IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

Los archivos son parte fundamental de cualquier empresa, ya que sin ellos no hay
ni historia ni memoria, y ya sabemos lo importante que son los soportes en todas
las actividades administrativas. Pese a esto, muchos líderes administrativos olvidan
la relevancia de los procesos de gestión documental y la digitalización de archivos,
ignorando las necesidades que suple para todas las dependencias de una
compañía.

Los documentos son los grandes testigos de la evidencia tanto de los eventos
del pasado como para la toma de decisiones en el presente.

La importancia de los archivos en la sociedad

 Los archivos custodian la memoria de cualquier organización.

 Los archivos conservan un patrimonio único e irremplazable.
 Los archivos nos permiten gestionar los documentos desde su nacimiento
para preservar su valor y significado.
 Los documentos son soportes confiables de nuestra información,
garantizándonos seguridad y transparencia en las actuaciones
administrativas.
 Los archivos cumplen una función muy importante en la sociedad, ya que
contribuyen a la custodia de la memoria individual y colectiva.
 El libre acceso a la memoria enriquece nuestro conocimiento, promueve la
democracia y protege los derechos de todos los ciudadanos.
 


También son importantes porque nos sirven para:

 Toma de decisiones
 Imagen confiable
 Respaldo legal
 Memoria Institucional
 Fuente Cultural
 Refleja Resultados
 Procedimientos Únicos
 Historia

OBJETIVOS DE LOS ARCHIVOS

 Reunir ordenadamente los documentos de archivo

 Asegurar una perfecta conservación de la información

 Permitir una rápida localización de la información
  Servir la información
de manera ágil y

Oportuna

CUALIDADES DE LOS
ARCHIVOS

Económicos: deben servir a las necesidades de la empresa

Simples: La identificación de su contenido debe ser lo más sencilla posible
Funcionales: deben permitir efectuar con rapidez las operaciones de archivar y
consultar
Exactos: deben reducir al máximo las posibilidades de archivar documentos
equivocadamente
Técnicos: deben dejar el menor número de casos dudosos a decisión del
encargado, por lo tanto, no deben depender de la memoria de quien archive.

FINES DE LOS ARCHIVOS

Los archivos están llamados a ser:

 Centros activos y dinámicos de información: Porque conservan el

patrimonio histórico de la empresa

 Centros vitales de estudio e investigaciones: Por ser una fuente primaria.

Aunque exista información editada, el archivo sigue siendo el depósito de los
documentos originales

 Centros de desarrollo de la empresa y del país: Aportan su eficaz ayuda

a la gestión administrativa; y su aporte en los ámbitos: Social, económico,
educativo, cultural, religioso y político, para el desarrollo del país no se hace
esperar