18­9

Define a Corporation

The Philippines Corporation Code defines a corporation as “an artificial being
created by operation of law, having the right of succession and the powers, 
attributes and properties expressly authorized by law or incident to its existence.

A corporation is a separate legal entity distinguished from its owners (i.e., 
shareholders or members). It is formed through an operation of law and not by mere
agreement between the owners. It has the right of succession, meaning it continues 
to exist notwithstanding the withdrawal, death, insolvency or incapacity of the 
individual owners, and is dissolved only again through an operation of law. The 
operations of a corporation are subject to a higher degree of government regulation 
compared to other forms of business.

Explain the Organization of a corporation

Section 14 provides that all corporation organized under Corporation Code of 
the Philippines shall file with the Securities and Exchange Commission articles of 
incorporators, containing substantially the following matters except as otherwise 
prescribed by this Code or by special law.
 
 Name of corporation
 Name and address of the registered agent
 Type of corporate structure, e.g., Profit Corporation, Nonprofit Corporation, 
Non­stock Corporation, Professional Corporation, etc.
 Names and addresses of the initial board of directors
 Number and type of authorized shares
 Duration of the corporation, if it wasn't established to exist perpetually
 Name, signature and address of the incorporator, who is the person in charge
of setting up a corporation.

What are BY­LAWS?

 These are the rules of action adopted by the Corporation for its internal 
government and for the Government of its officers, shareholders or members. 
The corporation's identifying information: name, address, and principal place 
of business; designation of the corporation as public or private (selling stock 
to the public or keeping the stock shares between just a few people)
  The board of directors, including the number of board members, the general 
powers and duties of the board, tenure of board members, what number of 
directors is considered a quorum (the number that must vote for a resolution 
to be valid)
 If the corporation is a stock corporation, information about stockholders and 
voting of shares of stock, the bylaws also show the number and type of shares
and stock classes that the corporation is authorized to issue
 Information about shareholder meetings, including notification of a meeting 
and proxy voting
 Annual meeting procedures and requirements for notifying members. Every 
corporation must have at least an annual meeting, so this is an important 
part of the bylaws
 Board meetings information, including frequency, location, and protocol
 Procedure for corporate record­keeping, including rules for preparation and 
inspection of records and location of the corporate record book
 Procedure for amending articles of incorporation and bylaws
 Corporate board officers, including a description of their duties, how they are 
elected, and their terms of office
 Information on how to replace a board member or corporate officer
 The fiscal (financial) year of the corporation
 Rules on approval of contracts, loans, checks, stock certificates, and other 
types of corporate resolutions (see below)
 Financial audits and inspection of the corporate records, mostly for public 
corporations, but really for all corporations

Distinguish between:

a) Corporators and Incorporators
Corporators are those who compose a corporation, whether as 
stockholders or as members while Incorporators are the stockholders or 
members mentioned in the articles of incorporation as originally forming and 
composing the corporation and who are signatories.

b) Shareholders and members
Shareholders are the owner of shares of stock in a stock corporation 
while members are the corporators of a non­stock corporation.

Explain the following:

a.) Minutes of book
 A minute book refers to a book kept by the clerk of a court for recording
a summary of all the judicial orders in a proceeding. The records are 
identified by case numbers. It also refers to a record of official actions taken 
at a meeting of a board of directors or of the stockholders of a corporation.
b.) Stock and transfer book
A stock and transfer book is the book which records the names and 
addresses of all stockholders arranged alphabetically, the installment paid 
and unpaid on all stock for which subscription has been made, and the date of
payment thereof.

c.) Books of account
There are two main books of accounts, Journal and Ledger. Journal 
used to record the economic transaction chronologically. Ledger used to 
classifying economic activities according to nature.

d.) Subscription Book

A book containing a list of subscribers

e.) Shareholders ledger
A shareholders' ledger is a document that identifies each shareholder 
of the corporation and indicates how many shares such shareholder owns. 
The ledger also documents when a shareholder took ownership of the 
company's shares and includes any information relating to any sales or 
transfers of such shares.

f.) Subscribers ledger
Special or supporting ledger (such as cost ledger, purchases ledger, 
sales ledger) that provides more detailed information about individual 
accounts than a general ledger. Used by firms with larger number of 
customers (or creditors), these ledgers divide masses of financial data into 
more manageable parts.

g.) Share Certificate Book
Stock Certificates are the physical piece of paper representing 
ownership in a company, which reflects the number of shares owned, the 
date, an identification number, a corporate seal and signatures, and 
typically have intricate designs similar to currency to discourage 
counterfeiting.
What is organization cost?

An organizational cost or expense is the initial cost incurred to create a 
company. Organizational costs usually include legal and promotional fees to 
establish the company with the state and federal government. In other words, 
organizational expenses are the costs of organizing or incorporating a company.

What is the accounting treatment of organization cost?

Depending on the applicable tax rules, it may be possible to capitalize 
organizational costs, in which case they are amortized for tax purposes over a 
period of time. However, if the costs incurred are immaterial, it is more efficient to 
charge these costs to expense as incurred.

Explain the meaning of shareholders equity.

Shareholder equity (SE), also referred to as shareholders' equity and 
stockholders' equity, it a corporation's owners' residual claim after debts have been 
paid. Equity is equal to a firm's total assets minus its total liabilities.

What are the elements that constitute the shareholders equity? Give their 
equivalent IAS term.

 Common stock

Shares of common stock provide evidence of ownership in a corporation. 
Holders of common stock elect the corporation's directors and share in the 
distribution of profits of the company via dividends.

 Preferred stock

Represents the shareholders who have secondary interest in the residual 
assets because they do not normally have voting powers, who enjoy a fixed 
dividend before anything is paid to common shareholders and who have 
preference over common stock holders in case of winding up.

 Additional paid­up capital­common stock

Represents the amount received from investors on all shares issued by a 
company is excess of the balance in common stock account.

 Additional paid­up capital­ preferred stock
 Additional paid­up capital account accumulates all the share premium 
received since formation.

 Retained earnings
Retained earnings increase by the amount of net income for a period and 
decrease on account of dividend payments and restatement, if any.

 Foreign currency translation reserve
Foreign currency translation reserve accounts for the net effect on 
shareholders equity when a company's financial statements are converted 
from its functional currency to its presentation currency.

 Available­for­sale securities reserve
Available for sale securities reserve accounts for fair value changes in the 
available for sale securities. While the realized income and loss from 
available for sale securities is included in the net income, unrealized gains 
and losses i.e. fair value changes are reflected directly in shareholders’ 
equity.

 Cash flow hedge reserve
Reserve for cash flow hedges represents effective changes in fair value of a
hedging item. For example, if a company has hedged a bond with an option, 
changes in value of the option which successfully offsets changes in fair value
of the bond is accounted for in reserve for cash flow hedge.

 Revaluation reserve
Revaluation surplus (or revaluation reserve) appears in IFRS financial 
statements and it accounts for changes in value of property, plant and 
equipment for which a company has adopted the revaluation model. Upward 
revaluation is credit to revaluation surplus and downward revaluation is 
debited to the account with any excess taken to the income statement.

 Treasury shares
Treasury shares are a company's common shares which the company has 
purchased back. Treasury shares account is a contra­equity account, i.e. it 
has a debit balance in contrast with the normal credit balance of equity 
accounts. It is subtracted from the sum of all other shareholders equity 
components.

 Non­controlling interest 
 Non­controlling interest is a shareholders equity component that 
appears in case of consolidated financial statements. It represents the 
shareholders equity attributable to owners other than the parent company, 
i.e. those shareholders who do not have controlling stake in the company

Explain the treatment of deposits on subscription to a proposed increase 
in authorized share capital.

It is understood from the foregoing that there is a subscription agreement which,
among other things, states that the corporation is not contractually obliged to 
return the consideration received and that the corporation is obliged to deliver a 
fixed number of its own shares of stock for a fixed amount of cash or property paid 
or to be paid by the contracting party.

What is the meaning of “capital stock” or “share capital”?

A corporation's share capital or capital stock is the portion of a corporation's 
equity that has been obtained by the issue of shares in the corporation to a 
shareholder, usually for cash. "Share capital" may also denote the number and 
types of shares that compose a corporation's share structure.