El entorno laboral como es en una oficina, los

documentos físicos y digitales siempre serán

archivados. Lo cual es importante para su
mantenimiento.
Un archivista es el que cumple dicha función que sea
fácil de ubicar algún documento, que sea requerido por
algún ciudadano. Que por motivos de hechos, fechas
sean nuevamente utilizados para una constancia.
Por es importante mantener una documentación
exacta, organizada y con responsabilidad técnica con la
información.
Los archivos son indispensables para la administración, investigación,
usuarios, tecnología y demás entidades pública y privadas.

Un archivo es un conjunto de documentos producidos por personas que

son administrados, organizados, y conservados para difundir la
Información contenida en ellos, donde l son fuentes primarias de
ilustración y mejoramiento para todos los sectores empresariales, en
esto podemos encontrar muchas verdades, versiones o pruebas, y son
muy útiles para una investigación, para la administración pública o
privada, para la ciudadanía, y para lograr una mayor eficiencia y
transparencia de la gestión

La importancia con el manejo del archivo tiene como fin establecer un

orden y mantenimiento de la documentación. Que sea clara, con una
fecha de los hechos. Donde se almacenaran para su conservación
permanente. La información que se mantiene es utiliza en un futuro,
que algún usuario requiera su evidencia para justificar sus
necesidades.
Los archivos son indispensables para la administración, investigación,
usuarios, tecnología y demás entidades pública y privadas.

Un archivo es un conjunto de documentos producidos por personas

que son administrados, organizados, y conservados para difundir la

Información contenida en ellos, donde l son fuentes primarias de

ilustración y mejoramiento para todos los sectores empresariales, en
esto podemos encontrar muchas verdades, versiones o pruebas, y son
muy útiles para una investigación, para la administración pública o
privada, para la ciudadanía, y para lograr una mayor eficiencia y
transparencia de la gestión
La importancia con el manejo del archivo tiene como fin establecer un
orden y mantenimiento de la documentación. Que sea clara, con una
fecha de los hechos. Donde se almacenaran para su conservación
permanente. La información que se mantiene es utiliza en un futuro,
que algún usuario requiera su evidencia para justificar sus
necesidades.

Como se sabe, el proceso de archivo cada vez es más importante en

una empresa o Institución, el individuo debe archivar por el método
apropiado para conseguir el archivo. Toda tiende a transformarse en
una forma como utilizar una documentación, anotaciones, fichas,
carpetas y medio tecnológicos.

Actualmente el archivo mecánico moderno utiliza las tecnologías de la

información como medios para agilizar los procesos archivísticos. De
tal manera, que los documentos primarios de valor temporal y
permanente los organizan, describe, conserva y los pone al uso del
que hace el documento y al usuario externo.

En el uso de estas nuevas tecnologías también es necesario

indispensable mencionar la comunicación rápida que las redes
permiten a los archiveros comunicarse con sus proveedores y con sus
usuarios.

El correo electrónico ofrece la posibilidad de intercambiar información

de manera rápida y eficaz, pues permite el envío de todo tipo de
documentos. Es utilizado en los archivos como medio de
comunicación: Entre el archivo y los usuarios internos para solicitud de
documentación, coordinación entre el archivo central y los archivos de
gestión, comunicación de transferencias, Entre el archivo y los
usuarios externos para petición de información.
La última revolución para el mundo de los archivos llega con la Word,
que multiplica hasta el infinito las posibilidades de difusión y

comunicación de los archivos. Las utilidades de Internet en un archivo

son amplias y variadas., principalmente, la fuente de información más
actualizada e inmediata de que disponemos actualmente. Es
enormemente útil para el trabajo de archivísticas, pero también como
medio de difusión del archivo. Es el instrumento más rápido y ágil para
encontrar información concreta sobre un archivo. Así mismo sirven de
apoyo para un servicio más a nuestros usuarios.

También el archivista puede verse involucrado en investigación por

casos de modificar la información o suministrar documentos privados a
usuarios desconocidos.

Actualmente el archivo mecánico moderno utiliza las tecnologías de la

información como medios para agilizar los procesos archivísticos. De
tal manera, que los documentos primarios de valor temporal y
permanente los organizan, describe, conserva y los pone al uso del
que hace el documento y al usuario externo.

En el uso de estas nuevas tecnologías también es necesario

indispensable mencionar la comunicación rápida que
las redes permiten a los archiveros comunicarse con
sus proveedores y con sus usuarios.
El correo electrónico ofrece la posibilidad de intercambiar de manera
rápida y eficaz, pues permite el envió de todo tipo de documento. Es
utilizado en los archivos como medio de comunicación: coordinación
entre el archivo central y los archivos de gestión, comunicación de
transferencia, entre el archivo y los usuarios externos para peticiones
de información.
La última revolución para el mundo de los archivos llega con la Word ,
que multiplica hasta el infinito las posibilidades de difusión y
comunicación de los archivos. Las utilidades de Internet en un archivo
son amplias y variadas., principalmente, la fuente de información más
actualizada e inmediata de que disponemos actualmente. Es
enormemente útil para el trabajo del archivísticas, pero también como
medio de difusión del archivo. Es el instrumento más rápido y ágil para
encontrar información concreta sobre un archivo. Así mismo sirven de
apoyo para un servicio más a nuestros usuarios.
También el archivista puede verse involucrado en investigación por
casos de modificar la información o suministrar documentos privados a
usuarios desconocidos ante la ley 594 de julio del 2000 Por medio de
la cual se dicta la Ley General de la nación.
Los documentos son fundamentales para la sustentación de
evidencias físicas o magnéticas, por eso se mantienen en un
perfecto estado para su validez original.
El administrador del archivo tiene una buena labor. La
importancia en gestionar archivos del pasado o del futuro es
mantener el profesionalismo en la radicación de documentos
garantizando la seguridad de los archivos en el entorno
laboral.
El trámite de la documentación brinda grandes beneficios en
la organización, administración y control de todo sistema
archivístico y programa de gestión documental, permite
ahorrar tiempo y recursos en tareas. Por eso es
recomendable que toda empresa diseñe y apliquen un
archivo central para controlar y organizar cada documento e
información que llega o sale, ya que contribuye al logro de los
objetivos de una empresa.