AA2 Evidencia 1 Etapas de los sistemas nacionales de archivo

Estimado aprendiz en este formato usted debe desarrollar correctamente los ejercicios
dispuestos en la guía de aprendizaje, como evidencia de que ha alcanzado el resultado de
aprendizaje propuesto para esta actividad de aprendizaje número 1.

Recuerde que todas las actividades deben ser enviadas en éste mismo archivo por el
enlace destinado para envió de la evidencia número 1 y debe leer el material de estudio para
poder desarrollar con éxito cada uno de los ítems de la actividad.

Actividad 2 Evidencia 1 Etapas de los sistemas nacionales de archivo

Para realizar esta actividad, el Aprendiz deberá analizar previamente el material de formación
titulado “introducción a la ley general de archivos” disponible en la plataforma y consultar el
material complementario propuesto, además de otras fuentes de Internet que considere
convenientes.

Debe realizar una descripción de las 4 etapas de los sistemas nacionales de archivo
según el material de estudio propuesto en la unidad 2 de estudio.

ETAPAS DE LOS SISTEMAS NACIONALES DE ARCHIVO SON:

 Etapa de organización

 Etapa de desarrollo

 Etapa de implementación

 Etapa de evaluación
El sistema de archivos no pretende crear nuevas estructuras ni suplantar procesos sino
reforzar y mejorar los procesos ya utilizados en los archivos de cada país.

ORGANIZACIÓN

Tiene como objetivo generar una estrategia permanente de integración y cooperación de

los archivos que lo conforman, busca la conservación del patrimonio documental de la
nación y armonizar las prácticas archivísticas.

Entre sus objetivos específicos, están identificar, recuperar, inventariar, yy conservar los
archivos históricos.

Promover la modernización archivística, procurar la organización técnica, acceso y

difusión, apoyar los servicios de archivo en todo el país promover la normalización en las
funciones laborales archivísticas esenciales, hacer efectivos los principios del derecho a
la información y buscar recursos para la ejecución de programas y proyectos.

En la etapa organizativa se establecen los recursos con los que trabajara el sistema, entre
los recursos materiales se busca establecer los recursos que se requiera para el
trabajador del desarrollo del sistema, asi como la selección de la tecnología que apoyara
cada proceso, teniendo en cuenta las posibilidades de cada lugar, debido a que cada país
pueden encontrarse lugares que no tengan los mismos recursos o tengan algún tipo de
limitación en el acceso a la información o a la tecnología.

DESARROLLO

En la etapa de desarrollo la división política-territorial, para conocer la granularidad de las

jurisdicciones, se estudia la estructura del estado para conocer su forma de gobierno, si
es centralizado, federal, etc. Así como las ramas del poder que lo rigen.

Teniendo clara la estructura de la nación se procede a desarrollar el trabajo concerniente

a sus archivos, como su forma de integración, los tipos de archivos, que pueden ser
públicos o privados para el sistema nacional de archivos; o archivo de gestión o de oficina
central, intermedio e histórico para el sistema archivístico institucional, donde pueden
complementarse estos últimos con archivos territoriales o generales, para la red de
archivos.

De esta forma al unificar y homogenizar los procesos de los archivos se pueden generar
protocolos de comunicación y equivalencia entre archivos, para su fácil integración.

El sistema nacional de archivos debe fijar una posición sobre la forma de preservación del
patrimonio documental, determinado el tránsito de los documentos archivísticos por los
diferentes archivos del sistema durante su ciclo de vida.

Debe realizarse la revisión de la documentación legar y normativa, además los manuales

y las normas de procedimientos de los organismos del estado para articular lo planeado
con la legislación del país en el que funcionara el sistema.

Debe contar con una estrategia de comunicación para que existía el intercambio de
experiencias en los archivos que conforman el sistema para nutrirse de las posibles
soluciones de problemas. La delegación de funciones hace parte del plan de coordinación
para evitar la dispersión o el aislamiento de sus elementos.

Entre los elementos que hacen parte del sistema deben haber planes para discusión y
concertación para que cada uno, en la medida de sus posibilidades, pueda aportar al
proceso e identificar problemas conjuntos y necesidades prioritarias.

Con el fin de generar para la concertación deben existir estrategias de participación.

Como no todos los archivos son iguales, debe existir una estrategia de jerarquización
para crear orden y categorías entre archivos para prever futuros desarrollos horizontales y
verticales.

El sistema nacional de archivos, debe contar con estrategias de cooperación para

fomentar el desarrollo y satisfacer necesidades comunes.

Es una buena práctica el análisis de usuarios del sistema para focalizar sus necesidades
de información y poder actuar de forma preventiva ante cualquier novedad que se pueda
presentar en el funcionamiento cotidiano.
IMPLEMENTACION

Los objetivos de la implementación son crear y desarrollar mecanismos de operación del

sistema nacional de archivos, realizar en corto, mediano y largo plazo programas que
contribuyan al conocimiento y desarrollo de los archivos del país

Contar con archivos mejor organizados, normalizados en cuento adquisición,

organización, sistematización, conservación y difusión de la información.

En la etapa de implementación se reconocen las instituciones que forman parte por tanto
de los archivos públicos y privados, como la forma en la que se integraran que puede ser
en el sistema nacional de archivos, en sistemas archivísticos institucionales y las redes de
archivos.

Cuando existen diversas regiones se deben crear archivos regionales, que se

encargarían de ser en el puente de comunicación entre los archivos de cada lugar y el
archivo general de la nación conformando las redes de archivos regionales para brindar
un mejor servicio en cuanto a cubrimiento y especialización por regiones.

EVALUACION Y CONTROL

Los objetivos del sistema de control deben incluir revisión de la situación financiera, la
posición frente a otros sistemas de información, la productividad del sistema en sus
diferentes funciones, el liderazgo en cuanto a servicios y la responsabilidad social de los
archivos.

En la etapa de evaluación se obtiene información sobre los resultados del manejo de los
archivos, se realiza el control y se obtiene la información que servirá para hacer
modificaciones al sistema, mejoras correcciones para mejorar resultados y tiempos.