CASO PRÁCTICO

A continuación se presenta un caso práctico sobre la formulación de la

planificación preliminar, basada en información proporcionada por una entidad
del sector público, en la cual se aplicó la normativa vigente al 31 de diciembre de
1999.

Para la planificación de futuros trabajos de auditoría se considerará la normativa

vigente a la fecha de su realización.

MEMORANDO DE PLANIFICACIÓN PRELIMINAR

PLANTA CENTRAL DEL MINISTERIO “XYZ” AUDITORIA A LOS
ESTADOS FINANCIEROS POR LOS AÑOS TERMINADOS AL 31 DE DICIEMBRE DE 1998 Y 1997

1. Antecedentes

Las operaciones financieras del Ministerio “XYZ”, en el período de alcance, han sido
examinadas por la Contraloría General del Estado y por la Dirección de Auditoría
Interna del Ministerio, los rubros analizados corresponden a:

RUBRO PERIODO UNIDAD DE CONTROL

CAJA BANCOS Y SUS CORRELATIVAS DE

INGRESOS, GASTOS, VALORES A COBR.,
INV. CONSUMO INTERNO Y ACTIVO FIJO
DE LA ADMINISTRACIÓN CENTRAL 94-05-01/97-02-19 CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO

CAJA BANCOS TRIBUNAL MENORES

CHIMBORAZO 95-01-21/97-05-31 AUDITORIA INTERNA

CAJA BANCOS Y ACTIVO FIJO DEL HOGAR

INFANTIL “H” 94-01-02/97-06-30 AUDITORIA INTERNA

CUMPLIMIENTO DE RECOMENDACIONES
DE INFORMES EMITIDOS POR LA AUI 95-01-02/97-06-30 AUDITORIA INTERNA

E.E. A LOS ACTIVOS FIJOS Y TRANS-

FERENCIAS A LA FUNDACIÓN “W”.
94-01-02/97-10-31 AUDITORIA INTERNA

AUDITORIA DE GESTIÓN A LA DIRECCIÓN

NACIONAL. “A” 98-01-02/99-02-24 AUDITORIA INTERNA

E.E. VIÁTICOS A LA SUBSECRETARIA

DEL MINISTERIO . 98-08-12/99-08-31 AUDITORIA INTERNA

CAJA BANCOS Y ACTIVOS FIJOS DE LA

COLONIA RECUPERACIÓN FÍSICA. 94-01-02/97-12-31 AUDITORIA INTERNA

2. Motivo de la auditoría

La auditoría a los estados financieros, se realizará en cumplimiento a la orden de

trabajo 25408-DA2 de 23 de septiembre de 1999, con cargo al Plan Anual de Control
de 1999.
3. Objetivo de la auditoría

El objetivo de la auditoría al Ministerio “XYZ”, es dictaminar los estados financieros

preparados al 31 de diciembre de 1998 y 1997, de conformidad con las Normas
Internacionales de Auditoría y las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas
Aplicables al Sector Público.

4. Alcance de la auditoría

La auditoría a los estados financieros del Ministerio “XYZ”, se realizará por los
ejercicios económicos períodos terminados al 31 de diciembre de 1998 y 1997.

5. Conocimiento de la entidad y su base legal

5.1 Base legal

Mediante Decreto Supremo 3815 de 7 de agosto de 1979, publicado en

Registro Oficial 208 de 12 de junio de 1980 se creó el Ministerio “XYZ”.

Con Acuerdo Ministerial 02208 de 25 de octubre de 1991, publicado en el

Suplemento del Registro Oficial 808 de 8 de noviembre del mismo año, se
expidió el Reglamento Orgánico Funcional.

Mediante Acuerdo 002822-A publicado en Registro Oficial 596 de 23 de

diciembre de 1994, esta cartera de estado, expidió el nuevo Reglamento
Orgánico Funcional, derogando el emitido anteriormente.

5.2 Principales disposiciones legales

Las actividades y operaciones del Ministerio “XYZ”, a más de las

disposiciones legales citadas, están normadas por las siguientes disposiciones
específicas, tales como:

 Código de Menores.
 Ley de Defensa Contra Incendios.
 Ley de Cooperativas.
 Ley del Minusválido.
 Ley del Anciano.

5.3 Estructura orgánica

Para el cumplimiento de sus objetivos, el Ministerio de Bienestar Social está

integrado por los siguientes niveles administrativos:

NIVEL EJECUTIVO
 Despacho del Ministro
 Subsecretaría “A”
 Subsecretaría “B”
 Subsecretaría “C”
 Subsecretaría “D”
NIVEL ASESOR
 Auditoría Interna
 Dirección de Asesoría Jurídica
 Dirección de Planificación
 Dirección de Comunicación Social
 Dirección de Planeamiento de Seguridad
 Consejo Nacional de Menores
 Comité de Contrataciones

NIVEL AUXILIAR O DE APOYO

 Dirección de Recursos Humanos
 Dirección Administrativa
 Dirección Financiera
 Dirección de Construcciones
 Departamento de Informática

NIVEL OPERATIVO

Dependencias de la Subsecretaría “A”

 Dirección de Protección de Menores
 Dirección de la Juventud
 Dirección de la Mujer
 Dirección de Discapacidades
 Dirección Nacional de Cooperativas
 Dirección de Gerontología
 Procuraduría General del Anciano
 Dirección de Defensa Contra Incendios
 Dirección de Promoción Popular

Dependencias de la Subsecretaría “B”

 Dirección Técnica

Dependencias Regionales
 Dirección Provincial de El Oro
 Dirección Provincial de Manabí
 Dirección Provincial de Esmeraldas
 Dirección Provincial de Chimborazo

Servicio Judicial de Menores

 Corte Nacional de Menores
 Cortes Distritales de Menores
 Tribunales de Menores

Unidad Ejecutora del Norte

Entidades Adscritas
 Cuerpos de Bomberos del País
 Instituto Nacional de Investigaciones
5.4 Objetivos de la entidad

Entre los principales objetivos de la entidad, determinados en su Reglamento

Orgánico Funcional constan:

 Contribuir a satisfacer las necesidades básicas de los sectores más

necesitados y al mejoramiento de su calidad de vida.

 Promover e impulsar la organización y desarrollo autogestionario de

los grupos poblacionales del país.

5.5 Principales actividades, operaciones e instalaciones

El Ministerio “XYZ”, a través de sus unidades operativas, impulsa la

promoción y desarrollo de las organizaciones de los sectores urbanos,
marginales y rurales, coordina la programación y actividades conjuntas con los
organismos que integran el Frente Social y el Fondo de Inversión Social de
Emergencia; orienta la aplicación de políticas integrales de defensa contra
incendios; y, supervisa la organización de entidades no gubernamentales que
desarrollan actividades afines del Ministerio, con la finalidad de procurar el
mejoramiento de las condiciones y calidad de vida de la población de escasos
recursos económicos.

Para el cumplimiento de esta actividad, a más de la matriz en Quito, cuenta

con las Subsecretarías “C” y “D”, que tiene jurisdicción en varias provincias,
a excepción de las provincias de El Oro, Manabí, Esmeraldas y Chimborazo,
donde mantiene Direcciones Provinciales.

Cuenta con una unidad ejecutora del Norte y entidades adscritas, como los
Cuerpos de Bomberos y el Instituto Nacional de Investigación.

Sus actividades se centran en la administración directa de guarderías,

fundaciones, hogar de ancianos y más organizaciones de beneficio, así como
entrega aportaciones a entidades privadas con finalidad social, para la
administración de establecimientos de protección social.

5.6 Principales políticas y estrategias institucionales

Como principales políticas establecidas para alcanzar sus objetivos, se han

determinado las siguientes:

 Mejorar la calidad de los servicios en las instituciones de protección y

rehabilitación de menores, asegurando el desarrollo integral de los
niños, niñas y adolescentes.

 Facilitar a los jóvenes el acceso a las actividades recreativas, culturales

y de servicios, favoreciendo de esta manera a su desarrollo integral.
  Mejorar el nivel de vida y bienestar de las personas con discapacidad y
sus familias a través de mecanismos y estrategias que permitan un fácil
acceso a los servicios de prevención, atención e integración.

 Brindar una mejor atención integral a las personas senescentes

rehabilitándoles como entes útiles e integrándolos a la familia y a la
sociedad.

 Brindar a la población de todo el país la seguridad de un eficiente

servicio de defensa contra incendios, garantizando la vida, vivienda y
enseres de la comunidad toda.

 Aplicar una política integral acorde con la realidad en las instancias

jurídico social orientada hacia el cumplimiento y garantía de los
derechos de los niños, niñas y adolescentes.

5.7 Recursos financieros

Para cumplir con sus actividades administrativa - financieras, el Ministerio

“XYZ” contó con los siguientes recursos financieros en el período de análisis:

En millones de sucres

AÑO INGRESOS TRANSFERENCIAS TOTAL

EXTRAPRES.

1997 1.245 112.320 113.565

1998 1.547 130.979 132.526
 
5.8 Funcionarios principales
  
Se detallará en ANEXO.
 
6. Principales políticas contables

El control contable de los recursos financieros y materiales se basa en el

Manual General de Contabilidad Gubernamental, expedido por la Contraloría
General del Estado mediante Acuerdo 046 de 1 de diciembre de 1994.

Emite estados financieros por actividades, de acuerdo al siguiente cuadro:

ESTADO DE: SITUACIÓN RESULTADOS EJECUCIÓN FLUJO DEL
ACTIVIDAD FINANCIERA PRESUPUESTARIA EFECTIVO

CUENTA ÚNICA X X X X

FENÓMENO DEL X X
 
NIÑO
CUENTA ESPECIAL X X  
F.O.N.E.N. X X  
A.I.D. X X  
Los Estados de Situación Financiera y de Resultados son elaborados a base de la Hoja
de trabajo preparada para cada actividad, saldos que son consolidados, en el año 1997
de manera total, y en 1998 no se consideró los denominados F.O.N.E.N. y A.I.D.

CUENTA ÚNICA: Controla y registra operaciones relacionadas con la Planta

Central.

FENÓMENO DEL NIÑO: Operaciones sobre la utilización de la asignación

extraordinaria efectuada por el Ministerio de Finanzas y Crédito Público en 1997 por
S/.2.000’000.000.

CUENTA ESPECIAL: Contabiliza operaciones de la tasa de Seguros Contra

Incendios, que recibe el Ministerio por efecto de la facturación y recaudación de las
Empresas Eléctricas.

FONEN Y AID: Saldos que según Decreto Ejecutivo el Ministerio en 1988 recibió
de la Unidad Ejecutora dependiente de la Presidencia de la República, los mismos que
se vienen arrastrando desde la fecha de recepción.

El registro de las operaciones se lo realiza en forma manual, pero a partir de enero del
2001 con la vigencia del Sistema denominado SIGEF, se lo realizará en forma
automatizada.

El método contable utilizado es el Modificado, es decir, los ingresos se registran

cuando son recaudados y los gastos cuando se produce la obligación.

El control de los inventarios se lo realiza bajo el sistema Periódico, y son valorados

por el método promedio.

Los activos fijos son registrados al costo histórico o de adquisición, no se ha efectuado

la Corrección Monetaria y su correspondiente depreciación.

Las operaciones contables se centralizan en la unidad Central, para esto las

subsecretarías regionales y Direcciones Provinciales remiten la documentación para su
revisión y contabilización, a excepción de las subsecretarías del Litoral y del Azuay,
así como las Direcciones Provinciales de El Oro, Manabí, Esmeraldas, Chimborazo y
la Corte de Menores de Pichincha, que se les ha asignado un Fondo Rotativo, cuya
reposición es periódica a base de reporte de gastos a los cuales no se adjunta la
documentación de soporte, por lo que los reportes reposan en la Dirección Financiera
y la documentación soporte en la respectiva unidad administrativa.

7. Grado de confiabilidad de la información

El reglamento orgánico funcional del Ministerio define las responsabilidades de la

Dirección Financiera y sus unidades operativas Contabilidad, Presupuesto y Tesorería,
estas unidades cuentan con personal suficiente y la distribución de funciones es
adecuada.
La entidad genera un promedio mensual de 850 operaciones financieras, cuya
documentación se encuentra en el archivo de la Dirección Financiera.
Los niveles de autorización, se encuentran determinados en Acuerdo 1253 de 25 de
agosto de 1997, en el que se establece la conformación de los Comités de
Contratación; Comisión Técnica Especial para la contratación de Consultorías; y,
procedimientos precontractuales de Licitación, Concurso Público de Ofertas,
Concurso Público de Precios y Concurso Privado de Precios, así como señala los
ordenadores del gasto, cuantía y procedimientos.

El sistema contabilidad utilizado emite trimestralmente la siguiente información:

 Diario General Integrado

 Balance de Comprobación
 Mayor General
 Mayor Auxiliar
 Estado de Situación Financiero
 Estado de Resultados
 Estado de Flujo del Efectivo
 Estado de Ejecución Presupuestario
 Anexos al Estado de Situación Financiero
 Cédulas presupuestarias de ingresos y gastos
 No se emiten conjuntamente las notas a los estados financieros

De los informes de Auditoría Interna practicadas a unidades de la entidad se desprende

la existencia de desviaciones que en resumen son:

 Archivos inadecuados.
 Falta de registro, control, depósito intacto y oportuno de recaudaciones.
 Operaciones sin documentación sustentatoria.
 Adquisición de bienes sin partida presupuestaria.
 Administración de bienes sin control.
 Falta de constataciones físicas de bienes.
 Ausencia de actas de entrega recepción de bienes.
 Registros contables desactualizados.
 Pagos efectuados en exceso.
 Selección de personal sin reunir requisitos para el cargo a desempeñar en la
Dirección Nacional de Cooperativas. y Trámite de certificaciones atendidas en
forma inoportuna.
 Auditorías externas a Cooperativas asignadas a determinado grupo de
profesionales.
 Falta de reglamentación para la ejecución de fiscalizaciones a Cooperativas.
 Capacitación cooperativa sin coordinación entre el Consejo Cooperativo y
Dirección Nacional de Cooperativas.

8. Sistemas de información computarizado

La entidad cuenta con equipos de computación cuyas características y utilización se

detalla en el siguiente cuadro:
CARACTERISTICAS UBICACIÓN Y UTILIZACION

1 Equipo DTK 486, modelo KEN2000 de 34 MHZ Ubicado en el Centro de Computo utilizado
de velocidad, disco duro de 560MB de memoria. en la elaboración de las nóminas.

Computador PENTIUM, marca TECHMEDIA de Utilizado por el área de presupuesto en la

166 MHZ de velocidad, 2.1GB de disco duro. elaboración de la cédula presupuestaria.

Equipos PENTIUM-CLON, marca Techmedia de Ubicados en la Dirección Financiera,

166 MHZ de velocidad, 32 MB de memoria. utilizado para la elaboración de cheques y
conciliaciones bancarias.

15 Equipos, marca COMPAQ, PENTIUM II de Utilizados en la implantación del Sistema

350MHZ de velocidad, 6.4GB de disco duro, 64
MB en RAM, y 1 Servidor marca COMPAQ,
PENTIUM II, modelo PROLIANT de 400MHZ
de velocidad, 256MB de memoria.
denominado SIGEF, distribuidos (1) Centro
de Computo, (1) Dirección Financiera, (2)
Presupuesto, (1) Inventarios, (1) Subsecre-
taría de Bienestar Social, (3) Contabilidad, (2)
Recursos Humanos, (2) Planificación, (1)
Pagaduría, (1) Guardalmacén.

9. Puntos de interés para la auditoría

En el relevamiento preliminar efectuado se ha observado los siguientes aspectos

que deben considerarse al enfocar nuestras pruebas de auditoría:

 Control y registro de las cuentas deudoras y acreedoras denominadas

diferencias por regularizar, originadas como resultado de arqueos a fondos
rotativos.

 Cálculo, registro y pago de remuneraciones especialmente beneficios

adicionales como subsidio de educación, familiar, antigüedad y vacaciones.

 Verificación del proceso de adquisición a la compra de equipos de informática

para implantar redes a nivel nacional.

 Auxiliares de cuentas por cobrar con saldos contrarios a su naturaleza.

 Se encuentran embodegados bienes nuevos sin que se les dé el uso debido.

 Arrastre de saldos de cuentas por pagar desde 1995.

10. Transacciones importantes identificadas

 En 1997, de acuerdo con el Plan de Contingencia para afrontar el “Fenómeno

de El Niño”, la Dirección Nacional de Defensa Civil determina en su
organización que el Ministerio “XYZ”, es el responsable y máxima autoridad
del Area de Evacuación Poblacional, por lo tanto, se encargará de la
coordinación de la evacuación de la población afectada a las zonas de seguridad,
así como la determinación y establecimiento de los albergues de emergencia, su
manejo y administración. Con este propósito el Ministerio de Finanzas y Crédito
Público entregó a esta Cartera de Estado S/2.000’000.000.
  Mediante línea de crédito SPT-DNT-LC-002591.00 de 17 de noviembre de
1998, la entidad recibió S/1.547’422.000 para gastos de desaduanización de
motobombas adquiridas por el Estado Ecuatoriano representado por los
Ministros de Finanzas y Crédito Publico y del Ministerio “A” a la empresa
CINTE ROSE S.A. según contrato suscrito el 10 de octubre de 1997.

11. Estado actual de los problemas observados en auditorías anteriores

En el informe de examen especial realizado por la Contraloría General del

Estado, en lo referente a la determinación del saldos de Caja-Bancos al 19 de
febrero de 1997, se establece que el saldo de la cuenta corriente 170099-8 del
Banco de Fomento no concilia con la cuenta auxiliar de bancos en
S/56’650.000, situación que no ha sido corregida por lo que afectaría la
razonabilidad del saldo.

Del seguimiento al cumplimiento de las recomendaciones emitidas en los

informes de exámenes especiales realizados por la Contraloría General del
Estado y la Auditoría Interna se determinó que no se cumplieron las siguientes:

 El Director Financiero verificará que previo a la autorización de los pagos, el

Jefe de Presupuesto certifique la existencia de la partida presupuestaria
correspondiente.

 El Director Financiero, verificará que los bienes registrados en Cuentas de

Orden, y que son propiedad del Ministerio, se registren y se controlen en las
cuentas del activo correspondiente.

 El Director Administrativo, nombrará una comisión conformada por personal

de su unidad, que no tenga relación con el registro y custodia, para que realice
la constatación física de los bienes, actividad de la cual se dejará constancia
por escrito con la firma de los que intervienen.

 El Director Administrativo verificará que previo al cambio de guardalmacén,

se realice la constatación física de los bienes y se levante el acta de entrega
recepción y solicitará a la Auditoría Interna realice el examen
correspondiente.

12. Identificación de los componentes importantes a ser examinados en la

planificación específica.

En la evaluación preliminar se ha determinado la necesidad de que los

componentes que se detallan a continuación sean considerados para su análisis
detallado de los cuales se efectuará el levantamiento de la información,
evaluando sus controles y determinado los riesgos combinados inherente y de
control:

 Disponible: Incluye caja chica, bancos, líneas de crédito recibidas,

depósitos en cuenta corriente única, fondos rotativos. El movimiento

 de sus débitos y créditos es significativo, y se mantiene saldos
representativos.

 Exigible: Existe un número significativo de auxiliares que se arrastran

de años anteriores y algunos con saldos contrarios a su naturaleza.

 Cuentas por Pagar: Los saldos se arrastran de años anteriores y son

significativos.

 Cuentas de Orden: El tratamiento contable no es adecuado y los

saldos son representativos.

 Gastos de Personal, Servicios y de Transferencias: El movimiento

es significativo y los saldos corresponden al 80% de los egresos.

13. Matriz de evaluación preliminar de riesgos de auditoría (Anexo adjunto).

14. Determinación de materialidad

Se ha determinado la estimación de materialidad preliminar a base del 6% de

los gastos, la que asciende a S/ 803’000.000; y como error tolerable el 75% de
la materialidad preliminar, es decir S/ 602’250.000, bajo estas condiciones las
cuentas significativas corresponden a Bancos, Inventarios para Consumo
Interno, Activos Fijos, Cuentas de Orden, Patrimonio, Gastos e Ingresos por
Transferencias.

1 de diciembre de 1999

Elaborado por:

Supervisor Jefe de Equipo

Revisado por: Aprobado por:

Subdirector de Auditoría Director de Auditoría