trabajadores y equipos de
trabajo que la componen.

Una de estas desarrolladas aisladamente de las otras dos generara a los trabajadores la
sensación de que su esfuerzo no tiene sentido o vislumbrará el objetivo de la organización
como una lejana ilusión. Son necesarias unas bases sentadas y el esfuerzo diario para alcanzar
la meta.

Una organización que no cuida estos tres niveles de planificación nunca podrá alcanzar sus
objetivos manteniendo un buen nivel de satisfacción en todos los miembros que la componen.
1.- Planificación a largo plazo o estratégica

Lo que muchos llaman el «Big Picture». Es en realizad el objetivo último de la organización.

Define los objetivos que desea alcanzar tu organización en un plazo relativamente largo. Los
tiempos varían en base a muchos factores, pero normalmente se hacen planificaciones de este
tipo a un año vista.

Son los clásicos objetivos que se definen en los comités de dirección tipo «Este año debemos
lanzar nuestra nueva página» o «En el próximo año vamos a abrir el mercado asiático».

.- Planificación a medio plazo o ejecutiva

Es quizás la planificación que más tiende a olvidarse en las organizaciones. En esta

planificación se atacan las fases intermedias que deberemos acometer para la consecución de
los objetivos definidos en la planificación estratégica. Lo normal es que sean planificaciones
mensuales o trimestrales.

En este nivel de planificación definiremos objetivos como «Este mes hay que definir el diseño
de la página, el mes siguiente programaremos la primera versión, el tercer mes le añadiremos
nuevas funcionalidades y el cuarto mes haremos la implantación» o «En el primer trimestre del
año queremos cuatro tiendas en China».
Es evidente que este nivel de planificación admite subniveles. Se puede hacer una
planificación trimestral y dentro de esta una planificación trimestral, pero no es recomendable
bajar mucho más abajo o perderemos el foco e invadiremos el siguiente nivel de planificación.

Nótese que aunque la naturaleza de la actividad productiva de nuestra organización se

componga de pequeños proyectos que ocupan muy poco espacio de tiempo, debe aplicarse
también este nivel de planificación para poder controlar el flujo de trabajo y no dejarlo todo a
la planificación a corto plazo. «El mes siguiente hay que cerrar los proyectos del cliente 1, 2 y 3,
dejaremos los proyectos de los clientes 4 y 5 para el mes que viene»

3.- Planificación a corto plazo u operativa

Es la planificación que todos llevamos a cabo en nuestro día a día. Todos tenemos una agenda,
listas de tareas, sabemos más o menos a que se están dedicando nuestros compañeros de
trabajo en el día o a lo que se van a dedicar mañana. Hay que remarcar que este nivel de
planificación es relativamente fácil de aplicar, muy efectivo para la ejecución de tareas diarias
y que proporciona una gran sensación de avance, pero nunca es suficiente para que la
organización funcione correctamente. Normalmente tendrá dos subniveles de planificación:
un nivel diario en el que planificaremos que vamos a hacer a lo largo del día o al día siguiente y
un nivel semanal que nos permitirá ajustar nuestras tareas diarias a un contexto.

La experiencia me dice que estos tres niveles de planificación son imprescindibles no solo para
alcanzar los objetivos de la organización, sino también para el bienestar de los miembros que
la componen. Una buena planificación a corto plazo sin una planificación a largo plazo dara la
sensación a los trabajadores de que su esfuerzo diario no tiene sentido o una buena
planificación a largo plazo sin una organización a medio plazo hará que el objetivo de la
organización sea una lejana utopiá porque no se sientan las bases de las etapas que hay que
conquistar antes de alcanzar un la meta.

Una organización que no cuida estos tres niveles de planificación nunca podrá alcanzar sus
objetivos manteniendo un buen nivel de satisfacción en todos los miembros que la componen.
HERRAMIENTAS PARA LA FORMULACIÓN DE PLANES ESTRATEGICOS

De acuerdo a Münch Galindo, los tipos o métodos de planeación se dividen en tres categorías:

 Cualitativos: O comúnmente conocidos como métodos de investigación, entre los más

conocidos se encuentran los grupos T, lluvia de ideas, técnicas de juegos, puntos débiles,
puntos fuertes, en su mayoría son estudiados a través de casos y dramatizaciones.

 Cuantitativos: Como la investigación de operaciones, apoyada en los árboles de decisión,

teoría de colas, redes, etc. Pueden ser computarizados o manuales.

 De ingeniería económica: Utilizando métodos o técnicas financieras como el VPN (Valor

Presente Neto), análisis de recuperación, punto de equilibrio y la tasa interna de retorno
 Metodología FODA

El acrónimo de FODA define cuatro conceptos que son fundamentales para la organización:

Fortalezas: Aspectos positivos de la organización y que son dignos de mantener.

Oportunidades: Aspectos o situaciones que ofrece el medio y que son favorables para la
empresa.

Debilidades: Son de carácter interno ya que son los puntos débiles de la organización.

Amenazas: Son los obstáculos que se presentan a largo plazo que evitan el logro de los
objetivos organizacionales.

Entre sus principales herramientas y técnicas se encuentran:

 Diagramas de flujo
El diagrama de flujo o también diagrama de actividades es una manera de
representar gráficamente un algoritmo o un proceso de alguna naturaleza, a través
de una serie de pasos estructurados y vinculados que permiten su revisión como un
todo.

La representación gráfica de estos procesos emplea, en los diagramas de flujo, una

serie determinada de figuras geométricas que representan cada paso puntual del
proceso que está siendo evaluado. Estas formas definidas de antemano se conectan
entre sí a través de flechas y líneas que marcan la dirección del flujo y establecen el
recorrido del proceso, como si de un mapa se tratara.

 Manuales de políticas y objetivo

Un Manual de Políticas y Objetivos expresa por escrito los objetivos y políticas de
un organización definiendo el marco general a través del cual se determina la
ejecución de acciones concretas.el manual de políticas de empresa es el documento
en el que se recopilen todas las políticas desarrolladas por la organización, ya
sea de forma general o de forma individual por cada departamento.

El Manual de Objetivos y Políticas estaría conformado por la descripción de los

objetivos y políticas generales y específicos de la Empresa y de cada una de las
áreas. Comúnmente se suelen confundir los términos de objetivo y política, es por
esto que a continuación definimos cada una de ellos.

Objetivo
 Es la definición clara de lo que se quiere alcanzar a corto, mediano y largo plazo.

Política

Es una guía básica para la acción, determina los límites generales dentro de los
cuales han de realizarse las actividades.

 Gráficas de Gantt
es una herramienta para planificar y programar tareas a lo largo de un período
determinado. Gracias a una fácil y cómoda visualización de las acciones previstas, permite
realizar el seguimiento y control del progreso de cada una de las etapas de un proyecto y,
además, reproduce gráficamente las tareas, su duración y secuencia, además del calendario
general del proyecto.

Desarrollado por Henry Laurence Gantt a inicios del siglo XX, el diagrama se muestra en
un gráfico de barras horizontales ordenadas por actividades a realizar en secuencias
de tiempo concretas.

Las acciones entre sí quedan vinculadas por su posición en el cronograma. El inicio de una
tarea que depende de la conclusión de una acción previa se verá representado con un enlace
del tipo fin-inicio. También se reflejan aquellas cuyo desarrollo transcurre de forma
paralela y se puede asignar a cada actividad los recursos que ésta necesita con el fin de
controlar los costes y personal requeridos.

 Ruta crítica o Método de Camino Crítico

Ruta crítica (CPM)

El método de Ruta crítica (equivalente a sus siglas en inglés CPM, Critical Path
Metod) es muy utilizado para el desarrollo y control de proyectos, su objetivo
principal es determinar la duración de un proyecto, entendiendo éste como una
secuencia de todas las actividades que están relacionadas entre sí, en donde cada
una tiene duraciones estimadas. (Investigación de operaciones.net, s.f.)
 Esta técnica es utilizada para planear y llevar a cabo un control del tiempo acerca de
las actividades a desarrollar en un proyecto, asimismo, se determinan los costos que
se esperan para cada una de ellas. En la ruta crítica, solo se hace una estimación
probable del tiempo para cada actividad. (UNAM, 2014)

 Técnica de Revisión y Evaluación de Programas (PERT)

El PERT es utilizado cuando no se tiene experiencia previa para realizar programas, o cuando
existe diferencia de opiniones con respecto a los tiempos.

La red PERT (a veces llamada gráfico PERT) consta de los elementos siguientes:

Tareas (actividades o etapas), son representadas por una flecha. Se le asigna a cada una un
código y una duración, aunque la longitud de la flecha es independiente de la duración de la
tarea.

Etapas, inicio y final de cada tarea, cada tarea tiene una etapa en la que inicia y otra en la
que finaliza, generalmente están representadas por un círculo.

Tareas ficticias, son simbolizadas con una flecha punteada, que indica las limitaciones de las
cadenas de tareas entre ciertas etapas.