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DAR A CONOCER LA NECESIDAD DE LA CAPACITACION ADMINISTRATIVA Y SU

PROCESO EN LOS MINISTROS DE LA ZONA1DE LA SUPERINTENDENCIA


DISTRITAL

Por

Edis Argenis Flores Gutiérrez.

Barquisimeto, Venezuela.

TRABAJO DE INVESTIGACION

En cumplimiento parcial de los requisitos

Del Seminario I

INSTITUTO DE SUPERACION MINISTERIAL

Y relativo a la asignatura

Principios de Administración

Cursado en Barquisimeto, Venezuela, Julio 2013.

Profesor: Rodney Boyd.


2

Índice

Introducción………………………………………………………………………….4

I. La capacitación………………………………………………………….7

II. La necesidad de la capacitación………………………………………..7

III. Los objetivos de la capacitación………………………………………. 8

IV. Definición de administración…………………………………………. 9

V. La importancia de la administración…………………………………..10

VI. Las habilidades administrativas………………………………………..11

VII. Características personales que debe poseer un administrador………. 12

VIII. El proceso de la administración………………………………………. 13

IX. La importancia del proceso administrativo…………………………… 15

X. Etapas del proceso administrativo…………………………………….. 15

XI. Definición de planeación……………………………………………… 15

XII. Importancia de la planeación….……………………………………… 16

XIII. Principios de la planeación….………………………………………… 16

XIV. Tipología de la planeación……………………………………………. 17

XV. Pasos de la planeación………………………………………………… 19

XVI. Definición de organización…………………………………………… 20


3

XVII. Importancia de la organización……………………………………….20

XVIII. Principios de la organización………………………………………… 21

XIX. Definición de dirección………………………………………………..22

XX. Importancia de la dirección………………………………………….. .22

XXI. Principios de la dirección…………………………………………….. 23

XXII. Definición de control………………………………………………… 24

XXIII. Importancia del control………………………………………………..24

XXIV. Principios del control…………………………………………………..25

Conclusiones………………………………………………………………………..26

Bibliografía………………………………………………………………………….30
4

Introducción

Toda organización debe contar con personas capaces de llevarlas por la senda más idónea

para alcanzar sus objetivos, evitando las posibles fallas, tener la capacidad de revertirlas

aprovechando al máximo los recursos dispuestos para que la organización siga su rumbo con

éxito.

Por mucho tiempo nuestra organización ha hecho énfasis en el ministerio (liderazgo

espiritual) dejando a un lado la necesidad de un liderazgo administrativo. Se supone que un

ministro (líder espiritual) es también un líder administrativo, y en la gran mayoría no es así, no

ha existido la necesidad de hacer un equilibrio entre el liderazgo espiritual y el administrativo.

En la Superintendencia Distrital específicamente la zona 1 se ha venido eligiendo a

ministros en cargos claves de suma importancia como: presbíteros de zonas y sub-zonas,

directores y coordinadores de institutos bíblicos con muy poca o ninguna capacitación

administrativa.(según encuesta realizada) Esto motivado a que nuestros ministros (líderes

espirituales) excepto aquellos que tienen una carrera secular en el área de administración; han

sido capacitados solo en la parte teológica donde se estudia un pensum que dura cuatro años y

solo se da un bimestre, trimestre o semestre dependiendo de la modalidad; la asignatura de

administración eclesiástica, y en un taller para asensos a ministro ordenado se tocan los temas

como: planificación estratégica situacional, formulación de proyectos; o aquellos que logran

estudiar en un ISUM que no son muchos en el caso de la zona 1, donde se estudian cuatro

seminarios y solo hay una asignatura en el seminario I llamada principios de administración lo

cual no es suficiente.
5

Lo antes mencionado a traído como consecuencia que se incorporen ministros (líderes

espirituales) en cargos, enfocados en la oración, predicación, y enseñanza de la palabra y esto no

está mal pues para ello fueron capacitados, pero pronto se dan cuenta que la necesidad es otra,

se requiere de otras competencias entre ellas: solución de problemas, toma de decisiones en

forma efectiva, coordinación del trabajo en equipo, adecuado uso de la autoridad y

responsabilidad, apoyo en técnicas cualitativas y cuantitativas, así como herramientas

tecnológicas que dan como resultado la aplicación adaptación en innovación de aspectos de

calidad, productividad, mejora continua y optimización de recursos disponibles. Su papel o rol

como administrador consiste en aplicar el proceso administrativo a todas las actividades de la

organización, el dominio de estas competencias permite realizar con eficacia el logro de los

objetivos de la organización, al no existir esta capacitación se pierde la guía de la organización

en alcanzar con éxito sus objetivos.

Se aplico una encuesta a cincuenta (50) ministros de la zona 1 en relación a su

capacitación administrativa, se constato que un 10% tiene una formación académica

universitaria en administración, un 35% tiene solo un taller o un seminario lo que es poca

capacitación administrativa, un 55% no tiene ninguna capacitación. En relación a estos

resultados se puede afirmar la gran necesidad que existe en la capacitación administrativa en los

ministros de la zona 1.

Nuestra sociedad demanda no solo líderes espirituales sino también líderes con una

capacitación administrativa para asumir tareas cada vez más complejas, que aumenten la

capacidad en el desempeño eficaz del ministro.


6

Esta investigación se realizara en la Superintendencia del Distrito Metropolitano de la

Organización Asambleas de Dios de Venezuela. Con la finalidad de dar a conocer la necesidad

de la capacitación administrativa de los ministros de la zona 1 para cumplir así con éxito los

objetivos de la organización.

La fuente que se utilizara en esta investigación; Libros de textos, comentarios, diccionarios,

artículos, observación, encuestas, entrevistas, internet, etc.

Se organizara y desarrollara de la siguiente manera: La capacitación, la necesidad de la

capacitación, los objetivos de la capacitación, definición de administración, la importancia de la

administración, las habilidades administrativas, características personales que debe poseer un

administrador, el proceso administrativo, la importancia del proceso administrativo, etapas del

proceso administrativo, definición de planeación, importancia, principios, tipología, y pasos de

la planeación, definición de organización, importancia, y principios, definición de dirección,

principios e importancia, definición de control, importancia, y principio.


7

I. La capacitación.

“Consiste en una actividad planeada y basada en necesidades reales de una empresa u

organización y orientada hacia el cambio de conocimientos, habilidades y actitudes del

colaborador.”1 Esta actividad debe ofrecer a la organización un personal debidamente

adiestrado, capacitado y desarrollado para que desempeñe bien sus funciones y pueda descubrir

las reales necesidades organizacionales.

La capacitación está encaminada hacia el perfeccionamiento técnico del ministro para que

este se desempeñe eficientemente en las funciones que le han sido asignadas, produciendo

resultados de calidad, brindando excelentes servicio, previniendo y solucionando

anticipadamente problemas potenciales dentro de la organización.

II. La necesidad de la capacitación.

“Una necesidad de capacitación es la falta o carencia (limitaciones o deficiencias) de

conocimiento, habilidades y actitudes que requieren los trabajadores para desempeñarse

efectivamente en sus actuales y futuros cargos.”2 Determinar la necesidad de capacitación es de

suma importancia ya que ella nos permite conocer las necesidades existentes en una

organización a fin de establecer un plan de capacitación.

1
Alfonso Silíceo, Capacitación y desarrollo de personal. (México: Editorial Limusa Noriega, 2004)
pág. 25.

2
Blanca González, “Tipos de necesidades de capacitación”; Scribd.com. [pagina en línea] disponible en
http://es.scribd.com/doc/13501706/TIPOS-DE-NECESIDADES-DE-CAPACITACION; internet
descargado el 17 de noviembre del 2014.
8

III. Los objetivos de la capacitación.

La capacitación busca lograr ciertos objetivos3:

A. Objetivos generales.

Lograr la adaptación del personal para el ejercicio de determinada función

o ejecución de una tarea específica en determinada organización.

B. Objetivos específicos.

 Incrementar la productividad.

 Promover la eficiencia del trabajador, sea obrero, Empleado o

funcionario.

 Proporcionar al trabajador una preparación que le permita desempeñar

puestos de mayor responsabilidad.

 Promover un ambiente de mayor seguridad de empleo.

 Ayudar a desarrollar condiciones de trabajo más satisfactorias, mediante

los intercambios personales surgidos con ocasión de la capacitación.

 Promover el mejoramiento de sistemas y procedimientos administrativos.

 Contribuir a reducir las quejas de personal y proporcionar una moral de

trabajo más elevada.

 Facilitar la supervisión del personal.

3
El prisma; “Capacitación en recursos humanos”;www.elprisma.com. [pagina en línea] disponible en
http://www.elprisma.com/apuntes/administracion_de_empresas/capacitacionenrecursoshumanos/
internet descargado el 21 de noviembre del 2014.
9

 Contribuir a la reducción del movimiento del personal, como renuncias y

otros.

 Promover el mejoramiento de las relaciones humanas en la organización

y de la comunidad interna.

IV. Definición de administración.

La administración puede definirse de diversas formas, pero es posible conceptualizarla para

efectos de la fácil comprensión e incluyendo los aspectos más importantes a través del análisis y

síntesis de diversos especialistas en la materia. A continuación se presentan las siguientes

definiciones:

A. Henry Fayol dice que “administrar es preveer, organizar, mandar, coordinar y

controlar.”4

B. Maurice Eyssautier da a entender por administración:

La integración y coordinación adecuada de los recursos humanos, financieros y materiales


de una organización con la finalidad de alcanzar los objetivos establecidos. Por integración
entendemos la vinculación de los recursos de una organización para que sea más eficiente a
través de la coordinación de personal, capital, inversión, tecnología, y tiempo, la
organización podrá alcanzar sus fines. Por organización entendemos una relación
coordinada entre personas, trabajo, recursos financieros y actividades administrativas que
forman un sistema orientado hacia una meta. Toda organización debe tener una misión o
finalidad básica que la justifique ante la sociedad. Los objetivos establecidos son las metas
a alcanzar por la administración y cumplir con la misión establecida.5

4
Henry Fayol; Administración Industrial y General. ( Mexico: Editorial Herrera Hnos, 1973) pag.131

5
Maurice Eyssautier de la Mora; Elementos básicos de la administración. ( México: Editorial Trillas,
1994) Pag. 11
10

C. Es el proceso de diseñar y mantener un ambiente en que los individuos, trabajando

en grupo de manera eficiente, alcancen objetivos seleccionados.6

D. Es el proceso de planificación, organización y control del trabajo de los miembros

de la organización y de usar los recursos disponibles de la organización para alcanzar las metas

establecidas.7

V. La importancia de la administración.

La administración proporciona elementos útiles al organizador o gerente, que se deben

considerar para el adecuado funcionamiento de la empresa, es por ello que la importancia de la

administración radica en8:

A. La administración se da donde quiera que exista un organismo social, aunque


lógicamente sea más necesaria cuanto mayor y más compleja sea ésta.

B. El éxito de un organismo social depende directa e indirectamente, de su buena


administración, y solo a través de ésta, de los elementos materiales, humanos,
técnicos y financiero con que ese organismo cuenta.

C. Para las grandes empresas, la administración técnica o científica es indiscutible y


obviamente esencial, ya que por la magnitud y complejidad, simplemente no
podrían actuar si no fuera a base de una administración sumamente técnica.

D. Para las pequeñas y grandes empresas, la única posibilidad de competir con otras
es a través del mejoramiento de la administración, es decir, obtener una mejor

6
Harold Koontz y Heinz Weihrech; Administración una perspectiva global. ( México: Editorial Mc Graw
Hill, 2004) pag.6

7
James A.F. Stoner, R Edward Freeman y Gilbert Jr. Daniel; Administración. ( México: Editorial
Prentice Hall, 1996) pág. 7
8
Agustín Reyes Ponce; Administración de empresa teoría y practica. ( México: Editorial Limusa, 2003)
Pág. 27
11

coordinación de los elementos: maquina, mercado, calificación de mano de obra,


en los que indiscutiblemente son superados por los grandes competidores.

E. El aumento de productividad, es la preocupación de la mayor importancia en el


campo económico y social que depende de la adecuación administrativa de las
empresas.

VI. Las habilidades administrativas.

Todas estas necesidades están enmarcadas en las habilidades básicas que debe poseer un

administrador, según Idalberto Chiavenato “existen por lo menos tres tipos de habilidades

necesarias para que el administrador pueda ejecutar con eficacia el proceso administrativo”.9

A. La habilidad técnica: Capacidad para utilizar conocimientos, métodos, técnicas y


equipos necesarios para cumplir tareas especificas de acuerdo con su instrucción,
experiencia, educación.

B. La habilidad humana: Capacidad de discernimiento para trabajar con personas,


comunicarse, comprender sus actitudes y motivación, y aplicar un liderazgo eficaz.

C. La habilidad conceptual: Capacidad para comprender la complejidad total de la


organización y la adaptación del comportamiento de la persona dentro de aquella. Esta
habilidad permite que la persona proceda de acuerdo con todos los objetivos de la
organización y no solo según los objetivos y las necesidades de su departamento o
grupo inmediato.

La combinación adecuada de esas habilidades varía a medida que un individuo asciende en

la escala jerárquica, desde posiciones de supervisión hasta posiciones de alta dirección. A

medida que se asciende en los niveles de la organización, disminuye la necesidad de habilidades

técnicas y aumenta la necesidad de habilidades conceptuales, pero no en nuestro caso de

9
Idalberto Chiavenato; Introducción a la teoría general de la administración. ( México: Editorial Mc
Graw Hill, 1999) Pág. 3
12

estudio, puesto a que la zona 1 está ubicada en el nivel operacional o de supervisión lo que

quiere decir que las necesidades de mayor importancia están en la habilidad técnica.

(Grafico 1)10

Nivel Administrativo. Habilidades necesarias.

Institucional Alta dirección. Conceptuales.

(Presidencia)

Intermedio. Gerencia. Humanas.

(Superintendencias)

Operacional. Supervisión. Técnicas.

(Presbiterios)

Grafico 1

VII. Características personales que deben poseer los administradores.

Además de diversas habilidades, los administradores eficaces también deben poseer ciertas

características personales:11

10
Ibíd., pág. 4

11
Harold, op.cit., pág.386.
13

A. Deseo de administrar: Los administradores con éxito poseen un profundo deseo de


administrar, influir en los demás y obtener los resultados mediante los esfuerzos
conjuntos de sus subordinados. Debe existir motivación básica para obtener resultados
mediante la generación de condiciones en las que la gente pueda trabajar en conjunto
para el cumplimiento de propósitos comunes. El deseo de administrar requiere de
esfuerzo, tiempo, energía y por lo general, muchas horas de trabajo.

B. Habilidades de comunicación y empatía: Los administradores deben poseer la capacidad


para comunicarse con claridad por medio de informes por escritos, cartas, discursos y
conversaciones, la comunicación demanda claridad pero aun más empatía. Ésta es la
capacidad de comprender los sentimientos de los demás y de manejar los aspectos
emocionales de la comunicación. Las habilidades de comunicación son importantes
para una eficaz comunicación intragrupal, esto es, para la comunicación con las
personas de la misma unidad organizacional.

C. Integridad y honestidad: Los administradores deben poseer una elevada calidad moral y
ser dignos de confianza. En su caso, la integridad supone honestidad en cuestiones de
dinero y en el trato con los demás, el esfuerzo de mantener informados a sus superiores,
el compromiso con la verdad en todas las circunstancias, fortaleza de carácter y una
conducta acorde con las normas éticas.

Parece claro y sencillo que estas tienen que ser las habilidades y característica que debe

poseer todo ministro sin embargo no es así en el ejercicio y desempeño de sus funciones, es

triste y lamentable pero la realidad es otra.

VIII. El proceso administrativo.

Un buen administrador se debe al uso correcto y aplicación el proceso administrativo. Por el

desconocimiento que hay en el 50% y más de los ministros de la zona uno (1) del proceso

administrativo. La prioridad de la necesidad de capacitación recae en este proceso.


14

En su concepción más sencilla se puede definir el proceso administrativo como la


administración en acción o también como: el conjunto de fases o etapas sucesivas a
través de las cuales se efectúa la administración, mismas que se interrelacionan y
forman un proceso integral.12

A estas dos fases, Lyndall F. Urwick les llama: mecánica y dinámica de la


administración. Para este autor la mecánica administrativa es la parte teórica de la
administración en la que se establece lo que debe hacerse, es decir, se dirige siempre
hacia el futuro. Mientras que la dinámica se refiere a cómo manejar de hecho el
organismo social (cuadro sinóptico 1). A parte, George Terry establece que estas fases
están constituidas por distintas etapas que dan respuestas a cinco cuestionamientos
básicos. 13

Cuadro sinóptico 1

¿Qué se quiere hacer?

Planeación

Mecánica ¿Que se va hacer?

Organización ¿Cómo se va hacer?

Administración

Dirección Ver que se haga

Dinámica

Control ¿Como se ha realiza

12
Munch Galindo. García Martínez; Fundamentos de administración.(México; Editorial Trillas,1990)
Pág. 31

13
ibid., Pág.35
15

IX. La importancia del proceso administrativo.

Para poder realizar un buen proceso administrativo dentro una empresa, es necesario tomar

en cuenta que dicho proceso:

Se constituye en un medio útil para comprender mejor lo que deben hacer las
personas que administran una empresa. Permite desarrollar un trabajo ordenado
obteniendo el ahorro de esfuerzo, tiempo y dinero. Se logra una mejor coordinación
en la ejecución de las tareas de la empresa.14

X. Etapas del proceso administrativo.

Es importante conocer que existen diversas opiniones en cuanto al número de etapas que

constituyen el proceso administrativo aunque, de hecho, para todos los autores los elementos

sean los mismos; a saber: planeación, organización, dirección, control. Este criterio de las cuatro

etapas es uno de los más difundidos y aceptados en el mundo de la administración y porque,

además, es uno de los que ofrecen mayor claridad para fines didácticos.

XI. Definición de planeación.

Es el proceso de decidir anticipadamente, lo que ha de hacerse y como. Implica la

selección de objetivos y el desarrollo de políticas, programas y procedimientos para lograrlos.15

14
Américo Alexis Serrano Ramírez. Administración I y II.( El salvador, 2003) Pág. 71

15
Joaquín Rodríguez Valencia. Introducción a la administración con enfoque de sistemas. (México
Editorial Thomson, 2003) pág. 189
16

La planificación es una función básica del proceso administrativo. Es elemental para las

otras etapas administrativas (organización-dirección- control). Sin la previa determinación de

las actividades, mediante la planeación, no habrá nada que organizar, nadie que dirija y nada

que necesite control.

XII. Importancia de la planeación.

Los aspectos más relevantes a considerar para poder realizar con éxito una planeación son

los siguientes:16

A. Se constituye en la base de las demás etapas del proceso administrativo.


B. Permite a las organizaciones precisar los objetivos principales, proporcionando guías
claras para la toma de decisiones.
C. Se constituye en un medio de control.
D. Minimiza los costos, a través de la utilización racional de los recursos.
E. Se convierte en una herramienta de comunicación entre las gerencias de la empresa
sobre los objetivos y cursos de acciones establecidos.
F. Reduce la toma de decisiones basadas en especulaciones o improvisaciones.

XIII. Principios de la planeación.

Para planear eficientemente, es necesario tomar en cuenta los siguientes principios:17

A. Factibilidad. Lo que se planee debe ser realizable; es inoperante elaborar planes


demasiado ambiciosos u optimistas que sean imposibles de lograr. La planeación debe
adaptarse a la realidad y a las condiciones objetivas que actúan en el medio ambiente.

16
Américo, op. Cit., pág. 79
17
Munch, op.cit., pág. 66
17

B. Objetividad y cuantificación. Cuando se planea es necesario basarse en datos reales,


razonamientos precisos y exactos y nunca en opiniones objetivas, especulaciones, o
cálculos arbitrarios. Este principio conocido también como principio de precisión,
establece la necesidad de utilizar datos objetivos tales como estadísticas, estudios de
mercado, estudio de factibilidad, cálculos probabilístico, modelos matemáticos, y datos
numéricos, al elaborar planes para reducir al mínimo los riesgos. La planeación será más
confiable en tanto que pueda ser cuantificable, o sea, expresada en tiempo, dinero,
cantidades y especificaciones (porcentajes, unidades, volumen, etc.) La cuantificación
facilita la ejecución y evaluación del progreso de los planes.

C. Flexibilidad. Al elaborar un plan, es conveniente establecer márgenes de holgura que


permitan afrontar situaciones imprevistas, y que proporcionen nuevos curso de acciones
que se ajusten fácilmente a las condiciones. El no establecer “colchones de seguridad”
puede ocasionar resultados desastrosos.

D. Unidad. Todos los planes específicos de la empresa deben integrarse a un plan general, y
dirigirse al logro de los propósitos y objetivos generales, de tal manera que sean
consistente en cuanto a su enfoque, y armónico en cuanto al equilibrio e interrelación
que debe existir entre estos.

E. Del cambio de estrategias. Cuando un plan se extiende en relación al tiempo (largo


plazo), será necesario rehacerlo completamente. Esto no quiere decir que se abandonen
los propósitos, sino que la empresa tendrá que modificar los cursos de acción
(estrategias), y consecuentemente las políticas, programas, procedimientos y
presupuestos, para lograrlos. No hay que confundir este principio con el de flexibilidad
ya que este último implica el establecimiento de márgenes para ciertos ajustes, mientras
que el del cambio de estrategias comprende la modificación completa del plan por causa
de factores de fuerza mayor que originan la necesidad de cambios definitivos.

XIV. Tipología de la planeación.

Con el fin de comprender mejor el proceso de la planeación, así como clarificar y ubicar

algunos conceptos acerca del mismo, se estudiara la clasificación de la planeación y su

terminología.
18

Requisito previo para entender la tipología de la planeación, es estudiar el concepto del plan

y su clasificación en cuanto al tiempo. ” Los planes son el resultado del proceso de la

planificación y pueden definirse como diseños o esquemas detallados de lo que habrá de hacerse

en el futuro, y las especificaciones para realizarlos.”18

Los planes en cuanto al periodo establecido para su realización, se pueden clasificar en:19

A. Corto plazo. Cuando se determina para realizarse en un término menor o igual a un año.
Estos, a su vez, pueden ser:

 Inmediatos. Aquellos que es establecen hasta seis meses.

 Mediatos. Se fijan para realizarse en un periodo mayor de seis, o menor de doce


meses.


B. Mediano plazo. Su de limitación es por un periodo de uno a tres años.
C. Largo plazo. Son aquellos que se proyectan a un tiempo mayor de tres años.

La forma más frecuente de escribir los planes es en término de su intención (estratégico o

táctico).20

A. Planes estratégicos. Abarcan toda la organización, establecen objetivos generales y la


posición en concordancia con su entorno. Los planes estratégicos mueven los esfuerzos
de la organización para alcanzar sus netas.

B. Planes tácticos. Que especifican con detalles la forma de alcanzar los objetivos
generales de la organización.

18
Munch, op.cit., pág. 69

19
Munch, loc.cit.

20
Stephen P. Robbins. David A. Decenzo. Fundamentos de administración conceptos esenciales y
aplicaciones (México Editorial Pearson Educación, 2002)Pag. 84
19

Adrew j.21 agrega una forma más:

C. Planes operativos. Conformada por procedimientos y acciones especificas a aplicar en


los niveles inferiores de una organización.

XV. Pasos de la planeación.

La mejor manera de garantizar el éxito de la planeaciones a través del buen desarrollo de

los siguientes pasos:22

A. Atención a las oportunidades.

Consiste en hacer un análisis preliminar de las posibles oportunidades (problemas)


futuras y advertirlas clara y totalmente, identificar la posición a la luz de las fortalezas
y debilidades, determinar qué problema desean resolver y por qué y especificar que
esperan ganar.

B. Establecimiento de objetivos y metas.

En los objetivos se especifican los resultados esperados y se indican los puntos


terminales de lo que debe hacerse, en que se hará énfasis y que se cumplirá por medio
del establecimiento de estrategias, políticas, procedimientos, reglas, presupuestos y
programas. Estos deben ser de corto y largo plazo.

C. Desarrollo de premisas.

Establecer, poner en circulación y obtener la aceptación de utilizar premisas decisivas


de la planeación como pronósticos, políticas básicas aplicables y los planes ya
existentes de la empresa. ¿Que son premisas? Son supuestos acerca de las condiciones
en las que el plan se llevara a cabo.

D. Determinación de cursos de acción alternativos.

Consiste en buscar y examinar cursos de acción alternativos, especialmente los que no


son perceptibles a primera vista.

21
Andrew j. Dubrin. Fundamentos de administración. (México. Editorial Thomson, 2000)Pág. 107

22
Harold, op.cit., pág.129.
20

E. Evaluación del curso de acción.

Consiste en evaluar las alternativas ponderándolas a la luz de premisas y metas.

F. Selección del curso de acción.

Este es el punto en el que se adopta un plan, el verdadero punto de toma de decisiones.

G. Formulación de planes derivados.

Se requiere de planes derivados para apoyar el plan básico.

H. Traslado de planes a cifras por medio del presupuesto.

Después de la toma de decisiones y establecido los planes; estos son trasladados a


cifras convirtiéndolos en presupuestos.

XVI. Definición de organización.

Este es considerado como el segundo eslabón de la fase del proceso administrativo por lo

que es importante mencionar su definición: “Es el establecimiento de la estructura necesaria

para la sistematización racional de los recursos, mediante de determinación de jerarquías,

disposición, correlación y agrupación de actividades con el fin de poder realizar y simplificar las

funciones del grupo social”.23

XVII. Importancia de la organización.

Los fundamentos básicos que demuestran la importancia de la organización son:

A. Es de carácter continuo; jamás se puede decir que ha terminado, dado que la empresa y
sus recursos están sujetos a cambios constantes, lo que obviamente redunda en la
necesidad de efectuar cambios en la organización.

23
Munch, op.cit., pág. 109
21

B. Es un medio a través del cual se establece la mejor manera de lograr los objetivos del
grupo social.

C. Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades


eficientemente, con un mínimo de esfuerzos.

D. Evita la lentitud e ineficiencia de las actividades, reduciendo los costos e


incrementando la productividad.

E. Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y


responsabilidades.

XVIII. Principios de la organización.

Existen principios que proporcionan la pauta para establecer una organización racional, se

encuentran íntimamente relacionados y son:

A. Del objetivo. Toda y cada una de las actividades establecidas en la organización deben
relacionarse con los objetivos y propósitos de la empresa. Es decir la existencia de un
puesto solo es justificable si sirve para alcanzar realmente los objetivos.

B. Especialización. El trabajo de una persona debe limitarse, hasta donde sea posible, a la
ejecución de una sola actividad. El trabajo se realizara más fácilmente si se subdivide en
actividades claramente relacionadas y delimitadas. Mientras más especifico y menor sea
el campo de acción de un individuo, mayor será su eficiencia y destreza.

C. Jerarquía. Es necesario establecer centros de autoridad de los que emanen la


comunicación necesaria para lograr los planes, en los cuales la autoridad y
responsabilidad fluyan en una línea clara e ininterrumpida desde el más alto ejecutivo
hasta el nivel más bajo.

D. Paridad de autoridad y responsabilidad. A cada grado de responsabilidad conferido,


debe corresponder el grado de autoridad necesario para cumplir dicha responsabilidad.
No tiene objeto hacer responsable a una persona por determinado trabajo sino se le
otorga la autoridad necesaria para poder realizarlo.

E. Unidad de mando. Establece que al determinar un centro de autoridad y decisión para


cada función, debe asignarse un solo jefe, y que los subordinados no deberán reportar a
22

más de un superior, pues el hecho de que un empleado reciba ordenes de dos o más
jefes solo ocasionara fugas de responsabilidad, confusión e ineficiencia.

F. Difusión. Para maximizar las ventajas de la organización, las obligaciones de cada


puesto que cubren responsabilidad y autoridad deben publicarse y ponerse, por escrito, a
disposición de todos aquellos miembros de la empresa que tengan relación con la
misma.

G. Amplitud o tramo de control. Hay un límite en cuanto al número de subordinados que


deben reportar a un ejecutivo, de tal manera que este pueda realizar todas sus funciones
eficientemente.

H. De la coordinación. Buscar el equilibrio adecuado en todas las funciones de la empresa,


ya que cualquier fuente de deficiencia puede ocasionar serios problemas; la empresa es
un sistema que para funcionar con eficiencia, necesita que todas sus partes, a su vez,
funcionen correctamente.

I. Continuidad. Una vez que se ha establecido, la estructura organizacional requiere


mantenerse, mejorarse, y ajustarse a las condiciones del medio ambiente.

XIX. Definición de dirección.

La dirección puede enfocarse como una red de responsabilidades funcionales

interrelacionadas, y podemos definirla como: “Es aquel elemento de la administración en la que

se logra la realización efectiva de todo lo planeado, por medio de la autoridad del administrador,

ejercida a base de decisiones:”24

XX. Importancia de la dirección.

La dirección es transcendental porque:

A. Pone en marcha todos los lineamientos establecidos durante la planeación y la


organización.

24
Américo, op. Cit., pág. 149
23

B. A través de ella se logran las formas de conducta más deseables en los miembros de la
estructura organizacional.

C. La dirección eficiente es determinante en la moral de los empleados y,


consecuentemente, en la productividad.

D. Su calidad se refleja en el logro de los objetivos, la implementación de métodos de


organización, y en la eficacia de los sistemas de control.

E. A través de ella se establece la comunicación necesaria para que la organización


funcione.

XXI. Principios de la dirección.

Dentro de los principios de la dirección se pueden mencionar:

A. Alcanzar la meta común de la empresa será más fácil si se coordinan efectivamente los
intereses de los participantes (empleados) con los de la empresa. Es responsabilidad de
la administración lograr que el personal sienta que persiguiendo los objetivos de la
empresa, obtienen fines personales.

B. Impersonalidad de mando. La aceptación de las ordenes será factible cuando estas


parezcan una necesidad de la empresa y no una imposición por parte del jefe, es decir
impersonalizar las ordenes ( por que yo digo ) evitando así la tendencia natural del ser
humano al no aceptar mandato esto puede lograrse expresando el porqué debe
cumplirse las ordenes y evitando el uso de las palabras yo, usted, entre otros. Explicar el
porqué significa destacar la importancia de la orden.

C. Vía jerárquica. Se trata de exaltar la importancia que tiene el respeto a los canales de
autoridad establecidos. Se debe evitar saltar los mandos intermedios, ya que de lo
contrario las personas ubicadas en estos puestos sienten que pierden prestigio y
autoridad.

D. Resolución de conflicto. Cuando se presenta un conflicto se debe ser resuelto


inmediatamente, evitando así que se convierta en un obstáculo para la administración.

E. Aprovechamiento del conflicto. Los conflicto además de resolverse rápidamente, se


debe tratar de aprovechar su presencia, a través de la búsqueda de soluciones optimas y
tomando medidas para que no se repitan.
24

XXII. Definición de control.

El control resulta totalmente necesario, en toda empresa, debido principalmente a la misma

naturaleza humana. Así que podemos definir control como: “La medición y corrección del

desempeño a fin de garantizar que se han cumplido los objetivos de la empresa y los planes

ideados para alcanzarlo.”25

James26 expresa que es el proceso que permite garantizar que las actividades reales se

ajusten a las actividades proyectadas.

XXIII. Importancia del control.

El control es de vital importancia dado que:

A. Contribuye a medir y corregir la labor ejecutada por los subordinados a fin de lograr los
objetivos.

B. Permite el análisis de lo realizado con lo planeado.

C. Las técnicas y los sistemas de control son aplicables a cualquier actividad


administrativa.

D. Se constituye para los jefes en una herramienta, a través de la cual se comprueban si los
objetivos de la empresa son alcanzados conforme a la planificación.

25
Harold, op.cit., pág.640.

26
James, op. cit., Pág.227.
25

XV. Principios básicos del control.

La aplicación racional del control debe fundamentarse en los siguientes principios:

A. Del propósito del control. Significa que la verdadera finalidad a la que debe estar
orientada el control, es a detectar oportunamente las variaciones actuales u futuras de un
plan.

B. La eficiencia del control. Significa que el grado de eficiencia de las técnicas de control
está determinado por la capacidad para descubrir y señalar no solo las desviaciones sino
también las causas de estas.

C. La responsabilidad del control. Significa que es una función específica de un jefe que se
le ha encomendado la responsabilidad de ejecutar un plan.

D. La correspondencia con los planes. Se refiere a que debe existir una identificación total
de los controles con los planes, de tal manera que el control sea un reflejo de la
estructura de los planes.

E. La existencia de normas. La eficiencia del control está supeditada al establecimiento


previo de normas objetivas, claras y adecuadas a los planes.

F. La flexibilidad. Deben permitir que se introduzcan cambios tan pronto como sean
necesarios, de manera que sea adapten las nuevas condiciones externas o internas con la
mayor rapidez posible.

G. Principio de la acción. La existencia del control es justificable, siempre que la


observación de desviaciones de los planes, conlleve a la aplicación inmediata de las
medidas correctivas necesarias.
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Conclusiones.

En relación al objeto de la investigación referido a dar a conocer la necesidad de la

capacitación administrativas y su proceso en los ministros de la zona 1 de la Superintendencia

distrital. Se constato que un 90% de los ministros que han sido escogidos en cargos claves de la

organización tienen poca o ninguna capacitación.

Por consiguiente tal situación no permite realizar con eficacia el logro de los objetivos, lo

que hace perder el rumbo de la organización.

En tal sentido la observación muestra que esto se debe:

 Falta de conocimiento en el proceso administrativo.

 Ausencia de políticas para la selección y reclutamiento de líderes.

 Falta de inducción al trabajo.

 Falta de procedimiento escritos para el desempeño de labores.

 Falta de solución de conflictos.

 Falta y mal uso de tecnología.

 Falta de proyectos.

 Falta de habilidad en las negociaciones.

 Falta de misión, visión, y propósitos, en las dependencias.

 Temor a la inversión.

 Falta de supervisores capaces de evaluar el desempeño.


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Esto ha traído como consecuencias:

 Mal planeación o falta de ella, lo que genera una mala o ninguna organización,

control y evaluación.

 Desconfianza, amenaza y temor en la organización.

 Tendencia a los conflictos dentro de la organización lo que genera división.

 Confusión en cuanto a los objetivos.

 Ausentismo, deserción, y renuncia.

 Pérdida de tiempo, esfuerzo y dinero sin conseguir el objetivo.

 Teólogos administrando un puesto cuando tienen que ser un administrador.

 Desempeño ineficiente en las funciones asignadas.

 Terminar eventos y actividades endeudados.” No hay plan perfecto.”

 Improvisación, desorden y desaciertos.

 Falta de responsabilidad, puntualidad y compromiso en el trabajo.

 Atraso y estancamiento en nuestra organización.

Por lo tanto es de suma importancia la capacitación de los ministros de la zona 1 para el

ejercicio de determinada función o ejecución de una tarea específica dentro de la organización.

Así que una vez dada a conocer la necesidad existente es con el fin de establecer un plan de

capacitación.
28

En basa a lo antes dicho y la experiencia desarrollada a lo largo de esta investigación se

presenta a continuación un conjunto de recomendaciones:

A. A nuestra organización:

 Establecer el departamento de recursos humanos en la superintendencia

metropolitana.

 Establecer un departamento de capacitación.

B. A nuestros supervisores ( Presbíteros)

 Evaluar el desempeño del personal.

 Elaborar un plan y programas de capacitación que responda a las necesidades de

formación a satisfacer.

 Cursos donde se desarrolle la adquisición de conocimientos, habilidades y actitudes.

 Talleres de capacitación que desarrolle temas vinculados a la práctica

administrativa y su proceso.

 Seminarios que tengan como objetivo la investigación, estudio, y análisis de temas

para tener un conocimiento más profundo.

 Conferencias con la finalidad de proporcionar información, datos, temas etc.

C. A nuestros institutos teológicos :

 Agregar a nuestros pensum de estudio teológico materias con relación a la

administración y sus procesos así como otros temas la profundización del área

administrativa en su aplicación a la organización.


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D. A nuestros ministros:

 Incrementar y mejorar los conocimientos técnicos con estudios básicos, técnicos, y

superiores.

 Auto educarse a través de literatura referidas al tema de administración.

Cabe señalar que esta es una breve investigación que solo abarca aspectos básicos de

administración y su proceso que busca dar a conocer la necesidad de capacitación, por lo tanto

sería deseable que se realizara un trabajo profundo en esta temática.

Quienes ministran en la institución más importante de este mundo, la obra del Señor,

tienen que ser los más capacitados para llevar a cabo los propósitos de Dios en esta tierra con

efectividad.
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