Diplomado: Sistemas Integrados de Gestión

HSEQ ISO 9001:2015 ISO 14001:2015 -

OHSAS 18001:2007 con certificado de auditor
interno
Módulo 8:
Auditorías de sistemas integrados de gestión
CONTENIDO

1. Objetivo del Modulo

2. Conceptos básicos

3. Objetivos de auditorias al SIG

4. Tipos de auditorias

5. Cuando y qué auditar

6. Planeación de la auditoria

7. Ejecución de la auditoria

8. Informe de auditoria

9. Competencia del auditor

10. Técnicas para preguntar

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Objetivo del Modulo

Auditorias de Sistemas Integrados de Gestión

Auditorias de Sistemas Integrados de Gestión
Objetivo del modulo

Capacitar a las empresas afiliadas a

ARL AXA COLPATRIA para conocer
los conceptos y elementos
fundamentales de la Auditorias a los
Sistemas Integrados de Gestión.
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Conceptos básicos

Auditorias de Sistemas Integrados de Gestión

 Conceptos básicos

AUDITORIA

Proceso sistemático,
independiente y documentado
para obtener evidencias de la
auditoría y evaluarlas
objetivamente a fin de
determinar hasta que punto
se cumplen los criterios de
auditoría.
 Conceptos básicos

AUDITOR
Persona competente
encargada de llevar
a cabo las
actividades que
constituyen la
auditoria
Conceptos básicos

EVIDENCIAS DE LA AUDITORIA
Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra
información que son verificables

CRITERIOS DE LA AUDITORIA
Políticas, procedimientos o registros utilizados como
referencia (norma y procedimiento)
Estándares mínimos – Resolución 1111 de 2017

Artículo 4°. Cumplimiento de los Estándares

Mínimos del Sistema de Gestión de Seguridad y
Salud en el Trabajo. La Alta Dirección liderará y se
comprometerá con la aplicación de los Estándares
Mínimos y la elaboración, ejecución y seguimiento del
plan de trabajo anual, así como el cumplimiento en la
ejecución de las auditorías internas para identificar
fallas y oportunidades de mejora al interior del Sistema
de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo….
Estándares mínimos – Resolución 1111 de 2017

Decreto 1072/2015
Capitulo 6, Artículos RESOLUCIÓN 1111 DE 2017
NO CONFORMIDAD
2.2.4.6.29 ESTANDAR MINIMO 6.1.2
Es el no cumplimiento
El empleador debe realizar una de requisitos específicos; se
Modo de verificación:
refiere
auditoría anual,alalas
cualdesviaciones
será planificada oLaaempresa
la ausencia de una o mas
adelantará por lo menos una vez
con lacaracterísticas de l Paritario
participación del Comité sistemaalde año,gestión.
un ciclo completo de auditorías internas
al SG-SST, en donde su alcance deberá incluir
o Vigía de Seguridad y Salud en el todas las áreas.
Trabajo. Si la auditoría se realiza con
personal interno de la entidad, debe ser Solicitar el programa de la auditoría, el alcance
HALLAZGO DE LA AUDITORIA de la auditoría, la periodicidad, la metodología
independiente a la actividad, área o y la presentación de informes y verificar que se
Resultados
proceso de la evaluación
objeto verificación. de planificado
haya la evidenciacon la de la
participación del
auditoria recopilada frente a los Paritario
Comité criterios dedelaSeguridad
o Vigía auditoria.
y Salud
en el Trabajo

Se debe solicitar a la empresa los

documentos, pruebas de la realización de
actividades y obligaciones establecidas en los
trece numerales del artículo 2.2.4.6.30 del
Decreto 1072/2015
Estándares mínimos – Resolución 1111 de 2017

Decreto 1072/2015 RESOLUCIÓN 1111 DE 2017

Artículo. 2.2.4.6.31 ESTANDAR MINIMO 6.1.4
NO CONFORMIDAD
Es el no cumplimiento de requisitos específicos; se
Modo de verificación:
refiere
La Alta a lasrevisa
Dirección desviaciones
una vez al o a la ausencia de una o mas
características de l sistema de gestión.
año el Sistema de Gestión de Solicitar el documento donde conste
la revisión anual por la Alta
Seguridad y Salud en el Trabajo;
Dirección, así como la comunicación
sus resultados son comunicados al de los resultados al Comité Paritario
HALLAZGO
Comité Paritario DE
de LA AUDITORIA
Seguridad y de Seguridad y Salud en el Trabajo
Resultados
Salud en el Trabajo Vigía de o al
deolaalevaluación deVigía de Seguridad
la evidencia y Salud en
de la
auditoria
Seguridad recopilada
y Salud frente
en el Trabajo y ael los
Trabajo y alderesponsable
criterios del
la auditoria.
Sistema de Gestión de Seguridad y
al responsable del Sistema de
Salud en el Trabajo.
Gestión de Seguridad y Salud en el
Trabajo.
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Objetivos de auditorias al SIG

Auditorias de Sistemas Integrados de Gestión

Objetivos de auditorias al Sistema Integrado de Gestión

Valorar el grado de cumplimiento del Sistema Integrado de

Gestión con relación a las normas de referencia

Asegurar el mantenimiento y desarrollo del Sistema Integrado de

Gestión

Promover el mejoramiento continuo dentro de la organización

Evaluar las fortalezas y debilidades del Sistema Integrado de

Gestión

Evaluar el compromiso e involucramiento del recurso humano con

el Sistema integrado de Gestión
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Tipos de auditorias

Auditorias de Sistemas Integrados de Gestión

Tipos de auditorias

• Auditoria de Primera Parte

Cuando una parte de la organización audita a otra parte

de la organización. Los resultados solo le interesan a
la organización.

• Auditoria de Segunda Parte

Cuandoun cliente audita a un contratista. Los resultados

le interesan solo al cliente.
Tipos de auditorias

• Auditoria de Tercera Parte

Auditoria dirigida por una entidad

certificadora de tercera parte

• Autoevaluación

Evaluación de uno sobre su propio sistema o proceso.

No es aceptable como auditoria interna.
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Cuando y qué auditar

Auditorias de Sistemas Integrados de Gestión

Cuando y qué auditar

Para cumplimiento del programa de auditorias internas

Preparación para auditoria de certificación
Cuando hay síntomas de desviaciones o problemas del
sistema integrado de gestión
Nuevos clientes o compromisos de la organización
Nuevos productos o procesos
Cambios en la organización
Nuevos equipos
Innovación tecnología
Cuando y qué auditar – ISO 9001:2015
Cuando y qué auditar – ISO 14001:2015
Cuando y qué auditar – OHSAS 18001:2007
Cuando y qué auditar – Decreto 1072 de 2015
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Planeación de la auditoria

Auditorias de Sistemas Integrados de Gestión

Planeación de la auditoria

Identificar el alcance de la auditoria, considerar las actividades

críticas del sistema de gestión
Definir la frecuencia y la cantidad de auditorias a realizarse
Asignar responsabilidades
Definir protocolos
Procedimientos
Manejo de no conformidades
Manejo de acciones correctivas
Establecer competencias de los auditores
Entrenar auditores
Se deben llevar registros de esta actividad

Nota: el número de auditorias depende del estado y desarrollo del

sistema de calidad.
Planeación de la auditoria

En la Planeación de la auditoria se deben tener en cuenta los

siguientes aspectos:

Definir el propósito de la auditoria

Tener presente la información de la auditoria anterior en
caso que aplique
Informar sobre la fecha y hora de la auditoria al auditado
Realizar la lista de verificación, la cual servirá como guía,
de acuerdo a los procedimientos que se auditaran.
Planeación de la auditoria

TALLER
Planeación de la auditoria
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Ejecución de la auditoria

Auditorias de Sistemas Integrados de Gestión

Ejecución de la auditoria

1. REUNION DE APERTURA

Se explicara al auditado el objetivo de la auditoria, como se

desarrollara, y lo correspondiente a no conformidades y
acciones correctivas.
Se presenta el equipo auditor
Reconformación del plan de la auditoria (horas y procesos)

2. REALIZACION DE LA AUDITORIA

Utilizar lista de verificación como guía

Realizar entrevistas
Identificar deficiencias y solicitar aclaración de la información
Evaluar documentos relacionados (Diagramas de flujo,
programas, procedimientos, etc.)
Establecer no conformidades
Pactar planes de acción con el auditado.
Ejecución de la auditoria

3. REVISION DE LA AUDITORIA

Una vez terminada la auditoria el grupo auditor se reunirá para

revisar nuevamente y en privado los resultados obtenidos

La revisión incluye

 Revisión de la lista de verificación

 Comparativo de notas y observaciones
 Lista de no conformidades
Ejecución de la auditoria

4. HALLAZGOS Y NO CONFORMES

La no conformidad es “el no cumplimiento de requisitos

específicos”
Las deficiencias deben ser explicadas en el reporte de auditoria
Tipos de no conformidad:
1. Mayor: Ausencia o debilidad extrema de un requisito
2. Menor: deficiencia de un requisito específico
3. Observación
Ejecución de la auditoria

5. ACCIONES CORRECTIVAS

Se registran en el formato correspondiente y su seguimiento se realizara

de acuerdo al tiempo definido por el auditado para la corrección de la no
conformidad y verificar la eficacia de la misma.
 8
Informe de la auditoria

Auditorias de Sistemas Integrados de Gestión

Informe de la auditoria

DEBE INCLUIR:

Objetivo y alcance de la auditoria

Fechas y horas
Procesos auditados
Personas entrevistadas
Auditores
Aspectos favorables del sistema de gestión
Aspectos débiles
No conformidades encontradas
Conclusiones
Recomendaciones
Informe de la auditoria

NO DEBE INCLUIR:

Observaciones, anotaciones, comentarios y no conformidades

que no se hallan discutido al finalizar la auditoria
Información confidencial
Opiniones subjetivas
Criticas a personas
Comentarios sin bases
Opiniones personales.
 9
Competencia del auditor

Auditorias de Sistemas Integrados de Gestión

Competencia del auditor

Los auditores deberían poseer conocimiento y habilidades en los

siguientes temas:

• Principios, procedimientos y técnicas de auditoria, para

posibilitar que el auditor seleccione los que son apropiados para las
diferentes auditorias y asegurar que las auditorias se realizan de
manera coherente y sistemática.

• Documentos de los sistemas de gestión, para posibilitar que el

auditor comprenda el alcance de la auditoria y aplique los criterios
de la auditoria.
• Situaciones organizacionales, para posibilitar que comprenda el
contexto operacional de la organización.
• Leyes y reglamentaciones aplicables, y otros requisitos
pertinentes a la disciplina, para posibilitar que el auditor conozca
los requisitos que se aplican a la organización auditada y trabaje
de acuerdo con ellos.
Competencia del auditor

Para adquirir la experiencia necesaria para llegar a ser auditor, una

persona debería:

 Haber terminado un nivel educativo suficiente que le permita la

adquisición de conocimiento y habilidades.

 Experiencia laboral en una posición técnica, gerencial o profesional

que involucra el ejercicio de criterio, resolución de problemas y
comunicación con otro personal gerencial o profesional, clientes y/u
otras partes interesadas.

 Formación como auditor que contribuya al desarrollo del

conocimiento y las habilidades.

 Experiencia de auditoria. La experiencia de auditoria general

debería abarcar todo el proceso de auditorias y toda la norma del
Sistema de Gestión.
Competencia del auditor

El desarrollo profesional continuo tiene que ver con el mantenimiento y

mejora del conocimiento, habilidades y atributos personales.
Esto se logra gracias a través de:
 Experiencia laboral adicional
 Formación.
 Estudios privados.
 Entrenamiento.
 Asistencia a reuniones
 Seminarios
 Conferencias
 Otras actividades pertinentes.
Las actividades de desarrollo profesional continuo deberían tener en
cuenta los cambios en las necesidades del individuo y la organización,
la práctica de la auditoria, las normas y otros requisitos.
 Competencia del auditor lider

Los lideres de un equipo auditor deberían tener conocimiento y habilidades en los

siguientes temas:
• Planificación de la auditoria y uso efectivo de recursos durante la auditoria.
• Representación del equipo auditor en las comunicaciones con el cliente y el
auditado.
• Organización y dirección de los miembros del equipo auditor.
• Dirección del equipo auditor para obtener las conclusiones de la auditoria.
• Prevención y resolución de conflictos.
• Preparación y terminación del reporte de auditoria.

Esta experiencia se debería obtener bajo la supervisión y orientación de otro auditor que
sea competente como líder de equipos auditores.
Competencia del auditor

TALLER
Competencia del auditor

NOMBRE DEL CARGO:

EDUCACIÓN CONOCIMIENTOS EXPERIENCIA

REGISTROS REGISTROS REGISTROS

 10
Técnicas para preguntar

Auditorias de Sistemas Integrados de Gestión

Técnicas para preguntar

Las preguntas serán abiertas, que no inviten a un “si” o “no”

ya que limitaran la respuesta.
Basadas en los requisitos del Sistema Integrado de Gestión
Asegurar que las respuestas permitan valorar la situación
evaluada
Evitar preguntas guiadas como por ejemplo:
“Veo que, una vez que ha terminado su trabajo, usted archiva
el registro en el lugar correspondiente, no es cierto?”
Las preguntas deben llevar al auditado a dar respuestas que
indiquen que conoce y ejecuta los procedimientos y que lleva
sus registros.
Técnicas para preguntar

TIPO DE PREGUNTA TIPO DE RESPUESTA EFECTO

QUE, PORQUE, COMO ABIERTAS, LARGAS ABRE LA CONVERSACION

QUIEN, CUANDO, DONDE CORTA CIERRA EL INTERCAMBIO

DE ACUERDO A LO QUE ME ABIERTA, DA LIBERTAD GUIAN AL AUDITADO SIN

EXPLICA, CUALES SERIAN PARA EXPRESARSE CONTROLARLO
LAS IMPLICACIONES DE
ESTA ACTIVIDAD EN EL
PROCESO?
 11
Actividad de cierre