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1.7
VISUAL PROCONT GESTIÓN CONTABLE 1.7.0
Sistema Contable

Manual de usuario
VISUAL PROCONT GESTIÓN CONTABLE – SISTEMA CONTABLE

Manual de usuario

© SISTEMAS PROCONT S.A.C.

www.procontsys.com
info@procontsys.com
Jr. Valle Riestra 961 – Pueblo Libre
Lima - Perú
Teléfono (51-1) 261 4802 Fax(51-1) 460 6939
 Tabla de Contenido
Capítulo 1 Apertura y Cierre Automáticos 41
Requisitos Mínimos de Sistema 01 Recálculo de Cuentas Corrientes 42
Pasos de Instalación 02 Revisar Plan de Cuentas 42
Ajustes de Configuración Regional 03 Consistenciar Comprobantes 42
Primer uso del Sistema 04 Recalcular Transferencias 43
Registrando su Copia 04
Capítulo 7
Capítulo 2 Reportes 44
Activación y Configuración de Consideraciones generales acerca de los reportes 44
Empresas 06 Análisis por Cuenta 47
Cargar el Sistema 06 Análisis por Auxiliar 49
Consideraciones Generales acerca del Manejo de Resumen Mensual por Auxiliar 51
Menús 07 Libro Diario 53
Diario Resumen 54
Capítulo 3 Diario Simplificado 55
Caja Bancos 56
Carga de Datos 09 Resumen de Caja 57
Ventanas de Carga de Datos 12 Mayor 58
Mayor Analítico 59
Capítulo 4 Balance General 61
Tablas 13 Balance de Comprobación 62
Vouchers u Orígenes 13 Cuadro por Centro de Costos 64
Sub-Vouchers 15 Movimiento por Centro de Costo 65
Tipos de Auxiliar 18 GG y PP por Función 66
Centros de Costo 18 GG y PP por Naturaleza 67
Tipos de Documento 19 Registro de Compras 68
Columnas en Registro de Compras 20 Resumen de Compras 69
Columnas en Registro de Ventas 21 Registro de Ventas 71
Estructura del Estado de Ganancias y Pérdidas por Resumen de Ventas 73
Función 21 DAOT Clientes y/o Proveedores 74
Estructura del Estado de Ganancias y Pérdidas por Lista de Plan de Cuentas 77
Naturaleza 23 Relación de Comprobantes 78
Títulos de Reporte 24 Cuenta Corriente 80
Asientos de Cancelación de la clase 8 25 Nuevos Reportes 2010 82

Capítulo 5 Capítulo 8
Archivos 26 Mantenimiento 83
Variables por Empresa 26 Activación de Empresas 83
Plan de Cuentas 28 Asistente de Migración de Procont 2000 84
Períodos 31 Importador de Información PC2000 86
Auxiliares 32 Compactar y Reparar Base de Datos 87
Tipos de Cambio 33 Backup de Información 87
Comprobantes 33 Copia entre empresas 87
Generar Backup 88
Capítulo 6 Recuperar desde Backup 89
Backup Tipo Cambio 90
Procesos 38 Usuarios 91
Cierre Mensual 38 Establecer una ruta de conexión a Base de Datos 92
Recálculo Total 39
Asientos x Diferencia de Cambio 39
Asiento de Cancelación 40
 1
P E R S O N A L I Z A C I Ó N D E L D I S E Ñ O

Capítulo

Requisitos Mínimos de
Sistema
Para el correcto funcionamiento del Sistema, su PC deberá poseer las siguientes
características:

ƒ Computador Pentium III, 800 Mhz o Superior (Pentium IV 1.8 Ghz

Recomendado)

ƒ 256Mb de Memoria Ram (512 MB Recomendado)

ƒ T. Video 640x480 pxl./256 Colores(800x600 pxls/16 bits Recomendado)

ƒ Lector de Cd-Rom de 4x

ƒ Sistema Operativo Windows 9x,Millenium, NT, 2000, XP, 7 Ultimate

1
Pasos de Instalación

Instalación desde el CD:

ƒ Insertar el Cd del Sistema en la Bandeja

ƒ Esperar el inicio automático

ƒ Elegir la opción Instalar en el Menú

ƒ Aparecerá el Asistente de Instalación

2
Ajustes de Configuración
Regional

Es importante que antes de ejecutar el Sistema, revise la Configuración Regional de su

Equipo, ya que es necesario ajustar algunos valores para su correcto funcionamiento.

Para ingresar a la Configuración Regional deberá seguir los siguientes pasos:

Nota

Es posible que en el caso de no haber revisado la Configuración

Regional de su Equipo, al momento de ejecutar el Sistema
aparezca un mensaje de advertencia. Siga las instrucciones del
mensaje o remítase al apartado anterior “Ajustes de Configuración
Regional”.

3
Primer uso del Sistema

Si su equipo cumple los requisitos mínimos y ha instalado con éxito el Sistema, estará
en condiciones de ejecutarlo en su computador, para esto tiene 2 alternativas:

Ejecutar el Sistema desde el Escritorio

Ejecutar el Sistema desde el Menú Inicio

Registrando su Copia
La primera vez que cargue el Sistema aparecerá una pantalla solicitando la llave de
activación e indicando que el producto no está registrado, deberá contactarse con
Sistemas Procont S.A.C. vía teléfono o correo electrónico proporcionándonos la
siguiente información:

ƒ Código de Licencia

ƒ Número de Serie del Producto (Mostrado en Pantalla)

ƒ Razón Social

ƒ R.U.C.

ƒ Teléfono y/o Fax

ƒ Correo Electrónico

Una vez recepcionada esta información, le haremos llegar por correo electrónico y a la
brevedad su llave de activación, la cual introducirá la próxima vez que inicie el Sistema,
con lo cual quedará registrado permanentemente en su computador.

Recuerde que como usuario registrado, usted obtendrá múltiples beneficios como:

4
 ƒ Actualizaciones

ƒ Descuentos para nuevas versiones

ƒ Soporte Telefónico y On-Line

Nota

En caso no desee registrar inmediatamente su Sistema Visual

Procont, usted lo podrá seguir usando por un tiempo limitado.

5
 2
Capítulo

Activación y
Configuración de
Empresas

Cargar el Sistema

Para comenzar a trabajar con Visual Procont, haga clic o doble clic (según donde

se encuentre, posicionado el icono) sobre el icono siguiente. Acto seguido el

programa le solicitará un nombre de usuario y una contraseña, mismos que deberá
proporcionar para poder continuar. El
sistema viene con el nombre de usuario
R y la contraseña R, por defecto, pero
luego podrán ser cambiados por usted.
También puede marcar con un check la
opción “Recordar en el próximo inicio
de sesión”, para no digitar el usuario y
la contraseña cada vez que entre al
sistema.

Si el nombre de usuario y la contraseña son correctos, entonces verá la siguiente

ventana en su pantalla:

En ella podrá escoger la empresa con la que desea trabajar, ya que Procont le
permite trabajar con varias empresas, según la versión adquirida, haciendo doble
clic sobre ella o posicionando el cursor sobre la empresa que desee, con las flechas
de control de cursor y presionando la tecla [Enter]

6
Cuando el sistema es nuevo deberá escoger la empresa de código 01, y el sistema
le enviará un mensaje advirtiéndole que esa empresa aún no ha sido creada, y
preguntándole si desea agregarla en ese momento, a lo cual deberá responder que
sí. Para que el sistema pinte el nombre de la empresa en el menú de empresas
cada vez que cargue el programa, deberá ingresar el nombre de la misma en la
opción de menú Variables por Empresa. del menú Archivo. El nombre de la
empresa activa, se muestra en la esquina inferior izquierda de la ventana del
programa.

Lo siguiente que verá será un menú en la segunda línea de la ventana del programa
y una barra de tareas en la siguiente línea, en este momento usted puede elegir
cualquiera de las opciones del menú o de la barra de tareas.

Consideraciones Generales acerca del Manejo de Menús

Los menús en su sistema Visual Procont son listas de opciones, mostradas al

usuario para que elija la deseada.

El formato de menús utilizado es el típico de Windows, en el que aparecen los

grupos principales del menú, llamados sub-menús, en la línea superior de la
pantalla. Los grupos mencionados son:

Archivo Tablas Procesos Reportes Nuevos Reportes 2010 Mantenimiento Ayuda

Como se puede observar, hay una letra de cada palabra subrayada, generalmente la
primera, (tal vez en Windows XP no se vea el subrayado), esto significa que se
puede acceder a un grupo determinado con una combinación de 2 teclas, las
cuales serán siempre la tecla [Alt] + “Cualquiera de las letras subrayadas o en
mayúscula”.

Esta combinación se realiza de la siguiente manera: se presiona la tecla [Alt], y

mientras se la mantiene presionada, se presiona la letra deseada. Por ejemplo,
supongamos que queremos acceder al sub-menú: Reportes. Todo lo que tenemos
que hacer es presionar la siguiente combinación de teclas en la forma antes
mencionada:

[Alt] + [R]

Una vez que el sistema ha desplegado la lista correspondiente al sub-menú elegido,

podemos emplear las flechas de control del cursor, para recorrer el sub-menú de
arriba hacia abajo. El cursor está ubicado sobre la opción que muestra una banda

7
de color diferente. O también se pueden emplear las flechas de control de cursor,
a derecha e izquierda, para movernos entre uno y otro sub-menú.

Una vez localizada la opción requerida, se la puede elegir presionando la tecla

[Enter].

Otro método para expandir las listas de los sub-menús, es colocando el puntero
del Mouse, sobre alguno de los nombres en el menú, y haciendo clic con el botón
izquierdo y luego empleando el mismo Mouse para mover el cursor sobre
cualquiera de las opciones. Una vez posicionado el cursor sobre la opción elegida,
se presiona el botón izquierdo del Mouse, con lo cual la opción será ejecutada.
Una vez desplegado un menú, se puede mover el Mouse a derecha o izquierda
para desplegar los demás sub-menús de la lista.

8
 3
Capítulo

Carga de Datos

Consideraciones Generales acerca de la Carga de Datos

El sistema VP procesa grupos de datos, que le tienen que ser proporcionados por
el usuario. Dichos datos son almacenados en archivos llamados bases de datos.
Cada línea de información en una base de datos se conoce como Registro. Las
bases de datos pueden contener documentos, o simplemente tablas que son
utilizadas por el sistema para ahorrarle tiempo, no teniendo que digitar contenidos
repetidos, y para verificar que la información que está proporcionando al sistema
es correcta.

Para comenzar a trabajar con el sistema ingresando los comprobantes, es necesario

primero cargar las tablas de bases de datos. Pero antes de comenzar con los
archivos específicos, demos un vistazo general a la forma como se comporta la
interface de carga de datos, y los mecanismos comunes a todas estas pantallas, que
debe conocer para obtener mayor provecho y velocidad.

Cada vez que ingrese a una pantalla de carga de datos, bien sea de carga de
documentos, o alguna tabla, el sistema le mostrará una serie de campos rotulados,
en los cuales usted tendrá que alimentar información. Pero antes de hacerlo, el
cursor (la línea vertical que se enciende y apaga) se posicionará en el primer campo
de todos. Este campo tiene una particularidad, y es que el dato que se ingresa en
él, de ninguna manera es optativo, puesto que dicho campo es la clave mediante la
cual más tarde será identificado ese registro.

En todas las pantallas de carga de datos tendrá que iniciar el trabajo para cada
registro con el ingreso de una clave, que según el archivo, puede ser un código, un
número de comprobante, un código de cuenta o el nombre de algún período.

La interface muestra el campo clave en blanco, con el cursor esperando su ingreso

de datos. Si usted digita una clave ya ingresada anteriormente, el sistema asume
que está tratando de modificar el registro ya existente o eliminarlo, y para ello le
muestra todos los datos que fueron registrados anteriormente, esperando ser

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modificados o el registro eliminado. Pero si digita una clave que no tiene
registrada en ese archivo, el sistema asume que desea agregar un nuevo registro y
procede a mostrarle todos los demás campos en blanco, listos para ser llenados.

En todos los casos, cuando se trate de la clave, usted tiene la opción de examinar
la base de datos en busca de algún registro ya ingresado, y ello se realiza de dos
formas.

- Cuando el cursor de encuentra intermitente está esperando que usted ingrese

algo desde el teclado. Por lo tanto, si desea ver una lista de todos los registros ya
ingresados anteriormente en ese archivo, pulse la tecla [Enter] con el campo clave
en blanco, y el sistema le mostrará una lista con todos los registros ingresados
hasta ese momento. Para escoger alguno, solo mueva el puntero de la lista con las
teclas de control de cursor arriba y abajo, o avance y retroceda páginas de
registros, con las teclas [PgUp] y [PgDn], Una vez posicionado el cursor sobre
el registro de su elección, presione la tecla [Enter]. Así, el sistema mostrará los
datos contenidos para ese registro, y le permitirá modificarlo o eliminarlo.

- La otra forma se realiza con el Mouse. Colocando el puntero sobre el icono a la

derecha de la clave . Se presiona una vez el botón izquierdo del Mouse, con
lo cual se despliega la lista de registros. Empleando el mismo Mouse, se puede
buscar el registro deseado, ya sea ubicándolo directamente en la pantalla o
empleando los mecanismos de paginado del Windows. Y se lo elige con un
doble clic del botón izquierdo del Mouse o presionando la tecla [Enter]. Esta
opción de búsqueda estará activa, cada vez que vea al lado del campo el icono
mencionado.

Una vez que el registro que está editando se encuentra en pantalla, (sea que lo esté
agregando o modificando) podrá moverse entre campos, presionando la tecla
[Enter] o la tecla [Tab]. Para dirigir el foco del sistema a un campo específico,
deberá hacer clic izquierdo sobre él.

Dentro del campo podrá moverse con las flechas de control de cursor, y podrá
borrar el carácter donde se encuentra el cursor con la tecla [Del] ([Supr] Si el
teclado es en español), o borrar el carácter a la izquierda del cursor empleando la
tecla [Flecha a la izq.].

Existen 2 tipos de archivos, los que son de un solo registro por cada clave, y los
que pueden contener varios registros para una misma clave, un ejemplo de los
primeros seria el registro de un auxiliar, en el que existe una clave por cada
cliente o proveedor. Y un ejemplo de los segundos sería un comprobante, que
tiene varias líneas por cada comprobante. Aunque la clave para cada línea no es
visible para el usuario, internamente el programa si graba una clave por cada
registro.

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En el caso de estos últimos la pantalla de carga de datos muestra los datos únicos
del registro en la parte superior, ej. Número, Fecha de Comprobante, etc. Y en la
parte inferior se van agregando varias líneas que contienen las cuentas, montos y
otros datos.

Para poder regresar a una línea anterior, se selecciona ésta mediante un clic izq. del
Mouse, y para volver un campo atrás dentro de una línea se emplea la tecla
[Home]. Cada vez que hace click en cualquier campo de una línea específica con
el Mouse, el sistema le lleva a la primera columna “código”.

En algunos casos verá un triángulo pequeño apuntando hacia abajo, al lado de un

campo específico, eso significa que ese campo contiene una pequeña lista de la
que usted podrá elegir una opción con solo presionar las teclas flecha abajo y
flecha arriba, o haciendo click sobre el triángulo y escogiendo una opción de la
lista con el Mouse.

Resumen de teclas que se utilizan en las pantallas de Carga de Datos

[Tab]
Permite moverse entre campos

[Enter]
Pasa al siguiente campo, también sirve para elegir un registro de una lista

[Flecha arriba], [Flecha abajo], [PgUp], [PgDn]

Mueven el cursor adelante o atrás en una lista expandida, y lo hacen ya sea por
registro o por página.

[Home]
Retrocede un campo en una línea cuando se trata de un archivo del tipo que
contienen varias líneas para una misma clave (ej. Comprobantes)

Los tipos de campos pueden ser:

Alfanuméricos, que pueden contener letras, números y algunos símbolos
Numéricos, que contienen solo números positivos o negativos
De fecha, que solo permiten el ingreso de fechas válidas,
Casillas de verificación, en las cuales se coloca un check, en la opción escogida

En la parte superior izquierda de toda pantalla de carga de datos, hay una pequeña
barra de tareas con 4 iconos, a los cuales se accede haciendo clic sobre el escogido

Eliminar Salir
Grabar Cancelar

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Hasta antes de ingresar una clave cualquiera, los tres primeros iconos están
desactivados, y solo funciona el icono de abandonar.

Ventanas de Carga de Datos

Los dos primeros sub-menús – Archivos y Tablas, contienen el íntegro de las

bases de datos utilizadas por el sistema. Para comenzar a trabajar, es necesario
alimentar primero las tablas, para luego llenar los archivos más complejos y
finalmente los comprobantes. Comencemos con el menú.

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 4
Capítulo

Tablas

Vouchers u Orígenes
Sub Vouchers
Tipos de Auxiliar
Centros de Costo (o proyecto)
Tipos de Documento
Columnas en Registro de Compras
Columnas en Registro de Ventas
Estructura del reporte de GGPP por Función
Estructura del reporte de GGPP por Naturaleza
Títulos de Reporte
Asientos de Cancelación de la clase 8

Pasemos a detallar uno a uno todos los ítems de este menú:

Vouchers u Orígenes

Es una pequeña tabla con dos campos y tres casillas de verificación. Para
proceder a ingresar un dato nuevo, digite el Código correspondiente al registro
que desea agregar. Pase con [Enter] al siguiente campo Nombre.

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Y digite el nombre correspondiente a ese nuevo voucher. Luego la tecla [Enter]
lo llevará a cada casilla de verificación por cada vez que la presione, para colocar
un check sobre la casilla activa presione la [barra espaciadora], o deberá hacer
clic sobre cualquier casilla elegida con el botón izq. del mouse. Las casillas indican
en este caso, si el voucher que se está agregando o modificando, ingresará al libro
1.Caja bancos, 2.Registro de compras o 3.Reg. de ventas. Para grabar el nuevo
registro haga clic en , o presione la combinación de teclas [Ctrl]+[G].

En la parte superior izquierda de cada ventana de carga de datos, existen 4

iconos, los cuales significan de izquierda a derecha:

Eliminar: En cualquier momento que lo desee, y mientras esté editando un

registro, puede eliminarlo, haciendo click sobre este botón o presionando la
combinación de teclas [Ctrl]+[E]

Grabar: Este icono le permite grabar el registro que está siendo editado en
ese momento, también funciona la combinación de teclas [Ctrl]+[G].

Cancelar: Si se arrepiente de los cambios hechos al registro durante la

edición, podrá cancelarlos mediante un click en este icono, o mediante la
combinación de teclas [Ctrl]+[C].

Salir: Abandona la pantalla de edición de vouchers, o cualquier otra pantalla

donde se encuentre, no funcionará mientras esté editando un registro, tendrá
primero que grabarlo o cancelar la edición. También funciona con la combinación
de teclas [Ctrl]+[S].

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Estos cuatro iconos los encontrará en todas las pantallas de carga de datos, y sus
significados serán los mismos, por lo tanto no será necesario volver a explicarlos, y
nos concentraremos solo en los contenidos de cada campo.

Sub-Vouchers

Esta tabla, contiene una sub-clasificación de la tabla vouchers, y abarca los

siguientes campos:

Código, El cual puede tener hasta 3 dígitos, pero los dos primeros tienen que ser
exactamente los mismos del código del voucher bajo el cual están clasificados.
Ejemplo, si el voucher de cierres tiene como código CI, el código para el sub-
voucher Asiento de cierre podría ser CI1, y el del sub-voucher Asiento de
cancelación podría ser CI2. Como ve, los dos primeros dígitos CI, son iguales al
del voucher que contiene a estos dos sub-vouchers.

Nombre, Contiene la denominación del sub-voucher creado

Tipo de Cambio, puede ser alguno de los 4 tipos de cambio que soporta el
sistema, compra, venta, paralelo compra o paralelo venta; si desea escoger uno,
puede presionar las teclas flecha abajo y flecha arriba para moverse entre las

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cuatro opciones, o puede hacer click en el cuadrito con triangulo a la derecha de la
celda y escoger una de las opciones de la lista desplegada.
Fecha de Tipo de cambio, cuando ingresemos comprobantes, uno de los datos
a asignar en el comprobante será el sub-voucher al que ese comprobante
pertenece. Dicho comprobante tendrá una fecha en la cabecera del mismo, que
usted ingresará, pero también tendrá las fechas de cada documento que usted
pueda ingresar en él, por lo tanto tendrá 2 tipos de cambio, el de la fecha del
comprobante o el de la fecha de los documentos ingresados en el detalle. Es por
eso que al definir un sub-voucher usted deberá indicar en este campo, cuál de los
dos tipos de cambio deberá utilizar el sistema para hacer las conversiones de
moneda, el de la fecha del comprobante o el de la fecha de los documentos.

Luego viene una sección de casillas opcionales para determinar la Naturaleza del
documentos: Provisión, Cancelación, Canje, Ajuste y Ninguno. Usted deberá
escoger una de ellas solamente, a la cual pertenece ese sub-voucher, lo cual servirá
posteriormente para llevar el ingreso, cancelación o canje de los documentos.

Siguiente opción: colocar un check en las opciones que corresponda

Invertir asiento al grabar: el comprobante donde se ingresa el asiento de
cancelación de un documento por cobrar comienza con la cuenta de la clase 10 y
termina con la clase 12, pero para que el programa pueda cancelar el documento
necesita que se le de primero la cuenta que tiene el auxiliar, pero para efectos de
reporte el sistema invierte el asiento.
Ingresar datos Adic.: Le mostrará una pantalla para ingresar datos adicionales a los
comprobantes que correspondan al reporte de Registro de Compras y Ventas.
Ingresar tipo de pago: Permite tener acceso a la tabla de Medios de pago en
comprobantes.

Cancelación automática para operaciones al contado: elegir cual es el subvoucher

que se colocará en el comprobante de cancelación automática. Este tendrá que
tener un asiento predefinido. Por ejemplo el código de sub voucher RC4, que
muestra la figura de arriba, contiene el subvoucher 022 –EGRESO CANC. EF-
CONT.- para este campo. Dicho código (022) tiene un asiento predefinido el cual
será la plantilla que el sistema necesita para generar el comprobante.

Finalmente se pueden predefinir los asientos correspondientes a ese sub-voucher

mediante una matriz de datos con los siguientes encabezados: Columna, Cuenta,
Nombre, De/Ha y Fórmula. En la parte izquierda de cada fila de la matriz, como
en una hoja de cálculo simple, el sistema irá agregando una letra comenzando con
la A. Esa letra será una variable que contendrá el valor de la columna fórmula de
esa línea, o el dato ingresado, en caso de que la fórmula esté vacía.
Los asientos predefinidos son electivos, y puede usted colocarlos o solo dejar que
el comprobante vaya solicitando los datos con los campos en blanco. Pero para
el caso que decida emplear esta utilidad, que puede ahorrarle muchísimo trabajo,

16
vamos a explicar un asiento predefinido para que se entienda como funciona.
Ejemplo: el asiento predefinido para el sub-voucher RC1, Docs. Grv. Registro de
compras.

El que viene con el sistema tiene la siguiente forma:

Cuenta Nombre De/Ha Fórmula

A 6011 Mercaderías Manufacturadas D
B 40111 IGV - Cuenta propia D A*0.19
C 4212 Ctas. x pagar Comer. emitidas H A+B

En la primera columna se deben consignar las cuentas correspondientes a ese

asiento tipo, por supuesto que las mismas pueden ser modificadas a la hora de
ingresar el comprobante, o también puede usted tener varios sub-vouchers con
diferentes asientos tipo para no tener que estar digitando las cuentas. Por
ejemplo, si dentro de la cuenta 601, usted solo tiene una subclasificación de 3
cuentas 60.1.1, 60.1.2 y 60.1.3, quizá sea conveniente aumentar el número de sub-
vouchers para tener hasta 3 asientos tipo y no tener que estar digitando la cuenta
cada vez que se hace un comprobante; pero si el detalle de esta cuenta son
muchas cuentas, entonces solo podrá poner en el asiento predefinido la cuenta a
tres dígitos y cuando ingrese el comprobante completar la cuenta o presionar
[Enter] para desplegar la lista correspondiente a esa cuenta.

También es factible ingresar en este campo la cuenta más usada, por ejemplo si el
grueso de los movimientos se realizan con la cuenta 60.1.1, se puede ingresar ésta
como predefinida y modificarla en el comprobante en las pocas excepciones a la
regla.
La columna nombre será colocada por el programa al igual que en el
comprobante, luego de ingresar el código de la cuenta. Luego bajo la columna
De/Ha, deberemos colocar una D o una H indicando si el monto correspondiente
a esa línea del asiento irá colocado en el Debe o en el Haber. Para nuestro caso
del asiento de compras, las dos líneas correspondientes a la 6011 y 40111, van al
Debe, y la línea correspondiente a la cuenta 4212, debe ir al Haber.

En la primera línea, el campo fórmula está vacío, eso significa que ese dato tendrá
que ser ingresado por el usuario, pero ya en la línea siguiente (B) 40111, existe la
siguiente fórmula A*0.19, que significa que el dato ingresado en la fila anterior
(A), deberá ser multiplicado por 0.19 y el resultado deberá ser colocado en el Debe
de la fila actual (en el comprobante claro está). Y en la última fila, la fórmula es
A+B, que significa que los resultados colocados en las filas A y B deben ser
sumados y su resultado colocado a su vez en la columna haber del comprobante,
para esa fila.

17
Si se ingresan varios documentos en un mismo comprobante, el sistema irá
autogenerando ese asiento predefinido una y otra vez hasta que el usuario decida
grabar o cancelar.

Tipos de Auxiliar

Este archivo contiene los nombres y códigos de todos los auxiliares que va a
manejar el sistema al momento de ingresar comprobantes, por ejemplo clientes,
proveedores, etc.

Esta tabla
contiene solo 2 campos, Código como todas las demás tablas, a través del cual
podemos identificar al registro en cualquier otra parte del sistema y el Nombre
que lo define.

Centros de Costo

Es otra clasificación que se les puede dar a los datos ingresados en los
comprobantes, que luego será utilizada en algunos reportes.
Contiene el
campo Código,
el Nombre que
lo define y el
mismo nombre
pero Abreviado,
tal como saldrá
en el cuadro
anual clasificado
por Centro de
Costos.

18
Tipos de Documento

El sistema viene con una tabla de tipos de documento que son los autorizados por
Sunat, pero que pueden ser modificados por el usuario a voluntad, asimismo se le
pueden agregar o eliminar registros en cualquier momento.

Contiene el campo Código, el Nombre que lo define y un campo Suma/Resta,

en donde solo se puede elegir una de las 2 opciones, mediante las teclas flecha
abajo y arriba, o desplegando la lista con un click del mouse sobre el triángulo a la
derecha de la celda. Este último campo indica si ese documento va a figurar con
signo positivo o negativo en los reportes de compras o ventas y en la cuenta
corriente.

19
Columnas en Registro de Compras

Esta pantalla tiene una

constitución un poco diferente
de las otras. En primer lugar el
número de registros en esta tabla
es fijo (28), no se pueden
agregar, ni eliminar, 18 de esas
columnas corresponden a la
información referencial del
Registro de Compras y tiene
hasta 10 columnas numéricas.
En la parte inferior de la ventana,
hay 4 teclas: [<<] significa ir al
primer registro, [<] significa
retroceder un registro, [>]
avanzar un registro y [>>] ir al
último registro.

Dentro del cuadro y en la parte superior se pinta el número de la columna que se

esta editando, a continuación está el Nombre de la columna pero no es el que
saldrá en los reportes. Este último es el que figura en las tres filas siguientes Título
1, 2 y 3. Hay un check para saber si esa columna está activa (si debe figurar en el
Registro de Compras o no – solo para el formato antiguo). Por ejemplo de las 10
columnas numéricas, el usuario quiere solo usar Bienes y Servicios Gravados,
IGV y Total. Las demás columnas puede desactivarlas mediante el check de
activa.

En el caso que usted dentro de Archivo/variables x empresa/Reportes tenga

activo el check en el campo “Utilizar formato actualizado (2009) para reportes” no
tendrá acceso al campo lógico Activa.

Finalmente hay un check para escoger cuales columnas numéricas se tendrán que
totalizar en el reporte Daot Proveedores

20
Columnas en Registro de Ventas
Esta pantalla al igual que la anteriormente
descrita tiene un número de registros fijo
(28), no se pueden agregar, ni eliminar, 18
de esas columnas corresponden a la
información referencial del Registro de
Ventas y tiene hasta 10 columnas
numéricas. En la parte inferior de la
ventana hay 4 teclas: [<<] significa ir al
primer registro, [<] significa retroceder un
registro, [>] avanzar un registro y [>>] ir
al último registro.

Dentro del cuadro y en la parte superior

se pinta el número de la columna que se
está editando, a continuación está el Nombre de la columna pero no es el que
saldrá en los reportes. Este último es el que figura en las tres filas siguientes Título
1, 2 y 3. Finalmente hay un check para saber si esa columna está activa (si debe
figurar en el Registro de Compras o no). Por ejemplo de las 10 columnas
numéricas, el usuario quiere solo usar, Bienes y Servicios Gravados, IGV, I.S.C.
y Total. Las demás columnas puede desactivarlas mediante el check de activa.

En el caso que usted dentro de Archivo/variables x empresa/Reportes tenga

activo el check en el campo “Utilizar formato actualizado (2009) para reportes” no
tendrá acceso al campo lógico Activa.

Finalmente hay un check para escoger cuales columnas numéricas se tendrán que
totalizar en el reporte Daot Clientes.

Estructura del Estado de Ganancias y Pérdidas por

Función

Esta opción de menú muestra una pantalla que es como una mini hoja de cálculo,
en ella se aprecian cuatro columnas y una leyenda, que van a resumir cómo es la
estructura del reporte.

La primera columna es Signo, que indica si el valor absoluto del saldo (debe-
haber), va a ser sumado o restado a los demás valores del reporte. Pero esta
columna no solo va a aceptar los signos (+) y (-), también puede aceptar la letra

21
(L), que significa Libre, donde el saldo (debe-haber) se suma o resta según su
valor nominal. Y por último también acepta el valor (I) Inverso, donde el
resultado de haber-debe, se suma o resta según su valor nominal.

La segunda columna, Cuenta, es la cuenta contable que va a figurar en esa línea del
reporte. Si está pensando emitir este reporte a cualquier nivel de análisis, es
conveniente que en esta columna ingrese solo cuentas a 2 dígitos, para que al
momento de emitir el reporte pueda escoger otro nivel de análisis y el programa
no se confunda.

La tercera columna, Descripción, es donde deberá ingresar los títulos de las filas
de totales. Si ingresó un dato en el campo Cuenta, no debe ingresar nada en la
columna Descripción, pero si dejó ese campo en blanco, es porque se trata de una
fila de resultados, por lo tanto, bajo la columna Descripción debe ingresar el título
de la fila resultado, ej. UTILIDAD BRUTA.

La cuarta y última columna indica la Posición en que deben aparecer las cifras
resultado de los saldos :
(P)arcial, significa que los resultados se colocarán en una columna a la izquierda
de la columna de totales
(T)otal, el monto se colocará directamente a la derecha, en la columna de totales.
(A)mbas, el monto se colocará en la columna de parciales, y luego sumará todos
los parciales previos, colocando el resultado en la columna de totales.
( )Ninguna, en las filas de resultados no necesita llenar esta columna.
Veamos un ejemplo:

Supongamos que parte del ingreso de datos en este archivo es el siguiente:

- 94 P
- 95 P
- 97 A
Utilidad de operación

Para esta parte del reporte los resultados se mostrarán de la siguiente manera:
Columna Columna Estas 3 filas
De de no aparecen
Parciales totales en el reporte
_______ _______________________________
94 Gastos Administrativos 9,876.98
95 Gastos de Ventas 8,456.09
96 Gatos financieros 890.00 19,223.07
___________________________________________________________
UTILIDAD DE OPERACION XXXXXX

22
Para borrar una fila cualquiera, colocar el cursor haciendo click sobre ella o
posicionando el cursor en esa fila con Enter, y luego, presionar la combinación de
teclas Ctrl-U.

Para insertar una línea, coloque el cursor en la fila sobre la cual desea insertar una
fila en blanco y presione la combinación de telas Ctrl-I.

Estructura del Estado de Ganancias y Pérdidas por

Naturaleza

Para este reporte se cuenta exactamente con las mismas columnas y el mismo tipo
de dato que la opción anterior, excepto que los contenidos son diferentes. El
sistema ya viene con unos datos por defecto, pero usted podrá, si lo desea,
variarlos.

23
Tanto ésta, como la opción anterior de Ganancias y Pérdidas por Función, solo
cuenta con tres íconos , Grabar, el primero, Abandonar sin tomar
en cuenta los cambios, el segundo, y Salir de la pantalla, el tercero.

Títulos de Reporte

El sistema cuenta con un número fijo de reportes, los cuales ya vienen con un
título predeterminado según el cual el programa los identifica, y los identificará
siempre, sin embargo al usuario puede no gustarle ese título y desea que al menos
en los papeles, figure otra cosa. En ese caso entre a esta ventana, escoja de la
lista desplegable cualquiera de los reportes, ya sea haciendo click con el Mouse o
empleando las flechas abajo
y arriba para moverse entre
los diferentes nombres de
reportes. Una vez ubicado
el que desea modificar, pase
con [Enter] al campo
Título y modifíquelo,
grabando luego su cambio
con el icono grabar o con la
combinación [Ctrl]+[G].

24
Asientos de Cancelación de la Clase 8

Al cierre del ejercicio o cuando el usuario desee, se tiene que hacer un asiento de
cancelación correspondiente a la clase 8, ese asiento tiene una secuencia de
operación, siguiendo un orden predefinido por usted. Para ingresar esos datos a
esta tabla, describiremos los campos que contiene:

Operación Secuencial, hay que darle un orden correlativo a los movimientos

que se registran en este asiento, es conveniente que emplee números dejando por
lo menos 10 dígitos entre ellos por si quiere agregar un número entre dos de ellos,
como por ejemplo si olvida una operación entre la 20 y la 30, será fácil incluirla
poniéndole a esta última el número 25. Si los números de esas dos operaciones
hubieran sido 20 y 21, habría que correr todos los números que están debajo de
21, por lo menos una posición hacia abajo.

De Cuenta, es la cuenta generalmente de la clase 8 cuyo acumulado será

transferido al campo A Cuenta, al momento de realizar el asiento de cancelación
de la clase 8.

Con esto terminamos con las tablas, pasemos a otros archivos más importantes.
volviendo al menú principal.

25
 5
Capítulo

Archivos

Plan de Cuentas
Periodos
Comprobantes
Auxiliares
Tipos de Cambio y
Variables por Empresa

Si bien no es el más importante, debemos comenzar por el último de la lista, pues

este archivo contiene parámetros que serán utilizados por las otras opciones.

Variables por Empresa

El archivo de Variables por Empresa contiene los siguientes parámetros:

Nombre: donde se consigna el nombre de la empresa correspondiente a este

directorio, recuerde que el archivo de empresas viene en blanco cuando compra el
sistema, y para disponerlas a trabajar es necesario entrar a esta opción, misma que
luego será mostrada en el menú de elección de empresas. También debe ingresar el
nombre abreviado y el RUC de la empresa, y establecer si la contabilidad que se
va a llevar para esta empresa es bimonetaria. Nunca dejar este campo en blanco.

26
Bajo la pestaña Plan de cuentas, hay 5 casillas, en cada una de las cuales existe un
nivel de análisis correspondiente a su plan, en la última casilla siempre debe
colocar su ancho máximo de cuenta. Todas las cuentas que ingrese en su plan
contable deberán ser del ancho de alguno de estos niveles que usted mismo ha
definido, de no ser así el sistema no se lo permitirá. Por ejemplo, si su plan va a
tener la siguiente forma:

10
10.1
10.1.01
10.1.02
10.1.02.01
10.1.02.02
10.1.02.03
10.1.03
10.2
.... etc. Entonces deberá llenar los niveles de la siguiente forma:

Nivel 1 [2]
Nivel 2 [3]
Nivel 3 [5]
Nivel 4 [0]
Nivel 5 [7]

El ancho máximo de cuenta permitido por el sistema, es de 12 dígitos para el

último nivel.

Luego la pestaña titulado Sub Vouchers, existen los siguientes campos:

27
Cancelación: Como en este momento ya debe haber ingresado los registros
correspondientes a la tabla de sub-vouchers, el sistema le permite desplegar una
lista con todos los nombres de esa tabla, y elegir uno, indicándole al sistema cuál
será el voucher de cancelación. Esto se hace mediante un click en la flecha a la
derecha de la celda o mediante las flechas arriba y abajo para moverse entre
todos los items de la lista.

Lo mismo vale para indicarle al sistema cuál de los sub-vouchers de la lista será el
de apertura, el de cierre anual y el de Diferencia de cambio.

En la pestaña Dif de cambio usted elegirá que cuentas contables se usará para la
pérdida y la ganancia en el asiento de diferencia de cambio (Procesos) y si quiere el
asiento detallado.

En la pestaña Procesos se decide si al procesar el cierre mensual y/o recálculo

total, el sistema va a recalcular las transferencia automáticas y/o consistenciar los
comprobantes.

Por último en la pestaña Reportes se establece si se usará el formato anterior o

actualizado de la sunat y el número de filas y columnas que tendrá la hoja donde se
imprimirá el reporte.

Plan de Cuentas

Este es un archivo del cual dependerán los resultados de la información que el

sistema le entregue a través de los reportes, si este archivo no está ordenado y bien
estructurado, sus resultados no serán óptimos, pero para que así sea, el programa
controla muchos de los posibles errores que se puedan cometer, consistenciando
entre otras cosas, el ancho de las cuentas que usted ingrese, los datos de las tablas
y también los porcentajes de transferencia automática. Los campos que este
archivo solicita son los siguientes:

28
Cuenta: Tiene que ser de un ancho de los definidos por usted en el ítem Variables
por Empresa, recuerde que el programa no le permitirá ingresar cuentas de otro
ancho que no se haya establecido. Por otro lado, si ingresa una cuenta nueva que
no tenga nivel anterior, al tratar de grabarla, el sistema le enviará un aviso de error
y no se lo permitirá.

Nombre: El que usted asigne a la cuenta.

Centro de Costos: Este campo indica al sistema si esta cuenta va a ser clasificada
también por centro de costo. Esta es una casilla de verificación, cuando usted
presione [Enter] luego de ingresar el nombre, escuchará un sonido que significa
que el foco del programa se encuentra sobre dicha casilla, para marcar el check
solo tiene que presionar la barra espaciadora, o hacer click sobre él, en cualquier
momento.

Tipo de Auxiliar: Esta casilla sirve para indicar al sistema que cada vez que
ingresemos esta cuenta en un comprobante, el sistema debe solicitar que se
ingrese también un código de auxiliar, forzosamente. Y para definir que tipo de
auxiliar será, es necesario indicárselo.

29
Columna en Registro de Compras: Asignar a que columna del registro de
compras, sea formato antiguo o actualizado 2009, se direccionará los montos
asignados en los asientos de compra.

Columna en Registro de Ventas: Funciona igual que en el caso anterior solo

que con la tabla Columnas en Registro de Ventas.

Cuenta de Cancelación: Es la cuenta a la que serán transferidos los saldos para

realizar el asiento de cancelación. Ejemplo: La cuenta 60.1.1, podría tener como
cuenta de cancelación la 80.1 Una vez ingresado el código el programa coloca su
Nombre. Note que bajo esta cuenta hay una casilla de verificación llamada
Cancelar Transferencias, un check en esta casilla significa que al momento del
asiento de cancelación, el sistema también realizará el asiento incluyendo las
transferencias automáticas indicadas más abajo.
Número cta. banco: Dependiendo de la cuenta contable se llenará este campo
por ejemplo para las cuentas de la clase104, cuentas de bancos.

Tipo moneda: Se refiere a la moneda de la cuenta especificada del campo

anterior.

T. Tipo cambio: Asignar cual de los 4 tipos de cambio de fin de mes(oficial

compra, oficial venta, Paralelo compra y paralelo venta) usará el sistema si usted
utiliza la opción Procesos/Asientos x dif. Cambio.

Finalmente tenemos una matriz de datos con los siguientes encabezados:

Transfiere: Es la cuenta a la cual se realizará una transferencia automática cada

vez que ingresemos un valor a la cuenta que estamos registrando, luego el sistema
coloca el Nombre

CC: Centro de costos y su nombre, en caso le corresponda a esa cuenta.

% Debe: La cantidad porcentual que el sistema deberá asentar en el debe de la

cuenta Transfiere tomando como base para el cálculo, el monto ingresado en la
cuenta origen de la transferencia.

% Haber: La cantidad porcentual que el sistema deberá asentar en el haber de la

cuenta Transfiere tomando como base para el cálculo, el monto ingresado en la
cuenta origen de la transferencia.

Para entenderlo mejor, veamos un ejemplo:

Cuenta: 60.1.1

30
Transfiere Nombre CC Nombre %Debe %Haber
20.1.1.1 Mercaderías 100
61.1.1 mercaderías 100

Esto significa que cada vez que hagamos un asiento en la cuenta 60.1.1 por 200
soles, el sistema generará dos asientos, uno al debe de la cuenta 20.1.1.1 de 200
soles y uno por la misma cantidad al haber de la 61.1.1.

Las transferencias de la clase 6 a la 9 o viceversa, pueden ser prorrateadas, siempre

y cuando los porcentajes totales sumen 100 en cada columna.

Períodos

Esta es una tabla pequeña de 3 campos y una casilla de opciones. Los nombres
de los períodos que
tendrá su sistema
los definirá usted
mismo, y podrán
ser por ejemplo
ENE2004, o
ENERO04, lo
importante es que
antes de poder
cargarles datos a
cada período
deberá definirlos
colocándoles un
Nombre.

Desde: Es la fecha inicial de ese período

Hasta: Es la fecha final, todos los comprobantes que pertenezcan a este período
deberán estar comprendidos entre estas dos fechas.

Tipo: Los períodos pueden ser de Apertura, Periodo Común, como lo es

cualquier mes y de Cierre.

31
Auxiliares
Pasemos ahora a explicar este archivo que es también base para poder ingresar
comprobantes. El Archivo Auxiliar contiene los datos de todos los clientes,
proveedores, personal, y cualquier otro auxiliar que deseemos ingresar, y contiene
los siguientes campos:

Código: Tiene 11 dígitos, y puede ser el RUC del cliente o proveedor para no
tener que duplicar información.
Tipo: Como recordará, ingresamos una tabla con los tipos de auxiliares que
pueden haber, por ejemplo 12 – clientes, 42 – proveedores, etc.

T. Persona: Elegir entre las opciones.

T. Documento: Elegir entre las opciones.

RUC y Cuenta Corriente: Digitar el RUC y el check de la cuenta corriente si

desea que el auxiliar tenga un control documentario.

Nombre: El del cliente, proveedor o empleado, según el tipo de auxiliar, claro

está.

Nombre 2: El del cliente, proveedor o empleado, según el tipo de auxiliar, claro

está.

A Paterno: El del cliente, proveedor o empleado, según el tipo de auxiliar, claro

está.

A Materno: El del cliente, proveedor o empleado, según el tipo de auxiliar, claro

está.

Razón Social: El del cliente, proveedor o empleado, según el tipo de auxiliar,

claro está.

Dirección y Teléfono: Los del cliente o proveedor, etc.

A continuación está la clasificación del cliente o proveedor, como Principal,

Regular o Unico, este último se les coloca a los clientes que compran por única
vez.

32
Finalmente bajo el título Cuenta Corriente, se encuentran los campos Saldo en
S/. y Saldo en US$, que muestran los saldos en cuenta corriente que tienen los
auxiliares en cada moneda.

Tipos de Cambio

Este archivo contiene los datos de todos los tipos de cambio de cada día del año.
Para ello se deben ingresar los campos:

33
Fecha: Como es obvio, la de un día cualquiera del año.

Y luego tenemos los tipos de cambio de Compra, Venta (oficiales), y Compra

y Venta (paralelos) para el día ingresado en Fecha.

Finalmente pasemos a describir la carga de datos en el archivo central del sistema.

Comprobantes

Luego de ingresar todas las tablas previas, es hora de ingresar los comprobantes
en los cuales se usarán todas las tablas alimentadas anteriormente. En la parte
superior derecha de la ventana comprobantes, verá una celda en donde se
encuentra el nombre del Período, en el extremo derecho de esa celda se encuentra
un triángulo, lo cual indica que puede escoger un período de una tabla definida
anteriormente, desplegando la lista con un click en el triángulo, o empleando las
flechas arriba y abajo para moverse entre las opciones de la lista. Si usted no
desea cambiar el período que pinta en ese momento, puede continuar con el
siguiente campo que es :

34
Número: Aquí puede ingresar un número de comprobante nuevo, o si desea
modificar uno ya existente, presionar [Enter] para ver la lista de comprobantes ya
ingresados, o también haciendo click en . Una vez ingresado el número, el
sistema le muestra por defecto la última fecha ingresada, el último sub-voucher,
moneda y tipo de cambio. Pasando por cada uno puede modificarlos o
confirmarlos.
Fecha: La del comprobante, que deberá estar comprendida entre las fecha inicial y
final del período que se está trabajando.

S. Voucher: Escoger un sub-voucher al que pertenece ese comprobante, de la

tabla desplegable o emplear las flechas para escoger uno de la lista.

Moneda: En la que estarán expresados lo montos en ese comprobante, soles o

dólares

T. de cambio: Uno de los cuatro soportados por el sistema, al cual se deberán

hacer las conversiones si la empresa tiene opción de bimonetaria.

Repite Glosa (F4): Casilla de verificación en donde se le indica al sistema con un

check (que se coloca presionando la tecla de función F4) si desea que se repita
automáticamente la glosa y los datos del documento de la línea inmediata anterior.

35
Luego viene la matriz con el asiento propiamente dicho, en la cual se pueden
observar las siguientes columnas:

Cuenta: La correspondiente al asiento, si presiona [Enter] con el campo en

blanco, el sistema le mostrará la tabla de cuentas para que pueda escoger una.

Nombre: El que corresponde a la cuenta (lo coloca el sistema)

Aux. : Si en el plan de cuentas, usted decidió que esta cuenta llevaría auxiliar,
entonces el sistema le exigirá que ingrese un código de auxiliar en este campo.

Nombre: El del auxiliar, si lo hubiere (colocado por el sistema)

Debe: El monto correspondiente al asiento, si lo hubiere.

Haber: El monto correspondiente al asiento, si lo hubiere.

Glosa: Un comentario del usuario

Cen_C : Centro de costos, si en el plan de cuentas decidió que esa cuenta debería
asignar el asiento a un centro de costos, el sistema le solicitará, un C.C. en este
momento.

Nombre : El del centro de costos.

T.Pago: Tipo de medios de pago

Nombre : El del medios de pago.

Tipo_ : Tipo de documento, el cual podrá ser blanco, o uno escogido de la lista
de tipos de documentos, tabla que ya fue alimentada por usted.

Nombre : El del tipo de documento.

Serie: Correspondiente al número del documento, ej. 01, 002, etc.

Nro. Doc: El número del documento referencial - por ejemplo una factura,
boleta, etc.- mismo que será usado en la cuenta corriente de clientes o de
proveedores. Es importante que adopte siempre el mismo formato para ingresar
los números de documentos, porque en el caso de cancelaciones, el sistema
buscará los documentos sin cancelar de ese auxiliar, y si usted a veces coloca
guiones o espacios entre los números, el sistema pensará que son otros
documentos, adopte formas rígidas para evitar errores.

Fecha Doc. : La correspondiente al documento del párrafo anterior.

36
Tipo de cambio: Según la fecha del comprobante o del documento, de acuerdo
a lo escogido en la tabla de sub-vouchers, el sistema colocará en este campo el
monto del tipo de cambio para esa fecha. Si no lo tiene, colocará el campo en
blanco esperando que usted lo llene, y luego el sistema alimentará con ese valor la
tabla de tipos de cambio, pero no olvide que aún tendrá que alimentar los otros
tres tipos de cambio que soporta el sistema.

Ingresar datos adicionales? De acuerdo al subvoucher el sistema le mostrará

una pantalla adicional, preguntándole antes si desea visualizarla para su posterior
llenado.

Los comprobantes tienen que estar cuadrados, es una de las consistencias del
sistema.

Ya vista íntegramente la carga de datos, pasemos a estudiar los procesos de

información que tiene el sistema.

37
 6
Capítulo

Procesos

Cierre Mensual

Una vez ingresados los comprobantes, es necesario hacer un cierre para que el
sistema pueda efectuar las conversiones de moneda, y mayorize las cuentas del
máximo al mínimo nivel de análisis, y así poder emitir los reportes. Puede
escoger esta opción del menú Procesos o directamente de la pantalla principal del
programa, haciendo click en el ícono:

El cierre mensual muestra una

ventana con los nombres de todos
los períodos que tiene ingresados
en la tabla de períodos. El usuario
deberá escoger el período a cerrar,
haciendo click sobre él, y luego
haciendo click sobre el icono
(procesar), o moviendo el cursor
con las flechas arriba y abajo, y
optando por una opción con la
tecla [Enter].

Espere un momento mientras el

sistema procesa su información,
hasta que le envíe un mensaje que
diga: “Proceso finalizado con éxito
en XX minutos”

38
Recálculo Total

Esta opción al igual que la anterior

procesa el cierre de los períodos,
pero a diferencia del cierre mensual,
hace el cálculo para más de un
período a la vez. Por tanto, a
diferencia de la opción anterior,
deberá escoger el período desde el
cual desea recalcular. Una vez
escogido, el sistema procesará y
cerrará todos los meses,
comenzando con el escogido, hasta
llegar al final de la lista. . Puede
escoger esta opción del menú
Procesos o directamente de la
pantalla principal del programa,
haciendo click en el ícono:

El sistema le permite por su

flexibilidad, activar y hacer cambios
en más de un período, agregando o
borrando comprobantes, e incluso modificándolos. Para que no tenga que hacer
los cierres uno por uno, existe esta opción, la cual reprocesa tanto cierres como
saldos y acumulados.

Asientos x Diferencia de Cambio

Esta opción solo procesa los documentos y las amortizaciones y/o cancelaciones
en los comprobantes ingresados en moneda dólares.

Para generar un asiento por diferencia de cambio, deberá tener en cuenta que el
período en donde va a colocar el asiento haya sido cerrado previamente, puesto
que los cambios de moneda se realizan durante los cierres, además es importante
haber ingresado todos los tipos de cambio correspondientes al período en donde
se va a efectuar el asiento. De esta manera evitará cortes en la ejecución del
sistema.

Al ingresar a esta opción del menú aparecerá una ventana conteniendo un

mensaje, léalo y si está listo, proceda presionando la tecla [Enter], o haciendo

39
click en “Continuar”, Si desea abandonar, para volver mas tarde a esta ventana,
haga click en “Salir”.

Luego el sistema le
mostrará la lista de
períodos cerrados,
para que escoja
aquel donde se
grabará el asiento.
Haciendo click
sobre el período,
comprobará que se
muestra una fecha y
un número de
comprobante por
defecto, mismos
que usted podrá
cambiar si lo desea. El número mostrado será DC1-001, y la fecha la última del
período elegido.
Finalmente haga click sobre el icono (procesar) y se procesará el asiento por
diferencia de cambio. Una vez realizado y verificado el resultado, deberá cerrar
nuevamente el período en el cual agregó el asiento, para que el sistema lo incluya
en el balance del mes.

Asiento de Cancelación

Este asiento cancela

las cuentas de la clase
6, empleando para ello
la tabla llamada
asientos de
cancelación de la clase
8, la cual ya debe tener
información.

Escoja un período en
la ventana mostrada, y
luego si lo desea
cambie la fecha y
número de
comprobante que el

40
sistema le ofrece por defecto, o confírmelos. Una vez hecho esto, haga click en el
botón (procesar) y el sistema realizará el asiento.

Apertura y Cierre Automáticos

Como le indicará el sistema antes de comenzar, para ejecutar esta opción primero
deberá haber creado dos períodos, uno de tipo 3 (cierre) y uno de tipo 1
(apertura). Si ya lo hizo, el sistema le dejará continuar con el siguiente paso.

Escoger el período es lo que sigue, deberá por tanto escoger un periodo de tipo 1
y luego ingresar los detalles del comprobante que son la fecha y el número, tanto
para el comprobante de cierre como para el de apertura.

Finalmente, si el proceso es exitoso el sistema le mostrará un mensaje de

conformidad.

41
Recálculo de Cuentas Corrientes

A pesar de la consistencia interna de los datos controlada por el mismo programa,

es probable que por factores exógenos al mismo, como fluctuaciones en la línea de
tensión o cualquier desperfecto de los dispositivos de grabación de los equipos (ej.
Discos duros), surjan problemas respecto de los datos contenidos en la cuenta
corriente. Por esa razón el sistema le ofrece la posibilidad de realimentar los
archivos de cuenta corriente, mediante esta opción, la cual le permite escoger el
período que desea procesar y luego de hacerlo envía un mensaje de éxito.

Revisar Plan de Cuentas

Aún cuando el sistema consistencia el ingreso de datos en el plan de cuentas, para

que no hayan cuentas de anchos no definidos, o falten niveles intermedios, algún
daño puede sufrir el archivo, ya sea que borró algo indebidamente o su máquina
sufrió un desperfecto. El sistema aún conserva esta opción, la cual le mostrará
una lista de errores, en caso los hubiera, o simplemente el mensaje “Revisión
exitosa”.

Consistenciar Comprobantes

Como en sistemas anteriores de la serie de programas Procont, este cuenta con

una opción para que pueda usted verificar la
información ingresada y si la misma ha tenido
fallas de digitación, cuadre de comprobantes o
conversión de moneda. Aún cuando el
sistema internamente controle la consistencia
de los datos ingresados, es importante que el
usuario cuente con la posibilidad de revisar si
dicha información está correcta al cien por
ciento.

Una vez escogido el archivo en la pantalla

mostrada, solicitará la confirmación de la

42
consistencia y finalmente, si todo marchó bien, el sistema dará su conformidad.

En caso el sistema detecte fallas en la información mostrará una lista de las

mismas, indicando el comprobante y el tipo de error.

Recalcular Transferencias

Es probable que en algunos casos, el usuario haya ingresado en el Plan de Cuentas,

en la sección de transferencias automáticas cuentas equivocadas, pero que sí se
encuentran en el Plan Contable, y que luego decida que esas cuentas no eran las
que deseaba ingresar.

Para este caso existe esta opción del menú de procesos, mediante la cual, una vez
que han sido corregidas las cuentas de transferencia en la tabla plan de cuentas, el
sistema procederá a borrar las antiguas transferencias y a crear las nuevas,
basándose en los nuevos datos ingresados en el plan.

Al igual que en la opción anterior, deberá escoger primero el período en donde

desea recalcular las transferencias automáticas a las cuentas de destino.

43
 7
Capítulo

Reportes

Consideraciones generales acerca de los reportes

En líneas generales, los reportes muestran información ingresada y procesada,

pero antes de imprimir, solicitan al usuario, algunos parámetros adicionales, como
moneda, dispositivo de salida, rango de períodos, y otros rangos.

Para escoger un rango de períodos

o un período, el sistema muestra
un nombre de período en una
casilla, en el lado derecho de la
misma está el triángulo que apunta
hacia abajo, y que ya nos es
familiar. Eso significa que cuando
el nombre está escrito en fondo azul, usted puede buscar los demás nombres de la
lista (si los hay), empleando las flechas de control de cursor, flecha abajo y flecha
arriba, una vez que encuentre el nombre de período deseado, confirme su opción
con la tecla [Enter]. Si desea mostrar en el reporte, la información de solo un
período, las casillas Desde y Hasta, deben contener el mismo nombre. Otra forma
para elegir un período es haciendo click sobre el triángulo invertido para desplegar
la lista con todos los períodos cerrados, y hacer click sobre uno de ellos para
escogerlo.

Cuando se hace un click en uno de los triángulos a la derecha del nombre, se

despliega una lista, donde uno puede escoger con el Mouse o con las flechas de
control de cursor, alguna de las opciones ofrecidas.

44
El cuadro que solicita la moneda en que
deseamos imprimir el reporte, es una
casilla opcional, donde figura: Soles y
Dólares. Una vez que el foco de la
ventana ha llegado a ese punto, puede
emplear las flechas de control de cursor para moverse entre ambas opciones, o
simplemente, podría hacer click sobre la opción que desee.

El cuadro que solicita el dispositivo de

salida es similar al de la moneda, solo
que contiene tres opciones, Pantalla,
Impresora o Disco, también puede
optar solo por una opción a la vez.

En algunos reportes existen

otras casillas de opciones como
elegir por ejemplo un nivel de
análisis, en la cual el sistema le mostrará solo los niveles que usted haya definido
en Variables por Empresa.

También puede solicitar en

algunos casos si desea el reporte
acumulado a un período
cualquiera, para lo cual tiene que
elegir la opción [Al], o que muestre solo los datos del periodo mismo, o sea [Del].

Además de esta información cada reporte puede tener sus peculiaridades, como el
solicitarle un rango para establecer un filtro en la información, el cual puede ser un
rango de cuentas, de tipo de auxiliar, de fechas, etc. Pero ya explicaremos eso en
cada reporte.

45
Rango de periodos- Permite mostrar todos los movimientos de una cuenta entre
un período cualquiera y otro.

Rango de cuentas- Además puede

establecer un filtro para solo una o más
cuentas, escribiendo directamente las
cuantas del rango, o haciendo click en
el para desplegar la relación de
cuentas y escoger una.

46
Análisis por Cuenta

Este reporte muestra un cuadro analizando los movimientos clasificados por

cuenta, y ordenados por número de comprobante, presentando el número de
documento, saldo anterior, debe, haber y saldo actual. Antes de emitirlo, solicita la
siguiente información:

Rango de períodos- Permite mostrar todos los movimientos de una cuenta entre
un período cualquiera y otro.
Rango de cuentas- Además puede establecer un filtro para solo una o más cuentas,
escribiendo directamente las cuantas del rango, o haciendo click en el para
desplegar la relación de cuentas y escoger una.

Puede listar las cuentas incluyendo el detalle para aquellas que tengan auxiliar o
evitarlo, para no duplicar información con el análisis por auxiliar. Finalmente
puede escoger moneda y dispositivo de salida.

47
48
Análisis por Auxiliar

Este reporte muestra básicamente las mismas columnas que el anterior, pero
clasificando la información de manera diferente; por auxiliar. Solicita los
siguientes parámetros:

Rango de periodos- Para mostrar los movimientos de un auxiliar entre varios

períodos.

Luego deberá ingresar moneda y dispositivo de emisión del reporte.

El reporte se puede ordenar por Código, o por Tipo de Auxiliar y Nombre.

Para el primer caso deberá marcar primero la casilla opcional Código, a menos que
ya venga marcada, y escoger entre un tipo de auxiliar y su código, si prosigue con
la impresión sin llenar los casilleros correspondientes, el sistema emitirá el reporte
de todo el archivo.
Si eligió el segundo orden (Tipo de Auxiliar y Nombre), marcando la casilla
opcional correspondiente, el sistema le solicitará un rango entre éstos, teniendo
que escoger primero un tipo de auxiliar y un nombre, y luego podrá escoger la
parte final del rango.

49
50
Resumen Mensual por Auxiliar

Este reporte muestra una línea por cada registro del auxiliar, la cual detalla el tipo
y código del mismo, saldo anterior, debe, haber y los acumulados de los mismos,
así como su saldo actual, a una fecha determinada.

Solicita también un rango de períodos, un rango de tipo de auxiliar y nombres.

Además tiene una casilla de verificación en donde debe indicar si desea totalizar
por individuos, esta opción solo le será útil si escogió mas de un período, así el
sistema le mostrará la suma de todos los períodos correspondientes a ese
individuo (auxiliar).

También pregunta si desea espacio en el reporte entre cada individuo, para mayor
claridad en la presentación. Estas dos últimas opciones, son casillas de
verificación, usted puede marcar cualquiera de las dos o ambas.

También hay solicitud de moneda y dispositivo de salida.

51
52
Libro Diario

Reporta los comprobantes de un período elegido, clasificándolos de acuerdo al

Sub-voucher, Nro. de comprobante o Fecha, y agrupando los totales en función
de esta clasificación.

Para este reporte deberá elegir un solo período. Luego establecer el orden de la
información, mediante la casilla opcional en la que se indican las alternativas:
Voucher, Nro. Comprobante o Fecha.

A continuación solicita 2 rangos, para filtrar información, un rango de vouchers, y

otro de fecha, si desea el reporte de todo el archivo deje estos datos en blanco.
Finalmente escoja moneda y dispositivo de salida.

53
Diario Resumen

Este reporte, como su nombre lo indica es un resumen del anterior, por tanto,
muestra una línea de totales por cada cuenta, con sus saldos al debe o al haber,
clasificadas por sub-voucher.

Para este reporte elegirá también un solo período, un rango de fechas y los de
siempre, moneda y dispositivo de salida.

54
Diario Simplificado

El libro Diario Simplificado solicita el período, grupo, mostrar solo cuentas

oficiales; escoger las opciones: ordenado por, moneda y dispositivo de salida.

55
Caja Bancos
El libro Caja-Bancos solicita el nombre del período, moneda y dispositivo de
salida. Como su nombre lo indica muestra los movimientos de efectivo y cuentas
corrientes de un período cualquiera.

56
Resumen de Caja

En este resumen del libro caja, se acumulan los montos del debe y del haber, y
solo se muestran una línea por cada cuenta, con los totales de estas dos columnas.

57
Mayor

El Mayor es el primer libro que muestra los resultados del proceso de cierre con
las cuentas mayorizadas a todos los niveles de análisis que necesite el usuario.

Escoger un período, un rango de cuentas y especificar si el reporte debe mostrar

los datos Del Mes o acumulados Al Mes.

Asimismo, según la manera como haya configurado la estructura de su plan de

cuentas, le ofrecerá la posibilidad de emitir el reporte, a un nivel de análisis
específico, por ejemplo a 2,3,5, ó 7 dígitos.

Por último deberá especificar la moneda y el dispositivo de salida.

58
Mayor Analítico

Como en el Libro Mayor, muestra los cierres mayorizados, pero además en este
reporte se presentan todos los comprobantes que generaron ese cierre.

Este reporte tiene la facilidad de emitirse para un rango de períodos, para lo cual
deberá escoger desde y hasta un período. También será posible escoger un rango
de cuentas.

Al igual que en el reporte del Libro Mayor, deberá elegir si solo desea los
movimientos Del Mes, o acumulado Al Mes

Y los parámetros de siempre, moneda y dispositivo de salida.

59
60
Balance General

El Balance General, deberá escoger un período, también acumulado Al Mes o tan

solo Del Mes. Se escogerá el nivel de análisis para el reporte y como siempre la
moneda y el dispositivo de salida.

61
Balance de Comprobación

El Balance de Comprobación, escogerá un período, también acumulado Al Mes o

tan solo Del Mes. Se escogerá el nivel de análisis para el reporte y como siempre
la moneda y el dispositivo de salida.

62
63
Cuadro por Centro de Costos

Este reporte muestra un cuadro anual de los movimientos contables clasificados

por centro de costo. Para ello solicita un rango de períodos, los cuales serán
mostrados encolumnados. Se puede escoger un solo centro de costo a la vez, y la
moneda además del dispositivo de salida.

64
Movimiento por Centro de Costo

Agrupa por centro de costos, y subclasifica por cuenta, mostrando todos los
gastos correspondientes a cada cuenta con centro de costos, y subtotalizando por
cada período.

Solicita un rango de períodos y de centros de costo, moneda y dispositivo de

salida.

65
GG y PP por Función

Este reporte está basado en la tabla “Ganancias y Pérdidas por función –

Estructura del reporte”, según los datos ingresados en ese archivo y que vienen
con el sistema para ser modificados por el usuario, si lo requiere. Este reporte
muestra los resultados del cierre (saldos), de la manera elegida por el usuario.

Deberá escoger período, nivel de análisis, moneda y dispositivo.

66
GG y PP por Naturaleza

Este reporte está basado en la tabla “Ganancias y Pérdidas por naturaleza –

Estructura del reporte”, según los datos ingresados en ese archivo y que vienen
con el sistema para ser modificados por el usuario, si lo requiere. Este reporte
muestra los resultados del cierre (saldos), de la manera estructurada por el usuario.
para su reporte de GG y PP por Naturaleza.

Deberá escoger período, nivel de análisis, moneda y dispositivo.

67
Registro de Compras

El Registro de Compras reporta los datos correspondientes a los documentos de

proveedores, y muestra la información hasta en 10 columnas, las cuales pueden ser
entre otras, Bienes y Servicios Gravados, I.S.C., I.G.V., Activos Fijos, Totales, etc.
El encabezado de cada columna y si estará activa o no, se definirá en la tabla
“Columnas en Registro de Compras”, en el submenú Tablas para el caso en que
usted este usando el formato antiguo (cuando la opción Archivo/Variable x
empresa/Reportes/Registro de compras y ventas este desactivada).

Para imprimir este reporte deberá asignar algunos parámetros más al sistema,
como el período, la forma como lo quiere ordenar, ya sea por fecha, tipo de
documento + documento + fecha o por comprobante.

Deberá marcar un check si desea ”Totalizar por grupos”. Grupos son los que ha
escogido como índice para el reporte. Por ejemplo, si elige el reporte ordenado
por fecha y marca “Totalizar grupos”, entonces el sistema le va mostrando
subtotales por cada día del período. Si desea la impresión de corrido, entonces
quite el check de esta casilla de verificación.

Hay otro check si desea dejar espacios entre cada grupo escogido.

68
Por último podrá asignar un rango de fechas (si deja los campos en blanco
obtendrá un reporte de todo el período). Y terminará con Moneda y dispositivo
de salida.

Formato actualizado (cuando esté activo el campo dentro de Archivo/Variable x

empresa/Reportes/Registro de compras y ventas).

Resumen de Compras

Este es un resumen del Registro de Compras, el cual presenta los mismos datos de
éste, con la salvedad que muestra solo compras netas por día. Solo se escoge el
período, moneda y dispositivo de salida.

69
70
Registro de Ventas

El Registro de Ventas reporta los datos correspondientes a los documentos de

clientes, y clasifica la información hasta en 10 columnas, las cuales pueden ser
entre otras, Bienes y Servicios Gravados, I.S.C., I.G.V., Activos Fijos, Totales, etc.
El encabezado de cada columna y si estará activa o no, se definirá en la tabla
“Columnas en Registro de Ventas”, en el submenú Tablas para el caso en que
usted este usando el formato antiguo (cuando la opción Archivo/Variable x
empresa/Reportes/Registro de compras y ventas este desactivada)..

Para imprimir este reporte deberá asignar algunos parámetros más al sistema,
como el período, la forma como lo quiere ordenar, ya sea por fecha, tipo de
documento + documento + fecha o por comprobante.

Deberá marcar un check si desea ”Totalizar por grupos”. Grupos son los que ha
escogido como índice para el reporte, por ejemplo, si elige el reporte ordenado por
fecha y marca “Totalizar grupos”, entonces el sistema le va mostrando subtotales
por cada día del período. Si desea la impresión de corrido, entonces quite el check
de esta casilla de verificación.

Hay otra casilla de verificación para colocar un check si desea dejar espacios entre
cada grupo escogido.

71
Por último podrá asignar un rango de fechas (si deja los campos en blanco
obtendrá un reporte de todo el período). Y terminará con moneda y dispositivo
de salida.

Formato actualizado (cuando esté activo el campo dentro de Archivo/Variable x

empresa/Reportes/Registro de compras y ventas).

72
Resumen de Ventas

Este es un resumen del Registro de Ventas, el cual muestra los mismos datos de
éste, con la salvedad que muestra solo ventas netas por día. Solo se escoge el
período, moneda y dispositivo de salida.

73
DAOT Clientes
Muestra el movimiento de los clientes, generalmente anual, filtrados por una
cantidad o monto (por ejemplo 2UIT=7200)

74
DAOT Proveedores
Muestra el movimiento de los Proveedores, generalmente anual, filtrados por una
cantidad o monto (por ejemplo 2UIT=7200)

75
76
Lista de Plan de Cuentas

Si desea apreciar una lista de su tabla Plan de cuentas, este reporte le mostrará todas las
cuentas o el rango que usted escoja, y además le mostrará todas aquellas cuentas que
tengan transferencias y sus porcentajes.

77
Relación de Comprobantes

Para ver una consistencia de todos los comprobantes ingresados en un período,

escoja esta opción, el período deseado y si lo desea un rango de comprobantes,
esta opción solo le permite elegir dispositivo de salida, más no moneda, porque el
reporte sale con la moneda del comprobante, sin convertir.

78
Cuenta Corriente

Este es un sub-menú de 4 opciones, para aquellos usuarios que hayan decidido

llevar con el sistema, una cuenta corriente por documento. Las opciones de este
menú son:

Cuenta Corriente por Fecha.-

Este reporte solicita como parámetros, un período inicial, del cual tomar los saldos
de los documentos, y un período y fecha del mismo hasta el cual se desea mostrar
la evolución de la cuenta del auxiliar o rango de auxiliares elegido más abajo.

Muestra todos los movimientos agrupados por auxiliar, incluyendo el número y

fecha del documento, así como su monto total, el saldo pendiente de dicho
documento y la deuda total acumulada.

Documentos Pendientes.-

Este reporte solicita como parámetros, la fecha de fin y el rango de auxiliares

elegido más abajo.

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Muestra todos los documentos que aún no han sido cancelados, parcialmente o en
su totalidad, agrupados por auxiliar, incluyendo el número y fecha del documento,
así como su monto total, el saldo pendiente de dicho documento y la deuda total
acumulada.

Relación de Facturas y Boletas.-

Los parámetros solicitados por este reporte, abarcan dos rangos, uno de
auxiliares, y otro entre fechas de los documentos.

Muestra el Valor, IGV y Totales de los documentos con sus números y fechas, de
todos los auxiliares del rango, agrupándolos en dos grandes grupos que son
facturas y boletas. Muestra también el tipo de cambio, ya que en este reporte si se
elige moneda.

80
Amortizaciones.-

Este reporte muestra todas las amortizaciones efectuadas a un documento

cualquiera, ordenadas cronológicamente.

Los parámetros solicitados por este reporte, abarcan dos rangos, uno de
auxiliares, y otro entre fechas de los documentos.

Como siempre podrá elegir el dispositivo de salida.

81
Nuevos Reportes 2011
Nuevos reportes según el requerimiento de la sunat.

Caja y Bancos Detalle Mov. (F-1.1)

Caja y Bancos Cta. Cte (F-1.2)
Libro Diario (F-5.1)
Libro Mayor (F-6.1)
Inventarios y Balances – Balance General (F-3.1)
Inventarios y Balances – Detalle Saldo Cta 10 (F-3.2)
Inventarios y Balances – Detalle Saldo Cta 12 (F-3.3)
Inventarios y Balances – Detalle Saldo Cta 14 (F-3.4)
Inventarios y Balances – Detalle Saldo Cta 19 (F-3.6)
Inventarios y Balances – Detalle Saldo Cta 42 (F-3.12)
Inventarios y Balances – Detalle Saldo Cta 46 (F-3.16)
Inventarios y Balances – Balance de Comprobación (F-3.17)
Inventarios y Balances – Ganancias y Pérdidas por Función (F-3.20)

82
 8
Capítulo

Mantenimiento

Activación de Empresas

El sistema Visual Procont, es un sistema multiempresa, en el cual puede llevar más

de una contabilidad, si este es su caso. Mediante esta opción podrá escoger qué
empresa es la que desea trabajar.

Al marcar esta opción del sub-menú Mantenimiento, el sistema le muestra una

lista con los siguientes encabezados: Código, Empresa y RUC, bajo el encabezado
Código aparecen en fila los números 01, 02,03... etc. Según la versión que usted
haya adquirido, verá tantas filas como empresas maneje su programa.

Cuando el sistema está nuevo, y usted hace doble click, o presiona [Enter] cuando
el cursor está sobre la empresa escogida (si la empresa no ha sido creada todavía)
el sistema le informa mediante un aviso, lo siguiente:

Empresa no ha sido creada, desea crearla en este momento

83
Si decide crearla, deberá luego de entrar a esa empresa, ingresar a la opción
Variables por Empresa para configurar los parámetros iniciales.

Una vez que sus empresas hayan sido creadas, desde esta opción de menú podrá
cambiar la empresa activa por otra cualquiera de la lista. El nombre de la empresa
así escogida aparecerá en la esquina inferior izquierda de la ventana del sistema.

Asistente de Migración de Procont 2000

Esta versión de Visual Procont es la

primera netamente para Windows,
pero muchos de nuestros usuarios, lo
han sido de las versiones para D.O.S,
por tanto el sistema cuenta con esta
opción para poder migrar la
información desde su sistema Procont
2000.

Siguiendo las instrucciones de la

pantalla, primero tendrá que elegir la
empresa del Procont Visual (sistema
nuevo), a donde desea migrar la
información, para ello haga click
sobre el nombre y luego en
Siguiente>>.

Si la empresa aún no ha sido creada,

escoja uno de los directorios que se
muestra, y el sistema migrará los
datos de esa antigua empresa al
directorio escogido en el nuevo
programa.

84
En segundo lugar deberá elegir la
carpeta en donde se encuentra
instalado el Procont 2000 (sistema
antiguo)

Escoja solo el directorio o carpeta

en donde se encuentra el sistema
principal, no los directorios con las
empresas. Si su elección ha sido
correcta, el sistema le mostrará un
check, indicándole que esa carpeta
sí contiene un Procont 2000.

Una vez escogida la carpeta, haga

click en Siguiente>> y finalmente
elija la empresa que contiene los
archivos que desea importar al
nuevo sistema. Haga click en
Siguiente>>

Para comenzar el proceso de

importación haga click en Iniciar,
una vez finalizado el proceso,
obtendrá un mensaje de
conformidad.

85
Importador de Información PC2000

Esta opción del menú de mantenimiento le permite copiar uno o más archivos
hacia o desde su contabilidad a otras empresas, siempre que se trate de archivos
del programa Procont 2000 a la nueva versión visual.

En la parte izquierda de la ventana mostrada, la cual titula “Procont 2000”, hay

una celda donde se le solicita el tipo de archivo a copiar, y existen 2 opciones para
escoger, Tablas o Períodos.

A continuación y debajo deberá seleccionar la Unidad de disco, y la carpeta en

donde se encuentran los archivos a copiar, en este caso deberá elegir también la
empresa o carpeta en donde se hayan los archivos (01, 02,03... etc.). Una vez
escogida la empresa, se muestra en una ventana los nombres de todos los
archivos que se pueden copiar.

Antes de escoger qué archivos copiar, deberá elegir la empresa destino, y para ello
deberá buscar en la celda a la derecha, (bajo el título Procont 2005 – Empresa
destino.) el nombre de la empresa a la que desea copiar los archivos.

Una vez hecho esto, en la lista de archivos, puede marcar con un click uno por
uno los archivos a copiar, o puede también arrastrar comenzando en uno de ellos,
y sin dejar de presionar el botón izq. del Mouse arrastrar el mismo hacia abajo
marcando varios archivos a la vez.

Luego existen dos teclas indicando una flecha a la izquierda y otra a la derecha.

La flecha a la derecha indica que todos los archivos marcados en Procont 2000,
pasarán al cuadro “Archivos a importar” de Procont 2005. Si se equivocó, emplee

86
la flecha a la izquierda para quitar el archivo de Procont 2005 y pasarlo a la
izquierda.

Por último haga click en el botón importar y el sistema procederá a importar los
archivos escogidos.

Compactar y Reparar Bases de Datos

Esta rutina ordena los datos al interior de los archivos, porque las computadoras
tienen un método para grabar información que no es secuencial. Esta opción de
menú se encarga de hacerlo. Además elimina definitivamente todos los datos que
han sido grabados en una tabla o archivo y que han sido marcados como
borrados. Si el proceso tiene éxito, al final del mismo el sistema le enviará un
mensaje de conformidad.

Backup de Información

Esta opción de menú tiene a su vez dos sub-opciones, las cuales explicaremos a
continuación:

Copia entre empresas

Esta opción le permite copiar tablas de una empresa a otra. Por ejemplo puede
copiar las tablas de plan de cuentas y transferencias

87
Generar Backup

En esta pantalla de menú, en la parte superior se escoge la empresa que se desea

hacer el backup y en la siguiente parte se escoge la ruta donde se desea pegar y por
último clik izquierdo a la opción Generar.

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Recuperar desde Backup

Mediante esta opción, se recuperan los backups realizados con la opción anterior,
de la siguiente manera:

La pantalla, muestra en el lado superior, un cuadro con el título, Ubicación del

Backup, si hace click en el botón de búsqueda , verá la sub-pantalla con los
nombres de los archivos de backup, almacenados anteriormente, puede escoger

89
uno de ellos haciendo doble click sobre él. O puede marcarlo con un click, y
hacer click en guardar. Acto seguido, haga click en el botón información para que
el sistema le muestre los datos del backup y los períodos del mismo.

Es importante notar en este punto, que a diferencia de la opción anterior, en la

cual podemos elegir también la empresa de la cual vamos a realizar el backup, en
este caso, el sistema da por sentado que la empresa destino a donde se va a
recuperar el backup, es la empresa que se encuentra activa.

A continuación hacer click sobre la casilla Aceptar que se muestra a la derecha, le

mostrará un mensaje si desea continuar o no.

Backup Tipo de Cambio

Esta opción permite

generar y recuperar
el backup de la tabla
de tipos de cambio,
en la parte inferior –
ubicación – se digita
o se escoge la ruta o
destino.

90
Usuarios
Esta última tabla permite al operador del sistema, crear varios usuarios con sus
claves, para determinar lugares de acceso y empresas que cada uno puede
manejar.

Lo primero que debe ingresar es el nombre del nuevo usuario, o uno ya conocido
para modificar sus datos.

A continuación, el sistema solicita una contraseña y la confirmación de la misma,

luego hay una casilla con el nombre de la empresa y una flechita en el extremo
derecho de ella que indica que se pueden escoger varias empresas. El modo de
trabajar lo veremos mas adelante.

Finalmente hay cinco fichas en la parte inferior de la ventana, rotuladas como

Archivos, Tablas, Procesos, Reportes y Reportes SUNAT 2011. En ellas se
encuentran todas las opciones de los menús correspondientes a cada ficha.

Para que el usuario que estamos ingresando o modificando en ese momento tenga
opción a ingresar a cada una de esas opciones de menú, hay que colocar un check

91
en la casilla correspondiente. También hay opción de colocar el check en todas
las casillas de una sola vez, colocando una marca en la casilla acceso total. Note
que todas las opciones marcadas solo estarán activas para ese usuario y para la
empresa que figura en ese momento en el recuadro bajo el rótulo “Empresas”. Si
desea crear accesos para otras empresas, deberá escoger primero la empresa y
luego colocar los checks deseados en cada una de las fichas.

Al lado del campo confirmar contraseña, hay una casilla de verificación llamada
“Administrador”, si coloca un check en ella, entonces significa que ese usuario
tiene categoría de administrador y por lo tanto tendrá opción a todas las empresas
y a todas las opciones de menú.

Establecer Ruta de Conexión a Base de datos

Cuando el sistema está instalado en una red de varios terminales, en la que cada
usuario ingresa al sistema desde su computadora, pero en la que todos comparten
la misma base de datos, es necesario indicarle al sistema en qué carpeta y en qué
equipo se encuentran instalados los archivos.

En la pantalla se muestra una ventana con los nombres de las carpetas, tal como
acostumbra mostrar cualquier programa en Windows. Deberá escoger la ruta en
donde han sido ubicadas dichas bases de datos y hacer click en Aceptar.

92