TALLER SOBRE ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

Cómo administrar bien su tiempo para

incrementar la productividad en su trabajo
y disfrutar de su tiempo libre

GUSTAVO ADOLFO VILLEGAS LÓPEZ

UNIVERSIDAD EAFIT
Colombia
 Objetivo del taller

Analizar costumbres y actitudes

actuales relacionadas con el
manejo del tiempo y descubrir
maneras eficaces de emplearlo
en el trabajo y en la vida en
general.
 Temas
1. El valor del tiempo.
2. ¿Cómo planear el tiempo?
3. Criterios para priorizar actividades.
4. Herramientas: Horario, agenda y listas
5. Cambie su lugar de trabajo.
6. El manejo de documentos físicos y electrónicos.
7. Cómo trabajar en equipo y dar un buen manejo al tiempo de los demás.
8. Manejo de reuniones.
9. Manejo del teléfono y del correo electrónico.
10. Preparación de viajes de negocios, administración del tiempo durante el
viaje.
11. Programación del tiempo libre.
 Metodología

El taller es práctico y participativo. El recorrido

por los diferentes temas se hace de forma
dinámica apoyado en tareas y consejos
útiles motivando cambios inmediatos en las
costumbres de los participantes y en su lugar
de trabajo para hacerlo más productivo.
 Duración
 El taller presencial tiene una
duración de 16 Horas.
 En modalidad virtual, el taller tiene
una duración de 3 semanas con una
dedicación estimada de 8 Horas
semanales del participante.
Profesor

GUSTAVO ADOLFO VILLEGAS LÓPEZ

gvillega@eafit.edu.co
Ingeniero Mecánico de la Universidad EAFIT,
Ph.D. en Ingeniería Industrial y Especialista en
Gestión Industrial de la Universidad
Politécnica de Valencia (España), Experto en
aseguramiento de la Calidad – ICONTEC.

Ocupación actual:

 Profesor Investigador Universidad EAFIT

 Conferencista y Consultor Internacional
 Expectativas Iniciales

¿Qué espero obtener al

final de este curso?
 Objetivo

Lugar a donde quiero llegar …

 El valor del tiempo

Siempre que se hace referencia al tiempo se considera

nuestro recurso más valioso.

Para reflexionar:

¿Qué es el tiempo?

¿Por qué el tiempo es valioso?

¿Para qué hacer un buen uso del tiempo?

¿De qué maneras puedo aprovechar el tiempo?

 El uso del tiempo

Pocas personas están dispuestas a reconocer que

gran parte del tiempo se malgasta.

¿Cómo hacer un mejor uso del tiempo?

Pasos:

Analizar la forma en que se aprovecha en los

diferentes ambientes (hogar, trabajo, diversión, etc.)

considerar cómo distribuirlo con mayor eficacia

 Acciones

Lleve un registro del tiempo (al menos 2 semanas).

Este registro le proporciona un punto de partida
para evaluar en qué debe mejorar.

Divida cada día en secciones de 30 minutos

Registre exactamente a qué se dedicó en cada

sección

Evalúe el tiempo utilizado en tareas productivas

e improductivas

¿Cuánto tiempo dedica a hacer la tarea equivocada

en el momento incorrecto, dejando de cumplir
los objetivos fijados para ese día?
Examino mi registro para evaluar la eficacia de mi trabajo…

Distribución ideal del tiem po

15%

1
2

60% 25% 3

Grupo 1: Tareas rutinarias

Grupo 2: Proyectos en curso

Grupo 3: Planificación y desarrollo

Examino mi registro para evaluar la eficacia de mi trabajo…

Distribución real del tiempo

15%

1
2
25% 3
60%

Grupo 1: Tareas rutinarias

Grupo 2: Proyectos en curso

Grupo 3: Planificación y desarrollo

 Para responder

¿Realizo tareas que debería hacer otro? (o que no agregan valor)

R
-----
= -
P t ¿Hay patrones repetitivos en el registro?

¿Siempre me dedico a las tareas del Grupo 1 por las mañanas?

¿Suelo tardar más de lo calculado para una tarea?

¿Dispongo del tiempo suficiente para reflexionar y ser creativo?

 Trace un plan

Fíjese metas personales y profesionales

a corto y largo plazo (mi tiempo es mi vida).

Cada meta supondrá llevar a cabo una serie de tareas.

Construya un horario en el que balancee las

actividades (incluya días de 24 horas y semanas de 7 días).

Tomar tiempo para planificar amplia la

visión, produce
satisfacción personal, evita el estrés y
ayuda a lograr los objetivos.
 Estrés y envejecimiento

Según Epel, la gente puede ayudar a reducir el efecto del

estrés sobre el envejecer con una variedad de técnicas,
como por ejemplo:

 Ejercicio moderado
 Buen sueño
 Manejo de expectativas y metas
 Aceptación - no intentando controlar aquellas cosas que no
dependen de mi
 Encontrar el significado de las cosas
 Consolidación de lazos familiares y sociales significativos
 Creencia espiritual o religiosa

Fuente: http://www.NewsTarget.com/019974.html (agosto/06)

 Criterios para priorizar actividades

Analice las tareas

Haga una lista de todas las tareas y los objetivos a los que apuntan.
Después sepárelas en tres categorías: Tipo A, B o C.

Tipo A: Tareas importantes y urgentes

Tipo B: Tareas importantes o urgentes, pero no ambas cosas

Tipo C: Tareas que no son importantes ni urgentes sino rutinarias

Si tuviera dudas acerca de alguna tarea,

considérela del tipo C o elimínela.
 Equilibrar tareas diarias

TAREAS A

Una
Jornada TAREAS C
Laboral

TAREAS B
Clasificación de tareas
(adaptación a partir de Covey)
Más urgentes Menos urgentes
Más Importantes I. Importantes y II. Importantes no
urgentes urgentes
Menos III. Urgentes no IV. No importantes
importantes importantes y no urgentes
 Para recordar…

El tiempo dedicado a trazar un plan nunca se malgasta:

siempre llevará a ahorros al final.

El agotamiento se evita haciendo planes de vida,

no sólo viviendo el día.

Administrar el tiempo significa hacer cosas con

más eficacia, no sólo con más rapidez.

Cada día debe hacer al menos una cosa placentera.

Los momentos de tranquilidad en la oficina, como

antes de que vengan los demás, son muy útiles.
 Momentos de tranquilidad

Usted necesita tiempo para sí mismo: tiempo para reflexionar,

evaluar prioridades y concentrarse en tareas difíciles o prioritarias.

No dispondrá de este tiempo si no lo planifica cotidianamente.

No se sienta culpable por encerrarse.

Explique a los demás que tendrán su atención una vez usted haya
disfrutado de ese período breve libre de interrupciones y distracciones.

Intente disciplinarse y ocupe este tiempo de manera constructiva:

Dedíquelo a tareas del Tipo B que requieren su total atención.
 Maximice la eficacia

Punto máximo de media Punto máximo de media

mañana: ideal para las tarde: ideal para las
tareas A tareas B

N iv e l d e R e n d im ie n to

El nivel de energía
empieza a descender al
final de la jornada
laboral

Punto mínimo
después de almuerzo:
ideal para las tareas C

8am 9am 10am 11am 12m 1pm 2pm 3pm 4pm 5pm 6pm
Hora
 Listas de chequeo

Sirven para asegurar que las actividades que se deben realizar no se

olvidarán.

Deben estar visibles

No deben dejarse almacenadas en la memoria.

Se debe aprender a usar la lista, de lo contrario, se puede correr el riesgo

de terminar siendo usado por la lista.
 Agendas

El uso de una agenda requiere disciplina. Permite planificar

citas, llamadas, reuniones, compromisos, recordar
fechas de entrega de proyectos, etc.

Elija el tipo más adecuado a sus necesidades

No escatime costos, compre la mejor que pueda

Debe llevarla siempre

 Usela con eficacia

Separe horarios para realizar tareas

B en momentos de máxima energía

Defina horarios de descanso

No escriba en ella las tareas por hacer

Recuerde dejar suficiente tiempo libre cada día para

atender cualquier situación inesperada que surja
 Generaciones de administradores de tiempo
(Stephen Covey)

 Primera Generación: Hacedores de listas

(conciencia de lo que deben hacer)
 Segunda generación: Programadores
(planean y usan la agenda)
 Tercera generación: Priorizadores (Fijan
objetivos y actúan de acuerdo a prioridades).
 Cuarta generación: Autoorganizados (en lugar
de administrar el tiempo se organizan ellos
mismos).
 Cambie su lugar de trabajo

Considere su escritorio como una línea de montaje. Por un

extremo entran las materias primas (en su mayoría en
forma de papeles) para ser procesados por una
máquina (su cerebro), antes de pasar a la etapa
siguiente. Un Just in Time de su escritorio significa
tomar conciencia de los papeles y las herramientas y el
sitio donde deben estar.
 Cosas que hacer

Debe vaciar su escritorio de papeles

relacionados con tareas
anteriores.

La superficie de trabajo debe tener

sólo lo necesario (productos
en proceso).

Ordene los cajones y de ser posible

ELIMÍNELOS

Defina un lugar para sus

herramientas (lápiz, tijeras,
grapadora, etc) y siempre
manténgalas en este lugar.
Foto: Gustavo Villegas L.
 Cinco palabras en japonés

SEIRI (Clasificar)

SEITON (Ordenar)

SEISO (Limpiar) SEI: SENTIDO

SEIKETSU (Estandarizar)

SHITSUKE (Continuar)
 Sentido de clasificación

Clasificar es hacer la diferencia entre lo que

se necesita y lo que no se necesita.

Eliminar lo innecesario

¿Se necesita?

¿Está en la cantidad adecuada?

¿Cuál es la frecuencia de utilización?

 Sentido del orden

Ordenar es:

Asignar un espacio, a las cosas que se necesitan para

ejecutar los diferentes procesos, dentro del área de trabajo.

Definir un sitio o lugar apropiado para ubicar cada

cosa, pieza o herramienta dentro de un sistema lógico.

Distribuir y manejar el espacio adecuadamente.

Tener las cosas listas y al alcance para cuando se necesiten.

UN LUGAR PARA CADA COSA Y CADA COSA EN SU LUGAR

 Cómo lo Hacemos?

Se usa con frecuencia Colocar cerca

¿Es un objeto o Se usa ocasionalmente

información necesaria Colocar menos
para el objetivo del cerca
puesto de trabajo?
Usados muy de Colocar lejos
vez en cuando
Clasificar

No es útil para nadie Vender, donar o

botar
¿Es un objeto o
información
innecesaria para el
objetivo del puesto de A alguien le puede servir Transferir
trabajo?
 Manejo de documentos físicos y electrónicos

Solo archive documentos que consultará en el futuro o que requieren

algún respaldo.

Ordene los archivos según frecuencia de uso.

Separe el archivo muerto.

Solo tenga en la bandeja de entrada aquello que está en curso.

Almacene y elimine el resto.

Cree carpetas y subcarpetas para agrupar los documentos relacionados.

 Manejo del correo electrónico

El correo implica siempre el desencadenamiento de alguna acción. Se

deben planear en el día momentos para su lectura.

El E-mail debe gestionarse con agilidad: Eliminarse, responderse,

archivarse ó re-enviarse de forma inmediata.

Consejo:
Abra su correo electrónico 1 hora después de que haya llegado a
su puesto de trabajo.
 Para gestionar el correo electrónico…

Correos recibidos cada día (promedio): 30

80% son informativos ó basura (24 mensajes)

(Tiempo estimado: 24 minutos)

20% Requieren responder, re-enviar con

comentarios ó hacer algo (6 mensajes)
(tiempo estimado: 60 minutos)
 Manejo del correo electrónico

Al escribir correo electrónico:

Los mensajes de correo electrónico deben ser

breves y la dirección precisa.

Si debe enviar archivos adjuntos, hágalo luego de escribir los destinatarios y

antes de escribir el cuerpo del mensaje.

El lenguaje usado es más informal.

El encabezado del correo debe indicar claramente el objeto del mensaje.

Envíe ó re-envíe mensajes a aquellos que les interesa explicando

brevemente por qué usted así lo piensa. Evite enviar mensajes con
textos como: …puede ser de utilidad, …por si les interesa, …etc.
Cómo trabajar en equipo y dar un buen manejo al tiempo de los demás

Generalmente, los planes mejor trazados para

administrar el tiempo dependen de otros. Nadie
trabaja solo. Es importante conciliar la forma en
que los otros administran su tiempo con la suya.
 Preguntas que debe hacerse

Al programar actividades ¿tengo en cuenta la agenda de los demás?

¿Escribo demasiados informes innecesarios?

¿Organizo reuniones sin objetivos concretos y con

resultados imprecisos?

¿Siempre llego puntualmente a las citas y reuniones?

¿Con qué frecuencia suelo interrumpir a los demás?

(mi jefe, mis colaboradores y compañeros)
 Manejo de reuniones

¿Realmente es necesario reunirse?

Podría ahorrar tiempo no convocando la reunión y hablando

personalmente, por teléfono o vía e-mail con los otros.
Si todos los asistentes trabajan para la misma empresa, es útil para
todos si el tiempo dedicado a reunirse es el mínimo.

Planee la reunión luego de considerar otras posibilidades.

R
P = -------------------------------------
t x Número de personas
 Prepare un orden de la reunión

La duración de una reunión puede verse muy afectada por el

orden en que figuran los temas.

Evite iniciar una reunión con un tema controvertido ya que

se puede dedicar un tiempo excesivo en comentarlo.

Empiece con temas rutinarios y directos que supongan

decisiones fáciles.

Sugiera a los demás que asistan a la parte de la

reunión que les concierne.

Recuerde a todos lo acordado en una reunión por escrito.

 Reflexiones acerca de las reuniones

¿ Quién realmente
Examine los temas a Los temas determinan
debe estar
presente? tratar los asistentes.

¿Todos deben Piense que las Los asistentes solo

estar presentes
todo el tiempo?
personas entrarán y
saldrán
asisten al tema de su
interés.

Los tiempos de
¿Deberán Considere otras desplazamiento deben
desplazarse? posibilidades
sumarse al tiempo de la
reunión

Programar la reunión
¿Se pueden tratar
otros asuntos en la Aproveche la sólo cuando hayan
situación al máximo
reunión? suficientes temas a
tratar.

¿Se puede
cancelar la Resuelva los asuntos
reunión? sin reunirse
 Manejo del teléfono

Al hacer llamadas:

Reserve una hora del día para llamar

Haga una lista de las llamadas que debe hacer cada día

Tenga claro el objetivo de cada llamada y prepárela como si se tratara

de una reunión

Asegúrese de tratar todos los temas durante la conversación

Haga las llamadas por orden de importancia. No aplace las urgentes y

difíciles

Tome nota de los aspectos discutidos durante la llamada

 Manejo del teléfono

Al recibir llamadas:

Las llamadas pueden tomarlo por sorpresa e interrumpirlo

cuando no está preparado.

No es descortés hacerle saber a quien llama que es un mal momento

para hablar.

Indique a las personas el horario más apropiado para que lo llamen.

Si usted le pide a alguien que lo vuelva a llamar, indíquele el día y la

hora mas apropiado y apúntelo en su agenda.

Siempre responda las llamadas que no contesta.

Si lo llama un vendedor a ofrecerle un producto o servicio

No le diga que lo llamen mas tarde. Lo harán,

y seguramente será en un momento menos apropiado.

No diga que usted los llamará si no piensa hacerlo

No pida detalles si no está interesado.

No responda a preguntas con oraciones

vagas y largas, sea conciso.
Preparación de viajes de negocios, administración del tiempo
durante el viaje

Durante un viaje de trabajo pasará la mayor parte del día reunido.

Cuanto más largo sea el viaje, a más reuniones asistirá.

Es esencial actualizar las notas todos los días; si no, todas las
reuniones se habrán confundido cuando regrese a la oficina.

Reserve tiempo todos los días para re-escribir las notas de las
reuniones a las que asistió, las decisiones tomadas y las medidas
de las que ellas se derivan.
 Programación del tiempo libre

No debe sentirse culpable por tomarse tiempo libre.

Le ayudará a trabajar con mayor eficacia.

El ejercicio ayuda a reducir el estrés y puede ser una

pausa útil en caso de que tenga las facilidades
para practicarlo al mediodía.

Programe su tiempo libre y dedíquelo a las personas

y actividades más gratificantes para usted.

Valore su tiempo libre: no lo desperdicie

haciendo “zapping” con el control del TV.

Realice al menos una actividad gratificante y planeada cada día.

 Para finalizar…

¿Qué compromisos
adquiero luego de
este Taller?