GESTIÓN DE PEDIDOS

La gestión de pedidos es el proceso desarrollado en una empresa mediante en cuál se organiza,

realiza seguimiento y se solicitan las compras de productos o servicios. Esta gestión procura
mantener un registro de los pedidos y administración de las personas, procesos y asociaciones
necesarias para realizarlos.

EL PEDIDO

Durante la ejecución, la administración de los materiales se inicia con el pedido, el cual tiene
como evento inicial la solicitud que hace el área de producción -residencia de supervisión- de
una cantidad (o lote) de uno o varios materiales; esta solicitud es dirigida al área administrativa
y se le denomina usualmente requisición en el lenguaje de la construcción. Las requisiciones
tienen como patrón de tiempo el programa de adquisiciones previamente elaborado.

Cuando el área administrativa recibe una requisición de material, un empleado administrativo

(encargado de compras) revisa que la cantidad del material que ya se ha comprado (en caso de
no ser la primera solicitud), más la solicitada, no rebase al presupuesto de control. En caso de
no rebasarse, el encargado de compras elabora una solicitud dirigida a un proveedor
determinado, denominada la orden de compra, la cual debe ser autorizada por un administrador
de mayor rango (gerente de compras); y posteriormente, la empresa constructora entrega la
orden de compra al proveedor seleccionado.

GESTIÓN DE PEDIDOS EN LA ACTUALIDAD

Después de una adecuada planeación, es indispensable contar con los insumos necesarios para
dar inicio al proyecto de obra civil. Sin embargo, no es extraño encontrar empresas del sector
constructor en las cuales la gestión de pedidos de materiales es un proceso que no se lleva a
cabo del todo bien.

Los materiales pueden llegar a representar entre el 50 % y el 70 % del costo total de una obra;
sin embargo, y a pesar de la alta inversión, en ocasiones las compañías se limitan solamente a
realizar verificaciones periódicas del estado de sus recursos, dedicando poco o nada de tiempo
al análisis de la productividad de los mismos. En el peor de los casos, el material que se necesita
se pide y se compra sin tener total claridad respecto a sus cantidades o su destino presupuestal.

Según datos arrojados por el informe Desperdicios vs Control de Materiales, realizado por el
profesor e investigador en ingeniería Lucio Soibelman, Ph.D. del Instituto Tecnológico de
Massachusetts, se estima que en proyectos de construcción el desperdicio de materiales como
el concreto puede llegar a ser hasta de 25 %; el acero, 18 %; arena, 15 %, y el cemento, 9%. Para
preocupación de algunos, Soibleman concluye que el desperdicio de material es causado
principalmente por deficientes prácticas administrativas.

Cuando un recurso se usa de más y no está generando un valor agregado o un valor al producto
final, definitivamente es un desperdicio; por lo tanto, si se logra controlar el mal uso de los
recursos materiales, se controlará en un gran porcentaje el costo total de la construcción. Para
esto, las empresas del sector pueden apoyarse en la creciente evolución de los sistemas de
información, los cuales se han consolidado como los principales motores del cambio y la
innovación, en lo que se refiere a la gestión de pedidos de materiales en proyectos de
construcción.
Las empresas dedicadas a esta industria, podrían lograr mejores resultados al contar con
tecnología que les facilite control integral de los proyectos en lo referente a la gestión de
materiales; un control que vaya desde la solicitud misma, pasando por la compra y la recepción
del material, hasta el gasto de los recursos disponibles. Así, es posible identificar inversiones
innecesarias desde el principio, y no darse cuenta de una mala proyección en un proceso
posterior, cuando la pérdida podría ser inevitable.

Es indispensable que la gestión de pedidos se encuentre directamente ligada al presupuesto del

proyecto; así, es posible saber si las cantidades contempladas en el requerimiento del material
se encuentran bajo los gastos presupuestales previstos.

Por su parte, conocer si existe inventario del material que se está solicitando en el almacén del
proyecto, junto con las cantidades del producto que se encuentran en proceso de compra, dará
herramientas claves durante la gestión de pedidos de materiales. Así, se podrá tener certeza del
inventario de un producto, de sus cantidades compradas y de aquellas que aún no se han
recibido en el almacén del proyecto.

ELEMENTOS CLAVES EN LA GESTIÓN DE PEDIDOS

Cabe destacar algunos elementos en los que hay que hacer hincapié en una buena gestión de
pedidos:

 Automatización de la gestión: permite una mejor elaboración de pedidos y una entrada

más rápida. Integración de datos más eficiente dando lugar a una mejor elaboración del
inventario de proveedores.
 Disponer de servicios de gestión de procesos en la gestión de pedidos es importante
para optimizar el sistema y ayudará a que el desarrollo de la gestión de los pedidos sea
más fluido: fijación de precios y gestión de contratos, administrar la logística, control
continuo de la entrada de pedidos y su correspondiente cumplimiento contractual, etc…
 Análisis de la gestión de pedidos y evaluación del sistema de almacenamiento: diseñar
un modelo donde se tengan en cuenta factores y variables que puedan afectar al
desarrollo del proceso de pedidos como el riesgo del cliente, complejidad del proceso,
experiencias con el cliente, medidas de reducción del riesgo, hoja de ruta, etc… es decir,
elaborar un marco para la gestión de los pedidos y seguirlo. Tras el análisis de los
distintos factores, realizar la medición y la comparación para poder mejorar en el futuro.
 Por último, es importante diseñar y crear áreas de trabajo especializadas dónde cada
trabajador desempeñe una función concreta y pueda optimizarse y desarrollarla de la
forma más correcta y segura. De esta forma en el medio plazo conseguirás mejoras
globales del proceso.

Todos estos elementos se deben juntar y trabajar de la mano para conseguir el objetivo final
que es una mejora de la eficiencia, tan buscada por cualquier empresa, y la gestión de los
almacenes no son una excepción. Ya que la eficiencia permite aumentar la productividad,
reducir los costes e incluso aumentar la seguridad. Trabajar para mejorar continuamente y
evaluar los impactos de los cambios que se realicen, son las máximas a seguir.