ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

ELABORADO POR: RUDDY RODRIGUEZ SALCEDO

SENA VIRTUAL

INSTRUCTOR: JORGE EDUARDO RUEDA PEÑA

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

2018
PROCESOS EN LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA

Recibo:

La documentación es recibida en forma directa, personalmente o atreves de los

aparatos aéreos y los servicios de correspondencia personalizado.
Cuando el procedimiento esta centralizado, debe existir instrucciones claras en el
sentido de que las demás oficinas de la empresa no pueden recibir y tramitar
documentación directamente.
Todo documento recibido tiene que ser canalizado atreves de la oficina central.
La primera tarea que debe asignarse en el recibo de la documentación es la
clasificación de la correspondencia, la cual puede agruparse así:

Correspondencia externa
Correspondencia interna
Folletos, revistas, publicaciones, paquetes.
Correspondencia personal
Correspondencia confidencial de carácter institucional.

Radicación:

El proceso de radicación consiste en asignarle al documento un número mediante

el cual se va a identificar y consultar posteriormente. Esta numeración debe iniciarse
anualmente. La actividad de radicación no se efectúa con toda la documentación
recibida. Solo se radican cartas, memorandos, telegramas, fax, correspondencia
confidencial de carácter institucional, haciendo la salvedad de que se debe radicar
en el sobre sin abrirse y algunos son documentos que hacen parte de la gestión
administrativa y que van a conformar la memoria institución.
Otro paso de la radicación es colocar la fecha que se recibe el documento. Esta
información es muy importante porque es a partir de este momento cuando se inicia
la responsabilidad de la entidad para su trámite. La entidad adquiere el uso y la
propiedad de la comunicación, y en muchos casos, la fecha de elaboración de la
correspondencia no coincide con la recepción.
El paso siguiente es colocar el nombre de la dependencia que debe encargarse del
asunto. Cuando se decide centralizar la recepción, dentro del trabajo preliminar del
análisis del flujo de la información, ese posible que se asigne códigos a cada una
de las dependencias. En este caso es este el código que registra en el documento.

La mayoría de las empresas utilizan para el proceso de radicación un sello que

puede ser mecánico o electrónico, que tiene impresos los datos mencionados. Para
el control se adiciona un espacio para la firma de quien da respuesta y la fecha de
esta.
Otras organizaciones han diseñado, con el apoyo del departamento de sistemas, un
programa en base de datos para el recibo y despacho de su correspondencia.
Registro:

Cuando la entidad trabaja el recibo y despacho de la correspondencia en forma

automatizada, el programa permite almacenar y mantener actualizada la
información sobre la correspondencia recibida y despachada. Facilita su consulta a
través de varios conceptos: facha, remitente, destinatario, número de radicación,
etc.
Produce listados sobre documentos en transito porque la información queda
registrada automáticamente.

Cuando no es así, el registro deberá llevarse manualmente, por lo cual debe diseñar
un formato que permita tener la información sobre la correspondencia que se reciba
y que se radica y la situación actual del trámite. Tendrá como mínimo los siguientes
datos: numero de registro, fecha de elaboración y de recibido, ciudad de origen,
persona o entidad que la envía y el asunto que trata. Adicionalmente con fines de
seguimiento y control, debe contemplarse un espacio para registrar el número y
fecha de respuesta. En el comercio ofrece formas impresas que son funcionales y
que pueden adecuarse a las necesidades de la organización.

Dentro de este proceso de radicación y registro es importante tener en cuenta:

1. No radicar la correspondencia personal. Si el sobre no trae registrada la

información personal, se puede asumir como personal la que venga dirigida a un
funcionario y no tenga escrito el cargo que desempeña dentro de la organización.
Esta correspondencia solo se fecha en el sobre.
2. Colocar la fecha de recibo a: folletos, revistas, publicaciones, inscripciones.
3. Devolver, sin abrir, la correspondencia que por error llegue a esta oficina.
4. Hacer las observaciones pertinentes en el radiador; cuando las comunicaciones
llegan sin firmar.
5. Verificar que los anexos enunciados estén completos. En caso contrario, hacer la
aclaración en forma oral o escrita al remitente. Esto únicamente cuando la
comunicación llega a través del correo.

Distribución y reparto

El último paso dentro del proceso de recibo de correspondencia es su distribución

o reparto. Uno de los procedimientos más prácticos es utilizar un casillero con el
nombre de la dependencia o sus códigos, según el caso, donde se organiza la
correspondencia la realiza el mensajero, quien se apoya en bolsas para tal fin.
Siempre habrá dos bolsas para cada dependencia. Una permanecerá en la oficina
de correspondencia para guardar la que se recibe y otra en la oficina respectiva
para guardar la correspondencia que será enviada. Cuando el mensajero hace su
recorrido hará el cambio respectivo.

Cumplida la fase de radicación de la correspondencia que saldrá al medio externo,

en lo posible, el paso siguiente es asegurarse que la correspondencia llegue a su
destino.
Por el volumen de documentos que diariamente salen de las instituciones, es mucho
más práctico y menos costoso utilizar servicios postales, correo urbano, correo
nacional y los servicios especializados de correo.

En ambos casos, distribución interna y despacho externo, se hace necesario llevar

control de lo que sale de la oficina de correspondencia; este se efectúa relacionando
los números de radicación y las ciudades de destino de la documentación que el
mensajero entrega en cada dependencia (si es interna) o de los que entrega a la
oficina de correo (si es externa), por control y aclaraciones posteriores.