LEC # 2

wassimalix@gmail.com
File Processing Systems Database Approach
Library Examination Registration
Library Examination Registration

Library Examination Registration

Applications Applications Applications
Library Examination Registration
Applications Applications Applications

Database
Management
System

Library Examination Registration

Data Data Data University
Files Files Files Students
Database
Components of DB Environment
 Repository
 Data Base Management System
 Data Base
 Application program
 User Interface
Forms
Menus
 Reports
 Data Administrators
 System Analysis and Application Programmers
 End User
 Advantages of DBMS
 Controlling Redundancy: redundancy in the stored data, which results in wastage 
of storage
 Integrity can be enforced: data in database is always accurate
 Inconsistency can be avoided : same data duplicate and its changes not propagated 
to the other site
 Data can be shared: applications may be developed without having to create any 
new stored files.
 Standards can be enforced : The standardized data is very helpful during migration 
or interchanging of data.
 Advantages of DBMS………
 Restricting unauthorized access: some users will not be authorized to access all 
information in the database.
 Providing Backup and Recovery/ Atomicity : A DBMS must provide facilities 
for recovering from hardware or software failures. 
 Lower Cost of developing and maintaining: It is much easier to respond to 
unexpected requests when data is centralized in a database
 Data Model can be developed : The centralized system is able to represent the 
complex data and interfile relationships, which results better data modeling 
properties. 
 Concurrency Control : DBMS systems provide provide concurrent access of data 
to multiple users.
 Disadvantages of DBMS
 Complexity : functionality of a good DBMS makes extremely complex piece of software.
 Size : DBMS an extremely large piece of software, occupying many megabytes of disk space and 
requiring to run efficiently.
 Performance: DBMS is written to be more general, to cater for many applications rather than just 
one. The effect is that some applications may not run as fast as they used to.
 Higher impact of a failure: failure of any component can bring operations to a halt.
 Cost of DBMS: The cost of DBMS varies significantly, depending on the environment and 
functionality provided. 
 Additional Hardware costs: for purchase of additional storage space to achieve required 
performance it may be necessary to purchase a larger machine, results in further expenditure.
 Cost of Conversion: In some situations, the cost often DBMS and extra hardware may be 
insignificant compared with the cost of converting existing applications to run on the new DBMS 
and hardware.
 Difference between File System and DBMS
File Management System Database Management System

a general, easy-to-use system to store general files 
is used when security constraints are high.
which require less security and constraints.

Data Redundancy is more in file management system. Data Redundancy is less in database management system.

Data Inconsistency is more in file system. Data Inconsistency is less in database management system.

Centralization is hard to get Centralization is achieved easily

User locates the physical address of the files to access. user is unaware of physical address where data is stored.

Security is low. Security is high.

stores structured data having well defined constraints and 
stores unstructured data as isolated data files/entities.
interrelation.
Three Level Architecture
 External level
It is also called view level. The reason this level is called “view” is because several 
users can view their desired data
  Conceptual level
It is also called logical level. The whole design of the database such as relationship 
among data, schema of data etc. are described in this level.
 Internal level
This level is also known as physical level. This level describes how the data is 
actually stored in the storage devices. 
Mappings
Process of transforming request and results between three level it's called mapping.
 There are the two types of mappings:
q Conceptual/Internal Mapping
q External/Conceptual Mapping
 Conceptual/Internal Mapping:
The conceptual/internal mapping defines the correspondence between the 
      conceptual view and the store database.
 External/Conceptual Mapping:
The external/conceptual mapping defines the correspondence between a particular 
external view and conceptual view.
 Example: fields can have different data types; fields and record name can be changed; 
several conceptual fields can be combined into a single external field.
 Data Independence
 It is property of DBMS that helps you to change the Database schema at one level of a database 
system without requiring to change the schema at the next higher level. 
Logical Data Independence
characteristic of being able to change the conceptual schema without having to change the external 
schema.
If we do any changes in the conceptual view of the data, then the user view of the data would not be 
affected.
Logical data independence occurs at the user interface level.
Physical Data Independence
capacity to change the internal schema without having to change the conceptual schema.
changes in the storage size of the database system server, then the Conceptual structure of the 
database will not be affected.
Physical data independence occurs at the logical interface level.
Data Models
 Data modeling is the process of creating a data model for the data to be stored in 
a Database. integrated collection of concepts for describing and manipulating 
data, relationships between data, and constraints on the data in an organization.

A data model comprises of three components:
• A structural part: consisting of a set of rules according to which databases can be 
constructed.
• A manipulative part: includes the operations that are used for updating or 
retrieving data from the database and for changing structure of the database).
• Possibly a set of integrity rules: The purpose of a data model is to represent 
data and to make the data understandable. 
Types of Data Model
 Object Based Data Models
use concepts such as entities, attributes, and relationships. An entity is a distinct 
object in the organization that is to be represented in the database.
 Physical Data Models
how data is stored in the computer, representing information such as record 
structures, record ordering, and access paths. 
 Record Based Logical Models
used in describing data at the logical and view levels. they are used to specify the 
overall logical structure of the database. 
Data, Database, Data Model and DBMS
interact End users
Software
Application
Application Programs Programmers
develop

Database “What” to get Database

maintain Administrators
“How” to get
Data Database
DBMS design
Designers

Users