IMPORTANCA DE LOS ARCHIVOS

Ensayo: Importancia de los Archivos. Entregar un ensayo utilizando terminología

archivista sobre la Importancia de los archivos teniendo como base su origen,
evolución, sus cualidades, clasificación categorización y aplicación en medio actual.

El archivo en la actualidad presenta un nivel de importancia único en la historia de

la humanidad, se ha considerado como un bien que genera en determinado país
que se desarrolle de una forma correcta, analizando concienzudamente su actividad
en nuestro diario vivir, el archivo es utilizado en la mayoría de las organizaciones,
empresas e instituciones colombianas en muchas oportunidades se hablaba que las
personas encargadas de llevar acabo el archivo eran personas que les imponían un
castigo, por su mala conducta o simplemente era obligado a desarrollar esta
actividad sin tener en cuenta el grado de responsabilidad que se empleaban para
administrar el archivo se aplicaban de acuerdo al criterio de cada persona, lo que
aumentaba los riesgos de fracasos en cada una de las actividades desarrolladas, lo
cual se traducía en un mal servicio al cliente en cuanto la búsqueda de archivos, lo
que afectaba negativamente a determinada empresa u organización.

En el archivo está implícita la tecnología, ya que las TICS están inmersas con el fin
de agilizar los procesos archivísticos, de tal manera, que los documentos primeros
de valor temporal y permanente los describen, organiza, conserva y los pone al uso
del que hace el documento y al usuario externo.

Los archivos son una herramienta verdaderamente imprescindible en toda oficina,

empresas u organización. Hoy en día sería impensable imaginarse una actividad
que no guardase archivos.

El termino archivo se usa comúnmente para designar a un conjunto ordenado de

documentos. También al local donde se conservan los documentos elaborados y
recibidos por una entidad como consecuencia de la realización de sus actividades.
No obstante, archivo es una palabra polisémica que se refiere a:

 El fondo documental, como conjunto de documentos producidos o recibidos

por una persona física o jurídica en el ejercicio de sus actividades.
 El lugar donde se custodia dicho fondo o acervo documental.
 La archivística es la ciencia que se ocupa de las técnicas aplicadas a los
archivos.

Los primeros archivos aparecen con los primeros imperios. Eran una herramienta
de control de la población y de la riqueza. El estudio de los archivos y su
documentación es tan antiguo como la organización social de la humanidad. Sus
orígenes podrían remontarse a la aparición de la escritura.
Los sistemas archivísticos de cualquier país tienen su razón de ser en la existencia
de los archivos. El archivo como tal nace como una necesidad de la vida pública y
privada de las sociedades porque serán la mayoría y la garantía de derechos,
obligaciones, y en definitiva, de las relaciones sociales.

Con los griegos y los romanos la vida pública se fue haciendo más activa y
complicada. En estas civilizaciones el archivo surge como una institución con vida
propia y que tiene su propia identidad. El archerión griego y el archiviumo
tabularium romano fueron instituciones establecidas por la legislación de la época.
También la importancia que se concedió a los archivos viene dada por la aparición
de los archiveros, areópagos en Grecia y censores en Roma. Los archivos cobran
importancia por su doble utilidad: administrativa y jurídica. Al mismo tiempo, la
aparición del derecho como gran aportación del mundo romano, va a hacer que los
documentos establezcan la validez o la prueba en cualquier tipo de relación
humana. La caída del imperio Romano supuso la decadencia del documento
escrito, pues por el germánico se imponía más el valor oral que el documento
escrito.

Por eso desde la antigüedad hasta nuestros días el hombre ha necesitado guardar
registros de datos que considera importante según la actividad a la que se dedique.
Y la forma de archivar también ha evolucionado con el pasar de los siglos. Desde
tabillas de arcilla y papiros hasta grandes servidores con una gran cantidad de
archivos digitales.
Entre las funciones del archivo se pueden destacar las siguientes:

 Organización y puesta en servicio de la documentación administrativa,

durante ese periodo de máxima utilidad para la gestión administrativa de las
oficinas y para la toma de decisiones.
 Asegurar la transferencia periódica al archivo de los documentos que ya no
son de uso corriente por parte de las oficinas.
 Aplicar los principios y técnicas modernos de valoración para, transcurrido un
tiempo, seleccionar los documentos que por su valor van a ser conservados
indefinidamente y destruir el resto.
 Clasificar los fondos y mantener ordena la documentación en diferentes
etapas, de acuerdo con los principios de la archivística.

Según mis conceptos personales, el archivo es fundamental para las actividades

legales de una empresa, no pueden ejercer este tipos de actividades personas que
no tienen la suficiente información de cómo desarrollar una acertada planeación lo
que se traduce en compañías que no tienen una base sólida para el manejo de
información, recordemos que la información es el activo de más valor en una
sociedad.