Caso práctico asignatura gestión de tiempo y dirección de reuniones

Maria Alejandra Hurtado Prieto

Noviembre 2019.

Fundación Universitaria Iberoamericana .

Maestría es resolución de conflictos y mediación.
Gestión de tiempo y dirección de reuniones.
 Tabla de Contenidos ii

Caso Practico Gestión de tiempo y dirección de reuniones ............................................................ 1

Preguntas ..................................................................................................................................... 1
Desarrollo del caso .......................................................................................................................... 2
1.¿Qué recomendaciones inmediatas le darías a Julia para optimizar su tiempo? ...................... 2
2. ¿Qué acciones de mediano y largo plazo debe hacer para evitar que esto se repita? ............. 5
3. ¿Qué actividades puede y no, delegar? ................................................................................... 8
3. Enuncia 3 errores que Julia está cometiendo, en función de la gestión de su tiempo. ....... 9
4. ¿Qué políticas implementarías en la empresa, para evitar que se repita la situación de
Julia? ......................................................................................................................................... 10
5. ¿Cómo podría apoyar Arcadio Manual a Julia, dada la situación de agobio que está
viviendo? ................................................................................................................................... 12
7. ¿Qué aplicación y gadget le recomendarías a Julia, para optimizar su tiempo? ................... 14
Lista de referencias ....................................................................................................................... 17
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Caso Practico

Gestión de tiempo y dirección de reuniones

Preguntas

1. ¿Qué recomendaciones inmediatas le darías a Julia para optimizar su tiempo?

2. ¿Qué acciones de mediano y largo plazo debe hacer para evitar que esto se repita?

3. ¿Qué actividades puede y no, delegar?

4. Enuncia 3 errores que Julia está cometiendo, en función de la gestión de su

tiempo.

5. ¿Qué políticas implementarías en la empresa, para evitar que se repita la situación

de Julia?

6. ¿Cómo podría apoyar Arcadio Manual a Julia, dada la situación de agobio que

está viviendo?

7. ¿Qué aplicación y gadget le recomendarías a Julia, para optimizar su tiempo?

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Desarrollo del caso

1.¿Qué recomendaciones inmediatas le darías a Julia para optimizar su tiempo?

En la utilización responsable del tiempo siempre se habla de unas

recomendaciones básicas que permiten gestionar de el horario laboral de la mejor manera

posible. Sin embargo, para ello se debe verificar cuales son esos ladrones diarios del

tiempo o que aspectos relevantes están negando el cumplimiento de las diferentes tareas

diarias. Es por ello que a continuación como preámbulo a las sugerencias se hará un paso

fugaz pero responsable de que desaciertos está teniendo julia al momento configurar y

esquematizar sus quehaceres diarios anexando a este no solo aspectos laborales sino

personales ya que ambos se entrelazan para crear el caos diario en la vida de julia

ERRORES:

 No ejecuta un planeamiento responsable, diario y consecutivo de sus asuntos

diarios

 No maneja una agenda donde consigna cronológicamente que asuntos debe

atender y en que prioridad desestimando con ello en muchos casos asuntos

importantes que inciden en el éxito de los logros de la organización.

 No tiene en cuenta que dentro de sus actividades diarias se pueden presentar

contingencias o cosas de última hora que afectan el desarrollo normal de las

actividades ya que necesitan también del tiempo de julia para su resolución.

 No delega trabajo lo cual genera una acumulación excesiva de tareas disponibles

esto conlleva a una carga laboral tediosa.

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 Sus colaboradores más cercanos no cuentan con la autonomía y autoridad para la

resolución de temas sencillos y que requieren inmediatez por lo cual algo que

puede resolverse en un nivel inferior termina en la espalda de la cabeza principal.

 No diferencia las cosas urgentes de las importantes y viceversa, lo que genera una

desatención en lo que afecta el cumplimiento de los objetivos fijados.

 Falta de compromiso en el desarrollo de las reuniones que en muchos casos

pueden ser claves para elevar a ese nivel duda e inquietudes acerca de cómo se

podría mejorar institucionalmente las cargas laborales.

 Falta de disciplina.

 Tanto su vida laboral como su vida personal están desatendidas por julia en

muchos aspectos no pudiendo vislumbrar en ello que el mal desarrollo en una

afectara o repercutirá negativamente en la otra un ejemplo claro de ello es la

acumulación de cansancio laboral que produce que no pueda llegar a su casa a

organizar las tareas diarias para el otro día.

RECOMENDACIONES:

 Julia debería manejar una agenda donde le permita planificar sus actividades

diarias y semanales según los plazos y los deberes estipulados para su cargo. Esto

le ayudaría en gran manera ya que plasmaría allí todos los compromisos que

provengan por la organización y los adquiridos de acuerdo a sus funciones y área

misional en consecuencia prioriza tareas, avisar si es el caso a personal de

colaboradores, separar espacios para contingencias o imprevistos y prever

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acontecimientos con antelación preparando así en muchos casos respuestas

anticipadas y puntuales; lo anterior hace un efectivo esquema cronológico en la

gestión del tiempo.

 Preparar con antelación los elementos necesarios para el cumplimiento de

responsabilidades. Es otra forma de gestionar el tiempo ya que si es requerida

documentación del área esta de algún modo estará presta para el cumplimento de

estos requerimientos.

 Lo verdaderamente importante no es la cantidad sino la calidad. Por esto cada

tarea que se desarrolle en lo posible tiene que ser finalizada en su totalidad y de la

mejor manera.

 Preparar los colaboradores para que puedan primero atender tareas rutinarias y

segundo puedan ayudar en la planificación de tareas.

 Alto compromiso y participación en la reuniones para llevar allí inquietudes

propias sobre el manejo de las responsabilidades y cargas laborales haciendo así

una organización más efectiva y equilibrada.

 Conocer cuáles son los momentos de mejor aprovechamiento físico y mental para

dejar allí la atención de situación importantes y determinantes así como

determinar cuáles son los ladrones de energía que producen consumo de energía

innecesaria.

 Utilización de medios electrónicos en la ayuda de cumplimiento de

responsabilidades y de igual forma que esquematicen días de trabajo más

productivos y eficientes.
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 Delegar tareas bajo preceptos de autoridad y responsabilidad y así mismo

teniendo en cuenta una serie de principios y reglas básicas.

 Tener metas y objetivos definidos.

 Antes de un horario o cronograma se debe desarrollar un plan o estrategias de

trabajo.

 Se debe hacer seguimiento de cada actividad de los subordinados.

 Se deben establecer fechas límites de cumplimiento.

2. ¿Qué acciones de mediano y largo plazo debe hacer para evitar que esto se repita?

Las acciones a mediano y largo plazo son necesarias ya que enfocan esfuerzos en

áreas donde se presentan las más grandes debilidades o falencias. En este caso en la mala

utilización y desaprovechamiento del tiempo, por ello dar indicaciones según el

conocimiento y la experiencia puede dar una guía donde muestre aquellas acciones

proclives a ser fructíferas para el éxito en todos los ámbitos de la cotidianidad como la

vida personal y laboral pero este factor de éxito depende en gran medida de un conjunto

de valores, aptitudes, habilidades; que serán puestas primero por el hombre y segundo por

su propia voluntad que es el empuje necesario y mínimo para que se valla del campo del

reconcomiendo a las acciones.

En conclusión se plantean estrategias más propicias teniendo en cuenta una línea

de tiempo de implementación de las mismas ya que el cambio se plantea como progresivo

y ascendente en el sentido de la mejoría que debe presentar dicho involucrado.

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ESTRATEGIAS/ACCIONES A MEDIANO Y LARGO PLAZO

 Establecer metas claras definidas y realizables tanto personales como

profesionales/laborales ya que esto crea en el subconsciente un compromiso

implícitamente ligado a una responsabilidad adquirida la cual ata a la persona

moralmente por la base ética en la cual se fundamenta toda educación.

 Tener un registro periódico de incidentes, contingencias y establecer con que tipo

en que frecuencia y con cuanta intensidad se presentan estas, generando una

estadística proclive.

 Establecer prioridades laborales y personales esto vincula a la persona a un

enfoque más profundo e intenso en actividades que debieran ser importantes ya

que según teorías se puede evidenciar que las tareas de mayor importancia

representa mayores logros por su complejidad convirtiéndose automáticamente en

prioridad.

 Buscar ayuda profesional para tratar conductas de dispersión, falta de

concentración, ansiedad, estrés y otros trastornos que impiden un normal

desarrollo de las labores además que afectan directamente el desarrollo personal y

organizacional.

 Tomar un tiempo de descanso que ayudaría a bajar síntomas de estrés ayudando a

la persona a salir un poco de la monotonía laboral que depreda la iniciativa,

creatividad e imaginación.
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 Organizar planes de alimentación sanos y nutritivos ya que ellos en muchos casos

se encargan del aumento de la energía, la vitalidad muscular, cerebral, etc.; el

buen estado de ánimo, y son causantes de un excelente rendimiento en cada

actividad que se realiza pero si por el contrario no se lleva una dieta saludable y

organizada se pueden presentar también enfermedades que disminuirían las

capacidades a responder en cada actividad laboral.

 Para el manejo y organización del tiempo no se debe ser egoísta ya que siempre

hay personas que en muchos casos dependen directa o indirectamente del manejo

del tiempo es así que encuentros formales/informales, laborales/personales puede

incidir o afectar el normal desarrollo de actividades diarias.

 Entrenar a los colaboradores especializándolos en una labor determinada. Se

convertirán en una persona idónea y capaz de asumir la delegación de una tarea

específica que tenga que ver con el área en la cual se capacito.

 Dar autonomía de trabajo es un poder decisorio medido que tienen nuestros

colaboradores para el manejo de temas rutinarios en ciertos casos sencillo y de su

especialidad pasando así esa responsabilidad a otro grado y evitando por ende

acumulación excesiva de carga laboral.

 El tiempo para dedicar a la familia es constante y este ayuda a mantener una alta

moral que repercute en la buena disposición y eficiencia en el trabajo.

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3. ¿Qué actividades puede y no, delegar?

La delegación de tareas se tiene que dar sobre unas bases fundamentales como lo

son unos mínimos de autoridad, una emisión de órdenes que surjan de la tarea asignada,

poder de decisión sobre cuestiones que surjan, contar o gestionar recursos para el

cumplimiento de la tarea; es por eso que para delegar cualquier función, actividad o tarea

debe otorgar o ceder ese poder que confiere todas las facultades para que otros actúen en

pro de la organización. Sin embargo, no es allí el punto de inflexión sino que tipo de

tareas se pueden delegar y es por eso que si se establecen en un marco de máximos y

mínimos como sinónimo del nivel de atención que requiere dicha tarea se lograra

determinar si se puede o no delegar como se mostrara a continuación en el caso descrito:

DELEGAR:

 Una persona que haga un manejo responsable de sus medios de comunicación ya

que en muchos casos entran llamadas cuando ella se encuentra ocupada en cosas

importantes causando ello distracción y dispersión en la concentración para la

solución de aspectos importantes.

 Una persona que maneje una agenda donde cronológicamente este consignado un

horario de actividades diarias y compromisos que tiene que cumplir.

 Una persona que ayude a preparar los informes basados en las pautas que ella

misma determine. Por lo general estos tipos de informes siempre son repetitivos

en formato y organización, solo cambian ciertos datos específicos que se

actualizan.
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3. Enuncia 3 errores que Julia está cometiendo, en función de la gestión de su

tiempo.

ERRORES:

 No tiene una metodología clara y definida de trabajo. Maneja un trabajo

desordenado, atiende lo que llega a sus manos lo que el día le pone ante sí, no

habiendo secuencia clara, definida y organizada de las actividades diarias

 No implementa ayudas como agendas, planificadores u otras herramientas que

contribuyen a una organización cronológica de actividades, de igual forma

herramientas electrónicas que hoy en día son tan comunes y son el doble de

eficientes y sencillas ya que estas mismas constantemente están recordándole a la

persona el asunto pendiente y se actualizan de acuerdo al interfaz que se maneje.

 Este tipo de medios permiten una mayor eficiencia y eficacia en el trabajo ya que

permiten estar constantemente en contacto con las personas sin necesidad de

conversaciones directas y así mismo facilita la realización de las diferentes tareas

porque evita desgastes innecesarios que conllevan a una mala disposición para el

trabajo por desgaste físico y mental.

 No tiene metas definidas a corto, mediano y largo plazo. Si la organización se

planeta unos objetivos que se deban cumplir ella debe redefinir ello a su área

misional para contribuir en cierto modo al alcance de los mismo. Puede que estén

plasmados y hasta incluidos en un plan pero lo plasmado no puede quedar

solamente idealizado en un papel, debe ser con hechos que se contribuya y se

encamine todos los procesos hacia metas identificables y palpables.

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4. ¿Qué políticas implementarías en la empresa, para evitar que se repita la

situación de Julia?

POLITICAS EMPRESARIALES PARA AUMENTAR LA EFECIVIDAD

EMPRESARIAL:

 Una política de flexibilización o amortización laboral la cual genere menos estrés

laboral por la inadecuada carga laboral que se presenta en algunas áreas elevando

así los niveles de satisfacción y compromiso en cada uno de los cargos.

 Hacer de los objetivos de la empresa un conjunto de beneficios para el desarrollo

personal y profesional, que repercutan en el éxito organizacional en el mercado

que participe, para aclarar mejor la propuesta es congeniar expectativas

personales con la visión general de la empresa armonizando ambos para que

vallan en conjunto y ambos sean logrados al tiempo. Esto genera satisfacción,

compromiso con la organización y deseos de superación.

 Una organización que no deje de lado el motor de sus empleados como lo es la

familia. Estrategias para que las familias tengan espacios dentro de la

organización encuentros, reuniones y demás actividades que incrementen ese

vínculo empleador-empleado y que mejor que se tenga en cuenta no solo al

individuo sino su componente más amplio ya que esta hace parte de la motivación

diaria de las personas que allí dedican esfuerzos por el desarrollo y éxito de la

organización.
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 Educar día a día a todos los integrantes de la organización capacitándolos en

temas específicos de su área perfeccionando capacidades y mejorando falencias,

esto especializa al personal y lo vuelve idóneo teniendo como resultado grandes

logros a nivel personal y organizacional

 Implementar plataformas virtuales que agilicen y automaticen los procesos

dejando en muchos casos el papel y lápiz de lado que crean más burocracia y

tramitología generando traumas administrativos que ponen al sistema

paquidérmico y detenido.

 Hacer una reevaluación de la forma en que la organización está manejando el

tema de las reuniones ya que en muchos casos son tediosas y poco productivas.

Cuando el tema no es de relevancia o requiere la atención de todos por ellos hay

muchas formas de amenizar y agilizar reuniones o en otros casos que no son

necesarias utilizar otros medio para el cumplimiento de la mima función pero con

una optimización real del tiempo.

 Capacitar al personal en manejo de talento humano ya que el principal

componente de cada organización son las personas y si no se gestiona bien este

recurso se estaría fracasando en gran parte de los objetivos. (junta de andalucia,

2016)
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5. ¿Cómo podría apoyar Arcadio Manual a Julia, dada la situación de agobio que

está viviendo?

Arcadio que es una persona con falencias en el ejercicio de liderazgo participativo y

democrático, ya que entre sus principales cualidades y actitudes en el entorno empresarial

muestra una actitud despótica, imponente, autoritaria, intransigente e inflexible, sin

embargo alguien que demuestra siempre responsabilidad, disciplina, cumplimiento y

compromiso solo que lo hace pretendiendo sus propias ideas, gustos, deseos aislando por

ende a sus colaboradores que también son un entramado psicológico, social, económico,

profesional, etc. y que la mejor actitud que él podría tomar seria ejerciendo una labor

afable, cordial, colaborativa, de escucha donde se solidifiquen relación interpersonales y

se manifieste la unión es por lo anterior que arcadio debería realizar lo siguiente para con

su personal a cargo y en especial julia.

 Ser un oyente activo de los problemas que presenta a diario sea en el ámbito

laboral, profesional, familiar, sentimental pero para ello debe ganarse una

confianza especial tiene que ser ese guía, consejero, apoyo y en la media de lo

posible un solucionador.

 Ser capaz de interpretar los sentimientos y acciones de sus colaboradores pero eso

se hace creando un vínculo especial con cada uno de ellos y conociendo actitudes

y patrones de comportamiento para así poder sacar conclusiones y determinar

cuándo necesita hacer un acercamiento y en qué momento.

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 Basado en su experiencia debería darle consejos útiles de acuerdo a como mejorar

las falencias y fortalecer otros aspectos que son buenos para que no caiga en los

mismo errores y pueda desarrollarse profesionalmente

 Establecer encuentros formales para el mejoramiento continuo del funcionamiento

organizacional mediante ideas, sugerencias, cuestionarios u otros medios

proclives a conocer lo más profundo de sus colaboradores en cuanto al entorno

laboral

 Realizar encuentros informales fuera de oficina donde se fortalezcan los lazos

entre colaboradores y jefes o viceversa y así se generen lazos para una

comunicación fluida y en camaradería.

 Velar por las necesidades de cada colaborador para que sean resultas por la

organización en niveles más altos.

 Fortalecer capacidades técnicas e intelectuales de sus colaboradores con

capacitación o cursos especializando así mas el personal y volviéndolo idóneo en

sus áreas.

 Dar bienestar al personal por medio de reconocimientos, premios, estímulos

generando así un ambiente de competencia sano y fomentando un trabajo bien

elaborado y motivado.
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7. ¿Qué aplicación y gadget le recomendarías a Julia, para optimizar su tiempo?

En un mundo globalizado donde la tecnología esta puesta a la disposición de

todos para realizar las tareas cotidianas de forma mas fácil y eficaz, se encuentran

herramientas útiles para cualquier necesidad, como, por ejemplo. Para pedir un domicilio

hoy en día existen aplicaciones que brindan gran variedad de restaurantes, menús y

formas de envió, si alguien requiere transporte, hotel o cualquier necesidad será

solucionada por alguna de estas aplicaciones instaladas en los dispositivos móviles. A

continuación, una lista de aplicaciones y sus funciones para lo que en este caso se

necesita:

WUNDERLIST

Aplicación completa y disponible para cualquier dispositivo que nos permite

planificar tareas de manera sencilla, tanto personales como profesionales. Con ella es

posible administrar distintos proyectos de trabajo simultáneamente, recibir recordatorios

para cumplir con el plazo de entrega e incluso compartir las listas de trabajo, delegar

tareas y así fomentar el trabajo en equipo en los proyectos.

HOOTSUITE

Es una herramienta indispensable y especializada en la gestión de las redes

sociales para cualquier empresa. Una plataforma que gestiona y permite ahorrar en el

tiempo que se dedica a estas plataformas sociales. Así se programan posts e incluso

realiza un seguimiento y análisis para conocer si las decisiones tomadas son las correctas,

si se produce alguna desviación y cómo están siendo percibidas por el público. Es ideal

para pequeñas y grandes empresas que disponen de una cantidad significativa o ilimitada
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de perfiles en las redes, así no hará falta que los empleados tengan que intervenir de

manera constante o interrumpir las tareas que están realizando.

SESAME

Sistema de control de horarios para empresas de cualquier tamaño que no necesita

ninguna instalación, sólo es necesario un iPad o una Tablet para empezar a disfrutar de

las ventajas de Sesame Time. Una herramienta que se adapta al contexto laboral actual y

permite a los empleados realizar su propia gestión del tiempo y organizar tareas. Así es

posible una gestión innovadora, con horarios flexibles, pero con una supervisión. Es

posible analizar la productividad por empleado, por departamento, o de toda la empresa

con las estadísticas que genera. Facilita el trabajo y el análisis al departamento de

recursos humanos.

TRELLO

Gestor de tareas completo que se adapta a cualquier dispositivo. Es muy sencillo

de utilizar y se adapta a tareas de carácter personal o en equipo desde la misma oficina o

desde casa. La gestión de tareas a través de Trello es muy completa y permite la

posibilidad de compartir proyectos -e incluso adjuntarles archivos, delegar tareas

y gestionar el trabajo en equipo y así conseguir mejorar la productividad del propio

equipo de trabajo.

JIFFY

Se trata de otra herramienta especializada que consta de un temporizador, que se

encarga de medir el tiempo invertido en cada tarea, proyecto o cliente. Así se obtienen los

resultados del tiempo empleado en cada trabajo, en los descansos y en las tareas más
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rutinarias, como hablar por teléfono o enviar e-mails. A partir de este control de

tiempo se intuye la productividad y permite optimizar el tiempo, dedicándolo a las tareas

realmente necesarias y precisas en la empresa.

TOODLEDO

Herramienta donde los usuarios insertan las tareas o proyectos que tienen

pendientes, y especifican la importancia y la prioridad de cada una, se le asigna un

tiempo concreto a su realización y una fecha límite. De esta manera, la aplicación se

encarga de establecer un orden de tareas y una gestión horaria según los parámetros que

se han indicado previamente. Su objetivo es aumentar nuestra productividad, mientras

nos ayuda a planificar nuestro trabajo y permite la colaboración de las tareas mediante la

opción de compartir el trabajo con el resto del equipo. (Lahoz, 2017).

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Lista de referencias

E. Marchena, F. H. (s.f.). uca. Obtenido de uca: http://www.uca.es/web/servicios/SAP/

junta de andalucia. (11 de 2 de 2016). GESTIÓN EFICAZ DEL TIEMPO:PRIMERO LO
PRIMERO. fundacion publica andaluza, 1-40.

Faus(2008). Manejo del tiempo. Madrid: Dynamic Solutions.

Clemens,J.yDalrymple, S.(2005).Dominio del tiempo. Newyork: American Management

Association.

Clegg, B.(2001). Administración del tiempo al instante. Buenos Aires: Granica S.A

Lahoz, S. (2017). 6 aplicaciones para gestionar el tiempo.

Ordoñe, H. A. (2015). universidad san buenaventura. Obtenido de universidad san

buenaventura: www.usbcali.edu.co

Puchol, Lluis; MARTÍ, Mª José;NUÑEZ, Antonio; ONGALLO, Carlos; PUCHOL ,

Isabel; SÁNCHEZ , Guillermo. El libro de las habilidades directivas. Ed.: Diaz de santos,
2010.

Rodrigo, Vazquez, Luis. Habilidades directivas y técnicas de liderazgo. Ed.: Ideas

propias, 2005.

Valls, Antonio . Las 12 habilidades directivas clave.Ed: Gestión 2000.co, 2003.