MANUAL DE FUNCIONAMIENTO

INGRESO AL SISTEMA

Descripción: esta ventana permite conectarse a la base de Datos del Sistema, lo cual presione el
botón ACCEDER.

LOGEO AL SISTEMA

Descripción: permite clasificar mediante password a los usuarios previamente registrados, lo cual
tenemos dos tipos de usuarios ADMINISTRADOR y VENDEDOR.
DESCRIPCION DEL MENU
11
10
6 7
1 2

5 3
12 4

Descripción:

1. Permite registrar las ventas diarias

2. Permite configurar IGV, METAS, Registros de Usuarios , metas y Registro de Forma de Pago
3. Registra todos los productos que se maneja en la botica.
4. Permite visualizar reportes e informes, gráficos estadísticas de ventas, compras etc.
5. Permite registrar nuestras compras.
6. Permite registrar según dolencia su medicamento(s).
7. Permite visualizar las ventas por vendedor.
8. Permite visualizar requerimientos de compras según stock actual y mínimo.
9. Permite salir del sistema.
10. Permite registrar APERTURA DE CAJA.
11. Permite RESETEAR NUMERACION DE VENTAS
12. Permite registrar los egresos de la botica.
APERTURA DEL SISTEMA

Esta operación es cuando el sistema se inicia por primera vez por usuario. Es decir si tenemos 2
vendedores y cada vendedor tiene su horario de trabajo cada uno tiene que apertura su caja y
luego cerrar caja

Por eso cada vendedor tiene su clave independiente.

Imágenes: esta imagen representa cuando un usuario está aperturando su caja

En esta ventana el usuario deberá ingresar el monto que encuentra en caja, y si desea ingresar una
descripción (opcional).
RESETEO DE NUMERACION

Este procedimiento permite reiniciar numeración de los códigos de pedido, lo cual nos beneficia
para saber cuántos clientes se han registrado en las ventas.

Esta operación sol se realiza una sola vez, es cuando recién se abre la Botica (negocio) y la
personal que va a trabajar en la apertura deberá activar esta operación.

Simplemente realizamos click en RESETEAR NUMERACION DE VENTA.

 DIVISION MODULAR DEL SISTEMA

REGISTRO DE PRODUCTOS U OTROS

Esta es la primera Fase en el sistema; permite registrar productos o adicionar nuevos productos.

En nuestra base de datos tenemos 1900 medicamentos ya registrados solo para que Ud. Lo active
y pueda realizar cambios.

Imagen de Productos.

Pasos para llegar a Productos, Observemos la imagen

Clic en el botón Producto, se mostrar un menú con varias opciones, nos vamos a REGISTRAR /
MODIFICAR / PRECIOS DE PRODUCTOS.
En esta ventana se puede buscar por carácter el producto o también puede seleccionar donde dice
Buscar por y escoge una opción luego click en el botón.

Tenemos 2 casilleros de color amarillo (buscar productos todos) permite buscar todos los
productos de la base de datos; casillero (buscar productos activados) permite buscar productos
activados. Así mismo buscar por Clasificación.
En esta ventana vamos a visualizar los siguientes botones.
Permite Ver los productos que están bloqueados (Baja)

Permite ver todos los productos

Permite Crear un nuevo producto.

Permite Editar o modificar datos del producto ya registrado

Permite Agregar inserto del producto (Opcional)

Permite ver lo que se ha grabado del inserto (opcional)

Permite registrar los Precios de los productos.

Vamos a hora a explicar el procedimiento para Crear un Nuevo Producto. Para este caso hacemos
click en Nuevo

Y observaremos la siguiente ventana

Explicación:

Código Sistema = el mismo sistema genera el código para el producto nuevo.

Código Entidad Sup =esta opción es para cuando se trabaja un producto (medicamento) que nos
manda la digemit y nos dan un código, simplemente escribimos el código que nos dan, si no
existiera un código o simplemente escribimos un cero o “’-“

Producto = en este casillero permite escribir el nombre del productos o descripción

Concentración = esta operación es opcional.

Clasificación= permite seleccionar en que grupo se encuentra este producto

Ahora si no encontramos en la lista podemos agregar si observas hay un botón a lado derecho de
la misma opción que dice (S) hacemos click en este botón y se mostrar una ventana que te permite
agregar o modificar datos.
Simplemente debes selecciona botón Nuevo y escribir los datos que te solicita el sistema

Luego grabas y se mostrar en la lista, luego debes seleccionar lo que has creado y seleccionar el
botón Agregar Producto para poder seleccionar a esta clasificación.
Opción CATEGORIA

Permite clasificar el producto de acuerdo a su género, en caso que no este es la lista podrá crear o
modificar una categoría esto se realiza haciendo click en el botón que dice N y se mostrar la
siguiente ventana:

De la misma forma crea una categoría y selecciona luego botón Agregar Producto.
Opción Forma Farmacéutica

Selecciona de la lista la forma farmacéutica y en caso que no esté en la lista podrás crear o
modificar, para que selecciones debes hacer clic en el Botón “C”

Busca la forma farmac. Que has creado luego click en Agregar Producto.
Opcion: nom_form_farm_simplif:

Selecciona el boton “D” lo cual versa una ventana de la cual busca y selecciona la forma
simplificada

Y click en el botón Agregar Producto

Opción Presentación:

Esta opción permite seleccionar como viene este producto por unidad o caja etc
A lado de esta opción nos dice fraccionada significa que si este producto viene por unidad o caja
de 100 unidades; debe escribirse la forma o presentación del producto. Como se muestra en la
imagen.

Opción Nombre Titular: permite registrar el laboratorio / marca del producto

De la misma forma si no encontrara un titular simplemente deberá registrar un titular. Titular

significa(Laboratorio/ Marca)
Opción Principio Activo: selecciona el principio activo de este producto si no está debemos crear
un nuevo principio presiona e Botón “X”, como se muestra en la ventana.
Opción Para: esta opción es opcional o simplemente coloca un “-“
Option: Stock Actual y Stock Minimo

Este punto es importante cuando comenzamos a usar el sistema deberá agregar cuando
medicamentos tienen en stock o simplemente colocar “cero” “0” luego ya en COMPRAS se
actualizara el stock.

Stock Mínimo: es para saber cómo mínimo cuanto debe tener en el Anaquel.

Y esto nos sirve activar el requerimiento de compra de ese producto

Como se muestra en el menú:

Stock Minimo sobre el stock Actual, ejemplo Amoxil stock actual = 8 unidades

Stock mínimo = 20 unidades si observamos el stock mínimo hay más que el stock
actual por consiguiente se activara el semáforo
Listado de Requerimiento de Compras:

Núm. Registro Sanitario y Fecha de Vencimiento Sanitario es opcional.

DAR DE BAJA: esta opción es activar el producto con que se va a trabajar si Ud. Escoge ese
producto deberá seleccionar DAR DE BAJA =NO

Y la opción Supervisión es opcional por esto nos permite saber que medicamento es supervisado
por la Entidad Supervisora.
PRODUCTOS SIMILARES

Permite filtrar productos equivalentes o similares bajo la supervisión el químico farmacéutico.

Pasos: primero debes buscar el producto como se muestra en la imagen

1. Busca producto

2. Click en Agregar Similitud

El paso 3 se mostrara una ventana de esta ventana debes buscar el producto por nombre luego
selecciona y Grabar.
Si por error grabaste un producto que no es simplemente debes eliminar como se muestra en la
imagen

Selecciona el producto y click en Eliminar Similitud, saldrá un mensaje y selecciona si o no

PRECIOS DEL PRODUCTO

Cuando has seleccionado el producto selecciona Precios y te mostrara la siguiente ventana

Tenemos los siguientes botones Eliminar,(borra un precio ya grabado) Modificar(edita datos del
precio ya registrado), Nuevo(registra un nuevo precio, Salir

Si estamos en la situación de nuevo precio:

Código del sistema: el mismo sistema lo genera

Costo de Compra Unitario = debes agregar cuanto me cuesta ese producto por unidad, esto sale
de la factura o comprobante que nos da el proveedor.
Descuento = por defecto cero “0”

Modalidad Venta = es la forma como vendes ese producto ejemplo UNIDAD

Precio del Venta Unitario= es a cuanto lo vendes ese producto precio por unidad

Suspendido por defecto NO

VENTA PRINCIPAL = esta opción es importante si y solo si es venta por unidad(debe Chequearlo .

Pero para ese producto tiene 2 precios no debes chequearlo; solo se chequea el precio por unidad
el resto de precios son precios secundarios.

Bonificación: significa dar un incentivo al personal de venta al vender un producto.

 PROFORMA DE VENTA

Luego que ya registraste sus productos, productos similares y precios etc, recién se va a realizar la
venta (Proforma)

Vamos a explicar paso por paso lo que se hace con las imágenes que a continuación se muestra

Clic en Proforma de ventas

Se apertura la siguiente ventana

Luego debes seleccionar Agregar Producto

Se mostrara la siguiente ventana

Luego debes buscar por nombre

Selecciona con F1 con el Mouse el producto que quieres vendes.

Explicación de esta ventana

Producto: es el producto a vender; Stock Uní= el stock actual; Fracción= es la forma cuantos
productos viene; S/. Venta Fracción = el precio del producto; Existente cuanto unidades hay

Si observas va a salir 0F0 explicación 0= significa cajas/bolsas F = significa fracción en unidades

ejemplo

2F10 significa= hay 2 cajas con 10 unidades

Luego que seleccionas el producto se muestra los siguientes datos

Productos similares

Precios del prudcto

Luego escoges un precio y das enter, va a saltar a cantidad e ingresa la cantidad y da enter
Si observas hay un casillero de color amarillo esa opción permite dar rebaja de precio simplemente
tipear el precio que has rebajado y da click en el botón amarillo(Calcular Dscto%) y te saldrá el
porcentaje de descuento. Esta operación se hace siempre cuando tengamos que dar rebaja de
precio de caso contrario no se realiza esta operación

Luego que ya registraste la cantidad botón Agregar al Pedido

Se mostrara un mensaje este mensaje te dice deseas agregar otro producto si o no

Luego de selecciona la opción, se agregar a la venta principal como se muestra en la imagen

siguiente:
 Permite registrar datos del cliente
y acumular puntos Permite GRABAR LA
VENTA

Permite Buscar las

Permite seleccionar la forma de
ventas diarias o por
venta: contado o tarjeta
fecha

Si has GRABADO LA VENTA, se puede anular la venta esta anulación puede ser ANULAR TODA LA
VENTA o ANULAR POR PRODUCTO.
Anular por producto debes seleccionar el producto de la venta

Se muestra la ventana que puedes escribir algún comentario luego ANULAR PRODUCTO

Pero si vas a anular toda la venta

Saldrá un mensaje sí o no esta anulación igual que la anulación por producto se va a sumar al
stock.
En la opción de fidelizar cliente se mostrara la ventana siguiente

Aquí puedes crear un nuevo cliente, así mismo puedes buscar por nombre o DNI(documento
identidad) y también puedes acumular puntos del cliente.

Si mismo podrás grabar (ACUMULAR PUNTOS) por venta pero para este caso deberás registrar e l
nombre del paciente(obligatorio) y seleccionarlo para registrarlo en la venta

Así mismo puedes buscar de ese cliente seleccionado sus compras y así saber que compro.
(Historial)
 COMPRAS
Esta ventana permite grabar todo lo que compras. Selecciona RECEPCION PRODUCTOS

Te saldrá esta ventana

Selecciona NUEVO. Te mostrara una ventana en esta ventana tendrás que agregar la cantidad de
productos que vas a ingresar , luego click en grabar
Luego click en Agregar Producto, te mostrara una ventana donde buscaras el producto y agregaras
la cantidad (UNIDADES) y el Precio Total a como lo compras. Luego de agregar Precio Compra
damos ENTER para que genere los costos de ese producto (IGV, Precio venta compra, etc) esta
operación es interno el mismo sistema lo genera.

Luego damos click en AGREGAR, te saldrá un mensaje si deseas agregar otro producto, y se
realiza de la misma forma.
Luego de seleccionar los productos, se retornara a la ventana anterior, en esta ventana selecciona
el proveedor, y el medio (factura o boleta ..) y luego registra el número de documento.

Por defecto ya te saldrá el igv, y luego GRABAR.

Se deseas buscar las compras simplemente buscar ingresos por fechas y te mostrar una ventana
selecciona la fecha y buscar.

Luego click en buscar número de ingreso.

Y te mostrar lo que has registrado con todas sus características

Resultado final

Observación:

En la ventana de registro de productos hay dos botones Edit Precios y Agregar Producto

Edit Precios= permite editar los datos de precio

Botón agregar producto= Permite agregar un nuevo producto.

El procedimiento es similar a la agregación de productos.

 EGRESOS
En esta ventana permite grabar todas las salida de dinero (ejemplo pago de
luz, alquiler de local etc)

Ventana visible

Click en nuevo y registra el costo y en descripción=”el motivo de salida de dinero”

Y click en Grabar
Y te mostrar lista de los egresos por fecha
 RESUMEN VENTAS CIERRE CAJA

CLICK y se visualizara la ventana:

Tenemos variedad de botones cada botón permite ver lo que se vendió durante el dia o si
desea cambiar fechas de ventas podemos ver boletas, facturas anulaciones lista por
descuento.

La opción CIERRE DE CAJA permite ya registrar el dinero lógico y físico en el sistema y asi
poder llevar un control de dinero exacto.
 CONSULTAS EJECUTIVAS

Tenemos variedad de opciones de reportes

1. Consulta de apertura y cierre de caja.

 Seleccione la fecha y buscar. Mostrará de todos los usuarios apertura y cierre de
caja

2. OPCION INVENTARIOS

Los reportes son similares en funcionamiento todo estos reportes te mostraran el

Costo de inversión veremos algunos ejemplos.
Inventario por Laboratorio

Selecciona laboratorio / marca y luego mostrar si observas te muestra un numero

Sumatoria: stock * costo => significa tu inversión
INVENTARIOS POR COMPRAS

INVENTARIO GENERAL
LISTAR KARDEX

Puedes buscar por producto (escribiendo el nombre del producto y luego

selecciona y da un ENTER).
Productos no vendidos: esta opción permite chequear productos que no Rotan y
el costo de inversión

Siempre selecciona las fechas que desees mostrar.

3. OPCION COMPRAS
Estas ventanas permite ver las compras que se registró y los montos , las opciones
son similares a la de inventarios todas las ventanas tiene fechas , buscar, Excel
salir.

Opción compras: selecciona las fechas de inicio y final, modo

Productos con fecha de vencimiento

En esta ventana deberás (SI o NO); Si= significa que siguen en almacén ese producto
vencido o por vencer; NO = significa que ya no está en Almacén.
LISTAR PROVEEDORES

MONITOREO DE PRECIOS DE PROVEEDORES:

Permite por producto ver en línea de tiempo los precios de compras y asi tener idea de
cómo van los precio de estos proveedores.
Buscar el producto y luego selecciona fechas y visualizar.

4. OPCION VENTAS

Permite ver ventas diarias, estadística de compras , proformas.

Todas estas ventanas tienes fechas, buscar, Excel , salir, así mismo hay opciones de
selección de años etc.
Resumen de Detalle de ventas diarias

Buscar por fechas y el mostrar Total venta; Costo Compra y Tota (ganacia).
CONSOLIDAD DE VENTAS

ESTADISTICA DE CONSOLIDAD DE VENTAS

COMPRAS VS VENTAS.

Los demás reportes son similares muestran consolidados o resúmenes.

Opción configuración

Registro de usuario: permite generar la contraseña del vendedor.

LO IMPORTANTE ES CARGO; selecciona según cargo(vendedor etc

CONFIGURAR IGV

IGV: 18
P1:1.18
P2:0.18

CONFIGURAR VUELTO

SI = SIGNIFICA ESTA BLOQUEADO EL VUELTO

NO= TE OBLIGA A INGRESAR EL VUELTO
 REQUERIMIENTO DE COMPRA

PERMITE VER PRODUCTOS DE ACUERDO AL STOCK Y STOCK MINIMO

SI EL STOCK ACTUAL ESTA POR DEBAJO DEL STOCK MINIMO SE ACTIVARA ESTE
SEMAFORO.
SE DESACTIVA CUANDO REGISTRAS COMPRAS LO CUAL SUMA AL STOCK.

Permite que el vendedor pueda

ver el costo del producto durante Permite que el vendedor pueda
el registro de la venta ( Si / No) ver los botones de editar precios /
agregar producto ( Si / No)
 Permite aceptar negativo en el
stock durante la venta.

Si el stock está en cero puedas Permite ver botón de varios

vender pero saldrá negativo, vendedores en Venta
hasta que ingreses por compras
(SI / NO )
(recepción de productos)

(SI / NO )

Permite que el sistema genere el costo del

producto(automáticamente) de caso contrario queda
como ingreso manual que el usuario ha registrado

Permite registrar puntos de clientes o planificación ejemplo cada 10 soles das un punto

Selecciona modificar
 Registra puntos y grabar

Permite registrar la forma de pago en ventas

Puedes modificar / agregar(nuevo)

 Grabar / regresar

Permite: registrar y ver metas según fecha

Si deseas agregar otro montos ( NUEVO) o Modificar

NOTA:

Siempre en el registro de ventas, el primer proceso es ingresar los productos y sus precios con sus
stock. Ya luego s e puede hacer todo ventas, recepción de productos ver reportes. Si no hacemos
el registro de productos o precios no se podrá visualizar el producto.